Autodiagnstico de Situacin de la Gestin Actual de la Empresa / Organizacin (SIGA) Sistema Escalonado de Mejora Continua

QU ES EL SIGA? Es un cuestionario de diagnstico que le sirve a la empresa/organizacin para medir las prcticas que aplica y los resultados que obtiene, fruto de su gestin. QU GANA LA EMPRESA/ ORGANIZACIN CON APLICAR EL SIGA? Tener una idea de su nivel actual y de cules son los pasos recomendados que puede dar para mejorar o seguir mejorando su gestin, accediendo a las alternativas que ofrece el sistema de fomento para alcanzar niveles mayores de desarrollo. CMO SE APLICA EL SIGA? Respondiendo el cuestionario de acuerdo a las prcticas de gestin que se observan en la empresa/ organizacin, obteniendo un total de puntos que indica su nivel actual. QU NECESITA SABER LA EMPRESA/ORGANIZACIN PARA CONTESTAR EL SIGA? Re conocer las prcticas que utiliza considerando los aspectos comerciales, productivos y financieros, as! como los resultados que tiene y "a tenido en los #ltimos a$os. CMO SE RESPONDE EL SIGA? El %&'( comprende )* afirmaciones, agrupadas en un conjunto de +, -riterios., cada una de las cuales al ser respondidas obtiene un puntaje, utilizando las escalas de puntuacin de las siguientes tablas/

a) Escala de puntajes para medir las prcticas su ni!el de desarrollo en los " primeros Criterios# SIG$I%ICA&O 0untaje s 1unca se "a realizado en la empresa/organizacin, o se "a * realizado una vez en los #ltimos 2 a$os. %e "a realizado ms de una vez y generalmente de la 3 misma forma. %e realiza siempre, de manera sistemtica, es decir, con una frecuencia establecida 4por ejemplo una vez cada 5 2 meses6 y de la misma forma. %e "a evaluado la manera en que se realiza para 7 mejorarla. ') Escala de puntajes para medir los resultados del Criterio (# SIG$I%ICA&O 0untaj e 1o e8isten datos * 3 2 7 Tiene datos en la mitad de los indicadores relevantes Tiene datos para todos los indicadores relevantes Tiene tendencia positiva los #ltimos tres a$os en todos los indicadores relevantes.

1ota/ &ndicador relevante es aquel que impacta los resultados de la empresa / organizacin y lo define ella.

)C*+,ES SO$ ,AS -ECOME$&ACIO$ES .A-A ,A A.,ICACI/$ &E, SIGA0

1 36 9eer detenidamente el %&'( completo, antes de comenzar a

responder

2 26 -alificar, cada una de las afirmaciones de cada -riterio, con la escala

de puntajes correspondiente, utilizando una #nica casilla de evaluacin 4*,3,2 76 )C/MO SE O12IE$E E I$2E-.-E2A E, .*$2A3E 2O2A,0 .aso 4) :na vez calificadas todas las afirmaciones, por cada -riterio, se suman y sus resultados se anotan en la l!nea +%:;T<T(9E%.. .aso 5) ( continuacin se suman los subtotales y su resultado se anota en la l!nea/ += 0:1T(>E -R&TER&<.. 0or ejemplo, si los ? elementos de gestin que conforman un -riterio @ 4ejemplo "ipotAtico6 "an sido evaluados con 3, 2, 3 y *, respectivamente, la evaluacin del -riterio ser ?, correspondiendo este valor a la sumatoria += 0:1T(>E -R&TER&< @.

&A2OS &E ,A EM.-ESA/O-GA$I6ACI/$ -azn Social Giro de la empresa/organizacin

-omuna/ -iudad/ Regin/ TelAfono Ba8/ / E mail/ 0gina Ceb/

$om're del principal ejecuti!o

1ombre/ -argo/ Direccin/ -omuna/ TelAfono Ba8 E mail/ / / E mail/

2ama7o de Empresa
Tama$o Earcar Fentas netas anuales 'ran Eayores a :B 3.***.*** o tengan ms de )** Empresa trabajadores de jornada completa. &ntermedia Eayor a :B 3**.*** y "asta :B 3.***.*** 0yme Gasta :B 3**.***

C*ES2IO$A-IO 48 C-I2E-IO ,I&E-A6GO &E ,A GE-E$CIA/&I-ECCI/$

0ara lograr el A8ito en la gestin de la empresa/organizacin es necesario que la gerencia/direccin se involucre decididamente en la tarea de conducir y motivar a sus colaboradores, dando muestras de su compromiso con el presente y futuro, reconociendo sus aportes, escuc"ando sus sugerencias y administrando los talentos, de manera de que cada uno ponga en accin todas sus capacidades. 0ara lograr esto, deben generarse y/o fortalecerse los canales para que el personal tenga la posibilidad de escuc"ar del m8imo responsable de la empresa/organizacin, cules son sus e8pectativas de desempe$o y conocer la informacin necesaria para "acer seguimiento de los resultados, tanto de la empresa/organizacin como de cada colaborador

48 ,I&E-A6GO &E ,A GE-E$CIA/&I-ECCI/$

4848 9a gerencia/direccin revisa y actualiza la misin de la empresa /organizacin, es decir, la necesidad que satisface y su mercado. 4858 9a gerencia/direccin revisa y actualiza la visin de la empresa/ organizacin, es decir, lo que quiere llegar a ser en unos a$os ms. 48:8 9a gerencia/direccin comunica al personal la misin, visin y los valores de la empresa/organizacin. 48;8 9a gerencia/direccin comunica al personal las metas de la empresa/ organizacin, para que las conozcan y colaboren en alcanzarlas. 48<8 9a gerencia/direccin ayuda al personal a tener ms iniciativa, de forma individual y colectiva. 48=. 9a gerencia/direccin apoya al personal para que aprenda y mejore su desempe$o. 48"8 9a gerencia/direccin estimula al personal reconociAndolo por lo que "ace 4en forma individual y/o grupal6 y acoge sus sugerencias para el mejoramiento. 48(. 9a gerencia/direccin revisa el desempe$o financiero y comercial.

1un ca

Es de una vez y de la misma forma 4 4

%iempre y de la misma forma 5

%e "a evaluado para mejorarla :

4 4

48>8 9a gerencia/direccin revisa opciones de mejora de los procesos y productos o servicios.

S*12O2A,ES ? .*$2A3E C-I2E-IO 4 58 C-I2E-IO C,IE$2ES

9os clientes de la empresa/organizacin tienen e8pectativas, con respeto al producto o servicio que Asta le entrega, durante todo el proceso desde que la empresa/organizacin recibe sus requerimientos, pasando por la prestacin del servicio o entrega del producto, "asta e8presar su satisfaccin o insatisfaccin con Aste. 0or ello es importante que la empresa/organizacin conozca a sus clientes y tenga los mecanismos necesarios para determinar sus requerimientos y comunicarlos claramente al interior de la organizacin, desarrollando la capacidad de solucionar las insatisfacciones con el producto o servicio y tomar acciones para aprender de eso y construir relaciones de largo plazo.
4;

58 C,IE$2ES

1unca

5848 %e tiene claro, revisa y actualiza la informacin de los clientes ms importantes de la empresa/organizacin, especialmente aquella relativa a cules son sus requerimientos. 5858 %e comunica al personal correspondiente, de manera oportuna, las necesidades y/o reclamos de los clientes. 58:8 %e aplican procedimientos para conocer la opinin de los clientes. 58;8 %e usa dic"a informacin para mejorar la atencin de los clientes. 58<8 %e registra esa informacin y se observa la

9 9

Es de una vez y de la misma forma 4

%iempre y de la misma forma 5

%e "a evaluado para mejorarla :

4 4 4

evolucin de resultados de satisfaccin de clientes. 58=8 %e realizan acciones para incrementar la fidelidad de los clientes 58"8 %e mejoran los procesos, a partir de lo que opina el cliente

4 5

S*12O2A,ES ? .*$2A3E C-I2E-IO 5

:8 C-I2E-IO .E-SO$AS
El desempe$o de cualquier empresa/organizacin depende directamente del desempe$o de las personas que la conforman, puesto que son ellas quienes ejecutan los procesos de relacin con el cliente, produccin, entrega y de apoyo 4manejo de informacin, finanzas, contabilidad, mantencin, investigacin y administracin6. 0ara que la empresa/organizacin pueda llegar a tener cada d!a mejores resultados, es indispensable entonces, gestionar el desempe$o del personal, lo que significa la ejecucin de planes concretos orientados a este fin. El desempe$o de cada miembro de la organizacin va a depender, en forma importante, de los conocimientos y "abilidades que posea para ejecutar su trabajo, as! como de su grado de motivacin y del nivel de satisfaccin en la empresa/organizacin. 0or eso es relevante tener un sistema de trabajo en equipo, que promueva y fomente la participacin en las decisiones de su nivel, conocer su opinin y reconocer de sus aportes, as! como tambiAn tener programas de capacitacin acorde con las necesidades tanto del trabajador como de la empresa/organizacin.

:8 .E-SO$AS

1un ca

9
:848 %e definen y comunican las funciones y responsabilidades de todo el personal. :858 %e asignan metas al personal en relacin a las metas de la empresa/organizacin. :8:8 %e eval#a el desempe$o del personal.

Es de una vez y de la misma forma 4

%iempre y de la misma forma 5

%e "a evaluado para mejorarla :

:8;8 %e definen las competencias y "abilidades requeridas del personal :8<8 %e dise$a y ejecuta un plan anual de capacitacin del personal. :8=8 %e aplican procedimientos para conocer la satisfaccin del personal. :8"8 %e motiva al personal y a sus organizaciones para que se involucren presentando sugerencias de mejoras y/o soluciones frente a problemas. :8(8 9as personas que tienen gente a su cargo motivan su participacin. :8>8 %e aplican procedimientos para prevenir riesgos sobre la salud del personal, cumpliendo con las obligaciones legales.

S*12O2A,ES ? .*$2A3E C-I2E-IO : ;8 C-I2E-IO .,A$I%ICACI/$ ES2-A2@GICA

9a empresa/organizacin debe planificar las acciones que llevar a cabo para cumplir sus metas e informarlas a todo el personal involucrado. Esto quiere decir que, en base al conocimiento de sus propias capacidades y atendiendo a las caracter!sticas del medio en que se desarrolla, establece metas a lograr en un tiempo determinado, define la manera de conseguirlas y las da a conocer. 0ara +poner la estrategia en accin., es necesario formular planes de accin en que los objetivos de la empresa/organizacin tengan responsables para cada tarea, sumado a una estimacin de lo que le costar y al tiempo en que se lograrn los resultados que se quieran conseguir.

;8 .,A$I%ICACI/$ ES2-A2@GICA

1un ca

9 ;848 %e analizan las oportunidades del mercado y las capacidades de la empresa/organizacin para planificar. ;858 %e planifica la estrategia que tomar la empresa/organizacin en el mercado y se definen metas.

Es de una vez y de la misma forma 4

%iempre y de la misma forma 5

%e "a evaluado para mejorarla :

;8:8 %e generan planes de accin incorporando a los responsables, costos y plazos, para lograr las metas ;8;8 %e miden los resultados para evaluar el cumplimiento de los planes.

S*12O2A,ES ? .*$2A3E C-I2E-IO ;

<8 C-I2E-IO GES2I/$ &E .-OCESOS

9a empresa/organizacin, debe concentrar sus esfuerzos en controlar y mejorar los procesos, consiguiendo que Astos sean cada d!a ms eficaces y eficientes. El primer paso es definirlos de manera estandarizada, es decir, que siempre se lleven a cabo de la forma en que fueron dise$ados, de forma que sus resultados sean predecibles. Es importante que la empresa/organizacin ponga atencin en la eficiencia y eficacia de sus procesos, ya sean de produccin y entrega o de apoyo. 9a eficiencia, se refiere a lograr el m8imo rendimiento de los recursos que se utilizan en los procesos, y la eficacia tiene relacin con el cumplimiento de los objetivos. >unto con lo anterior, debe desarrollar relaciones con sus proveedores, basados en la comunicacin y retroalimentacin.

<8 GES2IO$ &E .-OCESOS

1un ca

9 <848 9os procesos de produccin y

Es de una vez y de la misma forma 4

%iempre y de la misma forma 5

%e "a evaluado para mejorarl a :

entrega, se realizan seg#n procedimientos estndares documentados. <858 %e vigila el funcionamiento diario de los procesos de produccin y entrega, para identificar y resolver problemas. <8:8 %e vigila el funcionamiento de los procesos de apoyo, que soportan la produccin, tales como procesos de manejo de informacin, finanzas, contabilidad, mantencin, investigacin, administracin, ventas y marHeting, para identificar y resolver problemas. <8:8 %e obtienen y analizan datos de los procesos para mejorarlos. <8<8 %e aplican procedimientos definidos para dise$ar un nuevo producto o servicio, que incluyen ensayos y coordinacin con proveedores. <8=8 %e utilizan criterios definidos para seleccionar y evaluar a los proveedores y subcontratistas. <8"8 %e informa a los proveedores y subcontratistas el resultado de su evaluacin.

S*12O2A,ES ? .*$2A3E C-I2E-IO < =8 C-I2E-IO A$+,ISIS &E ,A I$%O-MACI/$

'estionar una empresa/organizacin es como manejar un avin. 1o basta con ec"arle combustible y encender los motores para llegar al destino planeado. Es necesario establecer un conjunto de medidores o indicadores que ayuden en la ruta y ponerlos a disposicin de quien requiera la informacin. ( travAs de ello es posible evaluar la e8istencia y accesibilidad, por todas las reas, de un conjunto de informacin relevante para su +navegacin. "acia los objetivos. 'estionar una empresa/organizacin observando los resultados econmico financieros, e incluso los comerciales, es como manejar un automvil por medio de su espejo retrovisor, puesto que Astos +ya sucedieron.. %e debe "acer seguimiento del cumplimiento de su estrategia para el logro de sus objetivos estratAgicos. Disponer de datos sin analizar y emplearlos para la toma de decisiones, no sirve de nada. Es conveniente que la empresa/organizacin disponga de instancias formales, espec!ficamente creadas para que la informacin

de seguimiento sea analizada en todas las reas y se tomen las decisiones que sean necesarias para ajustar la ruta de la empresa/organizacin

=8 A$A,ISIS &E ,A I$%O-MACI/$

1un ca

9 =848 %e obtienen datos de los resultados contables del negocio. =858 %e obtienen datos de resultados financieros y -omerciales del negocio. =8:8 %e "acen reuniones de anlisis de datos para tomar decisiones y compromisos y se registran los acuerdos de ellas 4actas6. =8;8 %e usa ese anlisis para planificar. =8<8 %e comunica al personal involucrado la informacin de los resultados de la empresa/organizacin.

Es de una vez y de la misma forma 4

%iempre y de la misma forma 5

%e "a evaluado para mejorarla :

S*12O2A,ES ? .*$2A3E C-I2E-IO =

"8 C-I2E-IO -ES.O$SA1I,I&A& SOCIA,

:na empresa/organizacin que no observa una conducta socialmente responsable est privndose, en el largo plazo, de ser competitiva. De igual forma, los resultados futuros pueden verse afectados, positiva o negativamente, por la presin de la comunidad que la rodea. Ista puede, desde obligar su salida del rea en la que se encuentra ubicada, "asta apoyar su e8pansin. En gran medida lo anterior depende de una estrategia e8pl!cita con respecto a su comunidad y el involucramiento de sus trabajadores y gerencia/direccin en ella.

"8 -ES.O$SA1I,I&A& SOCIA,

1un ca

9 "848 %e toman acciones para reducir los efectos negativos de los procesos de la empresa/organizacin sobre el medioambiente. "858 El personal, incluyendo la gerencia/direccin, participa en actividades de apoyo a la comunidad. "8:8 9a empresa/organizacin apoya en forma directa a instituciones de beneficencia u otras de bien p#blico.

Es de una vez y de la misma forma 4

%iempre y de la misma forma 5

%e "a evaluado para mejorarla :

S*12O2A,ES ? .*$2A3E C-I2E-IO "

(8 C-I2E-IO -ES*,2A&OS
:na empresa/organizacin sin resultados positivos no es viable en el largo plazo, de all! la importancia de obtener resultados que muestren los niveles y tendencias de los principales indicadores y mediciones que reflejan los resultados globales de la empresa/organizacin, as! como la satisfaccin de los clientes y empleados, la calidad de los proveedores, sus resultados en responsabilidad social y en la efectividad organizacional.

9a metodolog!a de evaluacin es funcin de la e8istencia de datos y del comportamiento de los indicadores que la propia empresa "a definido como los ms relevantes de seguir. -abe se$alar que un indicador es una magnitud utilizada para medir y comparar resultados efectivamente obtenidos.

(8 -ES*,2A&OS

1un ca

(84 9a empresa/organizacin tiene indicadores para medir sus resultados en la satisfaccin de los clientes (85 9a empresa/organizacin tiene indicadores para medir sus resultados operacionales y financieros del negocio (8: 9a empresa/organizacin tiene indicadores para medir los resultados del cumplimiento de sus planes de accin. (8; 9a empresa/organizacin 9 tiene indicadores para medir sus resultados en responsabilidad social (8< 9a empresa/organizacin tiene indicadores para medir sus resultados en la satisfaccin de los empleados (8= 9a empresa/organizacin 9 tiene indicadores para medir sus resultados en la calidad de los proveedores S*12O2A,ES ? .*$2A3E C-I2E-IO (

Es de una vez y de la misma forma 4 4

%iempre y de la misma forma 5

%e "a evaluado para mejorarla :

.*$2A3E %I$A,#

0unt aje -rite rio 3

0unt aje -rite rio 2

0unt aje -rite rio 7

0unt aje -rite rio ?

0unt aje -rite rio )

0unt aje -rite rio 5

0unt aje -rite rio J

0unt aje -rite rio ,

B
T<T( 9

C %elicitaciones por Da'er respondido el cuestionario SIGAE I$2E-.-E2ACI/$ &E, .*$2A3E

.*$2 A3E $IFE, &E GES2I/$ I$2E-.-E2ACI/$ .ASO ,/GICO -ECOME$ &A&O I$S2-*ME$2 O &E CO%I$A$CIA MIE$2O CO-%O B<EE1T< ( 9( -(9&D(D

9 a :<

&1&-&(9

9a empresa/organizacin est en los inicios de una gestin de calidad y tiene muc"o que ganar al implementar prcticas que aumenten su viabilidad. 9a empresa/organizacin realiza acciones preliminares en la utilizacin de prcticas de gestin, adecuadas a las e8igencias bsicas, para que su negocio pueda sobrevivir en el medio. %in embargo, le falta aplicar de manera ms reiterativa las prcticas 4sistemticamente6 y analizar los resultados obtenidos para poder mejorar. 9a mayor!a de las prcticas de gestin "an sido aplicadas, seg#n la frecuencia que la misma organizacin "a establecido. 9a empresa/organizacin "a iniciado un proceso de mejora sustancial de la gestin 4planificacin, anlisis y utilizacin de la informacin, gestin de partes interesadas, etc.6 y de los procesos de produccin y entrega del 4de los6 producto4s6 o servicio4s6 principal4es6.

&mplementa r 1-" 2K*K

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&mplementa r el %istema de 'estin seg#n la norma &%< K**3/2***

B<EE1T< ( 9( -(9&D(D

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&1TEREED& <

&mplementa r %istema Escalonado de Eejora -ontinua 4%EE-6, 1ivel (vanzado de 'estin

B<EE1T< ( 9( -(9&D(D

49=G 4< 9

(F(1M(D <

9a empresa/organizacin va rumbo "acia una gestin de e8celencia, porque no slo aplica permanentemente las prcticas necesarias sino que tambiAn las "a evaluado para mejorarlas. 9os l!deres de la empresa/organizacin tienen claridad del que"acer de ella, se planifica responsablemente el rumbo que "a de seguir y se involucra al personal como colaboradores y beneficiarios de los planes de accin.

0ostular al 0remio 1acional a la -alidad 401-6

1< T&E1E