Guía Administración del Riesgo

Departamento Administrativo de la Función Pública
República de Colombia

Guía Administración del Riesgo

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

Fernando Grillo Rubiano DIRECTOR Carla Liliana Henao Carmona SUBDIRECTORA

Carlos Humberto Moreno Bermúdez DIRECTOR DE EMPLEO PÚBLICO

Elber Eliécer Rojas Méndez DIRECTOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Martha Cecilia Martelo de Castro DIRECTORA DE CONTROL INTERNO Y RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Claudia Patricia Hernández León JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Alejandro Enrique Lobo Sagre JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Juan Manuel Cortés Gaona JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Celmira Frasser Acevedo JEFE OFICINA DE SISTEMAS (E)

Bogotá, D.C., junio de 2004 Segunda Edición

Departamento Administrativo de la Función Pública

Guía Administración del Riesgo ELABORACIÓN DE TEXTOS: Sol Beatriz Arango Ramírez María Andrea Palacio Palacio Gustavo Olaya Ferreira Luis Rogelio Bautista Cotrino María del Consuelo Arias Prieto ======== DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN Gabriela Osorio Valderrama Área de Comunicaciones DAFP. 2 IMPRESIÓN: Imprenta Nacional de Colombia Junio de 2004 Departamento Administrativo de la Función Pública .

Se espera que dicha guía sirva como complemento a la consolidación de los Sistemas de Control Interno de las entidades y contribuya a la implementación e interiorización de una cultura de Autocontrol y autoevaluación que parta del proceso de planeación y del cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales. de tal manera que los fines del Estado y los principios establecidos en la Constitución Política de Colombia se cumplan a cabalidad. es para el Departamento Administrativo de la Función Pública muy grato presentar la actualización de la metodología. fruto de los espacios generados para debatir tan importante tema con entidades tanto del sector público como privado. Departamento Administrativo de la Función Pública .Guía Administración del Riesgo 3 P resentación Después de dos años de la publicación de la Cartilla de Administración del Riesgo y teniendo en cuenta las experiencias recogidas durante este tiempo. acorde con el accionar de la administración pública y teniendo en cuenta los lineamientos internacionales que sobre el tema se aplican en la actualidad.

FERNANDO GRILLO RUBIANO Director 4 Departamento Administrativo de la Función Pública . contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia en los procesos organizacionales. brindándole un manejo sistémico a la entidad.Guía Administración del Riesgo El direccionamiento en la administración del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento de la entidad. tarea que se facilitará con la implementación de la metodología aquí presentada lo cual permite establecer mecanismos para identificar. La consigna es que la administración del riesgo sea incorporada al interior de las entidades como una política de gestión por parte de la alta dirección y cuente con la participación y respaldo de todos los servidores públicos. valorar y minimizar los riesgos a los que constantemente están expuestas y poder de esta manera fortalecer el sistema de control interno para lograr el más alto grado de eficacia y eficiencia. permitiendo definir estrategias de mejoramiento continuo.

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T
1 1.1 1.2 2. 3. 4. 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 5.

abla de contenido

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ................. 9 GENERALES .............................................................................. 11 ESPECÍFICOS ............................................................................ 11 MARCO LEGAL ....................................................................... 13 MARCO CONCEPTUAL ........................................................... 17 METODOLOGÍA ....................................................................... 21 PLANEACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO .......... 24 VALORACIÓN DEL RIESGO .................................................... 24 Identificación del riesgo ........................................................ 24 Análisis del riesgo .................................................................... 27 Determinación del nivel del riesgo ...................................... 29 MANEJO DEL RIESGO ............................................................. 30 Consideración de Acciones ................................................. 30 Elaboración del Mapa de Riesgos ....................................... 31 Implementación de Acciones .............................................. 33 MONITOREO ............................................................................ 33 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ...................................................... 37 ANEXO I ................................................................................... 43 ANEXO II ................................................................................... 51 BIBLIOGRAFÍA .......................................................................... 63

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ntroducción

El estudio y manejo de los riesgos no es un tema nuevo, de alguna u otra forma, las entidades, negocios y grandes empresas han venido desarrollando planes, programas y proyectos tendientes a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de la manera mas eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar. Es así como se encuentra que existen diferentes formas de abordar el tema de los riesgos dependiendo del tamaño de la entidad, los objetivos que persigue, la cultura administrativa, la complejidad de sus operaciones y la disponibilidad de recursos, entre otros. El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vínculo con todo el quehacer, casi se podría afirmar que no hay actividad de la vida, los negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que la humanidad desde sus inicios buscó maneras de protegerse contra las contingencias y desarrolló - al igual que la mayoría de las especies animales - maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a través de acciones preventivas1 .

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ESTUPIÑÁN GAITÁN, Rodrigo, La gerencia de riesgo y el nuevo enfoque de control interno planteado por el “COSO”

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recordando que una de la finalidades sociales del Estado es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población. eficacia. las entidades de la administración pública no pueden ser ajenas al tema de los riesgos y deben buscar como manejarlos partiendo de la base de su razón de ser y su compromiso con la sociedad. la supervivencia de la entidad y fortaleciendo continuamente la credibilidad de la misma ante el ciudadano. moralidad. imparcialidad y publicidad. la delegación y la desconcentración de funciones. además de dar cumplimiento a los principios constitucionales de igualdad. por esto se debe tener en cuenta que los riesgos no sólo son de carácter económico y están directamente relacionados con entidades financieras o con lo que se ha denominado riesgos profesionales. el artículo 3 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 1537 de 2001. 8 Departamento Administrativo de la Función Pública . Para efectos de esta guía. es el resultado de la labor realizada por un grupo de trabajo de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites del Departamento Administrativo de la Función Pública. En este contexto. Pretende que el usuario de la guía pueda identificar. celeridad. La actualización de la Cartilla Guía Administración del riesgo. Tiene por objeto fortalecer aspectos relevantes de la Función de la Administración Pública. mediante la descentralización. en el corto plazo mantener la estabilidad financiera de la empresa. garantizando el cumplimiento de los objetivos institucionales.Guía Administración del Riesgo Actualmente la dirección moderna concibió una disciplina denominada “Administración de riesgos” o Gerencia de riesgos” que es una función de muy alto nivel dentro de la organización para definir un conjunto de estrategias que a partir de los recursos (físicos. por lo que se entrega a la administración pública como una herramienta que le permita a las instituciones hacer un manejo adecuado de los riesgos desde la planeación y contribuir así al logro de los objetivos. economía. sino que hacen parte de cualquier gestión que se realice. acorde con los enunciados contenidos en el artículo 366 de la Carta Magna y el artículo 4 de la Ley 489 de 1998. minimizar las pérdidas ocasionadas por la ocurrencia de dichos riesgos. humanos y financieros) busca. protegiendo los activos e ingresos y. en el largo plazo. analizar y manejar permanentemente el riesgo. enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia. se va a considerar el riesgo como toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Guía Administración del Riesgo 9 1. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Departamento Administrativo de la Función Pública .

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1 GENERALES Facilitar el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales de las entidades de la administración pública a través de la prevención y administración de los riesgos. Involucrar y comprometer a todos los servidores de cualquier entidad de la administración pública.2 ESPECÍFICOS Generar una visión sistémica acerca de la administración y evaluación de riesgos. en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y administrar los riesgos. 1. Asegurar el cumplimiento de normas. leyes y regulaciones. Departamento Administrativo de la Función Pública . así como del papel de la alta y media gerencia en coordinación con la Oficina de Control Interno. para fortalecer su desarrollo. con relación a los mismos.Guía Administración del Riesgo 11 1. Introducir dentro de los procesos y procedimientos la administración del riesgo. Proteger los recursos del Estado. Propender porque cada entidad interactúe con otras.

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MARCO LEGAL Departamento Administrativo de la Función Pública .Guía Administración del Riesgo 13 2.

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El rol que deben desempeñar las oficinas de control interno (…) se enmarca en cinco tópicos (…) valoración de riesgos. Proteger los recursos de la organización. por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública y se dictan otras disposiciones. Departamento Administrativo de la Función Pública . Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos. detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos. Artículo 2 literal f). 15 Ley 489 de 1998. 6. Administración de riesgos. lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la corrupción. Artículo 4. Directiva presidencial 09 de 1999. Decreto 1537 de 2001. por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. ESTATUTO BÁSICO de Organización y funcionamiento de la administración pública. 5. por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. artículo 2 literal a). Decreto 188 de 2004. Modificado parcialmente por el Decreto 2593 del 2000. 2. 3. Decreto 2145 de 1999.Guía Administración del Riesgo 1. Ley 87 de 1993. Son objetivos del sistema de control interno (…) definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos. detectar y corregir las desviaciones… Artículo 3. Cuarto parágrafo. buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades publicas (…). 4.

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MARCO CONCEPTUAL Departamento Administrativo de la Función Pública .Guía Administración del Riesgo 17 3.

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jurisprudenciales como los que se expresan en sentencias que declaran sin efecto normas que venían aplicándose y que en un momento determinado pueden afectar las funciones específicas de una entidad pú2 PORTAL. tamaño y razón de ser están permanentemente expuestas a diferentes riesgos que pueden poner en peligro su existencia. para lo cual requiere estar en constante actualización y estar abierta al cambio y a la aplicación de diferentes instrumentos que le permitan a las entidades ser cada vez más eficientes. teniendo en cuenta que todas las organizaciones independientemente de su naturaleza. Entre los factores externos se destacan: la normatividad en la medida que se hace parte de un Estado social de derecho. se hace necesario introducir el concepto de administración del riesgo en las entidades. manejo presupuestal. Por lo anterior. no puede ser ajena a las herramientas disponibles y a las nuevas tendencias en administración. Igualmente. a vía de ejemplo se pueden mencionar cambios constitucionales como el de 1991. Departamento Administrativo de la Función Pública . dada la diversidad y particularidad de las entidades en cuanto a funciones. las instancias y controles dentro de los cuales puede actuarse e incurrirse en riesgos que atentan contra la buena gestión y la ob tención de resultados para tener un adecuado manejo del riesgo. por lo que se hace necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que puedan afectar en un momento determinado el cumplimiento de los objetivos institucionales. estructura. noviembre de 1997. los procesos. los procedimientos. Juan Manuel. es importante tener en cuenta que los riesgos están determinados por factores de carácter externo. contacto con la ciudadanía y compromiso social entre otros. es preciso identificar o precisar las áreas. Desde la perspectiva del control. también denominados del entorno y factores de carácter interno. que los objetivos de la organización van a ser alcanzados2 . Para el caso de las organizaciones públicas. el modelo COSO interpreta que la eficiencia del control es la reducción de los riesgos.Guía Administración del Riesgo 19 L a administración pública al ocuparse de los fenómenos de organización y gestión. de manera razonable que los riesgos están minimizados o se están reduciendo y por lo tanto. es lograr que el proceso y sus controles garanticen. III Encuentro nacional de control interno. Autoevaluación del control. es decir: el propósito principal del control es la eliminación o reducción de los riesgos.

la motivación y los niveles salariales. la disponibilidad presupuestal. Rol indirecto: Velar porque al interior de la entidad se implementen políticas de administración del riesgo y se conformen equipos de trabajo que apoyen dicho proceso y propendan por que se implementen mecanismos reales para la administración del riesgo. acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y dichas oficinas. directo e indirecto: Rol directo: Liderar y coordinar el proceso de levantamiento de los Mapas de Riesgos institucionales y con base en ellos. Igualmente el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 4: “Administración de riesgos” especifica que la identificación y el análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces con miras a establecer acciones efectivas.Guía Administración del Riesgo blica y por lo tanto sus objetivos. También pueden mencionarse las reformas a la administración y los constantes recortes presupuestales que afectan la capacidad de gestión de las entidades públicas. Es así como se hace necesario además de la identificación de factores y riesgos en las entidades.3 20 3 DECRETO 1537 DE 2001. obliga a considerar en todo momento el riesgo en que incurre la entidad de no poder cumplir con su objeto social. representadas en actividades de control. lo cual sumado a la reducción o eliminación total del presupuesto de inversión. al cual se le haga una evaluación y monitoreo permanentes. el nivel del talento humano. entre otros. valoración e implementación de un plan de manejo el cual se materialice en un mapa de Riesgos. con el fin de verificar el cumplimiento de las mismas y proponer mejoras. Entre los factores internos se destacan: el manejo de los recursos. la Oficina de Control Interno debe hacer un monitoreo periódico y realizar seguimiento a la evolución de los riesgos y al cumplimiento de las acciones propuestas. el cual es de dos clases. Igualmente. los procesos y procedimientos. los controles existentes. realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas con los responsables de los procesos. la estructura organizacional. por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 Departamento Administrativo de la Función Pública . la forma como se vinculan las personas a la entidad. Para llevar a cabo dicho proceso se considera importante señalar el papel de la Oficina de Control Interno. los intereses de los directivos. su análisis.

METODOLOGÍA Departamento Administrativo de la Función Pública .Guía Administración del Riesgo 21 4.

Guía Administración del Riesgo 22 Departamento Administrativo de la Función Pública .

contiene algunos pequeños ajustes que más que cambios pueden considerarse complemento a la Guía entregada hace dos años. ♦ Conformación de un equipo de trabajo: Es importante conformar un equipo de trabajo que junto con la Oficina de Control Interno se encargue de liderar el proceso de admi- Departamento Administrativo de la Función Pública . En el anexo II se adjunta un cuestionario que le va a facilitar a las entidades establecer cómo se encuentran respecto a la administración del riesgo. la administración del riesgo debe ser una política institucional definida y respaldada por la alta dirección que se comprometa a manejar el tema dentro de la organización. propiciando los espacios y asignando los recursos necesarios. Para lograrlo es importante la definición de canales directos de comunicación y el apoyo a todas las acciones emprendidas en este sentido. como empresas del sector privado que trabajan el tema desde hace varios años. Las entidades de la administración pública tienen unos objetivos institucionales definidos por su norma de constitución. El cumplimiento de dichos objetivos se puede ver afectado por la presencia de riesgos. En este sentido y partiendo de la razón de ser de las entidades. razón por la cual se hace necesario contar con una metodología para administrar los mismos dentro de la organización. DIRECTRICES GENERALES Las etapas sugeridas para una adecuada Administración del Riesgo son las siguientes: ♦ Compromiso de la alta y media dirección: Para el éxito en la Implementación de una adecuada administración del riesgo. en primera instancia. programas y proyectos. de definir las políticas y en segunda instancia de estimular la cultura de la identificación y prevención del riesgo. los cuales deben desarrollar a través de diferentes planes. responden a la experiencia recogida durante la divulgación de la cartilla anterior.Guía Administración del Riesgo L 23 a metodología presentada. es indispensable el compromiso de la alta gerencia como encargada. Dichos ajustes. asesorías directas a las entidades y la participación en diferentes foros tanto con entidades del sector público. a través de talleres.

Igualmente es necesario conocer sobre el tema de riesgos y la metodología propuesta. 4. el análisis y la determinación del nivel del riesgo. debe capacitarse a sus integrantes en la metodología de la administración del riesgo. Para el diseño de esta planeación es fundamental tener claridad en la misión institucional. para cada una de ellas se sugiere tener en cuenta la mayor cantidad de datos disponibles y contar con la participación de las personas que ejecutan los procesos para lograr que las acciones determinadas alcancen los niveles de efectividad esperados. ♦ Capacitación en la metodología: Definido el equipo o equipos de trabajo.1 PLANEACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Como cualquier otro proceso institucional. para lo cual se podrá contar con el apoyo del Departamento Administrativo de la Función Pública. en sus objetivos y tener una visión sistémica de manera que no se perciba la administración del riesgo como algo aislado. entre otros.2. ¿Cuándo van a realizarse las capacitaciones y a quién van a ir dirigidas? y ¿Cómo se va a articular el tema dentro de la planeación y con los procesos?. la administración del riesgo debe planearse y programarse de manera que haga parte de todo el quehacer de la entidad. Estas etapas son de singular interés para desarrollar con éxito la administración del riesgo e implementar una política al respecto en la entidad.Guía Administración del Riesgo nistración del riesgo dentro de la entidad y cuente con un canal directo de comunicación con la alta dirección. Dicha planeación debe contener: ¿Cuándo va a empezar a manejarse el tema dentro de la entidad?. Dicho equipo lo deben integrar personas de diferentes áreas que conozcan muy bien la entidad y el funcionamiento de los diferentes procesos para que se facilite la administración del riesgo y la construcción de los mapas de riesgos institucionales. 4.2 VALORACIÓN DEL RIESGO La valoración del riesgo consta de tres etapas: la identificación. 4. ¿Quiénes van a participar directamente en el proceso? .1 Identificación del riesgo 24 El proceso de la identificación del riesgo debe ser permanente e interactivo integrado al proceso de planeación y debe partir de la Departamento Administrativo de la Función Pública .

lluvias de ideas con los servidores de la entidad. 25 Formato de identificación de riesgos RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS Departamento Administrativo de la Función Pública . posteriormente presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo las posibles consecuencias. informes de años anteriores. reuniones con directivos y con personas de todos los niveles en la entidad.Guía Administración del Riesgo claridad de los objetivos estratégicos de la entidad para la obtención de resultados. tales como registros históricos. experiencias significativas registradas. los procesos y procedimientos y los recursos económicos. los cuales pueden proporcionar información importante. análisis de escenarios y hacer revisiones periódicas de factores económicos y tecnológicos que puedan afectar la organización. sociales. definiendo en primera instancia los riesgos. entrevistas e indagaciones con personas ajenas a la entidad. los factores que pueden incidir en la aparición de los mismos. evaluaciones individuales usando cuestionarios. Para la identificación se recomienda la aplicación de varias herramientas y técnicas como por ejemplo: entrevistas estructuradas con expertos en el área de interés. entre otros y como factores internos: la naturaleza de las actividades de la entidad. la técnica utilizada dependerá de las necesidades y naturaleza de la entidad. la estructura organizacional. Una manera de visualizar los riesgos es a través de la utilización del formato de identificación de riesgos el cual permite hacer un inventario de los mismos. factores externos relacionados con la entidad como son: económicos. Debe considerarse además de los factores previamente citados. políticos. Previa la identificación de los riesgos es importante tener en cuenta tal como se mencionó anteriormente. usar diagramas de flujo. legales y cambios tecnológicos. Es importante centrarse en los riesgos más significativos para la entidad. opiniones de especialistas y expertos. de orden público. los cuales pueden ser externos e internos y llegar a afectar la organización en cualquier momento. entre otros. los sistemas de información. Igualmente pueden utilizarse diferentes fuentes de información de la entidad.

Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluye. Clasificación del riesgo Durante el proceso de identificación del riesgo se recomienda hacer una clasificación de los mismos teniendo en cuenta los siguientes conceptos4 : Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. octubre 2003. Documento Mapas de Riesgos. así como su interacción con las demás áreas dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda entidad. Descripción: se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. los cuales se pueden traducir en daños de tipo económico. la clara definición de políticas. administrativo.Guía Administración del Riesgo Riesgo: posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información. los pagos. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Posibles consecuencias: corresponde a los posibles efectos ocasionados por el riesgo. de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad. Riesgos Operativos: Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como técnica de la entidad. la desarticulación entre dependencias. diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia. entre otros. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos. la elaboración de los estados financieros. contractuales. oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales. Riesgos de Control: Están directamente relacionados con inadecuados o inexistentes puntos de control y en otros casos. manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes de cada entidad. lo cual conduce a ineficiencias. PriceWaterhouseCoopers. social. USAID. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales. con puntos de control obsoletos. en la definición de los procesos .6-7 Departamento Administrativo de la Función Pública . en la estructura de la entidad. inoperantes o poco efectivos. p. la ejecución presupuestal. 26 4 Casals & Associates Inc.

A continuación se presentan algunos ejemplos de las escalas que pueden implementarse para analizar los riesgos. Se diseñan escalas ajustadas a las circunstancias de acuerdo a las necesidades particulares de cada organización o el concepto particular del riesgo evaluado. 4. BAJA: es muy poco factible que el hecho se presente. con el fin de que cada persona que aplique la escala mida a través de ella los mismos ítems.Guía Administración del Riesgo Riesgos de Tecnología: Se asocian con la capacidad de la Entidad para que la tecnología disponible satisfaga las necesidades actuales y futuras de la entidad y soporten el cumplimiento de la misión.2 Análisis del riesgo 27 El objetivo del análisis es el de establecer una valoración y priorización de los riesgos con base en la información obtenida en el formato de identificación de riesgos elaborados en la etapa de identificación. El análisis del riesgo dependerá de la información sobre el mismo. Análisis cualitativo: se refiere a la utilización de formas descriptivas para presentar la magnitud de consecuencias potenciales y la posibilidad de ocurrencia. por ejemplo: ALTA: es muy factible que el hecho se presente. Se han establecido dos aspectos para realizar el análisis de los riesgos identificados: Probabilidad: la posibilidad de ocurrencia del riesgo. Departamento Administrativo de la Función Pública . Para adelantarlo es necesario diseñar escalas que pueden ser cuantitativas o cualitativas. con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo. aunque éste no se haya materializado.2. Escala de medida cualitativa de PROBABILIDAD: se deben establecer las categorías a utilizar y la descripción de cada una de ellas. de su causa y la disponibilidad de datos. MEDIA: es factible que el hecho se presente. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.

el diseño de las escalas cuantitativas debe contar con la participación de las personas encargadas de los procesos y con el grupo encargado de liderar la administración del riesgo. Análisis cuantitativo: Este análisis contempla valores numéricos para los cuales se pueden construir tablas.100 Nivel Baja Media Alta Calificación 1 2 3 Al igual que para determinar las escalas cualitativas. Priorización de los riesgos Una vez realizado el análisis de los riesgos con base en los aspectos de probabilidad e impacto.Guía Administración del Riesgo Ese mismo diseño puede aplicarse para la escala de medida cualitativa de IMPACTO. La forma en la cual la probabilidad y el impacto es expresada y las formas por las cuales ellos se combinan para proveer el nivel de riesgo puede variar de acuerdo al tipo de riesgo. Ejemplo de escala de probabilidad: Probabilidad de ocurrencia 0 . 28 Departamento Administrativo de la Función Pública . de forma que estas escalas se ajusten al análisis de los riesgos identificados. la calidad depende de lo exactas y completas que estén las cifras utilizadas.25 26. estableciendo las categorías y la descripción. por ejemplo: ALTO: Si el hecho llegara a presentarse. tendría alto impacto o efecto sobre la entidad MEDIO: Si el hecho llegara a presentarse tendría medio impacto o efecto en la entidad BAJO: Si el hecho llegara a presentarse tendría bajo impacto o efecto en la entidad Con base en los ejemplos anteriormente expuestos. los equipos de trabajo en coordinación con los encargados de adelantar los procesos pueden construir sus propias escalas de acuerdo a la naturaleza de la entidad y a las características de los procesos y procedimientos. se recomienda utilizar la matriz de priorización que permite determinar cuales requieren de un tratamiento inmediato.70 71.

que en este caso son los del cuadrante B. ya que estos pueden ser peligrosos para el logro de los objetivos institucionales. 4.probabilidad baja o Impacto bajo . BAJO: Cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja. los de alto impacto pero baja probabilidad o los de alta probabilidad y bajo impacto. Respecto a los ubicados en las casillas A y D.( Impacto y probabilidad baja vs controles). (Impacto y probabilidad alta vs controles) MEDIO: Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media. por las consecuencias que presentan en el caso de los ubicados en la casilla D.probabilidad alta vs controles). es la entidad la que debe seleccionar de acuerdo a la naturaleza del riesgo cuáles va a trabajar primero. Para adelantar esta etapa se deben tener muy claros los puntos de control existentes en los diferentes procesos. Los que no requieren acciones inmediatas (pero desde luego requieren que se formulen) son los ubicados en el cuadrante C bajo impacto y baja probabilidad. es decir los de alto impacto y alta probabilidad.Guía Administración del Riesgo Matriz de priorización de riesgos 29 ALTA BAJA F R E C U E N C I A A C BAJO B D ALTO IMPACTO Cuando se ubican los riesgos en la matriz se define cuáles de ellos requieren acciones inmediatas. o por lo constante de su presencia en el caso de la casilla A. los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones.2. (Impacto alto .3 Determinación del nivel del riesgo La determinación del nivel de riesgo es el resultado de confrontar el impacto y la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan. Departamento Administrativo de la Función Pública . estos niveles de riesgo pueden ser: ALTO: Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad.

Impacto: Alto. Probabilidad: Alta. Se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento. rediseño o eliminación. 4. tales como: la implementación de políticas.3 MANEJO DEL RIESGO Cualquier esfuerzo que emprendan las entidades en torno a la valoración del riesgo llega a ser en vano. interrelacionadas o en conjunto. las cuales pueden considerarse cada una de ellas independientemente. 4.Guía Administración del Riesgo Un ejemplo de la determinación del nivel del riesgo y del grado de exposición al mismo: Riesgo: Perdida de información debido a la entrada de un virus en la red de información de la entidad. además guarda la información más relevante desconectada de la red en un centro de información. porque todos los computadores de la entidad están conectados a la red de Internet e intranet.3. Un ejemplo de esto 30 Departamento Administrativo de la Función Pública . definición de estándares. Se pueden tener en cuenta algunas de las siguientes opciones. porque la perdida de información traería consecuencias graves para el quehacer de la entidad. resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. Resultado Nivel de riesgo: Medio por los controles establecidos Lo anterior significa que a pesar de que la probabilidad y el impacto son altos confrontado con los controles.1 Consideración de Acciones Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a emprender las cuales deben ser factibles y efectivas. si no culmina en un adecuado manejo y control de los mismos. Evitar el riesgo: es siempre la primera alternativa a considerar. optimización de procesos y procedimientos y cambios físicos entre otros. Controles existentes: la entidad tiene establecidos controles semanales haciendo backup o copias de seguridad y vacunando todos los programas y equipos. se puede afirmar que el nivel de riesgo es medio y por lo tanto las acciones que se implementen entrarán a reforzar los controles existentes y a valorar la efectividad de los mismos.

técnica.Guía Administración del Riesgo puede ser el control de calidad. esta técnica es usada para eliminar el riesgo de un lugar y pasarlo a otro o de un grupo a otro. etc. financiera y económica y se puede realizar con base en los siguientes factores: 5 Definidas estas como los medios. es necesario identificar las causas que los pueden 5 ocasionar . institucional. el riesgo puede ser minimizado compartiéndolo con otro grupo o dependencia. el cual permitirá visualizar todo el proceso de valoración. análisis y manejo de los riesgos. circunstancias y agentes que generan riesgos Departamento Administrativo de la Función Pública .2 Elaboración del Mapa de Riesgos 31 Para la consolidación del Mapa de Riesgos. en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo. estas deben evaluarse con relación al beneficio-costo para proceder a elaborar el mapa de riesgos. mantenimiento preventivo de los equipos. Transferir el riesgo: Hace referencia a buscar respaldo y compartir con otro parte del riesgo como por ejemplo tomar pólizas de seguros. Así mismo. Dispersar y atomizar el riesgo: Se logra mediante la distribución o localización del riesgo en diversos lugares. lo cual facilita el proceso de definición de acciones para mitigar los mismos. Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles. La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. Una vez establecidas cuales de las anteriores opciones de manejo del riesgo se van a concretar. manejo de los insumos. en vez de dejarla concentrada en un solo lugar. el siguiente paso es reducirlo al más bajo nivel posible. Asumir el riesgo: Luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene. la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura. desarrollo tecnológico. La selección de las acciones más convenientes debe considerar la viabilidad jurídica. Reducir el riesgo: si el riesgo no puede ser evitado porque crea grandes dificultades operacionales. 4. Es así como por ejemplo.3. Ejemplo: Planes de contingencia. adicional a las consideraciones expuestas.

circunstancias y agentes que generan los riesgos.Guía Administración del Riesgo a) b) El nivel del riesgo El balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma. teniendo en cuenta los controles existentes. (Ver formato) MAPA DE RIESGOS Control Existente Nivel de Riesgo Causas Acciones Responsables Cronograma Indicadores Riesgo Impacto Probabilidad Descripción del Mapa de riesgos Riesgo: posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. 32 Departamento Administrativo de la Función Pública . Causas: Son los medios. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo aunque este no se haya presentado nunca. Probabilidad entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo. Así mismo en el Mapa de Riesgos se deben identificar los controles existentes. Nivel de riesgo: El resultado de la aplicación de la escala escogida para determinar el nivel de riesgo de acuerdo a la posibilidad de ocurrencia. minimizar o prevenir el riesgo. definir un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario. las áreas o dependencias responsables de llevar a cabo las acciones. Acciones: es la aplicación concreta de las opciones del manejo del riesgo que entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del riesgo. Control existente: especificar cuál es el control que la entidad tiene implementado para combatir.

A continuación se presenta un diagrama que consolida todo el proceso de administración del riesgo y puede facilitar la comprensión del mismo al momento de llevar a cabo la tarea de levantamiento del Mapa de Riesgos. Indicadores: se consignan los indicadores diseñados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas. 4. se sugiere articular el mapa de riesgos con la planeación de manera que no sean planes aislados sino complementarios. responsables y cronogramas. Finalmente.Guía Administración del Riesgo Responsables: Son las dependencias o áreas encargadas de adelantar las acciones propuestas.3 Implementación de acciones 33 Definido el Mapa de Riesgos con sus acciones. El monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se están llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas. los cuales están consignados en la planeación anual de la entidad. (Ver página siguiente) Departamento Administrativo de la Función Pública . Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de trabajo. es fundamental comenzar a ejecutar dichas acciones con el fin de determinar su efectvidad en el menor tiempo posible. sus resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento a las situaciones detectadas.5 MONITOREO Una vez diseñado y validado el plan para administrar los riesgos. partiendo de que el fin último de la administración del riesgo es propender por el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. 4. El monitoreo debe estar a cargo de la Oficina de Control Interno y los responsables de las diferentes áreas y su finalidad principal será la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. es necesario monitorearlo teniendo en cuenta que estos nunca dejan de representar una amenaza para la organización.3. La Oficina de Control Interno dentro de su función asesora comunicará y presentará luego del monitoreo. en el mapa de riesgos.

Identificar la Misión 2. Diligenciamiento del formato de identificación del Riesgo 3. Identificación de factores internos y externos 2. Definir objetivos en materia de administración del riesgo 2. Jerarquizar los riesgos acorde con la escala de medición definida (comenzando por los de mayor impacto y probabilidad) 3. Seleccionar los riesgos de mayor incidencia para el cumplimiento de los objetivos Análisis del Riesgo ⇒ Determinación del nivel de riesgo ⇒ 34 Departamento Administrativo de la Función Pública . Medir impacto y probabilidad 2. Diseño cronograma de actividades 3. Identificar los controles existentes para cada uno de los riesgos seleccionados 2.Guía Administración del Riesgo DIAGRAMA PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO COMO POLÍTICA INSTITUCIONAL 1. Identificar procesos estratégicos 1. Confrontar el impacto y la probabilidad frente a los controles existentes 3. Identificar objetivos estratégicos 3. Clasificación de los riesgos 1. Capacitación en la metodología ETAPA 1 PLANEACION ⇒ Conocimiento general de la institución ⇒ Diseño del plan ⇒ ETAPA 2 VALORACIÓN DEL RIESGO ⇒ Identificación del riesgo ⇒ 1. Seleccionar los riesgos de mayor impacto y probabilidad 1.

Verificación de la implementación de las actividades 1. Elaboración del informe Elaboración del mapa de Riesgos ⇒ Implementación de acciones ⇒ ETAPA 4 MONITOREO ⇒ Elaboración del plan de seguimiento ⇒ Ejecución del seguimiento ⇒ Presentación de resultados y propuestas ⇒ Departamento Administrativo de la Función Pública . Diligenciamiento del formato de Mapa de Riesgos 1. Análisis costo beneficio de las acciones 4. Revisión de los compromisos adquiridos para mitigar los riesgos seleccionados 2. Seguimiento a las acciones por parte de los responsables 1. Elaborar cronograma de seguimiento 3. Definición de las causas que propician los riesgos 2. Definición de responsables del seguimiento 1.Guía Administración del Riesgo DIAGRAMA PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO COMO POLÍTICA INSTITUCIONAL 35 ETAPA 3 MANEJO DEL RIESGO ⇒ Consideración de Acciones ⇒ 1. Presentación de sugerencias y recomendaciones 3. Estudio de posibles acciones para mitigar los riesgos 1. Definir los riesgos a los cuales se va a hacer seguimiento 2. Ejecución de los compromisos adquiridos 2. Definición de acciones para mitigar los riesgos 3. Consolidación de la información 2.

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Guía Administración del Riesgo 37 5. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Departamento Administrativo de la Función Pública .

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por funciones. generadores de riesgos. ejecuta y hace seguimiento al Plan de manejo que contiene las Técnicas de Administración del Riesgo propuestas por el grupo de trabajo. Una medida de administración de riesgos será aceptada siempre que el beneficio valorado supere al costo. circunstancias y agentes que generan los riesgos. evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas. directas e indirectas en que incurre la entidad en la producción. evaluadas y aceptadas por la alta dirección. Análisis de riesgos: Determinar el Impacto y la Probabilidad del riesgo. hasta técnicas colaborativas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos. Dependiendo de la información disponible pueden emplearse desde modelos de simulación. Factores de riesgo: Manifestaciones o características medibles u observables de un proceso que indican la presencia de Riesgo o tienden a aumentar la exposición. significa analizar el desempeño de las operaciones. bajo el viejo paradigma. en la cual se valoran y comparan los costos. contra los beneficios generados por la misma. Consta de dos etapas: i El diagnóstico o valoración. puede hacerse a cualquier nivel: total entidad. financieros y económicos. en que se elabora. Costo: Se entiende por costo las erogaciones. por procesos. incluso. mediante Identificación. fuentes o factores. Causa: Son los medios. Control: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos. de implementar la medida. desde el nivel estratégico hasta el más humilde operativo. prestación de un servicio o manejo de un riesgo. Identificación de riesgos: Establecer la estructura del riesgo. 39 • • • • • • • Departamento Administrativo de la Función Pública . internos o externos. por áreas. Análisis de Beneficio-Costo: Una herramienta de Administración de Riesgos usada para tomar decisiones sobre las técnicas propuestas por el grupo para la administración de los riesgos.Guía Administración del Riesgo • Administración de riesgos: Una rama de administración que aborda las consecuencias del riesgo. Análisis y determinación del Nivel. y ii El manejo o la administración propiamente dicha. pueden ser internos o externos a la entidad.

Plan de manejo de riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo. Plan de mejoramiento: Parte del plan de manejo que contiene las técnicas de administración del riesgo orientadas a prevenir. que sirven para actualizar y mejorar la planeación futura. • • • • • • • • • • 40 • Departamento Administrativo de la Función Pública . Riesgo absoluto: el máximo riesgo sin los efectos mitigantes de la administración del riesgo. cuya evaluación de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia.Guía Administración del Riesgo • Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. dispersar. es un criterio de medición y de evaluación cuantitativa o cualitativa. Indicador: es la valoración de una o más variables que informa sobre una situación y soporta la toma de decisiones. Mapas de riesgos: herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente. haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias Nivel de riesgo (determinación del): Es el resultado de confrontar el impacto y la probabilidad. evitar. transferir o asumir riesgos. con los controles existentes. Riesgo: posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Contando con registros. Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo. Responsables: Son las dependencias o áreas encargadas de adelantar las acciones propuestas. definiéndolos. reducir. Probabilidad: Una medida (expresada como porcentaje o razón) para estimar la posibilidad de que ocurra un incidente o evento. Retroalimentación: Información sistemática sobre los resultados alcanzados en la ejecución de un plan. con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad. puede estimarse a partir de su Frecuencia histórica mediante modelos estadísticos de mayor o menor complejidad.

Técnicas para manejar el riesgo: Evitar o prevenir. Valoración del riesgo: Primera fase en la administración de riesgos. que sirven para actualizar y mejorar la planeación futura. transferir y asumir riesgos. reducir. que contribuyen a un determinado objetivo. 41 • • • • Departamento Administrativo de la Función Pública . diagnóstico que consta de la identificación. Seguimiento: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan. ordenadamente relacionadas entre sí. dispersar.Guía Administración del Riesgo • Riesgo residual: es el riesgo que queda cuando las técnicas de administración del riesgo han sido aplicadas. análisis y determinación del nivel de riesgo. Sistema: Conjunto de cosas o partes coordinadas.

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Guía Administración del Riesgo 43 ANEXO I EJEMPLO SOBRE LA APLICACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Metodología utilizada por una oficina para la elaboración del mapa de riesgos: Con el ánimo de aprender haciendo y adquirir mayor experiencia sobre la administración del riesgo. Aprovechando la organización por procesos de la oficina y tomando como base el Decreto 1537/2001. se conformó un equipo de trabajo multidisciplinario con representantes de cada una de las áreas de la entidad al cual se le brindó la capacitación correspondiente para adelantar dicha tarea. Al proceso al que se le adelantó el respectivo Mapa de Riesgos es el relativo al “Fortalecimiento del Sistema de Control Interno” para el Procedimiento “Fortalecimiento de la Cultura de Contro”. se dispuso elaborar el Mapa de Riesgos. A continuación se presenta el cuadro de actividades diseñado para adelantar el levantamiento del Mapa : Departamento Administrativo de la Función Pública . Para tal efecto. así como la Guía Preliminar emitida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. el Jefe de una Oficina de Control Interno de un organismo del Estado. estructuración y elaboración del Mapa de Riesgos de la Oficina. definiendo un proceso específico y un procedimiento y definiendo actividades y asignando los responsables para cada una de éstas y se fijaron los plazos para presentar el trabajo. impartió instrucciones para el diseño.

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Coordinó: Jefe de Control InternoOficina de Talento Humano. RESPONSABLE Jefe Oficina de Control Interno Jefe Oficina de Control Interno Jefe de Talento Humano 45 Funcionarios miembros del grupo de trabajo y responsable de ejecutar procedimiento. Taller de retroalimentación con la participación de todos los funcionarios de la oficina. Diligenciar el formato de identificación de riesgos definiendo la descripción del riesgo y las posibles consecuencias. solicitaron modificaciones y/o eliminaron algunos aspectos propuestos por el responsable del procedimiento. Consolidó: Profesional Universitario Logística: Oficina de Talento Humano Departamento Administrativo de la Función Pública . 1. Duración: 10 horas. Funcionarios miembros del grupo de trabajo y responsable de ejecutar procedimiento. 2. ACTIVIDAD Instrucciones Generales Identificación de los procesos a trabajar Capacitación para el grupo encargado de levantar el mapa brindándole los fundamentos conceptuales sobre la administración del riesgo acorde con la normatividad vigente.Guía Administración del Riesgo CUADRO DE ACTIVIDADES Y RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS Se presenta el esquema de trabajo elaborado por la oficina para el grupo de trabajo encargado de realizar la valoración de los riesgos y la elaboración del mapa de riesgos. En este taller cada funcionario presentó y justificó los Riesgos de su respectivo procedimiento. así como con las guías generadas en el Departamento Administrativo de la Función Pública y los lineamientos de la Presidencial de la República Identificación de los factores internos y externos. Los participantes aportaron.

Para revisar los mapas de riesgos levantados con el fin de concertar las acciones a ejecutar. Duración: 6 horas Participaron: El Jefe de la Oficina. Cada funcionario realizó los ajustes correspondientes a su formato de acuerdo con los aportes de los participantes en el taller. las Jefes de Grupo y los funcionario responsables de procedimientos de la oficina Consolidación del documento Mapa de Riesgos de los Procedimientos Oficina de Control Interno. las acciones de control.Guía Administración del Riesgo ACTIVIDAD 3. los responsables de ejecutarla y el indicador de cumplimiento para la misma. Jefe Oficina de Control Interno. Oficina de Talento Humano Consolidó: Profesional Universitario Logística: Oficina de Talento Humano Profesional Universitario Jefes de Área. comprometer los responsables y definir indicadores. Se estableció la fecha para presentación de los ajustes a la presentación inicial. 4. Taller. Aprobación y difusión del Mapa de Riesgos de la Oficina de Control Interno RESPONSABLE Funcionario responsable de procedimiento. 46 Departamento Administrativo de la Función Pública . Coordinó: Jefe de Control Interno. Diligenciamiento del formato de mapa de riesgos. 5.

Posteriormente se procedió a elaborar el Mapa de Riesgos (ver formatos) PROCESO: Fortalecimiento del Sistema de Control Interno PROCEDIMIENTO: Fortalecimiento de la cultura del control Formato de identificación de riesgos No. estableciendo el riesgo. 47 2 Inadecuada selección Los procesos de selección Deterioro de la de personal para la no cumplen con el rigor imagen de la Oficina Oficina técnico administrativo Falta de credibilidad Insatisfacción de la Dirección Desgaste administrativo Deficiencia en la calidad de la información Los equipos de sistemas así como el software utilizado no corresponden a las necesidades Información poco confiable Inoportunidad en las asesorías 3 Departamento Administrativo de la Función Pública . dado el tamaño de la entidad no permite ampliar la cobertura y periodicidad de las capacitaciones. 1 RIESGO Escasa cobertura y periodicidad en el fomento de la cultura del control en la entidad DESCRIPCIÓN DEL RIESGO La planta de personal asignada a la Oficina de Control Interno.Guía Administración del Riesgo IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS Una vez se realizó la identificación de los factores internos y externos que pueden afectar a la Oficina se procedió a diligenciar el formato de identificación de riesgos. Se reducen las oportunidades para fortalecer la cultura del control interno. su descripción y las posibles consecuencias. POSIBLES CONSECUENCIAS Desconocimiento del tema de Control Interno por parte de gran parte de los servidores de la entidad. Bajo compromiso de los funcionarios en la aplicación de herramientas de autocontrol y la auto evaluación.

RIESGO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO Por desconocimiento de los temas relacionados con control interno. no tienen claridad ni conocimiento de toda la normatividad relacionada con control interno. 48 Departamento Administrativo de la Función Pública . falta respaldo y participación por parte de la alta dirección en las actividades organizadas por la Oficina de Control Interno. Las personas de la Oficina de Control Interno.Guía Administración del Riesgo No. POSIBLES CONSECUENCIAS Falta de compromiso por parte de los funcionarios con el control interno Rezago en materia de control interno Baja productividad 4 Insuficiente respaldo de la alta dirección 5 Falta de conocimiento y claridad en la normatividad relacionada con Control Interno Asesorías inadecuadas Baja imagen de la Oficina Incumplimientos en la entrega de informes que pueden llevar a incurrir en sanciones.

Oficina de Planeación 3. Definición de 4. controles para cada una de las etapas. 2. Oficina de Talento Humano Inicio: enero 2004 Finaliza: julio 2004 No. Falta de claridad 2. Análisis del proceso y conocimiento del de selección definiendo proceso de selección. Capacitación el proceso de selección específica para los funcionarios de la Oficina de Talento Humano 2. Escasos recursos para programas de divulgación Guía Administración del Riesgo 2. Oficina de CI o guías de sensibilización y de Talento y divulgarlos Humano 4.funcionarios Oficina de TH 49 . Falta de interés de los funcionarios en el tema 4. Falta de controles en 3. Incrementar las personas de la Oficina de Control interno 2. Elaborar el plan anual de la Oficina RIESGO No. Oficina de Talento Humano. Inadecuada planeación y programación.MAPA DE RIESGOS DEPENDENCIA: Oficina de Control Interno PROCESO: Fortalecimiento del Sistema de Control Interno PROCEDIMIENTO: Fortalecimiento de la Cultura del Control CONTROLES EXISTENTES CAUSAS ACCIONES RESPONSABLE 1. Insuficiente personal asignado a la Oficina de Control Interno 2. 3. Contratar el proceso de selección con un ente externo. Oficina de CI instrumentos o y de Talento mecanismos virtuales Humano para incrementar la cobertura 1. funcionarios actuales No. Divulgación de documentos Inicio: enero 2004 Medio 1. 1. funcionarios en 3 meses 2 Inadecuada selección del personal para la Oficina Alto Alta 1. Representante Legal 1. Representante Legal Finaliza: marzo 2004 No. 3. Charlas esporádicas sobre el tema 2. RIESGO PROBAIMPACTO BILIDAD NIVEL DEL CRONOGRAMA INDICADOR 1 Departamento Administrativo de la Función Pública Escasa cobertura y periodicidad en el fomento de la cultura del control en la entidad Alto Media 1. Elaborar documentos 3.Proceso de selección de personal Alto 1. funcionarios nombrados resultado del proceso de selección contratado No funcionarios capacitados No. Oficina de CI y Oficina de planeación 3. Intereses particulares.

RIESGO PROBAIMPACTO BILIDAD NIVEL DEL INDICADOR 3 Deficiencia en la calidad de la información Alto Alto 1.Falta de conocimiento dirección en las reuniones del tema de control del Comité de Coordinainterno. 2.Falta de compromiso 2. 2. Implementar nuevos 3.Recursos tecnológicos inadecuados Inicio: enero 2004 No. Perfil inadecuado de las personas de la Oficina Inicio: febrero 2004 Finaliza: mayo 2004 Archivos organizados por tema Departamento Administrativo de la Función Pública NOTA : El presente mapa es un ejemplo figurado para aclarar los conceptos.50 CONTROLES EXISTENTES CAUSAS ACCIONES RESPONSABLE CRONOGRAMA RIESGO Medio 1. 2.Oficina de mecanismos de Sistemas seguridad para la información Finaliza: julio 2004 1.Capacitación en la materia. Oficina de CI. Plan Informático 2. Oficina de Talento Humano. Recopilación temática 1. Oficina de CI. Falta de unidad documental en la Oficina de Control Interno. Participación de la Medio 1. 3. Oficina febrero 2004 de CI. Oficina de del Plan Informático Sistemas. ción de Control Interno Reuniones Comité CI programadas Reuniones realizadas 5 Alto Baja Falta de conocimiento y claridad en la normatividad relacionada con Control Interno 1. No equipos asignados Of C No. Jefes de área. Dinamizar el Comité e interés de Coordinación de Control Interno Guía Administración del Riesgo Insuficiente respaldo de la alta dirección Alto Alta 1 . Programación de jornadas de capacitación para la alta dirección en temas de control interno. . Jefes de área 1. Oficina de CI de la normatividad vigente en la materia. Representante legal. Representante Finaliza: Legal. controles y acciones.Optimización de los 2. puede contener más indicadores. Inicio: enero 2004 2. Oficina de Talento Humano. equipos requeridos 4 1. 2. recursos informáticos disponibles.Mecanismos de seguridad 1.Ejecución y seguimiento 1. Capacitación y reuniones de retroalimentación de la Oficina de CI Bajo 1.Falta de capacidad técnica 2. 2.

con valores intermedios. 4. Nuestro equipo administrativo discute el riesgo en comités directivos 2. Mi jefe respalda la administración del riesgo. Está usted listo para administrar el riesgo? Responda las siguientes preguntas usando la escala desde 1 (nunca. realizar un diagnostico sobre el estado en que se encuentra la entidad. 6. Deje la casilla en blanco si no conoce la respuesta: Nunca A veces Siempre 51 1. Estoy provisto de las herramientas que necesito para valorizar el riesgo. Cuando una de mis decisiones se torna insatisfactoria. Es una ayuda metodológica que puede ser utilizada para obtener mayor información. 7.Guía Administración del Riesgo ANEXO II CUESTIONARIO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO A continuación se presenta un cuestionario que le permite a las personas encargadas de adelantar la administración del riesgo. 8. Nuestros reportes sobre decisiones importantes se refieren al riesgo de dichas decisiones 3. el equipo administrativo trata de aprender de ello. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Departamento Administrativo de la Función Pública . Administradores asisten a los talleres (tanto internos como conferencias públicas) sobre prácticas de administración del riesgo 5. La administración de riesgos es tema de discusión en nuestros comités de control interno y directivo. Hemos afrontado varias dificultades sorpresivas.) 3 (a veces) hasta 5 (siempre).

pero se requiere su ayuda para convertirla en una mayor parte de la cultura corporativa de la gerencia.4 El personal entiende cómo los objetivos de la organización se relacionan con los objetivos de su áreas 1. Trabaje en la construcción y apreciación para el manejo del riesgo Puntaje 24-36: Administración del riesgo es parte de su organización.3 Los objetivos de la organización están comunicados 1.2 Los objetivos de la organización están definidos 1.1 Los propósitos generales de la organización están claramente definidos y publicados de forma que pueden ser fácilmente comprendidos 1. Administración del riesgo en la administración pública 1.5 El personal entiende cómo los objetivos de la organización se relacionan con sus objetivos personales 1. Objetivos de la organización Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 1. Puntaje > 36: Estructura de éxito.6 Se hace al menos una revisión anual de la relación entre los objetivos organizacionales y personales 52 Departamento Administrativo de la Función Pública . Revise las áreas en que obtuvo 3 puntos o menos para ver qué medidas debe tomar.Guía Administración del Riesgo Puntaje < 24: Administración del riesgo no es parte de su organización actual.

7 El manejo efectivo del riesgo es importante para el logro de los objetivos organizacionales 1.10 Si es así.8 El riesgo es visto tanto como oportunidad y amenaza para el logro de los objetivos organizacionales 1.Guía Administración del Riesgo Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 53 1.1 Hay una definición común en la organización para el término riesgo 2.2 Qué entiende la organización por el término “riesgo en el logro de los objetivos”? 2. Comprensión del riesgo y administración del riesgo Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 2.3 Qué entiende la organización por el término “administración del riesgo”? Departamento Administrativo de la Función Pública . cuáles son? 2.9 Los objetivos de la administración de riesgos en la organización están claramente definidos 1.

1 Se identifican los cambios en el riesgo ante cambios en las funciones y responsabilidades 54 6 accountability Departamento Administrativo de la Función Pública .4 En qué áreas de la organización se garantiza la administración del riesgo? Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 2.6 Hay parámetros claros en la organización para el manejo de riesgo 2.5 Hay un acuerdo común en la organización para el manejo de riesgo 2.Guía Administración del Riesgo 2.8 El seguimiento6 sobre el plan manejo del riesgo está claramente establecida entendida en la organización 2.9 El manejo del riesgo es importante para el desarrollo y éxito de la organización 3. Identificación del riesgo Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 3.7 La responsabilidad sobre el manejo del riesgo está claramente establecida y entendida en la entidad 2.

ej.Guía Administración del Riesgo Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 55 3.10. derivados de las políticas o en las decisiones gubernamentales b) Riesgos en el logro de los objetivos c) Riesgos derivados de la normatividad d) Riesgos de políticas presupuestales e) Riesgos financieros f) Riesgos operacionales g) Riesgos de salud ocupacional h) Riesgos naturales i) Riesgos del talento humano SI NO 3.11 Cuáles son los tres riesgos más importantes que la organización debe enfrentar en los próximos 12 meses? Departamento Administrativo de la Función Pública . Cómo guarda su organización el registro de los riesgos que se han identificado? 3.7 La organización identifica los principales riesgos potenciales para cada uno de sus objetivos 3. P.8 Qué tipo de riesgos se han identificado? a) Riesgos estratégicos.

Guía Administración del Riesgo 3.16 Con qué frecuencia la organización valora los riesgos de alcanzar sus objetivos? 3.13 La organización tiene dificultades para priorizar sus riesgos? 3.14 La organización tiene dificultades para valorizar la probabilidad de ocurrencia de sus riesgos? 3.17 La organización conoce las fortalezas y debilidades del manejo de riesgo en otras organizaciones 56 Departamento Administrativo de la Función Pública .15 La organización tiene dificultades para valorizar el impacto potencia de la materialización de sus riesgos? 3.12 Qué oportunidades tiene la organización de lograr sus objetivos en los próximos 12 meses? Análisis del riesgo Qué herramientas y técnicas se usan para el análisis del riesgo? Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 3.

20 En los últimos cinco años el nivel de riesgo en su organización se ha:? Departamento Administrativo de la Función Pública .18 Los siguientes actores son importantes para la valoración de riesgos a) Congreso b) Usuarios c) Industria d) Cortes e) Políticos f) Gobierno g) Empleados h) Otros. Especificar Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 57 3. Especificar SI NO Aumentado Disminuido No ha No está cambiado seguro 3.19 La organización mide sus riesgos en términos de? a) Impacto de sus políticas b) Impacto en imagen institucional c) Probabilidad del riesgo d) Impacto en la cobertura e) Logro de sus objetivos f) Otros.Guía Administración del Riesgo 3.

y.Guía Administración del Riesgo Marque quién toma las decisiones de acuerdo a quién direcciona los riesgos según las diferentes facetas en que se presenta. quien los revisa y/o monitorea Director general Grupo directivo Director finanzas Auditor interno Gerente de riesgo Jefe de área Todo el personal Otros (especifique) Toma de decisiones Monitorea y reporta Determinación del riesgo La respuesta del riesgo por parte de la organización incluye: Una evaluación de la efectividad de los controles existentes y el manejo gerencial del riesgo La implementación de planes de acción para riesgos identificados Evaluación costo-beneficio para direccionar riesgos La organización conoce cuanto riesgo se puede tomar en el cumplimiento de objetivos Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 58 Departamento Administrativo de la Función Pública .

valorados y reportados Los procesos y procedimientos del riesgo de la organización. están documentados. los incidentes y las fallas de control que ocurran La organización tiene procedimientos para reportar riesgos La priorización de riesgos que necesitan un activo manejo gerencial Otros (especifique) Plan de manejo de riesgos Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo Los cambios en los riesgos organizacionales son identificados.Guía Administración del Riesgo Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 59 Esta organización revisa rutinariamente la efectividad de los procesos de control de los riesgos La organización tiene claramente definido las políticas y procesos para reportar los cambios de riesgo. y proveen una guía para que el personal conozca sobre el manejo del riesgo Los gerentes en la organización entienden las diferentes facetas del riesgo que deben manejar Departamento Administrativo de la Función Pública .

Guía Administración del Riesgo Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo La importancia del manejo gerencial. y control de riesgo ha sido comunicado a través de la organización La gerencia de la organización revisa regularmente el desempeño en el manejo de riesgo La estructura de la organización soporta un manejo efectivo del riesgo La cultura de la organización soporta un manejo efectivo del riesgo La organización soporta la toma de riesgos en la búsqueda de sus objetivos La organización soporta la innovación en la búsqueda de sus objetivos Cuáles son las medidas preventivas que toma la organización contra los riesgos si desea completar los objetivos propuestos La alta dirección ha recibido entrenamiento en: Manejo del riesgo estratégico Manejo de procesos de riesgo SI NO 60 Toma de riesgo Departamento Administrativo de la Función Pública .

Monitoreo Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo La organización encuentra dificultad para monitorear los cambios en el perfil de los riesgos La organización monitorea y revisa los riesgos para el logro de sus objetivos La organización encuentra dificultad en monitorear los cambios en el perfil de los riesgos Departamento Administrativo de la Función Pública .Guía Administración del Riesgo Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo 61 Los procesos de comunicación y reportes están debidamente soportados con un adecuado manejo de riesgo Los procesos de comunicación y reportes entre el personal y la dirección general están debidamente soportados con un adecuado manejo de riesgo La alta gerencia de la organización es receptiva con todas las comunicaciones sobre riesgo incluidas las malas noticias El código de conducta de la organización es claro en guiar al personal en las acciones relacionadas para el manejo de riesgos.

Guía Administración del Riesgo Total Desacuerdo Indiferente De acuerdo Total desacuerdo acuerdo La organización ha evaluado la necesidad de uso de la capacidad interna de monitorear y revisar el riesgo organizacional El monitoreo de la efectividad del manejo de riesgo es parte de una rutina integral del reporte de procesos gerenciales 62 Departamento Administrativo de la Función Pública .

Tercer Mundo. La gerencia del riesgo y el nuevo enfoque de control interno planteado por el “COSO” Gil Galio. Salazar Vargas. McGraw Hill. Traducción Administración del Riesgo Estándar AS/NZ 4360:1999. Departamento Administrativo de la Función Pública. 2000 Estupiñán Gaitán. 1999. octubre 2003. 1997. Pontificia Universidad Javeriana. El Laberinto Institucional Colombiano. PriceWaterhouseCoopers. 19741994 Fescol. Universidad Nacional. David.Guía Administración del Riesgo 63 BIBLIOGRAFÍA Casals & Associates Inc. 2000. Cuestionario sobre la administración del riesgo. Auditoría Integral. Contacto Información: Teléfono 1-925-934-3847. Guía básica de las Oficinas de Control Interno. Glosario de Evaluación del riesgo. Interfinco. Pedro Orlando . DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Compilado por David MacNamee. González Salas Édgar. Auditoría y Control Interno. Cepeda Gustavo. Riesgos de corrupción en la administración pública. 1997. Rodrigo. Mc2 Management Consulting. 1999. USAID. Documento Mapas de Riesgo. McNamee. Carlos. Las Políticas Públicas. Ws. Departamento Administrativo de la Función Pública . Ortiz. José Joaquín y Armando Ortiz. 2001.2000. 1998.

Guía Administración del Riesgo Departamento Administrativo de la Función Pública Carrera 6 No.62. • Conmutador: 334 40 80/87 • Fax: 341 05 15 • Línea gratuita de Atención al Cliente: 018000 917770 • Web: www. 12 .gov.gov.C.dafp. Bogotá.co Junio 2004 64 Departamento Administrativo de la Función Pública . D.co • E-mail: webmaster@dafp.

co 2004 .62 Conmutador: 334 4080 • Fax: 341 0515 Línea Gratuita de Atención al Cliente: 018000 917770 Web: www.co Email: webmaster@dafp.ISBN: 958-8125-44-8 Departamento Administrativo de l a Función Pública Carrera 6 No. 12 .dafp.gov.gov.