ndice Introduccin. 3 Archivado y documentacin. 3 Objetivos de la clasificacin. 3 Sistemas de clasificacin. 4 Sistema alfabtico 4 Sistema alfanumrico. 4 Archivo General.

eneral. 4 Organizacin de archivos de una oficina tcnica. 5 Catlogos. 5 Manual de usuario. 5 Hoja de control. 5 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 6 Justificacin de su empleo. 6 Revistas y libros tcnicos. 6 Manual de usuario. 6 Hoja de control. 7 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 7 Justificacin de su empleo. 7 Normas y reglamentos. 8 Manual de usuario. 8 Hoja de control. 8 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 9 Tarifas. 9 Manual de usuario. 9 Hoja de control. 9 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 9 Documentos tcnicos. Proyectos. 10 Manual de usuario. 10 Hoja de control. 10 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 10 Numeracin y archivado de dibujos. 11 Ficheros auxiliares. 12 Fichero numrico. 13 Archivado de carpetas. 13 Ficha AWF. 14 Archivado de originales. 15 Archivado de originales. 15 Numeracin de los originales. 15 Fichero ndice de originales. 16 Archivado de copias. 16 Copias para archivar. 16 Copias para taller. 16 Prstamo de proyectos. 17 Bibliografa. 17 0. Introduccin. La oficina tcnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los dems 1

departamentos toda la informacin necesaria para la realizacin de los trabajos. La documentacin interviene en todo el sistema utilizado para la recopilacin, anlisis y uso de la informacin sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores. El fin de la Oficina Tcnica es dar informacin y evitar trabajo innecesario a los Alumnos. Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las revistas tener muy en cuenta los catlogos y las normas. La oficina tcnica es agrupada en dos grupos de elementos: Elementos de consulta y documentacin: Catlogos, Revistas y libros tcnicos, Tarifas, Boletines, y Normas. Elementos de trabajo: Archivo General Proyectos. Originales. Copias y correcciones. Fichero Alfabtico. Fichero Numrico. A su vez en nuestra Oficina Tcnica se dispone de diferentes elementos para la realizacin de trabajos: Ordenadores: Para la realizacin de dibujos y textos. Plotters: Para plasmar los planos en lminas. Impresoras: Para pasar a folios toda la informacin escrita del trabajo. Guillotina: Para recortar las lminas. Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios. Archivado Y Documentacin. Objetivos de la clasificacin. Los objetivos del archivo se pueden expresar como: Ofrecer al usuario la documentacin necesaria para hacer un trabajo especfico. Que tenga acceso rpido a la documentacin relacionada con ese trabajo. 2

 Guardar la documentacin es tiempo que sea til. Establecer un archivado organizado de forma sistemtica, de toda la documentacin empleada y necesaria. Que tenga un sistema eficaz de reproduccin de documentos. Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales. Sistemas de clasificacin. Los ms utilizados son dos, generalmente. 1.2.1 Sistema alfabtico Se ordenan las hojas segn una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y as sucesivamente Si la palabra principal fuese la misma, la ordenacin tiene lugar por la palabra siguiente, aplicando la misma regla. Se puede comprobar que es muy sencillo y fcil de usar para los archivos pequeos. Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localizacin de lo que se busca. En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se hara necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas, etc. 1.2.2 Sistema alfanumrico. Este sistema combina el sistema alfabtico y el sistema numrico. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, segn el nmero de cada letra, pueden tener una relacin correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada. El sistema es fcil de establecer y permite un buen control de la colocacin correcta de los documentos archivados. Para estos sistemas es caracterstico que los materiales se clasifiquen por un numero de archivo, existiendo diversas variantes. Archivo General.

Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes estn guardados en un archivo general. Este archivo estar dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro caso se dividir en cinco secciones: * Ingeniera Tcnica Industrial Mecnica. * Ingeniera Tcnica Industrial Electrnica. * Ingeniera Tcnica Informtica. * Ingeniera Tcnica Agrcola Hortofruticultura y Jardinera, * Ingeniera Tcnica Agrcola Industrias Agrcolas. Cada seccin anterior se dividir en todos los subapartados como: Catlogos. Revistas. Proyectos. Tarifas. Libros tcnicos Tendremos una seccin comn para todas las carreras que sern: * Boletn Oficial. * Normas. Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raz del archivo general, luego estas se dividirn en partes mas pequeas. Organizacin De Archivos De Una Oficina Tcnica. Catlogos. Manual de usuario. Partiendo del principio, donde tenemos un catlogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado. Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente ao, y de la cual tenemos un ejemplo. Una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los dems catlogos en una carpeta o sobre para tal uso. Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Tcnica. Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fcil acceso al archivo para poder maniobrar all tantas veces como sea necesario. Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catlogo por orden alfabtico del fabricante. (Otra forma podra ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el 4

fabricante). Posteriormente se coloca el catlogo en su carpeta correspondiente, segn sea su nombre y se coloca en el lugar que alfabticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se necesite. Los catlogos as archivados son los del tipo "monogrficos", y "hojas informativas". Los que son denominados como catlogos generales, se colocan en un archivador especfico donde se colocarn todos los que entren en esta categora. En el caso real de nuestra oficina Tcnica, los archivadores para los catlogos monogrficos y las hojas informativas son los A9, A8 y A12, siendo para los catlogos generales el archivador A7 Una vez que se tengan todos los catlogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catlogos Hoja de control En esta hoja se colocan todos los datos necesarios para tener toda la informacin til del catlogo y saber dnde tiene que ir archivado. Un ejemplo de la hoja de control para catlogos lo tenemos en el ejemplo que se adjunta, donde se pueden observar los datos que hemos puesto sobre unos catlogos reales cualesquiera. El diseo y formato de esta hoja puede variar y no est normalizado, lo que quiere decir que se puede variar conforme se encuentren otros argumentos o datos de inters futuro para rellenar la misma. Adems esta confeccin se hizo al comienzo del curso por los encargados del archivo de catlogos de sta Oficina. Sistema de archivado. Tipos de archivadores. Los archivadores de catlogos de la Oficina Tcnica, albergan dos clases diferentes de catlogos. Unos ms extensos que contienen los llamados catlogos "monogrficos" y las "hojas informativas", y otro que archiva los llamados "generales". Dentro de los archivadores que hemos nombrado en primer lugar, tenemos los llamados A8, A9 y A 12. Estos archivadores van provistos de unas guas laterales donde van alojadas las carpetas colgantes, ordenadas alfabticamente, hasta que se llenan moderadamente y se sigue con el cajn inferior cuando hemos llenado el primero, hasta volver a llenarlo. Una vez se han llenado los cajones de un archivador y se sigan teniendo documentos para archivar, se cogen los siguientes archivadores restantes y volveremos a seguir colocando carpetas y documentos hasta que se acaben. El archivador que contiene los catlogos generales no lleva stas guas en los laterales donde se depositaban las carpetas, ya que normalmente los catlogos generales son de tamaos bastante ms grandes de los monogrficos.

Estos tienen unas estanteras donde se colocan los catlogos ordenados alfabticamente con el criterio utilizado para ello. Todos los archivadores irn provistos de cerraduras para que los catlogos estn ms protegidos y no desaparezcan. Estas llaves, como las de los restos de archivadores de la Oficina Tcnica, se encuentran debidamente numeradas y guardadas en un armario para tal efecto, para que no se extraven y tengamos un fcil acceso a ellas. Justificacin de su empleo. Todo lo comentado hasta ahora debe de ir encaminado a ayudar a todos los usuarios que deban de echar mano de un catlogo por los motivos que sean, a que dispongan de l de forma sencilla y rpida y no tengan que estar perdiendo tiempo en la bsqueda del mismo. Adems con la posterior base de datos, podr disponer de la informacin y localizacin ms rpida y ordenada. Revistas y libros tcnicos. Manual de control El tema de las revistas y libros tcnicos es muy parecido al de los catlogos. Para poder consultar adecuadamente el contenido de una revista tcnica, es necesaria una adecuada clasificacin de las mismas. Lo primero que se hace para la clasificacin es el rellenar completamente la hoja de control que se tiene para tal efecto. Las hojas de control rellenadas deben de ir metidas en un sobre que se encontrar en el archivador general, donde se encuentran los sobres con todas las hojas de control y con los dems tiles necesarios para la catalogacin de todos documentos. Una vez que tengamos todos los datos de la revista se debe de proceder a su archivado. Se ordenan alfabticamente dentro de la especialidad de cada una y se meten en los archivadores para luego poder acceder a ellas para su consulta. Hoja de control. Se cogen los datos necesarios y se plasman en las hojas de control. Estos datos son los que se han credo necesarios por parte de los encargados de las revistas para su confeccin en la hoja tipo. Todos estos datos podemos observarlos en la fotocopia de la hoja que se pone a continuacin de ste apartado. Todos los datos son importantes pero lo son ms los que nombran el ao de edicin, El n' de la revista y la especialidad. En el sumario se ponen los puntos ms importantes de los que trata la revista. Una vez que esta hoja est debidamente rellenada, se guarda en el sobre que las contiene a todas y se coloca en el archivo principal junto a las hojas de control de los dems elementos archivados. 6

A continuacin se puede observar tanto el formato como el contenido de un ejemplo real de rellenado de una de estas hojas de control. Una vez que se tengan todos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las revistas y los libros tcnicos. Sistema de archivado. Tipos de archivados. Principalmente, se archivan atendiendo a su especialidad. Dentro de cada especialidad, debernos de ponerlas por orden alfabtico, y una vez las tengamos as se colocan atendiendo al n de la revista. Una vez se encuentren as, estarn preparadas para su consulta. Ponemos las revistas y libros de cada especialidad en cada uno de las diferentes estanteras y si no cupiesen se pondran las de una especialidad en un armario y las de otra especialidad en otro, pero dado el n que tenemos se pone como se ha dicho en primer lugar. Se utilizan estas estanteras porque la consulta resulta ms fcil as que no si metisemos las revistas en carpetas colgantes, que dificultara ms su bsqueda. En la fotocopia que se puede ver a continuacin se puede observar en las hojas rellenas de cmo se colocan y en qu orden en el archivador A9, siguiendo los datos del ao y n de cada una de las distintas revistas tcnicas. As podemos saber las que tenemos en ese archivador, sus respectivos nmeros y aos correspondientes. Justificacin de su empleo. Esta forma de archivado de las revistas tcnicas y libros, tiene que ir definido para una mejor forma de acceso a ellas y a la consulta de las mismas para los menesteres que nos ocupan. Es una forma ante todo cmoda y til en el caso que nos ocupa. Adems el relativo poco espacio que ocupan estas revistas hace ms fcil su uso como aqu se ha descrito. Normas y reglamentos Manual de usuario. El tema de las normas es uno de los ms solicitados para hacer todo tipo de consultas para la realizacin de trabajos, proyectos, etc. Cuando se adquiere una nueva norma, se le hace una recopilacin de los datos necesarios y se apuntan para rellenar la hoja de control para las normas. Una vez que se ha rellenado, se pasa a su archivado para que luego los usuarios puedan hacer uso de ellas.

Suelen de estar todas las normas dentro de la Oficina, aunque cabe la posibilidad de que pudieran estar en la biblioteca de la escuela .Esto se hace constar en la hoja de control. Una vez que la tenemos archivada en su lugar, se repiten los pasos con la siguiente norma a archivar. Debido al elevado precio de las normas, hay que tener un especial cuidado en el prstamo de ellas y en no extraviaras. Una vez que se tengan todos las normas y reglamentos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las normas y reglamentos Hoja de control. En sta hoja se anotan los datos necesarios de cada norma que tenemos para una correcta archivacin. En primer lugar se anotan el nmero de norma, el grupo al cual corresponde y el ao de revisin. Todo ello ordenado numricamente. Luego se apuntan la denominacin de la norma y tambin el nmero de hojas que tiene la norma en concreto. Tambin se ponen el equivalente a las normas internacionales ISO, para una mejor bsqueda de la misma. Finalmente se anotan las normas que se han pedido y el lugar donde estas se encuentran, bien en la Oficina o en la biblioteca de la escuela. Una vez rellenada la hoja se coloca junto a las dems hojas de control de los diferentes documentos que se necesitan archivar en la oficina, en el archivador principal. Un ejemplo de la hoja de control que se hizo para controlar las normas se ve ahora en la fotocopia que a continuacin se pone, rellenada con una norma real. Sistema de archivado. Tipos de archivadores. Aqu es sistema de archivado es ms sencillo que los dems que hemos visto anteriormente. Slo debemos de ordenar la norma segn los nmeros que se le han asignado a cada una: n de norma / grupo / ao de revisin. Ordenadas adecuadamente se colocan en carpetas con pestaas como las que se han utilizado en catlogos, poniendo en la pestaa escrito el grupo de nmeros que hemos comentado anteriormente. Todo ello se coloca en archivadores de cajones donde se colocan las carpetas en las guas laterales de los armarios. Como ya se ha comentado hay que tener un poco de cuidado en no perder las normas y cuidarlas, dado el precio que ellas tienen. 8

 Tarifas. Manual de usuario. Estos documentos contienen las listas de precios de los diferentes productos, que se necesitan para confeccionar los presupuestos y las listas de pedidos de los mismos para la realizacin de los trabajos y proyectos en la Oficina. En estos casos es importante tener una actualizacin reciente de los precios y cambiar estos documentos por los anteriores, para las consultas de estos precios. Rellenamos la hoja de control para las tarifas y anotamos todos los datos que all ponen. Se ponen las observaciones que hiciesen falta y se colocan adecuadamente para su archivado posterior. Hoja de control. Se rellena tal y como puede observarse en el ejemplo de la fotocopia que se puede ver en la siguiente pgina. En nuestro caso se puede observar que se rellena para tener controlada la recepcin de las actualizaciones de los precios que nos enven nuevos. Se pueden anotar las actuaciones pertinentes en un espacio reservado para ello. Anotaremos las fechas de franqueo y las fechas de recepcin de los documentos recibidos. Se ve que es un mtodo de control muy sencillo. Sistema de archivado. Tipos de archivadores. Cuando nos llega a la oficina un documento nuevo, se debe de apuntar en las hojas de control vistas en el apartado anterior y se colocan en el archivador nuevo. Si ese documento nuevo es repetido, (ya se tena), se pasa el anterior a los archivadores viejos y los documentos del mismo elemento que se tenan, (si los hubiese), en el archivador viejo, se tiran a la papelera. As se intenta tener siempre dos documentos archivados para un mismo elemento, uno nuevo y otro viejo, anterior, que sirve de referencia. El tipo de archivadores para el 'tarifec" son de dos tipos, llamados "nuevos" y "viejos". Son cajas que contienen los documentos ordenados segn el nmero de actualizacin y su fecha. Documentos tcnicos. Proyectos. Manual de usuario Los documentos tcnicos, sobre todo los que ms acostumbrados estamos a utilizar o realizar, proyectos, son uno de los documentos ms importantes para archivar. Es uno de los documentos que se manejan ms comnmente, para revisin, correccin, realizacin, y deben de estar debidamente archivados. Hay que saber que el proyecto a su vez consta de los siguientes documentos:

 Memoria. Planos. Pliego de condiciones. Presupuesto. PERT. Anexos. Y que uno de los documentos que mas importancia que posee son los planos, siendo estos numerados y archivados como veremos a continuacin asi como las carpetas, originales, copias, ficheros auxiliares, y tarjetas AWF. Una vez un proyecto se termina y se deja en Oficina Tcnica, a los responsables del archivado de Proyectos. Estos le realizan una ficha y le colocan un nmero propio que lo diferencie de los dems proyectos y por el cul nos vamos a referir a partir de este instante. Una vez que se tengan todos los proyectos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los proyectos. Hoja de control En esta hoja se anotan todos los datos necesarios para el posterior archivado del proyecto. En esta hoja se apuntan tanto los datos del alumno que lo realiz como el nmero que se le asigna al proyecto para la posterior identificacin. Ese nmero ir ordenado numricamente y se le asigna por la fecha de entrega del proyecto para su archivado, con una letra delante de ese nmero indicaremos la especialidad del proyecto. Esta hoja de control puede presentarse tambin por orden alfabtico de los ttulos. Sistema de archivado. Tipos de archivadores. Dadas las caractersticas de formato y tamao de los proyectos los archivadores son bastante grandes y son de estanteras para depositar all los proyectos archivados. Est claro que tienen que tener una cerradura para tener seguridad de que no se extraven los proyectos o puedan cogerlos la gente sin un control. Adems se hace recomendable, como es nuestro caso, de poner cristaleras en estos archivadores, para que los alumnos puedan ver los proyectos y saber cuales estn y cuales no sin tener que estar continuamente llamando a los responsables de ese archivo. Numeracin Y Archivado De Planos. El objetivo va a ser el de intentar definir un sistema de numeracin rpido y eficaz. Para ello me basar en la norma U.N.E.1002, que trata sobre la numeracin decimal de captulos, y los apuntes dados en clase. 10

Como ejemplo pondremos las siguientes cifras: SS.ZZZ.YY.XXX.W. Acto seguido voy a realizar una descripcin detallada de cada cifra: * SS: Estas cifras sirven fundamentalmente para seguir los diferentes tipos de documentos dentro de la Oficina Tcnica, as pues tendremos: M.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama mecnica). E.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de electrnica). I.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama de informtica). H.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de hortofruticultura y jardinera). IA.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de industrias agrcolas). Como se puede apreciar utilizaremos las dos cifras en caso de que pueda llevar a error como nos ocurre con la rama de Informtica e Industrias Agrcolas. * ZZZ: Este grupo de tres cifras sirve para identificar cada uno de los conjuntos o artculos estudiados. Para entendemos mejor, dentro de cada especialidad, cada tipo diferente de proyecto est numerado. Intentar explicarme con el siguiente Ejemplo: Si en un proyecto tenemos la numeracin M.025.YY.XXX.W. sabemos que es un proyecto mecnico y el numero 25 nos seala un campo de estudio, por ejemplo reductores. * YY: Este grupo es un subgrupo del anterior. Son las diferentes posibilidades de estudio dentro de un mismo campo. Seguiremos con el ejemplo anterior: M.025.15.XXX.W. Como hemos dicho anteriormente los dos primeros grupos nos indican que es un proyecto mecnico que trata sobre reductores. El tercer grupo nos indica el tipo de reductor que es, por ejemplo "Reductor de acoplamiento directo". * XXX: Los planos de un proyecto los dividimos en grupos. Normalmente no se supera los diez grupos por lo tanto la primera cifra nos indicar el nmero de grupo. Las dos cifras siguientes nos indican el nmero de plano dentro de cada grupo. 11

Sigamos con el ejemplo anterior: M.025.15.100 101, 102, 103 Tenemos un grupo " 100 " con tres planos. Normalmente el plano 100, 200, 300... es el plano de conjunto de cada grupo. Luego a estos planos les vamos sumando una unidad para los distintos planos de despiece. *W: Este grupo se emplea cuando hay que introducir modificaciones, documentos auxiliares como listas de piezas. Cuando introduzcamos alguna modificacin o documento auxiliar pondremos el nmero 1 o 2 respectivamente. En el caso de tener varias modificaciones se le aaden letras. Por ejemplo: E.025.15.100.IA.

Ficheros Auxiliares. Para el eficaz funcionamiento del archivo de dibujos se emplean una serie de ficheros auxiliares. Estas fichas entran en oficina a la vez que metemos un proyecto nuevo. Hay dos formas de ordenar estos ficheros, Una es de forma alfabtica y otra de forma numrica. Creo que la segunda es de manejo mas rpido y a la larga mas eficaz. El fichero alfabtico es un fichero vertical de formato A5 (Azul) el cual hay que consultarlo antes de realizar un trabajo y al acabar ste para su correspondiente anotacin. Fichero Numrico.

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Su misin es la de impedir que se repita el nmero de distintos trabajos. Emplearemos un registro en forma de fichas verticales de formato A5. Dentro de cada especialidad tendremos cada ficha. Las primeras fichas nos darn todos los trabajos de numeracin ZZZ. Las siguientes fichas sern de los grupos YY que hay en cada ZZZ. Vemoslo con el siguiente ejemplo: NDICE NUMRICO (Mecnica) M.000. Estructuras. M.001. Vigas. M.025. Reductores. M.025 REDUCTORES M.025.01. Reductor de rueda sin fin. M.025.02. Reductor de velocidades. M.025.03. Reductor epicicloidal. M.025.15. Reductor de acoplamiento directo. El orden para las anotaciones es: Anotacin en el ndice numrico el grupo ZZZ que es la designacin del grupo. Anotacin de cada uno de los nmeros ZZZ en una hoja gua. Anotacin en las fichas del grupo principal o ficha ndice (fichero numrico) del nmero YY otorgado a los trabajos afines. Rellenado de las fichas AVVT la cual ser introducida en el fichero. Archivado De Carpetas. Como ya sabemos los proyectos estn guardados en carpetas. Estas tienen unas dimensiones determinadas por la norma U.N.E.1010. En estas carpetas estn todos los documentos de un proyecto. Estos documentos son planos, presupuesto, PERT, pliego de condiciones, memoria y anexos. En cada carpeta tendr que estar escrito el ttulo del proyecto, el nmero del proyecto, autor y fecha. El nmero de carpeta lo pondremos en el lomo de 13

sta. Numeracin de las carpetas: Agruparemos las carpetas por especialidades. La numeracin a seguir ser: SS.ZZZ. SS: Utilizaremos lo mismo que en numeraciones de proyectos. ZZZ: Estar cifras las iremos asignando conforme se entreguen los trabajos y seguirn un orden ascendente. Cuando lleguemos al 999 en el primer grupo aadiremos un nmero. Por ejemplo: M.998 M.999 M1.001 M1.002 y as sucesivamente. Realizaremos un ndice con todos los proyectos que tenemos en oficina para su mejor localizacin. Ni que decir tiene que el ndice ser diferente para cada especialidad. N' de Archivo Titulo del proyecto Autor Fecha SS.ZZZ. Ficha AWF. Para cada trabajo distinto se prepara una o mas fichas AWF "Amarillas". Estas fichas estn normalizadas en las normas AWF alemanas; la ficha que se emplea en Oficina Tcnica es para dibujos. La ficha AWF tiene carcter didctico (normalmente se usan en la industria) por lo que con el fin de economizar tiempo y fichas solamente rellenaremos una, dos, o, en casos de una gran complejidad, tal vez hasta tres. El fichero tiene para algunos trabajos, los primeros, una ficha para cada plano. El rellenado de las fichas se har de la siguiente forma: En el lugar del nmero de dibujo anotaremos slo la parte que es comn para todo el trabajo ordinariamente los grupos SS.ZZZ.YY. En el lugar de las notas u observaciones se anotan cada uno de los nmeros del grupo XXX y a la derecha de ste anotaremos el N del original. En la casilla superior derecha anotaremos la cantidad de hojas empleados: Hojas nicas, si slo se emplea una hoja, hoja 1 de n, hoja 2 de n... hoja n de n cuando empleemos n hojas. Estas fichas estn previstas para el control de originales y copias.

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 Archivado De Originales. Entendemos por originales aquellos dibujos, esquemas, escritos, etc. realizados en material transparente (papel, tela, poliester), de los cuales podemos obtener copias por procedimientos heliogrficos. Hoy en da tambin debemos tener en cuenta los originales entregados en disquetes de ordenador o cds. Archivado De Originales. Como he mencionado anteriormente tenemos varios tipos de originales. Los originales en disquetes los guardaremos en cajas preparadas especialmente para ello donde la bsqueda de disquetes o cds ser rpida y sencilla. Tanto los disquetes como los cds irn ordenados segn orden de entrega. Le colocaremos una pegatina con los siguientes datos: Autor, Fecha, Ttulo, N de proyecto, N de discos con el que cuenta ese proyecto y N de carpeta para poder localizarlo rpidamente. Autor: N de fichero: Fecha: Ttulo: N de proyecto: N de carpeta: N de discos: Para el archivador de originales en papel tenemos varias opciones. Tenemos archivadores verticales colgantes, en rollos, en bandejas por tamaos, etc. Para elegir uno de ellos tenemos que tener en cuneta la posibilidad de ampliacin de estos archivadores. En nuestra oficina colocaremos archivadores de bandejas horizontales con divisiones para los distintos formatos. Empezaremos con los formatos A4 que son los mas numerosos y otro ser de A0, que se emplear para el resto de los formatos. Para facilitar la colocacin de los originales conforme se vayan colocando en el archivo, se colocarn con la numeracin ascendente, es decir, los nmeros menores debajo de los mayores, todo esto dentro de cada especialidad. Numeracin De Los Originales En todos los documentos, adems del nmero que hemos hablado anteriormente(SS:ZZZ.YY.XXX.W) se coloca un nmero de original segn el tamao de documento, prescindiendo de su contenido y en el orden cronolgico conforme se va incorporando al archivo. Cada hoja va numerada con su nmero N: SS.ZZZ.YY.XXX.W, y debajo de ste el del formato precedido de "N de Original". Este nmero, el de formato, estar formado siempre por dos grupos de cifras, tal como a continuacin se indica: 15

* La primera cifra es la caracterstica de formato, es decir: A4 para los A4, A3 para los A3 y as para todos los formatos hasta el A0. Para los formatos especiales, aquellos que tienen una longitud mayor de 1189 mm., y que no podrn colocarse en bandejas de A0, se emplear la cifra "E", y se guardarn en tubos. * La segunda cifra, separada de la anterior por un guin, se obtiene de los nmeros correlativos de la serie natural, tal como se van realizando los planos. Cada serie de formatos tiene una serie de numeracin: A4I, A42, ............ A425, etc. La razn de este proceder es la de no doblar el original, cuestin a tener siempre presente. Fichero ndice De Originales As como hemos empleado un fichero para evitar repeticiones del nmero SS.ZZZ.YY.XXX.W., tambin emplearemos un fichero pera evitar que el mismo nmero de original lo lleven dos originales distintos. Dentro de cada especialidad haremos una ficha para cada formato y para los discos. Como anteriormente estas fichas sern de tamao A5 y estarn guardadas en el archivo general en la seccin de originales. Tendremos una copia al lado de cada archivador. A4 DISCOS FICHA ORIGINALES FICHA ORIGINALES (Mecnicos) (Mecnicos) A41 N' de plano. Ndisco Proyecto A42 1 Nombre del proyecto 2 Archivado De Copias. Para proteger, indirectamente, los originales, es necesario organizar el archivado de los copias; estas las denominarnos de dos maneras: a)Copias para "archivar". b)Copias para "taller". Copias Para Archivar. Este archivador tiene la finalidad de disponer en todo momento de la informacin completa de todo el archivo de originales sin necesidad de acudir al archivo de los mismos, que como hemos dicho debe de considerarse como "casi intocable". 16

En este archivador se organizan las carpetas, colgantes generalmente, de manera que haya una para cada uno de los nmeros S.ZZZ., y en casos necesarios para cada uno de los S.ZZZ.YY. En cada una de estas carpetas de ordenan todos los documentos del producto respectivo, y as estar siempre disponible y de fcil acceso. Copias Para Taller. Generalmente cuando se termina un original, se sacan todas las copias que se creen necesarias. Una de ellas ya hemos dicho su finalidad: ir al archivador de copias para archivar, y las otras se remitirn a los interesados o se archivan hasta esperar ser utilizadas en un archivador idntico al de copias para "archivar", con la diferencia de que as como en este debe haber siempre una copia y slo una, en el de taller pueden tenerse varias repetidas o, simplemente no tener ninguna. En toda empresa bien organizada, al entregar una copia se anota el destinatario y se debe devolverla, se le exige que lo haga en el plazo previsto. El encargado del archivo, la restituir a su carpeta o la destruir cuando est inservible. Es frecuente que estas copias traigan anotaciones o correcciones que se han hecho por los encargados de la produccin, en estos casos, antes de archivar o destruir la copia, habr que interesar al responsable de la O.T., el cual, si procede, mandar hacer esas correcciones en las copias para archivar, en las otras copias de taller si las hubiese y, sobre todo, en los originales. Prstamo De Proyectos. Como mencion al principio del punto 2.5, el proyecto es el nico documento que se puede sacar de la Oficina Tcnica. El mtodo que hemos seguido en nuestra oficina me parece que es el adecuado. El nico fallo que se tiene es que no se hace mucho caso a los proyectos que no se devuelven a tiempo e incluso que no se devuelven. Aqu habra que implantar alguna sancin tipo econmica o delimitar el uso de la oficina a esa persona ya que entorpece el buen funcionamiento de sta. Para poder coger un proyecto debemos ser alumnos de segundo o tercer curso. Es imprescindible presentar el carnet de la escuela debidamente actualizado. El plazo para devolver el proyecto ser de quince das. La ficha a rellenar a la hora de retirar un proyecto ser la siguiente: Ttulo del proyecto: N: Autor: N Carpeta: Documentos prestados: Documentos devueltos:

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Planos. Planos. Pliego de condiciones. Pliego de condiciones Presupuesto. Presupuesto. PERT. PERT. Memoria. Memoria. Anexos. Anexos. . Prestado a: N de carnet: Fecha de prstamo: Fecha de entrega: Devuelve tarde: SI NO Sancin: BIBLIOGRAFA. Toda la informacin para la realizacin de ste trabajo ha sido sacada de preguntar a los responsables de los distintos archivos de la Oficina Tcnica. Las definiciones y conceptos fundamentales de los archivos se han sacado de los apuntes que se sacaron de la asignatura de Oficina Tcnica, llamados Organizacin De Archivos, del Manual del Ingeniero de Taller. HUTTE. Y del Dibujo Mecnica 4 EDITORIAL EDEB. 1 1

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