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Prof. Morgenstern Karina I.

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PLANILLAS DE CÁLCULO ELECTRÓNICAS

1. Introducción a las planillas de cálculo electrónicas


El uso de una computadora ha llegado a evolucionar las tareas administrativas, tal es el caso de trabajar en
hojas de cálculo para agilizar cálculos contables, financieros, matemáticos, etc.
La planilla de cálculo es la aplicación que más se utiliza para almacenar y trabajar con datos, organizar
distintos tipos de información relacionada entre sí. Pueden introducirse y modificarse los datos
simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de más de
una hoja. Una planilla puede ejecutar operaciones simples o complejas con los datos ingresados. Además es
una herramienta que permite tratar los números y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.
Propósito: La organización de datos (numéricos, alfabéticos y alfanuméricos)
Principales ventajas:
¾ Puede calcularse usando fórmulas.
¾ Cuando cambian los datos auto-actualiza los datos relacionados entre sí.
¾ Puede desplegar datos en forma de gráficos y tablas.

Usos generales de las planillas de cálculo:


¾ Almacenamiento de datos;
¾ Cálculos completos, como por ejemplo presupuestos;
¾ Aplicaciones en matemática (teoremas, graficado de funciones, aproximación de raíces irracionales,
etc.); comparaciones, estadísticas, encuestas, etc.
El uso de las planillas de cálculo es de gran utilidad para el manejo de grandes cantidades de datos que
queremos procesar rápidamente para convertirla en información útil, generando a partir de ellos gráficos,
cuadros detallados o resumidos por cualquiera de las columnas componentes de la información. También
podemos cruzar esta información con otra contenida en otras planillas de tal forma de incrementar su
importancia.
Algunos de los programas más conocidos son MS Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro y Open Office Calc.

2. Conceptos básicos dentro de una planilla de cálculos


Libro: Es el archivo que guarda la información de la planilla completa. Un libro esta compuesto por hojas de
cálculo. En el caso del MS EXCEL la extensión de los archivos es *.XLS y por defecto se abre con tres hojas
(Hoja1, Hoja2, Hoja3) pero se pueden insertar hasta 16 hojas en un mismo libro.
Hoja de cálculo: Se le asigna este nombre a una hoja que esta divida en filas (numeradas) y columnas
(letradas). Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.
Celda: Es la intersección de una columna y una fila, sobre la cual se almacena información (letras o números)
que podemos usar para realizar operaciones tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, cálculos
financieros, estadísticos, de ingeniería, amortizaciones, etc. Se la nombra con la letra de la columna a la que
pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina
celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
Cada celda de una hoja, puede contener 3 tipos de entradas: Información numérica, Información alfabética o
alfanumérica (palabras, letras, caracteres, números no utilizados en un cálculo) y fórmulas y funciones.

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Etiqueta: Es el nombre que se le da a una hoja de cálculo.


Rótulo: Es el nombre que se le da a un dato, en el caso de una tabla puede ser Descripción, Precio, Año, etc.
En el caso de un gráfico es el rótulo de datos el que proporciona información adicional acerca de un marcador
de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de
cálculo.
Rango: Es un bloque rectangular de una o más celdas que la planilla la trata como una unidad. Los rangos
son vitales en la hoja de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ejemplo:
A1:A5 (desde A1 hasta A5, es decir A1, A2, A3, A4 y A5).

Referencias: Son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una fórmula escribimos =SUMA(A1;B1) nos
estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias:
¾ Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es
decir, se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la fórmula y
las celdas que forman parte de la fórmula. Ejemplo:

A B
1 15 20
2 =A1+2 30

¾ Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda,
las referencias a las celdas de la formula son fijas. Ejemplo:

A B
1 15 20
2 =$A$1+2 30

¾ Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas
sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Ejemplo:

A B
1 15 20
2 =$A1+2 30

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se
encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
¾ Referencia a otras hojas: Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la
hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia
está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre
de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
¾ Referencia a otros libros: Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del
libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta
referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante: Al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre
comillas simples ' '.

Tipos de datos: Pueden numéricos, alfabéticos (texto) u alfanuméricos (fecha u hora).


Valor Constante: Es un dato que se introduce directamente en una celda.

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Operadores: Son signos o símbolos que especifican el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo con los
elementos de una fórmula o función. Los tipos de operadores más utilizados son:
¾ Operadores aritméticos: Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o
multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores
aritméticos.
Operador Significado
+ (signo más) Suma (3+3)
- (signo menos) Resta (3-1)
(-N) Valores negativos
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)
¾ Operadores de comparación: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se
comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o
FALSO.
Operador Significado
= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)
¾ Operador de concatenación de texto: Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas
de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador Significado
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto
continuo ("Viento"&"norte")
¾ Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas.
Operador Significado
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre
dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola
(SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes
a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
Precedencia de los operadores: Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las
operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la
misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división),
Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Fórmula: Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los
datos de las hojas de cálculo como sumas, multiplicaciones, divisiones, etc.
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La
fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Ejemplo: =(A5/5)+30
Función: Es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos
cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis que de

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no ser así el programa nos mostrará un mensaje de error. Ejemplo de una función: =SUMA(A1:B3) esta
función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Sintaxis: Forma o normativa en que se debe respetar la escritura de una función.
Argumento: Valor o valores que se van a operar (calcular).
Funciones Anidadas: Una función dentro de otra, que actúa como uno de los argumentos. Una fórmula
puede contener como máximo 7 niveles de funciones anidadas. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una
función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50, si es verdadero el resultado ejecuta una
suma y si es falso muestra el valor 0. =SI(PROMEDIO(F3:F8)>50;SUMA(G3:G8);0)

Gráfico: Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. La
utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos
dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico, podemos optar por crearlo:
¾ Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
¾ Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no
existen celdas ni ningún otro tipo de objeto, por lo que podría ser etiquetada como cualquier hoja.
Partes de un gráfico:
Eje: Línea que rodea los datos del gráfico, proporciona un marco de referencia para medir o comparar. Hay
dos ejes principales: eje Y de las ordenadas (vertical), el eje X (horizontal) de las abscisas y el eje Z de la
profundidad.
Serie de datos: Corresponden a los valores de la planilla, también se llaman marcadores de datos y pueden
ser líneas, barras, etc.
Leyendas: Clave que identifica a través de diseños, colores o símbolos cada serie de datos.
Títulos: Pueden estar en los ejes Y, X o Z, y algunos son generales para todo el gráfico.
Líneas de división: Son internas y ayudan para tener referencias y poder comprar.
Rótulos de datos: Puede estar tanto sobre el eje Y, X o Z.

Filtros: son una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista
filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio (condición) para realizar el filtro que se especifique para
una columna.

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