Fecha: 17-4-2013 Autor: Victoria Alcal Prez-Fajardo Empresa: Ayuntamiento de Tudela Edicin: 1

Plan operativo anual

Qu es?
Programa organizado de actuaciones a realizar a corto plazo, seleccionadas de un Plan Estratgico a largo plazo, previamente establecido, y que estn orientadas a conseguir objetivos relevantes para la organizacin y avanzar hacia su Visin de futuro durante el periodo de un ao.. Se trata pues de un instrumento de planificacin directiva a corto plazo que prioriza y determina los objetivos estratgicos anuales, asignando actuaciones y recursos a diferentes reas de la Organizacin. http://es.wikipedia.org/wiki/Plan_operativo

Para qu sirve?
En trminos generales pretende orientar la dinmica de los procesos y el uso de los recursos disponibles, convirtiendo los propsitos institucionales en objetivos claros y evaluables a corto plazo. Esto se traduce en: Dirigir el cambio anual hacia la Visin que tiene el equipo directivo Comunicar los objetivos prioritarios, conectando la gestin diaria con la Estrategia Asignar recursos en funcin del coste-beneficio y aportacin de valor Implicar y coordinar esfuerzos de los lderes y sus equipos Reducir la improvisacin y prevenir riesgos Medir y transmitir credibilidad y confianza en la gestin de la organizacin Optimizar los resultados con recursos limitados

Explicacin

1.-INTRODUCCINEl equipo directivo suele tener claro cul es la Misin de la organizacin y hacia donde debe ir en un futuro prximo (Visin). No obstante existen diversos aspectos que condicionan este avance, entre los que destacan: 1. Los constantes cambios externos (ej. demandas de la sociedad, competencia, normativas, tecnologa..) 2. La complejidad de la organizacin (ej. diferentes personas con diferentes ideas, formacin y estilos, ubicacin de servicios, sistemas de trabajo,..) 3. La limitacin de recursos y personas Por ello, peridicamente, la organizacin debe identificar y analizar los cambios del contexto externo e interno que ms le afectan y reflexionar sobre qu objetivos debe lograr y cmo distribuir sus recursos para acercarse a la Visin ideal que tiene a medio plazo.

Lograr transformar la estrategia de la organizacin en decisiones y acciones operativas y poner esas acciones en prctica de la forma ms adecuada es, en gran medida, el factor clave del xito del plan estratgico (http://www.navactiva.com/).
El plan de operativo anual es la conexin de la Estrategia a largo plazo con la gestin a corto plazo y la operativa diaria (ver imagen). Debe estar basado en el Plan Estratgico y descrito en un documento que recoja con claridad las variables necesarias para su comprensin y control peridico. Siguiendo la metodologa REDER se pueden considerar, al menos, diez variables: RE: Hacia dnde ir (VISIN)....y...cmo avanzar (ESTRATEGIA) RE: Qu lograr (OBJETIVOS)...y...cmo medir (INDICADORES) E: Quiense responsabiliza (RESPONSABLES)...y...con qu alianzas cuenta (ALIANZAS) D: Qu vamos a hacer (ACTUACIONES)...y...cunto cuesta (COSTE) ER: Cundo lograrlo (PLAZOS)...y...cundo revisarlo (REVISIONES) Estos elementos permiten la asignacin de personas y recursos a las actuaciones que harn posible el cumplimiento de los objetivos de cada actuacin o proyecto especfico. Est, por tanto vinculado a: - Presupuesto anual - Plan de contingencias de riesgos crticos - Plan de Organizacin de Personal - Plan de Desarrollo de Lderes - Planes de mejora de la Calidad en la Gestin, Tecnologa y Conocimiento

2.-FACTORES CRTICOS: Su diseo contempla factores propios de toda buena planificacin (ver imagen):
COHERENCIA: Asegurar la coherencia entre el Plan Operativo (corto plazo), con el Plan Estratgico de la Organizacin (largo plazo).a travs de las estrategias comunes.

Tambin es importante revisar la sinergia existente ente los diferentes objetivos del POA con el fin de aportar valor a la Organizacin.
COMPRENSIN: La uniformidad en la presentacin, facilita la comunicacin, el entendimiento y la comparacin entre diferentes lneas estratgicas y/o diversas reas de la Organizacin.

Es conveniente incluir un nmero no excesivo de objetivos y actuaciones con el fin de facilitar su comprensin y concentrar los esfuerzos y recursos.
VIABILIDAD: Asegurar la viabilidad de las actuaciones en la medida que estn respaldadas por personal, con dedicacin suficiente y recursos disponibles, todo ello integrado en el presupuesto aprobado. Los proyectos de inversin deben quedar claramente determinados.

Los balances previsionales se elaboran a partir de los presupuestos de explotacin y tesorera. Los costes acumulados de cada actuacin darn como resultado el coste de desarrollo de la estrategia.
RENTABILIDAD: Visualizar la relacin coste beneficio en cada actuacin, facilita su priorizacin. Los objetivos deben aportar valor a la Organizacin.

EFICIENCIA: Valorar el rendimiento de los recursos para medir la eficiencia con que se utilizan y determinar la consistencia entre objetivos y medios RESPONSABILIDAD: La asignacin de responsables del POA y de cada actuacin, acordes con el organigrama funcional de la organizacin, facilita la implicacin, dinamizacin, coordinacin e interlocucin. El POA debe ser aprobado por la Direccin de la Organizacin.

En las organizaciones de cierto tamao resulta conveniente que su proceso de elaboracin sea participativo para de que todo el equipo conozca y asuma los objetivos y acciones para lograrlos (navactiva).
G

CONTROL: Contrastar el grado de consistencia interna de cada actuacin, a travs de la relacin de los objetivos con el resultado final alcanzado, as como del cumplimiento de las actuaciones previstas, en plazo y forma. El seguimiento permitir llevar a cabo ajustes de objetivos o actuaciones, si fuera necesario.

Los indicadores deben ser fciles de calcular y representativos de los objetivos a conseguir.
COMUNICACIN: Se comunica en direccin vertical y horizontal.

-VERTICAL: incluye la transmisin del POA desde el equipo directivo a las reas operativas, as como el feedback de estas al equipo directivo. La Direccin fija las grandes lneas del POA en cuanto a Estrategia y principales objetivos. A partir de all los responsables de las distintas reas concretan los objetivos especficos, definen las actuaciones concretas que les darn soporte y realizan la estimacin de gastos previstos y recursos necesarios (inversin, de personal, etc.). (navactiva).
Suele ser conveniente que exista una persona que coordine estas aportaciones y el flujo de informacin con el fin de asegurar su coherencia y el cumplimiento de los plazos de elaboracin y comunicacin.

-HORIZONTAL: los responsables de las reas operativas lo transmiten a su equipo y recogen sus aportaciones y datos.

3.-REQUISITOS: La planificacin operativa conlleva decisiones importantes, selectivas y delicadas, determinando las principales actuaciones de la Organizacin. Debe contemplar, al menos, los siguientes requisitos para que sea eficaz: 1.- Implicacin de la Direccin, que debe liderar el proceso de planificacin y aprobar el POA 2.- Conocimiento previo de la Misin, Visin y Valores 3.- Conocimiento previo de la Estrategia de la Organizacin y sus principales retos 4.- Conocimiento previo de los niveles de decisin de la Organizacin y sus roles respectivos 5.- Conocimiento previo de los procesos de la Organizacin y asignacin de responsabilidades 6.- Conocimiento previo de la metodologa de planificacin y del sistema PDCA 7.- Tiempo de dedicacin al proceso de planificacin por parte de las personas responsables de gestin

Ejemplos prcticos
Se pueden ver algunos ejemplos prcticos accesibles en la red en el momento de elaboracin de la ficha (las fuentes originales pueden haber cambiado su contenido o acceso posteriormente) Ejemplos de POA en http://ebookdatabase.net/p/plan-gestion-anual diferentes instituciones

Ejemplos de varios POA, Planes Estratgicos y presupuestarios (ref. http://alharita.wordpress.com/2009/09/07/ejemplos-de-plan-estrategico-presupuesto-y-plan-operativo-anual/ -ej. POA Instituto Vasco de Seguridad Laboral

Alfonso

Harita)

http://www.osalan.euskadi.net/s94-osa0013/es/contenidos/informacion/planes_plan_gestion/es_gestion/plan_gestion.html Hospital Coronel Holgado http://www.cird.org.py/salud/docs/Plan_Operativo_Bogado_2006.pdf- Ej. POA de INDECOPI 2012 http://www.indecopi.gob.pe/repositorioaps/0/0/jer/plan_orga_transp/POI-2012-2013.pdf -ej. POA 2007 Universidad de Colima http://www.ucol.mx/universidad/planeacion/poa/poa2009.pdf -ej. Manual de metodologa y registros para elaborar POA 2010 (Universidad Politcnica de Nicaragua)

-ej.

POA

http://www.upoli.edu.ni/planificacion/pdf/mpe2010.pdf -ej. POA Ayuntamiento del Distrito Nacional (ADN) http://www.adn.gob.do/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=83&Itemid=99999999-Ej. POA Municipal de Quito http://www.quito.gov.ec/lotaip/cat_view/174-poa.html

Aplicaciones y soportes frecuentes

REDER Algunas Aplicaciones Recoge los objetivos estratgicos para ese ao Determina acciones, fechas y responsables Incluye los factores crticos para tener xito Desarrolla objetivos y acciones a los procesos Promueve proyectos de mejora Controla los indicadores de medida ms importantes Refleja los resultados anuales Decide ajustes, cambios y mejoras relevantes Algunos Soportes Observables Mapa Estratgico de la organizacin Plan Anual de Gestin Factores crticos de xito Planes de procesos o programas Planes de proyectos Cuadro de mando de Direccin Memoria anual Planes de mejora (personal, usuarios, etc.)

R E D E R

Cuestiones clave para autoevaluar Puedes valorar la idoneidad del Plan de Gestin que definas (mxima=100)
Tiene objetivos medibles? Los objetivos tienen relacin con la Estrategia? Se precisan las fechas de control y finalizacin? Estn identificados los responsables? Las acciones permitirn alcanzar los objetivos? Se han asignado los recursos necesarios? Se puede saber qu procesos estn implicados? Se controla como para corregir los desajustes? Las personas conocen los objetivos y planes? Se preveen reconocimientos por algn resultado? 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10

Informacin adicional del autor

Autor: Victoria Alcal Prez-Fajardo Empresa/organizacin: Ayuntamiento de Tudela Actividad: Administracin Local Contacto: www.tudela.es Cargo: Tcnica de Organizacin y Calidad