PLAN: REENCONTRARSE

PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO Y REDEFINICIN DE LA

UNIDAD DE COMUNICACIN INSTITUCIONAL (UCI) DE LA
SECRETARA DE GABINETE Y GESTIN PBLICA.
-Obj!"#$ G%&'(: fortaecer a funcn y as actvdades a nteror
de a UCI.
-Obj!"#$) )*+,-"+$):
1) Defnr funcones y roes de a Undad y de equpo de
comuncacn.
2) Constturse como un nterocutor vdo para as dems reas y
Ofcnas de a SGyGP.
3) Centrazar a comuncacn de as dferentes reas/ofcnas de a
Secretara.
4) Reorganzacn de os canaes de comuncacn exstentes.
M!'):
1) Redefnr e nombre de a Undad, con e que ser conocda y
defnda, antes de anzar cuaquer accn.
2) Creacn de un documento ofca donde se estabezca a funcn
de cada puesto y as responsabdades que ncuye, en un pazo no
mayor a dos meses.
3) Eaboracn de un organgrama de a Undad de Comuncacn en
un pazo que no supere os dos meses.
4) Estabecer reunones mensuaes con membros de as dstntas
Ofcnas. La prmera ser reazada una vez reazados os pasos
anterores. En un pazo no mayor a dos meses.
5) Generar un manua de esto para e equpo de comuncacn, que
sea apcabe a os proyectos que coordnen en e futuro,
ndependentemente de as personas que ocupen os dstntos
puestos. Este manua deber fnazarse en e prmer trmestre de
2014.
6) Generar a menos una pubcacn mensua, vrtua y grfca. La
prmera debera ser anzada en un pazo no mayor a 4 meses.
7) Creacn de un ma nsttucona y stas de dstrbucn, segn e
tpo de contendo de a pubcacn que desea envarse.
8) Reanzar a Intranet, una vez consodados os pasos antes
menconados. En un pazo no mayor a 8 meses.
P&$.+!$ / -$&!'(+"0"%!$ / (' -1%+"2% . '+!"#"/'/)
'( "%!&"$& / (' UCI
D)+&"*+"2% /( *&$.+!$
Este proyecto ncuye os prmeros pasos necesaros para que a
Undad de Comuncacn Interna (UCI) de a SGyGP ogre
convertrse en un nterocutor vdo frente a as dstntas
Ofcnas. Incuye reunones con aqueos que pueden defnr os
roes y funcones en o que respecta a comuncacn. Tambn
encuentros con cargos de mportanca para poder defnr as
funcones especfcas de a UCI y que, una vez tenendo caro a
nteror de a UCI sus responsabdades, puedan ser un soporte,
apoyo e nterocutor en o que respecta a a comuncacn
nsttucona para as Ofcnas que conforman a SGyGP.
31)!"-"+'+"2% . -"%'("/'/
En e dagnstco reazado qued demostrado que a UCI no era
reconocda por os empeados de a SGyGP. Oue dversos
probemas surgan en a prctca a a hora de evar a cabo sus
tareas, entre eos, que actvdades de comuncacn y mane|o
de os canaes de comuncacn exstentes eran mane|ados por
as Ofcnas de manera ndependente y que, por o tanto, no
haba un acuerdo respecto de a nformacn nsttucona.
Prevaecendo os canaes nformaes y sn contar con e apoyo o
sn pensar en a UCI, a nformacn nsttucona era mane|ada
segn cada empeado de acuerdo a su antgedad, rango y
dems. Oued demostrado que a nteror de a propa UCI no
tenan en caro sus funcones y que quzs por eso no era
reconocda por e resto. Por o tanto, una me|or organzacn de
a UCI permtra que as funcones fueran desempeadas de
manera ms efcente, generando as confanza en os
empeados para apoyarse en ea y recurrr a ea cuando de
panes de comuncacn e nformacn nsttucona se trate.
B%-"+"'&"$)
Prmero y antes que nada, os membros de a UCI que tendra
un panorama ms caro de sus responsabdades y acances de
sus tareas.
Adems, os dstntos empeados de a SGyGP que podran
reconocer a a UCI como proveedora de nformacn y soporte a
a hora de evar a cabo actvdades de comuncacn.
R)*$%)'b()
Membros de a UCI.
Aqueos que se encargan de defnr as responsabdades y
perfes de os empeados.
RR.HH.
R+1&)$) ' 1!"("4'&
Saas de Reunn.
Computadoras.
Ho|as de pape donde se mprmrn os documentos
correspondentes.
I%/"+'/$&) *'&' (' #'(1'+"2%
Organgrama donde queden asentados os puestos que
ncuye e equpo de comuncacn.
Documento donde se afrmen por escrto cues son as
responsabdades y funcones de os membros de equpo.
Manua de esto que ndque patrones de comuncacn.
A+!"#"/'/ I:
Reunn de membro de actua equpo de comuncacn que cuente
con ms rango con a menos una persona capactada para defnr os
roes a nteror de equpo de comuncacn.
Los temas a tratar en a reunn seran:
Responsabdades especfcas de equpo de comuncacn.
Eaboracn de un organgrama donde puedan vsuazarse
as |erarquas y puestos a nteror de equpo.
Asgnacn de un presupuesto propo a equpo de
comuncacn segn sus funcones.
Defnr s deber responsabzarse so por a comuncacn
nterna o tambn por a externa. En caso de encargarse de
ambas, defnr membros de equpo especfcos para cada
tpo de tarea.
Segn as tareas defndas, redefnr o no e nombre de a
UCI. En caso de encargarse de a comuncacn de forma
ntegra (que consderamos que sera o dea) e nombre
debera pasar a ser Undad de Comuncacn.
Ideamente, e membro de equpo de comuncacn (o membros)
deber evar panteadas as necesdades actuaes de a UCI y os
probemas que eos dentfcan. Deber ser, deamente, una chara y
a a vez una negocacn, para que estos probemas y necesdades
sean resuetos de a manera ms ntegramente posbe.
A+!"#"/'/ II:
Confeccn de Organgrama de a UCI a cargo de responsabe
desgnado durante a reunn prevsta en a Actvdad 1. - E)!'
'+!"#"/'/ %$ ) %+1%!&' % ( *1%!$ /$) / (' '+!"#"/'/ 56
P$%/&"' '71, (' +&'+"2% /( M'%1'( / E)!"($8 )9:% )
)!'b(+ +$0$ "%/"+'/$&.
P&$.+!$ / "%!9&'+"2% %!& (') /"#&)') ;&') . (' UCI
D)+&"*+"2% /( *&$.+!$
Este proyecto ncuye actvdades que consderamos necesaras
para que a UCI sea reconocda por os empeados y que as
dversas Ofcnas se apoyen en a msma y cuenten con a
msma a a hora de comuncar.
31)!"-"+'+"2% . -"%'("/'/
En e dagnstco reazado qued demostrado que a UCI no era
reconocda por os empeados de a SGyGP. Los canaes eran
mane|ados de forma ndependente y se creaba un estado de
confusn generazado respecto de dnde encontrar
nformacn nsttucona o a quen acudr a a hora de querer
comuncar ago. S a Undad de Comuncacn se consttuye en
un nterocutor vdo para todos, podra souconar este tpo de
stuacones y reorganzar a comuncacn a nteror de a
SGyGP.
B%-"+"'&"$)
Los empeados de as dstntas Ofcnas que no debern
preocuparse por a comuncacn o de cometer errores a a hora
de nformar. La UCI centrazara a nformacn.
R)*$%)'b()
Membros de a UCI.
Representantes de cada Ofcna.
R+1&)$) ' 1!"("4'&
Saas de Reunn.
Computadoras.
Ho|as de pape donde se mprmrn os documentos
correspondentes.
Imprenta.
Programadores.
Dseadores.
I%/"+'/$&) *'&' (' #'(1'+"2%
Reunones pautadas mensuamente.
Pubcacones a menos mensuaes con contendos
correspondentes a as dstntas Ofcnas.
Lstas de dstrbucn de mas segn as dstntas necesdades
que manfeste cada Ofcna.
Mane|o de os canaes de comuncacn formaes centrazados
en a Undad de Comuncacn.
A+!"#"/'/ I:
Reunn de a menos un membro de equpo de comuncacn con a
menos un membro de cada Ofcna.
Los temas a tratar en a reunn seran:
Presentacn de a Undad de Comuncacn y expcar cues
son sus roes y funcones a os presentes en a reunn.
Negocacn para ntentar centrazar en a Undad de
Comuncacn envo de comuncados que nvoucren a os
empeados de todas as Ofcnas.
Negocacn para que e mane|o de a mprenta y a ntranet
pase a estar en manos de a Undad de Comuncacn.
Una buena estratega sera que os responsabes de estos
canaes que se encuentran dspersos en as dstntas Ofcnas
pasen a responder a a Undad de Comuncacn (esto habra
sdo vadado prevamente en a reunn de consttucn de
a UCI como posbdad).
Panteo, por parte de os membros de cada Ofcna, de sus
necesdades a nve de comuncacn y de sus expectatvas
acerca de a Undad de Comuncacn.
Estabecmento de ah en adeante, de reunones mensuaes
para egar a un acuerdo respecto de a nformacn cave
que deber ncurse en as pubcacones nsttuconaes
cada mes para que todas as Ofcnas se sentan parte y
estn representadas. (%$ )&,' )! *1%!$ 1%' '+!"#"/'/
)*'&'/' 71 ) /)*&%/ / ($) *1%!$) '%!&"$&))
PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA IDENTIDAD
INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE GABINETE Y GESTIN PBLICA
-Obj!"#$ G%&'(:
Generar una dentdad nsttucona que convoque a as dferentes
reas/ofcnas de a secretara.
-Obj!"#$) )*+,-"+$):
1) Crear una dentdad nsttucona reconocda por os empeados y con a
cua se sentan representados.
2) Estabecer canaes formaes de encuentro entre os membros de os
equpos de as dstntas Ofcnas.
-M!'):
1) Creacn de un trptco con ob|etvos, msn y vaores de a SGyGP.
2) Estabecer una |ornada de ntegracn entre as Ofcnas.
P&$.+!$ / /"-1)"2% / ($) $bj!"#$)8 0")"$%) . #'($&)
/ (' SG.GP
D)+&"*+"2% /( *&$.+!$
Este proyecto se evar a cabo una vez que e "Programa de
fortaecmento y dfusn de Comuncacn Insttucona de a UCI"
haya sdo consodado, ya que para crear a dentdad nsttucona de
a SGyGP se requere que a UCI se encuentre sda, estabecda y
reconocda.
E proyecto de fortaecmento de a dentdad nsttucona de a
Secretara cuenta con a creacn de un trptco con os vaores,
msn y vaores de a msma que posterormente deber ser
dfunddo a nteror de a Secretara. Este trptco podr utzarse con
fnes de dvugacn a exteror de a msma. Esto mpca e dogo
entre as dstntas Ofcnas
31)!"-"+'+"2% . -"%'("/'/
Debdo a a coyuntura potca que modfc e rango, nombre y
redefn a estructura de a Secretara y una endebe funcn de a
UCI, e conocmento sobre a msn, competencas y acceso a a
nformacn nsttucona varan segn a antgedad y funcn de os
empeados. Esto ha generado una vsn heterognea sobre a SGyGP
y una db ntegracn entre as reas. Es por eo que este proyecto
se orenta a desarroar una dentdad nsttucona a fn de que a
vsn de os empeados sobre a Secretara sea homognea y a
ntegracn entre as reas se refuerce.
B%-"+"'&"$)
La SGyGP en su con|unto. Tanto por a ntegracn de os
empeados, como por a posbdad de poder comuncar
me|or externamente tambn.
R)*$%)'b()
Los ntegrantes de as Ofcnas que sean desgnados
coaboradores en e proyecto, ya que proveern a
nformacn correspondente a su propa Ofcna que desean
que sea ofca.
La UCI, encargada de eaborar y dfundr e trptco.
E rea de mprenta.
La ofcna de Ocupacn Tcnca Admnstratva, encargada
de fnancamento de os recursos.
R+1&)$)
Membros de a UCI, a cargo de contendo y dseo de
trptco.
Computadoras para a creacn de trptco.
Saa de reunn en a SGyGP.
Pape para a mpresn de trptco.
Membros representantes de cada Ofcna de a Secretara.
A+!"#"/'/ I:
Reunn entre os representantes de a Undad de Comuncacn, un
representante de a Imprenta y un membro representando a cada
una de as Ofcnas de a Secretara.
Temas a tratar en a reunn:
Legar a un acuerdo respecto de a necesdad de
representacn de cada Ofcna y mensa|e que debe
transmtrse acerca de a funcn de cada una.
Estabecer reunones mensuaes para a reazacn de
proyectos en con|unto con a Undad de Comuncacn.
A+!"#"/'/ II:
Reunn entre os membros representantes de cada Ofcna y a
Undad de Comuncacn para vadar e trptco antes de su
mpresn, en base a o charado en a reunn anteror.
A+!"#"/'/ III:
Generacn de manua de esto preferentemente a cargo de un
responsabe de a UCI con conocmentos de dseo grfco. (me
parece ms acorde en e P&$.+!$ / -$&!'(+"0"%!$ / ('
-1%+"2% . '+!"#"/'/) '( "%!&"$& / (' UCI)
A+!"#"/'/ I<:
Coordnacn y pubcacn de a prmera pubcacn nsttucona. Se
tratar de un boetn nterno y se entregar |unto con e recbo de
suedo. Para eo ser mportante hacer partcpes a as Ofcnas ya
que sern os proveedores de nformacn para e boetn. As, cada
membro representante sera responsabe de sumnstrar, aunque sea,
una notca mensua de su propa Ofcna. La nformacn deber ser
sumnstrada a a Undad de Comuncacn que se encargar de
dseo y redaccn. Dcha nota deber vadarse con e |efe de a
Ofcna prevamente a a pubcacn mpresa.
Este msmo boetn podr envarse de forma onne con versones
resumdas de as notas, antes de a versn mpresa para generar
expectatva.
Uno de os contendos a empear a modo de favorecer a ntegracn
podra ser a seccn de novedades socaes donde se detaarn
perfes de os ngresos en a SGyPG as como otros acontecmentos
reevantes para e persona. A tambn se detaarn os eventos
vncuados a a Ofcna y notcas de nters a nve departamenta.
Podra ncurse un envo semana de ma nterno con:
Cumpeaos de a semana.
Nacmentos de a semana.
Casamentos.
Ingresos.
A+!"#"/'/ <:
Coordnacn con e departamento de sstemas a creacn de as
stas de dstrbucn que a UCI consdere pertnentes para me|orar
os canaes de comuncacn forma. Coordnar a su vez as cuestones
tcncas que permtan un me|or desarroo de a Intranet que ser
enteramente mane|ada por a UCI. Reanzamento de a ntranet a
travs de una actvdad que nstruya a uso de a herramenta y a
fortaecmento de os azos entre os empeados.
Se podra reazar un sorteo a travs de a msma ntranet, donde os
empeados debern responder preguntas (que deben ser sobre a
msn, vsn, vaores e hstora de a SGyGP). Entre todos os que
respondan ben todas as preguntas, se sortear un premo (segn e
presupuesto). Lo dea sera un Ipad o mn Ipad, que sera un ob|eto
vncuado a a tecnooga.
Medante e |uego se hace ms dnmco e acceso a uso de a nueva
ntranet y, adems, medante as preguntas se ogra que egue a
nformacn nsttucona a os empeados.
Luego se pubcarn as respuestas correctas y os perfes de os
ganadores en a msma ntranet, y se compartr tambn a travs de
mang nterno.