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Plan de contingencia para la implantacin del sistema ERP-CRM en FM2R

Un plan de contingencia es un tipo de plan preventivo, predictivo y reactivo, que ayudar a controlar una situacin de emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas. La funcin principal de un Plan de Contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa. A continuacin se sealar el plan de contingencia que involucra medidas por fases, por situacin (implementacin u operacin) y adems que se involucran con los indicadores diseados para este proceso en la empresa FM2R. Fase 1: En esta etapa se contempla la creacin de un cronograma de actividades que contemple responsables. En una etapa de operacin donde los indicadores demuestren que no se estn llevando a cabo en el tiempo correspondiente y/o que los responsables no estn realizando su labor como corresponde, entonces se contemplar la realizacin de un rediseo de cronograma con los representantes de cada rea de manera que contemple los problemas presentados durante el tiempo de operacin y si corresponde un renombramiento de responsables en cada actividad. Fase 2: Se reconoce como proceso crtico en esta fase, la capacitacin del personal. De manera preventiva, se tomarn exmenes de diagnstico al finalizar el curso a los trabajadores, donde se medir la utilidad de la capacitacin, la mejora de las competencias y la mejora de los conocimientos, en caso de ser deficiente el resultado, entonces se podra aplicar una intervencin externa intensiva, en donde se asignar a un encargado de cada departamento, el cual estar en permanente contacto con un tcnico especializado del software, donde se conseguir que los encargados se vuelvan especialistas del sistema y luego proyecten y enseen los conocimientos a los trabajadores de sus reas. Fase 3: En este caso como se va adoptar un sistema ya creado, entonces es clave la parametrizacin del sistema. Esta personalizacin debe ser adecuada a la empresa de manera que no alteren demasiado la estructura de la empresa. Como medida preventiva, es que se considera que una persona de la empresa FM2R est activamente participando en este proceso y bajo esta premisa es que se considera que no hay quien mejor que el alto nivel gerencial de la organizacin para validar que los procesos cumplan sus expectativas de ahorro de tiempo en la comunicacin de los datos, por lo que se recomienda que el alto nivel gerencial est al 100% involucrado en las etapas de parametrizacin de los sistemas de informacin e intercambio de informacin de los mdulos del sistema ERP+CRM. Teniendo a ese alto directivo ah es casi un hecho que los datos a corregir del sistema no alentaran el proceso. Una vez en funcionamiento el sistema y ste no sea lo esperado y por lo tanto genere problemas de adaptacin del personal y/o de los equipos, entonces se debern analizar los requerimientos

planteados en la fase 2, puesto que la parametrizacin se realiza en base a esto y replantearse si son los adecuados para la implementacin de este tipo de sistemas. Fase 4: En esta etapa, el personal vuelve a ser clave para que el sistema en implementacin lo logre con xito. Los trabajadores son quienes aceptan o rechazan el sistema y definen en gran parte el funcionamiento correcto del ERP+CRM. El rechazo por parte del usuario en esta fase del proyecto, se puede dar por problemas que presente el sistema, o por baja disposicin al cambio, o sea, que se rehsan a adaptarse al nuevo sistema. En el primer caso, se deben recoger las consideraciones planteadas por los trabajadores, para contemplarlas en un futuro posible rediseo del sistema. En caso de ser la segunda razn en donde se visualiza la falta de compromiso del empleado con la organizacin, la medidas a considerar para atacar la baja disposicin al cambio, ser la realizacin de charlas informativas y en paralelo talleres que tengan por objetivo el aumento del compromiso de los trabajadores con la organizacin. Las charlas informativas, se indicarn las ventajas del sistema ERP+CRM, las facilidades y beneficios que ste otorga y el ahorro de tiempo y esfuerzo que tendran en las labores cotidianas que tendrn al implementar el sistema ERP+CRM, este proceso re informativo se puede acompaar de estmulos concretos, como recompensas para el trabajador con mejor desempeo con respecto al sistema. Fase 5: En la puesta en marcha es crtico contar con el funcionamiento continuo de la organizacin. Es importante considerar el sistema antiguo en esta parte, en caso de que el nuevo sistema falle, por lo que se podr recurrir a l en caso de emergencia. Por lo tanto es vital tener disponibilidad integra de los datos que genera el nuevo sistema, por lo que se tomar como medida preventiva, la creacin de polticas y procedimientos acerca de la recuperacin de datos, donde se comunique al personal, que es lo que se espera que haga cada uno de ellos antes, durante y despus de la ocurrencia de un desastre que afecte la perdida de informacin. La poltica de backups forma parte de la necesidad del dato, ya que el conocimiento no es recuperable si se destruye. Por ello una buena poltica de copias de seguridad garantiza la tranquilidad de la organizacin y podr tambin recuperarse con facilidad de algn incidente. Es por esto que FM2R deber hacer un Back up de sus datos diariamente en otro lugar diferente a donde se guardan los datos del sistema de manera regular, en lo posible fuera del pas., asegurndose tambin de que el sistema de almacenamiento o hosting que seleccione cumpla con todas las especificaciones tcnicas que se requiere. De esta manera entonces se contar con la informacin actualizada y resguardada que genera el ERP+CRM, para trabajar con ella en los sistemas antiguos (Excel fundamentalmente) en caso de que ste falle en los procesos crticos de la empresa, como lo es la facturacin. Desde el punto de vista del funcionamiento del sistema debido al suministro de energa, entonces FM2R dispondr de energa de emergencia por un tiempo, de manera que se puedan terminar aquellas operaciones en proceso y se cierre de manera correcta el sistema, resguardando as el respaldo correcto de los datos.