Fundamentos de administración

Unidad 2. Proceso administrativo
2.1. Planeación 2.1.3. Elementos de la planeación

La planeación comprende todo un proceso desde la formulación de los objetivos hasta el establecimiento de los lineamientos a seguir para su logro.
Filosofía

La filosofía de la empresa representa la forma de pensar oficial de la organización. Para desarrollarla, se deben analizar 3 elementos fundamentales y trascendentes para ésta, que indican hacia dónde se dirige la organización, por qué se dirige hacia allá y que es lo que sustenta u obliga a que la empresa vaya en esa determinada dirección. Estos tres elementos son: Los valores. Es decir es “la forma de ser de una empresa”. La misión. La misión es la razón de ser de la empresa. Se define a la misión en cuanto: describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa”.1 La visión. La visión es como se visualiza la empresa a futuro. El término visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas o en otras palabras, es la proyección a futuro de las mismas. La visión contesta a la pregunta ¿qué se desea que sea la empresa en un futuro? Está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos)”.2
Premisas

“Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan”.3 Las premisas pueden ser: • Internas. Su origen es dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión. Ejemplo: ausentismo, rotación de personal, siniestros. • Externas. Son factores que se originan fuera de la empresa pero que pueden afectar en el desarrollo de sus actividades. Las premisas pueden ser:
Münch Galindo, Lourdes, García Martínez, José (2009). Fundamentos de Administración. p. 79. Idem. p. 83. 3 Idem. p. 89.
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Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas

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Lourdes. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 2 . Tendencias en la legislación: mejoramiento del ambiente. 3. Elementos de la planeación a) De carácter político.1. posición en el mercado. ingreso per cápita. Fundamentos de Administración. José (2009).Fundamentos de administración Unidad 2. Tendencias fiscales: impuestos sobre ciertos artículos o servicios.3. p. c) Sociales: empleo y desempleo. 84. políticas de operación. García Martínez. Ejemplo: Sistema de gobierno. Se consideran la razón de ser del grupo social en el presente y en el futuro. No se expresan en términos numéricos. e) Otros factores: competencia. cambios en los sistemas. es decir orientan el comportamiento ético de los integrantes. Sirven de identificación ante el personal y la sociedad con una imagen de responsabilidad socioeconómico. 2. relaciones internacionales. sistemas de salubridad e higiene. Proceso administrativo 2. 4 Münch Galindo. Su importancia radica en que: Son cimiento de los demás elementos de la planeación. Son vigentes durante todo el tiempo de vida de la organización. Son fundamento de los demás elementos. Genérico o cualitativo. Propósitos Los propósitos se definen como: “Las aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social”.4 Características Son de orden moral. producto nacional bruto. Permanente. Orientan sobre el curso de acción moral a seguir para la formulación de planes. Proporcionan las directrices generales de la empresa definiendo así el éxito o fracaso de la empresa. Económicas: nivel de salarios y precios. Pueden abarcar un periodo determinado. d) Técnicas: rapidez de los avances tecnológicos.1. Semipermanente. b) De carácter legal. Pueden ser: 1. Básicos o trascendentales. forma de pago de impuestos. Planeación 2.

pues.3. Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes. definan realmente la misión y propósitos de una organización. Elementos de la planeación OBJETIVOS La organización que no tiene idea de sus alcances y limitaciones. de ahí la importancia de plantear cabalmente objetivos que motiven. hay que considerar que en la organización hay demasiados intereses tanto organizacionales como individuales y en ocasiones son incompatibles provocando diversos conflictos dentro de la organización. que establezcamos nuestros objetivos para conocer qué es lo que esperamos que suceda antes de tomar cualquier iniciativa. tendrá serias dificultades para lograr sus metas. Un objetivo es entonces un resultado final. El objetivo se define como la meta que se persigue. Los resultados obtenidos en el proceso de sus labores le parecerán buenos y satisfactorios aunque haya derrochado recursos tanto humanos como materiales. precisos para determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. La definición operativa de los objetivos: Un objetivo cuantificado. los objetivos organizacionales están considerados dentro de un concepto jerárquico. Proceso administrativo 2.1. A la larga siempre estará trabajando bajo sentimiento de confusión y fracasos. Los objetivos exigen ser claros. hasta los niveles operativos más bajos (objetivos departamentales o específicos). para evitarlo el administrador de la organización debe establecer claramente los objetivos. que existen objetivos en toda la red organizacional desde los niveles directivos más altos (objetivos globales). Es lógico. un estado ideal que se pretende alcanzar. Por otro lado los objetivos se pueden definir como los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. dentro del grupo de trabajo e inclusive individuales. lo que hacemos en realidad es adelantarnos a los resultados que esperamos. es una meta. Planeación 2. así como hasta dónde quiere llegar.Fundamentos de administración Unidad 2. Un objetivo fijado en recursos financieros. Los objetivos mal planteados e inapropiados lejos de ayudar a la dirección. entorpecen la eficiencia y no permiten lograr la misión de las organizaciones. es decir. exhorten al triunfo. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 3 . que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación.1. es un presupuesto. Al determinar los objetivos. es un programa. Un objetivo fijado en tiempo.

Proceso administrativo 2. Consiste en buscar el mayor número de alternativas que permitan lograr los objetivos. García Martínez.1. Determinación de los cursos de acción o alternativas. presupuestos y procedimientos).Fundamentos de administración Unidad 2.1.3. Etapas: 1. que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos. José (2009). p. 5 6 Münch Galindo. Evaluación. 2. 96. Lourdes. Idem. son fines por alcanzar. Planeación 2. Elementos de la planeación “Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener. indican el camino a seguir sin detallar el empleo de recursos.6 Son cursos de acción general. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 4 . 94. para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas”. Fundamentos de Administración. p. porque se establecen a nivel estratégico.5 Estrategias “Las estrategias son cursos de acción general o alternativas. ya que esto se hará en otras etapas (programas. Se analizan todas las alternativas aplicando diferentes técnicas e identificando las ventajas y desventajas de cada alternativa. establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico”.

1. 7 Münch Galindo.Fundamentos de administración Unidad 2. Lourdes. Las políticas se clasifican de acuerdo al nivel jerárquico en que se formulan: estratégicas o generales (se formulan en el nivel de alta gerencia para guiar a la empresa como una unidad integrada). accesible y de contenido realista es decir que su interpretación sea uniforme. facilitan la toma de decisiones.3. 101. Fundamentos de Administración. Proceso administrativo 2. Sin las estrategias podrían no lograrse los objetivos organizacionales. José (2009). Políticas “Las políticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones. Las políticas son flexibles y su redacción debe ser clara. Se caracterizan porque: • Se establecen en los niveles jerárquicos altos. p. Planeación 2.1. Se busca identificar las alternativas más factibles y con mayores ventajas. una vez alcanzados se deben formular nuevas estrategias. tácticas o departamentales (son específicas de cada departamento) y operativas o específicas (se aplican en las decisiones a ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento). García Martínez. da alternativas para el caso de que falle la estrategia elegida y desarrollan la creatividad en la solución de problemas. • Varía su utilidad de acuerdo a la dinámica del medio. que permitan logran con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la organización. Elementos de la planeación 3. Selección de alternativas. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 5 . • Su vigencia depende de los objetivos. • Son específicas para cada área clave.7 Son criterios que guían hacia la correcta acción y decisión del personal en sus actividades. son lineamientos generales que guían la acción de la empresa. acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una organización”. • Se avienen al concepto tradicional militar.

Estimulan al personal.3. del personal en sus actividades. Minimizan las consultas innecesarias. Facilitan la inducción del nuevo personal. con el propósito de guiar la correcta acción y decisión. Proceso administrativo 2. Contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. García Martínez. Fundamentos de Administración. p. Lourdes. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 6 . Implícitas. Indican al personal como deben actuar en sus operaciones.1. 8 Münch Galindo. Regla “… Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición.8 Las reglas son estrictas y las políticas flexibles. Su importancia radica en que: Facilitan la delegación de autoridad. Planeación 2. Consultadas. Formuladas. Otorgan libertad a la toma de decisiones. (cuando se dan en actos esporádicos). (emitidas por diversos niveles superiores. sindicatos). Elementos de la planeación Por su origen pueden ser: Externas. actitud o comportamiento que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa”. gobierno.1. (lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre). José (2009). Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.Fundamentos de administración Unidad 2. 101. (se originan por factores externos: competencia. al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

Interrelacionar las actividades.9 Procedimiento: 10 1. Es decir. Elementos de la planeación PROGRAMAS “Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos.1. así como los recursos necesarios. Planeación 2. Proceso administrativo 2. Identificar y determinar las actividades comprendidas. p. Operativos. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. 2. Su uso e interpretación estará de acuerdo al criterio utilizado. pudiendo ser: El método PERT (Program Evaluation Review Technique) El método de ruta crítica CPM (Critical Path Method) Se clasifican en: Tácticos. 4. p. y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución”. qué actividades se dan simultáneamente y. 9 10 Idem.1. Un programa establece la ejecución completa de las actividades.105. por último qué actividades deben efectuarse posteriormente.104. 3. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración. Se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad.Fundamentos de administración Unidad 2. profundidad y con el tipo de actividad a que se refiera. Las técnicas que se pueden usar varían. La gráfica mas empleada es la gráfica de Gantt. Idem. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 7 . Se establecen para un área de actividad. determinar qué actividad debe realizarse antes de otra.3.

Planeación 2. • Debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten.Fundamentos de administración Unidad 2. 11 Münch Galindo. ■ Determinan los recursos que se necesitan. • Debe hacerse del conocimiento de todos los involucrados. Elementos de la planeación Su importancia radica en: ■ “Suministran la información e indican el estado de avance de actividades. ■ Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro. • Los recursos y el periodo para realizarlo deben ser acordes a la empresa. ■ Evitan la duplicidad de esfuerzos”. p. ■ Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. ■ Disminuyen los costos. ■ Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 8 .1. ■ Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo. • Deben hacerse por escrito. García Martínez. • Evitar que los programas se contrapongan entre sí. ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.11 Para elaborarlos es necesario: • Involucrar a todas tanto responsables como operativos del mismo. Fundamentos de Administración. asimismo. José (2009). ■ Mantienen en orden las actividades. Proceso administrativo 2. 109.1.3. graficarse y ser precisos y de fácil comprensión. sirviendo como herramienta de control. Lourdes.

3. • Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización.3. • En general porque se establece para toda la empresa. 110. Elaborado para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Idem. José (2009). para un periodo específico”. junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan. que determina por anticipado. • Es diseñado para un periodo determinado. Planeación 2. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 9 . Elementos de la planeación Presupuesto “El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios). p. pueden ser: 1. ordenado sistemáticamente. García Martínez. p. Son para cada sección de los departamentos. Lourdes. Determina la asignación de recursos para toda la empresa. 110. Estratégicos o corporativos.1. Clasificación: En relación con el nivel jerárquico para el que se determinen. pues se elabora en un documento formal. • Es un plan expresado en términos cuantitativos. en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios). Operativos. Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico.1. Fundamentos de Administración. el origen y asignación de los recursos de la empresa. 2.Fundamentos de administración Unidad 2. 12 13 Münch Galindo. Tácticos o departamentales. Proceso administrativo 2.12 Características:13 • Es un esquema.

Planeación 2. mantenimiento). Su importancia radica en que permite medir el desempeño de las unidades organizativas. mismos que van implícitos en el procedimiento. Por programas. el cual debe incluir: 1. 2. presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades. p. Lourdes. 3. Flexibles. edificios y construcciones. Presupuestos de operación: Ventas. Münch Galindo. El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades. 113. Pocas empresas cuentan con un sistema presupuestal integral.Fundamentos de administración Unidad 2. compras. para direccionar los recursos hacia las actividades que den mayores beneficios. García Martínez. Fundamentos de Administración. producción. Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida”. no indica la manera en que deben realizarse. Se calcula con base en programas de cada una de las áreas de la empresa. Procedimientos “Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. permitiendo conocer los resultados en diversas situaciones. 3. Presupuestos de capital: Inversiones capitalizables que realiza la empresa.3.1. y de activos fijos (maquinaria y equipo. García Martínez. reduce costos evitando compras innecesarias. es un medio de control. Se hacen cálculos a distintos niveles de operación. José (2009). José. Presupuesto financiero: balance. pues de esto se encargan los métodos. de origen y de aplicación de recursos. gastos diversos. permite comprender claramente las metas organizativas. de flujo de caja. Se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. Fijos o rígidos. Fundamentos de Administración. 2. Elementos de la planeación De acuerdo con forma en que se calculen: 1. Proceso administrativo 2. p.1. estados de resultados. 14 13 Münch Galindo. mobiliario. mano de obra. Lourdes.14 Por su especificidad y detalle. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 10 . (2009). su establecimiento básicamente corresponde al nivel operativo.

Elementos de la planeación Su importancia radica en que: ♦ Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades. evitan duplicidades. p. ♦ Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. García Martínez. Fundamentos de Administración. ♦ Delimitan responsabilidades.3. (2009).Fundamentos de administración Unidad 2. ♦ Promueven la eficiencia y especialización. Lourdes.1. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 11 .1. Proceso administrativo 2. ♦ Determinan cómo deben ejecutarse las actividades y también cuándo y quién debe realizarlas. 15 15 Münch Galindo. Planeación 2. José.