¡Vamos a mejorar nuestra comunidad!

Guía del Manejo del Proyecto Comunitario

Agencia de Cooperación Internacional del Japón, JICA Marzo 2006

Introducción: ¡Vamos a trabajar para mejorar nuestra comunidad!
¿Qué desea usted sobre su comunidad?
Deseo más oportunidades de empleo…

Quiero que sepamos aprovechar bien nuestros recursos…

Es seguro que todos desean el mejoramiento de nuestra comunidad. ¿Pero cómo podemos lograrlo? ¿Es importante unir fuerzas de todos y hacer un proyecto grande? ¿Buscar una manera de conseguir el financiamiento? ¿Hacer un plan de téquio igual para todos? ¿Motivar la participación de las mujeres y los jóvenes? Si, claro. Son muy importantes para que se mejore nuestra comunidad. Pero, a veces uno dice, “no se en qué método podemos lograr una mejor vida”.
¿Esfuerzos pequeñas y continuos?

El mejoramiento no necesariamente requiere gran esfuerzo. Sino, es importante un pequeño cambio de pensamiento, y una serie de esfuerzos pequeños y continuos.
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“Un trabajo” o “una serie de trabajos” a lograr un objetivo o a solucionar un problema. 2 . vamos a poner de acuerdo los significados de las palabras importantes en nuestro proyecto.En esta Guía de Manejo del Proyecto Comunitario. Kaizen) y cómo se aplica los conceptos en nuestro proyecto en la práctica (monitoreo). 1. vamos a aprender unas maneras de pensamiento para lograr el mejoramiento (Ciclo de PHCA. Un proyecto comunitario es…… Un proyecto para lograr un objetivo común o solucionar un problema común de nuestra comunidad. Un proyecto se maneja con el propósito de lograr un objetivo establecido. Palabras claves Primero. (1) Proyecto Comunitario Un Proyecto es…….

etc…) El Objetivo superior es un propósito o sueño que no se logra sólo con este proyecto.Normalmente el Proyecto lleva…… • Un grupo de personas constituido como equipo el cual comparte un objetivo común • Un tiempo determinado (Cuándo empieza el Proyecto y para cuándo logra el objetivo o soluciona el problema del Proyecto) • Las instalaciones. 3 . (3) Objetivo del proyecto Deseo que nuestra comunidad sea donde crecen los bebes muy sanos. Son los logros necesarios para que el Objetivo del proyecto se haya convertido en realidad. El Objetivo del proyecto es lo que el Proyecto va a lograr en el fin del periodo del Proyecto. materiales proporcionados (Qué recursos ocupa para el Proyecto) • Un costo determinado (Financiamiento) ¿Porqué realizamos un proyecto? Para mejorar nuestra comunidad. (4) Resultados esperados Los Resultados esperados son los que proyecto va a dejar hecho en forma concreta. hay otras maneras más (2) Objetivo superior (Propósito. Pero lo que quisiéramos lograr en el futuro de largo plazo. sueño. equipos.

Esta manera ayuda a nuestras actividades propias ser más ordenadas y orientadas al objetivo. eficiente! los resultados esperados y las actividades. RESULTADOS ESPERADOS Si cumple las actividades. OBJETIVO SUPERIOR Si cumple el objetivo del proyecto. logra los resultados esperados. ACTIVIDADES En nuestro proyecto. logra el objetivo del proyecto. vamos a ¡Vamos a trabajar en la definir claramente el objetivo manera superior. se acerca al objetivo suprior. El objetivo superior. el objetivo del proyecto.(5) Actividades Las Actividades son todo lo que tenemos que hacer para lograr los resultados esperados. el objetivo del proyecto. OBJETIVO DEL PROYECTO Si cumple los resultados esperados. los resultados esperados y las actividades se relacionan en la manera siguiente. para que podamos llegar al propósito con más eficiencia. 4 .

Cada año se parece que cosecha menos que el año anterior. Este año él cosechó otra vez menos que el año pasado. El año pasado Don Chepe cosechó menos que el año antes. Don Chepe consultó a un agrónomo que viene a su comunidad. y le recomendó aplicar el abono orgánico. y lo aplicó a su maíz este año. Don Chepe también cultiva maíz todos los años. Pero Don Alberto sembró en misma manera este año también. Don Alberto cultiva maíz todos los años. 5 . Don Chepe aprendió la producción de abono.2. Don Chepe visita a su campo muy a menudo a ver el ¡Parecen desarrollo de maíz. Este año Don Chepe cosechó más que el año pasado y decidió aplicar el abono la cantidad adecuada según lo que aprendió a través de su trabajo de este año. El decidió hacer algo para mejorar su cosecha. y muy sanas aprendió cuánto abono mis plantas! necesita aplicar para mejor desarrollo de las plantas. Kaizen: Un concepto para el mejoramiento No sé qué pasa… Pero a lo mejor saldrá bien este año.

repetir las mismas pero cada vez con una idea nueva para mejorarlo. Pero. El Kaizen por lo regular toma un pequeño paso a la vez. ¿Qué necesitamos hacer para ser como Don Chepe? Vamos a aprender un concepto famoso de mejoramiento.Vimos el ejemplo de dos señores. pero dio pequeño esfuerzo y aprendió la nueva técnica. que significa literalmente mejora. 6 . Una definición más cerca al significado de la palabra en japonés es el de "desarmarlo completamente y volverlo a armar de una mejor manera". es decir. KAIZEN es una palabra japonesa. se llama “KAIZEN”. ¿Qué es la diferencia entre estos dos señores? ¿Qué resultado hizo la diferencia de los señores? Todos siembran el maíz desde los tiempos de nuestros abuelos y bisabuelos en la misma manera como el ejemplo de Don Alberto. proviene de dos vocablos japoneses. Kaizen me ayudará a mejorar la cosecha de mis frutas también. No fue un gran cambio. Kai que significa Cambio y Zen que se interpreta como lo mejor en un sentido tanto espiritual como físico. El desarrollo del Kaizen fue mano con mano con la de los ciclos de PHCA que veamos en próximo capitulo. es por eso la traducción al español mejora continua. Veamos los ejemplos de la aplicación del Kaizen de Japón en las columnas. Don Chepe cambió un poco la manera de pensamiento y buscó un punto de mejoramiento para cosechar más.

Columna 1 KAIZEN de TOYOTA KAIZEN es una palabra japonesa que significa “cambio positivo” o “mejoramiento. seguridad y liderazgo (Wikipedia). cultura corporativa. Director Gerente Principal. una empresa japonesa de automotoriz ya globalmente reconocida. Lo que dirigió TOYOTA a convertirse en una de las empresas más exitosas del mundo es un esfuerzo incansable de Kaizen. en el cual señala un “sistema de cambio continuo en calidad. casos de desperdicios sin requerer muchos gastos (Toyota Georgetown). En su lugar se intentan pasos pequeños.” En ésta se paran las líneas de producción al detectarse problemas. y se los atienden inmediatamente. realizan las prácticas de Kaizen y entregan sugerencias para mejoramiento. Jidoka ayuda evitar el paso de defectos. Los empleados de TOYOTA. Además. La palabra se desarrolló en el mundo de negocios y industrias. creo yo) (el Sr. Y Kaizen se brinda por la motivación humana hacia todo el tipo de mejoramiento.” Se refiere a que se producen no más que lo que se necesita. El otro es que se espera a todos los empleados pensar. afirma. O sea. la cual tomó la empresa para resolver problemas prácticos y satisfacer las necesidades de la empresa (y de los clientes. uno por uno. empleó y desarrolló el principio de Kaizen para su sistema de operación llamado el Sistema de Producción de TOYOTA (the TOYOTA Production System). Hay dos puntos que recordar. Checar y Actuar (PHCA). hacia mejoramiento. tecnología. “No se puede hacer cosas sin que se desarrollen humanos. En el propio sentido de la mega-empresa.” TOYOTA. sin considerar sus títulos o posiciones. Uno es que. en TOYOTA hay que dejar de ser una maquina para manejar su maquinaria. Uno es “Jido-ka (automatización). No se re-comienzan las líneas hasta que se resuelven los problemas. productividad. ¡quiere ser lo más eficiente y eficaz que posible! Se han inventado varias herramientas originales en su sistema de producción bajo el principio de Kaizen. Minoura). procesos. El Sistema de Producción de TOYOTA se desarrolló a través de la gestión de tanteo y prueba.’” TOYOTA crea un ambiente donde surjan ideas y invenciones de cualquier esquina de sus talleres.” Sí.” emfatiza el Sr. y aumentar la calidad en el proceso de producción. cuando se necesita y cuánto se necesita. Kaizen significa un “sistema de mejoramiento continuo en el cual se eliminan. Es decir. Hacer. Teruyuki Minoura. “El Sistema de Producción de TOYOTA es también El Sistema de Producción de ‘Pensamiento. Se suman en dos tipos de operaciones principales. el proceso de Kaizen bien representa el ciclo de Planear. 7 . no se persiguen cambios drásticos. es simple de lo que trata TOYOTA bajo Kaizen. identificar and corregir las áreas de problemas. El otro es “Just-in-Time (justo-a-tiempo).” literal y generalmente.

buscar áreas de cambios para mejoramiento. Los ciclos repetidos de PHCA garantiza el mejoramiento en cualquier tipo de actividad. vamos a conocer el ciclo de PHCA que serviría como un método básico para realizar KAIZEN en nuestro trabajo. Checar y Actuar (PHCA). Estudiar y definir el problema.3. (1) ¿Qué es el ciclo de PHCA? PHCA es un ciclo que consiste en Planear. Paso 1: • PLANEAR ¿Qué cosa puedo cambiar para mejorar mi trabajo? Analizar la situación. Hacer. Es una metodología para mejorar cualquier tipo de actividad o trabajo. 8 . y pensar la mejor acción posible. Ciclo de PHCA Ahora. y repite el flujo del ciclo hasta que llega a la meta. (2) Pasos de PHCA Vamos a ver cada paso del ciclo de PHCA y aprender qué necesitamos hacer. La terminación de una vuelta del ciclo de PHCA fluye en el principio del siguiente.

• Desarrollar un plan. Puede ser un esfuerzo pequeño. CHECAR Paso 3: • • • Ver y analizar resultados de trabajo después de un corto plazo. Paso 2: • HACER Poner el plan en práctica. ACTUAR Paso 4: • Si los resultados no están según lo esperado. 9 . Es importante identificar “¿Qué se ha aprendido?” y “¿Qué otra idea de mejoramiento surgió a través de la acción hasta ahora?”. ¡OJO! El plan no tiene que ser un desafío grande. Compare los resultados obtenidos contra los resultados esperados del plan. reconsiderar la dirección hacia el objetivo. ¡OJO! Después de ACTUAR. regresa a PLANEAR otra vez con la nueva idea que ha surgida.

CHECAR y ACTUAR es MONITOREAR en otra palabra. hay que checar el resultado del trabajo en corto plazo. Para mejorar nuestra actividad. es muy importante practicar las claves siguientes. Clave 1: ¡Vamos a adquirir la costumbre de buscar un punto de mejoramiento en cualquiera actividad o trabajo! ¿Cómo puedo usar menos leñas para cocinar? ¿Cómo puedo evitar la enfermedad de mi ganado? Clave 2: ¡Vamos a fortalecer los pasos de CHECAR y ACTUAR en nuestro Proyecto! Porque nuestro Plan no es siempre perfecto. 10 . vamos a aprender una manera de MONITOREO.(3) ¿Cómo se aplica el ciclo de PHCA en nuestra actividad? Para aplicar este ciclo de PHCA a nuestra actividad o trabajo. luego ACTUAR lo que aprendido en el siguiente paso. y actuar o modificar el plan cuando es necesario. Además. En siguiente paso. a través de CHECAR se puede aprender la lección importante y el punto para el mejoramiento.

lavanderías y jardines de niños. se observó cuánto consumo de combustible se cambió por el fógon. Se llama el Programa de la Defusión de Mejoramiento de la Vida. creó “agricultores que piensan (el Ministreo de Agricultura.MOVIMIENTO de MEJORAMIENTO de la VIDA en JAPÓN después de la SEGUNDA GUERRA MUNDIAL Columna 2 Cuando terminó la Segunda Guerra Mundial en 1945. Se ejecutó una serie de actividades para mejorar la vida con el apoyo de los Extensionistas de Mejoramiento de la Vida. dieron cursos de cocinas nutricionales y ayudaron a establecer las instalaciones públicas como baños. las cocinas en la comunidad se modernizaron. El Programa trajó cambio no sólo al nivel físico sino también al nivel mental. ventanas que permitieron entrar el aire y la luz. Una de las activiades más exitosas fue la difusión del fogón ahoraddor. no había ventanas. Resolvió el Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida los problemas de salud. Japón re-nacería como un país totalmente distinto. había humo y húmedo. construyendo una fundación firme para el crecimiento económico de los 1960s. dentro de los veinte años siguientes. Japón era un país derrotado. Nadie preguntó si se podía mejorar. causando varias dificultades físicas a las mujeres.” Es decir. Fue no más que hacer sugerencias y dar informaciones. Sin embargo. y la gente careció recursos básicos para vivir. el cual inició el gobierno japonés en 1948. Unos de los los enfoques principales fueron introducir la racionalización en la vida rural y criar la capacidad de los campesinos de hacer esfuerzos voluntarios. un país de gran crecimiento económico. su papel nunca fue decir a la gente qué hacer. empezó a tomar la iniciativa por su propio bienestar. Sin embargo. las bases comerciales e industriales se perdieron. Y. con chimeneas para que no se quedara el humo adentro. Las ciudades quedaron quemadas. la posición elevada del fogón que facilitó a mujeres permancerse en pie. Silvicultura y Pescas de Japón). a través del Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida. que fueron los oficiales del gobierno y trabajaron directamente en la comunidad con los habitantes. nutrición y saneamiento en las comunidades agrícolas. dejando a la gente misma realizar acciones. ¿Qué ocurrió a Japón durante este período después de la Guerra? Uno de los eventos fue un movimiento nacional de mejoramiento de la vida. ¿No se parece a un proceso de monitoreo? Este método ayudó llevar los efectos a lo máximo con los recursos mínimos. Sin embargo. incluyendo la comida adecuada.era oscura. tomaron notas los hogares pilotos además de que observaran el impacto los Extensionistas. la gente. Silvicultura y Pescas de Japón. etc. antes pasiva. 11 . Estos tratamientos primero se probaron con algunos hogares pilotos para que se vieran sus efectos. así se iba a quedar para siempre. Además. Según el Ministreo de Agricultura. introdujeron un vestido simplificado. La situación de cocinas en hogar era un buen ejemplo de la persistencia de la tradición vieja . En el caso del fogón. Por ejemplo.

hay que decidir qué hacer. MONITOREO = CHECAR y ACTUAR ¡OJO! ¿Porqué es importante un monitoreo? Monitoreando nuestras actividades. podemos lograr mejores resultados con menos gastos y tiempo. al contrario de lo rendido ya. así que nos permite espacio para que podamos descubrir problemas.4. Monitoreo del Proyecto (1) ¿Qué es monitoreo? MONITOREO es ir viendo o vigilando constantemente que las actividades vayan saliendo tal y como las pensamos al inicio. y corrijamos y modifiquemos nuestras actividades antes de que ya sea tarde… 12 . De no ser así. Monitorear es mirar el proceso.

y lo que necesitamos lograr para llegar al objetivo de nuestro proyecto. 13 . Recuerdo. son todo lo que necesitamos hacer para lograr resultados y objetivo del proyecto. Vamos a identificar todas actividades de nuestro Proyecto. es lo que queremos lograr a través de las actividades. Cronograma Resultado Medio de Responsable Indicador Esperado Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real E F M A M J J A E F M A M J J A El cuadro arriba es lo que ocupamos para monitorear el Resultado Esperado. La hoja de monitoreo contiene los cuadros como siguiente.(2) ¿Cómo se monitorea nuestro proyecto? HOJA DE MONITOREO Vamos a formular una hoja de monitoreo para monitorear bien las actividades. pensando qué cosas y cómo y cada cuánto tiempo vamos a monitorear. Recuerda. y llenar la primera columna. El cuadro abajo es para monitorear las Actividades.

Un indicador es algo que se puede pesar. Puedo decir que “he cosechado bien” porque hay mayor cantidad de cosecha que el año pasado. se encuentra la hoja de monitoreo blanca para que formulemos una hoja de monitoreo real de nuestro proyecto. Para monitorear el proyecto. Cuando decimos “ha cosechado bien”. INDICADOR Para monitorear las actividades. necesitamos información que nos indique si y cómo van avanzando las actividades y los objetivos de nuestro proyecto. tenemos que buscar un indicador para cada actividad del proyecto. 14 .¡Vamos a ver uno por uno para aprender cómo se llena este cuadro! En la ultima pagina de esta guía. medir o contar. claro que es la cantidad de la cosecha por el tamaño de campo y el número de plantas. ¿qué indique si es la cosecha es bien o mar? Sí. A ese tipo de información le llamamos indicadores. ya que nos indican o nos dicen algo sobre nuestro proyecto. La información de la cantidad de cosecha nos permita valorar si es bien cosecha o mar.

Ejemplo de “Indicador”: Reforestación Veamos los ejemplos de una actividad “Reforestación”. Porque si hay menos plantas pegadas después del trabajo de reforestación. ACTIVIDAD INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Reforestación del bosque Número de las plantas pegadas El “número de las plantas plantadas en el bosque” indica el avance de una actividad “Reforestación del bosque”. si hemos plantado más. está avanzada más la actividad. hay algún problema en la manera o técnica de reforestación. es decir. no está logrando bien el objetivo de la actividad. Por lo tanto. es decir. El “número de las plantas plantadas en el bosque” y el “número de plantas pegadas” pueden ser los indicadores de una actividad “reforestación del bosque”. 15 . En misma manera. el “número de plantas pegadas” indica el avance de la reforestación.

MEDIO DE VERIFICACION Ya que tenemos indicadores por actividad. necesitamos visitar el lugar de trabajo después de cierto tiempo. ACTIVIDAD Reforestación del bosque INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Número de las plantas pegadas MEDIO DE VERIFICACIÓN Consultar a memoria de trabajo Contar las plantas pegadas ¿Cómo vamos a revisar el indicador “número de las plantas plantadas en el bosque”? Sí. y “contar las plantas pegadas”. 16 . A esto le llamaremos medio de verificación. ¿Cómo vamos a checar el indicador el “número de las plantas pegadas”? Para saberlo. si estamos llevando control del número de plantas que tuvimos y plantamos. nos falta decidir cómo vamos a checar o revisar esos indicadores. nada más que vamos a revisar la memoria de trabajo. Ejemplo de “Medio de verificación”: Reforestación Vamos a ver el ejemplo.

A esto le llamamos cronógrama. A ver cuántas plantas están pegadas aquí… CRONOGRAMA Para completar el hoja de monitoreo. y el número real que obtiene en el momento de monitoreo en las columnas de REAL. Regularmente es un comité de monitoreo que debe recibir constantemente información de los resultados de monitoreo o bien buscarla ellos mismos en campo. 17 . debemos poner un tiempo para la medición de cada uno de los indicadores y sus metas de medio tiempo. La persona responsable de monitoreo visita el lugar de actividad y colecciona la información de los indicadores según la hoja de monitoreo. En la cronógrama vamos a poner el número planeado en las columnas de PLAN.RESPONSABLE Tenemos que decidir quiénes van a ser responsable del monitoreo.

del Para llegar a 600 plantas en total. Si hay más que 160 plantas pegadas. ¡Vamos a platicar con nuestros compañeros y decidir todas las información para el resultado esperado y las actividades de nuestro proyecto. Pero si hay menos plantas pegadas. hay que pensar ¿Qué es el problema? ¿Cómo podemos mejorar el resultado? Cronograma (Cada letra significa los meses del año. El mes pasado plantamos 200 plantas en el bosque como planeábamos. Suponemos que estamos en el mes de Febrero ahora. ya conocemos qué contiene la hoja de monitoreo. ¡Ya podemos formular nuestra hoja de monitoreo completa! 18 . necesitamos ir a contar las plantas pegadas este mes. plantaremos 200 más en Marzo y Mayo.Ejemplo de “Cronógrama”: Reforestación Veamos un ejemplo cronograma siguiente. esta actividad está caminando bien como hemos planeado.) Medio de Verificación Reforestación Número Consultar la del bosque de plantas memoria de plantadas trabajo en el bosque Actividad Indicador Número de plantas pegadas Contar las plantas pegadas Responsable Comisariado de bienes comunales Plan E 200 F M 400 A M 600 J Real 200 Comisariado de bienes comunales Plan Real 160 320 480 Hasta aquí. Entonces. Esperamos que peguen 80% de las que plantadas cada vez dentro de un mes.

Ahora vamos a trabajar en el proyecto de nuestra comunidad para mejorar nuestra mañana! ¡OJO! En todas las cosas que hacemos. hay el punto de cambio para el mejoramiento sin falta. Esto hay que hacerlo regularmente para hacer los cambios necesarios a tiempo y poder asegurar el éxito del proyecto. a través de monitoreo. Nada más que necesitamos ser flexible en nuestra cabeza y cambiar nuestra manera de pensamiento para encontrar una de las buenas ideas. Así continuamos la misma manera hasta que lleguen a nuestro objetivo. Recordamos que lo importante es.REUNION DE MONITOREO (MODIFICAR EL PLAN) Toda la información reunida en la hoja de monitoreo nos debe servir para que nos reunamos y platiquemos sobre cómo va y cómo calificamos el proyecto. ¡Monitoreo nos ayudará hacerlo en la manera ordenada! 19 . confirmar avance del proyecto y buscar una idea de mejoramiento para el siguiente paso.

Hoja de Monitoreo Titulo del Proyecto: Objetivo del Proyecto: Periodo del Proyecto: Resultado Esperado Medio de Responsable Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real 20 E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D Primero Año E F M A M J J A S O N D E F Segundo Año M A M J J A S O N D Indicador .

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