¡Vamos a mejorar nuestra comunidad!

Guía del Manejo del Proyecto Comunitario

Agencia de Cooperación Internacional del Japón, JICA Marzo 2006

Introducción: ¡Vamos a trabajar para mejorar nuestra comunidad!
¿Qué desea usted sobre su comunidad?
Deseo más oportunidades de empleo…

Quiero que sepamos aprovechar bien nuestros recursos…

Es seguro que todos desean el mejoramiento de nuestra comunidad. ¿Pero cómo podemos lograrlo? ¿Es importante unir fuerzas de todos y hacer un proyecto grande? ¿Buscar una manera de conseguir el financiamiento? ¿Hacer un plan de téquio igual para todos? ¿Motivar la participación de las mujeres y los jóvenes? Si, claro. Son muy importantes para que se mejore nuestra comunidad. Pero, a veces uno dice, “no se en qué método podemos lograr una mejor vida”.
¿Esfuerzos pequeñas y continuos?

El mejoramiento no necesariamente requiere gran esfuerzo. Sino, es importante un pequeño cambio de pensamiento, y una serie de esfuerzos pequeños y continuos.
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vamos a aprender unas maneras de pensamiento para lograr el mejoramiento (Ciclo de PHCA. vamos a poner de acuerdo los significados de las palabras importantes en nuestro proyecto. (1) Proyecto Comunitario Un Proyecto es……. 1. Un proyecto se maneja con el propósito de lograr un objetivo establecido. “Un trabajo” o “una serie de trabajos” a lograr un objetivo o a solucionar un problema. 2 . Kaizen) y cómo se aplica los conceptos en nuestro proyecto en la práctica (monitoreo). Un proyecto comunitario es…… Un proyecto para lograr un objetivo común o solucionar un problema común de nuestra comunidad.En esta Guía de Manejo del Proyecto Comunitario. Palabras claves Primero.

materiales proporcionados (Qué recursos ocupa para el Proyecto) • Un costo determinado (Financiamiento) ¿Porqué realizamos un proyecto? Para mejorar nuestra comunidad. hay otras maneras más (2) Objetivo superior (Propósito. (4) Resultados esperados Los Resultados esperados son los que proyecto va a dejar hecho en forma concreta. Son los logros necesarios para que el Objetivo del proyecto se haya convertido en realidad. Pero lo que quisiéramos lograr en el futuro de largo plazo. equipos. 3 . etc…) El Objetivo superior es un propósito o sueño que no se logra sólo con este proyecto. El Objetivo del proyecto es lo que el Proyecto va a lograr en el fin del periodo del Proyecto. sueño.Normalmente el Proyecto lleva…… • Un grupo de personas constituido como equipo el cual comparte un objetivo común • Un tiempo determinado (Cuándo empieza el Proyecto y para cuándo logra el objetivo o soluciona el problema del Proyecto) • Las instalaciones. (3) Objetivo del proyecto Deseo que nuestra comunidad sea donde crecen los bebes muy sanos.

el objetivo del proyecto. los resultados esperados y las actividades se relacionan en la manera siguiente. ACTIVIDADES En nuestro proyecto. logra los resultados esperados.(5) Actividades Las Actividades son todo lo que tenemos que hacer para lograr los resultados esperados. logra el objetivo del proyecto. OBJETIVO SUPERIOR Si cumple el objetivo del proyecto. RESULTADOS ESPERADOS Si cumple las actividades. para que podamos llegar al propósito con más eficiencia. el objetivo del proyecto. 4 . OBJETIVO DEL PROYECTO Si cumple los resultados esperados. vamos a ¡Vamos a trabajar en la definir claramente el objetivo manera superior. El objetivo superior. Esta manera ayuda a nuestras actividades propias ser más ordenadas y orientadas al objetivo. eficiente! los resultados esperados y las actividades. se acerca al objetivo suprior.

y muy sanas aprendió cuánto abono mis plantas! necesita aplicar para mejor desarrollo de las plantas. Este año él cosechó otra vez menos que el año pasado. Cada año se parece que cosecha menos que el año anterior. Este año Don Chepe cosechó más que el año pasado y decidió aplicar el abono la cantidad adecuada según lo que aprendió a través de su trabajo de este año. Don Chepe aprendió la producción de abono. y le recomendó aplicar el abono orgánico. Don Chepe también cultiva maíz todos los años. Kaizen: Un concepto para el mejoramiento No sé qué pasa… Pero a lo mejor saldrá bien este año. y lo aplicó a su maíz este año. 5 . El año pasado Don Chepe cosechó menos que el año antes. Don Alberto cultiva maíz todos los años. El decidió hacer algo para mejorar su cosecha.2. Don Chepe consultó a un agrónomo que viene a su comunidad. Don Chepe visita a su campo muy a menudo a ver el ¡Parecen desarrollo de maíz. Pero Don Alberto sembró en misma manera este año también.

repetir las mismas pero cada vez con una idea nueva para mejorarlo. 6 . KAIZEN es una palabra japonesa. El Kaizen por lo regular toma un pequeño paso a la vez. es decir. que significa literalmente mejora. Don Chepe cambió un poco la manera de pensamiento y buscó un punto de mejoramiento para cosechar más. pero dio pequeño esfuerzo y aprendió la nueva técnica. ¿Qué es la diferencia entre estos dos señores? ¿Qué resultado hizo la diferencia de los señores? Todos siembran el maíz desde los tiempos de nuestros abuelos y bisabuelos en la misma manera como el ejemplo de Don Alberto.Vimos el ejemplo de dos señores. Veamos los ejemplos de la aplicación del Kaizen de Japón en las columnas. es por eso la traducción al español mejora continua. Kai que significa Cambio y Zen que se interpreta como lo mejor en un sentido tanto espiritual como físico. proviene de dos vocablos japoneses. Kaizen me ayudará a mejorar la cosecha de mis frutas también. Una definición más cerca al significado de la palabra en japonés es el de "desarmarlo completamente y volverlo a armar de una mejor manera". No fue un gran cambio. El desarrollo del Kaizen fue mano con mano con la de los ciclos de PHCA que veamos en próximo capitulo. ¿Qué necesitamos hacer para ser como Don Chepe? Vamos a aprender un concepto famoso de mejoramiento. Pero. se llama “KAIZEN”.

uno por uno. O sea. empleó y desarrolló el principio de Kaizen para su sistema de operación llamado el Sistema de Producción de TOYOTA (the TOYOTA Production System). “No se puede hacer cosas sin que se desarrollen humanos. procesos.” En ésta se paran las líneas de producción al detectarse problemas.” Se refiere a que se producen no más que lo que se necesita. En su lugar se intentan pasos pequeños. seguridad y liderazgo (Wikipedia). Y Kaizen se brinda por la motivación humana hacia todo el tipo de mejoramiento. afirma. Se suman en dos tipos de operaciones principales. Hacer.” Sí. el proceso de Kaizen bien representa el ciclo de Planear. Kaizen significa un “sistema de mejoramiento continuo en el cual se eliminan. Es decir. Minoura). El otro es “Just-in-Time (justo-a-tiempo). “El Sistema de Producción de TOYOTA es también El Sistema de Producción de ‘Pensamiento. Checar y Actuar (PHCA). tecnología. 7 . una empresa japonesa de automotoriz ya globalmente reconocida.” TOYOTA. En el propio sentido de la mega-empresa. casos de desperdicios sin requerer muchos gastos (Toyota Georgetown). Lo que dirigió TOYOTA a convertirse en una de las empresas más exitosas del mundo es un esfuerzo incansable de Kaizen. Uno es “Jido-ka (automatización). ¡quiere ser lo más eficiente y eficaz que posible! Se han inventado varias herramientas originales en su sistema de producción bajo el principio de Kaizen. El otro es que se espera a todos los empleados pensar. No se re-comienzan las líneas hasta que se resuelven los problemas. no se persiguen cambios drásticos.Columna 1 KAIZEN de TOYOTA KAIZEN es una palabra japonesa que significa “cambio positivo” o “mejoramiento. Director Gerente Principal. Teruyuki Minoura.” emfatiza el Sr. El Sistema de Producción de TOYOTA se desarrolló a través de la gestión de tanteo y prueba. productividad. Hay dos puntos que recordar. realizan las prácticas de Kaizen y entregan sugerencias para mejoramiento. Jidoka ayuda evitar el paso de defectos. cultura corporativa. Los empleados de TOYOTA. La palabra se desarrolló en el mundo de negocios y industrias.’” TOYOTA crea un ambiente donde surjan ideas y invenciones de cualquier esquina de sus talleres.” literal y generalmente. creo yo) (el Sr. en el cual señala un “sistema de cambio continuo en calidad. hacia mejoramiento. sin considerar sus títulos o posiciones. en TOYOTA hay que dejar de ser una maquina para manejar su maquinaria. identificar and corregir las áreas de problemas. Además. la cual tomó la empresa para resolver problemas prácticos y satisfacer las necesidades de la empresa (y de los clientes. es simple de lo que trata TOYOTA bajo Kaizen. y aumentar la calidad en el proceso de producción. y se los atienden inmediatamente. Uno es que. cuando se necesita y cuánto se necesita.

Estudiar y definir el problema. y pensar la mejor acción posible. Es una metodología para mejorar cualquier tipo de actividad o trabajo. La terminación de una vuelta del ciclo de PHCA fluye en el principio del siguiente. Ciclo de PHCA Ahora. vamos a conocer el ciclo de PHCA que serviría como un método básico para realizar KAIZEN en nuestro trabajo. Checar y Actuar (PHCA). (2) Pasos de PHCA Vamos a ver cada paso del ciclo de PHCA y aprender qué necesitamos hacer. Los ciclos repetidos de PHCA garantiza el mejoramiento en cualquier tipo de actividad. Hacer. 8 . buscar áreas de cambios para mejoramiento. y repite el flujo del ciclo hasta que llega a la meta. Paso 1: • PLANEAR ¿Qué cosa puedo cambiar para mejorar mi trabajo? Analizar la situación. (1) ¿Qué es el ciclo de PHCA? PHCA es un ciclo que consiste en Planear.3.

¡OJO! El plan no tiene que ser un desafío grande. Puede ser un esfuerzo pequeño. ¡OJO! Después de ACTUAR. ACTUAR Paso 4: • Si los resultados no están según lo esperado. Compare los resultados obtenidos contra los resultados esperados del plan. CHECAR Paso 3: • • • Ver y analizar resultados de trabajo después de un corto plazo. Paso 2: • HACER Poner el plan en práctica. 9 .• Desarrollar un plan. reconsiderar la dirección hacia el objetivo. Es importante identificar “¿Qué se ha aprendido?” y “¿Qué otra idea de mejoramiento surgió a través de la acción hasta ahora?”. regresa a PLANEAR otra vez con la nueva idea que ha surgida.

CHECAR y ACTUAR es MONITOREAR en otra palabra.(3) ¿Cómo se aplica el ciclo de PHCA en nuestra actividad? Para aplicar este ciclo de PHCA a nuestra actividad o trabajo. En siguiente paso. a través de CHECAR se puede aprender la lección importante y el punto para el mejoramiento. vamos a aprender una manera de MONITOREO. Clave 1: ¡Vamos a adquirir la costumbre de buscar un punto de mejoramiento en cualquiera actividad o trabajo! ¿Cómo puedo usar menos leñas para cocinar? ¿Cómo puedo evitar la enfermedad de mi ganado? Clave 2: ¡Vamos a fortalecer los pasos de CHECAR y ACTUAR en nuestro Proyecto! Porque nuestro Plan no es siempre perfecto. y actuar o modificar el plan cuando es necesario. hay que checar el resultado del trabajo en corto plazo. Además. es muy importante practicar las claves siguientes. luego ACTUAR lo que aprendido en el siguiente paso. Para mejorar nuestra actividad. 10 .

Según el Ministreo de Agricultura. había humo y húmedo.MOVIMIENTO de MEJORAMIENTO de la VIDA en JAPÓN después de la SEGUNDA GUERRA MUNDIAL Columna 2 Cuando terminó la Segunda Guerra Mundial en 1945. En el caso del fogón. las cocinas en la comunidad se modernizaron. ¿Qué ocurrió a Japón durante este período después de la Guerra? Uno de los eventos fue un movimiento nacional de mejoramiento de la vida. causando varias dificultades físicas a las mujeres. construyendo una fundación firme para el crecimiento económico de los 1960s. introdujeron un vestido simplificado. la gente. Silvicultura y Pescas de Japón. Estos tratamientos primero se probaron con algunos hogares pilotos para que se vieran sus efectos. empezó a tomar la iniciativa por su propio bienestar. Fue no más que hacer sugerencias y dar informaciones. dieron cursos de cocinas nutricionales y ayudaron a establecer las instalaciones públicas como baños. lavanderías y jardines de niños. Se llama el Programa de la Defusión de Mejoramiento de la Vida. así se iba a quedar para siempre. Las ciudades quedaron quemadas. La situación de cocinas en hogar era un buen ejemplo de la persistencia de la tradición vieja . 11 . El Programa trajó cambio no sólo al nivel físico sino también al nivel mental. se observó cuánto consumo de combustible se cambió por el fógon. ¿No se parece a un proceso de monitoreo? Este método ayudó llevar los efectos a lo máximo con los recursos mínimos. un país de gran crecimiento económico. Se ejecutó una serie de actividades para mejorar la vida con el apoyo de los Extensionistas de Mejoramiento de la Vida. tomaron notas los hogares pilotos además de que observaran el impacto los Extensionistas.era oscura. dentro de los veinte años siguientes. Y. con chimeneas para que no se quedara el humo adentro. las bases comerciales e industriales se perdieron. Sin embargo. ventanas que permitieron entrar el aire y la luz. Unos de los los enfoques principales fueron introducir la racionalización en la vida rural y criar la capacidad de los campesinos de hacer esfuerzos voluntarios. etc. Silvicultura y Pescas de Japón). su papel nunca fue decir a la gente qué hacer. Nadie preguntó si se podía mejorar. Sin embargo. a través del Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida. y la gente careció recursos básicos para vivir. incluyendo la comida adecuada. Japón re-nacería como un país totalmente distinto. Además. Japón era un país derrotado. dejando a la gente misma realizar acciones. Resolvió el Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida los problemas de salud. Sin embargo. nutrición y saneamiento en las comunidades agrícolas. Una de las activiades más exitosas fue la difusión del fogón ahoraddor. creó “agricultores que piensan (el Ministreo de Agricultura. no había ventanas. antes pasiva. Por ejemplo. que fueron los oficiales del gobierno y trabajaron directamente en la comunidad con los habitantes.” Es decir. la posición elevada del fogón que facilitó a mujeres permancerse en pie. el cual inició el gobierno japonés en 1948.

hay que decidir qué hacer. así que nos permite espacio para que podamos descubrir problemas. podemos lograr mejores resultados con menos gastos y tiempo. Monitoreo del Proyecto (1) ¿Qué es monitoreo? MONITOREO es ir viendo o vigilando constantemente que las actividades vayan saliendo tal y como las pensamos al inicio. MONITOREO = CHECAR y ACTUAR ¡OJO! ¿Porqué es importante un monitoreo? Monitoreando nuestras actividades. al contrario de lo rendido ya. Monitorear es mirar el proceso. y corrijamos y modifiquemos nuestras actividades antes de que ya sea tarde… 12 . De no ser así.4.

Vamos a identificar todas actividades de nuestro Proyecto. es lo que queremos lograr a través de las actividades. son todo lo que necesitamos hacer para lograr resultados y objetivo del proyecto. Recuerdo. pensando qué cosas y cómo y cada cuánto tiempo vamos a monitorear. Recuerda. y lo que necesitamos lograr para llegar al objetivo de nuestro proyecto. Cronograma Resultado Medio de Responsable Indicador Esperado Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real E F M A M J J A E F M A M J J A El cuadro arriba es lo que ocupamos para monitorear el Resultado Esperado. El cuadro abajo es para monitorear las Actividades. La hoja de monitoreo contiene los cuadros como siguiente. 13 . y llenar la primera columna.(2) ¿Cómo se monitorea nuestro proyecto? HOJA DE MONITOREO Vamos a formular una hoja de monitoreo para monitorear bien las actividades.

ya que nos indican o nos dicen algo sobre nuestro proyecto. Puedo decir que “he cosechado bien” porque hay mayor cantidad de cosecha que el año pasado. tenemos que buscar un indicador para cada actividad del proyecto. medir o contar. Cuando decimos “ha cosechado bien”. claro que es la cantidad de la cosecha por el tamaño de campo y el número de plantas. Para monitorear el proyecto. La información de la cantidad de cosecha nos permita valorar si es bien cosecha o mar. ¿qué indique si es la cosecha es bien o mar? Sí. A ese tipo de información le llamamos indicadores. 14 . Un indicador es algo que se puede pesar. se encuentra la hoja de monitoreo blanca para que formulemos una hoja de monitoreo real de nuestro proyecto. necesitamos información que nos indique si y cómo van avanzando las actividades y los objetivos de nuestro proyecto. INDICADOR Para monitorear las actividades.¡Vamos a ver uno por uno para aprender cómo se llena este cuadro! En la ultima pagina de esta guía.

es decir.Ejemplo de “Indicador”: Reforestación Veamos los ejemplos de una actividad “Reforestación”. está avanzada más la actividad. el “número de plantas pegadas” indica el avance de la reforestación. Porque si hay menos plantas pegadas después del trabajo de reforestación. no está logrando bien el objetivo de la actividad. hay algún problema en la manera o técnica de reforestación. si hemos plantado más. En misma manera. 15 . ACTIVIDAD INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Reforestación del bosque Número de las plantas pegadas El “número de las plantas plantadas en el bosque” indica el avance de una actividad “Reforestación del bosque”. es decir. El “número de las plantas plantadas en el bosque” y el “número de plantas pegadas” pueden ser los indicadores de una actividad “reforestación del bosque”. Por lo tanto.

nos falta decidir cómo vamos a checar o revisar esos indicadores. necesitamos visitar el lugar de trabajo después de cierto tiempo. nada más que vamos a revisar la memoria de trabajo.MEDIO DE VERIFICACION Ya que tenemos indicadores por actividad. A esto le llamaremos medio de verificación. y “contar las plantas pegadas”. ACTIVIDAD Reforestación del bosque INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Número de las plantas pegadas MEDIO DE VERIFICACIÓN Consultar a memoria de trabajo Contar las plantas pegadas ¿Cómo vamos a revisar el indicador “número de las plantas plantadas en el bosque”? Sí. Ejemplo de “Medio de verificación”: Reforestación Vamos a ver el ejemplo. 16 . si estamos llevando control del número de plantas que tuvimos y plantamos. ¿Cómo vamos a checar el indicador el “número de las plantas pegadas”? Para saberlo.

A esto le llamamos cronógrama.RESPONSABLE Tenemos que decidir quiénes van a ser responsable del monitoreo. 17 . A ver cuántas plantas están pegadas aquí… CRONOGRAMA Para completar el hoja de monitoreo. En la cronógrama vamos a poner el número planeado en las columnas de PLAN. y el número real que obtiene en el momento de monitoreo en las columnas de REAL. Regularmente es un comité de monitoreo que debe recibir constantemente información de los resultados de monitoreo o bien buscarla ellos mismos en campo. debemos poner un tiempo para la medición de cada uno de los indicadores y sus metas de medio tiempo. La persona responsable de monitoreo visita el lugar de actividad y colecciona la información de los indicadores según la hoja de monitoreo.

) Medio de Verificación Reforestación Número Consultar la del bosque de plantas memoria de plantadas trabajo en el bosque Actividad Indicador Número de plantas pegadas Contar las plantas pegadas Responsable Comisariado de bienes comunales Plan E 200 F M 400 A M 600 J Real 200 Comisariado de bienes comunales Plan Real 160 320 480 Hasta aquí. ¡Vamos a platicar con nuestros compañeros y decidir todas las información para el resultado esperado y las actividades de nuestro proyecto. del Para llegar a 600 plantas en total. ¡Ya podemos formular nuestra hoja de monitoreo completa! 18 . esta actividad está caminando bien como hemos planeado. plantaremos 200 más en Marzo y Mayo. Esperamos que peguen 80% de las que plantadas cada vez dentro de un mes. ya conocemos qué contiene la hoja de monitoreo. necesitamos ir a contar las plantas pegadas este mes. Suponemos que estamos en el mes de Febrero ahora. Pero si hay menos plantas pegadas.Ejemplo de “Cronógrama”: Reforestación Veamos un ejemplo cronograma siguiente. Si hay más que 160 plantas pegadas. El mes pasado plantamos 200 plantas en el bosque como planeábamos. hay que pensar ¿Qué es el problema? ¿Cómo podemos mejorar el resultado? Cronograma (Cada letra significa los meses del año. Entonces.

REUNION DE MONITOREO (MODIFICAR EL PLAN) Toda la información reunida en la hoja de monitoreo nos debe servir para que nos reunamos y platiquemos sobre cómo va y cómo calificamos el proyecto. confirmar avance del proyecto y buscar una idea de mejoramiento para el siguiente paso. Así continuamos la misma manera hasta que lleguen a nuestro objetivo. ¡Monitoreo nos ayudará hacerlo en la manera ordenada! 19 . Nada más que necesitamos ser flexible en nuestra cabeza y cambiar nuestra manera de pensamiento para encontrar una de las buenas ideas. hay el punto de cambio para el mejoramiento sin falta. Ahora vamos a trabajar en el proyecto de nuestra comunidad para mejorar nuestra mañana! ¡OJO! En todas las cosas que hacemos. Recordamos que lo importante es. a través de monitoreo. Esto hay que hacerlo regularmente para hacer los cambios necesarios a tiempo y poder asegurar el éxito del proyecto.

Hoja de Monitoreo Titulo del Proyecto: Objetivo del Proyecto: Periodo del Proyecto: Resultado Esperado Medio de Responsable Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real 20 E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D Primero Año E F M A M J J A S O N D E F Segundo Año M A M J J A S O N D Indicador .

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