Fundamentos de administración

Unidad 2. Proceso administrativo
2.1. Planeación 2.1.3. Elementos de la planeación

La planeación comprende todo un proceso desde la formulación de los objetivos hasta el establecimiento de los lineamientos a seguir para su logro.
Filosofía

La filosofía de la empresa representa la forma de pensar oficial de la organización. Para desarrollarla, se deben analizar 3 elementos fundamentales y trascendentes para ésta, que indican hacia dónde se dirige la organización, por qué se dirige hacia allá y que es lo que sustenta u obliga a que la empresa vaya en esa determinada dirección. Estos tres elementos son: Los valores. Es decir es “la forma de ser de una empresa”. La misión. La misión es la razón de ser de la empresa. Se define a la misión en cuanto: describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa”.1 La visión. La visión es como se visualiza la empresa a futuro. El término visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas o en otras palabras, es la proyección a futuro de las mismas. La visión contesta a la pregunta ¿qué se desea que sea la empresa en un futuro? Está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos)”.2
Premisas

“Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan”.3 Las premisas pueden ser: • Internas. Su origen es dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión. Ejemplo: ausentismo, rotación de personal, siniestros. • Externas. Son factores que se originan fuera de la empresa pero que pueden afectar en el desarrollo de sus actividades. Las premisas pueden ser:
Münch Galindo, Lourdes, García Martínez, José (2009). Fundamentos de Administración. p. 79. Idem. p. 83. 3 Idem. p. 89.
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3. Elementos de la planeación a) De carácter político. producto nacional bruto. 4 Münch Galindo. Tendencias fiscales: impuestos sobre ciertos artículos o servicios. 2. políticas de operación. c) Sociales: empleo y desempleo. Son fundamento de los demás elementos. No se expresan en términos numéricos. Sirven de identificación ante el personal y la sociedad con una imagen de responsabilidad socioeconómico. e) Otros factores: competencia. Pueden ser: 1. García Martínez.Fundamentos de administración Unidad 2. p. forma de pago de impuestos. 84.1. Propósitos Los propósitos se definen como: “Las aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social”. Semipermanente. Permanente. José (2009). sistemas de salubridad e higiene. Pueden abarcar un periodo determinado. Genérico o cualitativo. b) De carácter legal. posición en el mercado. d) Técnicas: rapidez de los avances tecnológicos.3. Son vigentes durante todo el tiempo de vida de la organización. Planeación 2. es decir orientan el comportamiento ético de los integrantes. Orientan sobre el curso de acción moral a seguir para la formulación de planes.4 Características Son de orden moral. Fundamentos de Administración. Se consideran la razón de ser del grupo social en el presente y en el futuro. ingreso per cápita. Proceso administrativo 2.1. Tendencias en la legislación: mejoramiento del ambiente. cambios en los sistemas. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 2 . Su importancia radica en que: Son cimiento de los demás elementos de la planeación. Proporcionan las directrices generales de la empresa definiendo así el éxito o fracaso de la empresa. Económicas: nivel de salarios y precios. Básicos o trascendentales. Lourdes. relaciones internacionales. Ejemplo: Sistema de gobierno.

dentro del grupo de trabajo e inclusive individuales. Planeación 2. Al determinar los objetivos. definan realmente la misión y propósitos de una organización. Los objetivos mal planteados e inapropiados lejos de ayudar a la dirección. los objetivos organizacionales están considerados dentro de un concepto jerárquico. que existen objetivos en toda la red organizacional desde los niveles directivos más altos (objetivos globales). Es lógico. un estado ideal que se pretende alcanzar.1. Un objetivo es entonces un resultado final. pues. es una meta. es decir. Un objetivo fijado en recursos financieros. hay que considerar que en la organización hay demasiados intereses tanto organizacionales como individuales y en ocasiones son incompatibles provocando diversos conflictos dentro de la organización. precisos para determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. Los objetivos exigen ser claros. El objetivo se define como la meta que se persigue. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 3 . Proceso administrativo 2. Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes. Elementos de la planeación OBJETIVOS La organización que no tiene idea de sus alcances y limitaciones. que establezcamos nuestros objetivos para conocer qué es lo que esperamos que suceda antes de tomar cualquier iniciativa. es un programa. tendrá serias dificultades para lograr sus metas.1. entorpecen la eficiencia y no permiten lograr la misión de las organizaciones. Los resultados obtenidos en el proceso de sus labores le parecerán buenos y satisfactorios aunque haya derrochado recursos tanto humanos como materiales. A la larga siempre estará trabajando bajo sentimiento de confusión y fracasos.3. para evitarlo el administrador de la organización debe establecer claramente los objetivos. que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación. así como hasta dónde quiere llegar. Un objetivo fijado en tiempo. La definición operativa de los objetivos: Un objetivo cuantificado. Por otro lado los objetivos se pueden definir como los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. exhorten al triunfo.Fundamentos de administración Unidad 2. de ahí la importancia de plantear cabalmente objetivos que motiven. hasta los niveles operativos más bajos (objetivos departamentales o específicos). lo que hacemos en realidad es adelantarnos a los resultados que esperamos. es un presupuesto.

3. Proceso administrativo 2. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 4 . establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico”. son fines por alcanzar. Determinación de los cursos de acción o alternativas. Evaluación.6 Son cursos de acción general.1. para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas”.1.5 Estrategias “Las estrategias son cursos de acción general o alternativas. presupuestos y procedimientos). Fundamentos de Administración. Lourdes.Fundamentos de administración Unidad 2. Planeación 2. Consiste en buscar el mayor número de alternativas que permitan lograr los objetivos. 5 6 Münch Galindo. Se analizan todas las alternativas aplicando diferentes técnicas e identificando las ventajas y desventajas de cada alternativa. p. José (2009). Etapas: 1. porque se establecen a nivel estratégico. Idem. p. García Martínez. 94. que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos. Elementos de la planeación “Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener. ya que esto se hará en otras etapas (programas. 96. indican el camino a seguir sin detallar el empleo de recursos. 2.

• Se avienen al concepto tradicional militar. Selección de alternativas. una vez alcanzados se deben formular nuevas estrategias.3. Políticas “Las políticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones. 101. • Son específicas para cada área clave.1. García Martínez.Fundamentos de administración Unidad 2. Elementos de la planeación 3. Se caracterizan porque: • Se establecen en los niveles jerárquicos altos. p. da alternativas para el caso de que falle la estrategia elegida y desarrollan la creatividad en la solución de problemas. Planeación 2. que permitan logran con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la organización. tácticas o departamentales (son específicas de cada departamento) y operativas o específicas (se aplican en las decisiones a ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento). Las políticas se clasifican de acuerdo al nivel jerárquico en que se formulan: estratégicas o generales (se formulan en el nivel de alta gerencia para guiar a la empresa como una unidad integrada). Lourdes.7 Son criterios que guían hacia la correcta acción y decisión del personal en sus actividades. 7 Münch Galindo. José (2009). facilitan la toma de decisiones.1. Proceso administrativo 2. • Varía su utilidad de acuerdo a la dinámica del medio. acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una organización”. Sin las estrategias podrían no lograrse los objetivos organizacionales. Las políticas son flexibles y su redacción debe ser clara. son lineamientos generales que guían la acción de la empresa. Se busca identificar las alternativas más factibles y con mayores ventajas. Fundamentos de Administración. • Su vigencia depende de los objetivos. accesible y de contenido realista es decir que su interpretación sea uniforme. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 5 .

Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 6 . 8 Münch Galindo. (lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre). Formuladas. Contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. Fundamentos de Administración. del personal en sus actividades. Su importancia radica en que: Facilitan la delegación de autoridad. José (2009). Minimizan las consultas innecesarias.1. Otorgan libertad a la toma de decisiones. García Martínez. 101. Facilitan la inducción del nuevo personal. Proceso administrativo 2. Estimulan al personal. sindicatos).Fundamentos de administración Unidad 2.3. (emitidas por diversos niveles superiores. Consultadas. Indican al personal como deben actuar en sus operaciones. actitud o comportamiento que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa”. con el propósito de guiar la correcta acción y decisión.8 Las reglas son estrictas y las políticas flexibles. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. Elementos de la planeación Por su origen pueden ser: Externas. Regla “… Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición. (se originan por factores externos: competencia. p.1. Lourdes. Implícitas. gobierno. Planeación 2. (cuando se dan en actos esporádicos).

Idem. Su uso e interpretación estará de acuerdo al criterio utilizado. Es decir. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución”. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 7 . La gráfica mas empleada es la gráfica de Gantt.1. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.Fundamentos de administración Unidad 2. Un programa establece la ejecución completa de las actividades. así como los recursos necesarios. Planeación 2. 9 10 Idem. determinar qué actividad debe realizarse antes de otra. 2.104. qué actividades se dan simultáneamente y. Interrelacionar las actividades. p. 3. profundidad y con el tipo de actividad a que se refiera. Operativos.1.105. pudiendo ser: El método PERT (Program Evaluation Review Technique) El método de ruta crítica CPM (Critical Path Method) Se clasifican en: Tácticos. Las técnicas que se pueden usar varían. Identificar y determinar las actividades comprendidas.9 Procedimiento: 10 1. Proceso administrativo 2. Se establecen para un área de actividad. Se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad.3. Elementos de la planeación PROGRAMAS “Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos. 4. p. por último qué actividades deben efectuarse posteriormente.

• Evitar que los programas se contrapongan entre sí. ■ Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades. Proceso administrativo 2.1. graficarse y ser precisos y de fácil comprensión. asimismo.1. ■ Disminuyen los costos. 11 Münch Galindo. ■ Mantienen en orden las actividades. José (2009). ■ Evitan la duplicidad de esfuerzos”. Elementos de la planeación Su importancia radica en: ■ “Suministran la información e indican el estado de avance de actividades. ■ Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. • Debe hacerse del conocimiento de todos los involucrados.3. sirviendo como herramienta de control. Planeación 2. debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro. • Debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten. p. ■ Determinan los recursos que se necesitan. ■ Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo. 109. ■ Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. Fundamentos de Administración.Fundamentos de administración Unidad 2. • Deben hacerse por escrito. • Los recursos y el periodo para realizarlo deben ser acordes a la empresa. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 8 . Lourdes. ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. García Martínez.11 Para elaborarlos es necesario: • Involucrar a todas tanto responsables como operativos del mismo.

Clasificación: En relación con el nivel jerárquico para el que se determinen.Fundamentos de administración Unidad 2. Determina la asignación de recursos para toda la empresa. 110. Idem. Fundamentos de Administración. 110. pueden ser: 1. • En general porque se establece para toda la empresa. Lourdes. Tácticos o departamentales. Son para cada sección de los departamentos. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 9 . 3. Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico. Elaborado para cada una de las áreas de actividad de la empresa. junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan. Proceso administrativo 2. para un periodo específico”. p.12 Características:13 • Es un esquema. • Es un plan expresado en términos cuantitativos. en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios). Estratégicos o corporativos. el origen y asignación de los recursos de la empresa.3. p. • Es diseñado para un periodo determinado. • Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización. García Martínez. que determina por anticipado. Operativos. 2. Planeación 2. José (2009). pues se elabora en un documento formal. 12 13 Münch Galindo. Elementos de la planeación Presupuesto “El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios). ordenado sistemáticamente.1.1.

para direccionar los recursos hacia las actividades que den mayores beneficios. de origen y de aplicación de recursos. José (2009). Se calcula con base en programas de cada una de las áreas de la empresa.1. Procedimientos “Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. 3. Münch Galindo. Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida”. (2009). mano de obra. El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades. gastos diversos. Lourdes.1. Presupuesto financiero: balance. y de activos fijos (maquinaria y equipo. Presupuestos de capital: Inversiones capitalizables que realiza la empresa. mobiliario. García Martínez.3. no indica la manera en que deben realizarse.Fundamentos de administración Unidad 2. Fijos o rígidos. Pocas empresas cuentan con un sistema presupuestal integral. García Martínez. es un medio de control. p. reduce costos evitando compras innecesarias. su establecimiento básicamente corresponde al nivel operativo. producción. 2. mantenimiento). 3. 14 13 Münch Galindo.14 Por su especificidad y detalle. Fundamentos de Administración. Se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. Se hacen cálculos a distintos niveles de operación. edificios y construcciones. Fundamentos de Administración. permitiendo conocer los resultados en diversas situaciones. Por programas. Elementos de la planeación De acuerdo con forma en que se calculen: 1. José. Flexibles. Presupuestos de operación: Ventas. presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades. mismos que van implícitos en el procedimiento. pues de esto se encargan los métodos. Proceso administrativo 2. 113. Planeación 2. estados de resultados. compras. de flujo de caja. permite comprender claramente las metas organizativas. Su importancia radica en que permite medir el desempeño de las unidades organizativas. Lourdes. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 10 . 2. p. el cual debe incluir: 1.

15 15 Münch Galindo. ♦ Delimitan responsabilidades.Fundamentos de administración Unidad 2. José. Proceso administrativo 2. ♦ Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. p. Lourdes. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 11 . García Martínez.1.3. Planeación 2. Elementos de la planeación Su importancia radica en que: ♦ Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades. ♦ Promueven la eficiencia y especialización. (2009). Fundamentos de Administración. ♦ Determinan cómo deben ejecutarse las actividades y también cuándo y quién debe realizarlas.1. evitan duplicidades.