Cmo preparar y presentar una conferencia

ndice
I. 1. 2. 3. 4. 5. . #. Aspectos concernientes al expositor o ponente.3 Conocimiento del tema y auditorio.3 Conocimiento del lugar..3 Puntualidad...3 Presentacin personal...3 Postura y mirada..3 !elacin ponente" auditorio.4 $engua%e.4 a. $engua%e &er'al....4 b. $engua%e corporal...4 (. )o *acer promesas.4 +. Anunciar el ,inal..4 1-. Agradecimientos.4 11. .so de medios de apoyo audio&isual....5 12. Puntos cla&es a tener en cuenta.5

II. 1. 2. 3.

Aspectos concernientes a las partes de una con,erencia.... Introduccin.. Cuerpo.... Conclusiones

III. Aspectos concernientes al apoyo audio&isual " Con,eccin de diapositi&as....# 1. /ondo...# 2. Idioma...# 3. $etras....# 4. Personali0acin....# 5. Contenido..# . 1a'las..( #. 2r3,icos..( (. 4iagramas..( +. Inclusin de secuencias animadas.( 1-. Practica tu presentacin antes de la *ora de la &erdad....( 11. 5l secreto del Po6er Point....+ 12. Puntos cla&e a tener en cuenta+ 2

I. Aspectos concernientes al expositor o ponente.

1. Conocimiento del tema y auditorio. Es muy importante cuando se nos solicita realizar una conferencia, plantearnos la gran pregunta 7de 8u9 &oy a *a'lar:, ya que es una de las claves de nuestro xito elegir un tema que sea de inters o, si se nos ha establecido el tema de antemano, definir la mejor forma de enfocarlo. ara ello es crucial conocer la audiencia o el auditorio al cual ir! dirigida nuestra conferencia, tanto su idioma y cultura como el nivel del conocimiento sobre la cuestin a tratar. 2. Conocimiento del lugar. Es necesario conocer el lugar f"sico donde se llevar! a cabo nuestra charla, sobretodo para familiarizarnos con la ubicacin f"sica y los materiales de apoyo audiovisual de los que dispondremos al disertar y, adem!s, probar nuestros archivos en el ordenador para evitar imprevistos desagradables. 3. Puntualidad. Este aspecto se refiere tanto a la puntualidad al llegar al lugar f"sico, como al inicio de nuestra charla y a ce#irnos estrictamente al tiempo que se nos ha dado de antemano. ;2- minutos no 8uiere decir 25 minutos<. rocuraremos ajustarnos al tiempo dado para la conferencia$ por una parte, para evitar aburrir a la audiencia hablando en demas"a y por otro lado, si tienen que intervenir otras personas, permitir que todo el evento se celebre con mayor fluidez. Es bueno planificar nuestra charla considerando unos minutos para dudas y comentarios que puedan surgir desde el auditorio, incluyendo este tiempo dentro del que se nos ha asignado. 4. Presentacin personal. %uestra apariencia debe ser lo m!s adecuada posible a la ocasin y, por tanto, nuestro vestuario adecuado y elegante, pero sin caer en extremos. &puntar a la sobriedad. 5. Postura y mirada. 'eberemos mantener una postura erguida y segura, pero no parecer un robot. (a idea es causar una buena impresin y no, una burla del auditorio. 3

En cuanto a la mirada, habremos de mantener siempre el contacto visual con el auditorio, sin fijar la mirada en una persona en particular de forma persistente. (os oyentes deben creer que siempre les hablamos a todos y no a uno solo. . !elacin ponente" auditorio. Como ponentes, necesitamos mantener una relacin de empat"a persistente con su auditorio, sin caer en excesos. )ablaremos con seguridad sobre el tema, pues, generalmente, nuestros conocimientos son superiores a la media de nuestro p*blico, pero mostr!ndonos siempre modestos. +antendremos un gradiente expositivo coherente. Evitaremos recitar, pues no es un poema lo que damos, si no una charla. #. $engua%e. a. $engua%e &er'al. ,ste debe ser claro, preciso y conciso, bien utilizado, sin caer en la obviedad. 'ebemos ser entusiastas para contagiar al auditorio, no hilarantes ni exagerados$ ante todo respetuosos. -ecurriremos a una buena modulacin, un tono de voz que no sea montono y que pueda ser o"do por todos, pero sin provocar sordera. .ampoco debemos usar un lenguaje agresivo o demasiado familiar, debiendo evitar las muletillas, ni menos utilizar jergas. Controlaremos la realizacin de bromas y chistes. .rataremos de adaptar al idioma nativo todo lo que pueda ser traducido del ingls, para as" evitar el anglicismo que tanto abunda en las ponencias actuales, manteniendo, eso s", una traduccin lo m!s fiel posible a lo que se quiere expresar. b. $engua%e corporal. Como ponentes, debemos ser /actores en escena0, pero no un payaso ni un robot, todos los extremos son malos. 1na buena exposicin nos har! explotar al m!ximo nuestras cualidades en el lenguaje no verbal, sin abusar de l. .enemos que evitar los tics y muecas, los desplazamientos bruscos o, por el contrario, ser un ente est!tico que ni siquiera parpadea. 2i vamos a utilizar un puntero l!ser, es nuestra obligacin ser coordinados, sin jugar con este instrumento ni hacer c"rculos, ni tiritar persistentemente$ la idea es marcar claramente un punto a destacar y no marear al auditorio. (. )o *acer promesas. &l auditorio no le gusta ser enga#ado, as" que no debemos prometer lo que no podremos cumplir. %o utilicemos frases como / en los X minutos les presentar. ..0 o /ser breve0 , etc. El tiempo es algo que debemos controlar, pero no podemos asegurarlo al cien por cien. 4

+. Anunciar el ,inal. odemos anunciarlo con frases como /para concluir, finalmente, en esta ltima imagen, etc$ pero siempre que realmente vayamos a acabar, evitando las despedidas interminables. 1-. Agradecimientos. &l inicio, est! bien agradecer al auditorio, al moderador si corresponde y a los organizadores o patrocinadores y, al final, agradecer a quienes colaboraron en nuestra charla y a la atencin otorgada por el auditorio. (os agradecimientos deben ser cortos y precisos, sin parecer hechos por obligacin. 11. .so de medios de apoyo audio&isual. 'ebemos aprovechar el m!ximo de ellos, pero sabiendo usarlos, para no quedar en rid"culo cuando algo nos falle o sobreexplotar sus beneficios, transformando nuestra charla en un ir y venir de flechas, flores y estrellas que cambian de color, recordando que lo que debemos entregar es informacin y no un circo de colores. 12. Puntos cla&es a tener en cuenta. %o hay nada peor para el p*blico que un ponente pesado, que hable mucho sin decir nada o que se exprese tan mal que nadie logre entenderle. ara ser buenos oradores deberemos enfocar su discurso de acuerdo con las necesidades de su audiencia y evitar errores como3

)ablar en voz baja y no vocalizar bien. (eer la presentacin3 el p*blico espera del ponente que le proporcione mucho m!s de lo que aparece en la documentacin escrita. Extenderse excesivamente. (levar el tema poco preparado. &cabar s*bitamente la conferencia sin ofrecer conclusiones3 el p*blico pensar! que /falta algo0. &busar del o4er oint3 es muy *til, pero no debe cobrar m!s protagonismo que el ponente. Evitar el turno de preguntas. 2eg*n qu p*blico valorar! mucho que el conferenciante responda a sus preguntas y escuche casos personales. Eso aumenta notablemente su satisfaccin.

&unque el tema no cambie, hay que adaptar el discurso a las caracter"sticas de la audiencia, en lugar de pronunciar siempre la misma conferencia.

II. Aspectos concernientes a las partes de una con,erencia. 1. Introduccin. Es en esta instancia en la que el ponente se presenta, realiza los agradecimientos iniciales y expone el t"tulo y el propsito de su conferencia, enfatizando la importancia del tema y los puntos a discutir, para lo cual nos ser! muy *til un organigrama o temario de los puntos que se van a comentar. (a duracin m!xima es de 5 minutos y se deben presentar las diapositivas del t"tulo de la charla en la que tambin se incluye el nombre del ponente y de la institucin a la que pertenece, el lugar y la fecha de la conferencia. El t"tulo debe tener el menor n*mero de palabras que describen adecuadamente el contenido. resentaremos una segunda diapositiva para los objetivos de la presentacin y una tercera para el temario u organigrama. Existen tres formas de iniciar una conferencia3 'ando c!tedra. 'emostrando la gravedad de la situacin. Citando la controversia existente. 2. Cuerpo. Corresponde a la exposicin lgica y organizada del tema, ocupando el 678 del tiempo. (o ideal es proyectar 9 o m!ximo dos diapositivas por minuto. 2e plantea el problema, la solucin y los aportes al conocimiento, los resultados, los gr!ficos y tablas, etc. -ecordemos que, en general, la charla ocupa un 978 m!s del tiempo ensayado. 3. Conclusiones. ,stas deben ser concisas y precisas, no ocupar m!s de : a ; diapositivas y son los *nicos textos que pueden leerse literalmente. 2e recomienda3 Comenzar por /tirar piedras sobre nuestro tejado0 Establecer nexos entre nuestros objetivos y resultados %o repetir los resultados, limitarnos a ellos si corresponde -elacionar nuestros hallazgos con los de otros autores )acer recomendaciones si nuestros resultados lo permiten

2e puede incluir una diapositiva con la bibliograf"a utilizada. 'espus de dar a conocer las conclusiones, deberemos exponer los agradecimientos finales e invitar al auditorio a hacer las preguntas o comentarios que resulten, siempre que hayamos cumplido con el tiempo planeado.

III. Aspectos concernientes al apoyo audio&isual " Con,eccin de diapositi&as. 1. /ondo. )emos de elegir fondos oscuros <se recomienda el azul= que contrasten con letras brillantes <blanca o amarilla= o fondo claro <blanco= con letras oscuras. %o debemos utilizar colores c!lidos como fondo <rojo, granate, pardo o anaranjados= ni tampoco con muchos colores o con dibujos que vayan a distraer m!s que a aportar belleza a la presentacin. Evitaremos el degrad de colores. 1odas las diapositi&as de'en tener el mismo ,ondo . 2. Idioma. .odas las diapositivas deberemos confeccionarlas en el idioma en que dictaremos la charla y, en el caso de usar tablas o gr!ficos en otro idioma, las traduciremos al idioma de la charla. 3. $etras. (a preferida en las presentaciones es la letra arial, pero tambin podemos utilizar Times New Roman o Tahoma, es decir, aquellas que no tienen remates. %o es recomendable usar letras en cursiva ni may*sculas, salvo en pocas ocasiones y slo para remarcar alg*n trmino concreto. En cuanto al tama#o, para el texto se recomienda entre :> a ;: puntos y para el t"tulo de ;: a ;? puntos. El tama#o menor a 9? puntos se utiliza en rese#as o citas bibliogr!ficas o en un texto subordinado. Evitaremos las abreviaturas, y de utilizarse, procurar que sean las menos posibles y que sean corrientemente aceptadas o normalizadas y f!cilmente comprensibles. 1odas las diapositi&as de'en tener la misma letra. 4. Personali0acin. odemos usar anagramas de la institucin a la cual pertenecemos, pudiendo ubicarlas en : sitios en todas las diapositivas3 en una esquina, ya sea arriba a la 7

izquierda o abajo a la derecha o, bien, incorporarla como fondo de escaso contraste. 2e preferiere la primera opcin ya que interfiere menos con el texto.

5. Contenido. .odas las diapositivas deben tener el t"tulo de la charla, generalmente en la esquina superior derecha. or diapositiva no deben haber m!s de @ a 6 l"neas, y cada una de ellas no contener m!s de @ a 6 palabras. 1n po4erpoint es <o deber"a ser= un esquema de nuestra presentacin. Eso quiere decir que una presentacin no se hace a base de copiar y pegar el contenido de nuestro art"culo en diferentes diapositivas, reduciendo la letra hasta que quepa todo. %o hay nada que cause mayor angustia al p*blico que una diapositiva en la que hay que empezar a leer en la esquina superior izquierda y terminar en la esquina inferior derecha. (o ideal ser"a que cada diapositiva nos proporcionase una *nica idea. En presentaciones de m!s de >7 minutos la separacin entre temas es obligatoria para poder mantener la capacidad de atencin del p*blico, pudiendo insertarse diapositivas de enlace que contengan el anagrama de la presentacin con el tema a seguir, una pregunta o fotos de paisajes. . 1a'las. Estas no deben contener m!s de ? a @ filas y hasta > a ? columnas, resaltando sus t"tulos, con adecuado contraste. Cada tabla debe tener su t"tulo claro y preciso. 2on *tiles para cualquier tipo de informacin cuantitativa y todos los porcentajes deben sumar 9778. #. 2r3,icos. %o son adornos. 2on *tiles cuando los datos muestran una tendencia que compone una imagen interesante. Es preciso saber qu tipo de gr!fico se debe utilizar seg*n lo estudiado. or ejemplo, gr!ficos de tartas para mostrar diferentes proporciones de una medida en un mismo grupo o poblacin, o gr!ficos de barras para comparaciones entre grupos o poblaciones distintas. .rataremos de evitar incluir m!s de dos gr!ficos por diapositiva. (. 4iagramas. (os diagramas de flujo y organigramas no deben ser excesivamente complejos ni contener muchos elementos, ya que su funcin es aclarar y no confundir. 8

Adealmente no deben ser mayores de > niveles ni tener flechas voladoras, luminosas o demasiado coloreadas.

+. Inclusin de secuencias animadas. Est! permitido incluir secuencias animadas o videos de apoyo a la charla siempre y cuando sea de /apoyo0 o /complementario /a la exposicin y no para hacer tiempo o para nuestro lucimiento. %o deber"an ocupar un tiempo mayor de ; a 5 minutos y siempre hemos de cerciorarnos que se va a poder abrir el archivo para evitar bochornos innecesarios. %o olvidemos de que el o4er oint no es un programa de edicin de efectos especiales desarrollado para )olly4ood. %o trataremos de impresionar a la audiencia con los efectos, a*n mejor evitaremos la contaminacin visual y utilizaremos efectos slo cuando realmente sean necesarios para la exposicin. 1-. Practica tu presentacin antes de la *ora de la &erdad. Es obvio que si trabajamos como profesor o de cara al p*blico, este consejo no se aplica. ero si no estamos habituados a dirigirnos a un p*blico m!s o menos numeroso, es recomendable practicar en casa. 'e esa forma, detectaremos errores, memorizaremos la estructura de la charla y nos ayudar! a reducir los nervios que siempre aparecen.

11. 5l secreto del Po6er Point. +ucha gente no lo sabe. ero apretando la letra ), la imagen se pone negra, igual que apretando el punto <.=. 2i presionamos la = o la coma <>=, la pantalla se pondr! en blanco. Esto es fant!stico si se origina un debate en el auditorio, con ello podremos apagar la imagen para evitar que el p*blico se distraiga con la imagen proyectada. 'espus, volveremos a apretar la tecla pulsada para retomar la exposicin desde donde la hab"amos dejado.

12. Puntos cla&e a tener en cuenta 'eberemos preparar la presentacin personalmente y con tiempo, prefiriendo la posicin horizontal de las diapositivas. )emos de ser coherentes en cuanto al tipo de letra, tama#o y color, como as" en el idioma, usando el mismo durante toda nuestra exposicin. 9

1na vez terminada la presentacin debemos revisarla, para as" descubrir posibles errores que hayamos podido cometer.

Existen ciertas diapositivas necesarias, sobre las cuales hay que realizar ciertas puntualizaciones3 rimera diapositiva3 Contendr! el t"tulo de la exposicin, con subt"tulo si ste fuese necesario$ tambin nuestro nombre, servicio y centro al que pertenecemos, acto en el cu!l se expone, podemos incluir asimismo tambin la fecha y el lugar del mismo. 2egunda diapositiva3 2i fuese conferencia, podemos usar la segunda diapositiva como "ndice de los temas a tratar. 2i fuese una comunicacin de resultados, explicaremos los objetivos de la investigacin. Es necesaria una diapositiva <m!xime := al final de la exposicin para plantear las conclusiones del estudio o las ideas m!s importantes rese#adas en la conferencia. Como *ltima diapositiva, podemos usar una con fondo similar a toda la presentacin con un mensaje de agradecimiento a la audiencia. )ay ponentes que esta *ltima diapositiva la dise#an con una imagen atrayente de fondo como un paisaje paradisiaco, otros la dejan en negroB las opciones son varias, sin olvidar ser coherente con el estilo de la presentacin y sin excesos. %o es recomendable dise#ar una presentacin en la que el expositor tenga que retroceder a transparencias anteriores para realizar aclaraciones sobre otras posteriores. En cuanto a la bibliograf"a, podremos reservarla para una diapositiva *nica donde nos refiramos a toda la usada para la exposicin o ir nombrando las fuentes de informacin seg*n su aparicin en la comunicacin.

En resumen, una buena preparacin de la exposicin, incluyendo un estudio exhaustivo del tema a tratar y una presentacin clara y concisa, nos har! ganar seguridad ante esta situacin de nerviosismo que nos impone a todos comunicar en p*blico. C recordemos3 "encanto m s talento m s una ligera informali!a! nos a"u!ar n mucho al principio# pero al final !e cuentas, es la breve!a! la $ue con$uista el cora%&n !el pblico".

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