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Flujograma y Diagrama de Flujo de Datos

Introduccin. Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de datos a travs de sistemas de tratamiento de informacin. Describen que operaciones y en que secuencia se requieren para solucionar un problema dado o cumplir con un objetivo especifico. Son una representacin diagramtica que ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarn para conseguir la solucin de un problema.

Flujograma
Es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Aplicacin Permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada. Los flujogramas son considerados como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo, constituye un elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensin de la dinamita organizacional y la simplificacin del trabajo

Tcnicas para la Elaboracin de Flujogramas. El analista adoptar un mtodo que generalmente es determinado por una instancia facultada para tal fin. Al momento de elaborar un flujogramas o diagrama de flujo, es importante considerar entre otras las siguientes pautas: a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, segn se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
c. Utilizar smbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plstico con los smbolos recortados. d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada pgina; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.

e. Cada pgina debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la grfica, la fecha (de revisin, si la hay), el autor y el nmero de pginas. f. Cuando las lneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su nmero.

g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.


h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las lneas de flujo que aparecen entrando en un smbolo sean las menos posibles, lo mismo se harn con las lneas que salen. i. Escribir en los smbolos, usando el menor nmero posible de palabras.

Otras recomendaciones

1. La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada con frases breves y sencillas.
2. Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades administrativas. 3. El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice. 4. El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al smbolo. 5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada. 6. Realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

SIMBOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS


Smbolos Normas ANSI 1. Principio y/o terminacin del diagrama: Este smbolo representa tanto la disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada), como la mencin de que la informacin ya ha sido procesada.

2. Actividad u operacin: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la informacin. 3. Anotacin, aclaracin, o ambos casos: Siempre que se quiera algn comentario al margen, notas explicativas, aclaraciones, entre otros; se trazar indistintamente una lnea punteada que vaya de la nota al smbolo en que la requiere. 4. Conector: Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas de que el diagrama obligue a interrumpir el graficado de la informacin que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas.

5.

Documento: El smbolo se utilizar cuando se desee representar un documento cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, u otros. Siempre que un documento tenga varias copias, estas debern presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y as sucesivamente. 6. Destruccin: Este smbolo indica la destruccin de cualquier documento o informacin. Es conveniente aclarar siempre que documentos se estn destruyendo. 7. Transferencia: Este smbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra seccin o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos interesen los pasos o trmites que se realizan en ese lugar. 8. Alternativa: Este smbolo representa el momento en que una actividad u operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes. 9. Actividad fuera del mbito de investigacin: Este smbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares, que nada ms varan en su inicio o su final). Direccin de flujo: ( Representado por flechas ) Indica la secuencia de la informacin y se utiliza para unir smbolos, segn sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.

SMBOLOS ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramacin administrativa) Inicio o trmino. Indica el principio del flujo, puede ser accin o lugar, adems se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacin Actividad . Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimiento Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento Decisin o alternancia. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas
temporal Definitivo

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo

Simbologa Normas ASME

1.

2.

3.

4.

5.

El circulo; significa una operacin (una etapa o una subdivisin del proceso). Una operacin se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisin de un documento. La flecha o pequeo crculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro. El cuadrado significa una inspeccin o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificacin de una firma. La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera de alguna provisin por parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso. El tringulo con el vrtice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupcin casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).

1. Operacin: Indica las principales fases del proceso, mtodo o procedimiento. 2. Inspeccin: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. 3. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro. 4. Depsito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos. 5. Almacenamiento permanente: Indica el depsito de un documento o informacin dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacn.

Diagrama de flujo de datos Es un modelo que describe los flujos de datos, los procesos que cambian o transforman los datos en un sistema, las entidades externas que son fuente o destino de los datos (y en consecuencia los lmites del sistema) y los almacenamientos o depsitos de datos a los cuales tiene acceso el sistema, permitiendo as describir el movimiento de los datos a travs del sistema. En sntesis, el Diagrama de Flujo de Datos describe:

Los lugares de origen y destino de los datos (los lmites del sistema), Las transformaciones a las que son sometidos los datos (los procesos internos) Los lugares en los que se almacenan los datos dentro del sistema, y Los canales por donde circulan los datos.

Reglas para dibujar un diagramas de flujo. Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos smbolos estndares; sin embargo, algunos smbolos especiales pueden tambin ser desarrollados cuando sean requeridos. Algunos smbolos estndares, que se requieren con frecuencia para diagramar programas de computadora se muestran a continuacin:

Inicio o fin del programa

Pasos, procesos o lneas de instruccin de programa de computo

Operaciones de entrada y salida

Toma de decisiones y Ramificacin

Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama

Cinta magntica

Disco magntico

Archivo

Demora