¡Vamos a mejorar nuestra comunidad!

Guía del Manejo del Proyecto Comunitario

Agencia de Cooperación Internacional del Japón, JICA Marzo 2006

Introducción: ¡Vamos a trabajar para mejorar nuestra comunidad!
¿Qué desea usted sobre su comunidad?
Deseo más oportunidades de empleo…

Quiero que sepamos aprovechar bien nuestros recursos…

Es seguro que todos desean el mejoramiento de nuestra comunidad. ¿Pero cómo podemos lograrlo? ¿Es importante unir fuerzas de todos y hacer un proyecto grande? ¿Buscar una manera de conseguir el financiamiento? ¿Hacer un plan de téquio igual para todos? ¿Motivar la participación de las mujeres y los jóvenes? Si, claro. Son muy importantes para que se mejore nuestra comunidad. Pero, a veces uno dice, “no se en qué método podemos lograr una mejor vida”.
¿Esfuerzos pequeñas y continuos?

El mejoramiento no necesariamente requiere gran esfuerzo. Sino, es importante un pequeño cambio de pensamiento, y una serie de esfuerzos pequeños y continuos.
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1. Palabras claves Primero. vamos a aprender unas maneras de pensamiento para lograr el mejoramiento (Ciclo de PHCA. “Un trabajo” o “una serie de trabajos” a lograr un objetivo o a solucionar un problema. vamos a poner de acuerdo los significados de las palabras importantes en nuestro proyecto. (1) Proyecto Comunitario Un Proyecto es……. Un proyecto se maneja con el propósito de lograr un objetivo establecido. Kaizen) y cómo se aplica los conceptos en nuestro proyecto en la práctica (monitoreo). Un proyecto comunitario es…… Un proyecto para lograr un objetivo común o solucionar un problema común de nuestra comunidad. 2 .En esta Guía de Manejo del Proyecto Comunitario.

(4) Resultados esperados Los Resultados esperados son los que proyecto va a dejar hecho en forma concreta. El Objetivo del proyecto es lo que el Proyecto va a lograr en el fin del periodo del Proyecto. materiales proporcionados (Qué recursos ocupa para el Proyecto) • Un costo determinado (Financiamiento) ¿Porqué realizamos un proyecto? Para mejorar nuestra comunidad. Son los logros necesarios para que el Objetivo del proyecto se haya convertido en realidad. (3) Objetivo del proyecto Deseo que nuestra comunidad sea donde crecen los bebes muy sanos. etc…) El Objetivo superior es un propósito o sueño que no se logra sólo con este proyecto.Normalmente el Proyecto lleva…… • Un grupo de personas constituido como equipo el cual comparte un objetivo común • Un tiempo determinado (Cuándo empieza el Proyecto y para cuándo logra el objetivo o soluciona el problema del Proyecto) • Las instalaciones. sueño. 3 . Pero lo que quisiéramos lograr en el futuro de largo plazo. hay otras maneras más (2) Objetivo superior (Propósito. equipos.

vamos a ¡Vamos a trabajar en la definir claramente el objetivo manera superior. RESULTADOS ESPERADOS Si cumple las actividades. OBJETIVO DEL PROYECTO Si cumple los resultados esperados. el objetivo del proyecto. ACTIVIDADES En nuestro proyecto. se acerca al objetivo suprior. OBJETIVO SUPERIOR Si cumple el objetivo del proyecto. eficiente! los resultados esperados y las actividades. 4 . logra el objetivo del proyecto. Esta manera ayuda a nuestras actividades propias ser más ordenadas y orientadas al objetivo. los resultados esperados y las actividades se relacionan en la manera siguiente. El objetivo superior. logra los resultados esperados. el objetivo del proyecto.(5) Actividades Las Actividades son todo lo que tenemos que hacer para lograr los resultados esperados. para que podamos llegar al propósito con más eficiencia.

Don Chepe aprendió la producción de abono. Este año él cosechó otra vez menos que el año pasado. Kaizen: Un concepto para el mejoramiento No sé qué pasa… Pero a lo mejor saldrá bien este año. 5 . Don Alberto cultiva maíz todos los años.2. y lo aplicó a su maíz este año. Cada año se parece que cosecha menos que el año anterior. Don Chepe visita a su campo muy a menudo a ver el ¡Parecen desarrollo de maíz. El decidió hacer algo para mejorar su cosecha. y muy sanas aprendió cuánto abono mis plantas! necesita aplicar para mejor desarrollo de las plantas. El año pasado Don Chepe cosechó menos que el año antes. Este año Don Chepe cosechó más que el año pasado y decidió aplicar el abono la cantidad adecuada según lo que aprendió a través de su trabajo de este año. Don Chepe también cultiva maíz todos los años. y le recomendó aplicar el abono orgánico. Don Chepe consultó a un agrónomo que viene a su comunidad. Pero Don Alberto sembró en misma manera este año también.

¿Qué necesitamos hacer para ser como Don Chepe? Vamos a aprender un concepto famoso de mejoramiento.Vimos el ejemplo de dos señores. se llama “KAIZEN”. Veamos los ejemplos de la aplicación del Kaizen de Japón en las columnas. 6 . es decir. El Kaizen por lo regular toma un pequeño paso a la vez. es por eso la traducción al español mejora continua. Una definición más cerca al significado de la palabra en japonés es el de "desarmarlo completamente y volverlo a armar de una mejor manera". Pero. repetir las mismas pero cada vez con una idea nueva para mejorarlo. Don Chepe cambió un poco la manera de pensamiento y buscó un punto de mejoramiento para cosechar más. El desarrollo del Kaizen fue mano con mano con la de los ciclos de PHCA que veamos en próximo capitulo. No fue un gran cambio. Kaizen me ayudará a mejorar la cosecha de mis frutas también. KAIZEN es una palabra japonesa. Kai que significa Cambio y Zen que se interpreta como lo mejor en un sentido tanto espiritual como físico. proviene de dos vocablos japoneses. pero dio pequeño esfuerzo y aprendió la nueva técnica. ¿Qué es la diferencia entre estos dos señores? ¿Qué resultado hizo la diferencia de los señores? Todos siembran el maíz desde los tiempos de nuestros abuelos y bisabuelos en la misma manera como el ejemplo de Don Alberto. que significa literalmente mejora.

productividad.” En ésta se paran las líneas de producción al detectarse problemas.Columna 1 KAIZEN de TOYOTA KAIZEN es una palabra japonesa que significa “cambio positivo” o “mejoramiento. Checar y Actuar (PHCA). en TOYOTA hay que dejar de ser una maquina para manejar su maquinaria.” TOYOTA. seguridad y liderazgo (Wikipedia). “No se puede hacer cosas sin que se desarrollen humanos.’” TOYOTA crea un ambiente donde surjan ideas y invenciones de cualquier esquina de sus talleres.” Se refiere a que se producen no más que lo que se necesita. En el propio sentido de la mega-empresa. 7 . O sea. Y Kaizen se brinda por la motivación humana hacia todo el tipo de mejoramiento. El otro es “Just-in-Time (justo-a-tiempo). Además. Los empleados de TOYOTA. hacia mejoramiento. empleó y desarrolló el principio de Kaizen para su sistema de operación llamado el Sistema de Producción de TOYOTA (the TOYOTA Production System). casos de desperdicios sin requerer muchos gastos (Toyota Georgetown). Se suman en dos tipos de operaciones principales. es simple de lo que trata TOYOTA bajo Kaizen. Uno es “Jido-ka (automatización). en el cual señala un “sistema de cambio continuo en calidad. procesos. una empresa japonesa de automotoriz ya globalmente reconocida. El otro es que se espera a todos los empleados pensar.” emfatiza el Sr. “El Sistema de Producción de TOYOTA es también El Sistema de Producción de ‘Pensamiento. No se re-comienzan las líneas hasta que se resuelven los problemas.” Sí. Lo que dirigió TOYOTA a convertirse en una de las empresas más exitosas del mundo es un esfuerzo incansable de Kaizen. Minoura). Teruyuki Minoura. no se persiguen cambios drásticos. el proceso de Kaizen bien representa el ciclo de Planear. y se los atienden inmediatamente. creo yo) (el Sr. afirma. ¡quiere ser lo más eficiente y eficaz que posible! Se han inventado varias herramientas originales en su sistema de producción bajo el principio de Kaizen. La palabra se desarrolló en el mundo de negocios y industrias. Kaizen significa un “sistema de mejoramiento continuo en el cual se eliminan. Jidoka ayuda evitar el paso de defectos. realizan las prácticas de Kaizen y entregan sugerencias para mejoramiento. Es decir. Director Gerente Principal. uno por uno. Uno es que. identificar and corregir las áreas de problemas. sin considerar sus títulos o posiciones. la cual tomó la empresa para resolver problemas prácticos y satisfacer las necesidades de la empresa (y de los clientes. Hay dos puntos que recordar. tecnología.” literal y generalmente. Hacer. En su lugar se intentan pasos pequeños. cultura corporativa. cuando se necesita y cuánto se necesita. El Sistema de Producción de TOYOTA se desarrolló a través de la gestión de tanteo y prueba. y aumentar la calidad en el proceso de producción.

Checar y Actuar (PHCA). La terminación de una vuelta del ciclo de PHCA fluye en el principio del siguiente. Ciclo de PHCA Ahora. buscar áreas de cambios para mejoramiento. Estudiar y definir el problema. Los ciclos repetidos de PHCA garantiza el mejoramiento en cualquier tipo de actividad. y repite el flujo del ciclo hasta que llega a la meta. (2) Pasos de PHCA Vamos a ver cada paso del ciclo de PHCA y aprender qué necesitamos hacer. Hacer. Es una metodología para mejorar cualquier tipo de actividad o trabajo. Paso 1: • PLANEAR ¿Qué cosa puedo cambiar para mejorar mi trabajo? Analizar la situación. vamos a conocer el ciclo de PHCA que serviría como un método básico para realizar KAIZEN en nuestro trabajo. (1) ¿Qué es el ciclo de PHCA? PHCA es un ciclo que consiste en Planear. 8 . y pensar la mejor acción posible.3.

9 . reconsiderar la dirección hacia el objetivo. regresa a PLANEAR otra vez con la nueva idea que ha surgida. Es importante identificar “¿Qué se ha aprendido?” y “¿Qué otra idea de mejoramiento surgió a través de la acción hasta ahora?”. ¡OJO! Después de ACTUAR. Compare los resultados obtenidos contra los resultados esperados del plan. CHECAR Paso 3: • • • Ver y analizar resultados de trabajo después de un corto plazo.• Desarrollar un plan. ACTUAR Paso 4: • Si los resultados no están según lo esperado. ¡OJO! El plan no tiene que ser un desafío grande. Paso 2: • HACER Poner el plan en práctica. Puede ser un esfuerzo pequeño.

(3) ¿Cómo se aplica el ciclo de PHCA en nuestra actividad? Para aplicar este ciclo de PHCA a nuestra actividad o trabajo. CHECAR y ACTUAR es MONITOREAR en otra palabra. Además. y actuar o modificar el plan cuando es necesario. a través de CHECAR se puede aprender la lección importante y el punto para el mejoramiento. En siguiente paso. es muy importante practicar las claves siguientes. vamos a aprender una manera de MONITOREO. hay que checar el resultado del trabajo en corto plazo. Clave 1: ¡Vamos a adquirir la costumbre de buscar un punto de mejoramiento en cualquiera actividad o trabajo! ¿Cómo puedo usar menos leñas para cocinar? ¿Cómo puedo evitar la enfermedad de mi ganado? Clave 2: ¡Vamos a fortalecer los pasos de CHECAR y ACTUAR en nuestro Proyecto! Porque nuestro Plan no es siempre perfecto. luego ACTUAR lo que aprendido en el siguiente paso. Para mejorar nuestra actividad. 10 .

La situación de cocinas en hogar era un buen ejemplo de la persistencia de la tradición vieja . a través del Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida. tomaron notas los hogares pilotos además de que observaran el impacto los Extensionistas. ventanas que permitieron entrar el aire y la luz. Por ejemplo. Se ejecutó una serie de actividades para mejorar la vida con el apoyo de los Extensionistas de Mejoramiento de la Vida. Además. había humo y húmedo. un país de gran crecimiento económico. su papel nunca fue decir a la gente qué hacer. ¿No se parece a un proceso de monitoreo? Este método ayudó llevar los efectos a lo máximo con los recursos mínimos. etc. empezó a tomar la iniciativa por su propio bienestar. Sin embargo. lavanderías y jardines de niños. Fue no más que hacer sugerencias y dar informaciones. Las ciudades quedaron quemadas. introdujeron un vestido simplificado. con chimeneas para que no se quedara el humo adentro. dentro de los veinte años siguientes. la gente. El Programa trajó cambio no sólo al nivel físico sino también al nivel mental.era oscura. y la gente careció recursos básicos para vivir.MOVIMIENTO de MEJORAMIENTO de la VIDA en JAPÓN después de la SEGUNDA GUERRA MUNDIAL Columna 2 Cuando terminó la Segunda Guerra Mundial en 1945. el cual inició el gobierno japonés en 1948. En el caso del fogón. Sin embargo. incluyendo la comida adecuada. Japón re-nacería como un país totalmente distinto. Sin embargo. así se iba a quedar para siempre. Silvicultura y Pescas de Japón). Se llama el Programa de la Defusión de Mejoramiento de la Vida. ¿Qué ocurrió a Japón durante este período después de la Guerra? Uno de los eventos fue un movimiento nacional de mejoramiento de la vida.” Es decir. Nadie preguntó si se podía mejorar. construyendo una fundación firme para el crecimiento económico de los 1960s. Silvicultura y Pescas de Japón. 11 . se observó cuánto consumo de combustible se cambió por el fógon. creó “agricultores que piensan (el Ministreo de Agricultura. no había ventanas. Japón era un país derrotado. dieron cursos de cocinas nutricionales y ayudaron a establecer las instalaciones públicas como baños. Resolvió el Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida los problemas de salud. la posición elevada del fogón que facilitó a mujeres permancerse en pie. Estos tratamientos primero se probaron con algunos hogares pilotos para que se vieran sus efectos. que fueron los oficiales del gobierno y trabajaron directamente en la comunidad con los habitantes. causando varias dificultades físicas a las mujeres. nutrición y saneamiento en las comunidades agrícolas. Una de las activiades más exitosas fue la difusión del fogón ahoraddor. las bases comerciales e industriales se perdieron. antes pasiva. Según el Ministreo de Agricultura. Y. dejando a la gente misma realizar acciones. Unos de los los enfoques principales fueron introducir la racionalización en la vida rural y criar la capacidad de los campesinos de hacer esfuerzos voluntarios. las cocinas en la comunidad se modernizaron.

al contrario de lo rendido ya. podemos lograr mejores resultados con menos gastos y tiempo. MONITOREO = CHECAR y ACTUAR ¡OJO! ¿Porqué es importante un monitoreo? Monitoreando nuestras actividades. De no ser así. Monitoreo del Proyecto (1) ¿Qué es monitoreo? MONITOREO es ir viendo o vigilando constantemente que las actividades vayan saliendo tal y como las pensamos al inicio. y corrijamos y modifiquemos nuestras actividades antes de que ya sea tarde… 12 . hay que decidir qué hacer.4. Monitorear es mirar el proceso. así que nos permite espacio para que podamos descubrir problemas.

El cuadro abajo es para monitorear las Actividades. 13 . Cronograma Resultado Medio de Responsable Indicador Esperado Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real E F M A M J J A E F M A M J J A El cuadro arriba es lo que ocupamos para monitorear el Resultado Esperado. y lo que necesitamos lograr para llegar al objetivo de nuestro proyecto. son todo lo que necesitamos hacer para lograr resultados y objetivo del proyecto. pensando qué cosas y cómo y cada cuánto tiempo vamos a monitorear. Recuerda. y llenar la primera columna.(2) ¿Cómo se monitorea nuestro proyecto? HOJA DE MONITOREO Vamos a formular una hoja de monitoreo para monitorear bien las actividades. Vamos a identificar todas actividades de nuestro Proyecto. La hoja de monitoreo contiene los cuadros como siguiente. Recuerdo. es lo que queremos lograr a través de las actividades.

¿qué indique si es la cosecha es bien o mar? Sí. necesitamos información que nos indique si y cómo van avanzando las actividades y los objetivos de nuestro proyecto. A ese tipo de información le llamamos indicadores. Para monitorear el proyecto. medir o contar. se encuentra la hoja de monitoreo blanca para que formulemos una hoja de monitoreo real de nuestro proyecto. 14 . Cuando decimos “ha cosechado bien”. Un indicador es algo que se puede pesar. Puedo decir que “he cosechado bien” porque hay mayor cantidad de cosecha que el año pasado. INDICADOR Para monitorear las actividades. ya que nos indican o nos dicen algo sobre nuestro proyecto. claro que es la cantidad de la cosecha por el tamaño de campo y el número de plantas. tenemos que buscar un indicador para cada actividad del proyecto. La información de la cantidad de cosecha nos permita valorar si es bien cosecha o mar.¡Vamos a ver uno por uno para aprender cómo se llena este cuadro! En la ultima pagina de esta guía.

no está logrando bien el objetivo de la actividad. está avanzada más la actividad. el “número de plantas pegadas” indica el avance de la reforestación. En misma manera. ACTIVIDAD INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Reforestación del bosque Número de las plantas pegadas El “número de las plantas plantadas en el bosque” indica el avance de una actividad “Reforestación del bosque”. Porque si hay menos plantas pegadas después del trabajo de reforestación. es decir. 15 . es decir. El “número de las plantas plantadas en el bosque” y el “número de plantas pegadas” pueden ser los indicadores de una actividad “reforestación del bosque”. Por lo tanto.Ejemplo de “Indicador”: Reforestación Veamos los ejemplos de una actividad “Reforestación”. si hemos plantado más. hay algún problema en la manera o técnica de reforestación.

nada más que vamos a revisar la memoria de trabajo. Ejemplo de “Medio de verificación”: Reforestación Vamos a ver el ejemplo. 16 . A esto le llamaremos medio de verificación.MEDIO DE VERIFICACION Ya que tenemos indicadores por actividad. nos falta decidir cómo vamos a checar o revisar esos indicadores. ¿Cómo vamos a checar el indicador el “número de las plantas pegadas”? Para saberlo. y “contar las plantas pegadas”. necesitamos visitar el lugar de trabajo después de cierto tiempo. ACTIVIDAD Reforestación del bosque INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Número de las plantas pegadas MEDIO DE VERIFICACIÓN Consultar a memoria de trabajo Contar las plantas pegadas ¿Cómo vamos a revisar el indicador “número de las plantas plantadas en el bosque”? Sí. si estamos llevando control del número de plantas que tuvimos y plantamos.

En la cronógrama vamos a poner el número planeado en las columnas de PLAN. A esto le llamamos cronógrama. debemos poner un tiempo para la medición de cada uno de los indicadores y sus metas de medio tiempo. 17 . A ver cuántas plantas están pegadas aquí… CRONOGRAMA Para completar el hoja de monitoreo. Regularmente es un comité de monitoreo que debe recibir constantemente información de los resultados de monitoreo o bien buscarla ellos mismos en campo.RESPONSABLE Tenemos que decidir quiénes van a ser responsable del monitoreo. y el número real que obtiene en el momento de monitoreo en las columnas de REAL. La persona responsable de monitoreo visita el lugar de actividad y colecciona la información de los indicadores según la hoja de monitoreo.

ya conocemos qué contiene la hoja de monitoreo. Suponemos que estamos en el mes de Febrero ahora. El mes pasado plantamos 200 plantas en el bosque como planeábamos. necesitamos ir a contar las plantas pegadas este mes. Si hay más que 160 plantas pegadas. Entonces. del Para llegar a 600 plantas en total. Esperamos que peguen 80% de las que plantadas cada vez dentro de un mes.) Medio de Verificación Reforestación Número Consultar la del bosque de plantas memoria de plantadas trabajo en el bosque Actividad Indicador Número de plantas pegadas Contar las plantas pegadas Responsable Comisariado de bienes comunales Plan E 200 F M 400 A M 600 J Real 200 Comisariado de bienes comunales Plan Real 160 320 480 Hasta aquí. plantaremos 200 más en Marzo y Mayo. esta actividad está caminando bien como hemos planeado. ¡Vamos a platicar con nuestros compañeros y decidir todas las información para el resultado esperado y las actividades de nuestro proyecto.Ejemplo de “Cronógrama”: Reforestación Veamos un ejemplo cronograma siguiente. hay que pensar ¿Qué es el problema? ¿Cómo podemos mejorar el resultado? Cronograma (Cada letra significa los meses del año. ¡Ya podemos formular nuestra hoja de monitoreo completa! 18 . Pero si hay menos plantas pegadas.

¡Monitoreo nos ayudará hacerlo en la manera ordenada! 19 . Así continuamos la misma manera hasta que lleguen a nuestro objetivo. Nada más que necesitamos ser flexible en nuestra cabeza y cambiar nuestra manera de pensamiento para encontrar una de las buenas ideas.REUNION DE MONITOREO (MODIFICAR EL PLAN) Toda la información reunida en la hoja de monitoreo nos debe servir para que nos reunamos y platiquemos sobre cómo va y cómo calificamos el proyecto. Esto hay que hacerlo regularmente para hacer los cambios necesarios a tiempo y poder asegurar el éxito del proyecto. Recordamos que lo importante es. hay el punto de cambio para el mejoramiento sin falta. a través de monitoreo. confirmar avance del proyecto y buscar una idea de mejoramiento para el siguiente paso. Ahora vamos a trabajar en el proyecto de nuestra comunidad para mejorar nuestra mañana! ¡OJO! En todas las cosas que hacemos.

Hoja de Monitoreo Titulo del Proyecto: Objetivo del Proyecto: Periodo del Proyecto: Resultado Esperado Medio de Responsable Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real 20 E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D Primero Año E F M A M J J A S O N D E F Segundo Año M A M J J A S O N D Indicador .

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