Gua de primeros pasos

Captulo 5 Primeros pasos con Calc

Usar hojas de clculo en LibreOffice

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Este documento tiene derechos de autor 20112012 por sus colaboradores, tal como aparecen en la lista en la seccin titulada Colaboradores. Puede distribuirse o modificarse bajo los trminos de la GNU General Public License, ersin ! o posterior, o la Creative Commons Attribution License, ersin !.0 o posterior. "odas las marcas re#istradas $ue aparecen dentro de esta #ua pertenecen a sus due%os le#timos.

Colaboradores
&uan '. (an) &or#e *. Gu)m+n (oriano

Comentarios y sugerencias
Por fa or, dirija cual$uier clase de comentario o su#erencia acerca de este documento a, locali acion!oooes"or#

Agradecimientos
Este captulo est+ basado en el captulo - de la Gua de comien)o de .pen.ffice.or#. /os colaboradores de este captulos son, 0ichard 1arnes Peter 4upfer 7ichele 8arri .scar 7. Gme) (eno illa 0ichard 2et3iler &ean 5ollis 6eber 0obert (cott &ohn 4ane /inda 6orthin#ton &uan 'arlos (an)

Fecha de publicacin y versin de software

9ersin en espa%ol publicada el 11 de junio de 2012. 1asada en la ersin !.! de /ibre.ffice

Nota para usuarios de Mac

*l#unas pulsaciones de teclado : opciones de men; son diferentes en un 7ac de las usadas en 6indo3s : /inu<. /a si#uiente tabla muestra al#unas sustituciones comunes para las instrucciones dadas en este captulo. Para una lista detallada ea la a:uda de la aplicacin. Windows/Linux
Herramientas Opciones opcin de men; 'lic con el botn derecho 'trl >'ontrol? AA11

Equivalente en Mac
/ibre.ffice Preferencias 'ontrol=clic z $Comando% (hift=z=Az=&

Efecto
*cceso a las opciones de confi#uracin *bre men; conte<tual @tili)ado con otras teclas *bre el na e#ador *bre la entana de estilos : formato

La documentaci'n de LibreOffice est disponible en es"libreoffice"or#

Contenido
(erechos de autor""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" ) Nota para usuarios de *ac"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" ) +,u- es Calc.""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 5 /ojas de clculo0 hojas 1 celdas""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""5 Componentes de la ventana principal de Calc"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""5 2arra de ttulo"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 3 2arra de men4s""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 3 2arras de herramientas""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 3 2arra de f'rmulas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 5 Celdas individuales"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 6 Pesta7as de hoja""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 6 2arra de estado""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 6 Crear una hoja de clculo nueva""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""6 Abrir hojas de clculo e8istentes""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""9 Abrir ficheros C:;""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 9 Guardar hojas de clculo""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" << Guardar como un archivo C:;""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<< Nave#ar por las hojas de clculo"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<) =r a una celda en particular""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<) *ovimiento de celda en celda"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<> *ovimiento de hoja en hoja"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<? :eleccionar objetos en una hoja de clculo"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<5 :eleccionar celdas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" <5 :eleccionar columnas 1 filas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<3 :eleccionar hojas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" <5 &rabajar con columnas 1 filas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<5 =nsertar columnas 1 filas""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<5 @liminar columnas 1 filas""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" <6 &rabajar con hojas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" <6 =nsertar hojas nuevas""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<6 @liminar hojas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" <9 Aenombrar las hojas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""<9 ;istas en Calc"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" )B Usar una escala"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" )B Cijar filas 1 columnas""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")B (ividir la pantalla""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" )< =ntroducir datos usando el teclado""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")> =ntroducir n4meros""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")> =ntroducir te8to""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" )> =ntroducir n4meros como te8to"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")>
Primeros pasos con Calc >

=ntroducir fechas 1 horas""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" )? (esactivar los cambios automticos"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")? Acelerar la entrada de datos"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" )? Usar la herramienta para rellenar en celdas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")? Usar listas de selecci'n""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" )3 Compartir contenido entre hojas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")5 ;alidar el contenido de las celdas"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")5 @ditar datos"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" )6 @liminar datos de una celda"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")6 :ustituir todos los datos de una celda""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")6 Cambiar parte de los datos de una celda"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")6 (ar formato a los datos"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")9 (ar formato a m4ltiples lneas de te8to""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""")9 Contraer te8to para ajustarse a la celda"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">B (ar formato a los n4meros"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">B (ar formato a los caracteres""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">< (ar formato a los bordes de celda""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">) (ar formato al fondo de una celda"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">) Cormato automtico de celdas 1 hojas""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">> (efinir un formato automtico nuevo""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">> Cormato de hojas de clculo usando temas""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">? Usar el formato condicional"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" >? Ocultar 1 mostrar datos"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">? Controles de esDuema"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">5 Ciltrar Du- celdas estn visibles""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">3 Ordenar re#istros""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" >3 =mprimir"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" >5 :eleccionar el orden de p#inas0 detalles 1 escala""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""">5 Usar ran#os de impresi'n""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" >9 =mprimir filas o columnas en cada p#ina""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""?B :altos de p#ina"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" ?B @ncabe ados 1 pies de p#ina""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""?<

Primeros pasos con Calc

!u" es Calc#
'alc es el componente de hoja de c+lculo de /ibre.ffice. En una hoja de c+lculo se pueden introducir datos >normalmente n;meros? : lue#o manipularlos para obtener ciertos resultados. *dicionalmente puede introducir datos : usar 'alc de forma BCu tal si...D, cambiando al#unos datos : obser ando los resultados sin tener $ue ol er a escribir toda la hoja de c+lculo. .tras caractersticas de 'alc inclu:en,

Aunciones, $ue se pueden usar para crear frmulas para reali)ar operaciones de datos
complejas Aunciones de bases de datos, para or#ani)ar, almacenar : filtrar datos 2ia#ramas din+micos, ha: una amplia #ama de dia#ramas en 22 : !2 7acros, para #rabar : ejecutar tareas repetiti as Poder abrir, editar : #uardar hojas de c+lculo 7icrosoft E<cel Emportar : e<portar hojas de c+lculo en m;ltiples formatos, inclu:endo 5"7/, '(9, P2A, : Post(cript
(i desea usar macros escritas en 7icrosoft E<cel usando el cdi#o de macros 91* de /ibre.ffice, tiene $ue editar antes el cdi#o en el editor E2E de /ibre.ffice 1asic. 9ea el captulo 1! >'omen)ar con 7acros? de este libro, : el captulo 12 de la Gua de Calc.

Nota

Ho$as de c%lculo& ho$as y celdas

'alc consta de unos documentos llamados hojas de clculo. /as hojas de c+lculo consisten en un n;mero de hojas indi iduales, conteniendo cada una un blo$ue de celdas or#ani)adas en filas : columnas. @na celda concreta se identifica por su n;mero de fila : letra de columna. /as celdas mantienen los elementos indi idualesFte<to, n;meros, frmulas, etc.F$ue permiten mostrar : manipular los datos. 'ada hoja de c+lculo puede tener muchas hojas, : cada hoja, a su e), muchas celdas indi iduales. * partir de la ersin !.0 de 'alc, cada hoja puede tener un m+<imo de G-.-!G filas : un m+<imo de 102H columnas, con lo $ue se obtiene un total de m+s de GI millones de celdas.

Componentes de la ventana principal de Calc

'uando se inicia 'alc, la entana principal tiene un aspecto similar al de la Ai#ura 1.

Componentes de la ventana principal de Calc

Barra de men

Barra de ttulo Barra de herramientas estndar

Celda activa Referencia de la celda activa (cuadro de nombre) Cabeceras de fila

Barra de herramientas de formato

Barra de frmulas

Cabeceras de columnas

Pestaas de hojas

Barra de estado

Ci#ura <E Partes de la ventana principal de Calc

'arra de t(tulo
/a barra de ttulo, ubicada en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de c+lculo acti a. 'uando se crea una hoja de c+lculo nue a, su nombre es :in &itulo F, donde F es un n;mero. 'uando #uarde una hoja de c+lculo por primera e), se le pide $ue introdu)ca un nombre.

'arra de men)s
2ebajo de la 1arra de ttulo est+ la 1arra de men;s. *l ele#ir un men;, aparece un submen; con otras opciones. (e puede modificar la 1arra de men;s, como e<plica el captulo 1H >Personali)ar /ibre.ffice?.

'arras de herramientas
1ajo la 1arra de men;s, por defecto, se encuentran tres barras de herramientas, la 1arra de herramientas est+ndar, la 1arra de herramientas de formato, : la 1arra de frmulas. /os iconos $ue ha: en estas barras proporcionan un amplio ran#o de comandos : funciones comunes. /as barras de herramientas se pueden modificar, como indica el captulo 1H >Personali)ar /ibre.ffice?. En la 1arra de formato, los tres recuadros de la i)$uierda son las listas Aplicar estilo& Nombre de fuente : *ama+o de fuente > er Ai#ura 2?. 'uando se encuentran acti as muestran la confi#uracin aplicada para la celda o +rea seleccionada >/a lista *plicar estilo puede no estar isible al principio?. Pulse la flecha de la parte derecha de cada recuadro para abrir la lista.

Primeros pasos con Calc

A licar estilo

"ombre de la fuente

!amao de la fuente

Ci#ura )E Nombre 1 tama7o de fuente

'arra de frmulas
* la i)$uierda de la 1arra de frmulas > er Ai#ura !? ha: un pe$ue%o cuadro de te<to, llamado Cuadro de nombre, con una combinacin de letra : n;mero en l, como por ejemplo (5. Esta combinacin, $ue se denomina referencia de celda, indican la letra de la columna : el n;mero de la fila de la celda seleccionada.
Asistente de funciones $nea de entrada

Cuadro de nombre

#uma

Botn de funciones

Ci#ura >E 2arra de f'rmulas * la i)$uierda del 'uadro de nombre est+n los botones Asistente de funciones& ,uma y Funcin. *l pulsar el botn Asistente de funciones se abre un di+lo#o en el $ue puede buscar a tra s de una lista de funciones disponibles. Esto puede ser mu: ;til por$ue tambin muestra el formato de cada funcin. En una hoja de c+lculo, el trmino funci'n es mucho m+s amplio $ue el de unas funciones matem+ticas. 9ea el captulo I de la Gua de Calc. El botn ,uma inserta una frmula en la celda acti a con el total de la suma de los n;meros de las celdas superiores. (i no ha: n;meros en las celdas superiores, entonces se usan las celdas de la i)$uierda para la frmula. El botn Funcin inserta el si#no de i#ual >J? en la celda seleccionada : en la /nea de entrada, dejando a la celda preparada para aceptar una frmula. *l introducir un dato nue o en una celda, los botones (uma e E#ual cambian por botones Cancelar : Aceptar . El contenido de la celda acti a >datos, frmula o funcin? se muestra en la -(nea de entrada, $ue es la parte $ue $ueda de la 1arra de frmulas. Puede editar el contenido de la celda acti a a$u o en la propia celda. Para editar desde el +rea de la /inea de entrada, pulse en el interior de la /inea de entrada : lue#o escriba los cambios. Para editar desde la celda acti a slo tiene $ue hacer doble clic en la celda.

Componentes de la ventana principal de Calc

Celdas individuales
/a seccin principal de la pantalla muestra las celdas indi iduales en forma de cuadrcula, donde cada celda se encuentra en la interseccin de una columna : fila. En la parte superior de las columnas : a la i)$uierda de las filas, ha: una serie de cuadros #rises $ue contienen letras : n;meros. Estas son las cabeceras de filas : columnas. /as columnas comien)an con * : a an)an hacia la derecha, : las filas comien)an en 1 : an hacia abajo. /os encabe)ados de columna : fila es lo $ue aparece en el +rea del 'ampo de nombre en la 1arra de frmula. /os encabe)ados se pueden acti ar o desacti ar seleccionando .er *itulo de filas/columnas.

0esta+as de ho$a
En la parte inferior de la cuadrcula con las celdas est+n las pesta%as de hojas, $ue permiten acceder indi idualmente a cada hoja. /a hoja acti a se distin#ue por tener una pesta%a blanca. (i se pulsa otra pesta%a, se mostrar+ esa hoja : esa pesta%a se uel e blanca. *dem+s se pueden seleccionar m;ltiples pesta%as de hoja a la e) manteniendo pulsada la tecla Control mientras pulsa los nombres de las hojas.

'arra de estado
*l final de la entana de 'alc se encuentra la 1arra de estado, $ue proporciona informacin sobre la hoja de c+lculo e indica formas de cambiar r+pidamente al#unas opciones. /a ma:ora de los campos son similares entre componentes de /ibre.ffice. 9ea el captulo 1 >Entroduccin a /ibre.ffice? en este libro : el captulo >Entroduccin a 'alc? en la Gua de Calc.

"mero de hoja

'stilo de %ina

&odo de insercin

&odo de seleccin

Cambios sin %uardar

Ci#ura ?E @8tremo i Duierdo de la barra de estado de Calc

(irma di%ital

)nformacin celda u objeto

#eleccin de escala

Porcentaje de escala

Ci#ura 5E @8tremo derecho de la barra de estado de Calc

Crear una ho$a de c%lculo nueva

(e puede abrir una hoja de c+lculo nue a desde cual$uier componente de /ibre.ffice, por ejemplo desde 6riter o 2ra3. Desde el Centro de control Pulse el icono Ho$a de c%lculo

Desde la barra de men)s Pulse en Archivo : seleccione Nuevo Ho$a de c%lculo.

Primeros pasos con Calc

Desde la barra de herramientas (i ha: un documento abierto en cual$uier componente de /ibre.ffice >por ejemplo, 6riter?, puede usar el botn Nuevo en la parte i)$uierda de la barra de herramientas Est+ndar. (i :a tiene una hoja de c+lculo abierta, al pulsar este botn se abre una hoja de c+lculo nue a en una entana nue a. 2esde cual$uier otro componente de /ibre.ffice >por ejemplo, 6riter?, pulse la flecha $ue apunta hacia abajo : elija hoja de c+lculo. Desde el teclado (i :a est+ en una hoja de c+lculo, puede pulsar Control G U para abrir una ho$a de c%lculo nue a. Desde una plantilla /os documentos de 'alc tambin se pueden crear desde plantillas. (i#a los procedimientos anteriores, pero en e) de ele#ir 5oja de c+lculo, elija Archivo Nuevo 0lantillas y documentos. En la entana Plantillas : documentos, na e#ue hasta la carpeta apropiada : ha#a doble clic en la plantilla $ue desee. (e abrir+ una hoja de c+lculo nue a, basada en la plantilla seleccionada.

Abrir ho$as de c%lculo e1istentes

"ambin se pueden abrir hojas de c+lculo e<istes desde cual$uier componente de /ibre.ffice. Desde el Centro de control Pulse el icono *brir un documento .

Desde la barra de men)s Pulse Archivo : lue#o seleccione Abrir222. Desde la 'arra de Herramientas Pulse el botn Abrir en la barra de herramientas est+ndar.

Desde el teclado @se la combinacin de teclas Control G A. 'ada una de estas opciones muestra el di+lo#o *brir, desde donde puede locali)ar la hoja de c+lculo $ue desee abrir.
*dem+s puede abrir una hoja de c+lculo en la $ue ha estado trabajando recientemente usando la lista de 2ocumentos recientes. Est+ lista est+ en el men; Archivo, directamente debajo de Abrir. /a lista muestra los ;ltimos 10 archi os $ue se han abierto en cual$uier componente de /ibre.ffice.

,ugerencia

Abrir ficheros C,.

/os ficheros con alores separados por comas >'(9? son ficheros de te<to con el contenido de una sola hoja de c+lculo. 'ada lnea del fichero '(9 representa una fila de la hoja de c+lculo. /os si#nos de coma, punto : coma u otros caracteres se usan para separar las celdas. El te<to se pone entre comillas, : los n;meros se escriben sin comillas. Para abrir un fichero '(9 en 'alc, 1. Elija Archivo Abrir
Abrir ficheros C:; 9

2. /ocalice el fichero '(9 $ue desea abrir. !. (i el fichero tiene la e<tensin K.cs , seleccione el fichero : pulse Abrir. H. (i el fichero tiene otra e<tensin >por ejemplo, K.t<t?, seleccione el fichero, lue#o *e1to C,. en el recuadro *rchi o >despl+cese hacia abajo en la seccin de hoja de c+lculo para encontrarlo? : lue#o pulse *brir. -. En el di+lo#o Emportar te<to >Ai#ura G?, seleccione las Opciones de separacin para di idir el te<to del fichero en columnas. G. Puede pre isuali)ar el dise%o de los datos importados en la parte inferior del di+lo#o. Pulse con el botn derecho en una columna para pre isuali)ar el formato u ocultar la columna. I. (i el fichero '(9 usa un car+cter delimitador de te<to $ue no se encuentre en la lista de delimitadores de te<to, pulse en el recuadro : escribe el car+cter $ue desee. L. Pulse Aceptar para abrir el fichero.

0recaucin

(i no se selecciona "e<to '(9 como el tipo de archi o al abrir el fichero, el documento se abre en 6riter, no en 'alc.

Ci#ura 3E (ilo#o =mportar te8to0 usando la coma $0% como el separador 1 las comillas dobles $H% como separador de te8to"

<B

Primeros pasos con Calc

3uardar ho$as de c%lculo

/as hojas de c+lculo se pueden #uardar de tres maneras. Desde la barra de men) Pulse Archivo 3uardar >o 3uardar todo o 3uardar como?. Desde la barra de herramientas Pulse el botn #uardar de la barra de funciones. (i el archi o se ha #uardado : no ha sufrido cambios, este botn estar+ deshabilitado. Desde el teclado @se la combinacin de teclas Control G G. (i la hoja de c+lculo no se ha #uardado anteriormente, entonces cada una de estas acciones abrir+ el dialo#o 3uardar como. *$u puede indicar el nombre de la hoja de c+lculo : el lu#ar donde #uardarla.
(i la hoja de c+lculo ha sido #uardada anteriormente, entonces #uardar sobrescribir+ la copia e<istente sin abrir el di+lo#o Guardar como. (i $uiere #uardar la hoja de c+lculo en una ubicacin diferente o con un nombre diferente seleccione Archivo 3uardar como.

Nota

3uardar como un archivo C,.

Para #uardar una hoja de c+lculo como un archi o de alores separados por comas >'(9?, 1. Elija Archivo 3uardar como. 2. En el recuadro Mombre de archi o, escribe el nombre del archi o. !. En la lista "ipo de archi o, seleccione *e1to C,. : pulse 3uardar. H. Puede er el cuadro de mensaje mostrado a continuacin. Pulse Mantener formato actual.

-. En el di+lo#o E<portacin de te<to >Ai#ura I?, seleccione las opciones $ue desee : lue#o pulse *ceptar.

Guardar hojas de clculo

<<

Ci#ura 5E @le#ir las opciones al e8portar a te8to C:;

Navegar por las ho$as de c%lculo

'alc tiene muchas formas de na e#ar por la hoja de c+lculo entre las celdas : entre las hojas. Puede usar el mtodo $ue prefiera.

4r a una celda en particular

5sando el ratn Pon#a el puntero del ratn sobre la celda : pulse en ella. 5sando una referencia de celda Pulse sobre el pe$ue%o tri+n#ulo in ertido $ue ha: justo a la derecha del cuadro de nombre >Ai#ura !?. /a referencia a la celda e<istente $ueda resaltada. Escriba la referencia a la celda $ue $uiere ir : pulse @nter, o pulse dentro del cuadro de nombre, pulse la tecla retroceso al editar la referencia e<istente : escriba la referencia $ue desee. 5sando el Navegador Para mostrar el Ma e#ador, pulse el icono del Ma e#ador en la barra est+ndar, o pulse C5?, o elija 9er Ma e#ador en la barra de 7en;, ha#a doble clic en la barra de estado, donde indica la secuencia de hoja. Escriba la referencia a la celda en los dos campos superiores, eti$uetados como 'olumna : Aila, : pulse @nter. En la Ai#ura L, el Ma e#ador tiene seleccionada la celda '2.

Ci#ura 6E Nave#ador de Calc El Ma e#ador muestra listas con todos los objetos de la hoja de c+lculo, a#rupados en cate#oras. (i aparece un indicador >un si#no de m+s o una flecha? junto a una cate#ora, al

<)

Primeros pasos con Calc

menos e<iste un objeto de esta cate#ora. Para abrir una cate#ora : er la lista de elementos, pulse en el indicador. Para ocultar la lista de cate#oras : mostrar slo los iconos de la parte superior, pulse el icono Contenidos . 9uel a a pulsar el icono para mostrar la lista.

Movimiento de celda en celda

En una hoja de c+lculo, una celda normalmente tiene un borde ne#ro oscurecido. Este borde ne#ro indica dnde est+ el foco > er Ai#ura N?. (i se selecciona un #rupo de celdas, $uedan resaltadas con un color >normalmente #ris?, donde el foco tiene un borde oscuro. 5sando el ratn Para mo er el foco usando el ratn, simplemente mue a el puntero del ratn a la celda donde debe estar el foco : pulse en ella. Esto cambia el foco a la nue a celda. Este mtodo es el m+s ;til cuando las dos celdas est+n mu: separadas.

Ci#ura 9E A la i Duierda0 una celda seleccionada0 1 a la derecha0 un #rupo de celdas seleccionadas 5sando las teclas *ab y 6nter *l pulsar @nter o *a14sculas G @nter, el foco se mue e hacia abajo o hacia arriba, respecti amente. *l pulsar &ab o *a14sculas G &ab, el foco se mue e hacia la derecha o hacia la i)$uierda, respecti amente. 5sar las teclas de flechas *l pulsar las teclas de las flechas en el teclado, el foco se mue e en la direccin indicada por la flecha. 5sar 4nicio& Fin& Av0ag y 7e0ag /a tecla =nicio mue e el foco al principio de la fila.

/a tecla Cin mue e el foco a la columna m+s lejana de la derecha $ue ten#a datos. /a tecla AvPa# mue e la ista una pantalla hacia abajo, : AePa# la mue e una pantalla
hacia arriba. 'ombinando las teclas Ctrl : Alt con =nicio, Cin, AvPa# : AePa# : las teclas del cursor, el foco se mue e de distintas maneras.

Nave#ar por las hojas de clculo

<>

,ugerencia

(i mantiene pulsada la tecla Alt : una tecla de cursor, la celda cambia de tama%o.

Personalizar la tecla Enter

Puede personali)ar la direccin en la $ue la tecla @nter mue e el foco, seleccionando Herramientas Opciones -ibreOffice Calc 3eneral. /as cuatro opciones para la direccin de la tecla @nter est+n en el lado derecho en la Ai#ura 10. El foco se puede mo er hacia abajo, arriba, derecha o i)$uierda. 2ependiendo del archi o en uso o del tipo de dato introducido, se pueden usar diferentes direcciones. /a tecla @nter puede adem+s usarse para entrar o salir del modo edicin. @se las opciones debajo de Confi#uraci'n de entradas en la Ai#ura 10 para cambiar las preferencias de la tecla @ntrar.

Ci#ura <BE Personali ar el efecto de la tecla @nter

Movimiento de ho$a en ho$a

'ada hoja en una hoja de c+lculo es independiente de las otras, aun$ue pueden tener referencias entre s. 5a: tres formas de na e#ar entre las diferentes hojas de una hoja de c+lculo. 5sando el teclado Pulsando ControlGAv P#, el foco se mue e una hoja a la derecha, : pulsando ControlGAe P#0 el foco se mue e una hoja a la i)$uierda. 5sando el ratn *l pulsar una de las pesta%as de hojas $ue ha: en la parte inferior de la hoja de c+lculo se selecciona esa hoja. (i tiene muchas hojas, entonces al#unas de las pesta%as pueden estar ocultas por la barra de despla)amiento hori)ontal. En ese caso, los cuatro botones a la i)$uierda de las pesta%as pueden mo er las pesta%as para $ue puedan erse. /a Ai#ura 11 muestra cmo hacerlo. "en#a en cuenta $ue las hojas no est+n numeradas en orden. /a numeracin de hojas es arbitraria, pero puede dar a una hoja el nombre $ue desee.

Nota

/os botones de na e#acin de la Ai#ura 11 slo se acti an cuando e<iste al#una hoja $ue no puede mostrarse. (i no, aparecen desacti ados.

<?

Primeros pasos con Calc

Primera hoja +oja anterior +oja si%uiente *ltima hoja

Pestaas de hojas

Ci#ura <<E 2otones de nave#aci'n entre pesta7as de hojas

,eleccionar ob$etos en una ho$a de c%lculo

,eleccionar celdas
/as celdas se pueden seleccionar de muchas maneras : en diferentes cantidades. Celda individual Pulse en la celda. El resultado es como el de la parte i)$uierda de la Ai#ura N. Puede erificar la seleccin obser ando el cuadro de nombre. 7ango de celdas contiguas (e puede seleccionar un ran#o de celdas usando el teclado o el ratn. Para seleccionar un ran#o de celdas arrastrando el ratn, 1. Pulse en una celda. 2. Pulse : manten#a pulsado el botn i)$uierdo del ratn. !. 7ue a el ratn alrededor de la pantalla. H. @na e) $ue el blo$ue de celdas deseado est resaltado, suelte el botn del ratn. Para seleccionar un ran#o de celdas sin arrastrar el ratn, 1. Pulse en la celda $ue a a ser la es$uina del ran#o deseado. 2. 7ue a el ratn a la celda en la es$uina opuesta del ran#o de celdas. !. 7anten#a pulsada la tecla *a14sculas : pulse. Para seleccionar un ran#o de celdas sin usar el ratn, 1. (eleccione la celda $ue est+ en una de las es$uinas del ran#o $ue desea. 2. 7ientras mantiene pulsada la tecla *a14sculas, use las teclas de direccin para seleccionar el resto de las celdas del ran#o. El resultado de cual$uiera de estos mtodos se e como el lado derecho de la Ai#ura N.

:eleccionar objetos en una hoja de clculo

<5

,ugerencia

Puede seleccionar directamente un ran#o de celdas usando el cuadro nombre de celda descrito en O@sando una referencia de celdaO en la p+#ina 12. Para seleccionar una ran#o de celdas, introdu)ca la referencia de la celda superior i)$uierda del ran#o, se#uida por dos puntos >,?, : lue#o la referencia de la celda inferior derecha. Por ejemplo, para seleccionar el ran#o $ue a desde A> hasta C3, se introducira A>EC3.

7ango de celdas no contiguas 1. (eleccione una celda o un ran#o de celdas si#uiendo uno de los mtodos anteriores. 2. 7ue a el ratn al comien)o del ran#o o celda si#uiente. !. 7anten#a pulsada la tecla Control : pulse, o pulse : arrastre el ratn para seleccionar un ran#o. H. 0epita cuantas eces sea necesario.

,eleccionar columnas y filas

(e pueden seleccionar columnas : filas completas r+pidamente en /ibre.ffice. Columna y fila individual Para seleccionar slo una columna, pulse en la letra identificadora de la columna del encabe)ado > ea la Ai#ura !?. Para seleccionar slo una fila, pulse en el n;mero identificador de fila. M)ltiples columnas o filas Para seleccionar m;ltiples columnas o filas conti#uas, 1. Pulse en la primera columna o fila del #rupo. 2. 7anten#a pulsada la tecla *a14sculas. !. Pulse en la ;ltima columna o fila del #rupo. Para seleccionar m;ltiples columnas o filas no conti#uas, 1. Pulse en la primera fila o columna del #rupo. 2. 7anten#a pulsada la tecla Control. !. Pulse en todas las columnas o filas necesarias mientras mantiene pulsada la tecla Control. Ho$a completa Para seleccionar la hoja completa, pulse el rect+n#ulo pe$ue%o entre la cabecera de la columna * : la cabecera de la fila 1 > er Ai#ura 12?.

Cam o seleccionar todo

Ci#ura <)E Campo seleccionar todo Puede adem+s seleccionar toda la hoja pulsando las teclas Control G @"

<3

Primeros pasos con Calc

,eleccionar ho$as
Puede seleccionar una o arias hojas. (eleccionar arias hojas puede ser una entaja cuando $uiere hacer cambios a muchas hojas a la e). Ho$a individual Pulse en la pesta%a de la hoja $ue desee seleccionar. /a pesta%a de la hoja acti a se uel e blanca > er Ai#ura -?. M)ltiples ho$as contiguas Para seleccionar hojas conti#uas, 1. Pulse en la pesta%a de la primera hoja. 2. 7ue a el puntero del ratn hasta la pesta%a de la ;ltima hoja. !. 7anten#a pulsada la tecla *a14sculas : pulse en la pesta%a de la hoja. "odas las pesta%as intermedias se ol er+n blancas. 'ual$uier accin $ue realice tendr+ efecto en todas las hojas seleccionadas. M)ltiples ho$as no contiguas Para seleccionar m;ltiples hojas no conti#uas, 1. 2. !. H. Pulse en la pesta%a de la primera hoja. 7ue a el ratn sobre la pesta%a de la se#unda hoja. 7anten#a pulsada la tecla Control : pulse en la pesta%a. 0epita cuantas eces sea necesario.

/as pesta%as seleccionadas se uel en blancas. 'ual$uier accin $ue realice tendr+ efecto en todas las hojas seleccionadas. *odas las ho$as Pulse con el botn derecho sobre cual$uiera de las pesta%as de hojas : seleccione ,eleccionar todas desde el men; desple#able.

*raba$ar con columnas y filas

4nsertar columnas y filas
(e pueden insertar columnas : filas indi idualmente o en #rupos.
*l insertar una columna nue a, sta $ueda a la i Duierda de la columna resaltada. 'uando inserta una fila nue a, sta $ueda encima de la columna seleccionada. /as celdas de la columnas o filas nue as tienen el formato de la columna o fila anterior de donde $uedan insertadas.

Nota

Columna o fila individual (e puede a#re#ar una columna o fila usando el men; 4nsertar, 1. (eleccione la columna o fila donde $uiere insertar la columna o fila nue a. 2. /ue#o seleccione 4nsertar Columnas o 4nsertar Filas. (e puede a#re#ar una columna o fila usando el ratn, 1. (eleccione la columna o fila donde $uiera $ue se inserte la nue a columna o fila. 2. Pulse con el botn derecho en el encabe)ado.
&rabajar con columnas 1 filas <5

!. Elija 4nsertar Filas o 4nsertar Columnas. Columnas o filas m)ltiples (e pueden insertar m;ltiples columnas o filas al mismo tiempo. 1. (eleccione el n;mero re$uerido de columnas o filas manteniendo pulsado el ratn, : lue#o arrastr+ndolo a lo lar#o de los n;meros identificadores. 2. 0epita los pasos para insertar una fila o columna descritos arriba.

6liminar columnas y filas

(e pueden eliminar columnas : filas una por una o en #rupos. Columna o fila individual (e puede eliminar una columna o fila utili)ando el ratn, 1. (eleccione la columna o fila a eliminar. 2. Pulse con el botn derecho en la cabecera de la fila o columna. !. (eleccione 6liminar filas o 6liminar columnas desde el men; desple#able. Filas o columnas m)ltiples (e pueden eliminar m;ltiples columnas o filas al mismo tiempo en e) de eliminarlas una a una. 1. 0esalte el n;mero re$uerido de filas o columnas a eliminar pulsando en la primera, : lue#o arrastre el ratn a tra s de los n;meros identificadores deseados. 2. 0epita los pasos para eliminar una fila o columna descritos arriba.

*raba$ar con ho$as

'omo cual$uier otro elemento de 'alc, las hojas se pueden insertar, eliminar : renombrar.

4nsertar ho$as nuevas

E<isten arias formas de insertar una hoja nue a. El m+s r+pido es hacer clic sobre el botn *%adir hoja . el cu+l a%ade una hoja en ese punto sin abrir el di+lo#o insertar hoja. @tilice uno de estos otros mtodos para insertar m+s de una hoja, para renombrar la hoja al mismo tiempo o para insertar la hoja donde $uiera en la secuencia. El primer paso para estos mtodos es seleccionar la hoja pr<ima a donde se a a insertar la hoja nue a. * continuacin seleccione cual$uiera de las si#uiente opciones

Elija 4nsertar Ho$a desde el men;. Pulse con el botn derecho del ratn en la pesta%a de hoja : seleccione 4nsertar Ho$a222 Pulse en el icono con un si#no = al final de la lista de pesta%as de hojas > ea la Ai#ura 1!?.
Clic ara insertar una hoja nueva sin abrir el dilo%o )nsertar hoja Clic ara insertar una hoja nueva , abrir el dilo%o )nsertar hoja

Ci#ura <>E =nsertar una hoja nueva

<6

Primeros pasos con Calc

'ada mtodo abrir+ el di+lo#o Ensertar hoja >Ai#ura 1H?. En ste puede ele#ir si la hoja nue a ir+ antes o despus de la hoja seleccionada, : cu+ntas hojas desea insertar. (i $uiere insertar slo una hoja puede darle el nombre $ue desee en este di+lo#o.

Ci#ura <?E (ilo#o =nsertar hoja

6liminar ho$as
/as hojas se pueden eliminar indi idualmente o en #rupos. Ho$a individual Pulse con el botn derecho en la pesta%a de la hoja $ue desee eliminar : lue#o seleccione 6liminar ho$a en el men; desple#able, o seleccione 6ditar Ho$a 'orrar desde el men;. M)ltiples ho$as Para eliminar m;ltiples hojas, seleccinelas como se describe en (eleccionar hojas, lue#o pulse con el botn derecho las pesta%as seleccionadas : elija 6liminar ho$a desde el men; desple#able, o elija 6ditar Ho$a 'orrar desde la barra de men;s.

7enombrar las ho$as

El nombre predeterminado para una hoja nue a es /ojaF, donde P es un n;mero. *un$ue esto funciona cuando ha: slo unas pocas hojas, puede ser un incon eniente cuando ha: muchas. Para dar a una hoja un nombre m+s si#nificati o, puede,

Entroducir el nombre en el campo nombre cuando cree la hoja, o Pulse con el botn derecho en la pesta%a de la hoja : elija Cambiar nombre a la ho$a
desde el men; desple#able. /ue#o introdu)ca el nombre nue o : pulse *ceptar.

5acer doble clic en la pesta%a de la hoja, aparece el di+lo#o 'ambiar nombre a la hoja.

&rabajar con hojas

<9

Nota

/os nombres de las hojas deben comen)ar por una letra o un n;mero, no se permiten otros, ni si$uiera el espacio. *dem+s del primer car+cter, los caracteres permitidos son las letras, n;meros, espacios : el car+cter de subra:ado. (i se intenta cambiar el nombre a una hoja poniendo uno $ue no sea +lido, se producir+ un mensaje de error.

.istas en Calc
5sar una escala
@se la funcin escala >)oom? para cambiar la manera en $ue se en las celdas, permitiendo er m+s o menos celdas en la entana. Para saber m+s acerca del uso de )oom, ea el 'aptulo 1 >Entroduccin a /ibre.ffice?.

Fi$ar filas y columnas

/a funcin Aijar permite dejar fijas un n;mero de filas al principio de la hoja de c+lculo, un n;mero de columnas a la i)$uierda, o ambas. *l despla)arse por la hoja, las filas o columnas fijas permanecen isibles. /a Ai#ura 1- muestra al#unas filas : columnas fijas. /a lnea hori)ontal #ruesa entre las filas ! : 1H : la ertical entre las columnas ' : 5 delimitan un +rea fija. /as filas de la H a la 1! : las columnas entre la 2 : la G se han despla)ado fuera de la p+#ina. /as tres primeras filas : columnas permanece fijas.

Ci#ura <5E Cilas 1 columnas fijas (e pueden fijar tanto filas como columnas, incluso ambas a la e). Fi$ar filas o columnas individualmente 1. Pulse en la cabecera de fila inferior a la $ue se $uiere fijar, o en la columna a la derecha de la $ue se desea fijar. 2. (eleccione .entana Fi$ar. *parece una lnea ne#ra, indicando donde se ha fijado la ista.

)B

Primeros pasos con Calc

Fi$ar una fila y una columna 1. Pulse en la celda inmediatamente inferior a la fila $ue desee fijar e inmediatamente a la derecha de la columna a fijar. 2. (eleccione .entana Fi$ar. *parecen dos lineas en la entana, una hori)ontal sobre la celda : una ertical a la i)$uierda. *hora cuando se desplace por la entana, todo sobre la lnea hori)ontal : a la i)$uierda de la ertical se mantiene isible. !uitar fi$ado Para dejar sin fijar las filas o columnas, seleccione .entana Fi$ar. /a opcin Fi$ar $uedar+ desmarcada.

Dividir la pantalla
.tra manera de cambiar la ista es di idir la entana, tambin conocida como di idir la pantalla. /a pantalla se puede di idir tanto hori)ontal como erticalmente, o de ambas formas. Esto permite er hasta cuatro porciones de la hoja al mismo tiempo. QPor $u puede $uerer hacer estoR Ema#ine $ue tiene una hoja #rande : una de las celdas tiene un alor $ue se usa en frmulas de otras tres celdas. @sando la tcnica de di idir la pantalla, puede situar en una porcin el alor : en las tres restantes las celdas con las frmulas. *s puede modificar el alor base : al mismo tiempo obser ar lo $ue sucede con las frmulas.

Ci#ura <3E @jemplo de pantalla dividida

Dividir la pantalla horizontalmente

Para di idir la pantalla hori)ontalmente, 1? 7ue a el ratn a la barra de despla)amiento ertical, en la parte derecha de la pantalla, : pn#alo encima del botn pe$ue%o $ue ha: en la parte superior del tri+n#ulo ne#ro.

;istas en Calc

)<

Ci#ura <5E 2arra para dividir la pantalla en la barra de despla amiento vertical 2? Enmediatamente arriba una lnea #ruesa ne#ra >Ai#ura 1I?. 7ue a el puntero del ratn a esta lnea : se transformar+ en una lnea con dos flechas >Ai#ura 1L?.

Ci#ura <6E La pantalla se divide en la barra vertical con el cursor !? 7anten#a pulsado el ratn : una lnea #ris atra esar+ la p+#ina. *rrastre el ratn hacia abajo : para despla)ar la lnea. H? (uelte el botn del ratn : la pantalla se di idir+ en dos partes, cada una con su propia barra de despla)amiento ertical. Puede despla)arse independientemente por la parte superior : por la inferior. Mote en la Ai#ura 1G $ue el alor de 12 est+ en la parte superior i)$uierda de la pantalla : los dem+s sectores muestran operaciones con el alor de esta celda. /a parte superior e inferior se pueden despla)ar de manera independiente.
"ambin puede di idir la pantalla usando una orden del men;. Pulse un celda $ue est inmediatamente debajo : a la derecha de donde desee di idir la pantalla, : elija .entana Dividir.

,ugerencia

Dividir la pantalla verticalmente

Para di idir la pantalla erticalmente, 1? 7ue a el ratn a la barra de despla)amiento hori)ontal, en la parte inferior de la pantalla, : col$uelo encima del botn pe$ue%o a la derecha con el tri+n#ulo ne#ro.

Ci#ura <9E 2arra de dividir en la barra hori ontal 2? Enmediatamente a la derecha ha: una lnea #ruesa ne#ra >Ai#ura 1N?. 7ue a el puntero del ratn sobre esta lnea : ste cambiar+ a una lnea con dos flechas.
)) Primeros pasos con Calc

!? 7anten#a pulsado el ratn : aparecer+ una lnea ertical #ris. *rrastre el ratn a la i)$uierda : la lnea los se#uir+. H? (uelte el botn del ratn : la pantalla se di idir+ en dos partes, cada una con su propia barra de despla)amiento.

Quitar pantallas divididas

Para $uitar la di isin de pantallas, ha#a una de las si#uientes acciones,

5a#a doble clic en cada lnea di isoria Pulse : arrastre las lneas di isorias a sus lu#ares de ori#en en las barras de
despla)amiento. (eleccione .entana Dividir para $uitar todas las lneas di isorias a la e).

4ntroducir datos usando el teclado

En 'alc, los datos se introducir normalmente usando el teclado.

4ntroducir n)meros
Pulse en la celda : escriba el n;mero usando el teclado. Para introducir un n;mero ne#ati o, escriba primero el si#no ne#ati o >? o el n;mero entre parntesis, como por ejemplo, (1234). Por defecto, los n;meros se alinean a la derecha : a los n;meros ne#ati os se les antepone el si#no menos.

4ntroducir te1to
Pulse en la celda : escriba el te<to. Por defecto, el te<to se alinea a la i)$uierda.

4ntroducir n)meros como te1to

(i un n;mero se introduce de la forma B<?6<, 'alc trunca el 0 de la i)$uierda >ha: una e<cepcin $ue se e<plica m+s abajo?. Para mantener el cero de la i)$uierda, como por ejemplo para los cdi#os de +rea en n;meros de telfono, escriba un apostrofe antes del n;mero, como, '01481. *hora 'alc reconoce el dato como te<to. /as frmulas : funciones tratar+n la entrada como cual$uier otro te<to, dando normalmente 0 como resultado de la frmula, : las funciones i#noran el alor.
/os n;meros pueden tener ceros a la i)$uierda : tratarse como n;meros >al contrario del te<to? si la celda se formatea apropiadamente. Pulse el botn derecho del ratn en la celda : elija Formatear celdas N)meros. *juste la cantidad de ceros a la i)$uierda para el n;mero. 'uando use un apstrofe para permitir $ue se muestren los ceros a la i)$uierda, el apstrofe no se e en la celda despus de pulsar @nter si el apstrofe es un apostrofe simple >no unas Scomillas ele#antesO?. (i se seleccionan las comillas ele#antes para los apstrofes, stos permanecen isibles en la celda. Para seleccionar el tipo de apstrofe, utilice Herramientas Correccin autom%tica Comillas tipogr%ficas. /a seleccin del tipo de apstrofe afecta a 'alc : a 6riter.

,ugerencia

Nota

=ntroducir datos usando el teclado

)>

0recaucin

'uando se formatea un n;mero como te<to, ten#a mucho cuidado con $ue la celda del n;mero no se use en al#una frmula, :a $ue 'alc podra i#norarla.

4ntroducir fechas y horas

(eleccione la celda : escriba la fecha u hora. Puede separar los elementos de la fecha con barras dia#onales >T? o #uiones >? o usar te<to como 20 Aeb 0N. 'alc reconoce una ariedad de formatos para fechas. Puede separar los elementos de la hora con dos puntos >,? como en 22,!0,1-.

Desactivar los cambios autom%ticos

'alc aplica autom+ticamente muchos cambios mientras se introducen datos, a menos $ue desacti e estos cambios. "ambin puede deshacer inmediatamente cual$uier cambio pulsando las teclas Ctrl G I. Correccin autom%tica de cambios /a correccin autom+tica de errores al escribir, sustitucin de comillas por unas personali)adas, : comen)ar el contenido de la celda con ma:;scula est+ controlado desde Herramientas Opciones de autocorreccin. 9a:a a las pesta%as Comillas personali adas, .pciones o 0eempla)ar para desacti ar cual$uiera de estas caractersticas $ue no desee. En la pesta%a 0eempla)ar, tambin puede borrar los pares de palabras $ue no desee : a%adir los $ue desee. 6ntrada autom%tica *l escribir en una celda, 'alc su#iere autom+ticamente entradas $ue coinciden con los datos introducidos en la misma columna. Para acti ar o desacti ar este comportamiento, mar$ue o desmar$ue Herramientas Contenido de las celdas 6ntrada autom%tica. Conversin autom%tica de fecha 'alc con ierte autom+ticamente ciertos datos en fechas. Para ase#urarse de $ue una entrada $ue parece una fecha se interpreta como te<to, escriba un apstrofe al principio de la entrada. El apstrofe no se muestra en la celda.

Acelerar la entrada de datos

Entroducir datos en una hoja de c+lculo puede ser una labor mu: intensa, pero 'alc proporciona arias herramientas para eliminar complicaciones a la hora de introducir datos. /a habilidad m+s b+sica es arrastrar : soltar el contenido de una celda en otra con el ratn. Para esto, 'alc inclu:e arias herramientas para automati)ar la entrada de datos, especialmente de material repetiti o. Estas inclu:en la 5erramienta para rellenar, listas de seleccin : la posibilidad de compartir datos en arias hojas del mismo documento.

5sar la herramienta para rellenar en celdas

Para simplificar, definiremos la herramienta para rellenar como una forma de duplicar contenido e<istente. 'omience por seleccionar la celda a copiar, lue#o arrastre el ratn en cual$uier direccin >o manten#a pulsada la tecla ma:;sculas : pulse en la ;ltima celda $ue desee rellenar?, : elija 6ditar 7ellenar : la direccin en la $ue $uiere copiar, arriba, abajo, i)$uierda o derecha.

)?

Primeros pasos con Calc

0recaucin

/as opciones $ue no est+n habilitadas se encuentran en #ris, pero a;n puede seleccionar la direccin opuesta a la $ue pretenda, lo $ue puede hacer $ue las celdas sean sobrescritas accidentalmente.

,ugerencia

@na forma r+pida de rellenar celdas es arrastrar el cuadro ne#ro pe$ue%o de la es$uina inferior derecha de la celda $ue $uiere copiar en la direccin en la $ue se desea rellenar. (i la celda contiene un n;mero, ste rellenar+ una serie. (i es te<to, el mismo te<to se repetir+ en la direccin ele#ida.

Ci#ura )BE Aellenado de celdas Rellenar una serie

@na forma m+s compleja de usar la herramienta de relleno es rellenar una serie. /as listas predeterminadas contienen los nombres completos : abre iados para los das de la semana : los meses del a%o, pero tambin se pueden crear listas propias. Para a%adir una serie rellena a una hoja de c+lculo, seleccione las celdas a rellenar, elija 6ditar 7ellenar ,eries. En el di+lo#o 0ellenar series, seleccione 7elleno autom%tico como el tipo de serie, e introdu)ca como valor inicial un elemento para cual$uier serie definida. /as celdas seleccionadas se rellenan con los otros elementos de la lista de manera secuencial, repitiendo desde el inicio de la lista cuando se lle#a al final de la lista.

Ci#ura )<E @specificar el inicio de una serie $el resultado est en la Ci#ura ))%

Acelerar la entrada de datos

)5

"ambin puede usar 6ditar 7ellenar ,eries para crear una serie numrica usando un alor inicial : un incremento. Por ejemplo, si introduce como alor inicial 1 : como final I, con un incremento de 2, se crea la secuencia 1, !, -, I. En cual$uier caso, la herramienta de relleno crea slo una cone<in temporal entre las celdas. @na e) $ue se rellenan, las celdas $uedan sin cone<in entre s.

Definir series de relleno

Para definir una serie de relleno, a:a a Herramientas Opciones -ibreOffice Calc -istas de Ci#ura ))E :erie rellena de la Ci#ura )< ordenamiento. Este di+lo#o muestra las series predefinidas en el campo Listas de la i)$uierda, : el contenido de la lista seleccionada en el campo @ntradas.

Ci#ura )>E Listas de relleno predefinidas Pulse Nuevo. El campo @ntradas se limpia. Escriba la serie de la nue a lista en el cuadro @ntradas >una entrada por lnea?, : pulse A+adir.

Ci#ura )?E A7adir una nueva lista de relleno

5sar listas de seleccin

/as listas de seleccin est+n habilitadas slo para te<to, : est+n limitadas al te<to introducido pre iamente en la misma columna. Para usar una lista de seleccin, seleccione una celda en blanco : pulse Control G *a1 G(. *parecer+ una lista desple#able con los datos de cada celda en la misma columna $ue posean al menos un car+cter o cu:o formato est definido como te<to. Elija la entrada $ue necesite.

)3

Primeros pasos con Calc

Ci#ura )5E Lista de selecci'n

Compartir contenido entre ho$as

Puede desear introducir la misma informacin en la misma celda de m;ltiples hojas, por ejemplo tener listas comunes para un #rupo de personas u or#ani)aciones. En e) de repetir la lista en cada hoja, puede introducir los datos en todas las hojas $ue desee a la e). Para hacer esto, seleccione todas las hojas en las $ue $uiere $ue apare)ca la informacin, lue#o introdu)ca la informacin en la hoja acti a.

0recaucin

Esta tcnica sobrescribe cual$uier informacin $ue est en las celdas de las dem+s hojas sin a isar. Por esta ra)n, ase#;rese al terminar de $uitar de la seleccin todas las pesta%as de hojas >pulse Ctrl : lue#o la pesta%a? e<cepto de la $ue desee editar.

Validar el contenido de las celdas

*l crear hojas de c+lculo para $ue las usen otras personas, puede desear ase#urarse de $ue los datos introducidos sean +lidos o apropiados para la celda. "ambin puede usar la alidacin en su propio trabajo como #ua para introducir datos $ue son complejos o $ue no son habituales. /as series de relleno : las listas de seleccin pueden manejar al#unos tipos de datos, pero est+n limitados a informacin predefinida. Para un caso m+s #eneral, puede seleccionar una celda : usar Datos .alide8 para definir el tipo de contenido $ue se puede introducir en esa celda. Por ejemplo, una celda puede re$uerir una fecha o un n;mero entero, sin letras ni decimales, o no estar en blanco. 2ependiendo de la alide) establecida, la herramienta tambin puede definir el ran#o de contenido $ue se puede introducir, : proporcionar mensajes $ue e<pli$ue las re#las de contenido especificadas para la celda : $u tienen $ue hacer los usuarios cuando introdu)can un dato incorrecto. "ambin pueden hacer $ue la celda rechace el contenido incorrecto, aceptarlo con un a iso, o ejecutar una macro cuando se introdu)ca un error. 9ea el captulo 2 de la Gua de Calc para m+s informacin.

;alidar el contenido de las celdas

)5

Editar datos
/a edicin de datos se reali)a de manera similar a como se introducen. El primer paso es seleccionar la celda $ue contiene los datos a editar.

Eliminar datos de una celda

/os datos se pueden eliminar de una celda de arias maneras. Eliminar slo los datos /os datos se pueden eliminar de una celda sin eliminar el formato de la celda. Pulse en la celda apropiada para seleccionarla, : lue#o la tecla Aetroceso. Eliminar los datos y el formato /os datos : el formato de una celda se pueden eliminar al mismo tiempo. Pulse la tecla :uprimir >o pulse el botn derecho : elija 6liminar contenidos, o use 6ditar 6liminar contenidos? para abrir el di+lo#o 6liminar contenidos >Ai#ura 2G?. 2esde este di+lo#o, pueden eliminarse los diferentes aspectos de la celda. Para eliminar todo en una celda >contenido : formato?, mar$ue la casilla 6liminar todo.

Ci#ura )3E (ilo#o @liminar contenidos

,ustituir todos los datos de una celda

Para $uitar datos e insertar nue os, simplemente escriba sobre los datos anteriores. El formato de lo anterior se mantendr+.

Cambiar parte de los datos de una celda

En ocasiones es necesario cambiar el contenido de una celda sin eliminar todo el contenido. Por ejemplo, la frase SEsta es una #ua sobre cmo trabajar con /ibre.ffice 'alcO es una celda en la $ue debera ir SEsta es una #ua de /ibre.ffice 'alcO. En este caso es ;til modificar el dato anterior sin eliminar todo el contenido primero. El proceso es similar al descrito anteriormente, pero necesita poner el cursor dentro de la celda. Esto se puede reali)ar de dos maneras. 5sando el teclado @na e) seleccionada la celda apropiada, pulse la tecla C) : el cursor se pone al final del dato en la celda. /ue#o utilice las flechas del teclado para mo er el cursor al lu#ar apropiado en el te<to.
)6 Primeros pasos con Calc

Usando el ratn Para usar el ratn, seleccione la celda apropiada haciendo doble clic en ella >: as pone el cursor en su interior para editar?, o seleccione la celda : mue a el ratn a la lnea de entrada : pulse en su interior para poner el cursor : editar el dato.

Dar formato a los datos

(e puede dar formato a los datos en 'alc de arias formas. (e pueden editar como parte del estilo de la celda, por lo $ue se aplica de forma autom+tica, o se puede aplicar manualmente a la celda. (e puede aplicar al#;n formato manual usando los iconos de la barra de herramientas. Para un ma:or control : opciones e<tra, seleccione las celdas apropiadas, pulse con el botn derecho en ellas, : seleccione Formatear celdas. "odas las opciones de formato se describen a continuacin.
"odas la opciones discutidas en esta seccin tambin se pueden establecer como parte de los estilos de celda. 9ea el captulo H de la Gua de Calc >@sar estilos : plantillas? para m+s informacin.

Nota

Dar formato a mltiples lneas de texto

(e pueden introducir arias lneas de te<to en un misma celda usando ajuste de lnea autom+tico o saltos de lnea manuales. 'ada mtodo es ;til en diferentes situaciones.

Usar ajuste de lnea automtico

Para establecer el ajuste al final de la celda, pulse con el botn derecho la celda : seleccione Formatear celdas >o elija Formato Celdas desde la barra de men;, o pulse ControlG<?. En la pesta%a Alineaci'n >Ai#ura 2I?, debajo de Propiedades, seleccione A$ustar te1to autom%ticamente. El resultado se muestra en la Ai#ura 2L.

Ci#ura )5E Cormato de celdas Pesta7a Alineaci'n

(ar formato a los datos )9

Ci#ura )6E Ajuste de te8to automtico

Usar saltos de lnea manual

Para insertar un salto de lnea manual mientras escribe en una celda, pulse ControlG@nter. Este mtodo no funciona con el cursor en la lnea de entrada. 'uando edite te<to, primero ha#a doble clic en la celda, : lue#o uno simple en la posicin donde $uiere insertar el salto de lnea. 'uando se introduce un salto de lnea manual, el ancho de la celda no cambia. /a Ai#ura 2N muestra el resultado de usar dos saltos de lnea manuales despus de la primera lnea de te<to.

Ci#ura )9E Celda con saltos de lnea manuales

Contraer te1to para a$ustarse a la celda

El tama%o de la letra de los datos puede ajustarse autom+ticamente para $ue se adapte al de la celda. Para hacer esto, seleccione la opcin 7educir para a$ustar al tama+o de la celda en el di+lo#o Aormato celdas >Ai#ura 2I?. /a Ai#ura !0 muestra el resultado.

Ci#ura >BE Aeducir el tama7o de la letra para ajustar el te8to

Dar formato a los nmeros

(e pueden aplicar arios formatos numricos a una celda usando los iconos en la 1arra de formato. (eleccione la celda, : pulse el icono adecuado.

Ci#ura ><E =conos para formato de n4meros" (e i Duierda a derechaE moneda0 porcentaje0 fecha0 estndar0 a7adir decimal0 eliminar decimal

>B

Primeros pasos con Calc

Para ma:or control o seleccionar otros formatos numricos, use la pesta%a N4meros del di+lo#o Aormato de celdas >Ai#ura !2?.

*pli$ue a los datos cual$uiera de los tipos de datos de la lista 'ate#ora. 'ontrole el n;mero de lu#ares decimales : ceros a la i)$uierda. Entrodu)ca un cdi#o de formato personali)ado.
Las preferencias de Idioma controla las preferencias locales para los distintos formatos, como el orden de las fechas y el smbolo monetario.

Ci#ura >)E Cormato de celdas N4meros

Dar formato a los caracteres

Para ele#ir r+pidamente el tipo de letra usado en una celda, seleccione la celda, lue#o pulse la flecha para desple#ar la lista Mombre de fuente en la barra de formato : elija una fuente.
Para ele#ir si mostrar los nombres de fuente con su fuente o como te<to simple, a:a a Herramientas Opciones -ibreOffice .er : acti e o desacti e la casilla 7ostrar ista pre ia de los tipos de letra en la seccin /ista de tipos de letra. Para m+s informacin, ea el captulo 1H >'onfi#urar : personali)ar 'alc? de la Gua de Calc.

,ugerencia

Para ele#ir el tama%o de la letra, desplie#ue la lista "ama%o de fuente de la barra de herramientas. Para otros formatos, puede usar los iconos ne#rita, cursi a o subra:ado. Para ele#ir el color de la fuente, pulse la flecha del icono 'olor de fuente para mostrar la paleta de colores. Elija el color $ue desee. >Para definir colores personali)ados, use Herramientas Opciones -ibreOffice Colores. 9ea el captulo 2?.

(ar formato a los datos

><

Para especificar el idioma de una celda >;til :a $ue permite tener arios idiomas : su correccin orto#r+fica en el mismo documento?, use la pesta%a Cuente en el di+lo#o Aormato de celdas. @tilice la pesta%a @fectos de fuente para establecer otras caractersticas. 9ea el captulo H de la Gua de Calc para m+s informacin.

Ci#ura >>E @le#ir color de la fuente

Dar formato a los bordes de celda

Para ele#ir r+pidamente el estilo de lnea para los bordes de una celda, pulse la pe$ue%a flecha de los iconos Estilo de lnea : 'olor de lnea en la barra de formato. En cada caso se mostrar+ una paleta de opciones. Para ma:or control, inclu:endo el espacio entre los bordes de celda : el te<to, use la pesta%a 2ordes del di+lo#o Aormato de celdas. En l se puede tambin definir una sombra. 9ea el captulo H de la Gua de Calc para m+s detalles.
/as propiedades de borde de celda se aplican a una celda, : slo pueden modificarse al editar esa celda. Por ejemplo, si la celda '! tiene un borde superior >$ue isualmente puede e$ui aler al borde inferior de '2?, ese borde slo puede eliminarse seleccionando la celda '!. Mo se puede eliminar en '2.

Nota

Dar formato al fondo de una celda

Para ele#ir r+pidamente el color de fondo de una celda, pulse el icono 'olor de fondo en la 1arra de formato. (e muestra una paleta de eleccin de color, similar a la paleta de 'olor de fuente. >Para definir colores personali)ados, use Herramientas Opciones -ibreOffice Colores. 9ea el captulo 2 para m+s informacin. Puede usar tambin la pesta%a Condo del di+lo#o Aormato de celdas. 9ea el captulo H de la Gua de Calc para m+s detalles.

>)

Primeros pasos con Calc

Formato autom%tico de celdas y ho$as

Puede usar la caracterstica formato autom+tico para aplicar un #rupo de formatos de celdas r+pidamente a una hoja o un ran#o seleccionado de celdas. 1? (eleccione las celdas a las $ue desee dar formato, inclu:endo las columnas : filas $ue ser+n cabeceras. 2? Elija Formato Formateado autom%tico.

Nota

(i las celdas seleccionadas no tienen encabe)ado de fila : columna, Aormateado autom+tico no est+ disponible.

Ci#ura >?E (ilo#o Cormateado automtico

!? Para seleccionar $u propiedades incluir >formato numrico, fuente, alineacin, borde, modelo, ajustar anchoTalto? en un formato autom+tico, pulse OpcionesTM%s. *cti e o desacti e las opciones re$ueridas. H? Pulse Aceptar. (i no e nin#;n cambio en el color del contenido de la celda, elija .er Destacar valores en la barra de men;s.

Definir un formato autom%tico nuevo

Puede definir un formato autom+tico nue o $ue est disponible para todas las hojas de c+lculo. 1? 2 formato a una hoja. 2? (eleccione 6ditar ,eleccionar todo. !? Elija Formato Formateado autom%tico. El botn *%adir est+ acti o. H? Pulse A+adir. -? En el cuadro Nombre del di+lo#o *%adir formateado autom+tico, escriba un nombre si#nificati o para el nue o formato. G? Pulse Aceptar para #uardarlo. El formato nue o ahora se puede ele#ir en la lista Cormatos en el di+lo#o formateado autom+tico.

Cormato automtico de celdas 1 hojas

>>

Formato de ho$as de c%lculo usando temas

'alc iene con un #rupo predefinido de temas de formato $ue puede aplicar a sus hojas de c+lculo. Mo es posible a%adir ni modificar temas en 'alc. (in embar#o, pueden modificarse los estilos despus de aplicarse en una hoja de c+lculo. Para aplicar un tema a una hoja de c+lculo, 1? Pulse el icono ,eleccin de temas en la barra de herramientas. (i esta barra no est+ isible, se puede mostrar utili)ando .er 'arras de herramientas Herramientas. *parece el di+lo#o de seleccin de temas. Este di+lo#o muestra los temas disponibles para la hoja de c+lculo

2? En el di+lo#o de seleccin de temas, elija el tema $ue desee aplicar a la hoja de c+lculo. "an pronto como seleccione un tema, al#unas propiedades de estilos personali)ados se aplican a la hoja de c+lculo acti a : se en inmediatamente. !? Pulse Aceptar.

5sar el formato condicional

Puede confi#urar formatos de celda para cambiar dependiendo de las condiciones $ue especifi$ue. Por ejemplo, en una tabla con n;meros, puede mostrar todos los alores por encima de la media en erde : los $ue est+n por debajo de la media en rojo. El formato condicional depende de los estilos, : la caracterstica '+lculo autom+tico tiene $ue estar acti ada >Herramientas Contenido de las celdas C%lculo autom%tico?. 9ea el captulo 2 de la Gua de 'alc para m+s detalles.

Ocultar y mostrar datos

'uando los elementos est+n ocultos, no se en ni se imprimen, pero a;n se pueden seleccionar para copiar si se seleccionan los elementos a su alrededor. Por ejemplo, si la columna 1 est+ oculta, esta se copia si se seleccionan las columnas * : '. 'uando necesite un elemento oculto de nue o, puede re ertir el proceso, : mostrar el elemento. Para ocultar o mostrar hojas, filas : columnas, use las opciones del men; Aormato o pulse con el botn derecho para abrir el men; conte<tual. Por ejemplo, para ocultar una fila, primero seleccione la fila, : lue#o elija Formato Fila Ocultar >o pulse el botn derecho : elija Ocultar?. Para ocultar o mostrar celdas, elija Formato Celdas desde la barra de men;s >o pulse con el botn derecho : elija Formato de celdas?. En el di+lo#o formato de celdas, a:a a la pesta%a proteccin de celda.

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Primeros pasos con Calc

Ci#ura >5E *ostrar u ocultar celdas

Controles de es9uema
(i est+ ocultando : mostrando continuamente las mismas celdas, puede simplificar el proceso creando un es$uema, $ue a%ade un conjunto de controles para ocultar : mostrar las celdas en el #rupo r+pidamente : $ue estar+n siempre disponibles. (i el contenido de la celda tiene un patrn re#ular, como cuatro celdas se#uidas por un total, entonces puede usar Datos Agrupar y 6s9uema 6s9uema autom%tico& para $ue 'alc a%ada controles basados en el patrn. En otro caso, puede establecer es$uemas manualmente seleccionando las celdas a a#rupar, : lue#o elija Datos Agrupar y es9uema Agrupar. En el di+lo#o Grupo, puede ele#ir cmo a#rupar las celdas seleccionadas, por filas o columnas. 'uando cierre el di+lo#o, los controles de es$uema aparecer+n en cual$uiera de las cabeceras de filas o columnas : en los bordes de la entana. /os controles se parecen a la estructura del +rbol de directorios, : se pueden ocultar seleccionando Datos Agrupar y 6s9uema Ocultar detalles. (u uso es e<clusi o para la pantalla, : no se imprimen. /os controles b+sicos de es$uema tienen si#nos m+s : menos al inicio del #rupo para mostrar : ocultar celdas. En cual$uier caso, si uno o m+s de los es$uemas est+ anidado con otro, los controles tienen botones numerados para ocultar diferentes ni eles del #rupo. (i :a no necesita m+s un #rupo, pon#a el cursor en cual$uier celda de este : seleccione Datos Agrupar y 6s9uemas Desagrupar. Para remo er todos los #rupos en la hoja, seleccione Datos Agrupar y 6s9uemas 6liminar.

Ci#ura >3E Controles de @sDuema

Ocultar 1 mostrar datos

>5

Filtrar 9u" celdas est%n visibles

@n filtro es una lista de condiciones $ue cada entrada debe reunir para $ue se muestre. Puede establecer tres tipos de filtros desde el submen; Datos Filtros. Filtros autom%ticos: a%aden una lista desple#able al principio de una columna $ue contiene los filtros usados com;nmente. (on r+pidos : con enientes, por$ue la condicin inclu:e cada entrada ;nica en las celdas seleccionadas, son casi tan ;tiles con te<to como con n;meros. *dem+s de cada entrada ;nica, los filtros autom+ticos inclu:en la opcin de mostrar todas las entradas, los die) alores numricos m+s altos, : todas las celdas $ue est+n acas o no, as como un filtro est+ndar. (u des entaja es $ue son al#o limitados. En concreto, no permiten e<presiones re#ulares, as $ue, usando filtros autom+ticos, no se puede mostrar contenido $ue sea similar, pero no idntico. Filtros est%ndar: son m+s complejos $ue los filtros autom+ticos. (e pueden establecer hasta ocho condiciones de filtro, combin+ndolas con los operadores U : .. /os filtros est+ndar son m+s ;tiles para n;meros, aun$ue al#unos de los operadores condicionales, como J >i#ual? : VW >distinto? pueden ser tambin ;tiles para te<to. .tros operadores condicionales inclu:en la opcin de mostrar el alor ma:or o menor, o un porcentaje de l. Xtiles en s mismos, los filtros est+ndar tienen un alor a%adido cuando se utili)an para refinar a;n m+s los filtros autom+ticos. Filtros avan8ados: est+n estructurados de manera similar a los filtros est+ndar. /as diferencia est+ en $ue los filtros a an)ados no est+n limitados a ocho condiciones, : los criterios no se introducen por medio de un di+lo#o. En su lu#ar, los filtros especiales se introducen en un +rea en blanco de una hoja : la herramienta de filtros especiales establece una referencia para aplicarlos.

Ordenar registros
.rdenar or#ani)a las celdas isibles de la hoja. En 'alc, se puede ordenar por tres criterios, aplicados uno despus de otro. .rdenar es ;til cuando est+ buscando un objeto en particular : es m+s poderoso despus de filtrar los datos. *dem+s, ordenar es ;til cuando se a%ade informacin nue a. 'on listas lar#as, normalmente es m+s f+cil a%adir la informacin nue a al final de la hoja $ue a#re#ar filas en el lu#ar apropiado. 2espus de a#re#ar la informacin, puede ordenarla para actuali)ar la hoja. (e puede ordenar resaltando las celdas a ordenar : lue#o seleccionar Datos Ordenar. /as celdas seleccionadas se pueden ordenar por la informacin de hasta tres columnas o filas, de forma ascendente >*Y8, 1YN? o descendente >8Y*, NY1?. En la pesta%a Opciones del di+lo#o .rdenar, puede ele#ir una de las si#uientes opciones, May)sculas/Min)sculas (i dos entradas son idnticas, si una tiene una letra ma:;scula se coloca delante de una con min;sculas. 6l intervalo contiene eti9uetas de columnas Mo inclu:e los encabe)ados de columnas en el orden. 4ncluir formatos El formato de las celdas se mue e con el contenido. (i el formato se usa para distin#uir arios tipos de celdas, se puede usar esta opcin.

>3

Primeros pasos con Calc

Copiar resultados de clasificacin en Endica la direccin de la hoja de c+lculo para copiar los resultados ordenados. (i el ran#o especificado no tiene el n;mero necesario de celdas, entonces se a#re#an celdas. (i el ran#o contiene celdas con contenido, entonces el ordenar falla. Orden de clasificacin definido por el usuario (eleccione la casilla, lue#o escoja uno de los ordenes definidos en Herramientas Opciones -ibreOffice Calc Ordenar listas desde la lista desple#able. Direccin Endica si se ordena por filas o por columnas. Por defecto, se ordena por columnas a menos $ue las celdas seleccionadas estn en una ;nica columna.

4mprimir
Emprimir desde 'alc es i#ual $ue imprimir desde otros componentes de /ibre.ffice > ea el captulo 10?, pero al#unos detalles son diferentes, especialmente lo concerniente a la preparacin de la impresin. El di+lo#o de impresin >Ai#ura !I? en el men; Archivo 4mprimir, tiene al#unas opciones especficas de 'alc, $u hojas imprimir.

Ci#ura >5E (ilo#o =mprimir

,eleccionar el orden de p%ginas& detalles y escala

Para seleccionar el orden de p+#inas, detalles, : escala para imprimir, 1? (eleccione Formato 0%gina en el men; principal. 2? (eleccione la pesta%a Ho$a >Ai#ura !L?. !? 5a#a sus selecciones, : pulse Aceptar.

=mprimir

>5

Ci#ura >6E (ilo#o @stilo de hoja /oja Orden de p%gina (e puede establecer el orden en $ue se imprimen las p+#inas. Esto es especialmente ;til en un documento lar#oZ por ejemplo, controlar el orden de impresin puede ahorrar tiempo si desea compa#inar el documento de cierta manera. /as opciones disponibles se muestran a continuacin, 2e arriba hacia abajo, despus hacia la derecha

2e i)$uierda a derecha : hacia abajo

4mprimir (e puede especificar $u detalles imprimir. /os detalles inclu:en,

"tulos de fila : columna 'uadrcula F imprime los bordes de celdas como una cuadrcula. 'omentarioFimprime los comentarios definidos en su hoja de c+lculo en una hoja
separada, junto a la referencia a la celda correspondiente .bjetos e im+#enes Gr+ficos .bjetos de dibujo ArmulasFimprime las frmulas contenidas en las celdas, en lu#ar de los resultados 9alores ceroFimprime las celdas con alor cero

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Primeros pasos con Calc

Nota

0ecuerde $ue los detalles de las opciones de impresin son una parte de las propiedades de p+#ina, son adem+s una parte de las propiedades de estilo. Por ello, se pueden establecer diferentes estilos de p+#ina para cambiar r+pidamente las opciones de impresin de las hojas en una hoja de c+lculo.

6scala @tilice las caractersticas de escala para controlar el n;mero de p+#inas $ue se imprimir+n. Esto puede ser ;til si se necesita imprimir un #ran n;mero de datos de manera m+s compacta o, si el lector tiene problemas de isin, se puede a#randar el te<to al imprimirse.

0educirT*mpliar impresinFescala los datos en la impresin hacindolos m+s #randes o

pe$ue%os. Por ejemplo, si una hoja se puede imprimir normalmente en cuatro p+#inas >dos a lo ancho : dos a lo lar#o?, con una escala de -0[ se puede imprimir en una p+#ina >ambas reducidas a la mitad en ancho : lar#o?. *justar inter alos de impresin en n;meros de p+#inasFdefine e<actamente cu+ntas pa#inas de impresin se pueden ocupar. Esta opcin slo puede reducir una impresin, no la a#randar+. Para a#randar una impresin, se debe usar la opcin ampliarTreducir. *justar inter alos de impresin a lo altoTanchoFdefine el alto : ancho de la impresin, en p+#inas.

5sar rangos de impresin

/os ran#os de impresin tienen muchos usos, inclu:endo imprimir slo una parte especfica de los datos o las filas o columnas seleccionadas en cada p+#ina. Para saber m+s sobre los ran#os de impresin, ea el 'aptulo G >Emprimir, E<portar, : En iar por email? en la Gua de Calc.

Definir un ran o de impresi!n

Para definir un nue o ran#o o modificar un ran#o e<istente, 1? 0esalte el ran#o de celdas $ue componen el ran#o a imprimir. 2? Elija Formato 4mprimir rangos Definir. /as lneas de salto de p+#ina se muestran en pantalla.

,ugerencia

Puede comprobar el ran#o usando Archivo .ista preliminar. /ibre.ffice slo mostrar+ las celdas en el ran#o de impresin.

"#adir al ran o de impresi!n

2espus de definir un ran#o de impresin, puede a%adirle m+s celdas. Esto permite $ue se impriman arias +reas separadas de la hoja, para no imprimir la hoja completa. 2espus de definir el ran#o, 1? 0esalte el ran#o de celdas $ue se a%adir+n al ran#o a imprimir. 2? Elija Formato 4mprimir rangos A+adir. /as lneas de salto de p+#ina :a no se muestran en la pantalla.

,ugerencia

El ran#o de impresin adicional se imprimir+ como una p+#ina separada, incluso si ambos ran#os est+n en la misma hoja.

=mprimir

>9

Quitar un rango de impresin

Puede ser necesario eliminar un ran#o de impresin definido, por ejemplo si se necesita imprimir la hoja entera nue amente. Elija Formato 4mprimir rangos !uitar. Esto $uita todos los ran#os de impresin definidos en la hoja. @na e) eliminado el ran#o de impresin aparecen en la pantalla los saltos de p+#ina predefinidos.

Editar un rango de impresin

En cual$uier momento, se puede editar directamente el ran#o de impresin, por ejemplo para eliminar o cambiar parte del ran#o. Elija Formato 4mprimir rangos 6ditar. 9ea el captulo 2 de la Gua de Calc para m+s detalles.

4mprimir filas o columnas en cada p%gina

(i se imprime una hoja en m;ltiples p+#inas, se puede establecer $ue ciertas filas o columnas se repitan en cada p+#ina. Por ejemplo, si se necesitan imprimir las dos primeras filas de la hoja as como la columna *, ha#a lo si#uiente, 1? Elija Formato 4mprimir rangos 6ditar. En el di+lo#o Editar +reas de impresin, escriba las filas en el campo de te<to debajo de Cila Due repetir. Por ejemplo, para repetir las filas 1 a la H, escriba ;<:;=. En la lista Cila Due repetir >ninguno> cambia a >definida por usuario>.

Ci#ura >9E @specificar las filas Due se repiten 2? /a columnas tambin se pueden repetir. Escriba las columnas en el campo de te<to debajo de Columna a repetir. Por ejemplo, para repetir la columna *, escriba ;A. En la lista 'olumna a repetir, el contenido cambia de ? ninguno ? a ? definido por el usuario >. !? Pulse Aceptar.

Nota

Mo necesita seleccionar el ran#o entero de las filas a repetir. 'on seleccionar una celda en cada fila es suficiente.

,altos de p%gina
*un$ue definir un ran#o puede ser una herramienta poderosa, en ocasiones puede ser necesario un reto$ue manual en la impresin de 'alc. Para hacer esto, se puede usar un salto manual" @n salto manual a:uda a ase#urar $ue los datos se impriman adecuadamente. Puede insertar un salto de p+#ina hori)ontal por encima, o un salto de p+#ina ertical a la i)$uierda de la celda acti a.

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Primeros pasos con Calc

$nsertar un salto manual

Para insertar una salto manual, 1? (eleccione la celda donde desea poner el salto. 2? (eleccione 4nsertar ,alto de p%gina. !? (eleccione ,alto de fila o ,alto de columna dependiendo de lo $ue necesite. El salto ahora ha $uedado establecido. ,alto de fila (eleccionar :alto de fila crea un salto de p+#ina encima de la celda seleccionada. Por ejemplo, si la celda acti a es 51-, entonces el salto se crea entre las filas 1H : 1-. ,alto de columna (eleccionando :alto de columna se crea un salto de p+#ina a la i)$uierda de la celda seleccionada. Por ejemplo, si la celda acti a es 51-, entonces el salto de p+#ina se crea entre las columnas G : 5.
Para er los saltos de p+#ina de una manera simple en la pantalla, puede cambiar su color. Elija Herramientas Opciones -ibreOffice Apariencia& mue a la pantalla hacia abajo a la seccin 5oja de c+lculo.

,ugerencia

Eliminar un salto de p% ina

Para $uitar un salto de p+#ina, 1? (eleccione la celda junto al salto $ue desea $uitar. 2? (eleccione 6ditar 6liminar salto de p%gina. !? (eleccione ,alto de fila o ,alto de Columna dependiendo de lo $ue necesite. El salto de p+#ina se elimina.
Pueden e<istir arios saltos manuales en la misma p+#ina. 'uando $uiera eliminarlos, tiene $ue hacerlo manualmente uno a uno. Esto puede ser confuso al#unas eces, :a $ue puede haber un salto de columna en la p+#ina, : cuando a:a a 6ditar ,alto manual, (alto de columna puede estar desacti ado. Para eliminar un salto, tiene $ue estar en la celda si#uiente al salto. *s, por ejemplo, si crea un salto de columna mientras est+ en la celda 51-, no puede eliminarlo si est+ en la celda 21-. En cual$uier caso, puede eliminarlo desde cual$uier celda de la columna 5.

Nota

6ncabe8ados y pies de p%gina

/os encabe)ados : pies de p+#ina son tro)os predefinidos de te<to $ue se imprimen en la parte superior o inferior de una hoja, fuera del +rea de hoja. (e establecen de la misma manera. /os encabe)ados : pies de p+#inas tienen un estilo de p+#ina asi#nado. (e puede definir m+s de un estilo de p+#ina para una hoja de c+lculo : asi#nar diferentes estilos de p+#ina a diferentes hojas. Para saber m+s acerca de los estilos de p+#ina, ea el captulo H >@sar estilos : plantillas? de la Gua de Calc. Para establecer un encabe)ado o pie de p+#ina, 1? En la hoja $ue desee definir el encabe)ado o pie de p+#ina, seleccione Formato 0%gina. 2? (eleccione la pesta%a Encabe)amiento >o pie de p+#ina?. 9er Ai#ura H0.
=mprimir ?<

!? (eleccione la opcin Activar encabe8amiento. 2esde a$u tambin puede establecer los m+r#enes, el espaciado, : el alto para los encabe)ados o pies de p+#ina. Puede acti ar la casilla A$uste din%mico de altura para ajustar la altura autom+ticamente. Margen 'ambiar el tama%o de los m+r#enes i)$uierdo : derecho modifica la distancia a la $ue estar+n de los bordes de la p+#ina. 6spaciado El espaciado afecta a la distancia de la parte superior o inferior de la hoja la $ue se imprimir+n los encabe)ados : pies de p+#ina. *s, si el espaciado es 1,00cm, entonces el encabe)ado : el pie #uardar+n 1 centmetro de distancia respecto a la hoja. Altura /a altura afecta a lo $ue medir+ de alto el encabe)ado o pie.

Ci#ura ?BE (ilo#o @stilo de hoja @ncabe amiento

"specto del enca&ezado o pie

Para cambiar la apariencia del encabe)ado o el pie, pulse Opciones. En este di+lo#o >Ai#ura H1? puede establecer el fondo : borde del encabe)ado o pie de p+#ina.

?)

Primeros pasos con Calc

Ci#ura ?<E 2ordes J Condo $@ncabe adoJPie de p#ina% 'ontenido del enca&ezado ( pie de p% ina
El encabe)ado o pie de una hoja de c+lculo en 'alc tiene tres columnas para te<to. 'ada columna puede tener diferentes contenidos. Para establecer el contenido del encabe)ado o pie, pulse el botn 6ditar en el di+lo#o mostrado en la Ai#ura H0 para mostrar el di+lo#o de la Ai#ura H2

Ci#ura ?)E @ditar el contenido del encabe amiento o pie

=mprimir

?>

@reas 'ada +rea es independiente : puede contener informacin distinta. 6ncabe8ado Puede seleccionar entre muchas opciones preestablecidas en la lista desple#able, o especificar un encabe)ado personali)ado usando los si#uientes botones >si est+ estableciendo el formato para un pie de p+#ina, las elecciones son las mismas?. 6ncabe8ado personali8ado Pulse el +rea >i)$uierda, centro, derecha? $ue desee personali)ar, : use los botones para a%adir elementos o cambiar atributos del te<to. *bre el di+lo#o *tributos de te<to. Enserta el campo Mombre de archi o. Enserta el campo Mombre de la hoja. Enserta el n;mero de p+#ina actual. Enserta el n;mero total de p+#inas. Enserta el campo Aecha. Enserta el campo 5ora.

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