PRESUPUESTO DE VENTAS

DEFINICIN
Un presupuesto de ventas es la representacin de una estimacin programada de las ventas, en trminos cuantitativos, realizado por una organizacin.

El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificacin. Si el plan de ventas no es realista y los pronsticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no sern confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de produccin, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.

1. Preparar Pronsticos de Ventas

Un pronstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. ste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la administracin.

2. Pronsticos de ventas del sector

Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real.

3. Pronsticos de ventas de la empresa

Los pronsticos de las ventas de la empresa se fijan segn su participacin en el mercado.

Variables Econmicas: Se debe tener en cuenta el estado de la economa, si se encuentra o no en recesin, ya que si se encuentra en recesin, se dispara la tasa de desempleo y disminuye el ingreso per cpita. Lo importante es que la empresa logre identificar si la economa se encuentra en crisis, y esta crisis como va a afectar el pronostico de ventas de la compaa.

Situacin de la Industria: Es necesario realizar un anlisis del sector industrial al que pertenece la empresa. Si esta en crecimiento o lo contrario. Conocimiento de los planes de la competencia: Es normal que desconozca cuales son los planes, pero si es importante conocer mi competencia para poder determinar cual podra ser el pronostico de ventas y hacia que sector se centraran ellos. Impacto Tecnolgico: El algunos sectores este aspecto tiene gran impacto en el pronostico de ventas. Lo importante es conocer que tanto impacto tecnolgico podra existir o incidir en el sector y en la empresa al elaborar el pronostico de ventas. Polticas Gubernamentales: Se existen polticas restrictivas en cuanto a la produccin o comercializacin de un producto determinado, materia prima o importacin de insumos.

Tipos de presupuestos de ventas

TECNICAS NO CUANTITATIVAS CALCULAR PRONOSTICO DE VENTAS

Estas tcnicas se fundamentan en la experiencia del personal que trabaja en ventas, su criterio y el conocimiento del mercado. Mtodo de Juicio: Los mtodos mas comunes que se basan en el juicio del personal de ventas son: Las opiniones de los ejecutivos, el mtodo delphi y el compuesto por la fuerza de ventas.

La opinin ejecutiva: Se recopila el concepto de los ejecutivos mas importantes de la compaa y despus se promedia la opinin de cada uno de ellos para obtener el pronostico de ventas. Mtodo Delphi: Este procedimiento es una versin modificada del mtodo anterior, y se basa en el consenso de un grupo de expertos. Compuesto de la fuerza de ventas: Este enfoque se basa en el estimado de las ventas futuras que cada vendedor espera realizar en su territorio.

Mtodos de conteo: Estos mtodos que van mas all de la simple tabulacin de las respuestas de los ejecutivos o del conteo de las compras o los compradores. Los mtodos de conteo son: Encuesta sobre la intencin de compra de los clientes y los mercados de prueba.
Encuesta sobre la intencin de compra de los

clientes: Esta tcnica se basa en la toma de una muestra de los clientes para preguntarles sobre la intencin de compra de los productos de la empresa durante un periodo especifico de tiempo. Mercadeo de prueba: Consiste en hacer un ensayo en un mercado limitado, con la intencin de obtener retroalimentacin de los consumidores antes de lanzar el producto al mercado.

Mtodos de series cronolgicas: Se basan en los datos estadsticos sobre las ventas, o de mtodos causales, los cuales se basan en el anlisis de una serie de factores presentes y pasados que tengan injerencia en el mercadeo. Factores de ajuste positivos: Son aquellos que pueden influir en un aumento o disminucin de las ventas como consecuencia del desarrollo tecnolgico, cambio en los mtodos de venta, etc. Periodicidad: Hace referencia al numero de veces que durante un periodo se vende el producto; por ejemplo, los tiles escolares tienen un patrn peridico de ventas.

Factores de ajuste negativos: son factores que se presentan y que afectan negativamente las ventas haciendo que las mismas disminuyan. Estos son factores que se presentan una vez y que se espera no se vuelvan a presentar; entre ellos se puede citar, huelgas, incendios, etc.
Mtodos de descomposicin: Cuando se prepara el pronostico de ventas para un periodo se hace necesario utilizar los mtodos de descomposicin para aislar los cuatro factores mencionados.

TCNICAS CUANTITATIVAS CALCULAR PRONSTICO DE VENTAS

Para el clculo del promedio mvil se puede utilizar la siguiente frmula:
Pt-1 = Vt + Vt-1 + Vt-n+1 n

Donde: Pt-1 = Pronstico de ventas para el siguiente periodo Vt = Ventas del Perodo presente Vt-1 = Ventas del Perodo anterior N= Nmero de perodos que comprende el perodo mvil

Suavizacin Exponencial: Es un mtodo que se puede utilizar para pronosticar las ventas en el corto plazo. Este es un procedimiento que resalta los resultados presentados por las ventas mas recientes, mientras que hace menos nfasis en las ventas mas antiguas.

Una frmula utilizada para exponencial es la siguiente: Pt+1 = aSt + (1 a)vt siendo:
Pt+1= Perodo de ventas a pronosticar a= Alfa, o constante de suavizacin St= Ventas reales del perodo Vt= Pronstico de ventas

la

suavizacin

Mtodos Causales: Estos mtodos tratan de determinar los factores que afectan las ventas y analizar las causas de esa relacin, lo cual significa que no se basa en el criterio de los datos histricos. Anlisis de correlacin-regresin: Estudia las variables simultneamente y trata de determinar la forma como se relaciona, es decir, trata de analizar las correlaciones existentes, mientras que la regresin trata de determinar como una variable se afecta por el cambio de otra variable.

MARGEN DE CONTRIBUCIN
El margen de contribucin es el la diferencia entre el precio de venta menos los costos variables. Es considerado tambin como el exceso de ingresos con respecto a los costos variables, exceso que debe cubrir los costos fijos y la utilidad o ganancia. En el proceso de produccin se incurren en costos fijos, costos variables y adicionalmente se espera una margen de utilidad. Si el margen de contribucin se determina excluyendo de las ventas los costos variables, entonces el margen de contribucin es quien debe cubrir los costos fijos y la utilidad esperada por el inversionista.

De una forma muy general, identifiquemos cada uno de esos elementos: Costos fijos: Son aquellos costos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado, sin importar el volumen de produccin. Estos costos no se ven afectados si la empresa decide producir ms o menos, o decide no producir. Ejemplo de estos costos puede ser el arrendamiento de un local o terreno donde opera la empresa por el que paga mensualmente $1.000. La empresa produzca o no produzca. Produzca bastante o poco, siempre deber pagar mensualmente $1.000, lo que lo convierte en un costo fijo. Costos variables: Son aquellos que se modifican de acuerdo con el volumen de produccin, es decir, si no hay produccin no hay costos variables y si la produccin aumenta el costo variable es alto. Los costos variables estn en funcin de las cantidades producidas. Un ejemplo de estos costos es la Materia prima, la cual slo se consume segn en las unidades producidas.

El costo variable, respecto a la unidad se vuelve fijo. Supongamos que la empresa para producir un articulo requiere $100 de Materia prima. Si produce 5 artculos se requerir materia prima por $500 (lo que lo hace variable), pero respecto a la unidad, el costo variable ser siempre fijo puesto que slo se requieren los mismos $100 de materia prima. Utilidad: Corresponde al porcentaje que el productor quiere ganar sobre el costo invertido (costo fijo + costo variable). Ejemplo: si el costo total de un producto es de $5.000 y el productor quiere ganarse un 20% sobre ese costo, deber vender el producto en $6.000 su utilidad ser entonces de $1.000.

Frmula para el clculo del margen de contribucin La frmula es muy sencilla, puesto que todo lo que se hace es restar al precio de venta unitario el costo variable unitario, por lo que queda: MC = PVU-CVU Precio de venta 6.000 Costo fijo 2.000 Costo variable 3.000 MC = 6.000 3.000 = 3.000

Un taller de reparacin automotriz obtiene en promedio ingresos mensuales de $1.500.000, de los cuales $1.000.000 son por servicios de reparacin y $500.000 por venta de repuestos, si el servicio tiene un margen de contribucin del 40% y la venta de repuestos del 25%, cul es el margen de contribucin total del negocio?.

PLAN DE VENTAS
Un Plan de Ventas es un documento en el que se establecen de manera prudente los clculos acerca de las ventas esperadas en una empresa para un periodo de tiempo determinado. En l se definen los escenarios ms interesantes en los que se puede desarrollar la accin comercial futura y en sus cifras y comentarios se basan normalmente las previsiones financieras de una empresa as como las de compras, las de produccin, las de planificacin de los recursos humanos necesarios y las del resto de las reas funcionales y operativas.

Este Plan de Ventas incluye elementos estratgicos y tcticos tanto de tipo cualitativo como de tipo cuantitativo. Estos ltimos se concretan habitualmente en la parte del Plan de Ventas denominada Presupuesto de Ventas.

EL PRESUPUESTO DE VENTAS
Ya ha quedado claro que las empresas deben forzosamente determinar el comportamiento de su demanda futura, es decir, conocer qu se espera que haga el mercado en los meses siguientes, y cul ser el comportamiento de sus diferentes elementos. Una vez sealados cualitativamente estos comportamientos ser necesario que se establezcan con claridad y en detalle las cifras y los datos relativos a su concrecin.

Y la secuencia de su desarrollo es la siguiente:

Determinar claramente el objetivo de ventas (producto a producto, lnea a lnea y familia a familia) que razonablemente se desea lograr en un periodo determinado, as como las estrategias y tcticas que se activarn para lograrlo. Realizar los clculos de los diferentes escenarios, apoyados en mtodos que garanticen la objetividad de los datos. Elaborar el Presupuesto de Ventas tratando cada detalle por zonas, divisiones, lneas, etc., de tal forma que se facilite su ejecucin, su supervisin y su control.

Una vez aceptado por la Direccin de la empresa, el Presupuesto de Ventas, debe comunicarse a todas las reas de la organizacin para que cada una de ellas planifique a su vez de la misma manera sus propias actividades. Todos los Planes a si desarrollados formarn parte ordenada del documento ms general que se denomina Plan de Negocio, Business Plan o Plan de Empresa. Analizar las ventas de los Productos actuales (los del presente y los del pasado) a los clientes actuales (los de ahora mismo y los que ya lo son desde hace tiempo) nos debera llevar a conclusiones especficas sobre los Clientes del futuro (los Clientes Potenciales) y los Nuevos Productos que nos garanticen ventas consolidadas en los prximos aos.

Las predicciones sobre las ventas estn afectadas por una gran cantidad de factores (el precio, el grado de competencia del mercado de que se trate, la situacin poltica y econmica, los ingresos disponibles, la actitud de los compradores, la aparicin de nuevos productos, etc.) por lo que la responsabilidad de establecer el Presupuesto de Ventas quedar a cargo del Departamento de Ventas, si bien ser la Direccin de Marketing quien d finalmente su visto bueno, ya que es aqu donde tiene una visin general de todas las dems circunstancias de la planificacin.