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Sistema Nacional de Archivos

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Los sistemas nacionales de archivos no pretenden crear nuevas estructuras ni modificar los procesos que ya tienen los archivos de una nación, por el contrario pretenden mejorar y estandarizar el funcionamiento de los archivos que hacen parte del sistema, con el fin de conservar el patrimonio documental de una nación, crear redes de cooperación y mejorar la calidad del servicio de todos los archivos que hacen parte del sistema nacional mediante su normalización.
Los sistemas nacionales de archivos no pretenden crear nuevas estructuras ni modificar los procesos que ya tienen los archivos de una nación, por el contrario pretenden mejorar y estandarizar el funcionamiento de los archivos que hacen parte del sistema, con el fin de conservar el patrimonio documental de una nación, crear redes de cooperación y mejorar la calidad del servicio de todos los archivos que hacen parte del sistema nacional mediante su normalización.

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Sistema Nacional de Archivos

Jeimy Gutierrez Leonardo Ramírez David Ramírez

Pontificia Universidad Javeriana Procesos Archivísticos Bogotá, Agosto 25 de 2009

Tabla de contenidos

Resúmen Introducción Sistema Nacional de Archivos 1. Sistema Nacional de Archivos 2. Elementos de los sistemas nacionales de archivos 3. Etapas de los sistemas nacionales de archivos 3.1 Etapa de Organización 3.2 Etapa de Desarrollo 3.3 Etapa de Implementación 3. Etapa de Evaluación Conclusiones Bibliografía

3. 4. 5. 5. 5. 6. 6. 7. 8.       9. 10. 11.

Resumen

Los   sistemas   nacionales   de   archivos   no   pretenden   crear   nuevas   estructuras   ni   modificar   los  procesos   que   ya   tienen   los   archivos   de   una   nación,   por   el   contrario   pretenden   mejorar   y  estandarizar   el   funcionamiento   de   los   archivos   que   hacen   parte   del   sistema,   con   el   fin   de  conservar el  patrimonio  documental  de  una  nación,  crear  redes  de cooperación  y  mejorar  la  calidad  del  servicio  de todos   los archivos  que  hacen  parte  del  sistema  nacional  mediante  su  normalización.

El sistema nacional de archivo busca integrar todos los archivos que estén en el interior del  sistema,   mediante   la   organización   y   análisis   de   sus   recursos,   la   planeación   de   un   plan   de  desarrollo,   su   implementación   y   posterior   control   para   crear   retroalimentación   que   beneficie  positivamente a todos los archivos.

Introducción

La generación de grandes cantidades de información en los archivos ha propiciado el desarrollo  de   sistemas   de   organización   y   clasificación,   para   su   posterior   acceso.   Revisaremos   la  implementación de un Sistema Nacional de Archivos y las diferentes etapas a considerar para  incorporar dicho sistema que debe garantizar la conservación de la memoria histórica de una  nación y salvaguardar una de las principales fuentes de información que conserva el registro de  las acciones de las diversas organizaciones que conforman un país, independientemente del tipo  de organización estatal que posea.

Cabe   resaltar   que   no   pretendemos   abordar   el   manejo   de   un   archivo   en   particular,   sino   las  consideraciones que deben asumirse en la planeación y puesta en marcha del sistema nacional.

Sistema Nacional de Archivos

1. Sistema nacional de archivos El sistema nacional de archivos está destinado a planear y coordinar la función archivística en  toda una nación, salvaguardar el patrimonio documental de un país y ponerlo al servicio de la  comunidad1 para así lograr homogeneizar y normalizar los procesos archivísticos que facilita la  integración   de   las   instituciones   que   lo   conforman,   para   apoyar   tareas   como   recopilación,  organización, conservación, investigación y difusión de los archivos a nivel nacional, regional y  local2 que conforman una importante fuente historia de un país3.

El sistema nacional de archivos vela porque el personal a cargo de los archivos sea calificado y  que conozca los documentos del archivo y su utilización para fines de investigación4, así como  por el cumplimiento de los procesos archivísticos en cada uno de los procesos del ciclo de vida de  los documentos archivísticos.

2. Elementos de los sistemas nacionales de archivos Los sistemas nacionales de archivos reúnen cuatro grandes elementos5: 1. Su carácter nacional, que es el poder que ejerce en un país independientemente de la  estructura administrativa que se tenga. 1 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Sistema nacional de archivos. [en línea]. [consultado 23 
de ago. de 2009]. Disponible en <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180> 2 Ibíd.

3 RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: 
Un estudio del RAMP. Programa General de Información y UNISIST. París, 1983. [en línea]. [consultado 23 de ago,  de 2009]. Disponible en <http://unesdoc.unesco.org/images/0005/000566/056689so.pdf>. p. 9 4 Ibíd., p. 17. 5  CEBRIÁN SÁNCHEZ,  Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita María y SANTOS ANGULO, Jhaciel.  Modelo organizacional para un sistema nacional de archivos. [en línea]. [consultado 24 de ago. de 2009]. Disponible  en <http://www.scribd.com/doc/15730262/Modelo­organizacional­para­un­Sistema­Nacional­de­Archivos>. 

2. La integración de todos los archívos públicos y los privados que a bien quieran hacer parte  del sistema, para unificar los archivos de la nación. 3. Las políticas archivísticas, que se encargan tanto de la planeación como de la verificación  de su ejecución. 4. La   base   jurídica,   para   respaldar   el   cumplimiento   de   las   premisas   emitidas   por   cada  jurisdicción. Los   sistemas   nacionales   de   archivo   deben   proveer   normas   mínimas   para   las   etapas   de  organización,   desarrollo,   implementación   y   evaluación   y   el   manejo   de   sus   recursos,   tanto  materiales, financieros y humanos6.

3. Etapas de los sistemas nacionales de archivos Encontramos en el sistema etapas en forma de cascada, es decir, una detrás de otra en la siguiente  secuencia:  1. Etapa de Organización 2. Etapa de Desarrollo 3. Etapa de Implementación 4. Etapa de Evaluación  El sistema nacional de archivos no pretende crear nuevas estructuras burocráticas ni suplantar  procesos, sino reforzar y mejorar mejorar los procesos ya utilizados en los archivos de un país,  por otra parte la vinculación de cualquier archivo en el sistema nacional no interfiere con la  autonomía de la institución participante.

3.1 Organización Tiene   como   objetivo   general   una   estrategia   permanente   de   integración   y   cooperación   de   los  archivos que lo conforman, busca la conservación del patrimonio documental de la nación y 
6 Ibid. p.3.

armonizar las practicas archivisticas.

Entre sus objetivos específicos, están identificar, recuperar, inventariar y conservar los archivos  históricos.

Promover   la   modernización   archivistica,   procurar   la   organización   técnica,   acceso   y   difusión,  apoyar los servicios de archivo en todo el país y promover la normalización en las funciones  laborales archivísticas esenciales, hacer efectivos los principios del derecho a la información y  buscar recursos para la ejecución de programas y proyectos .

En la etapa organizativa se establecen los recursos con los que trabajará el sistema, entre los  recursos materiales se busca establecer los recursos que se requieren para el trabajo del desarrollo  del sistema, así como la selección de la tecnología que apoyará cada proceso, teniendo en cuenta  las posibilidades de cada lugar, debido a que en cada país pueden encontrarse lugares que no  tengan los mismos recursos o tengan algún tipo de limitación en el acceso a la información o a la  tecnología.

3.2 Desarrollo En la etapa de desarrollo se determina la división política­territorial, para conocer la granularidad  de las jurisdicciones. Se estudia la estructura del estado para conocer su forma de gobierno, si es  centralizado, federal, etc. así como las ramas del poder que lo rigen.

Teniendo clara la estructura de la nación se procede a desarrollar el trabajo concerniente a sus  archivos, como su forma de integración, los tipos de archivos, que pueden ser públicos o provados  para el sistema nacional de archivos; o archivo de gestión o de oficina, central, intermedio e  histórico para el sistema archivístico institucional, donde pueden complementarse estos últimos 

con archivos territoriales o generales, para la red de archivos.

De   esta   forma   al   unificar   y   homogenizar   los   procesos   de   los   archivos   se   pueden   generar  protocolos de comunicación y equivalencia entre archivos, para su fácil integración.

El   sistema   nacional   de   archivos   debe   fijar   una   posición   sobre   la   forma   de   preservación   del  patrominio   documental,   determinando   el   tránsito   de   los   documentos   archivísticos   por   los  diferentes archivos del sistema durante su ciclo de vida.

Debe realizarse la revisión de la documentación legal y normativa, además de los manuales y las  normas   de   procedimientos   de   los   organismos   del   estado   para   articular   lo   planeado   con   la  legislación del país en el que funcionará el sistema.

Debe contar con una estrategia de comunicación para que exista el intercambio de experiencias  entre los archivos que conforman el sistema para nutrirse de las posibles soluciones de problemas. La delegación de funciones hace parte del plan de coordinación para evitar la dispersión o el  aislamiento de sus elementos.

Entre   los   elementos   que   hacen   parte   del   sistema,   deben   haber   planes   para   discusión   y  concertación para que cada uno, en la medida de sus posibilidades, pueda aportar al proceso e  identificar problemas conjuntos y necesidades prioritarias.

Con el fin de generar espacios para la concertación deben existir estrategias de participación.  Como no todos los archivos son iguales, debe existir una estrategia de jerarquización para crear  orden y categorías entre archivos para prever futuros desarrollos horizontales y verticales.

El sistema nacional de archivos, debe contar con estrategias de cooperación para fomentar el  desarrollo y satisfacer necesidades comunes.

Es   una   buena   practica   el   análisis   de   usuarios   del   sistema   para   focalizar   sus   necesidades   de  información y poder actuar de forma preventiva ante cualquier novedad que se pueda presentar en  el funcionamiento cotidiano.

3.3 Implementación Los objetivos de la implementación son crear y desarrollar mecanismos de operación del sistema  nacional de archivos, realizar en corto, mediano y largo plazo programas que contribuyan  al  conocimiento y desarrollo de los archivos del país.

Contar   con  archivos  mejor  organizados,  normalizados  en  cuanto  a  adquisición,  organización,  sistematización, conservación y difusión de la información.

En  la   etapa  de implementación se  reconocen las instituciones  que forman  parte  tanto  de  los  archivos públicos y privados, como la forma en la que se integrarán que puede ser en el sistema  nacional de archivos, en sistemas archivísticos institucionales y las redes de archivos.

Cuando existen diversas regiones se deben crear archivos regionales, que se encargarán de ser el  puente   de   comunicación   entre   los   archivos   de   cada   lugar   y   el   archivo   general  de   la   nación,  conformando   las   redes   de   archivos   regionales   para   brindar   un   mejor   servicio   en   cuanto   a  cubrimiento y especialización por regiones.

3.4 Evaluación y control Los objetivos del sistema de control deben incluir revisión de la situación financiera, la posición 

frente a otros sistemas de información, la productividad del sistema en sus diferentes funciones, el  liderazgo en cuanto a servicios y la responsabilidad social de los archivos.

En la etapa de evaluación se obtiene información sobre los resultados del manejo de los archivos,  se realiza el control y se obtiene la información que servirá para hacer modificaciones al sistema,  mejoras o correcciones para mejorar los resultados y tiempos.

Conclusiones

Los sistemas nacionales de archivo difieren en la estructura organizacional en cada país, como en  su  división política y territorial, por lo tanto la planeación del sistema debe considerar  estas  diferencias.

La integración de todos los elementos del sistema debe prever la interoperabilidad para garantizar  la compatibilidad entre todos los elementos del sistema, independientemente de la cantidad de  recursos o el nivel tecnológico del que disponga un archivo.

La evaluación y control pueden llegar a ser puntos críticos, debido a que sin un buen mecanismo  de evaluación pueden pasar desapercibidos los problemas que entorpecen las mejoras al sistema.  Tanto los parámetros de evaluación, como su frecuencia.

Bibliografía

CEBRIÁN SÁNCHEZ,  Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita María y SANTOS  ANGULO,   Jhaciel.   Modelo   organizacional   para   un   sistema   nacional   de   archivos.   [en  línea].   [consultado   24   de   ago.   de   2009].   Disponible   en  <http://www.scribd.com/doc/15730262/Modelo­organizacional­para­un­Sistema­ Nacional­de­Archivos>. 13 p.

● COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Sistema nacional de Archivos.  Santa Fé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1994. 63 p. ISBN: 958­9298­31­1 ● RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas  nacionales de información: Un estudio del RAMP. Programa General de Información y  UNISIST.   París,   1983.   [en   línea].   [consultado   23   de   ago,   de   2009].   Disponible   en  <http://unesdoc.unesco.org/images/0005/000566/056689so.pdf>. 54 p.

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