PLANIFICACIN DEL TRABAJO DIARIOI - Presentation Transcript

PLANIFICACION DEL TRABAJO DIARIO Profa. Nilda Santiago Lebrn Revisado en 2008 1. Planificacin del Trabajo Diario 1. 2. 3. Conlleva una evaluacin continua. Es la clave del xito para el asistente administrativo El profesional de oficina debe organizar el trabajo para hacer buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y efectividad en la realizacin de las tareas, as economiza esfuerzo y logra mayor productividad. Conocer el trabajo Adquirir buenos hbitos de trabajo

4. 5. 2.

Planificacin del Trabajo El Plan Diario consiste de las tareas que se deben realizar durante un da en particular, siempre se debe proveer tiempo para las situaciones imprevistas que puedan surgir. Algunos hbitos que ayudan en la realizacin del plan diario de trabajo son: Puntualidad Comenzar a tiempo Clasificar las tareas y establecer prioridades Hacer un Plan diario de trabajo

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Organizacin del Area del Trabajo El rea de trabajo inmediata del asistente administrativo es su escritorio, por lo cual debe estar organizado de acuerdo con el trabajo que realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus actividades.

Mantener la superficie del escritorio ordenada. Mantener el telfono en el lado del escritorio que le resulte ms cmodo para facilitar la toma de mensajes. Evaluar cuidadosamente qu equipos, bandejas, organizadores verticales, y otros se necesitan. Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas. Usar gavetas ms cercanas a la computadora o mquina de escribir para mantener el papel con membrete, papel para segunda hoja, sobres y otros materiales, si el escritorio tiene gavetas a ambos lados. Colocar la computadora en una esquina del escritorio para dejar la superficie del mismo lo ms libre posible

Puntualidad Se debe llegar al trabajo a tiempo o antes de la hora indicada. Es un compromiso que debe cumplir todo empleado. As har uso correcto del tiempo y completar las tareas asignadas.

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PUNTOS A CONSIDERAR

Comenzar a tiempo Cuando se llega al trabajo hay que empezar a trabajar. El personal no debe ir a maquillarse, hablar con los compaeros sobre la novela, las noticias, desayunar, leer el perodico, etc. Ya que hay ocasiones que tardan casi una hora en comenzar a trabajar

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Clasificar las Tareas Las tareas de oficina pueden ser clasificadas entre: lo que es urgente lo que es para hoy lo que puede esperar Continuacin Lo que es urgente es que no puede esperar, hay que hacerlo ahora. Contestar una llamada telefnica, enviar un fax, atender un visitante, etc. Lo que es para hoy puede hacerse durante la maana o la tarde del da. (concertar una cita) Lo que puede esperar puede hacerse cualquier otro da de la semana (archivar) Clasificar las Tareas Tambin se pueden clasificar como:

o o o

Tarea de rutina toman menos tiempo, pues se realizan con ms frecuencia. Tarea asignada son las que da el ejecutivo y surgen de situaciones especficas. Vienen con instrucciones especiales y hay que realizarlas en el momento. Tarea original o creativa - son creadas por el asistente administrativo para lograr su eficiencia y realizarlas en menos tiempo.

Establecer Prioridades Establecer prioridades permite realizar las tareas ms importantes. Es importante consultar con el ejecutivo para que este autorice dichas prioridades. Cuando se trabaja con ms de un ejecutivo se deben realizar las tareas de ste primero ya que es el jefe inmediato. Sin embargo, es importante consultar . Continuacin Hacer un Plan de Trabajo Se realiza en los ltimos minutos de la tarde anterior o en el da de trabajo en los primeros minutos. En las tiendas de materiales de oficina venden unas libretas que se titulan Para hacer hoy Cada hoja se identifica con la fecha del da y se escriben los asuntos en orden de prioridad. Tambin se pueden clasificar las tareas pendientes. 7. Para hacer hoy Cotejo Hora Actividad 8. Plan de Trabajo Electrnico 9. Continuacin Al preparar el Plan Diario se debe considerar: o Al lado de cada tarea incluir el tiempo aproximado que le tomar realizarla. o Cotejar los asuntos pendientes en el tarjetero y anotarlos en la Hoja de Trabajo Diario. o Anotar en el calendario de escritorio los asuntos para recordrselos al ejecutivo. o Comparar el calendario de su escritorio con el de su jefe y reconciliarlo. o Cotejar los asuntos pendientes que tenga anotado en su libreta y pasarlos al Plan Diario. 10. Continuacin Al llegar a la oficina usted debe: o Cotejar el Plan Diario si lo dej preparado o prepararlo rapidamente. o Colocar en la oficina del ejecutivo copia de las tareas que se realizarn ese da, si no las dej. o Revisar los expedientes, los tarjeteros y las libretas de notas. o Hacer anotaciones a las tareas que haya que darle seguimiento. o Activar las computadoras, fotocopiadoras, impresoras, fax 11. Continuacin Al llegar a la oficina usted debe: o Localizar informes en los archivos. o Verificar si el ejecutivo trabajo hasta tarde y dej instrucciones para atender algun asunto. o Archivar diariamente. Si lo hace semanal, estar pendiente de colocar los documentos por fechas, las ms reciente al frente. 12. EN RESUMEN Las siguentes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hbitos que Hacer el trabajo bien desde la primerafacilitan la realizacin del trabajo: Acostumbrese a cotejar el trabajo en la pantalla antes de 6.

imprimirlo ovez . No dejar tareas inconclusas siempreantes de sacar la copia de la maquinilla. Sacar tiempo diariamente para planificar y organizar elque sea posible. Concentrarse en la tarea que est realizando.trabajo. 13. o Saber manejar las interrupciones. o Agrupar tareas relacionadas para evitar perder el tiempo. o Asignar tiempo a cada tarea. o Adelantarse a situaciones que pueden ocurrir. o Hacer un plan flexible para manejar imprevistos. o Ambientar el rea para poder trabajar con documentos confidenciales o con tareas urgentes especiales. o Fijar un recordatorio en un sitio visible para aquellas tareas que hay que realizar en un ahora expecfica. o Minimizar las interrupciones de compaeros de trabajo.