Está en la página 1de 27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

OBJETIVO ..................................................................................................................... 2 GLOSARIO .................................................................................................................... 2 CONDICIONES GENERALES ............................................................................................. 4 ALCANCE ................................................................................................................... 5 CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO ........................................... 5 ESTRUCTURA DE LOS PERMISOS DE TRABAJO: ............................................................... 7 ROLES Y RESPONSABILIDADES: ................................................................................. 12 CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO: ............................................................................ 16 INDICADORES DE DESEMPEO: ................................................................................. 18 DESARROLLO .............................................................................................................. PLANEACIN Y PROGRAMACIN DE LOS TRABAJOS ...................................................... EMISIN DEL PERMISO DE TRABAJO ........................................................................... EJECUCIN .............................................................................................................. TERMINACIN DE LOS TRABAJOS ............................................................................... SEGUIMIENTO Y CONTROL ......................................................................................... DOCUMENTOS GUA .................................................................................................. 18 18 19 21 22 23 24

4.7 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DEL PERMISO DE TRABAJO PARA ACTIVIDADES EN FRO, CALIENTE Y ELCTRICAS ........................................................... 24 5. CONTINGENCIA ........................................................................................................... 26

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

1/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

1. OBJETIVO
Determinar las autorizaciones, competencias, mecanismos y herramientas que se deben cumplir para la eliminacin o mitigacin de los riesgos o impacto ambientales que puedan estar presentes al ejecutar una actividad de mantenimiento, construccin y/o modificacin en las instalaciones que estn bajo la responsabilidad de ECOPETROL S.A.

2. GLOSARIO
Actividad: Tarea especfica desarrollada por un personal Ejecutor o de mantenimiento, bien sea de ECOPETROL S.A. o de Contratista. Actividad Intrusiva: Son acciones realizadas en las fases de instalacin, operacin y/o mantenimiento, que para ejecutarlas requieren intervenir la integridad del diseo de las instalaciones, planta y/o equipos, con la posibilidad de liberar la energa presente, que pueda materializar los riesgos asociados al activo y exige la aplicacin del sistema de seguro de plantas y equipos antes de proceder con su ejecucin. La misma accin de instalacin y retiro del aislamiento se considera actividad intrusiva. Aislamiento: Suministrar condiciones seguras que independicen a las personas, los equipos, las plantas y el medio ambiente de los peligros/aspectos durante la realizacin de actividades intrusivas. Existen dos conceptos de aislamiento, aislamiento elctrico y el aislamiento de proceso. As Low As Reasonably Practicable (ALARP): Tan bajo como razonablemente sea prctico. Anlisis de Riesgos: Identificacin de los peligros asociados a una actividad y su entorno, estableciendo las consecuencias de la liberacin de los mismos, definiendo los controles requeridos con el propsito de lograr llevar el riesgo de ejecucin a un nivel ALARP. reas Clasificadas: reas que han sido clasificadas por un mtodo de anlisis, que se aplica al medio ambiente donde exista o pueda existir la posibilidad de presencia de gases, nieblas o vapores inflamables, fibras o polvos, con el fin de establecer las precauciones especiales que se deben considerar para la construccin, instalacin y uso de materiales y equipos elctricos. Auditora: Proceso sistemtico independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el cumplimiento de los criterios establecidos por un sistema de gestin. Cambio de Condiciones: Hace referencia a la variacin de las caractersticas del proceso, sitio o entorno, referenciadas con el momento de la emisin de un permiso de trabajo. Certificados de Apoyo: Son documentos que se usan para establecer precauciones en el lugar del trabajo, adicionales a las establecidas en el permiso de trabajo, durante la realizacin de actividades especficas consideradas como crticas y que, por lo tanto, requieren mayor cuidado y planeacin; igualmente facilitan la preparacin del trabajo y ayudan al aseguramiento de los controles requeridos en el sitio. Competencia: Capacidad de una persona para desempear una funcin en un contexto variable aplicando los conocimientos, habilidades y comportamientos requeridos para el buen desempeo de las funciones propias de un cargo en particular. Control de Trabajo: Es un medio establecido para controlar la planeacin, ejecucin segura y la finalizacin de un trabajo. DHS: Direccin de HSE de ECOPETROL S.A. Ejecutor: Persona asignada como responsable y lder de un trabajo mediante un permiso otorgado por el Emisor; puede ser directo de ECOPETROL S.A. o Contratista. Puede ser el Supervisor de Mantenimiento, Supervisor del Contratista o un trabajador designado por ellos; su permanencia en el sitio del trabajo puede ser permanente o temporal.
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

2/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

Emergencia: Incidente que se ha materializado y tiene la potencialidad de generar un dao mayor. Ver Gua Planeacin y Respuesta a Emergencias ECP-DHS-G-037. Emisor: Trabajador de ECOPETROL S.A. o de Contratista autorizado por ECOPETROL S.A., quien autoriza al Ejecutor para realizar una actividad mediante un permiso de trabajo. EPP: Elemento o Elementos de Proteccin Personal. Espacio Confinado: Espacio o lugar encerrado o parcialmente encerrado, con aberturas limitadas para entrar y salir, que ofrece ventilacin natural limitada y puede contener (o producirse en l) gases inflamables, contaminantes peligrosos para la salud o concentraciones peligrosamente bajas o altas de oxgeno, que lo hacen un escenario con alto riesgo para salud y seguridad de las personas, por lo que no est diseado ni es apto para la permanencia continua de personas. Ejemplos: torre, tambor, reactor, caja fra, tanque, recipiente, silo, piscina, zanja, tubera, lnea, foso, caldera, horno, alcantarilla, chimenea, pozo u otros espacios similares. Se clasifican en: Espacios Confinados con Atmsfera Peligrosa (requiere de suministro de aire respirable certificado) y Espacios Confinados con Atmsfera No Peligrosa (no requiere suministro de aire diferente al del espacio mismo). Fuerza Motriz: Fuerza para impulsar bombas, compresores, mezcladores, vlvulas de control, vlvulas operadas por motor y otras partes que se mueven del equipo de proceso. La fuerza motriz normalmente es elctrica, neumtica, hidrulica o de motor por combustin interna. Guardia de Seguridad: Persona del emisor o del ejecutor designada en el anlisis de riesgos y avalada por el emisor, para permanecer en el sitio durante la ejecucin de un trabajo, cumpliendo una labor especfica de seguridad. Guardia de Control de Emergencias: Funcionario de Control de Emergencias (directo o contratado) designado en el anlisis de riesgos para permanecer en el sitio durante la ejecucin de un trabajo, realizando una labor especfica de atencin de emergencias. Handover - Delegacin de la Autoridad de un rea: Establece la manera en que una dependencia responsable de un rea especfica, delega temporalmente su autoridad a otra dependencia de ECOPETROL S.A, socio estratgico o empresa contratista, quien se denominar el Delegado, con el propsito de favorecer el desarrollo y la gestin de una accin especfica por parte de este ltimo. Occupational Health, Industrial Safety and Environment (HSE): Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Procesos y Gestin Ambiental. Procedimiento o Instructivo de Trabajo: Documento que describe de forma detallada el paso a paso de cmo desarrollar una actividad. Debe incluir los peligros que implican el desarrollo de la misma y los controles que mitigan los riesgos propios de la actividad. OT: Orden de Trabajo o documento similar. Permiso de Trabajo: Autorizacin escrita que otorga un Emisor para que un grupo de trabajadores liderados por el Ejecutor realicen una actividad especfica, con un alcance limitado, en un equipo o sistema definido, en una fecha y horario establecido, y bajo unas condiciones previamente acordadas. Esta autorizacin permite que tanto el Ejecutor como el Emisor certifiquen que los mtodos y el sitio para realizar el trabajo ofrecen condiciones seguras. El permiso se podr emitir a travs del libro de minuta o formato de permiso de trabajo. Prueba de Gases: Medicin realizada con un equipo calibrado de la concentracin de gases txicos y/o inflamables y/o oxgeno presentes en una atmsfera determinada. RAM (Risk Assessment Matrix) - Matriz de evaluacin de riesgos: Es una herramienta para la evaluacin cualitativa de los riesgos y facilita la clasificacin de las amenazas a la salud, seguridad, medio ambiente, relacin con clientes, bienes e imagen de la Empresa. Los ejes de la matriz segn la definicin de riesgo corresponden a las consecuencias y a la probabilidad. La valoracin de riesgo RAM que se utiliza en este manual corresponde a la RAM HSE de la ejecucin de las actividades. Revalidacin: Extensin del tiempo de validez del permiso de trabajo inicialmente definido. Riesgos Residuales de Proceso: Son las condiciones de riesgo que existen en un equipo o sistema que va a ser intervenido por el Ejecutor. Ejemplo: presin y temperatura que tiene o va a tener realmente al momento de emitirse el permiso, y producto (s) que maneja en operacin normal.
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

3/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

SAS: Sistema de Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos que se aplica cuando se realiza una actividad intrusiva que pueda liberar un peligro contenido y afectar la integridad de las personas e instalaciones. Estos peligros y riesgos deben ser identificados, valorados y controlados, basados en la jerarqua de controles. SAES Sistema de Aislamiento Elctrico Seguro: Es el conjunto de actividades tcnicas y de gerenciamiento, establecidas como procedimiento para la eliminacin del riesgo de liberacin de una o varias fuentes de energa, involucradas con un equipo o sistema que se va a intervenir, incluyendo la aplicacin de las cinco reglas de oro de la prevencin del riesgo elctrico. Socio Estratgico: Organizacin empresarial nacional o extranjera que ha establecido vnculos legales con ECOPETROL S.A. para ejecutar actividades de exploracin, desarrollo y produccin de los campos petroleros operados por ECOPETROL S.A. Suspensin: Invalidacin temporal o definitiva que interrumpe la ejecucin de una actividad amparada bajo un permiso de trabajo. Validez: Perodo de tiempo autorizado en el permiso de trabajo para ejecutar una actividad.

3. CONDICIONES GENERALES
Toda persona ajena a un rea que ingrese a ejecutar cualquier actividad debe ser registrada por el funcionario autorizado del rea o emisor en la documentacin que aplique segn el trabajo a realizar, la cual se describe en el numeral 3.3.2 de este documento. Lo anterior, significa que toda actividad realizada por personal ajeno al rea debe ser controlada a travs de un permiso de trabajo escrito. Las actividades ejecutadas por el personal propio del rea (directo o contratado) deben seguir los lineamientos de la Gua de Disciplina Operativa ECP-DHS-G-028. Todas las personas con roles y responsabilidades definidos en este manual, deben cumplir los programas de capacitacin, entrenamiento y comprobacin de competencias, de acuerdo con los requisitos descritos en el numeral 3.5. Cuando se realice un trabajo en un sistema operativo que cruza varias reas geogrficas, el permiso ser emitido por la dependencia responsable de dicho sistema a intervenir, previa aprobacin de los supervisores del rea geogrfica en donde se va a ejecutar la actividad, diligenciar la seccin F del permiso de trabajo ECP-DHS-F-152. El anlisis de riesgos para este tipo de actividad debe involucrar los riesgos y controles de cada una de las reas geogrficas. Cuando se asigne la funcin de Emisor a trabajadores de firmas contratistas o socio estratgico, el Jefe de Departamento o responsable del rea debe notificar oficialmente a los involucrados esta designacin y asegurar la capacitacin, entrenamiento y comprobacin de competencias para ejercer este rol. En el contrato laboral debe estar incluido explcitamente el desarrollo de esta funcin y debe demostrar independencia funcional con los ejecutores. Cada Vicepresidencia de ECOPETROL S.A, socio estratgico o empresa contratista autorizada y responsable de la emisin de permisos de trabajo debe documentar la estructura jerrquica de su Sistema de Control de Trabajo basado en los roles descritos en este Manual y en el Instructivo de Anlisis de Riesgos ECP-DHS-I-024. Un Permiso de Trabajo puede incluir un alcance que implique actividades realizadas por ms de una especialidad en un mismo equipo o sistema, siempre y cuando se cumplan con cada uno de los siguientes requisitos:

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

4/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

Si dentro del alcance del trabajo existen actividades con diferente Potencial de Riesgo RAM, se debe asignar el Potencial de Riesgo RAM ms alto. Que en los equipos a intervenir donde se requiera la aplicacin del SAS y/o SAES, esta actividad sea la primera a ejecutar dentro del alcance de trabajo planeado. Quien firme el permiso de trabajo como Ejecutor es el responsable del control de la ejecucin de todas las actividades cubiertas por el permiso de trabajo. Que las actividades asociadas a un alcance de trabajo, que se desean incluir bajo un mismo Permiso de Trabajo, sean revisadas y acordadas en la fase de planeacin del trabajo. Que el orden de las actividades a ejecutar sea definido y documentado en la fase de planeacin del trabajo, relacionando cada uno de los procedimiento o instructivos de trabajo de las especialidades asociadas. Este documento debe adjuntarse al permiso de trabajo. Si el trabajo a realizar cuenta con un procedimiento o instructivo unificado para las especialidades no se requiere adjuntarse y debe estar disponible en el sitio donde se desarrolla las actividades.

Este Manual debe ser revisado cada dos (2) aos por parte del equipo de trabajo que se designe, en el cual deben participar representantes de los negocios operativos y de DHS. Ninguna dependencia de ECOPETROL S.A. puede realizarle modificaciones sin el visto bueno del Director de HSE.

3.1

ALCANCE

El control de trabajo aplica a todo el personal directo, socio estratgico, contratista y proveedor de ECOPETROL S.A. involucrado en el desarrollo de actividades de mantenimiento, reparacin, inspeccin, pruebas, construccin, desmantelamiento, modificacin, limpieza, entre otras, las cuales se deben ejecutar de forma segura, para contribuir al bienestar de las personas, del medio ambiente, los productos o las instalaciones.

3.2

CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO

A continuacin se detallan algunos casos especiales que se aplican slo para algunas Vicepresidencias o dependencias de ECOPETROL S.A. Para la atencin de una emergencia declarada no se requiere de un permiso de trabajo escrito para la ejecucin de las actividades de respuesta inicial, pero s se requiere que el Comandante del Incidente analice los riesgos donde se consideren los procedimientos operativos normalizados de emergencias y el nivel de competencia del personal de respuesta a emergencias. Las actividades posteriores a la respuesta inicial s requieren cumplir con todo lo establecido en el presente Manual. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersin geogrfica desarrollados en las Vicepresidencias, excepto para las reas operativas de la Vicepresidencia de Refinacin y Petroqumica, se podr emitir autorizacin para realizar los trabajos sin visitar el 100% de los sitios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

Realizar la programacin y planeacin semanal de los trabajos a desarrollar. Realizar la visita al sitio de trabajo Emisor y Ejecutor en la etapa de planeacin. En la emisin del permiso de trabajo se podr emitir autorizacin para realizar los trabajos sin visitar el 100% de los sitios. Contar con Anlisis de Riesgos escrito Contar con procedimiento o instructivo de trabajo. Contar con la certificacin de competencias tcnicas de los Ejecutores, si se requiere.
5/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

Realizar visitas de seguimiento en el sitio de trabajo durante la vigencia del permiso de trabajo, sin que sea necesario cubrir el 100% de los sitios, con el fin de verificar el cumplimiento de los controles establecidos en la planeacin y analizar las posibles interferencias con otros trabajos.

Cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe definir los trabajos frecuentes, repetitivos y/o con dispersin geogrfica, la oficializacin del listado la realiza el Gerente del Negocio una vez sea validado por sus profesionales de Gestin de Riesgos o el Staff HSE. 3.2.1 Delegacin de la Autoridad de un rea - Handover Cuando exista un acuerdo de realizar un trabajo bajo el control operativo de una dependencia, empresa contratista o socio estratgico diferente al responsable del rea a intervenir (Ejemplo: mantenimiento de subsuelo, perforacin, mantenimiento o remodelacin de plantas y/o estaciones, tanques, vasijas, construccin de nuevas instalaciones, entre otros), el rea se debe entregar oficialmente a travs de un acta de delegacin (handover). Para el caso de una empresa contratista o socio estratgico esta funcin debe estar establecida en el contrato de quien recibe y la nueva Autoridad del rea debe hacer cumplir todas las disposiciones contenidas en el presente Manual o superar stas disposiciones para lo cual se diligencia la Lista de Verificacin de Homologacin del Sistema de Manual de Control de Trabajo y Anlisis de Riesgos en reas en Handover ECP-DHS-F-151 como requisito contractual. Las condiciones mnimas para delegar temporalmente la autoridad de un rea son: 1. Tener total control del acceso y de la administracin del rea a entregar, por quien la recibe. 2. Las fuentes que requieran ser aisladas para entregar el rea deben quedar con aislamiento positivo (SAS categora I). 3. Contar con anlisis integral de riesgos de interferencias por simultaneidad de actividades ejecutadas al interior y exterior del rea delegada. El acta de delegacin de la autoridad de un rea tiene validez durante la ejecucin del trabajo que motiv la delegacin del rea y debe contener como mnimo: 1. Descripcin del rea objeto del handover: ubicacin geogrfica y rea (m2) delegada, anexar plano detallando los lmites del rea y vecinos circundantes. 2. Fecha de inicio y final del handover. 3. Descripcin general del trabajo o los trabajos que se realizarn en el rea delegada. 4. Descripcin detallada del estado ambiental del rea delegada. 5. Descripcin detallada del estado de los activos que quedan dentro del rea delegada. 6. Estructura jerrquica del Sistema de Control de Trabajo en el rea delegada basado en los roles descritos en este Manual y en el Instructivo de Anlisis de Riesgos ECP-DHS-I-024. 7. Acuerdo para el seguimiento y verificacin de los controles HSE que tendr la dependencia de Ecopetrol que entrega el rea, durante el periodo de delegacin. 8. Dependencia, nombre, firma, registro y cargo del funcionario de ECOPETROL S.A. que entrega la autoridad del rea. 9. Dependencia o empresa contratista o socio estratgico, nombre, firma, registro o cdula de ciudadana y cargo del funcionario de ECOPETROL o representante legal de la empresa contratista o socio estratgico que recibe el rea. Los Emisores de permisos de trabajos definidos en la estructura jerrquica implementada en el rea delegada no podrn actuar de forma simultnea como Ejecutores de trabajos y deben demostrar
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

6/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

independencia funcional de las empresas contratistas encargadas de la ejecucin de los trabajos en el rea delegada.

3.3

ESTRUCTURA DE LOS PERMISOS DE TRABAJO:

3.3.1 Clasificacin de Actividades La clasificacin de las actividades se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios: 3.3.1.1 Actividades en Fro Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde: Existe la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables y que la actividad a ejecutar no involucra el uso de herramientas, equipos o procedimientos que generen llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energa o calor o produzcan chispa. Se utilicen herramientas, equipos o procedimientos que generen llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energa o calor o produzcan chispa pero que no exista la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables.

3.3.1.2 Actividades en Caliente Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde existe la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables e involucran el uso de herramientas, equipos o procedimientos que generan llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energa o calor o producen chispa. Ejemplos: Soldar, esmerilar, limpiar con chorro de arena, romper concreto, cortar con oxicombustible, cortar por plasma, realizar procesos de pre o post calentamiento con equipo oxicombustible, operar vehculos, equipos o maquinaria (elctricos o de combustin interna), equipos porttiles que tengan otras fuentes de energa en reas con probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables. 3.3.1.3 Actividades Elctricas Son aquellas actividades que se realizan en los equipos o componentes que hacen parte del rea elctrica y en cualquier actividad donde el anlisis de riesgos determine que existe la potencialidad de liberar un peligro de tipo elctrico y estn definidas en el Manual Manejo Seguro del Sistema Elctrico en Ecopetrol MASE ECP-DHS-M-003 o quien lo modifique, complemente o derogue. 3.3.2 Formato de Permisos de Trabajo En ECOPETROL S.A. se definen dos formatos de permiso de trabajo escrito. 3.3.2.1 Formato de Permiso para Actividades en Fro, Caliente y Elctricas Formato de permiso de trabajo ECP-DHS-F-152, para la autorizacin de trabajos en Fro, Caliente y Elctrico, el cual consta de un (1) original y una (1) copia de color blanco. El original debe permanecer en el cuarto de control, equipos de limpieza de pozos, oficina del Company Man, punto de control del programa de trabajo o sede del Emisor y la copia debe estar protegida con plstico hermtico y transparente y permanecer visible en el sitio de ejecucin del trabajo.
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

7/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

El paquete de permiso de trabajo est constituido fundamentalmente por los siguientes documentos: El formato de permiso de trabajo El formato del anlisis de riesgos Procedimiento o Instructivo de Trabajo (disponible en el frente ejecutor) El formato del certificado de apoyo y aislamiento seguro (cuando aplique) Listas de verificacin u otros documentos adjuntos que se requieran

3.3.2.2 Libro de Minuta Los trabajos controlados a travs del Libro de Minuta, son aquellos que cumplen con todos y cada uno de los siguientes requisitos: Debe ser ejecutada por una sola especialidad. No requiere permiso en caliente o elctrico No requiere un certificado de apoyo. No es una actividad intrusiva. No debe afectar la operacin normal de un sistema o planta (incluyendo dispositivos de seguridad como salvaguardas de proceso o sistemas de proteccin y control de equipos o procesos). No debe superar un turno de trabajo del frente Ejecutor para la realizacin del mismo. No requiere procedimiento o instructivo de trabajo escrito.

Cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe determinar los trabajos controlados a travs del libro de minuta; la oficializacin del listado la realiza el Gerente del Negocio. Toda persona ajena a un rea que pretenda ingresar a realizar una visita debe solicitar la autorizacin de ingreso y quedar registrada en el Libro de Minuta del rea correspondiente. El libro de minuta debe ser definido por cada dependencia de ECOPETROL S.A (en el numeral 4.6 se propone un modelo de Libro de Minuta). Debe contener como mnimo la siguiente informacin: Fecha y hora de ingreso y salida del rea Empresa ejecutora Trabajo a realizar Valoracin del riesgo RAM Confirmacin de la divulgacin y comprensin de los peligros propios del rea y sus respectivos controles tanto por el Emisor como por el Ejecutor. El anlisis de riesgo se realiza verbalmente utilizando como gua el documento de anlisis de riesgo vigente y publicado por el jefe del rea.

3.3.3 Formatos de los Certificados de Apoyo y Aislamiento Seguro Los formatos de los certificados de apoyo y sus correspondientes vigencias son: CDIGO DEL FORMATO ECP-DHS-F-155
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

NOMBRE DEL CERTIFICADO DE APOYO Certificado de Apoyo N1 Espacio Confinado

VIGENCIA Duracin de la actividad con revalidaciones cada siete (7) das calendario
8/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7 Duracin de la actividad con revalidaciones cada siete (7) das calendario Duracin de la actividad Duracin de la actividad intrusiva Duracin de la actividad Igual a la vigencia del permiso de trabajo

ECP-DHS-F-156 ECP-DHS-F-157 ECP-DHS-F-158 ECP-DHS-F-130 ECP-DHS-F-159

Certificado de Apoyo N2 Trabajo en Alturas Certificado de Apoyo N3 Excavacin Certificado de Apoyo N4 Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos Certificado de Aislamiento Elctrico Certificado de Apoyo N5 Incluye Apertura de Lneas de Tea Viva o Gases Txicos y Hot-tap

Todos los certificados de apoyo son de color blanco y se elaboran con un (1) original y una (1) copia y el nmero consecutivo debe relacionarse en la seccin B del permiso de trabajo. Los certificados de apoyo hacen parte integral del paquete de permiso, excepto, el certificado de apoyo N 4 Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos y el Certificado de Aislamiento Elctrico, ya que estos deben permanecer archivados en la sede del Emisor. El certificado de apoyo N 5 debe emitirse cada vez que el permiso de trabajo pierda vigencia. 3.3.4 Formato de Anlisis de Riesgos El formato de Anlisis de Riesgos es: ECP-DHS-F-150 Anlisis de Riesgos especfico para la realizacin del trabajo, en color blanco y se elabora con un (1) original y una (1) copia.

El diligenciamiento del formato de anlisis de riesgos debe cumplir lo establecido en el instructivo ECPDHS-I-024. 3.3.5 Vigencia de los Permisos de Trabajo La vigencia del permiso para trabajos controlados a travs del libro de minuta no debe superar un turno de trabajo del personal Ejecutor para la realizacin del mismo. La vigencia de las actividades controladas a travs del permiso en fro, caliente y/o elctrico no debe superar los siete (7) das calendario contados a partir del momento en que se emiti el permiso, garantizando el cumplimiento del proceso de revalidaciones. 3.3.6 Validez y Revalidacin del Permiso de Trabajo 3.3.6.1 Validez La validez de un permiso, no debe superar un turno de trabajo del personal Ejecutor responsable de la actividad relacionada en el mismo.

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

9/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 3.3.6.2 Revalidacin Un permiso de trabajo se debe revalidar cuando: Cambia ms del 50% de trabajadores del frente Ejecutor. Finaliza el tiempo de validez establecido en el permiso de trabajo. Elaborado 17/05/2013 Versin 7

Es condicin para revalidar un permiso de trabajo que se contine la misma actividad inicial y se mantengan el anlisis de riesgos expuestos en el permiso de trabajo y sus documentos adjuntos. Para revalidar el permiso, el Emisor y el Ejecutor deben revisar las condiciones del trabajo y del rea, diligenciar la seccin correspondiente del formato y el Ejecutor deber garantizar la lectura y comprensin del anlisis de riesgo y la implementacin de los controles a su cargo. Las responsabilidades asumidas por el Emisor y el Ejecutor durante la revalidacin de un permiso de trabajo son idnticas a las asumidas en la emisin del mismo. La hora de la revalidacin ser concertada entre el Emisor y el Ejecutor. No se puede revalidar un permiso de trabajo en cualquiera de los siguientes casos: Suspensin temporal del trabajo por ms de ocho (8) horas causada por algn incumplimiento del personal Ejecutor. Cuando hayan transcurrido siete (7) das calendario desde la fecha de emisin del permiso de trabajo. Si el trabajo no ha finalizado podr utilizarse el mismo Anlisis de Riesgos vigente, certificados de apoyo, entre otros, como documentos adjuntos al nuevo Permiso de Trabajo que se emita para continuar la actividad, siempre y cuando se mantengan las condiciones iniciales; para ello en la casilla de Observaciones del permiso de trabajo cerrado se indica el nmero de permiso de trabajo emitido. Cuando los originales o las copias, bien sea del permiso de trabajo o de alguno de los documentos adjuntos, no estn disponibles o no sean legibles. Cuando alguno de los documentos adjuntos haya perdido vigencia. Cuando se hayan llenado completamente las casillas de la seccin G de firmas en el formato de permiso de trabajo (Seccin D para el caso del permiso elctrico).

En cualquiera de estos casos el permiso debe ser cerrado y, una vez sea superada la condicin que llev a la no revalidacin, se emitir un nuevo permiso de trabajo. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersin geogrfica, se podr revalidar los permisos en la sede del Emisor. 3.3.7 Suspensin de un Trabajo Cualquier trabajador de ECOPETROL S.A., Contratista, funcionario del socio estratgico, proveedor o visitante podr suspender de hecho y de una manera responsable, un trabajo, cuando considere que las condiciones del mismo no son seguras y/o si no se estn cumpliendo las normas y los controles de riesgo establecidos en el permiso de trabajo. Para ello, informar de manera inmediata y verbal al Emisor quien verificar, validar la razn de la suspensin y notificar al Ejecutor sobre la(s) causa(s) de dicha decisin.
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

10/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 3.3.8 Suspensin de un Permiso de Trabajo El Emisor del permiso de trabajo tiene la potestad de suspender el permiso de trabajo si comprueba alguna de las siguientes situaciones: a. Cuando se est incumpliendo alguna de las normas de seguridad bsica o alguno de los controles previstos en el permiso de trabajo, en el anlisis de riesgos o en alguno de los documentos adjuntos. b. Cuando cambie alguna de las condiciones establecidas en el permiso, como pueden ser el tipo de actividad, el procedimiento, el alcance o las herramientas autorizadas inicialmente, tal como utilizar un soplete para retirar tornillos oxidados en vez de llaves manuales como se estipul en el permiso. c. Cuando haya un cambio en las condiciones del proceso, como por ejemplo una liberacin inesperada de un hidrocarburo o fluido de proceso. d. Cuando por razones operativas se quiera prevenir la interaccin con otras actividades. e. Cuando suceda una emergencia operacional o de cualquier otro tipo, o cuando se active o se d la voz de alarma de emergencia o evacuacin. f. Cuando no se usa o se usa en forma inadecuada un EPP. g. Cuando haya un cambio severo en las condiciones climticas (lluvia fuerte, tormentas, inundaciones, etc.) o en las condiciones del entorno. Es muy importante tener en cuenta que cuando se suspenda temporal o definitivamente un trabajo, las condiciones del equipo, sistema, proceso o rea sean llevadas a un nivel de seguridad apropiado que evite incidentes, antes de la interrupcin real y completa de la actividad. Adicionalmente, la dependencia emisora debe darle una atencin adecuada a la existencia de trabajos suspendidos, ya que esto debe tenerse en cuenta cuando se autorice otro trabajo. En el caso de trabajos ejecutados por una firma contratista, el Emisor del permiso de trabajo que hace la suspensin temporal o definitiva deber avisar lo antes posible al Gestor Tcnico y/o al Administrador del Contrato, para que tomen las medidas pertinentes. No se requiere llevar a cabo el proceso formal de suspensin cuando el trabajo se detiene por perodos cortos, como en los descansos para tomar lquidos y alimentos. Durante estos perodos, la validez del permiso continua y la actividad puede reanudarse, previa revisin y verificacin de las condiciones. Durante una emergencia operacional es probable que las circunstancias no permita una suspensin formal de los permisos, por tanto una comunicacin verbal por parte de cualquier miembro del equipo de la dependencia emisora o del responsable de la ejecucin del trabajo, es suficiente para suspender el o los trabajos amparados bajo dichos permisos; sin embargo, superada la emergencia, debe haber una revalidacin del permiso para asegurar que las condiciones no se hayan alterado como consecuencia de la misma. 3.3.8.1 Suspensin Temporal Si las condiciones de seguridad son retomadas en forma pronta y/o se subsanan inmediatamente los incumplimientos a las normas y controles, el Emisor podr autorizar verbalmente al Ejecutor la continuacin del trabajo bajo el mismo permiso de trabajo. En este caso no queda registro escrito en el libro de minuta o formato del permiso de trabajo sobre la suspensin temporal, pero el Emisor deber registrarla en el formato de entrega del turno, para informacin y seguimiento en los turnos posteriores.
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

Elaborado 17/05/2013

Versin 7

11/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 3.3.8.2 Suspensin Definitiva: Si la suspensin temporal del trabajo se mantiene por ms de ocho (8) horas, por incumplimientos a las normas y controles por parte del personal Ejecutor, el permiso de trabajo debe ser suspendido definitivamente por el Emisor y no podr tener revalidaciones posteriores. Para ello, se debe hacer el cierre del mismo, diligencindose la Seccin H de Cierre en el formato del permiso, que incluye un S en la casilla correspondiente a la suspensin definitiva e indicndose la(s) razn(es) de la decisin en la casilla de Observaciones de dicha seccin. En este caso, adems del registro escrito en el formato del permiso de trabajo, el Emisor deber registrar la suspensin definitiva en el formato de entrega del turno, explicando claramente las causas y soluciones, para informacin y seguimiento en los turnos posteriores. 3.3.9 Cierre del Permiso de Trabajo Las razones por las cuales se debe cerrar un permiso de trabajo son: 1. Cuando se ha ejecutado completamente la actividad por la cual se emiti el permiso, o 2. Cuando el permiso ha sido suspendido definitivamente por el Emisor, o 3. Cuando han transcurrido ms de siete (7) das calendario desde la emisin del permiso, lo que impide su revalidacin. El Ejecutor, antes de cerrar el permiso, asegura que el rea de trabajo quede en condiciones seguras y libres de residuos y materiales, y entrega al Emisor la copia del permiso para proceder al cierre del mismo. El Emisor realiza las pruebas de aceptacin y recibo del trabajo, verifica en campo las condiciones de seguridad, orden y aseo del rea y diligencia con el Ejecutor la seccin del cierre en el formato, tanto en el original como en la copia. Cuando el trabajo ha sido terminado, el Emisor debe informar a las dependencias operativas que estuvieron involucradas en el mismo. 3.3.10 Archivo del Permiso Una vez cerrado el permiso, el Emisor asegura el paquete de originales (permiso de trabajo y sus documentos adjuntos) en una carpeta destinada exclusivamente para tal fin y all los archivar para su consulta, al menos durante treinta (30) das calendario contados a partir del momento del cierre del permiso. Elaborado 17/05/2013 Versin 7

3.4

ROLES Y RESPONSABILIDADES:

Todas las personas que participen de una forma directa o indirecta en actividades relacionadas con la aplicacin de este Manual deben ser previamente entrenadas, de acuerdo con su cargo y rol. a. Presidente: Solicitar rendicin de cuentas sobre el desempeo del Sistema de Control de Trabajo a cada una de las Vicepresidencias de ECOPETROL S.A.

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

12/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 b. Vicepresidentes: Asegurar la implementacin y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo en sus reas de responsabilidad. Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementacin y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo. Establecer el programa de capacitacin y entrenamiento de los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo. Elaborado 17/05/2013 Versin 7

c. Gerentes de Negocio y Superintendentes: Asegurar la implementacin y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo en sus reas de responsabilidad mediante las revisiones peridicas o auditoras internas o externas. Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementacin y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo. Establecer el documento con los lineamientos que se deben cumplir dentro del proceso de planeacin y programacin de los trabajos Validar el listado de trabajos controlados a travs del Libro de Minuta en su rea de responsabilidad. Validar el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersin geogrfica a desarrollar en su rea de responsabilidad por parte del Superintendente y aprobarlo por parte del Gerente. Velar por el cumplimiento del programa de capacitacin y entrenamiento establecido. Establecer plan para comprobar la competencia para los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo. Establecer el programa de Evaluaciones peridicas para verificar la efectividad del Sistema de Control de Trabajo.

d. Jefes de Departamento: Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementacin y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo. Garantizar que los participantes del Sistema de Control de Trabajo hayan superado el programa de capacitacin y entrenamiento establecidos en cada Vicepresidencia. Cumplimiento del plan para comprobar la competencia para los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo. Definir listado de trabajos controlados a travs del Libro de Minuta en su rea de responsabilidad. Definir el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersin geogrfica a desarrollar en su rea de responsabilidad. Implementar el programa de auditoras para revisin de la efectividad del Sistema de Control de Trabajo en su rea de responsabilidad. Implementar el programa de Evaluaciones peridicas para verificar la efectividad del Sistema de Control de Trabajo.

e. Coordinadores y Supervisores: Asegurar que se identifiquen los peligros de la actividad y se implementen los controles necesarios antes, durante y despus de la ejecucin de los trabajos.
13/27

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

Gestionar oportunamente los recursos requeridos para la implementacin y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo. Evaluar el impacto de las actividades desarrolladas en su rea de responsabilidad que puedan afectar otras reas y comunicar a los responsables de las mismas con el fin de minimizar los efectos producto de las interferencias. Asegurar que la planeacin y programacin de los trabajos se haya desarrollado de acuerdo con las disposiciones establecidas en este Manual. Asegurar que el proceso de cambio de turno tanto del Emisor como del Ejecutor es apropiado y no causar impacto en la seguridad de los trabajos. Realizar las Evaluaciones al Sistema de Control de Trabajo e implementar las acciones correctivas para garantizar que el Sistema de Control de Trabajo funcione de manera efectiva en su rea de responsabilidad.

f.

Emisor Entregar el equipo o sistema a ser intervenido por el Ejecutor, en condiciones integralmente seguras, aplicando adecuada y oportunamente los procedimientos del SAS y/o SAES. Aplicar el Sistema de Control de Trabajo segn lo establecido en el presente Manual. Revisar, emitir, revalidar y cerrar los permisos de trabajo. Revisar y firmar los anlisis de riesgos y certificados de apoyo. Verificar que las precauciones especificadas en un permiso hayan sido tomadas antes de comenzar el trabajo y asegurar que se haya hecho el anlisis de riesgo antes de iniciar la tarea. Comunicar al Ejecutor sobre actividades adyacentes, interferencias y situaciones especiales en el rea al momento de comenzar el trabajo. Asegurar que el resultado de la prueba de gases sea confiable, acorde con la frecuencia establecida y que sean registrados en los respectivos formatos de permisos de trabajo. Asegurar que el Ejecutor entiende plenamente el alcance del trabajo, los equipos a intervenir y los controles previstos para la ejecucin del trabajo. Solicitar y verificar el correcto diligenciamiento del permiso elctrico requerido para la ejecucin de actividades que requieren dicho documento. Dedicar tiempo suficiente para realizar el empalme con el Emisor del turno entrante para permitir la revisin y discusin adecuada del estado y condiciones de todos los permisos de trabajo. Diligenciar el reporte de turno indicando el estado de los permisos (emitidos, no emitidos, suspendidos temporal y definitivamente, cerrados y vigentes, permisos controlados por minuta) segn lo establecido en la directriz ECP-DHS-J-004 Entrega y Recibo de Turno en la reas operativas de ECOPETROL S.A. Firmar el reporte de turno confirmando que ha entendido la situacin y que ha tomado responsabilidad sobre las actividades de los permisos de trabajo que se mantienen vigentes y vlidos. Realizar un recorrido inicial al rea de trabajo y en los recorridos posteriores durante su turno definidos en la ronda estructurada, cada Emisor deber visitar e inspeccionar los sitios donde se encuentran en ejecucin trabajos amparados por los permisos vigentes, para garantizar que los controles especificados en el permiso se mantienen y que las condiciones del sitio permanecen seguras. Suspender el permiso de trabajo en caso de que las condiciones del rea no sean seguras. Atender y dar cumplimiento al programa de capacitacin.

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

14/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 g. Ejecutor o Responsable por la Ejecucin Aplicar el Sistema de Control de Trabajo segn lo establecido en el presente Manual. Asegurar que todos los trabajadores que conforman el grupo Ejecutor conocen el alcance del trabajo, entiendan el anlisis de riesgos y se comprometan a cumplir los controles que les correspondan. Asegurar que todos los trabajadores tengan la competencia requerida para realizar los trabajos con seguridad y que sigan los procedimientos establecidos. Revisar, firmar como Ejecutor en la emisin, revalidacin y cierre de los permisos de trabajo. Elaborar y firmar los anlisis de riesgos y certificados de apoyo. Asegurar que la planeacin y programacin del trabajo se haya desarrollado de acuerdo a las disposiciones establecidas en este Manual. Garantizar que las herramientas y equipos a utilizar sean las adecuadas y estn en ptimas condiciones para su uso y que los trabajadores conozcan la forma de operarlas. Detener el trabajo si cambian las circunstancias involucradas en el permiso emitido e informar al Responsable del rea. Garantizar que al finalizar o suspender el trabajo, el sitio quede en condiciones limpias y seguras, y que el permiso sea cerrado oportunamente. Asegurar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el permiso de trabajo, anlisis de riesgo, certificados de apoyo y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la ejecucin del trabajo. Atender y dar cumplimiento al programa de capacitacin. Elaborado 17/05/2013 Versin 7

h. Trabajadores Ejecutores (Personal de Mantenimiento y Trabajadores de Contratistas) i. No iniciar ningn trabajo hasta tanto no se disponga del respectivo permiso emitido. Exigir al responsable por la ejecucin de trabajo que le sea suministrada la informacin sobre el alcance del trabajo, los peligros y sus controles y debe asegurarse que los entendi claramente. Garantizar que cuando se termine o suspenda el trabajo, el equipo, sistema o rea queden en condiciones limpias, ordenadas y seguras. Cumplir con los requisitos establecidos en el permiso de trabajo, anlisis de riesgo, certificados de apoyo y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la realizacin de las actividades. En caso de duda o si las circunstancias cambian, suspender el trabajo y consultar con el Emisor. Una vez finalizado el trabajo, informar al responsable por la ejecucin para iniciar el cierre. Atender y dar cumplimiento al programa de capacitacin.

Gestor Tcnico HSE y Administrador de Contrato Verificar y facilitar que el Contratista cumpla las condiciones contempladas en este Manual. Asistir a la capacitacin para alcanzar el nivel de competencias requeridos para el rol que desempea dentro del Sistema de Control de Trabajo. Participar y/o validar las Evaluaciones HSE del Sistema de Control de Trabajo y realizar los ajustes a que hubiere lugar. Implementar el programa de Evaluaciones peridicas para evaluar la efectividad del Sistema de Control de Trabajo. Dar cumplimiento a las funciones definidas en la Gua para la Administracin y Gestin de Contratos y Convenios GAB-G-001, o quien lo modifique, complemente o derogue.

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

15/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 j. Elaborado 17/05/2013 Versin 7

Profesionales de Gestin de Riesgos o Staff HSE. Velar por la implementacin y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo en sus reas de responsabilidad mediante las revisiones peridicas, autoevaluaciones, evaluaciones internas o externas. Validar el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersin geogrfica a desarrollar en su rea de responsabilidad para aprobacin del Gerente. Impartir o garantizar la disponibilidad de los programas de capacitacin sobre el Sistema de Control de Trabajo.

k. Profesionales HSE de DHS Impartir o garantizar la disponibilidad de los programas de capacitacin sobre el Sistema de Control de Trabajo. Ejecutar el programa de Evaluacin anual establecido por DHS para todo Ecopetrol S.A. Mantener un archivo actualizado con las oportunidades de mejora de este Manual. Liderar actualizaciones de este Manual. CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO:

3.5

La efectividad del Sistema de Control de Trabajo depende, en gran medida, del cuidado y la competencia de las personas involucradas en el mismo, especialmente del Emisor y del Ejecutor, por lo tanto, es esencial que todo el personal clave se encuentre adecuadamente capacitado y entrenado. Todo el personal que toma parte activa en el Sistema de Control de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos mnimos: a) Contar con una experiencia mnima de seis (6) meses en el cargo. b) Cada Vicepresidencia debe establecer un plan de capacitacin a 2 aos a partir de la fecha de vigencia de este documento, con el fin de asegurar la formacin para los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo, de tal manera que les permita desempear sus funciones de forma segura. c) Para Emisores y Supervisores del Emisor nuevos (directos o Contratados) deben recibir la formacin en los 13 mdulos y acompaamiento inicial en la emisin de mnimo tres (3) permisos para actividades en Fro y tres permisos para actividades en caliente o elctrico. Este acompaamiento debe quedar documentado en el formato Reporte de Acompaamiento en el Sistema de Control de Trabajo ECP-DHS-F-243 y archivado. Para los roles participantes del Sistema de Control de Trabajo se debe capacitar y entrenar en las temticas mnimas basadas en la descripcin de la siguiente tabla (disponibles como mdulos de la Universidad de Ecopetrol y/o guas de entrenamiento):

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

16/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7 INTENSIDAD MNIMA (HORAS) 4H 4H 3H 3H 3H 3H 3H 3H 3H 3H 3H 3H 2H 4H 4H

PARTICIPANTES

CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO 1. Control de Trabajo 2. Anlisis de Riesgos CT 3. Trabajos en Alturas CT 4. Sistema de aislamiento seguro de plantas y equipos SAS CT 5. Sistema de aislamiento elctrico seguro SAESCT 6. Manejo de emergencias - CT 7. Espacios Confinados CT 8. Monitoreo de Atmsferas CT 9. Elementos de Proteccin Personal EPP CT 10. Levantamiento Mecnico de Cargas LMCCT 11. Excavaciones CT 12. Manejo de Sustancias Qumicas CT 13. Requisitos Legales en HSE - CT 1. Control de Trabajo

Emisor y supervisor del Emisor

Ejecutor y supervisor del Ejecutor Coordinadores, Gestores Tcnicos, Profesionales HSE y Administradores de contratos Jefes de Departamento, Superintendentes y dems roles.

2. Anlisis de Riesgos CT - Otras capacitaciones y entrenamiento requerido para el trabajo especfico a realizar. 1. Control de Trabajo 2. Anlisis de Riesgos CT Control de Trabajo y Anlisis de Riesgos

4H 4H 2H

Las necesidades de capacitacin, entrenamiento, acompaamiento y actualizacin se definen con base en el monitoreo y las evaluaciones del Sistema de Control de Trabajo. Los registros para demostrar que super los resultados de la evaluacin en el programa de capacitacin y entrenamiento se deben archivar en el expediente de cada trabajador y adicionalmente, cuando sea un trabajador propio de ECOPETROL S.A. debe cargarse en el sistema SAP. Con base en las competencias definidas, cada Vicepresidencia debe establecer un plan a 5 aos a partir de la fecha de vigencia de este documento, para comprobar la competencia a travs de VTH para los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo, de tal manera que les permita desempear sus funciones de forma segura. La Recertificacin se realizar cada 5 aos. El contratista debe asegurar que el personal que participa como Emisor, Supervisor del Emisor, Ejecutor o Supervisor del Ejecutor cuente con la capacitacin en el Sistema de Control de Trabajo.
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

17/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

3.6

INDICADORES DE DESEMPEO:

En los escenarios de gestin de las diferentes dependencias de ECOPETROL S.A. se pueden analizar los siguientes indicadores: % Permisos de trabajo planeados = # Permisos planeados/# Permisos de trabajo emitidos X 100% % Ejecucin de recomendaciones resultantes de las evaluaciones = # Recomendaciones cerradas/# Recomendaciones programadas a la fecha de cierre X 100% % Permisos de trabajo suspendidos = # Permisos de trabajo suspendidos definitivamente / # Permisos emitidos X 100% % Emisores con competencias comprobadas = # Emisores del rea con competencias comprobadas/ # de Emisores del rea X 100% % Ejecutores con competencias comprobadas = # Ejecutores del rea con competencias comprobadas/ # de Ejecutores del rea X 100% % Permisos de trabajo debidamente cerrados = # Permisos de trabajos debidamente cerrados/# de permisos emitidos X 100% % Permisos de trabajo respaldados con procedimiento o instructivo de trabajo = # Permisos de trabajo respaldados con procedimiento o instructivo de trabajo / # permisos de trabajo emitidos X 100%

4. DESARROLLO
Los pasos necesarios dentro del Sistema de Control de trabajo, son los siguientes:

4.1

PLANEACIN Y PROGRAMACIN DE LOS TRABAJOS

Cada Vicepresidencia o Gerencia debe establecer los lineamientos que se deben cumplir dentro del proceso de planeacin y programacin de los trabajos, teniendo en cuenta que la seguridad es un pre-requisito para programar un trabajo. Este proceso debe establecer un documento que incluya como mnimo: Los roles y responsabilidades que hacen parte del proceso de planeacin y programacin. El reglamento para el seguimiento, control y aprobacin de la planeacin y programacin de los trabajos. Las fuentes oficiales para priorizacin, planeacin, programacin, registro y consulta. (ejemplo: RIS, Ellipse, SAP, entre otros) Los requisitos mnimos a verificar para programar un trabajo (ejemplo: formato matriz de valoracin y caracterizacin del riesgo, formato plan de movilizacin de equipos, well planning de pozo, lecciones aprendidas, recomendaciones tcnicas, procedimientos o instructivos, entre otros) Los controles para planear y programar un trabajo de mantenimiento requerido para atender una condicin de alto riesgo para las personas, el ambiente, las instalaciones o la produccin. Los controles por interferencias y peligros potenciales por programacin de trabajos simultneos.

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

18/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

4.1.1. Visita al Sitio para la Planeacin del Trabajo Una vez identificada la necesidad de realizar un trabajo a travs de una OT o nmero de contrato, el Emisor y Ejecutor, verifican en sitio el equipo o sistema a intervenir con el fin de determinar un alcance integral del trabajo que incluya los aspectos tcnicos, la aplicacin de aislamiento de las fuentes de energa (SAS/SAES) y validar los requisitos establecidos en este manual. Es imprescindible que durante la visita al sitio del trabajo, tanto Emisor como Ejecutor, analicen las posibles interferencias con otras actividades o procesos desarrollados en reas aledaas que puedan ocasionar un impacto para la seguridad de los trabajadores o de la instalacin. En esta visita, el Emisor puede advertir la afectacin de reas vecinas, caso en el cual debe efectuar los correspondientes contactos para enterarlos y definir controles a las posibles afectaciones. El Emisor y el Ejecutor deben elaborar el anlisis de riesgos del trabajo a realizar segn lo descrito en el instructivo ECP-DHS-I-024. Posteriormente, este documento debe ser remitido para revisin y aprobacin segn el nivel de autorizacin que corresponda. 4.1.2 Programacin del trabajo: Para la programacin de un trabajo se debe verificar como mnimo: Que el trabajo se encuentra planeado. Que el equipo o sistema puede ser entregado al ejecutor por parte del rea. Que el funcionario autorizado del rea apruebe la programacin del trabajo. Que el Emisor y Ejecutor revisaron y acordaron el procedimiento o instructivo a seguir para la ejecucin del trabajo. Que se dispone del personal y las competencias requeridas identificadas en la planeacin. Que se dispone de los materiales, repuestos, equipos, accesorios y servicios especiales identificados en la planeacin. Que se dispone de los controles por interferencias y peligros potenciales cuando exista programacin para trabajos simultneos en el rea o en el entorno. EMISIN DEL PERMISO DE TRABAJO

4.2

4.2.1 Solicitud del Permiso de Trabajo El Ejecutor debe entregar el paquete de permiso de trabajo en la sede del Emisor, de manera que pueda ser validado por este ltimo, por lo menos con un (1) da de anterioridad al inicio de la ejecucin del trabajo, con el fin de que se hagan observaciones y modificaciones donde aplique y se gestionen las firmas requeridas. Este paquete de permisos debe contener: Formato de permiso de trabajo con las secciones A y B debidamente diligenciadas, y adicionalmente secciones C y/o D para el caso de actividades en caliente y/o elctricas cuando apliquen. Formato de Anlisis de Riesgo firmado segn el nivel de autorizacin que corresponda. Certificado de apoyo, si aplica
19/27

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Otros documentos de apoyo, si aplica Elaborado 17/05/2013 Versin 7

En las reparaciones generales y tcnicas con parada de planta, mantenimiento de lneas, reparaciones generales de equipo mayor, trabajos contratados y ejecucin de proyectos, se proceder de igual manera, pero con el suficiente tiempo de anticipacin, el cual es acordado entre el Emisor y el Ejecutor. La solicitud del permiso la har el Ejecutor al Emisor en la sede de este ltimo, informando el nmero de la OT o nmero de contrato, justo antes del inicio del trabajo para que el Emisor extraiga de su archivo el paquete de permiso de trabajo debidamente revisado y aprobado. 4.2.2 Alistamiento para entrega del equipo o sistema a intervenir Una vez programados los trabajos a realizar, el Emisor debe iniciar el alistamiento requerido para la entrega del equipo o sistema a intervenir, aplicando los procedimientos operativos y los controles establecidos en el permiso de trabajo y documentos adjuntos, y simultneamente realiza el SAS si aplica segn la categora de aislamiento definida para el trabajo durante la fase de planeacin HSE. Se debe diligenciar el formato ECP-DHS-F-158 Certificado de Apoyo N4 Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos y se debe coordinar con la autoridad de aislamiento elctrico para el diligenciamiento del formato ECP-DHS-F-130 Certificado de Aislamiento Elctrico, si es requerido. El Emisor debe diligenciar el resto del formato de permiso de trabajo, excepto las secciones E (Pruebas de Gases), G (Firmas) y H (Cierre), y de los formatos de certificados de apoyo que apliquen. El personal del Ejecutor debe iniciar el alistamiento de los materiales, equipos y herramientas requeridas para la realizacin del trabajo, con base en la informacin consignada en la planeacin y programacin del trabajo, los procedimientos o instructivos de trabajo existentes y los documentos adjuntos. 4.2.3 Prueba de Gases El Emisor, que debe ser una persona avalada por Ecopetrol S.A en el monitoreo de atmsferas siguiendo los lineamientos del Instructivo de Realizacin de Prueba de Gases y Calibracin de Equipos Porttiles ECP-DHS-I-082, quien realiza la prueba de gases correspondiente, con la menor antelacin posible al inicio del trabajo, definiendo previamente los puntos exactos del muestreo, de manera que sea representativo de las condiciones reinantes y de acuerdo con las caractersticas del trabajo. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersin geogrfica, la prueba de gas la realiza una persona avalada por Ecopetrol S.A. en el monitoreo de atmsferas. Si los resultados de la prueba indican valores fuera del rango de seguridad establecido deben tomarse las medidas y los controles necesarios para llevarlos a valores de seguridad, antes de emitir o revalidar el permiso de trabajo. La necesidad de realizar la prueba y su frecuencia debern ser definidas en el anlisis de riesgos respectivo. Esta prueba de gas se debe documentar diligenciando la seccin E del formato de permiso de trabajo para su posterior emisin del permiso.

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

20/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 4.2.4 Emisin del Permiso de Trabajo El Emisor y el Ejecutor realizan la visita previa conjunta al sitio de trabajo para verificar las condiciones y se aseguran el completo y adecuado diligenciamiento del formato de permiso de trabajo y documentos adjuntos, y los firman. Antes, y si hay necesidad, deben obtenerse las firmas de aprobacin de los Supervisores de las dems dependencias que estn involucradas en el trabajo, bien sea como responsables de las reas geogrficas donde se realizar el mismo o como usuarios del sistema que se va a intervenir (seccin F del formato de permiso de trabajo). Para el caso de la emisin de los permisos de trabajo para los trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersin geogrfica, el Emisor podr emitir el permiso de trabajo con una validez mxima de siete (7) das calendario especificando claramente el turno de trabajo del Ejecutor. 4.2.5 Validez y Revalidacin de los Permisos Las revalidaciones implican, tanto para el Emisor como para el Ejecutor, un nivel de responsabilidad igual al de la emisin inicial del permiso e implica la revisin de la documentacin asociada y la visita previa conjunta al sitio de trabajo para verificar las condiciones. Al finalizar el trabajo o al terminar su turno de trabajo, se debe contar con el paquete de copias del permiso y sus documentos adjuntos, bien sea para su cierre inmediato o para la posterior revalidacin del mismo. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersin geogrfica, se podr revalidar los permisos en la sede del Emisor. Elaborado 17/05/2013 Versin 7

4.3

EJECUCIN

4.3.1 Divulgacin de los Peligros y Controles al personal Ejecutor Una vez obtenido el permiso de trabajo, el Ejecutor realiza una charla con todos los trabajadores involucrados en la ejecucin del trabajo para informarles sobre lo acordado en el permiso de trabajo y sus documentos adjuntos, y debe asegurarse de que todo el grupo tenga plena claridad sobre el procedimiento y/o instructivo de trabajo a seguir, los peligros a que estn expuestos y los controles que deben implementarse. El Ejecutor relata a sus trabajadores por lo menos una leccin por aprender relacionada con la actividad a desarrollar en el turno de trabajo. 4.3.2 Ubicacin del Permiso de Trabajo El Emisor une el formato diligenciado del permiso de trabajo a los documentos adjuntos, en dos (2) paquetes, as: a. uno (1) de originales. b. uno (1) de copias. El paquete de originales es ubicado en un sitio exclusivo para los permisos vigentes dentro del cuarto de control o sede del Emisor, que puede ser una cartelera o un sistema de estantes con casillas muy bien identificadas, clasificndolos por unidad, planta, rea, zona, equipo o de cualquier otra forma, de manera que se facilite al mximo su visualizacin, ubicacin y consulta, y donde permanece mientras se ejecuta el trabajo.
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

21/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

El paquete de copias queda en poder del Ejecutor, quien lo debe proteger adecuadamente de la humedad y suciedad mediante un empaque plstico hermtico y transparente. Una vez se realice la divulgacin de los peligros y controles al personal Ejecutor, el paquete de copias del permiso se ubica en un sitio visible y lo ms cerca del lugar de trabajo, mantenindolo all mientras se ejecuta el trabajo. Adicionalmente, en todo cuarto de control o sede del Emisor debe existir un dibujo tipo Plot Plan de la planta o unidad, en escala adecuada, en donde se marquen de una manera clara deseable con colores los sitios en donde se tienen todos los trabajos con permisos emitidos en caliente, fro, elctricos o a travs del libro de minuta. 4.3.3 Verificacin del cumplimiento de los controles Tanto el Ejecutor como el Emisor visitan e inspeccionan el sitio de trabajo con regularidad para garantizar que las condiciones detalladas en el permiso de trabajo no hayan cambiado, que slo se realice el trabajo descrito en el alcance del permiso y que se est ejecutando de manera segura. En caso de advertirse una omisin de algunos de los controles establecidos o de identificarse nuevos peligros, el trabajo debe suspenderse y tras ser interrumpido se debe volver a evaluar las condiciones del sitio y las medidas de control apropiadas. El Emisor debe mantener una constante comunicacin con el Ejecutor para monitorear el desarrollo del trabajo.

4.4

TERMINACIN DE LOS TRABAJOS

4.4.1 Normalizacin de Protecciones El Emisor debe verificar que se han activado o normalizado las protecciones de proceso, tales como cortes, alarmas, bloqueos y by- pass, que hayan sido suspendidas o inhabilitadas con ocasin del trabajo. Tanto la suspensin como la normalizacin de protecciones deben ser registradas adecuadamente en los formatos establecidos. Este paso incluye la verificacin del retiro del aislamiento (SAS y/o SAES si aplica), la restauracin de la integridad del equipo o sistema, incluyendo la prueba de servicio antes de colocarlo en operacin normal o en disponibilidad. 4.4.2 Inspeccin del sitio y entrega del trabajo El Ejecutor debe entregar el sitio de trabajo en condiciones limpias y seguras una vez se finalice el trabajo; para que lo anterior se cumpla a cabalidad, es esencial que antes de cerrar el permiso, el Emisor visite el sitio para garantizar que no queden fuentes potenciales de incidentes y que el equipo se pueda retornar al servicio de manera segura. Se deben verificar los siguientes aspectos, entre otros: Los accesorios y equipos retirados o desmontados durante el trabajo se dejaron en condiciones seguras. El rea se encuentra limpia, cualquier derrame generado fue limpiado y los residuos se dispusieron de forma ambientalmente segura.

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

22/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 4.4.3 Cierre del Permiso de Trabajo Una vez el Emisor recibe de conformidad el trabajo, procede junto con el Ejecutor a cerrar el formato de permiso de trabajo o el Libro de Minuta. En caso que el Ejecutor finalice la actividad y no realice el correspondiente cierre del permiso, el Emisor debe generar una falla de control a la empresa contratista o a la dependencia de la cual hacen parte los Ejecutores. Elaborado 17/05/2013 Versin 7

4.5

SEGUIMIENTO Y CONTROL

La efectividad de la implementacin y sostenibilidad del Sistema de Control de Trabajo se mide mediante un programa formal de Evaluaciones establecido anualmente segn procedimiento Evaluaciones Internas al Sistema de Gestin y Control Integral ECP-VEC-P-011. El Formato ECP-DHS-F-019 Lista de Verificacin Manual de Control de Trabajo y Anlisis de Riesgos puede ser utilizado para realizar las Autoevaluaciones y Evaluaciones. Las Evaluaciones pueden ser de diferentes niveles, as: Autoevaluaciones: El objetivo de esta evaluacin es identificar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Control de Trabajo, es ejecutada por los Supervisores y Coordinadores de cada dependencia en compaa de Emisores y Ejecutores. Pueden ser directas o cruzadas. Los resultados de la Evaluaciones deben ser archivados, tabulados y socializados en los escenarios establecidos en la Estructura de Control de Gestin de la dependencia con el fin de realizar el seguimiento a la ejecucin de las acciones correctivas propuestas a raz de los hallazgos encontrados en la Evaluaciones. Los resultados de la Evaluacin deben ser archivados, tabulados y socializados en los escenarios establecidos en la Estructura de Control de Gestin de cada Vicepresidencia con el fin de realizar el seguimiento a la ejecucin de las acciones correctivas propuestas a raz de los hallazgos encontrados en la Evaluacin. Evaluaciones de Primera y Segunda Parte: El objetivo de esta Evaluacin es identificar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Control de Trabajo. Es ejecutada por: a) b) c) d) Profesionales de VEC Los Profesionales HSE de la DHS Los profesionales DAI Clientes o partes interesadas

Los resultados de la Evaluacin deben ser archivados, tabulados y socializados en los escenarios establecidos en la Estructura de Control de Gestin de ECOPETROL S.A. con el fin que las dependencias elaboren un plan de accin tendiente a eliminar los hallazgos detectados. Evaluaciones de Tercera Parte: El objetivo de este tipo de evaluacin es verificar el nivel de conformidad del Sistema de Gestin HSE de ECOPETROL S.A. con los elementos detallados en una norma de Gestin HSE como la Norma OHSAS 18001 u otras similares. Los auditores pertenecen a entes acreditados para realizar este tipo de
Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

23/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

verificaciones, son independientes de ECOPETROL S.A. y cuentan con las competencias que lo certifican como auditores de estas normas en particular.

4.6

DOCUMENTO MODELO DE LIBRO DE MINUTA


LIBRO DE MINUTA DEPENDENCIA: Divulgacin de los peligros propios del rea y sus controles valoracin (Emisor ) del riesgo RAM Registro o Nombre Firma CC Anlisis y comprensin de los peligros y sus controles (Ejecutores) Registro o Nombre Firma CC

Fecha

Hora ingreso

hora salida

empresa

trabajo a realizar

4.7

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DEL PERMISO DE TRABAJO PARA ACTIVIDADES EN FRO, CALIENTE Y ELCTRICAS

El formato de permiso de trabajo debe ser elaborados en tamao oficio y deben ser diligenciados con bolgrafo de tinta, en letra clara y sin enmendaduras, asegurndose de que tanto el original como la copia sean completamente legibles. Todas las secciones y casillas deben ser diligenciadas, de acuerdo con las siguientes indicaciones: SECCIN A - GENERALIDADES: Debe ser diligenciada por el Ejecutor o dependencia ejecutora en la etapa de planeacin. TIPO DE PERMISO: se debe seleccionar con una equis (X) si aplica Permiso en Fro o Permiso en Caliente o Permiso Elctrico. Si desde planeacin se define que es una actividad en Caliente y Elctrica se debe seleccionar con una equis (X) el Permiso en Caliente y el Permiso Elctrico. FECHA DE DILIGENCIAMIENTO: Se escribe da (dd), mes (mm), ao (aa) y hora (am o pm) en que se inicia el diligenciamiento del formato de permiso por parte del Ejecutor. RAM HSE: Se escribe H, M, L o N, segn el caso. DEPENDENCIA O EMPRESA EJECUTORA: Se escribe el nombre o sigla oficial de la dependencia de ECOPETROL S.A. o de la firma contratista o socio estratgico que va a ejecutar el trabajo. ACTIVIDAD FRECUENTE, REPETITIVA Y/O DISPERSA: se debe seleccionar con una X SI corresponde o NO en las definidas por cada Gerencia. ESPECIALIDAD (ES): Se escribe el nombre de la(s) especialidad(es) que va a ejecutar el trabajo. OT (S) / CONTRATO: Se escribe el nmero de la(s) orden(es) de trabajo, el nmero de evento, documento similar o del contrato de trabajo bajo el cual se va a realizar el trabajo. PLANTA O LUGAR: Se escribe el nombre de la planta o lugar donde se encuentra el equipo, sistema o rea donde se ejecutar el trabajo. EQUIPO O SISTEMA OBJETO DEL TRABAJO: Se escribe el nombre y nmero de identificacin oficial del equipo, sistema o rea que va a ser intervenido. TRABAJO A REALIZAR: Se describe en forma clara y precisa el trabajo a ejecutar.
24/27

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

SECCIN B PLANEACIN Y PREPARACIN PARA EL TRABAJO: Debe ser diligenciada por el Ejecutor o dependencia ejecutora en la etapa de planeacin y verificada y complementada si se requiere por el Emisor al momento de emitir el permiso de trabajo. En las casillas de los documentos o controles que apliquen y cuyo formato cuente con un nmero consecutivo de identificacin, se coloca dicho nmero. En las casillas de los documentos o controles que apliquen y cuyo formato no cuente con nmero consecutivo de identificacin, se coloca una equis (X). Las casillas de los documentos o controles que no aplican para el alcance del trabajo se dejan en blanco. En la casilla de Otro se coloca lo adicional. SECCIN C REQUISITOS ADICIONALES PARA ACTIVIDADES EN CALIENTE: Debe ser diligenciada por el Ejecutor o dependencia ejecutora en la etapa de planeacin y verificada y complementada si se requiere por el Emisor al momento de emitir el permiso de trabajo. Para Permiso en Caliente se documentan los controles que aplica marcndolos con una equis (X). Si no es una actividad en Caliente, en el formato de permiso se coloca una equis (X) en la casilla N.A. y las dems casillas se dejan en blanco. SECCIN D REQUISITOS ADICIONALES PARA ACTIVIDADES ELCTRICAS: Debe ser diligenciada por el Ejecutor o dependencia ejecutora en la etapa de planeacin y verificada y complementada si se requiere por el Representante del rea Elctrica. Para Permiso Elctrico se marca con una equis (X) el nivel de tensin y el valor correspondiente. Si no es una actividad elctrica, en el formato de permiso se coloca una equis (X) en la casilla N.A. y las dems casillas se dejan en blanco. SECCIN E PRUEBAS DE GASES: Debe ser diligenciada por el Emisor (persona avalada por Ecopetrol S.A en el monitoreo de atmsferas), justo antes de iniciarse el trabajo. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersin geogrfica, la prueba de gas la realiza una persona avalada por Ecopetrol S.A. en el monitoreo de atmsferas. Si esta prueba no aplica, en el formato de permiso se coloca una equis (X) en la casilla N.A. y las dems casillas se dejan en blanco. En los dems casos se escribe: FECHA PRUEBA: la fecha como da (dd), mes (mm), ao (aa) en que se realiza la prueba. HORA PRUEBA: la hora (am pm) en que se realiza la misma. TIEMPO DE VALIDEZ: el tiempo en horas (x h) o en minutos (x min), definido en el anlisis de riesgos. Si se requiere monitoreo permanente colocar prueba continua. LEL, O2, CO y H2S: los resultados de la prueba. OTRO: el nombre de la sustancia adicional que se monitorea, el rango de seguridad y los resultados de las mediciones. FECHA CALIBRACION VIGENTE DEL EQUIPO DETECTOR: Fecha final de la vigencia de calibracin. FIRMA DE LA PERSONA QUE REALIZA LA PRUEBA: la firma, que debe ser autgrafa o corta, del funcionario avalado por Ecopetrol S.A que realiza la prueba. REGISTRO O CC: el nmero de registro o cdula de ciudadana del funcionario avalado por Ecopetrol S.A que realiza la prueba.

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

25/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

SECCIN F FIRMAS AUTORIZACIN DEL REA GEOGRFICA O RESPONSABLE DE REA (AUTORIZO LA REALIZACIN DEL TRABAJO): Debe ser diligenciada en los siguientes casos: Cuando se realice un trabajo en un sistema operativo que cruza varias reas geogrficas, se documenta la aprobacin del(los) supervisor(es) del rea geogrfica en donde se va a ejecutar la actividad. En las reas que se tiene como control que el responsable de rea autoriza la realizacin del trabajo.

SECCIN G FIRMAS EMISIN Y REVALIDACIONES: Debe ser diligenciada por el Emisor o responsable del rea y por el Ejecutor al momento de emitirse o revalidarse el permiso de trabajo, sobre el original y la copia, tanto en la emisin como en las revalidaciones: El Emisor escribe la fecha de emisin o revalidacin (dd/mm/aa), las horas de inicio (DESDE) y terminacin (HASTA) de la validez (am pm) y consigna su firma y el nmero de registro o cdula de ciudadana. Adems, el Ejecutor consigna su firma y nmero de registro o cdula de ciudadana; se escribe el nmero de personas ejecutoras que van a participar directamente en la ejecucin del trabajo. Para efectos de aprovechar al mximo el espacio y casillas disponibles en el formato, las firmas deben ser autgrafas o cortas. El diligenciamiento de las filas debe hacerse en forma secuencial, entendindose que la primera fila diligenciada corresponde a la emisin y las dems a las revalidaciones, y no se deben dejar filas en blanco entre las revalidaciones del documento. Si al momento de cerrarse el permiso de trabajo queda filas en blanco, las mismas debern ser cruzadas previamente por el Emisor. Si la vigencia de un permiso, bien sea en la emisin o en una de sus revalidaciones, cubre parte de dos (2) das diferentes, se entiende que la Fecha y la Hora desde corresponden al da en que se otorga la validez y que la Hora hasta corresponde al siguiente da.

SECCIN H CIERRE: Debe ser diligenciada por el Ejecutor y por el Emisor, cada uno en las casillas correspondientes, al momento de cerrar el permiso. Debe diligenciarse sobre el original y la copia. En las casillas se escribe S o NO o NA, segn aplique. Si el cierre es debido a que el permiso de trabajo ha sido suspendido definitivamente, es decir que la ejecucin de la actividad no se complet, adems se escribe en la casilla de Observaciones la razn de dicha suspensin. En la casilla de Observaciones se consigna la informacin que se considere relevante sobre el trabajo realizado. El Emisor escribe la fecha (dd/mm/aa) y la hora (am pm), y junto con el Ejecutor consignan el nombre, la firma y el nmero de registro o cdula de ciudadana en las casillas correspondientes. Las firmas deben ser autgrafas o cortas.

5. CONTINGENCIA
No aplica.

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

26/27

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-M-001 Elaborado 17/05/2013 Versin 7

RELACIN DE VERSIONES
Versin Fecha Cambios

0 1 2 3 4

1/02/2005 20/02/2006 6/08/2007 15/05/2010 31/08/2011

26/06/2012

31/08/2012

17/05/2013

Emisin del documento Actualizacin Actualizacin Actualizacin A partir de su publicacin, este documento solo se utiliza para las reas donde se est aplicando el piloto de control de trabajo Entra en vigencia para todas las reas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de julio de 2012. Prorroga de Vigencia- Entra en vigencia para todas las reas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de Noviembre de 2012. Formato unificado de permisos de trabajo para actividades en Fro, en Caliente y Elctrica -Deroga Formato ECP-DHS-F-153, ECP-DHS-F-154. Entra en vigencia para las reas que cumplan con el plan de implementacin de acuerdo con las fechas establecidas en el memorando No. 2-2012-005-33175. Deroga el Manual Permisos de Trabajo ECP-DRI-M-001 y todos los documentos y formatos publicados en P8 que contengan lineamientos diferentes a ste Manual. Entra en vigencia para todas las reas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de junio de 2013.

Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la dependencia responsable:

Elabor: Diana Patricia Mahecha Bohrquez con el apoyo del equipo del Piloto de Control de Trabajo de todas las reas de ECOPETROL S.A. Telfono: 48954 Buzn: diana.mahecha@ecopetrol.com.co Dependencia: Direccin de HSE

Plantilla 007
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

27/27