Fundamentos de administración

Unidad 2. Proceso administrativo
2.1. Planeación 2.1.3. Elementos de la planeación

La planeación comprende todo un proceso desde la formulación de los objetivos hasta el establecimiento de los lineamientos a seguir para su logro.
Filosofía

La filosofía de la empresa representa la forma de pensar oficial de la organización. Para desarrollarla, se deben analizar 3 elementos fundamentales y trascendentes para ésta, que indican hacia dónde se dirige la organización, por qué se dirige hacia allá y que es lo que sustenta u obliga a que la empresa vaya en esa determinada dirección. Estos tres elementos son: Los valores. Es decir es “la forma de ser de una empresa”. La misión. La misión es la razón de ser de la empresa. Se define a la misión en cuanto: describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa”.1 La visión. La visión es como se visualiza la empresa a futuro. El término visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas o en otras palabras, es la proyección a futuro de las mismas. La visión contesta a la pregunta ¿qué se desea que sea la empresa en un futuro? Está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos)”.2
Premisas

“Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan”.3 Las premisas pueden ser: • Internas. Su origen es dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión. Ejemplo: ausentismo, rotación de personal, siniestros. • Externas. Son factores que se originan fuera de la empresa pero que pueden afectar en el desarrollo de sus actividades. Las premisas pueden ser:
Münch Galindo, Lourdes, García Martínez, José (2009). Fundamentos de Administración. p. 79. Idem. p. 83. 3 Idem. p. 89.
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políticas de operación. d) Técnicas: rapidez de los avances tecnológicos.3. Genérico o cualitativo. c) Sociales: empleo y desempleo. posición en el mercado. es decir orientan el comportamiento ético de los integrantes.Fundamentos de administración Unidad 2. Tendencias fiscales: impuestos sobre ciertos artículos o servicios. Ejemplo: Sistema de gobierno. García Martínez. Económicas: nivel de salarios y precios. Orientan sobre el curso de acción moral a seguir para la formulación de planes. 84.1. Básicos o trascendentales. Elementos de la planeación a) De carácter político. Tendencias en la legislación: mejoramiento del ambiente. Pueden ser: 1. 2. Proceso administrativo 2. b) De carácter legal. Son vigentes durante todo el tiempo de vida de la organización. producto nacional bruto. Proporcionan las directrices generales de la empresa definiendo así el éxito o fracaso de la empresa. Lourdes. forma de pago de impuestos. Se consideran la razón de ser del grupo social en el presente y en el futuro. Pueden abarcar un periodo determinado.1. Planeación 2. José (2009). Son fundamento de los demás elementos.4 Características Son de orden moral. Semipermanente. Permanente. e) Otros factores: competencia. 3. No se expresan en términos numéricos. 4 Münch Galindo. sistemas de salubridad e higiene. relaciones internacionales. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 2 . Su importancia radica en que: Son cimiento de los demás elementos de la planeación. Sirven de identificación ante el personal y la sociedad con una imagen de responsabilidad socioeconómico. ingreso per cápita. Fundamentos de Administración. Propósitos Los propósitos se definen como: “Las aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social”. cambios en los sistemas. p.

Los objetivos exigen ser claros. A la larga siempre estará trabajando bajo sentimiento de confusión y fracasos. Por otro lado los objetivos se pueden definir como los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.1. que establezcamos nuestros objetivos para conocer qué es lo que esperamos que suceda antes de tomar cualquier iniciativa. lo que hacemos en realidad es adelantarnos a los resultados que esperamos. definan realmente la misión y propósitos de una organización. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 3 . es decir. Un objetivo es entonces un resultado final.Fundamentos de administración Unidad 2. pues. es una meta. así como hasta dónde quiere llegar. Elementos de la planeación OBJETIVOS La organización que no tiene idea de sus alcances y limitaciones. de ahí la importancia de plantear cabalmente objetivos que motiven. entorpecen la eficiencia y no permiten lograr la misión de las organizaciones. hasta los niveles operativos más bajos (objetivos departamentales o específicos). Los objetivos mal planteados e inapropiados lejos de ayudar a la dirección. precisos para determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. Planeación 2. dentro del grupo de trabajo e inclusive individuales. exhorten al triunfo. Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes. hay que considerar que en la organización hay demasiados intereses tanto organizacionales como individuales y en ocasiones son incompatibles provocando diversos conflictos dentro de la organización. es un presupuesto. tendrá serias dificultades para lograr sus metas. un estado ideal que se pretende alcanzar.3. es un programa. para evitarlo el administrador de la organización debe establecer claramente los objetivos. La definición operativa de los objetivos: Un objetivo cuantificado. Un objetivo fijado en recursos financieros.1. Un objetivo fijado en tiempo. que existen objetivos en toda la red organizacional desde los niveles directivos más altos (objetivos globales). El objetivo se define como la meta que se persigue. los objetivos organizacionales están considerados dentro de un concepto jerárquico. Proceso administrativo 2. que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación. Es lógico. Los resultados obtenidos en el proceso de sus labores le parecerán buenos y satisfactorios aunque haya derrochado recursos tanto humanos como materiales. Al determinar los objetivos.

2.1. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 4 . Etapas: 1. 5 6 Münch Galindo. establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico”. Consiste en buscar el mayor número de alternativas que permitan lograr los objetivos. 94. Lourdes. Fundamentos de Administración. Se analizan todas las alternativas aplicando diferentes técnicas e identificando las ventajas y desventajas de cada alternativa.1. ya que esto se hará en otras etapas (programas.Fundamentos de administración Unidad 2. José (2009). Determinación de los cursos de acción o alternativas. Idem. para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas”. porque se establecen a nivel estratégico.6 Son cursos de acción general. Proceso administrativo 2.3. que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos.5 Estrategias “Las estrategias son cursos de acción general o alternativas. 96. p. Elementos de la planeación “Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener. son fines por alcanzar. García Martínez. Planeación 2. indican el camino a seguir sin detallar el empleo de recursos. Evaluación. p. presupuestos y procedimientos).

Se caracterizan porque: • Se establecen en los niveles jerárquicos altos.Fundamentos de administración Unidad 2. Proceso administrativo 2. acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una organización”. p. son lineamientos generales que guían la acción de la empresa. • Su vigencia depende de los objetivos. Elementos de la planeación 3. Las políticas son flexibles y su redacción debe ser clara. Fundamentos de Administración.3. facilitan la toma de decisiones.1. Planeación 2.7 Son criterios que guían hacia la correcta acción y decisión del personal en sus actividades. José (2009). Se busca identificar las alternativas más factibles y con mayores ventajas. García Martínez. da alternativas para el caso de que falle la estrategia elegida y desarrollan la creatividad en la solución de problemas. 7 Münch Galindo. • Varía su utilidad de acuerdo a la dinámica del medio. 101. • Se avienen al concepto tradicional militar. Las políticas se clasifican de acuerdo al nivel jerárquico en que se formulan: estratégicas o generales (se formulan en el nivel de alta gerencia para guiar a la empresa como una unidad integrada). Lourdes. tácticas o departamentales (son específicas de cada departamento) y operativas o específicas (se aplican en las decisiones a ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento). accesible y de contenido realista es decir que su interpretación sea uniforme. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 5 . una vez alcanzados se deben formular nuevas estrategias. • Son específicas para cada área clave. Sin las estrategias podrían no lograrse los objetivos organizacionales. que permitan logran con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la organización. Políticas “Las políticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones. Selección de alternativas.1.

8 Münch Galindo. Facilitan la inducción del nuevo personal. Contribuyen al logro de los objetivos organizacionales.1. Consultadas.3. José (2009). Planeación 2. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 6 .8 Las reglas son estrictas y las políticas flexibles. (se originan por factores externos: competencia. con el propósito de guiar la correcta acción y decisión. (cuando se dan en actos esporádicos). Implícitas. p.1. al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. Regla “… Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición. actitud o comportamiento que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa”. 101. Su importancia radica en que: Facilitan la delegación de autoridad. Fundamentos de Administración. (emitidas por diversos niveles superiores. Proceso administrativo 2. García Martínez. Elementos de la planeación Por su origen pueden ser: Externas. Minimizan las consultas innecesarias.Fundamentos de administración Unidad 2. Lourdes. Formuladas. Indican al personal como deben actuar en sus operaciones. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. Otorgan libertad a la toma de decisiones. sindicatos). gobierno. Estimulan al personal. del personal en sus actividades. (lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre).

Interrelacionar las actividades. Se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad. Un programa establece la ejecución completa de las actividades. profundidad y con el tipo de actividad a que se refiera.104. y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución”. Es decir. 3. Su uso e interpretación estará de acuerdo al criterio utilizado. 2. Elementos de la planeación PROGRAMAS “Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos. p. pudiendo ser: El método PERT (Program Evaluation Review Technique) El método de ruta crítica CPM (Critical Path Method) Se clasifican en: Tácticos.1. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 7 . por último qué actividades deben efectuarse posteriormente. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. Proceso administrativo 2. Las técnicas que se pueden usar varían. p. así como los recursos necesarios.Fundamentos de administración Unidad 2. 9 10 Idem. Idem. Se establecen para un área de actividad. determinar qué actividad debe realizarse antes de otra.105. La gráfica mas empleada es la gráfica de Gantt.9 Procedimiento: 10 1. Identificar y determinar las actividades comprendidas. 4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.1. qué actividades se dan simultáneamente y. Operativos.3. Planeación 2.

• Deben hacerse por escrito. asimismo. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 8 . • Evitar que los programas se contrapongan entre sí. graficarse y ser precisos y de fácil comprensión. • Debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten. Fundamentos de Administración. • Debe hacerse del conocimiento de todos los involucrados. ■ Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.11 Para elaborarlos es necesario: • Involucrar a todas tanto responsables como operativos del mismo. ■ Disminuyen los costos. p. ■ Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades. 11 Münch Galindo. ■ Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo. García Martínez. debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.1.3.1. Elementos de la planeación Su importancia radica en: ■ “Suministran la información e indican el estado de avance de actividades. 109. Proceso administrativo 2. ■ Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. ■ Determinan los recursos que se necesitan. Lourdes. • Los recursos y el periodo para realizarlo deben ser acordes a la empresa. José (2009). ■ Mantienen en orden las actividades. sirviendo como herramienta de control. Planeación 2. ■ Evitan la duplicidad de esfuerzos”.Fundamentos de administración Unidad 2.

Estratégicos o corporativos. 110. en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios).Fundamentos de administración Unidad 2. Lourdes. Idem. 2. Determina la asignación de recursos para toda la empresa. junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan. 12 13 Münch Galindo. • Es diseñado para un periodo determinado. que determina por anticipado. Elaborado para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Planeación 2. García Martínez. p. José (2009). p. Elementos de la planeación Presupuesto “El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios).3. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 9 . pueden ser: 1. Son para cada sección de los departamentos.12 Características:13 • Es un esquema. pues se elabora en un documento formal. • En general porque se establece para toda la empresa. • Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización.1. Tácticos o departamentales. ordenado sistemáticamente. • Es un plan expresado en términos cuantitativos. Proceso administrativo 2. 110. 3. Fundamentos de Administración. Operativos. para un periodo específico”.1. el origen y asignación de los recursos de la empresa. Clasificación: En relación con el nivel jerárquico para el que se determinen. Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico.

es un medio de control. permitiendo conocer los resultados en diversas situaciones. 3. Proceso administrativo 2. permite comprender claramente las metas organizativas.14 Por su especificidad y detalle. El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades.3. mismos que van implícitos en el procedimiento. Fundamentos de Administración. Se calcula con base en programas de cada una de las áreas de la empresa. mano de obra. Flexibles. mantenimiento). García Martínez. Elementos de la planeación De acuerdo con forma en que se calculen: 1. p. no indica la manera en que deben realizarse. Presupuestos de capital: Inversiones capitalizables que realiza la empresa. gastos diversos. García Martínez. Por programas. 3. pues de esto se encargan los métodos. Se hacen cálculos a distintos niveles de operación. Lourdes. José. su establecimiento básicamente corresponde al nivel operativo. estados de resultados. Pocas empresas cuentan con un sistema presupuestal integral. 14 13 Münch Galindo. 2. Planeación 2. (2009). y de activos fijos (maquinaria y equipo. Presupuestos de operación: Ventas. 2.1. Lourdes. Fundamentos de Administración. Procedimientos “Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. producción. el cual debe incluir: 1. José (2009). Se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. Presupuesto financiero: balance. presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades. mobiliario. 113. Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida”.1. de origen y de aplicación de recursos. Su importancia radica en que permite medir el desempeño de las unidades organizativas. Fijos o rígidos. edificios y construcciones. Münch Galindo. de flujo de caja.Fundamentos de administración Unidad 2. reduce costos evitando compras innecesarias. para direccionar los recursos hacia las actividades que den mayores beneficios. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 10 . compras. p.

♦ Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.3. Fundamentos de Administración. evitan duplicidades.1. ♦ Delimitan responsabilidades. Elementos de la planeación Su importancia radica en que: ♦ Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 11 . Lourdes. ♦ Promueven la eficiencia y especialización.1. (2009). p. Proceso administrativo 2. 15 15 Münch Galindo. Planeación 2. García Martínez.Fundamentos de administración Unidad 2. José. ♦ Determinan cómo deben ejecutarse las actividades y también cuándo y quién debe realizarlas.

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