CURSO DE FACTURAPLUS

Por Angel Luis Almaraz Gonzalez www.microshopnet.net aluis@microshopnet.net

Datos iniciales.
Creacin de la empresa.
1. Seleccionamos Inicio/Programas/Factplus Elite/Factplus Elite. 2. Dejamos el apartado Clave de acceso en blanco y hacemos clic sobre Aceptar.

3.

Aparece la lista de empresas. Seleccionamos Agregar. Aparece entonces el formulario con los datos. Lo cumplimentamos con los siguientes datos:

En l a pest aa I m por t aci n, seleccionamos la empresa ejemplo SP, para que cree las tablas y listas siguiendo el modelo y aprovechando sus datos. Alacept ar ,cr ear tablas y ficheros para poder empezar a trabajar. C ada vez que nos conect em os alpr ogr am a,pedi r una cl ave.Sino hem os def i ni do ni nguna, bast ar acept arpar a ent r ar .D espus i r em os alm en G l obaly escogem os Em pr esas.Apar ecen dos: la empresa del programa ( SP I nf or m t i ca Pr of esi onalS. A. )y l a que acabam os de cr ear . Hacemos clic sobre esta y escogemos Seleccionar. Ahora podemos empezar a introducir datos.

Crear o aadir proveedores.

1. Hacemos clic sobre sistema.

2. 3.

Escogemos proveedores. Aparece la lista de proveedores, procedente de la empresa S.P. (si hemos importado sus datos).

4. aadir datos (aqu o en cualquier otra tabla) hacemos clic sobre proveedores del ramo:

Para . Aadimos los datos de dos

Para cambiar de campo a campo basta con hacer clic o pulsar la tecla TABULADOR. En aquellos campos en los que se ve una lupa, hacemos clic para buscar el dato a introducir. C uando l o encont r em os,hacem os dobl e cl i c sobr e l . 5. Hacemos clic sobre la pestaa Banco y aadimos los datos

6.

En la pestaa Documentos, veremos los pedidos realizados al proveedor y los albaranes enviados. Adems, en comentario podemos aadir cuantas observaciones nos interesen. Aadi m os l os datos de otro proveedor:

RECUERDA: DEBES HACER CLIC SOBRE LA LUPA

7. los datos de la siguiente empresa: HISPASOFT, S.A. , Avda. Arturo Soria 120. Madrid. CIF A-300400500.Tel f ono 915224050 Fax 915224060.

aade

Descuento aplicado 6%. Forma de pago: contado. Persona de contacto Elena Santirso. C uent a cor r i ent e en C aj a M adr i d n 0223/ 1089/09/78009 Avda. Arturo Soria 140 Madrid.

Salir del programa o cerrar ventanas

Hacer clic sobre .

Otros datos: agentes comerciales.

Aadi m os un agent e com er ci alext er no. 1. Seleccionamos Sistema/Agentes. 2. Aparece la lista correspondiente de agentes (importada de la empresa modelo). 3. 4. Hacemos clic sobre . Anotamos los datos de la agente comercial.

Almacenes.
1. Seleccionamos sistema. 2. Escogemos Almacenes. 3. Aparece la lista de los almacenes. Creamos uno nuevo:

Ejercicios.
D ebes darde al t a un agent e com er ci aly un al m acn en Bar cel ona ( Avda.Les C or t s,3) . Comprueba en Sistema/tablas generales los datos ya introducidos. Aade el siguiente banco: Caja Madrid, banco 0115 sucursal 2048, oficina Arturo Soria (C/Arturo Soria, 123, Madrid).

Artculos.

Al hacer clic sobre el icono de la empresa o el egi rSi st em a/ ar t cul os apar ece l a vent ana con l al i st a de ar t cul os

C om o ant es,vam os a aadi run nuevo pr oducto: Hacemos clic sobre .

Aadi m os l os dat os gener al es,cor r espondi ent es a un or denadorPent i um I I .Elcdi go de f am i l i a es sel ecci onado haci endo cl i c sobr e elbot n "lupa". Una vez cubiertos los datos generales, hacemos cl i c sobr el a pest aa Pr eci os.

El paso si gui ent e es def i ni relni velde st ocks,es deci r ,cant i dades en elal m acn.H ay que i ndi carel st ock m ni m o y m xi m o,ascom o elal m acn o al m acenes en l os que se deposi t an.En R eposi ci n se i ndi ca eln de d as que se t ar da en r eci bi rl a m er canc a.

Los apartados Clientes, agentes y proveedores hacen referencia a situaciones distintas de las habituales (clientes a los que vendemos a precio distinto del fijado, agentes que cobran comisiones diferentes o proveedores que nos facturan el producto a otro precio).

Ejercicio.
Aade dos ar t cul os:

CONCEPTO Referencia D escr i pci n Familia Fabricante Plug and Play Envase G ar ant a Proveedor Divisa Coste IVA PVP Precio mayorista Descuentos Al m acn

PRODUCTOS
AMDK600 ORDENADOR AMDK600 0002 SISTEK SI ----------------3 A O S 000005 PTA 150.000 G 200.000 170.000 3%/5% AL2.- 10 UNIDADES AL6.- 15 UNIDADES G2000 PROGRAMA GESTION 2000 00003 NORTESOFT --------------------CAJA 1 A O 00006 PTA 105.000 G 145.000 120.000 5% Al2.- 5 UNIDADES

St ock m nimo St ock m xi mo R eposi ci n

5 40 8 D AS

2 10 3 D AS

Clientes.

1. Sel ecci onam os Si st em a y despus C l i ent es. 2. Aparece la lista de clientes (importada de la empresa modelo SP) por ordenada por cdigos. Podemos escoger la lista por Nombre o por NIF. Para modificar los datos de cualquier cliente, basta con hacer doble clic sobre l. 3. Creamos un cliente nuevo haciendo clic sobre

. Los datos son los que aparecen en cada una de l as i m genes.

En el apar t ado de Bancos sel ecci onam os o aadi m os un banco.Par a verl al i st a de bancos o aadi runo, hacemos clic sobre la lupa. Una vez seleccionado,aadi m os eln m er o de cuent a.

En el apartado Comercial, se anotan los datos relativos a las ventas: formas de pago, agente mediador, descuentos por pronto pago ( en por cent aj e)o d as de pago. Elr i esgo m xi m o aut or i zado hace r ef er enci a alcr di t o m xi m o que podem os conceder .La cuent a de r em esas se r ef i er e en l a que se descont ar n l as l et r as.

Tablas generales. Tipos de IVA.

C om o en l os casos ant er i or es,aadi m os y m odi f i cam os l os t i pos de I VA par a que l al i st a sea com o la siguiente:

Divisas.

Aunque ya estaba incluida, aadi m os l a di vi sa EU R O ,haci endo cl i c en :

Bancos.
Sia n no est aba i ncl ui do,aade elsi gui ent e:

El resto de los conceptos pueden quedar como aparecen en el ejemplo que propone el programa. En cualquier caso, revisa cada uno de ellos.

Operaciones comerciales.
Pedidos.
Comenzamos realizando un pedido a proveedores: 1. H acem os cl i c en Al m acn/ Pedi dos o en elbot n 2. 3. .

Como siempre, hacemos clic en el botn Aadir . Cubrimos los datos de las condiciones del pedido pulsando o ' para pasar de uno a otro campo:

a. Seleccionamos proveedor. Haciendo clic en la lupa, vemos la lista de proveedores, b. al a que podem os aadi runo en ese m om ent o. En el apartado Su pedido, hacemos referencia al nmero de pedido del proveedor.

c.

En Expedicin, indicamos cmo se realizar el envo.

d.

Despus de observaciones, hacemos clic en Aadir, para incluir la lista de productos. Los escogemos buscando con la lupa y haciendo doble clic sobre el que nos interese. Despus, pulsamos en Aceptar.

Imprimir pedido.
Los modelos que propone para los pedidos no tienen demasiados datos, ya que se supone que se usar n papel es con m em br et e.Alverl al i st a de pedi dos,hacem os cl i c en elbot n I m pr i mi r ,y aceptamos todas las opciones que aparecen.

Ejercicio: Imprime todos los pedidos que aparecen en lista

Albaranes de mercanca recibida.

Los al bar anes son l os docum ent os que acom paan a l as m er canc as cuando st as son entregadas. Al tratarse de pedidos a proveedores, son ellos quienes nos entregan el documento, porl o que no t endr am os que el abor ar l o.Sol am ent e debem os hacerl a anot aci n cor r espondi ent e en elpr ogr am a,i ndi cando l a m er canc ar eci bi da. Lo m s r pi do es buscarl os al bar anes porpedi dos r eal i zados: 1. H acem os cl i c en Al m acn. 2. Seleccionamos Albaranes. Si no se ha recibido ninguno, aparecer una lista vaca y los botones habituales. 3. Escogemos Aadir. Aparece una ventana para introducir los datos. 4. En ese punto, podemos: a. Introducir los datos uno a uno.

b. en

Hacer clic

y buscarelpedi do alque cor r esponde elenv o.D e est af or m a apar ecer n cubi er t os t odos l os cam pos.Porej em pl o,escogem os elpr i m er o haci endo dobl e cl i c,con l o que apar ecer : Aadi m os l af echa,hacem os cl i c en Act ual i zary l a m er canc a queda anot ada.

Ejercicio: C on f echa de hoy,act ual i za t odos l os pedi dos.En el l t i m o,m odi f i ca l os dat os de f or ma que se haya r eci bi do una di squet er a m enos de l as que se pi di er on.D espus,i m pr i me los dos l t i m os.

Otras operaciones de almacn. Movimientos.

En est er egi st r o se anot an l os t r asvases de m er canc a de un al m acn a ot r o.

Regularizacin.
Aqupodem os com pr obary m odi f i car( sihubi er a er r or es o pr di das)l as exi st enci as r eal es con l as cont abi l i zadas.Bast a con sel ecci onarelal m acn cor r espondi ent e.

Histrico.
Se t r at a de un r egi st r o de l as ent r adas y sal i das de m er canc a,poral m acenes.

Fbrica.
En est e apar t ado se hace r ef er enci aal os aspect os r el at i vos a l os cost es de pr oducci n, reparaci n o pr ogr am aci n. 1. Tablas. Tiene cuatro apartados: a. Secci ones:gr upos de t r abaj o,en est e caso Pr ogr am aci n y Tcni co. b. Operaciones: principales tareas, codificadas y catalogadas como i. Pr oduct i va.Todo elt i em po de l a oper aci n se encuent r a dedi cado a l a productividad. ii. Improductiva. Parte del tiempo de la operacin no genera productividad directa. iii. Estructural. El tiempo de la operacin no genera productividad directa. c. Personal. Lista de empleados de fbrica, con el coste por hora trabajada. d. Componentes: elementos necesarios para fabricar una unidad de producto terminado. Ordenes de produccin. A travs de las rdenes de produccin se revisa las unidades fabricadas, los componentes requeridos y el tiempo empleado. Partes de personal. Son los que indican el tiempo empleado en cubrir las tareas indicadas en las rdenes de produccin.

2. 3.

FACTPLUS ELITE. 2 parte

Clientes. 1. Seleccionamos Sistema y despus Clientes. 2. Aparece la lista de clientes (importada de la empresa modelo SP) por ordenada por cdigos. Podemos escoger la lista por Nombre o por NIF. Para modificar los datos de cualquier cliente, basta con hacer doble clic sobre l. Creamos un cliente nuevo haciendo clic sobre cada una de las imgenes. . Los datos son los que aparecen en

3.

En el apartado de Bancos seleccionamos o aadimos un banco. Para ver la lista de bancos o aadir uno, hacemos clic sobre la lupa. Una vez seleccionado, aadimos el nmero de cuenta.

En el apartado Comercial, se anotan los datos relativos a las ventas: formas de pago, agente mediador, descuentos por pronto pago ( en porcentaje) o das de pago. El riesgo mximo autorizado hace referencia al crdito mximo que podemos conceder. La cuenta de remesas se refiere en la que se descontarn las letras.

Tablas generales. Tipos de IVA. Como en los casos anteriores, aadimos y modificamos los tipos de IVA para que la lista sea como la siguiente:

Divisas. Aunque ya estaba incluida, aadimos la divisa EURO, haciendo clic en Bancos. :

Si an no estaba incluido, aade el siguiente:

El resto de los conceptos pueden quedar como aparecen en el ejemplo que propone el programa. En cualquier caso, revisa cada uno de ellos.

Operaciones comerciales.
Pedidos.
Comenzamos realizando un pedido a proveedores: 1) 2) 3) Hacemos clic en Almacn/Pedidos o en el botn Como siempre, hacemos clic en el botn Aadir . .

Cubrimos los datos de las condiciones del pedido pulsando o ' para pasar de uno a otro campo: a) b) Seleccionamos proveedor. Haciendo clic en la lupa, vemos la lista de proveedores, a la que podemos aadir uno en ese momento. En el apartado Su pedido, hacemos referencia al nmero de pedido del proveedor.

c)

En Expedicin, indicamos cmo se realizar el envo.

d)

Despus de observaciones, hacemos clic en Aadir, para incluir la lista de productos. Los escogemos buscando con la lupa y haciendo doble clic sobre el que nos interese. Despus, pulsamos en Aceptar.

Imprimir pedido.
Los modelos que propone para los pedidos no tienen demasiados datos, ya que se supone que se usarn papeles con membrete. Al ver la lista de pedidos, hacemos clic en el botn Imprimir, y aceptamos todas las opciones que aparecen.

Ejercicio: Imprime todos los pedidos que aparecen en lista

Albaranes de mercanca recibida.

Los albaranes son los documentos que acompaan a las mercancas cuando stas son entregadas. Al tratarse de pedidos a proveedores, son ellos quienes nos entregan el documento, por lo que no tendramos que elaborarlo. Solamente debemos hacer la anotacin correspondiente en el programa, indicando la mercanca recibida. Lo ms rpido es buscar los albaranes por pedidos realizados: 1) 2) Hacemos clic en Almacn. Seleccionamos Albaranes. Si no se ha recibido ninguno, aparecer una lista vaca y los botones habituales.

3) 4)

Escogemos Aadir. Aparece una ventana para introducir los datos. En ese punto, podemos: a) Introducir los datos uno a uno.

b)

Hacer clic en

y buscar el pedido al que corresponde el envo. De esta forma aparecern cubiertos todos los campos. Por ejemplo, escogemos el primero haciendo doble clic, con lo que aparecer: Aadimos la fecha, hacemos clic en Actualizar la mercanca queda anotada. Ejercicio:

Con fecha de hoy, actualiza todos los pedidos. En el ltimo, modifica los datos de forma que se haya recibido una disquetera menos de las que se pidieron. Despus, imprime los dos ltimos.

Otras operaciones de almacn. Movimientos.

En este registro se anotan los trasvases de mercanca de un almacn a otro.

Regularizacin.
Aqu podemos comprobar y modificar (si hubiera errores o prdidas) las existencias reales con las contabilizadas. Basta con seleccionar el almacn correspondiente.

Histrico.
Se trata de un registro de las entradas y salidas de mercanca, por almacenes.

Fbrica.
En este apartado se hace referencia a los aspectos relativos a los costes de produccin, reparacin o programacin. 1) Tablas. Tiene cuatro apartados: a) b) Secciones: grupos de trabajo, en este caso Programacin y Tcnico. Operaciones: principales tareas, codificadas y catalogadas como i) ii) iii) c) d) Productiva. Todo el tiempo de la operacin se encuentra dedicado a la productividad. Improductiva. Parte del tiempo de la operacin no genera productividad directa. Estructural. El tiempo de la operacin no genera productividad directa.

Personal. Lista de empleados de fbrica, con el coste por hora trabajada. Componentes: elementos necesarios para fabricar una unidad de producto terminado.

2) 3)

Ordenes de produccin. A travs de las rdenes de produccin se revisa las unidades fabricadas, los componentes requeridos y el tiempo empleado. Partes de personal. Son los que indican el tiempo empleado en cubrir las tareas indicadas en las rdenes de produccin.

Facturacin.
Emisin de presupuestos. Puede ser que no se emitan estos documentos. En muchos casos, antes de hacer un pedido,

el cliente nos pide que le hagamos una oferta, que ser a travs del presupuesto.
1) 1) 2) 2) 3) 3)

Selecciona Facturacin/Presupuesto. Aparece entonces la ventana de Presupuestos a clientes. Escogemos aadir

Seleccionamos un cliente de la lista. Si es nuevo, lo aadimos. Al escoger el cliente, aparecen todos los datos de ste, que previamente se haban introducido.

4) 4)

Hacemos clic en Aadir para introducir los datos de los productos que nos han solicitado, escogemos (haciendo clic en la lupa) un ordenador, una impresora y un programa de gestin. Al finalizar, hacemos clic en Actualizar.

5) 5) 6) 6) 7) 7)

El presupuesto que acabamos de crear est en la lista de presupuestos. En ese momento podemos imprimirlo. Si el cliente lo acepta, escogemos el presupuesto de la lista y hacemos clic en . En ese momento se genera automticamente un pedido. aprobar

Nota: si queremos modificar el aspecto del documento o aadir texto, deberamos ir a Utilidades, despus a Entorno del sistema y escoger Documentos. No obstante, esta es una operacin delicada, en la que es fcil equivocarse. Pedidos. En este caso, el cliente hace el pedido sin pedir el presupuesto. Adems, aparece en la lista los pedidos que proceden de presupuestos aprobados por el cliente. La forma de aadir datos es igual que con los presupuestos. Albaranes. De igual forma que con los presupuestos y los pedidos, aparece un listado en el que podemos aadir, modificar o eliminar albaranes. Al seleccionar aadir, tenemos dos opciones: Introducir los datos de igual forma que ya se hizo con los pedidos. Buscar y seleccionar un pedido de la lista (haciendo clic en la lupa) con lo que no es necesario introducir los datos. Al final, como siempre, hay que hacer clic en Actualizar.

Facturas. Para las facturas emitidas ocurre igual que con los albaranes. Se puede: Introducir los datos de igual forma que ya se hizo con los pedidos y albaranes Buscar y seleccionar un albarn de la lista (haciendo clic en la lupa) con lo que no es necesario introducir los datos. Al final, como siempre, hay que hacer clic en Actualizar. Ejercicio: Despus de haber introducido el presupuesto, haz clic en Aprobar, comprueba que est en la lista de pedidos. Aade un albarn basado en este pedido. Aade e imprime una factura basada en el albarn. Crea un nuevo presupuesto, pedido, albarn y factura. Imprmelo todo.