Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, nstructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

2003
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
El artculo 21 del ttulo quinto de la Ley General de Archivos de Colombia seala
que las entidades debern elaborar programas de gestin de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes en cuya aplicacin
debern observarse los principios y los procesos archivsticos.
La gestin documental es el conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes al eficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el
mismo momento de su produccin o recepcin hasta la disposicin final, buscando
que se cumpla el fin ltimo de los archivos, es decir que estn al acceso y a la
consulta de todos los ciudadanos e instituciones.
La normalizacin es un punto clave para establecer un programa de gestin
documental. En primera instancia la normalizacin en la produccin de los
documentos nos dirige a determinar en que soportes se deben elaborar los
documentos, cul ser la presentacin de esos soportes, de que manera se
normaliza la elaboracin de los textos, etc. Es preciso indicar que existe desde el
ao 1997 la Circular 002 del Archivo General de la Nacin de Colombia, en la cual
se advierte sobre la posibilidad de utilizar tecnologas de punta para la produccin
de documentos y la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta
el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas
digitales.
En cuanto a la recepcin y distribucin de los documentos, estos son elementos
importantes a tener en cuenta por los archivistas para establecer los aspectos a
normalizar, ya que se debe tener en cuenta que la produccin documental no solo
empieza cuando en la misma institucin se generan documentos, sino incluso
cuando se reciben, lo que indica un control en la recepcin y distribucin, y de esta
manera poder dar a los ciudadanos respuesta sobre el estado de sus trmites de
una manera diligente. El decreto 2150 de 1995 incide en la necesidad de reforzar
las oficinas de correspondencia que se identifican en su artculo 32 como
ventanillas nicas. Esto debe llevar a las entidades a que cuenten con un sistema
centralizado de correspondencia, as como con la infraestructura bsica que les
permita atender eficientemente la recepcin y distribucin de los documentos.
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Unidades de Correspondencia
El artculo 3 del Acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nacin de Colombia,
especfica que: "las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la
unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada,
los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos
que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos.
Cuando existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en
cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la
entidad determinar conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepcin de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalizacin
unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial,
mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros,
que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin
pblica.
NormaIizacin
Para cumplir a cabalidad con las disposiciones legales, es necesario que cada
entidad normalice los procedimientos de recibo y despacho de documentos puesto
que, es imposible hablar de efectividad y eficiencia en los sistemas de produccin,
trmite y almacenamiento de los documentos si no se establecen unos procesos
tcnicos que demuestren eficiencia, eficacia e identidad institucional.
La normalizacin est orientada a cumplir los siguientes requisitos:
Clase de correspondencia que se maneja en la entidad
Uso o finalidad que se le dar
Requisitos de presentacin formal
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Trmite
Normas legales de conservacin
Los procedimientos de recibo y despacho de documentos se normalizan de
acuerdo con el tamao, organizacin de cada entidad y el flujo de la
documentacin, de dos formas:
ManuaI
EIectrnica: mediante un programa o software de correspondencia. Si este
programa se encuentra en red, todas las dependencias pueden incluso
observar desde sus pantallas la situacin de las comunicaciones que
requieren.
CIasificacin de Ias comunicaciones
Segn el destinatario las comunicaciones se clasifican en:
Comunicaciones externas: son las que se cruzan entre las entidades o
instituciones y entre stas y personas naturales o viceversa.
Comunicaciones internas: son las que se cruzan entre las dependencias de
la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de ella,
en cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instruccin.
El artculo 7 del acuerdo 060/2001 establece que: "para las comunicaciones
internas de carcter oficial, las entidades debern establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas,
utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin consecutiva y
sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean stos, manuales o
automatizados.
A continuacin se relacionan los pasos para el recibo y despacho de documentos
a la luz del Acuerdo 060/2001 del Archivo General de La Nacin de Colombia, por
el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
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RECIBO DE DOCUMENTOS
El recibo de documentos es una de las tareas ms importantes y definitivas en la
utilizacin y tratamiento de las comunicaciones empresariales. Por lo tanto se
debe crear un control que permita comprobar el recibo y la tramitacin de las
comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidades por parte de las
personas encargadas de esta labor.
El correo que llega a las empresas por los distintos medios (personal, mensajero,
buzn, correo normal y electrnico, fax, etc.) debe ser canalizado por una
dependencia o persona, segn el tamao de la organizacin y el flujo documental.
Por la variedad de documentos que diariamente llegan a las entidades, se debe
normalizar el procedimiento para su manejo y control.
Pasos para eI recibo de documentos
1. Recepcin
Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y
diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.
Las comunicaciones que son entregadas por la persona interesada (o su
representante) y mensajeros en la ventanilla de la Unidad de Correspondencia, se
denominan de recepcin directa; y la recepcin indirecta es la que se recibe por
correo y/o medios electrnicos.
La recepcin se fundamenta en una labor de inspeccin que no es ms que la
revisin de los documentos para determinar:
En Ias comunicaciones de recepcin directa:
Si la comunicacin est dirigida a la empresa o a un funcionario de ella
Si se trata de una comunicacin oficial
Si el sobre o empaque viene en buen estado.
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En Ias comunicaciones de recepcin indirecta:
Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida
Si estn firmadas
Si la fecha es actual
Si en la comunicacin se cita el domicilio del remitente
Si se menciona la remisin de anexos, que estos estn completos.
2. CIasificacin
Consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes grupos:
Comunicaciones oficiaIes. Segn el artculo 2 del Acuerdo 060/2001: "son
todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Este grupo es conocido con el nombre de documentos radicabIes.
Comunicaciones personaIes. En el artculo 2 del Acuerdo 060/2001 las
definen como: correspondencia, y son: "todas las comunicaciones de carcter
privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trmites para las instituciones.
Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohbe el
trmite de comunicaciones personales.
Documentos contabIes
FoIIetos, revistas y pubIicaciones
Propaganda
Estos ltimos grupos reciben el nombre de documentos no radicabIes
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Con los documentos radicabIes se siguen los pasos que se describen a
continuacin, para los documentos no radicabIes se efectan controles que se
describen ms adelante.
3. Apertura
Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para
la extraccin del documento y de sus anexos.
4. Revisin
Segn el artculo 10 del Acuerdo 060/2001: "las comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones debern ser revisadas, para verificar la competencia,
los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las
remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se proceder a la radicacin del mismo.
Dicho artculo en su pargrafo establece que: "cuando una comunicacin no est
firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se
considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se determinarn las acciones a seguir.
5. Radicacin
Radicar es ubicar. Decimos por ejemplo, que una persona est radicada en
Bogot cuando vive en Bogot, o en Medelln cuando vive en Medelln.
Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa.
Segn el artculo 2 del Acuerdo 060/2001: "radicacin es el procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un nmero consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los
trminos de vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a
contar a partir del da siguiente de radicado el documento.
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Procedimiento para Ia radicacin de comunicaciones oficiaIes
La radicacin se efecta mediante la impresin de un sello que, al imprimrselo al
documento, indica que es de propiedad de la empresa.
Este sello se conoce con el nombre de seIIo radicador y puede aplicarse al
documento en forma manual, mecnica o sistematizada.
La radicacin de los documentos oficiales es importante porque con ella se ubica o
matricula oficialmente el documento en la empresa, indicando el numero de orden
en que se recibi, la fecha en que fue recibido, quien lo atendi, si se le dio
respuesta y en que fecha, adems permite obtener otros datos como su situacin
actual, es decir si se encuentra an en algn trmite o en que serie se encuentra
archivado.
Segn el artculo 5 del Acuerdo 060/2001: "los procedimientos para la radicacin
de comunicaciones oficiales, velarn por la transparencia de la actuacin
administrativa, razn por la cual, no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni
habr nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeracin
ser asignada en estricto orden de recepcin de los documentos; cuando el
usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregar
de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada ao, se iniciar la
radicacin consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecnicos o
automatizados.
As mismo, el pargrafo de dicho artculo establece que: "cuando existan errores
en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar constancia por escrito,
con la respectiva justificacin y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
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55 x 6 cms
Segn la Norma Tcnica Colombiana (NTC), el espacio para estampar el sello
radicador es la zona 3 que corresponde al extremo superior derecho del
documento.
6. Registro
Una vez se han radicado las comunicaciones oficiales, se procede al registro que
consiste en la anotacin de los datos ms significativos de la comunicacin en un
formato de registro para su control y trmite dentro de la entidad.
Segn el artculo 2 del Acuerdo 060/2001: "el registro de comunicaciones oficiales
es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y / o
entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s)
competente(s), nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del
trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Nmero de radicacin:
Fecha de recibo:
Pase a: Atendido
Respuesta No: Fecha:
Archivado en:
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7. Distribucin o reparto
Una vez registradas las comunicaciones oficiales, se procede al reparto y
distribucin de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.
En una entidad pequea, donde la secretaria es la responsable del recibo de la
documentacin, es ella misma quien hace las entregas personalmente ya que por
lo regular el personal esta ubicado en oficinas contiguas o despachos colectivos y
por lo tanto su desplazamiento es un rea muy limitada.
Las entidades que cuentan con una oficina de archivo y correspondencia,
normalizan la entrega de la documentacin entre oficinas, por medio de un
mensajero interno o patinador, el cual hace recorridos en horas fijas.
Para asegurar la reserva de los documentos, estos se envan entre sobres de
manila o carpetas plsticas, debidamente marcados y acompaados de un
formato de control de entrega de correspondencia.
ControI de correspondencia en trmite
Este control consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin
demora ni extravo en toda la secuencia del trmite.
Una vez entregadas las comunicaciones recibidas a la dependencia u oficina que
debe atender el asunto, es funcin de la oficina encargada del recibo y despacho
de documentos hacer el seguimiento de su tramitacin, para ello se utiliza un
formato recordatorio de correspondencia recibida y en tramitacin.
Cuando una dependencia requiere traspasar documentos a otra para que los
atienda o se entere de su contenido, se emplea un formato aviso de traspaso de
documentos para informar a la oficina de correspondencia y archivo para que esta
actualice el registro.
En este aspecto, el artculo 8 del Acuerdo 060/2001 establece que: "Las unidades
de correspondencia, elaborarn planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepcin de los documentos, por parte
de los funcionarios competentes y dispondrn de servicios de alerta para el
seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
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Es importante anotar que cada entidad normaliza el diseo de sus formatos de
registro y control, de acuerdo con sus necesidades y con los requerimientos
legales.
Documentos no radicabIes
Estos documentos no siguen el mismo trmite que acabamos de estudiar para los
documentos radicables, solo se les sigue un control para sustentar la entrega a las
dependencias que deben atenderlos. En este grupo se encuentran:
Comunicaciones personaIes: estas no deben abrirse, simplemente se les
imprime la fecha de recibo en el sobre, y se les estampa un sello con la
siguiente observacin:
Si no es personal, favor devolver al departamento de
Administracin de Documentos para su tramitacin.
7 x 1,5 cms
Documentos contabIes: estos documentos requieren un tratamiento especial,
puesto que su trmite es diferente al de la correspondencia ordinaria.
En el momento de su recepcin se verifica que cada documento cumpla con
los requerimientos establecidos por el departamento encargado de su
tramitacin, y se controlan mediante un formato (control de documentos
contables) que permite hacer seguimiento especial de su recorrido.
FoIIetos, revistas y pubIicaciones: este material hace parte de una unidad de
informacin diferente al archivo, pero el control de su rotacin es funcin de la
dependencia encargada del recibo y despacho de documentos.
Cuando el material impreso que se recibe hace parte de una suscripcin o
viene dirigido a la empresa, se controla su rotacin mediante un formato
(rotacin de folletos y revistas) que se adhiere a la portada o primera pgina de
la publicacin.
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Si las publicaciones estn dirigidas a ttulo personal, se les imprime la fecha de
recibo y se entregan directamente a la persona interesada.
Propaganda: estos documentos no requieren de ningn control especial, en el
momento en que se reciben se determina si son de inters para alguna de las
dependencias u oficinas y se relacionan en el control de entrega de
correspondencia.
Amig@ Estudiante:
Recordemos que, cada entidad normaliza el diseo de sus formatos de registro
y control, de acuerdo con sus necesidades y con los requerimientos legales.
En el desarrollo del tema que se presenta en el ambiente virtual encontrars
una propuesta del formato (con su respectivo instructivo de diligenciamiento)
que apoya cada procedimiento a medida que se detalla. Tambin puedes
encontrarlos en el botn documentos de la plataforma Blackboard, agrupados
por procedimiento. As:
Recepcin de Documentos:
Registro de Correspondencia Externa Recibida
Registro nterno de Correspondencia Recibida
Rotacin de Folletos y Revistas
Control de Documentos Contables
Control de Correspondencia nterna Enviada
Recordatorio de Correspondencia Recibida y en Tramitacin
Aviso de Traspaso de Documentos
Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, nstructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia. 2003
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En resumen tenemos que:
PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE
DOCUMENTOS
Radicacin
Reparto
Apertura
Revisin
CIasificacin
Recepcin
Registro
Dependencia
A. D.