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Gua para entidades locales: cmo ahorrar costes y mejorar la productividad con cloud computing

INSTITUTO NACIONAL DE TECNOLOGAS DE LA COMUNICACIN Instituto Nacional de Tecnologas de la Comunicacin

Gua para entidades locales: cmo ahorrar costes y mejorar la productividad con cloud computing

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Edicin: Enero 2013

La Gua para entidades locales: cmo ahorrar costes y mejorar la productividad con cloud computing ha sido elaborada por el equipo del Observatorio de la Seguridad de la Informacin de INTECO: Pablo Prez San-Jos (direccin) Susana de la Fuente Rodrguez (coordinacin) Eduardo lvarez Alonso Laura Garca Prez Cristina Gutirrez Borge

La realizacin de este estudio se ha financiado dentro del proyecto SERPLAGO (Servicios sobre plataforma cloud para procesos online de gobierno y administracin electrnicos) por la convocatoria 2011 del subprograma INNPACTO del Plan Nacional 2008-2011 del Ministerio de Economa y Competitividad, cofinanciada por los fondos FEDER de la UE.

La presente publicacin pertenece al Instituto Nacional de Tecnologas de la Comunicacin (INTECO) y est bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 3.0 Espaa de Creative Commons, y por ello est permitido copiar, distribuir y comunicar pblicamente esta obra bajo las condiciones siguientes: Reconocimiento: El contenido de este informe se puede reproducir total o parcialmente por terceros, citando su procedencia y haciendo referencia expresa tanto a INTECO como a su sitio web: www.inteco.es. Dicho reconocimiento no podr en ningn caso sugerir que INTECO presta apoyo a dicho tercero o apoya el uso que hace de su obra. Uso No Comercial: El material original y los trabajos derivados pueden ser distribuidos, copiados y exhibidos mientras su uso no tenga fines comerciales.

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El Instituto Nacional de Tecnologas de la Comunicacin, S.A. (INTECO) es un centro de ciberseguridad de carcter innovador y de inters pblico de mbito nacional. Su misin es desarrollar la confianza digital de ciudadanos, empresas y sectores estratgicos. INTECO participa en todos los mbitos de la confianza como son la ciberseguridad, la proteccin de menores y la proteccin de la privacidad, para lo cual trabaja de manera coordinada con las entidades nacionales e internacionales relevantes en la materia.

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NDICE

1 INTRODUCCIN 2 QU ES EL CLOUD COMPUTING?


2.1 CARACTERSTICAS DEL CLOUD COMPUTING 2.2 CLASIFICACIN DE LAS SOLUCIONES CLOUD COMPUTING

7 10
10 11

3 BENEFICIOS DE CLOUD COMPUTING


3.1 AHORRO Y ELASTICIDAD DE COSTES 3.2 MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD 3.3 ENFOQUE EN LA ESTRATEGIA TECNOLGICA Y DE SERVICIO 3.4 MEJORA DE LA GESTIN TECNOLGICA 3.5 MEJORA DE LA GESTIN DE LA SEGURIDAD

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14 15 15 15 15

4 DIEZ PREGUNTAS Y RESPUESTAS PARA LA ADOPCIN DE CLOUD COMPUTING 16 5 ESTUDIO DE CASOS PRCTICOS 25

6 CASO PRCTICO 1. SERVICIO DE COPIAS DE SEGURIDAD 27


6.1 QU ES? 6.2 PUNTO DE PARTIDA 6.3 REQUISITOS 6.4 ALTERNATIVAS 6.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING 6.6 REFLEXIONES FINALES 27 27 27 28 29 30

7 CASO PRCTICO 2. SEGURIDAD EN APLICACIONES


7.1 QU ES?

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7.2 PUNTO DE PARTIDA 7.3 REQUISITOS 7.4 ALTERNATIVAS 7.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING 7.6 REFLEXIONES FINALES

32 33 33 34 35

8 CASO PRCTICO 3. SOFTWARE OFIMTICO


8.1 QU ES? 8.2 PUNTO DE PARTIDA 8.3 REQUISITOS 8.4 ALTERNATIVAS 8.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING 8.6 REFLEXIONES FINALES

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37 37 37 38 39 40

9 CASO PRCTICO 4. MENSAJERA INSTANTNEA


9.1 QU ES? 9.2 PUNTO DE PARTIDA 9.3 REQUISITOS 9.4 ALTERNATIVAS 9.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING 9.6 REFLEXIONES FINALES

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41 41 41 42 42 43

10 CASO PRCTICO 5. PLATAFORMA E-LEARNING


10.1 QU ES? 10.2 PUNTO DE PARTIDA 10.3 REQUISITOS
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10.4 ALTERNATIVAS 10.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING 10.6 REFLEXIONES FINALES

45 45 46

11 GLOSARIO DE TRMINOS

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1.
1 INTRODUCCIN

Introduccin

En la actualidad, Espaa se encuentra en una situacin econmicamente compleja. Las limitaciones presupuestarias existentes obligan a cualquier entidad (pblica o privada) a la reinvencin, innovacin y bsqueda de soluciones que permitan la adaptacin del gasto y la mejora del desempeo, sin que ello implique una sobreexposicin a riesgos excesiva. En este contexto, cada vez ms entidades han contratado servicios en modalidad cloud computing, o se plantean hacerlo a corto plazo. Las ventajas que presenta este modelo de prestacin de servicios y tecnologa estn convenciendo a muchas entidades, aunque su contratacin implique ciertas renuncias sobre el control directo de infraestructuras, aplicaciones o procesos tecnolgicos. Las Administraciones Pblicas espaolas no son ajenas a esta nueva tendencia de mercado y, aunque ms conservadoras que el sector privado en la adopcin de iniciativas tecnolgicas, estn empezando a dar el salto a la nube. No puede resolverse un problema pensando de la misma forma que cuando fue creado Albert Einstein El cloud computing supone un nuevo concepto de gran importancia dentro de la Sociedad de la Informacin, y representa una realidad relevante para las entidades pblicas espaolas, siendo especialmente importante la valoracin y estrategia de implantacin que stas realicen para su adopcin. A los ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares y federaciones de municipios se les plantea un nuevo panorama con margen para mejorar sus actividades que, con una gestin adecuada, les facilitar considerablemente la administracin y mantenimiento de sus entornos tecnolgicos, suponiendo un gran ahorro y aumentando la productividad. Todo ello redundar en una mejora, tanto de tareas internas (pagos a realizar a proveedores, realizacin de copias de seguridad, etc.), como el servicio ofrecido a los ciudadanos (cobrar impuestos municipales, tramitacin de becas, etc.).

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El cloud computing est llamado a ser uno de los principales modelos tecnolgicos que pueda transformar la visin que tienen los ciudadanos de la Administracin Pblica y la tecnologa y aunar eficazmente la gestin de tiempo y costes. En este contexto, esta gua ofrece informacin de carcter didctico a las entidades locales que se estn planteando la adopcin de cloud computing. El anlisis, aunque es vlido para Administraciones de otros mbitos, se centra en las de carcter local debido a las particularidades de este colectivo: frecuentemente, las entidades locales son las que ms inconvenientes encuentran en la adopcin de nuevas tendencias tecnolgicas, debido a sus limitaciones presupuestarias y de disposicin de recursos.

Con este objetivo, la presente gua abarca los siguientes apartados: Qu es el cloud computing? En este apartado se repasan brevemente las principales caractersticas del cloud computing, as como la clasificacin de las soluciones existentes en el mercado. Beneficios de cloud computing. Se ofrece una breve descripcin de algunos datos relevantes respecto al ahorro y elasticidad de costes, caracterstica mejor valorada del cloud computing. Adems, se identifican otras ventajas que esta tecnologa puede aportar a las administraciones locales. Diez preguntas y respuestas para la adopcin de cloud computing. Este captulo sintetiza en diez pasos las consideraciones que deben tener en cuenta las entidades locales inmersas en un proceso de migracin de servicios al modelo cloud computing.

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Estudio de casos prcticos. Se presentan cinco casos, ficticios pero ejemplarizantes, de implantacin de cloud computing para la resolucin de problemas en entidades locales espaolas. Cada uno de los cinco casos describe desde un punto de vista prctico la adopcin de los siguientes servicios o aplicaciones en modo cloud computing: o o o o o Servicio de copias de seguridad. Seguridad en aplicaciones. Software ofimtico. Mensajera instantnea. Plataforma de e-learning.

Glosario. Por ltimo, se recopilan una serie de trminos relacionados con la tecnologa y el cloud computing que pueden orientar al lector para una mejor comprensin de la gua.

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2.
2 QU ES EL CLOUD COMPUTING?

Qu es el cloud computing?

A quin no le gustara disponer de cualquier aplicacin o servicio desde cualquier lugar? Las nuevas tecnologas aplicadas en dispositivos mviles y las elevadas posibilidades de acceso a Internet permiten una alta disponibilidad de informacin desde prcticamente cualquier ubicacin. El cloud computing va un paso ms all. Se puede definir cloud computing o computacin en la nube como una propuesta tecnolgica que permite ofrecer servicios informticos en donde los recursos, el software y los datos son configurables bajo demanda y de manera on-line. Permite, adems, una buena agilidad y eficiencia de costes en la gestin de la informacin digital de cualquier organizacin, a travs de una implantacin sencilla y flexible. Este planteamiento presenta una gran evolucin en la forma de gestionar las reas de tecnologa en las organizaciones y administraciones pblicas. Las grandes inversiones que tradicionalmente realizan estas reas en recursos hardware y software (CPDs, redes, personal, seguridad, etc.) se reducen, transformando a los proveedores en utilities, poniendo al alcance de los usuarios la capacidad de computacin bajo demanda. 2.1 CARACTERSTICAS DEL CLOUD COMPUTING

Lo que caracteriza este nuevo paradigma y lo diferencia de los anteriores, se vertebra alrededor de 5 aspectos clave: Abstraccin. Capacidad de aislar los recursos informticos contratados al proveedor de los sistemas informticos de la entidad contratante, volviendo su gestin totalmente transparente (desde el punto de vista del usuario), gracias al uso de la virtualizacin. Esto permite al cliente no requerir de personal dedicado al mantenimiento de la infraestructura, actualizacin de los sistemas, realizacin de pruebas y dems tareas asociadas al servicio contratado.

Abstraccin Escalabilidad Pago por uso

Autoservicio bajo demanda

Acceso ilimitado y multiplataforma

Caractersticas del modelo cloud computing


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Escalabilidad. Capacidad que consiste en aumentar o disminuir las funcionalidades ofrecidas al cliente, en funcin de las necesidades puntuales del mismo, sin necesidad de tramitar nuevos contratos o penalizaciones. Esta caracterstica evita los riesgos de un posible mal dimensionamiento inicial en el consumo o en la necesidad de recursos. Pago por uso. Derivado del concepto de escalabilidad, el coste del servicio asociado se modifica tambin en funcin de las necesidades puntuales de uso de la solucin. De esta forma, el pago que debe abonar la entidad vara en funcin del uso que se le d al servicio cloud contratado.

Autoservicio bajo demanda. Esta caracterstica permite al usuario acceder a las capacidades de la solucin cloud computing de forma automtica, a medida que las vaya requiriendo, sin necesidad de una interaccin humana con su proveedor de servicios. Acceso ilimitado y multiplataforma. Consiste en la posibilidad ofrecida a los usuarios de acceder a los servicios cloud computing contratados en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo con conexin a Internet (ordenadores porttiles, tabletas o smartphones). CLASIFICACIN DE LAS SOLUCIONES CLOUD COMPUTING

2.2

Las diferentes soluciones cloud computing que se ofrecen en el mercado se clasifican en base a tres criterios: 1) niveles de servicio, 2) modelos de despliegue y 3) modelos de negocio, tal y como queda reflejado grficamente en la ilustracin siguiente, que muestra un cubo en el que cada una de sus dimensiones representa uno de los criterios de clasificacin. La figura permite intuir el nmero de combinaciones posibles.

Clasificacin de las soluciones cloud computing

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2.2.1

Por niveles de servicio

Hace referencia al tipo y nivel de abstraccin de las soluciones ofrecidas por el proveedor cloud. Las principales tipologas segn esta clasificacin son: Infraestructura como servicio (IaaS). Consiste en la entrega de la infraestructura informtica (capacidad de computacin, espacio de disco y bases de datos, entre otros) como un servicio. Sobre esta infraestructura, el usuario podr implementar sus propios servicios en modo tradicional si as lo decide. Plataforma como servicio (PaaS). Consiste en la entrega como servicio de un conjunto de plataformas informticas orientadas al desarrollo, testeo, despliegue, hosting y mantenimiento de los sistemas operativos y aplicaciones. En este caso, la gestin de la infraestructura queda abstrada para el cliente, pero mantiene la responsabilidad de gestin de la plataforma y las aplicaciones. Software como servicio (SaaS). Consiste en permitir el uso de las aplicaciones como servicio, siguiendo un modelo de despliegue de software mediante el cual el proveedor ofrece licencias de su aplicacin a los clientes, para su uso como un servicio bajo demanda, liberando por completo al cliente de la gestin de la infraestructura y la plataforma. Por modelos de despliegue

2.2.2

Esta clasificacin hace referencia al nivel y tipo de comparticin de los recursos contratados en la nube con otras entidades. Las tipologas resultantes son: Cloud pblica. Caracterizada por la oferta de servicios de computacin virtualizados por parte de los proveedores, para mltiples clientes heterogneos, accediendo stos a dichos servicios a travs de Internet o VPNs. Cloud privada. Tambin llamado individual o personalizada, consiste en el suministro de entornos virtualizados, que pueden ser implementados por el propio organismo consumidor o por un proveedor, y que son usados y controlados nicamente por el organismo contratante del servicio. Cloud hbrida. Se caracteriza por aunar diferentes tipos de clouds (pblico y privado), que continan siendo entidades nicas interconectadas para la transferencia de datos y aplicaciones entre ellas.

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Cloud comunitaria: Nubes utilizadas por distintas organizaciones cuyas funciones y servicios son comunes, permitiendo con ello la colaboracin entre grupos de inters. Por modelos de negocio

2.2.3

Como principales modelos de negocio surgidos alrededor del paradigma cloud computing se pueden destacar los siguientes: Proveedor: Consiste en la prestacin de servicios a travs de la nube a suscriptores o intermediarios, es decir, servicio ofertado por la empresa proveedora al cliente, ya sea de forma directa o a travs de un intermediario. La contraparte del proveedor es el suscriptor, que sera el usuario de los propios servicios cloud. Intermediario: Consiste en la prestacin de servicios de intermediacin entre los usuarios finales y los proveedores, en un mercado dinmico de oferta y demanda como es el cloud computing. Habilitador: Es un modelo tpicamente enfocado al mercado de proveedores. Son empresas que venden software y hardware a terceros, para que estas terceras empresas (proveedores) desarrollen y ofrezcan al usuario servicios en la nube. Auditor: Encargado de llevar a cabo las evaluaciones independientes de los servicios en la nube, de las operaciones asociadas a los sistemas de informacin, del rendimiento y de la seguridad en el uso de la solucin cloud.

Evaluacin de los servicios

Habilitador
Hardware Software

Auditor

Proveedor
Acuerdos de colaboracin

Intermediario

Suscriptor

Esquema de los modelos de negocio cloud computing

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3.
3 BENEFICIOS DE CLOUD COMPUTING

Beneficios de cloud computing

Las entidades locales proporcionan el nivel de servicio ms cercano a la ciudadana. Los ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, mancomunidades y federaciones de municipios con frecuencia se enfrentan a situaciones que exigen una temprana capacidad de respuesta y adaptabilidad, debiendo proporcionar servicios puntuales a grupos reducidos de ciudadanos y con una duracin limitada. Resulta fundamental que exista una focalizacin hacia la innovacin que aporte nuevas garantas y que no devale el servicio ofrecido y la confianza volcada por los ciudadanos. En ocasiones, las limitaciones econmicas no permiten a las entidades locales grandes despliegues tecnolgicos, haciendo necesario valorar alternativas innovadoras que ayuden a garantizar la calidad de los servicios orientados a los ciudadanos, y que a su vez contribuyan a la reduccin y flexibilizacin de los costes. Por ello, el ahorro y elasticidad de costes propios del cloud computing constituyen la principal palanca de impulso de la tecnologa en las entidades locales, aunque no es el nico beneficio, tal y como muestra el diagrama siguiente.
Ahorro y elasticidad costes

Mejora gestin tecnolgica

Mejora productividad

Mejora gestin seguridad

Enfoque estrategia tecnolgica y de servicio

Beneficios de cloud computing para las entidades locales

A continuacin se ofrece una breve descripcin de los principales beneficios que el cloud computing puede aportar a las entidades locales que se decidan por su adopcin. 3.1 AHORRO Y ELASTICIDAD DE COSTES

Gracias al modelo de pago por uso, el coste asociado a los servicios es variable, e inferior al incurrido con el uso de tecnologa tradicional. La importancia del concepto on demand asociado al uso de soluciones en la nube radica en que, a diferencia de lo que ocurre en el caso de la infraestructura tradicional, el suscriptor tan solo paga por el uso que hace del servicio de cloud computing en cada momento, reducindose sustancialmente los costes fijos y las inversiones asociadas a los recursos TI. Aunque las experiencias implementadas a travs de modelos de cloud computing en las entidades locales espaolas son todava escasas para poder hacer valoraciones
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objetivas sobre los ahorros de coste y otros beneficios obtenidos, en otros pases, donde existe una mayor madurez y experiencia para obtener conclusiones en este sentido (fundamentalmente en EEUU), la realidad ofrece unas perspectivas prometedoras. 3.2 MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD

Permite al usuario acceder a las aplicaciones, documentos y correos electrnicos desde cualquier lugar con acceso a Internet y utilizarlos de manera online (u offline para sincronizarlos posteriormente). Asimismo, permite que varias personas puedan trabajar sobre un mismo recurso en tiempo real, fomentando la productividad y la comunicacin. 3.3 ENFOQUE EN LA ESTRATEGIA TECNOLGICA Y DE SERVICIO

Una de las principales ventajas del cloud computing es la posibilidad de externalizar al proveedor parte de la responsabilidad y la gestin de las competencias TI. De esta forma, el organismo puede concentrarse en explotar de la manera ms beneficiosa los servicios contratados y delegar en el proveedor las competencias tecnolgicas deseadas.

3.4

MEJORA DE LA GESTIN TECNOLGICA

La Administracin que decida empezar a trabajar en modo cloud computing siempre puede disponer de la ltima actualizacin de infraestructura, sistemas, aplicaciones, etc. De este modo, servicios cuya adopcin no era posible con el sistema tradicional, pueden ser prestados en la nube con el nuevo paradigma. Se trata, por ejemplo, de ideas y servicios que exigen grandes niveles de potencia de clculo o una capacidad de ampliacin rpida y que por ello su gestin era inviable para pequeas entidades locales. Estas funcionalidades son ahora factibles con los servicios cloud computing. 3.5 MEJORA DE LA GESTIN DE LA SEGURIDAD

En un modelo basado en la nube, el mantenimiento se hace ms sencillo y seguro, siempre que sea contratado a un proveedor que disponga de las ltimas tcnicas disponibles en materia de seguridad y proteccin de datos. Los proveedores de cloud computing disponen de sistemas con mejores condiciones de redundancia que reducen la posibilidad de prdida de informacin o de cese de servicio, proporcionando as al cliente una mayor resistencia a desastres y capacidad de recuperacin ante fallos.
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4.
4

Diez preguntas y respuestas para la adopcin de cloud computing

DIEZ PREGUNTAS Y RESPUESTAS PARA LA ADOPCIN DE CLOUD COMPUTING

Oportunidad es cuando tienes poder de aprovecharla. De lo contrario, no lo es. Tal y como se ha descrito, el modelo cloud computing, por su naturaleza y caractersticas, posee una serie de ventajas que en determinadas situaciones y segn como se encuentren gestionadas, pueden suponer un impulso positivo para la estrategia tecnolgica que se est realizando en la entidad. Sin embargo, es necesario recordar que una incorrecta gestin del modelo cloud tambin puede tener implicaciones negativas. Con el fin de facilitar a las entidades locales que tengan inters en alojar sus aplicaciones, infraestructuras o plataformas tecnolgicas en el modelo cloud, se ha desarrollado un declogo con las principales cuestiones a tener en cuenta para realizar una migracin adecuada y una supervisin ptima del servicio contratado.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Cules son todas las actividades internas y externas asociadas a mis servicios? Podra ampliar e integrar nuevos servicios? Mis actividades tecnolgicas, son adecuadas para ser migradas a cloud? Dispongo de todos los medios? Cules son los principales aspectos que debo tener en cuenta para realizar correctamente la migracin? Entonces, es viable? A la hora de elegir proveedor, qu debo valorar? Cul es el proveedor ms apropiado? Qu debo considerar a la hora de formalizar el contrato? Qu debo puntualizar al proveedor? Qu precauciones tomar antes de realizar la migracin del servicio? Cmo gestionar los aspectos normativos y legislativos? Es realmente importante? Cmo asegurar que el proveedor cumpla con lo establecido? Como supervisar el servicio? Llega el momento de terminar con el acuerdo qu considerar al finalizar el contrato con el proveedor? Seamos crticos Es el cloud computing adecuado para mis actividades, tareas, sistemas y servicios?

A continuacin se da respuesta a estas diez preguntas a travs de fichas, contemplndose todas las fases dentro del ciclo de vida del servicio en la nube: desde la valoracin inicial previa a la implantacin, donde se explica cmo valorar si el modelo cloud computing es el ms adecuado para la entidad; pasando por aspectos relevantes que deben ser vigilados durante la prestacin del servicio que realiza el proveedor; hasta las pautas para manejar la correcta finalizacin del servicio, de manera que no se ponga en compromiso ningn dato, ni la continuidad del servicio en otro entorno.

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El declogo aqu propuesto es un modelo ms, no se trata un instrumento nico y definitivo. Es recomendable que cada entidad personalice sus propios escenarios y realice las valoraciones adecuadas a sus circunstancias particulares.

Actividades migrables identificadas!

Disponemos de los medios adecuados!

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Investigar

Conocemos caractersticas y riesgos!

Tratar

Gestin de riesgos

Alianza

Evaluar

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Ya tenemos al mejor proveedor!

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Nuestro contrato est a punto!

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Estamos listos para migrar!

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Cumplimos y cumpliremos legalmente!

Sabemos cmo evaluar al proveedor!

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Rescindiendo el contrato!

Cloud computing ha sido un acierto!


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A continuacin se incluye un diagrama que recoge todos los pasos seguidos a lo largo del declogo con la correspondiente implicacin en la toma de decisiones:
Mis servicios NO

Es adecuado migrar al cloud? NO

SI

Riesgos y caractersticas ok?

SI

Existe un proveedor adecuado? SI

NO

Precauciones previas a migrar

SI

Contrato acorde para ambas partes?

NO

Aspectos normativos y legislativos

Supervisin del Servicio

Finalizando del acuerdo con el proveedor

Es el cloud adecuado para mi?

Diagrama de decisin sobre la adopcin de cloud computing

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5.
5 ESTUDIO DE CASOS PRCTICOS

Estudio de casos prcticos

En los siguientes apartados se explican cinco casos prcticos de adopcin de cloud computing en entidades locales espaolas. Se trata de situaciones ficticias, ocurridas en escenarios imaginarios, que tienen como comn denominador la existencia de una necesidad en la Administracin que termina en la adopcin de una solucin en la nube por la entidad. As, estos ejemplos de adopcin de cloud computing por parte de las entidades locales se centran en soluciones de uso habitual entre las organizaciones espaolas. Cada uno de ellos se centrar en una solucin concreta: copias de seguridad, adopcin de un sistema de seguridad en las aplicaciones, soluciones de ofimtica, servicio de mensajera instantnea y, por ltimo, la implantacin de una plataforma de teleformacin.

Caso prctico 1 Servicios de copias de seguridad Caso prctico 2 Seguridad en aplicaciones Caso prctico 3 Software ofimtico Caso prctico 4 Mensajera instantnea Caso prctico 5 Plataforma e-learning
Casos prcticos analizados

En la seleccin de las temticas de anlisis se ha tenido en cuenta la familiaridad de las organizaciones con las soluciones propuestas, as como la cobertura de los distintos niveles de servicios (IaaS, PaaS y SaaS). Para la descripcin de cada uno de los casos prcticos, que ser abordada en los captulos siguientes, se sigue un planteamiento homogneo. As, cada caso se ha enmarcado en un momento de decisin dentro de la entidad local protagonista, originado por una situacin problemtica o desfavorable que incitaba a un cambio de estrategia dentro de la gestin de la tecnologa que se estaba realizando. En este contexto, la organizacin lleva a cabo una definicin de requisitos y un consecuente anlisis de soluciones existentes en el mercado capaces de satisfacer sus necesidades. Dentro de las posibles soluciones que se identifican en el anlisis preliminar, se valoran aquellos puntos donde el cloud computing aporta un valor aadido respecto al resto. Es importante indicar que el modelo cloud no siempre se presenta como una solucin definitiva, por ello resulta fundamental realizar las valoraciones iniciales y los anlisis de riesgos adecuados, que ayuden a arrojar luz sobre si supone la mejor eleccin para la entidad pblica.
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La metodologa de desarrollo de cada uno de los casos prcticos sigue el discurso reflejado en el diagrama siguiente.

Punto de partida

Requisitos

Alternativas

Beneficios derivados de cloud computing

Reflexiones finales

Metodologa de anlisis de los casos prcticos

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6.
6

Caso prctico 1. Servicio de copias de seguridad

CASO PRCTICO 1. SERVICIO DE COPIAS DE SEGURIDAD

6.1

QU ES?

La realizacin y recuperacin de las copias de seguridad es una actividad muy importante para cualquier entidad, ya que garantiza la salvaguarda de la informacin. En caso una incidencia grave de seguridad o un desastre tecnolgico, la existencia de copia de respaldo de la informacin permite la recuperacin de los datos definidos crticos. Por el contrario, una mala implementacin del servicio de copias de seguridad, o una incorrecta definicin de las polticas de respaldo y estrategias de recuperacin, puede tener terribles consecuencias para las tareas cotidianas que se realizan dentro de la organizacin, en caso de incidencia o desastre. 6.2 PUNTO DE PARTIDA

El Ayuntamiento de VillaBackUp recientemente ha sufrido un incendio que ha afectado a los ordenadores que se encontraban en las plantas primera y segunda del consistorio. En dichas plantas se encontraban los puestos de trabajo de la mayora de tcnicos que gestionan la contabilidad, contrataciones y dems tareas administrativas. Para la realizacin de las tareas asociadas a su Incendio puesto de trabajo, los tcnicos utilizan una suite ofimtica. Los ficheros de trabajo generados estn alojados en una plataforma para la comparticin de archivos comunes, donde solo pueden acceder los usuarios a quienes se les haya concedido el acceso Prdida de informacin de manera previa. A su vez, las copias de respaldo de la plataforma para la comparticin de ficheros Robos Otros ofimticos se encuentran en un servidor que, desafortunadamente, se ubica en una sala que tambin se ha visto afectada por el fuego. Como consecuencia, se han perdido prcticamente todos los datos. El resultado para el ayuntamiento ha sido muy negativo. Muchas de sus actividades crticas se han visto paralizadas tras la prdida absoluta de datos que, inevitablemente, jams podrn recuperar (datos econmicos, personales, etc.). 6.3 REQUISITOS

Tras el terrible suceso, el alcalde de VillaBackUp ha mostrado especial preocupacin por encontrar una solucin definitiva que permita la posibilidad de recuperar datos ante cualquier tipo de incidente, y que adems, sea una solucin que no presente grandes costes. Por ello se ha reunido con el responsable tecnolgico del ayuntamiento y juntos han definido los requisitos que debe reunir la nueva solucin. Son los siguientes:

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El escenario econmico exige reducir todos los costes posibles en la inversin actual respecto a la plataforma de comparticin de archivos (gastos asociados a licencias, infraestructura, gestin del mismo, etc.) y todos los gastos orientados al gasto del tiempo en la gestin y realizacin de tareas bsicas o de administracin (realizar las copias de seguridad, recuperacin de las mismas, administracin de los usuarios de la plataforma, actualizacin de la plataforma, etc.). Como punto ms importante, se hace necesario un cambio de las estrategias actuales de realizacin de copias de seguridad y recuperacin de las mismas. Se busca un servicio que permita incrementar las caractersticas de copia minimice las prdidas en caso de desastre.

Simplificar en la medida de lo posible las tareas relacionadas con la gestin y mantenimiento de la plataforma. Es requisito indispensable que la solucin que se adopte no interfiera ni en el trabajo de los usuarios de la suite ofimtica, ni en el del responsable tecnolgico de VillaBackUp, que no pueden asumir un trabajo adicional al que desempean en la actualidad. Mantener las mismas funcionalidades que presenta el software ofimtico y la plataforma para la comparticin de documentos de trabajo, ya que es la ms adecuada para el desarrollo de las actividades diarias. Por consiguiente como principal punto clave, se decide que la solucin de copias de seguridad que se elige no interfiera en la continuidad del uso del aplicativo. ALTERNATIVAS

6.4

El responsable tecnolgico de VillaBackUp ha hecho una rigurosa labor de investigacin de soluciones, y le presenta al alcalde las siguientes alternativas. Todas las soluciones propuestas cumplen los requisitos identificados anteriormente, principalmente la mejora del proceso de realizacin y restauracin de copias de seguridad: Duplicacin del servidor principal en una localizacin distinta, siempre a una distancia considerable y que en ningn caso se pueda ver afectada por riesgos de la misma naturaleza. Ambos servidores estaran conectados y la prdida de datos se vera reducida en caso de que uno de los servidores se viera afectado por un desastre. Mejorar los procedimientos actuales, para que la realizacin de las copias de seguridad las puedan realizar usuarios no tcnicos, para ubicar las copias fuera de las dependencias del ayuntamiento y dar formacin especfica para la correcta recuperacin de las copias de respaldo.

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Migracin de toda la plataforma de comparticin de archivos a un entorno cloud computing, donde la inversin en infraestructura tecnolgica sea nula y directamente se dependa del proveedor, de sus recursos y sus especialistas para la gestin de todas las copias de respaldo y su recuperacin. Tras diversas reuniones y estudiar detalladamente las aportaciones que ofreca el modelo cloud, finalmente el alcalde, responsable tecnolgico y usuarios, han decidido confiar en un proveedor que alojara la plataforma de comparticin de archivos en cloud. 6.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING

Tras la implantacin de la solucin, los trabajadores del ayuntamiento de VillaBackUp han empezado a experimentar una serie de mejoras: El mantenimiento de la aplicacin ha sido externalizado al proveedor. De esta manera, cualquier cambio de versin, o instalacin de parches, no es una preocupacin para el ayuntamiento, ya que el propio proveedor es quien utiliza sus recursos para la realizacin de estas actividades. La tarea de administracin de usuarios es realizada por el proveedor. El ayuntamiento solo se tiene que poner en contacto con el proveedor para solicitar bajas, altas y/o modificaciones de usuarios, sin la necesidad de que exista un perfil administrador dentro del ayuntamiento. As, queda asegurada la segregacin de funciones (es decir, no existen superusuarios internos que pueden conceder y borrar accesos a usuarios), minimizndose los riesgos de error de la manera ms segura. El ayuntamiento puede ajustar la planificacin de copias de seguridad segn sus propias necesidades. No es necesario que el ayuntamiento invierta tiempo ni recursos para la realizacin de las copias, pudindole exigir al proveedor las garantas acordadas. En caso de que exista algn problema de prdida de datos, el ayuntamiento no se tiene que preocupar de gestionar la recuperacin de la informacin. Ser el proveedor quien copie, almacene y gestione las copias de seguridad, y en consecuencia tenga la obligacin de recuperar toda la informacin en el momento que se necesario. Los documentos ofimticos estn disponibles desde cualquier localizacin con un ordenador y conexin a internet. En caso de una nueva contingencia, los tcnicos administrativos podr desarrollar sus tareas desde otras localizaciones.
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La mayora de los proveedores aseguran Acuerdos de Nivel de Servicio del 99,9% y soporte durante 24 horas del da, los 7 das de la semana. Se gana en trminos de seguridad, ya que la plataforma de comparticin de archivos se encuentra alojada en una infraestructura con medidas de seguridad que exceden con mucho las que se podra permitir el ayuntamiento con un reducido presupuesto en inversin tecnolgica. En este sentido, la mayora de los proveedores ofrecen servicios de encriptacin de la informacin (aplicable por Ley Orgnica de Proteccin de Datos). El ayuntamiento puede adecuar la planificacin de copias de respaldo tal y como estime. Puede elegir entre todas las modalidades disponibles (completa, incremental, snapshot, etc.), ajustando las polticas de retencin. Se permite la recuperacin de las copias de respaldo desde cualquier soporte con conexin a internet (siempre y cuando se tenga la cuenta de usuario y contrasea correspondiente). Si se volviera a repetir un incendio, se podra disponer de la informacin inmediatamente. 6.6 REFLEXIONES FINALES

Definir una inadecuada estrategia de recuperacin puede suponer la prdida total de la informacin crtica que un ayuntamiento necesita para sus actividades. Por el contrario, si se realiza de manera eficaz, el resultado es la completa minimizacin del impacto que un desastre puede producir. Las estrategias tradicionales ms exigentes de copia y recuperacin de datos pueden suponer un gasto excesivo para una pequea entidad local, pero ello no puede ser obstculo a la proteccin de la seguridad de su informacin. Se hace necesario, por ello, encontrar una solucin que se adapte econmica y operativamente a las necesidades de una entidad local. Adems de la plataforma de comparticin de ficheros, el hipottico alcance tendra que valorar qu otras aplicaciones o entornos son crticos para el ayuntamiento y as definir una correcta gestin de las copias de la informacin para estos servicios. Como punto final, la migracin de la plataforma de comparticin de ficheros a la nube garantiza una completa optimizacin de recursos, ya que el proveedor de los servicios cloud asume las tareas del Responsable TI, aumentndose as la productividad del organismo.

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Prdida de informacin

Ahorro de tiempo Cloud computing

Mayor seguridad

Mejora realizacin copias de respaldo

Copias de informacin crtica a medida

Ahorro de costes

Recuperacin de datos ms sencilla

Mejores estrategias de recuperacin

Esquema de decisin del caso prctico 1

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7.
7

Caso prctico 2. Seguridad en aplicaciones

CASO PRCTICO 2. SEGURIDAD EN APLICACIONES

7.1

QU ES?

Muchas tareas y actividades que se realizan dentro de las entidades pblicas se encuentran soportadas por tecnologas que, irremediablemente, estn ligadas a un conjunto de riesgos. El aumento de las tecnologas disponibles y del acceso a Internet provoca que cualquier persona est en condiciones de tener acceso a informacin desde cualquier dispositivo y localizacin, aumentando as la posibilidad de incidencia de riesgos. Resulta fundamental que un sistema de la informacin sea sometido a un anlisis de riesgos donde se identifiquen y cuantifiquen escenarios, probabilidades e impactos de la materializacin de riesgos. En base a esos resultados, ser necesario acometer unos planes de seguridad que ayuden a mitigar ataques externos o errores internos. 7.2 PUNTO DE PARTIDA

La sede de la Diputacin de Ciberlandia ha sufrido en los ltimos meses ataques realizados por hackers. El ltimo produjo la cada de todo el sistema durante un da entero, imposibilitando el normal funcionamiento de la diputacin mientras dur la incidencia. En esta ocasin, adems, los criminales cibernticos sustrajeron informacin que contena datos personales de los ciudadanos, que incluan datos de salud, considerados de nivel alto tal y como se define en la legislacin sobre proteccin de datos. Tras el ataque, los delincuentes publicaron la informacin en Internet, como forma de evidenciar el xito de su ataque. En pocos minutos los principales medios de comunicacin se hicieron eco del suceso y, en pocas horas, la noticia circulaba por las redes sociales. Centenares de ciudadanos se vieron afectados directamente, al ver datos personales suyos publicados en la red, quedando vulnerada as su privacidad. Por otra parte, la imagen de la diputacin se ha visto afectada negativamente, tanto a nivel local, por la prdida de confianza de los ciudadanos en el organismo pblico, como a nivel nacional e incluso internacional, hasta donde las redes sociales y medios de comunicacin han hecho llegar los ecos del incidente.

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7.3

REQUISITOS

Con carcter de urgencia, se constituye un comit de crisis para buscar una solucin inmediata a la situacin. Durante la sesin se plantean las necesidades actuales derivadas del ataque ciberntico: garantizar de manera prioritaria la atencin adecuada a la ciudadana y restaurar la imagen de la diputacin, que se ha visto afectada negativamente como consecuencia del incidente. Los miembros del comit de crisis, en el que participa el director de tecnologa de la diputacin, con el apoyo de un asesor externo experto en hacking tico, han detectado las siguientes necesidades y oportunidades para mejorar el entorno tecnolgico y as evitar futuros ataques: Actualmente existe una poltica interna dentro de la diputacin que impulsa un gasto adecuado y controlado sobre inversin tecnolgica. Los presupuestos existentes permiten un margen de gasto econmico muy ajustado. Hasta el momento del ataque, la proteccin de los dispositivos se basaba en un firewall colocado entre la red interna de la diputacin y la red exterior de Internet, adems de la proteccin con cliente antivirus en todos los puestos de trabajo. Los servidores no se haban configurado en relacin con ninguna gua de bastionado y todos los parmetros que presentaban era los predefinidos por el fabricante. Las medidas de seguridad actuales son insuficientes frente a ataques externos. Para que los trabajadores de la diputacin puedan desarrollar sus tareas (tanto internas como externas, que implican la prestacin de un servicio a los ciudadanos), necesitan encontrarse conectados a la Red. Sin unas medidas de seguridad adecuadas, y manteniendo la misma configuracin actual, seguirn existiendo los mismos riesgos de sufrir ataques externos.

Una vez identificadas las necesidades y oportunidades de mejora, se procede a la evaluacin de las soluciones disponibles en el mercado. 7.4 ALTERNATIVAS

Las principales alternativas llevadas a estudio por el comit intentan abarcar todas las posibilidades econmico-operativas, dirigiendo as la decisin haca la que comporte una mxima optimizacin de los requisitos identificados. Las opciones elegidas por el comit son las siguientes: Disear e implementar una nueva red de comunicaciones telemticas, con servidores ms modernos que presenten ms fortalezas en los aspectos de
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seguridad, adems de la adquisicin de los elementos de red necesarios para asegurar las comunicaciones con el exterior: firewall, switches, zona desmilitarizada, IDS, etc. Limitar el acceso a Internet solamente a algunos puestos restringidos en relacin con sus funciones desempeadas. De manera complementaria, se buscarn para los ordenadores con salida a Internet, puntos especficos de salida especialmente securizados. Realizar un plan estratgico de seguridad que defina las acciones a acometer, que se encuentre liderado por el personal interno. Trasladar la plataforma informtica que pueda ser objetivo de riesgo al modelo cloud computing, de manera que toda la seguridad sea gestionada por el proveedor y con detalle granulado en funcin de la criticidad del servicio y de la informacin que contiene. La situacin finalmente adoptada en la diputacin de Ciberlandia se ha basado en trasladar toda la plataforma informtica sujeta a riesgo a la arquitectura cloud computing. 7.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING

Una vez implantado el modelo, la diputacin ha empezado a ser consciente de los beneficios que el cloud computing le aporta. A continuacin se detallan los ms importantes: El cloud computing permite gestionar la seguridad como un ente completo. Alojar la plataforma tecnolgica de la diputacin en una nube aislada admite concentrar sobre todos los elementos ubicados dentro de la virtualizacin en cloud, los mismos niveles fcilmente configurables de seguridad, y reforzando aquellos segmentos ms susceptibles de ser objetivos de ataques cibernticos. Los proveedores tecnolgicos de cloud computing y seguridad cuentan con instalaciones que incluyen fuertes medidas de seguridad fsicas (que prohben la intrusin de extraos que se puedan conectar directamente a los servidores donde se encuentran nuestros servicios) y lgicas, ya que al basar su negocio en la seguridad, la inversin realizada por el proveedor asegura especialmente evitar la explotacin de cualquier tipo de vulnerabilidad por un delincuente ciberntico. Adems cuentan con todos los elementos y funcionalidades fundamentales: Anlisis de vulnerabilidades, plataforma antimalware, firewall, proxy, IDS, etc.

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Los proveedores poseen servicios de supervisin continuada que aseguran monitorizacin de la seguridad sobre la plataforma de manera constante, permitiendo ejecutar las acciones necesarias que son difcilmente realizables dentro de la Administraciones Publicas locales, ya sea por los horarios, ya sea por los medios dedicados. El ciclo de vida de la seguridad es constante. Todas las vulnerabilidades detectadas por los fabricantes, la actualizacin de parches se seguridad y la gestin de cualquier tipo de incidente es tarea del proveedor. REFLEXIONES FINALES

7.6

La gestin de la seguridad frente a ataques cibernticos merece ser evaluada con gran nivel de detalle, ya que incluso los estamentos ms seguros del mundo y las personalidades asociadas a los mayores gigantes tecnolgicos han sufrido ataques exitosos 1.

Por ello, la propia diputacin provincial debe realizar el anlisis de las posibilidades e impacto de un nuevo ataque, y decidir hasta dnde estn dispuestos a invertir en seguridad para proteger a todos los activos implicados. Actualmente el cloud computing permite gestionar de una manera optimizada los aspectos de seguridad relacionados con la gestin de infraestructura y plataformas tecnolgicas. La inversin por parte de la diputacin en infraestructura fsica propia supone una cuanta econmica importante asociada a los activos materiales y al personal necesario para que gestione la plataforma de manera adecuada y que asegure un correcto funcionamiento. Para la diputacin, el hecho de ser pioneros en alojar sus servicios y gestionar su seguridad a travs de la nube en manos de expertos contrastados, habiendo realizado las valoraciones previas necesarias, le permitir recuperar crdito frente la opinin pblica, tras la devaluacin de su imagen como consecuencia de los incidentes acontecidos.

http://abcnews.go.com/blogs/politics/2012/01/fbi-director-says-cyberthreat-will-surpass-threat-from-terrorists/

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Ataques externos

Cloud computing

Ciclo de vida de seguridad constante

Mayor infraestructura en seguridad

Mejor seguridad Monitorizacin y supervisin exhaustiva

Seguridad a medida

Esquema de decisin del caso prctico 2

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8.
8

Caso prctico 3. Software ofimtico

CASO PRCTICO 3. SOFTWARE OFIMTICO

8.1

QU ES?

El objetivo de las llamadas suites ofimticas es proveer de una coleccin de programas destinados a satisfacer las necesidades bsicas de creacin y gestin de documentacin en entornos de oficina o particulares. Tpicamente, estas suites incorporan: 8.2 Procesador de texto. Hoja de clculo. Presentacin de diapositivas. Edicin bsica de diagramas. Facilidades para la colaboracin en la edicin de documentos. Sistema de gestin de base de datos. Agenda y correo electrnico. PUNTO DE PARTIDA

La sede el gobierno local de Officetown tiene una suite ofimtica para sus soluciones de correo electrnico, gestin de contactos, calendarios, procesamiento de textos, hojas de clculo y presentaciones. Esta suite fue adquirida a finales de los 90, con una modalidad de pago nico por usuario, y su vida til se ha venido alargando debido a los altos costes de licenciamiento que supondra la renovacin del software en todos los puestos de trabajo de su personal. 8.3 REQUISITOS

Con el paso del tiempo, los trabajadores del ayuntamiento van percibiendo la obsolescencia de su solucin ofimtica. A menudo reciben documentacin en ficheros cuyo formato no es compatible con su solucin ofimtica. Existen algunos trabajos que deben ser desarrollados por equipos de varias personas y el software ofimtico que se utiliza en la actualidad no dispone de facilidades colaborativas. El entorno de trabajo es lento y poco intuitivo en comparacin con otras soluciones existentes, lo que hace que el ayuntamiento de Officetown sea menos eficiente.

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Adems, los administradores de sistemas estn preocupados por los siguientes motivos: El soporte ha sido discontinuado y no reciben parches de seguridad, con el consiguiente riesgo. La suite ofimtica utilizada no permite integracin con otras soluciones modernas que se han adoptado en la Administracin.

8.4

ALTERNATIVAS

Las alternativas que se han planteado los responsables de sistemas del ayuntamiento son las siguientes: Adquirir las licencias de una versin actualizada de la misma suite, en modalidad de pago nico por usuario, y volver a extender al mximo su vida til para rentabilizarlo. Adquirir las licencias de una versin actualizada de la misma suite, en modalidad de pago anual, que incluya mantenimiento y les permita una actualizacin ms asequible en el futuro. Migrar su plataforma a otra solucin diferente, entre las que barajan soluciones libres que abaraten significativamente los costes. Migrar su plataforma a una solucin en la nube que, adems de flexibilizar los costes, aporte nuevas soluciones colaborativas.

Tras una valoracin de las alternativas planteadas, la decisin adoptada por los gestores del gobierno municipal de Officetown es precisamente trasladar la actual solucin ofimtica a un nuevo modelo basado en computacin en la nube.

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Antes de seleccionar una solucin ofimtica en modo cloud computing, los responsables de sistemas del ayuntamiento de Officetown han realizado un anlisis del mercado, identificando los siguientes proveedores: Google Docs: Principal promotor del trabajo en la nube sin necesidad de instalar nada en local, y con una gran integracin con el resto de soluciones de Google Apps para email, contactos, calendarios, etc. Microsoft Office 365: La solucin en lnea y profesional de Microsoft en respuesta a Google Docs, cuenta con menos funcionalidad que ofrece su versin de escritorio, pero con aadidos fundamentales en aspectos colaborativos. Zoho: Principal alternativa a Google Docs, adems de contar con ms servicios online y estar enfocada especialmente para las empresas, cuenta con una elaborada suite de otras aplicaciones. IBM Docs: Alternativa desarrollada por IBM en respuesta al resto de soluciones mencionadas. En el momento de elaboracin de esta gua se encuentra en fase beta, por lo que su implantacin no es recomendable en entornos de produccin. 8.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING

Los principales beneficios que el cloud computing le ha aportado a la entidad local de Officetown han sido los siguientes: Como consecuencia de su uso y almacenamiento en web, disponen de soluciones de colaboracin y edicin en tiempo real que no habran podido implantar en las soluciones de escritorio. Pueden editar documentos desde casi cualquier dispositivo: ordenadores, tabletas, smartphones, etc. Los ciclos de actualizacin son ms rpidos, ya que la correccin de errores e implantacin de mejoras corre de parte del proveedor sin necesidad de interaccin del usuario o administradores del ayuntamiento. Los responsables de sistemas de Officetown pueden dedicar ms tiempo a labores de gestin de TI, olvidndose as de la aplicacin de parches. Las alternativas en cloud computing han nacido al margen de las suites tradicionales y poseen una alta capacidad de integracin de formatos de ficheros, por lo que ahora los trabajadores del ayuntamiento trabajan con menos problemas a la hora de compartir documentos.

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Tienen una consola de gestin para los administradores, que permite el despliegue inmediato de cambios a los puestos de trabajo, facilitando an ms las labores de administracin. REFLEXIONES FINALES

8.6

En la decisin sobre el proveedor es importante tener en cuenta la oferta concreta de cada uno. Algunas suites incorporan soluciones que no se incluyen con el software ofimtico tradicional, como despliegue de pequeos sites colaborativos, generacin de grupos de trabajo, soluciones para la publicacin de contenidos, etc., cuya aplicabilidad al caso del ayuntamiento habr que estudiar y evaluar beneficios aadidos. El proceso de migracin es sencillo, ya que las instalaciones en los puestos de trabajo son nulas. Slo hay que tener instalado un navegador web de ltima generacin, compatible con las ltimas tecnologas en las que estn desarrolladas estas soluciones y que permitan explotarlas al mximo. Como referencia, en el momento de publicacin de la gua, la ltima versin de los navegadores ms conocidos es: Internet Explorer 9, Google Chrome 18, Mozilla Firefox 11, Apple Safari 5 y Opera 11. La utilizacin de estas versiones de cada navegador garantiza la compatibilidad con las soluciones ofimticas.

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9.
9

Caso prctico 4. Mensajera instantnea

CASO PRCTICO 4. MENSAJERA INSTANTNEA

9.1

QU ES?

El servicio de mensajera instantnea (MI) ofrece una ventana donde el usuario escribe un mensaje y lo enva a uno o varios destinatarios, que lo reciben en tiempo real y tienen la posibilidad de responder, tambin en tiempo real. Las herramientas de mensajera instantnea son programas de instalacin en el PC o de acceso mediante el navegador, que permanecen conectados mientras haya una conexin a Internet. Se podra decir que la mensajera instantnea es una solucin intermedia entre los sistemas de chat y los mensajes de correo electrnico. Las versiones ms actuales de estas soluciones incorporan funcionalidades adicionales, como la realizacin de llamadas telefnicas o videollamadas utilizando la infraestructura de Internet, o la posibilidad de compartir archivos y programas con los otros usuarios del servicio de MI. 9.2 PUNTO DE PARTIDA

La sede municipal de Mensajilla de Campos ha ido ampliando significativamente sus servicios y departamentos durante los ltimos aos. Como resultado de esto y de las crecientes necesidades de espacio, los departamentos y concejalas han quedado repartidos entre diferentes edificios dispersos por toda la ciudad. A consecuencia de ello, las necesidades de interlocucin y comparticin de informacin entre los trabajadores han crecido significativamente, aumentando el nmero de desplazamientos fsicos para la realizacin de reuniones presenciales, e incrementando en gran medida la factura telefnica. 9.3 REQUISITOS

Si bien el uso del telfono como medio de comunicacin ha satisfecho las necesidades de comunicacin hasta la fecha, la factura ha crecido de forma desmedida, y ms an con la proliferacin de algunos usuarios en movilidad. Adems del coste, existen otras limitaciones. Se realizan frecuentes desplazamientos entre las diferentes delegaciones para mantener reuniones presenciales de trabajo, en los casos en los que una llamada telefnica no es suficiente. Desde el consistorio de Mensajilla de Campos se considera algunas de estas reuniones pueden ser sustituidas por sesiones de videollamada.

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9.4

ALTERNATIVAS

Las alternativas que se ha planteado el rea de tecnologa del ayuntamiento de Mensajilla han sido las siguientes: Establecer un contrato marco con su proveedor de telefona que les aporte beneficios por volumen, ya que hasta la fecha las lneas se han ido contratando bajo demanda y no existe una gran organizacin al respecto. Contratar una solucin de voz sobre IP (VoIP) para todos los puestos fijos, que supone un importante ahorro, y seguir contratando las lneas de telefona mvil con sus correspondientes conexiones de datos. Utilizar una solucin de mensajera instantnea en la nube que incluya chat de voz y vdeo, de tal forma que puedan ser sustituidas muchas llamadas telefnicas y se vea reducido el nmero de desplazamientos.

Tras valorar las diferentes alternativas, el consorcio de Mensajilla de Campos decide apostar por esta ltima opcin. 9.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING

Las principales aportaciones que les ofrece la solucin de mensajera instantnea en cloud computing por la que ha optado el ayuntamiento son las siguientes:

Ahora redireccionan un gran nmero de llamadas al sistema de chat de voz y videollamada, reduciendo la factura telefnica, y suprimen incluso desplazamientos por la posibilidad de uso de la videollamada particular o en grupo. La nueva plataforma constituye una forma gil para encontrar a la persona correcta que resuelva un asunto urgente. Si un ciudadano, en ventanilla o mediante llamada, hace una consulta importante que no puede ser resuelta por la persona contactada, el funcionario que est atendiendo al usuario slo tiene que verificar si alguien del rea responsable est conectado y, a la mayor brevedad, la duda puede quedar resuelta. Esto ha mejorado mucho la atencin al ciudadano en

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Mensajilla de Campos, tal y como ha quedado reflejado en la encuesta de satisfaccin ciudadana. La herramienta permite a cada usuario ver quin de sus contactos est conectado al servicio de mensajera instantnea en un determinado momento, y comunicar de forma inmediata ausencias temporales u otros cambios que puedan afectar a la disponibilidad de los trabajadores, lo que proporciona una mayor eficiencia en el desempeo. A travs de las conexiones de datos o con accesos a wifi, los usuarios en movilidad tambin estn integrados en el mismo entorno de trabajo que sus compaeros. Incluye la posibilidad de intercambio de ficheros en la conversacin, reduciendo el uso del fax y correo electrnico para intercambios informales de documentos y manteniendo stos contextualizados en la conversacin e integrados con el flujo de trabajo de un trmite concreto. Permite a los administradores del servicio configurar el cifrado de todas las comunicaciones (texto, voz y vdeo), aportando un nivel extra de seguridad a la administracin local de Mensajilla de Campos, que han empezado a concienciarse del valor de la seguridad tras or los sucesos ocurridos en Ciberlandia. REFLEXIONES FINALES

9.6

Los servicios de mensajera instantnea han cambiado el modo de comunicacin que tiene lugar dentro de la sociedad de la informacin, siendo muchas de las soluciones, aplicaciones a las que podemos acceder desde cualquier localizacin siempre que se disponga del dispositivo adecuado y conexin a internet. Existen multitud de alternativas con planes de precios baratos y flexibles en funcin del nmero de usuarios. Se deber tener en cuenta la oferta concreta de cada proveedor y las prestaciones incluidas en cada solucin. En ocasiones, las plataformas de mensajera instantnea vienen integradas con algunas soluciones de ofimtica en cloud computing, reduciendo o eliminando costes, y aumentando los beneficios colaborativos al integrarse con las opciones de edicin de documentos propios de estas suites. El proceso de migracin es muy sencillo. Si el organismo en cuestin opta por una plataforma meramente virtualizada sobre la infraestructura del proveedor, las instalaciones en los puestos de trabajo son nulas. En caso de instalar el cliente localmente en una nube privada, las necesidades hardware y de integracin son reducidas. Slo es necesario tener en cuenta, como en otras soluciones en la nube mencionadas, que las interfaces web a menudo requieren mantener los navegadores actualizados.
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Caso prctico 5. Plataforma elearning

CASO PRCTICO 5. PLATAFORMA E-LEARNING

10.1 QU ES? Una plataforma formativa de e-learning, campus virtual o Learning Management System (LMS), es un espacio virtual de estudio orientado a facilitar la experiencia de aprendizaje a distancia. Tpicamente, incluyen las siguientes funcionalidades: Identificacin en el sistema. Generacin de contenidos. Visualizacin de contenidos. Diferentes medios de comunicacin con el profesor. Realizacin de actividades, test y trabajos en grupo. Reporte de las actividades realizadas por el alumno. Herramientas de evaluacin.

10.2 PUNTO DE PARTIDA Medina de la Formacin, un pueblo pequeo con un ayuntamiento modesto, se ha planteado en numerosas ocasiones la necesidad de formar a sus trabajadores en diferentes materias: nuevos procedimientos administrativos, cambios legales que afectan a su actividad, uso de diferentes canales para atencin al ciudadano, nuevas aplicaciones, etc. Pero, por falta de recursos, en pocas ocasiones han podido abordar procesos de formacin formales y extendidos a todos sus trabajadores. 10.3 REQUISITOS Histricamente, cuando el ayuntamiento se ha planteado llevar a cabo acciones formativas se ha encontrado una y otra vez con las mismas barreras: Dificultad y alto precio de organizacin de clases presenciales. Imposibilidad de apartar a los trabajadores de sus puestos, ya que el escaso personal no permite tener personal redundante.

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Dificultad para encontrar docentes en ciertas materias de aspectos legales y administrativos.

La solucin deseada, por tanto, pasa por un mecanismo que permita superar estas dificultades. 10.4 ALTERNATIVAS Las alternativas que este pequeo ayuntamiento se plantea son las siguientes: Organizacin de clases presenciales, reducido slo a los temas ms importantes y a colectivos especficos. (Debido al alto precio de esta modalidad de formacin, el ayuntamiento no considera viable hacerla extensiva a toda la comunidad de funcionarios del consorcio, ni a todas las reas.) Distribucin de manuales de procedimientos de obligada lectura, para que cada empleado aprenda de manera autodidacta. Despliegue de una plataforma de e-learning en modo cloud computing que asegure la distribucin del conocimiento y potencie una estrategia de aprendizaje continuo en mltiples materias a todo el personal del ayuntamiento.

Tras una valoracin de las alternativas planteadas, la decisin adoptada por Medina de la Formacin es precisamente adoptar una solucin en la nube.

10.5 BENEFICIOS DERIVADOS DE CLOUD COMPUTING Las principales aportaciones que la solucin de e-learning en cloud computing ofrece al gobierno local de Medina son las siguientes: Disponen de una mayor flexibilidad y reduccin de costes respecto al mtodo convencional de la clase en aula, ya que no es necesario estar programando cada vez la logstica que conlleva cualquier accin de formacin (desplazamientos, pernoctas, dietas, etc.). Adems, los trabajadores pueden acceder a la plataforma de formacin en cualquier franja horaria, definiendo su propio ritmo de aprendizaje en funcin del tiempo disponible o de circunstancias particulares.

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El trabajador puede seguir los cursos desde cualquier lugar, necesitando para ello generalmente slo un terminal con conexin a Internet. De este modo, si es necesario, el empleado puede acceder a la plataforma de e-learning desde su domicilio. El contenido de los cursos es flexible, pudiendo el administrador incorporar cualquier modificacin en cualquier momento. As, los empleados acceden siempre a la versin ms actual, lo que permite dinamizar los cursos en tiempo real, e ir adaptndolos segn los comentarios de los estudiantes.

A cada empleado que se identifica en el portal de formacin le aparece en pantalla toda la informacin que desde el organismo se haya previsto (oferta de cursos, seguimiento de sus progresos, etc.), permitiendo personalizar el programa de cada trabajador segn sus responsabilidades.

10.6 REFLEXIONES FINALES Como en la mayora de casos analizados en la gua, en la actualidad existen mltiples opciones para la implementacin de soluciones de e-formacin. Slo ser necesario considerar las polticas de costes y distribucin de la solucin, aunque como en la mayora de soluciones cloud computing, la distribucin es un proceso sencillo. Hay que tener en cuenta que, al margen de las escasas necesidades de mantenimiento de la solucin, este tipo de plataformas suponen la necesidad de un esfuerzo de gestin y actualizacin de los contenidos, distribucin de los cursos y diseo de los planes formativos dentro del organismo. Esta responsabilidad no tiene ninguna necesidad de bagaje tecnolgico, sino que es tradicionalmente asumida por el departamento de formacin de la institucin.

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11.
11 GLOSARIO DE TRMINOS

Glosario de trminos

Acuerdo de nivel de servicio (Por sus siglas en ingls, SLA): Contrato suscrito entre el proveedor de servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad del servicio.

Amortizar: Recuperar o compensar los fondos invertidos en alguna empresa. Anlisis de riesgos: Estudio de las causas de las posibles amenazas, eventos no deseados y los daos y consecuencias que stas puedan producir.

Anlisis de vulnerabilidades: Estudio de los puntos dbiles del software o sistema que permiten que un ataque comprometa la integridad, disponibilidad o confidencialidad del sistema de informacin.

Antimalware: Herramientas que combaten el malware escaneando los datos que provienen de la red, bloqueando todo lo que suponga una amenaza.

Ataque ciberntico: Intento de bloquear o poner en peligro las funcionalidades de un sistema informtico. Base de datos: Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. Centro de procesamiento de datos (CPD): Ubicacin donde se concentran los recursos necesarios para el procesamiento de la informacin de una organizacin. Copias de seguridad: Replica idntica de la informacin almacenada en un sistema de informacin con el fin de poder ser utilizada para restaurar la situacin inicial tras una eventual prdida de datos. Copia incremental: Rplica de las variaciones producidas en la informacin o en los datos referida a una copia anterior.

Copia snapshot: Instantnea del estado de un sistema en un momento determinado.

Firewall: Parte de un sistema o una red que est diseada para bloquear el acceso no autorizado, permitiendo al mismo tiempo comunicaciones autorizadas.

Hacker: Persona que utiliza las redes de comunicaciones para burlar la seguridad de los sistemas de informacin. Hacking tico: Denominacin que recibe el aprendizaje a travs de la realizacin de prcticas hacker, pero con un fin pedaggico.

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Interoperabilidad: Habilidad de dos o ms sistemas o componentes para intercambiar informacin y utilizarla. ISO 27001: Estndar para la seguridad de la informacin que especifica los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un sistema de gestin de la informacin, establecidas por la Organizacin Internacional de Estandarizacin (por sus siglas en ingls, ISO).

ISO 9000: Conjunto de normas sobre calidad y gestin continua de calidad, establecidas por la Organizacin Internacional de Estandarizacin (por sus siglas en ingls, ISO).

Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadanos: Ley espaola que reconoce a los ciudadanos su derecho a relacionarse electrnicamente con las administraciones pblicas, as como la obligacin de stas a garantizar ese derecho. Ley de Propiedad Intelectual (LPI): Ley que supone el reconocimiento de un derecho particular en favor de un autor u otros titulares de derechos, sobre las obras del intelecto humano. Ley de Servicios de la Sociedad de la Informacin y Comercio Electrnico (LSSICE): Regulacin del rgimen jurdico de los servicios de la sociedad de la informacin y de la contratacin por va electrnica. Migracin de sistemas: Cambio de un sistema automatizado a otro con diferentes caractersticas al sistema original. On demand (bajo demanda): Se utiliza para expresar la flexibilidad propia de los productos cloud computing, basados en un modelo en el que el proveedor pone a disposicin del cliente todos sus recursos, y ste los va consumiendo segn sus necesidades. Plan estratgico de sistemas: Busca asegurar a medio y largo plazo disponer de un sistema de informacin sostenible en cuanto a sus costes de mantenimiento y alineado con la estrategia del negocio.

Polticas de retencin: Frecuencia establecida con la que se deben depurar las copias de seguridad realizadas.

Proxy: Programa o dispositivo que realiza tareas de intermediario entre un ordenador e internet (funcin ms habitual).

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Red Privada Virtual (por sus siglas en ingls, VPN): Tecnologa de red que permite una extensin de la red local sobre una red pblica o no controlada. Redes sociales: Estructuras sociales compuestas por grupos de personas con alguna o varias de las siguientes relaciones: amistad, parentesco, intereses comunes o conocimientos compartidos.

Redes telemticas: Conjunto de ordenadores que se comunican o se conectan entre s para transferir o intercambiar informacin. Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica de Proteccin de Datos (RLOPD): Desarrollo reglamentario especfico para la Ley Orgnica de Proteccin de Datos de Carcter Personal, que incluye un nuevo rgimen de medidas de seguridad exigibles, de conformidad con el principio de seguridad que establece el artculo 9 LOPD. Sistema de deteccin de intrusos (por sus siglas en ingls, IDS): Programa utilizado para detectar accesos no autorizados a un ordenador o una red. Sistemas de informacin: Conjunto de elementos orientados al tratamiento de datos e informacin, organizados y listos para su posterior uso.

Site colaborativo: Pgina web para que un grupo de personas puedan acceder y compartir informacin. Tpicamente, estos sitios son construido con herramientas que permiten crearlos de modo sencillo y configurar su apariencia y funcionalidades mediante mdulos intercambiables y sin necesidad de conocimientos de programacin. Smartphone (telfono inteligente): Es un trmino comercial para denominar a un telfono mvil avanzado, con capacidades de gestin del correo electrnico, conexin a Internet y posibilidad de instalacin de aplicaciones para incrementar su funcionalidad.

Sociedad de la informacin: Aquella sociedad en la cual las tecnologas que facilitan la creacin, distribucin y manipulacin de la informacin juegan un papel importante en las actividades sociales, culturales y econmicas. Software ofimtico: Las aplicaciones utilizadas para crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la informacin necesaria en una oficina. Superusuario: Nombre que recibe la cuenta de un sistema de informacin que posee todos los derechos en todos los modos sobre el sistema.

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Switches: Dispositivo digital con lgica de interconexin de redes de computadores. Tablet (tableta): Es un tipo de ordenador porttil, de mayor tamao que un smartphone, integrado en una pantalla tctil con la que se interacta principalmente con los dedos o un puntero, sin necesidad de teclado fsico ni ratn.

Violacin de acceso: Acceso a informacin o a una aplicacin a la que no se tiene autorizacin.

Virtualizacin: Creacin a travs de software de una versin virtual de algn recurso tecnolgico.

VoIP (Voz sobre IP): Es un grupo de recursos que hacen posible que la seal de voz viaje a travs de Internet. Esto significa que la seal de voz se enva digitalmente en forma de datos a travs de la conexin a Internet, en lugar de en forma analgica a travs de circuitos de telefona convencional.

Web 2.0: Trmino asociado a aplicaciones web que facilitan el compartir informacin, la interoperabilidad entre el usuario y el generador de contenidos, el diseo centrado en el usuario y la colaboracin en Internet.

Wifi: Mecanismo de conexin de dispositivos electrnicos de forma inalmbrica. Zona desmilitarizada (por sus siglas en ingles, DMZ): Red local que se ubica entre la red interna de una organizacin y una red externa, generalmente Internet.

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