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EXCEL

PARA EL
MANEJO DE DATOS

(avanzado)

Auxiliar didáctico

Marcos Nava Ramírez julio 2009

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 1


TEMARIO

1.- TIPOS DE DATOS


- DATOS E INFORMACIÓN
- NOMENCLATURA EN EXCEL
- MANEJO INTERNO EN EXCEL
- MASCARAS Y FORMATOS DE CELDAS

2.- HOJAS Y TABLAS DE DATOS


- RANGOS
- ARREGLOS BIDIMENSIONALES
- TABLAS Y ENCABEZADOS
- SUBDIVISIONES DE PANTALLA Y PANELES
- BUSQUEDA Y REEMPLAZO

3.- OPERACIONES ARITMETICAS


- SUMATORIA
- PROMEDIO
- REGLA DE TRES Y PORCENTAJES
- OPERACIONES BINARIAS
- FUNCIONES (GENERAL)
- REFERENCIAS EXTERNAS

4.- OPCIONES DE IMPRESIÓN


- VISTAS DEL AREA DE TRABAJO
- DEFINICION DE RANGO DE IMPRESIÓN
- DEFINICION DE ENCABEZADO DE DATOS
- OPCIONES DE VISTA PREVIA
- SALTOS DE PAGINA

5.- MANEJO DE DATOS


- AUTORRELLENADO Y SECUENCIAS
- LISTAS PERSONALIZADAS
- ORDENAMIENTO DE DATOS
- FILTROS (AUTOFILTRO Y FILTRO AVANZADO)
- COMPARAR DATOS (FUNCIONES BUSCAR)
- FORMATO CONDICIONAL
- LIBROS COMPARTIDOS

6.- PRESENTACION DE INFORMACIÓN


- SUBTOTALES Y ESQUEMAS
- OCULTAR/MOSTRAR COLUMNAS
- TABLAS DINÁMICAS
- GRÁFICOS GENERALES Y DINÁMICOS

Anexos Los menús de Excel.


Tabla ASCII
Referencia de formulas

2 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


1.- TIPOS DE DATOS
- DATOS E INFORMACIÓN

Como “dato” entenderemos todo carácter o combinación de ellos que esta guardado, o a la vista, en un documento o
área de trabajo.

Como “información” entenderemos un dato asociado a un conocimiento que le da significado.

Como ejemplo de esto, muestro el dato “kg” que por si mismo no tiene significado, pero si recordamos que esta
combinación de letras generalmente se asocia a “kilogramos” (conocimiento previo), ahora “kg” indicará
kilogramos.

Esto debe entenderse como que no todo es lo que parece, sino que debe asociarse a algún conocimiento para que
adquiera un significado y se transforme en “información”

Los “datos” en Excel son de diversos tipos y se manejan de diversas formas, de tal manera que cambian
radicalmente el significado del dato, por ejemplo “12/8” es un dato que Excel interpretará como una fecha y lo
mostrará como 12 de agosto del año en curso, aunque usted haya querido escribir doce octavos.

Para forzar a Excel a entender el tipo de dato que deseamos manejar se requiere del uso de signos, cuando
deseamos que el dato sea interpretado solo como una cadena de caracteres tenemos que presidirlo con un apostrofe,
si queremos que realice una operación matemática usaremos algún signo matemático o el “=”, debemos recordar
que los datos que guarda Excel siempre tratará de mostrarlo como información.

1
01/01/1900 00:00:00

2.00003
02/01/1900 00:00:03

365.00003
30/12/1900 00:00:03

39830
17/01/2009 00:00:00

En estos casos la primera celda tiene formato de


número, la segunda tiene formato personalizado
que combina fecha y hora.

En la lista de categorías podemos ver el formato


“General” que es el default (por omisión) de todos
los datos tecleados, cuando a Excel le parece que
intentamos representar otra cosa lo formatea para que lo veamos de esa forma.

- NOMENCLATURA EN EXCEL

El primer concepto fue “dato”, el cual se inserta en una “celda” (cuadro donde se ubica un dato).

El área de trabajo de Excel es una rejilla constituida por “renglones” y “columnas” las columnas las identificaremos
con letras y los renglones con números, en Excel cada archivo se llama “libro de cálculo” porque esta compuesto
por “hojas de cálculo”, un libro puede tener hasta 255 hojas y una hoja puede tener hasta 65,536 renglones y 255
columnas, hasta la versión 2003, en versiones posteriores de Excel esos límites ya no existen.

Las columnas se llaman “A”, “B”, “C”, etc, cuando se acaban las letras del alfabeto se usan combinaciones de ellas,
“AA”, AB”, “AC”, ……..”BA”, “BB”, “BC”………”IA”, … hasta la “IV” que
es la última.

La celda se identifica por el cruce de una columna con un renglón (en ese orden),
Vgr: “A1” es la primera celda y la última celda de una hoja será “IV65536”

En la figura se ve la celda B7 y se indica tanto su nombre como su contenido en la


barra superior

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- MANEJO INTERNO EN EXCEL

Las tres columnas mostradas contienen exactamente el mismo dato, solo que con formatos diferentes.

En el archivo ocupan exactamente el mismo espacio, mientras que si


fuesen guardados como texto, la columna central ocuparía al menos 20
veces más bytes que las otras.

Los datos de tipo carácter serán manejados exactamente como fueron


tecleados, los datos numéricos se guardan con una precisión de 16
posiciones decimales, los datos de otros tipos se manejan como números.

Retomando el ejemplo de las fechas podemos observar que el numero 1


mostrado como fecha, da el día primero de enero de año 1900 a las 0
1
horas.
01/01/1900 00:00:00

Los días son los enteros, las horas son los decimales correspondientes, el número
2.00003 2.00003 corresponde a el día 2 de enero de 1900 a las 0 horas con 0 minutos y 3
02/01/1900 00:00:03 segundos.

365.00003 Así el primer año contabilizado por la computadora corresponde al número 367 sería el
30/12/1900 00:00:03
31/12/1900 23:59:59

39830 Una fecha más cercana, por ejemplo, del día 17 de enero de 2009 a las 0 horas
17/01/2009 00:00:00 corresponde al entero 39830

El manejo interno de Excel solo distingue entre números y letras, por lo que esto podría ocasionarnos algunos
problemas, por ejemplo: al cambiar de computadora los formatos de fechas y horas se verán afectados por la
regionalización del Windows, ya que si pasamos de un Windows de Estados Unidos a un Windows Mexicano
cambiará la forma en que se ven nuestros datos, aunque no cambien los datos.

- MASCARAS Y FORMATOS DE CELDAS

Las máscaras son la forma general de una vista de


datos, es decir las formas “#,##0.00” esta
máscara en particular indica a Excel que nos
presente los datos numéricos poniendo una coma
en la tercera posición entera, indicándonos los
miles además de solo ocupar dos posiciones
decimales.

La máscara mostrada en la figura le indica a


Excel que esa celda en particular deberá
mostrarse de la siguiente forma: 2 dígitos
indicando el día (dd), una diagonal como
separador, 2 dígitos indicando el mes (mm), una
diagonal como separador, cuatro dígitos, un que
indican el año (aaaa), un espacio como separador,
2 dígitos indicando la hora (hh), dos puntos como
separador, 2 dígitos para indicar los minutos
(mm), dos puntos como separador y 2 dígitos para
indicar los segundos (ss).

Estos formatos de celda son particularmente útiles


al usuario para fechas, porcentajes y moneda.

El formato Científico se usa para presentar en poco espacio cantidades muy grandes, cuyas cifras ocuparían tanto
espacio que serian inmanejables, el número 100,000,000,000,000,000,000 (100 trillones ), en Excel se representa
como 1E+20 no es descabellado, en astronomía se manejan regularmente estas cifras cuando se habla de distancias
a otras estrellas o en biología cuando se habla de edades de fósiles.

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2.- HOJAS Y TABLAS DE DATOS
Una hoja de cálculo es un “arreglo” de datos, un arreglo es una forma de organización de cosas, en este caso se
organizan en renglones y columnas por lo que decimos que es un arreglo bidimensional.

- ARREGLOS BIDIMENSIONALES

Dentro de un arreglo se identifica a cada integrante por referencia a sus


“dimensiones”, en el caso de Excel, sus dimensiones son “línea” y
“columna”, este “integrante” se llamará celda, y la celda se identifica
con una letra mayúscula, nombre de la columna, y un número, nombre
de la línea, en la figura la celda de trabajo esta enmarcada con línea
mas gruesa, se identifica como B7 y es el cruce de la columna B y la
línea 7.

Excel siempre nos mostrará en la parte superior izquierda el nombre


del “objeto” señalado, el objeto puede ser una celda o un “rango”.

El arreglo bidimensional se caracteriza por tener solo dos dimensiones, será siempre rectangular, por lo que a un
arreglo bidimensional con características especiales se le llama “tabla”, la rejilla que esta en el área de trabajo se
llama “hoja”

Una tabla de datos se caracteriza por tener “encabezados” y no dejar columnas libres.

- RANGOS

Por la organización de los datos podemos elegir áreas rectangulares en


la hoja, estas se llamaran rangos, un rango recibirá un nombre por
default para su manejo interno, este nombre indica la celda inicial y la
celda final.

En la imagen esta elegida un área de la pantalla (en gris), este “rango”


se identifica como “H4:J21”

El área total de trabajo en Excel es el rango A1:IV65536

- TABLAS Y ENCABEZADOS

El arreglo bidimensional que inicia sus renglones con un


titulo para cada columna se dice que es una tabla de datos, y
al título de cada columna se le llama “encabezado”.

El encabezado será el dato que determina el nombre de los


datos y debe estar en la primera celda de la columna de datos,
uno para cada columna.

Las reglas a seguir para hacer una tabla de datos son:

1.- siempre debe haber un encabezado


2.- los encabezados no deben repetirse
3.- no debe haber columnas vacías en el rango de datos
4.- no debe tener columnas combinadas
5.- los nombres de las columnas deben ser cortos
6.- los nombres de las columnas no deben tener espacios en blanco
7.- no usar signos de puntuación en los nombres

La tabla puede estar colocada en cualquier parte de la hoja de cálculo.

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- SUBDIVISIONES DE PANTALLA Y PANELES

El área de trabajo que queda a la vista en la


ventana no es muy extensa, por lo que Excel da
facilidades para ver otras partes del documento
sin tener que estarse moviendo, para ello
tenemos dos opciones de vista, las subdivisiones
y los paneles.

Las sudivisiones (split) permiten ver hasta 4


secciones diferentes de un documento para
poderlas comparar entre si

Y los paneles:

El panel (pane) lo podemos usar como un caso


especial de las subdivisones, cuando no
queremos que se muevan los encabezados o las
primeras columnas, así que los “congelamos”.

Es muy útil para hojas


de tipo contable o
tablas muy grandes de
datos.

Ambas opciones se
activan en el menú
“Window” o “Ventana”

- BUSQUEDA Y REEMPLAZO

Todos los datos pueden ser buscados dentro del área de trabajo (hoja de cálculo), con solo
solicitárselo y decirle cual dato buscamos, podemos ir al menú en el comando EDIT y dar
clic en la orden find, o podemos teclear <alt e f> o <Ctrl f>, Windows ofrece al menos 2
caminos para llegar al mismo resultado.

Para buscar texto o números

1. Seleccione el rango de celdas donde desee realizar la búsqueda.

Si desea buscar en toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda.

2.En el menú Edición (edit), haga clic


en Buscar (find).
3.En el cuadro Buscar (find), escriba el
texto o los números que desee buscar o
elija una búsqueda reciente en el cuadro
de lista desplegable Buscar (find)..

Nota Puede utilizar caracteres comodín


en los criterios de búsqueda.

4. Si desea especificar un formato para la búsqueda, haga clic en


Formato (format) y seleccione las opciones apropiadas en el
cuadro de diálogo Buscar formato.

Si Formato no está disponible en el cuadro de diálogo Buscar


y reemplazar, haga clic en Opciones y, a continuación, en
Formato.

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5. Haga clic en Opciones para definir más valores para la búsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas las
celdas que contengan el mismo tipo de datos, como fórmulas.

En el cuadro Dentro de, puede seleccionar Hoja o Libro


para buscar en una hoja de cálculo o en un libro entero.

6.Haga clic en Buscar todo o en Buscar siguiente.

Buscar todo muestra una lista con todas las instancias del
elemento buscado y permite activar una celda seleccionando
una instancia específica. Puede hacer clic en un encabezado
para ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todo.

Nota Para cancelar una búsqueda en curso, presione ESC.

Sustituir texto o números

1. Seleccione el rango de celdas donde desee realizar la búsqueda.

Si desea buscar en toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda de la misma.

2. En el menú Edición, haga clic en Reemplazar.


3. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números
que desea buscar o elija una búsqueda reciente en el
cuadro de lista desplegable Buscar.

Nota Puede utilizar caracteres comodín en los


criterios de búsqueda.

4. Si desea especificar un formato para la búsqueda,


haga clic en Formato y seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo Buscar formato.

Si Formato no está disponible en el cuadro de


diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en
Opciones y, a continuación, en Formato.

5. Haga clic en Opciones para definir más valores


para la búsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas
las celdas que contengan el mismo tipo de datos,
como fórmulas.

En el cuadro Dentro de, puede seleccionar Hoja o


Libro para buscar en una hoja de cálculo o en un
libro entero.

6. En el cuadro Reemplazar con, escriba los caracteres por los que desea sustituir y, si es necesario,
especifique los formatos.

Si desea eliminar los caracteres del cuadro Buscar, deje el cuadro Reemplazar con en blanco.

7. Haga clic en Buscar siguiente.


8. Para reemplazar la instancia resaltada o todas las instancias de los caracteres encontrados, haga clic en
Reemplazar o Reemplazar todos.

Nota Para cancelar una búsqueda en curso, presione ESC.

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3.- OPERACIONES ARITMETICAS

Las operaciones aritméticas son aquellas que nos permiten llegar a un resultado operando con cantidades.

Vamos a iniciar con algunas relativamente complicadas, pero de muy fácil operación:

- SUMATORIA

Suma todos los números de un rango, si el rango no esta elegido al dar clic al botón de autosuma buscará los datos
adyacentes que puedan ser sumados, coloca en forma automática una función suma() o Sum() en inglés, en la celda.

Sintaxis

SUMA(número1;número2; ...) SUM() en inglés

Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

Observaciones

• Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la
lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.
• Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se
pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Vea
el tercer ejemplo a continuación.
• Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+`
(acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en
Modo de auditoría de fórmulas.

Datos
-5
15
30
'5
VERDADERO
Fórmula Descripción (Resultado)
=SUMA(3;2) Suma 3 y 2 (5)
Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor
=SUMA("5";15;VERDADERO)
lógico VERDADERO se traduce como 1 (21).
=SUMA(A2:A4) Suma los tres primeros números de la columna anterior (40).
=SUMA(A2:A4;15) Suma los tres primeros números de la columna anterior y 15 (55).
Suma los valores de las dos últimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no
=SUMA(A5;A6;2) numéricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de
la columna anterior (2).

8 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


- PROMEDIO

El promedio al igual que la suma es una función que ya viene programada en Excel, se refiere a que de una lista de
cantidades sumará todas y las dividirá entre la cantidad de elementos de la lista, el resultado es el promedio.

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(número1;número2;...) AVERAGE() en inglés

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

Observaciones

• Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
• Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se
pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

Cuando se esté calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacías, de
manera especial si ha quitado la marca a la casilla Valores cero en la ficha Ver (comando Opciones en el menú
Herramientas). Las celdas vacías no se cuentan pero sí los valores cero.

Ejemplo

Datos
10
7
9
27
2
Fórmula Descripción (Resultado)
=PROMEDIO(A2:A6) Promedio de los números anteriores (11)
=PROMEDIO(A2:A6;5) Promedio de los números anteriores y 5 (10)

- REGLA DE TRES Y PORCENTAJES

La famosa regla de tres nos permite encontrar un factor desconocido en una comparación contra una relación
conocida, por ejemplo cual es el 15% de 72 pesos (el impuesto a pagar), la relación conocida es que 72 es mi 100%
por lo que debo encontrar cuanto es el 15%

El dato obtenido se muestra en formato de número, ya que en la formula usamos la multiplicación por 100, Excel
ofrece la posibilidad de no requerir esa parte, si deseamos usarlo con formato de porcentaje el dato a obtener sería
dividir la cantidad del 100% entre la de la parte proporcional lo que nos da un numero decimal menor a 1.

Supongamos que quiero obtener el 15% de 72 pesos sería =15/72, que con formato de
porcentaje nos da 20.83%, con la forma de regla de tres sería 15*100/72 y nos da el
mismo resultado.

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 9


- OPERACIONES BINARIAS

Las operaciones binarias son todas las que funcionan solo sobre dos operandos, como la suma, la resta, la
multiplicación o la división.

Para esto conoceremos a los operadores de cálculo

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft
Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación,
combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)


+ (signo más) Suma (3+3)
Resta (3-1)
- (signo menos)
Negación (-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan
dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo)


= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con
el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado (Ejemplo)


& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de
Significado (Ejemplo)
referencia
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas
: (dos puntos)
incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias
(espacio)
(B7:D7 C6:C8)

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo
igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual
están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la
fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica
en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula
contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción
: (dos puntos)
Operadores de referencia
(un solo espacio), (coma)
10 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez
- Negación (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma.
La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el
resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25
primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

- FUNCIONES (GENERAL)

Las funciones son pequeños programas que se aplican a los datos y entregan un resultado, existen muchas
preprogramadas y además podemos crear algunas nuestras (por medio de macros), ya vimos anteriormente un par
de estas, sum y average (o suma y promedio), hay muchas otras que se insertan en forma, digamos, manual.

Esta inserción inicia con el signo “=”, esto le dice a Excel que a continuación se escribirá una formula; otra opcion
para insertar formulas es dando un clic en la Fx que esta en a la barra de edición, acción que da inicio al asistente de
fórmulas de excel.

Para todas las funciones debemos tener en cuenta cuando se requiere de una referencia “absoluta” y cuando una
“relativa”, en la fórmula =A7*F110 tenemos dos referencias y un operador, estas referencias son relativas ya que si
muevo la fórmula de celda la fórmula se modificará de tal forma que se ajuste al movimiento, es decir, que si la
muevo una línea hacia arriba la fórmula quedará como =A6*F109, si la muevo una columna hacia la derecha
quedará como =B7*G110.
Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 11
Esto es muy cómodo cuando en la fórmula no se hace referencia a una celda específica y que no se mueve (por
ejemplo al total de toda la columna), si suponemos que F110 es el total de la columna, al mover mi fórmula o
copiarla para otras celdas, esta se habrá modificado y ya no hace referencia a la celda del total, esto se solventa
haciendo una referencia “absoluta”, es decir “fijando” la referencia así: =A7*$F$110 el signo “$” indica a Excel
que esa referencia no deberá moverse.

Podemos “fijar” por separado la columna y la línea, es decir que, el signo $ antes de la F le indica a Excel que no
cambie la columna y el signo $ anterior al 110 le indica a Excel que no cambie la línea.

Algunas funciones de conversión que nos pueden ayudar a salir rápidamente de problemas:

=A3-A2 Días entre las dos fechas


=DIAS.LAB(A2;A3) Días laborables entre las dos fechas
=MES(A3)-MES(A2) Meses transcurridos entre dos fechas del mismo año
=(AÑO(A4)-AÑO(A3))*12+MES(A4)-MES(A3) Meses transcurridos entre dos fechas separadas más de un año
=AÑO(A3)-AÑO(A2) Años transcurridos entre dos fechas
=A2-HOY() Número de días desde A2 hasta la fecha actual
=TEXTO(B2-A2,"h") Horas entre dos horas
=TEXTO(B2-A2,"h:mm") Horas y minutos entre dos horas
=TEXTO(B2-A2,"h:mm:ss") Horas, minutos y segundos entre dos horas
=ENTERO((B2-A2)*24) Horas totales entre dos horas
=(B2-A2)*1440 Minutos totales entre dos horas
=(B2-A2)*86400 Segundos totales entre dos horas
=HORA(B2-A2) Horas entre dos horas, cuando la diferencia no es mayor que 24
=MINUTO(B2-A2) Minutos entre dos horas, cuando la diferencia no es mayor que 60.
=SEGUNDO(B2-A2) Segundos entre dos horas, cuando la diferencia no es mayor que 60.
=(A2-ENTERO(A2))*24 Número de horas desde las 12:00 a.m.
=(A3-ENTERO(A3))*24 Número de horas desde las 12:00 a.m.
=TEXTO(A2/24, "h:mm") Horas desde las 12:00 a.m.
=TEXTO(A3/24, "h:mm") Horas desde las 12:00 a.m.
=CONVERTIR(A2,"day","hr") Convierte A2 días en horas
=CONVERTIR(A2,"hr","mn") Convierte A2 horas en minutos
=CONVERTIR(A2,"yr", "day") Convierte A2 años en días
Nota Para las conversiones en que se utilizan años, se considera que el año tiene 365,25 días.
=TEXTO(A2, "dddd") Calcula el día de la semana para la fecha y devuelve el nombre completo del día
=TEXTO(A3, "ddd") Calcula el día de la semana para la fecha y devuelve el nombre abreviado del día
=CONVERTIR(1,0; "lbm"; "kg") Convierte 1 libra masa a kilogramos.
=CONVERTIR(68; "F"; "C") Convierte 68 grados Fahrenheit a Celsius.
=CONVERTIR(CONVERTIR(100,"ft","m"),"ft","m") Convierte 100 pies cuadrados a metros cuadrados.

- REFERENCIAS EXTERNAS

En una fórmula también podemos hacer referencia a un rango de celdas en otra hoja o en otro libro de cálculo.

En este ejemplo la fórmula =C8+veracruz!C6+tabasco!C5 hace


referencia a los totales de otras hojas del mismo libro.

En el siguiente ejemplo podemos ver una referencia a otros libros abiertos:

12 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


Si los libros están cerrados se vera así:

La fórmula es:
=C8+'C:\Documents and Settings\Administrador\Mis documentos\[Libro2.xls]veracruz'!C6+'C:\Documents and
Settings\Administrador\Mis documentos\[Libro3.xls]tabasco'!C5

4.- OPCIONES DE IMPRESIÓN


Los documentos generados en Excel también pueden se presentados en papel, no solo en electrónico, en muchas
ocasiones se requerirá esta “copia dura” de nuestro trabajo, por ejemplo para anexarla a un expediente.

- VISTAS DEL AREA DE TRABAJO

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 13


El menú de vistas (View) nos muestra que podemos ver el documento en forma “Normal” o “prevista de salto de
página” (Page Break Preview)

Ambas opciones son vistas para el área de trabajo y se puede continuar trabajando aunque estén activas.

En la vista normal vemos la rejilla completa del área de


trabajo, aunque varía un poco después de una vista previa,
aparecen líneas punteadas en algunas partes de la hoja, esto
nos dice que los cortes de hoja impresa están en ese lugar.

Y nos puede ayudar a hacer una redistribución de datos en


caso necesario, para mejorar la vista impresa del
documento.

En la vista de salto de página nos mostrará el rango de impresión


distribuido en hojas de papel, indicándonos, con un letrero al agua, la
página en que se imprimirá.

El área de impresión se enmarca en azul rey, y todo lo que este fuera


del área de impresión queda en gris.

El área de impresión por default busca el rango de datos que


contenga todos los datos asentados en la hoja, sin embargo puede ser
definible por el usuario.

- DEFINICION DE RANGO DE IMPRESIÓN

En el menú de archivo (file), está la opción de configuración de


página (page setup), damos clic en la pestaña de Hoja (Sheet) y
elegimos el área de impresión (Print area), podemos escribir
directamente el rango a imprimir A1:J25, o como en la figura se
elige dando clic en el cuadrito que esta al final de la línea (el de
la flechita roja), todo el cuadro se convierte en una sola línea y
podemos elegir el área directamente en la hoja de cálculo, para
ella esta es una referencia absoluta, por lo que la escribe así:
$A$1:$J$25.

El área de impresión solo se podrá elegir en esta opción, lo


mismo que la opción de Rows to repeat at top:, son la líneas que
se repetirán hasta arriba, se usa para encabezados, y las columnas
que se repiten a la izquierda

A pesar de que las opciones son iguales a la de la prevista, solo


desde el área de trabajo se definen estas opciones, en la vista
previa (preview) estarán inactivas.

- DEFINICION DE ENCABEZADO DE DATOS

Al igual que la definición del área de impresión los encabezados de


datos solo pueden ser definidos en la opción de configurar página (Page
setup) del comando Archivo (file), donde se define el rango a repetir, en
este caso el rango puede referirse a una o varias líneas

Una vez definido, aparecerán en cada hoja impresa en la parte superior,


el rango a imprimir no deberá contener a los encabezados, porque se
podrán imprimir dos veces en la primera hoja.

En la figura están marcados como rango, es solo para estas notas, en la


práctica no se ve en otro color el rango elegido.

El encabezado es el tipo de dato que se encuentra al principio de una tabla de datos, y que nos informa del tipo de
dato que deberá contener el resto de la columna en la tabla.

- OPCIONES DE VISTA PREVIA

14 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


Para entrar a la forma de vista previa usaremos el botón que muestra una hoja de papel vista con lupa, se encuentra
generalmente entre los botones de impresión y se llama “Vista previa” (Print Preview).

La vista previa nos ofrece un símil de la impresión una vez terminada, pero además nos permite configurar las
opciones que nos permitirán darle la forma impresa deseada.

Nos muestra una hoja proporcional a la hoja de papel elegida para imprimir, además
de mostrarnos como se verá el impreso una vez realizado

El menú nos permite navegar entre las hojas “impresas”, para ello nos muestra como
primeros botones “Siguiente” (Next) y “Anterior” (Previus), un acercamiento
(Zoom), la orden de ejecución inmediata “Imprimir…” (“Print…”), siempre que un
botón tiene puntos suspensivos es porque da acceso a una caja de diálogo, en este
caso, en la que se definirán las opciones de la impresora, el botón “Configurar”
(Setup) también da acceso a una caja de diálogo.

Esta caja de diálogo tiene 4


pestañas.

“Página” (Page) permite


configurar la Orientación
(Orientation) del papel, muestra
las opciones en figuras fáciles de
entender, se da clic en el circulo
y el centro se verá verde
indicando que está seleccionado.

La Escala (Scaling) nos permite


ajustar la cantidad de datos que
entran en una página ajustando
la escala a la que será impresa,
por medio de dos opciones:
Ajustar a: (Adjust to), que es el
porcentaje de escala y Encajar
en: (Fit to), esta opción nos
permite obligar la escala al
tamaño del papel o distribuir en
varias hojas.

Podemos elegir el Tamaño del papel (Paper size), donde elegiremos de una lista desplegable alguno de los tamaños
predefinidos o tamaño personalizado, en Estados Unidos el tamaño de papel mas usado es el A4 que es menos
ancho que el papel de tamaño carta, la diferencia es de media pulgada de ancho.

Calidad de impresión (Print quality) se refiere a la resolución de impresora que se usará, actualmente se manejan 2,
300 ppp, puntos por pulgada (dots per inch) o 600 ppp o dpi, son las resoluciones calidad borrador y alta calidad
para las laser, en algunas impresoras fotográficas se llega a 1440 ppp y en las antiguas impresoras se manejan desde
150 ppp.

Primer número de página (First page number) permite establecer


en que número de página inicia las impresiones.

El Botón Márgenes (Margins) nos permite ver y establecer los


márgenes de la hoja de impresión, permitiéndonos así modificarlos
para adecuarlos a nuestras necesidades, como ejemplo imaginemos
que requerimos un margen derecho mas amplio para engargolado,
llevamos el puntero del ratón sobre el margen derecho y
arrastramos el margen hasta el sitio adecuado (para arrastrar se da
un clic y sin soltar el botón del ratón se mueve a la posición
deseada, al llegar soltamos el botón y listo).

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 15


De la misma manera podemos modificar el margen para los encabezados o para los pies de página.

En la parte superior de la hoja se observan los limitadores de cada columna, esto nos da la posibilidad de ajustar los
tamaños de cada columna para mejorar la apariencia impresa.

Para modificar el tamaño de una columna se arrastra el indicador de la columna deseada.

Existe un margen que no siempre se ve, y es el del límite de impresión establecido por la propia impresora, después
de este, simplemente, no se imprime nada. Este margen no puede ser
modificado, ya que es una limitante física de la impresora.

Cuando hay encabezados y/o pie de página se ven otras líneas, que son las
que determinan las márgenes de encabezado (Header) o pie de página
(Footer).

También se pueden establecer manualmente en la segunda pestaña de la


configuración de página.

El tamaño de papel aquí establecido fuerza a la impresora a buscar una


fuente con ese tipo de papel, si no la encuentra, la esperará en la charola
de alimentación manual.

Muchas veces enviamos nuestra impresión y cuando llegamos


encontramos un error en la impresora, este error casi siempre es debido a
que enviamos un tamaño de papel que no está en ninguna de las charolas
de la impresora, el tamaño mas usado por USA es el A4 que es un poco
más delgado que el tamaño carta.

El predefinido de escala de impresión es 100% Tamaño normal,


podemos cambiar el tamaño a voluntad, o pedirle que lo fuerce a ajustar
nuestro impreso a X páginas a lo ancho (wide) o Y páginas de alto (tall),
por ejemplo queremos que todas las columnas entren en una sola página
de ancho por todas las que salgan de largo, ponemos un 1 en ancho y
borramos el número en alto.

Se puede decir que es un truco muy útil, sobre todo cuando, en forma
manual, definimos saltos de página en la hoja de cálculo.

Los encabezados y pies de página para impresión se establecen en la


tercera pestaña de la configuración de página encabezado/pie de página
(Header/Footer).

Podemos elegir alguno de los que están preconfigurados o crear alguno


totalmente personalizado (Custom), el preconfigurado se ubica en el
centro de la página, mientras que en el personalizado podemos ubicarlo
en alguna de las tres ubicaciones establecidas (izquierda, derecha o
centro).

- SALTOS DE PÁGINA

Los saltos de página son los indicadores de en que renglón debe terminar una página, en forma predeterminada
(default) corta las páginas de acuerdo a los márgenes establecidos.

La opción de establecerlos manualmente nos permitirá pasar a la siguiente hoja cuando queramos, por ejemplo
cuando alguna tabla de datos reviste cierta importancia y la queremos como inicio de página sin alterar la forma de
la hoja de cálculo.

Para establecer el salto, colocamos el cursor arriba de los datos que serán inicio de página, elegimos en el menú de
comandos “Insertar salto” con la opción “página”, y observamos la vista previa.

16 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


5.- MANEJO DE DATOS
- AUTORRELLENADO Y SECUENCIAS

La opción de auto rellenado nos permite ahorrarnos tiempos de escritura, ya que por
si mismo el Excel calcula los componentes de una secuencia en base a los
componentes elegidos.

En el ejemplo se eligen las celdas A1 y A2, se toma el rango por la esquina inferior
derecha y se arrastra hacia donde se desea rellenar, obsérvese que el cuadro amarillo
indica el componente calculado de la secuencia.

Las secuencias numéricas serán calculadas aritméticamente por la


diferencia (resta) entre los componentes elegidos, si los
componentes son caracteres se multiplicará la secuencia elegida,
las fechas se incrementaran de acuerdo a la diferencia en días entre
las fechas.

Habiendo seleccionado un rango específico, al señalar con el puntero del ratón en el


cuadrito marcado en la esquina inferior derecha del rango, se modifica el puntero y toma la forma de
una cruz, esto indica el momento adecuado para realizar el arrastre.

Siempre debemos de tomar muy en cuenta que señalamos y de donde tomamos ese rango, ya que si
lo tomamos de otro lado la acción que tomara Excel será mover los datos.

Gracias a esta opción de autorellenado podemos “ahorrarnos” escritura, si contamos con una
secuencia de letreros o etiquetas que usemos a menudo.

- LISTAS PERSONALIZADAS

Las secuencias de letreros podrán ser reutilizadas tan a menudo como se


desee, con una ventaja adicional, si esta lista se usa muy seguido podemos
dejarla ya guardada en la hoja para no tener que volver a teclearla mas.

A esta opción se le llama listas personalizadas, y Excel tiene


preprogramadas dos listas: los días de la semana y los meses del año.

Una vez guardada nuestra lista funciona igual que el autorrellenado.

Para crear nuestra lista entramos a Herramientas/Opciones y nos vamos a la pestaña de Listas personalizadas,
conde podremos crearla directamente o importarla desde la hoja de calculo.

- ORDENAMIENTO DE DATOS

Cuando tenemos una lista de datos es fácil pedirle a Excel por medio
el botón “ordenar” que las coloque en orden, pero que pasa cuando
tenemos que ordenar varias columnas por una de ellas sin que se
pierda la coherencia de los datos, Excel lo hace automáticamente,
pero en el orden de las columnas posteriores, en el ejemplo los
hermanos Pérez Carreño se ordenaron por sexo, pero si deseamos
que el sexo no tenga importancia y el nombre si, entonces tenemos
que definir la forma en que deberá ordenar.

El comando se encuentra en Datos/Ordenar y nos presenta una caja de dialogo que nos permite elegir la forma en
que deseamos el ordenamiento, definiendo hasta tres criterios de orden

En cada uno de los tres criterios podemos elegir si será en orden ascendente o
descendente.

Si nuestro rango cuenta con encabezados nos permite usarlos para determinar
el nombre de las columnas

El orden esta determinado por el juego de caracteres original de la


máquina llamado código ASCII, que siempre ordenara los caracteres de
acuerdo a su posición.

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 17


Observe que los mismos nombres pero en minúsculas siempre quedan después, ya que las minúsculas están después
de las mayúsculas en el código ASCII.

En este ejemplo se ve algo fuera de lugar, la primera persona de la lista no esta en orden, esto se debe a que para
forzarla a ser la primera agregue un espacio en blanco al principio del apellido paterno.

Siempre que el resultado no sea el esperado, deberemos revisar los datos ya que hay datos que no se ven pero si se
toman en cuenta.

- FILTROS (AUTOFILTRO Y FILTRO AVANZADO)

La información contenida en una tabla de datos puede ser mostrada de acuerdo a un criterio establecido, es decir
solo se podrán ver aquellos renglones en que se cumpla con una condición específica, esta condición se establece
por medio de filtros.

Los filtros pueden ser automáticos o


establecidos manualmente y no afectan la
existencia de los datos en la tabla, es decir
solo veo los que filtro pero los demás siguen
ahí.

La primera opción son los automáticos que


nos permiten trabajar con criterios
preestablecidos (suficientes en el 90% de los
casos), para activarlos nos colocamos sobre
alguno de los títulos de la tabla, activamos el
comando Datos/filtro/autofiltro

Al activarlo nos da la opción de usar los


criterios en orden ascendente o descendente,
por default podemos elegir un valor específico
del selector, aunque también podemos elegir
personalizar la condición, elegir que solo
muestre las celdas vacías o no vacías.

En la opcion de personalizar podemos elegir


filtros mas complejos por medio de fórmulas.

Cuando un filtro está activo, el botón del filtro


cambia el color del triángulo a azul, para
indicar que en esa columna hay un filtro
activo.

Los filtros son independientes a menos que


haya un filtro anterior, en este caso el segundo
filtro solo actúa sobre los datos filtrados por el
anterior.

Otro efecto visual es el de cambiar los


números de las líneas a color azul, para
indicar a que líneas esta afectando el filtro.

Así pueden tenerse varios filtros activos y solo


mostrará aquellas líneas que cumplan con
todos los criterios establecidos.

Para quitar un filtro se tiene que elegir la opción “todos”, si se desea desactivar todos los filtros rápidamente solo
tiene que dar clic en la opción de autofiltro para que se desactiven.

Esta opción permite copiarlos al elegir el rango deseado y pasarlo a otra hoja u otro rango, solo se copiaran los que
hayan quedado activos dentro del filtro.

El filtro no afecta los datos originales.

-- Segunda opción filtro avanzado

18 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


Para esta opción se requiere utilizar algún área
en la hoja en donde se determine el criterio a
usar para el filtro, en el caso del ejemplo se
usarán las líneas 1 y 2 , en este caso se
reprodujeron los títulos de la tabla de datos para
determinar los criterios, en este caso específico
vuelo=125 y origen=LHE, este ejemplo es solo
para establecer la forma, ya que estos filtros
podrían haberse hecho por autofiltro.

Lo importante del ejemplo es establecer el lugar


para colocar los criterios y los títulos.

Los pasos a seguir de acuerdo a la ayuda de Excel son los siguientes:

1.-Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios (criterios:
condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro.). El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila
vacía entre los valores de criterios y el rango.

2.-En las filas situadas bajo


los rótulos de columna,
escriba los criterios que desea
buscar

3.-En la zona de criterios


elija el rango que incluya el
titulo y el valor buscado

En el ejemplo de la izquierda
el origen puede ser
cualquiera de los 3
especificados, y además se
pidió que el peso fuera
superior al promedio de peso
de la tabla de datos.

Para establecer estos criterios se uso el rango H1:J4, se juntaron la columna de origen y la de peso, pero para que se
integre una fórmula como criterio no debe tener titulo la columna, pues queda manifiesta en la fórmula “=I8>…..”.

De esta forma podemos definir criterios de


filtro tan complejos como deseemos.

Otra opción interesante del filtro avanzado es


la de mostrar solo registros únicos.

Para esta definición el rango de la lista deberá


ser la columna que no deseamos que se repita,
igualmente el rango de criterios seta solo la
columna deseada.

Se activa la casilla de “Solo registros únicos”


y aceptar.

En todos los casos podemos filtrar sobre la


misma lista o copiar el resultado a otro lugar,
cuando se hace esta especificación se activa la casilla “copiar a” donde especificaremos las celdas a las cuales
copiar el resultado del filtro.

Dado que son filtros no afectan el contenido total de la hoja, solo


muestran, no borran ni modifican.

Para desactivar los filtros en el menú de datos y daremos clic en


“filtro/ mostrar todo”

- COMPARAR DATOS (FUNCIONES BUSCAR)

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 19


Dos hojas de cálculo pueden
ser comparadas a través de
las funciones de Excel, para
obtener, por ejemplo, la
descripción de una clave,
muchas veces nos piden que
en lugar de las claves que
usamos regularmente se use
el texto descriptivo
correspondiente.

Para realizarlo podemos crear


otra columna para la descripción, en este caso usaremos una columna ya existente (descrip) y reemplazaremos el
contenido por la fórmula para la búsqueda del dato.

En este caso nuestra clave a buscar es: “origen” y la encontraremos en otra hoja de calculo (claves.xls).
Que desgraciadamente no contiene todas las claves, así que algunas marcarán #N/A porque el dato no será
encontrado por no existir.

Los datos para las claves podrían estar en cualquier orden, pero si se desea un
alto grado de presición en la búsqueda deberán estar en orden alfabético.

Al menos deben existir dos columnas, la del dato buscado y su respuesta, la


primera columna se referencia como 1 y la siguiente como 2 y así
sucesivamente, estas pueden estar entre otras, el único requisito es que este
primero el dato buscado, ya que esta será la columna 1 de la matriz de
búsqueda.

Analicemos la formula para la búsqueda:


=BUSCARV(G2,[CLAVES.xls]Hoja1!$A$2:$B$34,2,0) esta se coloca en la
primera clave a buscar, la fórmula se llama BUSCARV y hace búsquedas
verticales sobre la matriz especificada, el primer parámetro es el dato buscado,
el siguiente es la matriz de búsqueda, en este caso se especifica el nombre del
archivo y la hoja que lo contiene, a continuación se especifica la columna que
contiene el dato que será devuelto y por último se especifica si la matriz esta
ordenada o no.

Este último parámetro reviste gran importancia pues este determina el


comportamiento de la formula, el default es 1, es decir, no ordenada, (o es que si
esta ordenada), cuando no esta ordenada regresa como resultado el valor mas
cercano al valor buscado y aparenta haber encontrado todos los datos, esto puede llevar a errores, aunque también
es útil en ciertas ocasiones.

La formula BUSCARH hará una búsqueda sobre datos verticales, es decir en columnas en lugar de líneas, funciona
de la misma manera que la anterior.

- FORMATO CONDICIONAL

Esta opción nos permitirá mostrar los datos con hasta tres formatos diferentes de acuerdo a
condiciones especificadas por nosotros.
Seleccione el rango sobre
el cual se aplicará el
formato condicional y a continuación defina con la
ventana de dialogo las condiciones a efectuar,
tenemos dos opciones, por valor de celda y por
fórmula.

El formato se aplica a cada celda del rango en


forma individual, por lo que debemos elegir si
deseamos que este basada en el valor de la celda o
en una fórmula.

Los resultados son muy útiles para presentar datos


resaltados.

20 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


-

LIBROS COMPARTIDOS

Excel va a permitir que un equipo de trabajo utilice y actualice los datos en una misma hoja de cálculo en una red.

A esta acción se le llama compartir libros, será útil para centralizar los datos que se recaban entre varios
participantes o que se puedan revisar los resultados sin que los demás tengan que cerrar el libro.

Para llegar a esta opción se activa la opción de compartir libro en el menú


herramientas, esta acción nos muestra la ventana de diálogo de compartir libro,
active la casilla de permitir la modificación por varios usuarios y acepte.

Esto ya nos permite


compartir un libro de calculo,
al abrirlo se mostrara en la barra de titulo el texto
“[Compartido]” para indicar que puede ser usado por varias
personas a la vez.

Volviendo a entrar a compartir libro podremos configurar las opciones de compartición en la pestaña de Uso
avanzado, donde podremos determinar si se guarda el historial de cambios y por cuanto tiempo, en que momento
actualizar los cambios, que hacer en caso de conflictos de celdas entre usuarios (que dos personas traten de usar la
misma celda).

También podemos ver quienes tienen abierto el libro en este momento y hasta sacarlos si somos el usuario
propietario.

Esta opción de Excel puede ser muy útil, pero no reemplaza de ninguna manera a una verdadera base de datos, en
hojas grandes suele presentar conflictos al guardar los datos de los usuarios, llegando incluso a mezclarlos.

6.- PRESENTACION DE INFORMACIÓN


Entre las formas que se presenta la información a la vista del usuario agruparemos las opciones de comandos que
sirven para “mostrar” información al consultante (difiere del usuario en que este no manipula la presentación, solo
la consulta o imprime).

- SUBTOTALES Y ESQUEMAS

Es muy solicitado que las hojas de cálculo presente subtotales en las columnas, la mayoría optamos por separar los
bloques de información y agregar funciones para totalizar columnas, esto desgraciadamente rompe el esquema de la
tabla de datos y nos evita futuras consultas o actualizaciones.

Una opción rápida para obtener totales en una hoja de


cálculo es la de subtotales

Se encuentra en el menú de datos


y al activarla nos da opción a

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 21


elegir la columna de agrupamiento, la función a emplear para los totales, las columnas a totalizar y las opciones de
vista.

Una vez activada y configurada nos mostrará


sobre la hoja actual los totales por grupo
solicitados, tome en cuenta que si los datos no
están previamente ordenados el resultado es
imprevisible.

Si observamos la parte izquierda de la ventana


veremos que la columna de los números esta
precedida por tres líneas, numeradas del uno al
tres, estas designan los tres niveles jerárquicos de
visualización de datos, donde 3 es el nivel de
visualización completa, 2 solo vera subtotales y el
1 solo vera el total general

Para desactivar los subtotales se entra al menú de datos/subtotales y se presiona el botón “quitar todos”

Este modo de subtotales nos presentó un esquema en forma automática, también


podemos esquematizar manualmente los datos, esta opción nos servirá si nuestra
tabla forzosamente incluye subtotales ya calculados

Para elegir los esquemas


manualmente se elije un rango de
los datos, los que deseamos que
formen un grupo de nivel 1, (el
nivel mayor será el de detalle) y
activamos la orden “Agrupar”, esto
responde a las características
elegidas en la configuración:

La primera opción “Filas resumen…” indica al esquema que en la ultima fila se encuentra el resumen o los totales
de ese grupo, si se desactiva es porque estarán arriba.
“Columas resumen….” Se usa cuando lo que se esta esquematizando son las columnas.
“Estilos automáticos” activa el uso del estilo automático (se nota porque las fila o columna resumen estará en
negrita, siempre y cuando usemos el botón “Aplicar estilos”.

Para deshacernos de toda la definición del esquema usaremos el comando “Borrar esquema” teniendo desplegado
todo el detalle y sin tener elegido ningún rango, para quitar una agrupación específica usaremos “Desagrupar”
después de elegir el rango a desagrupar.

- OCULTAR/MOSTRAR COLUMNAS

Este comando nos permite quitar de la vista


columnas que no deseamos que se vean o se
impriman.

22 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


Permitiendo “Ocultar” columnas que no tienen importancia para la vista del usuario y volverlas a “Mostrar” si nos
hace falta para seguir trabajando..

Para llegar a esta opción, habiendo elegido las columnas que deseamos ocultar, daremos clic con el botón derecho
del Mouse y elegimos.

Cuando en una hoja hay columnas o filas ocultas se verá una línea de división un poco mas gruesa en las letras de
las columnas o los números de las filas, para volver a ver esas columnas tome un rango de columnas que incluya a
las que no están visibles y elija “Mostrar”

- GRÁFICAS

Las gráficas en Excel serán presentaciones de datos numéricos en un plano cartesiano o polar, de forma que sus
relaciones sean vistas en forma más “gráfica”.

Para llegar a esto debemos tener una tabla de datos, donde los títulos serán los descriptores del dato (leyendas) y
cada fila o columna la “serie” a graficar

Los pasos para la creación de un gráfico son


sencillos gracias a los programas asistentes
llamados “Wizard”.

Paso 1 de 4.- elija el rango de datos a representar en


un gráfico, de clic en el icono de gráficas, y elija en
el asistente el tipo de gráfico que desea.

La mejor forma de conocerlos es eligiéndolos y


presionar el botón de muestra, el mismo asistente
dará una pequeña explicación del gráfico.

El segundo paso nos permite definir si los datos a graficar


se encuentran en columnas o filas, también nos permite,
si nos pasamos a la pestaña de Serie, el nombre de la
serie, donde se encuentran los valores y cuales son sus
rótulos, también podemos agregar nuevas series a la
gráfica

El
paso
3

define muchos otros detalles de la gráfica como los títulos de la


grafica y de los ejes, en la pestaña de eje definiremos si se usa
o no los nombres de los ejes, en la pestaña de Líneas de
división se define si se ven o no las líneas que indican los
valores al fondo de la gráfica, tanto para “x” como para “y”, en “leyenda” definimos si queremos verla o no, y su
posición, en “rótulos de datos” nos permite mostrar
el valor de cada columna o su descripción y en
“tabla de datos” nos permite elegir si queremos que
se vea o no una rejilla con los datos dentro de la
misma gráfica.

El cuarto y último paso le define a Excel si debe


estar en la misma hoja de cálculo o en una nueva.

El gráfico ya terminado se ve así:

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 23


Mientras este activo un gráfico me señalara a que datos corresponde, mostrando rangos con marco de color las
distintas partes del gráfico, en este caso la descripción y el peso.

Al estar activo el gráfico se verá rodeado por un marco negro y los recuadritos de posición, en este momento si
queremos mandar a imprimir se imprimirá solo la gráfica e ignorará el resto de la hoja de cálculo, si estamos en
cualquier celda entonces imprimirá la hoja incluyendo la gráfica.

En este caso solo la práctica nos permitirá hacer la mejor elección de tipo, solo cabe decir que si los datos a
representar pasan de 20 el gráfico será difícil de leer, en la mayoría de los casos, y no cumplirá con su principal
objetivo.

- TABLAS DINÁMICAS

La mejor forma de obtener resultados con base a una tabla de datos es la tabla dinámica, que es una tabla resumen
de los datos involucrados.

En el comando de datos pida informa de tablas y gráficos dinámicos, aparecerá un asistente para definir las
características deseadas.

En este primer paso podemos elegir entre que datos deseamos analizar, y que tipo de informe vamos a generar

El segundo paso nos permite definir el rango de los


datos, es importante que sea una tabla de datos, porque
de otra manera no se podrá lograr.

Por default analiza la hoja de cálculo y nos presenta la


opción más probable, que casi siempre es la totalidad
de la tabla, a menos que encuentre varias tablas en la
hoja.

También podemos definirla en forma manual.

El paso 3 sirve para definir si se coloca la tabla dinámica en hoja


nueva o en alguna existente.

En esta ventana de diálogo existe la opción de usar el asistente de


diseño para tablas dinámicas

24 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


El asistente de diseño nos presenta un esquema de cómo será la
tabla terminada y los datos que podemos usar (a manera de
botones).

Tomaremos y arrastraremos los datos a la posición que deseamos


que tengan en nuestra tabla de resultados.

En lo personal no recomiendo su uso, ya que es muy limitado


con respecto a sus posibilidades

Al finalizar tendremos la siguiente pantalla, que es nuestra tabla


dinámica:

En ella también podremos arrastrar y soltar cualquiera de los datos de la tabla de datos, aquí se llamarán “campos
de la tabla”, aquí veremos la razón de que se llame “dinámica”, y es porque se puede modificar en forma inmediata
y da el resultado muy rápido.

Prácticamente en cuanto se suelta el campo en la tabla dinámica se obtiene un resultado, además de que pueden
quitarse y ponerse los campo a su antojo.

En cualquier área se pueden poner varios campos, el orden esta determinado por la posición, entre mas a la
izquierda este un dato mayor será su prioridad dentro del cálculo

En el ejemplo en “campos de fila” se colocaron


Almacén y vuelo, con prioridad de almacén, en
el campo de datos de colocaron bultos y peso,
en el campo de columna solo se colocó la
unidad de peso.

Al invertir las columnas


de almacén y vuelo
cambia la forma de la
tabla, obsérvese que los
subtotales ahora se
muestran por vuelo, ya
que tiene mayor
prioridad, sin embargo
los datos son
exactamente los mismos como lo demuestra el total final.

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 25


La ventaja de la tabla dinámica es que se actualiza con solo apretar el botón de actualización, solo debemos cuidar
que nuestros nuevos datos estén dentro del rango definido para la tabla.

Cada campo de la tabla puede ser configurado en su forma de presentación

Los campos con valores numéricos por default se suman, los de texto se
contabilizan, pero podemos cambiar esas opciones con esta ventana de
diálogo, para llegar a ella daremos doble clic sobre el título del campo en la
tabla dinámica.

Con la tabla dinámica podemos también obtener resultados


basados en otras tablas de datos provenientes de programas
distintos de Excel, es decir que podemos usar a Excel para realizar
“minería de datos” al conectarse a diversos motores de bases de
datos y analizando tablas en forma independiente, solo dependerá
de el ODBC que se use para garantizar la conectividad a alguna
tabla de datos (foxpro, Dbase, SQL, ORACLE, Access, etc.).

Cuando solicitamos una tabla dinámica en lugar de elegir “Lista de


Excel”, elegimos “fuente de datos externa”.

A continuación deberemos Obtener los datos para podes seguir con


este asistente.

Para elegir un origen de datos ya debe existir un ODBC (open data base conect) instalado

El origen de datos puede ser cualquiera


de los ODBC instalados o se podrá
construir una consulta con Microsoft
Quero o un cubo de tipo OLAP.

En el ejemplo solicitamos el ODBC


“Visual Foxpro Tables*”, use esta
opción porque una tabla de Excel se
convierte muy fácilmente a una tabla de
visualfoxpro por medio del comando
“Save as” y elegimos la opción DBVI
(dbase 4).

En realidad en este paso solo se elige la carpeta en donde se encuentra la tabla de datos a la que vamos a acceder.

Al dar OK entonces entramos a elegir la tabla y sus columnas, en el área


de tablas y columnas disponibles aparecerán todas las tablas que hay en
la carpeta elegida.

26 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


Al desplegar una tabla iremos pasando al área de columnas todos los campos que deseamos se vean involucrados en
la consulta, es recomendable usar todos para evitar faltantes posteriores

El Filtro de datos nos permite elegir, a través de un criterio, cuales datos


usar en la consulta, entre menos datos se ocupen será mas rápido el
resultado.

Este filtro se integra a la consulta que el asistente esta generando en


Microsoft Query.

En el siguiente paso podemos darle un orden a la información obtenida,


hasta por 3 criterios de ordenamiento.

A continuación el asistente da
por teminada la creación de la
consulta, y pregunta que hacer.

La respuesta será finalizar, a


menos que desee otras opciones de consulta que no permite el asistente
pero si funcionan en Microsoft Query.

La pantalla de Microsoft Query nos muestra el conjunto de


datos que usaremos para nuestra tabla dinámica en Excel.

En esta podremos añadir características y opciones de


consulta que no podríamos usar en el asistente, como el uso
de otra tabla de datos relacionada.

Este tipo de operaciones requiere conocimientos más


avanzados de manejo de bases de datos, por lo que no es
recomendable editarlo a menos que se conozca mas sobre
bases de datos relacionales.

Al término del asistente de base de datos regresamos al asistente de tablas y gráficos dinámicos.

A partir de aquí se usa exactamente igual que si hubiera sido una tabla de Excel.

Como pudimos observar el asistente funciona para tablas dinámicas y gráficos dinámicos, esta segunda opción será
una gráfica basada en una tabla dinámica.

- GRÁFICOS DINÁMICOS

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 27


El gráfico dinámico tiene el mismo
principio de la tabla dinámica, solo
que en lugar de presentar los
resultados en una tabla los presenta
en un gráfico.

Podremos elegir el tipo de gráfica a


usar y de eso dependerá la cantidad
de datos o las columnas que
podremos utilizar.

El caso del ejemplo esta totalmente


baso en la tabla dinámica anterior,
tanto que solo se le pidió a la tabla
dinámica que se hiciera una
gráfica.

Para cambiar el tipo de gráfica de


clic en el botón de asistente de gráficos en la barra de herramientas de Tabla dinámica

28 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


Anexo 1 Los menús de Excel en inglés

Barra de comandos:

Menú de Archivo:
Menú de Edición:
Menú de Ver:

Menú de Insertar

Menú de Formato:

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 29


Menú de Herramientas (Tools):

Menú de Datos:

Menú de ventana (Window)

30 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


Anexo 2 Código ASCII

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 31


Anexo 1 Referencia de fórmulas

Base de datos

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos


BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos
BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros que coinciden con los criterios
especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas seleccionadas
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de
una base de datos.
BDSUMA Suma los números de la col. del campo de los registros que coincidan con los criterios especificados
BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos
BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica.

Fecha y hora

FECHA Devuelve una fecha determinada


FECHANUMERO Convierte una fecha representada por texto en un número de serie
DIA Convierte un número que representa una fecha en el día del mes correspondiente
DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días
FECHA.MES Devuelve el número que representa una fecha que es un número determinado de meses anterior o
posterior a la fecha inicial
FIN.MES Devuelve el número correspondiente al último día del mes, que es un número determinado de meses
anterior o posterior a la fecha inicial
HORA Convierte un número en la hora correspondiente
MINUTO Convierte un número en el minuto correspondiente
MES Convierte un número en el mes correspondiente
DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas
AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales
SEGUNDO Convierte un número en el segundo correspondiente
NSHORA Devuelve el numero de una hora determinada
HORANUMERO Convierte una hora representada por texto en un número de serie
HOY Devuelve el número que representa la fecha actual
DIASEM Convierte un número en el día de la semana correspondiente
NUM.DE.SEMANA Convierte un número que indica dónde cae la semana numéricamente dentro de un año
DIA.LAB Devuelve el número que representa una fecha que es determinado número de días laborables anterior o
posterior a la fecha especificada
AÑO Convierte un número en el año correspondiente
FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número de días enteros entre fecha_inicial y
fecha_final

Externas

EUROCONVERT Convierte un número a euros, convierte un número de euros a la moneda de un estado que ha
adoptado el euro, o bien convierte un número de una moneda de un estado que ha adoptado el euro a otro utilizando
el euro como moneda intermedia (triangulación).
SQL.REQUEST Se conecta con un origen de datos externo y ejecuta una consulta desde una hoja de cálculo;
después devuelve el resultado como una matriz sin necesidad de programar macros.

Ingeniería

BESSELI Devuelve la función Bessel modificada In(x)


BESSELJ Devuelve la función Bessel Jn(x)
BESSELK Devuelve la función Bessel modificada Kn(x)
BESSELY Devuelve la función Bessel Yn(x)
BIN.A.DEC Convierte un número binario en decimal
BIN.A.HEX Convierte un número binario en hexadecimal
BIN.A.OCT Convierte un número binario en octal
COMPLEJO Convierte coeficientes reales e imaginarios en un número complejo
CONVERTIR Convierte un número de un sistema de medida a otro
DEC.A.BIN Convierte un número decimal en binario
DEC.A.HEX Convierte un número decimal en hexadecimal
DEC.A.OCT Convierte un número decimal en octal
32 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez
DELTA Comprueba si dos valores son iguales.
FUN.ERROR Devuelve la función de error
FUN.ERROR.COMPL Devuelve la función de error complementaria
MAYOR.O.IGUAL Comprueba si un número es mayor que el valor de referencia
HEX.A.BIN Convierte un número hexadecimal en binario
HEX.A.DEC Convierte un número hexadecimal en decimal
HEX.A.OCT Convierte un número hexadecimal en octal
IM.ABS Devuelve el valor absoluto (módulo) de un número complejo
IMAGINARIO Devuelve el coeficiente de la parte imaginaria de un número complejo
IM.ANGULO Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en radianes
IM.CONJUGADA Devuelve el conjugado complejo de un número complejo
IM.COS Devuelve el coseno de un número complejo
IM.DIV Devuelve el cociente de dos números complejos
IM.EXP Devuelve el resultado de la función exponencial de un número complejo
IM.LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número complejo
IM.LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número complejo
IM.LOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un número complejo
IM.POT Devuelve el resultado de un número complejo elevado a una potencia entera
IM.PRODUCT Devuelve el producto de dos números complejos
IM.REAL Devuelve el coeficiente real de un número complejo
IM.SENO Devuelve el seno de un número complejo
IM.RAIZ2 Devuelve la raíz cuadrada de un número complejo
IM.SUSTR Devuelve la diferencia entre dos números complejos
IM.SUM Devuelve la suma de dos números complejos
OCT.A.BIN Convierte un número octal en binario
OCT.A.DEC Convierte un número octal en decimal
OCT.A.HEX Convierte un número octal en hexadecimal

Financieras

INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil que tenga pagos de interés periódico
INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento
AMORTIZPROGRE Devuelve la amortización por cada período contable mediante la utilización de un
coeficiente de depreciación
AMORTIZLIN Devuelve la amortización lineal de un bien al final de un ejercicio fiscal determinado
CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el comienzo del período del cupón hasta la fecha de
liquidación
CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de
liquidación
CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde el comienzo del período de consolidación hasta la fecha del
siguiente cupón
CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del siguiente cupón después de la fecha de liquidación
CUPON.NUM Devuelve el número de cupones pagaderos entre las fechas de liquidación y vencimiento
CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha del cupón anterior a la fecha de liquidación
PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulativo pagado entre dos períodos
PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un préstamo entre dos períodos
DB Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo
fijo
DDB Devuelve la depreciación de un bien en un período especificado utilizando el método de doble disminución
de saldo u otros métodos que se especifiquen
TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil
MONEDA.DEC Convierte un precio en una moneda, expresado como una fracción, en un precio expresado en un
número decimal
MONEDA.FRAC Convierte un precio en una moneda, expresado como un número decimal, en un precio
expresado en una fracción
DURACION Devuelve la duración anual de un valor con pagos de intereses periódicos
EFECTO Devuelve el tipo de interés anual efectivo
VF Devuelve el valor futuro de una inversión
FV.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto
TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total en un valor bursátil
PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado
TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo
INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión
DURACION.MODIF Devuelve la duración modificada Macauley de un valor bursátil con un valor nominal de
100 $
TIRM Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian
con diferentes tipos de interés
TASA.NOMINAL Devuelve el tipo de interés anual nominal
NPER Devuelve el número de períodos de una inversión
Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 33
VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión basándose en una serie de flujos de efectivo periódicos y un
tipo de descuento
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un primer período
irregular
RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor con un primer período irregular
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un último período
irregular
RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor con un último período irregular
PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad
PAGOPRIN Devuelve el pago del valor actual de una inversión durante un período determinado
PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódica
PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil con descuento
PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga interés a
su vencimiento
VA Devuelve el valor actual de una inversión
TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad
CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cant. recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido
SLN Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado
SYD Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien durante un período específico
LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de
EE.UU.)
LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de una letra del Tesoro (de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.)
DVS Devuelve la depreciación de un activo durante un período especificado o parcial utilizando el método de
depreciación de saldos decrecientes
TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no es necesariamente periódico
VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente periódico
RENDTO Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses periódicos
RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado; vgr.: una letra del Tesoro (de EE.UU.)
RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento

Información

CELDA Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda
TIPO.DE.ERROR Devuelve un número correspondiente a un tipo de error
INFO Devuelve información acerca del entorno operativo en uso
ESBLANCO Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en blanco
ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A
ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error
ES.PAR Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par
ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico
ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A (valor no disponible)
ESNOTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto
ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número
ES.IMPAR Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar
ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia
ESTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto
N Devuelve un valor convertido en un número
NOD Devuelve el valor de error #N/A
TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor

Lógicas

Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos


FALSO Devuelve el valor lógico FALSO
SI Especifica un texto lógico para ejecutar
NO Invierte la lógica de sus argumentos
O Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO

Búsqueda y referencia

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una única celda en la hoja de cálculo
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
ELEGIR Elige un valor en una lista de valores
COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada

34 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez


HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un saltoa un documento almacenado en un servidor de red, en una
intranet o en Internet
INDICE Utiliza un índice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto
BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz
COINCIDIR Busca los valores en una referencia o matriz
DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determinada
FILA Devuelve el número de fila de una referencia
FILAS Devuelve el número de filas de una referencia
RDTR Recupera datos en tiempo real de un programa que sea compatible con automatización COM
(automatización: modo de trabajar con los objetos de una aplicación desde otra aplicación o herramienta de entorno.
La automatización, antes denominada automatización OLE, es un estándar de la industria y una función del Modelo
de objetos componentes (COM).)
TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda

Matemáticas y trigonométricas

ABS Devuelve el valor absoluto de un número


ACOS Devuelve el arco coseno de un número
ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número
ASENO Devuelve el arco seno de un número
ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número
ATAN Devuelve el arco tangente de un número
ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y
ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número
MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número hasta el entero o múltiplo significativo más próximo
COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos
COS Devuelve el coseno de un número
COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número
GRADOS Convierte radianes en grados
REDONDEA.PAR Redondea un número al entero par más próximo
EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado
FACT Devuelve el factorial de un número
FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número
MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, hacia cero
M.C.D Devuelve el máximo común divisor
ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo
LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número
LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada
LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número
MDETERM Devuelve la matriz determinante de una matriz
MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz
MMULT Devuelve la matriz producto de dos matrices
RESIDUO &nbspDevuelve el resto de la división
REDOND.MULT Redondea un número al múltiplo deseado
MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números
REDONDEA.IMPAR Redondea un número al entero impar más próximo
PI Devuelve el valor de Pi
POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia
PRODUCTO Multiplica sus argumentos
COCIENTE Devuelve la parte entera de una división
RADIANES Convierte grados en radianes
ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1
ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique
NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en número romano con formato de texto
REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos
REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, hacia cero
REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero
SUMA.SERIES Devuelve la suma de potencias basadas en la fórmula
SIGNO Devuelve el signo de un número
SENO Devuelve el seno de un ángulo dado
SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número
RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un número
RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número * pi)
SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos
SUMA Suma sus argumentos
SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio
Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 35
SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matriz correspondiente
SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos
SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos
matrices
SUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los valores corresp. de dos matrices
SUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las dif. entre los valores corresp. en dos matrices
TAN Devuelve la tangente de un número
TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número
TRUNCAR Trunca un número y lo convierte en entero

Estadísticas

DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos
PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos
PROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos
DISTR.BETA Devuelve la función de distribución beta acumulativa
DISTR.BETA.INV Devuelve la inversa de la función de distribución acumulativa para una distribución beta
especificada
DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial
DISTR.CHI Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución chi cuadrado
de una sola cola
PRUEBA.CHI.INV Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola cola, en una distribución chi
cuadrado
PRUEBA.CHI Devuelve la prueba de independencia
INTERVALO.CONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza para la media de una población
COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de datos
CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos
CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos
CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango
CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios
especificados
COVAR Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las desviaciones pareadas
BINOM.CRIT Devuelve el valor menor cuya desviación binomial acumulativa es menor o igual que un valor de
un criterio
DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones
DISTR.EXP Devuelve la distribución exponencial
DISTR.F Devuelve la distribución de probabilidad F
DISTR.INV.F Devuelve el inverso de una distribución de probabilidad F
FISHER Devuelve la transformación Fisher
PRUEBA.FISHER.INV Devuelve el inverso de la transformación Fisher
PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal
FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz vertical
PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F
DISTR.GAMMA Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución gamma
DIST.GAMMA.INV Devuelve el inverso de la función gamma acumulativa
GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, G(x)
MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica
CRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencial
MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica
DISTR.HIPERGEOM Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución
hipergeométrica
INTERSECCION.EJE Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal
CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos
K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-ésimo mayor valor de un conjunto de datos
ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parámetros de una tendencia lineal
ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parámetros de una tendencia exponencial
DISTR.LOG.INV Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal
DISTR.LOG.NORM Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa
MAX Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos
MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos
MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados
MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos
MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos
MODA Devuelve el valor más frecuente en un conjunto de datos
NEGBINOMDIST Devuelve la distribución binomial negativa
DISTR.NORM Devuelve la distribución normal acumulativa
DISTR.NORM.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa
DISTR.NORM.ESTAND Devuelve la distribución normal estándar acumulativa
DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa estándar
36 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez
PEARSON Devuelve el coeficiente de correlación del momento del producto Pearson
PERCENTIL Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango
RANGO.PERCENTIL Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje del conjunto
PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones para un número determinado de objetos
POISSON Devuelve la distribución de Poisson
PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites
CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos
JERARQUIA Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números
COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlación del momento del producto Pearson
COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetría de una distribución
PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal
K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-ésimo menor valor de un conjunto de datos
NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado
DESVEST Calcula la desviación estándar basada en una muestra
DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos
DESVESTP Calcula la desviación estándar de la población total
DESVESTPA Calcula la desviación estándar de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos
ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error típico del valor de y previsto para cada x de la regresión
DISTR.T Devuelve la distribución t de Student
DISTR.T.INV Devuelve el inverso de la distribución t de Student
TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal
MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos
PRUEBA.T Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student
VAR Calcula la varianza de una muestra
VARA Calcula la varianza de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos
VARP Calcula la varianza en función de toda la población
VARPA Calcula la varianza de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos
DIST.WEIBULL Devuelve la distribución de Weibull
PRUEBA.Z Devuelve el valor de probabilidad de una cola de una prueba Z

Texto y datos

ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro de una cadena de caracteres a
caracteres de ancho medio (bit sencillo)
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, usando el formato de moneda ß (baht)
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código
DESPEJAR Elimina caracteres que no se pueden imprimir
CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto
CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo
MONEDA Convierte un número en texto, usando el formato de moneda $ (dólar)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente iguales
ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayúsculas y minúsculas)
DECIMALES Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales
JIS Cambia letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en
caracteres de ancho completo (de dos bytes)
IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto
LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
MINUSC Convierte texto en minúsculas
EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, empezando en la posición que
especifique
FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto
NOMPROPIO Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto
REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de texto
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces
DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto
HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre mayúsculas y minúsculas)
SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto
T Convierte los argumentos en texto
TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto
ESPACIOS Elimina espacios del texto
MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas
VALOR Convierte el argumento de un texto en un número

Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 37