La comunidad Latina de estudiantes de negocios

CONTROL Y SEGUIMIENTO ESQUEMA GUA

1. CONCEPTO 2. EL CONTROL EN PROYECTOS 3. LOS TIPOS DE CONTROL

DIRECCI !"L "PR #"D $ REPR #"D P %&$ PER"CI !"L

4. EL PROCESO DE CONTROL 5. LA RETROALIMENTACION

6. EL MECANISMO DE CONTROL

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios

1.

CONCEPTO

El cont'ol es una acti(idad t'i(ial) que *o'ma pa'te de la (ida cotidiana del se' humano) consciente o inconscientemente. de la pe'sona u ob,eto que se cont'ola. La *inalidad bsica del cont'ol es la modi*icaci+n del compo'tamiento Consecuentemente) t'atndose de la c'eaci+n de sistemas de cont'ol es *undamental p'egunta') cual es el tipo de modi*icaci+n que debe' aca''ea' aquella en el compo'tamiento de la pe'sona o del ob,eto sometido al cont'ol. En el caso del cont'ol administ'ati(o) se mi'a El compo'tamiento de bsicamente el compo'tamiento humano. pe'tenece al campo de la ingenie'-a. El cont'ol es una *unci+n que se 'eali.a mediante pa'met'os que han sido establecidos ante'io'mente al acaecimiento del *en+meno cont'olado) es deci') el mecanismo de cont'ol es *'uto de una plani*icaci+n /) po' lo tanto) apunta al *utu'o. El sistema de cont'ol se p'o/ecta sob'e la base de p'e(isiones del *utu'o / debe se' su*icientemente *le0ible pa'a pe'miti' adaptaciones / a,ustes que se o'iginen en disc'epancias ent'e el 'esultado p'e(isto / el ocu''ido. Esto signi*ica que el cont'ol es una *unci+n dinmica) no solo po'que admite a,ustes) sino tambi1n po' esta' p'esente en cada acti(idad humana) 'eno(ndose ciclo t'as ciclo.

ob,etos tales como computado'as u ot'o tipo de maquina'ia)

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios

2. EL CONTROL EN PROYECTOS 2a/ casos en que unas mismas situaciones se 'epiten du'ante un pe'iodo 'elati(amente p'olongado de tiempo 3planes pe'manentes4) de tal mane'a que los posibles acaecimientos se conocen con un 'a.onable g'ado de ce'te.a. En el caso) po' e,emplo) de las ope'aciones 'epetiti(as) de p'oducci+n en l-nea o po' pedido) donde los pa'met'os de cont'ol) una (e. establecidos) pe'manecen estables po' un pe'iodo de tiempo dete'minado) solo se modi*ican cuando se intenta e*ectua' cambios en el p'oceso de p'oducci+n) en el modelo de calidad) en los ni(eles de e0istencias) etc. cont'ol) es deci') establece' no'mas pa'a que En ese caso) es posible p'og'ama' el *uncionamiento del sistema de 'esponda "s-) la automticamente a las situaciones que ocu''en con *'ecuencia) in*o'mndonos solamente de los sucesos e0cepcionales. e0cepci+n. 2a/ casos) sin emba'go) en que una secuencia de acti(idades debe 'eali.a'se solamente una (e.) po' lo que no se dispone de e0pe'iencia acumulada que pe'mita identi*ica' con p'ecisi+n todas las situaciones *utu'as posibles. %e encuent'an en ese caso los un ma/o' pro !"#os. La plani*icaci+n se e*ect5a con acci+n administ'ati(a se hace p'esente 5nicamente en los casos de

ni(el de ince'tidumb'e / natu'almente) esta se 'e*le,a tambi1n en los pa'met'os de cont'ol. En ese caso) el cont'ol instituido debe se' altamente dinmico) de modo que acompa6e a la etapa de

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

e,ecuci+n)

de

La comunidad Latina de estudiantes de negocios mane'a pe'manente / en todas sus *ases)

p'opo'cionando in*o'maci+n constante de la situaci+n 'eal en las di(e'sas (a'iables) pa'a pe'miti' al agente e(alua' / decidi' en cuanto a la g'a(edad de los e''o'es / toma' las decisiones necesa'ias.

&eniendo en cuenta que dent'o de las *unciones del ge'ente de p'o/ectos se encuent'a la de di'igi' / cont'ola' las ope'aciones de e,ecuci+n de tal modo que el con,unto de acciones e,ecutadas se a,usten 3en tiempo) costo / calidad4 a lo especi*icado en el p'o/ecto) es de (ital impo'tancia pa'a el cabal desa''ollo de cualquie' p'o/ecto) que el ge'ente tenga la auto'idad) capacidad 3de lide'a.go) de adaptaci+n4) sentido de equilib'io) ingenio 3imp'o(isaci+n4 / una g'an *acilidad de comunicaci+n / 'apide. pa'a toma' decisiones / pa'a cont'ola' las ta'eas) teniendo p'esente la di*icultad que esto implica t'atndose de p'o/ectos.

3. TIPOS DE CONTROL "unque obedeciendo siemp'e al esquema conceptual gene'al) los mecanismos de cont'ol pueden clasi*ica'se) dependiendo del momento en que se 'ealice la acci+n de cont'ol) en la *o'ma que se indica a continuaci+n: a)Control direccional

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios El mecanismo de cont'ol act5a antes de que la acti(idad este totalmente concluida. En este caso el cont'ol se 'eali.a de modo continuo / no en puntos dete'minados) de modo que cada elemento de la acci+n sea el 'esultado de la 'ecti*icaci+n casi instantnea de la acci+n ante'io'. Es lo que ocu''e) po' e,emplo) con un conducto' de ca''o) al o'ienta' su t'a/ecto'ia de acue'do con los obstculos que se encuent'an en el camino. El espacio de tiempo ent'e la pe'cepci+n de la nue(a situaci+n) la e(aluaci+n de la 'ecti*icaci+n a e*ectua') la decisi+n / la acci+n co''ecti(a debe se' m-nimo) so pena de ocasiona' un accidente. En p'o/ectos) este tipo de cont'ol se puede 'eali.a' cuando se tiene est'uctu'ado un sistema) que pe'mita cont'ola' los di*e'entes *acto'es de mane'a continua. b)Control aprobado - reprobado En este caso) el 'ecepto' del cont'ol se somete a un e0amen despu1s de concluidas dete'minadas acti(idades. hubie'a una 'ecti*icaci+n) el p'oceso se En caso de inte''umpe ap'obaci+n se pe'mite la 'eali.aci+n de la acti(idad siguiente. %i de*initi(amente o hasta que se subsanen las i''egula'idades. Este es el caso t-pico del cont'ol de calidad. 7na pie.a de la l-nea de p'oducci+n se somete pe'i+dicamente a inspecci+n) la que se 'eali.a de acue'do con especi*icaciones p'eestablecidas po' el +'gano enca'gado del dise6o t1cnico del p'oducto. "l pasa' la inspecci+n) la pie.a se libe'a pa'a somete'se a la p'+0ima

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios ope'aci+n. "l se' 'ep'obada) se la encamina hacia un campo de 'ecupe'aci+n) si esto *ue'a posible. "l no ocu''i' esto 5ltimo) la pie.a se desecha. En p'o/ectos ocu''e algo simila') si se 'eali.a este cont'ol /) se detectan *allas en alguna de las acti(idades) lo ms 'ecomendable es encamina'la3s4 co''ectamente) pa'a que no se p'esenten p'oblemas poste'io'es. c) Control postoperacional El mecanismo de cont'ol s+lo se pone en *uncionamiento despu1s de concluida toda la ope'aci+n. La in*o'maci+n pa'a la acci+n co''ecti(a en este tipo de cont'ol) solo se utili.a'a en un pe'iodo 3p'o/ecto4 *utu'o cuando se inicie la plani*icaci+n pa'a un nue(o ciclo de acti(idades. cu''e) po' e,emplo) en la e(aluaci+n *inal de un cu'so de capacitaci+n) o cuando el ent'enado' de un equipo de *5tbol e(al5a el desempe6o de sus ,ugado'es despu1s del ,uego. Este tipo de cont'ol se utili.a tambi1n con la *inalidad de da' p'emios e incenti(os a los agentes que pa'ticipa'on en la acti(idad. Estos cont'oles se pueden hace' al inte'io' del p'o/ecto 3cont'ol po' dent'o4 o po' inte'medio de *i'mas) e0te'nas al p'o/ecto) especiali.adas en cont'ol 3cont'ol po' *ue'a4. 8ale la pena menciona' que estos t'es tipos de cont'ol no son mutuamente e0clu/entes) sino que ms bien) deben se'

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios complementa'ios. La decisi+n de emplea' un tipo aislado de cont'ol o una combinaci+n de los tipos antes mencionados) esta en *unci+n del ca'cte' del sistema que se desea cont'ola' / del ni(el de comple,idad que se intenta int'oduci' en los mecanismos de cont'ol. En algunos casos) los cont'atistas e0igen que se haga un cont'ol e0te'no al p'o/ecto) pa'a asegu'a'se de la buena ma'cha del mismo.

4. EL PROCESO DE CONTROL El cont'ol / sus 'esultados pueden anali.a'se desde di(e'sos puntos de (ista. Desde el punto de (ista administ'ati(o) el cont'ol consiste en el con,unto de acti(idades e*ectuadas po' el agente con el p'op+sito de que las acti(idades se 'ealicen lo mas ce'ca posible al plan inicial. Esas acciones obedecen a una secuencia dete'minada constitu/endo el p'oceso de cont'ol) cu/a secuencia se puede (e' en la *igu'a 9. " continuaci+n se desc'ibe el p'oceso: A.Definicin de los parmetros de control Los pa'met'os 3metas / ob,eti(os4 son los elementos que pe'miten al sistema de cont'ol dete'mina' si las acciones estn o no conduciendo al 'ecepto' en di'ecci+n a la situaci+n deseada. La dete'minaci+n de esos pa'met'os ocu''e du'ante el p'oceso de plani*icaci+n) en la etapa en que se de*inen dete'minados componentes del sistema de cont'ol. En ese momento se *unden

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios plani*icaci+n / cont'ol. La de*inici+n de los pa'met'os debe p'e(e' un ma'gen de no'malidad) cosa que el sistema de cont'ol solo act5e cuando se sob'epase este ma'gen po' cualquie'a de sus limites) in*e'io' o supe'io'. La *i,aci+n de esos pa'met'os 'ep'esenta un p'oblema c'ucial pa'a el buen *uncionamiento del sistema de cont'ol /) po' ende) del ob,eti(o deseado) pues la de*inici+n de ob,eti(os / metas i''eales puede o'ienta' el compo'tamiento del 'ecepto' en una di'ecci+n que cont'a'-e completamente los deseos de la administ'aci+n. B.Medicin de los resultados &odo sistema de cont'ol debe posee' medios pa'a (e'i*ica' el 'esultado de cada acti(idad. Esta (e'i*icaci+n puede p'esenta'se ba,o una *o'ma cuantitati(a) como po' e,emplo: nume'o de hect'eas plantadas. Cuando no es posible la (e'i*icaci+n cuantitati(a di'ecta) se p'ocu'a e*ectua'la de modo sub,eti(o. %in emba'go) como esa modalidad esta su,eta a de*o'maciones int'oducidas po' quien hace la (e'i*icaci+n) su (alo' es 'elati(o. C.Evaluacin de los errores La e(aluaci+n consiste en la compa'aci+n ent'e los 'esultados que se p'etend-a obtene' / aquellos que e*ecti(amente se obtu(ie'on. Po' la p'opia ince'tidumb'e inhe'ente a la plani*icaci+n / a lo di*-cil que es t'aba,a' en p'o/ectos) 'a'a (e. se cumple lo 'eali.ado con lo p'og'amado. Es necesa'io) entonces) dete'mina' la magnitud de la di*e'encia comp'obada / sus 'epe'cusiones sob'e el p'oceso de e,ecuci+n del plan.

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios D. Definicin de las correcciones

7na (e. (e'i*icado un e''o' / e(aluada su g'a(edad) se hace necesa'io anali.a' las posibles soluciones e0istentes / selecciona' aquella que pa'e.ca mas adecuada. E. Ejecucin de las correcciones Las soluciones encont'adas deben t'aduci'se en lengua,e

ap'opiado pa'a quien se enca'gue de e,ecuta'las / con un g'ado de detalle mas ele(ado tomando en cuenta el ni(el ,e''quico del agente e,ecuto'.

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios

CORRECCI%N DEL PLAN

b,eti(os / metas De*inici+n de los pa'met'os de cont'ol.

E&ECUCI%N DE LAS CORRECCIONES "dmini0t'aci+n P'oceso

MEDICION DE LOS RESULTADOS

Desc'ipci+n de la opci+n. PLAN

PRI:ER ;L7< E'ALUACI%N DE LOS RESULTADOS

=D ;L7< DE$INICI%N DE LAS CORRECCIONES

$IGURA 1. PROCESO DE CONTROL

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios 5. RETROALIMENTACION El cont'ol es una acti(idad administ'ati(a /) como las dems) se 'eali.a sob'e la base de in*o'maciones) las cuales no solamente deben se' p'ecisas sino esta' disponibles en tiempo hbil. 7na in*o'maci+n imp'ecisa) en el momento opo'tuno) es tan 5til como una in*o'maci+n p'ecisa suminist'ada cuando /a no se le necesita. En el ciclo de cont'ol ha/ dos *lu,os ca'acte'-sticos de

in*o'maciones) del 'ecepto'

denominados hacia el agente /

usualmente t'ansmite los

feedback (alo'es

3'et'oalimentaci+n4. El p'ime' *lu,o e*ect5a la 'elaci+n en el sentido co''espondientes a las mediciones e*ectuadas. El agente) dotado de pode' de decisi+n) e(al5a / decide en cuanto a las co''ecciones que han de e*ectua'se. Pa'a que sean estas e,ecutadas de hecho es necesa'io lle(a'las al agente e,ecuto' a ni(el local. Es deci') se ha conseguido pone' en ma'cha el segundo *lu,o de 'et'oalimentaci+n) el cual *unciona en sentido del agente hacia el 'ecepto'. Pa'a que estos *lu,os *uncionen de *o'ma adecuada es necesa'io que) en la etapa de plani*icaci+n) se ha/an p'e(isto conductos ap'opiados pa'a la ci'culaci+n de esas in*o'maciones. "l conside'a' que no solamente la plani*icaci+n sino tambi1n la e,ecuci+n / el cont'ol se mate'iali.an a t'a(1s de di*e'entes ni(eles ,e''quicos) estos conductos deben dise6a'se a modo de que se p'este atenci+n a dichos di(e'sos ni(eles / que la in*o'maci+n conducida a t'a(1s de ellos se ag'egue de mane'a compatible con el ni(el ,e''quico del agente que (a a utili.a'la.

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios La *igu'a = ilust'a el concepto de 'et'oalimentaci+n en los di(e'sos ni(eles ,e''quicos. !i(el ,e''quico in*o'maciones !i(el de ag'egaci+n de las

AGENTE 1 Inst'ucciones Recu'sos AGENTE 2 Inst'ucciones Recu'sos AGENTE 3 Inst'ucciones Recu'sos RECEPTOR Resultados Resultados

%int1ticos

P"R>:E&R % DE Resultados C !&R L

$()*r+ 2. R!#ro+l(,!-#+"(.- !- los /(s#(-#os -(0!l!s 1!r2r3*("os Este aspecto es bien impo'tante dent'o de los p'o/ectos) /a que si no se p'esenta la su*iciente *luide. de in*o'maci+n en ambos sentidos 3'ecepto'$agente / agente$'ecepto'4) p'obablemente) el cont'ol (a a queda' sob'ando) debido a lo que se enuncio ante'io'mente ace'ca de la necesidad de tene' in*o'maci+n p'ecisa en el momento p'eciso.

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios

4. EL MECANISMO DE CONTROL 5SEGUIMIENTO6 El mecanismo de cont'ol se p'opone pe'miti' el seguimiento de la e,ecuci+n del P'o/ecto Integ'al / la int'oducci+n de las co''ecciones que 'esulta'n de la e0pe'iencia adqui'ida a lo la'go del mismo. Comp'ende : cont'ol *-sico) *inancie'o) de tiempo) institucional) de ob,eti(os. %e t'ata de dise6a' un p'og'ama o sistema que pe'mita desa''olla' no solo un cont'ol e*ecti(o del a(ance *-sico del p'o/ecto) as- como del a(ance *inancie'o / aun ms que pe'mita establece') a cada momento) la 'elaci+n tiempo/costo o meta/costo. de los 'esultados alcan.ados. Pa'a la implementaci+n) de un pe'*ecto sistema de cont'ol) e0isten limitaciones) tales como las que se e0ponen a continuaci+n: a4 Personal: Di*icultad en dispone' del pe'sonal ent'enado) lo que obliga muchas (eces a e(ita' un ma/o' g'ado de so*isticaci+n en el sistema que se dise6a. b4 Instalaciones: adecuadas) !o siemp'e se dispone de instalaciones como) po' e,emplo) una o*icina de "dems es posible) en algunos casos) llega' a un cont'ol institucional a t'a(1s

p'ocesamiento de datos. c4 Tiempo: 7n sistema de cont'ol pe'*ecto e0ige tiempo pa'a su implementaci+n) lo cual no siemp'e se consigue. %e

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios dispone) en gene'al) de mu/ poco tiempo pa'a p'og'ama' las di*e'entes *ases de un p'o/ecto. d4 Costo: El costo del cont'ol es un *acto' limitante en lo que 'e*ie'e al sistema que se (a a dise6a'. El costo tiende a ba,a' en los p'o/ectos g'andes / con el uso de p'og'amas cada (e. ms e*icientes. METODOLOGA EL CONTROL $SICO: El inst'umento bsico del cont'ol

*-sico es la t1cnica de 'edes. Ent'e ellas tenemos: R!/ PERT7CPM7ROY (-#!)r+/+: Pa'a el caso que tenga que hace' una integ'aci+n 3(a'ias 'eas) (a'ios subp'o/ectos) (a'ios p'o/ectos) etc.4 se emplea de p'e*e'encia el R ? 3'ed de bloques4. Cro-o)r+,+ /! G+-##: Contend' adems de las du'aciones de las acti(idades) las holgu'as total / lib'e co''espondientes a cada una de ellas. Las ante'io'es son s+lo algunas de las he''amientas utili.adas pa'a el seguimiento en los p'o/ectos) actualmente) e0isten di*e'entes paquetes de so*twa'e pa'a elabo'a') cont'ola' / mane,a' de una mane'a ms e*iciente los p'o/ectos. EL CONTROL $INANCIERO8 En 1l) se deben tene' en cuenta aspectos tales como: in(e'siones) p'esupuesto) pagos) etc. Es impo'tante tene' un seguimiento detallado de las *inan.as del p'o/ecto) al *in / al cabo el pe',udicado di'ecto si se

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios p'esentan des(iaciones negati(as) en la ma/o'-a de los casos) es el e,ecuto' de la ob'a. LA E'ALUACI%N DE O9&ETI'OS: cuenta el co'to / el la'go pla.o) %e hace teniendo en en este sentido) se tiene

como he''amienta cla(e el uso de indicado'es de gesti+n) a ni(el *inancie'o) tecnol+gico / social. CONTROL INSTITUCIONAL: Pa'a 'eali.a' el seguimiento en t1'minos institucionales) po' lo gene'al) se cont'ata una emp'esa e0te'na) pa'a que dictamine ob,eti(amente / no se p'esenten e(aluaciones sub,eti(as. El cont'ol institucional consiste *undamentalmente en la *o'mulaci+n de mediadas que pe'mitan una coo'dinaci+n e*iciente / ope'ati(a ent'e los di(e'sos o'ganismos) pa'a la consecuci+n del ob,eti(o *inal. Las p'incipales medidas que se siguen son me,o'amiento de los manuales bsicos de no'mas / p'ocedimientos) ope'aciones) c+digo de se'(icio) ent'e ot'os. EL EQUILI9RIO META7COSTO O TIEMPO7COSTO8 Pa'a

desa''olla' este cont'ol) se deben dise6a' indicado'es) que estable.can 'elaciones ent'e los tiempos empleados en la consecuci+n de una acti(idad 3o las metas alcan.adas4 / los gastos 'ealmente e*ectuados. El Status Index es uno de los ms utili.ados en este cont'ol) 1ste suminist'a in*o'maci+n ace'ca de: 'elaci+n tiempo/costo pa'a una *echa dete'minada) tiempo / costo pa'a la te'minaci+n del p'og'ama) 'eas que p'esentan condiciones c'-ticas) ent'e ot'as. %u e0p'esi+n matemtica se de*ine as-:

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com

La comunidad Latina de estudiantes de negocios SI = (DR / DP) * (P / GR) Donde: SI: %tatus Inde0@ DR: du'aci+n 'eal@ DP: du'aci+n p'og'amada@ P: p'eseupuesto@ GR: gasto 'eal. %i el 'esultado del -ndice es 9.AA) se dice que el p'o/ecto ma'cha de acue'do a loplaneado / p'og'amado@ mient'as que) un 'esultado meno' que 9.AA 'ep'esenta' un 'et'aso / (ice(e'sa con un 'esultado ma/o' que 9.AA. El hecho de 'eali.a' un buen cont'ol en los p'o/ectos) conduce a una me,o' utili.aci+n / a un ma/o' ap'o(echamiento tanto de los 'ecu'sos *-sicos) como *inancie'os) pasando po' los humanos. cual indica la impo'tancia que debe tene' esta pa'te Lo del

management en cualquie' tipo de p'o/ecto) po' lo cual se debe p'ocu'a' la implementaci+n de una est'uctu'a o'ientada a me,o'a' el segimiento / cont'ol) con mi'as a optimi.a' 'ecu'sos / minimi.a' p1'didas.

Los documentos que buscas estn en http://www.GestioPolis.com