Manual de Peachtree

Manual de Peachtree _____________________________________________________________________________________
Servicios Corporativos JR, S.A.
MANUAL
DE
PEACHTREE
Ing. Luis Alberto Armuelles Cel.: 6697-2665 larmuelles@gmail.com
INDICE GENERAL
CAPITULO 1
CONCEPTOS GENERALES 1.1 Creacin de una Compaa 1.2 Creacin de los niveles de acceso 1.3 Backup o copia de seguridad de la Base de Datos 4 7 9
CAPITULO 2
MAYOR GENERAL, CAMBIOS DE PERIODOS, CIERRE DE AOS FISCALES Y REPORTES DEL MAYOR GENERAL 2.1 Mantenimiento del catlogo de cuentas 2.2 Registro de Comprobantes de Diario 2.3 Contabilizacin (Posteo) 2.4 Cambios de Perodos Contables 2.5 Cierre de ao Fiscal 2.6 Reportes Operativos del Mayor General 2.7 Estados Financieros 10 11 12 13 14 15 16
CAPITULO 3
CUENTAS POR PAGAR Y REPORTES OPERATIVOS 3.1 Mantenimiento del codificador de proveedores 3.2 Registro de facturas de compra 3.3 Registro de pagos y/o emisin de cheques a los proveedores 3.4 Reportes operativos del auxiliar de Cuentas por Pagar 16 17 18 19
CAPITULO 4
FACTURACION, CUENTAS POR COBRAR Y REPORTES OPERATIVOS 4.1 Mantenimiento del codificador de clientes. 4.2 Registro y emisin de factura de venta. 21 21
4.3 Registro de cobros y depsitos de cuenta. 4.4 Reportes operativos del auxiliar de cuentas por cobrar
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CAPITULO 5
CONTROL DEINVENTARIO, AJUSTES AL INVENTARIO Y REPORTES OPERATIVOS 5.1 Mantenimiento del codificador de productos 5.2 Ajuste al inventario 5.3 Reportes operativos del auxiliar de inventario 25 26 27
CAPITULO 6
CONCILIACION BANCARIA Y REPORTES OPERATIVOS 6.1 Registro de transacciones y balance de cuentas 6.2 Reportes operativos del auxiliar de conciliacin bancaria. 28 29
Conceptos Generales 1.1 Creacin de una Compaa y los datos generales del mismo Una vez dentro del programa Peachtree, dentro del men File (Archivo), se selecciona la opcin New Company (nueva compaa). Si ya se tena una compaa abierta en el momento de iniciar el Peachtree, este le dar un mensaje indicndole que esta operacin cerrar la compaa actual (This will close the current company), Hacer click en OK. Una vez que entre en la opcin New Company Setup , si no vamos a utilizar el asistente que viene en el CD de Peachtree, entonces le damos click al botn que dice Text Setup. Aparecern dos pginas ofreciendo informacin general del Peachtree, adems de agradecernos por el uso del mismo, luego de esto aparecer una pantalla solicitando la informacin general de la compaa. El nico campo requerido en esta primera pantalla es el nombre de la compaa, los dems son opcionales. Una vez que termine de introducir la informacin, en el extremo superior derecho encontrar un opcin NEXT, haga click en ella para continuar. Aparecer un mensaje indicndole que el nmero del estado es incorrecto, puede obviar esta parte ya que es propio de los Estados Unidos. Hacer click en YES. Luego aparecer la pantalla BUSINESS TYPE, el cual definimos cual es el tipo de negocio de la compaa que estamos creando. Esto va afectar los nombres de las cuentas de patrimonio. La cuenta de patrimonio representa el valor neto del negocio. La frmula contable es: PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO En esta parte aparecen las siguientes opciones: 1) Corporation 2) S. Corporation 3) Partnership 4) Sole Partnership Corporation y S.Corporation Es cuando la propiedad est representada en acciones.
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Se necesita saber exactamente el status del negocio para seleccionar el tipo de negocio que corresponde. Sole Partnership. Es cuando el propietario del negocio es una sola persona. Partnership. Es cuando la propiedad del negocio es de dos o ms personas. Dependiendo del tipo de negocio que se seleccione, estas son las cuentas del patrimonio que aparecern: Tipo de Negocio Corporation S. Corporation Cuenta Creada Common Stock Paid-in Capital Retained Earnings Dividends Paid Beginning Equity Partners Contribution Partners Draw Beginning Equity Owners Contribution Owners Draw
Partnership
Sole Propietorship
Catlogo de Cuentas (Chart of Account) En esta parte aparece cinco opciones para crear el catlogo de cuentas de la compaa que se est creando. Se puede utilizar el catlogo de compaas antes creadas, utilizar las cuentas que trae el Peachtree, o bien crear su propio catlogo de cuentas.
Figura 1.1 Catlogo de Cuentas
Si es la primera compaa que va crear, la opcin recomendada es la de construir su propio catlogo de cuentas (Build your own chart of account). Luego de seleccionar la opcin requerida, se pasa a la siguiente pantalla, haciendo click sobre el botn NEXT. Luego va aparecer la ventana CASH OR ACCRUAL En esta parte usted debe seleccionar una de las dos opciones: CASH: Si la compaa trabajo bajo el mtodo de efectivo. ACCRUAL: Si su compaa trabaja bajo el mtodo devengado o acumulado.
NOTA: Una vez seleccionada una de las dos opciones, no va a poder ser cambiado el mtodo que se seleccion. Luego de seleccionar la opcin requerida, se pasa a la siguiente pantalla, haciendo click sobre el botn NEXT. Luego va aparecer la ventana REAL TIME OR BATCH En esta parte se le pregunta cul va a ser el mtodo de posteo o mayorizacin a utilizar. En esta parte usted debe seleccionar una de las dos opciones: REAL TIME: Si se desea trabajar en lnea. Es decir, postear cada transaccin que realiza. Este mtodo es recomendable para personas que no trabajan en red, es decir, monousuario. BATCH: Si se desea trabajar en lote, es decir, realiza una serie de transacciones que luego de ser revisadas son posteadas. Es el mtodo que se recomienda para
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empresas que trabajan en red. NOTA: Esta opcin puede ser cambiada en el momento que se desee. Luego de seleccionar la opcin requerida, se pasa a la siguiente pantalla, haciendo click sobre el botn NEXT.
Luego va aparecer la ventana ACCOUNTING PERIODS En esta parte se arman los perodos contables. Aparecern las siguientes preguntas: 1. How many accounts peridos do you want in a year? (Cuntos perodos contables desea que tenga por ao?) 2. What is the first period in which data will be entered? (Cul es el primer perodo que se va a introducir los datos?) 3. What is the first year you will be entered data? (Cul es el primer ao que va a introducir los datos?) 4. What is your start date of your fiscal year? (Cul es el da de inicio del ao fiscal?) Una vez se termine de introducir esta informacin, el programa arma los dos aos fiscales. Recordemos que el Peachtree permite trabajar 24 periodos abiertos. Luego de seleccionar la opcin requerida, se pasa a la siguiente pantalla, haciendo click sobre el botn NEXT. De esta manera terminamos con la Ira. Parte de la creacin de la compaa. Partiendo de este momento ya podemos trabajar con la compaa dndole click a la opcin CREATE. Si se desea corregir alguna informacin antes puesta se le da click a la opcin GO BACK, y para continuar con la 2da. parte de la creacin, le damos click a CONTINUE. La 2da. parte es informacin opcional, que a medida que se vaya necesitando se pueden realizar en cualquier momento.
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1.2 CREACION DE LOS NIVELES DE ACCESO Usted puede crear niveles de acceso a los usuarios del Peachtree. Los mismos son aplicados por mdulo. La forma de definirlos son la siguiente: Del men MAINTAIN, seleccionar la opcin USERS. Aparecer un mensaje, el cual le damos click en OK Teclee la contrasea y escoja los privilegios a los que tendr acceso dicho password. Los privilegios aparecen en las diferentes tablas ubicadas debajo. Repita este proceso por cada contrasea que desee establecer Una vez que se hayan creado los niveles de acceso, cada vez que entre a la compaa, Peachtree le solicitar su contrasea
Figura 1.2 Ventana de Usuarios
1.3 BACKUP O COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS
Figura No. 1.3 Ventana para hacer las copias de respaldo Para realizar los Backup copia de respaldo debe seguir los siguientes pasos: Del Men FILE, selecciones la opcin Backup. Se desplegar la pantalla de backup. En la misma aparecen le pregunta dos opciones: 1. Recordar hacer el backup en n cantidad de das 2. Incluir el nombre de la compaa en el archivo de backup. Una vez seleccionado las opciones arriba indicadas, hacer click en el botn backup. El programa le despliega la ventana Save Backup .... as:, en el cual le pide que seleccione la direccin donde quiere guardar el archivo de backup. El sistema hace una verificacin del tamao del archivo de backup. Luego darle click en Backup now
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CAPITULO 2 MAYOR GENERAL, CAMBIOS DE PERIODOS, CIERRE DE AOS FISCALES Y REPORTES DEL MAYOR GENERAL 2.0 MAYOR GENERAL 2.1 Mantenimiento del catlogo de cuentas Para crear una o varias cuentas, hacer los siguientes pasos: 1) Del men MAINTAIN, seleccione la opcin CHART OF ACCOUNT. Aparecer la pantalla del mantenimiento de cuentas, la misma est divida en dos folders, GENERAL (para introducir la informacin general de cuenta) y BUDGETS (para introducir los presupuestos para la cuenta) 2) Estando en el folder de GENERAL, seleccione el campo ACCOUNT ID, en l se debe introducir el nmero de la cuenta. Este campo tiene un mximo de 15 caracteres alfanumricos. 3) Seleccione el campo DESCRIPTION, introduzca el nombre de la cuenta. El mismo tiene un mximo de hasta 30 caracteres alfanumricos 4) Colquese en la lista desplegable ACCOUNT TYPE. En esta lista usted debe seleccionar el tipo de cuenta que se est creando. Los tipos de cuenta son los siguientes: ACCOUNTS PAYABLE ACCOUNTS RECEIVABLE ACUMULATED DEPRETIATION CASH COST OF SALES EQUITY-DOESNT CLOSE EQUITY-GETS CLOSE EQUITY-RETAINED EARNINGS EXPENSES FIXES ASSETS CUENTAS POR PAGAR CUENTAS POR COBRAR DEPR.ACUMULADA EFECTIVO COSTO DE VENTAS GANANCIA ANTES DEL IMPUESTO GANACIA DESPUES DEL CIERRE GANANCIAS RETENIDAS GASTOS ACTIVOS FIJOS
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INCOME
INGRESOS INVENTARIO PASIVOS LARGO PLAZO OTROS ACTIVOS OTROS ACTIVOS CORR. OTROS PASIVOS CORR.
INVENTORY LONG TERM LIABILITIES OTHER ASSETS OTHER CURRENT ASSETS OTHER CURRENT LIABILITIES
Una vez se introduzca la informacin general de la compaa, hacer click en el botn SAVE, para guardar la cuenta en el disco. Repita estos pasos para crear nuevas cuentas.
2.2
REGISTRO DE COMPROBANTES DE DIARIO (Asientos de Diario) Del Men TASK, seleccione la opcin GENERAL JOURNAL ENTRY. Al entrar a la pantalla, se debe introducir en el campo DATE, la fecha de la transaccin. Introducir en el campo REFERENCE, la referencia del comprobante. En ACCOUNT No., teclear el nmero de la cuenta afectada, si no recuerda el nmero, se puede utilizar el botn con el dibujo de una lupa y seleccionar la cuenta correspondiente. En la columna DESCRIPTION, escriba la descripcin del comprobante. En las columnas DEBIT y CREDIT, introduzca el movimiento de la cuenta en su columna correspondiente. Una vez que el comprobante est balanceado, es decir, dbitos = crditos, que OUT OF BALANCE = 0.00, se puede salvar el comprobante haciendo click en el botn SAVE (POST, si trabaja con el mtodo en lnea) NOTA: Si se desea editar corregir un comprobante de diario ya registrado, debe hacer click en el botn RECORDS EDIT, que aparece en la parte superior de esta ventana.
Para registrar un comprobante de diario, siga los siguientes pasos:
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Figura No. 2.1 Pantalla para realizar los comprobantes de diario 2.3 CONTABILIZACIN (POSTEO)
Si se trabaja bajo el mtodo en lnea no necesita realizar este paso, ya que cada transaccin que se realiza es posteada automticamente. Para postear las transacciones siga los siguientes pasos: 1. En el men TASK, seleccione la opcin SYSTEM 2. Seleccionar la opcin POST 3. Aparecer un cuadro que muestra todos los auxilares del Peachtree. Si se desea postear solamente uno o varios auxiliares, puede seleccionarlos, colocando un gancho en el cuadro izquierdo. Si desea postear todos los auxiliares, entonces se coloca un gancho en el la opcin que dice All Journals(Todos los Auxiliares diarios) 4. Hacer click en OK.
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El peachtree mayorizar todas las transacciones que se encontraban en los diarios. 2.4 CAMBIOS DE PERIODOS CONTABLES
Recordemos que el Peachtree permite trabajar 24 perodos abiertos. Esto le da la facilidad de desplazarse al perodo que desee sin tener que cerrarlos. Para moverse a otro perodo contable debe seguir los siguientes pasos: a) Del men TASK seleccionar la opcin SYSTEM b) Seleccionar la opcin CHANGE ACCOUNTING PERIOD (cambiar el perodo contable) c) En la pantalla que aparece a continuacin, hacer click en el botn con la flechita para que se despliegue la lista de los 24 perodos, luego darle click al perodo que se desea ubicar. d) Darle click a OK
Figura 2.2 Ventana para cambiar el perodo contable NOTA: Si al hacer el cambio del perodo, algunas de las transacciones del perodo en el cual se encontraba no haban sido posteadas, Peachtree le preguntar si desea que stas sean posteadas.
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2.5
CIERRE DEL AO FISCAL a) Antes de hacer un cierre de ao, se debe hacer un BAKCUP (copia de respaldo), de toda la informacin. b) Del men TASK, seleccione la opcin SYSTEM c) Seleccione la opcin CLOSE FISCAL YEAR (Cerrar ao fiscal) d) Aparecer una ventana que le pide que haga el backup. Si ya lo haba hecho antes (como se le dijo en el punto a), podemos darle click al botn CONTINUE e) El programa se encargar de hacer el cierre, pero antes nos muestra la cuenta de la ganancia o prdida. Si dicha cuenta es la correcta, le damos click. f) Luego el programa nos pregunta si deseamos imprimir los reportes. Si los reportes son impresos previamente, a medida que vaya finalizando cada perodo, podemos decir que no vamos a imprimir los reportes. g) El programa nos enviar un mensaje de transaccin completada, una vez que termine de hacer el cierre de ao.
Para cerrar el ao fiscal de la compaa se deben realizar los siguientes pasos:
NOTA: En el momento en que se cierra un ao fiscal (el ao fiscal generalmente est compuesto por 12 meses del ao), el perodo que estaba antes como perodo 13 al perodo 24 (2do. Ao), pasa a ser el perodo 1 al 12, para darle paso a otro ao 12 perodos ms de registro.
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2.6
REPORTES OPERATIVOS DEL MAYOR GENERAL
Para ver los reportes operativos del Mayor General, debe seguir los siguientes pasos: a) Del men REPORTS, seleccionar la opcin GENERAL LEGER, en la parte derecha de la pantalla se mostrarn todos los reportes del Mayor General. Figura No. 2.3 Ventana para la Seleccin de Reportes A continuacin se mencionarn los reportes mayormente utilizados dentro del Area de reportes del Mayor General: Chart of Account General Leger Trial Balance General Journal General Leger Lista el catlogo de cuentas. Lista el balance de Prueba Lista los comprobantes de diario Mayor General. Reporte que
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Muestra los movimientos Dbito/crdito por cuentas 2.7 ESTADOS FINANCIEROS
Para obtener los reportes financieros selecciona del REPORTS, la opcin FINANCIAL STATEMENTS, en la parte derecha de la pantalla se muestran los reportes financieros A continuacin se mencionarn los reportes mayormente utilizados dentro del Area de reportes de Estados Financieros Balance Sheet Income Statment G/L Account Sumary Lista el Balance de Situacin Lista Estado de Resultado Sumarizado de las cuentas del mayor
CAPITULO 3 CUENTAS POR PAGAR, REPORTES OPERATIVOS 3.1 Mantenimiento del Codificador de Proveedores Para crear un proveedor siga los siguientes pasos: Del men MAINTAIN, seleccionar la opcin VENDOR Aparecer la ventana de MAINTAIN VENDOR, con cuatro carpetas (General, Purchase Defaults, Custom Fields, History), ubicarse en la carpeta General Colocarse en el campo VENDOR ID, luego introducir el nmero del proveedor (mximo 15 caracteres alfanumricos) Colocarse en el campo NAME, luego introducir el nombre del proveedor (mximo 30 caracteres alfanumricos), los dems campos son opcionales Hacer click en la carpeta PURCHASE DEFAULTS, luego colocarse en la lista desplegable PURCHASE ACCT. En este campo se debe poner el nmero de cuenta del Mayor General que ms frecuentemente se afecta, cada vez que le compra a este proveedor. Si no recuerda el nmero de cuenta, se le puede dar click a la lupa, de esta manera el catlogo de cuentas se desplegar. El resto de
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la informacin es opcional. La carpeta CUSTOM FIELD, es para campos adicionales y la carpeta HISTORY, mantiene un historial de compras y pagos al proveedor. pagos. 3.2 Luego de finalizar todos los pasos anteriores, darle click a SAVE, para guardar la informacin del proveedor. Repetir los pasos cada vez que vaya a crear un proveedor nuevo. Esta informacin se alimenta de manera automtica al registrar las compras y los
Registro de Facturas de Compras Para registrar una compra o una Cuenta por Pagar con un proveedor debemos seguir los siguientes pasos: Del men TASK, seleccionar la opcin PURCHASES / RECEIVE INVENTORY. Debe colocarse en la lista desplegable VENDOR ID. Seleccionar el proveedor al que se le est realizando la compra. Pasar al campo INVOICE #, e introducir el nmero de la factura del proveedor. Pasar al campo DATE, e introduzca la fecha de la factura de compra. Pasar a la lista desplegable A/P ACCOUNT, en esta se debe colocar el nmero de la cuenta por pagar. Pasar a detallar la compra. En la columna QUANTITY, debe colocar la cantidad (si se est comprando mercanca) En la columna ITEM ID, se debe colocar el cdigo del item de inventario que se est comprando (si esta comprando mercanca del inventario) si est comprando ITEM del inventario, el resto de la informacin requerida se alimenta automticamente. Si se est registrando otro tipo de compromiso u obligacin de pago, se puede obviar los pasos anteriores, e introducir en la columna GL ACCOUNT, la cuenta de gasto o compra que se afecta. Colocarse en el campo AMOUNT y coloque el monto.
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Si desea colocar otra lnea de compra, simplemente ubquese en las lneas siguientes. Al terminar la compra, haga click en el botn SAVE o POST, dependiendo el mtodo de posteo que tenga.
NOTA: Si se desea editar corregir una compra ya registrada, debe hacer click en el botn RECORDS EDIT, que aparece en la parte superior de esta ventana, y seleccionar la transaccin a corregir. 3.3 Registro de pagos y/o emisin de cheques a los proveedores. Para registrar los cheques debe hacer los siguientes pasos: Del men TASK, seleccionar la opcin PAYMENTS, se desplegar una ventana similar a una chequera. Ubicarse en el campo VENDOR ID. Colocar el nmero del proveedor al cual est emitiendo el cheque. Ubicarse en el campo CHECK NUMBER para colocar el nmero del cheque. Ubicarse en el campo CASH ACCOUNT y coloque el nmero de cuenta del banco o de caja en la cual se est retirando el efectivo para el pago. Si tenemos facturas X pagar del proveedor al que le vamos hacer el cheque, se habilitar el folder ubicado en la parte inferior de la ventana que dice Apply to Invoices (Aplicar a facturas), luego se selecciona las facturas que se van a cancelar en ese cheque. De lo contrario, es decir, si vamos hacer un prepago, pago por adelantado, o enviarlo al gasto directamente entonces se habilitar el folder que dice Apply to Expenses (Aplicar al gasto). Si se registra al gasto directamente, entonces en la columna GL ACCOUNT, debe colocar la cuenta del gasto que se est registrando. Si es un pago adelantado o prepago, entonces hay que darle un click al cuadro que dice Prepaiment.
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Haga click en SAVE (post) para registrar el cheque.
Figura No. 3.1 Ventana para la preparacin de cheques 3.4 Reportes operativos del auxiliar de Cuentas por Pagar
En el men REPORTS, le damos click a la opcin que dice ACCOUNTS PAYABLE (Cuentas por Pagar), en el lado derecho de la ventana aparecern los reportes relacionados a este mdulo del programa. A continuacin se mencionarn los reportes que mayormente se utilizan en esta seccin del sistema: REPORTE Vendor List Vendor Management File List Vendor Ledger Purchase Order Register Purchase Journal Check Register DESCRIPCION Listado de proveedores Lista de proveedores con informacin Detallada Lista de proveedores con sus transacciones y su saldo al periodo solicitado. Registro de las Ordenes de compras Lista de las compras en forma de diario Registro de cheques
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Aged Payable
Antigedad de saldos Diario de cheques. Lista de los cheques realizados con las cuentas que se afectaron.
Cash Disbursements Journal
CAPITULO 4 FACTURACION, CUENTAS POR COBRAR Y REPORTES OPERATIVOS 4.1 Mantenimiento del codificador de clientes Para crear un cliente siga los siguientes pasos: Del men MAINTAIN, seleccionar la opcin CUSTOMERS/PROSPECTS Aparecer la ventana de MAINTAIN CUSTOMERS, con 4 carpetas (General, Sales Defaults, Custom Fields, History), ubicarse en la carpeta GENERAL Colquese en la lista desplegable CUSTOMER ID, e introduzca el nmero del cliente (mx. 15 caracteres alfanumricos) Colquese en el campo NAME y escriba el nombre del cliente (mx. 30 caracteres alfanumricos). Introduzca el resto de los campos que se solicitan (estos campos son opcionales) Haga click en la carpeta SALES DEFAULTS, ubicarse en la lista desplegable SALES ACCT. Aqu se debe colocar el nmero de cuenta del Mayor General que ms frecuentemente afecta cada vez que se le vende a ese cliente. (cta. ingreso). El folder CUSTOM FIELD, es para campos adicionales, y el folder HISTORY mantiene un historial de las ventas y abonos que el cliente nos haya efectuado. Esto se alimenta automticamente al registrar las ventas y los recibos. 4.2 Hacer click en SAVE para salvar la informacin del cliente. Repetir estos pasos cada vez que vaya a crear un nuevo cliente.
Registro y emisin de factura de venta Del men TASK, seleccionar la opcin SALES / INVOICING (ventas / facturacin)
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FACTURA DE MERCANCA DE INVENTARIO.
A continuacin se desplegar la pantalla de FACTURACION
Figura No. 4.1 Ventana para la creacin de facturas

Colocarse en la lista desplegable CUSTOMER ID. Teclee el nmero del cliente al que est facturando. Parar al campo INVOICE #, introducir el nmero de la factura. Pasar al campo DATE, introducir la fecha de la factura. Pasar a la lista desplegable A/C ACCOUNT, en la misma se debe colocar el nmero de la cuenta por cobrar. Pasar a detallar la factura En la columna QUANTITY, debe colocar la cantidad En la columna ITEM ID, debe colocar el cdigo del item de inventario. La descripcin, cuenta, precio unitario y monto, se alimentan automticamente con la informacin que se suministra en la creacin del ITEM del inventario.
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Para colocar otra lnea de venta, simplemente ubquese en la lnea siguiente y realice los pasos anteriores. Hacer click en SAVE (Post) para guardar la transaccin.
NOTA: Si se desea editar corregir una factura ya registrada, debe hacer click en el botn RECORDS EDIT, que aparece en la parte superior de esta ventana. FACTURA DE SERVICIO Del men TASK, seleccionar la opcin SALES / INVOICING (ventas / facturacin) Colocarse en la lista desplegable CUSTOMER ID. Teclee el nmero del cliente al que est facturando. Parar al campo INVOICE #, introducir el nmero de la factura. Pasar al campo DATE, introducir la fecha de la factura. Pasar a la lista desplegable A/C ACCOUNT, en la misma se debe colocar el nmero de la cuenta por cobrar. 4.3 Registro de cobros y depsitos de cuenta
Si se trabaja por el mtodo en lote, el sistema le pregunta si desea postear todas las facturas a las que va a registrar pagos. Se recomienda responder que s a esta pregunta. Del men TASK, seleccionar la opcin RECEIPTS
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Figura 4.2 Ventana para hacer los recibos Colocarse en el campo DEPOSIT TICKET ID, y coloque un identificador nico para cada slip de depsito bancario, es decir, varios recibos con un mismo identificador pueden ser depositados en un solo slip de depsito bancario. En la lista desplegable CUSTOMER ID, seleccione al cliente al que se le registra el recibo. En el campo REFERENCE, puede colocar el nmero del recibo, numero de cheque, o nmero de tarjeta con la que se hace el pago. En el campo DATE, debe colocar la fecha del pago. De la lista desplegable PAYMENT METHOD (mtodo de pago), seleccione el mtodo de pago (Cash, Cheque, Visa, etc.) En la lista desplegable G/L ACCOUNT, seleccione la cuenta del banco al que se le va a depositar el efectivo recibido. Si tenemos facturas X cobrar del cliente al que vamos hacer el recibo, se habilitar el folder ubicado en la parte inferior de la ventana que dice Apply to Invoices (Aplicar a facturas), luego se selecciona las facturas que se van a cancelar con ese recibo. De lo contrario, es decir, si nos hacen un prepago, pago por adelantado, o enviarlo al ingreso directamente entonces se habilitar el folder que dice Apply to Revenue (Aplicar al ingreso). Si se registra al ingreso directamente, entonces en la columna GL ACCOUNT, debe colocar la cuenta del ingreso que se est registrando. Si es un pago adelantado o prepago, entonces hay que darle un click al cuadro que dice Prepaiment. manera, el cliente tendr este monto en crdito. 4.4 Hacer click en el boton De esta
Reportes operativos del auxiliar de cuentas por cobrar en el lado derecho de la ventana aparecern los reportes
En el men REPORTS, le damos click a la opcin que dice ACCOUNTS RECEIVABLE (Cuentas por Cobrar), relacionados a este mdulo del programa. A continuacin se mencionarn los reportes que mayormente se utilizan en esta seccin del
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sistema:
REPORTE Customer List Customer Management File List Customer Ledger Sales Order Register Sales Journal Invoice Register Aged Payable Cash Receipts Journal
DESCRIPCION Listado de clientes Lista de clientes con informacin detallada Lista de clientes con sus transacciones y su saldo al periodo solicitado. Registro de las Ordenes de Ventas Lista de las ventas en forma de diario Registro de facturas Antigedad de saldos Diario de recibos. Lista de los recibos realizados con las cuentas que se afectaron.
CAPITTULO 5 CONTROL DE INVENTARIO, AJUSTES AL INVENTARIO Y REPORTES OPERATIVOS 5.1 Mantenimiento del codificador de productos Para crear ITEMS del inventario, debe seguir los siguientes pasos: Del men TASK, seleccionar la opcin INVENTORY ITEMS En el campo ITEM ID, colocar el nmero del item (mximo 15 caracteres) En el campo DESCRIPTION, coloque el nombre del item En el ITEM CLASS, seleccione la case del item En el campo UNIT / MEASURE coloque la unidad de medida del item (ejem. libras, unidad, cajas) En el campo ITEM TYPE colocar la clasificacin del item (alimento, empaque) En el campo LOCATION, colocar la ubicacin fsica del item En el campo GL SALES ACCT., seleccionar la cuenta de ingreso que se afecta al vender esta mercanca.
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En el campo GL INVENTORY ACCT., seleccionar la cuenta de inventario En el campo GL COST OF SALES ACCT. seleccionar la cuenta del costo de ventas que afecta esta mercanca. En el campo ITEM CLASS seleccionar la clase de item En el campo COST METHOD, seleccionar el mtodo de costeo (FIFO, LIFO AVERAGE) En el campo COST, colocar el costo del item Hacer click en SAVE para guardar la informacin Para poner los balances iniciales de cada item, darle click en la parte inferior derecha de la ventana que dice Beginning Balances Seleccionar el item al que se le va a colocar los valores iniciales, luego en el campo Quantity, colocar la cantidad que tenemos en bodega, en el campo Unit Cost, colocar el costo por unidad, el Campo Total Cost se alimenta de manera automtica al ponerle los dos valores antes mencionados.
5.2
Para registrar otro item de inventario, repita todos los pasos.
Ajuste al inventario Si se requiere hacer algn ajuste al inventario: Del men TASK, seleccionar la opcin INVENTORY ADJUSTMENT En la lista desplegable ITEM ID, seleccionar el item En REFERENCE, coloque la referencia del ajuste En DATE, colocar la fecha del ajuste De la lista desplegable GL SOURCE ACCT, seleccione la cuenta del mayor que se afecta. Por lo general, es la contrapartida de la cuenta de inventario En el campo ADJUSTMENT QUANTITY BY coloque la cantidad + o en la que se hace el ajuste En REASON TO ADJUSTEMENT, colocar la razn del ajuste Hacer click en el botn SAVE (post) para ser grabado.
5.3
Reportes operativos del auxiliar de inventario
En el men REPORTS, le damos click a la opcin que dice INVENTORY (Inventario), en

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el lado derecho de la ventana aparecern los reportes relacionados a este mdulo del programa. A continuacin se mencionarn los reportes que mayormente se utilizan en esta seccin del sistema:
REPORTE Inventory Valuation Report Assemblies Adjustments Journal Inventory Adjustments Journal Item Costing Report
DESCRIPCION Muestra el valor y el costo promedio de Todos los items del inventario Lista los ajustes a los items de inventario ensamblado en forma de diario Diario de ajustes al inventario Lista cada item del inventario, con la informacin del costo, cantidad recibida y vendidas. Incluye ajustes y ensamblados Lista el Costo de la mercanca vendida en en forma de diario Lista los items del inventario Lista de los items ensamblados Lista de items con las unidades vendidas Hoja de trabajo, para inventario fsico Lista los items con su cantidad en existencia y su punto de reorden
Costo of Goods Sales Journal Item List Assembly List Inventory Profitability Report Physical Inventory List Inventory Stock Status Report
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Figura No. 5.1 Ventana para crear ITEMS

CAPITULO 6
CONCILIACION BANCARIA, REPORTES OPERATIVOS 6.1 Registro de transacciones y Balance de cuentas Antes de realizar la conciliacin bancaria todas las transacciones deben estar posteadas. Del men TASK, seleccionar la opcin ACCOUNT RECONCILIATION De la lista desplegable ACCOUNT TO RECONCILIE, seleccione la cuenta a conciliar. El programa cargar todas las transacciones que se encuentra con fecha anterior al periodo en el que se encuentra. Se presenta dos cuadros. En el cuadro superior se listan por fecha todos los cheques o transacciones que acreditan en el banco. En el cuadro inferior se listan todos los depsitos o transacciones que debitan la cuenta de banco. Al extremo izquierdo de estos cuadros hay una columna en blanco (CLEAR), se utiliza para marcar o cotejar dichas transacciones contra el estado de cuenta que nos enva el banco. De tal forma que usted debe ir haciendo click en cada transaccin que aparezca en el estado de cuenta. En la parte inferior derecha de la pantalla aparece un campo que dice STATEMENT ENDING BALANCE, aqu usted debe teclear el saldo segn el estado de cuenta que nos enva el banco. Si es necesario hacer algn ajuste, por notas de crdito notas de dbito, debe hacer click en el botn ADJUST, esta opcin mostrar una pantalla con dos cuadros. En el cuadro superior introduzca los cargos. en la columna AMOUNT, se coloca el monto de del cargo, en la columna DESCRIPTION, la descripcin del ajuste, en REFERENCE, la referencia del cargo, en ACCOUNT, se selecciona la cuenta que se afecta, y en DATE, la fecha del cargo. En el cuadro inferior se introduce los intereses bancarios y notas de crditos. Se introducen de igual forma como se detall para la parte superior de la pantalla. Despus de introducir los ajustes, haga click en OK. El programa le solicitar postear dichas transacciones, haga click en OK.
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Contine con el cotejo de la conciliacin.
Al final de la conciliacin la
diferencia irreconciliable (UNRECONCILIED DIFFERENCE), debe ser igual a 0. (a menos que el banco le haya cargado algo por error, se puede dejar la diferencia hasta que el banco corrija dicho error) Hacer click en OK NOTA: Para hacer conciliaciones de perodos posteriores al periodo corriente, se debe cambiar al perodo correspondiente a la conciliacin que quiere hacer. 6.2 Reportes Operativos del auxiliar de conciliacin bancaria
En el men REPORTS, le damos click a la opcin que dice ACCOUNT RECONCILIATION (Conciliacin Bancaria), en el lado derecho de la ventana aparecern los reportes relacionados a este mdulo del programa. A continuacin se mencionarn los reportes que mayormente se utilizan en esta seccin del sistema:
REPORTE Account Registrer Account Reconciliation Deposit in Transit Outstanding Check Other Outstanding Items
DESCRIPCION Lista todas las transacciones de una cuenta con su balance Lista el balance del banco con las transacciones en trnsito Lista el detalle de los depsitos en trnsito Lista el detalle de los cheques en trnsito Transacciones miscelneas en trnsito
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Figura No. 6.1 Ventana para la conciliacin bancaria
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MDULO DE PROYECTOS (JOB COST)
I. Creacin de un proyecto. Cambios en las opciones predeterminadas del sistema. Seleccione la pestaa Custom Fields en la opcion Jobs Defaults para cambiar cambiar las opciones predeterminadas del modulo de Job Cost. Los campos personalizados le ofrecen una manera de no perder de vista la informacin especfica sobre la gente que le provee de las mercancas y de los servicios. Cada negocio es nico. Mientras que el programa proporciona campos para registrar los datos de negocio ms comunes, usted requiere probablemente la otra informacin a partir del tiempo. Los campos personalizables le permiten instalar y almacenar esos datos. Para crear un proyecto. Seleccionar en el men maintain la opcin Job Cost , luego seleccionar la opcin Jobs. Job ID: Cdigo de 20 caracteres que identifica el proyecto Description: Descripcin del proyecto Nota: Si el proyecto va a llevar fases, se debe seleccionar el indicador Use Phases para luego detallar las fases que va a utilizar en la pestaa Estimates Exp./Rev. En la pestaa General, se ingresa la informacin relacionada al proyecto. En la pestaa Custom Fields se ingresa la informacin adicional (de requerirse) del proyecto, informacin que no se muestra en la pestaa General.
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II. Fases de un proyecto
Usted puede dividir los trabajos en los segmentos o las fases determinados por perodo o por el tipo de trabajo que es hecho o por cualquier otro criterio usted pueda tener. Esta ventana es donde usted instala las fases que se asignarn a los trabajos. Usted no puede asignar una fase a un trabajo especfico aqu, sino que usted puede crear las asignaciones de la fase que estarn disponibles para todos los trabajos.
o Para crear las fases de un proyecto se ingresa al men principal Maintain, luego en la opcion Job Cost, luego Phases o Phase ID. Campo de hasta 20 caracteres, pero, no se pueden utilizar son caracteres *, +, ? , . Este campo es caso sensible, as que P01 y p01 se consideran ser dos diversos cdigos de la fase. o Description. Es la identificacin de la fase que usted acaba de incorporar. Esta descripcin puede ser hasta 30 caracteres de largo. Si usted desea utilizar cdigos de costo con esta fase, seleccione use cost code. o Cost Type. Se debe seleccionar el tipo de costo que se est creando. Existen 5 tipos: 1) Labor. Costos de mano de obra 2) Materials. Costos de materiales 3) Equipment. Costos de equipos 4) Subcontractor. Costos de subcontratistas 5) Other. Otros costos III. Cost Codes En esta ventana se crean y mantienen la informacin de los codigos de costos. Un cdigo de costos identifica un costo especfico (o categora o tareas) dentro de una fase y proporciona un mayor nivel del detalle para el trabajo.
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IV. Tareas
Una vez creado el proyecto , el mismo se alimenta a travs de los diferentes mdulos que se utilizan. a continuacin los principales mdulos que afectan los proyectos o Aplicando a reembolsos de gastos e ingresos. A travs de comprobantes de diarios; o Aplicando a facturas de ventas; o Aplicando a facturas de compras; V. Reportes Los reportes que se obtienen al utilizar el modulo de Job Cost se listan a continuacion:
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