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7 Secretos del Sper Organizado


junio 26, 2007 | Productividad y Organizacin, Traducciones

Unos aos atrs, mi vida era un desastre. As eran mi casa, mi escritorio y mi mente. Luego aprend, uno a uno, unos cuantos hbitos que me llevaron a organizarme por completo. Que si soy perfecto? Claro que no, y no planeo serlo. Pero se donde est todo, se que tengo que hacer hoy, rara vez olvido algo y mi casa est en orden y relativamente limpia (bueno, tan limpia como se puede cuando se tienen nios corriendo por ah). Entonces Cul es el secreto? La verdad, no hay secretos. Slo unos simples hbitos que usted puede desarrollar con el tiempo y que lo llevarn a donde quiere llegar. Estos son hbitos que usted puede aplicar a su trabajo, a su hogar, a sus hijos, a sus pasatiempos, a su vida. En cambio de decirle especficamente cmo organizar algo, como su escritorio o su guardarropa, le proveo de principios que usted puede usar una y otra vez en todas las situaciones. Son estos principios obvios? Seguro, si lo piensa detenidamente. Los ha le´do en otros lugares. Pero puede no estar aplicndolos a su vida diaria y ah es donde reside el problema. Yo simplemente le proveo de una gua paso-a-paso de lo que realmente funciona, basado en mi experiencia y en la de otros. Si su vida es un desastre, como lo era la ma, no recomiendo tratar de organizar todo de una sola vez. Es abrumador. Empiece con el primer hbito, y siga de ah en adelante. Hgalo de a un poco cada vez, un rea de su vida a la vez, un rea de su hogar o su oficina a la vez. Trabaje sobre un hbito por un mes o ms, luego pase al siguiente. O adopte dos o tres si cree que lo puede manejar, pero no los haga todos a la vez. Recomiendo tambin que separe un tiempo cada da (30 o 60 minutos) para ordenar, al menos en un principio, hasta que est bastante organizado y tenga su sistema a punto. Luego, necesitar 10 minutos al da, slo para mantener las cosas andando sin problemas y de cada vez en cuando necesitar una sesin de purga (cada 6 meses o ms) para librarse de lo acumulado. Aqu estn los 7 hbitos: 1. Reduzca antes de organizar. El error que la mayora de la gente comete cuando trata de ordenar sus cosas, sus tareas o sus proyectos es que tienen un gran desorden de cosas para organizar y es muy complicado. Si tiene un guardarropa abarrotado de cosas, claro, puede ir y comprarse un montn de organizadores pero al final, an tendr un guardarropa abarrotado de cosas. Lo mismo con el manejo del tiempo: puede organizar su horario pero an estar lleno de tareas. La solucin: reducir, eliminar y simplificar. Si usted toma un guardarropa lleno de 100 cosas y bota todo menos 10 cosas que usa y quiere, no necesitar ya un organizador. Lo mismo con el manejo del tiempo: si tiene 20 cosas para hacer hoy y las reduce a solo las tres tareas ms importantes, ya no necesitar un horario. Como se reduce: saque todo de su guardarropa o cajn o cualquier otro contenedor (incluso su horario), lmpielo y vuelva a poner, nicamente, aquellos artculos que usted realmente ama y usa regularmente. Esto lo dejar con una pila de otras cosas deshgase de ellas tirndolas, donndolas, vendindolas o regalndoselas a un ser querido. Si no soporta deshacerse de algunas cosas, pngalas en una caja marcada tal vez y gurdelas en su tico, en su stano o en cualquier otro lugar con espacio para almacenar. Escrbale una descripcin y fecha y, seis meses despus cuando no lo haya necesitado, trelo. 2. Escrbalo, siempre. Nuestras mentes son algo maravilloso, pero dejan pasar cosas como un tamiz. No recordamos las cosas cuando las necesitamos recordar y continuamente las recordamos cuando no las necesitamos. En cambio de usar su mente como un depsito de cosas que necesita recordar, escrbalas. Yo cargo una pequea libreta de bolsillo a todas partes donde voy y escribo las cosas inmediatamente. Luego proceso las ideas y las tareas en el calendario o en mi lista de tareas, as no olvido las cosas. 3. Mantenga un buzn y procselo. Bueno, realmente necesita dos buzones uno para la casa y otro para el trabajo. Sin embargo mucha gente tiene ms que

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eso. El papel llega a los escritorios y termina en varios lugares. Los mensajes telefnicos quedan por todas partes, lo mismo que nuestras notas. En cambio, tenga un solo buzn y ponga todo lo que llega all. Luego, una vez al da (o una vez a la semana en la casa si lo prefiere), procese su buzn hasta vaciarlo. Tome un tem de la caja y decida que hacer con el, ah mismo: botarlo, delegarlo, archivarlo, ponerlo es su lista de tareas o hacerlo inmediatamente. Haga lo mismo con el siguiente tem hasta que su buzn est vaco. No deje estas decisiones para despus. Un lugar para todo. Relacionado con el anterior consejo est aquel de tener un lugar para cada tem en su vida. Dnde van sus llaves? Debera tener un lugar para ellas (cerca de la puerta es el mejor sitio) y nunca las perder de nuevo. Dnde van sus lapiceros? Qu tal las revistas? Yo le enseńo a mis hijos a tener un lugar para cada juguete o cualquier otro artculo en sus habitaciones (an as, sus juguetes son en su mayora errantes sin hogar, pero son nios) y ese es un concepto que funciona con adultos tambin: cada tem debe tener un lugar, y si no lo tiene, necesitamos escogerle uno. Las etiquetas pueden ayudarle a recordar dnde estn esos lugares. Ahora, si usted encuentra algo es su mesa, en su cama o en su escritorio, sabr que no pertenece all. Encuntrele su lugar no es simplemente tirarlo en cualquier parte. El mismo concepto aplica para la informacin: Tiene usted un lugar para donde poner toda su informacin? Si no, ensaye con un wiki personal es accesible desde la casa y el trabajo y puede crear pginas para cada tipo de informacin en su vida horarios, metas, tareas, pelculas a ver, libros a leer, notas sobre proyectos, etc. Gurdelo inmediatamente. La mayora de la gente tiene el hbito de poner algo en la mesa o en su escritorio con la intencin de guardarlo luego. Bueno, as es como las cosas se tornan sucias y desorganizadas. En cambio, gurdelo inmediatamente, en su lugar. Slo toma unos pocos segundos, y este hbito le ahorrar un montn de tiempo de limpiar, clasificar y ordenar luego. Cuando se vea dejando algo en cualquier parte, pare, y furcese a guardarlo inmediatamente. Luego de un tiempo, se convierte en algo natural. Limpie mientras lo hace. Muy relacionado con el hbito 5, este hbito es efectivo porque es mucho ms fcil limpiar las cosas mientras trabaja o mientras avanza su da que dejarlas apilar y luego hacer una sesin de limpieza despus. Entonces, si est cocinando, trate de lavar los platos al irlos usando, luego limpie todo, en vez de dejar un gran desorden. El mismo principio aplica a todo lo que hacemos. Si es ms fcil hacerlo en pequeos pasos, ms probablemente lo haremos. Si hay un gran desorden por limpiar, ms fcilmente nos intimidar o abrumar la tarea y la dejaremos para despus. Desarrolle rutinas y sistemas. Si ya tiene todo limpio y organizado, se podr sentar y disfrutar del placer que ello brinda. Ser organizado y tener un ambiente de trabajo o un hogar simplificado es tremendamente satisfactorio. Pero el problema es que luego de un tiempo, las cosas tienden a desorganizarse y revolverse otra vez. Las cosas tienden a gravitar hacia el caos. La solucin: necesita desarrollar sistemas para mantener el orden. Por ejemplo, el procesamiento del buzn mencionado antes es un sistema: usted tiene procedimientos especficos para procesar todos los papeles entrantes, y tiene una rutina para hacerlo (una vez al da). Todos los sistemas siguen los mismos lineamientos procedimientos especficos y una rutina que se hace a intervalos determinados (tres veces al da, una vez al da, una vez a la semana, una vez al mes, etc.). Es importante que usted identifique los sistemas que tiene en su vida (y existen, an sin que usted lo sepa pero tal vez son complicados y caticos) y los escriba para que as los pueda hacer eficientes, simples y organizados. Desarrolle sistemas para tratar con el papeleo y el email, con los nios, con sus horarios, con los mandados, la lavandera, las tareas, el ejercicio y todo lo dems. Una vez esos sistemas estn implementados, necesitar estar pendiente de mantenerlos andando, luego sus cosas se mantendrn organizadas.

- Leo Babuata 7 Secrets of the Super Organized [Escrito por Leo Babuata para dumb little man] Artculo traducido con permiso del autor y dumb little man

27 comentarios
#1 Sistema Organizacin - Apuntes Gestion|estrategia|organizacion|empresa|financiacion| 08.01.07 5:38 pm [...] buscas un sistema de organizacin en Vida en Orden, blog que trata sobre trucos y consejos de todo tipo, desde recomendaciones de software, [...] #2 jairo 12.09.09 5:28 am Excelente, me gustaria profundizar mas al respecto #3 estelia 03.25.10 10:46 pm habitos decisivos y muy utiles, excelentes, siga escribiendo #4 Judith 04.20.10 1:41 pm Me gustaron mucho los habitos, voy a ponerlos en marcha, uno a uno, empezare con el buzon. #5 Jose Luis 06.08.10 10:46 pm Los estoy poniendo en practica ahora mismo. Voy a marcar esta pagina para volver y ahondar mas. Muchas gracias! #6 Joel 07.22.10 12:22 am buena recomendacion justo lo que necesitaba. para un mejor orden en lo que hago. Gracias. #7 Rocio 01.01.11 11:30 pm Bien, lo implementare #8 sara 01.08.11 12:31 pm Estos consejos me han resultado muy utiles!!! gracias #9 beatriz 03.12.11 11:23 am

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Excelentes conceptos para tener en cuenta #10 BLANCA DUEAS 04.04.11 2:52 pm FANTASTICO!!!! MI CASA ES UN CAOS Y POR LO MISMO CREO QUE TAMBIEN MI VIDA ASI QUE NO ME QUEDA DE OTRA SI ES QUE QUIERO MEJOR PONER EN PRACTICA TANTOS TIPS QUE NOS DAS Y LO PRIMERO QUE VOY HACER ES HACER UN BUZON PARA TODO MI CORREO GRACIAS MIL POR TODO BENDICIONES ) #11 marisol 05.30.11 4:57 pm Adorei os conselhos. Sou muito desorganizada. #12 jefferson 08.14.11 12:23 am hola como estas!! muchas gracias por esos tips ya que los puedo usar en cualquier ambito de mi vida. Yo acostumbraba ser una persona muyyy desorganizada, De seguro que me van a ser de mucha utilidad Tan pronto como vea mi cambio te escribire otro E-mail. #13 Paula Pellecer 09.07.11 10:36 am Muy buenos consejos los implementare inmedatamente. #14 Alvaroo 10.01.11 11:49 am Ahora entiendo lo importante de ser organizado, excelentes tips. #15 Lilly 11.10.11 11:01 am Muy interesante,gracias lo voy a poner en practice por q.realmente lo necesito.Ufff! #16 sandy 12.11.11 11:48 pm ES LA MEJOR MANERA DE ORGANIZAR MI VIDA Y LA DE LOS DEMAS. #17 SANDY JOSE 12.11.11 11:51 pm ES LA MEJOR MANERA DE ORGANIZAR MI VIDA Y LA DE LOS DEMAS. POR ESO SEGIRE ESTE CONSEJO. #18 Lucas 01.02.12 9:55 am Muy bueno, le agradezco esta informacin. #19 laura 01.18.12 1:59 pm muy biien! la verdad pienso que son muy utiles esos consejos, los pondre en parctica, gracias ! #20 nicole 03.01.12 3:51 pm excelente; tengo mil cosas que hacer al dia y el tiempo no me da; de seguro y estos consejos me serviran #21 Mariana Carrasco Rojas 03.07.12 5:34 pm buensimo Dios le bendiga.. hoy lo ocupare muy bien. #22 LAURA 03.13.12 3:10 pm GRACIAS POR ESTAS RECOMENDACIONES TAN IMPORTANTES PARA LOS QUE BUSCAMOS ORIENTACION EN LA WEB #23 rachell 03.15.12 10:32 pm sabes estoy es lo q voy hacer me gusto tu consejo lo pondre en practica desde ahora #24 Manuel 03.30.12 6:21 am Muy buenos consejos, lo pondre en practica se que me va ayudar, gracias y bendicines #25 SANDRA 05.14.12 2:10 pm QUE BIEN DE ACORDAR COMO HACER BIEN LAS COSAS PARA NO TENER COMPLICACIONES FUTURAS #26 David 05.26.12 11:04 pm Muy buenos consejos, estoy poniendolos en practica para ser mas organizado y asi poder hacer mejor mis tareas. Gracias! #27 Yateman 06.05.12 9:40 pm Bueno esta muy bueno la informacin de los hbitos rutinarios, los hbitos buenos como son estos que dan a la informacin, todas estas cosas son efectivas para la vida como a antes de salir de la casa asegurarse del gas.Aveces pensamos que un habito es aburridamente o una rutina debera existir una manera de cambiar cada da, pues el ser se convertira como una maquina que hace lo mismo cada da. Pero su informacin esta buena.

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