Manual de Interventora o Supervisin de Contratos u Ordenes Contractuales diferentes a Contratos de Obras

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Crditos
Vicerrectora Administrativa Ciudad Universitaria Melndez Edificio 301- Espacio 2070, 2do. Piso Tel Fax: 321 22 50 Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional rea de Calidad y Mejoramiento Ciudad Universitaria Melndez Edificio 301- Espacio 3016, 3er. Piso Tel Fax: 321 22 23

Cali, Colombia

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ........................................................................................................ 4 1. GLOSARIO DE TERMINOS BSICOS................................................................ 5 2. OBJETIVOS ......................................................................................................... 8 2.1 Objetivo del Manual .............................................................................................. 8 2.2 Objetivo de la Interventora y/o Supervisin............................................................. 8 2.3 Perfil del Interventor o Supervisor........................................................................... 8 3. RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR........................................................................................................... 10 3.1 Definicin de Interventora y/o Supervisin ...................................................... 10 3.2 Definicin de Interventor y Supervisor ............................................................. 10 3.2.1 Interventor ............................................................................................. 10 3.2.2 Supervisor .................................................................................................. 10 3.3 Funciones de la Interventora y/o Supervisin .................................................. 10 3.4 Funciones Especficas del Interventor y/o Supervisor del Contrato ..................... 12 3.5 Responsabilidades del Interventor y/o Supervisor............................................. 13 3.6 Designacin de la Interventora o Supervisin del Contrato .............................. 14 4. PROCEDIMIENTO PARA INTERVENTORIA DE CONTRATOS .................................. 15 5. ANEXOS ............................................................................................................. 19

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INTRODUCCIN
De conformidad con el Estatuto de Contratacin - Resolucin No. 046 de Julio 9 de 2004 expedida por el Consejo Superior, la Universidad del Valle tiene la responsabilidad de ejercer el control y la vigilancia de la ejecucin de los contratos, con miras a garantizar el cumplimiento de los fines misionales universitarios, la continua y eficiente prestacin del servicio pblico de la educacin superior y la efectividad de los derechos y deberes de las personas que con ella colaboran en la consecucin de dichos fines. Para asegurar dichos propsitos, es indispensable que en los contratos con formalidades plenas o sin formalidades plenas (Ordenes Contractuales) se designe a la persona o grupo de personas que, como responsables, interventores o supervisores, sern las encargadas de verificar la ejecucin de los mismos, con miras a determinar su cumplimiento, y por ende la satisfaccin del fin perseguido. El presente Manual establece unas orientaciones generales, que permitan el conocimiento de las funciones e instrumentos que se deben diligenciar para obtener mejores resultados. En virtud de lo anterior, el interventor o supervisor ser responsable de velar por la correcta ejecucin del contrato objeto de la Interventora o Supervisin .

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1. GLOSARIO DE TERMINOS BSICOS

Acta de Inicio. Documento que suscriben el Interventor o Supervisor y el Representante del Contratista en el cual se estipula la fecha de iniciacin del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha ltima para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Se debe diligenciar en contratos de tracto sucesivo. Acta de Liquidacin del Contrato: Es el documento suscrito por la Universidad, el interventor y/o supervisor y el contratista en el que constan los acuerdos y dems transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo. Acta de Suspensin: Es el documento mediante el cual la Universidad y el Contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecucin del contrato, por circunstancias sobrevinientes que impongan el cese de su desarrollo. Acta de Reinicio: Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensin y reiniciar la ejecucin del contrato, previa modificacin de la vigencia de las plizas como obligacin a cargo del contratista. Acta de Entrega y Recibo Final: Es el documento en el que consta la entrega de los bienes o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfaccin de la universidad. Adendos a los Pliegos de Instruccin o Trminos de Referencia: Es la informacin adicional suministrada por la Universidad del Valle con posterioridad a la apertura de la convocatoria y antes de la fecha de su cierre, para aclarar o complementar los datos o los documentos de los Trminos de Referencia o Pliego de Instrucciones, despus de observaciones realizadas con los proponentes o por cambios en las condiciones iniciales. Anticipo: Es el porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al contratista una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual ser pagado antes de su iniciacin o durante su desarrollo. Amortizacin del Anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la Universidad el valor entregado por sta en calidad de anticipo. Avance del Contrato: Relacin controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por la Divisin Financiera, con el cual se garantiza la existencia de la apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin, para la asuncin de compromisos, que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto.

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Certificado de Registro Presupuestal: Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiacin afectada. Contrato: Acuerdo celebrado entre la Universidad y el contratista favorecido con la adjudicacin en un proceso de contratacin, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidacin. Contratos de Tracto Sucesivo: aquellos cuya ejecucin o cumplimiento se efecta por partes y se prolonga en el tiempo. Las definiciones de los tipos de contratos se encuentran en el Estatuto de Contrataciones. Resolucin No 046 de 2004 expedida por el Consejo Superior Contratista: Persona natural o jurdica a quien se le ha adjudicado un contrato, previo un proceso de contratacin directa o convocatoria con el objeto de prestar un servicio o suministrar un bien corporal mueble o inmueble requerido por la Institucin. Contrato Adicional: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variacin, modificacin o adicin al alcance fsico, tiempo o valor del Contrato, y se requiera para garantizar la buena ejecucin de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratacin. Cotizacin u Oferta: Es el conjunto de todos los documentos que contienen toda la informacin exigida al proponente por la Universidad del Valle para presentar su propuesta. Estatuto de Contratacin: Resolucin del Consejo Superior Nmero 046 de 2004, normatividad aplicable para los contratos de la Universidad, en virtud de la Autonoma Universitaria consagrada en el artculo 69 de la Constitucin Nacional y en la Ley 30 de 1992. Plazo de Ejecucin: Es el periodo o trmino que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y dems obligaciones derivadas del contrato. Plazo de Vigencia: Es el perodo durante el cual se imparte la orden de iniciacin, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidacin. Proyecto: Conjunto de actividades interrelacionadas que producirn un cambio al resolver un problema claramente identificado bajo una unidad de direccin y mando, en una fecha definida mediante la asignacin de ciertos recursos humanos y materiales. Pliza: Contrato expedido por una compaa de seguros y que se exige en los contratos con el fin de garantizar las obligaciones del Contratista y as prever los riesgos asociados al contrato. Trminos de Referencia o Pliegos de Instrucciones: Son los documentos que la Universidad proporciona a las personas naturales y/o jurdicas, interesados en presentar propuestas, para que basadas en ellos, hagan sus ofertas. Universidad: Universidad del Valle, Ente Universitario Autnomo, parte contratante

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Valor Final del Contrato: Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el acta de liquidacin.

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2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo del Manual El presente manual tiene como propsito fundamental proporcionar a los funcionarios responsables de la Interventora o Supervisin de contratos u ordenes contractuales diferentes a obras de la Universidad del Valle, la informacin necesaria sobre las diferentes definiciones, reglamentaciones y controles que se aplican en el desarrollo del proceso de Interventora o supervisin de contratos. El manual se constituye as, en la herramienta bsica de trabajo del Interventor o Supervisor de Contratos, por cuanto resume el marco de actuacin establecido para el desempeo de sus funciones.

2.2 Objetivo de la Interventora y/o Supervisin La Interventora o Supervisin tiene como propsito hacerle seguimiento y control a la accin del contratista, para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, como es el caso de las especificaciones tcnicas contratadas, supervisar la ejecucin del objeto establecido en cada uno de los contratos y teniendo en cuenta los recursos asignados al contrato. La Interventora es la supervisin, coordinacin y control realizado por una persona natural o jurdica, a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato o de una orden, llmese de servicio, consultora, obra, trabajo, compra, suministro, etc., que se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidacin definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales vigentes.

2.3 Perfil del Interventor o Supervisor La Interventora o Supervisin puede ser ejercida directamente por la Universidad a travs de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan actividades administrativas y/o tcnicas o contratados exclusivamente para la realizar determinada o determinadas interventoras, siempre y cuando esta funcin est permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designacin se informar por escrito a quien habr de ejercerla o se le enviar copia del acta del Comit de Contratacin donde fue designado. La designacin del Interventor o Supervisor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventora o Supervisin . Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al Interventor o Supervisor deber tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones. La Interventora o Supervisin implica una posicin imparcial, por lo tanto, en la interpretacin del contrato y en la toma de decisiones la Interventora o Supervisin debe cumplir con los objetivos de su funcin detallados a continuacin:

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Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspeccin, asesora, supervisin, comprobacin y evaluacin, con el fin de establecer si la ejecucin se ajusta a lo pactado. El control se orienta bsicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales y presupustales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro del plazo de ejecucin. Exigir: En la medida que la funcin de la Interventora o Supervisin encuentre que en el desarrollo de la relacin contractual no se est cumpliendo estrictamente con las clusulas establecidas en el contrato y en los trminos de la oferta del contratista, adquiere la obligacin de informar y exigir a las partes el debido cumplimiento de los trminos y condiciones contractuales y las garantas constituidas para dicho fin. Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no est destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos errneos, impidiendo que se desve el objeto del contrato. Para que la Interventora o Supervisin logre este objetivo se hace necesario que la designacin del Interventor o Supervisor y su actuacin sea previa a la ejecucin del contrato. Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecucin del contrato para poder establecer su situacin y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicacin de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solucin de los problemas y la absolucin de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la Interventora o Supervisin no deber desconocer los lmites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autnomos y adems se apersonar con diligencia de las solicitudes que deba atender.

Son tambin objetivos de la Interventora o Supervisin los siguientes: Asegurar mediante una Interventora o Supervisin eficiente, la calidad de la ejecucin del objeto del contrato. Representar a la Universidad para la adecuada ejecucin de los contratos apoyndolo en la direccin y coordinacin del mismo sin ir en contra de la misin y los valores de la entidad. Informar a la Universidad sobre el avance, problemas y soluciones presentados en la ejecucin del contrato, a travs de informes semanales, mensuales o especiales a solicitud de la Universidad. Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y ejecuciones realizadas por el contratista. Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los cronogramas e inversin previstos originalmente. Armonizar las actividades del contratante y el contratista para el logro del objetivo general del contrato, que satisfaga las necesidades de la comunidad.

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3. RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR

3.1

Definicin de Interventora y/o Supervisin

Se entiende por Interventora y/o supervisin el conjunto de funciones desempeadas por una persona natural o jurdica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo en el desarrollo de un contrato, para asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento, dentro de los trminos establecidos en las normas vigentes sobre la materia y en las clusulas estipuladas en el contrato.

3.2

Definicin de Interventor y Supervisor

3.2.1 Interventor Es la persona natural o jurdica, no vinculada laboralmente con la entidad o por un servidor pblico de la entidad, que representa a la Universidad en el contrato para ejercer la inspeccin y vigilancia de la correcta ejecucin del objeto contractual, dentro de los parmetros establecidos y requeridos por la Universidad. La Universidad puede contratar los servicios de una persona natural o jurdica para realizar la interventora del contrato, por decisin del Ordenador de Gastos. 3.2.2 Supervisor Servidor pblico vinculado laboralmente a la entidad, tiene por objeto vigilar, controlar y coordinar la ejecucin de interventoras externas contratadas por la Universidad, as como la prestacin de servicios derivados de la suscripcin de rdenes y de cualquier otra forma contractual que no requiera especficamente de interventoras internas o externas.

3.3 Funciones de la Interventora y/o Supervisin (Resolucin No 046 de Julio 9 de 2004 del Consejo Superior, por la cual se expide el Estatuto de Contratacin de la Universidad del Valle)

ASPECTO ADMINISTRATIVO 1. Elaborar las actas que se requieran durante la ejecucin del contrato. 2. Prestar apoyo al Contratista orientndolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informndolo sobre los trmites, procedimientos y reglamentos de la Universidad. 3. Emitir cuando sea el caso, concepto y recomendacin a la Universidad sobre la conveniencia de modificar o adicionar el contrato.

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4. Hacer las recomendaciones que estime conducentes al mejor logro del objeto contractual, dando aviso a la Universidad de los eventos de incumplimiento que ameriten el ejercicio de las facultades contractuales de la Universidad.

ASPECTO TCNICO 1. Verificar el cumplimiento de los cronogramas, establecidos en el contrato. 2. Efectuar seguimiento de cumplimiento de obligaciones contractuales mediante actas o informes de acuerdo a la naturaleza de los contratos. 3. Verificar permanentemente la calidad de los servicios y bienes que se estipule en el contrato. 4. Coordinar el recibo a satisfaccin en cuanto a calidad, tiempo de entrega y servicio de los bienes o servicios adquiridos estipulados en el contrato. 5. En caso de que el contratista tenga bajo su responsabilidad equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, verificar su estado y cantidad y coordinar el reintegro a la Universidad de los mismos.

ASPECTO ECONOMICO 1. Rendir peridicamente a la Universidad, informes econmicos sobre el cumplimiento del contrato. 2. Verificar que los recursos pblicos que maneje el Contratista debidamente utilizados. se encuentren

3. Verificar que se efecte una adecuada programacin financiera del contrato. 4. Hacer seguimiento a la ejecucin financiera del contrato, verificando que se ajuste al plan de accin y al proyecto formulado. 5. Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato. 6. Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato. 7. Comunicar veraz y oportunamente la liberacin de los dineros que no sern utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupustales del contrato.

ASPECTO LEGAL 1. Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la materializacin de las causales de terminacin, modificacin e interpretacin unilateral, para proceder a la aplicacin de las sanciones a que haya lugar o a la terminacin bilateral del contrato.

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2. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya informacin servir de sustento para la posible aplicacin de multas. 3. Verificar la aprobacin de plizas y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelacin del saldo adeudado a la terminacin del contrato. 4. Dar rpida y oportuna informacin a los organismos de control, a los superiores jerrquicos y organismos competentes acerca del proceso contractual. 5. Exigir peridicamente al contratista la acreditacin de los pagos a seguridad social y parafiscales durante la ejecucin del contrato y antes de su liquidacin.

3.4

Funciones Especficas del Interventor y/o Supervisor del Contrato

Funciones Especficas

Verificar que el Contratista haya obtenido los permisos, licencias o autorizaciones que se requieren para el oportuno cumplimiento del contrato. Llevar un control sobre la ejecucin y cumplimiento del objeto contratado y remitir a la instancia respectiva todo documento que se genere por las partes durante la ejecucin del mismo. Suscribir el acta de iniciacin y terminacin de la ejecucin cuando se estipule en el contrato.

4. Informar y exponer los motivos por los cuales debe suspenderse o terminarse el contrato. 5. Tener conocimiento de los Trminos de referencia o Pliego de Instrucciones, de la propuesta ganadora y del contrato o documento equivalente (Orden Contractual). 6. Velar porque el Contratista tenga listo todo el equipo y materiales que est obligado a suministrar por su cuenta, desde la iniciacin de los trabajos e inspeccionar y controlar la calidad de estos y su utilizacin. 7. Coordinar con otras dependencias de la Universidad las actividades que incidan en la normal ejecucin del contrato y proyectos. 8. Suministrar al Contratista toda la informacin que se relacione con el contrato y que este requiera para la ejecucin del mismo. 9. Tramitar la autorizacin de ingreso a la Universidad al Contratista y su personal. Cuando haya cambios del personal del Contratista estos tambin deben ser reportados a la Seccin de Seguridad y Vigilancia.

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10. Dar el debido curso por escrito y con la mayor brevedad posible a la correspondencia dirigida por el Contratista. 11. Vigilar que el Contratista ejecute el contrato de acuerdo con las normas y especificaciones contenidas en el contrato y dems documentos que hacen parte del mismo. 12. Solicitar al Contratista los informes y explicaciones que requiera para el cumplimiento de su actividad. 13. Exigir al Contratista la ejecucin idnea y oportuna del objeto del contrato 14. Emitir cuando sea el caso, concepto y recomendacin a la Universidad sobre la conveniencia de modificar o adicionar el contrato. 15. Acreditar ante la Universidad cuando sta se lo exija, el desarrollo de su labor, as como las metodologas, pruebas o ensayos en que funda sus observaciones. 16. Llevar el control y suministrar la informacin oportunamente requerida por los Entes de Control y otras entidades cuando as se amerite

3.5

Responsabilidades del Interventor y/o Supervisor

El Interventor y/o Supervisor responder fiscal, Disciplinaria, Civil y penalmente por sus acciones u omisiones en la actuacin contractual en los trminos de la Constitucin y la Ley. La Universidad se abstendr de designar como Interventor o Supervisor a quien se encuentre en situacin de conflicto de inters definido, ticos y de conducta que pueden afectar el servicio imparcial y objetivo de la Interventora y/o Supervisin. A los Interventores y/o supervisores les aplican la siguientes prohibiciones: 1. No podr ser Interventor y/o Supervisor el servidor que se encuentre incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento respecto del Contratista, segn lo previsto en el Estatuto de Contratacin de la Universidad, a excepcin de la prevista en el artculo 14 , numeral 1, literal e). 2. Tener Parentesco, afecto o inters econmico con el Contratista y en general, cualquier clase de motivacin que impida una intervencin objetiva. 3. Disponer para uso personal o de terceros de los bienes, como equipos o muebles, que sean entregados en propiedad a la Universidad con ocasin del contrato. 4. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores cantidades de dinero con los cuales se modifique el valor, plazo u objeto del contrato.

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5. Permitir la iniciacin del objeto materia del contrato con antelacin a la fecha estipulada en el mismo y previo cumplimiento de los requisitos legales y fiscales para su ejecucin. 6. Solicitar y/o recibir directa o indirectamente, para si o para un tercero, ddivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista. 7. Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relacin con el contrato u orden contractual 8. Exonerar al contratista de sus obligaciones. 9. Autorizar la ejecucin de objetos diferentes al estipulado en el contrato u orden contractual. 10. Conceder plazo adicional para la ejecucin del contrato u orden contractual por fuera de los plazos contractuales.

3.6

Designacin de la Interventora o Supervisin del Contrato

La decisin de designar un supervisor o si se contrata una interventora externa, la efecta el Ordenador de Gastos dependiendo de la complejidad del contrato y la capacidad operativa de la Institucin para ejercer o no dicha supervisin. Cuando se designa un Interventor o supervisor debe quedar designado explcitamente dentro de la Orden Contractual o Contrato con Formalidad Plena o mediante oficio. Cuando se define un Interventor Externo se debe realizar el tramite de contratacin respectivo cumpliendo con requisitos establecidos en el Estatuto de Contratacin. No se puede iniciar la ejecucin de un Contrato u Orden Contractual sin la designacin de un Interventor o supervisor.

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4. PROCEDIMIENTO PARA INTERVENTORIA DE CONTRATOS

N ETAPA

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

Precontractual A- Adquirir pleno conocimiento y Contractual del Objeto del Contrato, de los trminos de referencia o pliegos de instrucciones y de la oferta

Interventor y/o Supervisor de Contratos

Contrato u Orden Contractual Objeto de Interventora o Supervisin

B- Firmar la Orden Contractual conjuntamente con el Ordenador de Gastos y el Contratista, en seal de conocimiento del mismo y de aceptacin de la designacin En los casos de Contratos con Formalidades Plenas una vez designado el contratista se comunica mediante oficio de la Unidad Responsable C - Revisar la documentacin requerida para la legalizacin del contrato D- Archivar copia del Contrato para su seguimiento 2 Tramite de Anticipo A- Coordinar el trmite ante las Instancias de la Universidad que se requiera el Anticipo, si est pactado A- Suscribir Acta de inicio, si se requiere y verificar el cumplimiento de las condiciones de inicio.

Interventor y/o Supervisor de Contratos

Interventor y/o Supervisor de Contratos Interventor y/o Supervisor de Contratos Interventor y/o Supervisor de Contratos Interventor y/o Supervisor de Contratos y Contratista Acta de Inicio

Inicio del Contrato

Nota: El Acta de Inicio es necesaria para los contratos que sean de tracto sucesivo. Verificacin del A- Realizar evaluaciones Cumplimiento peridicas a la ejecucin del del Contrato contrato

Interventor y/o Supervisor de Contratos

Informe de Seguimiento al Contrato

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N ETAPA

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

B- Durante la ejecucin del contrato, exigir al Contratista, el cumplimiento mediante reuniones de seguimiento. (Se evalan aspectos administrativos, tcnicos, legales y econmicos del contrato) C- Resolver las consultas que presente el contratista D- Elaborar Informes Parciales, cumplidos, Actas de Seguimiento E- Realizar evaluacin previa a la finalizacin del contrato e indicar al contratista los faltantes y deficiencias, con el fin de que sean subsanados F- Verificar las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripcin del bien o servicio. Si se presentan diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, devolver dejando constancia de ello G- Realizar el recibo y aceptacin de los Bienes y Servicios contratados de conformidad con las especificaciones y caractersticas estipuladas en la Orden contractual o en el contrato, y dentro de los trminos all sealados. A - Suscribir un Acta de Suspensin con el Contratista Suspensin del detallando las causales de la suspensin. Contrato

Interventor y/o Supervisor de Contratos

Interventor y/o Supervisor de Contratos Interventor y/o Supervisor de Contratos Interventor y/o Supervisor de Contratos

Interventor y/o Supervisor de Contratos

Interventor y/o Supervisor de Contratos

4.1

B - Suscribir el Acta de reinicio, cuando se den las condiciones para el reinicio del contrato

Interventor y/o Supervisor de Contratos Contratista Ordenador de Gastos Interventor y/o Supervisor de Contratos Contratista

Acta de Suspensin

Acta de Reinicio

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N ETAPA

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

4.2

Incumplimiento A- Requerir al contratista por de Contratos escrito en caso de presentar incumplimiento en alguna condicin del contrato, con copia a la compaa de seguros en caso de tener plizas B- Responder la comunicacin C- Si la comunicacin no subsana el incumplimiento, Informar a los Ordenadores de Gastos o Comits de Contratacin o Junta de Contratacin y dar la recomendacin sobre la terminacin o no del Contrato D- Solicitar a la Oficina Jurdica la aplicacin de multas o clusula penal al Contratista. Adiciones al A- Durante la ejecucin, antes Contrato de la finalizacin del Contrato, y si las circunstancias lo ameritan, presentar la recomendacin con las justificaciones debidamente soportadas por los estudios tcnicos o econmicos ante las instancias correspondientes sobre la necesidad de adicionar el contrato (Ordenadores de Gastos o Comits de Contratacin o Junta de Contratacin) B- Si se acepta la Adicin, coordinar el tramite ante la instancia correspondiente la elaboracin de la Adicin al Documento Contractual. Nota: Tener en cuenta los Certificados y registros Presupuestales as como la ampliacin de las plizas C- Revisar documento de la adicin y archivar copia de la adicin contractual

Interventor y/o Supervisor de Contratos

Contratista Interventor y/o Supervisor de Contratos

Ordenador de Gastos Interventor y/o Supervisor de Contratos

4.3

Interventor y/o Supervisor de Contratos

Interventor y/o Supervisor de Contratos

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N ETAPA

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

Terminacin de A- Dependiendo de la Contratos naturaleza del contrato, verificar el cumplimiento de todas las especificaciones y requisitos tcnicos pactados. B- Elaborar Informe final, recibo a satisfaccin o Acta de Recibo

Interventor y/o Supervisor

Interventor y/o Supervisor Contratista C- Coordinar el trmite de el Interventor y/o pago final ante las instancias Supervisor que se requiera Contratista Interventor y/o A- Elaborar, firmar y tramitar el Supervisor acta de liquidacin final del Representante contrato u Orden Contractual Legal del (Tracto sucesivo), dejando constancia de las reclamaciones Contratista Liquidacin del Ordenador de que se presenten y de los Contrato Gastos asuntos que no se hubiesen podido superar de comn acuerdo entre las partes del contrato.

Acta de Liquidacin de Contratos

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5.

ANEXOS

REGISTROS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS Orden Contractual o Contrato Acta de Inicio : Interventor y/o Supervisor y Representante del Contratista. (Contratos de Tracto Sucesivo) Informes de Seguimiento: Interventor y/o Supervisor Acta de Suspensin: Vo.Bo del Interventor y/o Supervisor, Firma del Representante del Contratista y del Ordenador de Gastos Acta de Reinicio: Interventor y/o Supervisor y Representante del Contratista Acta Final: Interventor y/o Supervisor y Representante del Contratista. Acta de Liquidacin: Vo.Bo. del Interventor y/o Supervisor, Representante Legal del Contratista y Ordenador de Gastos (Contratos de tracto sucesivo y los dems que lo requieran)

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ANEXOS

Acta De Inicio De Contratos U Ordenes Contractuales Acta De Liquidacin De Contrato U Orden Contractual Acta De Reinicio De Contratos U Ordenes Contractuales Acta De Suspensin De Contratos U Ordenes Contractuales Informe De Seguimiento Contratos U Ordenes Contractuales

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