Manual de funciones

Manual de funciones de la Subdireccin de Cooperacin al Desarrollo

Notas para la lectura del documento 1. Se considera un documento vivo que se implementar todos los aos coincidiendo con el mes de noviembre y con la elaboracin de las programaciones anuales. 2. En la revisin de este documento a realizar en noviembre de 2011, y teniendo como base el Plan Estratgico vigente, se definir la participacin de los diferentes perfiles en la elaboracin de los nuevos planes estratgicos de carcter bianual, antes de su presentacin a la Direccin, y su posterior tramitacin para la aprobacin por parte de Patronato. 3. Coincidiendo con la finalizacin del Proyecto Piloto financiado por AECID (GONG), que tiene como resultado previsto habilitar una herramienta de seguimiento de proyectos y convenios, se actualizar de nuevo este manual. 4. Las funciones que se recogen para cada puesto responden a las tareas generales asignadas y en ningn momento a actividades puntuales que se desprendan de la citada tarea o a acciones de orden menor. 5. Recordar que el Manual de Funciones solo aplica a la Subdireccin de Cooperacin al Desarrollo. 6. Cada una de las funciones recogidas en el manual tiene una correspondencia a nivel transversal para todos los puestos recogidos en el documento. Su relacin se establece a partir de la numeracin (nmero romano) de cada una de las funciones. Esta estructura permite, con solo seguir la numeracin, la lectura de la funcin y cmo se desarrolla el reparto de tareas para cada uno de los perfiles. En el caso en que en la descripcin de un puesto profesional se observe un salto en la numeracin, esto indica que el perfil carece de esa funcin. 7. A partir de este documento maestro se elaborarn por parte de los responsables de rea y, a travs de estos de los coordinadores de convenio, manuales concretos para cada instrumento de cooperacin. En el contenido de manuales de funcionamiento especficos se especificarn con ms detalle las funciones, y se circunscribirn al contenido del proyecto o convenio al que hagan referencia.

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Esquema de presentacin de los puestos de trabajo I. Identificacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre del puesto Ubicacin en la institucin Dependencia orgnica Dependencia funcional Puestos bajo su mando Contactos permanentes Internos Externos

II. Funciones Puestos que se definen: En Sede A. Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo B. Responsable rea Geogrfica ( Centroamrica y Amrica del Sur) C. Responsable rea de Educacin para el Desarrollo D. Responsable rea Gestin Econmica E. Tcnico de proyecto F. Tcnico de seguimiento econmico G. Administrativo en Sede H. Administrativo gestin econmica En terreno I. Delegada pas FAD J. Coordinadora convenio K. Tcnico convenio-pas L. Personal local FAD (Sus funciones quedan recogidas en los manuales de los instrumentos de cooperacin en los que se integran). M. Administrativo local FAD (Sus funciones quedan recogidas en los manuales de los instrumentos de cooperacin en los que se integran).

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A. Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. Nombre del puesto: Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Ubicacin en la institucin: Sede. Direccin tcnica Dependencia orgnica: Director tcnico Dependencia funcional Puestos bajo su mando: o
o

Directos:

Responsables de rea geogrfica Responsable rea gestin econmica (Orgnicamente depende del director econmico
administrativo)

o o o
o

Responsable rea de Educacin para el Desarrollo Delegada pas Administrativo Sede Delegados FAD en comunidades autnomas (para temas relacionados con la Cooperacin
al Desarrollo).

o 6.

Indirectos:

Todo el personal de la Subdireccin de Cooperacin al Desarrollo.

Contactos permanentes: o o o o Internos:

Director tcnico Secretaria general Director econmico administrativo Responsables de rea Externos:

o o o

Directores, subdirectores y jefes de servicio de las agencias de cooperacin espaola (AECID y descentralizada). Responsables y personal tcnico de las consultoras que se encargan del seguimiento de las acciones financiadas. Directores y coordinadores de las OL,s con las que actan como contrapartes en las acciones de cooperacin.

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o

Responsables gubernamentales y municipales de los pases en los que se llevan a cabo los instrumentos de cooperacin. Previa coordinacin con el personal de la Subdireccin y
el visto bueno del director tcnico.

o o o o

Con los coordinadores generales y responsables de proyecto de las OTC,s. Previa coordinacin con el personal de la Subdireccin y el visto bueno del director tcnico. Con los directivos de otras ONGD,s Espaolas y en los territorios en los que se desarrollan los instrumentos de cooperacin. Con las Coordinadoras de ONGD,s Con los directivos de OL,s que en la actualidad no mantienen trabajos conjunto con la FAD. Previa coordinacin con el personal de la Subdireccin y el visto bueno del director
tcnico.

Funciones I.- Contando con el trabajo de los responsables de rea, dirigir y corresponsabilizarse del desarrollo eficaz
y eficiente de todas las intervenciones en funcionamiento en la Subdireccin, supervisando que la ejecucin de las acciones se lleve a cabo cumpliendo con la normativa establecida por la agencia financiadora, en el tiempo asignado y en base a los objetivos y el presupuesto disponible.

II.- Contando con el trabajo de los responsables de rea, dirigir el trabajo tcnico del equipo a su cargo
tanto en Sede como en terreno.

III.- Analizar en detalle con los responsables de las reas geogrficas y de gestin econmica los informes
de seguimiento habilitados a nivel interno para cada instrumento de cooperacin, puntualmente al director tcnico del estado de las acciones en curso. e informar

Valorar las solicitudes de los desembolsos econmicos a realizar a las contrapartes locales y autorizar el trmite interno para la aprobacin final por parte del director econmico administrativo, tras el visto bueno del director tcnico.

IV.- Supervisar y aprobar los informes de seguimiento y final de las acciones de cooperacin en
funcionamiento, y solicitar el visto bueno de los directores tcnico y econmico administrativo.

V.- Aprobar la propuesta a presentar a la direccin tcnica, en la que los responsables de las reas
geogrficas, con el visto bueno del responsable del rea de Gestin Econmica, recogen el calendario y los trminos de referencia de las misiones de trabajo sobre terreno del personal de su rea.

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VI.- Liderar la preparacin y representacin de la FAD en las Comisiones de Seguimientos AECID-FAD de los
convenios en ejecucin y, a travs de los responsables de las reas geogrficas, estar informado puntualmente de los contactos que el personal expatriado mantiene con las OTC,s (personal de la AECID y de la cooperacin descentralizada) y de los resultados de los mismos, implementando en caso de ser necesario, la estrategia a seguir en estos encuentros. Esta labor se desarrolla bajo la supervisin del director tcnico.

VII.- De forma directa, a travs de los responsables de las reas geogrficas, estar informado de los
contactos que el personal expatriado mantiene con las administraciones pblicas estatales y locales de los pases en los que se llevan a cabo los instrumentos de cooperacin. Aprobar con antelacin los objetivos perseguidos en estos encuentros, e implementar en caso de ser necesaria la estrategia a seguir. Esta labor se desarrolla bajo la supervisin del director tcnico.

VIII.- Convocar antes del quince de noviembre de cada ejercicio a la Comisin de Valoracin las propuestas
de proyectos que se han generado por parte del personal de la subdireccin. Posteriormente elaborar la proposicin a presentar al Comit de Direccin para su ulterior aprobacin por parte del Patronato de la FAD

IX.- Aprobar el reparto de tareas para la confeccin de los proyectos aprobados por la Comisin de
Valoracin, y revisar, implementar, y solicitar el visto bueno del director tcnico antes de su presentacin a las agencias financiadoras.
El componente econmico de los nuevos instrumentos de cooperacin, se analizan junto a la responsable del rea de Gestin Econmica y se aprueba por parte del director econmico- administrativo.

X.- Ostentar la representacin de la FAD en las Asambleas Generales de la CONGD y participar en los
encuentros y grupos de trabajo con contenido estratgico, o que impliquen un posicionamiento institucional.
En colaboracin con los responsables de rea y de los equipos a su cargo, estar al corriente del trabajo desarrollado en las coordinadoras de ONGD,s (en Espaa y en Amrica Latina) en las que la FAD se integra, y definir la estrategia de posicionamiento institucional, previa valoracin del director tcnico.

XI.- Analizar y valorar antes de su tramitacin interna en la FAD los trminos de referencia de las
licitaciones incluidas en los diseos de los instrumentos de cooperacin

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XII.- Liderar el proceso de seleccin del nuevo personal, una vez aprobados y publicados los trminos de
referencia para la contratacin por parte de la Secretara General, y proponer una vez cerrado el proceso de seleccin la lista corta de candidatos preseleccionados.

XIII.- Hacer un seguimiento de los procesos seguidos en la Subdireccin para contestar a los
requerimientos de subsanacin o aclaracin de aspectos tcnicos relacionados con instrumentos de cooperacin ya finalizados, consensuando con los responsables de rea el enfoque de los mismos, y trabajando con los responsables de las agencias financiadoras (directores, sub-directores y jefes de servicio) el desbloqueo de aquellas cuestiones que exijan una interlocucin directa.

XV.- Una vez conocidas las situaciones que originen la necesidad de apoyo personal a los tcnicos
expatriados, canalizar y facilitar una comunicacin gil con la Secretara General interlocucin permanente. y establecer una

Cobra especial relevancia el velar por la seguridad del personal expatriado y local, y el construir de forma participativa con las delegadas pas un protocolo de actuacin local, que tomar como base el Protocolo General de la FAD de Actuacin en Caso de Emergencia (ANEXO 5). Este documento se propondr a estudio y ser aprobado por la Secretara General.

XVI.- Contando con la colaboracin del personal de la Subdireccin, es el responsable final de elaborar los
documentos internos requeridos por la Direccin o el Patronato.

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B. Responsable rea Geogrfica

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. Nombre del puesto: Responsable rea Geogrfica (Amrica del Sur y Centroamrica y Caribe) Ubicacin en la institucin: Sede. Direccin Tcnica Dependencia orgnica: Director tcnico Dependencia funcional: Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Puestos bajo su mando: o o o Tcnicos de proyectos en Sede Tcnicos de proyectos expatriados no integrados en convenios AECID Coordinadoras de convenio AECID (a nivel funcional).

o Tcnicos de convenio. Podr actuar de forma directa con ellos en los siguientes supuestos:
Cuando sea necesario agilizar temas pendientes o recabar informacin de carcter puntual. En caso de apoyos a otras acciones llevadas a cabo por la FAD en el pas o territorio de referencia En temas relacionados con la justificacin tcnica de acciones en curso o ya concluidas En procesos de identificacin de nuevas organizaciones locales y/o proyectos, y en la formulacin de los mismos

NOTA: En concordancia con el contenido recogido en este manual, se elaborar un documento especfico de coordinacin y comunicacin para cada convenio. Ver ejemplo en el ANEXO 1

7.

Contactos permanentes o o o o o o o o Internos:

Director tcnico Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Responsable rea de Gestin Econmica Responsable rea de Educacin para el Desarrollo Coordinador convenio AECID Tcnico de proyecto Tcnico pas Personal local FAD
7

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o o Delegados FAD en comunidades autnomas Administrativos sede y terreno o o o o Externos:

Responsables seguimiento tcnico de las agencias de cooperacin espaola (AECID y descentralizada). Personal de las consultoras que se encargan del seguimiento y evaluacin de las acciones financiadas, o de la elaboracin de documentos tcnicos contratados. Coordinadores y personal local de las OL,s que se integran como contrapartes en las acciones de cooperacin lideradas por la FAD. Responsables gubernamentales y municipales de su rea geogrfica de influencia.
Previa coordinacin con el subdirector para la cooperacin al desarrollo y el delegado-pas de la FAD.

Con los tcnicos de las OTC,s y con los representantes locales de la cooperacin descentralizada en los pases integrados en su zona de referencia. Previa coordinacin
con el subdirector para la cooperacin al desarrollo y el delegado-pas de la FAD.

o o

Con otras ONGD,s espaolas presentes en los territorios de su rea geogrfica de influencia. Con el personal de las coordinadoras de ONGD,s y de los grupos de trabajo que en su seno se conforman. Esta actividad incluye tanto las ubicadas en Espaa, como las coordinadoras de ONGD,s espaolas constituidas sobre el terreno en los pases de referencia. Con las OL,s que en la actualidad no mantienen trabajos conjunto con la FAD y se encuentran ubicadas en su rea geogrfica de influencia.

Funciones I.- Responsabilizarse del desarrollo eficaz y eficiente de todas las intervenciones en funcionamiento en su
territorio, siendo su misin fundamental que las acciones se lleven a cabo cumpliendo con la normativa establecida por la agencia financiadora, en el tiempo asignado y en base a los objetivos marcados y al presupuesto disponible.
Al margen de que la naturaleza de la accin desarrollada (proyecto, programa, convenio pas, convenio regional) implique complejidades diferentes, el tratamiento de cada actuacin supone para el responsable de rea geogrfica un elemento estanco de interlocucin para el anlisis y toma de decisiones, teniendo un canal de comunicacin abierto y directo con todo el personal expatriado y local FAD, independientemente de la existencia de la figura del coordinador FAD sobre el terreno en la actuacin de referencia.

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II.- Coordinar al equipo a su cargo tanto en Sede como en terreno.
Independientemente de la estructura establecida para las acciones multipas y multiterritorio implica la presencia de equipos locales y/o expatriados FAD a cargo de un coordinador ubicado en terreno, la dependencia funcional de todo el personal (salvo los tcnicos con competencias econmicas) estar ligada al responsable de rea geogrfica, que mantendr una interlocucin directa y continuada con todos ellos, significadamente en los supuestos anteriormente citados en este manual. En instrumentos de cooperacin en los que no se incluya personal FAD en terreno, el compromiso de control y seguimiento tcnico recae sobre el responsable de rea geogrfica, que canaliza el trabajo a travs de su equipo en Sede y en coordinacin con el responsable del rea de Gestin Econmica.
Para el desempeo de su labor, podr solicitar el apoyo permanente o puntual del personal FAD adscrito a otra actuacin en curso y presente en el territorio de referencia.

III.- Responsabilizarse de la supervisin y evaluacin de los informes de seguimiento internos establecidos

por l para cada accin. Estos documentos aseguran el control de la gestin tcnica y su correspondencia con la parte econmica en cada uno de los proyectos llevados a cabo en su rea geogrfica de influencia. Y en base a su contenido, se analizan y consensuan con el subdirector para la cooperacin las medidas a implementar. (ANEXO 2)
Independientemente de la duracin del instrumento de cooperacin, y siempre que el contenido de este punto no altere la norma establecida por la entidad que lo financia; con un mes de antelacin a la entrega de los informes intermedios, se revisar junto al subdirector para la cooperacin la situacin tcnica y econmica del proyecto en curso, comunicando, en caso de ser necesario, y siempre a travs de los canales e instrumentos establecidos en cada convocatoria de subvencin, la solicitud de modificacin sustancial o no sustancial que se establezca para corregir las desviaciones producidas. Lo dicho en este punto, no exime de cumplir los siguientes aspectos: Tras la aprobacin de un proyecto y antes de su puesta en funcionamiento se revisar su contenido por parte de los responsables de rea implicados en la parte tcnica y econmica de la actuacin. Si se han producido cambios desde la fase de formulacin, o si se presentas errores, se corregirn y notificarn a la agencia financiadora antes de su puesta en marcha. Cumplir con las exigencias inherentes a la puesta en funcionamiento de un proyecto, tanto a nivel administrativo, como a nivel tcnico y econmico, entre otras: notificaciones de inicio, solicitud de utilizacin de recibos, ajuste de beneficiaros (Manual interno de puesta en funcionamiento de. ANEXO 2)

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Aquellos proyectos que por su corta duracin carezcan de informes intermedios exigidos por la administracin de la entidad que los financia, dispondrn a nivel interno de un informe de corte, que se llevar a cabo coincidiendo con el 50% de su duracin.

En todo caso, prima el sentido comn de comunicar con prontitud a las entidades financiadoras las modificaciones sustanciales o accidentales que se detecten, independientemente del escenario temporal de los informes.

IV.- Asegurar que en la cadena de trabajo y toma de decisiones de su equipo no se producen retrasos que
impidan cumplir con los plazos marcados por las agencias financiadoras para la entrega de los informes intermedios y finales, y supervisar su contenido, antes de la aprobacin final por parte de la subdireccin y posterior entrega a la entidad financiadora.
En caso de originarse situaciones que impidan el cumplimiento de los mismos, proponer con un mes de antelacin a la Subdireccin los elementos de correccin necesarios, para poder participar de las circunstancias que los producen a las agencias financiadoras, y solicitar la ampliacin de los plazos estipulados en los convenios de colaboracin.

V.- Elaborar y proponer a la Subdireccin el calendario y los trminos de referencia de las misiones de
trabajo sobre terreno del personal de su rea geogrfica, ajustando las propuestas a los diseos de los proyectos aprobados por las agencias financiadoras.

VI.- Formar parte de las Comisiones de Seguimientos AECID-FAD de los convenios en ejecucin.
Estar informado puntualmente de los contactos que el personal expatriado mantiene con las OTC,s (personal de la AECID y de la cooperacin descentralizada) y de los resultados de los mismos, solicitando la autorizacin de la Subdireccin en aquellos casos en que los encuentros producidos y/o programados impliquen aspectos relacionados con el desarrollo de los proyectos en ejecucin, un posicionamiento institucional de la FAD en cuestiones concernidas con el pas en cuestin.
Esta tarea se comparte con las delegadas pas de la FAD y, antes de actuar y en los casos en que sean previsibles los contenidos de los encuentros, se necesita el consenso de ambos tcnicos y la aprobacin de la Subdireccin.

VII.- Estar informado puntualmente de los contactos que el personal expatriado mantiene con las
administraciones pblicas estatales y locales de los pases de su zona geogrfica de responsabilidad, as como de los resultados de los mismos; solicitando la autorizacin de la Subdireccin, en aquellos casos que los encuentros producidos y/o programados impliquen aspectos relacionados con los proyectos en ejecucin un posicionamiento institucional de la FAD en cuestiones relacionadas con el pas en cuestin.

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Esta tarea se comparte con las delegadas pas de la FAD y, antes de actuar y en los casos en que sean previsibles los contenidos de los encuentros, se necesita el consenso de ambos tcnicos y la aprobacin de la Subdireccin.

VIII.- Presentar a la Comisin de Valoracin las propuestas de proyectos que se han generado por parte del
personal de zona geogrfica de competencia.
La programacin anual de proyectos a presentar a convocatorias de Cooperacin al Desarrollo se definir para cada ejercicio el uno de noviembre del ao anterior, y se elaborar en Sede en base a la valoracin de las propuestas identificadas y formuladas en el documento habilitado a tal efecto (ANEXO 4). Todo el personal de la Subdireccin de Cooperacin podr presentar propuestas de nuevos proyectos e instituciones locales, salvo aquellos que guarden relacin con segundas fases de actuaciones anteriores, en cuyo caso ser competencia de los coordinadores locales en un trabajo conjunto con el responsable de su rea geogrfica. Los responsable de rea geogrfica adjuntaran la ficha de valoracin enviada desde las delegaciones-pas a los proyectos propuestos, y lo harn antes de la reunin convocada en Sede por el director tcnico para resolver las propuestas que se tomarn en consideracin y se presentarn al Comit de Direccin, y una vez aprobado por ste, al Patronato.

IX.- Responsabilizarse junto a su equipo de la elaboracin de los proyectos aprobados por la Comisin de
Valoracin, en tiempo suficiente para su presentacin a la convocatoria de subvencin asignada, y una vez cumplidos los requisitos de la revisin tcnica y visto bueno por parte del subdirector para la cooperacin al desarrollo, y econmica por parte del director econmico- administrativo.

X.- Es competencia del personal en Sede la presencia en las Coordinadoras de ONGD,s no cubiertas por el
personal de la FAD ubicado en las comunidades autnomas, as como en los grupos de trabajo de la CONGD en los que la FAD este inscrita. En base a este escenario, cada responsable de rea geogrfica estar integrado en un grupo de trabajo de la CONGD y, participar puntualmente en las actividades de las coordinadoras de ONGD,s autonmicas o municipales.

XI.- Liderar el trabajo de elaboracin de los trminos de referencia de las licitaciones incluidas en los
diseos de los instrumentos de cooperacin, y presentarlos a la Subdireccin de Cooperacin para tramitar a nivel interno su aprobacin. En dicho documento se debe recoger la composicin del comit de valoracin de propuestas, que siempre incluir a los responsables de las Direcciones Tcnica y EconmicoAdministrativa de la FAD.

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Es de su competencia el preparar en tiempo y forma la documentacin administrativa requerida en las convocatorias que guarde relacin con proyectos precedentes desarrollados por la FAD.

XII.- En colaboracin con el personal expatriado, establecer los trminos de referencia iniciales para la
contratacin de personal local FAD y, una vez aprobados y publicados por parte de la Secretara General, participar junto al subdirector para la cooperacin en el proceso de seleccin, para proponer a los candidatos preseleccionados a la Secretara General.

XIII.- Responsabilizarse, contando con la colaboracin de su equipo, de las respuestas en plazo a los
requerimientos de subsanacin o aclaracin de aspectos tcnicos relacionados con instrumentos de cooperacin ya finalizados.
Tras la recepcin de los requerimientos, y de forma previa a la elaboracin de la contestacin, debe coordinarse con el subdirector para la cooperacin la estrategia de respuesta, significadamente en aquellos aspectos que guarden relacin con incumplimientos de las normativas vigentes. Para agilizar los datos necesarios a recabar en terreno, contar con el apoyo de todo el personal local FAD presente en el territorio de referencia, independientemente de que haya estado o no ligado al instrumento de cooperacin objeto del requerimiento en cuestin. Dado que lo habitual es que los requerimientos recibidos contengan apartados tcnicos y econmicos, en la reunin inicial convocada para definir la estrategia de respuesta, se articularn los mecanismos de coordinacin y el reparto de tareas con la responsable de gestin econmica. De forma transitoria y hasta dar por cerrados los instrumentos de cooperacin desarrollados en aos precedentes a la estructura actual de la Subdireccin, se contar desde la reunin inicial con la participacin del tcnico de proyecto que se hizo cargo del instrumento en cuestin, independientemente de su adscripcin actual dentro del organigrama de la FAD

XV.- Canalizar y facilitar una comunicacin gil con el resto del personal de la FAD en Sede, en aquellas
situaciones de orden personal en las que los tcnicos expatriados necesiten apoyo de carcter puntual.
Cobra especial relevancia el velar por la seguridad del personal expatriado y local, y el construir de forma participativa con las delegadas-pas de la FAD un protocolo de actuacin local que, tomar como base el Protocolo General de la FAD de Actuacin en Caso de Emergencia (ANEXO 5). Este documento se propondr a estudio y ser aprobado por la Secretara General.

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C. Responsable rea Educacin para el Desarrollo

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre del puesto: Responsable rea Educacin para el Desarrollo Ubicacin en la institucin: Sede. Direccin Tcnica (transitoriamente en la Delegacin de la
FAD en Andaluca)

Dependencia orgnica: Director tcnico Dependencia funcional: Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Puestos bajo su mando o Tcnicos de proyectos en Sede Contactos permanentes o o o o o o o o o Internos

Director tcnico Director econmico administrativo Secretaria general Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Responsable rea de Gestin Econmica Responsables reas geogrficas Tcnicos de proyecto Delegados FAD en comunidades autnomas Administrativos en sede Externos

o o o

Responsables seguimiento tcnico de las agencias de cooperacin espaola. Personal de las consultoras que se encargan del seguimiento y evaluacin de las acciones financiadas, o del desarrollo de actividades contratadas por la FAD. Con el personal de las coordinadoras de ONGD,s y de los grupos de trabajo que en su seno se conforman.

Funciones I.- Responsabilizarse del desarrollo eficaz y eficiente de todas las intervenciones en funcionamiento en su
rea de trabajo. Su misin fundamental que las acciones se lleven a cabo cumpliendo con la normativa establecida por la agencia financiadora, en el tiempo asignado y en base a los objetivos marcados y al presupuesto disponible.

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II.- Independientemente de la estructura establecida en cada proyecto y de su ubicacin geogrfica, la
dependencia funcional de todo el personal incluido en acciones de Educacin para el Desarrollo, dependen del responsable de este rea.

III.- Responsabilizarse de la supervisin y evaluacin de los informes de seguimiento internos establecidos

por l para cada accin.
Estos documentos aseguran el control de la gestin tcnica y su correspondencia con la parte econmica en cada uno de los proyectos llevados a cabo en su rea de influencia. Y en base a su contenido, se analizan y consensuan con el subdirector para la cooperacin las medidas a implementar.

IV.- Asegurar que en la cadena de trabajo y toma de decisiones de su equipo no se producen retrasos que
impidan cumplir con los plazos marcados por las agencias financiadoras para la entrega de los informes intermedios y finales, y supervisar su contenido, antes de la aprobacin final por parte de la subdireccin y posterior entrega a la entidad financiadora.
En caso de originarse situaciones que impidan el cumplimiento de los mismos, proponer con un mes de antelacin a la Subdireccin los elementos de correccin necesarios, para poder participar de las circunstancias que los producen a las agencias financiadoras, y solicitar la ampliacin de los plazos estipulados en los convenios de colaboracin.

VIII.- Presentar a la Comisin de Valoracin las propuestas de los proyectos de Educacin al Desarrollo que
se presentarn a financiacin.
La programacin anual de proyectos a presentar a convocatorias de Educacin para el Desarrollo se definir para cada ejercicio el uno de noviembre del ao anterior. Posteriormente las propuestas que se tomen en consideracin se presentarn al Comit de Direccin, y una vez aprobado por este, al Patronato.

IX.- Responsabilizarse junto a su equipo de la elaboracin de los proyectos aprobados por la Comisin de
Valoracin, en tiempo suficiente para su presentacin a la convocatoria de subvencin asignada, y una vez cumplidos los requisitos de la revisin tcnica y visto bueno por parte del subdirector para la cooperacin al desarrollo, y econmica por parte del director econmico- administrativo.

X.- Es competencia del personal del rea de Educacin para el Desarrollo tener presencia activa en las
Coordinadoras de ONGD,s ubicadas en sus comunidades autnomas de referencia, as como en los grupos de trabajo asignados por el responsable de este rea.

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XI.- Liderar el trabajo de elaboracin de los trminos de referencia de las licitaciones incluidas en los
diseos de los instrumentos de Educacin para el Desarrollo, y presentarlos a la Subdireccin para la Cooperacin al Desarrollo para tramitar a nivel interno su aprobacin.

XII.- Establecer los trminos de referencia iniciales para la contratacin del personal FAD a integrar en los
nuevos proyectos y, una vez aprobados y publicados por parte de la Secretara General, participar junto al subdirector para la cooperacin en el proceso de seleccin, para proponer a los candidatos preseleccionados a la Secretara General.

XIII.- Responsabilizarse, contando con la colaboracin de su equipo, de las respuestas en plazo a los
requerimientos de subsanacin o aclaracin de aspectos tcnicos relacionados con instrumentos de cooperacin ya finalizados.
Tras la recepcin de los requerimientos, y de forma previa a la elaboracin de la contestacin, debe coordinarse con el subdirector para la cooperacin la estrategia de respuesta, significadamente en aquellos aspectos que guarden relacin con incumplimientos de las normativas vigentes. Dado que lo habitual es que los requerimientos recibidos contengan apartados tcnicos y econmicos, en la reunin inicial convocada para definir la estrategia de respuesta, se articularn los mecanismos de coordinacin y el reparto de tareas con la responsable de gestin econmica.

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D. Responsable rea Gestin Econmica

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. Nombre del puesto: Responsable gestin econmica Ubicacin en la institucin: Sede. Direccin Tcnica y Econmico Administrativa Dependencia orgnica: Directores tcnico y econmico-administrativo Dependencia funcional: Director econmico-administrativo y subdirector para la cooperacin al desarrollo Puestos bajo su mando: o o o o Tcnicos y administrativos seguimiento econmico Tcnicos de proyectos expatriados no integrados en convenios AECID Coordinadores de convenio AECID (a nivel funcional). Tcnicos de convenio. Podr actuar de forma directa con ellos en los siguientes supuestos:
En temas relacionados con la justificacin econmica de acciones en curso o ya concluidas En procesos de identificacin de nuevas organizaciones locales y/o proyectos

6.

Contactos permanentes: o o o o o o o o Internos: Director econmico-administrativo Director tcnico Secretaria general Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Responsables rea geogrfica Coordinadores convenio AECID Tcnicos pas Administrativos locales FAD o o Externos:

Personal de las consultoras que se encargan del seguimiento de las acciones financiadas. Coordinadores y personal local ligados al seguimiento econmico, e integrados en las OL,s que actan como contrapartes en las acciones de cooperacin desarrolladas por la FAD. Con las Coordinadoras de ONGD,s de Espaa.

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Manual de funciones
Funciones I.- Responsabilizarse de que los instrumentos de cooperacin en funcionamiento se desarrollen en base a
los escenarios econmicos aprobados, y financiadoras. cumpliendo con la normativa establecida por las agencias

El tratamiento de cada actuacin supone para el responsable de la gestin econmica un elemento estanco de interlocucin para el anlisis y toma de decisiones, teniendo un canal de comunicacin directo con el personal expatriado FAD relacionado con el bloque econmico.

II.- Coordinar al equipo a su cargo tanto en Sede como en terreno. III.- Responsabilizarse del seguimiento econmico CUATRIMESTRAL de cada accin en curso, asegurando el
control de la gestin presupuestaria de los proyectos, e informando puntualmente al director econmico administrativo y al subdirector para la cooperacin de las desviaciones presupuestarias que se produzcan, conjugando los fondos disponibles con las acciones pendientes de ejecucin en cada proyecto.

IV.- Asegurar que el calendario de trabajo tanto de su equipo, como de los coordinadores tcnicos de los
proyectos, recoge los tiempos y protocolos de coordinacin necesarios para que de forma individual en cada actuacin, no se produzcan retrasos que impidan cumplir con los plazos marcados por las agencias financiadoras para la entrega de los informes intermedios y finales, y que su contenido econmico pueda ser aprobado con tiempo suficiente por el director econmico administrativo, previo visto bueno del subdirector para la cooperacin al desarrollo
En caso de originarse situaciones que impidan el cumplimiento de los mismos, proponer a la subdireccin con un mes de antelacin los elementos de correccin necesarios para participar de las circunstancias que los producen a las agencias financiadoras, y solicitar la ampliacin de los plazos.

V.- Validar a nivel econmico los trminos de referencia de las misiones de trabajo sobre terreno del
personal en Sede y en terreno, ajustando las propuestas econmicas a los presupuestos aprobados por las agencias financiadoras y al escenario de dietas aprobado por la Direccin General de la FAD. Posteriormente, y una vez autoriza su tramitacin por parte del subdirector para la cooperacin, solicitar su aprobacin por parte del director tcnico, y tramitar a la Direccin Econmico Administrativa los formularios e instrumentos internos y externos para la asignacin del gasto.

VI.- Aunque inicialmente no formar parte del equipo nombrado por la FAD para participar en las Comisiones de Seguimientos AECID de los convenios en ejecucin, su presencia en estos encuentros se
producir a solicitud del subdirector para la Cooperacin al Desarrollo, en aquellos casos en que el contenido de la Comisin tenga un marcado cariz econmico.
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VIII.- Formar parte de la Comisin de Valoracin de las propuestas de proyectos, analizando la parte
econmica de los mismos, y armonizando la propuesta presentada con la normativa econmica de los diferentes financiadores.

IX.- Revisar la parte econmica de los instrumentos de cooperacin formulados, y no dar por concluido el
trabajo hasta que todos los gastos propuestos se ajusten a los criterios establecidos por la agencia financiadora a la que se presente la propuesta, y obtenga el visto bueno del subdirector de Cooperacin al Desarrollo y la aprobacin del director econmico administrativo.
En todo lo referente a la gestin econmica de las oficinas de la FAD en el extranjero, cursar al director econmico-administrativo las solicitudes de fondos, previa aprobacin de la secretaria general.

Es de su competencia el preparar en tiempo y forma toda la documentacin administrativa requerida en las convocatorias, a excepcin de aquella que guarde relacin directa con informacin de carcter tcnico de proyectos precedentes desarrollados por la FAD. De igual forma tambin se encarga de actualizar la documentacin administrativa requerida con carcter cclico por parte de las agencias de cooperacin. (Esta competencia queda asumida transitoriamente por el administrativo en Sede)

X.- La presencia en las Coordinadoras de ONGD, s no cubiertas por el personal de la FAD presente en las
comunidades autnomas y la de orden Estatal (CONGD), son competencia del personal en Sede. En base a este escenario, se responsabiliza del trabajo en una coordinadora y/o grupo de trabajo.

XI.- Valorar las propuestas econmicas de las personas fsicas o jurdicas que se presentan a las licitaciones
que la FAD convoca, y participar la comisin en la que se asigna a la persona o entidad ganadora del concurso.

XII.- En colaboracin con el personal expatriado, establecer los trminos de referencia iniciales para la
contratacin de personal local FAD ligado al trabajo econmico y, una vez aprobados y publicados por parte de la Secretara General, participar junto al subdirector para la cooperacin en el proceso de seleccin, para proponer a los candidatos preseleccionados a la Secretara General.

XIII.- Responsabilizarse, contando con la colaboracin de su equipo, de las respuestas en plazo a los
requerimientos de subsanacin o aclaracin de aspectos econmicos relacionados con instrumentos de cooperacin ya finalizados.

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Manual de funciones
Tras la recepcin de los requerimientos, y de forma previa a la elaboracin de la contestacin, debe coordinarse con el subdirector para la cooperacin la estrategia de respuesta, significadamente en aquellos aspectos que guarden relacin con incumplimientos de las normativas vigentes. Para agilizar los datos econmicos necesarios a recabar en terreno, contar con el apoyo de todo el personal local FAD presente en el territorio de referencia, independientemente de que haya estado o no ligado al instrumento de cooperacin objeto del requerimiento en cuestin. Dado que lo habitual es que los requerimientos recibidos contengan apartados tcnicos y econmicos, en la reunin inicial convocada para definir la estrategia de respuesta, se articularn los mecanismos de coordinacin y el reparto de tareas con el responsable de rea.

XV.- Facilitar una respuesta gil para solventar las incidencias de la vida personal de las expatriadas en las
que se necesite de un apoyo econmico para hacer frente a las dificultades identificadas.

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Manual de funciones
E. Tcnico de Proyecto

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre del puesto: Tcnico de proyecto Ubicacin en la institucin: Sede. Direccin Tcnica Dependencia orgnica: Director tcnico y subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Dependencia funcional: Responsable de rea geogrfica Puestos bajo su mando: No procede Contactos permanentes o o o o o o Internos:

Director tcnico Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Responsable rea geogrfica Responsable rea de Gestin Econmica Coordinador convenio AECID Tcnicos pas Externos:

o o o

Personal de las consultoras que se encargan del seguimiento de las acciones financiadas. Coordinadores y personal local integrados en las OL,s con las que actan como contrapartes en las acciones de cooperacin. Grupos de trabajo de las coordinadoras de cooperacin en Espaa.

Funciones I.- De forma coordinada con el responsable de rea geogrfica, asumir el desarrollo de las intervenciones
de cooperacin a su cargo, siendo su misin fundamental cumplir y asegurar el cumplimiento de las OL,s que actan como contrapartes en los instrumentos de cooperacin, de la normativa establecida por la agencia financiadora y, tomando en consideracin este escenario, alcanzar los objetivos planteados en el tiempo asignado y con el presupuesto disponible.

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Manual de funciones
Si la accin coordinada se ejecuta directamente con las OL sin que incluya personal sobre el terreno , se responsabiliza de la interlocucin directa con el coordinador local del proyecto, pudiendo recabar la colaboracin de personal expatriado con presencia en el pas de referencia, previa autorizacin del responsable de rea geogrfica. Si la accin coordinada incluye personal expatriado su relacin con la OL se desarrolla a travs de la intermediacin de este. En ambos casos se desplaza puntualmente sobre el terreno para desarrollar acciones ligadas al proyecto en curso

II.- Responsabilizarse, en colaboracin con el personal de la OL y expatriado si lo hubiese, de la elaboracin

de los informes internos de seguimiento establecidos por el responsable del rea geogrfica para cada accin. Dichos informes deben asegurar el control de la gestin tcnica y de coordinacin econmica de los proyectos que coordina en Sede.
Debe informar puntualmente a los responsables de las reas, geogrfica y de Gestin Econmica del estado de las acciones en curso que implicarn, en todo caso, un seguimiento semanal.

III.- Preparar por iniciativa propia y con antelacin al cronograma establecido en cada proyecto los
informes intermedios y finales y, valorarlos con los responsables de las reas geogrfica y de Gestin Econmica, antes de su presentacin a la Subdireccin para su aprobacin y posterior entrega a la entidad financiadora.
En caso de originarse situaciones que impidan el cumplimiento de los plazos, proponer con cuarenta y cinco das de antelacin al responsable del rea geogrfica, los elementos de correccin necesarios para participar de las circunstancias que los producen a las agencias financiadoras. Cobra especial importancia el seguimiento del protocolo establecido en la Subdireccin para la puesta en marcha de los proyectos de cooperacin, una vez aprobados por las agencias financiadoras. (ANEXO 2)

IV.- Elaborar y proponer al responsable del rea geogrfica los trminos de referencia de las misiones de
trabajo sobre terreno de los proyectos que coordina, ajustando las propuestas a los diseos de los proyectos aprobados por las agencias financiadoras y con el visto bueno de la responsable del rea de Gestin Econmica.
Tras el desarrollo de las misiones elaborar las memorias prescriptivas, as como entregar y justificar los gastos producidos (incluidos los justificantes de transporte). (ANEXOS 2 y 3)

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Manual de funciones
V.- Hacer un seguimiento continuo de los contactos que el personal incluido en las acciones que coordina
(OL,s y/o expatriado) mantienen con las administraciones pblicas estatales y locales, as como de los acuerdos suscritos con estos entes para la ejecucin y/o transferencia de los resultados previstos en los proyectos.
El responsable del rea geogrfica solicitar la autorizacin de la Subdireccin, en aquellos casos que los encuentros producidos y/o programados impliquen aspectos relacionados con un posicionamiento institucional de la FAD.

VI.- A travs del responsable del rea geogrfica podr presentar propuestas de segundas fases de los
proyectos que coordina. Para el resto de los supuestos rige la norma general de que todo el personal de la Subdireccin para la Cooperacin al Desarrollo podr presentar proposiciones de nuevos proyectos e instituciones locales.

VII.- Por indicacin del responsable del rea geogrfica y bajo su coordinacin directa a lo largo de todo el
proceso, asumir la formulacin de los proyectos aprobados en tiempo suficiente para su revisin interna y aprobacin antes de la presentacin a la convocatoria de subvencin asignada.
Para el desarrollo de su tarea trabajar de forma coordinada con el personal expatriado en el terreno de referencia del nuevo proyecto que, en todo caso, colaborar de forma activa, sin que ello signifique que la responsabilidad final del documento de proyecto no sea del tcnico en Sede.

VIII.- La presencia en las Coordinadoras de ONGD,s no cubiertas por el personal de la FAD presente en las
comunidades autnomas y la de orden Estatal (CONGD), son competencia del personal en Sede. En base a este escenario, el tcnico en Sede ser requerido con carcter permanente para incluir entre sus funciones la presencia continuada en algn grupo de trabajo de las coordinadoras, o a apoyar puntualmente las acciones de sensibilizacin o visibilidad que las diferentes comunidades autnomas programan con carcter anual.

IX.- Para licitaciones o contratos puntuales recogidos en los diseos de los proyectos que coordina,
proponer al responsable del rea geogrfica con antelacin suficiente a la necesidad del servicio tcnico a concertar y apoyarlo en la elaboracin de los trminos de referencia de las licitaciones.
Es de su competencia velar para que las licitaciones locales incluidas en los proyectos y llevadas a cabo por las contrapartes locales, se ajusten a la normativa de las agencias financiadoras.

X.- Participar en los equipos que se conformen para dar respuesta en plazo a los requerimientos de
subsanacin o aclaracin de aspectos tcnicos y econmicos relacionados con instrumentos de cooperacin ya finalizados, singularmente en los proyectos que estuvieron bajo su coordinacin.
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Manual de funciones
F. Tcnico de Gestin Econmica

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre del puesto: Tcnico de gestin econmica Ubicacin en la institucin: Sede. Direccin Tcnica Dependencia orgnica: Director econmico y subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Dependencia funcional: Coordinadora de gestin econmica de Cooperacin al Desarrollo Puestos bajo su mando: No procede Contactos permanentes o o o o o Internos:

Director econmico-administrativo Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Responsable rea de Gestin Econmica Coordinadoras convenio AECID Tcnicos pas (rea de Gestin Econmica) Externos:

o o

Personal de las empresas auditoras que se encargan del seguimiento de las acciones financiadas. Coordinadores y personal local integrados en las OL,s con las que actan como contrapartes en las acciones de cooperacin relacionados con la gestin econmica.

Funciones I.- En coordinacin con la responsable del rea de Gestin Econmica y siguiendo sus directrices en los
proyectos encomendados, ocuparse de que los instrumentos de cooperacin se desarrollen en base a los escenarios econmicos aprobados, y cumpliendo con la normativa establecida por las agencias financiadoras.

III.- En conexin con la responsable del rea de Gestin Econmica y del personal de la FAD que tiene
asignada la coordinacin tcnica de los instrumentos de cooperacin, ocuparse del seguimiento econmico CUATRIMESTRAL de cada accin en curso, asegurando el control de la gestin presupuestaria de los proyectos, e informando puntualmente a la responsable del rea de Gestin Econmica de las desviaciones presupuestarias que se produzcan, conjugando los fondos disponibles con las acciones pendientes de ejecucin en cada proyecto.
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Manual de funciones
Cobra especial relevancia en el seguimiento cuatrimestral del bloque econmico de cada instrumento de cooperacin, constatar de que las facturas y justificantes econmicos que aportan las OL, s se ajustan a la normativa del financiador y al convenio de colaboracin suscrito por la OL con la FAD .

IV.- Preparar por iniciativa propia y con antelacin al cronograma establecido en cada proyecto los
informes intermedios y finales y, valorarlos con la responsable de gestin econmica, antes de su presentacin a la Subdireccin para su aprobacin y posterior entrega a la entidad financiadora.
En caso de originarse situaciones que impidan el cumplimiento de los plazos, proponer con cuarenta y cinco das de antelacin al responsable del rea de Gestin Econmica, los elementos de correccin necesarios para participar de las circunstancias que los producen a las agencias financiadoras. Cobra especial importancia el seguimiento del protocolo establecido en la Subdireccin para la puesta en marcha de los proyectos de cooperacin, una vez aprobados por las agencias financiadoras. (ANEXO 2)

V.- Colaborar con la responsable del rea en la elaboracin de los trminos de referencia econmicos de
las misiones de trabajo sobre terreno del personal en Sede y en terreno, ajustando las propuestas econmicas a los presupuestos aprobados por las agencias financiadoras y al escenario de dietas aprobado por la Direccin General de la FAD. Posteriormente, tramitar junto a la Direccin Econmico Administrativa los formularios e instrumentos internos y externos para la asignacin del gasto.

IX.- En colaboracin con la responsable del rea, revisar la parte econmica de los instrumentos de
cooperacin formulados, y no dar por concluido el trabajo hasta que todos los gastos propuestos se ajusten a los criterios establecidos por la agencia financiadora a la que se presente la propuesta, y obtenga el visto bueno del subdirector de Cooperacin al Desarrollo y la aprobacin final del director econmico administrativo.

XI.- Apoyar a la responsable del rea en el proceso de valoracin de las propuestas econmicas que se
presentan a las licitaciones que la FAD convoca.

XIII.- Bajo la supervisin de la responsable del rea y, en coordinacin con el tcnico de proyecto, ocuparse
de preparar las respuestas y alegaciones en plazo a los requerimientos de subsanacin o aclaracin de aspectos econmicos relacionados con instrumentos de cooperacin ya finalizados.

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Manual de funciones
G. Administrativo en Sede

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. Nombre del puesto: Administrativo Sede Ubicacin en la institucin: Sede. Direccin tcnica Dependencia orgnica: Director tcnico Dependencia funcional: Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Contactos permanentes o o o o o o Internos

Director tcnico Secretaria general Director econmico administrativo Responsables de rea Tcnicos en SEDE Expatriados

Funciones I.- En contacto directo con el subdirector para la Cooperacin al desarrollo, colaborar con todo el equipo en
Sede y en terreno en el desarrollo eficaz y eficiente de todas las intervenciones en funcionamiento.
Es de su responsabilidad el mantener actualizado los registros de entrada y salida de todos los documentos que se generan en la Subdireccin, y de canalizar posteriormente los originales a los tcnicos que estn responsabilizados de su archivo y custodia.

III.- Participar en la preparacin administrativa de los informes de seguimiento y canalizar su entrega y

registro posterior de la documentacin en la FAD

V.- Colaborar con el equipo de la Subdireccin en los trmites internos y externos inherentes a la
preparacin, desarrollo y justificacin de las misiones de trabajo sobre terreno

VI.- Colaborar en la construccin de los dossiers a presentar en las Comisiones de Seguimientos AECID-FAD
de los convenios en ejecucin

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Manual de funciones
IX.- Participar en la elaboracin administrativa de de los instrumentos de cooperacin significadamente en
la solicitud interna de los certificados y declaraciones y en la confeccin de los anexos.

XI.- Colaborar en la difusin los pliegos de condiciones de las licitaciones convocadas por la FAD y recoger
en el plazo establecido las propuestas presentadas. Comunicar al final de proceso la resolucin a todas las personas, fsica o jurdicas, que han participado.

XII.- Gestionar la recepcin de los CV,s de las personas que se presentan a los procesos de seleccin y
canalizarlos a nivel interno en la FAD a las personas con competencia en el proceso. Posteriormente organizar el calendario de entrevistas, as como notificar en todas las fases del proceso a los que no sean seleccionados

XIII.- Colaborar en la parte administrativa de los procesos seguidos en la Subdireccin para contestar a los
requerimientos de subsanacin o aclaracin relacionados con instrumentos de cooperacin.

XV.- Siguiendo la norma establecida por la Secretara General en cuanto a los recursos disponibles, apoyar
las gestiones inherentes a los desplazamientos y a la posterior estancia del personal expatriado en sus viajes a SEDE.

XVI.- Colaborar con el subdirector para la Cooperacin al Desarrollo en la elaboracin y canalizacin de

documentos internos y externos que se generan en la actividad diaria.

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Manual de funciones
H. Administrativo de Gestin Econmica

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre del puesto: Administrativo de gestin econmica Ubicacin en la institucin: Sede. Direccin Tcnica Dependencia orgnica: Director econmico y subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Dependencia funcional: Coordinadora de gestin econmica de Cooperacin al Desarrollo Puestos bajo su mando: No procede Contactos permanentes: o o o o Internos:

Director econmico-administrativo Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Responsable rea de Gestin Econmica Tcnico de gestin econmica Externos:

Personal de las empresas auditoras que se encargan del seguimiento de las acciones financiadas.

Funciones I.- En coordinacin con el tcnico de gestin econmica ocuparse de que los modelos de justificacin del
gasto cumplan con la normativa establecida por las agencias financiadoras.

IV.- Colaborar con el tcnico de gestin econmica y la responsable del rea en la preparacin de la
documentacin para los informes intermedios y finales. Es de su competencia el preparar en tiempo y forma toda la documentacin administrativa requerida en las convocatorias, a excepcin de aquella que guarde relacin directa con informacin de carcter tcnico de proyectos precedentes desarrollados por la FAD. De igual forma tambin se encarga de actualizar la
documentacin administrativa requerida con carcter cclico por parte de las agencias de cooperacin.(Esta competencia queda asumida transitoriamente por el administrativo en Sede)

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Manual de funciones
V.- Tramitar los formularios e instrumentos internos y externos para la asignacin del gasto de las misiones
realizadas por los tcnicos y responsables del rea, cumpliendo con los requisitos de los financiadores en cuanto a la utilizacin de los modelos de justificacin. Mantener las hojas de control actualizadas en lo referido a gastos realizados en Espaa. Realizar los trmites necesarios para que las transferencias, tanto a las contrapartes, como a los expatriados y a las delegaciones FAD lleguen correctamente a sus destinos, resolviendo cualquier incidencia que pueda surgir a lo largo de la tramitacin. Procurar que toda la documentacin de la parte econmica quede bien ordenada para la presentacin a los financiadores y bien archivada para futuras revisiones.

XIII.- Bajo la supervisin de la responsable del rea y, en coordinacin con el tcnico de gestin econmica,
ocuparse de preparar la documentacin necesaria para la elaboracin de las respuestas y alegaciones en plazo a los requerimientos de subsanacin o aclaracin de aspectos econmicos relacionados con instrumentos de cooperacin ya finalizados.

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Manual de funciones
I. Delegada Pas

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. Nombre del puesto: Delegada pas Ubicacin en la institucin: Delegaciones de FAD en los pases de referencia Dependencia orgnica: Director tcnico y secretaria general Dependencia funcional: Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Puestos bajo su mando: Personal administrativo ligado al funcionamiento general de la delegacin 6. Contactos permanentes: o o o o o o o o Internos:

Director tcnico Secretaria general Director econmico-administrativo Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Responsable rea de Gestin Econmica Coordinador convenio AECID Administrativo local FAD Personal FAD en terreno Externos:

Representantes Institucionales de las Oficinas Tcnicas de Cooperacin de la AECID y de la cooperacin descentralizada desplazados a terreno. Previa coordinacin con el Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Responsables gubernamentales y municipales de su rea geogrfica de competencia.
Previa coordinacin con el subdirector para la Cooperacin al Desarrollo y los coordinadores de convenio

o o o

Con otras ONGD,s Espaolas presentes en los territorios Con las Coordinadoras de ONGD,s de Espaa y de sus pases de referencia. Con responsables de empresas espaolas y/o locales con presencia en el territorio, en aspectos incluidos en acciones de identificacin de propuestas de RSC. (Previa coordinacin con el Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo).

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Manual de funciones
Funciones

II.- Coordinar al personal o servicio tcnico contratado para la gestin administrativa de la infraestructura
de la Delegacin. Las decisiones relativas a este punto se coordinan directamente con la Secretara General de la FAD, que recabar la informacin que necesite de las direcciones Tcnica y Econmico-Administrativa El SERVICIO de administracin se encarga de todas las actividades de orden tributario, administrativo y contable que se requieren para cumplir con la organizacin interna y el marco normativo-legal de entidades pblico-privadas extranjeras en el pas de referencia. Las tareas que se canalizarn a este servicio son: Adquisicin de bienes y servicios Solicitudes de Pago Facturacin

Contabilidad/Finanzas Registro contable de las operaciones econmicas(*) Anlisis de cuentas para la elaboracin de los Estados Financieros Mensuales Conciliaciones Bancarias Revisin de rendiciones de gasto (viajes y viticos, caja chica, otros gastos)(*)

Administracin pblica: Devolucin de impuestos Renovacin de inscripcin de la FAD en registro legal de ONGD,s en el pas de referencia Acreditacin de Representante Legal Declaraciones anuales de funcionamiento (memoria econmica y tcnica del pas de referencia y ante la administracin con competencia en el tema) Trmites administrativos necesarios para agilizar la situacin legal en el pas del personal expatriado de nueva incorporacin. Trmites administrativos legales ligados a la contratacin y permanencia del personal local contratado

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Manual de funciones
(*) Todos los trmites ligados a instrumentos de cooperacin dependern directamente del coordinador de convenio proyecto sobre el terreno. En el caso de este perfil no existiese, la competencia la asumen directamente los responsables de las reas geogrfica y de Gestin Econmica en Sede. En base el nuevo Plan Estratgico, este segundo supuesto solo se podr dar en proyectos ya en curso El acto final de la firma de un documento que se genere como resultado de una actividad ligada a un instrumento de cooperacin es el resultado de todo un proceso de toma de decisiones que compete al coordinador de la actuacin, y que se valida por parte de los responsables de las reas geogrfica y de gestin econmica en Sede. En consecuencia, la delegada firma todo lo propuesto y no cabe su valoracin a no ser en referencia deficiencias formales.

VI.- Con carcter permanente, recabar informacin de los contactos que el personal expatriado mantiene
con las OTC,s (personal de la AECID y de la cooperacin descentralizada) y de los resultados de los mismos. Representar a la FAD en actos institucionales convocados desde las diferentes instancias de la Representacin Diplomtica de Espaa en el pas de referencia, y solicitar la autorizacin de la Subdireccin en aquellos casos en que los encuentros producidos y/o programados impliquen cuestiones relacionadas con un posicionamiento institucional de la FAD. Participar en los encuentros sectoriales que la OTC convoque, e informar a todo el personal en Sede y terreno de los contenidos de los mismos. En el caso de que el encuentro programado implique cuestiones relacionadas con instrumentos de cooperacin en los que algn miembro de la delegacin tenga mayor informacin por su relacin con la labor que desempea, canalizar la convocatoria de asistencia y mantenerse informada de los aspectos abordados.

VII.- Recabar informacin puntual de los contactos que el personal expatriado mantiene con las
administraciones pblicas estatales y locales de los pases de su zona geogrfica de responsabilidad y de los resultados de los mismos, acompaando estas actividades en los casos en que sea necesaria la representacin institucional de la FAD.

VIII.- Presentar un documento a la Comisin de Valoracin de las acciones de cooperacin propuestas para
la programacin anual de la FAD, en la que la delegacin pondera las propuestas que se han generado por parte del personal de su zona geogrfica de competencia.

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Manual de funciones
La programacin anual de proyectos a presentar a convocatorias de Cooperacin al Desarrollo se definir para cada ejercicio el uno de noviembre del ao anterior, y se elaborar en Sede en base a la valoracin de las propuestas identificadas y formuladas en el documento habilitado ya a tal efecto (ANEXO 4) Todo el personal de la Subdireccin de Cooperacin podr presentar propuestas de nuevos proyectos e instituciones locales, salvo aquellas que guarden relacin con segundas fases de actuaciones anteriores en cuyo, ser competencia de los coordinadores locales de comn acuerdo con el responsable de su rea geogrfica. Antes de la reunin convocada por el director tcnico para definir junto al subdirector para la cooperacin y los responsable de las reas geogrficas y de Gestin Administrativa las propuestas que se tomarn en consideracin y se presentaran al Comit de Direccin, y una vez aprobado al Patronato; los responsable de las reas geogrficas adjuntaran a los proyectos propuestos la ficha de valoracin enviada desde la delegacin.

X.- Participar en las reuniones de la Coordinadora de ONGD,s Espaolas con presencia en su pas de
residencia, y coordinar la asistencia a estos encuentros del personal FAD si se considera necesario estar presente en subcomisiones y grupos de trabajo sectorial. Previa autorizacin de la direccin de la FAD, gestionar el ingreso de la FAD en la Coordinadora de ONGD,s Espaolas con presencia en su pas.

XI.- Publicitar las licitaciones facilitadas por los responsables en terreno en Sede de los instrumentos de
cooperacin, y formar parte del Comit de Valoracin de propuestas que, entre otros, siempre incluir a los responsables de las Direcciones Tcnica y Econmico-Administrativa de la FAD.

XII.- Convocar los procesos de seleccin de personal local FAD en base a los trminos de referencia
facilitados por los responsables en terreno en Sede y aprobados por la Secretaria General, y firmar los contratos una vez terminado el proceso abierto. No cabe su valoracin a no ser en referencia deficiencias formales detectadas en el proceso.

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Manual de funciones
XV.- En comunicacin directa con la Secretara General, la Subdireccin para la Cooperacin al Desarrollo y
el rea Geogrfica, liderar las acciones emprendidas en situaciones de dificultad o riesgo que afecten el personal local y expatriado de la FAD Cobra especial relevancia el velar por la seguridad del personal expatriado y local, y el construir de forma participativa con el responsable de rea un protocolo de actuacin local, que tomar como base el protocolo general de actuacin en caso de emergencia de la FAD (ANEXO 5) . Este documento se propondr a estudio y ser aprobado por la Secretara General

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Manual de funciones
J. Coordinadora Convenio AECID

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. Nombre del puesto: Coordinadora convenio Ubicacin en la institucin: Delegacin pas y/o pases en acciones de mbito transnacional. Dependencia orgnica: Director tcnico y secretaria general Dependencia funcional: Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo, a travs de los responsables de reas geogrfica y de y Gestin Econmica Puestos bajo su mando o Expatriados pas y personal local contratado con cargo al convenio de referencia que coordina. - En el caso de que el personal expatriado de algn pas ostente tambin el cargo de delegado de la FAD en su pas de referencia, las labores inherentes a este segundo cargo dependern directamente del Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo. Personal administrativo del convenio

o 6.

Contactos permanentes o o o o o o Internos:

Director tcnico Secretaria general Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Otros coordinadores de convenio de su rea de influencia Responsable rea geogrfica Responsable rea Gestin Econmica Externos:

Con los responsables del seguimiento de las Oficinas Tcnicas de Cooperacin (OTC,s AECID) del pas o pases que se encuentren integrados en el convenio. Se primar la existencia de comisiones de seguimiento local conformadas en base a la normativa AECID Con los responsables seguimiento de las consultoras y/o evaluadores externos que hacen el seguimiento de las acciones financiadas.

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Manual de funciones
o o Coordinadores y personal local integrados en las OL,s con las que actan como contrapartes en las acciones de cooperacin. Responsables gubernamentales y municipales ligados a los contenidos de su convenio y dentro de su rea geogrfica de de desarrollo. Siempre y cuando afecten a contenidos relacionados con el convenio que coordina, es el responsable de establecer el contenido de los acuerdos a suscribir con las administraciones pblicas. En todo caso y una vez finalizadas las negociaciones, la firma de los citados acuerdos recae en la figura de la coordinadora pas No podr tomar iniciativas que entren en conflicto con convenios marco de colaboracin firmados por la FAD De las labores recogidas en este punto estar informado el responsable del rea geogrfica que a su vez, contar con la autorizacin del subdirector para la Cooperacin al Desarrollo

o o o o

Con otras ONGD,s Espaolas presentes en los territorios Con las Coordinadoras de ONGD,s de Espaa en su pas de referencia. Con OL,s del territorio de su competencia que en la actualidad no mantienen trabajos conjunto con la FAD. Consultores

Funciones I.- Responsabilizarse de la ejecucin en terreno del desarrollo de las PAC,s aprobadas, siendo su misin
fundamental que la ejecucin de las acciones se lleve a cabo en el tiempo establecido, cumpliendo con los objetivos y el presupuesto asignado, y en coordinacin con los responsables de las reas geogrfica y de Gestin Econmica. Elaborar la PAC anual en el plazo marcado por la AECID y con el tiempo suficiente para que, una vez consolidada en terreno, se disponga de un plazo no inferior a un mes para su anlisis y retroalimentacin por parte de los responsables tcnico y de gestin econmica y, a travs de ellos, del subdirector para la Cooperacin al Desarrollo.

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Manual de funciones
II.- Coordinar al equipo humano integrado en su convenio de referencia . Su dependencia funcional
inmediata se establece con el responsable de rea, que podr actuar de forma directa con los miembros de su equipo en los siguientes supuestos:
Cuando sea necesario agilizar temas pendientes o recabar informacin de carcter puntual. En caso de apoyos a otras acciones llevadas a cabo por la FAD en el pas o territorio de referencia En temas relacionados con la justificacin econmica En procesos de identificacin de nuevas organizaciones locales y/o proyectos Cuando sea necesario agilizar temas pendientes o recabar informacin de carcter puntual. En caso de apoyos a otras acciones llevadas a cabo por la FAD en el pas o territorio de referencia En temas relacionados con la justificacin econmica En procesos de identificacin de nuevas organizaciones locales y/o proyectos

III.- Responsabilizarse de la elaboracin y envo a los responsables de las reas geogrfica y de Gestin
Econmica de los informes de seguimiento internos establecidos para su accin, y valorar con ellos las medidas que se desprendan de su anlisis para retroalimentar las acciones en curso.

IV.- Asegurar el cumplimiento de los plazos marcados para la entrega de los informes anuales y final
estipulados en la normativa de AECID, y supervisar su contenido (en el caso de documentos consolidados) antes del envo a los responsables de las reas geogrfica y de Gestin Econmica. Una vez en Sede se debe disponer de quince das hbiles para su anlisis, y si procede, se solicitar su revisin o incorporacin de informacin complementaria antes de su entrega a AECID.
En caso de originarse situaciones que impidan el cumplimiento de los mismos, proponer con tiempo suficiente al responsable de rea los elementos de correccin necesarios para participar de las circunstancias que los producen ala AECID, y solicitar la ampliacin de los plazos.

V.- Elaborar de forma consensuada con el responsable del rea geogrfica el calendario de misiones del
personal a su cargo y los trminos de referencia de las mismas.

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Manual de funciones
VI.- Formar parte de las mesas de seguimiento de los convenios sobre el terreno, e informar y preparar
junto al responsable del rea geogrfica esos encuentros.
De forma bimensual se analizara el contenido de este punto con la delegada pas (o pases en caso de convenios multipas) para evitar elementos discordantes o duplicidades en las conversaciones con la OTC.

VII.- Liderar el contenido de las lneas de trabajo y contactos que el personal expatriado y/o local ligado al
convenio mantiene con las administraciones pblicas estatales y locales, informado puntualmente al responsable del rea geogrfica y a la delegada pas. Este segundo caso, en los supuestos en que este cargo no recaiga en tcnicos ligados al convenio.

VIII.- Presentar a la Comisin de Valoracin antes del 1 de Noviembre de cada ejercicio las propuestas de
proyectos que se han generado a partir de la actuacin del convenio y las OL,s que lo integran.
Se deben entregar antes del 10 de octubre a la delegada pas para que disponga del tiempo necesario para hacer llegar a Sede su ficha de valoracin

IX.- Estar a disposicin del responsable del rea geogrfica para apoyar al personal tcnico en Sede, bien
directamente o a travs de su equipo, en la confeccin de los proyectos aprobados por el Patronato de la FAD para el nuevo ejercicio.

X.- A iniciativa propia o por indicacin de la delegada pas, y en este segundo caso contando con el visto
bueno del subdirector para la cooperacin, participar en las reuniones de la Coordinadora de ONGD,s Espaolas con presencia en su pas de residencia y, si se considera necesario, estar presente en subcomisiones y/o grupos de trabajo sectorial.

XI.- Colaborar con los responsables de las reas geogrfica y de Gestin Econmica en la elaboracin de los
trminos de referencia de las licitaciones incluidas en su convenio. En dicho documento se debe recoger la composicin del Comit de Valoracin de propuestas, que siempre incluir a los responsables de las Direcciones Tcnica y Econmico-Administrativa de la FAD y a la delegada pas. Es de su competencia velar
para que las licitaciones locales incluidas en el convenio y llevadas a cabo por las contrapartes locales, se ajusten a la normativa de las agencias financiadoras.

XII.- Apoyar a los responsables de las reas geogrfica o de Gestin Econmica, dependiendo de la
ubicacin del nuevo personal, a establecer los trminos de referencia en los procesos de seleccin para la contratacin de personal local FAD.
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Manual de funciones
XIII.- A solicitud de los responsables de las reas geogrfica y de gestin econmica, responsabilizarse de la
subsanacin de los errores detectados en las auditoras anuales, y de las acciones a implementar en base a las indicaciones hechas por los tcnicos de la AECID en las Comisiones Anuales de Seguimiento, y en la Comisin de Valoracin de la Evaluacin Intermedia Externa.

XIV.- En base al calendario laboral de la FAD, organizar los periodos vacacionales del personal a su cargo
para que, con el visto bueno de la Subdireccin, los interesados puedan solicitar sus das libres a la Secretara General.

XV.- De forma compartida con la delegada pas y en comunicacin directa con la Secretara General, la
Subdireccin para la Cooperacin al Desarrollo y el rea geogrfica, liderar las acciones emprendidas en situaciones de dificultad o riesgo que afecten el personal local y expatriado de la FAD

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Manual de funciones
K. Tcnico Convenio - Pas

Identificacin
1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre del puesto: Tcnico convenio-pas Ubicacin en la institucin: Terreno, en pases con delegacin FAD Dependencia orgnica: Director tcnico y subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Dependencia funcional: Coordinador convenio y responsable de rea Puestos bajo su mando: Posibilidad de: coordinadores de accin, tcnicos, y personal administrativo Contactos permanentes: o o o o o o o Internos:

Director tcnico Subdirector para la Cooperacin al Desarrollo Responsable rea geogrfica Responsable rea de Gestin Econmica Coordinador convenio AECID Tcnicos pas (no en todos los pases) Personal administrativo local (no en todos los pases) Externos:

o o o

Con los responsables del seguimiento tcnico de las Oficinas Tcnicas de Cooperacin (OTC,s AECID) del pas. Se primar la existencia de comisiones tcnicas de seguimiento local conformadas en base a la normativa AECID Con los Responsables Seguimiento Tcnico de las consultoras y/o evaluadores externos que hacen el seguimiento de las acciones financiadas. Con los coordinadores y personal local integrados en las OL,s con las que actan como contrapartes en las acciones de cooperacin. Responsables gubernamentales y municipales ligados a los contenidos de su convenio y dentro de su rea geogrfica de desarrollo. Siempre y cuando afecten a contenidos relacionados con el convenio en el que se integra, es la responsable de, en base a las indicaciones de la coordinadora del convenio, establecer el contenido de los acuerdos a suscribir con las administraciones pblicas.

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En todo caso y una vez concluidas las negociaciones, la firma de los citados acuerdos recae en la figura de la coordinadora pas. No podr tomar iniciativas que entren en conflicto con convenios marco de colaboracin firmados por la FAD o Con otras ONGD,s Espaolas presentes en los territorios. o Con las Coordinadoras de ONGD,s de Espaa y de sus pases de referencia. o Con el personal de las consultoras que se encargan de la evaluacin externa intermedia, y otros servicios tcnicos contratados. o Coordinadores y personal local integrados en las OL,s con las que actan como contrapartes en el convenio.

Funciones I.- En base a las indicaciones de la coordinadora de convenio, asumir el desarrollo de las acciones del
convenio en su pas de referencia, siendo su misin fundamental cumplir y hacer cumplir a las OL,s que actan como contraparte en los instrumentos de cooperacin, la normativa establecida por la agencia financiadora y, tomando en consideracin este escenario, alcanzar los objetivos planteados en el tiempo asignado y con el presupuesto disponible.

III.- En base a las indicaciones de la coordinadora de convenio, responsabilizarse de la elaboracin de los

informes internos de seguimiento establecidos por los responsables las reas geogrfica y de Gestin Econmica. Dichos informes deben asegurar el control de la gestin tcnica y econmica del convenio.

IV.- Siguiendo las indicaciones de la coordinadora de convenio, preparar los informes intermedios y final en
el formato establecido por la AECID. Dichos documentos se deben de ajustar al cronograma indicado para que permitan la revisin y elaboracin del informe consolidado por parte de la coordinadora del convenio, y su posterior revisin y solicitud se informacin complementaria, en caso de ser necesario, por parte de de los responsables de las reas tcnica y de gestin econmica.

VI.- Formar parte de las mesas de seguimiento de los convenios sobre el terreno, e informar y preparar
estos encuentros con la coordinadora de convenio, pudiendo solicitar su presencia en caso de que el contenido del encuentro as lo aconseje. De forma bimensual se analizara el contenido de este punto con la delegada pas para evitar elementos discordantes o duplicidades en las conversaciones con la OTC.

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VII.- Contando con la aprobacin de la coordinadora de convenio y el visto bueno de la delegada-pas,
mantener las reuniones programadas con las administraciones pblicas estatales y locales, informado puntualmente de los resultados que se obtengan.

VIII.- Presentar a la coordinadora de convenio, antes del 10 de octubre de cada ejercicio, las propuestas
de futuros proyectos que se han generado a partir de las OL,s integradas en el convenio (ANEXO 2) . Para el resto de las propuestas rige la norma general: Todo el personal de la Subdireccin de Cooperacin podr presentar propuestas de nuevos proyectos e instituciones locales, salvo aquellos que guarden relacin con segundas fases de actuaciones anteriores, en cuyo ser competencia de los coordinadores locales en un trabajo conjunto con los responsable de las reas geogrficas.

IX.- Estar a disposicin del responsable del rea geogrfica para apoyar al personal tcnico en Sede, en la
confeccin de los proyectos aprobados por el Patronato de la FAD para el nuevo ejercicio. Esta labor la desarrolla directamente o, en caso de tenerlo, contando con el equipo local de la FAD.

X.- A iniciativa propia o por indicacin de la delegada pas, y en este segundo caso contando con el visto
bueno del subdirector para la cooperacin, participar en las reuniones de la Coordinadora de ONGD,s Espaolas con presencia en su pas de residencia y, si se considera necesario, estar presente en subcomisiones y/o grupos de trabajo sectorial.

XI.- Colaborar con la coordinadora del convenio en la elaboracin de los trminos de referencia de las
licitaciones incluidas en su pas. Es de su competencia velar para que las licitaciones locales incluidas en el convenio y llevadas a cabo por las contrapartes locales, se ajusten a la normativa de las agencias financiadoras.

XII.- Apoyar a la coordinadora de convenio a establecer los trminos de referencia en los procesos de
seleccin para la contratacin de personal local FAD, en caso de que se recoja esta figura en el diseo del convenio para su pas.

XIII.- A solicitud de la coordinadora de convenio, responsabilizarse de la subsanacin de los errores

detectados en las auditoras anuales, y de las acciones a implementar en base a las indicaciones hechas por los tcnicos de la AECID en las Comisiones Anuales de Seguimiento, y en la Comisin de Valoracin de la Evaluacin Intermedia Externa.

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XV.- De forma compartida con la delegada pas y/o la coordinadora de convenio, y en comunicacin directa
con la Secretara General, la Subdireccin para la Cooperacin al Desarrollo y el rea geogrfica, liderar las acciones emprendidas en situaciones de dificultad o riesgo que afecten el personal local y expatriado de la FAD.

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Anexos Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5
Ejemplo de manual especfico de coordinacin y comunicacin elaborado para un convenio AECID Manual de Gestin y Seguimiento y anexos Modelo interno de informe de misin Formulario para la presentacin de las acciones de Cooperacin identificadas por parte del personal FAD Protocolo General de la FAD de Actuacin en Caso de Emergencia

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