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Captulo3delMdulo2

reausuaria,rganoencargadodelascontratacionesy Comitespecial

Docentes: CarlosMarianoRiveraRojas NapolenPrezMachuca

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Pasosaseguirparaelestudiodeestecaptulo: Paso1. Leaeltextodelpresentecaptulodesdeel17deeneroal23deenero. Paso2. Ingrese a la Herramienta Videoconferencia el 27 de enero a las 7.00 p.m. para que participe en esta actividad; en la cual se expondrn los temas de los captulos 3 y 4 del mdulo 2. Podr realizar las preguntas a los capacitadores respecto de los temas que se estudien en los dos referidoscaptulos. Paso3. Puedeescribiraldocentey/otutorsituvieraalgunadudaopreguntadeestecaptulo. Paso4. Contineconelestudiodelsiguientecaptulo.

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ndice I. reausuaria A. B. Definicin. Elroldelreausuariaenladeterminacindelestudiodeposibilidadesque ofreceelmercado. C. ElreausuariaysuvinculacinconelComitEspecial. D. Casosespeciales. 1. LabordelreausuariaenelConvenioMarco. 2. Labordelreausuariaenlasexoneraciones. 3. Elreausuariaenlaculminacindelcontrato. rganoencargadodelascontrataciones. Definicin. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de las caractersticastcnicasdelosbienes,serviciosyobrasacontratar. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contratacionesdelaEntidad. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valorreferencial. Suscripcindelcontrato.

II.

A. B. C. D.

III.

E. ComitEspecial. A. B. C. D. E. F. G. H. I.

Definicin. RequisitoslegalesparaconformarelComitEspecial. CambiodelosmiembrosdelComitEspecial. Reemplazoporlossuplentes. TiposdeComitEspecial. DerechosdelComitEspecial. DeberesyresponsabilidadesdelComitEspecial. ElComitEspecialtambinesresponsabledelosrequisitosmnimos. FuncionesdelComitEspecial.

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J.

Fuentesdeinformacinparaelaborarlasbasesadministrativas. 1. Reglasdelprocesodeseleccinyejecucindelcontrato. 2. Requisitosmnimos. 3. Factoresdeevaluacin.

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I.

reausuaria A. Definicin El rea usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, serviciosyobrasquerequiereparaelcumplimientodesusobjetivosymetas. Elartculo5delReglamentodelaLeydeContratacionesdelEstadoenadelante,laLey establece que el rea usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y funciones,canalizalosrequerimientosformuladosporotrasdependencias. Cada dependencia de una Entidad pblica se convertir en rea usuaria al momento en querealicesupedido,elcualtomaelnombrederequerimiento. En este requerimiento, que se materializa a travs de un memorando o cualquier otro documento establecido en las normas internas de la Entidad, debe acompaarse las caractersticasdelbien,serviciouobraylascondicionesenlasqueserequiere. El requerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin a lo previsto en el Plan Anual de Contrataciones; en cuya elaboracin tambin particip, indicando las necesidadesdebienes,serviciosyobrasquerequeraparaelejerciciopresupuestal. Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los objetivos estratgicos institucionales del ao fiscal dado que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadas en acciones y resultados. En ese sentido, la ejecucin de tareas requiere debienesyservicios,losmismosquenecesitandepresupuesto.Elpresupuestoparalos bienes y servicios est representado en el PAC. Los pedidos del rea usuaria tienen que estar en funcin de las tareas y acciones que se van a realizar para lograr los fines estratgicosinstitucionales. Precisamente, esta necesaria vinculacin con el Plan Anual de Contrataciones es importante pues obliga al rea usuaria a presentar sus requerimientos ante el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad de manera oportuna, involucrndose as coneltiempoquetomanlosprocesosdeseleccin.

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Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del Plan Anual de Contrataciones,elreausuariadeberrequerirlacontratacindelosbienes,serviciosu obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin,conelfindeasegurarlaoportunasatisfaccindesusnecesidades. De otro lado, el artculo 11 del Reglamento indica que el rea usuaria es la responsable dedefinirconprecisinlascaractersticas,condiciones,cantidadycalidaddelosbienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debedesarrollarlaconformelodisponeelartculo13delaLey. Lasnormasantescitadasordenanqueelreausuariadeberdescribirelbien,serviciou obraacontrataalplantearsurequerimiento;definirconprecisinsucantidadycalidad, eindicarlafinalidadpblicaparalaquedebesercontratado. Definirconprecisinlacantidadycalidaddelosbienes,serviciosyobrasquerequiereel rea usuaria debe realizarse respetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en elartculo4acpitee)delaLey. La norma pone nfasis en el hecho que es el rea usuaria quien debe encargarse de elaborar los requisitos tcnicos mnimos. Para ello debe considerar cules son sus necesidadesreales. Este nfasis normativo se debe interpretar tambin como una prohibicin legal para elaborar requisitos tcnicos mnimos con la intencin de favorecer a determinados proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecer bienes, servicios u obras en la calidadquelaentidadrealmentenecesita,consiguiendoademsunpreciomenor. Sobre esto ltimo, no debe perderse de vista que el artculo 2 de la Ley seala que el objeto de dicha norma la Ley es establecer las normas orientadas a maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Sector Pblico, de manera que stas se efecten en forma oportuna y bajo las mejores condicionesdeprecioycalidad. En ese orden de ideas, si el rea usuaria elabora los requisitos tcnicos mnimos con el propsito de favorecer a determinado grupo de proveedores sin considerar sus reales

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necesidades, est incumpliendo la norma antes citada. Este hecho le generar responsabilidadesdecarcteradministrativo,civilypenal. Del mismo modo, la norma citada indica que la elaboracin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Debern evaluar en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento. Precisa adems que esta evaluacin deber permitir la concurrencia de una pluralidad deproveedoresenelmercadoparalaconvocatoriadelrespectivoprocesodeseleccin. De otro lado, indica que deber evitarse incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimientoslofavorezcaadeterminadospostores. De esta manera, se advierte que el artculo 13 de la Ley es consecuente con la finalidad legalreferidaamaximizarelvalordeldinerodeloscontribuyentes. Si el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, establece requisitos tcnicos mnimos que realmente necesita que tenga el bienoservicioquesolicitayquepermitelaparticipacindeunapluralidaddepostores, sealcanzarelobjetivoplanteadoporelartculo2delaLey. Asimismo, las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Estas podrn recoger las condiciones determinadas en las normas tcnicas, si las hubiere. Por ejemplo, cuando el rea usuaria requiere la contratacin del servicio de seguridad y vigilancia para sus instalaciones, deber recurrir a las normas tcnicas establecidas para el caso por la Direccin General de Control de Servicios de Seguridad, ControldeArmas,MunicinyExplosivosdeUsoCivilDICSCAMEC. En el caso de obras, la normativa de contrataciones establece que se deber contar con la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el expediente tcnico aprobado, y cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento.

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La Entidad cautelar su adecuada formulacin con el fin de asegurar la calidad tcnica y reducir al mnimo la necesidad de su reformulacin por errores o deficiencias tcnicas querepercutanenelprocesodeejecucindeobras. Se establece nuevamente la necesidad de elaborar caractersticas atendiendo al Principio de Razonabilidad antes citado. Esto en la prctica significa que las caractersticas tcnicas en el caso de obras tambin deben responder a las reales necesidades de la Entidad, la misma que debe establecer adecuados metrados y requisitosenelpersonal,acordesconlaobraquesepretendeejecutar. A manera de ejemplo, presentamos el caso de una municipalidad que pretende convocar a un proceso de seleccin para la compra de escobas y recogedores. Dicha Entidadestablececomorequisitostcnicosmnimoslossiguientes: REQUERIMIENTOSTCNICOSMNIMOS

El proceso queda desierto pues los requisitos tcnicos mnimos no fueron adecuadamente elaborados: no se indica la cantidad de escobas y recogedores, y las caractersticas no se encuentran adecuadamente detalladas, por lo que no permite la presentacindeunapropuestaadecuada. Si bien es cierto, existe la posibilidad de presentar consultas y observaciones, ello no ocurre en todos los casos, como en las Adjudicaciones de Menor Cuanta para bienes y servicios.Nosepresentanlasetapasdeconsultasyobservacionesalasbases. Acontinuacin,observamoscmofueronmodificadosestosrequisitostcnicosmnimos paraunasegundaconvocatoria:

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REQUERIMIENTOSTCNICOSMNIMOS

*NOTA:Laentregaserentrespartesenelalmacndelimpiezapblica.

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Recordemosquecuandoelreausuariaelaboralascaractersticastcnicas,stasdeben serdetalladas.Debeindicarseconprecisinlacantidadycalidaddelosbienes,servicios yobrasobjetodecontratacin. B. Hemos sealado que el rea usuaria es la competente para determinar las caractersticas tcnicas. Precisamente el artculo 12 del Reglamento indica que, sobre la base de las mismas, el rgano encargado de las contrataciones tiene la obligacin de evaluarlasposibilidadesqueofreceelmercadoparadeterminarlosiguiente: 1. Elvalorreferencial. 2. Laexistenciadepluralidaddemarcasy/opostores. 3. LaposibilidaddedistribuirlaBuenaPro. 4. La informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin,deserelcaso. 5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que sevaacontratar,desernecesario. 6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin. El rea usuaria tiene la obligacin de brindar apoyo al rgano encargado de las contratacionesdelaEntidad,siesqueestadependenciaaslorequiere.Estaafirmacin sefundamentaenelartculo13delcuerpolegalantescitado,elcualestableceque,para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las contrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligada a brindarlobajoresponsabilidad. Finalmente, respecto a este punto, la norma indica que cuando se requiera la contratacin de estudios de preinversin y elaboracin de expediente tcnico y/o estudio definitivo, el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones, sustentar la convocatoria de los procesos de seleccin cuando tenga querealizarseporpaquete,oenformaseparada. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de posibilidades que ofreceelmercado

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C.

ElreausuariaysuvinculacinconelComitEspecial

ElComitEspecialtambinrequierelaparticipacindelreausuariaeneldesarrollodel procesodeseleccin. En efecto, durante la etapa de presentacin de consultas y observaciones los participantes pueden referirse a aspectos que han sido contemplados en las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o en el expediente tcnico los cuales bajoningunacircunstanciapuedenserrespondidosporelcomitespecialsinlaopinin previadelreausuaria. Si bien es cierto, uno de los miembros del comit especial pertenece al rea usuaria, no debe perderse de vista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente para reemplazar al rea usuaria en las respuestas relacionadas con los requisitos tcnicosmnimos,quehansidoelaboradosporesta. Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de seleccin, el comit especial est facultado para hacer las consultas que estime pertinentes al rea usuaria, siempre que stasserefieranalrequerimientooalascaractersticastcnicas. Al respecto, el artculo 31 del Reglamento de la Ley, al precisar las competencias del Comit Especial, seala que puede consultar los alcances de la informacin proporcionada en el Expediente de Contratacin y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cabe precisar que cualquier modificacin requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargadodelascontrataciones,segncorresponda. Igualmente, al momento de la calificacin de propuestas, el Comit Especial tambin podrrequerirelapoyodelreausuariaaefectosdeverificarsilaspropuestascumplen conloestablecidoenlosrequisitostcnicosmnimos. Si el motivo de declaratoria de desierto est referido a las caractersticas del objeto contractual, el Comit Especial solicitar informacin al rea usuaria, quien adems se encuentraobligadaadarleelapoyocorrespondiente.

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D.

Casosespeciales 1. LabordelreausuariaenelConvenioMarco

El artculo 100 del Reglamento de la Ley seala que cuando el rea usuaria requiera la contratacin de un bien o servicio deber consultar el Catlogo ElectrnicodeConveniosMarco. Precisa adems que si el catlogo contiene el bien o servicio con las condiciones requeridas, las Entidades, a travs del rgano encargado de las contrataciones, estarn obligadas a contratarlos de los proveedores adjudicatarios. Previamente verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma, precio, plazos y dems condiciones establecidas en las correspondientes fichas del Catlogo Electrnico de Convenios Marco, por medio de la emisin de rdenes de compra o de servicio si los montos contratados corresponden a un proceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta, y en el caso que los montos contratados corresponden a procesos de Adjudicacin Directa, Licitacin o Concurso Pblico, mediantelasuscripcindelcontrato. El Convenio Marco es una modalidad de contratacin a travs de la cual la Entidad pblica escoge desde un catlogo que aparece en el SEACE al proveedor de bienes oservicios, y realiza la contratacin de manera directa a travs de una ordendecompra,deservicioocontrato. Al respecto, debe tomarse en cuenta que el Convenio Marco constituye un mecanismo gil para la contratacin. Permite a la Entidad no solamente escoger alabrevedadalcontratistasinotambinlamarcadelbien;einclusivefraccionar lacompraeneltiempoycondistintosproveedores. Ahorabien,sielreausuariarequiereunbienoserviciocuyascaractersticasson distintas a aquel que aparece en el catlogo del Convenio Marco, tendr dos caminosquedebeseguirenelsiguienteordenestricto:

Primero: verificar el catlogo de los bienes y servicios que se comercializan por la modalidad de subasta inversa a fin de verificar si en elmismoseencuentraelbienoserviciorequerido.

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Segundo:convocaralprocesodeseleccinquecorrespondadelamanera clsica.

En resumen, una vez que entre en vigencia la modalidad del Convenio Marco, el rea usuaria al momento de realizar su requerimiento debe verificar si el bien o servicio con las caractersticas que requiere se encuentre en el catlogo del conveniomarco. Luego, en caso no se hallara en el catlogo referido, debe hacer lo propio en el catlogo de bienes y servicios que se comercializan por subasta inversa y en ltimo caso, recurrir a la convocatoria por la forma clsica del proceso de seleccinquecorresponda. 2. Hemos indicado que el rea usuaria es la responsable de determinar las caractersticas de los bienes, servicios y obras que requiere para la satisfaccin desusnecesidadesyelcumplimientodesusmetas. Asimismo, hemos enfatizado que los requisitos tcnicos mnimos deben responder a las necesidades reales de la Entidad, en concordancia con el PrincipiodeRazonabilidad,enarasdelobjetivoplanteadoporlaLey. Atendiendoaestospuntos,debemostenerencuentaqueexistensituacionesen las cuales solamente un proveedor cumple con la totalidad de los requisitos tcnicosmnimosyademselbienoserviciorequeridonoadmitesustituto. La coyuntura descrita en el prrafo anterior faculta a la entidad pblica para recurriraunaexoneracindelprocesodeseleccinporlacausalcontempladaen elartculo131delReglamentodelaLey. En tal sentido, la referida norma establece que en los casos en que no existan bienes o servicios sustitutos a los requeridos por el rea usuaria, y siempre que exista un solo proveedor en el mercado nacional, la Entidad podr contratar directamente,valedecir,atravsdeunaexoneracindeprocesodeseleccin. Labordelreausuariaenlasexoneraciones

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Enestecaso,ademsdepresentarelrequerimiento,luegodelascoordinaciones con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que le indicar que solamente un proveedor cumple con los requisitos tcnicos mnimos, el rea usuaria deber por lo menos colaborar en la elaboracin del informe tcnico legal sustentando las razones por las que requiere el bien o servicio con determinadacaractersticaquenopuedesersustituida. 3. El artculo 176 del Reglamento de la Ley indica que laconformidad requiere del informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales,debiendorealizarlaspruebasquefuerannecesarias. Dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de emitir el informe que servircomoinsumoparalaemisindelaconformidad. En efecto, resulta consecuente que aquella rea que realiz el requerimiento y estableci los requisitos tcnicos mnimos sea quien determine al final de la ejecucin contractualquerecibiporpartedelcontratistaaquelloqueefectivamenterequiri. Enresumen,lasprincipalesfuncionesdelreausuariasonlassiguientes: Requerirlosbienes,serviciosuobrasdeconformidadconloprevistoenelartculo13de laLey. Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e indicar la finalidad pblicadelobjetodelacontratacin. Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las caractersticas tcnicas duranteelprocesodeseleccin.PuedeleerunaopinindelOSCEen: http://www.osce.gob.pe/userfiles/archivos/28110%20%20MINCETUR%20 %20LP_1_2010.doc Responsabilizarsedequeelpedidocumplaconlasexigenciaslegalesmencionadas. Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido, es decir, de las caractersticas o especificaciones tcnicas y de los trminos de referencia. En este caso debetenerencuentalaprohibicindeindicarmarcasonombrescomerciales,patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, o de consignar una descripcin Elreausuariaenlaculminacindelcontrato

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que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico.Sloserposiblesolicitarunamarcaotipodeproductodeterminado. II. ElrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad(OEC) A. Definicin La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el rgano encargado de las contrataciones es aqul rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a lagestindelabastecimientoalinteriordeunaEntidad. EnlasentidadespblicasesconocidacomoLogsticaoAbastecimiento.Puedetener la categora de gerencia, oficina, unidad, rea o equipo. Ello depende de las normas de organizacininterna. El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin estatal. Junto con el rea usuaria y el comit especial sern las responsables de llevar adelante una contratacineficientedentrodelmarconormativoaplicable. Actualmente,elartculo6delaLeysealaquelosfuncionariosyservidoresqueformen parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar capacitadosentemasvinculadosconlascontratacionespblicas. Adicionalmente, el artculo 5 del Reglamento de la Ley establece que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de contratacin, debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente certificados, debiendo reunir como mnimo lossiguientesrequisitos: 1. 2. 3. Capacitacintcnicaencontratacionespblicasogestinlogsticaengeneral,no menoraochenta(80)horaslectivas; Experiencialaboralengeneral,nomenoratres(3)aos; Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica privada, nomenordeun(1)ao.

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Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios y servidoresdelrganoobjetodecomentarioestncapacitadosnosolamentedemanera terica sino tambin prctica, en temas de contratacin pblica o gestin logstica en general. Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las contrataciones cuenten con personal calificado que permita a la Entidad satisfacer sus necesidades de bienes, servicios y obras para el cumplimiento adecuado y oportuno de lasmetasyfinalidadesplanteadas. Un rgano encargado de las contrataciones conformado por personas calificadas en las condicionesprevistasseconvertirenunprincipalaliadodelasreasusuariasantesque en una dependencia burocrtica que retrasa las contrataciones requeridas y no ejecuta adecuadamenteelPlanAnualdeContrataciones. De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que intervienen directamenteenalgunadelasfasesdelacontratacinestatal. Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente estn obligados a ser capacitados los servidores y funcionarios del rgano encargado de las contrataciones cuyalaborserelacionesestrictamenteconlacontratacindeunbien,serviciouobra. A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta capacitacin los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que se encarguen de elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, participen como miembros del comit especial y realicen actividades vinculadas a la supervisin de la ejecucincontractual. Sinperjuiciodeloestablecidoporlanormativa,esrecomendablequelacapacitacinse realice tambin a otros rganos de las entidades como reas Usuarias, rgano de Control Institucional, Asesora Jurdica, Secretara General, Gerencia General, Titulares de Pliego entre otros, puesto que de esa manera se podrn unificar criterios entre las distintas dependencias de la Entidad, lo que redundar en un mejor manejo de las compraspblicas.

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Asimismo, en la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin desusmetaspresupuestariasestablecidas,sealandolaprogramacindeacuerdoasus prioridades. Paradichofin,lasEntidadesutilizarnelCatlogonicodeBienes,ServiciosyObrasque administra el OSCE, siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsabledeestaactividad. Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades que ser remitido al rgano encargado de las contrataciones para su consolidacin, valorizacin y posterior inclusinenelPlanAnualdeContrataciones. Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano encargado de las contrataciones revisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual de Contrataciones, sujetndolo a los montos de los crditos presupuestarios establecidos enelcitadoPresupuestoInstitucional. En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que tiene a su cargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de necesidadesparaconsolidarlos,establecerelvalorestimadoyluegoincluirlosenelPlan AnualdeContrataciones. Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea usuaria se debe realizar una indagacin de mercado y realizar el debido sustento del valor estimado con cotizaciones. Posteriormente, al momento de realizar los actos preparatorios deber efectuarse el estudio de posibilidades que ofrece el mercado y este valor estimado no podrserconsideradocomounafuenteparaelindicadoestudio. Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el Plan Anual de Contrataciones se sujeten a los montos considerados para el caso en el Presupuesto Institucional. De encontrarse algn tipo de diferencia, debe adoptarse las acciones necesarias a fin que el Plan Anual de Contrataciones no supere el monto previsto en el presupuestoinstitucional.

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Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que el Plan Anual de Contratacionesaprobadoestaradisposicindelosinteresadosenelrganoencargado de las contrataciones de la Entidad y en el portal institucional de sta, si lo tuviere. Dicho plan puede ser adquirido por cualquier interesado al precio equivalente al costo dereproduccin. Esta disposicin del reglamento guarda concordancia con el Principio de Transparencia contempladoenelartculo4acpiteh)delaLey. El costo de reproduccin nicamente debe ser considerado como el gasto que incurrir la Entidad en fotocopiar el Plan Anual de Contrataciones. No se tomar en cuenta otros gastoscomopersonal,electricidad,gastosadministrativosentreotros. Otra obligacin que contempla la Ley la encontramos en su artculo 7, el cual dispone que el Expediente de Contratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones,conformeseestablezcaenelReglamento. De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial. Dicha custodia implica mantener un adecuado sistema de archivo que permita conservar el expediente de contratacin en buenas condiciones, por un periodo mucho mayoradiez(10)aos. Asimismo el Reglamento dispone que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Previamentedeberverificarqueefectivamentecontienelossiguientesdocumentos: 1. Requerimiento acompaado de las caractersticas de los bienes, servicios y obras plasmadosenlasespecificacionestcnicas,trminosdereferenciaoexpedientetcnico, respectivamente. En el caso de obras adems debe contarse con la viabilidad en el marcodelSistemaNacionaldeInversinPblica. 2. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos previstos en la normativasobrecontratacionesdelEstado.

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3. Disponibilidadpresupuestal. Es sumamente importante que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad verifique la existencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen elementosindispensablesparalaaprobacindelExpedientedeContratacin. En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos antes citados, resulta legalmenteimposibleaprobarelexpedientedecontratacin. Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo en caso que haya sido modificado en algn extremo. Esta modificacin se refiere a cualquier cambio producto del anlisis de las causas que declararon desierto el proceso de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de los requisitos tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria anterior. B. La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Deber evaluarse en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercadoparalasatisfaccindelrequerimiento. Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. Por tanto, debe evitarse la inclusin de requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinadospostores. Por tal motivo, el rgano encargado de las contrataciones debe empezar a elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente despus de recibir el requerimiento. Lalabordelrganoencargadodelascontratacionesenladeterminacindelas caractersticastcnicasdelosbienes,serviciosyobrasacontratar

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Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano encargado de las Contrataciones tendr la oportunidad de revisar qu extremos de las caractersticas tcnicas deben ser objeto de modificacin; de manera tal que la contratacin se enmarque en los estndares planteados para el caso por la normativa sobrecontratacinpblicavigente. En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano encargado de las contrataciones juega un papel fundamental: conforme a sus competencias, es el encargado de verificar entre otros, la pluralidad de potenciales postores a partir de los requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin, deber comunicar inmediatamentealreausuariaquextremodelasespecificacionestcnicasotrminos de referencia deber ser modificado para evitar que la contratacin se dirija a un solo proveedor. Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones podr indicarle al rea usuaria cules sern los extremos que requieren ser afinados, de modo talquepuedanescogerlasmejoresalternativasqueofreceelmercado. Por ejemplo, en el caso de la compra de bienes, el rea usuaria podra requerir, de manera involuntaria, una caracterstica que se encuentra descontinuada en el mercado que ha sido reemplazada por una ms evolucionada. En este supuesto, en virtud a la coordinacindispuestaenlanormativasobrecontratacinpblica,elrganoencargado delascontratacionesdelaEntidadestenlaobligacindeindicaralreausuariacules son los ajustes que debe hacer en sus especificaciones, para retirar la caracterstica descontinuadayconsideraraquellaqueseencuentravigenteenelmercado. Precisamente, como ya lo mencionamos anteriormente, el Artculo 11 del Reglamento de la Ley, al ocuparse de las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla de acuerdo a lo indicadoenelArtculo13delaLey. Asimismo, la citada norma acota que el rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofreceelmercado,podrajustarlascaractersticasdeloquesevaacontratar.

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Esta norma es consecuente con la coordinacin que debe existir entre el rea usuaria y el rgano encargado de las Contrataciones de la Entidad para realizar los ajustes necesarios en los requisitos tcnicos mnimos; pero no debe perderse de vista que la responsablefinaldeladeterminacindelascaractersticastcnicaseselreausuaria. Sobre esto ltimo, debe tenerse en consideracin que si el rea usuaria cuenta con el sustento tcnico necesario para establecer en su requerimiento una o ms caractersticas que solamente las cumple un proveedor y que adems se trata de un bien o servicio que no admite sustituto, entonces corresponde iniciar el trmite para la exoneracincontempladaenelartculo20acpitee)delaLey. Ahora bien, la contratacin de esta eventual exoneracin se realizar conforme al procedimiento establecido en el artculo 135 del Reglamento de la Ley. Dicha norma establece que la contratacin del bien, servicio u obra objeto de la exoneracin, ser realizada por el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad o el rgano designadoparaelefecto. En otras palabras, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad estar a cargo de realizar el procedimiento de exoneracin, a menos que en el documento que apruebelamismasedesigneaotradependencia. C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contratacionesdelaEntidad Elartculo19delaLeyestablecequeelrganoencargadodelascontratacionesencada Entidad es responsable en caso del incumplimiento de la prohibicin a que se refiere dichoartculo. La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual fraccionamiento el cual consiste segn el artculo 20 del Reglamento en la prohibicin de dividir una contratacinparadarlugaralcambiodeltipodeprocesodeseleccin. Esta responsabilidad legal obliga al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a realizar un estricto control de los requerimientos enviados por las distintas

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reasusuariasalolargodeunejerciciopresupuestal,afindedeterminarculesrepiten elpedidoypodrangenerarunfraccionamiento. Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en consideracin que el citado artculo 20 ha considerado supuestos en los cuales, no obstante encontrarnos ante un caso de fraccionamiento, la norma ha estimado pertinente tomarlo como una excepcin.Dichoscasossonlossiguientes: 1. Cuando estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entidad restringi la cantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad presupuestal correspondiente; situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones al contarse con mayores crditos presupuestarios no previstos, provenientes de, entre otros, transferencias de partidas, crditos suplementarios y recursospblicoscaptadosopercibidosdirectamenteporlaEntidad. 2. EnelcasoqueconposterioridadalaaprobacindelPlanAnualdeContrataciones,surja una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, la cual deber ser atendida en su integridad a travs de una contratacin, salvo que respecto de la contratacinprogramadaaunnosehayaaprobadoelExpedientedeContratacin. 3. Cuando se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de seleccin con objetos contractuales distintos o en el caso que concurran procesos de seleccin con contratos complementarios, exoneraciones o con procesos bajo regmenesespeciales. 4. TratndosedeunacontratacinefectuadaatravsdelCatlogodeConveniosMarco. 5. En caso se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas empresas, en aquellos sectores donde exista oferta competitiva, siempre que sus bienes, servicios y obras sean de la calidad necesaria para que la Entidad se asegure el cumplimiento oportuno y los costos sean razonables en funcin a las condiciones del mercado. Esmuyimportantequeelreausuaria,rganoencargadodelascontrataciones,rgano de control institucional, rea legal y dems dependencias de la Entidad encargadas de

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analizar la existencia de fraccionamiento conozcan claramente estas excepciones, a fin deevitarretrasosenlacontratacinprogramadaporlaEntidad. Asporejemplo,siunreausuariaquefuecreadaluegodelaaprobacindelPlanAnual de Contrataciones, realiz durante 10 meses en el ao hizo la compra de tner para sus impresoras, a razn de S/ 1,000.00 (Un mil con 00/100 nuevos soles) en cada compra; noseconfigurafraccionamientoporquelacontratacinnofuedividida paracambiarde tipodeprocesodeseleccin. En efecto, en el caso antes sealado, la contratacin para todo el ao de tner para dicha rea usuaria asciende a la suma de S/ 10,000.00 (Diez mil con 00/100 nuevos soles).Dichacontratacinseencuentrafueradeunprocesodeunseleccinenvirtudal acpiteh)delnumeral3.3delartculo3delaLey. En cambio, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor a tres (3) UIT, se hubiera configurado el fraccionamiento, pues se dividi la contratacin para evitar realizarelprocesodeseleccinquecorresponde. Un tpico caso de fraccionamiento lo encontramos cuando por ejemplo, se pretende comprar medicamentos para todo el ao pero se divide la contratacin, y se requiere mensualmente los medicamentos necesarios para cubrir la necesidad de los prximos treintadas. D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valorreferencial El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene bajo su competencia tambin la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Al respecto, debe tenerse en consideracin que, al elaborar el citado estudio, el referido rganodeterminarlosiguiente: 1. Elvalorreferencial. 2. Laexistenciadepluralidaddemarcasy/opostores. 3. LaposibilidaddedistribuirlaBuenaPro. 4. Informacinquepuedautilizarseparaladeterminacindelosfactoresde evaluacin,deserelcaso.

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5. Lapertinenciaderealizarajustesalascaractersticasy/ocondicionesdeloquese vaacontratar,desernecesario. 6. Otrosaspectosnecesariosquetenganincidenciaenlaeficienciadelacontratacin. Asimismo, la normativa sobre contratacin pblica obliga que el indicado estudio tome encuentapresupuestosycotizacionesactualizados.Estosdebernprovenirdepersonas naturales o jurdicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a travs de portales y/o pginas Web, catlogos,entreotros.Deberemplearsecomomnimodos(2)fuentes. Es importante que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad conozcan que, cualquiera fuera el nmero de cotizaciones que hayan conseguido, nicamente poseen una fuente y que slo de manera excepcionalpodrnelaborarunestudiodeposibilidadesqueofreceelmercadoconuna solafuente. La normativa establece que tambin tomar en cuenta, cuando la informacin est disponible, los precios histricos, las estructuras de costos, las alternativas existentes segn el nivel de comercializacin, los descuentos por volmenes, la disponibilidad inmediata de ser el caso, las mejoras en las condiciones de venta, las garantas y otros beneficios adicionales, as como tambin la vigencia tecnolgica del objeto de la contratacindelasEntidades. Para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las contrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligadaabrindarlobajoresponsabilidad. E. Suscripcindelcontrato Otra importante labor que el rgano Encargado del as Contrataciones tiene a su cargo es precisamente la suscripcin de los contratos una vez que la buena pro ha quedado consentidaoadministrativamentefirme. Cuando la buena pro del proceso de seleccin ha quedado consentida o administrativamente firme, el Comit Especial debe entregar el expediente del proceso

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deseleccinalrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidadafinqueelmismo puedacitaralcontratistaparalafirmadelcontrato. El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a lo previsto por la normativa,teniendoencuentaelobjetoytipodeprocesoconvocado. III. ElComitEspecial A. Definicin Antes de definirlo, les presentamos el siguiente caso: Una institucin especializada en oftalmologa, saturada por la cantidad de pacientes, obtuvo el presupuesto para construir algunos consultorios adicionales y otros ambientes necesarios. Cuando su director, acompaado de sus asesores, estuvo seguro de que estaban dadas las condiciones para iniciar el proceso de contratacin de la obra, design a tres mdicos oftalmlogosparaqueintegrenelComitEspecial. Su presidente, tan pronto recibi el Expediente de Contratacin, convoc a sus colegas para elaborar las bases administrativas y, cuando empezaron a analizar la informacin que se les haba proporcionado, quedaron sorprendidos por la cantidad de documentos que estaban contenidos en dos archivos voluminosos. Al observar el contenido encontraron, entre otros datos, la memoria descriptiva, las partidas, los metrados, el anlisisdepreciosunitariosylosplanosdelafuturaedificacin. Cerraronlostomos,losataronenunpaqueteconformeleshabanentregadoysubieron a la oficina del director quien estaba imaginando cmo se vera la placa de bronce grabada con la inscripcin Pabellones construidos en la gestin del Dr. ., pero su pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretaria que le anunci la presencia de los miembros del Comit Especial de la obra. Que pasen, dijo, un poco irritado.Entoncesingresaron. El presidente del Comit Especial coloc los files del expediente tcnico en el escritorio deldirector,losabriyubiclaspginasquecontenanlaspartidasymetrados,adems de las que contenan los planos y habl: Seor director qu somos nosotros? Oftalmlogos, lo mximo en aspectos de la visin y, sealando los documentos, continu,peroenestecasonolavemos[3].

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Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera tomarse en cuenta para constituir un Comit Especial es el conocimiento y experiencia de las personas elegidas, tanto en la naturaleza del bien, del servicio o de la obra como en asuntos legales propios de la contratacin pblica. Optar por esta alternativa, siempre ser beneficioso, porque se minimizar los riesgos de adquirir productos o servicios indeseables as como la posibilidad de impugnaciones y de causas de nulidad del procesodeseleccin. LanormativaquerigelascontratacionesdelEstadoestipulaqueelComitEspecialesel rgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin con el consentimiento de la buenaproosucancelacin. Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del Titular de la Entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa funcin. Sus integrantes debern estar identificados con nombre propio y con indicacin expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber nominarse tantos suplentes como titulares sehaya designado.. El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en adjudicaciones directasydemenorcuanta. Elencargoparadesempearlafuncindelcomitespecialesirrenunciable[1]. B. RequisitoslegalesparaconformarelComitEspecial La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado por el Titular de la Entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para msdeunprocesodeseleccin. Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin expresa de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber precisarse el nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con los titulares para el caso dereemplazo.

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Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se deber contratarlo en calidad de experto independiente[4]. Asimismo, mediante convenio, ste puede provenir de otra entidad pblica, en cuyo caso se requiere autorizacin del Titulardeestaltima. No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los funcionarios que ejerzanfunciones de control o fiscalizacin,excepto personal del rgano de control interno cuando ste sea el rea usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el Expediente de Contratacin o las bases, o que tengan que resolver el recurso de apelacindelprocesoencurso;ylosfuncionariosqueensucalidaddemiembrosdeun ComitEspecialhubierensidosancionadosporresolucindebidamentefundamentada. DejardesermiembrodelComitEspecialquienseasancionadoconposterioridadasu designacin. Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones contenidas en el Decreto Legislativo N 0782009, el Comit Especial debe ser designado en un plazo mximodedos(02)dasdespusdehaberseaprobadoelExpedientedeContratacin. C. Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de caso fortuito o fuerza mayor; es decir, por situaciones naturales o humanas que hagan imposible el cumplimiento de su funcin, tales como enfermedad, muerte, culminacin delcontrato,ceseenlasfunciones,entreotros. La remocin deber hacerse mediante decisin escrita y motivada. En el documento de remocinsenombrarsureemplazo. D. Reemplazoporlossuplentes CambiodelosmiembrosdelComitEspecial Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y cualquiera de losmiembrosdebetenerconocimientotcnicosobreelobjetodelaconvocatoria.

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En caso de ausencia del miembro titular, por causas imprevistas, ser reemplazado por uno de los suplentes de manera definitiva. Adems, deber evaluarse el motivo de la ausencia para determinar responsabilidades, si fueran justificadas. Previa autorizacin, quienfueratitular,podrocuparelcargodemiembrosuplente. E. 1. Permanente Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor cuantaquesevayanaconvocarenelcursodelao. 2. AdHoc(paraunprocesoespecfico) Selonombraparaquellevenacabounalicitacinpblicaounconcursopblico. Enadjudicacionesdirectasydemenorcuantapuededesignarseunocuandosea necesario. F.DerechosdelComitEspecial Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y su presidente, a recibirelExpedientedeContratacindebidamenteaprobado. Pueden realizar consultas acerca del contenido del Expediente de Contratacin, realizar observaciones y sugerir modificaciones. Si se aceptara esto ltimo, es necesario que el ExpedientedeContratacinvuelvaaaprobarse. El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de cualquier oficina orgnicadelaEntidadparaelmejordesempeodesusactividades. Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la responsabilidad que se le asigna. Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de Contratacin, aunquesuaprobacindeberrealizarlaslamismaautoridadqueloaprob. Puede observar el valor referencial y comunicar dicha situacin a la oficina de Logstica. SiestalaaceptadebeseraprobadoporelfuncionarioquediovistobuenoalExpediente deContratacinysolicitarselacertificacinpresupuestal. TiposdeComitEspecial

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Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso fortuito, fuerza mayorofaltagravedebidamenteacreditada. En la realidad, la mayora de personas que conforman un Comit Especial pocas veces sonexpertosenasuntosdecontratacin;porloqueresultanaturalqueseleshayadado la facultad de exigir la asesora de cualquier otro rgano, funcionario o servidor de la Entidadaefectosdellevarcorrectamenteeltrabajoqueselehaencomendado. Por otro lado, es lgico suponer que una gran responsabilidad tenga como correlato la autonomaenelejerciciodesusfunciones. La tentacin de seducir o presionar al Comit Especial por parte de diversas personas interesadasen el negocio que va implcito en todo proceso de seleccin, siempre estar presente. La razn reside en que finalmente, en las manos de ste, de algn modo est la adjudicacin de contratos, cuyos montos van desde unos pocos miles a varios millones de nuevos soles. En ese sentido, el Comit Especial tiene que gozar de autonoma e independencia; pero tambin es su deber hacerla respetar, de otro modo no podr alegar violacin de su fuero, sino que se habr convertido en cmplice de las accionesilcitas. G. DeberesyresponsabilidadesdelComitEspecial

Eldasiguientedesudesignacin,elpresidentedelComitEspecialdebeconvocaralos demsmiembrosparasuinstalacin. Elaborarlasbasesadministrativasdelprocesodeseleccin. Conducirelprocesodeseleccinhastasuculminacin. Tomar decisiones con la presencia de todos sus miembros, ninguno de los cuales puede abstenersedeemitirsuvoto.Losacuerdospuedenserunnimesopormayora. Susdecisionesdebenconstarenactas. La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y cada uno de los miembros;salvoquealgunodeelloshayavotadoencontra. Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente de Contratacin y de las propuestas de los postores; en tanto no se hubiesen abierto o hecho pblicas para su evaluacin en la fecha y hora previstas en el calendario del proceso de seleccin. Una vez producido este evento, cesa el deber de confidencialidad

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yapareceeldetransparencia,envirtuddelcualsedeberpermitirquecualquierpostor revisetodalainformacingeneradaeneltranscursodelprocesodecontratacin. Advertencia! El comit especial, de oficio por cuenta propia no puede modificar las bases. H. ElComitEspecialtambinesresponsabledelosrequisitosmnimos LasnormasqueregulanlascontratacionesdelEstadonoestablecenresponsabilidaddel Comit Especial respecto de los requisitos mnimos; pero s los rganos de control. Los auditores sustentan su posicin en dos criterios: el primero tiene su origen en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), segn las cuales, los funcionarios y servidores pblicos deben desempear sus funciones con la debida diligencia, cuyo concepto, sumamente amplio y de apreciacin subjetiva, alcanza para responsabilizar a cualquier persona que haya tenido alguna vinculacin con el procedimiento de contratacin. El segundo, tiene que ver con la conformacin del Comit Especial, que por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo menos, un experto en el objetodelcontrato. I. FuncionesdelComitEspecial Elaborarlasbasesadministrativasdelprocesodeseleccin. Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su culminacin, que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmacin de la buena pro, cancelacin del proceso, el postor ganador renuncie a la buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme el contrato por razones de recorte presupuestal especficas para el proceso o porque haya desaparecido la necesidad[5]. A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo, ambas requieren conocimiento y experiencia en logstica y en las normas que regulan las contrataciones del Estado; pues, aunque se les provee de determinada informacin, est en sus manos completarla hasta convertirla en una oferta vlida, firme, seria y, sobretodo,paralosfinesbuscados. El ejercicio de la labor como miembro de un Comit Especial implica necesariamente el conocimiento de los derechos y deberes; los primeros para exigirlos y los otros para cumplirlos.

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J. Si asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en tres partes principales:reglasdelprocesodeseleccin,requisitosmnimosyfactoresdeevaluacin, elComitEspecialrecurriralassiguientesfuentesdeinformacin: 1. Reglasdelprocesodeseleccinyejecucindelcontrato Lafuentedeinformacinprincipalsonlasbasesestandarizadaspublicadasporel OSCE, en las que se ha sistematizado las reglas fijadas en el Reglamento que son aplicables a los procesos de seleccin. A ellas deben aadirse la informacin propiadelainstitucinylaqueconstaenelExpedientedeContratacin. 2. Requisitosmnimos Fuentesdeinformacinparaelaborarlasbasesadministrativas

La fuente de informacin es el Expediente de Contratacin y las normas legales queregulanelobjetodelprocesodeseleccin. 3. Factoresdeevaluacin

La fuente de informacin es el Reglamento; pero el aporte de la experiencia de los miembros del Comit Especial es fundamental. En realidad, los factores de evaluacinconstituyenelnicoaporterealdelComitEspecialydeloscualeses elnicoresponsable. Acontinuacinlespresentamoselsiguientecaso: Un organismo pblico necesitaba adquirir agua para el consumo de sus servidores y funcionarios. El pedidoestimado fue de 50000 litros para un ao. Con esta informacin, laoficinadelogsticarealizelestudiodemercadoysolicitcotizaciones. Las respuestas recibidas fueron diversas: algunas compaas cotizaron por botellas de 650ml,otrasporenvasesdelitroyotrasporenvasesdeveintelitros.Enestemomento, se dieron cuenta, en la entidad, de que haca falta definir el tamao del envase y decidieronadquirirellquidoenbotellasde650ml.

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Al revisar la informacin recibida de los proveedores que cotizaron el volumen elegido, encontraron que uno de ellos haba ofrecido un precio bastante cmodo y decidieron que ese sera el valor referencial. Cuando, a criterio de la oficina de logstica, el expedientedecontratacinestabacompleto,pidieronsuaprobacinylaobtuvieronsin contratiempos,puesalfinyalcabosetratabadecompraragua. El Comit Especial, luego de recibir el Expediente de Contratacin aprobado y sin hacer ningn reparo a su contenido, elabor las bases. Una vez obtenida su conformidad, public la convocatoria en el SEACE. Pas la etapa de consultas y observaciones; no producindose ninguna de ellas. Este hecho fue considerado como un sntoma de un proceso ejemplar; de modo que slo caba esperar la fecha de presentacin de ofertas en las que, estaban seguros, tendran una buena ruma de sobres y otra de muestras, estasltimaspedidasparaasegurarlacalidaddelproducto. En la fecha prevista para la presentacin de propuestas y al cierre del horario establecido, slo haba una oferta y una muestra; la misma que, luego de una rpida mirada, fue descalificada. Los evaluadores consideraron que el producto no reuna las caractersticas de calidad, entre ellas, el registro sanitario: Procedieron a redactar el actadelresultado,queincluyladeclaratoriadedesiertodelprocesodeseleccin. Posteriormentesecomunicaronconlosdistribuidoresdeaguademarcasconocidas,con la finalidad de conocer las razones de su ausencia en el proceso. Ellos les dijeron que el valorreferencialnorepresentabaelcostodemercado. Dos das despus, cuando en la oficina del rgano de control interno se acab el bidn de agua, pidieron su reemplazo; pero en la oficina de logstica les comunicaron que no disponandelproducto.Asimismolesprecisaronqueelprocesoparaadquirirlosehaba declarado desierto por falta de postores; pero que no se preocuparan, porque en tres das, como mximo, tendran el preciado lquido en envases individuales para saciar su sed. Esta respuesta llam la atencin de los auditores, quienes solicitaron una aclaracin acerca de los envases individuales. La respuesta fue que se iba a comprar agua en botellasde650ml.

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Al da siguiente, la oficina de Administracin recibi un memorando, en el que se les pedaquejustifiquenlarazndecompraraguaenelenvaseantescitado;pueslocomn yrazonableesqueseadquirieraenrecipientesde20litros,comosehacanormalmente ycuyocosto,adems,eramuchomenor. La oficina de Administracin, advertida del error, solicit al Titular de la Entidad la declaratoria de nulidad del proceso de seleccin. La obtuvo, pero previa llamada de atencin y cuando la registaron en el SEACE, encontraron que el postor descalificado haba presentado un recurso de apelacin, porque consideraba que las razones expuestas para rechazar su oferta (carencia de registro sanitario) no estaba previsto en las bases, de modo que no hubo ms remedio que esperar la ratificacin de la nulidad, previotrmitedelaimpugnacin. Qufallenesteprocesodeseleccin?Enprimerlugar,laoficinadelogstica(OEC)no hizo un trabajo logstico, sino uno de aprovisionamiento; es decir, se limit a procesar un pedido sin importar el porqu ni para qu. Una necesidad de este tipo debi haber sido parte de las decisiones estratgicas de la institucin representada en la optimizacindelosrecursoshumanos.Sehabraprevisto, entonces,lacompradelagua necesaria para el personal de la Entidad, as como la cantidad, la calidad, la forma de presentacin,lascondicionessanitarias,entreotrosdatosquehabranservidoparaque elrequerimientodecompraseaunpedidobienelaborado. De otro lado, la oficina de logstica (OEC) al no haber realizado una correcta gestin del pedido (tamao de envase y condiciones sanitarias) llev a cabo un deficiente estudio de mercado, lo que gener un valor referencial subvalorado; es decir, el Expediente de Contratacinnofueelaboradodemaneracorrecta. A su turno, el rgano encargado de conducir el proceso de seleccin no hizo ninguna evaluacin del Expediente de Contratacin, no se percat de sus deficiencias y traslad su contenido al texto de las bases, las que, debido a la ausencia de consultas y observaciones,estabanirremediablementeviciadasdenulidad. Este ejemplo sencillo ilustra tres aspectos fundamentales de los actos preparatorios del proceso de contratacin pblica, de cuya calidad depende, finalmente, el resultado buscado;puesunExpedientedeContratacinbienelaboradogarantizalacalidaddelos productos que se va a contratar, las condiciones de la transaccin comercial y el precio

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correcto; asimismo, un Comit Especial, elegido sobre la base de criterios tcnicos, permitir que las bases administrativas sea un texto coherente y objetivo que promuevaunprocesodeseleccintransparente.
[1]Art.20delaLeyy27al34delReglamento. [2]Art.34delReglamento. [3] Esta ancdota es contada por el Ing. Miguel Salinas Seminario, consultor de obras y expositor en temasdecontratacinpblica. [4]Art.28delReglamento. [5]Art.27delReglamento.

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