Cinco aspectos que debe conocer acerca de sus usuarios antes de implantar Business Intelligence

Documento tcnico
Kevin Quinn

Kevin Quinn

Con ms de 25 aos de experiencia en mrketing de software e implementacin en su cargo como Vicepresidente de Mrketing de Producto para Information Builders, Kevin Quinn supervisa el desarrollo del mrketing en todas las lneas de productos. Es mrito de Quinn haber definido las categoras de usuario final del Business Intelligence mediante la creacin de las directrices de uso y aprovechamiento de las herramientas de Business Intelligence. Ha logrado que empresas de todo el mundo puedan desarrollar estrategias de implementacin de informacin que aceleren las decisiones y mejoren el rendimiento empresarial. Su esfuerzo en este cargo ha logrado que las soluciones Information Builders WebFOCUS y iWay Software sean lder en sus reas respectivas. Kevin tambin es el fundador de Statswizard.Com, un sitio Web de estadsticas deportivas interactivas que utiliza funcionalidades de Business Intelligence. Es licenciado en Informtica por el Queens College de Flushing, Nueva York.

Contenido
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Resumen ejecutivo Entender las preguntas

Las cinco preguntas, de cerca La pregunta no planteada

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La importancia de un enfoque combinado en la implementacin de BI

Combinacin de componentes

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Conclusin

Resumen ejecutivo
Ha implantado alguna vez una solucin o funcionalidad como respuesta a la constante demanda de los usuarios y stos no le han prestado ninguna atencin una vez implementada? Les ha dado lo que pedan, por qu no lo estn usando? La respuesta es bien sencilla. Lo que los usuarios dicen y lo que realmente quieren decir son cosas bien distintas. Veamos un ejemplo que refleja este fenmeno. Un buen profesional de IT preguntar a los clientes cules son sus requisitos antes de embarcarse en la implementacin de una aplicacin de Business Intelligence (BI). Les har preguntas del tipo: Qu informacin necesita? y Que formato quiere que tenga?. Las distintas respuestas recibidas revelarn que lo que los usuarios realmente necesitan es flexibilidad. Los usuarios suelen decir que necesitan poder realizar consultas ad hoc, ya que el tipo de informacin que necesitan est en constante cambio. As, el profesional de IT interpreta que estas peticiones de acceso ad hoc y flexibilidad se resuelven con una herramienta de Business Intelligence y un almacn de datos. Sin embargo, cualquier profesional con amplia experiencia en Business Intelligence nos dir que el 95 por ciento de los usuarios no tiene ni tiempo ni conocimientos para utilizar una herramienta de BI. Dicho de otro modo, las respuestas y la interpretacin que hace el profesional de IT no son correctas. Este escenario puede resultar algo exagerado. Pero la verdad es que los usuarios a menudo facilitan informacin incorrecta cuando expresan sus necesidades para crear informes. El profesional de IT, por su parte, asume equivocadamente que los usuarios saben lo que dicen cuando solicitan funcionalidades como una herramienta ad hoc. En todos estos aos de experiencia con empresas de todo tipo y tamao para disear y desarrollar sistemas de Business Intelligence hemos aprendido algo: hay cinco aspectos bsicos que debe saber sobre sus usuarios antes de proporcionarles la tecnologa que en principio parece la ms adecuada. En muchos casos, para detectar estos cinco aspectos no bastar con sondear la opinin de los usuarios finales. Para poder proporcionar las funcionalidades adecuadas de Business Intelligence a los usuarios correctos, deber encontrar respuestas para algunas preguntas importantes y recopilar informacin adicional de los directores de la empresa que tengan ms conocimientos. En este documento trataremos estos cinco aspectos, adems de sus implicaciones. Adems, recomendaremos mtodos eficaces para responder a preguntas relacionadas con su entorno planificado de Business Intelligence. Estas respuestas ayudarn a determinar la mejor forma de desarrollar la implementacin y garantizar as el mayor xito posible entre los usuarios.

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Entender los aspectos importantes

A continuacin encontrar una lista con los 5 aspectos que necesita conocer antes de planificar la aplicacin. De este modo, entender mejor la combinacin de capacidades necesarias para poder cumplir los requisitos de los usuarios finales. 1. Qu nivel de habilidades tcnicas y complejidad tienen los usuarios? 2. Cunto tiempo pueden dedicar a buscar, acceder y analizar la informacin? 3. Qu tipos de preguntas le harn? [Nota: la respuesta a esta pregunta requerir una anlisis en profundidad ya que no es lo mismo que Qu tipo de informacin necesitan?] 4. Con qu frecuencia viajan los usuarios (o cunto tiempo pasan en la oficina)? 5. Qu grado de precisin deben tener los datos a los que acceden? Si responden correctamente a estas cinco preguntas, obtendr las informacin bsica necesaria para poder disear la combinacin adecuada de funcionalidades para cumplir los requisitos de los clientes y optimizar el uso de la aplicacin.

Las cinco preguntas, de cerca

1. Qu nivel de habilidades tcnicas y complejidad tienen los usuarios? Esta pregunta no se debe plantear al usuario directamente. Muchos usuarios finales tienen una percepcin equivocada de su experiencia y conocimientos. Muchos se consideran ms inteligentes de lo que realmente son. Algunos se consideran usuarios avanzados simplemente porque han comprado alguna vez por Internet o porque han pujado en alguna subasta de eBay. La verdad es que ninguna de estas experiencias los convierte en usuarios avanzados con conocimientos tcnicos. Qu significa entonces realmente tener conocimientos tcnicos avanzados? Desde un punto de vista de Business Intelligence, se deben cumplir diversos requisitos para que un usuario entre en esta categora. Algunos usuarios pueden interpretar con facilidad nmeros y porcentajes. La estadstica es como un juego de nios para ellos. Esto no basta para considerarlos usuarios avanzados; simplemente refleja que son usuarios curiosos con cierta habilidad. No obstante, si adems de curiosidad tienen conocimientos tcnicos, se convierten en candidatos para usar con eficacia una herramienta de Business Intelligence. Una posible regla sera la siguiente: si a un usuario se le dan bien las funciones de Excel (como la creacin de frmulas o la ordenacin de datos) y puede interpretar fcilmente relaciones numricas (como describimos anteriormente), lo ms probable es que tambin pueda usar una solucin de Business Intelligence (por ejemplo, una herramienta de consultas ad hoc). De media, slo entre un 10 y un 15 por ciento de los usuarios es en realidad un usuario avanzado con conocimientos tcnicos. De este porcentaje, muchos no tienen tiempo para potenciar sus habilidades, lo que nos lleva a la siguiente pregunta, que est ntimamente relacionada con esta. 2. Cunto tiempo pueden dedicar a buscar, acceder y analizar la informacin? Esta pregunta es crucial y tal vez la ms importante de las cinco. A menudo, no se tiene en cuenta. Aun as, si la respuesta dada es realista, basta para formular un plan preciso de implementacin incluso sin necesidad de que las otras cuatro preguntas obtengan respuesta. La verdad es que en una empresa estndar, la mayora de los trabajadores necesitan acceder a informacin y muy pocos tienen el tiempo necesario para hacerlo. Si los usuarios no tienen tiempo para buscar, acceder y analizar informacin, no necesitan una herramienta de Business Intelligence. El tiempo que se necesita para crear informes est a menudo relacionado con el puesto que se desempea en la empresa. Por ejemplo, los directivos tienen muy poco tiempo para analizar datos, pero los analistas s lo tienen, ya que el anlisis es su trabajo principal.

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3. Qu tipos de preguntas le harn? Alguna vez se ha parado realmente a pensar qu preguntas le hacen los usuarios? Se pueden ordenar en categoras? Si es as, cmo se hace? Cada pregunta tiene como respuesta un tipo distinto de solucin. La gestin del rendimiento, los dashboards y los scorecards sirven para supervisar el estado de mtricas clave. Las herramientas de consulta ad hoc son idneas para plantear preguntas aleatorias o espontneas. Las siguientes categoras describen los distintos tipos de soluciones disponibles y destacan a qu preguntas responden mejor: Estado El estado se mide con regularidad. Los usuarios saben que esta medicin existe y dnde obtener los datos relacionados. Por lo tanto, se les debe facilitar el acceso mediante informes o dashboards preinstalados. Mtodos habituales de implementacin: informes, dashboards y scorecards.

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Ad hoc/Investigacin Cuando vara el estado, es necesario obtener mediciones y datos relacionados, pero esto no se puede conseguir desde un dashboard o informe predefinido. Esto se conoce como preguntas ad hoc. Recibe el nombre de investigacin porque implica que el usuario se ha interesado por cierto conocimiento o curiosidad. Sabe que la respuesta est en los datos, pero no sabe cmo recuperarla de forma automtica. Este tipo de pregunta es la que supone un mayor reto, ya que se puede preguntar y responder de mltiples maneras (prcticas y menos prcticas) en funcin de la sofisticacin del usuario que realice la pregunta. Una herramienta de Business Intelligence como las consultas ad hoc ciertamente puede resolver el problema, pero no todos los usuarios tienen las habilidades ni el tiempo necesario para usar una solucin de este tipo. Otro enfoque alternativo recibe el nombre de ad hoc guiado y est formado por una o varias plantillas de informes con parmetros. Estas plantillas permiten al usuario personalizar un informe predefinido para poder responder a preguntas ad hoc. Los distintos productos de Business Intelligence tienen diferentes grados de funcionalidades de ad hoc guiado. Las herramientas que permiten que el desarrollador pueda parametrizar columnas (por ejemplo, ordenar grupos y mediciones) son las ms indicadas para plantear rpida y fcilmente las preguntas ad hoc. En Information Builders, preferimos este mtodo porque es bastante intuitivo y permite a todos los usuarios responder rpidamente a preguntas ad hoc. Mtodos habituales de implementacin: ad hoc guiado, consultas ad hoc y creacin de informes.

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Deteccin/Bsqueda A veces, los usuarios no estn seguros de la existencia de algo (por ejemplo, un producto o un cliente) y necesitarn analizar o detectar datos para encontrar la informacin adecuada. En realidad, la pregunta es Existe XXX? dnde puedo encontrarlo? y es una pregunta mucho ms habitual de lo que se pueda pensar. Se pregunta millones de veces al da en motores de bsqueda como Google. Incluso en entornos empresariales, esta pregunta se responde mejor con una interfaz de bsqueda. Los usuarios escriben una palabra o una frase para ver si hay coincidencias en las bases de datos o aplicaciones de la empresa. Se trata de una herramienta til para muchos profesionales de la empresa, especialmente para el personal de atencin al cliente. Adems de la funcionalidad de bsqueda, este tipo de pregunta suele poder contestarse consultando varias veces un informe o dashboard predefinido. Este enfoque, no obstante, slo funciona si las consultas detalladas se orientan bien y obtienen datos cruzados para la respuesta. El caso es que con un enfoque combinado para la creacin de la aplicacin de Business Intelligence, es posible ofrecer a los usuarios ms de un mtodo para encontrar las respuestas que buscan. Mtodos habituales de implementacin: consultas detalladas de bsqueda y de investigacin.

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Mostrarme lo interesante sta suele ser la pregunta menos usual y suele plantearla el usuario con curiosidad del que habamos hablado anteriormente. A menudo, es responsabilidad de un analista detectar pequeos problemas antes de que se conviertan en importantes. La postura del usuario ser Observe este conjunto de datos y dgame si debera preocuparme. Quieren que el analista resalte lo que no est bien para poder empezar a plantear preguntas ad hoc ms oportunas. Estas preguntas se responden mejor con un software de visualizacin que presente conjuntos grandes y complejos de informacin de forma grfica e intuitiva. Esto facilita (y acelera) enormemente la identificacin de patrones y tendencias, y permite detectar anomalas (tambin conocidas como observaciones extraas). Mtodo habitual de implementacin: visualizacin de datos.

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Prediccin (Qu debera esperar?) En el pasado, el anlisis predictivo estaba reservado a los estadsticos. Sin embargo, este mtodo de anlisis ha ganado popularidad ya que los proveedores de Business Intelligence han encontrado la forma de incorporarlo en sus aplicaciones operacionales. Cuando se combinan ambas tecnologas de forma eficaz, las predicciones se pueden aplicar prcticamente a todos los mtodos de entrega de informacin. Se pueden incorporar en dashboards e informes, o personalizar mediante interfaces de ad hoc guiado. Aunque para crear un modelo predictivo sigue siendo necesaria la ayuda de un especialista, los resultados de este esfuerzo han pasado a formar parte de todos los procesos. Las universidades utilizan predicciones para elegir a posibles licenciados entre miles de candidatos. Los departamentos de polica las utilizan para aplicar la mejor forma de distribuir a su personal para reducir la delincuencia. Las aseguradoras las han usado durante dcadas para ajustar sus precios segn las distintas categoras de riesgos. Mtodo habitual de implementacin: anlisis predictivo incorporado en aplicaciones de Business Intelligence.

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4. Con qu frecuencia viajan los usuarios (o cunto tiempo pasan en la oficina)? La disponibilidad omnipresente de una conexin a Internet afecta, y mucho, a la importancia de esta pregunta. Histricamente, los trabajadores de cara al pblico, como representantes de ventas y transportistas, slo podan ponerse en contacto con sus oficinas por telfono mvil. Hoy, los policas y los transportistas recorren las calles con ordenadores porttiles en el asiento del copiloto y con conexin a Internet va satlite. Lo ms habitual es que estn conectados a sistemas de informacin en su propio domicilio gracias al BlackBerry, al iPhone o a otros dispositivos mviles.

Estas herramientas no son ni el mejor mtodo ni el ms habitual para implantar Business Intelligence como ad hoc guiado, visualizacin avanzada o anlisis OLAP. Los trabajadores que pasan mucho tiempo (la mitad de su jornada laboral o ms) en ubicaciones remotas o alejadas de su empresa estn limitados a las implementaciones de Business Intelligence con las que sus dispositivos les permitan interactuar. 5. Qu grado de precisin deben tener los datos a los que acceden? Por ltimo, la implementacin de BI estar influida por la latencia necesaria de los datos implicados. El Business Intelligence tiene tres niveles posibles de latencia: actualizacin programada, bajo demanda y en tiempo real. Actualizacin programada: significa que la informacin no tiene que estar actualizada al minuto. El origen de datos se puede actualizar segn una programacin establecida (por ejemplo, una vez al da o una vez cada hora). Si se actualiza incrementalmente minutos despus de cada transaccin, se pueden conseguir datos casi en tiempo real. La mayora de las implementaciones de BI funcionan bien con algn tipo de actualizacin programada. Bajo demanda: significa que el usuario solicitar el acceso directo a los datos operacionales o a la informacin casi en tiempo real contenida en un almacn de datos. Aunque esto no afecta necesariamente a la implementacin de BI en s, s resulta poco probable que las herramientas de BI permitan que los usuarios accedan a los sistemas operativos, ya que los datos operacionales no suelen almacenarse en un formato que permita la creacin de consultas ad hoc. Sin embargo, los dashboards, los informes y los informes ad hoc guiados son mtodos de implementacin de Business Intelligence tremendamente eficaces si el usuario solicita acceso bajo demanda. Por ltimo, los datos en verdadero tiempo real slo son necesarios para supervisar los procesos operativos de los trabajadores de cara al pblico. Tiempo real verdadero significa que la informacin que se visualiza se actualiza cada vez que se produce un evento de negocio, incluso antes de que los datos relacionados lleguen a la base de datos. Slo los dashboards y los informes admiten visualizacin dinmica y actualizan la informacin a medida que se producen los eventos

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de negocio. Las consultas ad hoc, el ad hoc guiado y la bsqueda son herramientas que requieren que el usuario active la recuperacin de la informacin. No se trata de tiempo real verdadero puesto que siempre hay cierto retraso, sin importar lo pequeo que pueda ser, entre el evento y el acceso a los datos relacionados.

La pregunta no planteada
En teora, este documento debera incluir una sexta pregunta: Qu cargo desempea el usuario dentro de la empresa?. Ya hicimos referencia a esto en la primera seccin, cuando hablbamos de las habilidades tcnicas de los usuarios. Tambin lo hemos mencionado de algn modo en otros puntos de este documento. Entender el papel que desempea un usuario aporta cierta perspectiva cuando se tratan sus necesidades de BI. Por ejemplo, los directivos buscan principalmente estados de alto nivel de indicadores clave de rendimiento (KPI), mientras que los analistas suelen dedicar su jornada a analizar los datos de forma detallada. Los trabajadores de cara al pblico, como un representante de atencin al cliente, suelen buscar informacin para resolver problemas puntuales. Aunque hay algunas diferencias en el papel desempeado y las necesidades relativas entre las distintas empresas, comprender la idiosincrasia de los distintos usuarios de su propia empresa le ayudar a crear un perfil ms preciso de los requisitos de los usuarios. Estos tres tipos de usuarios (directivos, analistas y de cara al pblico) necesitan distintas interfaces. Esto resultar evidente a medida que avancemos. Para los directivos, un dashboard es la mejor interfaz posible para ver los estados de alto nivel. Los analistas seguro que se decantan por una herramienta ms potente que les permita manipular y combinar datos en de forma ilimitada para poder satisfacer sus necesidades nicas de anlisis. El trabajador de cara al pblico obtendr mejores resultados con una interfaz de bsqueda tipo Google. Parece una cuestin importante... por qu no la hemos incluido como la sexta pregunta? Porque el perfil de usuarios segn el papel que desempean suele deducirse de las respuestas a las otras cinco preguntas.

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La importancia de un enfoque combinado en la implementacin de BI

Ha intentado alguna vez clavar un clavo en la pared con la punta de un destornillador o llave inglesa porque no tena un martillo a mano? Se puede hacer, pero tardar mucho menos tiempo si utiliza la herramienta adecuada. Puede hacerse dao, complicar mucho la tarea y terminar yendo a buscar un martillo de todas formas. Lo que queremos decir es que usar la herramienta adecuada para una tarea concreta es la nica manera de garantizar que se llevar a cabo correctamente y se obtendrn los resultados buscados. Lo mismo sucede cuando hablamos de Business Intelligence. Un buen sistema de BI se logra combinando el conjunto adecuado de herramientas, mtodos de acceso y presentacin, de modo que la informacin no slo se puede recuperar, sino que se puede comprender fcilmente. El problema para muchas empresas es que los periodistas financieros, los analistas, los bloggers y otros expertos del sector tienden a ensalzar las tecnologas ms novedosas y espectaculares. Al hacerlo, pueden influir en nuestras decisiones y hacer que nos decantemos por la herramienta inadecuada para nuestros requisitos de creacin de informes. El software de Business Intelligence se ofrece en distintos formatos, cada uno con una combinacin de cuatro componentes: vehculos de acceso, modos de consulta, opciones de presentacin y formatos de salida. 1. Vehculos de acceso: un vehculo de acceso es la interfaz que se utiliza para recuperar o recibir informacin, por ejemplo, un navegador Web (en un ordenador de sobremesa, en un porttil o en un smartphone) o una aplicacin de correo electrnico (Outlook). 2. Mtodos de consulta: el mtodo de consulta el software basado en Internet que se utilizar, por ejemplo: a) Una interfaz de bsquedas (Google, Yahoo, etc.). b) Un formulario Web (formulario de parmetros de BI). c) Una herramienta de BI (consulta ad hoc, creacin de informes u OLAP). 3. Presentacin: la informacin se puede visualizar en diversos formatos, por ejemplo: a) Informes tabulares: suelen incluir informacin resumida en una tabla con formato y diseo que incluye subtotales, clculos, etc. b) Grficos: por ejemplo, grficos de barras, de sectores, trazados de puntos, etc. c) Dashboards: combinan informes y grficos para presentar una vista de alto nivel con distintas mtricas de rendimiento y otros indicadores. d) Visualizacin: presentacin sintetizada mediante mapas, formas geomtricas, colores y otros elementos grficos para representar datos de forma ms clara e intuitiva que los informes y grficos sencillos. La visualizacin avanzada permite exponer relaciones y observaciones extraas en grandes cantidades de datos que, de otro modo, no podran detectarse. 4. Formatos de salida: con el paso de los aos, se han ido creando ms formatos de salida que los proveedores de software han ido admitiendo. Las soluciones ms populares permiten ver, interactuar, imprimir y compartir informacin en formatos como Microsoft Excel, Adobe PDF, Adobe Flash, HTML, Microsoft PowerPoint o Microsoft Word. Cada formato aporta distintas ventajas en funcin de la cultura de la empresa y las necesidades de los usuarios. Que el software de BI admita todos estos formatos es muy valioso, ya que los usuarios pueden elegir el que necesiten.

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Combinacin de componentes
Con una plataforma flexible de Business Intelligence, es posible utilizar cualquier combinacin de los cuatro componentes y crear una aplicacin de BI que se adapte a las necesidades de absolutamente todos los usuarios. Cada componente ofrece ventajas concretas a la hora de enfrentarse a determinados tipos de retos, pero ninguno resulta idneo para abordar todos los retos posibles. Volvamos al ejemplo del destornillador. Aunque no es la herramienta ms indicada para clavar un clavo en la pared, s lo es para apretar un tornillo. Analicemos ahora otras situaciones. Para un usuario no tcnico que tiene poco tiempo para acceder a la informacin pero necesita supervisar continuamente el estado de los indicadores clave de rendimiento, tal vez lo mejor sea enviarle un informe, grfico o dashboard sencillo por correo electrnico como archivo adjunto HTML o PDF. O puede dejar que se conecten al sistema BI desde un navegador en su ordenador de sobremesa, porttil o smartphone para ver el informe dinmico o el dashboard en lnea en el formato que elijan. En el caso de analistas no tcnicos que intentan descubrir por qu han disminuido los beneficios en el tercer trimestre, un dashboard de visualizacin interactivo en lnea puede satisfacer sus necesidades a la perfeccin. Los representantes de ventas de atencin al pblico sin perfil tcnico que intentan buscar problemas de facturacin asociados a un cliente encontrarn que una interfaz de bsqueda o un formulario paramtrico les permitir investigar y analizar diversos orgenes de datos para descubrir dnde est el problema y poder solucionarlo.
Herramientas de Access Consulta Presentacin Formato

PowerPoint Desktop/ Laptop E-mail Herramienta de BI Informe/ Grfico Word

Formulario Web Phone Browser

Search

Excel

Bsqueda

Dashboard

HTML

PDF

Flash

Visualizacin

Informe activo

El diagrama anterior muestra una vista simplificada del modo en que pueden utilizarse los cuatro componentes en distintas combinaciones para crear una aplicacin de BI. Con ayuda de las herramientas de las pginas siguientes para crear perfiles de los usuarios, podr determinar con precisin qu combinacin (o combinaciones) se ajustan mejor a sus necesidades.

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Descripcin del usuario Herramientas para poder planificar su aplicacin de BI

Nivel de habilidades Tiempo conectado (Relacionado con la pregunta sobre viajes) Tiempo disponible Tipos de preguntas (varias respuestas) Oportunidad de los datos

Estado: s lo que quiero y existe Avanzado Siempre A veces No tcnico Nunca 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Peridico Bajo demanda Tiempo real

En la tabla anterior se incluyen las cinco preguntas que hemos analizado en el documento. Slo tiene que marcar los crculos correspondientes para poder responder a las preguntas sobre sus usuarios. La mayora de las columnas permiten elegir slo una opcin, salvo la columna cuatro (Tipos de preguntas), que admite varias respuestas. Tenga en cuenta que esto slo es una plantilla. Se puede modificar o personalizar para que se ajuste a sus necesidades (por ejemplo, aadir ms opciones o cambiar el nombre de algunas opciones). La siguiente tabla puede ayudarle a asociar determinados perfiles de usuario con las implementaciones adecuadas de Business Intelligence. Tenga en cuenta que la columna Tecnologa de la izquierda no se asocia directamente al grfico de componentes que vimos anteriormente. Cada tecnologa incluida representa una combinacin de uno o ms de los componentes que hemos destacado. Por ejemplo, el correo electrnico se incluye como tecnologa adecuada para un determinado tipo de perfil de usuario, pero la tabla no especifica qu se enva por correo electrnico (un informe, un dashboard o una visualizacin). Tampoco distingue entre formatos de entrega (por ejemplo, PowerPoint, PDF, Excel). Estas decisiones se atribuyen al diseador del sistema.

Perfil de ejemplo
Nivel de habilidades Tiempo conectado (Relacionado con la pregunta sobre viajes) Tiempo disponible Tipos de preguntas (varias respuestas) Oportunidad de los datos

Estado: s lo que quiero y existe Avanzado Siempre A veces No tcnico Nunca 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Peridico Bajo demanda Tiempo real

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Tipos de implementacin de BI
Tecnologa Correo electrnico Habilidades Avanzado Intermedio No tcnico Bsqueda Avanzado Intermedio No tcnico Dashboard Avanzado Intermedio No tcnico Formulario ad Avanzado hoc guiado Intermedio No tcnico Herramienta InfoAssist Avanzado Intermedio No tcnico Tiempo conectado Siempre A veces Nunca Siempre A veces Nunca Siempre A veces Nunca Siempre A veces Nunca Siempre A veces Nunca Tiempo disponible 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% Tipos de preguntas Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Oportunidad de los datos Peridico Bajo demanda Tiempo real Peridico Bajo demanda Tiempo real Peridico Bajo demanda Tiempo real Peridico Bajo demanda Tiempo real Peridico Bajo demanda Tiempo real

Buena coincidencia

Coincidencia aceptable

Mala coincidencia

Las implementaciones de BI de la tabla anterior se describen en detalle a continuacin. Los crculos muestran qu tecnologa se ajusta mejor a cada perfil concreto. Un crculo totalmente sombreado indica que es la mejor coincidencia posible. Si el crculo est hueco, significa que la coincidencia es la peor existente. Si tiene una plataforma BI lo suficientemente flexible para poder comprobar todas las combinaciones, podr crear la aplicacin de BI que se ajuste exactamente a las necesidades de sus usuarios. En caso contrario, tal vez descubra a sus usuarios intentando clavar un clavo en la pared con un destornillador (ya nos entiende). Correo electrnico: entrega de informes o dashboards (en cualquier formato) al buzn de correo del usuario, en su ordenador o en un smartphone. Bsqueda: una interfaz de bsqueda que recupera resultados detallados sobre registros de cualquier base de datos de empresa, as como todos los informes o dashboards existentes, a partir de una palabra o frase clave. Dashboard: pginas de informacin con varios componentes que muestran el estado de una o varias mediciones.

Dashboard de rendimiento: suele mostrar el estado de los indicadores clave de rendimiento. Se puede visualizar en lnea o enviar al usuario por correo electrnico. Dashboard en tiempo real: similar a un dashboard de rendimiento (slo se presenta en tiempo real el estado de las mediciones clave) con actualizaciones constantes que se llevan a cabo cuando se producen eventos de negocio. Por su naturaleza dinmica, requiere que el usuario lo visualice en lnea. Dashboard de visualizacin: la visualizacin es una presentacin sintetizada mediante mapas, formas geomtricas, colores y otros elementos grficos para representar grandes cantidades de datos de forma ms clara e intuitiva. Los dashboards de visualizacin son entornos interactivos empleados por los analistas para descubrir fcilmente las relaciones y observaciones extraas que no resultan tan evidentes en informes y grficos estndar. 13

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Formulario ad hoc guiado: componente de aplicacin basada en Internet que permite al usuario personalizar un informe, grfico o dashboard seleccionando opciones en distintos mensajes. Es la forma ms sencilla que tiene un usuario no tcnico para poder plantear consultas ad hoc. Herramienta de BI: las consultas ad hoc, la creacin de informes y las herramientas de anlisis permiten a los usuarios avanzados plantear prcticamente cualquier pregunta. Los datos incluso se pueden combinar a partir de diversos orgenes para descubrir observaciones extraas. El resultado final ser crear un grfico que presente un perfil de las necesidades de sus usuarios. El grfico mostrar los tipos de tecnologas que deben combinarse en la aplicacin y en qu grado ser necesario cada tipo. A continuacin puede ver un diagrama con los perfiles ms habituales de los distintos usuarios. Perfil de usuario
Nivel de habilidades Avanzado Intermedio No tcnico Tiempo conectado Siempre A veces Nunca Tiempo disponible 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% Tipos de preguntas Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Oportunidad de los datos Peridico Bajo demanda Tiempo real

Cuadro de tecnologas
Tecnologa Correo electrnico Nivel de habilidades Avanzado Intermedio No tcnico Bsqueda Avanzado Intermedio No tcnico Dashboard Avanzado Intermedio No tcnico Formulario ad Avanzado hoc guiado Intermedio No tcnico Herramienta InfoAssist Avanzado Intermedio No tcnico Tiempo conectado Siempre A veces Nunca Siempre A veces Nunca Siempre A veces Nunca Siempre A veces Nunca Siempre A veces Nunca Tiempo disponible 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% 30 - 100% 10 - 30% Menos del 10% Tipos de preguntas Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Estado: s lo que quiero y existe Ad hoc: s lo que quiero y no existe Deteccin/Bsqueda: no estoy seguro de lo que quiero ni de si existe Mostrarme lo interesante: qu debera estar consultando Prediccin: lo que debera esperar Oportunidad de los datos Peridico Bajo demanda Tiempo real Peridico Bajo demanda Tiempo real Peridico Bajo demanda Tiempo real Peridico Bajo demanda Tiempo real Peridico Bajo demanda Tiempo real

Compare el perfil con la tecnologa para ver cul es la mejor opcin de implementacin.

Combinacin de tecnologa de BI sugerida para varios usuarios

Correo electrnico Gua ad hoc Bsqueda Dashboard Herramienta InfoAssist Encargado Ejecutivo Atencin al pblico Externo Analista

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Conclusin
La finalidad principal de este documento es que sirva de gua y asesoramiento para la planificacin de su prxima implementacin de BI. En mis 25 aos de carrera en la industria del BI, he llegado a la conclusin de que WebFOCUS de Information Builders es la plataforma de BI con la ms amplia gama de opciones de implementacin. Esto lo convierte en la eleccin idnea para solucionar la gran variedad de necesidades que se presentan en el paradigma de la planificacin. Su slido entorno de desarrollo permite crear aplicaciones de creacin de informes y de anlisis fciles de usar y flexibles que puedan ser aprovechadas prcticamente por cualquier usuario. WebFOCUS es la base de algunas de las aplicaciones ms utilizadas y adoptadas del mundo. Algunas las utilizan millones de usuarios. Cada situacin descrita en las tablas de este documento y cada combinacin de componentes presentada es posible gracias a las implementaciones de WebFOCUS.

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Oficinas en el mundo
Amrica del Norte
Estados Unidos

Europa

Atlanta,* GA (770) 395-9913 Baltimore, MD Servicios profesionales: (703) 247-5565 Boston,* MA (781) 224-7660 Canales, (800) 969-4636 Chicago,* IL (630) 971-6700 Cincinnati,* OH (513) 891-2338 Dallas,* TX (972) 490-1300 Denver,* CO (303) 770-4440 Detroit,* MI (248) 641-8820 Filadelfia,* PA Ventas: (610) 940-0790 Hartford, CT (860) 249-7229 Houston,* TX (713) 952-4800 Los Angeles,* CA (310) 615-0735 Minneapolis,* MN (651) 602-9100 New Jersey* Ventas: (973) 593-0022 Nueva York,* NY Ventas: (212) 736-7928 Servicios profesionales: (212) 736-4433, ext. 4443 Orlando,* FL (407) 562-1852 Phoenix, AZ (480) 346-1095 Pittsburgh, PA Ventas: (412) 494-9699 San Jose,* CA (408) 453-7600 Seattle, WA (206) 624-9055 Sistemas federales,* DC (703) 276-9006 St. Louis,* MO (636) 519-1411 Washington,* DC Ventas: (703) 276-9006 Servicios profesionales: (703) 247-5565

Alemania Information Builders (Deutschland) Eschborn* 49-6196-77576-0 Blgica* Information Builders Belgium Bruselas 32-2-7430240 Espaa Information Builders Ibrica S.A. Barcelona 34-93-452-63-85 Bilbao 34-94-452-50-15 Madrid* 34-91-710-22-75 Francia* Information Builders France S.A. Pars 33-14-507-6600 Pases Bajos* Information Builders (Netherlands) B.V. Amsterdam 31-20-4563333 Portugal Information Builders Portugal Lisboa 351-217-217-400 Reino Unido* Information Builders (UK) Ltd. Londres 44-845-658-8484 Suiza Information Builders Switzerland AG Dietlikon 41-44-839-49-49

Representantes

Canad
Information Builders (Canad) Inc. Montreal* (514) 421-1555 Ottawa (613) 233-7647 Toronto* (416) 364-2760 Vancouver (604) 688-2499

Mxico
Information Builders Mxico Ciudad de Mxico 52-55-5062-0660

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Information Builders Pty. Ltd. Melbourne* 61-3-9631-7900 Sydney* 61-2-8223-0600

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Ventas, ISV, VAR e informacin de socios SI (800) 969-4636

Arabia Saud InfoBuild Oriente Medio Riyadh 996-1-2180280 Austria Raiffeisen Informatik Consulting GmbH Viena 43-12-1136-3870 Bahrein InfoBuild Oriente Medio Dubai 973-17-536-222, ext. 312 Brasil InfoBuild Brazil Ltda. So Paulo 55-11-3285-1050 China InfoBuild China, Inc. Shanghai 86-21-5080-5432 Beijing Xinrong Software Technology Co., Ltd. Beijing 86-10-5873-2031 Corea UVANSYS Sel 82-2-832-0705 Dinamarca InfoBuild AB Kista, SE 46-735-23-34-97 Egipto InfoBuild Oriente Medio Abu Dhabi 971-2-627-5911 Dubai 971-4-3914391 Emiratos rabes Unidos InfoBuild Oriente Medio Abu Dhabi 971-2-627-5911 Dubai 971-4-3914391 Etiopa MKTY IT Services Plc Addis Ababa 251-11-5501933 Federacin Rusa FOBOS Plus Co., Ltd. Mosc 7-495-926-3358 Finlandia InfoBuild Oy Espoo 358-207-580-840

Grecia Applied Science Atenas 30-210-699-8225 Guatemala IDS de Centroamrica Ciudad de Guatemala 502-2412-4212 India* InfoBuild India Chennai 91-44-42177082 Israel SRL Group Ltd. Tel Aviv 972-3-7662030 Italia NessPRO Italy S.p.A. Gnova 39-010-64201-224 Miln 39-02-2515181 Turn 39-011-5513-211 Japn K.K. Ashisuto Osaka 81-6-6373-7113 Tokio 81-3-5276-5863 Jordania InfoBuild Oriente Medio Abu Dhabi 971-2-627-5911 Dubai 971-4-3914391 Kuwait InfoBuild Oriente Medio Dubai 965-22322926 Lbano InfoBuild Oriente Medio Dubai 961-4-533162 Noruega InfoBuild Norway Oslo 47-48-20-40-30 Omn InfoBuild Oriente Medio Abu Dhabi 971-2-627-5911 Dubai 971-4-3914391 Polonia/Europa Central y del Este InfoBuild SP.J. Varsovia 48-22-657-00-14 Qatar InfoBuild Oriente Medio Dubai 974-467-7311 Singapur Automatic Identification Technology Ltd. Singapur 65-6286-2922 Sudfrica InfoBuild South Africa (Pty.) Ltd. Gauteng 27-83-4600800 Fujitsu Services (Pty.) Ltd. Johanesburgo 27-11-2335911 Suecia InfoBuild AB Kista 46-735-23-34-97 Tailandia Datapro Computer Systems Co. Ltd. Bangkok 662-679-1927, ext. 200 Taiwn Galaxy Software Services Taipei 886-2-2586-7890 Turqua InfoBuild Oriente Medio Ankara 90-312-266-33-00 Estambul 90-212-325-4114 Venezuela InfoServices Consulting Caracas 58-212-763-1653

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