MANUAL DEL USUARIO ASPEL-SAE V.4.

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INDICE

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1.INSTALACION
Requisitos del Sistema Para iniciar el uso de este sistema adminsitrativo requiere en su instalacin ciertos requisitos que hay que cubrir para que me deje trabajar en mi ordenador sin ningun problema a continuacin menciono dichos requisitos: Requerimiento de equipo

Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 Mhz o superior* 256 Mb de R M * 220 Mb de espacio libre en disco duro Monitor super !" #$00 % 600& o superior Microso't (indo)s *+, 2000, %P, 2003 o superior, -os re.uerimientos del sistema operati/o pueden ser ma0ores, por lo .ue es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del sistema operati/o instalado, Para una instalaci1n en el ser/idor es recomendable una con'i2uraci1n ma0or, dependiendo del n3mero de usuarios de empresas a operar en el mismo ser/idor,

Esquema de Licenciamiento Cuando hablamos acerca de las Licenciamiento de un sistema nos referimos a los permitos que debe tener este por el proveedor aspel no es la ecepcin maneja ciertos numero de usuarios que operaran sus sistemas es una forma de controlar y tener seguridad en ellos a continuacin pongo un ejemplo claro del licenciamiento que otorga !spel en especifico su Sistemas !dministrativo Empresarial "S!E#$

Total 8 Usuarios 99 Empresas

99 Empresas
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!sistente de %nstalacin El asistente de %nstalacin nos dara la pauta para empe&ar a instalar desde el principio siempre siguiendo las indicaciones mencionadas que muestra el asistente de instalacin como muestra en las imagenes siguientes$

'espues de ver la anterior pantalla donde menciona el contrato de licencia precionamos el botn si y mostrara la siguiente imagen en pantalla$

Por ultimo empe&ara a correr la instalacin atrave& del asistente y se vera en pantalla la siguiente imagen donde se e(traen los archivos$

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%nformacin sobre trabajo en red la siguiente ventana mostrara la continuacin de la instalacin paso a paso$

Recuerde donde quedara los archivos de instalacin elija correctamente la ruta como a continuacin se muestra$

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Por ultimo de este bloque se instalan los archivos comunes '!C$

Seleccionar la carpeta de programas

Estado de %nstalacin que debe de llegar hasta el )**+

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despues seguira determinar como es el tipo de instalacin local o en el servidor$

Por ultimo terminar la instalcin no seleccionar las cajas de verificacin que muestra esta imagen$

!ctivacin del Sistema una ve& que ha pasado los anteriores pasos ahora es el momento de activar el sistema al igual son una serie de ventanas que mostrara en el curso de la activacin$

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La siguiente ventana es la activacin del sistema decidir si activo o no el sistema en ese momento$

!l empe&ar la etapa de activacin del sistema tenemos que tener a la mano al numero de serie y el codigo de activacin estos dos vienen en el cetificado de autenticidad junto con el paquete original del programa$

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!qui es donde teclearemos el numero de serie y codigo de activacin$

'espues saldra en pantalla la siguiente ventana una ve& que se le tecleo el nuemero de seri y codigo de activacin recuerde marcar la casilla para no volver a mostrar este mensaje en lo sucesivo$

Entramos a la etapa de configuracin de la instalacin del sistema a continuacin se muestra la ventana donde se refiere a que si se han usado archivos de versiones anteriores del sistema si requiere recuperarla tienes que saber donde se encuentran los datos como lo muestra a continuacin$

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Si selecionamos modificar empresa en el punto anterior podemos hacer cambios en los datos de la empresa$

,primiremos el botn de siguiente ya que el de configurar lo veremos en el tema configuracin de la empresa$

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Siguiente ventana es para seleccionar otros parametros que en un momento dado se pudieran ocupar en la administracin de los inventarios entre otros$

2.Configuracin del Sistema

-raduccin En este menu encontraremos la configuracin de los Perfiles de .suarios asi tambien los parametros de la empresa a continuacin muestro las ventanas que corresponden a la configuaracin de los usuarios para niveles de seguridad de la informacin como algunos parametros que necesita el sistema$ Parametros del Sistema 7l proceso de traducci1n en la /ersi1n 4,0 te permitir8 incluir o trasladar los par8metros de'inidos en la /ersi1n anterior #29 o 3,0&, a la nue/a /ersi1n,

ntes de e:ecutar este proceso te recomendamos .ue 2eneres un respaldo de los archi/os de con'i2uraci1n de la empresa anterior,

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Perfiles de .suario 7ste proceso te permite con/ertir el archi/o de per'iles de usuario de spel-; 7 2enerado en las /ersiones anteriores para hacerlo compatible con esta nue/a /ersi1n del sistema,

3.Configurar Empresa
en la ventana que sigue mostraemos las diversas configuraciones que tendra la empresa asi como los diferentes modulos en un momento dado se pueden definir nuevos parametros en el manejo del sistema$ Configurar Empresa

en la enterior ventana podremos cambiar los datos de la empresa$ 12-63

Parametros generales$/En la siguiente imagen el usuario puede difinir otros parametros diferentes a como empe&o en las herramientas que se ocupan en S!E asi como la configuracin de la ruta de acceso a los datos$

Clientes y Cuentas por Cobrar$/ aqui podremos cambiar algunos parametros de los conceptos que se manejan las Cuentas por pagar$

Provedores y Cuentas por pagar$/Seccin del Sistema donde se le puede cambiar la configuracin a este modulo si es necesario$

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%nventarios$/al igual que los anteriores modulos aqui se pueden configurar parametros acerca de los inventarios que se llevan dentro de un almacen$

0acturas$/ Los parametros de las facturas se pueden cambiar o configurar en la siguiente ventana que a continuacin muestra esta ventana es de suma importancia manejarla adecuadamente ya que aqui se configura el folio del S!- para la factura electronica ademas de manejar configuraciones para documentos como Pedidos Remisiones etc$$$

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Compras$/de la misma manera que la configuracin del modulo de facturacin compras tiene tambien la comfiguracin que permite en un momento dado cambiar los parametros de este modulo a continuacin se muestra la ventana$

Cuentas contables$/este seccin de configuraciones del sistema en el modulo de cuentas contables se pueden aplicar las cuentas que se manejan en los diferentes rubros como lo muestra la siguiente ventana$

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!plicaciones asociadas

.u< puedes de'inir las aplicaciones .ue se acti/ar8n autom8ticamente cuando eli:as la opci1n =alculadora, 7ditor de te9tos #7ditor de 'ormatos del men3 rchi/os& o solicites una >o:a de c8lculo, 7stas aplicaciones son importantes, 7l contar con una calculadora te permitir8 e'ectuar operaciones en cual.uier parte del sistema, esta calculadora es adicional a la .ue proporciona el sistema en los campos de tipo monto, ?so de la calculadora dentro de los campos 7l editor de 'ormatos te permite crear o modi'icar los 'ormatos .ue se utilizan para imprimir los reportes, 0 con la ho:a de c8lculo puedes establecer un /<nculo din8mico .ue se actualizar8 cada /ez .ue abras un archi/o, con in'ormaci1n 2enerada en tu sistema,

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1raficas y copiado especial$/'efinir los parametros para crear graficos ademas de copiados especiales que en se pueden ocupar cuando trabajemos en S!E con informacin$

-adas las anteriores configuraciones son los parametros que los difirentes modulos del S!E ocupa y en el cual debemos de conocer ya que se presentaran casos especiales donde sea necesario reconfigurar alguno de los modulos$

.!enerales
!lgunas generalidades se mencinaran en esta 2 seccin del manual donde mostraremos ventanas que comunmente manejaremos en el uso de S!E sin restarle meritos a las restantes: !brir la empresa$/ aqui se tecla el usuario y la contrase3a para accesar al Sistemas S!E tambien podemos seleccionar en que empresa trabajaremos si es que esta dada de alta mas de na el inventario podria ser diferente$

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Cuando hablamos de almacenar la base de datos y la informacin que se genera es atrave& de la ventana de configuracin como lo muestra a continuacin es decir el directorio de trabajo$

Cerra la empresa$ Cuando en algun momento de dejar de trabajar en el sistemas lo mas adecuado es cerrar bien la sesin del sistema$

,peraciones de aplicacin general$ 'atos de la Empresa$ qui podremos modificar o consultar algun dato de la empresa menos la ra&n social$

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Salir$ Es para salirnos completamente del sistema S!E simpre y cuando se hallan cerrado los modulos$

!ctivar sugerencias 4odo alterno de captura Personali&ar herramientas 4odulos del Sistema$ Los modulos que se trabajan en !spel$Sae son facturacin compras inventarios etc$$$ se locali&an en el menu 4odulos$

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".Catalogos
Los catalogos son la base principal de este sistema administrativo estos deben de ser alimentados con informacin oportuna que despues se ocupara en otros modulos de sistema e(isten catalogos como vendedores clientes etc$$$ entre los mas importantes$ Catologo de vendedores$/ en este modulo se almacenara en el sistema los vendedores con que cuanta la empresa para controlar toda la informacin relevante del vendedor que atiende a cierto cliente ademas de saber en un momento sus comisiones por ventas$

Por ultimo se mostrara la ventana para dar de alta a un los vendedores de la empresa$Este modulo de vendedores esta compuesto por dar de alta un nuevo vendedor modificar a un vendedor en sus datos generales y por ultimo el eliminarlo del sistenas$

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5onas$Las &onas se refiere a cual va ser su &ona de distribucin del vendedor en el despla&amiento de sus productos por ejemplo trabajar en la 5ona Centro o oriente etc$$$

Clientes$En este modulo se controla la gama de clientes que le empresa maneja con todas sus generales a continuacin presento la ventana del modulo de clientes donde tambien tenemos iconos de nuevo modificar y eliminar un cliente si se requiere$ )$ ir al 4enu de 4odulos y despues seleccionar y entrar en Clientes y cuentas por cobrar$

6$se presentara la siguiente ventana en pantalla donde se maneja de manera facil la captura de los clientes de la empresa$

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Catalogo de Proveedores$ !qui en este modulo de !spel/S!E se da de alta a los proveedores de la empresa todos sus datos generales se capturan en esta ventana ya que despues cuando se haga alguna compra necesitaremos de la informacin del proveedor$ )$ Primero vamos a los 4odulos despues a Proveedores y cuentas por cobrar presionamos con el mouse y abrimos el 4odulo de proveedores$

6$despues aparecera una ventana igual a la siguiente$

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!l igual que los anteriores modulos e(iten dentro de la anterior ventana la manera de modifica eliminar un Proveedor en su caso$ Lineas de Productos$/ en un almacen puede a ver un sin fin de lineas de productos tambien dependiendo del giro de la empresa pero en siempre recomendable dividir las lineas de productos en el inventario que tenemos para ello damos de alta las lineas que despues van a ser requiridas las claves de cada una en otros modulo o reportes a continuacin muestro la pantalla de captura de lineas de productos$ 1, nos /amos a Modulos 0 despues seleccionamos in/entarios,

6$ despues de entrar a inventarios buscamos el catalogo de Lineas de Productos en el menu archivo de la ventana de %nventario como se muestra$

3, por ultimo muestra la /entana de =atalo2o de -ineas de Productos,

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La diferencia que e(iste es en esta ventana no me permite eliminar una Linea de producto solo dar de alta y modificar algun dato necesario$ 1rupos de Productos Conjunto de subproductos que resultan de las combinaciones entre las variantes de los elementos o caracter7sticas de un producto modelo$ Es decir un producto modelo que agrupa las distintas variedades que e(isten de un producto tomando en cuenta varios elementos como: tallas colores estilos etc$ Esta agrupacin te permite en un solo paso dar de alta para un producto todas las combinaciones posibles dependiendo de las variantes definidas para cada elemento pudiendo combinar solamente hasta dos elementos$ =uentas con un =at8lo2o de 2rupo de productos, en el cual podr8s consultar todos productos modelo re2istrados con sus respecti/os subproductos, =uando se realizan las compras o /entas de subproductos de al23n 2rupo de productos, se presenta una /entana de captura especial con la .ue resulta mu0 sencillo mane:ar 0 seleccionar los art<culos de inter@s de entre todos los productos .ue con'orman el 2rupo, =uando mane:es "rupo de productos debes de tener en cuenta las si2uientes consideracionesA *o se puede comprar un 2rupo de productos, sino m8s bien a sus subproductos, ntes de poder dar de alta un 2rupo de productos, primero necesitas con'i2urar los nombres o le0endas de los elementos .ue utilizar8 el sistema en todos los procesos .ue los in/olucren en =on'i2uraci1n B In/entarios, -o si2uiente .ue debes hacer es con'i2urar en el =at8lo2o de l<neas de producto, l<neas de productos .ue mane:en 2rupo de productos, para .ue de'inas las /ariantes de los elementos 0 posteriormente puedas obtener o armar las distintas combinaciones de un producto, %nventarios$/ en este modulo se tendra el registro de los productos o servicios de la empresa se dara de alta atrave& de una clave que sea sencilla de ocupar para el resto de los procesos de la administracin de los inventarios a continiacin se presenta la ventana de captura$

1, ir al menu Modulos despues seleccionamos el submenu In/entarios 24-63

2, mostrara la pantalla donde se enlista el in/entario como lo /ez en la si2uiente /entana,

-ambien aqui podemos encontrar los iconos de 8uevo modificar y eliminar algun producto siempre y cuando se encuentre en cero e(istencias$

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'entro de la ventana anterior nos encontramos con las opciones que en n momento dado se tienen que seleccionar dependiendo el inventaruio que se lleve en la empresa son Productos Servicios 9it o un grupo de productos con esto quedara registrado en alguno de estos rubros$

:$Clientes y;oproveedores$ M1dulo de Pro/eedores 0 =9P, men3 rchi/os, opci1n Pro/eedores B =olocarse sobre el re2istro del pro/eedor a suspender B Men3 7dici1n, opci1n ;uspensi1n de pro/eedores o la tecla C5, 7s una opci1n .ue sir/e para indicar cuando se suspendan o reacti/en las compras a un pro/eedor cambiando su status de acti/o a suspendido, de tal 'orma .ue al 2enerar al23n documento en el m1dulo de =ompras lo noti'icar8 el sistema,

Esencial

l e:ecutar este proceso el sistema te indica el saldo .ue tiene ese pro/eedor, Dependiendo del status del pro/eedor, el sistema te pre2untar8 si deseas suspender o reacti/ar las compras del mismo,

continuaci1n se muestran las /entanas .ue se utilizan para ;uspender a un pro/eedor, 26-63

Despues mostrara la si2uiente una /ez .ue estamos adentro del modulo

de ahi nos /amos al menu edici1n submenu suspenci1n de Pro/eedores le damos clic con el mouse 0 aparecera el mensa:e .ue se muestra a continuaci1n,

l i2ual los clientes en un momento dado se suspende su acti/idad con la empresa puede ser por deudas u otros .ue solamente las politicas son las dictaminan este tipo de suspensi1n,

ctualizaci1n de ;aldos 25-63

M1dulo de Pro/eedores 0 =9P, men3 >erramientas, opci1n ctualizaci1n de saldos B ele2ir el ran2o de pro/eedores a actualizar, ?tiliza este proceso cuando por 'allas en la ener2<a el@ctrica o por haber modi'icado manualmente el campo de ;aldo en el =at8lo2o de Pro/eedores, e9istan di'erencias en el ;aldo del pro/eedor en =uentas por pa2ar 0 Pro/eedores, 7n esta actualizaci1n el sistema calcula el saldo con base en los mo/imientos .ue ten2an re2istrados tus pro/eedores 0 lo re2istra en la =onsulta de Pro/eedores

despues de seleccionar la actualizaci1n de saldos me muestra la pa2ina si2uiente donde de'inimos de el ran2o de pro/eedores para .ue de 'orma automatica lo actualice,

%ntereses moratorios M1dulo de =lientes 0 cuentas por cobrar, Men3 >erramientas, opci1n Intereses moratorios B #aplicaci1n manual o autom8tica&, =on estas opciones #manual o autom8tica& calculas los intereses moratorios sobre las cuentas por cobrar de los clientes,

Eperaciones en moneda e9tran:era

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Reportes de catalo2o de clientes 7s un reporte .ue contiene los datos si2uientesA =la/e, nombre o raz1n social, status, tel@'ono, Ca9, R,C,=, clasi'icaci1n, /endedor, d<as de cr@dito, d<as de re/isi1n 0 pa2o, direcci1n, poblaci1n c1di2o postal, porcenta:e de descuento otor2ado, nombre de la persona .ue atiende en /entas 0 cobranza 0 'echa de la 3ltima /enta,

-ue2o de esta /entana saldra otra donde de'inimos ran2os para sacar al2un catalo2o de clientes,

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comulado de clientes

Reportes de Pro/eedores 0 =9

7.Enlace e Integracin de Modulos 8.Procesos de Inventarios y Servicios.

"eneraci1n de almacenes 7ste proceso te brinda una manera r8pida de transportar una serie de productos a un nue/o almac@n,

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M1dulo In/entarios, Men3 rchi/os, opci1n cat8lo2o de Multialmac@n, oprimir el bot1n de 2eneraci1n de almac@nA de la barra de herramientas de la /entana de Multialmac@n,

Men3 >erramientas del m1dulo de In/entarios, opci1n "eneraci1n de almacenes,

!gregar Productos

Por medio de esta opcin podr<s agregar productos en los almacenes$ Este proceso lo puedes reali&ar de tres formas: )$ .no a uno teniendo abierto el cat<logo de multialmac=n mediante la opcin !gregar$ 2, Copiando un producto o rango de productos de un almac=n a otro "o desde el inventario# mediante la 1eneracin de !lmacenes >$ !l registrar "!gregar# un producto en el inventario$

!qu7 tambi=n puedes agregarle e(istencias a un producto dentro de cada almac=n "a pesar de que para los servicios y ?its no se tiene un control de e(istencias en el sistema si es necesario asignarlos a un almac=n#$ Para modificar las e(istencias es necesario tener activo el par<metro Cambio a e(istencias en Configuracin ; %nventarios "lo m<s recomendable es que las e(istencias se modifiquen mediante movimientos identificables por un n@mero de documento#$

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-raspaso entre almacenes 7ste proceso te da la posibilidad de en/iar mercanc<a de un almac@n a otro, ahorr8ndote tiempo 0 o'reci@ndote ma0or se2uridad, 0a .ue no ser8 necesario re2istrar dos mo/imientos al in/entario #uno de ;alida en un almac@n 0 otro de 7ntrada al otro dep1sito&, sino .ue el sistema realiza estos mo/imientos autom8ticamente,

M1dulo In/entarios, Men3 rchi/os, opci1n Mo/imientos al In/entario B Men3 7dici1n B opci1n +raspaso entre almacenes, E desde la /entana del cat8lo2o de Mo/imientos al in/entario, con el bot1n ,

!ctuali&acin de E(istencias

7sta opci1n permite el a:uste total de las e9istencias sumando las re2istradas en las di'erentes bode2as o almacenes 0 actualizando lo anotado en el cat8lo2o de In/entarios 0 ;er/icios, Ecasionalmente puede ocurrir un desa:uste, debido a causas a:enas al usuario #p,e:, una 'alla en la ener2<a el@ctrica& o a con'usiones al momento de con'i2urar el sistema #p,e:, pudiste haber de'inido un solo almac@n 2eneral, haberlo utilizado as< 0 posteriormente haberlo cambiado para .ue 'uncionara como multialmac@n, sin hacer los a:ustes correspondientes&, 32-63

%nventario 0isico Esta funcin te permite cuadrar las e(istencias de tus productos registradas en el sistema contra las e(istencias que tienes realmente en tus bodegas$ Para realizar la conciliaci1n de tu in/entario deber8s e:ecutar el si2uiente cicloA 1, =on2elar e9istencias, 2, =apturar e9istencias '<sicas, =apturar e9istencias #'orma manual&, 1 =apturar e9istencias por rchi/o, 3, Re2istrar los mo/imientos al in/entario, Manualmente, :uste autom8tico, 4, Descon2elar e9istencias Esencial ;i deseas re2istrar los mo/imientos al in/entario manualmente #dando de alta un mo/imiento de entrada 0 uno de salida para los productos in/olucrados&, recuerda .ue al no lle/arse a cabo el proceso de a:uste autom8tico las e9istencias continuar8n con2eladas 0 en ese caso deber8s e:ecutar el proceso de Descon2elar e9istencias,

79porta Mo/imientos al In/entario, =on esta 'unci1n puedes en/iar los mo/imientos al in/entario .ue eli:as a un archi/o con terminaci1n 33-63

, 0% #donde F%F corresponder8 al n3mero de empresa en la .ue traba:as&, a 'in de poder llamarlo desde otra computadora, 7sta 'unci1n es de utilidad cuando, por e:emplo, uno de los almacenes de tu empresa se encuentra distante 0 necesitas capturar los mo/imientos al in/entario en la computadora .ue lle/a la administraci1n central, Puedes seleccionar los mo/imientos por cla/e, ran2o de 'echas 0 tipo de mo/imiento al in/entario, nota el nombre del archi/o 0 oprime ceptar, 1,Ir al Menu >erramientas lue2o ele2ir 79porta mo/s al in/entario

2,despues aparecera la /entana donde mane:amos este proceso de e9portaci1n si2uiendo las indicaciones,

Captura por archivo En algunas ocasiones no ser< posible que tus almacenes est=n conectados en red por lo que las actuali&aciones de tus movimientos al inventario tendr<n que hacerse de manera indirecta a trav=s de la captura de un archivo que contenga los movimientos al inventario efectuados en dichos almacenes$ Para ello, deber8s 2uardar en un disco 'le9ible o dispositi/o de almacenamiento disponible un archi/o con los mo/imientos al in/entario del almac@n o sucursal .ue .uieres actualizar, 7ste archi/o deber8s 2enerarlo en la opci1n 79portaci1n de datos, ?na /ez .ue ha0as hecho esto, esta opci1n te permitir8 leer la in'ormaci1n del archi/o creado 0 re2istrado los mo/imientos .ue inclu0e,

1, Ir al Menu 7dici1n 0 lue2o seleccionar =aptura por archi/o lo muestra la ima2en a continuaci1n

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6$dar clic al menu y en la ventana que sigue nombra el archivo y el titulo del reporte

=ambio de Precios

M1dulo de In/entarios, Men3 7dici1n, opci1n =ambio de precios, E desde la barra de herramientas principal del m1dulo de In/entarios o desde el cat8lo2o de in/entarios 0 ser/icios, con el bot1nA

7sta opci1n permite modi'icar los Precios de /enta de un producto o 2rupo de productos, sin necesidad de in2resar a cada re2istro para cambiarloG esto disminu0e el tiempo in/ertido en la actualizaci1n de precios,

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-ue2o de seleccionar el submenu =ambio de Precios mostrar la si2uiente /entana donde se realiza el proceso de cambio de precios,

Reportes de In/entarios 0 ;er/icios 7n este menu encontraremos todos 0 cada uno de los reportes .ue se pueden mane:ar en un momento dado en el in/entario de 'orma automatica determinando los parametros para .ue el reporte .ue se re.uiera sal2a en pantalla, 1,Ir al menu Reporte de l modulo de in/entarios 0 mostrara la lista seleccionar el tipo de reporte a 2enerar como se muestra en la ima2en,

9.Facturacin y Compras
Politicas 7sta opci1n te permite de'inir, modi'icar, eliminar 0 consultar las pol<ticas .ue se aplican dentro de tu compaH<a, as< como obtener el reporte .ue las des2losa, l in2resar se presentar8 la consulta de pol<ticas de descuento con las si2uientes columnasA

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+ipo de pol<tica, Descripci1n, ;tatus, Producto inicial, Producto 'inal, -<nea, -imite, !endidas, lta de Documentos ;e re'iere a la alta de los documentos de una salida de mercancia la se hara una pre/ia remisi1n para .ue despues se 2enera la 'actura .ue se le entre2ara al cliente para su pa2o, 1, en primer lu2ar se debe accesar al modulo de Cacturas 0 !endedores si es el caso de una salida a continuaci1n se muestra el menu .ue corresponde,

2, al in2resar en este menu saldra la /entana donde se lle/an las 'acturas hechas por las salidas de productos,

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3,lue2o de aparecer la /entana principal del Modulo de 'acturas aparace en la parte superior iz.uierda el icono de a2re2ar en el cual le damos clic para empezar la captura de una 'actura,

De la misma 'orma en el modulo de compras tendremos un proceso similar como el anterior para capturar una compra lo /eremos a continuaci1n, 1, dar clic en el menu del modulo de =ompras

2, seleccionar el menu compra e in2resar 0 presentara la /entana principal del Modulo para a2re2ar un nue/o documento,

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3,por ultimo aparecera la /entana de captura para 2enerar un documento de compras, entradas al in/entario de productos,

*otaA cabe mencionar .ue tanto en el modulo de 'acturaci1n como en el modulo de compras se pueden 2enerar documentos pre/ios antes de 'acturar a 'a/or o en contra como por e:emplo hacer una orden,pedido,remisi1n etc,,.ue son docuementos administrati/os para el control de un in/entario, =onsulta de E'ertas =onsulta de documentos Desbl.ueo de documentos Puede ocurrir .ue un usuario del sistema est@ utilizando en red un documento #por e:emplo, una Cactura, la cual est@ enlazada a una Remisi1n& cuando de pronto ocurra un corte de ener2<a el@ctrica o por error se apa2ue la computadora o Fse pierda la comunicaci1n con la redF, entonces dicho documento enlazado .uedar8 blo.ueado 0, al momento de .uerer accesarlo, el sistema lo impedir8 mandando el mensa:e FDocumento en usoF, 7n este caso, puedes recurrir a esta opci1n, Inicamente se recomienda .ue, si recibiste el mensa:e de FDocumento en usoF, primero certi'i.ues .ue nin23n usuario est@ utilizando dicho documento en ese momento, por.ue de ser as< el desblo.ueo desenlazar8 el ciclo de /enta .ue dicho usuario se encuentre elaborando, Ebser/a entonces .ue un desblo.ueo del documento implica desenlazarlo de otros, 1,en el modulo de Cacturas 0 !endedores en el menu herramientas e9iste la opciJn para desblo.uar documentos,

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2, despues se mostrar la /entana en la cual le damos aceptar para desblo.uear los documentos,

Personalizaci1n de =aptura =on esta opci1n de'ines los campos /isibles 0 capturables del encabezado de tus documentos en los m1dulos de Cacturas 0 !endedores 0 =omprasG ello 'acilitar8 el proceso de captura, adapt8ndolo a las necesidades espec<'icas de tu empresa, 7sta con'i2uraci1n de captura se almacena en un archi/o con e9tensi1n F,=C+F, Por e:emplo, FC =+1,=C+F puede contener in'ormaci1n .ue le indica al sistema la 'orma en .ue se capturan las 'acturas en la bode2a, donde no se permite cambiar los datos de comisiones de los /endedores, o incluso Fno es necesario .ue se /eanF 0, a su /ez, FC =+2,=C+F puede tener la con'i2uraci1n de captura de las 'acturas en la ca:a principal, en donde s< es importante poder modi'icar dichas comisiones, ;1lo debes seleccionar el archi/o de con'i2uraci1n en el di8lo2o .ue se presenta, 1, Ir al menu de l modulo de Cacturas 0 /endedores o tambien en compras ambos casos se puede hacer,

Presionamos clic con el mouse en este submenu 0 despues saldra la /entana si2uiente,

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2re2ar 7special 7sta opci1n te permite dar de alta un documento con una con'i2uraci1n de captura di'erente 0 .ue s1lo estar8 /i2ente hasta .ue se termine o se cierre la /entana de captura, Manejo l momento de ele2ir esta opci1n, el sistema presentar8 un di8lo2o en el .ue podr8s esco2er la con'i2uraci1n elaborada por ti pre/iamente, 7sco2e en la /entana el archi/o de con'i2uraci1n .ue desees emplear de manera temporal, con lo .ue aparecer8 dicha con'i2uraci1n en la /entana de captura, Esencial Debido a .ue esta 'unci1n te permite utilizar la con'i2uraci1n especial para una sola ocasi1n, una /ez .ue ha0as completado los campos, si oprimes el bot1n "rabar el sistema te solicitar8 las obser/aciones 0 presentar8 el di8lo2o in'ormati/o para /eri'icar los datosG al momento de ceptar, la /entana de 2re2ar especial se cerrar8 autom8ticamente, 1, Ir al menu edici1n despues de ahi seleccionar el menu a2re2ar especial aparecera una /entana como la .ue se muestra,

-ee =on'i2uraci1n 7sta opci1n es necesaria para abrir o a2re2ar la con'i2uraci1n .ue se le realizo a un archi/o de personalizaci1n de capturaG 0 lo cual es necesario para leer su con'i2uraci1n, Durante la captura de un documento, esta opci1n te permite cambiar su con'i2uraci1n de captura, la cual se mantendr8 en tanto no cierres la /entana, 0a .ue al in2resar nue/amente al sistema retomar8s la con'i2uraci1n ori2inal, 7sta opci1n es similar a la de 2re2ar 7special en el sentido de .ue permite por un momento, cambiar la manera habitual de captura de un documento de /enta, -a di'erencia estriba en .ue 2re2ar 7special solamente permite cambiar la con'i2uraci1n para un s1lo documento 0 desde su inicio, esto es, desde .ue se abre la /entana de captura, 41-63

su /ez, -ee =on'i2uraci1n te permite modi'icar la 'orma de captura en cual.uier instante 0 se mantiene para el actual 0 si2uientes documentos en tanto no se cierre la /entana o se indi.ue otra con'i2uraci1n, 1, Ir al menu edici1n del modulo de 'acturas 0 /endedores despues seleccionar lee con'i2uraci1n, =ampos no /isibles Documento Modelo ;i dentro de tu empresa se 2eneran peri1dicamente documentos .ue contienen la misma in'ormaci1n, en el sistema podr8s 2enerar, almacenar 0 leer dichos documentos llamados FmodelosF, -a 2ran /enta:a es .ue te permiten capturar de manera repetiti/a al23n art<culo o 2rupo de art<culos .ue re.uieras com3nmente 0 tambi@n puedes especi'icar el cliente o pro/eedor al cual se le asi2nar8 el documento, Por e:emplo, cuando un cliente compra peri1dicamente los mismos productos, es con/eniente almacenar el documento con el .ue se le surte 0 s1lo usarlo cuando se necesite, en lu2ar de elaborarlo nue/amente cada /ez, 7sta in'ormaci1n se 2uarda en archi/os con terminaci1n F,MEDF, 1,Ir a Menu >erramientas del modulo de 'acturas 0 /endedores se mostrara la si2uiente /entana

"eneraci1n masi/a de Documentos Posiblemente en tu empresa deseas elaborar un mismo documento de /enta a uno /arios clientes 0 emitirlos en ese momento, 7stamos hablando entonces de 2enerar documentos en 'orma masi/a a partir de un documento modelo, 1,Ir al menu 7dici1n del modulo de 'acturas 0 /endedores 0 seleccionar el submenu "eneraci1n masi/a de Documentos,

42-63

!encimiento de apartados 7ste proceso te permite liberar todos a.uellos art<culos .ue se ha0an apartado de todos los pedidos .ue 'ueron elaborados en una 'echa anterior a la .ue indi.ues, 1, Ir al menu herramientas despues seleccionar /encimiento de apartados todo lo haces dentro del modulo de Cacturas 0 /endedores,

43-63

cumulados #actualizaci1n& =uando en la =on'i2uraci1n del sistema, dentro de los par8metros de Cacturaci1n, especi'icaste .ue *E deseabas el acumulado de /entas en l<nea, debes utilizar esta opci1n para .ue se actualicen las /entas 0 de/oluciones en los di'erentes conceptos inclu0endo impuestos, descuentos, comisiones, etc, simismo, se te recomienda e:ecutar esta opci1n antes de pedir la edici1n de acumulados, 1,Menu herramientas dentro del modulo de Cactaras 0 !endedores opci1n acumulados-actualizaci1n

cumulados #7dici1n& tra/@s de esta opci1n podr8s /isualizar 0Bo modi'icar los acumulados de /entas, descuentos, descuentos 'inancieros, impuestos 0 comisiones, as< como los acumulados re'erentes a las de/oluciones de tu empresa,

Esencial Dentro de la /entana podr8s /isualizar la in'ormaci1n de la manera como se con'ormaron los acumulados, tanto de /entas como de de/oluciones de /enta, 'in de .ue las estad<sticas de /entas cuenten con toda la in'ormaci1n necesaria para 2enerarse, es con/eniente .ue el sistema ten2a re2istrados todos los acumulados del aHoG si iniciaste el traba:o con el sistema en un mes posterior a enero, podr8s utilizar esta opci1n para a2re2ar la in'ormaci1n necesaria, Reportes Podr8s desple2ar /arios tipos de reportes a partir de los distintos documentos .ue se 2eneran en este m1dulo,

44-63

De cada tipo de documento puedes obtener su propio 2rupo de reportesG sin embar2o, por ser mu0 seme:antes 0 para e'ectos e9plicati/os, se a2rupan a.u< al2unos de los listados .ue comparten pr8cticamente la misma in'ormaci1n 0 .ue pertenecen al ciclo de /enta,

Cacturas 7lectronicas 7s la representaci1n di2ital de un tipo de =omprobante Ciscal Di2ital #=CD& .ue posee los est8ndares establecidos por el ;er/icio de dministraci1n +ributaria #; +& en cuanto a 'orma 0 contenido, para .ue pueda contar con /alidez 'iscal, su /ez, este tipo de comprobante se basa en los est8ndares de tecnolo2<a 0 se2uridad de la Cirma 7lectr1nica /anzada, misma .ue le trans'iere sus caracter<sticas intr<nsecas a los =CD, 7ntre dichas caracter<sticas se encuentran 2arantizar la Inte2ridad , utenticidad 0 *o repudio del documento, -os principales bene'icios de utilizar la Cactura 7lectr1nica sonA +iene e9actamente la misma /alidez .ue los comprobantes 'iscales en papel, ;e reduce considerablemente el uso de papel, Permite ahorros importantes en costos 0 reducci1n de tiempos tanto en los procesos administrati/os como operati/os, Me:or ser/icio al cliente 0 a2ilizaci1n en la interacci1n con los pro/eedores, al realizar el intercambio electr1nico de comprobantes con /alidez 'iscal, =omo di'erencias importantes entre una 'actura de papel 0 una Cactura 7lectr1nica encontramos .ue desde el punto de /ista 'iscal, ambas 'acturas tienen los mismos e'ectos 0 alcances, sin embar2o, las 'acturas electr1nicas cuentan con elementos de se2uridad superiores a las tradicionales, Etra di'erencia importante es la /ersatilidad, 0a .ue a di'erencia de las 'acturas en papel, las 'acturas electr1nicas son creadas, en/iadas, /alidadas 0 almacenadas por medios electr1nicos 0 se pueden imprimir en caso de .ue as< se re.uiera,

Manejo Para poder emitir una Cactura 7lectr1nica es necesario .ue las Personas C<sicas 0 Morales re3nan lo si2uienteA 45-63

Deben contar con un =erti'icado Di2ital /i2ente de su Cirma 7lectr1nica /anzada, -le/ar su contabilidad en un sistema electr1nico, 7ste es el procedimiento .ue se si2ue para obtener la Cirma 7lectr1nica /anzada con su correspondiente certi'icadoA

1, 7l contribu0ente deber8 concertar una cita con la dministraci1n -ocal de sistencia al =ontribu0ente # - =&, 2, -ue2o procede a la descar2a del so't)are ;E-=7DI in2resando al portal del ; + en la secci1n de Cirma 7lectr1nica /anzada 0 lo instala en su P=, 3, ?tilizando el so't)are se 2enera un par de lla/es necesarias para obtener la 'irmaA una -la/e pri/ada 0 una -la/e p3blica o archi/o de re.uerimiento, las cuales deben ser almacenadas en un lu2ar se2uro de la P=, dicionalmente la lla/e p3blica se 2uarda en un dis.uete o =D .ue debe ad:untarse a la documentaci1n .ue se presentar8 el d<a de la cita ante el - = para acreditar la identidad del contribu0ente, 4, Posteriormente el contribu0ente se presenta a su cita con su documentaci1n 0 el dis.uete .ue contiene el archi/o de su lla/e p3blica, 7l personal del ; + re/isa dicha documentaci1n 0 en caso de ser aprobados se 2enera el =erti'icado Di2ital de su Cirma 7lectr1nica /anzada, 7ntonces en este punto, al contar con un =erti'icado Di2ital /i2ente de la Cirma 7lectr1nica /anzada 0 mane:ar la contabilidad en un sistema electr1nico, se pueden emitir comprobantes de las operaciones .ue se realicen mediante documentos di2itales, siempre 0 cuando dichos documentos cuenten con un ;ello Di2ital amparado por un certi'icado e9pedido por el ; +, cu0o titular sea la persona '<sica o moral .ue e9pida los comprobantes, Por lo tanto, adem8s del =erti'icado Di2ital de la Cirma 7lectr1nica /anzada e9isten otros elementos in/olucrados .ue se necesitan para poder emitir una Cactura 7lectr1nicaA ?n =erti'icado de ;ello Di2ital , +ener un ran2o de 'olios asi2nados por el ; +, =on'i2urar las 'acturas en el sistema electr1nico .ue se utilice para .ue pueda emitir Cacturas 7lectr1nicas, Para ma0or in'ormaci1n acerca de c1mo obtener el =erti'icado Di2ital de tu Cirma 7lectr1nica /anzada as< como el procedimiento para la obtenci1n del =erti'icado de ;ello Di2ital 0 el ran2o de 'olios, /isita la p82ina del ; +, httpABB))),sat,2ob,m9 en donde encontrar8s todo lo relacionado con estos temas en 'orma m8s detallada

1#.Cuentas por pagar $%o Cuentas por co&rar

Cuentas por pagar 'entro del mdulo de Proveedores y C(P el sistema lleva un seguimiento de los cargos y abonos que se generan con relacin a las compras reali&adas a proveedores y otros cargos diversos como letras por pagar intereses moratorios etc$

simismo, el sistema cuenta con una serie de 'unciones rele/antes con in'ormaci1n sobre la cartera de pro/eedores, como ;aldo 2eneral del pro/eedor, la nti2Kedad de saldos 0 el Pron1stico de pa2os, dem8s, la 'unci1n de plicaci1n de anticipos te permite re2istrar un anticipo a al23n documento de tu pro/eedor, 7l sistema normalmente est8 con'i2urado para controlar las =uentas por Pa2ar contra 46-63

Documento, Para lle/ar el control contra ;aldo debes especi'icarlo en los par8metros del sistema 0 re2enerar el <ndice de =uentas por pa2ar,

=uentas 9 pa2ar Dentro del m1dulo de Pro/eedores 0 =9P el sistema lle/a un se2uimiento de los car2os 0 abonos .ue se 2eneran con relaci1n a las compras realizadas a pro/eedores 0 otros car2os di/ersos como letras por pa2ar, intereses moratorios, etc, simismo, el sistema cuenta con una serie de 'unciones rele/antes con in'ormaci1n sobre la cartera de pro/eedores, como ;aldo 2eneral del pro/eedor, la nti2Kedad de saldos 0 el Pron1stico de pa2os, dem8s, la 'unci1n de plicaci1n de anticipos te permite re2istrar un anticipo a al23n documento de tu pro/eedor, 7l sistema normalmente est8 con'i2urado para controlar las =uentas por Pa2ar contra Documento, Para lle/ar el control contra ;aldo debes especi'icarlo en los par8metros del sistema 0 re2enerar el <ndice de =uentas por pa2ar, =uentas por =obrar

Dentro del m1dulo de =lientes 0 =9= el sistema lle/a un se2uimiento de los car2os 0 abonos .ue se 2eneran con relaci1n a las 'acturas emitidas a clientes 0 otros car2os di/ersos, como letras por cobrar, intereses moratorios, etc, 7l sistema cuenta con una serie de 'unciones rele/antes con in'ormaci1n sobre la cartera de clientes, la anti2Kedad de saldos 0 el pron1stico de cobranza, entre otros, permiti@ndote realizar tus operaciones de cobro, =ontiene la opci1n de recepci1n de pa2os, .ue te permite re2istrar di'erentes 'ormas de pa2o re'eridas a una misma 'actura, 7l sistema est8 con'i2urado para controlar las =uentas por =obrar contra Documento, Para lle/ar el control =ontra ;aldo debes de'inirlo en los par8metros espec<'icos 0 re2enerar el <ndice de =uentas por =obrar, Recepci1n de pa2os 7sta opci1n te permite re2istrar en una misma /entana de captura los abonos .ue se e'ect3en a un mismo documento, l 'inal de la captura debes oprimir el bot1n para .ue .ueden re2istrados los pa2os,

45-63

;i deseas terminar la operaci1n sin 2rabar, oprime el bot1n Durante la captura, puedes eliminar con el bot1n

al23n pa2o .ue no desees,

M1dulo de =lientes 0 cuentas por cobrar, Men3 7dici1n B Recepci1n de pa2os,

plicaci1n de anticipos 7sta 'unci1n es utilizada para re2istrar los anticipos .ue los clientes realizan hacia su saldo, Para realizar esta 'unci1n debes dar de alta un mo/imiento de cuentas por cobrar con el concepto de nticipos con su respecti/o monto .ue se desee aplicar posteriormente, 7sta opci1n s1lo se presenta si el mane:o de =uentas por cobrar es =ontra Documento, Puedes utilizar anticipos para pa2ar el adeudo de una o /arias 'acturas o car2os, de un cliente espec<'ico 0 sin importar la 'echa de aplicaci1n, 7n la /entana ubica el cursor sobre la 'actura o documento al cual /as a aplicar el abono, 7n el caso de .ue est@s mane:ando multimoneda solamente podr8s aplicar el anticipo a a.uellos documentos .ue mane:en la misma moneda en la .ue 'ue 2enerado, 4$-63

?na /ez aplicado el anticipo a los car2os pendientes de pa2o, el sistema 2enera autom8ticamente los si2uientes mo/imientos contablesA NMERO DE CONCEPTO CONCEPTO 15 16 plicaci1n anticipo OPERACIN QUE REALIZA:

bono a la cuenta por cobrar

=ancelaci1n anticipo =ar2o al anticipo

l saldo del anticipo se le resta el monto de la 'actura #o documento ele2ido&, re2istr8ndose como mo/imientos deri/ados, =uando el anticipo tiene un monto ma0or al del car2o .ue a'ecta, el anticipo puede aplicarse para pa2ar /arias operaciones de car2o, puesto .ue al restarse el monto 'actura - monto anticipo, resultar8 un saldo ne2ati/o, es decir, .ue el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad 0 a3n cuenta con una cantidad a 'a/or del cliente, 7l saldo indicar8 la ci'ra .ue a3n es posible aplicar a los adeudos del cliente, 7l mismo anticipo podr8 ser utilizado hasta .ue su saldo .uede en ceros, l momento de aplicar un anticipo, el mo/imiento .ue se 2enera toma como n3mero de re'erencia el del documento al .ue 'ue abonadoG por e:emplo, si una parte del anticipo F *+01F es utilizado para pa2ar la 'actura FC =01F, el mo/imiento contable .ue 2enere el sistema por concepto de aplicaci1n de anticipo, lle/ar8 como n3mero de re'erencia el de la 'actura a la .ue 'ue aplicado #FC =01F& 0 como n3mero de documento el del anticipo del .ue 'orm1 parte #F *+01F&,

M1dulo de =lientes 0 cuentas por cobrarB Men3 7dici1n, opci1n plicaci1n de nticipos B Indica la cla/e del cliente .ue deseas a'ectar, M1dulo de =lientes 0 cuentas por cobrar, abrir =at8lo2o de clientes B colocar el cursor en el nombre del cliente al .ue /as a a'ectar B Men3 7dici1n B opci1n plicaci1n de nticipos

Di/isi1n de =ar2os 7sta /entana te permite realizar el proceso de la di/isi1n de car2o para los conceptos .ue se tienen dentro del cat8lo2o, ;elecciona con el cursor el documento .ue deseas di/idir en /arios car2os 0 oprime 7nter o doble clic con el rat1n,

46-63

11.Consulta de Informacin
Saldo 1eneral del Cliente In2resa a esta consulta para conocer el saldo 2eneral 0 de detalle de los mo/imientos e'ectuados por un cliente hasta la 'echa, -a carpeta "eneral contiene la si2uiente in'ormaci1nA = L7=7R D7- DE=?M7*+E =la/e 0 nombre del =liente, Cecha de corte 0 saldo, DE=?M7*+E =oncepto del mo/imiento, *3mero de Documento, Cecha de aplicaci1n del documento 0 'echa de /encimiento del mismo, Monto del documento 0 saldo actual, M, en la base de esta carpeta, ;aldo total de los mo/imientos, 7n el caso de .ue se este traba:ando con multimoneda, la consulta se puede /isualizar de dos 'ormas por medio del bot1n de moneda ,

;i el bot1n se tiene desacti/ado se presentar8 toda la in'ormaci1n indicada en los puntos anteriores, 0 todas las cantidades se mane:ar8n en moneda base, ;i el bot1n se acti/a se presenta la columna de moneda, la cual indica la moneda en .ue 'ue realizado el mo/imiento 0 la moneda en .ue est8n los montos 0 saldos por partida, ;olamente el saldo .ue se presenta en la cabeza de la consulta est8 en moneda base, *o se presentan totales dado .ue el tipo de cambio puede /ariar, -os montos de los mo/imientos .ue se presentan en esta consulta aparecer8n en la moneda en la .ue se realiz1 el mo/imiento, l hacer doble clic en el documento o ele2ir la pestaHa Detalle, podr8s /er las partidas con la in'ormaci1n detallada del mo/imiento,

M1dulo de =lientes 0 cuentas por cobrarB Men3 rchi/os B ;aldo 2eneral del cliente, eli2e el 50-63

cliente a consultar,

M1dulo de =lientes 0 cuentas por cobrar, =at8lo2o de =lientes B Posicionarse en el re2istro del cliente 0 oprimir la tecla C$ 1 el bot1n ,

Cobros;Pagos al dia 7sta opci1n muestra los clientes .ue tienen adeudos a un d<a determinado, =on base en esta in'ormaci1n puedes realizar los cobros correspondientes as< como pro2ramar los in2resos del d<a, =uando mane:as =uentas por =obrar contra ;aldo, se presenta el monto del saldo /encido del cliente, =uando el mane:o es contra Documento, se pueden consultar todos los documentos .ue al d<a seHalado se encuentran /encidos, l oprimir el bot1n ceptar, el sistema presenta la /entana de la consulta, Nsta presenta la =la/e 0 nombre del cliente, el tel@'ono, clasi'icaci1n, n3mero de /endedor .ue atiende al cliente 0 saldo, 7n la parte in'erior muestra el nombre de la persona .ue atiende la cobranza 0 el saldo /encido total del cliente, =ambi8ndote de pestaHa 1 con el bot1n detalle puedes /er ordenados tus cobros del d<a por el monto de los saldos o por la =la/e del cliente, Puedes imprimir los cobros del d<a, Puedes /ol/er a 'iltrar la /entana para seleccionar a3n m8s tu in'ormaci1n, ?na /ez desple2ada la !entana de cobros del d<a, si das de alta al23n mo/imiento de =9=, no podr8s /isualizarlo inmediatamente en la consulta .ue 0a se encuentra elaborada, Para .ue se inclu0a ese nue/o mo/imiento, es necesario cerrar la /entana 0 /ol/er a e:ecutar la opci1n,

M1dulo de =lientes 0 cuentas por cobrar, Men3 rchi/os, opci1n =obros del d<a, ;obre la consulta de clientes hacer clic en el bot1n

51-63

Pa2os al Dia

Men3 rchi/os, opci1n Pa2os del d<a, Desde la barra de herramientas del m1dulo de Pro/eedores 0 =9P con el bot1n 7sta opci1n muestra los pa2os .ue tienes pendientes con tus pro/eedores a un d<a determinado, =on base en esta in'ormaci1n puedes realizar los pa2os correspondientes as< como pro2ramar los e2resos del d<a, =uando mane:as =uentas por pa2ar contra ;aldo, se presentan los pro/eedores con los .ue tienes adeudos, =uando el mane:o es contra Documento, se desplie2an los documentos .ue al d<a seHalado se encuentran /encidos, l oprimir el bot1n ceptar, el sistema presenta la /entana de la consulta de Pa2os del d<aA

52-63

Nsta presenta en columnas la =la/e 0 *ombre del pro/eedor, el +el@'ono, =lasi'icaci1n 0 ;aldo /encido con la raz1n o empresa correspondiente, 7n la parte in'erior muestra el nombre de la persona .ue atiende los pa2os 0 el saldo total por pa2ar a tus pro/eedores, =ambi8ndote de pestaHa 1 con el bot1n #;aldo B =la/e& puedes /er ordenados tus pa2os del d<a por el monto de los saldos o por la =la/e del pro/eedor,

Puedes imprimir los pa2os del d<a con el bot1n

Puedes /ol/er a 'iltrar la /entana para seleccionar a3n m8s tu in'ormaci1n con el bot1n

Esencial ?na /ez desple2ada la !entana de pa2os del d<a, si das de alta al23n mo/imiento de =9P, no podr8s /isualizarlo inmediatamente en la consulta .ue 0a se encuentra elaborada, Para .ue se inclu0a ese nue/o mo/imiento, es necesario cerrar la /entana 0 /ol/er a e:ecutar la opci1n, Pronostico de pa2o 7s una pro0ecci1n de c1mo ser8n tus pa2os a pro/eedores a un per<odo determinado,

7ste proceso se elabora con base en las 'echas de /encimiento de los documentos 0 s1lo muestra a.uellos .ue no han sido saldados, Presenta los saldos de los mo/imientos .ue se /encer8n en los inter/alos de tiempo .ue de'inas, Muestra la =la/e, el *ombre del pro/eedor, el -<mite de cr@dito 0 el ;aldo del pro/eedor, adem8s del saldo total /encido con la 'echa a partir de la cual se deber8 realizar el pa2o 0 el des2lose de saldos por pa2ar, por periodo seHalado, Puedes consultar los datos del pro/eedor con el bot1n Ciltro de pron1stico de pa2os con el bot1n Acceso 1 hacer una selecci1n a tra/@s del

para especi'icar otra 'echa de corte,

M1dulo de Pro/eedores 0 =9P, men3 rchi/os, opci1n Pron1stico de pa2os B ele2ir el pro/eedor a consultar, Desde la barra de herramientas con el bot1n al pro/eedor de la lista .ue se desplie2a, 53-63 #*& B presionar ! 1 clic en el si2no " 0 ele2ir

nti2uedad de ;aldos Indica los saldos de los mo/imientos /encidos en inter/alos de tiempo .ue de'inas #por omisi1n el sistema de'ine inter/alos de 30 d<as&,

Podr8s obser/ar el *ombre del pro/eedor as< como el -<mite de cr@dito 0 el monto del adeudo .ue tienes con @l, los saldos /encidos por inter/alo, el saldo total de documentos .ue /encen a la 'echa de corte 0 el importe total de operaciones .ue /encen en 'echas posteriores a la misma #saldo al corriente&, Puedes consultar los datos del pro/eedor con el bot1n Ciltro de nti2Kedad de ;aldos con el bot1n 1 hacer una selecci1n a tra/@s del

para especi'icar otra 'echa de corte,

=on la opci1n de Ciltro, puedes conocer el total de adeudos a la 'echa de corte, M1dulo de Pro/eedores 0 =9P, men3 rchi/os, opci1n nti2Kedad de saldos B eli2e el pro/eedor a consultar,

Acceso

54-63

Resumen de Mo/imientos Acceso

M1dulo de Pro/eedores 0 =9P, men3 rchi/os, opci1n Resumen de mo/imientos B ele2ir el pro/eedor a consultar, M1dulo de Pro/eedores 0 =9P, men3 rchi/os, opci1n Pro/eedores B posicionarse sobre el re2istro del pro/eedor a consultar B ele2ir del men3 rchi/os la opci1n Resumen de mo/imientos, =on el bot1n #*&

;e re'iere a la suma total de los montos de los mo/imientos a2rupados por concepto #p, e:,G suma todas las compras 0 muestra el total&,

Muestra el estado de cuenta de un pro/eedor con el monto parcial 0 total de mo/imientos o conceptos realizados #compras, pa2os de che.ues&, l desple2ar la consulta /er8s la =la/e 0 *ombre del pro/eedor, su -<mite de cr@dito, el ;aldo .ue tienes con @l, el *3mero o nombre del concepto, =ar2os 0 bonos relacionados con los mismos 0, en la base de la /entana, los totales de los car2os 0 abonos, ,

+ambi@n puedes consultar los datos de tu pro/eedor con el bot1n La #entana $e la consulta es la si%uiente:

=onsultas en =lientes

12.'tilerias
Control de archivos

55-63

Acceso
!entana principal, Men3 ?tiler<as, opci1n =ontrol de archi/os, P&oceso

Recurre al mantenimiento de archi/os cuando por al23n problema ocurra una interrupci1n el@ctrica abrupta en tu computadora o @sta reciba al23n daHo 0 el sistema seHale al2una anomal<a con ellos o ad/iertas .ue la in'ormaci1n de tus cat8lo2os no aparece o se encuentra desordenada, 7ste proceso te a0udar8 a saber en .u@ condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo al23n daHo considerable en al2uno de tus archi/os 0 si puedes recuperarlos 0 en .u@ porcenta:e,

NOTA: ntes de e:ecutar cual.uier operaci1n de =ontrol de rchi/os, 2enera un respaldo de tu in'ormaci1n,

'entana de =ontrol de archi/os Es esencial (ue cono)cas el conteni$o $e esta #entana:

P&ocesos (ue *ue$es ejecuta&:

;i seleccionas un archi/o de datos podr8s e:ecutar los procesos deA Dia2n1stico =ompactaci1n Recuperaci1n =reaci1n /anzado =on/ersi1n ;i seleccionas un archi/o de <ndice s1lo podr8s e:ecutarA Re2eneraci1n

56-63

;i eli2es un archi/o de Ebser/aciones, podr8s e:ecutarA =reaci1n

7n cual.uier caso podr8s e:ecutar el proceso deA Instalaci1n autom8tica

Esencial ;i no 2eneraste la base de datos, podr8s hacerlo con la Instalaci1n utom8tica, .ue crea los archi/os .ue no e9isten en la base de datos #si e9iste un archi/o con datos, la Instalaci1n no los borrar8&, Notas Im*o&tantes

+e &ecomien$a al usua&io $e la #e&si,n $e As*el-+AE:

Oue si su base est8 en un 'ormato con estructura clientesBser/idor #;O-, DL2 0 Eracle&, al momento de actualizar sus tablas de datos mediante los procesos de Instalaci1n autom8tica, /anzado 0 79portaci1n, deshabilitar el par8metro ENA.LE +C/EMA CAC/E #se encuentra en el FbdeadminF ubicado en la ruta donde 'ue instalado el LD7 por primera /ez& 0 eliminar los archi/os .ue se encuentren en el directorio con'i2urado en ;=>7M = =>7 DIR, esto para me:orar el 'uncionamiento 0 actualizaci1n de in'ormaci1n al momento de utilizar el =ontrol de archi/os 0 la +raducci1n de archi/os, ?na /ez realizados los procesos anteriores tambi@n es recomendable habilitar de nue/o el par8metro ENA.LE +C/EMA CAC/E, pues @ste a2iliza las consultas hacia las tablas, Lase de datos abiertas ;e implement1 una nue/a 'uncionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en 'unci1n a las necesidades de uso e incremento de la in'ormaci1n, =on esto nos re'erimos a .ue cuando en spel; 7 se ubi.ue el cursor en cual.uiera de las tablas #por e:emploA'acturas, compras, mo/imientos al in/entario, etc& dicha tabla pudiera ampliar su tamaHo o capacidad de almacenamiento 0a .ue ahora con s1lo ubicar el cursor en al2uno de los archi/os listados ; 7 realizar8 la re/isi1n 0 reestructuraci1n de la tabla en mantenimiento para de'inir un blocP size ma0or #este par8metro est8 disponible en el Dri/er de Parado9& en caso de .ue se est@ lle2ando al $0Q del tamaHo en b0tes para la tabla, 7l par8metro .ue proporciona esta capacidad de almacenamiento esA L-E=R ;IS7, +amaHo de blo.ue de disco usado para almacenar los re2istros en las tablas de P R DE%, en m3ltiplos de 1024 b0tes, -as con'i2uraciones /8lidas dependen del 'ormato de la tablaA T1U -e/el 5 0 5 1024, 204$, 4066, 163$4, 0 3256$ -e/el 3 0 4 1024, 204$, 0 4066 De'aultA 204$ Respaldo de archi/os Generacin de Respaldo

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Acceso

Men3 ?tiler<as B Respaldo de archi/os B "eneraci1n del respaldo 7sta opci1n sir/e para copiar tus archi/os de traba:o a otros dispositi/os, como un dis.uete o en =D en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio, 7l asistente crear8 un archi/o FSIPF con el nombre .ue le proporciones al sistema, este archi/o contendr8 uno o m8s archi/os con la e9tensi1n ,SIP .ue a su /ez contendr8n los archi/os con los datos .ue se .uieren respaldar, 7sta operaci1n te permite contar con un antecedente de todos los mo/imientos .ue se e'ectuaron para .ue, en caso de .ue al23n archi/o se daHe de'initi/amente, puedas restablecerlo en tu directorio de traba:o,

Nota: Para .ue el respaldo .ue 2eneres 'uncione correctamente es necesario .ue los archi/os de datos 0 de <ndices sean respaldados, El *&oce$imiento es mu0 sencillo: 1, nota los campos .ue te solicita esta /entana en su parte superior, sin ol/idar el nombre .ue lle/ar8 tu respaldo, 2, ;elecciona el tipo de in'ormaci1n .ue /a0as a respaldar, para este caso spel-; 7 4,0 te da /arias opcionesA

3, Eprime el bot1n Respaldar para .ue tu in'ormaci1n .uede 2rabada, Nota 7s necesario .ue interrumpas la operaci1n de todos los usuarios conectados al sistema hasta .ue se termine de elaborar el respaldo, 0a .ue, si otra persona est8 traba:ando con un archi/o 0 trata de hacerle a'ectaciones mientras se est8 respaldando, el sistema indicar8 .ue el archi/o *o e9iste, Reinstalacin de Respaldo !cceso Men3 ?tiler<asB Respaldo de archi/osB Reinstalaci1n de respaldo, =on esta opci1n podr8s reinstalar los archi/os .ue ha0as respaldado con anterioridad, -a in'ormaci1n pro/iene del respaldo .ue ha0as realizado, 0a sea de disco, de otra unidad o de 5$-63

otro directorio, El *&oce$imiento es mu0 sencillo: 1, ;elecciona el archi/o de respaldo .ue /a0as a reinstalar, 2, ;elecciona el tipo de in'ormaci1n .ue /a0as a respaldar, para este caso spel - ; 7 4,0 te da /arias opcionesA

Periodicidad de Respaldo Acceso Men3 ?tiler<asB Respaldo de archi/osB Periodicidad, Despu@s de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la /entana de a/iso de respaldo #dependiendo lo con'i2urado desde esta opci1n&, Lot1n FPeriodicidadF Manejo

7sta opci1n te permitir8 pro2ramar de manera oportuna 0 de acuerdo a tus necesidades un a/iso de 2eneraci1n de respaldo, 7ste a/iso se presentar8 al acceder a la empresa o base de traba:o mediante las especi'icaciones proporcionadas 0Bo con'i2uradas desde esta /entana u opci1n, Mediante la pro2ramaci1n peri1dica de se le indica al sistema en .ue momento debe disparar una /entana de a/iso, -a /entana de esta opci1n esA

Cam*os $e esta #entana 56-63

Cam*os Reco&$a&me &eali)a& mi &es*al$o

Desc&i*ci,n ;elecciona este campo si deseas .ue el a/iso de 2eneraci1n de respaldo se realice en un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del a/iso, cada 5 d<as, cada 30, etc, ;elecciona esta opci1n si deseas .ue el a/iso de 2eneraci1n de respaldo se realice a un determinado d<a despu@s de la realizaci1n del 3ltimo respaldo,

Cuan$o 1a0an *asa$o 2 233 $4as $e mi 5ltimo &es*al$o

-a /entana de a/iso es la si2uienteA

7ste mensa:e de a/iso se ri2e por los si2uientes puntosA

7l mensa:e de a/iso saldr8 dependiendo de lo con'i2urado en la /entana de periodicidad 0 se mostrar8 s1lo una /ez, ;i seleccionas el bot1n F ceptarF de la /entana de a/iso, se lanzar8 la /entana de Respaldo de archi/os para iniciar el proceso de respaldo, =on el bot1n FPe&io$ici$a$F, puedes con'i2urar cada cuando el sistema debe su2erir el respaldo de tu in'ormaci1n,

ctualizaci1n de rchi/os

;ir/e para inte2rar los mo/imientos de di/ersos cat8lo2os cuando en tus par8metros indicaste .ue traba:ar<as de manera separada, Permite la actualizaci1n de los In/entarios, las =uentas por =obrar 0 =uentas por Pa2ar el proceso de actualizaci1n de estos archi/os normalmente se realiza de manera autom8tica durante el alta de documentos cuando los m1dulos est8n inte2rados, pero cuando no es as<, es necesario utilizar este proceso para e'ectuar la actualizaci1n, Etra causa por la .ue pueden no haberse 2enerado los mo/imientos de in/entarios, es cuando se 60-63

'actura sin e9istencias, Esencial =uando se eli2e cual.uier opci1n de actualizaci1n .ue a'ecte a los m1dulos el sistema solicita el ran2o de 'echas de actualizaci1n el cual debes indicar para establecer un periodo de tiempo del cual .uieres actualizar tu in'ormaci1n, 1, el acceso es ir al menu utilerias submenu actualizaci1n de archi/os en este menu relizamos la actualizaci1n dependiendo el modulo,

=orte nual

!entana principal, Men3 ?tiler<as, opci1n =orte anual V 7li2e la opci1n .ue deseas,

-a 'inalidad de esta opci1n es inicializar #borrar& los acumulados .ue se almacenan en los archi/os de clientes, pro/eedores e in/entarios,

ARC/I'O

AL REALIZAR EL CORTE ANUAL:

P&o#ee$o&es l e:ecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras 0 /entas se Clientes inicializan a cero, In#enta&ios Inicializan a cero los campos de compra 0 /entas anuales en monto 0 en cantidad

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