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1. Ingreso de Personal Administrativo

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Elaborado por: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento-

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
Revisado por: Aprobado por:

Jefe Sección de Relaciones Laborales

Jefe División de Recursos Humanos

TABLA DE CONTENIDO 1 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4 4.1 OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Concurso Externo Concurso Interno Empleado Público Administrativo Personal a Termino Fijo Provisional Supernumerario Trabajador Oficial Vinculación POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normatividad, Políticas y Condiciones Generales 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 5 5

4.2 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Selección de Personal Administrativo 4.3 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Vinculación de Empleados Públicos Administrativo 4.4 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Vinculación de Trabajadores Oficiales

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4.5 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Selección y Vinculación de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción 4.6 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Selección y Vinculación de Supernumerarios y Provisionales 4.7 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Selección y Vinculación de Personal a Término Fijo

5 5 6

4.8 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Carnetización de Personal 6 5 6 6.1 6.2 6.3 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Selección de Personal Administrativo Vinculación de Empleados Públicos Administrativos Vinculación de Trabajadores Oficiales 6 7 7 11 15 17 18 19 21 23 23 23 23

6.4 Selección y Vinculación de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción 6.5 6.6 6.7 7 8 9 9.1 Selección y Vinculación de Supernumerarios y Provisionales Selección y Vinculación de Personal a Término Fijo Carnetización de Personal PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS ANEXOS Formularios de Seguridad Social

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1 OBJETIVO Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para el ingreso de personal Administrativo: Empleado Público o Trabajador Oficial.

2 ALCANCE El manual contiene desde las Actividades de Convocatorias, hasta su carnetización que lo identifica como funcionario de la Universidad.

3 DEFINICIONES 3.1 Concurso Externo Se realiza cuando las vacantes no son provistas mediante Concurso Interno. 3.2 Concurso de Ascenso Se realiza cuando las vacantes no son provistas mediante Traslado. Pueden participar funcionarios de todas las dependencias de la Universidad, siempre y cuando cumplan con los requisitos mínimos exigidos y laboren en un cargo de menor nivel. 3.3 Empleado Público Administrativo Son empleados públicos quienes sean vinculados por la Universidad a través de una relación legal reglamentaria. 3.4 Personal a Termino Fijo Es aquel que tiene un límite en el tiempo. Las partes determinan exactamente la fecha en que ha de terminarse el contrato. 3.5 Provisional Se aplica cuando no es posible proveer de manera definitiva un cargo con empleados que reúnan los requisitos mínimos para su desempeño, o que sea necesario hacer una selección mediante el sistema de méritos y que no pueda efectuarse el concurso correspondiente. La duración de un nombramiento provisional no podrá exceder de cuatro (4) meses, circunstancia esta que deberá consignarse en el acto administrativo correspondiente

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3.6 Supernumerario El personal supernumerario se desempeña en actividades temporales en cargos de Empleados Administrativos por motivo de permisos sindicales permanentes, vacancia transitoria producida por licencias, incapacidades y comisiones y para desarrollar actividades de carácter netamente transitorio. Su vinculación se efectuará hasta por un máximo de tres meses y no tendrán el carácter de empleados públicos, ni de trabajadores oficiales. 3.7 Trabajador Oficial Son trabajadores oficiales aquellas personas que sean vinculadas a la Universidad por una relación de carácter contractual laboral, así prevista por la normatividad interna de la Universidad. Los trabajadores oficiales se regirán por lo previsto en el respectivo contrato, la Convención Colectiva de Trabajo vigente y el reglamento interno de trabajo. 3.8 Vinculación Proceso para el trámite de documentos, revisión de antecedentes y afiliaciones requeridas para la inclusión en planta de un nuevo funcionario, así como la metodología para que reciba la inducción institucional y en el puesto de trabajo.

4 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1 Normatividad, Políticas y Condiciones Generales • Acuerdo No. 004 de 1984, del Consejo Superior "Por el cual se expide el Estatuto de Personal Administrativo " • Convención Colectiva 4.2 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Selección de Personal Administrativo • Decreto Ley 1042 de 1978. Artículo 83. "Para suplir las vacantes temporales de los empleados públicos, podrá vincularse personal supernumerario". • Resolución No. 010. Febrero 13 del 2004. Del Consejo Superior. " Por la cual se otorga una autorización" para suplir las vacantes temporales de los empleados públicos con personal supernumerario y Trabajadores Oficiales.”

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4.3 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Vinculación de Empleados Públicos Administrativo En las vinculaciones definitivas, si el candidato nombrado no acepta su vinculación se debe llamar al siguiente en la lista de elegibles para el cargo que se va a proveer. Aquel candidato que no acepte su vinculación, debe expresarlo por medio de una carta, la cual quedará como constancia de la decisión tomada por el mismo. Cuando el candidato seleccionado no pasa el examen de Salud Ocupacional, se le comunica que no puede seguir con el proceso y se llama al siguiente en la lista de elegibles. 4.4 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Vinculación de Trabajadores Oficiales En caso de que el candidato seleccionado no acepte la vinculación definitiva al cargo en la Universidad, la División de Recursos Humanos seleccionará a la siguiente persona en la lista de elegibles para el cargo que se va a proveer. Aquel candidato que no acepte su vinculación, debe expresarlo a través de una comunicación escrita, la cual quedará como constancia de la decisión tomada por el mismo. Cuando el candidato seleccionado no pasa el examen de Salud Ocupacional, la Sección de Relaciones Laborales se encarga de comunicar a la persona, que no puede continuar con el proceso de vinculación y se contacta al siguiente en la lista de elegibles. 4.5 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Selección y Vinculación de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción El personal de libre nombramiento y remoción pertenece a la rama de los Administrativos, el cual integra el personal administrativo de la Universidad del Valle. 4.6 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Selección y Vinculación de Supernumerarios y Provisionales

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Los supernumerarios se vincularán con la asignación correspondiente al grado 01 del cargo al cual correspondan sus funciones. La Resolución de Nombramiento se realiza según la duración del reemplazo, y por un máximo de tres (3) meses para Supernumerario. 4.7 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Selección y Vinculación de Personal a Término Fijo Este procedimiento se desarrolla para reemplazar Trabajadores Oficiales (Aseador, Jardinero, Plomero o Electricista), por incapacidad médica, comisión no remunerada, licencia no remunerada, licencia de maternidad y permiso sindical permanente. Para la contratación de trabajo a Término Fijo, los funcionarios se vincularán con la asignación correspondiente al grado 01 del cargo al cual correspondan sus funciones y las prestaciones sociales serán las establecidas en la Ley. 4.8 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Carnetización de Personal Para la emisión de carnés de identificación de funcionarios públicos de la Universidad del Valle, se debe diligenciar semanalmente la información requerida (datos del funcionario), en los listados propios de la empresa contratista. El número mínimo de carnés que semanalmente conforman el listado de remisión, es de veinte (20). 5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL (No Aplica)

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6 PROCEDIMIENTOS ▲: Indica que se trata de una Actividad de Control. 6.1 Selección de Personal Administrativo
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Apertura de A- Elaborar proyecto de convocatoria con la Concurso Interno o siguiente información: tipo de convocatoria Externo (Interna o Externa), información del cargo (denominación, grado, código y salario), ubicación orgánica y jerárquica, número de vacantes, Profesional de Proyecto de requisitos mínimos, funciones específicas, cronograma (lugar y fecha de inscripciones, Relaciones Laborales Convocatoria (Interna (Psicólogo) o Externa) pruebas, reclamaciones, publicación de listados definitivos), tipos de pruebas, carácter de las pruebas (clasificatorias o eliminatorias), valor de las pruebas y puntaje mínimo de aprobación del concurso. B- Revisar y dar convocatoria. ▲ Jefe Sección Relaciones Laborales Jefe División Recursos Humanos. C- Revisar y dar Vo.Bo. al proyecto de Vicerrector convocatoria. ▲ Administrativo D- Aprobar la Convocatoria y devolverla al Rector Profesional de Relaciones Laborales. ▲ E- Publicar Convocatoria, en Página Web de la Profesional de Universidad, Cartelera de Recursos Humanos y Relaciones Laborales en Carteleras de Facultades, Institutos, Escuelas (Psicólogo) y Coordinaciones Administrativas. Cuando es Jefe Sección concurso externo publicar convocatoria en diario Relaciones Laborales de circulación nacional. F- Imprimir y entregar a los aspirantes el formato Profesional de de Hoja de Vida, el cual contiene un instructivo de Formato de Hoja de diligenciamiento y las instrucciones para Relaciones Laborales Vida (Psicólogo) inscripción a concursos. G- Recibir las inscripciones a la Convocatoria, en Profesional de los días estipulados y diligenciar el comprobante Relaciones Laborales de inscripción. (Psicólogo) H- Elaborar el informe de inscripciones, que Profesional de contiene el número de hojas de vida recibidas por Relaciones Laborales cada convocatoria. (Psicólogo) Comprobante de inscripción Informe de Inscripciones Vo.Bo. al proyecto de

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ETAPA

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE I- Repetir las actividades A a F (como Concurso Profesional de Externo), si el Concurso Interno se declara Relaciones Laborales desierto. (Psicólogo) A- Revisar los documentos de inscripción, confrontarlos con los requisitos de la Profesional de convocatoria, y aplicar, según el caso el Decreto Relaciones Laborales de Equivalencia. ▲ (Psicólogo)

2. Lista de Admitidos y No Admitidos

B- Elaborar Listado de Admitidos y No Admitidos, Profesional de Listado de Admitidos aclarando el motivo de la no admisión. Relaciones Laborales y No Admitidos (Psicólogo) C- Revisar y firmar el Listado de Admitidos y No Jefe de Relaciones Admitidos. ▲ Laborales D- Publicar el Listado de Admitidos y No Profesional de Admitidos en Cartelera de Recursos Humanos y Relaciones Laborales Página Web de la Universidad. (Psicólogo) Jefe Sección Relaciones Laborales 3. Reclamaciones A- Atender los reclamos por no admisión y recibir Profesional de documentos adicionales aportados por aspirantes. Relaciones Laborales (Psicólogo) B- Revisar los documentos entregados por los Profesional de aspirantes. ▲ Relaciones Laborales (Psicólogo) C- Elaborar Listado definitivo de Admitidos. Profesional de Listado definitivo de Relaciones Laborales Admitidos (Psicólogo) D- Revisar y firmar el Listado definitivo de Jefe Sección Admitidos. ▲ Relaciones Laborales E- Publicar el Listado definitivo de Admitidos, en Profesional de Cartelera de Recursos Humanos y Página Web Relaciones Laborales Listado definitivo de Admitidos de la Universidad. (Psicólogo) 4. Pruebas de A- Definir la prueba de conocimiento específica Profesional de Prueba de Conocimiento para la convocatoria. Relaciones Laborales Conocimiento (Psicólogo) B- Solicitar por escrito, las pruebas de Profesional de conocimiento a la Dependencia respectiva, si las Relaciones Laborales pruebas no existen en el banco de pruebas. (Psicólogo) C- Elaborar la prueba de conocimiento y enviarla al Profesional de Relaciones Laborales Jefe de Dependencia (Psicólogo).

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ETAPA

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RESPONSABLE Profesional de Relaciones Laborales (Psicólogo) REGISTROS

ACTIVIDAD D- Revisar la prueba de conocimiento. ▲

E- Establecer cronograma y reservar sala para la Profesional de realización de las pruebas. Relaciones Laborales (Psicólogo) F- Solicitar mediante comunicación escrita, un Profesional de veedor de Sintraunicol. Relaciones Laborales (Psicólogo) G- Publicar en Cartelera de Recursos Humanos y Profesional de Página Web de la Universidad, las fechas de Relaciones Laborales realización de las pruebas. (Psicólogo) H- Aplicar las pruebas de conocimiento. Profesional de Prueba de Relaciones Laborales Conocimiento (Psicólogo) I- Calificar las pruebas de conocimiento. Profesional de Relaciones Laborales (Psicólogo) J- Elaborar Listas de Resultados y presentar al Profesional de Jefe de Relaciones Laborales, para revisión. Relaciones Laborales Listas de Resultados (Psicólogo) K- Firmar Listas de Resultados. ▲ Jefe Sección Relaciones Laborales L- Publicar las Listas de Resultados en Cartelera Profesional de de Recursos Humanos y Página Web de la Relaciones Laborales Universidad. (Psicólogo) - Jefe Sección de Relaciones Laborales 5. Pruebas Psicotécnicas y Análisis de Antecedentes A- Seleccionar las materias de pruebas a aplicar, Profesional de de acuerdo al cargo. Relaciones Laborales (Psicólogo) B- Realizar las actividades E a K de la Etapa 2. Profesional de Pruebas de Conocimiento. Relaciones Laborales (Psicólogo) C- Estudiar Hoja de Vida del candidato según los Formato de Hoja de soportes suministrados y asignar puntajes en el Profesional de Vida para Concursos formato Análisis de Antecedentes, de acuerdo a lo Relaciones Laborales no Docente establecido en la normatividad. ▲ (Psicólogo) Formato Análisis de Antecedentes

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ETAPA 6. Entrevistas

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7. Resultados del Concurso

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Brindar inducción a los Jefes de Dependencia, Profesional de sobre la realización de las entrevistas, y el uso del Relaciones Laborales Formato de formato de la misma. (Psicólogo) Entrevista Jefe de Dependencia B- Solicitar mediante comunicación escrita, un Profesional de veedor de Sintraunicol. Relaciones Laborales (Psicólogo) C- Realizar entrevistas. Profesional de Relaciones Laborales (Psicólogo) Jefe de Dependencia D- Asignar calificaciones respectivas a las Profesional de entrevistas. Relaciones Laborales (Psicólogo) Jefe de Dependencia E- Elaborar Listas de Resultados de entrevistas. Profesional de Relaciones Laborales Listas de Resultados (Psicólogo) A- Elaborar un informe donde se consignen en estricto orden de méritos, los aspirantes que Profesional de cumplen con los requisitos para ser elegibles (Lista de Elegibles), según Listas de Resultados Relaciones Laborales Lista de Elegibles (Psicólogo) de pruebas de conocimiento, pruebas psicotécnicas, antecedentes y entrevistas. B- Revisar y firmar Lista de Elegibles. ▲ Jefe Sección Relaciones Laborales

C- Entregar la Lista de Elegibles y las Hojas de Profesional de Vida de los candidatos seleccionados, al Profesional de Relaciones Laborales, para su Relaciones Laborales (Psicólogo) respectiva vinculación. D- Publicar la Lista de Elegibles en Cartelera de Profesional de Recursos Humanos y Página Web de la Relaciones Laborales Universidad. (Psicólogo) , Jefe Sección Relaciones Laborales E- Recopilar la información de cada convocatoria Profesional de y archivar en sus respectivas carpetas en el Relaciones Laborales archivo de Selección de Personal. (Psicólogo)

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6.2 Vinculación de Empleados Públicos Administrativos
ETAPA 1. Entrega de documentos para inicio del proceso de vinculación ACTIVIDAD RESPONSABLE A- Recibir la Lista de Elegibles y las Hojas de Vida de las personas seleccionadas, del Profesional de Profesional de Relaciones Laborales (Psicólogo), Relaciones Laborales para iniciar la vinculación. B- Elaborar y enviar Cartas de Comunicación para las personas seleccionadas, aclarando que han Profesional de sido seleccionadas; que tienen un plazo de 5 Relaciones Laborales días para confirmar mediante carta si aceptan el nombramiento. C- Contestar carta de comunicación con la respectiva decisión y entregarla personalmente en la División de Recursos Humanos. Persona Seleccionada REGISTROS

D- Entregar a la persona seleccionada, el documento "Instructivo de Vinculaciones", anexar todos los formatos relacionados en dicho documento, incluidos los de vinculación a Profesional de seguridad social, según su elección, explicar el proceso a seguir y cual es el plazo máximo para Relaciones Laborales tramitar los requisitos para el Examen de Médico de Ingreso, de cuyo resultado depende la continuidad del proceso. E- Llamar al siguiente en la Lista de Elegibles y repetir las actividades A y B de la presente Etapa, Profesional de si la persona seleccionada no acepta su Relaciones Laborales nombramiento. 2. Examen de Salud A- Elaborar y enviar comunicación escrita a la Ocupacional sección de Salud Ocupacional, solicitando Profesional de practicar examen médico de ingreso a las personas seleccionadas, indicando sus nombres y Relaciones Laborales cargo al que aspiran. B- Programar citas para el examen de Salud Secretaria de Ocupacional. ▲ Salud Ocupacional C- Comunicar telefónicamente a cada uno de las Secretaria de personas seleccionadas la fecha y la hora del Salud Ocupacional examen de Salud Ocupacional. D- Tramitar los documentos Exámenes clínicos, Fotocopia de la historia clínica y Fotocopia del documento de identidad. Persona Seleccionada

Instructivo de Vinculaciones

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ETAPA

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RESPONSABLE Persona Seleccionada REGISTROS

ACTIVIDAD E- Presentar el examen de Salud Ocupacional.

F- Elaborar y enviar a la División de Recursos Humanos, Informe de Salud Ocupacional Profesional de Salud definiendo si la persona seleccionada es Apta o Ocupacional No Apta. G- Elaborar una comunicación escrita a la persona seleccionada, especificando el motivo por el cual no puede ser nombrada (si el resultado Profesional de del examen médico de ingreso indica que es "No Relaciones Laborales Apta"), solicitar firma del Jefe de División de Recursos Humanos y anexar el Informe de Salud Ocupacional. ▲ H- Seleccionar al siguiente en la Lista de Profesional de Elegibles y repetir las Etapas 1 y 2 del presente Relaciones Laborales Procedimiento. 3. Imputación Presupuestal A- Elaborar la Imputación Presupuestal de cada una de las personas seleccionadas en la respectiva Dependencia y diligenciar los datos en el formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Común. B- Dar VoBo a la Imputación Presupuestal. ▲

Informe de Salud Ocupacional

Lista de Elegibles

Secretaria de la Dependencia

Solicitud de Registro Presupuestal Vinculaciones -Fondo Común-

Coordinador Administrativo de la Dependencia

C- Reclamar el Formato Solicitud de Registro Profesional Sección Presupuestal para Novedades por Fondo Común, de Relaciones en la Secretaría de la Dependencia. Laborales 4. Entrega de A- Tramitar todos los documentos necesarios Documentos en para el nombramiento o contratación, según las Recursos Humanos indicaciones del Instructivo de Vinculaciones. B- Entregar al Profesional de Relaciones Laborales, la totalidad de documentos tramitados, después de presentar el examen de Salud Ocupacional. C- Revisar que todos los documentos solicitados se encuentren correctamente diligenciados. ▲ Persona Seleccionada Persona Seleccionada Profesional de Relaciones Laborales Instructivo de Vinculaciones

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ETAPA

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE D- Devolver a la persona seleccionada los formularios de Seguridad Social (EPS, Pensión, Cesantías y ARP), formatos Reporte de cuenta Profesional de bancaria para pago de nómina, Actualización Hoja Relaciones Laborales de Vida, Pólizas de Seguro, Solicitud de Carné, y Estampillas, para presentarlos el día de la posesión o contratación. A- Elaborar el Proyecto de Resolución de Profesional de Nombramiento, anexar el Registro Presupuestal y Relaciones Laborales presentarlos para revisión. B- Dar VoBo al formato de Solicitud de Registro Jefe Sección Presupuestal para Novedades por Fondo Común Relaciones Laborales y al Proyecto de Resolución de Nombramiento. Jefe División ▲ Recursos Humanos C- Firmar el formato de Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Común y al Proyecto de Resolución de Nombramiento. ▲ Vicerrector Administrativo

5. Trámite de Resolución de Nombramiento y Registro Presupuestal

Resolución

D- Entregar el Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Común, a la Sección de Profesional de Presupuesto para que realicen el proceso de Relaciones Laborales reserva y sea ingresado. E- Otorgar el número de Reserva Presupuestal en el formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Común. Técnico de la Sección de Presupuesto

F- Enviar a Secretaría General, el Proyecto de Profesional de Resolución de Nombramiento y los documentos Relaciones Laborales soporte. G- Entregar el Formato de Solicitud de Registro Profesional de Presupuestal para Novedades por Fondo Común, Relaciones Laborales tramitado, al Técnico de Relaciones Laborales. H- Tramitar Resolución de Nombramiento. Secretaría General I- Firmar la Resolución Nombramiento y enviarla a Secretario General Rectoría. ▲ J- Firmar la Resolución de Nombramiento y Rector devolverla a Secretaría General. ▲ K- Enviar copias de la Resolución de Nombramiento a la Oficina Jurídica, a la Unidad Académico - Administrativa y a la División de Secretaría General Recursos Humanos.

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RESPONSABLE Secretaria de Oficina Jurídica Formato de Notificación REGISTROS

ACTIVIDAD L- Comunicar a la Persona Seleccionada que tiene 5 días hábiles para notificarse de la resolución.

6. Posesión de Empleados Públicos

M- Acudir a la Oficina Jurídica para notificarse del Persona nombramiento. Seleccionada A- Recibir de Secretaría General, copia de Técnico de Resolución de Nombramiento, firmada por el Relaciones Laborales Rector y el Secretario General. B- Elaborar Acta de Posesión y comunicarse con Técnico de la Persona Seleccionada para informarle que Relaciones Laborales debe presentarse a posesionarse. C- Confirmar que la Persona Seleccionada que se presenta, se haya notificado en la Oficina Jurídica y solicitarle que firme el Acta de Posesión (la Técnico de fecha de posesión se toma como el día de Relaciones Laborales vinculación e inicio de labores). ▲ D- Recibir de la Persona Seleccionada, los formularios de Seguridad Social (EPS, Pensión, Cesantías y ARP), formatos Reporte de cuenta Técnico de bancaria para pago de nómina, Actualización Hoja Relaciones Laborales de Vida, Pólizas de Seguro, Solicitud de Carné, y Estampillas. E- Cortar el desprendible Constancia de Solicitud de Carné, verificar los datos, colocar sello de Técnico de recibido en Recursos Humanos e informarle Relaciones Laborales cuando debe reclamar su carné.

Acta de Posesión

Acta de Posesión

F- Entregar al Técnico de Nómina el formato formato Solicitud de Solicitud de Registro Presupuestal para Registro Técnico de Novedades por Fondo Común, copia de la Presupuestal para Resolución de Nombramiento y el formato Relaciones Laborales Novedades por Actualización Hoja de Vida. Fondo Común 7. Ingreso al A- Diligenciar la información solicitada por el SIRH Sistema de Pagos y (Sistema de Información de Recursos Humanos), Archivo de Gestión según el grupo de liquidación, Formato Reporte Formato Reporte de Técnico de la de Cuenta Bancaria para pago de Nómina y los Cuenta Bancaria para Sección de Nómina documentos recibidos del Técnico de Relaciones pago de Nómina Laborales, con lo cual la Persona Vinculada queda ingresada en el Sistema de Pagos.

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RESPONSABLE REGISTROS

ACTIVIDAD B- Seguir la Etapa 1. del Procedimiento 1. Afiliación y Novedades a la Seguridad Social del Subproceso 5. Administración de la Seguridad Social.

C- Entregar el formato Solicitud de Carné, al Técnico de Formato Solicitud de Técnico de Relaciones Laborales encargado de la Relaciones Laborales Carné carnetización del personal. D- Anexar a los originales del Acta de Posesión y formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Común; copia de Técnico de Resolución de Nombramiento, para VoBo del Jefe Relaciones Laborales Sección de Relaciones Laborales y Jefe División Recursos Humanos; y firma del Secretario General y Rector. ▲ E- Archivar Acta de Posesión original para empastarla anualmente. (Ver 1. Procedimiento de Técnico de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Relaciones Laborales Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios). F- Entregar al Archivo de Gestión de Recursos Humanos, el original del formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Común, la copia del Acta de Posesión y de la Técnico de Resolución de Nombramiento para que sean Relaciones Laborales incluidos en la Historia Laboral de la Persona Seleccionada, con su Hoja de Vida.

6.3 Vinculación de Trabajadores Oficiales a Término Indefinido
ETAPA 1. Trámite de Registro Presupuestal ACTIVIDAD A- Seguir todas las actividades de las Etapas 1 a 4, del Procedimiento Vinculación de Empleados Administrativos. B- Dar VoBo al Formato de Solicitud de Registro Presupuestal por Novedades por Fondo Común RESPONSABLE REGISTROS

Solicitud de Registro Jefe División de Presupuestal Recursos Humanos Vinculaciones -Fondo ComúnVicerrector Administrativo

C- Aprobar el Formato de Solicitud de Registro Presupuestal por Novedades por Fondo Común

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Junio de 2008
ETAPA

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE D- Entregar el Registro Presupuestal por Novedades por Fondo Común, a la Sección de Profesional de Presupuesto para que realicen el proceso de Relaciones Laborales reserva y sea ingresado. E- Otorgar el número de Reserva Presupuestal en el formato Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Común. Técnico de la Sección de Presupuesto

2. Trámite de Contratación

A- Elaborar el contrato de trabajo.

Profesional de Contrato de trabajo Relaciones Laborales

B- Enviar el Contrato, los resultados de la Convocatoria y los documentos soporte Profesional de entregados por la Persona Seleccionada, para Relaciones Laborales revisión de la Oficina Jurídica. C- Revisar los documentos recibidos y enviar a Profesional Oficina Rectoría. ▲ Jurídica D- Firmar el Contrato y enviarlo a Recursos Rector Humanos. ▲ E- Comunicar a la persona seleccionada que Profesional de debe acercarse a Recursos Humanos para Relaciones Laborales entregar documentos y firmar el contrato. F- Recibir de la Persona Seleccionada, los formularios de Seguridad Social (EPS, Pensión, Cesantías y ARP), formatos para Reportar cuenta Técnico de bancaria para pago de nómina, para Actualización Relaciones Laborales Hoja de Vida, Pólizas de Seguro, para Solicitud de Carné y estampillas.

Formularios de Seguridad Social

G- Cortar el desprendible Constancia de Solicitud de Carné, verificar los datos, colocar sello de Técnico de Formato Solicitud de recibido en Recursos Humanos e informarle Relaciones Laborales Carné cuando debe reclamar su carné. H- Firmar el contrato de trabajo en la División de Persona Recursos Humanos. Seleccionada I- Entregar al Técnico de Nómina el formato Formato Solicitud de Registro Presupuestal para Técnico de Novedades por Fondo Común, copia de Contrato Relaciones Laborales Actualización Hoja de Vida y el formato Actualización Hoja de Vida. 3. Ingreso al A- Seguir las Actividades A a H de la Etapa 7. Formato Reporte de Sistema de Pagos y Ingreso al Sistema de Pagos y Archivo de Técnico de Nómina Cuenta Bancaria para Archivo de Gestión Gestión. pago de Nómina

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Junio de 2008
ETAPA

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE B- Enviar copia del Contrato y de los formularios de Seguridad Social al Archivo de Gestión de Recursos Humanos, para que sean incluidos en la Historia Laboral de la Persona Seleccionada. (Ver Técnico de 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del Relaciones Laborales Manual de Administración de Archivos).

6.4 Selección y Vinculación de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción
ETAPA 1. Proceso de Selección ACTIVIDAD A- Verificar si existe la vacante en la planta de cargos. B- Solicitar el perfil a la Dependencia del cargo. RESPONSABLE Profesional de Relaciones Laborales Profesional de Relaciones Laborales Profesional y Psicólogo de Relaciones Laborales Jefe de la Dependencia Jefe de la Dependencia Psicólogo de Relaciones Laborales REGISTROS

C- Enviar las Hojas de Vida del personal que cumplan con el perfil a la Dependencia solicitante.

D- Estudiar las Hojas de Vidas y criterios. E- Realizar la preselección de las Hojas de Vida para la entrevista. F- Programar las entrevistas con el candidato.

G- Llevar a cabo las entrevistas. Realizar los Profesional de pasos de la Etapa 6. Entrevistas, del Sección de procedimiento 1. Selección de Personal Relaciones Laborales Administrativo, del subproceso Ingreso de (Psicólogo), Personal Administrativos. Jefe de Dependencia H- Seleccionar la persona de acuerdo con el Jefe de la puntaje obtenido en la entrevista realizada. Dependencia A- Informar al candidato, mediante comunicación Profesional de escrita, que ha sido seleccionado para que Relaciones Laborales informe su aceptación.

Formato de Entrevista

2. Proceso de Vinculación

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ETAPA

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE B-Entregar los documentos y requisitos para la Profesional de vinculación. Relaciones Laborales C- Realizar los pasos de la Etapa 4, 5, 6 y 7 del procedimiento 2. Vinculación de Empleados Profesional de Administrativos, del subproceso Ingreso de Personal Administrativo. Relaciones Laborales

6.5 Selección y Vinculación de Supernumerarios y Provisionales
ETAPA 1. Selección y Vinculación ACTIVIDAD A- Recibir de la Dependencia, la solicitud para realizar reemplazo, indicando el motivo. RESPONSABLE Profesional y/o Psicólogo de Relaciones Laborales REGISTROS

B- Estudiar las Hojas de Vida y seleccionar lasque Profesional de cumplan con el perfil y especificaciones del cargo; Relaciones Laborales y enviarlas a la Dependencia. (Psicólogo) C- Revisar las Hojas de Vida, seleccionar a la persona e informar a la División de Recursos Jefe de Dependencia Humanos. ▲ D- Solicitar a la persona seleccionada los Profesional y/o documentos que acreditan su Hoja de Vida Psicólogo de (estudios, capacitaciones, experiencia, etc.), en Relaciones Laborales caso que no los tenga certificados previamente. E- Recibir de la persona seleccionada, los documentos que acreditan su Hoja de Vida. Profesional y/o Psicólogo de Relaciones Laborales

F- Revisar que los documentos aportados Profesional de demuestren el cumplimiento de los requisitos Relaciones Laborales especificados en el Manual de Funciones. ▲ (Psicólogo) G- Informar al Jefe de la Dependencia solicitante, y a la persona seleccionada, que no continúa el proceso, en caso que no cumpla con los Profesional de requisitos especificados en el Manual de Relaciones Laborales Funciones; y volver a la Actividad B de la presente Etapa.

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Junio de 2008
ETAPA

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS H- Informar a la persona seleccionada que debe iniciar el proceso de vinculación, en caso que Profesional de cumpla con los requisitos del Manual de Relaciones Laborales Manual de Funciones Funciones. I- Entregar a la persona seleccionada, el documento "Instructivo de Vinculaciones", anexar todos los formatos relacionados en dicho documento, incluidos los de vinculación a Profesional de seguridad social, según su elección, explicar el proceso a seguir y cual es el plazo máximo para Relaciones Laborales tramitar los requisitos para el Examen de Médico de Ingreso, de cuyo resultado depende la continuidad del proceso. J- Realizar las Actividades A a G de la Etapa 2. Examen de Salud Ocupacional, del Procedimiento 2. Vinculación de Empleados Administrativos. K- Realizar los pasos de la Etapa 4, 5, 6 y 7 del procedimiento 2. Vinculación de Empleados Profesional de Administrativos, del subproceso Ingreso de Relaciones Laborales Personal Administrativo.

Instructivo de Vinculaciones

6.6 Selección y Vinculación de Personal a Término Fijo
ETAPA 1. Selección y Vinculación ACTIVIDAD A- Realizar las Actividades A a J de la Etapa 1. Selección y Vinculación, del Procedimiento 5. Selección y Vinculación de Supernumerarios y Provisionales, del subproceso 1. Ingreso de Personal Administrativo. RESPONSABLE REGISTROS

B- Diligenciar la Solicitud de Contrato de Trabajo Solicitud de Contrato a Término Fijo, anexar los documentos soporte y Jefe de Dependencia de Trabajo a Término enviarlos al Profesional de Relaciones Laborales. Fijo C- Enviar la solicitud de contrato al Técnico de la Profesional de sección de Nómina para su revisión. Relaciones Laborales D- Revisar que la liquidación del contrato sea correcta y mandar la documentación a la División Técnico de Nómina de Recursos Humanos. ▲

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE E- Recibir la liquidación aprobada de la División Financiera y enviar al Jefe de Relaciones Profesional de Laborales y al Vicerrector Administrativo para Relaciones Laborales darle el VoBo una vez se haya revisado. F- Revisar y firmar la Solicitud de Contrato de Trabajo a Término Fijo. ▲ Jefe Sección de Relaciones Laborales, Vicerrector Administrativo

G- Llevar la Solicitud de Contrato de Trabajo a Profesional de Término Fijo, a la Sección de Presupuesto, para Relaciones Laborales la tramitación de la reserva presupuestal. H- Entregar la Solicitud de Contrato de Trabajo a Profesional de Término Fijo junto con los documentos soportes, a la Oficina Jurídica, para elaborar el contrato de Relaciones Laborales trabajo. I- Elaborar el Contrato a Término Fijo y enviar a Profesional Oficina Secretaría General para su aprobación. Jurídica J- Informar a la persona seleccionada que debe dirigirse a la Oficina Jurídica para firmar el Secretaria Oficina Jurídica Contrato de Trabajo a Término Fijo. K- Firmar el Contrato a Término Fijo. L- Revisar y firmar el Contrato a Término Fijo. ▲ Persona Seleccionada Rector

M- Ingresar a la base de datos, el nuevo contrato Secretaria Oficina de trabajo. Jurídica N- Pasar los documentos de Seguridad Social, al Profesional de Técnico de Relaciones Laborales. Relaciones Laborales O- Informar sobre la nueva vinculación, al Técnico Profesional de de Seguridad Social. Relaciones Laborales P- Recibir de la Oficina Jurídica, el Contrato a Técnico de Nómina Término Fijo. Q- Ingresar al SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos), el Contrato a Término Fijo. Técnico de Nómina

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ETAPA

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE R- Enviar copia del Contrato y de los formularios de Seguridad Social al Archivo de Gestión de Recursos Humanos, para que sean incluidos en la Historia Laboral de la persona seleccionada. (Ver Técnico de 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del Relaciones Laborales subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios). S- Realizar los pasos de la Etapa 4, 5, 6 y 7 del procedimiento 2. Vinculación de Empleados Técnico de Administrativos, del subproceso Ingreso de Relaciones Laborales Personal Administrativos.

6.7 Carnetización de Personal
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Carnetización de A- A- Solicitar el carné con el formato Solicitud de Formato Solicitud de Funcionario un Nuevo Carné, en la División de Recursos Humanos Carné Funcionario B- Verificar que la foto cumpla con los requisitos exigidos (tamaño y fondo), el estamento del Técnico de funcionario (Nombrado - Contratista) y la fecha de Relaciones Laborales terminación del contrato de trabajo. ▲ C- Emitir semanalmente, listados (propios de la Técnico de Listados de Empresa empresa contratista), con la información de los Relaciones Laborales Contratista carnés a producir. D- Producir los carné requeridos por la Empresa Contratista Universidad del Valle. E- Recibir de la empresa contratista los carné, verificando cantidad y datos de cada uno, según Técnico de Recursos Orden de Remisión Humanos Empresa Contratista la orden de remisión. ▲ F- Firmar la Factura, indicando si se recibe conforme o si se presentaron anomalías. En caso Técnico de Recursos de que se presente el último caso, pasar a la Humanos Etapa 2. Duplicado por error. ▲ G- Entregar la Factura a la Secretaria de la Técnico de Recursos Jefatura de Recursos Humanos. Humanos

Factura

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ETAPA

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
REGISTROS Cumplido Factura

ACTIVIDAD RESPONSABLE H- Elaborar cumplido y pasarlo, con la Factura, Secretaria de la para firma del Jefe de Recursos Humanos. Jefatura de División Recursos Humanos I- Firmar el cumplido y enviarlo con la Factura a Vicerrectoría Administrativa para el trámite de Jefe División de pago, según contrato elaborado por la Sección de Recursos Humanos Compras y Administración de Bienes. ▲ J- Diligenciar Constancia de Solicitud de Carné en el momento de la entrega del carné de Funcionario Público identificación laboral. K- Entregar Carné, Porta carné respectivas al funcionario público. y Cinta Técnico de Recursos Humanos

Constancia Entrega de Carné

2. Duplicado por Error

L- Verificar la información y entregar Constancia Entrega de Carné, al Técnico de Relaciones Técnico de Recursos Laborales para archivar en la Historia Laboral del Humanos Funcionario. (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios). ▲ A- Informar al Técnico de Relaciones Laborales, Técnico de Recursos todo tipo de anomalía detectada en el carné. Humanos B- Verificar la información y determinar el Técnico de responsable del error (Universidad o Empresa Relaciones Laborales Contratista). ▲ C- Incluir la información de los carnés a repetir, en los listados de la siguiente entrega, y volver a la Técnico de Listados de Empresa actividad C de la Etapa 1. Carnetización de un Relaciones Laborales Contratista nuevo funcionario. D- Informar al Jefe de Relaciones Laborales, la cantidad de carnés a repetir, si el responsable fue Técnico de la Universidad, o a la Empresa Contratista, si ésta fue quien cometió el error, para tener en cuenta Relaciones Laborales en el momento de generar facturación.

3. Duplicado por A- Informar a la Recepcionista de Recursos Deterioro, Pérdida o Humanos, el problema presentado con el carné, y Hurto entregar el denuncio correspondiente.

Funcionario

Denuncio

B- Entregar al funcionario, el formato Solicitud de Técnico de Recursos Carné. Humanos

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INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE Funcionario REGISTROS Solicitud de Carné

ACTIVIDAD C- Diligenciar el formato Solicitud de Carné y entregarlo a la Recepcionista de Recursos Humanos.

D- Entregar al Técnico de Relaciones Laborales, Técnico de Recursos el formato Solicitud de Carné, diligenciado. Humanos E- Realizar las actividades B a L de la Etapa 1. Técnico de Carnetización de un nuevo funcionario. Relaciones Laborales 4. Renovación de Carné A- Solicitar renovación del carné, al Técnico de Relaciones Laborales. B- Verificar la fecha de término de la vinculación. ▲ C- Colocar Viñeta de Vencimiento sobre la antigua fecha de validez, y devolver al solicitante. Funcionario Técnico de Relaciones Laborales Técnico de Relaciones Laborales

7 PROCESOS RELACIONADOS • • Proceso Financiero Subproceso de Contratación

8 FORMATOS • • • • • • Formato de Hoja de Vida para Concursos Administrativos Formato Análisis de Antecedentes Solicitud de Registro Presupuestal Vinculaciones -Fondo ComúnFormato Actualización Hoja de Vida Formato Reporte de Cuenta Bancaria para pago de Nómina Formato Solicitud de Carné

9 ANEXOS 9.1 Formularios de Seguridad Social

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0.1

24 de 24
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Junio de 2008

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO
0.1

DESCRIPCIÓN
Versión Inicial del Manual

FECHA
Jun - 2008

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