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CAPITULO IV
DISEO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACION ACADEMICA
PARA LOGRAR MAYOR EFICIENCIA EN EL PROCESO DE SOLICITUDES DE
EQUIVALENCIAS (SIE) DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA


A. GENERALIDADES

En este captulo se presenta la propuesta del Diseo de un Sistema automatizado de
Administracin Acadmica en el proceso de solicitudes de equivalencias de la
Universidad Francisco Gavidia, el que contribuir a eficientizar, agilizar y lograr que
los tiempos de respuesta de las resoluciones o dictmenes de equivalencias sean
oportunos para la satisfaccin de todos los usuarios del proceso de equivalencias.
Actualmente el proceso de equivalencia de asignaturas se desarrolla en forma
manual, lo que muchas veces dificulta obtener la informacin en el tiempo oportuno y
establecido por los estatutos legales de la Universidad Francisco Gavidia. Es por ello
que el diseo del sistema representa una alternativa para que tanto la universidad,
como el estudiante sean parte del acoplamiento tecnolgico informtico en un mundo
competitivo y globalizado, que necesitan para poder seguir desarrollndose y
evolucionando de acuerdo a los tiempos actuales.

B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

GENERAL

Desarrollar un Sistema Automatizado de Administracin Acadmica para lograr
mayor eficiencia en el proceso de solicitudes de equivalencias de la Universidad
Francisco Gavidia.



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ESPECIFICOS
1. Proveer a la Administracin Acadmica una herramienta que le permita
controlar el proceso de equivalencias de cada asignatura de las diferentes
carreras de la Universidad Francisco Gavidia.

2. Dotar a las facultades de la Universidad Francisco Gavidia con una
herramienta que les ayude a ejecutar el proceso de equivalencias ms gil y
oportuno.

3. Proporcionar un servicio en una forma cmoda para los diferentes decanos de
cada facultad, el controlar el desarrollo del proceso de equivalencias por
medio del Internet.

4. Permitir al estudiante monitorear el estado de su proceso de equivalencias a
travs del Internet.

C. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA

Dentro de las Universidades Privadas de El Salvador se encuentran un nmero
limitado de Universidades o Instituciones Educativas de orden Superior que se ven
obligadas a transformar sus procesos, establecer reingenieras y ser cada da ms
competitivos en un mundo globalizado por las tecnologas de la informacin y las
Comunicaciones.

En la Universidad Francisco Gavidia en particular se han venido dando grandes
cambios importantes por ejemplo, la certificacin ISO 9001 versin 2000 de normas
de Calidad, adems de la Acreditacin otorgada por el Gobierno a travs del
Ministerio de Educacin que tambin tiene relacin con la calidad Acadmica.

Es por lo que se propone el Diseo de un Sistema Automatizado de Administracin
Acadmica para lograr mayor eficiencia en el proceso de solicitudes de Equivalencia

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de la Universidad Francisco Gavidia y a las Unidades involucradas en este servicio,
las cuales son: Unidades de Nuevo Ingreso, Archivo y Decanatos de Ciencias
Econmicas, Ciencias J urdicas, Ciencias Sociales e Ingeniera y Arquitectura.

En la Universidad Francisco Gavidia se necesita dentro de sus unidades de Ingreso,
Archivo y Decanatos existentes un Sistema Automatizado de Proceso de
Equivalencias, que por el momento no lo poseen para dar solucin al usuario, lo que
genera demora en los tiempos de respuesta y que toma en la actualidad alrededor de
uno a ms meses (en algunos casos), el realizarlo o llevarlo a cabo para llegar a una
resolucin definitiva. Por lo tanto se propone la creacin de este sistema
Automatizado para dar solucin a dicho problema de proceso manual.

En sntesis al implementar un sistema Automatizado de Proceso de Equivalencias se
garantizar el ahorro de costos por tiempo, proporcionarle al alumno una respuesta
oportuna a su peticin.

El Sistema Automatizado del Proceso de Ingreso por Equivalencias ser una
herramienta de gran valor y apoyo en la toma de decisiones, en las actividades de
los Decanatos de las diferentes facultades y de Administracin Acadmica de la
Universidad.

D. IMPORTANCIA Y BENEFICIO DEL SISTEMA PROPUESTO

El Diseo de un Sistema Automatizado de Administracin Acadmica para logar
mayor eficiencia en el proceso de solicitudes de equivalencias proveer a la
Universidad Francisco Gavidia de mltiples beneficios, como por ejemplo:

Poseer una base de datos de cada alumno que se someta al proceso de
equivalencia de asignaturas.

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El docente encargado del proceso de equivalencia podr incorporar al sistema
al alumno generando un reporte de inmediato en el cual ser impreso.
Los respectivos decanos tendrn la oportunidad de poder verificar el proceso
de equivalencia, avalarlo o modificarlo.
Para el alumno verificar la trayectoria del desarrollo de su peticin.
Un beneficio adicional que proporciona el sistema de Equivalencia es
acoplarse a la tecnologa informtica, mediante el cual se har uso de los
recursos tecnolgicos con los que cuenta la institucin orientndolos a la
satisfacer las necesidades de los usuarios.

E. ALCANCE DE LA PROPUESTA

El Sistema Automatizado de proceso de Equivalencias SIE ser diseado y
no implementado.
El servicio que prestar el sistema SIE ser para el proceso de equivalencias
internas y externas de la Universidad Francisco Gavidia.
Los usuarios autorizados de manipular el sistema podrn ingresar al mismo a
travs de una cuenta y su respectiva contrasea.
Los alumnos podrn consultar va Internet el manejo del proceso de
equivalencias de su(s) asignatura(s) por medio del sitio Web.
Los estudiantes podrn acceder al sitio Web utilizando un usuario y una
contrasea establecidos por la Universidad.
El llenado de la base de datos, lo harn las personas involucradas a dichos
procesos de equivalencias y no el grupo de trabajo que est desarrollando la
propuesta de la investigacin.






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F. CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DEL SISTEMA
El desarrollo de un sistema automatizado va unido a un ciclo de vida compuesto por
una serie de etapas que comprenden todas las actividades, desde el momento en
que surge la idea de crear un sistema automatizado, hasta aquel en que el sistema
automatizado deja definitivamente de ser utilizado por el ltimo de sus usuarios.

ETAPAS EN EL CICLO
Veamos, a grandes rasgos, una pequea descripcin de etapas con que podemos
contar a lo largo del ciclo de vida del sistema automatizado; una vez delimitadas en
cierta manera las etapas, habr que ver la forma en que estas se afrontan (existen
diversos modelos de ciclo de vida, y la eleccin de un cierto modelo para un
determinado tipo de proyecto puede ser de vital importancia; el orden de las etapas
es un factor importante, por ejemplo; tener una etapa de validacin al final del
proyecto, tal como sugiere el modelo en cascada o lineal, puede implicar serios
problemas sobre la gestin de determinados proyectos; hay que tener en cuenta que
retomar etapas previas es costoso, y cuanto ms tarde se haga ms costoso
resultar, por tanto el hecho de contar con una etapa de validacin tarda tiene su
riesgo y, por su situacin en el ciclo, un posible tiempo de reaccin mnimo en caso
de tener que retornar a fases previas)






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F.1 ESQUEMA DEL CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA

ETAPA 1: NECESIDADES

Esta etapa tiene como objetivo la consecucin y recopilacin de necesidades en que
queden reflejados los requerimientos y funcionalidades que ofrecer al usuario del
sistema a desarrollar (qu, y no cmo, se va a desarrollar).
Dado que normalmente se trata de necesidades de las personas para quienes se
crear la aplicacin, el documento resultante suele tener como origen una serie de
entrevistas, investigados-investigadores situadas en el contexto de quienes ejecutan
el proceso de Equivalencia de Asignaturas y quienes se someten a dicho proceso,
siendo que debe ser comprendido por ambas partes.



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ETAPA 2: ESPECIFICACIONES
Ahora se trata de formalizar y ordenar los requerimientos; la informacin obtenida en
la etapa anterior se tomar como punto de partida para esta fase. Su contenido es
an insuficiente y lleno de imprecisiones que ser necesario completar y depurar.
Lo ms normal ser que no resulte posible obtener una buena especificacin del
sistema a la primera; sern necesarias sucesivas bsquedas en que irn quedando
reflejada la evolucin de las necesidades del cliente (por una parte no siempre sabe
en los primeros contactos todo lo que quiere realmente, y por otra parte pueden
surgir cambios externos que supongan requerimientos nuevos o modificaciones de
los ya contemplados).
ETAPA 3: ANALISIS

Es necesario determinar que elementos intervienen en el sistema a desarrollar, as
como su estructura, relaciones, evolucin en el tiempo, detalle de sus
funcionalidades, que van a dar una descripcin clara de qu sistema vamos a
construir, qu funcionalidades va a aportar y qu comportamiento va a tener.
ETAPA 4: DISEO

Tras la etapa anterior ya se tiene claro que debe hacer el sistema, ahora tenemos
que determinar como va a hacerlo (cmo debe ser construido el sistema?; aqu se
definirn en detalle entidades y relaciones de las bases de datos, se pasar de casos
de uso esenciales a su definicin como casos expandidos reales, se seleccionar el
lenguaje ms adecuado, el Sistema Gestor de Bases de Datos a utilizar.

ETAPA 5: DESARROLLO

Llegado este punto se empieza a codificar algoritmos y estructuras de datos,
definidos en las etapas anteriores, en el correspondiente lenguaje de programacin
y/o para un determinado sistema gestor de bases de datos.

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ETAPA 6: PRUEBAS

El objetivo de estas pruebas es garantizar que el sistema ha sido desarrollado
correctamente, sin errores de diseo y/o programacin. Es conveniente que sean
planteadas al menos tanto a nivel de cada mdulo (aislado del resto), como de
integracin del sistema (segn sea la naturaleza del proyecto en cuestin se podrn
tener en cuenta pruebas adicionales, por ejemplo de rendimiento).

ETAPA 7: VALIDACIN

Esta etapa tiene como objetivo la verificacin de que el sistema desarrollado cumple
con los requisitos expresados inicialmente por el cliente y que han dado lugar al
presente proyecto.


ETAPA 8: MANTENIMIENTO Y EVOLUCIN

Finalmente la aplicacin resultante se encuentra ya en fase de produccin (en
funcionamiento para el usuario, cumpliendo ya los objetivos para los que ha sido
creada). A partir de este momento se entra en la etapa de mantenimiento, que
supondr ya pequeas operaciones tanto de correccin como de mejora de la
aplicacin (por ejemplo mejora del rendimiento), as como otras de mayor
importancia, fruto de la propia evolucin (por ejemplo. nuevas opciones para el
usuario debidas a nuevas operaciones contempladas para el producto).
La mayora de las veces en que se desarrolla una nueva aplicacin, se piensa
solamente en un ciclo de vida para su creacin, olvidando la posibilidad de que esta
deba sufrir modificaciones futuras (que tendrn que producirse con casi completa
seguridad para la mayor parte de los casos).

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F.2 INVESTIGACIN

A medida que La Universidad Francisco Gavidia ha incrementado su poblacin
estudiantil, tambin ha aumentado la saturacin de informacin as como de algunos
procesos. Por ejemplo el proceso de Equivalencia de asignaturas, en la cual no
existe por el momento un Sistemas Automatizado para agilizar dicho proceso. Por
esta razn naci la inquietud de implementar un Sistema Automatizado que les
permita obtener y manejar la informacin en una forma confiable y oportuna, ya que
en este momento se encuentra en una forma manual lo que conlleva a ocasionar
retrazo, y hasta repetir procesos en ocasiones.
Por esta razn se realiz una investigacin en cada una de las unidades
involucradas en dicho proceso, con el objetivo de determinar la necesidad de disear
un sistema Automatizado de Equivalencias de Asignaturas.


LA INVESTIGACIN FUE DESARROLLADA EN CUATRO FASES:

1. INVESTIGACIN PRELIMINAR
2. DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS
3. DISEO DEL SISTEMA.
4. PRUEBAS Y PLAN DE IMPLEMENTACION

F.3 INVESTIGACION PRELIMINAR
(Fase I)

Se determin que el desarrollo manual de este proceso conlleva a la vulnerabilidad
en cometer errores por parte de las personas que ejecutan dicho proceso as como
se vuelve tarda la entrega de resoluciones.

Se determin la cantidad de alumnos inscritos en el cual haban aplicado al proceso
de Equivalencia de Asignaturas en los periodos siguientes, desde el ciclo 02-2002

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hasta el ciclo 02-2005, de la misma forma se investigo en cada uno de los decanatos
as como en las facultades de la Universidad Francisco Gavidia con el objetivo de
poder determinar que tan necesario era automatizar dicho proceso.

F.3.1 METODOLOGIA

Para la obtencin de los datos necesarios de la investigacin se tom como
herramienta base, un cuestionario dirigido a los alumnos que haban solicitado el
proceso de Equivalencia de Asignaturas. (Ver Anexo 1)

Se elabor una gua de entrevista para todo el personal administrativo involucrado a
dicho proceso, proporcionando ste un diagnostico de la situacin actual de dicho
proceso. (Ver Anexo 2).

Se solicit por medio de reuniones, informacin clasificada (Formulario 2-1(Ciclo 2-1)
de la Direccin nacional de Educacin Superior) a la unidad de sistemas de
Administracin Acadmica. Todo esto se registr por el grupo de investigacin. (Ver
Anexo 3).


F.3.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En La Universidad desde su fundacin ha llevado sus procesos manuales y a
medida del tiempo se han venido superando ciertos procedimientos entre los cuales
podemos mencionar el proceso de Inscripcin en Lnea donde cada estudiante tiene
la opcin de inscribirse en cualquier lugar que posea acceso a Internet, la consulta
acadmica en lnea en la cual el estudiante tiene la oportunidad de consultar su
expediente acadmico, notas de ciclo en curso, adems consultas de biblioteca en
lnea, informacin de las diferentes facultades para el docente, Ingreso al Registro de
Notas en Lnea , evaluacin de docentes en lnea, Web de catedrticos el cual
proporciona informacin del docente entre otras.

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Uno de los procesos que an no se encuentra automatizado es el proceso de
Equivalencias de Asignaturas a medida que aumenta la cantidad de alumnos se
ampla el margen de los tiempos de respuesta o resoluciones de dicho proceso y a
su vez aumenta la carga de trabajo de las diferentes personas involucradas en el
proceso ya que este recurso humano tienen que realizar otras actividades afines a
sus puestos de trabajo ocasionndoles ciertos problemas como retraso en sus
actividades, adems de incrementar la posibilidad de errores humanos ya que como
se sabe, este proceso se mantiene manual, tomando en cuenta que los usuarios de
el proceso son alumnos internos y externos.




Mtodo de Caja Negra

Una prueba de la caja negra examina algunos aspectos del modelo fundamental del
sistema sin tener mucho en cuenta la estructura lgica interna del software.
Los mtodos de prueba de la caja negra se centran en los requisitos funcionales del
software, o sea la prueba de la caja negra permite al ingeniero del software obtener
conjuntos de condiciones de entrada que ejerciten completamente todos los
requisitos funcionales de un programa.
Para demostrar el planteamiento del problema se utilizar el mtodo de la Caja
Negra demostrando las desventajas del Sistema actual (Comportamiento A) versus
las ventajas del Sistema propuesto (Comportamiento B).









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Mtodo de la Caja Negra











1. Las Facultades de la Universidad
se les dificultan establecer con
rapidez el proceso de
Equivalencia de Asignaturas.
1. Con el diseo del sistema de
Equivalencias de Asignaturas ser
rpido y mantendr un control ms
fiable.
2. Se desconocen los estatutos
legales que rigen el Proceso de
Equivalencia.
2. Se podr conocer dentro del
Sistema de Equivalencias de
Asignatura los estatutos legales
que rigen dicho procedimiento en
forma de consulta.
3. En vista que la informacin se
almacena en forma fsica, su
bsqueda y obtencin se vuelve
tediosa.
3. Se podr acceder a la informacin
de forma gil y oportuna en el
momento en que se requiera.
4. Debido a la dificultad con que se
obtiene la informacin, la
generacin de reportes no es
eficiente.
4. Los reportes se generaran con
rapidez, ya que la informacin se
encuentra accesible.
5. Debido que las facultades ejercen
otros servicios as como tambin
Administracin Acadmica, la
finalizacin del proceso se hace
tardada.
5. Con el nuevo sistema se har ms
eficiente la conclusin del proceso
en el tiempo oportuno.
6. No se tiene informacin
actualizada de programas de
asignaturas de las dems
universidades.
6. El sistema automatizado se podr
elaborar una Base de Datos de las
asignaturas ofertadas de las
dems Universidades, alimentando
el usuario mismo dicha base de
datos con las asignaturas que el
aspirante posea.
7. No se lleva un control
estandarizado del proceso de
Equivalencia de Asignaturas
7. El Proceso de Equivalencia de
Asignaturas se llevar para las
diferentes unidades involucradas
una estandarizacin de ejecucin.
PROCESO
Comportamiento A Comportamiento B

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F.3.3 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Ao con ao, desde su creacin, el nmero de estudiantes inscritos en la
Universidad Francisco Gavidia aumenta, prueba de ello es la construccin de
modernos edificios para cubrir la demanda, esto ha venido a incrementar las
actividades acadmicas en las distintas facultades que la componen y volviendo
compleja su operacin, la cual se convierte en una situacin critica principalmente
durante los periodos de inscripcin y durante las operaciones normales de los ciclos
de estudios, por la demanda de tramites acadmicos que son solicitados por la
poblacin estudiantil.

Por otro lado, existen requerimientos administrativos de informacin de los
estudiantes como lo es el proceso de equivalencia el cual ha estado generando hasta
el momento escasez de tiempo y procedimiento manuales inadecuados a la hora de
ejecutarlo.

Considerando que en las Facultades como en Administracin Acadmica se cuenta
con equipos informticos apropiados como lo es computadora e impresores y que a
su vez estos equipos estn interconectados por medio de una rea de red local
(LAN) o intranet en todo el campus, en la cual tambin se cuenta con servidores
potentes a los cuales puede accederse con fines acadmicos, el Diseo de un
Sistema Automatizado de Proceso de Equivalencia de Asignaturas se vuelve tcnica
y econmicamente factible de realizar.

Este trabajo de investigacin presenta una solucin tecnolgica, que est orientada a
satisfacer dicha necesidad del Diseo del Proceso de Equivalencia, dentro de las
distintas Facultades de la Universidad Francisco Gavidia, de una forma automatizada
mediante el uso de un sistema desarrollado por computadora.




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a. Requerimientos de Hardware

A continuacin se detallan los requerimientos de hardware que debe poseer el
servidor y las estaciones de trabajo (usuarios), para que la aplicacin pueda ser
ejecutada de manera gil y confiable.


REQUERIMIENTOS MINIMOS
DESCRIPCION SERVIDOR
ESTACION DE
TRABAJO
Procesador
1 Intel Xeon FSB
UIT 1MB L2 Cache
Pentium III
Velocidad 3.2 GHz. 750 MHz.
Memoria Principal 2 GB. DDR333 Memory 256 MB. RAM
Disco Duro SCSI 146 GB 20 GB.
Monitor SVGA FLAT 17 SVGA 15
Tarjeta de red
1 Intel(R) PRO/100 VE
Network Connection
10/100 Mbs.
Intel(R) PRO/100 VE
Network Connection
10/100 Mbs.


Distribucin de los Equipos Informticos

DISTRIBUCION COMPUTADORA IMPRESOR
Facultad de Cc. Econmicas 2 1
Facultad de Cc. Sociales 2 1
Escuela de Cc. J urdicas 2 1
Facultad de Ingeniera y Arquitectura 2 1
Unidad de Archivo 1 1
Unidad de Nuevo Ingreso 1 1
Administracin Acadmica 1 1


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La Universidad Francisco Gavidia, para la implementacin del aplicativo (SIE), ya
cuenta con el equipo informtico suficiente para la ejecucin y funcionamiento del
SIE; En cada una de las unidades involucradas en el proceso de Ingreso por
Equivalencia, a su ves cuenta con los servidor ubicados en de Administracin
acadmica en donde ser instalado el SIE.


b. Requerimientos de software

Las arquitecturas de informacin son particularmente tiles en el diseo de espacios
de informacin compartidos. Cuando ms de un usuario debe poder acceder a un
objeto informtico, las diferencias entre los modelos mentales y paradigmas de
navegacin hacen que la organizacin y presentacin del mismo sea ms difcil. Con
la multiplicacin de objetos informticos y fuentes de informacin, los servicios de un
arquitecto de informacin se hacen indispensables y pueden ayudar a hacer la
diferencia entre un sistema de informacin completo pero intil, y uno que sea
completo y valioso debido a su fcil accesibilidad y utilizacin, es por ello que la
seleccin de una base de datos es un elemento importante en la definicin en el
proceso automatizado de Equivalencias de Asignaturas, las herramientas que se
utilizarn para el desarrollo del aplicativo es Visual Basic 6.0, SQLSERVER2000,
ASP a continuacin detallamos la base de dato.


Seleccin de Software de Desarrollo

Base de Datos

SQLSERVER

SQL Server es el servidor de bases de datos de Microsoft, seguro, robusto y con las
ms avanzadas prestaciones: transacciones, procedimientos almacenados, triggers,
etc.

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Mencionamos lo importante de contar con una base de datos robusta y eficaz, ahora
bien para el desarrollo de nuestro proyecto informtico la hemos seleccionado la
base de datos SQLSERVER 2000, por las siguientes razones adicionales:

1. En nuestra investigacin preguntamos a la unidad de Administracin
Acadmica que base de datos utilizan para el almacenamiento de la
informacin, y ellos nos respondieron que era SQLSERVER 2000 (el cual fue
confirmado por el grupo de trabajo) motivo por el trabajaremos con esta base
de datos con el fin de lograr una integracin con el sistema de Administracin
Acadmica y con el sistema que va a desarrollar nuestro grupo de y trabajo.

2. Al contar con un integridad entre las bases de datos ser posible la replicacin
de datos de nuestro proyecto Sistema de Equivalencias de Asignaturas hacia
el sistema de Registro Acadmico, reduciendo tiempos y repuestas en
proceso de introduccin de datos proveniente de este tipo de movimiento que
se realiza dentro de la Universidad Francisco Gavidia.

Software de programacin

El desarrollo del cliente y seguimiento se realizar con Visual Basic 6.0 y ASP,
utilizando un modelo hbrido de programacin a travs de los programas antes
mencionados. La parte de administracin, operacin y generacin de informacin se
desarrollar en Visual Basic 6.0; el mdulo de seguimiento del proceso se ejecutar
en lnea consultndose por Internet, para lo cual hemos seleccionado ASP como
herramienta para crear las distintas vistas en que presentaremos el seguimiento del
proceso de equivalencias interna y externas.

VISUAL BASIC 6.0

Visual Basic 6.0 es uno de los lenguajes de programacin que ms entusiasmo
despiertan entre los programadores de computadoras, tanto expertos como novatos.

111



En el caso de los programadores expertos por la facilidad con la que desarrollan
aplicaciones complejas en poqusimo tiempo (comparado con lo que cuesta
programar en Visual C++, por ejemplo). En el caso de los programadores novatos
por el hecho de ver de lo que son capaces a los pocos minutos de empezar su
aprendizaje. El precio que hay que pagar por utilizar Visual Basic 6.0 es una menor
velocidad o eficiencia en las aplicaciones.

Visual Basic 6.0 es un lenguaje de programacin visual, tambin llamado lenguaje
de 4 generacin. Esto quiere decir que un gran nmero de tareas se realizan sin
escribir cdigo, simplemente con operaciones grficas realizadas con el ratn sobre
la pantalla.

LEGUAJE DE PROGRAMACION ASP
1


Siglas de Active Server Pages. Tecnologa de programacin desarrollada por
Microsoft destinada a presentar pginas interactivas en los navegadores WEB.
Pgina ASP es una pgina html que incluye uno o ms scripts (pequeos
programas).
El propsito de ASP es desarrollar rutinas de comandos que se ejecutan en el
servidor. Para escribir las rutinas se utilizan lenguajes de script, por defecto Visual
Basic Script, aunque es posible utilizar JavaScript.

En un principio las pginas WEB, se creaban slo con HTML (Hyper Text Markup
Lenguage) y carecan de interactividad. HTML es en si un lenguaje para definir la
estructura y formato de un documento. Para ayudar a este lenguaje a sobrevivir por
su escasa interactividad se le aadieron rutinas de comandos (scripts) las cuales
eran ejecutadas en el navegador del usuario. El ms popular de estos lenguajes lo
es JavaScript.
La tecnologa ASP no es la primera, pero su sintaxis es sumamente fcil de
aprender. Trabaja por defecto con VBScript.

1
http://www.pucpr.edu/asociaciones/acm/Articulos/que_es_asp.html

112



Factibilidad Operativa
El proyecto es factible operativamente ya que el personal de las facultades y
Administracin Acadmica poseen estudios superiores o, como mnimo, Educacin
Media, adems de tener conocimiento bsico en el uso de equipos informticos ya
que el desempeo de algunos procesos por parte del personal de la Universidad
tiene acceso a dichas red, lo que facilitar la adaptacin al uso de herramientas
tecnolgicas.
El personal entrevistado en cada una de las facultades de la Universidad est
consciente de la necesidad de contar con un sistema automatizado que contribuya a
mejorar la efectividad en cuanto al control del proceso de Equivalencia de Asignatura
en cada una de las facultades.
Las facultades contarn con una herramienta informtica que les permitir los
siguientes beneficios:
a. Acceso inmediato a informacin actualizada.
b. Control del proceso de Equivalencia de Asignaturas.
c. Actualizacin de la informacin mediante la ejecucin de cada proceso (en
cada proceso el usuario podr almacenar la nueva informacin y de este
modo se lograra la actualizacin de la misma).
d. Los decanos podrn controlar dicho proceso y avalarlo segn sea su
criterio.

Factibilidad Econmica

El proyecto a desarrollar es factible econmicamente ya que la Universidad
Francisco Gavidia cuenta con los recursos tecnolgicos necesarios para el diseo y
pruebas de Sistema Automatizado de Equivalencias de Asignaturas SIE propuesto,
sin la necesidad de realizar inversiones adicionales en equipos informticos, ni
mucho menos en software (licencias), ya que en las unidades involucradas ya
cuentan con equipos que cumplen con lo requerido, de la misma forma se cuenta

113



herramientas de software con sus debidas licencias y adems estos software poseen
una excelente reputacin en su capacidad de trabajo.

F.4 DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS
(Fase II)
F.4.1 GUIA DE ENTREVISTA

Para la obtencin de los datos necesarios para la investigacin se tom como
herramientas base, la gua de entrevista dirigida a cada una de las Facultades de la
Universidad Francisco Gavidia, la cual proporcion un diagnstico de la situacin
actual del manejo que se da a la informacin en cada una de dichas facultades.
Para la realizacin de la entrevista con cada uno de los decanos de las diferentes
facultades se utiliz una gua de entrevista en el cual se solicitaba informacin del
manejo del proceso de Equivalencia de Asignatura.
Adicionalmente se solicit muestra de los formularios utilizados por las facultades
para poder brindar las Equivalencias de Asignatura.
A travs del resultado obtenido de las entrevistas y el cuestionario dirigido a los
alumnos que haban participado en el proceso de Equivalencia de Asignatura, se
constat que el Sistema manual con que cuenta en la actualidad no es apropiado, ya
que dicha unidad no cuenta con un sistema de vaciado de datos y no tienes un
Sistema Automatizado en el Proceso de Equivalencia de Asignatura, considerando el
aumento de registro que se posee en la Universidad as como tambin el incremento
de la poblacin estudiantil; por lo que se necesita un Sistema Automatizado de
Equivalencia de Asignaturas, que permita a los usuario la obtencin y el monitoreo
de su peticin as mismo les permita la informacin gil y oportuna.







114



F.4.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Requerimientos Funcionales

Los requerimientos funcionales describen la interaccin entre el sistema y su
entorno.
En esta fase el equipo de investigacin se vale de herramientas y tcnicas
especiales para realizar la determinacin de los requerimientos; utilizando por
ejemplo entradas y salidas del sistema, diagrama de flujo de datos, estos evaluaran
los resultados en forma grafica y estructurada.
Segn la investigacin se ha determinado los siguientes requerimientos:

Entradas

Catedrticos
Datos mnimos para ingresar al sistema.

Estudiantes
El estudiante para hacer su consulta por lnea de cmo se va conduciendo dicho
proceso deber utilizar el numero de carn que lo identifica como alumno activo de la
Universidad Francisco Gavidia.

Servicio Acadmico
Proceso de Equivalencia de Asignaturas: Carn de Estudiantes, Asignaturas de
procedencia a ser evaluadas como equivalencia, Universidad de procedencia, nota
obtenida, catedrtico evaluador, Asignatura otorgada como Equivalencia. Datos que
sern necesarios para poder realizar el proceso de Equivalencia de Asignatura.





115




Salidas

Reportes:
Los reportes de Equivalencias para el alumno: lista de la Equivalencia
otorgadas para el alumno.
Reporte de la persona que ejerci la evolucin al proceso de Equivalencia de
Asignatura.
Reporte de alumnos que se sometieron al proceso de Equivalencia de
Asignaturas.
Reporte de alumnos por universidad, facultad y carreras que se sometieron al
proceso de Equivalencia de Asignatura.
Reporte en lnea para los Estudiantes que se han sometido al proceso de
Equivalencia de Asignatura.
Reporte de solicitudes denegadas.

Diagramas de Flujos de Datos

Una tcnica de diseo que permite la documentacin de un sistema o programa en
varios niveles de generalidad.
Diagramar es representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o
relaciones de todo tipo de medio de smbolos
2
.
Para realizar una mejor representacin sobre el flujo de datos que involucra el
sistema automatizado de Administracin Acadmica para lograr mayor eficiencia en
el proceso de solicitudes de Equivalencias de la Universidad Francisco Gavidia, se
ha utilizado diagrama de funcionamiento para conocer e identificar con facilidad la
ruta que mantiene los datos durante cada uno de los dichos procesos.

Los smbolos bsicos usados en el Diagrama de flujos de datos son los siguientes

2
http://www.laopinion.com/glossary/d.html

117



Diagramas de Flujos de Datos
3


3
http://www.laopinion.com/glossary/d.html.
SIMBOLO
NOMBRE Y DESCRIPCION


Inicio o finalizado. Se utiliza para indicar el comienzo y finalizacin del proceso



Acti vidad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el
proceso.



Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o
salga del proceso



Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una
decisin entre dos o ms alternativas.



Datos Almacenados. Represe todos los datos almacenados en dicho procesos.



Funciones Manuales. Determina posibles pasos manuales que se desarrollan en el
proceso



Datos. Indica los posibles datos necesarios para la ejecucin del proceso.



Conector de Pginas. Representa un fin, conclusin o un enlace con otra pgina
diferente, en la que indica el seguimiento de otra pagina en el flujo grama.



Conector. Representa una conexin o enlace del mismo.


118



PROCESO DE EQUIVALENCIA INTERNAS
Diagrama de Flujo de Datos: Equivalencias de Asignaturas Internas





























INICIO
DECANATO REALIZA PROCESO DE
EVALUACION
REMITE DICTAMEN PROVISIONAL
DE ASIGNATURAS APROBADAS A
DEPTO DE ARCHIVO
ARCHIVO ENTREGA
RESOLUCIN DE
PROCESO A ALUMNO
(COPIA)
ALUMNO PAGA EN COLECTURIA
ASINATURAS APROBADAS
ARCHIVO TRASNFIERE
INFORMA A ADMON.
ACADEMICA
FIN
ALUMNO SOLICITA A UNIDAD DE
ARCHICO EXPEDIENTE ACADEMICO
ARCHIVO IMPRIME EXPEDIENTE
ACADMICO Y LO ENTREGA A ALUMNO
ALUMNO ENTREGA EXPEDIENTE EN
DECANATO PARA RESOLUCIN DE
EQUIVALENCIAS

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PROCESO DE EQUIVALENCIA EXTERNAS
Diagrama de Flujo de Datos: Equivalencias de Asignaturas Externas

INICIO
ENTREGA DE
DOCUMENTACIN UNIDAD DE
NUEVO INGRESO
ESTUDIANTE LLENA
SOLICITUD DE INGRESO POR
EQUIVALENCIAS
DOCUMENTACIN REQUERIDA
NECESARIA PARA REG. ACADEMICO
DUI, PARTIDA NACIMIENTO, PAES,
REPORTE DE NOTAS
PUEDE QUEDAR PENDIENTE
, CERTIFICACIN DE NOTAS
TTULO ( FOTOCOPIA)
PAGO DE EQUIVALENCIAS
SE PREPARA EXPEDIENTE Y
SE ENVA A FACULTAD PARA
DICTAMEN PROVISIONAL
FACULTAD FIRMA DE
RECIBIDO
DOCUMENTOS
NECESARIOS. REG.
ACADMICO
SI
NO
FACULTAD EMITE DICTAMEN
Y LO ENVA A NUEVO
INGRESO (PROCESO DURA 8
DAS HBILES)
SE ENTREGA DICTAMEN
PROVISIONAL A ESTUDIANTE
(SE INDICA QUE PUEDE
CAMBIAR CUANDO ESTE SE
FINAL)
ESTUDIANTE VERIFICA
DICTAMEN
ESTUDIANTE PIDE
EXPLICACIN POR
ASIGNATURAS DENEGADAS
SI
NO
SE SOLICITA EL PLAN DE
ESTUDIOS DE ASIGNATURA Y
RETORNA A EVALUACION
1

120


































1
ESTUDIANTE DECIDE
INGRESAR A UFG
SI
NO
FIN PROCESO
DOCUMENTACION
COMPLETA
SI
NO
FIRMA
DECLARACIN
J URADA
(COMPROMISO)
PAGO DE
EQUIVALENCIAS
COLECTURIA
SE RETIENE
EXPEDIENTE SIN
PASAR A UNIDAD DE
ARCHIVO
SE ENVA EXPEDIENTE
COMPLETO A UNIDAD DE
ARCHIVO
SE MANTIENE CONTACTO
CON ESTUDIANTE PARA
QUE COMPLETE
DOCUMENTACIN
UNIDAD ARCHIVO
PROCESO VERIFICA
INFORMACIN
(CERTIFICACIN DE NOTAS
VRS DICTAMEN FINAL)
INFORMACIN
CORRECTA
SI
NO SE ENVA A
DECANATO
PARA REVISIN
DECANATO CORRIGE
Y ENVIA A UNIDAD DE
ARCHIVO
SE INGRESA INFORMACION
A SISTEMA ADMON.
ACADEMICA
FIN PROCESO

121



F.4.3 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

Los requerimientos no funcionales definen la restriccin a los servicios o funciones
ofrecidos por el sistema, a dems de describir restricciones que limitan las elecciones
para construir una solucin.

Por ejemplo lo que hace no funcional son los Casos Especial es decir casos que
necesitan un estudio extra utilizando criterios diferentes segn el evaluador, para
aplicar de este modo al Proceso de Equivalencia. Estos casos son los siguientes:

1. Validar una asignatura por dos asignaturas
2. Validar una asignatura por tres asignaturas
3. Validar una asignatura por cuatro asignaturas etc. Y cualquier otro caso
especial que no este reglamentado ni normado etc.

El aplicativo evaluar una asignatura por otra para obtener ms control.

F.5 DISEO DEL SISTEMA
(Fase III)

Tomando en cuenta toda la informacin recolectada anteriormente acerca de los
requerimientos del sistema, el anlisis procede a realizar el diseo lgico del sistema
automatizado de Equivalencia de Asignatura.
Una parte fundamental del diseo lgico del sistema de informacin, es el diseo de
la interfaz de usuario; debido a que sta la conecta al usuario con el sistema.
Esta fase de diseo tambin incluye el diseo de la base de datos.






122



F 5.1 DIAGRAMA JERARQUICO (DIAGRAMA HIPO)

El diagrama HIPO son las siglas que significan (ms) entrada / proceso /salida. Estas
siglas fundamentan una descripcin y una ayuda de memoria sobre lo que trata esta
tcnica.

Es jerrquica debido a el sistema de programacin completo consiste de subsistema
ms pequeos. Esta tcnica, adems de dar soporte a un enfoque de diseo de
arriba hacia abajo, tambin reduce la complejidad percibida del sistema, debido a la
facilidad de manejar los subcomponentes por separado.
Luego, las siglas recuerdan las tres partes principales de cualquier sistema: entrada,
proceso y salida
4
.

A continuacin se muestra la grfica del sistema principal sobre la captura de datos.

4
Kendall & Kendall, Anlisis y Diseo de sistemas, Tercera Edicin

123



DISEO JERARQUICO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACIN ACADMICA PARA LOGRAR MAYOR EFICIENCIA EN EL
PROCESO DE SOLICITUDES DE EQUIVALENCIAS DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA ( SIE)
SIE
Tipos de
Equivalencia
Universidades
Facultades
Carreras
Equivalencias
Internas
Equivalencia por
Absorcin
Equivalencia
Externas
Ingresos de Datos Procesos Seguridad Reportes
Estado de
Usuarios
Usuarios
Agregar
Asignaturas a
Carreras
Equivalencias
Externas
Equivalencias
Externas
Equivalencias
Externas Externas
Externas
Asignaturas
Planes de
Estudio
Registro de Estudiante
Unidades por
Asignaturas
Dictamen
Provisional
Dictamen Oficial
Asignaturas
Denegadas
Estadsticas
Vistas realizadas por
Usuarios
Usuarios
Doc
.
Faltantes
de Alumnos
Ingreso de Expte. Acadmico
Por fechas
Mensuales
Anuales
Ingresos por Universidades
Tipo de Equival ./ Inter/ Exter
Utilidad
Back up Exportacion











124



F 5.2 MODELO DE ENTIDAD Y RELACION DEL SIE
5













5
SIE: Sistema de Ingreso por Equivalencias.

125



F 5.3 DISEO DE ESTRUCTURA DE TABLAS DE DATOS

Una base de Datos es una coleccin de registros o archivos relacionados
lgicamente. En una Base de Datos se consolidan muchos registros previamente
almacenados en archivos independientes, de modo que un cmulo comn de
registros sirva como una sola central para muchas aplicaciones de procesos que
necesitan este tipo de datos.

A continuacin se presentan el diseo de las tablas que conforman la base de
datos utilizada por el Sistema Automatizado de Administracin Acadmica para
logra mayor eficiencia en el proceso de Equivalencias de la Universidad
Francisco Gavidia.

Nombre de la Tabla: ASIGNATURA
Descripcin: Catalogo de Asignaturas
Llave Primaria: COD_ASIG +COD_PLAN
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_ASIG CHAR 10 Cdigo de asignatura
COD_ PLAN CHAR 2 Cdigo de plan de estudio
DES_ASIG VARCHAR 50 Descripcin de asignatura
ID_REQUI CHAR 2 Id. De requisito por asignatura
COD_ASIG_ABSOR CHAR 10 Cdigo de asignatura por
absorcin


Nombre de la Tabla: BITA_MOVI_SOLI
Descripcin: BITACORA DE MOVIMIENTOS
SOLICITUD

Llave Primaria: ID_AUTO
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
ID_AUTO INT -
Nmero de correlativo de
movimientos sobre la solicitud
ID_SOLI INT Nmero de Solicitud
COD_USU CHAR 10 Cdigo de Usuario
COD_ESTA_SOLI CHAR 2 Cdigo del estado de la
solicitud
FECHA DATETIME Fecha de movimiento
HORA DATETIME - Hora de movimiento


126




Nombre de la Tabla: CARRERA
Descripcin: Catalogo de carreras
Llave Primaria: COD_UNI+COD_FAC+COD_CARRE
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
COD_CARRE CHAR 5 Cdigo de carrera
DES_CARRE VARCHAR 50 Descripcin de carrera


Nombre de la Tabla: BITA_AVISO_REQ_ING
Descripcin: Bitcora de aviso de requerimientos de
ingreso

Llave Primaria: ID_AVISO
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
ID _ AVISO INT - Correlativo de avisos
ID_SOLI INT - Nmero de Solicitud
ID_ESTUD CHAR 10 Identificacin de estudiante
FECHA DATETIME - Fecha de aviso
MENSAJ E VARCHAR 250
Descripcin del aviso de
requerimiento faltante.


Nombre de la Tabla: CRITERIOS
Descripcin: Criterios de evaluacin por carrera
Llave Primaria: COD_UNI +COD_FAC +
COD_CARRE

Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
COD_CARRE CHAR 5 Cdigo de carrera
NOTA_MIN INT -
Nota mnima para realizar
proceso de evaluacin
APLICA_PRU_PSI CHAR 1
Aplica pruebas psicolgicas S o
N








127



Nombre de la Tabla: DETA_SOLI_CARRE
Descripcin: Detalle de solicitud
Llave Primaria: ID_SOLI +COD_TIPO_EQUI
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
ID_SOLI INT - Nmero de Solicitud
COD_TIPO_EQUI CHAR 2 Cdigo de tipo de equivalencia
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
COD_CARRE CHAR 5 Cdigo de carrera
OBSER_EQUI VARCHAR 250 Observaciones sobre solicitud.

Nombre de la Tabla: BITA_AVISO
Descripcin: Bitcora de avisos
Llave Primaria: ID_AVISO
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
ID_VISO INT - Correlativo de avisos
ID_SOLI INT - Nmero de Solicitud
COD_USU CHAR 10 Cdigo de Usuario
FECHA DATETIME - Fecha de aviso
OBSERVACIN VARCHAR 250 Observaciones generales


Nombre de la Tabla: ESTUDIANTE
Descripcin: Maestro de estudiante
Llave Primaria: ID_ESTUD
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
ID_ESTUD CHAR 10 Cdigo de estudiante
NOM_ALUMNO VARCHAR 50 Nombre de estudiante
APELL_ALUMNO VARCHAR 50 Apellido de estudiante
DIREC_DOMI VARCHAR 80 Direccin particular de
estudiante
TELE_DOMI CHAR 10 Telfono de domicilio
DIREC_TRAB VARCHAR 50 Direccin de trabajo
TELE_TRAB CHAR 10 Telfono de trabajo
Nombre de la Tabla: FACULTAD
Descripcin: Catalago de facultades
Llave Primaria: COD_UNI +COD_FAC
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
DES_FAC VARCHAR 50 Descripcin de facultad

128



E-MAIL VARCHAR 50 E-mail
E-MAIL_ALTERNO VARCHAR 50 E-mail alterno
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
COD_CARRE CHAR 10 Cdigo de carrera
COD_PLAN CHAR 2 Cdigo de plan de estudio
COD_UNI_PROC CHAR 2 Cdigo de universidad
Procedencia
COD_FAC_PROC CHAR 2 Cdigo de facultad
Procedencia
COD_CARRE_PROC CHAR 10 Cdigo de carrera
procedencia

Nombre de la Tabla: NIVEL_SEG
Descripcin: Nivel de seguridad
Llave Primaria: COD_NIVEL
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_NIVEL CHAR 2 Cdigo del nivel de seguridad
DES_NIVEL VARCHAR 50 Descripcin del nivel de
seguridad


Nombre de la Tabla: ESTA_SOLI
Descripcin: Estado de solicitud
Llave Primaria: COD_ESTA_SOLI
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_ESTA_SOLI CHAR 2
Cdigo del estado de la
solicitud
DES_ESTA_SOLI VARCHAR 50
Descripcin del estado de la
solicitud

Nombre de la Tabla: ESTA _ USUARIO
Descripcin: Estado de Usuario
Llave Primaria: COD_ESTA_USU
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_ESTA_USU CHAR 2 Cdigo de estado de usuario
DES_ESTA_USU VARCHAR 50
Descripcin del estado de
usuario





129



Nombre de la Tabla: TIPO_EQUIVAL
Descripcin: Maestro de Tipos de equivalencia
Llave Primaria: COD_TIPO_EQUI
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_TIPO_EQUI CHAR 2 Cdigo de tipo de equivalencia
DES_TIPO_EQUI VARCHAR 50
Descripcin del tipo de
equivalencia

Nombre de la Tabla: UNIVERSIDAD
Descripcin: Maestro de Universidades
Llave Primaria: COD_UNI
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
DES_UNI VARCHAR 50 Descripcin de universidad
COD_TIPO_EQUI CHAR 2 Cdigo de tipo de equivalencia


Nombre de la Tabla: PLAN_ESTUD
Descripcin: Planes de estudio
Llave Primaria: COD_PLAN
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_PLAN CHAR 2 Cdigo de plan de estudio
ACTIVO CHAR 1 Bandera de estado de plan
DES_PLAN VARCHAR 50 Descripcin de plan de estudio
CICLO_INI CHAR 10 Ciclo de inicio de plan
CICLO_FIN CHAR 10 Ciclo de finalizacin de plan
N_CICLOS INT - Numero de ciclos de plan


Nombre de la Tabla: REG_ACADE
Descripcin: Registro acadmico
Llave Primaria: ID_ESTUD
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
ID_ESTUD CHAR 10 Cdigo de estudiante
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
COD_CARRE CHAR 5 Cdigo de carrera
COD_ASIG CHAR 10 Cdigo de asignatura
COD_ PLAN CHAR 2 Cdigo de plan de estudio
COD_TIPO_EQUI CHAR 2 Cdigo de tipo de equivalencia
CALIFICA INT - Calificacin o nota obtenida

130




Nombre de la Tabla: REQUI_INGRESO
Descripcin: Requerimientos de ingreso
Llave Primaria: ID_SOLI
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
ID_SOLI INT Numero de Solicitud
DOC_PA_NAC CHAR 1
Bandera de estado documento
partida de nacimiento S o N
DOC_DUI CHAR 1
Bandera de estado documento
DUI S o N
DOC_TITULO CHAR 1
Bandera de estado documento
titulo S o N
DOC_PAES CHAR 1
Bandera de estado documento
nota de PAES S o N
DOC_FOTO CHAR 1
Bandera de estado documento
foto S o N
DOC_CERTIF CHAR 1
Bandera de estado documento
certificacin de notas S o N
DOC_PAGO_EQUI CHAR 1
Bandera de estado documento
pago de equivalencias S o
N

Nombre de la Tabla: USUARIO
Descripcin: maestro de usuarios
Llave Primaria: COD_USU
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_USU CHAR 10 Cdigo de Usuario
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
COD_NIVEL CHAR 2 Cdigo del nivel de seguridad
NOM_USU VARCHAR 50 Nombre de usuario
APELLIDO_USU VARCHAR 50 Apellido de usuario
COD_ESTA_USU CHAR 2 Cdigo de estado de usuario
E-MAIL VARCHAR 50 E-mail de usuario
PASSWORD VARCHAR 10 Password de usuario
SESSION_ID VARCHAR 50 No. De sesin cuando realice
procesos en internet








131



Nombre de la Tabla: ENCA_SOLI_EQUI
Descripcin: Encabezado de solicitudes
Llave Primaria: ID_SOLI
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
ID_SOLI INT Numero de Solicitud
ID_ESTUD CHAR 10 Cdigo de estudiante
COD_ASIG CHAR 10 Cdigo de asignatura
CORRELA INT Correlativo de asignaturas
COD_ PLAN CHAR 2 Cdigo de plan de estudio
ESTADO CHAR 1 Estado de Asignatura
CALFICA Flota 8 Calificacin asignatura
ID_CONTROL Int 4 Indentificativo de control

Nombre de la Tabla: DETA_SOLI_EQUI
Descripcin: Detalle de equivalencias
Llave Primaria: ID_SOLI+COD_TIPO_EQUI+COD_ASIG
Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
ID_SOLI INT Numero de Solicitud
COD_TIPO_EQUI CHAR 2 Cdigo de tipo de equivalencia
COD_ESTA_SOLI CHAR 2
Cdigo del estado de la
solicitud
OBSERVA_GRAL VARCHAR 255 Observacin generales sobre
solicitud
FECHA DATETIME Fecha de ingreso solicitud
COD_USU CHAR 10 Cdigo de Usuario

Nombre de la Tabla: ASIG_CARRE
Descripcin: Asignaturas por carrera
Llave Primaria: COD_UNI +COD_FAC
+COD_CARRE+COD_ASIG+COD_PLAN

Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
COD_CARRE CHAR 5 Cdigo de carrera
COD_ASIG CHAR 10 Cdigo de asignatura
COD_ PLAN CHAR 2 Cdigo de plan de estudio








132



Nombre de la Tabla: HIST_MOVI_ACAD
Descripcin: Historico de Movimientos academicos
Llave Primaria: COD_UNI +COD_FAC
+COD_CARRE+COD_ASIG

Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
COD_CARRE CHAR 5 Cdigo de carrera
COD_ASIG CHAR 10 Cdigo de asignatura
COD_ ASIG_EQUI CHAR 10 Cdigo de asignatura
equivalente

Nombre de la Tabla: PRUEBA_PSICO
Descripcin: Asignaturas por carrera
Llave Primaria: COD_UNI +COD_FAC
+COD_CARRE+ID_ESTUD

Nombre de la
columna
Tipo Tamao Descripcin
COD_UNI CHAR 2 Cdigo de universidad
COD_FAC CHAR 2 Cdigo de facultad
COD_CARRE CHAR 5 Cdigo de carrera
ID_ESTUD CHAR 10 Cdigo de estudiante
TEST_RAV_PUNTAJ E INT 4 Puntaje de prueba Rave
TEST_RAV_PERCEN INT 4 Porcentaje de prueba Rave
TEST_RAV_RANGO INT 4 Rango de prueba Rave
TEST_DIAGNO VARCHAR 50 Diagnostico Prueba
TEST_GRIE_CARAC VARCHAR 50 Resultado prueba grie
TEST_GRIE_DIAGNO VARCHAR 50 Diagnostico de prueba














133



F.5.4 ESTNDARES DE DISEO DE PANTALLAS DE ENTRADA

El analista de sistemas debe de ser capaz de disear una forma completa y til,
tambin es importante que reconozca las formas mal diseadas.
La efectividad en un diseo significa que las formas y pantallas de entrada sirven
a propsito especfico del sistema de manejo de informacin y, a su vez la
precisin se refiere al diseo que asegura el llenado adecuado.

Las formas son instrumentos importantes para dirigir el curso del trabajo. Por
definicin son papeles impresos o duplicados que requieran que las personas
llenen con respuestas en una forma estandarizada. Las formas extraen y capturan
informacin que frecuentemente alimentarn a la Base de Datos Por medio de
este proceso, las formas sirven frecuentemente como documentos fuentes para la
captura de datos.

Existen cuatro lineamientos para el diseo de formas:

1. Las formas deben de ser fcil de llenar.
2. Las formas deben de satisfacer el objetivo para el que fueron diseadas.
3. Las formas deben de asegurar el llenado preciso.
4. Las formas deben ser atractivas.

Continuacin se presentan pantallas de captura de datos que conforman el
Sistema Automatizado de Administracin Acadmica para lograr mayor eficiencia
en el en Proceso de solicitudes de Equivalencia de la Universidad Francisco
Gavidia.
El tipo de letra utilizada en el diseo de pantallas es Arial, los tamaos cambian
de acuerdo al entorno por ejemplo, los ttulos de cada formulario tienen un tamao
de 16 con un estilo de fuente negrita y las etiquetas que describen las opciones y
datos a ingresar tienen un tamao de 12.





134



Pantalla de Entrada del Sistema de Proceso de Equivalencias de
Asignaturas


Esta pantalla ser la primera que se ver al ejecutar el Sistema propuesto. Esta
contar con una barra de men el cual permitir accionar la pantalla de captura
de usuario y contrasea.
Estar formada en la parte izquierda el logo de la Universidad con un fondo
blando dentro de un marco. En la parte centro-derecha estar ubicado el nombre
del Sistema en un fondo anaranjado y el la parte inferior izquierda fecha y hora.













































Fondo
Color Anaranjado











Fondo


Color Blanco



Logo UFG
Men Fondo de Color Gris
Nombre del Sistema de Equivalencia de Asignaturas
Nombre de la Universidad
Hora y Fecha Fondo de Color Gris

135



Pantalla de Ingreso de Usuario


Pantalla de ingreso de usuarios, estar formada en la parte de inferior el nombre
del Sistema, en el lado izquierdo, el logo de la Universidad en un fondo blanco,
en la parte centro derecho el espacio en donde se digitar el respectivo nombre
de usuario y posteriormente su contrasea. El nombre de usuario , es nombre
inteligible que identifica al usuario de un sistema o de una red.

Una contrasea (password en ingls) o clave, es una forma de autenticacin que
utiliza una informacin secreta para controlar el acceso hacia algn recurso. La
contrasea normalmente debe mantenerse en secreto ante aquellos a quien no se
les permite el acceso. Aquellos que desean acceder a la informacin se les
solicita una clave, si conocen o no conocen la contrasea, se concede o se niega
el acceso a la informacin segn sea el caso.



























Sistema de Equivalencias









Fondo color Fondo Color
Blanco Anaranjado


Logo
UFG
Usuario
Contrasea
Aceptar
Salir

136



Pantalla de Ingreso de Datos del Estudiante


En esta pantalla se ingresarn los datos del estudiante para que este se someta
al proceso de equivalencia, solicitndole su carn su nombre completo, facultad y
carrera y a la carrera que desea aplicar todo y cuando este sea un proceso
interno. En la parte izquierda se cuenta con un men representado por iconos que
se le llamar botones de accin que facilitar el proceso de equivalencia.
















































Ingreso de Datos del Estudiante
Carn de
Estudiante
Carrera a
aplicar
Fondo Color Blanco

Nombre de
Estudiante
Facultad
Carrera
Men Fondo de Color Gris
Nombre de la Universidad











Registro Acadmico



Equivalencias












Fondo
Anaranjado

Fondo
Color Blanco

Nuevo
Botones de
Accin
Buscar
Modificar
Salir
Guardar

137



Pantalla de Ingreso de Asignaturas Internas


En esta pantalla se har la equivalencia interna, esta complementada de la
siguiente forma: en la parte izquierda los botones de accin, en la parte centro
derecha se captura la informacin necesaria para ejecutar el proceso como lo es
el cdigo, nombre y de la asignatura a si como el plan de estudio y en la parte
inferior se encuentran los botones de desplazamiento e imprimir.


138



Pantalla de Ingreso de Catlogo de Universidades

Tambin se cuenta con una pantalla de ingreso de universidad en cual se le
asignara un cdigo y nombre de la universidad de procedencia identificando a su
vez el tipo de plan de estudio de dicho estudiante.








139



Pantalla de Ingreso de Asignaturas Externas

En esta pantalla se har la equivalencia Externa, estar completada de la
siguiente forma: en la parte izquierda los botones de accin, en la parte centro
derecha se captura la informacin necesaria para ejecutar el proceso y en la parte
inferior se encuentran los botones de desplazamiento e imprimir.

140



Pantalla de Salida

El diseo del formato de esta pantalla de salida est formado por segmentos
explicados en las pantallas anteriores. Para la salida de estas pantallas ser de la
siguiente forma: En cualquiera de la Pantallas de proceso del Sistemas
Automatizado de Equivalencia se podr salir utilizando el botn de Salir







141



Estndar de diseo de pantalla de salida (Reportes)

El diseo del formato de reportes est constituido por diversos segmentos que se
detallan a continuacin:

El la parte superior izquierda se encuentra el logo de la Universidad, en la parte
superior centro se encuentra el nombre de la universidad y el nombre del reporte,
en el lado superior derecho notamos la fecha y hora que se realizo el proceso.

En el centro o cuerpo del reporte e detalla el nmero de solicitud, nombre del
estudiante as como la carrera del mismo. Posteriormente se describe la seleccin
si el estudiante aplica al proceso.

En la parte inferior se demuestra la resolucin del proceso.





























Logo de la
Universidad
Nombre de la Universidad Fecha
Hora
Numero de solicitud:
Nombre del estudiante:
Nombre de la carrera:
Aplica el proceso de Equivalencia
Nombre de la constancia
Resolucin:

142




LA PGINA WEB DEL SISTEMA DE INGRESO POR EQUIVALENCIAS SIE

En la parte inferior izquierda es donde el estudiante ingresara su nmero de carn
y el cdigo del tipo de equivalencia ya sea interna, externa o de absorcin, y en la
parte inferior derecha es donde el docente y decano que realizan los dictmenes
de equivalencias accesan para visualizar el estado de los dictmenes y realizar
cambios, aprobar o denegarlos.







143



Cuando el estudiante se somete al proceso de equivalencias interna o externa
puede acceder y consultar por el estado de su solicitud y le aparecer un mensaje
donde se le dice en proceso, el dictamen esta listo u observaciones del docente o
decano quien realiz la evaluacin. Adems el usuario dar un click en salir y
se podr abandonar la sesin y aparecer un mensaje que dice usted abandon
la sesin correctamente.


Aqu estarn situadas las
barras de Ttulo, Men y
Herramientas
Aqu habr un Banner azul y
anaranjado de izquierda a
derecha, con la imagen del
edificio EBLE a la izquierda y
nombre de la Universidad y
logo a la izquierda y derecha
.
Logo UFG
Logo UFG
Inicios de Sesin
Alumnos con Solicitudes de Equivalencias
No. De Carn
Proceso
Encontrar
Decano o Docente evaluador de
Equivalencias
Usuario
Contrasea
Ingresar
Aqu estarn situadas las
barras de Estado y de Inicio
Fondo Negro
Fondo Negro
Fondo Negro
El Decano y Docente podrn
accesar mediante usuarios y
contraseas proporcionadas.
Aqu incluir las
Observaciones y
comentarios del docente
o decano en Color Rojo.





144



En caso se introduzca una clave o usuario errneo por parte del Decano o
docente aparecer un mensaje que dice Error en usuario y contrasea, intntelo
nuevamente.
En otra ventana o pgina para el evaluador docente o decano es donde aparecer
el listado de casos de alumnos pendientes de aprobacin y solicitudes con
comentarios a los dictmenes de evaluacin de equivalencias.

Aqu estarn situadas las
barras de Ttulo, Men y
Herramientas
Aqu estarn situadas las
barras de Estado y de Inicio
Fondo Blanco
Fondo Blanco
LINKS: [Inicio del Sitio] [Ver Solicitudes Pendientes] [Salir]
Logo UFG
Aqu estarn estos links habilitados para
poder volver a la pgina de inicio o
Homepage, ver solicitudes pendientes y para
Salir de la Sesin, asi como el logo de la UFG
en la esquina superior izquierda.
Estimado: Nombre del Usuario
Bienvenido
Docente o Decano : Nombre de Facultad
Aqu se habr un mensaje de Bienvenido
seguido del nombre del Usuario y la facultad
del Decano o Docente ingresado en ese
momento.
Solicitudes Pendientes de Aprobacin y Observaciones
Listado de Estudiantes
Estudiante 1
Estudiante 2
Estudiante 3
Estado de Solicitud y Observaciones
Estado de Solicitud y Observaciones
Estado de Solicitud y Observaciones
Aqu se desplegar un listado de los
estudiantes con sus tipo de
solicitudes de equivalencias y su
estado, as como observaciones del
caso individualmente, as las
Denegadas aparecern en texto color
rojo, las pendientes en amarillo y las
aprobadas en color azul.






145



En esta pgina el decano o docente realiza la aprobacin, denegacin y solicita
cambios con respecto al estudio o dictamen de equivalencias internas y externas
de los estudiantes.


Aqu estarn situadas las
barras de Ttulo, Men y
Herramientas
Aqu estarn situadas las
barras de Estado y de Inicio
Fondo Blanco
Fondo Blanco
LINKS: [Inicio del Sitio] [Ver Solicitudes Pendientes] [Salir]
Logo UFG
Aqu estarn estos links habilitados para
poder volver a la pgina de inicio o
Homepage, ver solicitudes pendientes y para
Salir de la Sesin, asi como el logo de la UFG
en la esquina superior izquierda. Adems el
banner de este cuadro ser de color azul.
Estimado: Nombre del Usuario
Bienvenido
Docente o Decano : Nombre de Facultad
Aqu se habr un mensaje de Bienvenido
seguido del nombre del Usuario y la facultad
del Decano o Docente ingresado en ese
momento.
Generales del Estudiante
Listado de Estudiantes
Estudiante 1 Tipo de Equivalencias
Listado de Asignaturas Pre-Aprobadas
Aqu se desplegar un listado de los
estudiantes con sus tipo de
solicitudes de equivalencias y su
estado, as como el listado de
asignaturas pre-aprobadas y un botn
para poder aprobarlas y mas abajo
unos links donde se podr dar clic
para denegarlas o solicitar algunos
cambios.
Universidad de Destino Universidad de Procedencia
Otras Opciones: [Denegar todas] [Solicitar Cambios]







146



Cuando se deniegan las equivalencias aparecer esta pantalla donde aparece el
nombre del estudiante y el estado de su solicitud ms comentarios y
observaciones del caso para cada estudiante.


Aqu estarn situadas las
barras de Ttulo, Men y
Herramientas
Aqu estarn situadas las
barras de Estado y de Inicio
Fondo Blanco
Fondo Blanco
LINKS: [Inicio del Sitio] [Ver Solicitudes Pendientes] [Salir]
Logo UFG
Aqu estarn estos links habilitados para
poder volver a la pgina de inicio o
Homepage, ver solicitudes pendientes y para
Salir de la Sesin, asi como el logo de la UFG
en la esquina superior izquierda. Adems el
banner de este cuadro ser de color azul.
Estimado: Nombre del Usuario
Bienvenido
Docente o Decano : Nombre de Facultad
Aqu se habr un mensaje de Bienvenido
seguido del nombre del Usuario y la facultad
del Decano o Docente ingresado en ese
momento.
Solicitudes con Comentarios y Observaciones
Listado de Estudiantes
Estudiante 1 Comentarios y observaciones
Aqu se desplegar un listado de
los estudiantes con sus tipo de
solicitudes de equivalencias y
su estado, as como
comentarios y observaciones al
respecto.
Estudiante 2
Estudiante 3
Comentarios y observaciones
Comentarios y observaciones






147



Cuando se da click en solicitar cambios aparece la pantalla siguiente pantalla
donde el decano y docente puede hacer sugerencias y cambios en los
dictmenes para que el programador pueda atender estas peticiones.

Aqu estarn situadas las
barras de Ttulo, Men y
Herramientas
Aqu estarn situadas las
barras de Estado y de Inicio
Fondo Blanco
Fondo Blanco
LINKS: [Inicio del Sitio] [Ver Solicitudes Pendientes] [Salir]
Logo UFG
Aqu estarn estos links habilitados para
poder volver a la pgina de inicio o
Homepage, ver solicitudes pendientes y para
Salir de la Sesin, asi como el logo de la UFG
en la esquina superior izquierda. Adems el
banner de este cuadro ser de color azul.
Estimado: Nombre del Usuario
Bienvenido
Docente o Decano : Nombre de Facultad
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Solicitudes con Comentarios y Observaciones
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Estudiante 1 Tipo de Equivalencias
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los estudiantes con sus tipo de
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F.5.5 PERFILES DE USUARIOS

Un usuario es cualquier persona definida en un perfil de acceso a la base de
datos del SIE
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. Es posible asignar roles a usuarios, y estos roles definen los
privilegios en la base de datos y recursos, que definen las limitaciones que se
aplican en una sesin.

De acuerdo a los roles a los cuales tienen derecho un usuario se han clasificado
de la siguiente forma:

Administrador

Ser la persona encargada de la creacin y eliminacin de usuarios, migracin de
datos, cambios de las estructura de la base de datos o actualizacin de
formularios. Este usuario debe de pertenecer a la Direccin Acadmica o ser
Decano de las facultades de la Universidad Francisco Gavidia.

Operador

Este usuario estar a cargo de la actualizacin de la base de datos con
informacin confiable; se entiende como actualizacin, eliminacin y modificacin
con tenida en el SIE, garantizando con ello la veracidad de la informacin.

Usuario Final

Es aquel usuario cuyo acceso al SIE estar orientado a consultar la informacin
generada a travs de Internet.




6
SIE. Abreviatura de Sistema de Ingreso por Equivalencias nombre del proyecto o sistema del grupo de Tesis.