RECOMENDACIONES PARA EL RECIBO DE LA AUDITORA

CONTENIDO
Qu busca el auditor Cmo prepararme para la auditora Certificacin del sistema de gestin Proceso de anlisis de documentos para preparacin de documentos de trabajo y realizacin de auditoras insitu Secuencia de la entrevista de auditora Auditora al sistema de gestin Qu se audita en cada proceso Evaluacin de conformidad Calificacin de los hallazgos

QU BUSCA UN AUDITOR EN EL SISTEMA DE GESTION? Documentar

Definir los procesos que hacen parte del SGC

Realizar el hacer de acuerdo con los documentos definidos para el SGC

Revisar, verificar que lo documentado se haga conforme a lo definido

La organizacin debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia.

(procedimientos, guas, protocolos, registros, etc., que expresa el que hacer del SGC

Perfeccionar algo, hacindolo pasar de un estado bueno a otro mejor

QU BUSCA UN AUDITOR?
CUMPLIMIENTO del desarrollo de sus procesos y procedimientos 1. Cmo se documento 2. Cmo se implementacin 3. Cmo se le da cumplimiento 4. Si su resultado es eficaz, eficiente y efectivo 5. Se mantiene y 6. Cmo se mejora

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Comprender bien la misin, visin y en especial la poltica y objetivos de calidad (Promesa de valor). Estudia tu caracterizacin de procesos, procedimientos, e instrucciones de trabajo para que no tengas que decir: no s, no conozco el proceso, nunca se me ha dicho, etc.

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Debes estar listo para explicar tu proceso de trabajo segn tus procedimientos. No trates de contestar de memoria, consulta tus documentos. Muestra un buen manejo de la documentacin, esto resalta el involucramiento y compromiso con el SGC. Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelacin y en dnde est documentado.

TU PROCESO?
Cdigo:

CARACTERIZACION PROCESO...
Objetivo del Proceso: Responsable del proceso nivel nacional PROVEEDORES GRUPOS DE INTERES ENTRADAS INSUMOS
P H

Versin: Fecha aprobacin:

ACTIVIDADES

SALIDA (PRODUCTO / SERVICIO)

CLIENTES GRUPOS DE INTERES

V
A

RIESGOS REQUISITOS

INDICADORES DOCUMENTOS Y REGISTROS

(Preguntas claves)
a) Cuntos procesos integran el sistema de gestin de la calidad? Mapa de procesos b) Explicar la interaccin y secuencia de los procesos del SGC? Manual de calidad c) Como se planifican las actividades de los procesos? d) Cmo se aseguran los recursos necesarios para los procesos? Presupuesto asignado

e) Cmo se realiza el seguimiento, medicin y anlisis de

procesos? plan de calidad del proceso f) Cmo se toman las acciones derivadas de los procesos? Procedimiento de acciones correctivas y preventivas

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Antes de responder, asegrate de comprender bien las preguntas. S sincero y honesto, y contesta a las preguntas lo ms concreto posible. No discutas no conformidades, slo bsate en los hechos y demuestra con evidencias. Procura que no haya interrupciones de gente o telfono. No te presiones, si no puedes encontrar algn documento o registro solicitado, pide un poco de tiempo, pida ayuda. No dejes que te invada el nerviosismo, t sabes ms del proceso que el auditor.

Slo responde a lo que te pregunten.

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Las personas siguen y se apegan a los procesos y procedimientos e instrucciones de trabajo. El personal tiene la capacitacin y el equipo apropiados. Las personas saben lo que deberan hacer. Las excepciones a los mtodos y prcticas prescritas se autorizan y documentan. Las descripciones y explicaciones de los entrevistados concuerdan con las definiciones escritas. Las condiciones observadas concuerdan con los procedimientos e instrucciones corresponden a los estndares definidos a nivel nacional e institucional.

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORA?

ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORA SLO ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR A TODO EL PERSONAL. NO OBSTANTE, LE PUEDE PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE CORRESPONDA.

Pero nuestro SGC, si est bien implementado, debe poder ser demostrado por cualquier persona que participe en el.

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Identifica y organiza el lugar donde archiva tus registros y documentos.

CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE GESTIN

PROCESO DE CERTIFICACIN INICIAL EN 2 ETAPAS
Determinar la conformidad del sistema documentado con los criterios de auditora Facilitar la preparacin del Plan Definir el alcance, planificar la auditora de certificacin (etapa 2) y para permitir el entendimiento del auditor sobre la entidad.

ETAPA 1

ETAPA 2
Conclusiones Informacin para otorgamiento
Evaluar la eficacia del Sistema de Gestin del cliente. Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditora. Reunir informacin para apoyar las actividades de auditora

PROCESO DE ANLISIS DE DOCUMENTOS PARA PREPARACIN DEL TRABAJO Y REALIZACIN DE AUDITORAS IN-SITU
Identificar requisitos de partes interesadas

Usuarios

Identificar el proceso

Ubicacin dentro del mapa de procesos y su funcin principal Objetivos Interacciones Actividades (PHVA) Servicios

Entender el proceso

Entender la gestin del proceso

Planes estructurados para la gestin Controles establecidos Documentos Registros Resultados de la gestin (indicadores) Acciones tomadas frente a resultados

SECUENCIA DE LA ENTREVISTA EN LA AUDITORA

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora. Criterios Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que es pertinente para los criterios de auditora y que es verificable. Evidencia

Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

Hallazgo

Objetivo

Verificar la conformidad de los requisitos del SGC. Resultado de una auditora , tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora.

Conclusin

AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIN

Clientes y partes interesadas Entorno a la entidad Normas y leyes aplicables a la entidad Funcionarios Proveedores Otros
PLANES, PROGRAMAS, POLTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD
SEGUIMIENTOS, MEDICIONES, INDICADORES, EVALUACIN DE LOS PROCESOS, AUDITORAS PREVENCIN DE NO CONFORMIDADES

SATISFACCIN DEL CLIENTE Y DE OTRAS PARTES INTERESADAS

PLANEAR

HACER VERIFICAR

ACTUAR

Enfoque al Cliente

Determinar Requisitos

Planificar Servicio

Medicin del servicio

Control de la prestacin del servicio

MISION
CD Procedimientos Guas Instructivos Manuales Protocolos Otros

VISION Objetivos Estratgicos

CR AI CSNC AC

Medicin Satisfaccin del cliente

Auditora Interna

Seguimiento y medicin procesos

Seguimiento y medicin servicio

Control servicio no conforme

Anlisis de Datos
Correccin Accin correctiva Accin preventiva

Poltica de la Calidad Objetivos de la Calidad

DOCUMENTACION

AP
Documentacin Obligatoria D/ Necesaria

Medicin
Mano de obra
VARIABLES PARA CONTROLAR EL PROCESO

Materiales Maquinaria
Visin

Procesos
DE

Mtodos

Medio Ambiente

M
S

PQR

Objetivo

Recursos

Adquisicin B y S

Talento Humano
Misin

Infraestructura

Revisin por la Direccin

Ambiente de trabajo

Indicadores

QU SE AUDITA EN CADA PROCESO?

Proveedores
Requisitos CLIO Recursos e Infraestructura

Talento Humano

Entradas o Insumos Requisitos

PROCESOS
Seguimientos Mediciones Controles Riesgos

Salidas Servicios / Productos

Polticas de operacin

Clientes o partes interesadas

CORRESPONDE A LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS

EVALUACION DE LA CONFORMIDAD

Cumplimiento de un requisito

Requisito

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Cumple requisitos del cliente

C
NOTA 1 "Generalmente implcita" significa que es habitual o una prctica comn para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita. NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carcter legal.

Cumple requisitos legales

Cumple requisitos ISO Cumple requisitos definidos por la organizacin

CALIFICACION DE LOS HALLAZGOS

Criterios de la auditora.
Conjunto de polticas Procedimientos Requisitos

Vs.

Evidencia de la auditora.

HALLAZGO DE LA AUDITORA

Aspectos relevantes Fortalezas

Requisito incumplido * Evidencia - Impacto

La Excelencia un Compromiso de Todos!

INFORMACION PARA LA AUDITORA

Para el ciclo de la auditora se debe tener lista la siguiente informacin:
Conocimiento y aplicacin de la poltica y objetivos de calidad a travs de los procesos Documentos del proceso: caracterizacin y procedimientos (ubicacin y manejo, de acuerdo a lo establecido en su documentacin y por la entidad Registros que evidencien los resultados de los procesos y procedimientos Resultados de los indicadores actualizados con sus respectivos anlisis de datos Resultados sobre los controles a los riesgos identificados y analizados Manejo del procedimiento de control y registro de los servicios no conformes

Resultados de las acciones de mejora, correctivas y preventivas trabajadas en cada proceso

Conocimiento sobre los resultados de la evaluacin de la percepcin de la satisfaccin de estudiantes Conocimiento sobre los resultados de la revisin del sistema de gestin Resultados de las peticiones, quejas y reclamos que presentan los estudiantes Adecuaciones y mantenimientos sobre la infraestructura locativa donde se presta el servicio