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Excel - Leccion 3

Excel - Leccion 3

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Formatear celdas y rangos

MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION
H ABILIDADES Insertar y eliminar celdas. Formatear manualmente el contenido de las celdas. Rellenar las celdas con color. Aplicar formatos de número. Combinar y dividir celdas combinadas. Colocar bordes alrededor de las celdas. Copiar el formato de las celdas utilizando la función Copiar formato. Formatear las celdas utilizando estilos. Trabajar con datos que contienen hipervínculos. Aplicar formato condicional a las celdas. Utilizar el administrador de reglas para aplicar formatos condicionales. Permitir que varias reglas de formato condicional sean verdaderas. Aplicar formatos condicionales específicos. Borrar el formato de una celda. Administrar los formatos condicionales utilizando el administrador de reglas. Permitir que más de una regla sea verdadera. Aplicar formatos condicionales. 4.3.1 4.3.2 4.3.3 Aplicar y modificar estilos de celda Insertar, modificar y quitar hipervínculos. 2.3.3 2.3.8 H ABILIDAD
DE LA MATRIZ

3

N ÚMERO

DE HABILIDAD

Insertar y eliminar celdas, filas y columnas. Formatear el texto en las celdas. Crear formatos de celda personalizados. Aplicar formatos de número. Combinar y dividir celdas. Agregar y quitar bordes de celda.

2.2.1 2.3.4 2.3.2 2.3.1 2.3.6 2.3.7

TÉRMINOS CLAVE
Atributo Caracter Formato condicional Predeterminado Fuente Copiar formato Hipervínculo Celdas combinadas Mini barra de herramientas Punto Seleccionar Estilo

37

38 | Lección 3

En Contoso, Ltd, los cuatro médicos titulares y el asociado médico (PA) son quienes generan los ingresos. Aunque lo ideal es que los médicos no vean a más de 35 pacientes por día, se hace todo lo posible para recibir a los que necesitan atención inmediata. Trabajando en colaboración con los médicos, el PA recibe a los pacientes que necesitan una cita cuando el calendario de todos los titulares está lleno. Muchos de los pacientes con enfermedades crónicas cuya condición requiere de un monitoreo frecuente, son recibidos por el PA. Por ley, éste no puede tratar a más de 25 pacientes por día. La firma está considerando contratar a una enfermera practicante (EP) para equilibrar la carga de pacientes. Una EP es una enfermera titulada que está capacitada para ofrecer algunos cuidados médicos. En la mayoría de los estados, una EP puede prescribir medicamentos.

O R I E N TA C I Ó N

SOBRE EL SOFTWARE

Formatear hojas de cálculo de Excel
La ficha Inicio que se muestra en la Figura 3-1 contiene los comandos de formato que usted utilizará para mejorar el aspecto de las hojas de cálculo que elabore. Utilizará los comandos de cada grupo a medida que aprenda a insertar y eliminar celdas, a aplicar formato básico al texto, a copiar formato y a aplicar estilos y formato condicional.
Figura 3-1 Aplicar formato usando la ficha Inicio
Insertar celdas, filas o columnas

Aplicar atributos de celda

Alinear texto dentro de las celdas

Formatear números

Eliminar celdas, filas o columnas

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-1

I

Insertar y eliminar celdas
Agregar una celda nueva a una hoja de cálculo
Después de haber creado una hoja de cálculo, es posible que necesite agregar datos adicionales o eliminar datos innecesarios. Para intercalar texto o valores adicionales entre de los que ya están en la hoja, necesitará insertar celdas. Puede insertar una celda o celdas y desplazar las demás hacia abajo en la misma columna o puede desplazarlas sobre la misma fila hacia la derecha.

Más adelante

En la Lección 4, usted insertará y eliminará filas y columnas de hoja. En la Lección 5 agregará una hoja a un libro existente y eliminará una hoja de un libro.

Abra el documento L3-1.1 Agregar una celda nueva a una hoja de cálculo que está disponible en el CD-ROM complementario.

Formatear celdas y rangos | 39

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo? 2.2.1

Añadir y modificar información son actividades comunes en los libros de Microsoft Office Excel 2007. En el ejercicio anterior, Contoso creó un libro para dar seguimiento al número de pacientes atendidos durante un mes para determinar si deben contratar a una enfermera practicante. Después de crear y guardar el libro, el asistente administrativo descubre que se necesitan correcciones y que se deben agregar datos adicionales. Si usted hace clic en Insertar en el grupo Celdas, se inserta una celda en blanco y de manera predeterminada, se mueven las celdas existentes hacia abajo en la columna. Al hacer clic en la flecha Insertar y hacer clic en Insertar celdas, se despliega el cuadro de diálogo Insertar celdas (Figura 3-2) en el que usted puede elegir desplazar las celdas hacia la derecha. Este cuadro de diálogo también le permite insertar una fila o una columna.

Figura 3-2 Cuadro de diálogo Insertar celdas

Para insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo, seleccione la celda o el rango de celdas donde desee insertarlas. Seleccione el número de celdas que desee insertar. Como se ilustra en la Figura 3-3, si desea insertar dos celdas, debe seleccionar dos de ellas.
Figura 3-3 La selección debe coincidir con las celdas que se insertarán

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-4

Con las celdas seleccionadas, haga clic en la flecha Insertar y luego haga clic en Insertar celdas. En el cuadro de diálogo Insertar celdas, haga clic en la dirección hacia donde desea desplazar las celdas.

Eliminar una celda de una hoja de cálculo
Puede utilizar la opción Eliminar en el grupo Celdas para eliminar celdas, rangos, filas o columnas. Los principios son los mismos que los que usó para insertarlas, excepto que la dirección en que se desplazan las celdas se invierte.

Abra el documento L3-1.2 Eliminar una celda de una hoja de cálculo que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo eliminar celdas de una hoja de cálculo? 2.2.1

Haga clic en Eliminar en el grupo Celdas para eliminar celdas de una hoja de cálculo. Cualquier dato a la derecha de la celda o celdas eliminadas se desplazará hacia la izquierda de manera automática. Si desea desplazar las celdas hacia arriba en lugar de hacia la izquierda, haga clic en la flecha Eliminar y haga clic en Eliminar celdas para abrir el cuadro de diálogo Eliminar celdas. Usted puede hacer clic con el botón secundario del mouse y hacer clic en la opción Eliminar del menú contextual para abrir el cuadro de diálogo Eliminar celdas. Recuerde que cuando utiliza el comando Eliminar, las celdas se eliminan. Cuando emplea el comando Cortar o presiona la tecla Suprimir, sólo se elimina el contenido de la celda mientras que las celdas y los formatos se conservan.

40 | Lección 3 I

Formatear manualmente el contenido de las celdas
Seleccionar celdas y rangos
Para aplicar formato al texto y a los valores de una hoja, primero debe seleccionar los datos. Cuando selecciona los datos, identifica la celda o el rango de celdas en los cuales desea introducir datos o aplicar formatos. Puede seleccionar celdas, rangos, filas, columnas o toda la hoja. Las celdas en un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes. También puede colocar una celda en modo edición y seleccionar todo su contenido o parte de éste.

Abra el documento L3-2.1 Seleccionar celdas y rangos que está disponible en el CD-ROM complementario.

Más adelante

Si una hoja de cálculo está protegida, no podrá seleccionar las celdas en ella. Usted aprenderá a proteger una hoja de cálculo en la Lección 11.

La Tabla 3-1 ilustra varias formas de seleccionar secciones de una hoja de cálculo o toda la hoja.

Tabla 3-1 Opciones para seleccionar celdas y rangos

PARA

SELECCIONAR

H AGA

LO SIGUIENTE

Una única celda. Un rango de celdas.

Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección para ir a dicha celda. Haga clic en la primera celda del rango y arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla Mayús mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección. Haga clic en la primera celda del rango y mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda. Haga clic en el botón Seleccionar todo (la intersección de los encabezados de columna y de fila) o presione Ctrl+E. Seleccione la primera celda o rango y mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona otras celdas o rangos. Haga clic en el encabezado de fila o de columna. Arrastre por los encabezados de fila o de columna. Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección. Haga doble clic en la celda y luego arrastre por el contenido que desea seleccionar.

Un rango amplio de celdas. Todas las celdas de una hoja de calculo. Celdas adyacentes o rangos de celdas. Toda una fila o columna. Filas o columnas adyacentes. Filas o columnas no adyacentes.

El contenido de una celda.

Formatear celdas y rangos | 41

Cuando hace una selección, la celda o rango se resalta en la pantalla. Sin embargo, este resaltado no aparece en la impresión. Si desea que las celdas estén resaltadas cuando imprima una hoja de cálculo, debe utilizar las funciones de formato para aplicar un sombreado. Excel ofrece muchas maneras de formatear los rótulos y los valores en una hoja de cálculo. En el mundo de los negocios, las hojas de cálculo se imprimen o se comparten con otros de forma electrónica. Por lo tanto, usted desea que su hoja de cálculo o su libro sean tan atractivos y comprensibles como sea posible. Usted puede mejorar el diseño de una hoja de cálculo: • • • • Cambiando la alineación. Cambiando el tipo de fuente y aumentando el tamaño del texto para los títulos. Formateando títulos y rótulos utilizando negritas y/o cursivas. Aplicando atributos de formato especiales.

Alinear el contenido de una celda
El texto y los números en una hoja de cálculo se pueden alinear a la izquierda, a la derecha o al centro. De manera predeterminada, cuando introduce caracteres alfabéticos o caracteres alfabéticos combinados con números o símbolos, el contenido de la celda se alinea a la izquierda. Cuando introduce números, el contenido se alinea a la derecha. Puede utilizar los comandos de alineación para cambiar la alineación predeterminada o para anular formatos de alineación anteriores.

Abra el documento L3-2.2 Alinear el contenido de una celda que está disponible en el CD-ROM complementario.
¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo formatear el texto en las celdas? 2.3.4 Figura 3-4 La alineación de la celda activa está resaltada
Alineación horizontal (centrado)

Como se ilustra en la Figura 3-4, los comandos resaltados en el grupo Alineación muestran el tipo de alineación que aplicó a la celda activa. Una alineación y un espaciado apropiados mejoran significativamente la legibilidad de los datos de una hoja de cálculo.

Alineación vertical (parte inferior)

EVA C

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-6

AR ACT

ERÍSTI

Una fuente es un conjunto de características de texto diseñadas para lucir de cierta manera. La fuente determina el aspecto del contenido de una celda. La fuente predeterminada o predefinida de Excel 2007 es Calibri de 11 puntos. Ésta es una fuente fácil de leer que ocupa menos espacio que la Arial, que era la fuente predeterminada en versiones anteriores de Excel.

Abra el documento L3-2.3 Elegir fuentes y tamaños de fuente que está disponible en el CD-ROM complementario.

CA NU

Elegir fuentes y tamaños de fuente

42 | Lección 3

Usted puede cambiar la fuente predeterminada en las opciones de Excel. Si modifica el tipo y/o el tamaño de fuente predeterminada, este cambio de reflejará en los nuevos libros que cree después de realizar el cambio y reiniciar Excel. Los libros existentes no se verán afectados.
¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo formatear el texto en las celdas? 2.3.4

Puede cambiar la fuente de una celda, de un rango de celdas , o de algunos caracteres del texto. Para cambiar el tipo de fuente, seleccione el que desee en el cuadro Fuente . Puede cambiar su tamaño en el cuadro Tamaño de fuente o hacer clic en Aumentar MOAC que desee se tamaño de fuente o Disminuir tamaño de fuente hasta que el tamaño Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-1 muestre en el cuadro Tamaño de fuente. Para mejorar el diseño general de una hoja de cálculo, se recomienda aumentar el tamaño de la fuente para los títulos y los rótulos. El tamaño de fuente se mide en puntos. Cada vez que hace clic en Disminuir tamaño de fuenMOAC Aumentar tamaño de fig 3-3 te o enExcel 2007/ETC Lección 3 fuente, el tamaño se modifica en un punto. Los puntos se refieMOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-4 ren a la medida de la altura de los caracteres en una celda. Un punto equivale a un 1/72 de pulgada.
EVA C
AR ACT

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-2

ERÍSTI

Además de cambiar el tipo y el tamaño de la fuente, usted puede aplicar atributos especiales al texto para añadirle atractivo visual. Un atributo es una característica de formato, tal como negrita, cursiva o subrayado. Estas características especiales le añaden interés a la hoja de cálculo, y permiten concentrar la atención de lector en datos específicos.

Abra el documento L3-2.4 Aplicar atributos especiales a los caracteres que está disponible en el CDROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo formatear el texto en las celdas? 2.3.4

Aunque a lo largo de estos ejercicios usted está agregando varios formatos especiales a la hoja con el fin de mejorar sus habilidades, en la práctica lo recomendable es contar con un plan de diseño claro y lógico que presente los datos en un formato que sea fácil de entender. Es mejor no utilizar los atributos especiales de caracteres en exceso. Recuerde que la importancia está en los datos y en la información que éstos trasmiten. Cuando seleccione texto para formatearlo, puede utilizar la Mini barra de herramientas (que se muestra en la Figura 3-5) para aplicar las características de formato que se presentan en ella.

Esta herramienta de formato es una novedad de Excel 2007. Cuando hace clic con el botón secundario del mouse, se muestra la Mini barra de herramientas sobre el menú contextual. Simplemente haga clic en cualquiera de las características disponibles para aplicarlas al texto seleccionado. No es posible personalizar la Mini barra de herramientas como lo hizo con la Barra de herramientas de acceso rápido. Puede desactivar la Mini barra de herramientas en las opciones de Excel.

Figura 3-5 Mini barra de herramientas

Cambiar el color de fuente
El color mejora el atractivo visual de una hoja de cálculo. Usted puede cambiar el color del texto en las celdas. Para agregar color, seleccione la celda, el rango de celdas, el texto o los caracteres que desee formatear con un color diferente. Un caracter puede ser una letra, un número, un signo de puntuación o un símbolo.

CA NU

Aplicar atributos especiales a los caracteres

Formatear celdas y rangos | 43 Abra el documento L3-2.5 Cambiar el color de fuente que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

*

Si elige un color y cambia de parecer, haga clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione Ctrl+Z.

Aunque el negro es el color de fuente predeterminado o automático, usted puede cambiar el color de una entrada fácilmente. El último color que se aplicó aparece en el botón Color de ¿LISTO PARA LA fuente . Para aplicarlo, haga una selección y haga clic en Color de fuente. Para aplicar un CERTIFICACIÓN? color de texto diferente, haga clic en la flecha Color de fuente; se despliega un menú en el que ¿Cómo formatear el texto en las celas? puede elegir un color del tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colo2.3.4 res..., para abrir el cuadro de diálogo Colores donde puede escoger otros o crearlos a la mediMOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-7 da de sus necesidades.

Más adelante

En la Lección 4, usted aprenderá sobre los temas de documentos. El tema predeterminado para los documentos de Office es la base para los colores que aparecen bajo Colores del tema y Colores estándar en el menú Color de fuente.

Rellenar celdas con color
Usted puede atraer la atención hacia las celdas agregando un color o trama de fondo. Puede utilizar un color sólido o aplicar efectos especiales como degradados, texturas e imágenes. Utilice el comando Color de relleno en el grupo Fuente para cambiar el color de fondo. El último color de relleno que se aplicó aparece en el botón Color de relleno.

Abra el documento L3-2.6 Rellenar celdas con color que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo crear formatos de celda personalizados? 2.3.2

El fondo predeterminado es Sin color (claro). Para agregar color y sombreado, primero debe seleccionar las celdas a las que desea aplicar efectos especiales. La paleta de colores que utilizó para aplicar el color de fuente también se emplea para el color de fondo. Para aplicar el color que se muestra en el botón Color de relleno, haga una selección y haga clic en el botón. Para aplicar un color de relleno diferente, haga clic en la flecha Color de relleno y aplique un color del tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colores... para abrir el cuadro de diálogo Colores y personalizar los colores. Puede aplicar un color de fondo y agregar un efecto de trama: seleccione el rango de celdas a las que desea aplicar un color de fondo con efectos de relleno; haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente; en el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la ficha Relleno, y haga una selección en el cuadro Estilo de trama para agregar una trama al color de fondo, como se muestra en la Figura 3-6.

44 | Lección 3
Figura 3-6 Agregue una trama al color de fondo de una celda

Aplicar formatos de numero
La mayor parte de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Aplicar un formato preciso a los datos numéricos los hace más fácil de interpretar y, por lo tanto, más útiles. El formato de número puede aplicarse a las celdas antes de que se introduzcan los datos o se pueden seleccionar y formatear los datos después de haberlos introducido. El formato cambia el aspecto de los números, no cambia su valor. Los valores reales siempre se muestran en la barra de fórmulas.

Abra el documento L3-2.7 Aplicar formatos de numero que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo aplicar formatos de número? 2.3.1

En este ejercicio, usted aplicó formato a los datos de los ingresos del primer trimestre de Contoso. Cuando introduce un número en Excel, el formato predeterminado es General, el cual muestra los datos exactamente como usted los introdujo. Si al introducir un número usted incluye un caracter especial (tal como $ o %), éste aparecerá en la celda. El formato no afecta el valor real de la celda. Para cambiar el aspecto de un dato numérico, usted puede seleccionar una de las opciones de formato de número en el grupo Número en la ficha Inicio o puede abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y hacer clic en la ficha Número. Los formatos de número más comúnmente aplicados se presentan en la Tabla 3-2.

Formatear celdas y rangos | 45
Tabla 3-2 Categorías de formatos de número

C ATEGORÍA General

DE FORMATO

D ESCRIPCIÓN Éste es el formato de número predeterminado que Excel aplica cuando usted escribe un número. Los números se muestran tal y como se escriben. Si una celda no es lo suficientemente ancha para mostrar todo el valor, los números con decimales se redondearán. Este formato se utiliza para la presentación de números en general. Usted puede especificar el número de posiciones decimales que desea utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que desea mostrar los números negativos. Este formato se emplea para los valores monetarios en general y muestra el símbolo de moneda predeterminado. Usted puede especificar el número de posiciones decimales que desea utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos. Este formato se emplea también para valores monetarios. Los símbolos de moneda y los puntos decimales se alinean. Muestra los días, meses y años en varios formatos tales como Enero 7, 2008, Ene-7 y 7/1/2008.

Número

Moneda

Contabilidad Fecha

Si en una celda aparecen símbolos de números (###), significa que el número que se introdujo es más ancho que la celda. Si planea aplicar un formato de número a los datos, no es necesario ajustar el ancho de columna ya que éste se ajustará automáticamente cuando aplique dicho formato. Después de elegir un formato de número, tendrá que especificar el aspecto de los números. Puede utilizar los comandos del grupo Número para aplicar formatos y para aumentar o disminuir las posiciones decimales que se muestran en los datos de la hoja. Cuando se disminuye el número de posiciones decimales, los datos se hacen menos precisos ya que se redondean los números que siguen al punto decimal. La falta de precisión es insignificante cuando se trabaja con números grandes.

Ajustar texto en una celda
Cuando se formatea una celda para ajustar el texto, los datos se ajustan para adaptarse al ancho de la columna. Si el ancho de columna cambia, el ajuste de datos se adapta automáticamente. Cuando se ajusta el texto, el alto de fila se adapta para acomodar el ajuste.

Abra el documento L3-2.8 Ajustar texto en una celda que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

*

Si formatea una celda para ajustar el texto y éste no es completamente visible, puede deberse a que se estableció un alto específico para la fila. Usted aprenderá a modificar el alto de fila en la Lección 4.

46 | Lección 3

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo ajustar el texto en una celda? 2.3.4
TOME NOTA

Si desea que el texto de una celda aparezca en varias líneas, puede formatear la celda para que el texto se ajuste automáticamente o puede insertar un salto de línea manual. Para ajustar el texto automáticamente, seleccione el texto que desea formatear y haga clic en Ajustar texto en el grupo Alineación. Para iniciar una nueva línea de texto en un punto específico de una celda, haga doble clic en la celda para ponerla en modo edición; después, haga clic en la ubicación donde desea dividir la línea y presione Alt+Entrar.

*

Recuerde que puede modificar una celda en la barra de fórmulas, así como en la misma celda.

Combinar y dividir celdas combinadas
Usted puede utilizar el comando Combinar y centrar en el grupo Alineación para combinar celdas. Una celda combinada se crea combinando dos o más celdas horizontales o verticales adyacentes. Cuando se combinan celdas, las celdas seleccionadas se convierten en una celda grande que abarca varias columnas o filas. Usted puede separar en celdas independientes aquellas que han sido combinadas, pero no puede separar una celda que no ha sido combinada.

Abra el documento L3-2.9 Combinar y dividir celdas combinadas que está disponible en el CDROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo combinar celdas y separar celdas combinadas? 2.3.6

Cuando combine celdas, los datos que desee que aparezcan en la celda combinada deben estar en la celda superior izquierda del rango seleccionado. Sólo los datos en la celda superior izquierda permanecerán en la celda combinada y los datos de las demás celdas serán eliminados. Las celdas pueden combinarse en una fila o columna, y el contenido de la celda superior izquierda se centrará. Si las celdas que se van a combinar contienen información que se eliminará durante la combinación, se abrirá el cuadro de diálogo de Excel que se muestra en la Figura 3-7 para advertirle que sólo el contenido de la celda superior izquierda se conservará.

Figura 3-7 Advertencia al momento de combinar celdas

Para combinar las celdas sin centrar el contenido de la celda superior izquierda, haga clic en la flecha Combinar y centrar y haga clic en Combinar celdas. El texto que introduzca en esa celda combinada será alineado a la izquierda. Con la celda combinada activa, haga clic en Combinar y centrar para dividir la celda combinada. También puede utilizar la flecha Combinar y centrar y seleccionar Separar celdas.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Si el botón Combinar y centrar no está disponible, puede ser que las celdas seleccionadas estén en modo edición. Para cancelar el modo edición presione la tecla Entrar o Esc.

Una celda combinada toma el nombre de la celda superior izquierda original. En el ejercicio anterior, cuando combinó el rango A1:D1, a la celda combinada se le asignó el nombre A1 (ver Figura 3-8).

Formatear celdas y rangos | 47
Figura 3-8 Las celdas combinadas tienen un solo nombre
Celda combinada

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig Colocar bordes alrededor3-10 las celdas de

Usted puede utilizar bordes para mejorar el atractivo visual de una hoja y para hacerla más fácil de leer. Puede aplicar los estilos de bordes predefinidos de Excel o personalizarlos especificando un estilo de línea y un color de su elección. Los bordes se emplean para resaltar los encabezados, los rótulos o los totales.

Abra el documento L3-2.10 Colocar bordes alrededor de las celdas que está disponible en el CDROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo colocar un borde alrededor de una celda? 2.3.7

Para agregar un borde, seleccione la celda o el rango de celdas hacia las que desee atraer la atención. Por ejemplo, puede colocar un borde alrededor de los títulos, alrededor de las celdas que muestran los ingresos totales para el primer trimestre o alrededor de los rótulos que identifican a los meses. En el grupo Fuente, el botón Bordes muestra el último estilo de borde que se aplicó. Haga clic en Bordes (no en la flecha) para aplicar ese estilo o puede hacer clic en la flecha y escoger un estilo de borde diferente. Haga clic en Más bordes... para aplicar un borde personalizado o diagonal. En la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en un estilo de línea y en un color. Seleccione un estilo de borde entre los estilos preestablecidos o cree un estilo utilizando las opciones de colocación de líneas en la sección Borde. Observe que la Figura 3-9 muestra los dos bordes diagonales.

Figura 3-9 Opciones de bordes

Ficha Bordes

Estilos preestablecidos

Seleccionar estilo de línea Muestra el borde como aparecerá en la celda o rango seleccionado

Seleccionar color Bordes diagonales

TOME NOTA

*

Si aplica dos tipos de borde diferentes 2007/ETC Lección 3 figcompartido, se mostrará el últiMOAC Excel a un borde de celda 3-11 mo borde que se aplicó.

48 | Lección 3 I

Copiar el formato de las celdas con la función Copiar formato

Abra el documento L3-3.1 Copiar el formato de las celdas usando la fucnión Copiar formato que está disponible en el CD-ROM complementario.

Usted puede utilizar la función Copiar formato para copiar formatos, incluyendo tipo de fuente, tamaño de fuente, estilo de fuente, color de fuente, alineación, sangrías, formato de número, bordes y sombreado. Para copiar el formato de una ubicación a otra, seleccione la celda o rango de celdas que tenga el formato que desee copiar; haga clic en Copiar formato en el grupo Portapapeles; el puntero del mouse se convierte en un signo de más blanco con la brocha a un lado; arrastre el puntero del mouse por la celda o el rango de celdas que desea formatear. Para copiar el formato a varias celdas o rangos de celdas; haga doble clic en Copiar formato y luego arrastre el puntero del mouse por cada celda o rango de celdas que desea formatear. Cuando haya terminado, haga clic en Copiar formato otra vez o presione la tecla Esc para desactivar la opción Copiar formato.

I

Formatear las celdas utilizando estilos
EVA C
AR ACT

ERISTI

Para aplicar un estilo de celda a una celda o a un rango activo, haga clic en Estilos de celda en el grupo Estilos en la ficha Inicio. Haga clic en el estilo de celda que desea aplicar. Usted puede aplicar más de un estilo a una celda o rango.

Abra el documento L3-4.1 Aplicar un estilo de celda que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo aplicar un estilo de celda a una celda o rango de celdas? 2.3.3

Al visualizar los estilos definidos en la galería Estilos de celda, usted puede ver el formato que se utilizará al aplicar cada uno de ellos. Esta característica le permite evaluar el formato sin realmente aplicarlo. Experimente combinando estilos para lograr el efecto deseado. Por ejemplo, puede hacer clic en un estilo de celda temático para aplicar sombreado a una celda. Después, puede volver a hacer clic en Estilos de celda y hacer clic en Título 1 para aplicar un estilo de fuente, tamaño de fuente y efectos de formato especiales como negritas y cursivas. Si no está satisfecho con el estilo que aplicó, puede deshacer el estilo o aplicar otro. Para quitar un estilo de celda sin eliminarlo, seleccione las celdas que están formateadas con ese estilo; haga clic en Estilos de celda, y luego haga clic en Normal. Para eliminar el estilo de celda y además quitarlo de las celdas formateadas con él, haga clic con el botón secundario del mouse en la celda que contiene ese estilo de celda, y luego haga clic en Eliminar.

TOME NOTA

*

No se puede eliminar el estilo de celda Normal.

CA NU

Aplicar un estilo de celda

Formatear celdas y rangos | 49
EVA C
AR ACT

ERÍSTI

Usted puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear su propio estilo personalizado. También puede agregar otros atributos al estilo y eliminar los que no desee.

Abra el documento L3-4.2 Modificar un estilo de celda que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo modificar estilos de celda? 2.3.3

En este ejercicio, usted duplicó un estilo de celda y luego lo modificó para crear un estilo personalizado que se agregó a la galería de estilos. Si hubiera empleado el comando Modificar, el estilo existente hubiera reflejado los cambios de formato que hizo. Es preferible duplicar un estilo y luego modificarlo. Para modificar un estilo existente, haga clic en Estilos de celda en el grupo Estilos; cuando se muestre la galería de estilos, haga clic en el estilo de celda que desea cambiar y luego haga clic en Modificar; se despliega el cuadro de diálogo Estilo (Figura 3-10); en él se muestra el nombre de estilo actual pero no se puede modificar, lo que le indica que cualquier cambio afectará al estilo existente, no al personalizado.

Figura 3-10 Cuadro de diálogo Estilo

No se puede cambiar el nombre del estilo cuando está seleccionada la opción Modificar

Teclee un nombre significativo para el nuevo estilo de celda que va a crear. Para cambiar el estilo de celda, haga clic en Aplicar formato; se despliega el cuadro de diálogo Formato de celdas; en las diferentes fichas en el cuadro de diálogo, seleccione el formato que desea para el nuevo estilo; haga clic en Aceptar cuando haya terminado de realizar sus cambios; los cambios se reflejarán en el cuadro de diálogo Estilo; cuando esté satisfecho con los atributos del estilo, haga clic en Aceptar. El nuevo estilo de celda se agrega a la galería de estilos y se identifica como un estilo personalizado.

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-12

I

Trabajar con datos que contienen hipervínculos
Un hipervínculo es una imagen o secuencia de caracteres que abre otro archivo o una página Web cuando se hace clic en él. El archivo o página Web de destino puede estar en la World Wide Web, en una intranet o en su PC. Por ejemplo, en un libro que contenga sus registros bancarios personales, usted puede insertar un hipervínculo para ir al servicio de pago de cuentas en línea de su banco.

CA NU

Modificar un estilo de celda

50 | Lección 3

Insertar un hipervínculo en una celda
Es muy sencillo insertar un hipervínculo en una celda de un libro. Sólo haga clic en la celda donde desea crear el hipervínculo e identifique la fuente a la cual desea conectarse. Cada hipervínculo aparece en la celda como texto azul subrayado. Cuando señala un hipervínculo, aparece Información en pantalla que describe el vínculo o indica la ubicación del archivo.

Abra el documento L3-5.1 Insertar un hipervínculo en una celda que está disponible en el CDROM complementario.

TOME NOTA

*

Cuando escribe www, Excel lo reconoce como el comienzo de una dirección Web y automáticamente introduce el texto http://.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo crear un hipervínculo en una celda de una hoja de cálculo? 2.3.8

En este ejercicio, usted creó un hipervínculo utilizando el comando Hipervínculo en la ficha Insertar. También puede crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico o a una dirección en Internet tecleándola directamente en la celda. Por ejemplo, si teclea alguien@ejemplo.com, o bien www.microsoft.com, automáticamente se crea un hipervínculo. La Información en pantalla predeterminada identifica la dirección completa del hipervínculo y ofrece instrucciones para seguir el vínculo. Cuando crea un vínculo, usted puede especificar los datos que deben aparecer en la información o puede modificarla después. Para modificar un hipervínculo, haga clic para seleccionar la celda que lo contiene. Haga clic con el botón secundario del mouse y luego haga clic en Modificar hipervínculo... para abrir el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo. Usted puede modificar el texto que se muestra en el vínculo, el texto de la Información en pantalla o la dirección a donde lo llevará el vínculo. Puede cortar o copiar un hipervínculo y pegarlo en otra celda de la misma hoja, de otra hoja o de otro libro.

Quitar un hipervínculo
Usted puede eliminar un hipervínculo y el texto que lo representa, desactivar un solo hipervínculo, o desactivar varios hipervínculos al mismo tiempo.

Abra el documento L3-5.2 Quitar un hipervínculo que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo quitar un hipervínculo de una celda en una hoja de cálculo? 2.3.8

Como se demostró en este ejercicio, usted puede quitar un hipervínculo y su texto asociado, o puede quitar el vínculo y conservar el texto.

Formatear celdas y rangos | 51 I

Aplicar formato condicional a las celdas
Cuando analiza datos, a menudo se hace preguntas como: • ¿Quiénes son los representantes de ventas con el mejor desempeño? • ¿En qué meses los ingresos fueron más altos o más bajos? • ¿Cuáles son las tendencias en las ganancias durante un período de tiempo específico? El formato condicional le ayuda a contestar a estas preguntas resaltando las celdas o rangos de celdas que le interesan. Con el formato condicional, las fuentes se convierten en guías visuales que ayudan al lector a entender la distribución y variación de los datos.
AR ACT

¿Bajo qué condiciones o criterios desea analizar los datos contenidos en una hoja de cálculo? Ésta pregunta es la base para establecer formatos condicionales. Una vez que se seleccionan los datos, usted puede elegir uno de los cinco formatos condicionales preestablecidos que facilitan un análisis visual de una hoja de cálculo o de un rango de datos seleccionado. Por ejemplo, usted puede especificar que cuando el valor en una celda sea mayor a un número dado, se muestre el valor con una fuente o color de fondo específicos. Usted puede establecer varias reglas de formato condicional para un rango de datos.

Abra el documento L3-6.1 Utilizar el administrador de reglas para aplicar formatos condicionales que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo aplicar formatos condicionales? 4.3.1

En los ejercicios de esta lección, usted trabajó con datos relacionados con el número de pacientes tratados cada mes en Contoso, Ltd. Usted puede utilizar el administrador de reglas de Excel para aplicar formato condicional que facilite un análisis visual de los datos en el libro Datos_de_consultas_de_pacientes.

Puede desplegar el administrador de reglas de formatos condicionales para ver las reglas que están vigentes y aplicarlas en el momento adecuado. En el administrador de reglas de formatos condicionales, puede agregar nuevas reglas, modificar las existentes, o bien eliminar una o todas las reglas. Las reglas se aplican en el orden en que están listadas en el administrador de reglas de formatos condicionales. Para analizar los datos, usted puede aplicar todas las reglas o aplicar sólo las que especifique. Como puede ver en la Figura 3-11, el formato es visible mientras el administrador de reglas de formatos condicionales está abierto. De esta manera, usted puede experimentar con los formatos que desee aplicar y el orden en que éstos se aplican.

Figura 3-11 Administrador de reglas de formatos condicionales

CA NU

Utilizar el administrador de reglas para aplicar formatos condicionales

EVA C

ERISTI

52 | Lección 3

El formato condicional se aplica en el orden en que aparece en el administrador de reglas. La regla superior es última condición creada y tiene prioridad. Sin embargo, usted puede utilizar las flechas de dirección para ajustar la prioridad de las reglas. Si dos reglas están en conflicto, se aplica la regla que está más arriba en la lista.

Permitir que varias reglas de formato condicional sean verdaderas
¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo permitir que varias reglas de formato condicional sean verdaderas? 4.3.2

En ocasiones, varias reglas de formato condicional pueden ser verdaderas. De manera predeterminada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y por lo tanto tienen mayor prioridad. El formato condicional tiene prioridad sobre el formato manual que se haya aplicado.

Abra el documento L3-6.2 Permitir que varias reglas de formato condicional sean verdaderas que está disponible en el CD-ROM complementario.
EVA C
AR ACT

ERÍSTI

Excel tiene tres formatos condicionales preestablecidos que utilizan color y símbolos para ofrecer guías visuales que le ayudan a comprender la distribución y variación de los datos: escalas de color, conjuntos de iconos y barras de datos.

Abra el documento L3-6.3 Aplicar formatos condicionales específicos que está disponible en el CDROM complementario.

Una escala de dos colores le ayuda a comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. El tono en una escala de tres colores representa los valores inferiores, medios o superiores.
¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo aplicar los siguientes formatos condicionales: resaltado, reglas superiores e inferiores, barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos? 4.3.3

Usted puede utilizar un conjunto de iconos para representar y clasificar datos en tres, cuatro o cinco categorías. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, un conjunto de iconos de tres banderas: la bandera verde representa valores más altos, la amarilla representa los valores medios y la roja representa los valores más bajos. Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda en relación a las otras celdas del rango de datos. La longitud de la barra de datos representa el valor en la celda. Una barra más larga representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar los números más altos y los más bajos, especialmente cuando se manejan grandes cantidades, por ejemplo, en el caso del informe de ventas de un minorista después del Día de Acción de Gracias.

I

Borrar el formato de una celda
Abra el documento L3-7.1 Borrar el formato de una celda que está disponible en el CD-ROM complementario.

Si selecciona Borrar todo, se borran tanto el contenido como los formatos. Por medio de la opción Borrar contenido se eliminan los datos dentro del rango seleccionado, pero se conservan los formatos.

CA NU

Aplicar formatos condicionales específicos

Formatear celdas y rangos | 53

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES
EN
ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ H ABILIDAD DE LA MATRIZ

N ÚMERO

DE HABILIDAD

A insertar y eliminar celdas en una hoja de cálculo. A formatear manualmente el texto en las celdas. A rellenar celdas con color. A aplicar formatos de número. A combinar y dividir celdas. A agregar y quitar bordes de celda. A copiar el formato de las celdas utilizando la función Copiar formato.

Insertar y eliminar celdas, filas y columnas. Formatear el texto en las celdas. Crear formatos personalizados. Aplicar formatos de número. Combinar y dividir celdas. Agregar y quitar bordes de celda.

2.2.1 2.3.4 2.3.2 2.3.1 2.3.6 2.3.7

A formatear las celdas usando estilos Aplicar y modificar estilos de celda. A trabajar con datos que contienen hipervínculos. A aplicar formato condicional. A utilizar el administrador de reglas para aplicar formatos condicionales. A aplicar varios formatos condicionales a los datos. A aplicar formatos condicionales específicos a datos seleccionados. A borrar el formato de una celda. Administrar los formatos condicio nales utilizando el administrador de reglas. Permitir que más de una regla sea verdadera. Aplicar formatos condicionales. Insertar, modificar y quitar hipervínculos.

2.3.3 2.3.8

4.3.1

4.3.2 4.3.3

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