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Guia Del Manejo de Proyecto Comunitario

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¡Vamos a mejorar nuestra comunidad!

Guía del Manejo del Proyecto Comunitario

Agencia de Cooperación Internacional del Japón, JICA Marzo 2006

Introducción: ¡Vamos a trabajar para mejorar nuestra comunidad!
¿Qué desea usted sobre su comunidad?
Deseo más oportunidades de empleo…

Quiero que sepamos aprovechar bien nuestros recursos…

Es seguro que todos desean el mejoramiento de nuestra comunidad. ¿Pero cómo podemos lograrlo? ¿Es importante unir fuerzas de todos y hacer un proyecto grande? ¿Buscar una manera de conseguir el financiamiento? ¿Hacer un plan de téquio igual para todos? ¿Motivar la participación de las mujeres y los jóvenes? Si, claro. Son muy importantes para que se mejore nuestra comunidad. Pero, a veces uno dice, “no se en qué método podemos lograr una mejor vida”.
¿Esfuerzos pequeñas y continuos?

El mejoramiento no necesariamente requiere gran esfuerzo. Sino, es importante un pequeño cambio de pensamiento, y una serie de esfuerzos pequeños y continuos.
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vamos a poner de acuerdo los significados de las palabras importantes en nuestro proyecto. 2 . 1. Un proyecto se maneja con el propósito de lograr un objetivo establecido. vamos a aprender unas maneras de pensamiento para lograr el mejoramiento (Ciclo de PHCA. “Un trabajo” o “una serie de trabajos” a lograr un objetivo o a solucionar un problema. Kaizen) y cómo se aplica los conceptos en nuestro proyecto en la práctica (monitoreo). Un proyecto comunitario es…… Un proyecto para lograr un objetivo común o solucionar un problema común de nuestra comunidad. Palabras claves Primero.En esta Guía de Manejo del Proyecto Comunitario. (1) Proyecto Comunitario Un Proyecto es…….

(4) Resultados esperados Los Resultados esperados son los que proyecto va a dejar hecho en forma concreta. Pero lo que quisiéramos lograr en el futuro de largo plazo. Son los logros necesarios para que el Objetivo del proyecto se haya convertido en realidad. El Objetivo del proyecto es lo que el Proyecto va a lograr en el fin del periodo del Proyecto. equipos. 3 . etc…) El Objetivo superior es un propósito o sueño que no se logra sólo con este proyecto.Normalmente el Proyecto lleva…… • Un grupo de personas constituido como equipo el cual comparte un objetivo común • Un tiempo determinado (Cuándo empieza el Proyecto y para cuándo logra el objetivo o soluciona el problema del Proyecto) • Las instalaciones. materiales proporcionados (Qué recursos ocupa para el Proyecto) • Un costo determinado (Financiamiento) ¿Porqué realizamos un proyecto? Para mejorar nuestra comunidad. sueño. hay otras maneras más (2) Objetivo superior (Propósito. (3) Objetivo del proyecto Deseo que nuestra comunidad sea donde crecen los bebes muy sanos.

logra los resultados esperados. se acerca al objetivo suprior. 4 . el objetivo del proyecto. RESULTADOS ESPERADOS Si cumple las actividades. logra el objetivo del proyecto. los resultados esperados y las actividades se relacionan en la manera siguiente. vamos a ¡Vamos a trabajar en la definir claramente el objetivo manera superior. Esta manera ayuda a nuestras actividades propias ser más ordenadas y orientadas al objetivo. ACTIVIDADES En nuestro proyecto. eficiente! los resultados esperados y las actividades. El objetivo superior. OBJETIVO SUPERIOR Si cumple el objetivo del proyecto. el objetivo del proyecto. OBJETIVO DEL PROYECTO Si cumple los resultados esperados. para que podamos llegar al propósito con más eficiencia.(5) Actividades Las Actividades son todo lo que tenemos que hacer para lograr los resultados esperados.

Don Chepe aprendió la producción de abono. Cada año se parece que cosecha menos que el año anterior. y le recomendó aplicar el abono orgánico. y lo aplicó a su maíz este año. Don Chepe consultó a un agrónomo que viene a su comunidad. Este año él cosechó otra vez menos que el año pasado. El año pasado Don Chepe cosechó menos que el año antes. 5 . El decidió hacer algo para mejorar su cosecha. y muy sanas aprendió cuánto abono mis plantas! necesita aplicar para mejor desarrollo de las plantas.2. Don Chepe visita a su campo muy a menudo a ver el ¡Parecen desarrollo de maíz. Don Chepe también cultiva maíz todos los años. Pero Don Alberto sembró en misma manera este año también. Este año Don Chepe cosechó más que el año pasado y decidió aplicar el abono la cantidad adecuada según lo que aprendió a través de su trabajo de este año. Kaizen: Un concepto para el mejoramiento No sé qué pasa… Pero a lo mejor saldrá bien este año. Don Alberto cultiva maíz todos los años.

que significa literalmente mejora. Veamos los ejemplos de la aplicación del Kaizen de Japón en las columnas. ¿Qué es la diferencia entre estos dos señores? ¿Qué resultado hizo la diferencia de los señores? Todos siembran el maíz desde los tiempos de nuestros abuelos y bisabuelos en la misma manera como el ejemplo de Don Alberto. Don Chepe cambió un poco la manera de pensamiento y buscó un punto de mejoramiento para cosechar más. Kaizen me ayudará a mejorar la cosecha de mis frutas también. No fue un gran cambio. El desarrollo del Kaizen fue mano con mano con la de los ciclos de PHCA que veamos en próximo capitulo. 6 . Pero. Kai que significa Cambio y Zen que se interpreta como lo mejor en un sentido tanto espiritual como físico. es decir. Una definición más cerca al significado de la palabra en japonés es el de "desarmarlo completamente y volverlo a armar de una mejor manera". se llama “KAIZEN”. proviene de dos vocablos japoneses. es por eso la traducción al español mejora continua. El Kaizen por lo regular toma un pequeño paso a la vez. ¿Qué necesitamos hacer para ser como Don Chepe? Vamos a aprender un concepto famoso de mejoramiento. pero dio pequeño esfuerzo y aprendió la nueva técnica. KAIZEN es una palabra japonesa. repetir las mismas pero cada vez con una idea nueva para mejorarlo.Vimos el ejemplo de dos señores.

Checar y Actuar (PHCA). procesos. Y Kaizen se brinda por la motivación humana hacia todo el tipo de mejoramiento.” Se refiere a que se producen no más que lo que se necesita. Jidoka ayuda evitar el paso de defectos. “El Sistema de Producción de TOYOTA es también El Sistema de Producción de ‘Pensamiento. Hacer. hacia mejoramiento. una empresa japonesa de automotoriz ya globalmente reconocida. realizan las prácticas de Kaizen y entregan sugerencias para mejoramiento. y se los atienden inmediatamente. Se suman en dos tipos de operaciones principales. Lo que dirigió TOYOTA a convertirse en una de las empresas más exitosas del mundo es un esfuerzo incansable de Kaizen. la cual tomó la empresa para resolver problemas prácticos y satisfacer las necesidades de la empresa (y de los clientes. El Sistema de Producción de TOYOTA se desarrolló a través de la gestión de tanteo y prueba. no se persiguen cambios drásticos. Hay dos puntos que recordar. productividad. 7 . en el cual señala un “sistema de cambio continuo en calidad. creo yo) (el Sr. uno por uno. casos de desperdicios sin requerer muchos gastos (Toyota Georgetown). afirma. cultura corporativa. Los empleados de TOYOTA. ¡quiere ser lo más eficiente y eficaz que posible! Se han inventado varias herramientas originales en su sistema de producción bajo el principio de Kaizen. Teruyuki Minoura. No se re-comienzan las líneas hasta que se resuelven los problemas.’” TOYOTA crea un ambiente donde surjan ideas y invenciones de cualquier esquina de sus talleres. Uno es “Jido-ka (automatización). El otro es “Just-in-Time (justo-a-tiempo). Uno es que. seguridad y liderazgo (Wikipedia).Columna 1 KAIZEN de TOYOTA KAIZEN es una palabra japonesa que significa “cambio positivo” o “mejoramiento. el proceso de Kaizen bien representa el ciclo de Planear. cuando se necesita y cuánto se necesita.” TOYOTA. En el propio sentido de la mega-empresa.” literal y generalmente. El otro es que se espera a todos los empleados pensar.” En ésta se paran las líneas de producción al detectarse problemas.” emfatiza el Sr. Además. “No se puede hacer cosas sin que se desarrollen humanos. Director Gerente Principal. La palabra se desarrolló en el mundo de negocios y industrias. en TOYOTA hay que dejar de ser una maquina para manejar su maquinaria.” Sí. y aumentar la calidad en el proceso de producción. Minoura). es simple de lo que trata TOYOTA bajo Kaizen. tecnología. O sea. Kaizen significa un “sistema de mejoramiento continuo en el cual se eliminan. En su lugar se intentan pasos pequeños. identificar and corregir las áreas de problemas. empleó y desarrolló el principio de Kaizen para su sistema de operación llamado el Sistema de Producción de TOYOTA (the TOYOTA Production System). Es decir. sin considerar sus títulos o posiciones.

(1) ¿Qué es el ciclo de PHCA? PHCA es un ciclo que consiste en Planear. Ciclo de PHCA Ahora. La terminación de una vuelta del ciclo de PHCA fluye en el principio del siguiente. y pensar la mejor acción posible. (2) Pasos de PHCA Vamos a ver cada paso del ciclo de PHCA y aprender qué necesitamos hacer. Es una metodología para mejorar cualquier tipo de actividad o trabajo. Hacer. y repite el flujo del ciclo hasta que llega a la meta. buscar áreas de cambios para mejoramiento. Estudiar y definir el problema. vamos a conocer el ciclo de PHCA que serviría como un método básico para realizar KAIZEN en nuestro trabajo. Los ciclos repetidos de PHCA garantiza el mejoramiento en cualquier tipo de actividad.3. Checar y Actuar (PHCA). 8 . Paso 1: • PLANEAR ¿Qué cosa puedo cambiar para mejorar mi trabajo? Analizar la situación.

ACTUAR Paso 4: • Si los resultados no están según lo esperado. 9 . regresa a PLANEAR otra vez con la nueva idea que ha surgida. reconsiderar la dirección hacia el objetivo. ¡OJO! Después de ACTUAR. ¡OJO! El plan no tiene que ser un desafío grande. Paso 2: • HACER Poner el plan en práctica. Es importante identificar “¿Qué se ha aprendido?” y “¿Qué otra idea de mejoramiento surgió a través de la acción hasta ahora?”. CHECAR Paso 3: • • • Ver y analizar resultados de trabajo después de un corto plazo. Compare los resultados obtenidos contra los resultados esperados del plan. Puede ser un esfuerzo pequeño.• Desarrollar un plan.

y actuar o modificar el plan cuando es necesario. CHECAR y ACTUAR es MONITOREAR en otra palabra. Para mejorar nuestra actividad. a través de CHECAR se puede aprender la lección importante y el punto para el mejoramiento. Clave 1: ¡Vamos a adquirir la costumbre de buscar un punto de mejoramiento en cualquiera actividad o trabajo! ¿Cómo puedo usar menos leñas para cocinar? ¿Cómo puedo evitar la enfermedad de mi ganado? Clave 2: ¡Vamos a fortalecer los pasos de CHECAR y ACTUAR en nuestro Proyecto! Porque nuestro Plan no es siempre perfecto. es muy importante practicar las claves siguientes. vamos a aprender una manera de MONITOREO.(3) ¿Cómo se aplica el ciclo de PHCA en nuestra actividad? Para aplicar este ciclo de PHCA a nuestra actividad o trabajo. luego ACTUAR lo que aprendido en el siguiente paso. 10 . Además. En siguiente paso. hay que checar el resultado del trabajo en corto plazo.

Las ciudades quedaron quemadas. Una de las activiades más exitosas fue la difusión del fogón ahoraddor. ¿No se parece a un proceso de monitoreo? Este método ayudó llevar los efectos a lo máximo con los recursos mínimos. dejando a la gente misma realizar acciones. y la gente careció recursos básicos para vivir. no había ventanas. Y. Por ejemplo. Se ejecutó una serie de actividades para mejorar la vida con el apoyo de los Extensionistas de Mejoramiento de la Vida. nutrición y saneamiento en las comunidades agrícolas. con chimeneas para que no se quedara el humo adentro. dieron cursos de cocinas nutricionales y ayudaron a establecer las instalaciones públicas como baños. Japón re-nacería como un país totalmente distinto. a través del Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida.” Es decir. lavanderías y jardines de niños. la gente. tomaron notas los hogares pilotos además de que observaran el impacto los Extensionistas. un país de gran crecimiento económico. La situación de cocinas en hogar era un buen ejemplo de la persistencia de la tradición vieja . ventanas que permitieron entrar el aire y la luz. las bases comerciales e industriales se perdieron. Sin embargo. Unos de los los enfoques principales fueron introducir la racionalización en la vida rural y criar la capacidad de los campesinos de hacer esfuerzos voluntarios. Fue no más que hacer sugerencias y dar informaciones. Se llama el Programa de la Defusión de Mejoramiento de la Vida. construyendo una fundación firme para el crecimiento económico de los 1960s. Resolvió el Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida los problemas de salud. se observó cuánto consumo de combustible se cambió por el fógon. Silvicultura y Pescas de Japón). Silvicultura y Pescas de Japón. que fueron los oficiales del gobierno y trabajaron directamente en la comunidad con los habitantes. Nadie preguntó si se podía mejorar. dentro de los veinte años siguientes. Además. la posición elevada del fogón que facilitó a mujeres permancerse en pie. había humo y húmedo. así se iba a quedar para siempre. las cocinas en la comunidad se modernizaron. causando varias dificultades físicas a las mujeres.era oscura. su papel nunca fue decir a la gente qué hacer. el cual inició el gobierno japonés en 1948. En el caso del fogón. etc. Estos tratamientos primero se probaron con algunos hogares pilotos para que se vieran sus efectos. incluyendo la comida adecuada. introdujeron un vestido simplificado. empezó a tomar la iniciativa por su propio bienestar. Japón era un país derrotado. Sin embargo. creó “agricultores que piensan (el Ministreo de Agricultura. El Programa trajó cambio no sólo al nivel físico sino también al nivel mental. Según el Ministreo de Agricultura. ¿Qué ocurrió a Japón durante este período después de la Guerra? Uno de los eventos fue un movimiento nacional de mejoramiento de la vida.MOVIMIENTO de MEJORAMIENTO de la VIDA en JAPÓN después de la SEGUNDA GUERRA MUNDIAL Columna 2 Cuando terminó la Segunda Guerra Mundial en 1945. 11 . Sin embargo. antes pasiva.

MONITOREO = CHECAR y ACTUAR ¡OJO! ¿Porqué es importante un monitoreo? Monitoreando nuestras actividades. y corrijamos y modifiquemos nuestras actividades antes de que ya sea tarde… 12 . De no ser así. podemos lograr mejores resultados con menos gastos y tiempo. al contrario de lo rendido ya. Monitorear es mirar el proceso. así que nos permite espacio para que podamos descubrir problemas.4. hay que decidir qué hacer. Monitoreo del Proyecto (1) ¿Qué es monitoreo? MONITOREO es ir viendo o vigilando constantemente que las actividades vayan saliendo tal y como las pensamos al inicio.

Recuerda.(2) ¿Cómo se monitorea nuestro proyecto? HOJA DE MONITOREO Vamos a formular una hoja de monitoreo para monitorear bien las actividades. La hoja de monitoreo contiene los cuadros como siguiente. Cronograma Resultado Medio de Responsable Indicador Esperado Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real E F M A M J J A E F M A M J J A El cuadro arriba es lo que ocupamos para monitorear el Resultado Esperado. 13 . son todo lo que necesitamos hacer para lograr resultados y objetivo del proyecto. y llenar la primera columna. es lo que queremos lograr a través de las actividades. El cuadro abajo es para monitorear las Actividades. Vamos a identificar todas actividades de nuestro Proyecto. Recuerdo. y lo que necesitamos lograr para llegar al objetivo de nuestro proyecto. pensando qué cosas y cómo y cada cuánto tiempo vamos a monitorear.

se encuentra la hoja de monitoreo blanca para que formulemos una hoja de monitoreo real de nuestro proyecto. tenemos que buscar un indicador para cada actividad del proyecto. medir o contar. claro que es la cantidad de la cosecha por el tamaño de campo y el número de plantas. Para monitorear el proyecto. Cuando decimos “ha cosechado bien”. Puedo decir que “he cosechado bien” porque hay mayor cantidad de cosecha que el año pasado.¡Vamos a ver uno por uno para aprender cómo se llena este cuadro! En la ultima pagina de esta guía. 14 . ¿qué indique si es la cosecha es bien o mar? Sí. INDICADOR Para monitorear las actividades. necesitamos información que nos indique si y cómo van avanzando las actividades y los objetivos de nuestro proyecto. ya que nos indican o nos dicen algo sobre nuestro proyecto. La información de la cantidad de cosecha nos permita valorar si es bien cosecha o mar. A ese tipo de información le llamamos indicadores. Un indicador es algo que se puede pesar.

es decir. ACTIVIDAD INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Reforestación del bosque Número de las plantas pegadas El “número de las plantas plantadas en el bosque” indica el avance de una actividad “Reforestación del bosque”. está avanzada más la actividad.Ejemplo de “Indicador”: Reforestación Veamos los ejemplos de una actividad “Reforestación”. El “número de las plantas plantadas en el bosque” y el “número de plantas pegadas” pueden ser los indicadores de una actividad “reforestación del bosque”. 15 . el “número de plantas pegadas” indica el avance de la reforestación. no está logrando bien el objetivo de la actividad. En misma manera. hay algún problema en la manera o técnica de reforestación. Porque si hay menos plantas pegadas después del trabajo de reforestación. es decir. Por lo tanto. si hemos plantado más.

ACTIVIDAD Reforestación del bosque INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Número de las plantas pegadas MEDIO DE VERIFICACIÓN Consultar a memoria de trabajo Contar las plantas pegadas ¿Cómo vamos a revisar el indicador “número de las plantas plantadas en el bosque”? Sí. Ejemplo de “Medio de verificación”: Reforestación Vamos a ver el ejemplo. ¿Cómo vamos a checar el indicador el “número de las plantas pegadas”? Para saberlo. 16 .MEDIO DE VERIFICACION Ya que tenemos indicadores por actividad. nada más que vamos a revisar la memoria de trabajo. y “contar las plantas pegadas”. A esto le llamaremos medio de verificación. nos falta decidir cómo vamos a checar o revisar esos indicadores. si estamos llevando control del número de plantas que tuvimos y plantamos. necesitamos visitar el lugar de trabajo después de cierto tiempo.

La persona responsable de monitoreo visita el lugar de actividad y colecciona la información de los indicadores según la hoja de monitoreo. Regularmente es un comité de monitoreo que debe recibir constantemente información de los resultados de monitoreo o bien buscarla ellos mismos en campo. A ver cuántas plantas están pegadas aquí… CRONOGRAMA Para completar el hoja de monitoreo. y el número real que obtiene en el momento de monitoreo en las columnas de REAL.RESPONSABLE Tenemos que decidir quiénes van a ser responsable del monitoreo. A esto le llamamos cronógrama. 17 . En la cronógrama vamos a poner el número planeado en las columnas de PLAN. debemos poner un tiempo para la medición de cada uno de los indicadores y sus metas de medio tiempo.

El mes pasado plantamos 200 plantas en el bosque como planeábamos. Suponemos que estamos en el mes de Febrero ahora. plantaremos 200 más en Marzo y Mayo.Ejemplo de “Cronógrama”: Reforestación Veamos un ejemplo cronograma siguiente. Si hay más que 160 plantas pegadas. Esperamos que peguen 80% de las que plantadas cada vez dentro de un mes. ya conocemos qué contiene la hoja de monitoreo. hay que pensar ¿Qué es el problema? ¿Cómo podemos mejorar el resultado? Cronograma (Cada letra significa los meses del año.) Medio de Verificación Reforestación Número Consultar la del bosque de plantas memoria de plantadas trabajo en el bosque Actividad Indicador Número de plantas pegadas Contar las plantas pegadas Responsable Comisariado de bienes comunales Plan E 200 F M 400 A M 600 J Real 200 Comisariado de bienes comunales Plan Real 160 320 480 Hasta aquí. necesitamos ir a contar las plantas pegadas este mes. ¡Vamos a platicar con nuestros compañeros y decidir todas las información para el resultado esperado y las actividades de nuestro proyecto. Pero si hay menos plantas pegadas. esta actividad está caminando bien como hemos planeado. del Para llegar a 600 plantas en total. ¡Ya podemos formular nuestra hoja de monitoreo completa! 18 . Entonces.

Ahora vamos a trabajar en el proyecto de nuestra comunidad para mejorar nuestra mañana! ¡OJO! En todas las cosas que hacemos. ¡Monitoreo nos ayudará hacerlo en la manera ordenada! 19 . confirmar avance del proyecto y buscar una idea de mejoramiento para el siguiente paso. a través de monitoreo. Nada más que necesitamos ser flexible en nuestra cabeza y cambiar nuestra manera de pensamiento para encontrar una de las buenas ideas. Así continuamos la misma manera hasta que lleguen a nuestro objetivo. Esto hay que hacerlo regularmente para hacer los cambios necesarios a tiempo y poder asegurar el éxito del proyecto. Recordamos que lo importante es. hay el punto de cambio para el mejoramiento sin falta.REUNION DE MONITOREO (MODIFICAR EL PLAN) Toda la información reunida en la hoja de monitoreo nos debe servir para que nos reunamos y platiquemos sobre cómo va y cómo calificamos el proyecto.

Hoja de Monitoreo Titulo del Proyecto: Objetivo del Proyecto: Periodo del Proyecto: Resultado Esperado Medio de Responsable Verificación Plan Real Actividad Indicador Medio de Responsable Verificación Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real 20 E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D Primero Año E F M A M J J A S O N D E F Segundo Año M A M J J A S O N D Indicador .

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