Fundamentos de administración

Unidad 2. Proceso administrativo
2.1. Planeación 2.1.3. Elementos de la planeación

La planeación comprende todo un proceso desde la formulación de los objetivos hasta el establecimiento de los lineamientos a seguir para su logro.
Filosofía

La filosofía de la empresa representa la forma de pensar oficial de la organización. Para desarrollarla, se deben analizar 3 elementos fundamentales y trascendentes para ésta, que indican hacia dónde se dirige la organización, por qué se dirige hacia allá y que es lo que sustenta u obliga a que la empresa vaya en esa determinada dirección. Estos tres elementos son: Los valores. Es decir es “la forma de ser de una empresa”. La misión. La misión es la razón de ser de la empresa. Se define a la misión en cuanto: describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa”.1 La visión. La visión es como se visualiza la empresa a futuro. El término visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas o en otras palabras, es la proyección a futuro de las mismas. La visión contesta a la pregunta ¿qué se desea que sea la empresa en un futuro? Está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos)”.2
Premisas

“Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan”.3 Las premisas pueden ser: • Internas. Su origen es dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión. Ejemplo: ausentismo, rotación de personal, siniestros. • Externas. Son factores que se originan fuera de la empresa pero que pueden afectar en el desarrollo de sus actividades. Las premisas pueden ser:
Münch Galindo, Lourdes, García Martínez, José (2009). Fundamentos de Administración. p. 79. Idem. p. 83. 3 Idem. p. 89.
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García Martínez.1. d) Técnicas: rapidez de los avances tecnológicos. Económicas: nivel de salarios y precios. 4 Münch Galindo. Sirven de identificación ante el personal y la sociedad con una imagen de responsabilidad socioeconómico. Genérico o cualitativo. Se consideran la razón de ser del grupo social en el presente y en el futuro. ingreso per cápita. relaciones internacionales. Son fundamento de los demás elementos. 3. Básicos o trascendentales.4 Características Son de orden moral. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 2 . producto nacional bruto. forma de pago de impuestos. es decir orientan el comportamiento ético de los integrantes. c) Sociales: empleo y desempleo. Elementos de la planeación a) De carácter político. Tendencias en la legislación: mejoramiento del ambiente. Lourdes. Permanente. posición en el mercado. cambios en los sistemas. 2.3. Son vigentes durante todo el tiempo de vida de la organización. e) Otros factores: competencia. sistemas de salubridad e higiene. b) De carácter legal. Pueden ser: 1. 84. Fundamentos de Administración. Orientan sobre el curso de acción moral a seguir para la formulación de planes. Semipermanente. Su importancia radica en que: Son cimiento de los demás elementos de la planeación. Propósitos Los propósitos se definen como: “Las aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social”.1. Planeación 2.Fundamentos de administración Unidad 2. Proporcionan las directrices generales de la empresa definiendo así el éxito o fracaso de la empresa. Ejemplo: Sistema de gobierno. José (2009). políticas de operación. Proceso administrativo 2. Pueden abarcar un periodo determinado. p. No se expresan en términos numéricos. Tendencias fiscales: impuestos sobre ciertos artículos o servicios.

Por otro lado los objetivos se pueden definir como los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. pues. los objetivos organizacionales están considerados dentro de un concepto jerárquico. para evitarlo el administrador de la organización debe establecer claramente los objetivos. Los resultados obtenidos en el proceso de sus labores le parecerán buenos y satisfactorios aunque haya derrochado recursos tanto humanos como materiales. es decir. Un objetivo es entonces un resultado final. es un presupuesto.3. definan realmente la misión y propósitos de una organización. Es lógico. Al determinar los objetivos. que existen objetivos en toda la red organizacional desde los niveles directivos más altos (objetivos globales). Proceso administrativo 2. A la larga siempre estará trabajando bajo sentimiento de confusión y fracasos. dentro del grupo de trabajo e inclusive individuales. Un objetivo fijado en recursos financieros. El objetivo se define como la meta que se persigue. tendrá serias dificultades para lograr sus metas. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 3 . precisos para determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. hay que considerar que en la organización hay demasiados intereses tanto organizacionales como individuales y en ocasiones son incompatibles provocando diversos conflictos dentro de la organización. Planeación 2. Un objetivo fijado en tiempo.Fundamentos de administración Unidad 2. hasta los niveles operativos más bajos (objetivos departamentales o específicos).1. Los objetivos exigen ser claros. que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación. Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes. así como hasta dónde quiere llegar. de ahí la importancia de plantear cabalmente objetivos que motiven. es una meta. es un programa. un estado ideal que se pretende alcanzar. exhorten al triunfo. que establezcamos nuestros objetivos para conocer qué es lo que esperamos que suceda antes de tomar cualquier iniciativa. Los objetivos mal planteados e inapropiados lejos de ayudar a la dirección. entorpecen la eficiencia y no permiten lograr la misión de las organizaciones. La definición operativa de los objetivos: Un objetivo cuantificado. lo que hacemos en realidad es adelantarnos a los resultados que esperamos. Elementos de la planeación OBJETIVOS La organización que no tiene idea de sus alcances y limitaciones.1.

presupuestos y procedimientos). porque se establecen a nivel estratégico.1. Fundamentos de Administración. p. Lourdes.3. Elementos de la planeación “Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener. establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico”. ya que esto se hará en otras etapas (programas. p. Proceso administrativo 2. Determinación de los cursos de acción o alternativas. 96. son fines por alcanzar.5 Estrategias “Las estrategias son cursos de acción general o alternativas. García Martínez.6 Son cursos de acción general. Se analizan todas las alternativas aplicando diferentes técnicas e identificando las ventajas y desventajas de cada alternativa.1. Planeación 2. Consiste en buscar el mayor número de alternativas que permitan lograr los objetivos. Idem. 5 6 Münch Galindo. 2. Etapas: 1. indican el camino a seguir sin detallar el empleo de recursos. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 4 . que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos. Evaluación.Fundamentos de administración Unidad 2. para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas”. José (2009). 94.

una vez alcanzados se deben formular nuevas estrategias. da alternativas para el caso de que falle la estrategia elegida y desarrollan la creatividad en la solución de problemas. Las políticas son flexibles y su redacción debe ser clara. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 5 . • Su vigencia depende de los objetivos. Políticas “Las políticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones.Fundamentos de administración Unidad 2. 101. José (2009). p.1. García Martínez.1. son lineamientos generales que guían la acción de la empresa. facilitan la toma de decisiones. que permitan logran con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la organización. Sin las estrategias podrían no lograrse los objetivos organizacionales. acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una organización”. Elementos de la planeación 3. tácticas o departamentales (son específicas de cada departamento) y operativas o específicas (se aplican en las decisiones a ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento). Fundamentos de Administración.7 Son criterios que guían hacia la correcta acción y decisión del personal en sus actividades. Lourdes. Se busca identificar las alternativas más factibles y con mayores ventajas. Proceso administrativo 2. Las políticas se clasifican de acuerdo al nivel jerárquico en que se formulan: estratégicas o generales (se formulan en el nivel de alta gerencia para guiar a la empresa como una unidad integrada). • Se avienen al concepto tradicional militar. Planeación 2. • Varía su utilidad de acuerdo a la dinámica del medio. 7 Münch Galindo. • Son específicas para cada área clave. accesible y de contenido realista es decir que su interpretación sea uniforme. Selección de alternativas. Se caracterizan porque: • Se establecen en los niveles jerárquicos altos.3.

Facilitan la inducción del nuevo personal.8 Las reglas son estrictas y las políticas flexibles. Implícitas. (se originan por factores externos: competencia. Fundamentos de Administración. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. p. (cuando se dan en actos esporádicos). Contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. García Martínez. Minimizan las consultas innecesarias. Su importancia radica en que: Facilitan la delegación de autoridad. Indican al personal como deben actuar en sus operaciones.Fundamentos de administración Unidad 2. (emitidas por diversos niveles superiores. Planeación 2. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 6 . Regla “… Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición. 101. gobierno. del personal en sus actividades. Formuladas.3.1. José (2009). Consultadas. al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. sindicatos). 8 Münch Galindo. Elementos de la planeación Por su origen pueden ser: Externas.1. (lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre). Lourdes. actitud o comportamiento que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa”. con el propósito de guiar la correcta acción y decisión. Estimulan al personal. Proceso administrativo 2. Otorgan libertad a la toma de decisiones.

Su uso e interpretación estará de acuerdo al criterio utilizado. Identificar y determinar las actividades comprendidas. Idem. así como los recursos necesarios. y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución”. 9 10 Idem. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. Planeación 2.1. Operativos. p.9 Procedimiento: 10 1. Es decir. Interrelacionar las actividades.1. Se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad. por último qué actividades deben efectuarse posteriormente. 3. 2. Un programa establece la ejecución completa de las actividades. Las técnicas que se pueden usar varían.3. Proceso administrativo 2. Elementos de la planeación PROGRAMAS “Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos. La gráfica mas empleada es la gráfica de Gantt. determinar qué actividad debe realizarse antes de otra. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 7 . 4. qué actividades se dan simultáneamente y.104. pudiendo ser: El método PERT (Program Evaluation Review Technique) El método de ruta crítica CPM (Critical Path Method) Se clasifican en: Tácticos.Fundamentos de administración Unidad 2. p. Se establecen para un área de actividad.105. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración. profundidad y con el tipo de actividad a que se refiera.

debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro. Proceso administrativo 2. • Debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten.1. Planeación 2. ■ Determinan los recursos que se necesitan.11 Para elaborarlos es necesario: • Involucrar a todas tanto responsables como operativos del mismo. 109. ■ Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. graficarse y ser precisos y de fácil comprensión. Fundamentos de Administración. 11 Münch Galindo. ■ Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades. • Debe hacerse del conocimiento de todos los involucrados. José (2009).3. ■ Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo. García Martínez. ■ Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. • Evitar que los programas se contrapongan entre sí. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 8 . Elementos de la planeación Su importancia radica en: ■ “Suministran la información e indican el estado de avance de actividades.Fundamentos de administración Unidad 2. ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. ■ Evitan la duplicidad de esfuerzos”. ■ Mantienen en orden las actividades. asimismo. Lourdes. sirviendo como herramienta de control.1. ■ Disminuyen los costos. • Deben hacerse por escrito. p. • Los recursos y el periodo para realizarlo deben ser acordes a la empresa.

Tácticos o departamentales. pueden ser: 1. que determina por anticipado. Fundamentos de Administración.1. Lourdes.3. Planeación 2. 110.Fundamentos de administración Unidad 2. ordenado sistemáticamente.12 Características:13 • Es un esquema. Elaborado para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico. junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan. p. • En general porque se establece para toda la empresa. Son para cada sección de los departamentos. el origen y asignación de los recursos de la empresa. Idem. 2. 12 13 Münch Galindo. García Martínez. Elementos de la planeación Presupuesto “El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios).1. para un periodo específico”. Estratégicos o corporativos. 3. p. pues se elabora en un documento formal. Clasificación: En relación con el nivel jerárquico para el que se determinen. en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios). Proceso administrativo 2. 110. • Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 9 . José (2009). • Es diseñado para un periodo determinado. • Es un plan expresado en términos cuantitativos. Operativos. Determina la asignación de recursos para toda la empresa.

José. Presupuesto financiero: balance. Fijos o rígidos. edificios y construcciones. y de activos fijos (maquinaria y equipo. permite comprender claramente las metas organizativas. Flexibles. Pocas empresas cuentan con un sistema presupuestal integral. pues de esto se encargan los métodos. compras. el cual debe incluir: 1. gastos diversos. Se hacen cálculos a distintos niveles de operación. 2.1. es un medio de control. García Martínez. mismos que van implícitos en el procedimiento. Se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. su establecimiento básicamente corresponde al nivel operativo. Fundamentos de Administración. Su importancia radica en que permite medir el desempeño de las unidades organizativas.1. mano de obra. de origen y de aplicación de recursos. p. mobiliario. 3. Fundamentos de Administración. presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades. 14 13 Münch Galindo. producción. Procedimientos “Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. p. Presupuestos de operación: Ventas. Se calcula con base en programas de cada una de las áreas de la empresa. 2. para direccionar los recursos hacia las actividades que den mayores beneficios. 113. José (2009). no indica la manera en que deben realizarse. García Martínez. Münch Galindo. permitiendo conocer los resultados en diversas situaciones. Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida”. Por programas.Fundamentos de administración Unidad 2. (2009). estados de resultados. Presupuestos de capital: Inversiones capitalizables que realiza la empresa. reduce costos evitando compras innecesarias. Planeación 2. Lourdes.14 Por su especificidad y detalle. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 10 . Lourdes. mantenimiento). 3. Elementos de la planeación De acuerdo con forma en que se calculen: 1. Proceso administrativo 2.3. El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades. de flujo de caja.

José. Lourdes. Elementos de la planeación Su importancia radica en que: ♦ Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades. ♦ Promueven la eficiencia y especialización. ♦ Delimitan responsabilidades. 15 15 Münch Galindo.Fundamentos de administración Unidad 2. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 11 .1. Planeación 2. ♦ Determinan cómo deben ejecutarse las actividades y también cuándo y quién debe realizarlas. (2009). Fundamentos de Administración. García Martínez.3. ♦ Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. p.1. evitan duplicidades. Proceso administrativo 2.

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