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ACTIVIDAD SEMANA 3

1. Despus de leer y analizar cuidadosamente el documento de Proceso de la cobranza elabore una sntesis, haciendo nfasis en la elaboracin y desarrollo de los planes de cobranza, recuerde no descuide ningn elemento registrado en su contenido. R//: De acuerdo con el material de apoyo, podemos sintetizar lo siguiente: La cobranza es la accin que se realiza tendiente a recuperar la cartera en condiciones prestablecidas. Durante el proceso de cobranza deben tenerse muy en cuenta los siguientes principios: El crdito no es un favor que se hace al cliente, sino, un servicio que se vende. Todo cliente puede cambiar. Podemos establecer entonces que lo que esencialmente busca la cobranza es generar nuevas ventas, con una gestin de cobro que debe hacerse productiva incrementando la buena imagen del proveedor del servicio. Polticas de cobranza: Las polticas deben estar acordes con las necesidades organizacionales y de acuerdo a las condiciones econmicas del entorno, deben contener: Normas eficaces para una poltica inteligente de cobranza Tener como primer objetivo la poltica de que no sea necesario cobrar, aunque es difcil. El segundo objetivo debe ser otorgar el mximo crdito, con una rpida, segura y econmica recuperacin Deben realizarse polticas de modo que puedan ser realizables y adaptables a las circunstancias Manejar los casos complejos A una poltica de ventas dura, aplicar una cobranza suave y viceversa. Revisar frecuentemente las polticas para evitar deficiencias. Deben ser: claras, flexibles, dinmicas y uniformes. Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros Orientadas a establecer equilibrio entre los gastos de gestin de cobranza y los resultados de los mismos. Todas las polticas de cobranza tienen incidencia en las ventas. Sino se obtiene recuperacin del crdito, debe realizarse un estudio de las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales. Normas de cobranza: Las normas bsicas en un proceso de cobranza pueden ser: Determinar un monto que no sea superior a las utilidades. Documentarse legalmente para cumplir los requisitos de ley Respetar los planes prefijados Respetar las autonomas del departamento de cobranza judicial Hacer investigaciones necesarias para evitar incumplimientos y riesgos innecesarios

A continuacin se muestra copiado literalmente del texto de apoyo el proceso de cobranza:

FASE

ACTIVIDADES
Solicitud de crdito Definicin de metas Ordenar la informacin Programar los contactos Definir planes de Accin Programas Alternativos

PLANEACIN

ORGANIZACION

Listado de Beneficios Listado de objeciones Listado de Cartera Circular con informaciones Recordatorios al cliente Seguimiento cercano

ENCUENTRO

Ambientacin Diagnostico Anlisis de razones de no pago Estudio de alternativas de pago Comunicacin de Decisiones Motivacin y exigencias

COMUNICACIONES

Registrar resultados del encuentro Registro de decisiones tomadas Comunicacin a reas afectadas

ACCIONES LEGALES

Envo oportuno de cartas Seguimiento cercano No dudar en proceder si amerita

PLAN DE COBRANZA: Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener caractersticas como: a. Adaptable a las circunstancias. b. Uniforme; aplicable a todos los casos. c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores. d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presin.

Existen tres clases de cobranza: Administrativa, Prejudicial y Jurdica. Debe existir un plan para cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de ellas debe elaborarse teniendo en cuenta las caractersticas propias que la conforman. ste proceso, debe considerarse como esencial puesto que adems de evitar prdidas, incrementa la rentabilidad de la cartera de crditos. Puesto que el proceso de cobranza es tedioso, deben involucrarse varios departamentos de la organizacin, as como ha otras entidades o agencias externas.

2. Analice cuidadosamente los materiales de apoyo relacionados con la comunicacin efectiva y habilidades de negociacin, prepare UN MAPA MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO. R//:

LA COMUNICACIN EFECTIVA

Se fundamenta en relaciones interpersonales

Buen manejo de conflictos

Ayudando a confrontar de manera abierta diferentes inconformismos.


Tcnicas como: - Entender el pensamiento - Usar la razn -No descalificar - No generalizar

Superan las situaciones conflictivas entre personas.

HABILIDADES DE NEGOCIACIN

Son usadas principalmente para la recuperacin comercial de la cartera

La negociacin

Es la bsqueda, creacin y definicin de opciones que satisfagan los intereses dos partes o ms.

Logro de objetivos

Maximizar beneficios. Minimizar perdidas. Mantener una relacin Obtener un gana-gana

3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo documento.

R//: Elaboracin de un programa de cobranzas: NOMBRE DEUDOR Carlos Londoo Isabel Aristizabal Leonardo Tovar Carlos Restrepo Armando Casas Patricia Lesmes Jos Ariza Hugo Prez Armando Restrepo Hugo Camargo Jos Len Fernando Lpez ACTIVIDAD Comerciante Empleado Industrial Comerciante Empleado Constructor Comerciante Comerciante Empleado Comerciante Independiente Comerciante VECIMIENTO 15.01-08 18.03.08 04-03-08 03-03-08 13.02.08 02-01-08 08-01-08 18-03-08 25-02-08 20.02.08 01-02.08 02-02-08 VALOR 90.000.000 3-000.000 25.000.000 10.000.000 15.000.000 45.000.000 28.000.000 10.000.000 8.000.000 32.000.000 17.000.000 5.000.000

Voy a aplicar tericamente lo que conlleva el programa con todos los pasos, ms no voy a aplicarlo directamente sobre la base de datos. Considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo:

a. Estrategia de cobranza: - Alertar con mensajes de estados de cuentas para crditos con hasta 30 das de atraso: se har una cobranza ms agresiva hasta lograr el pago. - Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del 25% del valor pactado. - Utilizacin de otros medios para crditos atrasados: Cuando los crditos llevan ms de 30 das, se utilizarn las cartas al domicilio y el correo electrnico. - Polticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que generar un atraso y las consecuencias al cliente. - Suspensin de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre en mora, es indispensable no concederle un nuevo crdito puesto que es peligroso econmicamente. - Castigo de crditos vencidos: Se hace un reporte negativo a las entidades crediticias cuando ha transcurrido ms de 5 meses. - Asignacin de crditos a agencias externas: Se debe tener contacto con agentes jurdicos para el posterior cobro con los estrictos controles de ley - Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias agencias especializadas en diferentes intereses de la organizacin. b. Cobranza de la cartera morosa: Contando con el apoyo de las agencias externas, es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de los cobros. Es bueno que se le haga saber al cliente que el crdito cada vez que se atrasa genera ms intereses, motivndolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar inconvenientes con abogados. c. Labores del departamento de cobranza: Se van a asignar prioridades a los crditos morosos, estableciendo tambin el orden de trabajo, es necesario hacerlo de la mejora manera ya que los recursos son limitados Se van dividir los crditos por niveles de riesgos de la siguiente manera: - 30 das de atraso. - 60 das de atraso - cobranza prejurdica - cheques devueltos d. Control de crditos vencidos: Se va a hacer uso de las TICS a travs de sistemas automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan los crditos por saldos vencidos, edad de los crditos y promesas de pagos incumplidas. El sistema asigna tambin los rditos que cobrar un operador. e. Manejo de agencias externas: Se trabajar conjuntamente con agencias de abogados para lo crditos difciles de recuperar, contando tambin con que son agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurdicas. f. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas: De acuerdo con la severidad del monto, se concedern honorarios a los abogados que van desde el 10% al 30% . Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como: Renegociacin de intereses atrasados Condonacin de capital Bienes recibidos en pago