Fundamentos de administración

Unidad 2. Proceso administrativo
2.1. Planeación 2.1.3. Elementos de la planeación

La planeación comprende todo un proceso desde la formulación de los objetivos hasta el establecimiento de los lineamientos a seguir para su logro.
Filosofía

La filosofía de la empresa representa la forma de pensar oficial de la organización. Para desarrollarla, se deben analizar 3 elementos fundamentales y trascendentes para ésta, que indican hacia dónde se dirige la organización, por qué se dirige hacia allá y que es lo que sustenta u obliga a que la empresa vaya en esa determinada dirección. Estos tres elementos son: Los valores. Es decir es “la forma de ser de una empresa”. La misión. La misión es la razón de ser de la empresa. Se define a la misión en cuanto: describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa”.1 La visión. La visión es como se visualiza la empresa a futuro. El término visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas o en otras palabras, es la proyección a futuro de las mismas. La visión contesta a la pregunta ¿qué se desea que sea la empresa en un futuro? Está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos)”.2
Premisas

“Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan”.3 Las premisas pueden ser: • Internas. Su origen es dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión. Ejemplo: ausentismo, rotación de personal, siniestros. • Externas. Son factores que se originan fuera de la empresa pero que pueden afectar en el desarrollo de sus actividades. Las premisas pueden ser:
Münch Galindo, Lourdes, García Martínez, José (2009). Fundamentos de Administración. p. 79. Idem. p. 83. 3 Idem. p. 89.
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b) De carácter legal. e) Otros factores: competencia. Proporcionan las directrices generales de la empresa definiendo así el éxito o fracaso de la empresa. No se expresan en términos numéricos. Genérico o cualitativo. cambios en los sistemas. Orientan sobre el curso de acción moral a seguir para la formulación de planes. Básicos o trascendentales. Económicas: nivel de salarios y precios. Tendencias en la legislación: mejoramiento del ambiente. producto nacional bruto. Son fundamento de los demás elementos. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 2 . Elementos de la planeación a) De carácter político. Son vigentes durante todo el tiempo de vida de la organización.Fundamentos de administración Unidad 2.4 Características Son de orden moral. 84. Proceso administrativo 2. políticas de operación.1. Permanente. relaciones internacionales. Planeación 2. Su importancia radica en que: Son cimiento de los demás elementos de la planeación. forma de pago de impuestos. sistemas de salubridad e higiene. p. Ejemplo: Sistema de gobierno. d) Técnicas: rapidez de los avances tecnológicos. Fundamentos de Administración. c) Sociales: empleo y desempleo.3. 3. posición en el mercado. es decir orientan el comportamiento ético de los integrantes. 2. Se consideran la razón de ser del grupo social en el presente y en el futuro. Semipermanente. Lourdes. Pueden ser: 1. Propósitos Los propósitos se definen como: “Las aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social”. Tendencias fiscales: impuestos sobre ciertos artículos o servicios. Pueden abarcar un periodo determinado. ingreso per cápita.1. José (2009). 4 Münch Galindo. Sirven de identificación ante el personal y la sociedad con una imagen de responsabilidad socioeconómico. García Martínez.

exhorten al triunfo. Un objetivo fijado en tiempo. La definición operativa de los objetivos: Un objetivo cuantificado. precisos para determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes. tendrá serias dificultades para lograr sus metas. para evitarlo el administrador de la organización debe establecer claramente los objetivos. dentro del grupo de trabajo e inclusive individuales. Es lógico. Planeación 2. Los objetivos exigen ser claros. El objetivo se define como la meta que se persigue. Al determinar los objetivos. que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación. Los objetivos mal planteados e inapropiados lejos de ayudar a la dirección. es una meta. es un programa. pues. entorpecen la eficiencia y no permiten lograr la misión de las organizaciones.Fundamentos de administración Unidad 2.1. un estado ideal que se pretende alcanzar.1. hasta los niveles operativos más bajos (objetivos departamentales o específicos). Un objetivo es entonces un resultado final. los objetivos organizacionales están considerados dentro de un concepto jerárquico. Por otro lado los objetivos se pueden definir como los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.3. Los resultados obtenidos en el proceso de sus labores le parecerán buenos y satisfactorios aunque haya derrochado recursos tanto humanos como materiales. es decir. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 3 . es un presupuesto. Un objetivo fijado en recursos financieros. Elementos de la planeación OBJETIVOS La organización que no tiene idea de sus alcances y limitaciones. definan realmente la misión y propósitos de una organización. que establezcamos nuestros objetivos para conocer qué es lo que esperamos que suceda antes de tomar cualquier iniciativa. que existen objetivos en toda la red organizacional desde los niveles directivos más altos (objetivos globales). hay que considerar que en la organización hay demasiados intereses tanto organizacionales como individuales y en ocasiones son incompatibles provocando diversos conflictos dentro de la organización. Proceso administrativo 2. lo que hacemos en realidad es adelantarnos a los resultados que esperamos. así como hasta dónde quiere llegar. de ahí la importancia de plantear cabalmente objetivos que motiven. A la larga siempre estará trabajando bajo sentimiento de confusión y fracasos.

Evaluación. para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas”. presupuestos y procedimientos). 5 6 Münch Galindo. son fines por alcanzar. Se analizan todas las alternativas aplicando diferentes técnicas e identificando las ventajas y desventajas de cada alternativa. Elementos de la planeación “Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener. indican el camino a seguir sin detallar el empleo de recursos. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 4 . Fundamentos de Administración. 96.Fundamentos de administración Unidad 2. Lourdes. que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos. Proceso administrativo 2.1.5 Estrategias “Las estrategias son cursos de acción general o alternativas. p. Consiste en buscar el mayor número de alternativas que permitan lograr los objetivos. Etapas: 1. p. 94. Idem. establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico”.3. 2. José (2009). porque se establecen a nivel estratégico. ya que esto se hará en otras etapas (programas. García Martínez. Determinación de los cursos de acción o alternativas.6 Son cursos de acción general. Planeación 2.1.

1. Elementos de la planeación 3. accesible y de contenido realista es decir que su interpretación sea uniforme. Selección de alternativas. • Su vigencia depende de los objetivos. • Son específicas para cada área clave. que permitan logran con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la organización. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 5 . Proceso administrativo 2. • Se avienen al concepto tradicional militar. Fundamentos de Administración. Se caracterizan porque: • Se establecen en los niveles jerárquicos altos. son lineamientos generales que guían la acción de la empresa.Fundamentos de administración Unidad 2. García Martínez. facilitan la toma de decisiones. Lourdes.3. Las políticas se clasifican de acuerdo al nivel jerárquico en que se formulan: estratégicas o generales (se formulan en el nivel de alta gerencia para guiar a la empresa como una unidad integrada). Políticas “Las políticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones. acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una organización”. da alternativas para el caso de que falle la estrategia elegida y desarrollan la creatividad en la solución de problemas. Sin las estrategias podrían no lograrse los objetivos organizacionales. Las políticas son flexibles y su redacción debe ser clara. José (2009). 101. una vez alcanzados se deben formular nuevas estrategias.1. p.7 Son criterios que guían hacia la correcta acción y decisión del personal en sus actividades. • Varía su utilidad de acuerdo a la dinámica del medio. Se busca identificar las alternativas más factibles y con mayores ventajas. Planeación 2. tácticas o departamentales (son específicas de cada departamento) y operativas o específicas (se aplican en las decisiones a ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento). 7 Münch Galindo.

José (2009). gobierno. Facilitan la inducción del nuevo personal.3. con el propósito de guiar la correcta acción y decisión. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 6 . Contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. Elementos de la planeación Por su origen pueden ser: Externas. Proceso administrativo 2. Regla “… Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición. Consultadas. 101. p. García Martínez. Formuladas. (cuando se dan en actos esporádicos). Lourdes. del personal en sus actividades. Indican al personal como deben actuar en sus operaciones. 8 Münch Galindo.1. (se originan por factores externos: competencia.8 Las reglas son estrictas y las políticas flexibles. Minimizan las consultas innecesarias. Su importancia radica en que: Facilitan la delegación de autoridad. (emitidas por diversos niveles superiores. al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.1. Fundamentos de Administración. Planeación 2.Fundamentos de administración Unidad 2. Estimulan al personal. sindicatos). actitud o comportamiento que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa”. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. (lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre). Otorgan libertad a la toma de decisiones. Implícitas.

profundidad y con el tipo de actividad a que se refiera. qué actividades se dan simultáneamente y. así como los recursos necesarios. por último qué actividades deben efectuarse posteriormente. Planeación 2.104. Operativos. Un programa establece la ejecución completa de las actividades. Idem. Identificar y determinar las actividades comprendidas. Interrelacionar las actividades. Se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad. pudiendo ser: El método PERT (Program Evaluation Review Technique) El método de ruta crítica CPM (Critical Path Method) Se clasifican en: Tácticos. determinar qué actividad debe realizarse antes de otra.Fundamentos de administración Unidad 2. 4. Su uso e interpretación estará de acuerdo al criterio utilizado. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.105.1. Se establecen para un área de actividad. 9 10 Idem. Elementos de la planeación PROGRAMAS “Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos. Proceso administrativo 2. 3. 2.9 Procedimiento: 10 1. La gráfica mas empleada es la gráfica de Gantt.1. p. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.3. y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución”. Es decir. Las técnicas que se pueden usar varían. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 7 . p.

■ Evitan la duplicidad de esfuerzos”. ■ Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. asimismo. Lourdes. ■ Determinan los recursos que se necesitan. ■ Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. • Los recursos y el periodo para realizarlo deben ser acordes a la empresa. Planeación 2. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 8 . 11 Münch Galindo. graficarse y ser precisos y de fácil comprensión.1. • Debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten. debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro. ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. ■ Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades. p. Elementos de la planeación Su importancia radica en: ■ “Suministran la información e indican el estado de avance de actividades. ■ Mantienen en orden las actividades.1. ■ Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo. García Martínez. ■ Disminuyen los costos. 109. • Evitar que los programas se contrapongan entre sí.3.Fundamentos de administración Unidad 2. • Debe hacerse del conocimiento de todos los involucrados. • Deben hacerse por escrito.11 Para elaborarlos es necesario: • Involucrar a todas tanto responsables como operativos del mismo. José (2009). Fundamentos de Administración. Proceso administrativo 2. sirviendo como herramienta de control.

Operativos. Clasificación: En relación con el nivel jerárquico para el que se determinen. junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan. en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios). Estratégicos o corporativos. pueden ser: 1. Planeación 2. Tácticos o departamentales. • En general porque se establece para toda la empresa. Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 9 . • Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización. 110. Lourdes.1. pues se elabora en un documento formal. Elementos de la planeación Presupuesto “El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios). Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico. el origen y asignación de los recursos de la empresa.3. • Es un plan expresado en términos cuantitativos. que determina por anticipado. Idem. ordenado sistemáticamente. 3. 110.12 Características:13 • Es un esquema. Proceso administrativo 2. Fundamentos de Administración. 2. Elaborado para cada una de las áreas de actividad de la empresa. 12 13 Münch Galindo. José (2009). p.Fundamentos de administración Unidad 2.1. Determina la asignación de recursos para toda la empresa. p. • Es diseñado para un periodo determinado. García Martínez. para un periodo específico”. Son para cada sección de los departamentos.

Fundamentos de Administración. mobiliario. para direccionar los recursos hacia las actividades que den mayores beneficios. Presupuestos de capital: Inversiones capitalizables que realiza la empresa. producción. presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades. de origen y de aplicación de recursos. 3. de flujo de caja. 2. Su importancia radica en que permite medir el desempeño de las unidades organizativas. reduce costos evitando compras innecesarias. Elementos de la planeación De acuerdo con forma en que se calculen: 1. José (2009).Fundamentos de administración Unidad 2. Se calcula con base en programas de cada una de las áreas de la empresa. 3. García Martínez. (2009). El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades. mismos que van implícitos en el procedimiento. Planeación 2.1. gastos diversos. Fundamentos de Administración. p. su establecimiento básicamente corresponde al nivel operativo. Proceso administrativo 2. Procedimientos “Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. 113. edificios y construcciones. Münch Galindo. Fijos o rígidos. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 10 . p. José. no indica la manera en que deben realizarse. estados de resultados.14 Por su especificidad y detalle. Presupuesto financiero: balance. Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida”. Se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. es un medio de control. 14 13 Münch Galindo. Se hacen cálculos a distintos niveles de operación. permite comprender claramente las metas organizativas. Flexibles. Lourdes.1.3. Por programas. Presupuestos de operación: Ventas. compras. mano de obra. García Martínez. permitiendo conocer los resultados en diversas situaciones. 2. Pocas empresas cuentan con un sistema presupuestal integral. pues de esto se encargan los métodos. y de activos fijos (maquinaria y equipo. Lourdes. mantenimiento). el cual debe incluir: 1.

1. Fundamentos de Administración. José. Lourdes. (2009). García Martínez. ♦ Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. ♦ Determinan cómo deben ejecutarse las actividades y también cuándo y quién debe realizarlas. evitan duplicidades. p. 15 15 Münch Galindo. Proceso administrativo 2.3. Elementos de la planeación Su importancia radica en que: ♦ Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.1. Planeación 2. ♦ Delimitan responsabilidades.Fundamentos de administración Unidad 2. 114 Educación Superior Abierta y a Distancia • Ciencias Sociales y Administrativas 11 . ♦ Promueven la eficiencia y especialización.

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