Cdigo PAC-09 v.

04
Elaboracin de Planes de Calidad
del Sistema Integrado de Gestin
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Elabor Aprob Valid
Firma
Mabel Johanna Coronel Acevedo
Firma
Mara Victoria Bautista Bochag
Firma
Mara Victoria Bautista Bochag
Fecha 23 de abril de 2010 Fecha 23 de abril de 2010 Fecha 30 de abril de 2010
1. Objetivo y Alcance
Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboracin, revisin,
aprobacin, implementacin, seguimiento y evaluacin de Planes de Calidad cuando la
Universidad de Pamplona a travs de sus procesos misionales, ofrezca y suministre
productos, servicios, proyectos y/o contratos especficos.
Comprende desde la identificacin de la necesidad hasta el control y seguimiento a los
Planes de Calidad.
2. Responsable
El Responsable por garantizar la adecuada aplicacin y ejecucin del presente
procedimiento es el Lder de cada uno de los Procesos de la Universidad de Pamplona.
3. Definiciones
3.1 Proyecto
Serie de actividades ordenadas e interdependientes para lograr un objetivo definido.
3.2 Caracterizacin
Rasgo diferenciador especfico de un proceso.
3.3 Etapa
Secuencia de actividades que conforman un proceso
Las dems definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestin de Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
4.1 Identificacin de la Necesidad Responsable: Lder del Proceso
La necesidad de crear un nuevo plan de calidad surge de los convenios o contratos
generados en los procesos que ofrezcan productos, servicios, proyectos y/o contratos
especficos. El Lder del Proceso correspondiente define la pertinencia del plan para su
elaboracin y adopcin.
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4.2 Elaboracin del Plan de Calidad Responsable: Funcionario
Para la elaboracin del FAC-22 Plan de Control de Calidad, el responsable asignado
puede apoyarse en conceptos de otros lderes o funcionarios de los procesos del
Sistema Integrado de Gestin o profesionales externos a la Universidad de Pamplona.
La estructura que se utiliza en la elaboracin de este plan es:
Objetivo: Quien elabora el plan define el propsito del Plan de Calidad.
Alcance: Quien elabora el plan define la actividad inicial y la actividad final.
Exclusiones: Teniendo en cuenta la caracterizacin de los procesos involucrados en la
realizacin del producto, en la prestacin del servicio, en la ejecucin del proyecto o del
contrato, el responsable de elaborar el plan, define los requisitos de la norma ISO
9001:2009, que no se aplican en dicho plan.
Definiciones: Quien elabora el plan define claramente los trminos que se utilizan en el
texto y que puedan prestarse para diferentes interpretaciones. Esto con el fin de facilitar
la comprensin por parte de quienes utilizarn el plan de calidad.
Procesos: Quien elabora el plan describe los procesos necesarios para la realizacin
del producto, la prestacin del servicio, la ejecucin del proyecto o del contrato,
indicando que, las disposiciones no descritas acerca de los dems procesos del S.I.G.
de la Universidad de Pamplona se encuentran en el Manual de Calidad del mismo
sistema.
El funcionario responsable diligencia el siguiente esquema reemplazando la instruccin
dada con la informacin correspondiente, y tomando como referencia la caracterizacin
del proceso descrita en el Manual de Calidad.
PROCESO: Nombre del Proceso
Fase Inicial: Primera etapa del proceso
Fase Final: Ultima etapa del proceso
Responsable: Lder del Proceso
Fases: Etapas necesarias para el desarrollo del proyecto
RECURSO HUMANO PROVEEDOR
Segn la necesidad Quien suministra el recurso
RECURSOS FSICOS Y DE SOPORTE PROVEEDOR
Segn la necesidad Quien suministra el recurso
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REQUISITOS
REGLAMENTARIOS UNIVERSIDAD DE PAMPLONA NTC ISO 9001:2000
Reglamentarios que aplican Universitarios que aplican De la Norma que
Aplican

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Actividades de seguimiento y medicin Cargo responsable de realizar la actividad
*Para cada etapa del proceso, el responsable de elaborar el plan diligencia la siguiente
tabla reemplazando la instruccin dada con la informacin correspondiente, y tomando
como referencia la caracterizacin del proceso descrita en el Manual de Calidad:
Etapa del proceso
ACTIVIDADES:
Primera actividad de la etapa
Segunda actividad de la etapa

ltima actividad de la etapa
ENTRADAS SALIDAS PROVEEDOR INSUMO PRODUCTO CLIENTE
Proceso que proporciona el insumo
Informacin o insumo requerido para realizar la actividad
Elemento construido o entregable
Proceso o Cliente que recibe el producto
RESPONSABILIDADES
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA CLIENTE
Responsables/actividades a ejecutar Responsables/actividades a ejecutar
FACTORES A TENER EN CUENTA:
Condiciones o recomendaciones adicionales, relacionadas con las etapas del proceso.
Por cada proceso del Sistema Integrado de Gestin que interviene en el proyecto, el
responsable de elaborar el plan, diligencia el mismo esquema anterior, con sus
respectivas tablas para las etapas del proceso.
Documentos de referencia: En este tem se citan los documentos que sirven como
referencia o soporte. Se relacionan con su ttulo y cdigo o nmero de referencia de
consulta para ser correctamente interpretados y aplicados. Por ejemplo: procedimientos,
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instructivos, leyes, normas, catlogos, etc.
Historia de Modificaciones: En este tem se identifican y describen los cambios que
tenga un documento por la actualizacin de su versin.
Anexos: En este tem se anexan los formatos, tablas, que acompaan el plan de calidad
como informacin adicional.
4.3 Revisin y Aprobacin del Plan de
Calidad
Responsable: Grupo de Mejoramiento
4.3.1 Revisin
Una vez revisado la coherencia, pertinencia y cumplimento de los requisitos definidos
para el Sistema de Gestin del Plan de Calidad, el Lder de Proceso firma la casilla de
Reviso con su respectiva fecha, lo remite a la Administracin del Sistema Integrado de
Gestin para su validacin.
4.3.2 Aprobacin
Una vez aprobado el Plan de Calidad por parte de la Administracin del Sistema
Integrado de Gestin queda oficializado y listo para su inclusin en el FAC-01 Listado
Maestro de Documentos Internos. El Administrador del Sistema Integrado de Gestin
lo remite al Lder del Proceso mediante FAC-08 Acta de Reunin para que proceda a
su divulgacin.
4.4 Control y Seguimiento a los Planes
de Calidad
Responsable: Administracin del
Sistema Integrado de Gestin
El control y seguimiento al Plan de Calidad lo realiza el grupo de mejoramiento del
Proceso con base en lo establecido en la actividad 4.2 Elaboracin del Plan de
Calidad, dejando evidencia en el FAC-08 Acta de Reunin y reportando las
novedades a la Administracin del Sistema Integrado de Gestin.
5. Documentos de Referencia
NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.
NTC GP 1000:2004. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
NTC GP 1000:2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Modelo Estndar de Control Interno
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6. Historia de Modificaciones
Versin
Naturaleza del
Cambio
Fecha de
Aprobacin
Fecha de
Validacin
00
Actualizacin del
documento
19 de Octubre de
2007
25 de Octubre de
2007
01
Actualizacin del
documento
Enero 25 de 2008 Enero 31 de 2008
02
Actualizacin del
documento
Abril 07 de 2008 Abril 10 de 2008
03
Actualizacin del
documento segn lo
descrito en el Acta N
010 del 23 de abril de
2010
23 de abril de 2010 30 de abril de 2010
7. Administracin de Formatos
Cdigo Nombre Responsable Ubicacin Acceso
Tiempo de
Retencin
Disposicin Final
FAC-01
Listado
Maestro de
Documentos
Internos
Grupo de
Mejoramiento
Administracin
del Sistema
Integrado de
Gestin
Personal
Autorizado
por el
Administrado
r(a) del S.I.G
Segn las TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
FAC-08
Acta de
Reunin
Grupo de
Mejoramiento
Administracin
del Sistema
Integrado de
Gestin
Personal
Autorizado
por el
Administrado
r(a) del S.I.G
Segn las TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
FAC-22
Plan de
Control de
Calidad
Grupo de
Mejoramiento del
Proceso
Procesos
Misionales
Personal
Autorizado
por el
proceso
Segn las TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
8. Anexos
No Aplica