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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR Direccin del Despacho Oficina de Administracin
y Servicios Coordinacin de Organizacin y Sistemas
TALLER PARA LA ELABORACIN Y CONTROL DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR Direccin del Despacho Oficina de Administracin y Servicios Coordinacin de Organizacin y Sistemas
INTRODUCCIN
El Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior, como ente rector de la Educacin Superior en Venezuela se propuso como uno de sus objetivos, impulsar tanto en sus dependencias centralizadas como en sus organismos adscritos, la documentacin de todos los procesos administrativos, a fin de dar cumplimiento a la normativa legal vigente en la materia, especialmente a los lineamientos establecidos por la Contralora General de la Repblica, en sus Normativas de Control Interno.
2
Reactivacin del Proyecto de Sistematizacin

Revisar los borradores de los Manuales para garantizar uniformidad
Diseo de los lineamientos para la elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos
Desarrollar una Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales Administrativos
ACCIONES
EMPRENDIDAS
Designar persona de enlace con el Ministerio
Apoyar a todas las Dependencias y Organismos del Ministerio en la elaboracin de los Manuales de Normas y Procedimientos a travs de talleres
Solicitar el inventario de los Manuales existentes Disear formato nico para la edicin de los Manuales
OBJETIVOS DEL TALLER
Brindar apoyo a las dependencias del Ministerio incluyendo los Colegios e Institutos Universitarios, en materia de Normas y Procedimientos, a fin de facilitarles la elaboracin de los Manuales.
Dar a conocer los lineamientos emitidos por el Ministerio para la unificacin de los Manuales. Crear conciencia en las diferentes dependencias que conforman el Ministerio, sobre la importancia que tiene para la organizacin la documentacin de sus procesos.
Marco Jurdico para la elaboracin de Manuales
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial No. 5453 extraordinaria del 24/03/2000 (Art. 25, 49-6, 137 y 141). Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial No. 37.347 del 17/12/2001 (Art. 7,24,33-5,35,37,39,85,91-822-23-29 y 92). Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial No. 36.229 del 17/06/1997 (Art. 3,5,6,12,15,20,21 y 22).
Marco Jurdico para la elaboracin de Manuales
Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial No. 2818 extraordinaria del 01/07/1981 (Art. 3,7,14,18,21,30,46,83 y 84). Ley Orgnica de la Administracin Pblica, Gaceta Oficial No. 37.305 del 17/10/2001 (Art. 1,4,7,8,12,19,21,22,34,37,38,42,138,139,159,160,161, 164,y 166). Ley Sobre Simplificacin de Trmites Administrativos, Gaceta Oficial No. 5393 d/f 22/10/1999.
Que se entiende por Sistemas de Control Interno ? De acuerdo con la Contralora General de la Repblica: Es el proceso realizado por la Alta Gerencia, los Supervisores y el personal Operativo de una Organizacin, diseado para proporcionar seguridad razonable de que se cumplan los objetivos institucionales. Comprende el plan, polticas, normas, mtodos y procedimientos adoptados por un organismo.
Sistema de Control Interno

Quines Mxima Autoridad, Gerentes y Jefes de cada cuadro organizativo
Qu
El plan de organizacin, las polticas, normas y procedimientos
Cmo
Verificando la exactitud de la informacin Para
Cumplir los objetivos, misin y planes Institucionales

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LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Es aquel documento que contiene en forma breve, clara, descriptiva y explicita, informacin y/o instrucciones referentes a la Organizacin la descripcin de un procedimiento.
Clasificacin de los Manuales
Manual de Organizacin.* Manual de Normas y Procedimientos.* Manual Especfico de Operacin.* Manual de Cargos. Manual de Funciones
Administrativos
Manual de Organizacin: contiene informacin detallada de la Organizacin tales como: antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura, funciones, entre otros.
Contenido de los Manuales
PORTADA
NDICE
INTRODUCCIN
ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIN
BASE LEGAL
OBJETIVO GENERAL
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
MISIN
VISIN
VALORES ORGANIZACIONALES
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL FUNCIONAL POSICIN
OBJETIVO DE CADA UNIDAD
FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
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Manual de Normas y Procedimientos: define en forma detallada, lgica y secuencial los pasos a seguir para la realizacin de un proceso, procedimiento o actividad, identificando en forma explcita la unidad administrativa y el responsable de la ejecucin de cada uno de los pasos. En el mismo se indican las normas que rigen cada proceso o procedimiento. Son instrumentos que forman parte del Sistema de Control Interno.
FIRMAS DE REVISION Y APROBACIN PGINA DE ACTUALIZACIONES
PORTADA
NDICE
INTRODUCCIN
BASE LEGAL
ALCANCE DEL MANUAL
OBJETIVO
NORMAS GENERALES
PROCEDIMIENTOS
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
GLOSARIO DE TERMINOS
FLUJOGRAMAS PICTOGRAMAS
ANEXOS
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Manual Especfico de Operacin: utilizado para describir de manera particular y detallada los procedimientos de las Comisiones, Comits, etc. Igualmente sirve para la elaboracin de manuales tcnicos y operativos, etc. En el caso de las Comisiones y Comits se debe incluir su organizacin, normas y polticas que las rigen.
PORTADA NDICE INTRODUCCIN BASE LEGAL OBJETIVO GENERAL
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
ATRIBUCIONES
FUNCIONES
ALCANDE DEL MANUAL
OBJETIVO
PROCEDIMIENTO
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
FLUJOGRAMA PICTOGRAMAS
ANEXOS
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Permiten detectar y evitar la duplicidad de funciones.
Constituyen una fuente formal y permanente de informacin y orientacin
Facilitan las labores de auditoria y la evaluacin del control interno.
Importancia de los Manuales
Presentan una visin integral de una dependencia de la organizacin, o de la forma como opera una unidad responsable de la ejecucin de un procedimiento determinado.
Permiten dar induccin y orientacin al personal de nuevo ingreso, a fin de facilitarles su integracin a la organizacin.
Logran darle continuidad a la organizacin, independientemente de los cambios que surjan en la rotacin de personal. 13
Responsables de la Elaboracin de los Manuales Administrativos De acuerdo al artculo 92 de la Ley Orgnica de la Controlara General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal. Los titulares de las dependencias son los responsables de la elaboracin, implantacin y observancia de los Manuales Administrativos en su respectiva rea de competencia.
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Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos
Los Manuales de Normas y Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
A. Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institucin, los puestos y unidades administrativas que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades indicadas en el procedimiento. B. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.
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Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos

C. Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
D. Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia.

E. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo.
F. Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de las funciones.

G. Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
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Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos

Anexos
Flujo de Proceso, Pictogramas o Flujograma Portada de Identificacin Pgina de firmas de Aprobacin Pgina de Actualizacin
Glosario de Trminos
Formularios e Instructivos Procedimientos Normas Generales
Manual de Normas y Procedimiento s
ndice del Manual

Introduccin Base Legal
Alcance del Manual
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Portada de Identificacin Debe contener: Logotipo del Ministerio (izquierda) y logotipo del Instituto o Colegio (derecha).
Nombre del Manual. Mes y Ao de la elaboracin del Manual (parte inferior del Logotipo del Instituto o Colegio). Firmas de Aprobacin: Colocar en una hoja aparte, seguida de la portada, debe contener el nombre, apellido, cargo, y la(s) firma del(os) funcionario(s) que elaboraron, revisaron y aprobaron el manual. La aprobacin debe ser por la mxima autoridad de la Institucin. ndice del Manual Sealar de manera ordenada todo el contenido del Manual, indicando los nmeros de pgina.
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Aprobaciones y Actualizaciones La fecha de aprobacin y las de actualizacin colocarlas en una hoja, en forma correlativa, indicando los cambios efectuados al Manual.
Manual de Normas y Procedimientos
Se deben revisar y actualizar los Manuales, cuando ocurran cambios en la organizacin. Si la actualizacin no afecta en gran parte el contenido del Manual, los cambios se pueden informar a travs de comunicaciones internas (instructivos, circulares, oficios, resoluciones) sealando claramente que la nueva instruccin forma parte integrante del Manual.
Al realizar el proceso de control, se puede determinar si el Manual requiere ser actualizado, si cumple con las expectativas planteadas en su diseo y definir los aspectos a incorporar, eliminar o modificar.
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Introduccin Es la presentacin del documento; debe ser breve y fcil de entender y contener:
El motivo, propsito y la utilidad del Manual. Sntesis del contenido del Manual. Importancia del Manual. Se puede sealar el rea que va utilizar el Manual (Quien ser el usuario del mismo).
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Base Legal
Es el marco jurdico, que rige o le da soporte legal al proceso o procedimiento.
Indicar los Nombres, Nmero del Decreto, Fecha de Promulgacin, Nmero de la Gaceta Oficial y Fecha de la Publicacin de las Leyes, Decretos, Reglamentos o Resoluciones. Se puede indicar el nmero del (os) artculos especficos que tienen inherencia con el procedimiento documentado.
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Deben seguir un orden jerrquico descendente es decir: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Leyes.
Cdigos. Reglamentos. Decretos, Resoluciones, Circulares, Documentos Normativos. Deben ser ordenados cronolgicamente dentro de cada categora.
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Alcance del Manual Sealar los procesos documentados dentro del Manual. Indicar los aspectos que cubre el Manual, sealar desde la primera hasta la ltima accin; por ejemplo: El Manual comprende desde la fase de Formulacin del Anteproyecto de Presupuesto hasta la fase de Control Presupuestario De existir alguna limitacin o procedimiento que tenga relacin con el proceso y no se encuentre dentro del Manual, indicarlo en este espacio.
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Objetivo del Manual Sealar brevemente los aspectos que se persiguen con la elaboracin del Manual. Evitar el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas. Normas Generales
Son lineamientos imperativos y especficos de accin que regulan la ejecucin del procedimiento.
Son los pasos o requisitos de obligatorio cumplimiento en la ejecucin del proceso. Son rgidas en su interpretacin y aplicacin. Cada procedimiento debe tener sus Normas Generales.
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De existir varios procedimientos dentro de un Manual y algunas normas sean comunes para todos los procedimientos, stas se tomarn como Normas Generales. De ser necesario debern colocar Normas Especficas para cada procedimiento.
Procedimiento Es la descripcin narrativa, en forma secuencial y cronolgica de cada uno de los pasos o actividades que se deben ejecutar para la realizacin de un proceso, a fin de concretar un resultado determinado. Deber realizarse de forma clara, precisa y concisa, sealando claramente Quin, Cmo, Cundo y Dnde se ejecutan cada una de las actividades. Las actividades sern descritas, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente, por ejemplo: Revisa, Formula, Remite, Elabora.
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Procedimiento Verificar si existe duplicidad de esfuerzos, si se realizan actividades innecesarias, ya que las mismas pueden ser mejoradas o eliminadas, siempre y cuando no se desvi el resultado a obtener con la ejecucin del procedimiento. En la descripcin de los responsables, se deber indicar el nombre de la Dependencia (Direccin, Oficina, Unidad, rea) y el nombre del cargo del funcionario responsable de ejecutar la misma, por ejemplo: Sub-Direccin Administrativa Departamento de Compras Analista de Compras
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Procedimiento S en una misma dependencia se realizan una serie de actividades de manera continua, slo se anotar el nombre de la dependencia en la primera de las actividades mencionadas. Cuando una actividad implique la utilizacin de algn formato, se deber anotar el nombre entre comillas y hacer referencia al nmero de copias y a la distribucin de las mismas. No describir actividades cuyo origen, control y seguimiento corresponda a otra dependencia.
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Formularios e Instructivos En este aparte se incluyen todos los formularios utilizados para la ejecucin del proceso.
Cada formulario deber llevar su respectivo instructivo, en el que se detallaran puntos como nombre del formulario, objetivo, tamao, impresin, nmero de copias, distribucin y la descripcin de cada uno de los campos. Glosario de Trminos Aqu se presenta un pequeo concepto de los trminos propios del procedimiento utilizados dentro del Manual.
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Flujo de Proceso, Flujograma Pictogramas En el Manual se incluir una sola representacin grfica
Flujo de Proceso Es la represtacin grfica secuencial y en trminos generales, de las acciones principales del proceso.
B
C D
29

F l u j o g r a m a
1
Es la representacin grfica secuencial y detallada de cada accin, se representa la distribucin de los documentos y las operaciones que se efecten con los mismos.
5
30

P i c t o g r a m a s
Es la representacin grfica y sencilla, con dibujos o smbolos de las actividades ms resaltantes de un procedimiento. Se incluye una pequea descripcin de la actividad que se esta representando.
Unidad Solicitante
Oficina de Administracin y Servicios
Colocar debajo de cada representacin grfica una pequea descripcin de los pasos ejecutados
Coordinacin de Compras Oficina de Administracin y Servicios Direccin del Despacho
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Anexos En este aparte se incluir cualquier material de importancia y que contribuya en la ejecucin del proceso.
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Procedimiento General para la Elaboracin de Manuales

Realizar estudio preliminar y definir: Problema, Mtodo de Recoleccin de datos y Universo de Estudio Delimitar el Universo de Estudio (Poblacin y Muestra)
Fase de elaboracin del Borrador del Manual
Procedimiento General
Analizar la informacin recopilada: Evaluar informacin recopilada. Determinar duplicidad, cuellos de botella (definir problema). Determinar posibles soluciones.
Para la Elaboracin de Manuales
Recolectar la Informacin: Archivos Usuarios rea de Trabajo Definir Tcnicas para el levantamiento de Informacin: Documental. Entrevistas. Cuestionario Observacin Directa. Organigramas. Flujogramas. 33
Pasos a considerar para la elaboracin del Manual

Fase de Seguimiento y Control. Realizar revisiones peridicas, vigilar el cumplimiento del Manual y definir si amerita modificaciones
Definir tipo de Manual a elaborar, tipo de usuario y uso.
Someter a la aprobacin de las instancias competentes
Elaboracin
Del Manual
Elaborar borrador del Manual y discutir con las personas involucradas en la ejecucin del proceso.
Someter nuevamente a revisin y aprobacin del responsable del rea.
Realizar ajustes y elaborar versin definitiva del Manual
Llegar a acuerdos con el usuario sobre el contenido del Manual
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Seis pasos para cambiar un Procedimiento
1
NEGOCIAR EL CAMBIO
2
DISEAR PROPUESTA Solicite opinin de las personas afectadas por el cambio, intercambie opinin. Es preferible no formar Comits, ya que no necesariamente expresan la opinin del personal.
3
INICIAR EL CAMBIO Implante el nuevo procedimiento. Realice los ajustes (de ser necesario). Maneje la resistencia al cambio, creando conciencia sobre las bondades del nuevo procedimiento.
Rena Informacin.
Explique a la Gerencia porque es necesario el cambio. Explique las ventajas y desventajas. Negocie los cambios.
35
Seis pasos para cambiar un Procedimiento
4
VERIFIQUE ADHERENCIA AL CAMBIO
5
HAGA CUMPLIR EL CAMBIO Luego de aprobado el Manual, el cambio debe cumplirse No permitir que se evadan los cambios, por lo que se debe trabajar desde el nivel superior para que se cumplan los cambios.
6
EVALUE Y CAMBIE Evale peridicamente el cambio realizado. Escuche opiniones de los responsables y de ser necesario mejore las propuestas. Si existen ajustes, haga los mismos en el Manual e implntelos.
Monitoree la puesta en funcionamiento del nuevo procedimiento.

Verifique cmo se involucran los usuarios en el cambio.
36
Fases para la elaboracin de los Manuales

8 Seguimiento
10 Evaluacin 9 Actualizacin-Mantenimiento
7 Adiestramiento y Distribucin 6 Elaboracin 5 Levantamiento de Informacin 4 Planificacin 3 Estudio preliminar de la Organizacin 2 Eleccin de los responsables de la preparacin 1 Definicin del objetivo a cumplir
37
HACIA EL INFINITO Y MS ALLA AL FIN LLEGUE !! MISIN CUMPLIDA
QUIERO LLEGAR
S
38
Es el resultado especfico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y que responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cunto y cundo. Conjunto amplio de orientaciones y programas Es la razn de ser como organizacin. Para qu fue creada ? .
VISIN
OBJETIVO META ESTRATEGIA Y PLAN DE ACCIN
Es la ubicacin de la organizacin en escenarios futuros
MISIN
Programacin de actividades para cumplir metas
Son las guas que le dan direccionalidad a la organizacin, describen el futuro deseado, de all que tengan una relacin estrecha con la visin de la organizacin.
39

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OBJETIVOS DEL TALLER

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Cumplir los objetivos, misin y planes Institucionales

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL FUNCIONAL POSICIN

OBJETIVO DE CADA UNIDAD

Contenido de los Manuales

ALCANCE DEL MANUAL

Contenido de los Manuales

ALCANDE DEL MANUAL

Permiten detectar y evitar la duplicidad de funciones.

Constituyen una fuente formal y permanente de informacin y orientacin

Facilitan las labores de auditoria y la evaluacin del control interno.

Importancia de los Manuales

Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos

Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos

D. Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia.

F. Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de las funciones.

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos

Manual de Normas y Procedimiento s

ndice del Manual

Alcance del Manual

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos

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Procedimiento General para la Elaboracin de Manuales

Fase de elaboracin del Borrador del Manual

Para la Elaboracin de Manuales

Pasos a considerar para la elaboracin del Manual

Definir tipo de Manual a elaborar, tipo de usuario y uso.

Someter a la aprobacin de las instancias competentes

Someter nuevamente a revisin y aprobacin del responsable del rea.

Realizar ajustes y elaborar versin definitiva del Manual

Llegar a acuerdos con el usuario sobre el contenido del Manual