5s El movimiento de 5 S (housekeeping) toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con s: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke

El movimiento en cuesti!n a cobrado un gran auge en las empresas occidentales a partir del baj"simo costo que implica su puesta en marcha, el ahorro en costos y recursos, la reducci!n de accidentes, el incremento en la motivaci!n del personal, y los incrementos en calidad y productividad entre muchos otros #s" pues las empresas occidentales han adaptado la terminolog"a llamando a dichas campa$as por sus siglas en ingl%s como &ampa$a de las 5 S' por Sort (separar), Straighten (ordenar), Scrub (limpiar), Systemati(e (sistemati(ar) y Standardi(e (estandari(ar)' o bien como la &ampa$a de las 5 &' por &lear out (limpiar), &on)igure (con)igurar), &lean and check (limpiar y veri)icar), &on)orm (ajustar) y &ustom and practice (costumbre y pr*ctica)

+as 5 S conjuntamente con la estandari(aci!n (documentaci!n de la mejor )orma de reali(ar el trabajo) y la eliminaci!n del muda (desperdicio en japon%s) constituyen los pilares )undamentales para la pr*ctica del gemba kai(en (mejora continua en el lugar de acci!n) +a ra(!n de ser del ,-lus, es que dichas pr*cticas han sido enriquecidas partiendo tanto de las e.periencias como de las nuevas t%cnicas en boga como las del coaching Siempre guiados por la )iloso)"a del kai(en pero sum*ndole esas nuevas t%cnicas se obtienen m%todos que permiten altos niveles de rendimiento y productividad tanto en empresas industriales como de servicios 2. Seiri "Cuando menos es ms" Ejecutar el seiri signi)ica di)erencias entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son, procediendo a descartar estos /ltimos Ello implica una clasi)icaci!n de los elementos e.istentes en el lugar de trabajo entre necesarios e innecesarios -ara ello se establece un l"mite a los que son necesarios 0n m%todo pr*ctico para ello consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utili(ar en los pr!.imos treinta d"as El otro m%todo hace uso de una de las herramientas de gesti!n ,el diagrama de -areto,, en )unci!n de ello habr"a que separar los pocos vitales de los muchos triviales Ello signi)ica que como promedio apro.imadamente entre un 123 y un 423 de los elementos son utili(ados entre el 523 y 623 de las oportunidades, mientras que entre un 523 y 623 de los restantes elementos s!lo se utili(an entre el 123 y 423 de las veces #s" pues queda en claro que en el trabajo diario s!lo se necesita un n/mero peque$o de los numeros"simos elementos e.istentes en el gemba (lugar de trabajo) El gemba est* lleno de m*quinas sin uso, cribas, troqueles y

herramientas, productos de)ectuosos, trabajo en proceso, materias primas, suministros y partes, repuestos, anaqueles, contenedores, escritorios, bancos de trabajo, archivos de documentos, estantes, tarimas, )ormularios, entre otros -oner en pr*ctica el seiri implica otorgar poder a los empleados y obreros (empo7erment) para que ellos determinen cuales son aquellos elementos o componentes necesarios, siguiendo los postulados generales dictados por la direcci!n +a colocaci!n de etiquetas rojas de un tama$o ostensible (sobre los elementos innecesarios) permite visuali(ar luego de la selecci!n la importante cantidad de elementos sobrantes o innecesarios en el lugar de trabajo Surge luego que hacer con tales elementos, de tratarse de documentaci!n deber* asign*rsele un c!digo y proceder a su archivo (de tal )orma en caso de ser necesario hacer uso de ellos se podr*n encontrar )*cilmente los mismos evitando la p%rdida de tiempo o el e.trav"o de los mismos) En el caso de m*quinas o herramientas podr*n ser destinadas a sectores que necesiten de ellas o bien ubicarlas en un *rea que permita su utili(aci!n por diversos sectores (siempre claro est* de que se trate de m*quinas y herramientas de muy escaso uso, que no justi)ique la p%rdida de espacio )"sico), en el caso de )ormularios si est*n )uera de uso deber*n utili(arse de ser posible para otros )ines (utili(ando la cara no impresa) y de no ser posible ello proceder a su destrucci!n Es importante evitar por tal motivo la impresi!n de )ormularios en tandas, siendo mejor su impresi!n ,justo a tiempo, -ara el caso de los insumos y materiales e.istentes en e.ceso, los mismos deber*n ir al sector anterior en el proceso, adopt*ndose todas las medidas necesarias para dentro de la )iloso)"a del 89: evitar la recurrencia de e.cesos de inventarios y sobreproducciones de materiales y productos en proceso, debido a los ingentes recursos que se ven desperdiciados por tal motivo (manipulaci!n de materiales, destrucci!n, accidentes, uso de espacios, costos )inancieros, seguros, p%rdida de valor) Es )undamental que tanto los empleados, como los supervisores, analistas y directivos recorran los lugares luego de las colocaciones de las etiquetas antes mencionadas para tomar conciencia y anali(ar las causas de tanto derroche ;estinar media hora diaria durante una semana para poner en orden los papeles, componentes y herramientas entre otros permitir* sorprenderse de la cantidad de elementos in/tiles que se han acumulado #cabar con el caos es una terapia incre"ble, que genera una enorme cantidad de energ"a En las empresas que no practican la disciplina de las 5 S, el caos que rodea a sus empleados absorbe sus energ"as En noventa por ciento del tiempo viven en medio del desorden, aunque este no sea visible El liberarse del caos otorga la su)iciente energ"a y claridad para producir m*s y mejores ideas +a eliminaci!n de "tems innecesarios deja espacio libre, lo que incrementa la )le.ibilidad en el uso del *rea de trabajo, porque una ve( descartados los "tems innecesarios, s!lo queda lo que se necesita

&abe mencionar como ejemplo la )orma de comportamiento en el *rea administrativo de un importante grupo econ!mico que en lugar de capacitar al personal para eliminar todo )ormulario innecesario y debido a anteriores e.trav"os de documentaci!n, impusieron como norma que todo )ormulario sea este un documento comercial o meramente una publicidad del proveedor )uera archivado en el legajo junto con las )acturas, remitos y recibos -odr* imaginarse desde ya que buena parte del trabajo de archivar consist"a en guardar papeler"a in/til, desperdici*ndose adem*s un gran volumen de legajos y de espacio )"sico :odo ello por no tomarse el trabajo de capacitar debidamente al personal y otorgarle un m"nimo de poder de decisi!n En muchas empresas del 8ap!n se suele ver a los 8e)es de ;epartamento con batas y guantes especiales clasi)icando los materiales desechados en pilas de materiales similares, procediendo luego a anali(ar con cuidado los componentes de cada pila para decidir de d!nde proceden, y la ra(!n por la que utili(aron tantos recursos en hacer elementos que luego han de desecharse -rocediendo con posterioridad a adoptar m%todos para evitar ese derroche, lo cual no s!lo mejora los productos y procesos, sino que tambi%n elimina la necesidad de gastar un tiempo e.cesivo en el mantenimiento de las instalaciones 3. Seiton "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar" El seiton implica disponer en )orma ordenada todos los elementos esenciales que quedan luego de practicado el seiri, de manera que se tenga )*cil acceso a %stos Signi)ica tambi%n suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y mantener cada cosa all" &lasi)icar los diversos elementos por su uso y disponerlos como corresponde para minimi(ar el tiempo de b/squeda y el es)uer(o, requiere que cada elemento disponga de una ubicaci!n, un nombre y un volumen designados ;ebe especi)icarse no s!lo la ubicaci!n, sino tambi%n el n/mero m*.imo de "tems que se permite en el gemba +os elementos que queden en el gemba deben colocarse en el *rea designada &ada pared debe estar numerada, utili(ando nombres como -ared #<= y -ared ><1 +a colocaci!n de las diversas herramientas, suministros y trabajos en procesos deben estar ubicadas de acuerdo a las se$ales o marcas especiales +as marcas en el piso o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas para el trabajo en proceso, herramientas, etc #l pintar un rect*ngulo en el piso para delinear el *rea para las cajas que contienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio su)iciente para almacenar el volumen m*.imo de "tems #l mismo tiempo, cualquier desviaci!n del n/mero de cajas se$alado se hace evidente instant*neamente +as herramientas deben colocarse al alcance de la mano y deben ser )*ciles de recoger y regresar a su sitio Sus siluetas podr"an pintarse en la super)icie donde se supone que deben almacenarse Esto )acilita saber cu*ndo se encuentran en uso

El pasadi(o tambi%n debe se$ali(arse claramente con pintura, al igual que otros espacios designados para suministros y trabajo en proceso, siendo el destino del pasadi(o el de transito no debiendo dejarse nada all" Esta )ase del housekeeping esta "ntimamente relacionada con el poka<yoke (m%todo de prevenci!n de )allas o errores), as" pues la colocaci!n de los objetos en sus respectivos lugares implicar* poder encontrar los mismos con )acilidad, evitar su e.trav"o, e impedir posibles accidentes Es muy com/n en *reas administrativas el e.trav"o de documentaci!n, contratos y otro tipo de documentaci!n por )alta del debido ordenamiento, lo cual trae aparejado importante p%rdida de tiempo, como tambi%n la ausencia de documentaci!n de importancia en momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los ojos de clientes internos o e.ternos 4. Seiso Seiso signi)ica limpiar el entorno de trabajo, incluidas m*quinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras *reas del lugar de trabajo :ambi%n se la considera como una actividad )undamental a los e)ectos de veri)icar 0n operador que limpia una m*quina puede descubrir muchos de)ectos de )uncionamiento' por tal ra(!n el seiso es )undamental a los e)ectos del mantenimiento de m*quinas e instalaciones &uando la m*quina est* cubierta de aceite, holl"n y polvo, es di)"cil identi)icar cualquier problema que se pueda estar )ormando #s" pues mientras se procede a la limpie(a de la m*quina podemos detectar con )acilidad la )uga de aceite, una grieta que se est% )ormando en la cubierta, o tuercas y tornillos )lojos 0na ve( reconocidos estos problemas, pueden solucionarse con )acilidad Se dice que la mayor parte de las aver"as en las m*quinas comien(a con vibraciones (debido a tuercas y tornillos )lojos), con la introducci!n de part"culas e.tra$as como polvo (como resultado de grietas en el techo, por ejemplo), o con una lubricaci!n o engrase inadecuados -or esta ra(!n, seiso constituye una gran e.periencia de aprendi(aje para los operadores, ya que pueden hacer muchos descubrimientos /tiles mientras limpian las m*quinas +a labor de limpie(a con un espacio )"sico reluciente es una importante )uente de motivaci!n para los empleados -ero cuando de limpie(a se trata no menos importancia tiene la limpie(a del aire, )undamental para el personal, como para clientes, )uncionamiento de m*quinas, calidad de los productos, descomposici!n de materiales entre muchos otros &antidades no controladas de polvo y otras impure(as en la atm!s)era pueden volverla insalubre y aun peligrosa El aire respirable en los edi)icios resulta seriamente a)ectado por las )unciones corporales y las actividades de sus ocupantes' ocurren concentraciones de di!.ido de carbono y vapor de agua debido a la e.halaci!n del aire de los pulmones, impregnado siempre de bacterias cuyo origen es la propia respiraci!n, o debido a estornudos y tos El organismo despide impure(as org*nicas seg/n el grado de limpie(a habitual de cada persona Se adem*s se )uma o hay llamas al descubierto,

obviamente el producto de la combusti!n causar* mayor contaminaci!n ?sta aumenta considerablemente cuando, por alg/n proceso industrial, se produ(can humos, gases o polvo -or todo ello es )undamental evitar la emanaci!n de componentes que produ(can el enrarecimiento del aire, pero adem*s contar con sistemas de aireaci!n propicios @ecientemente la ventilaci!n ha sido accidental, mas no planeada' su necesidad no ha sido comprendida del todo +os e)ectos nocivos derivados de la )alta de ventilaci!n tampoco se han valorado en debida )orma 0n aire limpio permitir* detectar a tiempo perdida de gases, qu"micos o combustibles Es un hecho que solamente los empresarios de gran visi!n hacia el )uturo comprendieron que al instalarse sistemas adecuados de ventilaci!n no s!lo se lograba mayor comodidad para los trabajadores, sino muchos otros bene)icios rec"procos Es indudable que al proporcionar mejores condiciones se obtienen dividendos cuyos resultados son satis)actorios para el personal y, por tanto, suele lograrse un incremento notable en la productividad 0na buena ventilaci!n implica abastecimiento de aire, el remover contaminaci!n y calor, y movimientos o cambios de aire para re)rescar el ambiente contrarrestando incomodidades debidas a humedad El subestimar los requerimientos de ventilaci!n podr"a tener serias repercusiones, independientemente de signi)icar incomodidades para los trabajadores +os humos corrosivos encerrados dentro del edi)icio o planta atacar*n indudablemente su estructura, con resultados desastrosos 5. Las tres K :ienen estas que ver con las palabras japonesas kiken (peligroso), kitanai (sucio) y kitsui (estresante), todo lo cual se opone al gemba como lugar donde se agrega valor real Ao s!lo la limpie(a de m*quinas, pisos, techos y del aire son importantes, tambi%n lo es la lu(, el color, el calor y la ac/stica #s" un suministro adecuado de lu( debe ser el primer objetivo, puesto que la lu( es el requisito esencial para ver +a lu( es el elemento m*s importante para proporcionar un ambiente adecuado' se conoce bien el e)ecto recon)ortante de la lu( solar despu%s de condiciones atmos)%ricas adversas del mismo modo que la sensaci!n de bienestar que se tiene al pasar de un lugar de trabajo oscuro a uno bien iluminado, reci%n pintado y con paredes de colores agradables +os colores claros de las paredes son tan importantes como la lu( que re)leja, debido a que el negro y los colores oscuros absorben la lu( y tienden a crear un ambiente l!brego y deprimente El componente m*s importante de la lu( es el color, porque cuando los colores se usan en )orma adecuada puede lograrse no s!lo un ambiente agradable, sino que tambi%n ayudan a obtener mayor visibilidad, a dirigir o en)ocar la atenci!n donde se requiera y a comunicar advertencias visuales de riesgo #l seleccionar colores para una industria o cualquier otro lugar de trabajo, se debe pensar en la seguridad y en el estado de *nimo que pueda lograrse en las personas que lo

ocupan, as" como en las condiciones de trabajo que condu(can a incrementar la e)iciencia del trabajo #l pintar una )*brica o un taller, no deben elegirse los colores por su apariencia o e)ecto decorativo, lo importante y racional es elegir los colores en primer lugar por su valor )uncional inherente a un prop!sito espec")ico, como lo es re)lejar la lu( sin brillo, mejorar la visibilidad reduciendo en )orma notable las sombras, dar relieve a las *reas de trabajo, concentrar el alumbrado en las (onas de peligro y de riesgo, identi)icar y locali(ar )*cilmente el equipo contra incendio, el de primeros au.ilios, as" como las di)erentes tuber"as de servicio, ductos de alambrado el%ctrico, etc Si el color se usa de manera racional, se lograr* un mejor y m*s seguro ambiente, en el cual se redu(can las posibilidades de accidentes y de ausentismo, y evitar un estado de *nimo negativo en los trabajadores +os colores mal aplicados no s!lo pueden ser motivos de distracci!n sino tambi%n de riesgo, debido a detalles poco importantes que est%n demasiado alumbrados en perjuicio del se$alamiento de riesgos de mayor importancia En cuanto al alumbrado el mismo debe tener prioridad, y es especialmente importante en lugares donde el nivel de ruido es alto y se tenga que depender de la vista m*s que del o"do para darse cuenta de un riesgo cercano Es obvio que sin los requerimientos )undamentales para un alumbrado adecuado no se puede llevar a cabo ning/n trabajo visual en )orma )*cil, correcta y r*pida, ni tampoco en )orma segura -or otra parte, la lu( misma puede representar un riesgo o peligro si se le emplea indebidamente Entre las )allas de alumbrado m*s importante se tienen: el alumbrado insu)iciente, las sombras, el deslumbramiento incapacitante, el deslumbramiento molesto y el deslumbramiento re)lejante En cuanto a los problemas ac/sticos y de vibraciones, los mismos deben tenerse especialmente en cuenta por los e)ectos que ellos producen en materia de seguridad, incapacidades, e improductividades 0na e.posici!n e.cesiva al ruido causa lesiones al sistema auditivo, causa molestias y, en ocasiones, interrumpe el curso del di*logo El conocimiento sobre la sordera ocupacional y su relaci!n con el ruido ha avan(ado en la /ltima d%cada En la actualidad, es posible valorar con bastante precisi!n el riesgo resultante de pr*cticamente cualquier ruido en la industria en general En todo lo visto en este apartado cobra )undamental importancia el accionar de la ;irecci!n y su Sta)) a los e)ectos de proveer las mejores condiciones laborales que hagan posible la e.celencia en el servicio al cliente e.terno mediante la calidad, los costos, la )le.ibilidad y la entrega #lgo que s!lo ser* )actible mediante un *mbito de trabajo apropiado ;ebe igualmente subrayarse la importancia que el kai(en le da como principio )ilos!)ico )undamental al respeto por el ser humano, y respetar al ser humano implica el compromiso de eliminar la suciedad, los peligros y el estr%s en el gemba 6. Sei etsu

Seiketsu signi)ica mantener la limpie(a de la persona por medio del uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y (apatos de seguridad, as" como mantener un entorno de trabajo saludable y limpio Esto est* directamente relacionado con el punto anterior sobre las :res B En relaci!n a la protecci!n de los ojos es posible contar actualmente con lentes para cada tipo de riesgo posible' pero el problema m*s grande es que muchos operarios no aceptan usar siempre el equipo de seguridad para proteger sus ojos Es ac* donde la disciplina toma importancia )undamental, brind*ndole la in)ormaci!n para que el empleado sea en todo momento consciente de los riesgos, y mentali(*ndolo para actuar con)orme a las normativas de seguridad de la empresa En lo atinente al cuidado de la piel en la industria moderna, adem*s de las causas conocidas de problemas de la piel, cada d"a surgen nuevos problemas Es riesgo de dermatitis se da casi en todas las *reas industriales +as resinas actuales, en)riadores, solventes y sustancias qu"micas, presentan un riesgo creciente para las personas que tratan de controlar los padecimientos de la piel -ara la mejor protecci!n en lo relativo a este "tem se requiere adoptar las siguientes precauciones: a) Crden y limpie(a adecuados +a importancia de un ambiente limpio y seguro, no pueden dejarse a un lado Si una persona est* trabajando en un ambiente sucio y descuidado, puede pensarse que no tiene mucho cuidado en su higiene personal b) &onsulta y prevenci!n El modo m*s sencillo de tener limpie(a es hacer que los obreros participen en juntas o charlas sobre trabajo, en comit%s de seguridad o c"rculos de control de calidad, a los e)ectos tanto de conocer tanto los riesgos, como de adoptar planes preventivos, y c) Equipo de protecci!n Duantes, mascarillas y delantales, contribuyen mucho a reducir el contacto y son muy /tiles contra los riesgos )"sicos y mec*nicos de la piel' pero el mejor equipo de protecci!n es in/til si no se mantiene limpio -ara personas que est*n e.puestas a irritantes de la piel que tienen antecedentes de riesgos de dermatitis, debe haber provisiones de crema apropiada para el trabajo Selecci!n, protecci!n, higiene personal esmerada, buena limpie(a en la )*brica y un buen programa de educaci!n continua son medidas muy /tiles para eliminar los casos de en)ermedades de la piel en cualquier industria +a gerencia debe dise$ar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso' lo cual es el otro signi)icado del seiketsu (sistemati(ar) Si las m*quinas e instalaciones son importantes, no lo es menos el trabajador, el ser humano que d"a a d"a agrega valor en los procesos productivos -or tal motivo el implantar descansos y ejercicios )"sicos livianos son )undamentales pues el tiempo que en ello se utili(a se ve compensado con creces al disminuir las ausencias por en)ermedades, evitar el agotamiento )"sico y los accidentes, mejorando los aspectos generales tanto de la locomoci!n como mentales, de manera tal de aumentar sensiblemente los niveles de productividad ;e igual )orma es cuidado de la vista tanto con buenos sistemas de iluminaci!n,

protectores especiales en monitores, y a/n la e.istencia de gotas especiales para el descanso visual en los lugares de trabajo resultan )undamentales tanto los talleres como en las *reas administrativas !. S"itsu e Shitsuke implica autodisciplina +as 5 S pueden considerarse como una )iloso)"a, una )orma de vida en nuestro trabajo diario +a esencia de las 5 S es seguir lo que se ha acordado En este punto entra el tema de que tan )*cil resulta la implantaci!n de las 5 S en una organi(aci!n 9mplantarlo implica quebrar la tendencia a la acumulaci!n de elementos innecesarios, al no reali(ar una limpie(a continua y a no mantener en su debido orden los elementos y componentes :ambi%n implica cumplir con los principios de higiene y cuidados personales Eencida la resistencia al cambio, por medio de la in)ormaci!n, la capacitaci!n y brind*ndole los elementos necesarios, se hace )undamental la autodisciplina para mantener y mejorar d"a a d"a el nuevo orden establecido #. Conclusi$n +as 5 S no son una moda, ni el programa del mes, sino una conducta de vida diaria &omo kai(en hace )rente a la resistencia de las personas al cambio, el primer paso consiste en preparar mentalmente a los empleados para que acepten las 5 S antes de dar comien(o a la campa$a &omo un aspecto preliminar al es)uer(o de las 5 S, debe asignarse un tiempo para anali(ar la )iloso)"a impl"cita en las 5 S y sus bene)icios: &reando ambientes de trabajo limpios, higi%nicos, agradables y seguros @evitali(ando el gemba y mejorando sustancialmente el estado de *nimo, la moral y la motivaci!n de los empleados 4 Eliminando las diversas clases de mudas (desperdicios), minimi(ando la necesidad de buscar herramientas, haciendo m*s )*cil el trabajo de los operadores, reduciendo el trabajo )"sicamente agotador y liberando espacio
1. 2.

+a gerencia tambi%n debe comprender los muchos bene)icios de las 5 S en el gemba para la totalidad de la empresa: = 1 4 F 5 #yuda a los empleados a adquirir autodisciplina ;estaca los muchos y diversos tipos de mudas #yuda a detectar productos de)ectuosos y e.cedentes de inventario @educe el movimiento innecesario y el trabajo agotador Gacilita identi)icar visualmente los problemas relacionados con escase( de materiales, l"neas desbalanceadas, aver"as en las m*quinas y demoras de entrega @esuelve de manera simple problemas de log"stica en el gemba Hace visible los problemas de calidad Iejora la e)iciencia en el trabajo y reduce los costos de operaci!n @educe los accidentes y en)ermedades de trabajo Iejora la relaci!n de la empresa con los consumidores y la comunidad

6.

6
8.

J =2