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Manual de Excel Avanzado

MS EXCEL 2007

GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. AV. JUAREZ N100 PRIMER PISO COL. CENTRO DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06010 TEL. 419 6!!"#!! $$$.%&'()*+,'-../(.(0

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CONTENIDO
PAG.

1.T'1-'2 +3 D'4/2........................................................................................................ ........! 1.1Introduccin.................................................................................................... .............3-4 1.2Crear una Tabla........................................................................................................... ....4 1.3Modificar los Datos de una Tabla........................................................................... ...5-6 1.4Modificar la Estructura de una Tabla............................................ ...........................6-7 1.5Estilo de una Tabla............................................................................... ..........................7 1.6 rdenar una Tabla de Datos........................................................................ ..............7-! 1.7"iltrar una Tabla............................................................................... .........................!-1# 1.!"unciones de $ases de Datos.................................................. ...............................1#-14 1.%Crear un resu&en de Datos.................................................................................... 14-15 1.1#Criterios de "iltrado........................................................................ ......................15-16 ".T'1-'2 D,*5(,.'2............................................................................ ..............................16 2.1Crear una tabla din'&ica.......................................................... .............................17-1! 2.2()licar "iltros a una tabla din'&ica................................................... ..................1!-1% 2.3 btener *ro&edios de una tabla din'&ica........................................... ....................1% 2.4+raficos con tablas din'&icas.......................................................................... ......1%-2# !.C'6'.436724,.'2 '&'*8'+'2 +3 E0.3-................................................... .........................."0 3.1"or&as de Ca&biar un "or&ato....................................................................... .....21-22 3.2Definir "or&atos *ersonali,ados................................................. .........................22-24 3.3"or&ato Condicional................................................................ ..............................24-27 3.4-a .alidacin de Datos............................................................................... ............27-2! 3.5Enla,ar / Consolidar 0o1as............................................................................... ......2!-3# 3.6E2cel e Internet........................................................................................................ .3#-31 4.M'.6/2............................................................................................... .........................!19!" 4.1Introduccin........................................................................................... .......................32 4.2Crear una &acro auto&'tica&ente........................................................ ...............32-33 4.3E1ecutar una &acro......................................................................................... .........33-34 4.4Crear una &acro &anual&ente......................................................... ....................34-35 4.5+uardar un arc0i3o con &acros....................................................... .....................35-36

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1.Tablas de Datos MANEJAR FILTROS EN EXCEL 2003 ES DIFERENTE A EXCEL 2007, LA SI !IENTE IMA EN M!ESTRA EL ACCESO EN LA A"LICACI#N DE ESTA $ERRAMIENTA DE EXTRACCION DE DATOS.

1.1I%t&od'(()*%
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la ue la !ri"era fila contiene las cabeceras de las colu"nas #los no"bres de los ca"!os$, % las de"&s filas contienen los datos al"acenados. Es co"o una tabla de base de datos, de 'ec'o ta"bi(n se deno"inan listas de base de datos. )ada fila es un registro de entrada, !or tanto !odre"os co"!oner co"o "&xi"o una lista con 2** ca"!os % 6**3* registros. +as tablas son "u% ,tiles !or ue ade"&s de al"acenar infor"aci-n, inclu%en una serie de o!eraciones ue !er"iten analizar % ad"inistrar esos datos de for"a "u% c-"oda. Entre las o!eraciones "&s interesantes ue !ode"os realizar con las listas tene"os. - /rdenar la los registros. - 0iltrar el contenido de la tabla !or alg,n criterio. - Utilizar f-r"ulas !ara la lista a1adiendo alg,n ti!o de filtrado. - )rear un resu"en de los datos. - A!licar for"atos a todos los datos.

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+as tablas de datos, %a se usaban en 2ersiones anteriores de Excel, !ero bajo el t(r"ino +istas de datos. 3ncluso encontrar&s, ue en algunos cuadros de di&logo, se refire a las tablas co"o listas. A !artir de a'ora nos referire"os a este ti!o de tablas.

1.2C&ea& '%a tabla


Para crear una lista tene"os ue seguir los siguientes !asos. - 4eleccionar el rango de celdas #con datos o 2ac5as$ ue uere"os incluir en la lista.

- 4eleccionar del 6abla en la !esta1a 3nsertar. A!arecer& a continuaci-n el cuadro de di&logo )rear tabla .

4i nos 'e"os saltado el !aso de seleccionar !re2ia"ente las celdas, lo !ode"os 'acer a'ora. - 4i en el rango seleccionado 'e"os incluido la fila de cabeceras #reco"endado$, acti2are"os la casilla de 2erificaci-n +a lista tiene encabezados. - Al final 'acer clic en Ace!tar. Al cerrarse el cuadro de di&logo, !ode"os 2er ue en la banda de o!ciones a!arece la !esta1a 7ise1o, corres!ondiente a las 8erra"ientas de tabla.

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: en la 'oja de c&lculo a!arece en rango seleccionado con el for"ato !ro!io de la tabla.

1.3Mod)+)(a& los datos de '%a tabla


Para "odificar o introducir nue2os datos en la tabla !ode"os teclear directa"ente los nue2os 2alores sobre la ella, o bien !ode"os utilizar un for"ulario de datos. Esta segunda o!ci-n 2iene "u% bien sobre todo si la lista es "u% grande. ;ea"os un eje"!lo, tene"os la siguiente lista con infor"aci-n de nuestros a"ig<s. Un for"ulario de datos es un cuadro de di&logo ue !er"ite al usuario escribir o "ostrar con facilidad una fila entera de datos #un registro$.

Para abrir el for"ulario de datos, tene"os ue !osicionarnos en la lista !ara ue est( acti2a, % !ulsar en el icono 0or"ulario . )o"o esta o!ci-n no est& directa"ente dis!onible en la )inta de o!ciones, !ode"os a1adirla a la =arra de acceso r&!ido, de la for"a ue %a 2i"os. Pulsando el *-36

=ot-n /ffice > /!ciones de Excel > Personalizar, % Agregar el icono 0or"ulario..., en la secci-n de )o"andos ue no est&n en la cinta de o!ciones.

Al crear el for"ulario, dis!one"os de siguientes botones. ?ue2o. 4ir2e !ara introducir un nue2o registro. Eli"inar. Eli"inar el registro ue est& acti2o. @estaurar. 7es'ace los ca"bios efectuados. =uscar anterior. 4e des!laza al registro anterior. =uscar siguiente. 4e des!laza al siguiente registro. )riterios. 4ir2e !ara a!licar un filtro de b,s ueda. )errar. )ierra el for"ulario. Para ca"biar los datos de un registro, !ri"ero nos !osiciona"os sobre el registro, luego rectifica"os los datos ue uera"os #!ara des!lazarnos !or los ca"!os !ode"os utilizar las teclas de tabulaci-n$, si nos 'e"os e ui2ocado % no uere"os guardar los ca"bios 'ace"os clic en el bot-n @estaurar, si uere"os guardar los ca"bios !ulsa"os la tecla 3ntro. Para crear un nue2o registro, 'ace"os clic en el bot-n ?ue2o, Excel se !osicionar& en un registro 2ac5o, s-lo nos uedar& rellenarlo % !ulsar 3ntro o @estaurar !ara ace!tar o cancelar res!ecti2a"ente. 7es!u(s de ace!tar Excel se !osiciona en un nue2o registro en blanco !or si uere"os insertar 2arios registros, una 2ez agregados los registros, 'acer clic en )errar. Para buscar un registro % !osicionarnos en (l !ode"os utilizar los botones =uscar anterior % =uscar siguiente o ir directa"ente a un registro concreto introduciendo un criterio de b,s ueda. Pulsa"os en el bot-n )riterios con lo cual !asa"os al for"ulario !ara introducir el criterio de b,s ueda, es si"ilar al for"ulario de datos !ero enci"a de la colu"na de botones a!arece la !alabra )riterios. Por eje"!lo, si busca"os un registro con el 2alor Ana en el ca"!o ?o"bre, escribi"os Ana en ?o"bre % !ulsa"os el bot-n =uscar 4iguiente, Excel 2uel2e al for"ulario de datos % nos !osiciona en el registro de no"bre Ana.

1.,Mod)+)(a& la est&'(t'&a de la tabla

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Pulsando en el icono )a"biar ta"a1o de la tabla, !ode"os seleccionar un nue2o rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben !er"anecer en la "is"a !osici-n, as5 ue s-lo !odre"os au"entar % dis"inuir filas. Pode"os "odificar directa"ente el rango de filas % colu"nas, estirando o encogiendo la tabla desde su es uina inferior derec'a. )uando necesite"os a1adir una fila al final de la tabla !ara continuar introduciendo datos, s-lo tendre"os ue !ulsar la tecla TA- desde la ,lti"a celda % a!arecera una fila nue2a. 4i necesita"os insertar filas % colu"nas entre las filas existentes de la tabla, nos !osicionare"os en la !ri"era celda ue uere"os des!lazar % elegire"os la o!ci-n corres!ondiente desde el "en, 3nsertar, en la !esta1a de 3nicio o en el "en, contextual de la tabla. Para eli"inar filas o colu"nas, debere"os !osicionarnos sobre una celda, % elegire"os 0ilas o )olu"nas de la tabla en el "en, Eli"inar, dis!onible en la !esta1a de 3nicio % en el "en, contextual de la tabla. 4eleccionando una celda, fila o colu"na, % !ulsando la tecla 4UP@, eli"ina"os los datos seleccionados, !ero no la estructura de la tabla. Para eli"inar la tabla co"!leta, selecciona"os toda la tabla % !ulsa"os S!"R. 4i desea"os eli"inar la estructura d ela tabla, !ero conser2ar los datos en la 'oja, entonces !ulsa"os en la !esta1a de 7ise1o de la tabla.

1..Est)lo de la Tabla
Una for"a f&cil de dar una co"binaci-n de colores a la tabla ue resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos !redefinidos, dis!onibles en la !esta1a 7ise1o de la tabla. En /!ciones de estilo de la tabla, !ode"os "arcar o des"arcar otros as!ectos, co"o ue las colu"nas o filas a!arezcan re"arcadas con bandas, o se "uestre un resaltado es!ecial en la !ri"era o ,lti"a colu"na. +as bandas % resaltados de!ender&n del estilo de la tabla. Por lo de"&s, a cada celda se le !odr&n a!licar los colores de fuente % fondo, fondo condicional, etc. ue a cual uier celda de la 'oja de c&lculo.

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En est& tabla, se 'a ca"biado el estilo, % se 'an "arcado las o!ciones Pri"era % Blti"a colu"na.

1./O&de%a& '%a Tabla de Datos


A la 'ora de ordenar una tabla, Excel !uede 'acerlo de for"a si"!le, es decir, ordenar !or un ,nico ca"!o u ordenar la lista !or diferentes ca"!os a la 2ez. Para 'acer una ordenaci-n si"!le, !or eje"!lo ordenar la lista anterior !or el !ri"er a!ellido, debe"os !osicionarnos en la colu"na del !ri"er a!ellido, des!u(s !ode"os acceder a la !esta1a 7atos % !ulsar sobre /rdenar... % escoger el criterio de ordenaci-n o bien !ulsar sobre uno de los botones de la secci-n /rdenar % filtrar !ara ue la ordenaci-n sea ascendente o descendente res!ecti2a"ente. Estos botones ta"bi(n est&n dis!onibles al des!legar la lista ue a!arece !ulsando la !esta1a junto al encabezado de la colu"na. Para ordenar la lista !or "&s de un criterio de ordenaci-n, !or eje"!lo ordenar la lista !or el !ri"er a!ellido "&s la fec'a de naci"iento, en la !esta1a 7atos, !ulsa"os sobre /rdenar... nos a!arece el cuadro de di&logo /rdenar donde !ode"os seleccionar los ca"!os !or los ue uere"os ordenar #!ulsando Agregar ?i2el !ara a1adir un ca"!o$, si ordena"os seg,n el 2alor de la celda, o !or su color o icono #en /rdenar 4eg,n$, % el )riterio de ordenaci-n, donde elegi"os si el orden es alfab(tico #A a C o C a A$ o sigue el orden de una +ista !ersonalizada. Por eje"!lo, si en la colu"na de la tabla se guardan los no"bres de d5as de la se"ana o "eses, la ordenaci-n alfab(tica no ser5a correcta, % !ode"os escoger una lista donde se guarden los 2alores !osibles, ordenados de la for"a ue crea"os con2eniente, % as5 el criterio de ordenaci-n seguir& el "is"o !atr-n.

4eleccionando un ni2el, % !ulsando las flec'as 'acia arriba o 'acia abajo, au"enta"os o dis"inui"os la !rioridad de ordenaci-n de este ni2el. +os datos se ordenar&n, !ri"ero, !or el !ri"er ni2el de la lista, % sucesi2a"ente !or los de"&s ni2eles en orden descendente. D-36

En la !arte su!erior derec'a tene"os un bot-n /!ciones..., este bot-n sir2e !ara abrir el cuadro /!ciones de ordenaci-n d-nde !odre"os es!ecificar "&s o!ciones en el criterio de la ordenaci-n.

1.7F)lt&a& '%a Tabla


0iltrar el contenido de la tabla 0iltrar una lista no es ni "&s ni "enos ue de todos los registros al"acenados en la tabla, seleccionar a uellos ue se corres!ondan con alg,n criterio fijado !or nosotros. Excel nos ofrece dos for"as de filtrar una lista. - Utilizando el 0iltro #autofiltro$. - Utilizando filtros a2anzados. Utilizar el 0iltro. Para utilizar el 0iltro nos ser2i"os de las listas des!legables asociadas a las cabeceras de ca"!os #!ode"os "ostrar u ocultar el autofiltro en la !esta1a 7atos"arcando o des"arcando el bot-n 0iltro$.

4i !ulsa"os, !or eje"!lo, sobre la flec'a del ca"!o 1er A!ellido, nos a!arece un "en, des!legable co"o este, donde nos ofrece una serie de o!ciones !ara realizar el filtro. Por eje"!lo, si s-lo "arca"os Eoreno, Excel filtrar& todos los registros ue tengan Eoreno en el 1er a!ellido % las de"&s filas Fdesa!arecer&nF de la lista. /tra o!ci-n, es usar los 0iltros de texto, donde se des!liegan una serie de o!ciones.

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En cual uier o!ci-n, accede"os a una 2entana donde !ode"os elegir dos condiciones de filtro de texto, % exigir ue se cu"!la una condici-n o las dos. Excel e2aluar& la condici-n elegida con el texto ue escriba"os, % si se cu"!le, "ostrar& la fila. Usare"os el car&cter H !ara deter"inar ue en esa !osici-n 'abr& un car&cter, sea cual sea, % el asterisco I !ara indicar ue !uede 'aber o no un gru!o de caracteres.

En el eje"!lo de la i"agen, solo se "ostrar&n los registros cu%o 1er A!ellido tenga una o en el segundo car&cter % no contenga la letra z. Para indicarnos ue 'a% un filtro acti2o, la flec'a de la lista des!legable ca"bia de icono. Para uitar el filtro, 2ol2e"os a des!legar la lista % elegi"os la o!ci-n #4eleccionar 6odo$, rea!arecer&n todos los registros de la lista. 6a"bi(n !ode"os uitar el filtro !ulsando en =orrar filtro en la !esta1a 7atos. Utilizar 0iltros a2anzados. 4i uere"os filtrar los registros de la lista !or una condici-n "&s co"!leja, utilizare"os el cuadro de di&logo 0iltro a2anzado. Pre2ia"ente debere"os tener en la 'oja de c&lculo, unas filas donde indicare"os los criterios del filtrado. Para abrir el cuadro de di&logo 0iltro a2anzado, !ulsare"os en en la secci-n /rdenar % filtrar. @ango de la lista. A u5 es!ecifica"os los registros de la lista a los ue uere"os a!licar el filtro. @ango de criterios. A u5 selecciona"os la fila donde se encuentran los criterios de filtrado #la zona de criterios$. 6a"bi(n !ode"os o!tar !or guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la o!ci-n )o!iar a otro lugar, en este caso rellenare"os el ca"!o )o!iar a. con el rango de celdas ue recibir&n el resultado del filtrado. 4i "arca"os la casilla 4-lo registros ,nicos, las re!eticiones de registros #filas con exacta"ente los "is"os 2alores$ desa!arecer&n. Para 2ol2er a 2isualizar todos los registros de la lista, acceder al "en, 7atos - 0iltro - Eostrar todo. 1J-36

1.0F'%()o%es de base de datos


En el te"a de funciones o"iti"os el a!artado de funciones dedicadas a bases de datos, !ero a'ora 2a"os a ex!licar cada una de esas funciones %a ue se a!lican a tablas de datos. Estas funciones se utilizan cuando uere"os realizar c&lculos sobre alguna colu"na !ero a1adiendo una condici-n de selecci-n de las filas ue entrar&n en el c&lculo, es decir a!licando !re2ia"ente un filtro. Por eje"!lo si tene"os una colu"na con el beneficio obtenido !or nuestros auto"-2iles #2er figura "&s abajo$ % uere"os saber cu&nto 'a sido el beneficio de los 0ord, no !ode"os utilizar la funci-n su"a !or ue su"ar5a todos los auto"-2iles, en este caso lo !odr5a"os conseguir con la funci-n de base de datos =74UEA inclu%e la condici-n de filtrado auto"-2ilKL0ordL Para ex!licar las funciones de =ase de datos ue nos ofrece Excel, utilizare"os la 'oja.

En esta 'oja tene"os una lista con los auto"-2iles de la e"!resa, con los datos de !lazas, a1os, rentabilidad % beneficio obtenido. ?ota. +as filas 1 a 9 se utilizan !ara definir los filtros. Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas !or Excel. 6odas ellas lle2an tres argu"entos. el rango de datos ue define la tabla o base de datos, el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funci-n, un rango de criterios !ara indicar la condici-n ue deben cu"!lir las filas ue ser&n utilizadas en el c&lculo de la funci-n #el filtro$. 0unci-n =7)/?6A@#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )uenta las celdas ue contienen un n,"ero en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista donde se uiere contar. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue contiene los 2alores a contar. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el recuento. E6e45lo3 -DCONTAR7A.3F1,89A:os98A23F2; )o"o &es'ltado obtene"os --> 2 11-36

)-"o se for"an las condicionesH Para for"ar las condiciones ue 2a%a"os a utilizar en el !ar&"etro rangoMcriterios, debe"os reser2ar una zona en nuestra 'oja de c&lculo !ara dic'as condiciones #!referible"ente antes de la base de datos$. En esta zona tendre"os ue escribir en una fila los no"bres de los ca"!os de la 'oja de c&lculoPara realizar una o!eraci-n en toda una colu"na de la base de datos, introduzca una l5nea en blanco debajo de los no"bres de ca"!o en el rango de criterios 0unci-n =7)/?6A@A#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )uenta las celdas ue contienen un 2alor # ue no sea blanco$ en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funci-n. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -DCONTAR7A.3F1,89A:os98A23F2; )o"o &es'ltado obtene"os --> 2 En nuestro caso esta funci-n tendr5a el "is"o resultado ue la anterior, !ues en la colu"na a1os todos los registros tienen co"!letos sus datos. 0unci-n =7EAO#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ 7e2uel2e el 2alor "&xi"o encontrado en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue contiene los 2alores a utilizar en el c&lculo. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -DMAX7A.3F1,89-e%e+)()o98A13A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> 123 0unci-n =7E3?#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ 7e2uel2e el 2alor "5ni"o encontrado en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue contiene los 2alores a utilizar en el c&lculo. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -DMIN7A.3F1,89-e%e+)()o98A13A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> 10. 0unci-n =7P@/7U)6/#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ 7e2uel2e el !roducto de los 2alores encontrados en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n.

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&a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue contiene los 2alores a utilizar en el c&lculo. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -D"ROD!CTO7A.3F1,89Re%tab)l)dad98A13A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> 170200 0unci-n =7P@/EE73/#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ /btiene el !ro"edio de los 2alores encontrados en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n.de una colu"na o lista ue cu"!len los criterios establecidos. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funci-n. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -D"ROMEDIO7A.3F1,89-e%e+)()o98A13A2; )o"o &es'ltado obtene"os --> 110,33 0unci-n =74UEA#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ /btiene la su"a de los 2alores encontrados en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funci-n. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -DS!MA7A.3F1,89-e%e+)()o98A13A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> .// 0unci-n =7EO6@AE@#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ Extrae de la base de datos un ,nico 2alor contenido el ca"!o indicado % en la fila ue cu"!la la condici-n establecida "ediante el rango de criterios. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue contiene el 2alor a extraer. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas buscado. ue contienen la condici-n ue debe cu"!lir el registro

4i ning,n registro coincide con los criterios, =7EO6@AE@ de2uel2e el 2alor de error PQ;A+/@R. 4i "&s de un registro coincide con los criterios, =7EO6@AE@ de2uel2e el 2alor de error PQ?UER. E6e45lo3 -DEXTRAER7A.3F1,89A'to4o<)l98D13D,; )o"o &es'ltado obtene"os --> Fo&d , el 2alor del ca"!o Auto"o2il en la fila ue cu"!la la condici-n incluida en el rango D13D, #rentabilidadKG$. ?ota. este eje"!lo funciona !or ue 'a% un s-lo registro auto"o2il con rentabilidad G. 13-36 ue cu"!le la condici-n, 'a% un solo

0unci-n =7;A@#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )alcula la 2arianza bas&ndose en una "uestra de los 2alores contenidos en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funci-n. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -D=AR7A.3F1,89-e%e+)()o98A13A2; )o"o &es'ltado obtene"os --> 70,33 0unci-n =7;A@P#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )alcula la 2arianza bas&ndose en todos los 2alores contenidos en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funci-n. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -D=AR"7A.3F1,89-e%e+)()o98A13A2; )o"o &es'ltado obtene"os --> ,/,00 0unci-n =77E4;E46#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )alcula la des2iaci-n est&ndar bas&ndose en una "uestra de los 2alores contenidos en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue contiene los 2alores a utilizar en el c&lculo. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -DDES=EST7A.3F1,89-e%e+)()o98A13A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> 0,10 0unci-n =77E4;E46P#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )alcula la des2iaci-n est&ndar bas&ndose en todos los 2alores contenidos en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condici-n. &a%1o2datos3 es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e2(a45o3 indica el no"bre del ca"!o ue contiene los 2alores a utilizar en el c&lculo. &a%1o2(&)te&)os3 es el rango de celdas ue contienen la condici-n ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo3 -DDES=EST"7A.3F1,89-e%e+)()o98A13F3; )o"o &es'ltado obtene"os --> 7,1.

1.>C&ea& '% &es'4e% de datos


)uando 'abla"os de crear un resu"en de los datos de una tabla nos esta"os refiriendo a crear 19-36

subtotales agru!ando los registros !or alguno de los ca"!os de la lista. Por eje"!lo si tene"os una lista de ni1os con los ca"!os no"bre, direcci-n, localidad % edadN !ode"os obtener un resu"en de la edad "edia de los ni1os !or localidad. /tro eje"!lo, el ue te ense1a"os abajo, dis!one"os de una lista de 2e'5culos clasificados !or "arca % "odeloN % uere"os a2eriguar el coste total de cada "arca.

Para agregar los subtotales auto"&tica"ente debe"os situarnos sobre una celda cual uiera de la lista % "arcar la o!ci-n 0ila de totales en las /!ciones de estilo de tabla, en la !esta1a 7ise1o. Al seleccionar una celda de la fila de totales, a!arece una !esta1a con una lista de las funciones ue !ode"os usar !ara calcular el total de esa colu"na.

1.10C&)te&)os de F)lt&ado
Para for"ar las condiciones ue 2a%a"os a utilizar en el !ar&"etro rangoMcriterios, debe"os reser2ar una zona en nuestra 'oja de c&lculo !ara dic'as condiciones, zona ue lla"are"os zona de criterios. En esta zona tendre"os ue tener en una fila los encabezados de los ca"!os de la lista ue inter2ienen en la condici-n, #lo "ejor es co!iarlos de la lista$ % debajo indicare"os las condiciones. 4i conoces Access, es !arecido a indicar condiciones en la rejilla S=E de las consultas. Por eje"!lo, si uere"os filtrar los registros de no"bre @osa, en la zona de criterios debajo de la celda ?o"bre escribi"os @osa, esto e ui2ale a definir la condici-n ?o"breKL@osaL. )uando la condici-n es una igualdad no es necesario !oner el signo K delante del 2alor, !one"os directa"ente el 2alor @osa, a'ora si uisi(ra"os los registros cu%o c-digo sea su!erior a 3 deber5a"os escribir en la celda inferior a la cabecera )/73G/, >3 !ara for"ar la condici-n )odigo > 3. Para co"binar 2arias condiciones se e"!lean los o!eradores : % /. En un criterio de filtrado, si las condiciones est&n escritas en la "is"a fila, estar&n unidas !or el 1*-36

o!erador :, !ara ue el registro a!arezca se deben cu"!lir todas las condiciones. Por eje"!lo !recio > 1JJ % !recio T 12JJ, a!arecen los registros cu%o !recio est& co"!rendido entre 1J1 % 11GG. En un criterio de filtrado, si las condiciones est&n escritas en distintas filas, estar&n unidas !or el o!erador /, el registro a!arecer& en el resultado del filtrado si cu"!le al "enos una de las condiciones. Por eje"!lo, con la condici-n no"breKL@osaL / no"breKLAnaL, a!arecen los registros cu%o no"bre es @osa o Ana, a!arecer&n todas las Ana % todas las @osa. Por eje"!lo si en la zona de criterios tene"os.

4e filtrar&n los registros de no"bre @osa. 4i en la zona de criterios tene"os.

4e filtrar&n los registros de no"bre @osa % ue ade"&s tengan un c-digo "a%or ue 3. 4i en la zona de criterios tene"os.

4e filtrar&n los registros de no"bre @osa / c-digo "a%or ue 3, es decir los de no"bre Ana % los ue tengan un c-digo "a%or ue 3 aun ue no se lla"en Ana. )on un !oco de !r&ctica !uedes llegar a for"ar condiciones real"ente co"!lejas

2.Tablas D)%?4)(as LAS TA-LAS DINAMICAS SON !NA $ERRAMIENTA @!E SIM"LIFICA EL SACAR RE"ORTES EN EXCEL, A CONTIN!ACION M!ESTRO LA IMA EN "ARA LA A"LICACI#N DE ESTA $ERRAMIENTA EN EXCEL 2003 DIFERENTE DE EXCEL 2007.

16-36

2.1C&ea& '%a tabla d)%?4)(a


Una tabla din&"ica consiste en el resu"en de un conjunto de datos, atendiendo a 2arios criterios de agru!aci-n, re!resentado co"o una tabla de doble entrada ue nos facilita la inter!retaci-n de dic'os datos. Es din&"ica !or ue nos !er"ite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, ca"biando la !resentaci-n de los datos, 2isualizando o no los datos origen, etc... Para a uellos ue tengais conoci"ientos de Access es lo "&s !arecido a una consulta de referencias cruzadas, !ero con "&s interacti2idad. ;ea"os c-"o !ode"os crear una tabla din&"ica a !artir de unos datos ue %a tene"os. Para crear una tabla din&"ica, Excel nos !ro!orciona las tablas % gr&ficos din&"icos. 4u!onga"os ue tene"os una colecci-n de datos de los art5culos del al"ac(n con el n,"ero de referencia % el "es de co"!ra, ade"&s sabe"os la cantidad co"!rada % el i"!orte del "is"o. ;a"os a crear una tabla din&"ica a !artir de estos datos !ara !oder exa"inar "ejor las 2entas de cada art5culo en cada "es. Para ello 2a"os a la !esta1a 3nsertar % 'ace"os clic en 6abla din&"ica #ta"bi(n !ode"os des!legar el "en, 'aciendo clic en la flec'a al !ie del bot-n !ara crear un gr&fico din&"ico$.

A!arece el cuadro de di&logo de creaci-n de tablas din&"icas. 7esde a u5 !odre"os indicar el lugar donde se encuentran los datos ue uere"os analizar % el lugar donde uere"os ubicarla.

1A-36

En nuestro caso indica"os ue 2a"os a seleccionar los datos de un rango de celdas % ue uere"os ubicarla en una 'oja de c&lculo nue2a. Podr5a"os crear una conexi-n con otra a!licaci-n !ara obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la o!ci-n 4elecciona una tabla o rango debe"os seleccionar todas las celdas ue 2a%an a !artici!ar, inclu%endo las cabeceras. Pulsa"os Ace!tar !ara seguir.

2.2A5l)(a& +)lt&os a '%a tabla d)%?4)(a


/tra caracter5stica ,til de las tablas din&"icas es !er"itir filtrar los resultados % as5 2isualizar ,nica"ente los ue nos interesen en un "o"ento deter"inado. Esto se e"!lea sobre todo cuando el 2olu"en de datos es i"!ortante. +os ca"!os !rinci!ales en el !anel % los r-tulos en la tabla est&n aco"!a1ados, en su !arte derec'a, de una flec'a indicando una lista des!legable. Por eje"!lo, si !ulsa"os sobre la flec'a del r-tulo @-tulos de colu"na nos a!arece una lista co"o 2e"os en la i"agen con los distintos "eses dis!onibles en la tabla con una casilla de 2erificaci-n en cada uno de ellos !ara indicar si los uere"os 2er o no, "&s una o!ci-n !ara "arcar todas las o!ciones en este caso todos los "eses. 4i deja"os "arcados los "eses Enero % 0ebrero, los otros "eses desa!arecer&n de la tabla, !ero no se !ierden, en cual uier "o"ento !ode"os 2isualizarlos 2ol2iendo a des!legar la lista % "arcando la casilla #4eleccionar todo$. Para cerrar este cuadro debe"os !ulsar en Ace!tar o sobre )ancelar !ara cerrar % dejarlo co"o estaba. A!licando el filtro a 2arios ca"!os !ode"os for"ar condiciones de filtrado "&s co"!lejas, !or 1D-36

eje"!lo !ode"os seleccionar 2er los articulos con referencia 1236 de Abril.

2.3Obte%e& 5&o4ed)os e% '%a tabla d)%?4)(a


Por defecto, al crear una tabla din&"ica, Excel nos genera unos totales con su"atorio, !uede interesarnos "odificar esas f-r"ulas !or otras co"o !ueden ser sacar el "&xi"o o el "5ni"o, el !ro"edio, etc. Para 'acer esto debe"os situarnos en cual uier celda de la zona ue uere"os rectificar % 'acer clic con el bot-n derec'o del rat-n, nos a!arece un "en, e"ergente con diferentes o!ciones, debe"os escoger la o!ci-n )onfiguraci-n de ca"!o de 2alor... % nos a!arece un cuadro de di&logo co"o el ue 2e"os en la i"agen. En este cuadro de di&logo !ode"os escoger c-"o uere"os 'acer el resu"en, "ediante 4u"a, )uenta, Pro"edio, etc. 6a"bi(n !ode"os abrir el cuadro de di&logo con el bot-n de la !esta1a /!ciones.

2., &?+)(os (o% tablas d)%?4)(as


Para crear una gr&fica de nuestra tabla din&"ica debere"os 'acer clic en el bot-n Gr&fico din&"ico de la !esta1a /!ciones.

Para ca"biar el for"ato del gr&fico a otro ti!o de gr&fico ue nos agrade "&s o nos con2enga "&s seg,n los datos ue tene"os. Al !ulsar este bot-n se abrir& el cuadro de di&logo de 3nsertar gr&fico, all5 debere"os escoger el gr&fico ue "&s nos con2enga. +uego, la "ec&nica a seguir !ara trabajar con el gr&fico es la "is"a ue se 2i- en el te"a de gr&ficos.

1G-36

3. Ca&a(te&Ast)(as A<a%Badas de EC(el


LAS MANERAS DE DARLE !N FORMATO A LOS RE"ORTES DE EXCEL CAM-IA EN S! MODO DE ACCESO EN EXCEL 2003, A CONTIN!ACION M!ESTRO LA "ANTALLA @!E "ARA !STEDES ES M!D FAMILIAR DA @!E SE REFIERE AL FORMATO O "RESENTACION @!E LE "ODEMOS DAR A !N FORMATO A DIFERENCIA DE EXCEL 2007 ES DISTINTO EN S! A"LICACI#N.

2J-36

3.1Fo&4as de (a4b)a& '% +o&4ato


En este te"a estudiare"os algunas caracter5sticas a2anzadas de Excel ue nos !ueden ser de utilidad cuando uera"os realizar alg,n trabajo un !oco "&s !rofesional o ue se salga un !oco de lo corriente. 7iferentes for"as de ca"biar un for"ato Para "odificar el for"ato de una o 2arias celdas, !ode"os elegir entre las distintas for"as ue nos !ro!orciona Excel, es interesante conocerlas todas !ara luego elegir la ue nos resulte "&s c-"oda. Estas son las diferentes for"as ue !ode"os utilizar. Utilizando la !esta1a 3nicio. :a 'e"os 2isto, en te"as anteriores, ue en la !esta1a 3nicio, tene"os 2arios iconos !ara asignar de for"a r&!ida un deter"inado for"ato a los n,"eros incluidos en las celdas.

+os for"atos incluidos en la barra son los "&s co"unes. Utilizando las teclas de acceso r&!ido 6a"bi(n !ode"os escoger un for"ato utilizando las teclas de acceso r&!ido ue ex!one"os en la siguiente tabla.

Te(las de A((eso R?5)do E+e(to )6@+UEA:B4UV A!licar el for"ato Eoneda con dos deci"ales #los n,"eros negati2os a!arecen en rojo$. )6@+UEA:B4UW A!licar el for"ato Porcentaje sin deci"ales )6@+UEA:B4UX A!licar el for"ato nu"(rico Ex!onencial con dos deci"ales )6@+UEA:B4UP A!licar el for"ato 0ec'a con el d5a "es % a1o )6@+UEA:B4U< A!licar el for"ato 8ora con la 'ora % "inutos e indicar a.". o !." )6@+UEA:B4UR A!licar el for"ato ?,"ero con dos deci"ales se!arador de "iles % signo "enos #-$ !ara los 2alores negati2os 21-36

Esta for"a "e !er"ite a!licar ta"bi(n en un s-lo !aso un for"ato, inclu%e for"atos ue no tene"os en la barra 0or"ato, !ero es tal 2ez "&s co"!licada de utilizar %a ue re uiere ue "e"orice"os las co"binaciones de teclas. Utilizando el cuadro de di&logo 0or"ato de celdas Esta ,lti"a for"a es "enos r&!ida %a ue re uiere de 2arios !asos #abrir el cuadro de di&logo, elegir la !esta1a adecuada % luego el for"ato deseado$, !ero !er"ite utilizar "uc'os "&s for"atos % sobre todo nos !er"ite 2er todo el a"!lio abanico de for"atos ue nos ofrece Excel, ade"&s de !er"itir ue defina"os nuestro !ro!io for"ato !ersonalizado. Para abrir el cuadro de di&logo 0or"ato de celdas !ode"os elegir entre. - 8acer clic en la flec'a ue a!arece al !ie de la secci-n ?,"ero #en la i"agen "&s arriba$. - 8acer clic con el bot-n derec'o sobre la celda % escogiendo del "en, contextual la o!ci-n 0or"ato de celdas... - Presionar la co"binaci-n de teclas Ct&l E 1. Al realizar cual uiera de estas o!eraciones nos a!arece el cuadro de di&logo co"o el ue 2e"os en la i"agen donde !ode"os escoger entre los di2ersos for"atos nu"(ricos.

3.2De+)%)& Fo&4atos "e&so%al)Bados


Excel !ro2ee una gran cantidad de for"atos nu"(ricos, !ero es !osible necesite"os alg,n for"ato ue no est( dis!onible en los est&ndares de Excel. ue en alg,n "o"ento

Para subsanar esta carencia Excel dis!one de una 'erra"ienta !ara crear for"atos !ersonalizados. Por defecto todas las celdas de Excel tienen el for"ato de n,"ero general. 4u funciona"iento se basa en ue lo ue escribi"os es lo ue tene"os, es decir se ada!ta a lo ue 'a%a"os escrito, %a sea texto, 22-36

n,"eros con deci"ales, !orcentajes, etc. Para crear un nue2o for"ato debe"os acceder al cuadro de di&logo 0or"ato de celdas, seleccionar la )ategor5a. Personalizada % seguida"ente en el cuadro de texto 6i!o. debe"os escribir el c-digo del for"ato ue desea"os crear. Para crear un for"ato de n,"ero !ersonalizado, !ri"ero debe"os conocer las reglas de los c-digos !ara crear un for"ato. El for"ato se co"!one de cuatro secciones se!aradas !or N #!unto % co"a$. MMMMMMMMMMMM NMMMMMMMMMMMM N MMMMMMMMMMMM N MMMMMMMMMMMM +a !ri"era secci-n define el for"ato ue tendr& el n,"ero en la celda si es !ositi2oN la segunda, si el n,"ero es negati2o, la tercera, si el n,"ero 2ale ceroN la cuarta si la celda contiene texto. J . @eser2a un d5gito !ara un n,"ero, si no se co"!leta el ta"a1o definido !or el for"ato se co"!leta con ceros. P . @eser2a un d5gito !ara un n,"ero, !ero si no se co"!leta el ta"a1o definido !or el for"ato se deja en blanco. H . @eser2a un d5gito. A1ade es!acios en ceros insignificantes. . . Punto deci"al. W . 45"bolo !orcentual. , . 4e!arador de "illares. E- EU e- eU . ?otaci-n cient5fica. V - U Y # $ . . Euestra estos caracteres. ?o necesitan co"illas. Z . Euestra el siguiente car&cter en el for"ato. I . @e!ite el siguiente car&cter 'asta co"!letar el anc'o de la celda. M . 7eja un es!acio

23-36

LtextoL . Euestra el texto escrito entre la co"illas dobles. < . Es!acio reser2ado !ara texto. [color\ . Euestra el car&cter en el color es!ecificado. Puede ser ?egro, Azul, )ian, ;erde, Eagenta, ;erde, @ojo % A"arillo. [color n\ . Euestra el corres!ondiente color de la !aleta de colores, n !uede ser un n,"ero entre J % *6. [2alor condici-n\ . Per"ite escoger tu !ro!io criterio !ara cada secci-n de un for"ato nu"(rico. " . Euestra el "es co"o n,"ero sin ceros #1-12$. "" . Euestra el "es co"o n,"ero con ceros #J1-12$. """ . Euestra el no"bre del "es co"o abre2iaci-n #Ene, 0eb$. """" . Euestra el no"bre del "es !or co"!leto #Enero, 0ebrero$. """"" . Euestra la inicial del "es #E, 0$. d . Euestra el d5a co"o n,"ero sin ceros #1-31$. dd . Euestra el d5a co"o n,"ero con ceros #J1-31$. ddd . Euestra el no"bre del d5a co"o abre2iaci-n #+un, Ear$. dddd . Euestra el no"bre del d5a !or co"!leto #+unes, Eartes$. %% o %%%% . Euestra el a1o en dos d5gitos #JJ-GG$ o cuatro #1GJJ-GGGG$. ' o '' . Euestra la 'ora co"o n,"eros sin ceros #J-23$ o co"o n,"eros con ceros #JJ-23$. " o "" . Euestra los "in,tos co"o n,"eros sin ceros #J-*G$ o co"o n,"eros con ceros #JJ-*G$. s o ss . Euestra los segundos co"o n,"eros sin ceros #J-*G$ o co"o n,"eros con ceros #JJ-*G$. AEYPE . Euestra la 'ora en for"ato de 12 'oras, si no se indica esta o!ci-n se "uestra la 'ora en for"ato 29 'oras. Por eje"!lo, !uedes utilizar el siguiente for"ato !ersonalizado. ]P,PP[;erde\N#J,JJ]$[@ojo\NL)eroLNLL Este for"ato contiene cuatro secciones se!aradas !or el signo de !unto % co"a % utiliza un for"ato diferente !ara cada secci-n. )on este for"ato esta"os indicando ue los n,"eros !ositi2os #1^secci-n$ se escriben en 2erde, lle2an el signo del euro delante, no se "uestran los ceros no significati2os % solo se "uestran 2 deci"ales #P.PP$N los n,"eros negati2os se escriben en rojo, entre !ar(ntesis con el ] detr&s % con dos deci"ales sie"!reN los 2alores cero se sustitu%en !or la !alabra cero % los textos !or la cadena nula, es decir ue si en la celda 'a% texto, ese texto desa!arecer&.

3.3El Fo&4ato Co%d)()o%al


LOS FORMATOS "ERSONALIFADOS SON DE DEMASIADA !TILIDAD C!ANDO MANEJAMOS AL !NA CONDICION D ARROJE EL RES!LTADO DE FORMA A!TOMATICA SIN RODEOS, EL ACCESO A ESTA A"LICACI#N EN EXCEL 2003 ES DISTINTA A EXCEL 2007, LO "RESENTAMOS EN LA SI !IENTE =ENTANA.

29-36

1 Acceso a Formato Condicional

2 Formato Condicional

2*-36

El for"ato condicional sir2e !ara ue de!endiendo del 2alor de la celda, Excel a!li ue un for"ato es!ecial o no sobre esa celda. El for"ato condicional suele utilizarse !ara resaltar errores, !ara 2alores ue cu"!lan una deter"inada condici-n, !ara resaltar las celdas seg,n el 2alor contenido en ella, etc... )-"o a!licar un for"ato condicional a una celda. - 4elecciona"os la celda a la ue 2a"os a a!licar un for"ato condicional. - Accede"os al "en, 0or"ato condicional de la !esta1a 3nicio. A u5 tene"os 2arias o!ciones, co"o resaltar algunas celdas de!endiendo de su relaci-n con otras, o resaltar a uellas celdas ue tengan un 2alor "a%or o "enor ue otro. Utiliza las o!ciones =arras de datos, Escalas de color % )onjunto de iconos !ara a!licar di2ersos efectos a deter"inadas celdas. ?osotros nos fijare"os en la o!ci-n ?ue2a regla ue !er"ite crear una regla !ersonalizada !ara a!licar un for"ato concreto a a uellas celdas ue cu"!lan deter"inadas condiciones. ?os a!arece un cuadro de di&logo ?ue2a regla de for"ato co"o el ue 2e"os en la i"agen.

26-36

En este cuadro seleccionare"os un ti!o de regla. ?or"al"ente uerre"os ue se a!li ue el for"ato ,nica"ente a las celdas ue contengan un 2alor, aun ue !uedes escoger otro diferente. En el "arco Editar una descri!ci-n de regla debere"os indicar las condiciones ue debe cu"!lir la celda % de u( for"a se "arcar&. 7e esta for"a si nos basa"os en el ;alor de la celda !ode"os escoger entre 2arias o!ciones co"o !ueden ser un 2alor entre un rango "5ni"o % "&xi"o, un 2alor "a%or ue, un 2alor "enor ue % condiciones de ese estilo. +os 2alores de las condiciones !ueden ser 2alores fijos o celdas ue contengan el 2alor a co"!arar. 4i !ulsa"os sobre el bot-n 0or"ato... entra"os en un cuadro de di&logo donde !ode"os escoger el for"ato con el ue se "ostrar& la celda cuando la condici-n se cu"!la. El for"ato !uede "odificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al !ulsar sobre Ace!tar se crear& la regla % cada celda ue cu"!la las condiciones se "arcar&. 4i el 2alor incluido en la celda no cu"!le ninguna de las condiciones, no se le a!licar& ning,n for"ato es!ecial. 4i !ulsa"os sobre )ancelar, no se a!licar&n los ca"bios efectuados en el for"ato condicional. Para !racticar estas o!eraciones te aconseja"os realizar Ejercicio )rear un for"ato condicional.

3.,La =al)da()*% de Datos


+a 2alidaci-n de datos es "u% si"ilar al for"ato condicional, sal2o ue esta caracter5stica tiene una funci-n "u% concreta % es 2alidar el contenido de una celdaN !udiendo incluso "ostrar un "ensaje de error o a2iso si llegara el caso. Para a!licar una 2alidaci-n a una celda. - 4elecciona"os la celda ue uere"os 2alidar. - Accede"os a la !esta1a 7atos % !ulsa"os ;alidaci-n de datos.

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?os a!arece un cuadro de di&logo ;alidaci-n de datos co"o el ue 2e"os en la i"agen donde !ode"os elegir entre 2arios ti!os de 2alidaciones. En la secci-n )riterio de 2alidaci-n indica"os la condici-n !ara ue el datos sea correcto. 7entro de Per"itir !ode"os encontrar )ual uier 2alor, ?,"ero entero, 7eci"al, +ista, 0ec'a, 8ora, +ongitud de texto % !ersonalizada. Por eje"!lo si elegi"os ?,"ero entero, Excel s-lo !er"itir& n,"eros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un n,"ero deci"al, se !roducir& un error. Pode"os restringir "&s los 2alores !er"itidos en la celda con la o!ci-n 7atos., donde, !or eje"!lo, !ode"os indicar ue los 2alores est(n entre 2 % D. 4i en la o!ci-n Per"itir. elegi"os +ista, !odre"os escribir una lista de 2alores !ara ue el usuario !ueda escoger un 2alor de los dis!onibles en la lista. En el recuadro ue a!arecer&, /rigen. !odre"os escribir los distintos 2alores se!arados !or N #!unto % co"a$ !ara ue a!arezcan en for"a de lista. En la !esta1a Eensaje de entrada !ode"os introducir un "ensaje ue se "uestre al acceder a la celda. Este "ensaje sir2e !ara infor"ar de u( ti!os de datos son considerados 2&lidos !ara esa celda. En la !esta1a Eensaje de error !ode"os escribir el "ensaje de error ue uere"os se le "uestre al usuario cuando introduzca en la celda un 2alor incorrecto.

3..E%laBa& G Co%sol)da& Ho6as


Enlazar 'ojas de trabajo. El conce!to de enlazar en Excel es el 'ec'o de utilizar f-r"ulas de 2arias 'ojas !ara co"binar datos. Al enlazar 'ojas de trabajo esta"os creando una de!endencia de una con res!ecto a la otra, a!areciendo as5 dos conce!tos. - el l)b&o de t&aba6o de5e%d)e%te. es el ue contiene las f-r"ulas. - el l)b&o de t&aba6o +'e%te. es el ue contiene los datos. +a cuesti-n ue debe"os !lantearnos antes de enlazar 'ojas de trabajo, es si real"ente nos 'ace falta co"!licarnos tanto o sencilla"ente !ode"os 'acerlo todo en una "is"a 'oja. ?o existe una res!uesta gen(rica, de!ender& de la en2ergadura de los datos % de las f-r"ulasN si las 'ojas las 2an a utilizar 2arias !ersonas, etc... Para crear un libro de trabajo de!endiente debe"os crear f-r"ulas de referencias externas, es decir f-r"ulas ue 'acen referencia a datos ue se encuentran en una 'oja externa a la ue est& la f-r"ula. _)-"o crear f-r"ulas de referencias externasH Para crear f-r"ulas de referencia externa debe"os seguir los siguientes !asos. - Abrir el libro de trabajo fuente #el libro ue contiene los datos$. - Abrir el libro de trabajo de!endiente % seleccionar la celda donde uere"os incluir la f-r"ula. - 3ntroducir la f-r"ula de la for"a ue 'e"os 'ec'o sie"!re, cuando se llegue al !unto de escoger las celdas de datos, acti2ar el libro de trabajo fuente % seleccionar las celdas necesarias.

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- 6er"inar la f-r"ula % !ulsar 3ntro. +as referencias al libro externo las gestiona auto"&tica"ente Excel, incluso si ca"bia"os el no"bre del arc'i2o donde est&n los datos desde Arc'i2o ` Guardar co"o... las referencias ta"bi(n se ca"biar5an. 4i en el libro de trabajo de!endiente uere"os 2er todos los 25nculos a las !&ginas fuente !ode"os 'acerlo accediendo a la !esta1a 7atos % 'aciendo clic en el bot-n Editar 25nculos... ?os a!arece el cuadro de di&logo Eodificar 25nculos donde !ode"os 'acer "odificaciones sobre los 25nculos. Actualizar 2alores. Actualiza la lista con los 25nculos. )a"biar origen. Pode"os "odificar el origen del 25nculo seleccionado. Abrir origen. Abre el libro del 25nculo seleccionado. @o"!er 25nculo. Suita los 25nculos de las f-r"ulas externas. )o"!robar estado. )o"!rueba el estado del origen. Pregunta inicial. Pode"os incluir una ad2ertencia al abrir el libro de!endiente, indicando ue tene"os enlaces externos. )onsolidar 'ojas de trabajo. El conce!to de consolidar 'ojas de trabajo 2iene "u% ligado al conce!to de enlace ue acaba"os de 2er. )uando 'abla"os de consolidar 'ojas de trabajo esta"os entablando una relaci-n entre 2arias 'ojas de trabajo, !or tanto es "u% !osible ue existan enlaces entre esas 'ojas de trabajo. Un eje"!lo donde se !uede utilizar la consolidaci-n de 'ojas de trabajo !uede ser una co"!a15a ue dis!one de 2arios de!arta"entos, cada uno de ellos con un !resu!uesto, !ara conocer el !resu!uesto total de la e"!resa, crear5a"os una 'oja de!endiente % los libros fuentes ser5an los libros de los de!arta"entos con sus !re!uestos. 4i !ulsa"os sobre la !esta1a 7atos % !ulsando el bot-n )onsolidar... nos a!arece el 2G-36

cuadro de di&logo )onsolidar co"o 2e"os en la i"agen donde !ode"os escoger. - la 0unci-n. a utilizar, - en @eferencia. 2a"os seleccionando las celdas de uno de los libros fuentes, - !ulsa"os sobre Agregar !ara a1adir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias, - re!eti"os los dos ,lti"os !asos !ara seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes, - final"ente !ulsa"os en Ace!tar !ara finalizar la f-r"ula. 4i "arca"os la casilla )rear 25nculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente se incluir&n en el libro consolidado a "odo de es ue"a, % si ca"bia"os un 2alor en el origen, ese ca"bio uedar& auto"&tica"ente reflejado en el libro consolidado.

3./EC(el e I%te&%et
Excel nos ofrece la !osibilidad de co"!artir nuestras 'ojas de trabajo en la aeb % ta"bi(n recoger infor"aci-n de 3nternet. )on2ertir una 'oja en !&gina beb. Para !oder ex!oner #LcolgarL$ en 3nternet nuestro trabajo realizado en Excel, debe"os con2ertirlo a un for"ato reconocible !or los na2egadores #'t"l o x"l$. Para 'acer esto debe"os seguir los siguientes !asos. - Pulsar sobre el =ot-n /ffice. - 4eleccionar la o!ci-n Guardar co"o.

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- En el cuadro de di&logo Guardar co"o ti!o tendre"os ue seleccionar el ti!o P&gina aeb en Guardar co"o ti!o. . En esta !antalla dis!one"os de dos !osibles "odos de guardar la !&gina aeb. Una 2ez 'a%a"os elegido la o!ci-n ue "&s nos interesa seg,n nuestras necesidades !ode"os !ulsar sobre Guardar % tendre"os nuestra 'oja Excel guardada co"o una !&gina beb con la extensi-n .'t" en lugar del cl&sico .xls. Una 2ez tene"os nuestra 'oja con2ertida a for"ato 't"l tendre"os ue subirla a un ser2idor de 3nternet !ara ue !ueda ser 2ista !or los internautas.

,. Ma(&os
LAS MACROS EN EXCEL SON !NA $ERRAMIENTA @!E A!TOMATIFA "ROCESOS, LA MANERA DE ACCESAR EN EXCEL 2003 ES COMO LO M!ESTRA LA SI !IENTE IMA EN A COM"ARACION ES DIFERENTE CON EXCEL 2007.

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En esta unidad estudiare"os u( son las Eacros, en u( nos !ueden a%udar % c-"o crear "acros auto"&tica"ente. Esta unidad tratar& de "anera "u% sencilla el te"a de "acros sin entrar en !rofundidad con el lenguaje de !rogra"aci-n utilizado !or E4 Excel, el ;isual =asic A!!lication #;=A$, %a ue esto ocu!ar5a un curso entero % se sale del objeti2o del curso.

,.1I%t&od'(()*%
)uando trabaja"os con un libro !ersonalizado, es decir, ue nos 'e"os definido con una serie de caracter5sticas es!ec5ficas co"o !uedan ser el ti!o de letra, el color de ciertas celdas, los for"atos de los c&lculos % caracter5sticas si"ilares, !erde"os "uc'o tie"!o en for"atear todo el libro si dis!one"os de "uc'as 'ojas. )on las "acros lo ue se !retende es auto"atizar 2arias tareas % fusionarlas en una sola, a1adiendo !or eje"!lo un bot-n en nuestro libro ue al !ulsar sobre (l realice todas esas tareas.

,.2C&ea& '%a 4a(&o a'to4?t)(a4e%te


+a for"a "&s f&cil e intuiti2a de crear "acros es crearlas "ediante el grabador de "acros del ue dis!one Excel. Este grabador de "acros te !er"ite grabar las acciones deseadas ue !osterior"ente las traduce a instrucciones en ;=A, las cuales !ode"os "odificar !osterior"ente si tene"os conoci"ientos de !rogra"aci-n. Para grabar una "acro debe"os acceder a la !esta1a ;ista % des!liega el sub"en, Eacros % dentro de este sub"enu seleccionar la o!ci-n Grabar "acro... Ade"&s de esta o!ci-n en el "en, !ode"os encontrar las siguientes o!ciones. ;er Eacros... - 7onde accede"os a un listado de las "acros creadas en ese libro. 32-36

Usar referencias relati2as - )on esta o!ci-n utilizare"os referencias relati2as !ara ue las "acros se graben con acciones relati2as a la celda inicial seleccionada. Al seleccionar la o!ci-n Grabar "acro..., lo !ri"ero ue 2e"os es el cuadro de di&logo Grabar "acro donde !ode"os dar un no"bre a la "acro #no est& !er"itido insertar es!acios en blanco en el no"bre de la "acro$. Pode"os asignarle un E(todo abre2iado. "ediante la co"binaci-n de las tecla )6@+ U Luna tecla del tecladoL. El !roble"a est& en encontrar una co"binaci-n ue no utilice %a Excel. En Guardar "acro en. !ode"os seleccionar guardar la "acro en el libro acti2o, en el libro de "acros !ersonal o en otro libro. En 7escri!ci-n. !ode"os describir cu&l es el co"etido de la "acro o cual uier otro dato ue crea"os con2eniente. Para co"enzar la grabaci-n de la "acro !ulsa"os el bot-n Ace!tar % a continuaci-n, si nos fija"os en la barra de estado, encontrare"os este bot-n en la barra de estado o!ci-n de detener la grabaci-n. A !artir de entonces debe"os realizar las acciones ue uera"os grabar, es con2eniente no seleccionar ninguna celda a !artir de la grabaci-n, %a ue si selecciona"os alguna celda !osterior"ente, cuando ejecute"os la "acro, la selecci-n nos !uede ocasionar !roble"as de celdas fuera de rango. Una 2ez concluidas las acciones ue uere"os grabar, !resiona"os sobre el bot-n 7etener barra de estado, o accediendo al "en, de Eacros % 'aciendo clic en . de la donde tene"os la

,.3E6e('ta& '%a Ma(&o


Una 2ez creada una "acro, la !odre"os ejecutar las 2eces ue uera"os. Antes de dar la orden de ejecuci-n de la "acro, de!endiendo del ti!o de "acro ue sea, ser& necesario seleccionar o no las celdas ue uera"os ueden afectadas !or las acciones de la "acro. Por eje"!lo si 'e"os creado una "acro ue auto"&tica"ente da for"ato a las celdas seleccionadas, tendre"os ue seleccionar las celdas !re2ia"ente antes de ejecutar la "acro.

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Para ejecutar la "acro debe"os acceder al "en, ;er Eacros..., ue se encuentra en el "en, Eacros de la !esta1a ;ista, % nos a!arece el cuadro de di&logo Eacro co"o el ue 2e"os en la i"agen donde tene"os una lista con las "acros creadas. 7ebe"os seleccionar la "acro deseada % !ulsar sobre el bot-n Ejecutar. 4e cerrar& el cuadro % se ejecutar& la "acro. En cuanto al resto de botones. )ancelar - )ierra el cuadro de di&logo sin realizar ninguna acci-n. Paso a !aso - Ejecuta la "acro instrucci-n !or instrucci-n abriendo el editor de !rogra"aci-n de ;isual =asic. Eodificar - Abre el editor de !rogra"aci-n de ;isual =asic !ara "odificar el c-digo de la "acro. Estos dos ,lti"os botones son !ara los ue sa!an !rogra"ar. Eli"inar - =orra la "acro. /!ciones - Abre otro cuadro de di&logo donde !ode"os "odificar la tecla de "(todo abre2iado #co"binaci-n de teclas ue !ro2oca la ejecuci-n de la "acro sin necesidad de utilizar el "en,$ % la descri!ci-n de la "acro.

,.,C&ea& '%a Ma(&o Ma%'al4e%te


Para crear una "acro de for"a "anual es necesario tener conoci"ientos de !rogra"aci-n en general % de ;isual =asic en !articular, %a ue es el lenguaje de !rogra"aci-n en el ue se basa el ;=A de Excel. 4i no tienes esta base !uedes saltarte este !unto del te"a. Pri"ero debe"os abrir el editor ;isual =asic !resionando la co"binaci-n de teclas Alt U 011. Una 2ez abierto el editor de ;isual =asic debe"os insertar un "-dulo de trabajo ue es donde se al"acena el c-digo de las funciones o !rocedi"ientos de las "acros. Para insertar un "-dulo accede"os al "en, 3nsertar ` E-dulo. A continuaci-n debe"os !lantearnos si lo ue 2a"os a crear es una funci-n #en el caso ue de2uel2a alg,n 2alor$, o si !or el contrario es un !rocedi"iento #si no de2uel2e ning,n 2alor$. Una 2ez concretado ue es lo ue 2a"os a crear, accede"os al "en, 3nsertar ` Procedi"iento...

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?os a!arece un cuadro de di&logo co"o 2e"os en la i"agen donde le da"os el ?o"bre. al !rocedi"ientoYfunci-n sin insertar es!acios en su no"bre. 6a"bi(n escoge"os de u( 6i!o es, si es un Procedi"iento, 0unci-n o es una Pro!iedad. Ade"&s !ode"os seleccionar el c"bito de ejecuci-n. 4i lo !one"os co"o P,blico !odre"os utilizar el !rocedi"ientoYfunci-n desde cual uier otro "-dulo, !ero si lo crea"os co"o Pri2ado solo !odre"os utilizarlo dentro de ese "-dulo. Una 2ez seleccionado el ti!o de !rocedi"iento % el &"bito !resiona"os sobre Ace!tar % se abre el editor de ;isual =asic donde escribi"os las instrucciones necesarias !ara definir la "acro.

,.. 'a&da& '% a&(H)<o (o% 4a(&os


)uando guarda"os un arc'i2o % uere"os ue las Eacros ue 'e"os creado se al"acenen con el resto de las 'ojas de c&lculo debere"os utilizar un ti!o de arc'i2o diferente. Para ello debere"os ir al =ot-n /ffice % seleccionar la o!ci-n Guardar co"o. 4e abrir& el cuadro de di&logo Guardar co"o. En el des!legable Guardar co"o ti!o seleccionar +ibro de Excel 'abilitado !ara "acros #I.xls"$.

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7ale un no"bre % el arc'i2o se al"acenar&. )uando abri"os un arc'i2o ue tiene Eacros al"acenadas se nos "ostrar& este anuncio bajo la banda de o!ciones.

Esto ocurre !or ue /ffice no conoce la !rocedencia de las Eacros. )o"o est&n co"!uestas !or c-digo !odr5an realizar acciones ue fuesen !erjudiciales !ara nuestro e ui!o. 4i conf5as en las !osibles Eacros ue contu2iese el arc'i2o o las 'as creado t, !ulsa el bot-n /!ciones !ara acti2arlas. A!arecer& este cuadro de di&logo.

4elecciona la o!ci-n 8abilitar este contenido % !ulsa Ace!tar.

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