Qu es un sistema de informacin?

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1. Qu es un sistema de informacin?


Antes de entrar en el estudio del anlisis y el diseo de sistemas de informacin, es necesario introducir
conceptos bsicos sobre los sistemas de informacin, as como los elementos que interaccionan con ellos
y diversas clasificaciones muy populares que ayudan a comprender la complejidad de los sistemas de
informacin.


1.1. Definicin de sistemas de informacin

Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn.
Aunque existe una gran variedad de sistemas, la mayora de ellos pueden representarse a travs de un
modelo formado por cinco bloques bsicos: elementos de entrada, elementos de salida, seccin de
transformacin, mecanismos de control y objetivos. Tal y como muestra la figura 1.1, los recursos
acceden al sistema a travs de los elementos de entrada para ser modificados en la seccin de
transformacin. Este proceso es controlado por el mecanismo de control con el fin de lograr el objetivo
marcado. Una vez se ha llevado a cabo la transformacin, el resultado sale del sistema a travs de los
elementos de salida.

Objetivos
Mecanismo
de control
Transformacin Entradas Salidas

Figura 1.1 Modelo general de un sistema

La sociedad actual est llena de ejemplos de sistemas: una mquina expendedora de bebidas, una fbrica
de productos manufacturados, la columna vertebral, un automvil, un archivador de documentos, una
conversacin, etc. En el caso de la mquina expendedora, el elemento de entrada correspondera a la
ranura para la introduccin de monedas. Una vez estn las monedas en el sistema, se comparan con el
precio de la bebida seleccionada (objetivo del sistema) mediante el sistema de control. Cuando la cantidad
de dinero introducida en el sistema corresponde con el precio de la bebida, el mecanismo de control
cambia las monedas por una bebida, la cual es entregada a travs del expendedor de la mquina. De forma
similar, es posible representar el resto de los ejemplos mediante los cinco bloques bsicos de un sistema.

Mientras que hay un gran consenso en la definicin de sistema, no existe en la de sistema de informacin.
En la actualidad, la expresin sistema de informacin se utiliza de forma comn y habitual en las
organizaciones; sin embargo, existen tantas definiciones y matices para ella como escuelas o autores del
tema. Aun as, y basndonos en la definicin dada de sistema, se podra realizar una primera
aproximacin definindola como un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un
objetivo comn: satisfacer las necesidades de informacin de una organizacin.
Los autores, 2006; Edicions UPC, 2006
12 Desarrollo de sistemas de informacin. Una metodologa basada en el modelado

A partir de aqu y a falta de consenso en la definicin de sistemas de informacin, en este apartado se
presentan y analizan diversas aproximaciones a su definicin propuestas por expertos en el rea, desde
puntos de vista complementarios. As mismo, se analizan las diferencias y semejanzas entre cada unas de
las definiciones.


1.1.1. Una definicin general de los sistemas de informacin

Los autores Laudon y Laudon
1
(2004) definen los sistemas de informacin como un conjunto de
componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen
informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de una organizacin. Adems de apoyar la
toma de decisiones, la coordinacin y el control, los sistemas de informacin tambin pueden ayudar a los
gerentes y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear productos nuevos.

La definicin proporcionada por Laudon y Laudon refleja tres aspectos bsicos de los sistemas de
informacin.

Un sistema de informacin est formado por un conjunto de componentes. A diferencia de otras
definiciones que analizaremos ms adelante, los autores no especifican que componentes interactan en el
sistema de informacin. Esto es debido a querer englobar los distintos sistemas de informacin en una
nica definicin. En contraposicin a lo que la mayora de personas creen, un sistema de informacin
puede ser formal e informal. De forma similar, nos podemos encontrar con sistemas de informacin
basados en ordenadores (o en la tecnologa de la informacin), y sistemas de informacin que utilizan la
tecnologa del papel y el lpiz.

Los sistemas formales de informacin son aquellos que se apoyan en definiciones fijas y aceptadas de
datos y procedimientos y que operan en conformidad con reglas predefinidas, mientras que los sistemas
informales de informacin se basan en reglas de comportamiento no establecidas. Las conversaciones de
trabajo en la mquina de cafs, o una reunin durante la comida pueden considerarse sistemas informales.

Tabla 1. 1. Sistemas formales e informales de informacin

Basados en ordenadores Manuales
Formales Un CRM Informes-formularios en papel
escritos a mano
Informales El correo electrnico Conversaciones en la cafetera
entre empleados

Aunque en este libro slo se tratarn los sistemas formales de informacin basados en ordenadores, es
necesario tener constancia de que han existido y existen una gran cantidad de sistemas informales de
informacin que pueden llegar a ser ms importantes que los formales. La comunicacin boca a boca
dentro de una organizacin puede convertirse en una herramienta ms potente que la ltima tecnologa de
informacin para la comunicacin entre personas.

El segundo aspecto que trata la definicin de Laudon y Laudon son las actividades que realizan los
sistemas de informacin, ms concretamente el sistema de transformacin de un sistema. Tal y como
queda reflejado en la definicin de Laudon y Laudon, as como en las posteriores definiciones que se
presentarn a continuacin, las actividades bsicas de un sistema de informacin son la recoleccin (o
recuperacin), el procesado, el almacenamiento y la distribucin de la informacin introducida. En
funcin del nivel de complejidad del procesado, se obtendrn distintos sistemas de informacin. En
apartados posteriores, se expondrn diversas clasificaciones de sistemas de informacin en funcin del
tipo de procesado de datos.

El siguiente y ltimo punto en la definicin de Laudon y Laudon explicita la utilidad y las funciones de
un sistema de informacin: (1) apoyar la toma de decisiones y (2) el control de una organizacin. Este
punto se tratar con mayor profundidad en el siguiente apartado del captulo.

1
Laudon y Laudon son profesores de administracin de empresas, por lo que su definicin de sistemas de
informacin est orientada hacia la gestin y la administracin por parte de los usuarios que trabajan de
forma habitual en ella.
Los autores, 2006; Edicions UPC, 2006