Guia Del Manejo de Proyecto Comunitario

¡Vamos a mejorar nuestra comunidad!

Guía del Manejo del Proyecto Comunitario

Agencia de Cooperación Internacional del Japón, JICA Marzo 2006

Introducción: ¡Vamos a trabajar para mejorar nuestra comunidad!
¿Qué desea usted sobre su comunidad?
Deseo más oportunidades de empleo…

Quiero que sepamos aprovechar bien nuestros recursos…

Es seguro que todos desean el mejoramiento de nuestra comunidad. ¿Pero cómo podemos lograrlo? ¿Es importante unir fuerzas de todos y hacer un proyecto grande? ¿Buscar una manera de conseguir el financiamiento? ¿Hacer un plan de téquio igual para todos? ¿Motivar la participación de las mujeres y los jóvenes? Si, claro. Son muy importantes para que se mejore nuestra comunidad. Pero, a veces uno dice, “no se en qué método podemos lograr una mejor vida”.
¿Esfuerzos pequeñas y continuos?

El mejoramiento no necesariamente requiere gran esfuerzo. Sino, es importante un pequeño cambio de pensamiento, y una serie de esfuerzos pequeños y continuos.
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Un proyecto se maneja con el propósito de lograr un objetivo establecido. vamos a poner de acuerdo los significados de las palabras importantes en nuestro proyecto. vamos a aprender unas maneras de pensamiento para lograr el mejoramiento (Ciclo de PHCA. (1) Proyecto Comunitario Un Proyecto es…….En esta Guía de Manejo del Proyecto Comunitario. Un proyecto comunitario es…… Un proyecto para lograr un objetivo común o solucionar un problema común de nuestra comunidad. 2 . Kaizen) y cómo se aplica los conceptos en nuestro proyecto en la práctica (monitoreo). Palabras claves Primero. 1. “Un trabajo” o “una serie de trabajos” a lograr un objetivo o a solucionar un problema.

(3) Objetivo del proyecto Deseo que nuestra comunidad sea donde crecen los bebes muy sanos. El Objetivo del proyecto es lo que el Proyecto va a lograr en el fin del periodo del Proyecto. Pero lo que quisiéramos lograr en el futuro de largo plazo. materiales proporcionados (Qué recursos ocupa para el Proyecto) • Un costo determinado (Financiamiento) ¿Porqué realizamos un proyecto? Para mejorar nuestra comunidad. 3 . hay otras maneras más (2) Objetivo superior (Propósito. Son los logros necesarios para que el Objetivo del proyecto se haya convertido en realidad. etc…) El Objetivo superior es un propósito o sueño que no se logra sólo con este proyecto.Normalmente el Proyecto lleva…… • Un grupo de personas constituido como equipo el cual comparte un objetivo común • Un tiempo determinado (Cuándo empieza el Proyecto y para cuándo logra el objetivo o soluciona el problema del Proyecto) • Las instalaciones. equipos. (4) Resultados esperados Los Resultados esperados son los que proyecto va a dejar hecho en forma concreta. sueño.

RESULTADOS ESPERADOS Si cumple las actividades. 4 . se acerca al objetivo suprior. logra el objetivo del proyecto. para que podamos llegar al propósito con más eficiencia. logra los resultados esperados. Esta manera ayuda a nuestras actividades propias ser más ordenadas y orientadas al objetivo. vamos a ¡Vamos a trabajar en la definir claramente el objetivo manera superior. OBJETIVO DEL PROYECTO Si cumple los resultados esperados. eficiente! los resultados esperados y las actividades. el objetivo del proyecto. los resultados esperados y las actividades se relacionan en la manera siguiente. OBJETIVO SUPERIOR Si cumple el objetivo del proyecto. El objetivo superior.(5) Actividades Las Actividades son todo lo que tenemos que hacer para lograr los resultados esperados. ACTIVIDADES En nuestro proyecto. el objetivo del proyecto.

Este año Don Chepe cosechó más que el año pasado y decidió aplicar el abono la cantidad adecuada según lo que aprendió a través de su trabajo de este año. Don Chepe también cultiva maíz todos los años. y muy sanas aprendió cuánto abono mis plantas! necesita aplicar para mejor desarrollo de las plantas. Pero Don Alberto sembró en misma manera este año también. y lo aplicó a su maíz este año. 5 . Kaizen: Un concepto para el mejoramiento No sé qué pasa… Pero a lo mejor saldrá bien este año. Cada año se parece que cosecha menos que el año anterior. El año pasado Don Chepe cosechó menos que el año antes.2. Don Alberto cultiva maíz todos los años. Don Chepe consultó a un agrónomo que viene a su comunidad. Don Chepe aprendió la producción de abono. El decidió hacer algo para mejorar su cosecha. Don Chepe visita a su campo muy a menudo a ver el ¡Parecen desarrollo de maíz. y le recomendó aplicar el abono orgánico. Este año él cosechó otra vez menos que el año pasado.

que significa literalmente mejora. es decir. se llama “KAIZEN”. KAIZEN es una palabra japonesa. Una definición más cerca al significado de la palabra en japonés es el de "desarmarlo completamente y volverlo a armar de una mejor manera". El desarrollo del Kaizen fue mano con mano con la de los ciclos de PHCA que veamos en próximo capitulo. pero dio pequeño esfuerzo y aprendió la nueva técnica.Vimos el ejemplo de dos señores. ¿Qué es la diferencia entre estos dos señores? ¿Qué resultado hizo la diferencia de los señores? Todos siembran el maíz desde los tiempos de nuestros abuelos y bisabuelos en la misma manera como el ejemplo de Don Alberto. El Kaizen por lo regular toma un pequeño paso a la vez. Pero. ¿Qué necesitamos hacer para ser como Don Chepe? Vamos a aprender un concepto famoso de mejoramiento. Kaizen me ayudará a mejorar la cosecha de mis frutas también. Veamos los ejemplos de la aplicación del Kaizen de Japón en las columnas. No fue un gran cambio. proviene de dos vocablos japoneses. repetir las mismas pero cada vez con una idea nueva para mejorarlo. es por eso la traducción al español mejora continua. Kai que significa Cambio y Zen que se interpreta como lo mejor en un sentido tanto espiritual como físico. 6 . Don Chepe cambió un poco la manera de pensamiento y buscó un punto de mejoramiento para cosechar más.

productividad. En el propio sentido de la mega-empresa. Lo que dirigió TOYOTA a convertirse en una de las empresas más exitosas del mundo es un esfuerzo incansable de Kaizen. cultura corporativa. 7 . y se los atienden inmediatamente. procesos. en el cual señala un “sistema de cambio continuo en calidad. Uno es que. No se re-comienzan las líneas hasta que se resuelven los problemas. Los empleados de TOYOTA. una empresa japonesa de automotoriz ya globalmente reconocida. En su lugar se intentan pasos pequeños. Minoura). Hay dos puntos que recordar. no se persiguen cambios drásticos. “El Sistema de Producción de TOYOTA es también El Sistema de Producción de ‘Pensamiento. ¡quiere ser lo más eficiente y eficaz que posible! Se han inventado varias herramientas originales en su sistema de producción bajo el principio de Kaizen. el proceso de Kaizen bien representa el ciclo de Planear. La palabra se desarrolló en el mundo de negocios y industrias.Columna 1 KAIZEN de TOYOTA KAIZEN es una palabra japonesa que significa “cambio positivo” o “mejoramiento. “No se puede hacer cosas sin que se desarrollen humanos. tecnología. hacia mejoramiento.” Se refiere a que se producen no más que lo que se necesita. Además.” emfatiza el Sr. creo yo) (el Sr. Hacer.” TOYOTA. Es decir. Director Gerente Principal. empleó y desarrolló el principio de Kaizen para su sistema de operación llamado el Sistema de Producción de TOYOTA (the TOYOTA Production System). Checar y Actuar (PHCA).” literal y generalmente. identificar and corregir las áreas de problemas. Uno es “Jido-ka (automatización). Jidoka ayuda evitar el paso de defectos. Se suman en dos tipos de operaciones principales. El otro es “Just-in-Time (justo-a-tiempo). Y Kaizen se brinda por la motivación humana hacia todo el tipo de mejoramiento. Teruyuki Minoura. afirma.’” TOYOTA crea un ambiente donde surjan ideas y invenciones de cualquier esquina de sus talleres.” Sí. O sea. seguridad y liderazgo (Wikipedia). sin considerar sus títulos o posiciones. cuando se necesita y cuánto se necesita. El otro es que se espera a todos los empleados pensar. El Sistema de Producción de TOYOTA se desarrolló a través de la gestión de tanteo y prueba. Kaizen significa un “sistema de mejoramiento continuo en el cual se eliminan. casos de desperdicios sin requerer muchos gastos (Toyota Georgetown). uno por uno. y aumentar la calidad en el proceso de producción. es simple de lo que trata TOYOTA bajo Kaizen. la cual tomó la empresa para resolver problemas prácticos y satisfacer las necesidades de la empresa (y de los clientes. en TOYOTA hay que dejar de ser una maquina para manejar su maquinaria.” En ésta se paran las líneas de producción al detectarse problemas. realizan las prácticas de Kaizen y entregan sugerencias para mejoramiento.

Hacer. La terminación de una vuelta del ciclo de PHCA fluye en el principio del siguiente. (2) Pasos de PHCA Vamos a ver cada paso del ciclo de PHCA y aprender qué necesitamos hacer. Es una metodología para mejorar cualquier tipo de actividad o trabajo. y pensar la mejor acción posible. (1) ¿Qué es el ciclo de PHCA? PHCA es un ciclo que consiste en Planear. buscar áreas de cambios para mejoramiento. Checar y Actuar (PHCA). 8 . Estudiar y definir el problema. Los ciclos repetidos de PHCA garantiza el mejoramiento en cualquier tipo de actividad. y repite el flujo del ciclo hasta que llega a la meta. Ciclo de PHCA Ahora.3. vamos a conocer el ciclo de PHCA que serviría como un método básico para realizar KAIZEN en nuestro trabajo. Paso 1: • PLANEAR ¿Qué cosa puedo cambiar para mejorar mi trabajo? Analizar la situación.

CHECAR Paso 3: • • • Ver y analizar resultados de trabajo después de un corto plazo. ACTUAR Paso 4: • Si los resultados no están según lo esperado. Paso 2: • HACER Poner el plan en práctica. Es importante identificar “¿Qué se ha aprendido?” y “¿Qué otra idea de mejoramiento surgió a través de la acción hasta ahora?”. regresa a PLANEAR otra vez con la nueva idea que ha surgida. ¡OJO! Después de ACTUAR. ¡OJO! El plan no tiene que ser un desafío grande. 9 . Puede ser un esfuerzo pequeño.• Desarrollar un plan. reconsiderar la dirección hacia el objetivo. Compare los resultados obtenidos contra los resultados esperados del plan.

10 . y actuar o modificar el plan cuando es necesario. hay que checar el resultado del trabajo en corto plazo.(3) ¿Cómo se aplica el ciclo de PHCA en nuestra actividad? Para aplicar este ciclo de PHCA a nuestra actividad o trabajo. CHECAR y ACTUAR es MONITOREAR en otra palabra. Clave 1: ¡Vamos a adquirir la costumbre de buscar un punto de mejoramiento en cualquiera actividad o trabajo! ¿Cómo puedo usar menos leñas para cocinar? ¿Cómo puedo evitar la enfermedad de mi ganado? Clave 2: ¡Vamos a fortalecer los pasos de CHECAR y ACTUAR en nuestro Proyecto! Porque nuestro Plan no es siempre perfecto. vamos a aprender una manera de MONITOREO. es muy importante practicar las claves siguientes. luego ACTUAR lo que aprendido en el siguiente paso. a través de CHECAR se puede aprender la lección importante y el punto para el mejoramiento. En siguiente paso. Además. Para mejorar nuestra actividad.

Japón re-nacería como un país totalmente distinto. se observó cuánto consumo de combustible se cambió por el fógon. antes pasiva. ¿Qué ocurrió a Japón durante este período después de la Guerra? Uno de los eventos fue un movimiento nacional de mejoramiento de la vida. Se ejecutó una serie de actividades para mejorar la vida con el apoyo de los Extensionistas de Mejoramiento de la Vida. En el caso del fogón. la gente. el cual inició el gobierno japonés en 1948. había humo y húmedo. a través del Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida. Por ejemplo. La situación de cocinas en hogar era un buen ejemplo de la persistencia de la tradición vieja . no había ventanas. Estos tratamientos primero se probaron con algunos hogares pilotos para que se vieran sus efectos. Y. dejando a la gente misma realizar acciones. Sin embargo. que fueron los oficiales del gobierno y trabajaron directamente en la comunidad con los habitantes. ¿No se parece a un proceso de monitoreo? Este método ayudó llevar los efectos a lo máximo con los recursos mínimos. incluyendo la comida adecuada. introdujeron un vestido simplificado. con chimeneas para que no se quedara el humo adentro. Las ciudades quedaron quemadas. Silvicultura y Pescas de Japón. Nadie preguntó si se podía mejorar. las cocinas en la comunidad se modernizaron. etc. dentro de los veinte años siguientes. dieron cursos de cocinas nutricionales y ayudaron a establecer las instalaciones públicas como baños. 11 . Fue no más que hacer sugerencias y dar informaciones. nutrición y saneamiento en las comunidades agrícolas.MOVIMIENTO de MEJORAMIENTO de la VIDA en JAPÓN después de la SEGUNDA GUERRA MUNDIAL Columna 2 Cuando terminó la Segunda Guerra Mundial en 1945. El Programa trajó cambio no sólo al nivel físico sino también al nivel mental.” Es decir. causando varias dificultades físicas a las mujeres. Unos de los los enfoques principales fueron introducir la racionalización en la vida rural y criar la capacidad de los campesinos de hacer esfuerzos voluntarios. un país de gran crecimiento económico. Además. Resolvió el Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida los problemas de salud. Se llama el Programa de la Defusión de Mejoramiento de la Vida. Silvicultura y Pescas de Japón). Una de las activiades más exitosas fue la difusión del fogón ahoraddor. ventanas que permitieron entrar el aire y la luz. su papel nunca fue decir a la gente qué hacer. lavanderías y jardines de niños. Según el Ministreo de Agricultura. empezó a tomar la iniciativa por su propio bienestar. Japón era un país derrotado. Sin embargo. Sin embargo.era oscura. creó “agricultores que piensan (el Ministreo de Agricultura. construyendo una fundación firme para el crecimiento económico de los 1960s. tomaron notas los hogares pilotos además de que observaran el impacto los Extensionistas. las bases comerciales e industriales se perdieron. y la gente careció recursos básicos para vivir. la posición elevada del fogón que facilitó a mujeres permancerse en pie. así se iba a quedar para siempre.

De no ser así. y corrijamos y modifiquemos nuestras actividades antes de que ya sea tarde… 12 . podemos lograr mejores resultados con menos gastos y tiempo. Monitorear es mirar el proceso. así que nos permite espacio para que podamos descubrir problemas. Monitoreo del Proyecto (1) ¿Qué es monitoreo? MONITOREO es ir viendo o vigilando constantemente que las actividades vayan saliendo tal y como las pensamos al inicio. MONITOREO = CHECAR y ACTUAR ¡OJO! ¿Porqué es importante un monitoreo? Monitoreando nuestras actividades. al contrario de lo rendido ya.4. hay que decidir qué hacer.

Recuerdo. es lo que queremos lograr a través de las actividades. El cuadro abajo es para monitorear las Actividades. son todo lo que necesitamos hacer para lograr resultados y objetivo del proyecto.(2) ¿Cómo se monitorea nuestro proyecto? HOJA DE MONITOREO Vamos a formular una hoja de monitoreo para monitorear bien las actividades. Vamos a identificar todas actividades de nuestro Proyecto. y lo que necesitamos lograr para llegar al objetivo de nuestro proyecto. La hoja de monitoreo contiene los cuadros como siguiente. Cronograma Resultado Medio de Responsable Indicador Esperado Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real E F M A M J J A E F M A M J J A El cuadro arriba es lo que ocupamos para monitorear el Resultado Esperado. y llenar la primera columna. 13 . pensando qué cosas y cómo y cada cuánto tiempo vamos a monitorear. Recuerda.

se encuentra la hoja de monitoreo blanca para que formulemos una hoja de monitoreo real de nuestro proyecto. Para monitorear el proyecto. ¿qué indique si es la cosecha es bien o mar? Sí. La información de la cantidad de cosecha nos permita valorar si es bien cosecha o mar.¡Vamos a ver uno por uno para aprender cómo se llena este cuadro! En la ultima pagina de esta guía. INDICADOR Para monitorear las actividades. necesitamos información que nos indique si y cómo van avanzando las actividades y los objetivos de nuestro proyecto. Puedo decir que “he cosechado bien” porque hay mayor cantidad de cosecha que el año pasado. medir o contar. tenemos que buscar un indicador para cada actividad del proyecto. claro que es la cantidad de la cosecha por el tamaño de campo y el número de plantas. Cuando decimos “ha cosechado bien”. A ese tipo de información le llamamos indicadores. ya que nos indican o nos dicen algo sobre nuestro proyecto. 14 . Un indicador es algo que se puede pesar.

Porque si hay menos plantas pegadas después del trabajo de reforestación. El “número de las plantas plantadas en el bosque” y el “número de plantas pegadas” pueden ser los indicadores de una actividad “reforestación del bosque”. Por lo tanto. el “número de plantas pegadas” indica el avance de la reforestación. hay algún problema en la manera o técnica de reforestación.Ejemplo de “Indicador”: Reforestación Veamos los ejemplos de una actividad “Reforestación”. si hemos plantado más. no está logrando bien el objetivo de la actividad. 15 . En misma manera. está avanzada más la actividad. es decir. ACTIVIDAD INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Reforestación del bosque Número de las plantas pegadas El “número de las plantas plantadas en el bosque” indica el avance de una actividad “Reforestación del bosque”. es decir.

¿Cómo vamos a checar el indicador el “número de las plantas pegadas”? Para saberlo. necesitamos visitar el lugar de trabajo después de cierto tiempo. 16 . si estamos llevando control del número de plantas que tuvimos y plantamos. Ejemplo de “Medio de verificación”: Reforestación Vamos a ver el ejemplo. nos falta decidir cómo vamos a checar o revisar esos indicadores. A esto le llamaremos medio de verificación. y “contar las plantas pegadas”. ACTIVIDAD Reforestación del bosque INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Número de las plantas pegadas MEDIO DE VERIFICACIÓN Consultar a memoria de trabajo Contar las plantas pegadas ¿Cómo vamos a revisar el indicador “número de las plantas plantadas en el bosque”? Sí. nada más que vamos a revisar la memoria de trabajo.MEDIO DE VERIFICACION Ya que tenemos indicadores por actividad.

RESPONSABLE Tenemos que decidir quiénes van a ser responsable del monitoreo. 17 . y el número real que obtiene en el momento de monitoreo en las columnas de REAL. A esto le llamamos cronógrama. En la cronógrama vamos a poner el número planeado en las columnas de PLAN. debemos poner un tiempo para la medición de cada uno de los indicadores y sus metas de medio tiempo. Regularmente es un comité de monitoreo que debe recibir constantemente información de los resultados de monitoreo o bien buscarla ellos mismos en campo. La persona responsable de monitoreo visita el lugar de actividad y colecciona la información de los indicadores según la hoja de monitoreo. A ver cuántas plantas están pegadas aquí… CRONOGRAMA Para completar el hoja de monitoreo.

necesitamos ir a contar las plantas pegadas este mes. esta actividad está caminando bien como hemos planeado. hay que pensar ¿Qué es el problema? ¿Cómo podemos mejorar el resultado? Cronograma (Cada letra significa los meses del año. Esperamos que peguen 80% de las que plantadas cada vez dentro de un mes.) Medio de Verificación Reforestación Número Consultar la del bosque de plantas memoria de plantadas trabajo en el bosque Actividad Indicador Número de plantas pegadas Contar las plantas pegadas Responsable Comisariado de bienes comunales Plan E 200 F M 400 A M 600 J Real 200 Comisariado de bienes comunales Plan Real 160 320 480 Hasta aquí. Si hay más que 160 plantas pegadas. del Para llegar a 600 plantas en total. ya conocemos qué contiene la hoja de monitoreo. El mes pasado plantamos 200 plantas en el bosque como planeábamos. ¡Vamos a platicar con nuestros compañeros y decidir todas las información para el resultado esperado y las actividades de nuestro proyecto. Pero si hay menos plantas pegadas.Ejemplo de “Cronógrama”: Reforestación Veamos un ejemplo cronograma siguiente. ¡Ya podemos formular nuestra hoja de monitoreo completa! 18 . plantaremos 200 más en Marzo y Mayo. Suponemos que estamos en el mes de Febrero ahora. Entonces.

confirmar avance del proyecto y buscar una idea de mejoramiento para el siguiente paso. hay el punto de cambio para el mejoramiento sin falta. Ahora vamos a trabajar en el proyecto de nuestra comunidad para mejorar nuestra mañana! ¡OJO! En todas las cosas que hacemos. ¡Monitoreo nos ayudará hacerlo en la manera ordenada! 19 . Nada más que necesitamos ser flexible en nuestra cabeza y cambiar nuestra manera de pensamiento para encontrar una de las buenas ideas. a través de monitoreo. Recordamos que lo importante es. Esto hay que hacerlo regularmente para hacer los cambios necesarios a tiempo y poder asegurar el éxito del proyecto. Así continuamos la misma manera hasta que lleguen a nuestro objetivo.REUNION DE MONITOREO (MODIFICAR EL PLAN) Toda la información reunida en la hoja de monitoreo nos debe servir para que nos reunamos y platiquemos sobre cómo va y cómo calificamos el proyecto.

Hoja de Monitoreo Titulo del Proyecto: Objetivo del Proyecto: Periodo del Proyecto: Resultado Esperado Medio de Responsable Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real 20 E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D Primero Año E F M A M J J A S O N D E F Segundo Año M A M J J A S O N D Indicador .

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