REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CTEDRA: ORGANIZACIN Y MTODOS

Dra. Mnica Carbonell

Maracaibo, octubre de 2013

Tema 1. Departamento de Organizacin y Mtodos

Definicin
Las Unidades de Organizacin y Mtodos se ocupan de asesorar tcnicamente el planteamiento y la ejecucin de las reformas que dependieran directamente del titular de cada rea o departamento. O asesorar al funcionario en el que se delegar la autoridad en materia de coordinacin y racionalizacin administrativa. Entonces el Departamento de Organizacin y Mtodos es un rea o divisin que se encarga de analizar, disear y/o redisear los sistemas administrativos con el fin de lograr la racionalizacin, administracin de recursos, reorganizacin, modernizacin y simplificacin de trmites.

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Funciones Principales del Dpto. de Organizacin y Mtodos El Departamento de Organizacin y Mtodos cumple las siguientes funciones: Rene Informacin: lo que implica un proceso de investigacin de hechos para obtener datos sobre: recursos humanos, tcnicos, tecnolgicos, tiempo, espacio fsico. Utilizando diversas herramientas o instrumentos de recoleccin de informacin como: entrevistas, cuestionarios, observacin, entre otras. Clasifica los datos para su interpretacin: es necesario ordenar los datos para analizarlos y as lograr el diagnstico de la situacin problemtica. Propone medidas de racionalizacin: los analistas debern basarse en los resultados del anlisis-diagnstico para formular recomendaciones adecuadas, buscando que su propuesta asegure que los sistemas administrativos, recursos, servicios, reformas, modernizacin, entre otros, hagan a la empresa alcanzar sus objetivos con el mximo aprovechamiento de los recursos.

Dichas funciones contribuirn a la eficacia de las acciones administrativas, disminuyendo costos, al basar sus soluciones en la integracin de los departamentos, sus procesos y recursos para lograr los objetivos establecidos. Y eficiencia en la utilizacin de los recursos asignados a la organizacin (humanos, tcnicos, financieros, de tiempo, tecnolgicos, entre otros) al realizar cambios a nivel de los sistemas administrativos.

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Ubicacin
El Departamento de Organizacin y Mtodos ejerce una funcin de staff apoyo, destinada a ayudar o asesorar al ejecutor, es decir, este tipo de unidades se adscriben a la mxima autoridad de la organizacin o dependen del rgano encargado de las funciones relacionadas con la planeacin, programacin, sistemas o del responsable del manejo de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos (llamado muchas veces departamento de Administracin) Gmez Ceja (2004)seala que debido a la naturaleza de las funciones que realiza este departamento puede ser identificado en la estructura de las organizaciones con diferentes nombres, los cuales se le asignan de acuerdo a las necesidades o requerimientos de cada empresa: Organizacin y Mtodos Asistencia Tcnica Asesora Tcnica Apoyo Tcnico Sistemas y Procedimientos Organizacin y Sistemas Anlisis y estudio Organizacional Sistema de apoyo Estudios Administrativos Normatividad y Sistemas Administrativos Se puede concluir entonces que es una unidad asesora que acta como un todo y que se relaciona o asocia con los procesos de trabajo de los diferentes departamentos que conforman la estructura de cualquier organizacin.

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Ubicacin
Se requiere que el Departamento de Organizacin y Mtodos tenga una ubicacin en la estructura orgnica que le permita ejecutar sus actividades de: anlisis, diagnstico, soluciones y evaluaciones a los sistemas administrativos en forma independiente del personal y del departamento objeto de anlisis. De lo antes expuesto, se puede resumir lo siguiente: El Departamento de Organizacin y Mtodos al ser un rgano asesor su actuacin es macro, es decir, los estudios que emprende abarcan a todas las partes o subsistemas que conforman la estructura organizacional. Actuando en forma macro logra el manejo de los detalles relacionados con el hecho u objeto que estudia. Manejando los detalles localiza datos precisos para fundamentar las decisiones y por ende el conjunto de soluciones destinados a resolver los problemas administrativos. Como es un rgano asesor de apoyo su trabajo es a tiempo completo requiriendo ayuda a tiempo parcial del personal supervisorio y de su equipo de supervisados. Como sirve bsicamente de apoyo a la alta direccin de la empresa, su ubicacin idnea en la estructura de la empresa es por debajo de la gerencia general, presidencia, vicepresidencia y por arriba de los departamentos bsicos u rganos ejecutores con autoridad de lnea.

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Perfil del especialista de Sistemas y Procedimientos Administrativos
Por ser la persona encargada del diseo de los sistemas y procedimientos de la empresa, puede ser: administrador, economista, contador, siempre que posea adems de una amplia cultura general, gran inventiva, criterio propio autnomo, sentido comn, capacidad para crear nuevas ideas y alternativas, capacidad para diagnosticar con precisin y para juzgar con acierto los problemas concretos que existan en situaciones complejas. Por todo ello, para que un analista en el rea administrativa pueda llevar a cabo de manera exitosa el proceso de investigacin, anlisis, diseo de planes de accin, debe poseer algunas caractersticas o competencias especficas.

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Caractersticas del Perfil o competencias del personal que labora en el Departamento
Conocimiento de tcnicas de observacin: de la realidad y de documentos. Conocimiento de tcnicas de encuestas: para recolectar informacin a travs de cuestionarios, entrevistas. Capacidad de anlisis: para que los datos e informacin recolectada pueda organizarse. Manejo de tcnicas de anlisis: como organigramas, flujogramas, auditorias que sirvan de soporte para el estudio y facilite el diagnstico de la situacin planteada. Capacidad de sntesis: para formular respuestas precisas a las interrogantes encontradas durante la investigacin. Qu trabajo se hace? Para qu se hace?Quin lo hace? Dnde se hace? Cmo se hace? Cundo se hace?Con qu se hace? Capacidad creativa: permite formular soluciones u ofrecer recomendaciones basadas en su imaginacin y experiencia. Conocimiento sobre elaboracin de informes: es vital que el analista sepa redactar informes, en los cuales se detalle el procedimiento seguido desde el inicio del estudio hasta su finalizacin para presentarlo a los directivos.

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Creacin de la Unidad de Organizacin y Mtodos

Al crear la Unidad o dpto. de Organizacin y Mtodos: Primero se deben formular los objetivos, polticas, estrategias y funciones. Segundo seleccionar al recurso humano de acuerdo a sus perfiles para poder asignar los proyectos o actividades que tendr esta rea. Tercero y teniendo en cuenta los diagnsticos o estudios que se hagan de las diferentes reas de la institucin se fijarn las polticas y procedimientos a seguir por el nuevo departamento.

Estos tres pasos se harn tomando en consideracin el ambiente interno y externo de la institucin as como las normativas que emanan de los diferentes organismos rectores. Luego se proceder a la recoleccin y preparacin de la informacin a travs de las tecnologas de la informacin, revisando datos, reportes, grficos, formatos, archivos, documentos de diversa ndole

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Funciones genricas de la Unidad de Organizacin y Mtodos

- Elaborar programas que normen el curso de accin en la planeacin de procesos y mtodos tendientes a mejorar la operacin de la empresa. - Programar estudios que se realizarn en la unidad, usando tcnicas de anlisis administrativos idneas. - Determinar la viabilidad de los estudios solicitados a la unidad para proponer su realizacin estableciendo las bases que los fundamenten. - Lograr que todo el personal de la empresa colabore y participe a efecto de analizar estudiar e implantar los mejores sistemas de trabajo. - Analizar y diagnosticar sobre mtodos de operacin administrativos en uso, que afecten los programas de trabajo de la institucin. - Asesorar las reas de la empresa que lo soliciten, en lo que respecta a interpretacin y aplicacin de los sistemas administrativos.

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Funciones genricas de la Unidad de Organizacin y Mtodos

- Dirigir las investigaciones que se requieren en la realizacin de los estudios, indicando a los responsables los objetivos de las mismas y el programa de su ejecucin. - Dirigir la preparacin de manuales de organizacin, as como su presentacin para su aprobacin. - Vigilar la implantacin y el mantenimiento de los manuales elaborados. - Coordinar la presentacin de los nuevos proyectos a los diferentes usuarios para obtener su aprobacin y proceder a su implantacin, as como realizar la presentacin de estudios especiales. - Organizar e intervenir en juntas o reuniones que tengan como finalidad el anlisis de estudios y proyectos en los que intervenga la unidad de organizacin y mtodos. - Colaborar en la aplicacin de las normas que regulan las actividades de la empresa, en particular de sus reglamentos, instructivos, y circulares internas.

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Funciones genricas de la Unidad de Organizacin y Mtodos

- Supervisar que se lleve un catlogo de formas actualizado, as como establecer los perodos de revisin y modificacin de las que se utilicen en la empresa. - Investigar innovaciones en materia de organizacin y mtodos y adaptarlos a las necesidades de la empresa. - Proponer y desarrollar seminarios y cursos sobre organizacin y procedimientos administrativos a personal de los distintos niveles jerrquicos. - Autorizar y controlar los gastos del departamento, de acuerdo con el presupuesto autorizado. - Proponer y desarrollar los estudios necesarios para el mejor aprovechamiento de las reas de trabajo.