¡Vamos a mejorar nuestra comunidad!

Guía del Manejo del Proyecto Comunitario

Agencia de Cooperación Internacional del Japón, JICA Marzo 2006

Introducción: ¡Vamos a trabajar para mejorar nuestra comunidad!
¿Qué desea usted sobre su comunidad?
Deseo más oportunidades de empleo…

Quiero que sepamos aprovechar bien nuestros recursos…

Es seguro que todos desean el mejoramiento de nuestra comunidad. ¿Pero cómo podemos lograrlo? ¿Es importante unir fuerzas de todos y hacer un proyecto grande? ¿Buscar una manera de conseguir el financiamiento? ¿Hacer un plan de téquio igual para todos? ¿Motivar la participación de las mujeres y los jóvenes? Si, claro. Son muy importantes para que se mejore nuestra comunidad. Pero, a veces uno dice, “no se en qué método podemos lograr una mejor vida”.
¿Esfuerzos pequeñas y continuos?

El mejoramiento no necesariamente requiere gran esfuerzo. Sino, es importante un pequeño cambio de pensamiento, y una serie de esfuerzos pequeños y continuos.
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“Un trabajo” o “una serie de trabajos” a lograr un objetivo o a solucionar un problema. 1. 2 . Palabras claves Primero. Un proyecto comunitario es…… Un proyecto para lograr un objetivo común o solucionar un problema común de nuestra comunidad. vamos a poner de acuerdo los significados de las palabras importantes en nuestro proyecto. vamos a aprender unas maneras de pensamiento para lograr el mejoramiento (Ciclo de PHCA. Un proyecto se maneja con el propósito de lograr un objetivo establecido. Kaizen) y cómo se aplica los conceptos en nuestro proyecto en la práctica (monitoreo).En esta Guía de Manejo del Proyecto Comunitario. (1) Proyecto Comunitario Un Proyecto es…….

3 . El Objetivo del proyecto es lo que el Proyecto va a lograr en el fin del periodo del Proyecto. Son los logros necesarios para que el Objetivo del proyecto se haya convertido en realidad. hay otras maneras más (2) Objetivo superior (Propósito. equipos. etc…) El Objetivo superior es un propósito o sueño que no se logra sólo con este proyecto. (3) Objetivo del proyecto Deseo que nuestra comunidad sea donde crecen los bebes muy sanos. Pero lo que quisiéramos lograr en el futuro de largo plazo.Normalmente el Proyecto lleva…… • Un grupo de personas constituido como equipo el cual comparte un objetivo común • Un tiempo determinado (Cuándo empieza el Proyecto y para cuándo logra el objetivo o soluciona el problema del Proyecto) • Las instalaciones. (4) Resultados esperados Los Resultados esperados son los que proyecto va a dejar hecho en forma concreta. materiales proporcionados (Qué recursos ocupa para el Proyecto) • Un costo determinado (Financiamiento) ¿Porqué realizamos un proyecto? Para mejorar nuestra comunidad. sueño.

vamos a ¡Vamos a trabajar en la definir claramente el objetivo manera superior. para que podamos llegar al propósito con más eficiencia. logra el objetivo del proyecto. logra los resultados esperados. eficiente! los resultados esperados y las actividades. los resultados esperados y las actividades se relacionan en la manera siguiente. OBJETIVO DEL PROYECTO Si cumple los resultados esperados.(5) Actividades Las Actividades son todo lo que tenemos que hacer para lograr los resultados esperados. OBJETIVO SUPERIOR Si cumple el objetivo del proyecto. 4 . ACTIVIDADES En nuestro proyecto. El objetivo superior. Esta manera ayuda a nuestras actividades propias ser más ordenadas y orientadas al objetivo. RESULTADOS ESPERADOS Si cumple las actividades. el objetivo del proyecto. se acerca al objetivo suprior. el objetivo del proyecto.

Don Chepe consultó a un agrónomo que viene a su comunidad. Don Chepe también cultiva maíz todos los años. El decidió hacer algo para mejorar su cosecha. Don Chepe aprendió la producción de abono. Cada año se parece que cosecha menos que el año anterior.2. 5 . Pero Don Alberto sembró en misma manera este año también. Este año Don Chepe cosechó más que el año pasado y decidió aplicar el abono la cantidad adecuada según lo que aprendió a través de su trabajo de este año. Kaizen: Un concepto para el mejoramiento No sé qué pasa… Pero a lo mejor saldrá bien este año. Don Alberto cultiva maíz todos los años. y lo aplicó a su maíz este año. Don Chepe visita a su campo muy a menudo a ver el ¡Parecen desarrollo de maíz. y muy sanas aprendió cuánto abono mis plantas! necesita aplicar para mejor desarrollo de las plantas. El año pasado Don Chepe cosechó menos que el año antes. y le recomendó aplicar el abono orgánico. Este año él cosechó otra vez menos que el año pasado.

Don Chepe cambió un poco la manera de pensamiento y buscó un punto de mejoramiento para cosechar más. es por eso la traducción al español mejora continua. Kai que significa Cambio y Zen que se interpreta como lo mejor en un sentido tanto espiritual como físico. El Kaizen por lo regular toma un pequeño paso a la vez. Veamos los ejemplos de la aplicación del Kaizen de Japón en las columnas.Vimos el ejemplo de dos señores. 6 . repetir las mismas pero cada vez con una idea nueva para mejorarlo. ¿Qué necesitamos hacer para ser como Don Chepe? Vamos a aprender un concepto famoso de mejoramiento. se llama “KAIZEN”. Una definición más cerca al significado de la palabra en japonés es el de "desarmarlo completamente y volverlo a armar de una mejor manera". proviene de dos vocablos japoneses. que significa literalmente mejora. Kaizen me ayudará a mejorar la cosecha de mis frutas también. KAIZEN es una palabra japonesa. ¿Qué es la diferencia entre estos dos señores? ¿Qué resultado hizo la diferencia de los señores? Todos siembran el maíz desde los tiempos de nuestros abuelos y bisabuelos en la misma manera como el ejemplo de Don Alberto. es decir. No fue un gran cambio. pero dio pequeño esfuerzo y aprendió la nueva técnica. Pero. El desarrollo del Kaizen fue mano con mano con la de los ciclos de PHCA que veamos en próximo capitulo.

“El Sistema de Producción de TOYOTA es también El Sistema de Producción de ‘Pensamiento. casos de desperdicios sin requerer muchos gastos (Toyota Georgetown). identificar and corregir las áreas de problemas. y se los atienden inmediatamente.” Se refiere a que se producen no más que lo que se necesita. creo yo) (el Sr. En el propio sentido de la mega-empresa. el proceso de Kaizen bien representa el ciclo de Planear. La palabra se desarrolló en el mundo de negocios y industrias. En su lugar se intentan pasos pequeños. Minoura). hacia mejoramiento. Director Gerente Principal. la cual tomó la empresa para resolver problemas prácticos y satisfacer las necesidades de la empresa (y de los clientes. seguridad y liderazgo (Wikipedia). en el cual señala un “sistema de cambio continuo en calidad.” Sí. Los empleados de TOYOTA. El otro es “Just-in-Time (justo-a-tiempo). Kaizen significa un “sistema de mejoramiento continuo en el cual se eliminan. una empresa japonesa de automotoriz ya globalmente reconocida.” emfatiza el Sr. Y Kaizen se brinda por la motivación humana hacia todo el tipo de mejoramiento. Uno es que. cuando se necesita y cuánto se necesita. es simple de lo que trata TOYOTA bajo Kaizen. Lo que dirigió TOYOTA a convertirse en una de las empresas más exitosas del mundo es un esfuerzo incansable de Kaizen. empleó y desarrolló el principio de Kaizen para su sistema de operación llamado el Sistema de Producción de TOYOTA (the TOYOTA Production System).” En ésta se paran las líneas de producción al detectarse problemas. Checar y Actuar (PHCA). en TOYOTA hay que dejar de ser una maquina para manejar su maquinaria. Teruyuki Minoura. tecnología. “No se puede hacer cosas sin que se desarrollen humanos.” literal y generalmente. realizan las prácticas de Kaizen y entregan sugerencias para mejoramiento. Hacer.” TOYOTA. Uno es “Jido-ka (automatización). Se suman en dos tipos de operaciones principales. cultura corporativa. Es decir. sin considerar sus títulos o posiciones. ¡quiere ser lo más eficiente y eficaz que posible! Se han inventado varias herramientas originales en su sistema de producción bajo el principio de Kaizen. El Sistema de Producción de TOYOTA se desarrolló a través de la gestión de tanteo y prueba. Además. uno por uno. Jidoka ayuda evitar el paso de defectos. 7 . No se re-comienzan las líneas hasta que se resuelven los problemas. y aumentar la calidad en el proceso de producción. O sea.Columna 1 KAIZEN de TOYOTA KAIZEN es una palabra japonesa que significa “cambio positivo” o “mejoramiento. afirma. productividad. Hay dos puntos que recordar. El otro es que se espera a todos los empleados pensar. procesos. no se persiguen cambios drásticos.’” TOYOTA crea un ambiente donde surjan ideas y invenciones de cualquier esquina de sus talleres.

Es una metodología para mejorar cualquier tipo de actividad o trabajo. y pensar la mejor acción posible. Ciclo de PHCA Ahora. Paso 1: • PLANEAR ¿Qué cosa puedo cambiar para mejorar mi trabajo? Analizar la situación. Hacer. buscar áreas de cambios para mejoramiento. (1) ¿Qué es el ciclo de PHCA? PHCA es un ciclo que consiste en Planear. Checar y Actuar (PHCA). vamos a conocer el ciclo de PHCA que serviría como un método básico para realizar KAIZEN en nuestro trabajo. Estudiar y definir el problema. La terminación de una vuelta del ciclo de PHCA fluye en el principio del siguiente. (2) Pasos de PHCA Vamos a ver cada paso del ciclo de PHCA y aprender qué necesitamos hacer.3. Los ciclos repetidos de PHCA garantiza el mejoramiento en cualquier tipo de actividad. y repite el flujo del ciclo hasta que llega a la meta. 8 .

Puede ser un esfuerzo pequeño. ¡OJO! El plan no tiene que ser un desafío grande. regresa a PLANEAR otra vez con la nueva idea que ha surgida. ACTUAR Paso 4: • Si los resultados no están según lo esperado. Es importante identificar “¿Qué se ha aprendido?” y “¿Qué otra idea de mejoramiento surgió a través de la acción hasta ahora?”. CHECAR Paso 3: • • • Ver y analizar resultados de trabajo después de un corto plazo. 9 . Compare los resultados obtenidos contra los resultados esperados del plan.• Desarrollar un plan. Paso 2: • HACER Poner el plan en práctica. ¡OJO! Después de ACTUAR. reconsiderar la dirección hacia el objetivo.

En siguiente paso. a través de CHECAR se puede aprender la lección importante y el punto para el mejoramiento.(3) ¿Cómo se aplica el ciclo de PHCA en nuestra actividad? Para aplicar este ciclo de PHCA a nuestra actividad o trabajo. Además. es muy importante practicar las claves siguientes. hay que checar el resultado del trabajo en corto plazo. luego ACTUAR lo que aprendido en el siguiente paso. CHECAR y ACTUAR es MONITOREAR en otra palabra. vamos a aprender una manera de MONITOREO. Para mejorar nuestra actividad. 10 . y actuar o modificar el plan cuando es necesario. Clave 1: ¡Vamos a adquirir la costumbre de buscar un punto de mejoramiento en cualquiera actividad o trabajo! ¿Cómo puedo usar menos leñas para cocinar? ¿Cómo puedo evitar la enfermedad de mi ganado? Clave 2: ¡Vamos a fortalecer los pasos de CHECAR y ACTUAR en nuestro Proyecto! Porque nuestro Plan no es siempre perfecto.

lavanderías y jardines de niños. ventanas que permitieron entrar el aire y la luz. tomaron notas los hogares pilotos además de que observaran el impacto los Extensionistas. Se ejecutó una serie de actividades para mejorar la vida con el apoyo de los Extensionistas de Mejoramiento de la Vida. causando varias dificultades físicas a las mujeres. Además. nutrición y saneamiento en las comunidades agrícolas. las cocinas en la comunidad se modernizaron. que fueron los oficiales del gobierno y trabajaron directamente en la comunidad con los habitantes. construyendo una fundación firme para el crecimiento económico de los 1960s. así se iba a quedar para siempre. Japón re-nacería como un país totalmente distinto. Según el Ministreo de Agricultura. Resolvió el Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida los problemas de salud. introdujeron un vestido simplificado. incluyendo la comida adecuada. Sin embargo. 11 . con chimeneas para que no se quedara el humo adentro. Nadie preguntó si se podía mejorar. Sin embargo. empezó a tomar la iniciativa por su propio bienestar. Una de las activiades más exitosas fue la difusión del fogón ahoraddor. la posición elevada del fogón que facilitó a mujeres permancerse en pie. Por ejemplo. Estos tratamientos primero se probaron con algunos hogares pilotos para que se vieran sus efectos.era oscura. Las ciudades quedaron quemadas.” Es decir. Silvicultura y Pescas de Japón. ¿Qué ocurrió a Japón durante este período después de la Guerra? Uno de los eventos fue un movimiento nacional de mejoramiento de la vida. Se llama el Programa de la Defusión de Mejoramiento de la Vida. Sin embargo. creó “agricultores que piensan (el Ministreo de Agricultura. había humo y húmedo. Fue no más que hacer sugerencias y dar informaciones. antes pasiva. se observó cuánto consumo de combustible se cambió por el fógon. En el caso del fogón.MOVIMIENTO de MEJORAMIENTO de la VIDA en JAPÓN después de la SEGUNDA GUERRA MUNDIAL Columna 2 Cuando terminó la Segunda Guerra Mundial en 1945. no había ventanas. Silvicultura y Pescas de Japón). a través del Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida. dentro de los veinte años siguientes. Y. Unos de los los enfoques principales fueron introducir la racionalización en la vida rural y criar la capacidad de los campesinos de hacer esfuerzos voluntarios. su papel nunca fue decir a la gente qué hacer. El Programa trajó cambio no sólo al nivel físico sino también al nivel mental. dieron cursos de cocinas nutricionales y ayudaron a establecer las instalaciones públicas como baños. La situación de cocinas en hogar era un buen ejemplo de la persistencia de la tradición vieja . Japón era un país derrotado. el cual inició el gobierno japonés en 1948. dejando a la gente misma realizar acciones. un país de gran crecimiento económico. la gente. etc. ¿No se parece a un proceso de monitoreo? Este método ayudó llevar los efectos a lo máximo con los recursos mínimos. y la gente careció recursos básicos para vivir. las bases comerciales e industriales se perdieron.

De no ser así. Monitorear es mirar el proceso. MONITOREO = CHECAR y ACTUAR ¡OJO! ¿Porqué es importante un monitoreo? Monitoreando nuestras actividades. podemos lograr mejores resultados con menos gastos y tiempo. y corrijamos y modifiquemos nuestras actividades antes de que ya sea tarde… 12 . Monitoreo del Proyecto (1) ¿Qué es monitoreo? MONITOREO es ir viendo o vigilando constantemente que las actividades vayan saliendo tal y como las pensamos al inicio. así que nos permite espacio para que podamos descubrir problemas.4. al contrario de lo rendido ya. hay que decidir qué hacer.

pensando qué cosas y cómo y cada cuánto tiempo vamos a monitorear. Vamos a identificar todas actividades de nuestro Proyecto. y llenar la primera columna. son todo lo que necesitamos hacer para lograr resultados y objetivo del proyecto. Recuerda.(2) ¿Cómo se monitorea nuestro proyecto? HOJA DE MONITOREO Vamos a formular una hoja de monitoreo para monitorear bien las actividades. Recuerdo. es lo que queremos lograr a través de las actividades. 13 . La hoja de monitoreo contiene los cuadros como siguiente. y lo que necesitamos lograr para llegar al objetivo de nuestro proyecto. Cronograma Resultado Medio de Responsable Indicador Esperado Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real E F M A M J J A E F M A M J J A El cuadro arriba es lo que ocupamos para monitorear el Resultado Esperado. El cuadro abajo es para monitorear las Actividades.

Para monitorear el proyecto.¡Vamos a ver uno por uno para aprender cómo se llena este cuadro! En la ultima pagina de esta guía. La información de la cantidad de cosecha nos permita valorar si es bien cosecha o mar. ya que nos indican o nos dicen algo sobre nuestro proyecto. medir o contar. INDICADOR Para monitorear las actividades. Puedo decir que “he cosechado bien” porque hay mayor cantidad de cosecha que el año pasado. Un indicador es algo que se puede pesar. claro que es la cantidad de la cosecha por el tamaño de campo y el número de plantas. ¿qué indique si es la cosecha es bien o mar? Sí. se encuentra la hoja de monitoreo blanca para que formulemos una hoja de monitoreo real de nuestro proyecto. Cuando decimos “ha cosechado bien”. necesitamos información que nos indique si y cómo van avanzando las actividades y los objetivos de nuestro proyecto. 14 . tenemos que buscar un indicador para cada actividad del proyecto. A ese tipo de información le llamamos indicadores.

el “número de plantas pegadas” indica el avance de la reforestación. 15 . Por lo tanto.Ejemplo de “Indicador”: Reforestación Veamos los ejemplos de una actividad “Reforestación”. es decir. si hemos plantado más. no está logrando bien el objetivo de la actividad. Porque si hay menos plantas pegadas después del trabajo de reforestación. ACTIVIDAD INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Reforestación del bosque Número de las plantas pegadas El “número de las plantas plantadas en el bosque” indica el avance de una actividad “Reforestación del bosque”. En misma manera. hay algún problema en la manera o técnica de reforestación. es decir. está avanzada más la actividad. El “número de las plantas plantadas en el bosque” y el “número de plantas pegadas” pueden ser los indicadores de una actividad “reforestación del bosque”.

Ejemplo de “Medio de verificación”: Reforestación Vamos a ver el ejemplo. nos falta decidir cómo vamos a checar o revisar esos indicadores. 16 .MEDIO DE VERIFICACION Ya que tenemos indicadores por actividad. ACTIVIDAD Reforestación del bosque INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Número de las plantas pegadas MEDIO DE VERIFICACIÓN Consultar a memoria de trabajo Contar las plantas pegadas ¿Cómo vamos a revisar el indicador “número de las plantas plantadas en el bosque”? Sí. si estamos llevando control del número de plantas que tuvimos y plantamos. ¿Cómo vamos a checar el indicador el “número de las plantas pegadas”? Para saberlo. necesitamos visitar el lugar de trabajo después de cierto tiempo. y “contar las plantas pegadas”. nada más que vamos a revisar la memoria de trabajo. A esto le llamaremos medio de verificación.

En la cronógrama vamos a poner el número planeado en las columnas de PLAN. Regularmente es un comité de monitoreo que debe recibir constantemente información de los resultados de monitoreo o bien buscarla ellos mismos en campo. A esto le llamamos cronógrama. debemos poner un tiempo para la medición de cada uno de los indicadores y sus metas de medio tiempo. y el número real que obtiene en el momento de monitoreo en las columnas de REAL. A ver cuántas plantas están pegadas aquí… CRONOGRAMA Para completar el hoja de monitoreo.RESPONSABLE Tenemos que decidir quiénes van a ser responsable del monitoreo. La persona responsable de monitoreo visita el lugar de actividad y colecciona la información de los indicadores según la hoja de monitoreo. 17 .

¡Ya podemos formular nuestra hoja de monitoreo completa! 18 . plantaremos 200 más en Marzo y Mayo. Pero si hay menos plantas pegadas. hay que pensar ¿Qué es el problema? ¿Cómo podemos mejorar el resultado? Cronograma (Cada letra significa los meses del año. del Para llegar a 600 plantas en total.Ejemplo de “Cronógrama”: Reforestación Veamos un ejemplo cronograma siguiente. esta actividad está caminando bien como hemos planeado. Entonces.) Medio de Verificación Reforestación Número Consultar la del bosque de plantas memoria de plantadas trabajo en el bosque Actividad Indicador Número de plantas pegadas Contar las plantas pegadas Responsable Comisariado de bienes comunales Plan E 200 F M 400 A M 600 J Real 200 Comisariado de bienes comunales Plan Real 160 320 480 Hasta aquí. El mes pasado plantamos 200 plantas en el bosque como planeábamos. ¡Vamos a platicar con nuestros compañeros y decidir todas las información para el resultado esperado y las actividades de nuestro proyecto. necesitamos ir a contar las plantas pegadas este mes. Suponemos que estamos en el mes de Febrero ahora. Esperamos que peguen 80% de las que plantadas cada vez dentro de un mes. ya conocemos qué contiene la hoja de monitoreo. Si hay más que 160 plantas pegadas.

hay el punto de cambio para el mejoramiento sin falta. Así continuamos la misma manera hasta que lleguen a nuestro objetivo. a través de monitoreo. ¡Monitoreo nos ayudará hacerlo en la manera ordenada! 19 . Recordamos que lo importante es. confirmar avance del proyecto y buscar una idea de mejoramiento para el siguiente paso. Esto hay que hacerlo regularmente para hacer los cambios necesarios a tiempo y poder asegurar el éxito del proyecto.REUNION DE MONITOREO (MODIFICAR EL PLAN) Toda la información reunida en la hoja de monitoreo nos debe servir para que nos reunamos y platiquemos sobre cómo va y cómo calificamos el proyecto. Nada más que necesitamos ser flexible en nuestra cabeza y cambiar nuestra manera de pensamiento para encontrar una de las buenas ideas. Ahora vamos a trabajar en el proyecto de nuestra comunidad para mejorar nuestra mañana! ¡OJO! En todas las cosas que hacemos.

Hoja de Monitoreo Titulo del Proyecto: Objetivo del Proyecto: Periodo del Proyecto: Resultado Esperado Medio de Responsable Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real 20 E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D Primero Año E F M A M J J A S O N D E F Segundo Año M A M J J A S O N D Indicador .

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