Está en la página 1de 1

Aclaracin sobre el uso de las carpetas de cuatro aletas o solapas laterales para el almacenamiento de los documentos de archivo

Publicado el da 13 de octubre de 2009

Segn la NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Caractersticas de calidad, las carpetas tienen como funcin almacenar los folios sueltos de cualquier formato. stas son las unidades que estn en contacto directo y permanente con la documentacin. Debido a esto el diseo de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el formato de los documentos. Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estas carpetas es que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos y el contacto con material metlico como el de los ganchos. Al perforar los documentos puede perderse informacin si stos no cuentan con el suficiente margen, cuando se almacenan demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de material metlico causa abrasiones y manchas de oxidacin. Como se anot anteriormente, para evitar el dao de los documentos stos no se deben perforar salvo casos excepcionales. Estos casos debern ser determinados por el Comit de Archivo de cada entidad o institucin. Los documentos que sean objeto de esa decisin, estarn ms que todo referidos a los archivos de gestin, o sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trmites y que no van a tener una conservacin permanente. Estas consideraciones se debern consignar en un Acta celebrada en el Comit de Archivo donde se justifique la decisin. Dependiendo de los tiempos de retencin y la disposicin final de los documentos segn la Tabla de Retencin Documental de su Institucin, le sugerimos usar materiales de alta calidad y diseos de carpetas de solapas laterales para la documentacin de conservacin total o de altos tiempos de retencin. El uso de las carpetas cafs plegadas por la mitad puede ser usada para los documentos que sern objeto de eliminacin a corto plazo.