Archivo General SECRETARA GENERAL

CMO DEBO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS DE MI OFICINA ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

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Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias... Pocas personas saben lo que hay. Los documentos llegan como pueden. Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno. Es difcil encontrar y consultar un documento. Todo el mundo puede acceder. No hay normas de archivo ni de clasificacin.

Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados. Inventario de los documentos con la descripcin correspondiente. Traslado organizado. Criterios nicos de conservacin y eliminacin. Consulta y prstamo de la documentacin de forma gil. Acceso para el personal autorizado. Manual de gestin de documentacin y archivos y cuadro de clasificacin corporativo.

ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS: La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido. Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:

Ordenacin Ordenacin Ordenacin Ordenacin

cronolgica: por fecha de inicio. numrica: por nmero de expediente. alfabtica. mixta: por fecha y nmero del expediente.

SEALIZACIN O IDENTIFICACIN DE LOS EXPEDIENTES: Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, se ha normalizado una sealizacin que es la siguiente:

Pabelln de Gobierno Adjunto. Campus El Ejido. 29071 MLAGA. Telf.: 952 13 10 07 10 28 Fax: 952 13 10 07 E-mail: archivo.general@uma.es

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SEALIZACION DE CAJAS: En todas las carpetas hay que indicar una serie de elementos, para identificar el contenido. Los elementos identificativos son:

Nombre del archivo de gestin Ttulo o concepto del expediente, serie Aos: de inicio y de finalizacin N de orden de la caja

CAJAS TAMAO FOLIO O FOLIO PROLONGADO

SEALIZACIN DE LAS CARPETAS: Los expedientes que tengan documentacin de naturaleza diversa o compleja, se pueden archivar en subcarpetas dentro de la carpeta del expediente, formando grupos homogneos.

Nombre: del archivo de gestin Ttulo o concepto del expediente Numerarlas en el caso de que el expediente ocupe varias carpetas o subcarpetas Descripcin del contenido y otra informacin que se considere necesaria

CARPETAS DE VUESTRO SERVICIO

Pabelln de Gobierno Adjunto. Campus El Ejido. 29071 MLAGA. Telf.: 952 13 10 07 10 28 Fax: 952 13 10 07 E-mail: archivo.general@uma.es