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Como Organizar Un Congreso

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08/06/2013

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Como organizar un congreso

Muy buenas, encantada de echarte una mano en lo posible. La cosa está complicada, no te creas. Yo estoy organizando uno y no es fácil, pero lo principal es saber a qué organismos, empresas, particulares, socios, colaboradores etc. te quieres dirigir. Según sea el sector de mercado a donde te dirijas y en el que estés, es donde tienes que encontrar a los participantes, ya sabes, si tu sector es el farmacéutico por ejemplo, tendrás que "invitar" a laboratorios, almacenes, farmacéuticos, marcas de cosmética, mobiliario de farmacias, auditorías, marketing para farmacias, empresas de consultoría y entidades financieras que estén enfocadas a ese sector etc. Seguro que tienes una base de datos con clientes, proveedores y colaboradores posibles. Lo segundo es asegurarte de que en la fecha que lo quieres hacer, toda esa gente tendrá disponibilidad y no pondrá pegas para asistir. Piensa en sus necesidades y envíales una invitación formal. Tendrás que ponerte en contacto con el palacio de congresos o el salón de exposiciones que elijas y proponerles el proyecto, hacerles la reserva y hacer un primer pago y ya lo demás es cuestión de ir amarrando e improvisando a la vez. Lo importante es que lo publicites por medio de mailing, email, campañas de publicidad de algún tipo y utilizando en lo posible el boca a boca con los contactos que tengas. Si vais a organizar alguna ponencia, mesa redonda o conferencia, tendrás que asegurarte que en centro donde lo organices haya infraestructura para ello: cañón, pantalla, sillas en teatro o en U, cabinas de traductores si es un congreso internacional, azafatas, catering para las pausas etc. Las inscripciones las deberás ir gestionando al mismo tiempo que todo esto, ya que se supone que quien quiera inscribirse tendrá que pagar, no? Tendrás que facilitar algún medio de pago para que te hagan el ingreso del importe y tendrás que ir previendo si habrá presupuesto o no para lo que organices. Evidentemente, el tema del diseño es importante. Busca a algún profesional que te asesore si no tienes mucha idea de diseño de stands, marketing etc. Si va a haber expositores, necesitarás saber qué quieren exponer, el lugar y dimensiones del stand disponible y si el diseño será libre o modular. Normalmente en los congresos grandes e importantes suele haber un comité científico que es el que suele proponer y supervisar los temas a tratar y suele presidir las asambleas. Elige a los personajes más importantes del sector. En cuanto a la secretaría técnica, esa se supone que serías tú, ya que te encargas de toda la documentación que les debes entregar a los congresistas e inscritos, así como de las inscripciones en sí, de la reserva de alojamientos y hoteles, folletos, presentaciones, algún CD con información general... así como de cualquier ayuda que puedan necesitar. En los palacios de congresos hay personal especializado para el mantenimiento, limpieza, catering, protocolos etc. Tendrás que enterarte bien del transporte y de la infraestructura necesaria en los alrededores del sitio porque tendrán que comer y dormir durante esos días y se supone que tú debes ponérselo todo bien masticadito por delante. Facilitarles el trabajo en una palabra, para eso lo organizas tú. La broma os va a salir bastante cara, pero luego se amortiza bastante bien, y no hay nada como un congreso para darte a conocer y que des una imagen impecable de tu empresa si se organiza en condiciones. En fin hija, que me siento solidarizada contigo porque esto no puede ser más complicado. Pero con tiempo suficiente y con un poco de previsión, puede ser un reto importante y por supuesto, es un trabajo precioso. Espero haberte servido de un poco de ayuda. Besos. 6.- Publicidad: Ponte en contacto con la radio de tu localidad y con los periódicos y pregunta cuanto te cuesta poner el anuncio del congreso que se va a celebrar y ellos mismos te asesoran de más o menos como hacerlo en tamaño y diseño. Por supuesto aunque no lo pongas porque te resulte caro asegúrate de informar a los medios de comunicación que creas conveniente la celebración del evento para que algún periodista se pase por allí y lo recoja, así saldrá en los periódicos.

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