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Curso

Office y Word 2007


Una vez ms, Microsoft ha dado un nuevo impulso a su suite de ofimtica. Con Windows Vista en ciernes, Office 2007 te ofrece las primeras muestras de lo que te espera. En este curso aprenders a sacarle todo el partido a las nuevas herramientas ofimticas de Microsoft.

Gua del curso


1. Office y Word 2007
Instalacin de Office 2007. Word 2007, escribe ms cmodamente. Los nuevos formatos PC Today n 155

2. Excel 2007, controla tus nmeros


Formatos condicionales. Frmulas y funciones. Los nuevos grficos. Impresin mejorada. PC Today n 156

3. PowerPoint, comunica tus ideas


Crea una presentacin efectiva. Diagramas y modelos. Otras novedades. Formatos porttiles. PC Today n 157

4. Access, datos en orden


Insertar datos. Filtros y ordenacin. Vistas mejoradas. El panel de exploracin. PC Today n 158

5. Outlook y Publisher
Configurar cuentas de correo. Funciones antispam. Publicaciones a tu medida. Crear una publicacin. PC Today n 159

6. Las herramientas de Office


Infopath 2007. Office Picture Manager. Office Document Imaging. Office Document Scanning. PC Today n 160

icrosoft Office no deja de regenerarse. La nueva generacin de esta suite de ofimtica, llamada simplemente Office 2007, te ofrece un profundo cambio de filosofa con respecto al manejo de las aplicaciones, para acercarlas a lo que ser el siguiente sistema operativo de la casa de Redmond: Windows Vista. Desde hace ya tiempo se viene anunciando que Vista representa para Windows XP, lo que Windows 95 supuso frente a Windows 3.1: un cambio radical en la forma de utilizar el PC. Y Microsoft Office 2007 ya se beneficia de parte de esta filosofa. Se ha dejado caer la orientacin a mens llenos de funciones y por los que tienes

que buscar lo que necesitas y se ha pasado a una orientacin ms clara a las tareas. Las funciones se han reagrupado y ya no se trata tanto de saber si la ordenacin de los datos se encuentra en el men Tabla, como de pensar "quiero crear una tabla". Y la respuesta de Office 2007 es: "Diseo de pgina". Los "mens" se han renombrado y ya no contienen una serie de funciones desplegables sino que representan trabajos concretos y te muestran todas las herramientas relacionadas con esos trabajos. Esta profunda reorganizacin puede chocarte en un principio, pero en cuanto lleves unos minutos trabajando con los programas apreciars esta nueva forma de ver las

cosas. En el CD adjunto podrs encontrar la versin Beta 2, bastante avanzada, aunque sin terminar de traducir en algunos detalles y con la posibilidad de que sucedan errores inesperados (algo muy poco frecuente) como es posible en las versiones Beta de cualquier programa.

Word dispone de varios formatos internacionales para la creacin de bibliografas.

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 1

Instala tu Office 2007 Beta 2


El primer paso, naturalmente consiste en instalar la suite. Recuerda que se trata de una versin Beta, lo que significa que an puede contener fallos de programacin. Por este motivo, no utilices esta versin Beta como una herramienta de trabajo asidua ni le confes datos extremadamente importantes. Aunque se trata de una Beta 2, lo que significa que est bastante depurada, nunca se sabe. Trabaja siempre sobre copias de los documentos y no desinstales tu versin actual de Microsoft Office, si dispones de una, emplala para trabajar con los documentos sensibles. Rellena tus datos personales en el formulario que aparece. Es importante que especifiques tus datos verdaderos. En la parte inferior de la pgina haz click sobre el botn Continuar. Pasars a otra pgina en

go ms restrictiva. Por fin llegars a la pantalla desde la que puedes iniciar la instalacin. En la mayora de los casos es suficiente con pulsar sobre Instalar ahora. Esto instalar la suite de programas con las opciones ms comunes. Sin embargo, haz click sobre Personalizar, ya que vas a realizar una instalacin personalizada, que te permitir ms control. Vers una ventana con tres pestaas. Selecciona la primera, Opciones de instalacin, si no lo est todava. Aqu tienes todas las posibilidades de instalacin del programa, todos sus mdulos y partes. Pulsa sobre cada una de ellas y vers que muchas se despliegan en ms m-

Para comenzar, inserta el CD que encontrars adjunto a la revista en tu lector . Se iniciar una ventana del navegador. Haz click sobre el botn

la que debes rellenar una encuesta con diversas casillas. Tras esto llegars a una nueva web (no segura) en la que, finalmente, podrs ver el nmero de serie que te ha correspondido. Imprime esta pgina porque si pierdes el nmero no podrs instalar o reinstalar tu copia de Office 2007 Beta 2. Ya puedes volver a la pgina inicial que se abri al insertar el CD. En esta ocasin haz click en Instalar Office 2007. Vers un aviso que te indica que el proceso de instalacin puede tardar un tiempo en iniciarse. Pulsa sobre el vnculo Instalar Office

Consultar los requisitos. Debes leer el texto y verificar que cumples realmente estos requisitos antes de continuar.

dulos, a su vez. Para cambiar el estado de un elemento, haz click en l y selecciona la entrada correspondiente de la lista que se despliega.

Para terminar, haz click en la pestaa Informacin del usuario e introduce los datos que creas conveniente. Finalmente pulsa sobre el botn Instalar ahora, que se encuentra en la esquina inferior derecha de la ventana. Espera a que finalice la copia de los ficheros y, por ltimo, vers la ventana de la figura. Si lo deseas, puedes registrarte para los servicios online que ofrece Microsoft para Office con ayuda del botn Registrar para Servicios en lnea. En ese caso sigue las instrucciones del Asistente que aparecer a continuacin. De lo contrario, simplemente haz click en Cerrar para finalizar la instalacin. Ya dispones de la ltima versin de Office en tu PC.

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Para el siguiente paso vuelve a la pgina principal y haz click en Obtener un nmero de serie. Necesitas conexin a Internet para poder seguir. Haz click en Aceptar en el cuadro de dilogo que te avisa de la conexin a un servidor seguro y entrars en una

2007 Beta 2 y espera a que se inicie. Luego haz click en S y por fin aparecer una pantalla en la que debes escribir el nmero de serie. Cpialo exactamente como apareci en la web. Luego haz click sobre la marca verde. Vers la licencia de uso del programa y debers aceptarla con un click sobre la casilla Acepto los trminos del contrato . Es importante que le eches un vistazo a la licencia porque es ligeramente diferente de las licencias de software final y al-

Luego haz click sobre la pestaa Ubicacin de archivos . Aqu tienes la posibilidad de modificar la ruta de instalacin original de Microsoft Office, algo especialmente recomendable si quieres mantener tu versin original de Office a pesar de trabajar tambin con esta versin Beta. De modo que haz click en Examinar y elige una ruta diferente (Office 2007, por ejemplo).

Resumiendo...
1 Insertar CD 3 Consultar los requisitos 2 Volver a pgina principal 3 Obtener un nmero de serie 3 Registrar
(opcional) 3 Rellenar datos 3 Iniciar sesin

3 Rellenar datos 3 Continuar 3 Rellenar encuesta 3 Apuntar o 5 6 8 9 10


imprimir nmero de serie Volver a pgina principal 3 Instalar Office 2007 Leer licencia 3 Acepto los trminos del contrato 3 Personalizar Opciones de instalacin 3 Seleccionar elementos de instalacin Ubicacin de archivos 3 Examinar 3 Cambiar ruta Informacin del usuario 3 Instalar ahora 3 Esperar copia ficheros 3 Registrar para Servicios en lnea (opcional) 3 Cerrar

pgina como la de la figura. Necesitas disponer de una cuenta Windows Live ID (anteriormente llamada Microsoft Passport) para solicitar tu nmero de serie. Si no la tienes todava, haz click en el botn Registrar y sigue los pasos que te indique el Asistente. Luego vuelve a esta pgina y escribe los datos en las casillas correspondientes. Haz click en Iniciar sesin.

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Curso

Word 2007, primer contacto


Microsoft Word es el procesador de textos de la suite y, como tal, probablemente el programa ms utilizado de ella. Vamos a comenzar con esta aplicacin para tomar el primer contacto con el nuevo aspecto y las nuevas funcionalidades de Office 2007. (si quieres) en un programa de recopilacin de datos sobre la estabilidad del producto. Pulsa en Siguiente. Ahora vers la ventana que te permite suscribirte al servicio de actualizacin Microsoft Update. Es muy recomendable que selecciones la entrada Descargar e instalar actualizaciones de Microsoft Update para mantener el programa protegido frente a posible amenazas. Pulsa en Finalizar.

Inicia el programa desde el men Inicio, con clicks sobre Todos los programas, Microsoft Office y Microsoft Office Word 2007 (Beta). La primera vez aparecer un pequeo cuadro de dilogo en el que debes escribir el nombre que quieres que aparezca en los documentos, as como las iniciales correspondientes. Luego haz click en Aceptar.

Ahora, por fin, vers la pantalla principal de Microsoft Word 2007 y, como podrs observar, los cambios son sustanciales. La barra de mens ha desaparecido y ahora hay opciones en su lugar, que conmutan la barra de botones (mucho ms grande) en funcin de las tareas a realizar. Al principio es posible que esta reorganizacin se te haga un poco extraa, pero en cuanto trabajes unos minutos con el nuevo Word, comenzars a apreciar esta orientacin a las tareas.

Otra ventana que slo vers la primera vez que emplees el programa es la de Activacin del producto. Hay que activar la suite de Office a travs de Internet para que puedas utilizarla. Verifica que la casiTambin aparecer la ventana de la figura, en la que es preferible que dejes activadas las tres casillas. Esto te permite acceder a la ltima ayuda disponible online y mantener el funcionamiento de Office en caso de errores de la Beta as como participar

Te aconsejamos que actives los diferentes "mens" y observes los cambios que se producen en la barra de botones y en las diferentes opciones. No te sorprendas si descubres que algunos comandos an estn en ingls. Ests trabajando con una versin Beta y la traduccin del programa sigue en marcha por lo que no est totalmente terminada. Una vez que se haya llegado a la versin final, naturalmente, esta estar completamente en espaol.

Si tienes alguna duda, lo mejor es que utilices la nueva funcin de Ayuda, la cual dispone de conexin a Internet. De esta forma te aseguras que recibirs la versin ms reciente de la ayuda sobre el tema que elijas. Para activarla, simplemente pulsa sobre el botn F1 de tu teclado o haz click en el interrogante azul que hay en la esquina superior derecha del programa.

Resumiendo...
1 Inicio 3 Todos los programas 3 Microsoft Office 3 Word 2007 (Beta) lla con el texto Deseo activar el software a travs de Internet est activada (aparecer un punto delante de la opcin) y luego pulsa sobre el botn Siguiente. Sigue los pasos del Asistente que aparecer y en slo unos segundos recibirs la confirmacin de la activacin. 2 3 4 5 6 7
3 Aceptar Siguiente Descargar e instalar 3 Finalizar Deseo activar el software 3 Siguiente 3 Seguir Asistente Observar nueva interfaz Activar los mens 3 Observar cambio en la barra de herramientas Pulsar sobre F1

Escribe ms cmodamente
La orientacin a las tareas tambin se ha dejado notar en los cambios de las funciones comunes, como la asignacin de formatos o fuentes durante la escritura. Ahora Word te ofrece mucha ms informacin visual en tiempo real, sin que tengas que aplicar un formato para ver cmo queda. Adems, se han ampliado las posibilidades de diseo con temas, colores y efectos. Abre cualquiera de tus documentos de texto actuales en Word 2007 mediante un click sobre el icono de Office en la esquina superior izquierda y luego en Abrir. Localiza el fichero en cuestin, seleccinalo con un click y pulsa

sobre Abrir de nuevo. Vers que Word 2007 importa sin problemas documentos de Word de versiones anteriores.

El primer paso consiste en convertir el documento al nuevo formato de Word 2007. Porque, si activas la pestaa Diseo de pgina y ob-

servas los primeros cuatro comandos de la barra de herramientas, vers que estn desactivados. De modo que haz click en el icono de Office en la esquina superior izquierda y selecciona el comando Convertir. Luego pulsa sobre Aceptar. Una vez hecho esto, tienes acceso a todas las funciones nuevas. Comienza, por ejemplo, con un click sobre Color de pgina. Se desplegarn las posibilidades existentes y en cuanto coloques el cursor sobre cual-

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 1

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quiera de los colores, inmediatamente vers una previsualizacin en pantalla de cmo quedar el resultado. Del mismo modo, puedes aplicar temas completos de colores y tipografas a tu documento, simplemente con un click sobre el botn Temas (el primero por la izquierda). Se desplegarn todas las opciones disponibles y vers una previsualizacin de las mismas al colocar el cursor encima de cualquiera de ellas.

Prueba ahora el botn Efectos, que contiene toda una serie de efectos visuales para los elementos que coloques en las pginas de tus documentos. Desde reflejos, pasando por sombras y otros tipos de efectos es-

encuentran en ingls, pero en la versin final, naturalmente, estarn en espaol. Estas marcas de agua se imprimen de forma tenue en el fondo de pgina. Si prefieres un control ms tradicional sobre el formato de tus textos, puedes acudir a la pestaa Inicio con un click. Vers los tpicos botones de negritas, cursivas, etc. Tambin dispones de pequeas previsualizaciones de las tipografas disponibles y del botn Change Styles (an sin traducir). Haz click en l, luego sobre Cambiar estilos y selecciona uno de los estilos que quieras. Vers inmediatamente la previsualizacin de cmo quedara el

documento actual. Aqu tambin puedes cambiar la combinacin de colores del texto y las tipografas a utilizar. Pero no slo en el campo de los formatos se ha realizado cambios, sino tambin en la forma de visualizar los documentos. Haz click en la pestaa Vista. En la parte central, activa la casilla Lneas de la cuadrcula para mostrar y ocultar una cuadrcula, lo que te ayudar a situar mejor los elementos en el texto. Pero an ms interesante es Thumbnails, ya que muestra miniaturas de todas las pginas del documento a tu izquierda y as puedes navegar rpidamente por textos extensos.

peciales, podrs encontrar casi de todo. Esta es una funcin muy potente para mejorar el aspecto de tus documentos. Otra posibilidad nueva es que puedes integrar una marca de agua en todas las pginas impresas de tus documentos. Haz click sobre el botn Marca de agua y podrs elegir diversos tipos. Actualmente todava se

Resumiendo...
1 Icono Office 3 Abrir 3 Buscar fichero 3 Abrir 2 Diseo de pgina 3 Observar comandos desactivados 3 Icono de 3 4 5 6 7 8
Office 3 Convertir 3 Aceptar Color de pgina 3 Observar previsualizacin Temas 3 Seleccionar algn tema 3 Observar previsualizacin Efectos 3 Seleccionar algn efecto 3 Observar resultado Marca de agua 3 Elegir modelo Pestaa Inicio 3 Change Styles 3 Cambiar estilos 3 Seleccionar uno 3 Ver previsualizacin Vista 3 Lineas de la cuadrcula 3 Thumbnails

Mailings y correspondencia
Si hay una tarea pesada con un procesador de textos, esa es el mailing. Cuando tienes que escribir decenas o cientos de cartas iguales, que solamente se diferencian en algunos detalles, lo mejor es emplear las funciones de mailing que incluye Word 2007. Te permiten la creacin de grandes series en muy poco tiempo. cuadro de dilogo, aprovecha para ver la numerosas novedades que se han incluido, tanto en las plantillas offline, como las online. Luego selecciona Documento en blanco con doble click.

Vas a crear una sencilla carta de notificacin para todos los vecinos de la comunidad. Sin embargo, la cabecera (el nombre y direccin) estarn personalizadas en cada una de ellas. Para evitar que tengas que cambiar esos datos cada vez antes de imprimir, utilizars la funcin de Correspondencia . De modo que haz click sobre la pestaa apropiada y observa las posibilidades que te ofrecen en la barra de herramientas.

Para comenzar, haz click en el botn Seleccionar destinatarios . Como resultado se desplegar un men en el que debes seleccionar Escribir una nueva lis-

Una de las funciones que se ha simplificado mucho es la de mailings o correspondencia en serie. Abre un documento nuevo con un click sobre el icono de Office y otro sobre Nuevo. Ya que tienes abierto este

ta. En esta lista vas a introducir los datos de los vecinos. De esta forma Word podr generar ms tarde todas las cartas que quieras escribir, en serie.

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Curso
Se abrir una ventana de base de datos. Rellena todas aquellas casillas que tengan importancia para la carta (Tratamiento, Nombre, Apellidos, Campo de direccin) con la informacin apropiada. Para aadir una nueva entrada, haz click en el botn Nueva entrada. Ahora, escribe la carta "tipo" que quieres enviar, dejando espacios en blanco en aquellos lugares en los que irn ms tarde los datos personales de cada vecino. Si quieres, coloca "XXX" en cada lugar, para que luego no te olvides de aadir ninguno de ellos. Si te fijas, las casillas predeterminadas son adecuadas para muchos casos, pero no para todos. En este en particular, necesitas incluir la deuda contrada con la comunidad de cada uno de los vecinos. De modo que haz click en Personalizar colum-

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Tras esto, sustituye las "XXX" que estn situadas donde se encontrara el nmero del piso por el campo Campo_de_direccin_ 1 . Haz lo mismo con las "XXX" de la deuda y sustityelas por el campo

Deuda. El resultado debera parecerse al texto que puedes ver en la figura adjunta a este paso.

los botones de las flechas que hay a su derecha, puedes ver el resto de las cartas, con los diferentes nombres de los vecinos.

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Haz click en el botn Seleccionar destinatarios y en la entrada Usar lista existente. Elige la lista que acabas de crear y pulsa sobre Abrir para cargar los datos apropiados. Si ahora quieres ver cmo quedarn las cartas, simplemente haz click en el botn Vista previa de resultados . Con

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Ya slo te queda imprimir el resultado. Haz click en el botn Finalizar y combinar y luego en la entrada Imprimir documentos. Si quieres, tambin puedes enviar los documentos por email o editarlos individualmente por si deseas agregar detalles a algunos de ellos.

A continuacin, debes sustituir las "XXX" por los verdaderos campos de la tabla de datos que has creado. Selecciona la primera (el nombre). Haz click en la flecha inferior del botn nas y, en la ventana que se abre, pulsa en Nombre de la organizacin y en Cambiar nombre. Escribe Deuda y luego acepta todas las ventana.

Resumiendo...
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Icono de Office 3 Nuevo 3 Doble click en Documento en blanco Correspondencia 3 Observar opciones disponibles Seleccionar destinatarios 3 Escribir una nueva lista Rellenar tabla 3 Nueva entrada Personalizar columnas 3 Nombre de la organizacin 3 Cambiar nombre 3 escribir Deuda 3 Aceptar 3 Aceptar Rellenar casillas apropiadas 3 Aceptar 3 Escribir nombre 3 Guardar Escribir carta Seleccionar "XXX" 3 Insertar campo combinado 3 Tratamiento 3 Nombre 3 Apellidos Seleccionar "XXX" 3 Campo_de_direccin_1 3 Deuda Seleccionar destinatarios 3 Usar lista existente 3 Elegir lista 3 Abrir 3 Vista previa de resultados

Rellena las deudas correspondiente y haz click en Aceptar. Debers especificar un nombre para la tabla de datos que acabas de crear, as como una carpeta en la que guardarla. Luego haz click en Guardar.

Insertar campo combinado y elige la entrada Tratamiento con un click. Luego escribe un espacio y repite el proceso con los campos Nombre y Apellidos.

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Comparte y revisa documentos


La colaboracin entre diversas personas sobre el mismo documento era relativamente difcil hasta ahora. Si varios implicados realizaban sus propias correcciones sobre un documento, al final existan varias versiones del mismo, en las que nunca se saba cul era la ms actual o si alguna tena algo que no estaba en las dems. Esta problemtica ha llegado a su fin con las nuevas funciones de comparticin y revisin en grupo. Uno de los puntos fuertes de toda la suite Office es la posibilidad de poder trabajar en grupo sobre los mismos documentos y en el mismo proyecto. Comienza por abrir un documento sobre el que trabajan varias personas con un click sobre el icono de Office y despus sobre Abrir. Selecciona el fichero y haz click en Abrir. Luego activa la pestaa

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Revisar. Supn que debes corregir el documento de otro, pero que quieres que vea lo que has cambiado. Haz click en el botn Control de cambios para activar el modo de revisin y ya puedes escribir, borrar y modificar lo que quieras. Los cambios sern resaltados en rojo en el texto.

Tambin dispones de la posibilidad de crear notas en el texto, con explicaciones ms amplias sobre algn particular. Coloca el cursor en el lugar apropiado y luego haz click en el botn Nuevo comentario. A la derecha se abrir una burbuja en la que puedes escribir todo el texto que desees como comentario. Cuando termines, simplemente coloca el cursor en otro lugar y sigue con las correcciones.

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 1


Puedes alterar fcilmente el aspecto visual con que se presentan las revisiones en pantalla. Haz click en el botn Globos (a la derecha de Control de cambios) y despus selecciona, por ejemplo, la entrada Mostrar revisiones en globos. Esto hace que el texto sea ms sencillo de leer, porque saca todas las revisiones a un lateral para consultarlas. Prueba tambin las otras posibilidades y averigua cul te conviene ms en cada caso.

Haz click en Aceptar. Para terminar, pulsa en Publicar. Tras unos segundos de trabajo, se abrir Acrobat Reader (si lo tienes instalado, naturalmente) y podrs ver el fichero PDF exportado desde Word. Su aspecto debera ser idntico a lo que ves en Word. Tambin puedes convertir un documento al formato PDF. Para ello haz click en el icono de Office y luego en la flecha Guardar como... y en PDF o XPS (el formato XML de Microsoft). Se abrir el cuadro de dilogo habitual de exportacin. Verifica, dentro del men Guardar, que est seleccionado como tipo PDF y luego escribe un nombre para el fichero en Nombre de archivo . Deja activa la casilla Abrir archivo tras la publicacin, porque

opciones en Word 2007. Por ejemplo, puedes enviar el documento por correo electrnico. Haz click en el icono de Office y luego en Compartir y Correo electrnico . Se abrir una ventana de Outlook con un mensaje nuevo que lleva el fichero directamente adjuntado. Slo debes escribir el destinatario y el mensaje que quieras. Tambin puedes elegir un servicio de fax por Internet para enviar tu documento, pero para ello debes estar suscrito al sitio correspondiente. Adems, existen ms alternativas para compartir tus textos. Por ejemplo puedes subirlos a un blog. Haz click en el icono de Office y luego en Publish y Blog. Se abrir una ventana

Y, por si no fuera suficiente la informacin sobre los cambios, tambin puedes activar el panel de revisiones con un click sobre el botn Panel de revisiones. El panel aparecer a un lado (o en la parte inferior, segn elijas) con todos los cambios rea-

as podrs verificar inmediatamente cmo ha quedado. Tambin debes elegir si quieres exportar en calidad Estndar (para distribuir en CD o para imprimir) o en Tamao mnimo (un fichero ms pequeo para enviar por email).

lizados. Un doble click sobre cualquiera de ellos te lleva directamente al punto del texto en el que se encuentra. Finalmente, si quieres revisar todos los cambios y determinar si los aceptas o rechazas definitivamente, haz click en la flecha inferior de los botones Aceptar y Rechazar. Aqu puedes navegar por los

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en ingls que te insta a registrarte en el Office Marketplace para averiguar qu proveedores de blogs online trabajan con Microsoft Word. Si ests interesado, haz click en Register Now y sigue las instrucciones del Asistente. Finalmente, existen dos opciones adicionales muy especiales, ya que requieren un servidor de administracin de documentos dedicado en la red local. Si dispones de uno, puedes subir los documentos al mismo y este se encargar de gestionar las diferentes versiones que existan, de sincronizar las copias locales en los diversos equipos que trabajan sobre el fichero, etc. Puedes acceder a esta funcionalidad con un click sobre el icono de Office y luego sobre Publish y Servidor de administracin de documentos o Crear rea de trabajo de documento.

Ahora haz click en el botn Opciones. Se abrir un cuadro de dilogo en el que, de momento, no debes modificar nada. Sin embargo, es importante que conozcas esta ventana ya que te permite configurar mejor la exportacin del documento cuando lo necesites.

Si realizas la exportacin al formato XPS, obtendrs un fichero con esa misma extensin de archivo. En realidad se trata de un fichero ZIP que contiene toda una serie de carpetas y archivos. XPS es un formato basado en XML (un lenguaje de marcas) y que garantiza que el documento siempre se ver igual, con independencia de si lo ves online o si lo imprimes en papel. Es un formato nuevo que se expandir con el tiempo.

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Resumiendo...
1 Icono Office 3 Abrir 3 Selecciona fichero 3 Abrir 3 Revisar 3
Control de cambios Nuevo comentario 3 Escribir comentario Globos 3 Mostrar revisiones en globos Panel de revisiones 3 Doble click en alguna revisin Aceptar/Rechazar para verificar cambios 3 Anterior 3 Siguiente Icono de Office 3 Compartir 3 Correo electrnico 3 Escribir mensaje Icono de Office 3 Publish 3 Blog 3 Register Now Icono de Office 3 Publish 3 Servidor de administracin de documentos 3 Crear rea de trabajo de documento 9 Icono Office 3 Guardar como 3 PDF o XPS 3 Guardar como 3 PDF 3 Escribir nombre 3 Abrir archivo tras la publicacin 3 Estndar 10 Opciones 3 Aceptar 3 Publicar 3 Ver resultado 11 Exportar como XPS

cambios realizados (los botones Anterior y Siguiente tambin te ayudan en ello), aceptarlos todos, etc. Una vez que has conseguido corregir el documento que otros han escrito o verificar los cambios que otros han realizado, ha llegado el momento de compartirlo con los dems. Para ello dispones de numerosas

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Curso

Controla tus nmeros


Avanzamos en este curso de Office 2007 y en esta ocasin nos detendremos a conocer las novedades y los cambios que ha sufrido Excel, la potente hoja de clculo de la suite Office. Si quieres estar al da, aqu tienes lo que necesitas saber.

Gua del curso


1. Office y Word 2007
Instalacin de Office 2007. Word 2007, escribe ms cmodamente. Los nuevos formatos PC Today n 155

2. Excel 2007, controla tus nmeros


Formatos condicionales. Frmulas y funciones. Los nuevos grficos. Impresin mejorada. PC Today n 156

3. PowerPoint, comunica tus ideas


Crea una presentacin efectiva. Diagramas y modelos. Otras novedades. Formatos porttiles. PC Today n 157

4. Access, datos en orden


Insertar datos. Filtros y ordenacin. Vistas mejoradas. El panel de exploracin. PC Today n 158

5. Outlook y Publisher
Configurar cuentas de correo. Funciones antispam. Publicaciones a tu medida. Crear una publicacin. PC Today n 159

6. Las herramientas de Office


Infopath 2007. Office Picture Manager. Office Document Imaging. Office Document Scanning. PC Today n 160

ambin Microsoft Excel ha sufrido una importante remodelacin y se ha sometido a la "ciruga esttica" para adaptarlo a la nueva orientacin a tareas que se est adaptando en todo el software de la casa de Redmond. Sin embargo, en este caso en particular, este cambio es ms que bienvenido y si eres un usuario principiante, pronto vers las ventajas del mismo. Debido a que Excel dispone de cientos de frmulas y habitualmente hay ms de una forma de llegar a la misma solucin, la orientacin a tareas te facilitar mucho el encontrar el camino ms rpido para resolver el problema que tienes en cada momento. Adems, se han ampliado los

lmites de las hojas de clculo y ahora se permiten ms filas y ms columnas, de modo que puedes crear hojas mayores y ya no tienes que partir tus grandes proyectos en varias de ellas. Adems se han aadido funciones de formato condicional, lo que te permite destacar la informacin importante de inmediato. En general, el programa ha sufrido numerosas mejoras en diversos aspectos, pero lo ms destacado es, tal vez, el cambio de interfaz y el esfuerzo realizado en las posibilidades de trabajo compartido y en permitir un acceso ms rpido a las funciones del programa aunque no tengas muchos conocimientos.Resulta asimismo destacable el sistema el sistema de ayuda

online, que se combina con la ayuda offline que se encuentra en los ficheros de ayuda de tu propio PC. Si hay informacin ms actualizada en la Red, recibirs siempre la ms nueva. A todo esto hay que unir Office Online, el servicio de Microsoft mediante el que puedes obtener plantillas para tus documentos y toda suerte de elementos para la suite Office, junto con actualizaciones importantes.

Excel incorpora importantes mejoras para los usuarios sin muchos conocimientos.

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 2

Excel 2007, primer contacto


Si inicias Microsoft Excel 2007 desde el men Inicio, vers que en este caso, al igual que ocurra en Word, la barra de mens ha desaparecido y en su lugar se encuentra lo que Microsoft ha dado en llamar la cinta de opciones o banda de opciones (de momento la traduccin no es definitiva y se utilizan ambas). No es posible desactivarla, de modo que debes acostumbrarte a esta nueva forma de trabajar, ya que se extender de Office a prcticamente todos los programas de Microsoft en los prximos aos. A continuacin vers los elementos ms importantes de la nueva interfaz. Lo primero que vers, como ya hemos dicho, es que la barra de mens ha desaparecido y en su lugar se encuentra la cinta de opciones. Es importante que comprendas el cambio de filosofa, porque ahora no debes pensar en trminos de "En qu

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men se encuentra esto?" sino ms bien plantearte "qu quiero hacer?". As, las funciones se han reagrupado de una forma ms coherente con el flujo de trabajo. Gran parte de los botones de la cinta de opciones ahora se despliegan en grandes mens en los que puedes elegir qu es lo que necesitas. Otros botones abren cuadros de dilogo, como hasta ahora. La diferencia con respecto a los cuadros actuales que siempre se encuentran agrupados junto a funciones similares. Tambin la barra de estado ha sufrido cambios y ahora puedes crear hojas nuevas directamente con un click sobre la nueva pestaa Insertar hoja de clculo. Tambin tienes la posibilidad de grabar y reproducir macros con los botones correspondientes (bajo las pestaas de las hojas).

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Finalmente, las funciones de control de vistas y de zoom tambin se han desplazado a la barra de estado. Los podrs encontrar en la parte derecha de la misma. Con el regulador que se ha incluido, puedes ajustar el nivel de ampliacin rpidamente, sin necesidad de que tengas que utilizar ningn men. Y con los tres botones de vistas puedes pasar de un modo a otro.

Resumiendo...
Iniciar Excel 3 Observar interfaz Probar botones y observar mens desplegables Ver nueva pestaa y botones en la barra de estado Observar controles de vistas y zoom en la barra de estado

Utilizar hojas de clculo de versiones anteriores


En realidad, la utilizacin de hojas de clculo de versiones anteriores de Excel no representa ningn problema ni trabajo adicional, siempre que no vayas a volver a abrirlas con la versin antigua de este programa de hoja de clculo. Esto se debe a que la conversin de los formatos de fichero de las versiones antiguas se realiza automticamente. Sin embargo, si introduces alguna caracterstica nueva en la hoja, es obvio que la versin anterior no la soportar. Por este motivo, si realizas una conversin "hacia atrs", puedes perder algunas cosas. Nunca en los datos que hayas introducido, pero s en formatos, frmulas con funciones nuevas, etc. En este caso, Excel te mostrar un aviso y debers guardar el fichero en el formato nuevo. Haz click en el icono de Office en la esquina superior izquierda del programa para desplegar el men principal de Excel. Luego, haz click en Abrir y navega hasta la carpeta que cierres el archivo, haciendo click sobre el icono de Office y pulsando sobre Cerrar , no vers ms preguntas que la que la consulta sobre si quieres guardar los cambios. En cambio si abres un fichero ms antiguo, digamos que de Excel 4.0, Excel 3.0 o incluso Excel 2.1, la cosa cambia sustancialmente. En este ejemplo se trata de un archivo de Excel 3.0. Puedes

reconocer su antigedad incluso en el formato del que dispone. Si realizas alguna modificacin y cierras el archivo con clicks sobre el icono de Office y Cerrar , debes contestar S a la pregunta sobre si quieres guardar los cambios. Pero entonces aparecer otro cuadro de dilogo que te indica que no es posible guardar el libro en el formato antiguo y que tendrs que seleccionar uno ms nuevo. Haz click sobre Aceptar.

contenga la hoja de clculo que quieres importar. Haz un doble click sobre la misma para abrirla. Eso es todo. No importa con qu versin de Excel hayas creado el fichero, Office 2007 lo abrir directamente y lo convertir segn sea necesario para que puedas visualizarlo. Ahora ya puedes utilizar el archivo como siempre, realizar tus clculos, editar los datos, etc. Como puedes observar, en el fichero del ejemplo hay imgenes incrustadas, lo cual supone un "problema adicional" a la hora de exportar la hoja. En este caso se trataba de un fichero de Excel 2000, de modo que si realizas cambios, a menos que sean muy avanzados, cuando

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Curso
Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como... y debers elegir un formato ms nuevo, como Libro de Excel, Libro Excel 97-2003 o Libro de Excel habilitado para macros. La entrada Libro de Excel corresponde al formato de Excel 2007 y es el formato ms nuevo de todos. Eso s, recuerda que si

Resumiendo...
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Icono de Office 3 Abrir 3 Abrir carpeta Emplear archivo 3 Icono de Office 3 Cerrar Icono de Office 3 Cerrar 3 S Aceptar Guardar como tipo 3 Libro de Excel 3 Guardar

guardas el fichero de esta forma, no podrs abrirlo de nuevo en ninguna de las versiones anteriores de Excel. Luego haz click en Guardar.

Crear un libro de Excel desde cero


En este ejercicio vers cmo crear un libro de Excel partiendo desde cero. Vers cmo aadir hojas nuevas, cmo relacionar los datos que hay en ellas, cmo asignar formatos coherentes y cmo utilizar los datos en Microsoft Word 2007, que ya conociste en la entrega anterior del curso. No olvides que ests trabajando con una versin Beta, lo que significa que algunas funciones pueden no estar disponibles o no reaccionar como podras esperar de ellas. En ningn caso trates con datos sensibles o muy importantes para ti y los confes nicamente al tratamiento de esta versin. Utiliza siempre una copia de un fichero Excel de una versin anterior, hasta que tengas la versin final de Excel 2007. Inicia Excel desde el men Inicio . Para este ejemplo crears una hoja de ventas de electrodomsticos en diferentes categoras, por meses. De modo que comienza por escribir los ttulos de las columnas, serellena todos los datos que necesites en la tabla, cuyo diseo, como ves, ya est casi terminado.

Una vez guardado el libro de Excel aade un sumatorio de totales a cada columna, para que as sepas cunto han totalizado las ventas en cada categora a lo largo del ao. Coloca el cursor debajo de la categora Neveras y activa la pestaa Inicio. Al la derecha de la misma se encuentra por qu trabajar ms de la cuenta? As que selecciona la tabla al completo con ayuda del ratn, presiona Ctrl+C para copiarla en el Portapapeles y luego haz click en la pestaa llamada Hoja2.

A continuacin, selecciona todas las celdas de datos que hay en la tabla (es decir, la tabla al completo sin cabeceras) y elige despus el estilo de celda Clculo. Luego,

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un botn con la letra griega Sigma, el smbolo matemtico del sumatorio. Haz click en la flecha de la derecha, para desplegar las opciones disponibles. Selecciona la entrada Suma y luego pulsa sobre el botn Enter para aceptar la frmula. No es necesario que repitas esta operacin para todas las casillas. Coloca el cursor de nuevo sobre esta primera suma con un click. Luego estira una seleccin hacia la derecha, hasta que

Coloca el cursor en cualquier casilla vaca de la Hoja2 y pulsa las teclas Ctrl+V para pegar el contenido de la tabla. En este caso se trata de una tabla que contiene las ventas de los pequeos electrodoms-

ticos, de modo que adapta las cabeceras y los datos segn puedes ver en la figura adjunta.

gn se ve en la figura adjunta. Aade tambin los nombres de los meses en las filas. Ahora debes aplicar el formato a la fila y la columna de cabecera. Selecciona las celdas de cabecera superiores con el ratn. Luego, haz click en la pestaa Inicio y en el botn Estilos de celda. Se desplegar un amplio men en el que puedes elegir el modelo que ms te guste. Haz click sobre Salida, en la segunda fila. Repite esta operacin pero seleccionando ahora la columna de los meses.

Para terminar, haz click en el icono de Office y en Guardar como. Escribe un nombre de fichero para la hoja y asegrate de que tienes seleccionado Libro de Excel en Guardar como tipo. Pulsa en Guardar.

englobes todas las casillas de esa fila en la tabla. Para terminar, utiliza la combinacin de teclas Ctrl+D para rellenar la misma frmula hacia la derecha. Excel adaptar automticamente esta frmula para que sea correcta en todas las columnas.

Aplica un formato que te guste, de la misma forma que ya has hecho antes, con el men Estilos de celda y ya has terminado con tu hoja de clculo inicial. Ahora lo que hars es seleccionar todos estos datos y copiarlos en una nueva hoja, porque necesitas una tabla similar. De modo que,

Vuelve atrs, a la Hoja1 , haciendo un click de ratn sobre la pestaa inferior correspondiente. Como lo que quieres es ver todos los totales en la hoja principal del libro, necesitas crear los vnculos correspondientes. Coloca el cursor por debajo del total que tienes en pantalla,

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 2


en la primera casilla. Luego escribe el signo "=para iniciar la introduccin de una frmula. Acto seguido, haz click en la pestaa Hoja2 y en la primera casilla de suma de la tabla que acabas de crear. Luego pulsa sobre Enter y volvers a la Hoja1. Vers que el mismo valor que aparece en te, de la forma que ya viste en el paso 2 y escribe los ttulos correspondientes a cada casilla (o cpialos de la Hoja2). lecciona la tabla y pulsa sobre Ctrl+C. Inicia Word y escribe el texto que desees. Despus, activa la pestaa Inicio y haz click en la flecha inferior del botn Pegar. Selecciona Pegado especial. Ests dando estos pasos porque no quieres simplemente pegar los datos en el documento, sino que, si alguna vez actualizas la hoja en Excel, quieres que los datos como un vnculo a un objeto. Selecciona Pegar vnculo y Hoja de clculo de Office Excel Objeto en la lista central. Haz click en Aceptar. El resultado es la integracin de la hoja en Word, en el lugar en que tuvieras el cursor. Vers que, con cada cambio del fichero de Excel, tambin se actualizarn los datos en Word.

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Ya tienes listo tu primer libro de Excel 2007, con celdas vinculadas entre diferentes hojas de clculo. Ahora vas a aprovechar estos datos en Word, para aadir tu informe anual escrito. Nada ms fcil. Se-

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la Hoja2 ahora tambin se encuentra en la Hoja1. Al igual que en el caso anterior, selecciona toda la fila inferior y pulsa sobre Ctrl+D para rellenar el resto de las frmulas de forma automtica. Despus, aplica un formato que te gus-

la prxima vez que abras el documento de Word, este tambin se actualice automticamente. De modo que debes pegar

Resumiendo...
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Iniciar Excel 3 Escribir datos Seleccionar celdas cabecera 3 Inicio 3 Estilos de celda 3 Salida Seleccionar celdas 3 Clculo 3 Rellenar datos Icono Office 3 Guardar como 3 Escribir nombre 3 Guardar como tipo 3 Libro de Excel 3 Guardar 5 Colocar cursor 3 Inicio 3 Suma 3 Suma 3 Enter 6 Colocar cursor 3 Seleccionar casillas 3 Ctrl+D 7 Estilos de celda 3 Aplicar formato a eleccin 3 Seleccionar tabla 3 Ctrl+C 3 Hoja2 Colocar cursor 3 Ctrl+V Hoja1 3 Colocar cursor 3 Escribir = Hoja2 3 Primera casilla de suma 3 Enter 3 Ctrl+D 3 Aplicar formato Seleccionar tabla 3 Ctrl+C 3 Iniciar Word 3 Inicio 3 Pegar 3 Pegado especial 12 Pegar vnculos 3 Hoja de clculo de Office Excel Objeto 3 Aceptar 13 Observar resultado

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Temas y estilos
Las hojas de clculo suelen ser bastante "sosas", visualmente hablando. Aplicar un diseo "decente" te puede llevar un buen rato, especialmente cuando se trata de hojas grandes o complejas. Adems, para cada nueva hoja del mismo tipo debes repetir el formato una y otra vez. Con Excel 2007 esto ha llegado a su fin ya que dispone de la posibilidad de aplicar temas y estilos a las hojas de clculo de forma muy sencilla y con apenas unos clicks, con lo que puedes homogeneizar el aspecto esttico de todos tus trabajos rpidamente. Vas a aprovechar directamente la hoja de clculo que has creado antes para modificar los formatos de ambas hojas sin apenas esfuerzo. De modo que brela, si no la tienes abierta todava, y haz click en la pestaa Hoja1, en la parte inferior de la ventana. Selecciona la tabla al completo, incluidas las cabeceras.

Selecciona uno de los diseos que te guste y haz click en l. Aparecer otra ventana en la que simplemente debes pulsar sobre Aceptar. Esta ventana te permite modificar la seleccin que has realizado, si quieres, antes de aplicarla. De modo que si has cambiado de idea y deseas incluir

Al igual que en el caso de los estilos, que puedes aplicar a slo una parte de la hoja, los temas son ms genricos y afectan a todo el contenido de la hoja de clculo. As que en es-

Haz click en la pestaa Inicio y luego en el botn Estilos de celda. Para comenzar debes anular los formatos de celda que aplicaste en el ejercicio anterior. Selecciona la entrada Normal de la ventana que se abre. Luego haz click en Dar formato como tabla. Se desplegarn una serie de diseos que afectan a la tabla por completo.

ms o menos parte de la tabla, este es el momento de elegir el rango de celdas arrastrando el ratn sobre ese rea. El resultado lo puedes ver en la figura.

te caso no es necesario que elijas nada. Activa la pestaa Diseo de pgina con un click y luego pulsa sobre la flecha del botn Temas. Conforme pasas el cursor por los temas, podrs ver una previsualizacin. Haz click en Metro.

Resumiendo...
1 2 3 4
Abrir hoja 3 Hoja1 3 Seleccionar tabla Inicio 3 Estilos de celda 3 Normal 3 Dar formato como tabla Seleccionar diseo 3 Aceptar Diseo de pgina 3 Temas 3 Metro

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Curso

Plantillas
Al igual que los temas y los estilos te permiten disear tus hojas de clculo visualmente, las plantillas tienen tanto una funcin esttica como visual. En este caso es altamente recomendable que tengas una conexin a Internet, ya que las mejores plantillas estn en Office Online. Inicia Excel 2007 y vers una hoja de clculo en blanco. Ahora haz click en el icono de Office y en Nuevo y se te presentar la ventana de la figura, en la que dispones de varias categoras, a la izquierda, y previsualizaciones de los documentos en el centro.

Al cabo de unos segundos aparecer la factura en pantalla, lista para ser rellenada. Slo necesitas escribir los datos reales en las diversas casillas de la factura e imprimirla.

Haz click en la categora Facturas y espera a que se carguen las previsualizaciones. Elige la primera, Factura de servicios con clculo de impuestos, haciendo click sobre ella y despus pulsa sobre la opcin Descargar.

Resumiendo...
1 Iniciar Excel 2007 3 Icono Office 3 Nuevo 2 Facturas 3 Factura de servicios con clculo de impuestos 3
Descargar 3 Rellenar datos segn corresponda

Formatos condicionales
Esta es una funcin realmente interesante y que, si eres usuario habitual de Excel, seguramente has echado en falta ms de una vez. Te permite crear una celda cuyo formato (colores, tipografa, degradados, etc.) vare en funcin del tipo de datos o del valor que contenga. Por ejemplo, si una cifra de beneficios pasa a ser negativa, puedes teir toda la celda de rojo brillante para llamar la atencin sobre ello. Esta funcin resulta especialmente til en aquellas hojas que contienen un gran nmero de resultados. Con su ayuda podrs dirigir la atencin a los datos que realmente importen. Selecciona la parte central de una tabla de datos, por ejemplo la que ya utilizaste en ejercicios anteriores sobre las ventas de electrodomsticos. No incluyas las cabeceras en

animamos a que investigues las dems posibilidades que te ofrecen estos formatos condicionales, probando por tu cuenta.

la seleccin, ya que el formato condicional es especialmente apropiado para masas de datos. Activa la pestaa Inicio y haz click sobre el botn Formato condicional. Se desplegar un extenso men. Activa la entrada Barras de datos, para comenzar, y selecciona las barras naranjas. Inmediatamente vers la previsualizacin del resultado en pantalla. La barra es proporcional al valor de la casilla correspondiente

Prueba ahora con la variante Escalas de color . En este caso, apreciars que las casillas se tien de un color proporcional al valor que contienen. Por ejemplo rojo para los valores altos, verde para los bajos y naranja para los medios. Te

Resumiendo...
1 Seleccionar parte central de los datos 2 Inicio 3 Formato condicional 3 Barras de datos 3 Seleccionar barras
naranjas

3 Escalas de color 3 Probar otras variaciones

Frmulas y funciones
El nmero de funciones de Excel sobrepasa con creces las 100, eso sin contar las funciones estadsticas y algunas otras especiales. Pero no debes olvidar que Excel es un programa de hoja de clculo y que, por ello, se basa en las matemticas. As que las frmulas son realmente la base de Excel. Para facilitar su introduccin, la nueva versin 2007 dispone de una barra de frmulas redimensionable y de una funcin de autocompletado que te facilitarn la introduccin de las frmulas.

Una de las mejoras que ms agradecers, especialmente si tienes la necesidad de escribir frmulas de cierta longitud, es la posibilidad de desplegar la barra de frmulas. Esto te permitir, dentro de la casilla de frmulas, ver tres lneas a la vez. Eso suele ser suficiente incluso para las frmulas ms extensas. Para desplegar la barra, simplemente haz click con el botn izquierdo del ratn en las flechas de la derecha y ya podrs ver hasta tres lneas a la vez de tu frmula. Si lo necesitas, tienes

la posibilidad de estirar la ventana de frmulas con tu ratn para ver an ms lneas.

A la hora de escribir funciones de Excel, la opcin Autocompletar resulta de gran ayuda. Mediante esta opcin, Excel hace que se despliegue ante ti una lista que te va mostrando todas las funciones que comienzan con la letra que ests escribiendo. As, en cuanto en la lista apa-

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 2


rezca la funcin que necesitas no tendrs qie acabar de teclearla manualmente. Bastar con que pulses sobre la tecla Enter y el nombre de funcin se completar automticamente en la pantalla, dentro de la casilla en la que ests escribiendo. Si tienes que escribir numerosas funciones, esta opcin te permitir ahorrar mucho tiempo a la vez que reduce los errores que t puedes cometer a la hora de teclear una frmula manualmente.

Resumiendo...
1 Desplegar barra de frmulas 3 Editar frmula 2 Escribir frmula 3 Pulsar Enter cuando aparezca la frmula correcta

Ordena y filtra tus datos


Aunque las funciones de ordenacin y filtrado de datos corresponden ms a una base de datos -como vers en la cuarta entrega de este curso- sin duda resulta muy sencillo que termines por acumular ingentes cantidades de datos en una hoja de clculo de Excel. Llegado a ese punto, necesitars de alguna forma rpida para encontrar lo que necesitas exactamente o descartar todo aquello que no tiene relevancia para la tarea actual. Las funciones de ordenacin y filtrado te ayudan justamente en estos cometidos. Utiliza la hoja que has creado sobre venta de electrodomsticos para este ejercicio. Selecciona la tabla al completo con la ayuda del ratn, incluyendo las columnas y filas de cabecera. Ahora haz click en la pestaa Inicio y Se abrir el cuadro de dilogo de la figura, en el que puedes establecer las reglas de ordenacin en funcin de lo que necesites. Despliega las diferentes listas y elige lo que necesites en cada caso. Luego haz click en el botn Aceptar.

Despliega una de esta listas y haz click en la entrada Filtros de nmero. Se desplegar un men adicional en el que puedes elegir el tipo de filtro que quieres. En este caso haz click sobre Mayor que.

estas premisas puedes combinar las reglas segn necesites tener a la vista unos datos u otros.

Finalmente, haz click en Aceptar. Vers que Excel realmente hace "desaparecer" a todos los datos que no cumplen con las reglas indicadas. Esto te permite simplificar

Si necesitas una ordenacin por mltiples niveles, Excel 2007 te ofrece la flexibilidad que requieres. Una vez que hayas establecido el parmetro de ordenacin principal, haz click en el botn Agregar nivel y

Se abrir un cuadro de dilogo en el que puedes establecer hasta dos parmetros de filtrado. Slo los valores que los cumplan sern mostrados en pantalla. Todos los dems sern ocultados automticamente por Excel. Siguiendo

hojas de clculo de gran complejidad, al menos visualmente, para encontrar lo que necesitas. Para anular el filtro que has establecido, selecciona la casilla que est filtrada y haz click de nuevo sobre el botn Ordenar y filtrar y localiza la entrada Borrar. Pulsan-

luego en el botn Ordenar y filtrar que se encuentra en la parte derecha de la cinta de opciones. Ahora vers que dispones de varias opciones. Tanto Ordenar de A a Z como Ordenar de Z a A son inmediatas y tienen en cuenta nicamente la primera columna de la seleccin. Por su parte, la entrada Orden personalizado te ofrece ms control, de modo que haz click sobre ella.

se crear una nueva lnea en la que puedes establecer un orden secundario. Adems, si lo necesitas, an puedes aadir ms condiciones de ordenacin, adems de la principal. En cuanto a la funcin de filtrado, lo primero que debes hacer es activarla. Para ello, selecciona toda la tabla y tras esto haz click en el botn Ordenar y filtrar . Activa la entrada Filtro y vers que en las cabeceras verticales de la tabla aparecen flechas que te levarn a distintas listas desplegables.

do una vez sobre la misma anulars el filtro establecido y todos los datos volvern a aparecer. Recuerda seleccionar la tabla (al menos la parte que se ve) antes de emplear esta opcin.

Resumiendo...
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Seleccionar tabla 3 Inicio 3 Ordenar y filtrar Orden personalizado Seleccionar tipo de orden necesario 3 Aceptar Agregar nivel 3 Seleccionar tipo de orden Seleccionar toda la tabla 3 Ordenar y filtrar 3 Filtro Desplegar una lista 3 Filtros de nmero 3 Mayor qu Establecer parmetros de filtrado Aceptar 3 Observar resultado Ordenar y filtrar 3 Borrar

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Curso

Los nuevos grficos


Disponer de muchos datos siempre es una ventaja, pero sin duda los nmeros se comunican mucho mejor visualmente, en forma de grfico, que en forma de guarismo. Por este motivo Excel 2007 dispone de nuevas funciones grficas que mejoran la legibilidad de los mismos y de formatos rpidos que reducen el tiempo que tardars en conseguir un grfico que exprese lo que necesites. Vuelve a utilizar tu tabla de ventas de electrodomsticos para este ejercicio. Seleccinala al completo, incluidas las cabeceras. Luego activa la pestaa Insertar . En la parte central de la pantallas aparecern los diversos tipos de grficos que Excel pone a tu disposicin. En este caso, haz click sobre Lnea y, dentro de este tipo, selecciona la subcategora Lneas 3D. Aparecer un grfico en la hoja. Arrstralo hasta un lugar apropiado y luego estralo por los laterales, sin soltar el botn de tu ratn, hasta que tenga el tamao que necesitas.

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que aparecen hasta que encuentres un diseo que te parezca apropiado para tu grfico. Debes saber que dispones de una barra de desplazamiento que te permite el acceso a otras muchas posibilidades, ms all de las 5 o 6 que puedas ver en pantalla. Hay grficos con sombras, monocolor, multicolor, con tabla de datos, etc.

En el apartado Diseo rpido tambin cuentas con numerosas posibilidades creativas para tu grfico tales como la de agregar los valores de los puntos, eliminar las lneas de gua del grfico, agregar una leyenda, etc.

Resumiendo...
Una vez posicionado y con el tamao correcto, puedes utilizar las nuevas funciones de grficos para retocarlo. En la pestaa Diseo haz click sobre las diferentes entradas,

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Seleccionar tabla 3 Insertar 3 Lnea 3 Lneas 3D Arrastrar grfico 3 Estirar a tamao deseado Diseo 3 Seleccionar entrada Diseo rpido 3 Seleccionar entrada

Impresin mejorada
Si necesitas obtener extractos de tus datos en papel, para tus reuniones o presentaciones, Excel 2007 te facilita el diseo de las pginas con la nueva vista Diseo de pgina que te permite trabajar directamente con todos los elementos visuales en pantalla (encabezados, pies, etc.). Pero no slo eso. Tambin puedes exportar tus datos a los formatos PDF y XPS para conseguir una impresin correcta en cualquier tipo de ordenador que sea capaz de ver el formato PDF o que disponga de un navegador con soporte a XML. Para iniciar la impresin, despliega el men de Office y haz click en la flecha de la entrada Imprimir . Pulsa en la opcin Vista preliminar para obtener una previsualizacin de la pgina. Esto te ayudar a determinar la distribucin de los elementos si fuera necesario. Otra posibilidad es que actives la pestaa Vista . Luego haz click en Page Layout View (vista de diseo de pgina). Esto te permitir seguir editando la hoja mientras ves

cmo va a quedar impreso. Adems, puedes ver tambin las pginas adyacentes, lo que resulta muy til cuando intentas imprimir hojas de clculo de gran extensin. Para terminar, aparecer el cuadro de dilogo estndar de impresin que ya conoces de Windows y en el que debes configurar los ltimos detalles, como la calidad de impresin, si quieres ms de una copia, etc. Cuando termines, haz click en Imprimir.

Si necesitas enviar un documento por fax, Excel 2007 dispone de una impresora virtual llamada Office Document Image Writer, la cual genera ficheros grficos TIF en la resolucin apropiada para enviarlos mediante cual-

quier programa de fax o a travs de Internet. Emplea la combinacin de teclas Ctrl+P para abrir el cuadro de dilogo de impresin y despus selecciona Image Writer en la lista Nombre. Haz click en Propiedades y en la pestaa Avanzadas. Marca la entrada TIFF - Fax Monocromo y determina una carpeta a la que exportar las pginas con Examinar. Haz clcik en Aceptar para iniciar la conversin.

Resumiendo...
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Imprimir 3 Vista preliminar Vista 3 Page Layout View Establecer parmetros 3 Imprimir CTRL+P 3 Image Writer 3 Propiedades 3 Avanzadas 3 TIFF 3 Aceptar

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Curso

Comunica tus ideas


Tras ver las dos primeras partes de este curso, seguro que ya te has acostumbrado al nuevo aspecto de las aplicaciones de Office 2007. Tambin Powerpoint sigue esa lnea y viene cargado de novedades. Aprende aqu cmo aprovecharlas en tu trabajo diario.

Gua del curso


1. Office y Word 2007
Instalacin de Office 2007. Word 2007, escribe ms cmodamente. Los nuevos formatos PC Today n 155

2. Excel 2007, controla tus nmeros


Formatos condicionales. Frmulas y funciones. Los nuevos grficos. Impresin mejorada. PC Today n 156

3. PowerPoint, comunica tus ideas


Crea una presentacin efectiva. Diagramas y modelos. Otras novedades. Formatos porttiles. PC Today n 157

4. Access, datos en orden


Insertar datos. Filtros y ordenacin. Vistas mejoradas. El panel de exploracin. PC Today n 158

5. Outlook y Publisher
Configurar cuentas de correo. Funciones antispam. Publicaciones a tu medida. Crear una publicacin. PC Today n 159

6. Las herramientas de Office


Infopath 2007. Office Picture Manager. Office Document Imaging. Office Document Scanning. PC Today n 160

as presentaciones tienen un gran nmero de aplicaciones. Lo habitual, hasta ahora, era utilizar las presentaciones casi exclusivamente para realizar demostraciones comerciales de productos, servicios, estrategias, etc. Se utilizaban, bsicamente, para plantear objetivos en reuniones de empresa, ilustrar el progreso de productos, etc. Sin embargo, gracias a la flexibilidad y potencia de Powerpoint, hoy en da las presentaciones se emplean para casi cualquier cosa. Desde animaciones, hasta lbumes de fotos, para chistes, bromas, etc. Resulta tan fcil crear una presentacin que sus aplicaciones no tienen ningn lmite. Y PowerPoint 2007 no hace ms que contribuir a todo ello

con su facilidad de uso incre- secuencias de imgenes esmentada, su gran nmero de tticas y sin ningn tipo de nuevas plantillas y sus especta- atractivo visual. Con Powerculares efectos de animacin. Point 2007 sers capaz de Adems, las presentaciones convencer a cualquiera de lo ya no son algo meramente que te propongas. Adems, tiepasivo. Ya no te sientas de- nes ahora un buen nmero de lante de una pantalla a que posibilidades para distribuir te expliquen algo sealando tu presentacin de forma rpi"dibujitos" en la imagen del da y efectiva, para que llegue proyector. Las presentaciones rpidamente a manos de tose han vuelto interactivas, con dos los interesados. De modo la posibilidad de incluir hiper- queall vamos! vnculos a Internet, vdeo, audio, narraciones o incluso otros documentos de Microsoft Office que contribuyan a la presentacin. As que olvdate de las aburridas reuniones PowerPoint 2007 te permite incluir numecon interminables rosos recursos en tus presentaciones.

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 3

PowerPoint 2007, primer contacto


Al igual que en el caso de Word y de Excel, la barra de mens ha desaparecido en PowerPoint, dejando paso a una cinta mucho ms ancha, con ms posibilidades. Algo que agradecers especialmente en este programa, ya que tiene muchos componentes de diseo y muchos elementos visuales que podrs manejar mejor mediante previsualizaciones de buen tamao en vez de con una simple entrada de men, como hasta ahora.

puedes ver una previsualizacin directa en la diapositiva que tengas abierta en ese momento. Pasa a la pestaa Animaciones. Aqu, en la parte central, tienes toda una serie de transiciones para agregar a tus diapositivas. Igual que siempre en Office 2007, puedes pre-

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Pasa ahora a la pestaa Insertar. Aqu dispones de numerosos elementos grficos para insertar en tus diapositivas, pero el ms interesante es tal vez Photo Album, que te ayuda a crear un lbum fotogrfico con slo un par de clicks.

Inicia el programa con clicks sobre Inicio, Todos los programas, Microsoft Office y Microsoft Powerpoint 2007 Beta 2. Al cabo de unos segundos se abrir la pantalla principal de la aplicacin.

Finalmente, las posibilidades de preparacin y revisin de los documentos se han mejorado sensiblemente y ahora te ofrecen un control mucho mayor sobre tus presentaciones a la hora de distribuirlas por Internet. Pero dejemos las posibilidades tericas y vayamos directamente a utilizarlas.

visualizar el efecto directamente si dejas el cursor unos segundos encima de la animacin correspondiente.

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Como vers, poco ha cambiado, a excepcin del asunto de la barra de mens. Lo que no es poco, en realidad, como vers a continuacin. Haz click sobre la pestaa Inicio , por ejemplo y despliega la lista Estilos de WordArt. Con un click puedes asignar estilos complejos a cualquier texto.

Con el patrn de diapositivas puedes crear una presentacin en minutos, por muy compleja que sea. Adems puedes convertir tus propias diapositivas en patrones, para reutilizarlas una y otra vez.

En la pestaa Diseo dispones de decenas de plantillas, extremadamente elaboradas, para tus diapositivas. Simplemente colocando el cursor encima de cualquiera de ellas

Resumiendo...
1 Inicio 3 Todos los programas 3 Microsoft Office 3 Powerpoint 2007 2 3 4 5 6 7
Beta 2 Inicio 3 Estilos de WordArt 3 Elegir estilo Insertar 3 Photo Album 3 Observar el resultado Diseo 3 Previsualizar plantillas Animaciones 3 Previsualizar animaciones Patrn de diapositivas 3 Ver disponibles Icono Office 3 Finalizar 3 Ver opciones

Crea una presentacin efectiva


La mejor manera de comunicar informacin a otras personas es visualmente. Por ello las presentaciones deben ser claras, sin demasiado texto y, sobre todo, estticamente apropiadas. Una presentacin con demasiados colores o muy vaca no consigue comunicar la idea principal. PowerPoint 2007 dispone de todas las herramientas que necesitas. La tarea es crear una presentacin sobre las cuatro estaciones del ao y cules son las ventajas de cada una para el turismo. Inicia el programa y vers una presentacin en blanco. Lo primero que debes hacer es determinar el estilo general que quieres utilizar en tu presentacin.

Para ello haz click en la pestaa llamada Diseo y despliega la lista Temas. Para ello debes hacer click una vez con tu ratn sobre la flecha orientada hacia abajo que hay a la derecha de las previsualizaciones. Selecciona, por ejemplo, el tema llamado Deluxe. Haz un click sobre el recuadro correspondiente para aplicarlo.

Ahora debes escribir el ttulo de la presentacin. Haz click en el recuadro principal y escribe Va-

caciones en las 4 estaciones. Puedes pulsar Enter para separar las lneas por donde quieras.

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N 157

A continuacin, centra el texto en la ventana con un click de ratn sobre la pestaa Inicio y otro sobre el icono Centrar. En-

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Curso
casos. Como ves, esta diapositiva es la introduccin al tema, para situar a la audiencia en el contexto apropiado. Necesitas una nueva diapositiva. Crala. En este punto quieres insertar cuatro diapositivas, una dedicada a cada estacin del ao, ensalzando las bondades de cada una de ellas. Haz click en Agregar diapositiva y, esta vez, selecciona Contenido con ttulo.

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contrars ambos en la barra de herramientas. Asegrate de que el recuadro de texto est seleccionado.

Ahora necesitas nuevas diapositivas. Comienza por hacer un click en la pestaa Insertar . Luego pulsa sobre el botn Agregar diapositiva y selecciona la entrada Encabezado de seccin.

Selecciona ahora el segundo prrafo y haz click con el botn derecho del ratn. Aparecer una barra de formatos y el "tpico" men contextual de Microsoft

Luego, selecciona todo el texto del cuadro con el ratn y despliega la lista Estilos de WordArt, que se encuentra a la derecha. Asigna el estilo 13 de la lista. Se encuentra en la tercera fila. Haz click para aceptarlo.

Powerpoint. Haz click en el botn del Color de texto y selecciona un tono amarillo para el mismo.

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Se aadir una nueva diapositiva a tu presentacin. Escribe el ttulo Agosto es slo un mes ms y un texto en la casilla inferior. Asigna los estilos que creas convenientes en ambos

Escribe un ttulo y un texto apropiado en las casillas superior e izquierda. Tambin desde esta pestaa dispones de un botn WordArt a la derecha. Este botn te permite asignar distintos formatos a tus textos. Crea dos prra-

Ahora vas a agregar una imagen a la parte principal de la diapositiva. Naturalmente ser una foto de la primavera. De modo que busca algo apropiado. Luego haz click sobre el icono Insertar imagen en la esquina inferior izquierda del grupo de 6. Localiza la foto y haz click en Insertar. Ya tienes una presentacin. Es muy bsica pero puedes mejorarla.

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Para continuar, escribe un subttulo en la casilla superior, de la misma forma que has hecho antes, y asgnale un estilo que te guste de la lista de WordArt. El subttulo ser Pros y contras de veranear slo en Agosto. El resultado debera parecerse a la figura.

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1 2 3 4 5 6

fos en la casilla izquierda, porque, en el ejemplo que vas a seguir, el segundo prrafo llevar un formato diferente al del primero.

Resumiendo...
Iniciar PowerPoint Diseo 3 Temas 3 Deluxe Escribir Vacaciones para las 4 estaciones Inicio 3 Icono Centrar Seleccionar todo el texto 3 Estilos de WordArt 3 Estilo 13 Escribir Pros y contras de veranear slo en Agosto 3 Asignar un estilo de entre los disponibles

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Insertar 3 Agregar diapositva 3 Encabezado de seccin Escribir Agosto es slo un mes ms 3 Asignar estilos Agregar diapositiva 3 Contenido con ttulo Escribir ttulo y texto 3 Asignar formatos Seleccionar segundo prrafo 3 Pulsar botn derecho del ratn 3 Seleccionar color amarillo 12 Icono Insertar imagen 3 Seleccionar foto en disco 3 Insertar

Mejorando la presentacin
Hasta ahora has visto los conceptos bsicos de la creacin de una presentacin. Sin embargo, PowerPoint ofrece muchas ms posibilidades que, sin mucho esfuerzo de tu parte, convertirn una presentacin normal en algo espectacular. En los siguiente pasos vas a poder aprender a usar algunas de estas herramientas y prcticas su uso mediante ejemplos.

Vas a partir de la presentacin bsica que has diseado en el apartado anterior. Para comenzar, arrastra la imagen que has elegido para ilustrar tu diapositiva sobre la primavera hacia arriba con el ratn, manteniendo el botn izquierdo de este presionado. Sigue hasta que el borde superior de la imagen quede alineado con el primer prrafo. Lue-

Te preguntars qu le ha pasado al textotranquilo, sigue ah. Pero est debajo de la foto. Cada sucesivo objeto que se crea en Power-

go estira la esquina inferior izquierda hasta que la imagen cubra totalmente el texto. Logradas esta dimensiones, suelta el ratn.

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Curso
Point se coloca "encima" de los dems. Sin embargo, puedes variar este orden de colocacin cuando quieras. As que necesitas "enviar" la foto debajo del texto. Haz click con el botn derecho del ratn sobre la foto y selecciona Enviar al fondo. El texto aparecer de nuevo, ya que ahora la imagen est "detrs". Claro que ahora te ha surgido una nueva complicacin. Como puedes apreciar, ahora el texto es visible, pero no legible. Sin embargo, tampoco esto es un problema. Selecciona todo el texto con el cursor para as

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PowerPoint pone a tu disposicin. Haz click con el botn derecho del ratn sobre la previsualizacin de la diapositiva creada, en la ventana de la izquierda. Selecciona Duplicar diapositiva y se crear una nueva, idntica a la anterior. Ya tienes gran parte del trabajo hecho: los formatos ya estn aplicados, la imagen tiene el tamao adecuado y slo necesitas editar los textos y cambiar la foto. De modo que

Finalmente, agrega una diapositiva de resumen y despedida a la presentacin. Haz click en la pestaa Insertar,despus en Agregar diapositiva y selecciona la entrada denominada Dos objetos. Luego relle-

sitivas aparecern en forma de miniaturas, ordenadas secuencialmente en pantalla para que puedas revisarlas todas de un solo vistazo. Una ventaja de Microsoft PowerPoint 2007 es que dispones de un control de zoom en la esquina inferior derecha de la interfaz del programa. De este modo, si las miniaturas que te muestra el organizador te parecen demasiado pequeas, lo nico que tendrs que hacer es arrastrar el regulador hasta el valor que te parezca ms adecuado. En la pantalla del organizador puedes reorganizar las diapositivas fcilmente. Simplemente, haz click sobre la que quieras cambiar de posicin y, sin soltar el botn del ratn, arrstrala a un

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na los textos de forma similar a los de la puedes ver en la figura. Finalmente haz click en el icono del disquete que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana. Mediante este botn proceders a guardar la presentacin en disco. Asgnale un nombre y haz click en Guardar.

poderle aplicar alguno de los efectos de los que dispone PowerPoint 2007 y que contribuirn a hacerlo legible.

Activa la pestaa Inicio, si no lo est ya, y luego haz click en el botn Efectos de texto que se encuentra a la derecha. Selecciona la entrada Brillo y se desplegar un nuevo men. Haz click en la primera casilla de la fila superior, ya que es el color

comienza con lo primero y escribe el texto relativo al verano. Luego haz click con el botn derecho del ratn sobre la foto y selecciona la entrada Cambiar imagen. Elige la nueva foto del disco y pulsa sobre Insertar.

Ahora, lo mejor es que repases tu presentacin por si te dejas algo importante que quieras explicar a tu audiencia. La mejor forma de hacerlo es mediante el organizador. Haz click en la pestaa Vista y luego en el botn Slide Sorter (an no est traducido en la versin Beta). Tus diapo-

nuevo lugar. De esta manera alteras el orden de la presentacin en slo unos segundos. Cuando termines de organizar todas las diapositivas, haz click de nuevo en el botn Normal.

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ms apropiado. Como vers, conforme bajas a filas inferiores, el efecto es cada vez ms intenso. Ya tienes lista tu primera diapositiva personalizada. Naturalmente, an te quedan otras tres, pero como estas van a ser muy similares (se trata de las otras estaciones) puedes aprovechar alguna de las funciones que

Repite ahora los pasos 5 y 6 con las dos estaciones restantes: otoo e invierno. Si, a la hora de sustituir la primera fotografa, notas que la imagen cambia de tamao (porque la foto que importas a tu diapositiva tiene una relacin de aspecto o resolucin diferente a la primera que elegiste), puedes estirarla con tu ratn desde las marcas de los bordes, hasta conseguir el tamao que necesitas.

Resumiendo...
1 Arrastrar imagen hasta el borde del texto 3 Estirar hasta pantalla 2 3 4 5 6 7 8 9 10
completa Botn derecho del ratn en foto 3 Enviar al fondo 3 Enviar al fondo Seleccionar todo el texto Inicio 3 Efectos de texto 3 Brillo 3 Elegir color Botn derecho del ratn sobre Previsualizacin de diapositiva 3 Duplicar diapositiva Cambiar textos 3 Botn derecho sobre imagen 3 Cambiar imagen 3 Elegir foto 3 Insertar Repetir pasos 5 y 6 3 Estirar fotos hasta tamao final por los bordes Insertar 3 Agregar diapositiva 3 Dos objetos 3 Pulsar en el icono Disquete 3 Escribir nombre 3 Guardar Vista 3 Slide Sorter Ajustar nivel de zoom con el regulador inferior 3 Normal

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Curso

Asignar transiciones
Ya has construido una presentacin agradable e informativa y apenas has tardado media hora. En realidad ests listo para dar esa reunin, pero seguro que algunos toques extra no le vendrn mal a la presentacin. "Bien" no es una meta suficiente"perfecto" es mucho mejor. Y las transiciones aportan ese "algo" que diferencia estos dos conceptos. Haz click en la miniatura de la izquierda de la segunda diapositiva para activarla. Luego pulsa en la pestaa Animaciones. En el centro de la banda de opciones dispones de toda una serie de animaciones. Despliega la ventana con un click sobre la flecha

gran variedad de los mismos. Esto sencillamente distrae a la audiencia del contenido de la presentacin y terminan fijndose ms en las maravillosas transiciones entre imagen e imagen. Una vez establecidas las animaciones, tienes la posibilidad de personalizarlas en funcin de lo que necesites en cada caso. Haz click, por ejemplo, en la diapositiva de la primavera. Luego activa la pestaa Animacin, si no lo est ya, y localiza la entrada Velocidad de transicin . En la lista de la derecha puedes elegir la velocidad de la transicin. Establcela en Lento, por ejemplo.

recibirn los ajustes de la que tengas seleccionada actualmente (transiciones, velocidad del efecto, etc.). Finalmente, un ltimo detalle pendiente es el avance automtico de la presentacin. No siempre quieres que una imagen se quede fija en pantalla hasta que pulses una tecla y la presentacin avance. En ocasiones necesitas que las diapositivas se muestren automticamente en secuencia, si no en toda la presentacin, s en parte de ella. Puedes elegir lo que necesites. As que haz click en la diapositiva que quieras y selecciona la casilla Automticamente despus de . Escribe un valor en la casilla de tu derecha y la imagen avanzar transcurrido ese tiempo. Tambin puedes conseguir que avance antes, si haces click con botn del ratn.

Para eliminar una animacin, simplemente selecciona la diapositiva correspondiente y haz click en la primera entrada de todas de la lista. La que representa un marco vaco. Esto anula cualquier transicin

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que tuviera la diapositiva y produce que la misma aparezca de forma repentina durante la presentacin. hacia abajo y selecciona la segunda del apartado Atenuaciones y desapariciones. Es un fundido que primero pasa por negro. Vers la previsualizacin del efecto si colocas el cursor sobre el icono. Selecciona ahora la tercera diapositiva y aplica la misma animacin. Vers que en la lista de miniaturas van apareciendo unas pequeas estrellas al lado del nmero. Esto significa que esa diapositiva tiene asignado un efecto de animacin. Contina aplicando efectos de animacin al resto de las diapositivas, pero teniendo en cuenta que es importante que no utilices una

Si quieres aplicar un cambio a toda la presentacin, no es necesario que vayas una a una por las diapositivas sino que te basta con un click sobre el botn Aplicar a todo, que se encuentra justo debajo de la velocidad de transicin. Todas las diapositivas

Resumiendo...
1 2 3 4 5
Click en 2 miniatura 3 Animaciones 3 Seleccionar animacin Click en 3 miniatura 3 Aplicar misma animacin Click en miniatura 3 Seleccionar 1 animacin Aplicar efectos al resto de diapositivas Click en diapositiva de primavera 3 Animacin 3 Velocidad de transicin 3 Lento 6 Aplicar a todo 7 Click en diapositiva 3 Automticamente despus de 3 Escribir valor

Diagramas y modelos
Ya casi dispones de una presentacin acabada, pero siempre hay lugar para las mejoras. PowerPoint 2007 incluye una serie de nuevos elementos que te permiten configurar tus diapositivas a modo de esquemas, etc. Son los grficos SmartArt que conocers a continuacin. Para utilizar los elementos de SmartArt vas a aadir una nueva diapositiva al final de las ya existentes, igual que has hecho hasta ahora. Agrega una del tipo En blanco

A la izquierda de la ventana que aparecere puedes ver las diferentes categoras existentes. Inicialmente, haz click en Todos para ver y poder sopesar todas las posibilidades existentes. Localiza la entrada con el nombre Ciclo 4 y haz click en ella para seleccionarla. Finalmente, pulsa en el botn Aceptar.

Inicialmente el grfico es ms pequeo que la diapositiva pero, al igual que ya hiciste con las imgenes, estralo por las esquinas hasta que ocupe toda la superficie disponible. Vers que a la izquierda hay una ventana con cuya ayuda ahora introducirs el texto en las diferentes casillas.

porque vas a insertar los elementos SmartArt en la misma y no necesitars ninguno de los recuadros predeterminados. Luego haz click en el botn SmartArt, en la misma pestaa Insertar en la que ya te encuentras.

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De modo que introduce el texto de la figura en los diferentes apartados disponibles. Si no sabes cul corresponde a qu posicin en

el grfico, no te preocupes. Conforme vas escribiendo, aparecer en pantalla el texto. De este modo enseguida localizars el lugar correcto para cada texto. Adems, el tamao del texto se ajusta automticamente. As, cuanto ms escribes ms pequeo se vuelve.

Hasta aqu, el grfico resulta ya bastante descriptivo. Sin embargo, ha llegado el momento de darle un toque algo ms interesante. Para ello, haz click en el botn Cambiar colores y, de entre todas las entradas que aparecen a continuacin, elige la denominada Multicolor 1. Como resultado, vers que el grfico se adapta automticamente al cambio que has introducido.

Para finalizar, despliega la lista Estilos rpidos con un click sobre la flecha hacia abajo que hay a su derecha. Selecciona el Estilo 6 3D con un click de ratn y observa cmo cambia el grfico. Ahora ya has terminado realmente con tu presentacin. Aunque, si quieres, puedes seguir investigando en las mltiples opciones que te ofrece SmartArt, ya que, gracias a ellas, con slo unos pocos clicks puedes transformar una aburrida presentacin en otra ms atractiva e interesante.

Resumiendo...
1 2 3 4 5 6
Insertar 3 Agregar diapositiva 3 En blanco 3 SmartArt Todos 3 Ciclo 4 3 Aceptar Estirar grfico por las esquinas Escribir texto Cambiar colores 3 Multicolor 1 Estilos rpidos 3 Estilo 6 3D

Los formatos porttiles


Para terminar, vas a ver los diferentes formatos en los que puedes distribuir una presentacin de PowerPoint 2007, a fin de hacerla llegar al mayor nmero de personas, incluso con independencia de si utilizan un PC o no. En primer lugar, puedes colocar tu presentacin en un CD-ROM que se puede ejecutar en Windows aunque el PC de destino no disponga de PowerPoint, ya que el CD incluir su propio reproductor. Haz click en el icono de Office,

cuadro de dilogo que se abre, para que PowerPoint aada tambin todas las tipografas que empleas en la presentacin. De esta forma, el equipo de destino ver la presentacin exactamente como t la has diseado. Luego pulsa Aceptar. A continuacin, haz click en Copia a la carpeta, para copiar todos los ficheros necesarios a una carpeta del disco duro. De esta forma puedes comprimirlos en un ZIP, enviarlos por email, copiarlos t mismo a un CD, distribuirlos por la red local, etc. En la ventana que aparece, escribe un nombre para la carpeta que se va a crear, en la casilla superior. En la inferior selecciona la carpeta principal, en la que se crear la carpeta con los ficheros de la presentacin, con un click sobre Examinar. Luego pulsa en Aceptar y en S.

Los ficheros se copiarn en unos segundos y, si abres la carpeta correspondiente, vers todos los archivos necesarios. Para iniciar la presentacin necesitas pulsar con tu ratn dos veces sobre el fichero "Play.bat" . Si copias estos archivos a un CD, no ser necesario que pulses sobre este fichero ya que en el CD tambin est el archivo de inicio automtico ( "autorun.inf" ) que iniciar la presentacin nada mas insertar el CD en el equipo.

plataformas de computacin. Para ello haz click en el icono de Office y en la flecha que hay junto a Guardar como. Selecciona la entrada PDF o XPS.

luego en Publish y finalmente en Empaquetar para CD-ROM. Se abrir la ventana de la figura. Ahora puedes elegir si quieres guardar los ficheros en una carpeta o bien grabarlos directamente a un CD virgen (o regrabable). Sin embargo, antes de decantarte por una u otra opcin, haz click en el botn Opciones. Es recomendable que elijas la opcin Fuentes TrueType incrustadas, que se encuentra en el centro del

Pero, adems de la exportacin a carpeta o CD en el propio formato de PowerPoint, tambin puedes exportar la presentacin a PDF, que es el formato de intercambio de documentos ms utilizado en todas las

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En la lista Guardar como tipo, selecciona la entrada PDF. Luego elige la calidad de exportacin como Estndar. Puedes emplear Tamao mnimo en los casos en que vayas a subir la presentacin a Internet y esta sea muy extensa. Selecciona una carpeta de destino en el cuadro superior, escribe un nombre para el fichero y haz click en Publicar.

Resumiendo...
Icono Office 3 Publish 3 Empaquetar para CD-ROM Opciones 3 Fuentes TrueType incrustadas 3 Aceptar Copiar a carpeta 3 Examinar 3 Seleccionar carpeta 3 Aceptar 3 S Ver ficheros exportados Icono de Office 3 Guardar como 3 PDF o XPS Guardar como tipo 3 PDF 3 Estndar 3 Seleccionar carpeta 3 Escribir nombre 3 Publicar

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Curso

Access, datos en orden


Tienes montones de datos en desorden? Nunca encuentras la informacin que necesitas a la primera? Access 2007 te ayudar a poner tus datos en orden de forma sencilla...porque ahora tambin est orientado a tareas. Te explicamos lo que necesitas para manejar tu informacin con eficiencia.

Gua del curso


1. Office y Word 2007
Instalacin de Office 2007. Word 2007, escribe ms cmodamente. Los nuevos formatos PC Today n 155

2. Excel 2007, controla tus nmeros


Formatos condicionales. Frmulas y funciones. Los nuevos grficos. Impresin mejorada. PC Today n 156

3. PowerPoint, comunica tus ideas


Crea una presentacin efectiva. Diagramas y modelos. Otras novedades. Formatos porttiles. PC Today n 157

4. Access, datos en orden


Insertar datos. Filtros y ordenacin. Vistas mejoradas. El panel de exploracin. PC Today n 158

5. Outlook y Publisher
Configurar cuentas de correo. Funciones antispam. Publicaciones a tu medida. Crear una publicacin. PC Today n 159

6. Las herramientas de Office


Infopath 2007. Office Picture Manager. Office Document Imaging. Office Document Scanning. PC Today n 160

as bases de datos son esos programas oscuros que todo el mundo mira de reojo en las suites de ofimtica, porque siempre van rodeados de un halo de misterio y complicacin. Hasta que las pruebas. Luego se convierten en tu mejor aliado, especialmente si trabajas con grandes volmenes de informacin y requieres obtener datos concretos, tendencias, valores, resmenes, ... a partir de dichos datos. Access ha hecho gala de base de datos compleja hasta esta misma generacin. Por fin, con Access 2007 el programa ha sufrido una importante remodelacin que simplifica enormemente su uso. Gracias a ello ya puedes acercarte a esta aplicacin y conseguir re-

sultados satisfactorios en muy poco tiempo. Sometido, como todos sus hermanos, a la nueva filosofa de orientacin a tareas, la base de datos de Microsoft ahora resulta mucho ms utilizable an sin conocimientos previos. Su aspecto se ha igualado al resto de los programas de la suite, cuando, hasta hace poco, era radicalmente diferente. De modo que cuando abras el programa te sentirs familiarizado inmediatamente con lo que veas. Por contra, la "ciruga esttica" que ha sufrido lo hace irreconocible para los usuarios antiguos. El nuevo look "a la Excel" le quita algo de esa extraeza que tena la interfaz antigua. Tambin se han reagrupado las funciones para conseguir

grupos ms homogneos y coherentes para el usuario. Junto a toda esta renovacin esttica, la aplicacin ha seguido amplindose en sus funcionalidades y agregando ms posibili-

La nueva interfaz unifica el aspecto de Access con el del resto de la suite Office.

dades para el trabajo en grupo. En las prximas pginas vers cmo crear una base de datos, organizar tu informacin y obtener buenos resultados muy fcilmente.

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 4

Access 2007, primer contacto


Quiz Access haya sufrido ms cambios que ninguna de las otras aplicaciones de Office, no slo porque han desaparecido los mens, sino porque tambin se ha acercado a Word y Excel. Eso significa que esta aplicacin, que antes era sustancialmente diferente en su aspecto al resto de la suite, se ha integrado en un estndar visual que realmente resulta beneficioso. Si te fijas en la interfaz principal del programa, se parece mucho a Microsoft Excel. Ahora las tablas ocupan toda la parte de la derecha y en la izquierda se encuentra

Desde la pestaa Crear tienes acceso a la creacin de todos los elementos que conforman una base de datos. Desde tablas, pasando por formularios, hasta informes y con-

proveniente de aplicaciones como Excel o Sharepoint, as como datos originarios de XML, archivos de texto, HTML, etc. Vers como es muy sencillo agregar todos estos tipos de informacin a tus tablas de Access para unificar mltiples fuentes. Tambin puedes controlar la exportacin de los datos a diversos formatos, como PDF o XPS.

nar y ejecutar marcos en Visual Basic, as como analizar tus datos o moverlos a una base de datos externa o a un servidor compartido. Si tienes seleccionada una tabla de datos, aparecer una pestaa adicional, llamada Datasheet (su nombre todava est sin traducir). Haz click sobre ella para poder ver su interior. Datasheet contiene todas las funciones necesarias para gestionar y editar las tablas de Access 2007 -formato, tipo de datos, etc.-. Desde esta

sultas. Puedes generarlos partiendo de cero o bien emplear alguna de las plantillas que Access incluye. Tambin puedes modificar el diseo de todos los elementos y crear macros. Activa la pestaa Datos externos y vers que puedes aprovechar toda suerte de datos ajenos a Access para integrarlos en tu base de datos. Puedes emplear informacin

Pasa ahora a la pestaa Herramientas de base de datos. Aqu tienes recogidas las funciones ms especficas, que tienen que ver con el trabajo "serio" de la base de datos. Tienes la posibilidad de gestio-

pestaa puedes, entre otras acciones, agregar o quitar filas y columnas, cambiar nombres, definir el formato de las celdas y visualizar las relaciones y dependencias entre los diferentes objetos de tu tabla.

la estructura de la base de datos. Los mens, como en el resto de Office, han cedido su lugar a la cinta de opciones. En esta, haz click en la pestaa Inicio. Desde aqu controlas las vistas de los datos, adems de todas las funciones de los registros, las de formato, las de ordenacin y filtrado y las de bsqueda.

Resumiendo...
1 2 3 4 5 6
Iniciar Access 3 Observar interfaz Pestaa Inicio 3 Observar opciones Pestaa Crear 3 Observar opciones Pestaa Datos externos 3 Observar opciones Pestaa Herramientas-> Observar opciones Pestaa Datasheet 3 Observar opciones

Tu primera base de datos con Access 2007


La mejor forma de conocer las novedades es practicando directamente un poco. As que vas a crear tu propia base de datos. En este caso se tratar de una agenda en la que quieres apuntar a tus amigos y conocidos para poder consultarla en caso de que necesites algn tipo de informacin sobre uno de ellos. Adems, conforme tu agenda crezca, las potentes funciones de Access la mantendrn siempre ordenada y lista. Si tienes el programa abierto, cirralo e incialo de nuevo. Vers la pantalla de la imagen, en la que puedes crear una nueva base de datos, bien partiendo de una base en blanco o bien desde una de las mltiples plantisobre el icono de la carpeta en cuestin. Una vez que hayas terminado, haz click en Crear. llas. El uso de las plantillas lo vers ms adelante, de modo que haz click sobre Base de datos en blanco. En la parte derecha de la pantalla podrs escribir el nombre de la base de datos en la casilla Nombre de archivo . Escribe como nombre Agenda y elige la carpeta de destino en la que crearla con un click A continuacin pasars a la pantalla de creacin de tablas. Vers que la similitud de Access con Microsoft Excel es ahora muy elevada. Tambin puedes observar que hay un campo, que ya se ha creado automticamente, llamado Id . Se trata del campo de la clave principal. Aunque en esta vista (Hoja de datos) podras crear los campos de la base de datos, es

preferible que emplees la vista de Diseo. As que haz click en el botn Ver de la cinta de opciones y selecciona la entrada Vista Diseo.

Aparecer un cuadro de dilogo en el que debes escribir el nombre de la tabla para que esta se pueda guardar por primera vez en la base de datos. De modo que introduce Agenda y haz click en Aceptar.

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Curso
Ahora vers que la vista ha cambiado ligeramente. En lugar de columnas, rellenars filas y, adems, ha aparecido el tipo de datos de cada campo (que es el motivo por el que

si tenemos en cuenta que va a ser el campo que va a contener el nombre de nuestro contacto. Coloca el cursor debajo del campo Nombre y escribe Apellidos. Asigna Texto como tipo del campo. Contina as con los campos que puedes ver en la figura, hasta que llegues al llamado Telfono. Una vez en l, despliega la lista de tipos de datos y selecciona Nmero.

has conmutado la vista, para conseguir el control sobre tus datos). Presiona la tecla de cursor abajo para pasar al segundo campo, el primero que est libre.

brinda Access. Escribe Para recordar los cumpleaos en ella. Termina los campos de esta tabla con los nombres y tipos de datos que ves en la figura.

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Escribe Nombre y luego presiona la tecla de tabulador para pasar a la siguiente casilla de la derecha. Esta contiene el tipo de datos del campo que, de forma predeterminada, es Texto . Algo muy apropiado

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El siguiente campo ser de tipo Fecha/Hora . Escribe su nombre como Fecha de nacimiento. En este caso vas a aprovechar la casilla Descripcin que te

Fjate que el campo Mvil ha quedado el ltimo cuando su posicin natural sera despus de Telfono. Pero no hay problema. Puedes reorganizar los campos de tu base de datos. Haz click en la casilla delante del nombre del campo y luego arrstralo al lugar que le corresponda. Una lnea negra te marcar la posicin.

Hecho este cambio, haz click en el aspa que hay en la esquina superior derecha de la hoja de datos (no la confundas con la del programa) para cerrar la tabla. Contesta S a la pregunta sobre si quieres guardar los cambios. Con este click ya tienes creada y almacenada tu primera tabla con Access 2007.

Resumiendo...
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Iniciar Access 3 Base de datos en blanco Nombre de archivo 3 Escribir Agenda 3 Crear Ver 3 Vista Diseo Escribir Agenda 3 Aceptar Cursor abajo Escribir Nombre 3 Presionar la tecla tabulador

7 Colocar cursor debajo de Nombre 3 Escribir Apellidos 3 Continuar con


el resto de campos

8 Escribir Fecha de nacimiento 3 Descripcin 3 Escribir Para recordar los


cumpleaos 3 Terminar campos 9 Click en la casilla delante del campo 3 Arrastrar a lugar correcto 10 Click en aspa 3 S

Insertar datos
El prximo paso, naturalmente, consiste en introducir datos en tu tabla recin creada. Esa es la finalidad ltima de una base de datos: introducir datos en ella y luego realizar consultas diversas sobre esos datos. De momento vas a utilizar el mismo mtodo que has empleado para crear la tabla, pero en la vista Hoja de datos. Abrir la tabla en vista de Hoja de datos es tan sencillo como que hagas un click dos veces sobre esta opcin en la banda que se encuentra a la izquierda de la pantalla. Luego desplaza el cursor a las diferentes casillas y comienza a escribir los datos apropiados. Para pasar de una casilla a la siguiente, pulsa sobre la tecla del tabulador.

es que exista una columna en la que nunca se repita ningn valor. Por ello, numera siempre hacia arriba.

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Fjate en que el campo Id contiene un nmero que se incrementa cada vez que creas una nueva fila de datos. Esto se debe a que este campo es del tipo Autonumrico . Su finalidad

Otra forma de insertar datos en tu tabla es importarlos desde otro programa. Por ejemplo, puedes hacerlo desde Excel. As, si ya llevabas tu agenda con este programa, en una hoja de clculo, no es necesario que vuelvas a escribir todos y cada uno de los datos sino que puedes importarlos muy fcilmente.

Para importar informacin desde una hoja Excel, haz click en la pestaa Datos externos y luego en el botn Excel. Se abrir un asistente de importacin que te pedir

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 4


la ubicacin exacta del fichero a importar. Seleccinalo con el botn Examinar y luego haz click en la entrada Anexar una copia de los registros a la tabla para no sustituir el contenido de la tabla con los datos nuevos sino simplemente aadirlos al final. Luego haz click en Aceptar. Ahora vers el Asistente de importacin, que te mostrar cmo quedarn los datos que acaba de importar desde Excel en el formato de Access. Verifica especialmente que la separacin en campos se haya realizado correctamente. Despus haz click en el botn Siguiente. Como siempre ocurre en Microsoft Access, en ningn momento es necesario que guardes la base de datos, ya que el programa se encarga automticamente de hacerlo cada vez que modificas algn campo. Si lo necesitas, puedes seguir aadiendo datos de cualquiera de las dos formas que ya has visto, y ejercitado, en los puntos anteriores de este captulo. Primera fila contiene encabezados de columna . Observa cmo cambia la previsualizacin del resultado. Haz click en Siguiente y luego en Finalizar. Vers que los registros que provienen de Excel se aaden al final de la tabla, del mismo modo que si los hubieras escrito manualmente.

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Como la primera fila de los datos no es tal sino que en realidad se trata de un encabezado, debes indicar esta circunstancia en la prxima pgina. Activa la casilla

Resumiendo... Resumiendo...
Doble click sobre tabla 3 Escribir datos Observar campo Id Importar datos desde Excel Datos externos 3 Excel 3 Examinar 3 Anexar una copia 3 Aceptar

5 Verificar divisin datos 3 Siguiente 6 Primera fila contiene encabezados 3 Siguiente 3 Finalizar 7 Observar datos importados al final de la tabla 3 Si se desea, aadir
nuevos datos

Filtros y ordenacin
La introduccin de informacin en la base de datos es, sin duda, una actividad importante y primordial. Sin embargo, el motivo por el que existen las bases de datos es para poder extraer informacin de ellas. Los filtros de Access y sus capacidades de ordenacin de los datos te ayudarn a localizar exactamente lo que necesitas. Haz click en la pestaa Inicio, luego en la casilla de cabecera de la columna Apellido 2 y en el botn Filtro. En el cuadro de dilogo que se abre dispones de varias opciones. En la ventana central se encuentran todas las posibilidades de filtrado que existen para esa columna. Es decir, la lista de todos los apellidos, sin repeticin. vars a todos aquellos en la lista cuyo segundo apellido sea Garca. Luego haz click en Aceptar. El resultado que vers en pantalla ser similar al de la figura. Todos los registros han desaparecido, a excepcin de aquellos que cumplen el criterio del filtro. Ahora, na-

Sin embargo, los filtros de Access son ms potentes que la simple operacin que has visto. Por ejemplo, selecciona ahora la columna Fecha de nacimiento con un click sobre su

Al igual que antes, los elementos restantes son aquellos que cumplen la condicin que has establecido. No te olvides de desactivar el botn Alternar filtro, para que vuelvas a ver todo el contenido de la base de datos en pantalla.

turalmente, puedes aplicar otros filtros a otras columnas, para restringir an ms la bsqueda, hasta que des con el objeto que buscas. Si te fijas bien, en la cinta de opciones ahora se ha activado un botn rotulado como Alternar filtro . Con ayuda de este botn puedes activar y desactivar el filtrado de modo que conmutas entre la visin de todos los elementos o la que te muestra solamente aquellos para los que has creado el filtro.

cabecera, Luego pulsa sobre el botn Filtro. Coloca el cursor sobre la entrada Filtros de fechas y selecciona Despus de Esto te permitir seleccionar todos los elementos con una fecha posterior a la que indiques. En la ventana que se abre escribe una fecha a partir de la cual quieres ver elementos o bien emplea el pequeo botn de calendario de que dispone para seleccionarla. Esta es la nueva funcin de Access denominada Calendarios automticos. Cuando termines haz click en Aceptar y se aplicar el filtro.

Pulsa en Seleccionar todo para desactivar todas las casillas. Luego activa de nuevo la entrada Garca . De esta forma conser-

En cuanto a la ordenacin, est muy relacionada con el filtrado y, de hecho, ya has visto algunas de las entradas en los cuadros de dilogo anteriores. Inicialmente dispones de dos formas de ordenacin directas, representadas por sendos botones en la cinta de opciones. Se trata de la ordenacin ascendente y descendente. Coloca el cursor en aquella columna por la que quieras ordenar el conjunto de datos. Luego haz

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Curso
click en el botn correspondiente a la ordenacin ascendente o descendente. Vers cmo los datos se reorganizan. de ordenacin. Esto ordena los datos de nuevo segn el criterio del identificador (columna Id). Naturalmente, tambin puedes combinar las funciones de ordenacin y las de filtrado. Esto es especialmente til cuando dispones de tablas muy extensas ya que te ayuda a tener disponibles slo aquellos datos que en ese momento necesitas emplear.

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Para deshacer la ordenacin de los datos y que vuelvan al orden que tenan antes, simplemente pulsa sobre el botn Borrar todos los criterios

Resumiendo...
Inicio 3 Apellido 2 3 Filtro Seleccionar todo 3 Garca 3 Aceptar Observar resultados Alternar filtro Seleccionar columna Fecha de nacimiento 3 Filtro 3 Despus de Escribir fecha 3 Botn calendario 3 Aceptar

7 Alternar filtro 8 Ordenacin ascendente 3 Ordenacin descendente 9 Colocar cursor en columna 3 Ordenacin ascendente 3 (Opcional)
Ordenacin descendente

10 Borrar todos los criterios de ordenacin 3 (Opcional) Combinar funciones de ordenacin y funciones de filtrado

Crear y disear un formulario


La introduccin de datos con ayuda de la rejilla de tipo Excel es, sin duda, eficiente. Pero del mismo modo es muy aburrida y, en ocasiones, compleja. Por este motivo Excel permite crear los llamados formularios, que sirven para introducir datos en la base de datos de forma mucho ms atractiva. As puedes crear tu formulario personal. Cierra la tabla Agenda con un click sobre el aspa que hay en la esquina superior derecha de la zona de rejilla. Contesta S a la pregunta sobre si quieres guardar los cambios. Luego haz click en la pestaa Crear y

zar los formatos condicionales, haz click en el botn Ver de la cinta de opciones y selecciona la entrada Vista Diseo con un click de ratn. la esquina superior izquierda de las casillas. Arrstrala hasta la posicin que quieras y movers todos los elementos hasta el punto que hayas elegido.

Pulsa sobre el formato llamado Oriel y en unos segundos podrs ver el cambio en pantalla. Los formatos rpidos afectan al estilo de todos los elementos: tipografas, tamaos,

Tambin puedes cambiar la anchura general de las casillas. En este caso es recomendable pues la mayora son excesivamente grandes para el texto que van a contener. Coloca

Ahora, pulsa sobre la casilla de datos Apellido 2 para seleccionarla. Aparecer un borde marrn. Luego pulsa sobre el botn Condicional, que se encuentra en el apartado Fuente de la cinta de opciones. Aparecer un cuadro de dilogo.

en el botn Formulario. Excel crear un formulario estndar para ti, basndolo en la tabla de la base de datos que ya has creado. El formulario que aparece en pantalla tiene un diseo estndar, predeterminado por Access. Sin embargo, puedes cambiarlo de una manera muy sencilla. Para ello, en el apartado Formato rpido que encontrars en la cinta de opciones, haz click en la flecha hacia abajo que hay a la derecha. Eso desplegar las previsualizaciones de todas las plantillas de formato disponibles en Microsoft Access 2007.

colores, elementos de diseo, etc. y son una forma muy eficiente de cambiar el aspecto de todos los componentes de tu base de datos. Lo que no alteran los formatos rpidos es el tamao o la ubicacin de los diversos cuadros de texto. Sin embargo, como Access conmuta automticamente a la Vista Presentacin , puedes modificar la distribucin general directamente desde aqu. Haz click en los bordes de cualquier casilla y vers cmo aparece un icono con una flecha cudruple en

Vas a agregar un cambio de formato, cada vez que el segundo apellido sea "Garca". En ese caso, la celda se iluminar en amarillo y el texto se volver rojo y aparecer en negrita. Para ello selecciona "igual a" y escribe Garca en la tercera casilla.

el cursor del ratn en el borde derecho de cualquier casilla y arrstralo hacia la izquierda hasta donde necesites. Al igual de Excel 2007, Access dispone de la posibilidad de aplicar formatos condicionales. Es decir, cada celda tendr un aspecto en funcin del valor que contenga. Para utili-

El prximo paso consiste en cambiar el formato en caso de que se cumpla la condicin que has establecido. Acta sobre los controles de formato hasta seleccionar un fondo

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 4


Pasa ahora a la vista Formulario . Para ello haz un click sobre el botn Ver y otro sobre la entrada correspondiente. Vers todos los datos en modo de Introduccin de informacin. Haz click sobre la flecha hacia la derecha que hay en la parte inferior de la ventana para ir avanzando registros. Cuando llegues a uno cuyo segundo apellido sea "Gar-

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ca", podrs apreciar el cambio de formato. Este registro aparecer destacado en amarillo con el texto en color rojo y en negrita, tal y como puedes verlo en la imagen.

Cuando hayas terminado de inspeccionar los registros, cierra el formulario con un click sobre el aspa que hay a la altura

amarillo, texto rojo y negrita. Podrs ver una previsualizacin del resultado en la casilla Se usar este formato si se cumple esta condicin. Luego haz click en Aceptar.

de las pestaas de seleccin de documentos. Confirma el cuadro de dilogo que aparece con S, escribe Agenda como nombre para el formulario y haz click en Aceptar.

Resumiendo...
1 2 3 4 5 6
Cerrar tabla Agenda 3 S 3 Crear 3 Formulario Formato rpido 3 Flecha abajo Oriel 3 Ver estilo aplicado Click en borde de casilla 3 Arrastrar Cursor en borde derecho 3 Arrastrar Ver 3 Vista Diseo

7 8 9 10

Click en casilla 3 Fuente 3 Condicional Segunda lista 3 Igual a 3 Escribir Garca Seleccionar formato 3 Aceptar Ver 3 Formulario 3 Pasar campos 3 Observar el cambio de formato en los registros destacados 11 Click en aspa 3 S 3 Escribir Agenda 3 Aceptar

Vistas mejoradas
Aunque las vistas de datos y objetos de Access 2007 en su mayor parte ya estaban presentes en la versin anterior de esta base de datos, se han introducido algunas novedades y, especialmente, se ha simplifica la gestin de las ventanas, asignando una pestaa a cada vista o elemento para permitir una seleccin ms rpida. Adems, algunas vistas disponen de su propia cinta de opciones con herramientas especficas. En primer lugar, tienes todas las tablas, informes, consultas, etc. a la vista para su seleccin directa en la barra lateral de la izquierda. Un doble click con el botn izquierdo del ratn sobre cualquiera de ellas abre ese elemento en una nueva pestaa o, enel los objetos son mucho ms heterogneos (tablas, informes, consultas, macros, etc.). En general, las tres vistas disponibles en la mayor parte del procaso de que ya est abierto, activa la pestaa correspondiente, llevndola a primer plano en tu pantalla. Para seleccionar una pestaa, simplemente haz click en ella. El sistema es idntico al de las diversas hojas de que se compone un libro de Excel. Slo que en este caso

grama son las de la figura: Vista Formulario, Vista Presentacin y Vista Diseo . Y esto se aplica a casi todos los objetos que es capaz de manejar Access. En algunos casos, sin embargo, esta lista se ampla. Haz click en la pestaa Crear y luego en Diseo del formulario , por ejemplo. Si ahora despliegas de nuevo la lista Ver, observars que hay bastantes ms entradas disponibles que antes.

Otra forma de cambiar de vista en un objeto en particular es directamente mediante su pestaa. Haz click con el botn derecho del ratn y, en el men contextual que se despliega en la pantalla, pulsa a su vez sobre la entrada que te permita cambiar de vista.

El Panel de exploracin
El Panel de exploracin es uno de los elementos nuevos de Access 2007, que ms contribuye a acelerar el trabajo y a mantener el orden dentro de tus bases de datos. En las diferentes categoras puedes encontrar, en todo momento, el elemento que necesitas. Adems, las listas del Panel de exploracin son configurables. Basta con que despliegues el men superior (la flecha que hay al lado del nombre del panel) para que accedas a diferentes formas de visualizacin, con cuya ayuda an puedes organizar mejor el trabajo y la base de datos.

Resumiendo...
1 Doble click sobre elemento para abrirlo en pestaa 2 Click en pestaa 3 Seleccionar vista Formulario 3 Presentacin 3
Diseo 3 Crear 3 Diseo del formulario 3 Ver 3 Observar entradas 3 Click botn derecho en pestaa 3 Observar men contextual

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Curso

Outlook y Publisher
Tras ver lo que podramos llamar los pesos pesados de Microsoft Office 2007, en esta entrega del curso conocers la aplicacin que gestionar tu correo electrnico y pondr un poco de orden en tu vida -Outlook 2007- y la que te permitir expresarte como es debido -Publisher 2007-.

Gua del curso


1. Office y Word 2007
Instalacin de Office 2007. Word 2007, escribe ms cmodamente. Los nuevos formatos PC Today n 155

2. Excel 2007, controla tus nmeros


Formatos condicionales. Frmulas y funciones. Los nuevos grficos. Impresin mejorada. PC Today n 156

3. PowerPoint, comunica tus ideas


Crea una presentacin efectiva. Diagramas y modelos. Otras novedades. Formatos porttiles. PC Today n 157

4. Access, datos en orden


Insertar datos. Filtros y ordenacin. Vistas mejoradas. El panel de exploracin. PC Today n 158

5. Outlook y Publisher
Configurar cuentas de correo. Funciones antispam. Publicaciones a tu medida. Crear una publicacin. PC Today n 159

6. Las herramientas de Office


Infopath 2007. Office Picture Manager. Office Document Imaging. Office Document Scanning. PC Today n 160

utlook 2007 es el hermano mayor de Outlook Express, el programa de email que se incluye en Windows XP (y tambin en sus versiones anteriores). Como tal, incluye muchas ms funciones que la aplicacin gratuita que viene incluida con el sistema. As, adems de las funciones de correo electrnico, Outlook dispone de una potente agenda/calendario, una completa gestin de contactos (no slo de direcciones de email), una lista de tareas, un block de notas personales y un potente sistema de ordenacin de la informacin que puede crear vnculos entre todos los apartados del programa. En resumen, Outlook 2007 es el centro de control para tu informacin personal y, ade-

ms, permite ser sincronizado mente a cualquier actividad con un Pocket PC, para que y necesidad. Esto hace que la te lleves toda la informacin utilizacin del programa sea importante siempre contigo. muy fcil e intuitiva de maneEn cuanto a Publisher ra que ya no necesitas apren2007, es un sistema de publi- der docenas de herramientas caciones orientado especial- primero antes de crear un mente al entorno domstico y diseo, sino que puedes ir de oficina. Con ayuda de esta aprendiendo directamente herramienta podrs generar, mientras utilizas el programa en tiempo rcord, casi cual- y le sacas rendimiento. quier tipo de folleto, catlogo, calendario, papelera personal, boletines, etiquetas, etc. La variedad de publicaciones que puedes realizar, a partir de sencillas plantillas personaliza bles, es realmente elevada. Publisher dispone de una La coleccin de plantillas de Publisher coleccin de plantillas est pensada para cubrir todo tipo de que responde prctica- necesidad.

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 5

Outlook 2007, configura tus cuentas de correo


Si quieres utilizar Outlook 2007 como programa principal para gestionar tu correo electrnico debes configurar una cuenta de correo. En este caso ser una cuenta POP3, ya que son las ms comunes. Puedes disponer de mltiples de ellas en el mismo programa, pero la configuracin es siempre la misma. ventana en la que debes escribir los datos que se te solicitan. Outlook intentar averiguar todos los dems. Haz click en Siguiente. Ahora Outlook se pondr en contacto con tu servidor de correo electrnico e intentar averiguar la configuracin del resto de los datos necesarios. Debes tener paciencia, ya que

nes del servidor y pulsa de nuevo en Siguiente en dos ocasiones. Llegars al cuadro de dilogo de la figura. Rellena todas las casillas con los datos que te ha proporcionado tu proveedor de Internet. Luego haz click en Probar configuracin de la cuenta.

cia, cuando necesites que descargue el correo. Cuando termines, haz click en Cerrar. Ahora, para recibir el correo electrnico de esa cuenta simplemente haz click en el botn Enviar y recibir que puedes encontrar en la parte superior del programa y Outlook procesar todas las cuentas en secuencia y se descargar el correo electrnico pendiente que haya en cada una de ellas.

Inicia Outlook desde el men Inicio y luego haz click en Herramientas y Configuracin de la cuenta. Se abrir un cuadro de dilogo con numerosas pestaas. Activa la llamada Correo electrnico. Haz click en el botn Nuevo para crear una cuenta.

este proceso puede durar unos cuantos minutos. Lo que hace Outlook es probar las diferentes configuraciones posibles hasta localizar la que funciona bien.

Una vez que la prueba finalice con xito, haz click en Cerrar y luego en Siguiente y en Finalizar. Con ello cerrars el asistente y habrs creado tu primera cuenta de correo en Outlook. Vers que aparece en la lista central de la ventana. Si dispones de ms cuentas de email POP3, puedes repetir el proceso todas las veces que haga falta, para cada cuenta. Outlook 2007 las gestionar en secuen-

En el asistente que aparece, elige la entrada Microsoft Exchange Server, POP3 e IMAP y haz click en Siguiente. Ahora aparece una nueva

Si la conexin no se establece correctamente, haz click en Atrs, con lo que volvers al cuadro de dilogo anterior. Aqu activa la casilla Configurar manualmente las opcio-

Resumiendo...
1 Inicia Outlook 3 Herramientas 3 Configuracin de la cuenta 3 Correo
electrnico 3 Nuevo

2 POP3 3 Siguiente 3 Escribir datos 3 Siguiente 3 Esperar deteccin de configuracin 4 Atrs 3 Configurar manualmente 3 Siguiente 3 Siguiente 3 Rellenar
datos 3 Probar configuracin

5 Cerrar 3 Siguiente 3 Finalizar 3 Repetir si es necesario 3 Cerrar 6 Enviar y recibir 3 Ver correo nuevo

Funciones antispam
El spam (o correo electrnico no solicitado, generalmente con propsitos publicitarios) es un verdadero problema hoy en da. Si no tomas medidas contra los mensajes no deseados, estos pueden llegar fcilmente a superar en nmero a los mensajes que te interesan realmente. Por suerte, Outlook 2007 integra un potente filtro de spam que puedes configurar segn tus necesidades, para "limpiar" los mensajes entrantes y deshacerte directamente de todo aquello que no te interesa. Durante la descarga cotidiana de tus mensajes de correo electrnico, puede que aparezca el cuadro de la figura, indicndote que Outlook ha detectado un mensaje que parece ser spam (correo no deseado). Activa la entrada No volver a mostrar este cuadro de dilogo y luego pulsa en Opciones de correo no deseado.

El cuadro de dilogo que vers en todos los casos es el de la figura. Activa la pestaa Opciones. Aqu puedes establecer el nivel de filtrado de Outlook. En general, haz click en el ajuste Bajo, ya que es el ms apropia-

do, por ser el que mayor funcionalidad ofrece pues difcilmente confundir un mensaje correcto con uno de spam. Ahora activa la pestaa R emitentes seguros para impedir que accidentalmente un mensaje procedente de alguien conocido sea

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Curso
eliminado como spam. En esta ventana puedes crear una lista de remitentes de los que te fas y que no sern comprobados por el mecanismo antispam. Haz click en Agregar, escribe la direccin de email de dicho remitente en la ventana que se abre y luego pulsa en Aceptar. Repite esta operacin para todos los contactos de confianza. Asimismo, puedes hacer lo opuesto para aquellas personas de las que no quieres recibir correo nunca. Simplemente activa la pestaa Remitentes bloqueados y aade, como has hecho en el paso anterior, personas a la lista con un click sobre Agregar. Luego escribe la direccin de email que corresponde a esas personas y que, por tanto, quieres bloquear y haz click en Aceptar. de dilogo que se abre selecciona todos aquellos pases desde los que no quieres recibir emails. Luego haz click en Aceptar dos veces consecutivas para cerrar ambos cuadros. Con todos estos procedimientos ya has personalizado la proteccin antispam del correo electrnico gestionado por Outlook.

Resumiendo...
1 Opciones de correo no deseado 3 Herramientas 3 Opciones 3
Preferencias 3 Correo electrnico no deseado

Finalmente, si quieres bloquear un dominio entero completamente, para no recibir nunca ningn mensaje desde l, activa la pestaa Internacional . Luego haz click en Lista de dominios de nivel superior bloqueados . En el cuadro

2 Opciones 3 Bajo 3 Remitentes seguros 3 Agregar 3 Escribir direccin email 3 Aceptar 4 Remitentes bloqueados 3 Agregar 3 Escribir direccin email 3
Aceptar

5 Internacional 3 Lista de dominios 3 Seleccionar dominios 3 Aceptar


3 Aceptar

Bsquedas mejoradas
Como programa de gestin de informacin personal, Outlook termina por acumular grandes cantidades precisamente de eso: de "informacin". Por este motivo, en esta versin se han mejorado sustancialmente las funciones de bsqueda, a fin de que puedas localizar mucho ms rpidamente y con mayor precisin, lo que necesitas. Durante la redaccin de este curso, se produjo una actualizacin del sistema de bsqueda, de modo que lo ms probable es que te encuentres con el cuadro de dilogo de la figura cuando inicies Outlook por primera vez. Haz click en el botn Descargar para iniciar la actualizacin.

la doble flecha hacia abajo que hay a la derecha de la casilla de bsqueda. Se desplegarn algunas opciones adicionales. Por ejemplo, si recuerdas alguna palabra del texto del mensaje, puedes escribirla en Cuerpo . Inmediatamente vers que quedan menos mensajes que cumplan todas las condiciones. Lo mismo puedes hacer si conoces la fecha del email -introdcela en el campo Fecha- o el correo o nombre de la persona que lo envi -en De-. As puedes seguir afinando, hasta donde necesites.

Hecho esto, cierra el navegador y tambin Outlook. Inicia el programa de nuevo para que reconozca la actualizacin del siste-

reciendo los mensajes que cumplen con ese criterio y se resaltar en amarillo el texto que has escrito. Tambin se mostrar una previsualizacin del primer mensaje adecuado. Si aparecen demasiados resultados, puedes reducir su nmero afinando ms la bsqueda. Para ello haz click en

Se abrir un navegador en el que debes pulsar sobre Continue (Continuar) para proceder a la validacin de tu sistema operativo. Luego haz click en Download a fin de iniciar la descarga. Pulsa en Ejecutar en el cuadro de dilogo que se abre y espera a que finalice la descarga. Sigue las instrucciones del asistente de instalacin.

ma. Ahora selecciona cualquier apartado de la aplicacin, por ejemplo Correo, con un click. Luego pulsa sobre la Bandeja de entrada. En la parte superior de la misma vers una casilla de bsquedas en naranja, con un icono de lupa. Escribe lo que buscas en esta casilla. Puede ser un texto cualquiera que pertenezca al encabezado, al texto del mensaje, etc. Conforme vayas escribiendo, irn apa-

Resumiendo...
1 Descargar 2 Continue 3 Download 3 Ejecutar 3 Cerrar navegador 3 Cerrar Outlook 3 Iniciar Outlook 3 Correo 3
Bandeja de entrada

4 Escribir texto en casilla 3 Observar resultados 5 Click en doble flecha 3 Escribir texto "Cuerpo" en la casilla Buscar 3
Observar resultados

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Curso

Funciones RSS
El protocolo RSS (Real Simple Syndication) es lo que permite funcionar a los podcasts, esas "emisiones" de audio digital a travs de Internet a las que te puedes suscribir. Cada vez que aparece un nuevo programa, el cliente RSS (en este caso Outlook 2007) lo descarga automticamente y puedes escucharlo cuando quieras. Lo mismo se aplica a los sitios de noticias, que suelen disponer de vnculos RSS. En primer lugar debes agregar las fuentes RSS a Outlook, para que este sepa qu tiene que vigilar cada da, por si aparecen nuevos programas. Hay dos mtodos principales: a travs del nuevo Internet Explorer 7 o desde el propio Outlook. A continuacin vas a verlos ambos.

Ve a la pgina que contiene el vnculo RSS y haz click con el botn derecho del ratn sobre el mismo. Selecciona la entrada Copiar

nalmente haz click en Aceptar y en Cerrar una vez que hayas terminado de agregar todas las fuentes.

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debes escribir el nombre que quieres para esta fuente. Haz click en Suscribirse. Para la agregar las fuentes RSS mediante el segundo sistema, abre Outlook 2007 y haz click en la carpeta Fuentes RSS que hay a la izquierda. Vers la pgina principal

Si no dispones de Internet Explorer 7, puedes descargarlo gratuitamente desde www.microsoft. com/spain/windows/ie. Inicia el explorador y abre la pgina que contenga vnculos RSS. Puedes ver que esto es as, porque se activa el botn RSS en la barra de herramientas.

acceso directo . Ahora vuelve a Outlook y pega esa direccin en el cuadro de dilogo que tiene abierto, con ayuda de la combinacin de teclas Ctrl+V. Haz click en Agregar y escribe un nombre para la fuente (si no quieres aceptar el predeterminado). Fi-

Si ahora observas la carpeta Fuentes RSS, vers que, a diferencia de lo que ocurra antes, tiene varias subcarpetas. Cada una de ellas se corresponde a una suscripcin diferente. Haz click en cualquiera de estas subcarpetas y podrs ver los diferentes artculos o emisiones, as como los ficheros MP3 (en el caso de los podcasts), en las ventanas que se encuentra en el centro y a la derecha de tu pantalla.

Resumiendo...
1 Descargar IE 7 3 Iniciar IE 7 3 Abrir pgina con RSS 2 Click en botn RSS 3 Suscribirse a esa fuente 3 Escribir nombre 3
Suscribirse

Haz click en l y pasars a una nueva pgina. Aunque la metodologa puede variar de un sitio a otro, lo ms frecuente es que encuentres un vnculo Suscribirse a esta fuente en la pgina, sobre el que debes pulsar. Aparecer un pequeo cuadro de en el que

del lector RSS con informacin e instrucciones sobre cmo utilizarlo. Haz click en las opciones Herramientas y Configuracin de la cuenta. Luego selecciona la pestaa Fuentes RSS . De esta manera podrs ver las fuentes a las que ests suscrito actualmente. Como vas a incluir otras fuentes, haz click en Nuevo.

3 Fuentes RSS 3 Herramientas 3 Configuracin de la cuenta 3 Fuentes


RSS 3 Nuevo

4 Copiar vnculo RSS 3 Pegar vnculo 3 Agregar 3 Escribir nombre 3


Aceptar 3 Cerrar

5 Observar carpetas RSS 3 Click en carpeta 3 Observar fuentes RSS y


contenidos

Administracin del tiempo


La funcin de calendario de Outlook 2007 te permite administrar tu tiempo de forma muy eficiente y, sobre todo, grfica. Puedes compartir los calendarios en la red, enviarlos por correo electrnico o examinarlos online. Con todas las facilidades para poner de acuerdo a varias personas para una misma cita. Adems, dispones de mltiples formas de visualizar las citas, para conseguir la mxima eficiencia en cada momento. Aqu te enseamos las bases para administrar tu tiempo.

Abre Outlook 2007 y haz click en Calendario , en la esquina inferior izquierda. En la ventana principal se abrirn las citas que tengas ya en el calendario, en la vista predeterminada (por periodicidad).

Sin embargo hay vistas mejores para el trabajo del da a da. Haz click en Ver, luego en Vista actual y en Da, semana y mes. Ahora tienes una vista mucho ms funcional. En la izquierda se encuentran el mes actual y el que prximo y en la ventana central tienes la semana actual al completo, con las citas ubicadas en su posicin horaria correspondiente.

Para crear una cita nueva dispones de diversas posibilidades. La ms sencilla es que realices un click sobre la hora en que deseas crear la cita. Luego escribe el texto que te recuerde de qu es esa cita. Cuando termines, pulsa sobre Enter y se crear la cita con su duracin predeterminada (15 minutos) y se le asignar una alarma automticamente. De esta forma, cuando se alcance la hora, Outlook te avisar. Si necesitas crear una cita de mayor duracin, simplemente haz click en el punto horario de inicio y arrastra el cursor hasta el punto horario del final. Luego pue-

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 5


des proceder de la misma forma que has visto en el punto anterior. La cita se crear, junto con su alarma correspondiente para avisarte de ella. Para especificar las citas con ms precisin o ms detalle, haz click en el botn Nuevo de la barra de herramientas. Se abrir la ventana de nuevas citas con todo tipo de opciones y posibilidades. En realidad son tantas que deberas dedicar un rato a familiarizarte con ellas. En Asunto escribe el ttulo recordatorio de la cita, mientras que en el campo de texto principal puedes introducir comentarios, notas, etc. Si lo que requieres es que la cita se repita con cierta frecuencia, has click en el botn Periodicidad de la barra de herramientas. Se abrir el cuadro de dilogo Repetir ciCon un click en Programacin tendrs acceso a una representacin visual de lo ocupado que tienes el da. As, con un simple vistazo, podrs elegir mejor los huecos para reuniones, etc. En esta vista aparecen todas las personas del grupo de trabajo, de modo que tienes la posibilidad de establecer reuniones en el momento exacto en que ni t ni la otra persona tengis nada mejor que hacer. Si quieres mayor informacin, pulsa en Cita para volver a los datos completos de la cita.

Resumiendo...
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Abrir Outlook 3 Calendario Ver 3 Vista actual 3 Da, semana y mes Click en hora 3 Escribir cita 3 Enter Click en hora 3 Arrastrar 3 Escribir cita 3 Enter Nuevo 3 Asunto 3 Escribir ttulo 3 Rellenar comentarios Periodicidad 3 Establecer repeticiones 3 Aceptar Programacin 3 Seleccionar horas 3 Cita

ta y en l puedes establecer exactamente con qu frecuencia se debe repetir la cita. Dispones de toda suerte de posibilidades. Incluso puedes indicar una fecha final de la repeticin. Cuando termines, haz click en Aceptar.

Publisher 2007, formato y plantilla


La principal caracterstica de este programa es la facilidad con la que puedes crear documentos. No requieres ningn curso de maquetacin para crear tus tarjetas de visita, papel de cartas personalizado o formularios. Publisher te ayuda en todos los pasos pero an as es lo suficientemente flexible como para permitirte una adaptacin completa a tus necesidades de diseo. El gran nmero de plantillas te permite partir de una base bastante aproximada a lo que puedas necesitar en cada momento. En esta ocasin vas a disear un prospecto de un viaje un tanto especial. El primer paso consiste en elegir una de las plantillas y seleccionar el formato y tipo de la publicacin que quieres crear. Debes tener claro el propsito de la mencionada publicacin: si va a ser un folleto informativo, un anuncio, un boletn, etc. Una vez tomada esta decisin, todo lo dems es sencillo. Abre el programa desde el men Inicio y aparecer la pantalla principal, con todas las categoras de publicaciones entre las que puedes elegir. En la parte izquierda, adems, dispones de tipos ms especficos que, a su vez, contienen numerosas plantillas cada uno. Haz click en la categora Prospectos y localiza la plantilla Rebote en la subcategora Informativo. Haz un doble click en ella y se abrir en modo de diseo. Si te fijas

diseada. Con un solo click habrs cambiado las tipografas de todas las cajas de texto.

Pero las entradas que tienes a primera vista para desplegar no son las nicas del programa. Hay ms. Haz click en la flecha que hay a la derecha de Formato de publicacin y se desplegar un completo men con todas las entradas disponibles. En este caso selecciona Fondo, lo que te permitir acceder al estilo del fondo de la pgina. Vers varios tipos de degradados y rellenos de texturas.

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en la parte izquierda, dispones de varios desplegables y de una barra de herramientas. Los desplegables te van a permitir variar el diseo completo del prospecto.

Ahora despliega Combinaciones de colores y selecciona un conjunto de colores que te guste. Los cuatro cuadrados de color representan respectivamente (de izquierda a derecha) el color del texto principal, el del elemento de diseo, el de la banda principal y el del texto secundario.

Para comenzar, haz click en Combinaciones de fuentes y selecciona un conjunto de tipografa ms "serio", como por ejemplo, Georgia. El cambio se ver reflejado inmediatamente en la pgina

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Curso
Vas a aplicar un degradado horizontal en azul sobre el fondo. En primer lugar debes seleccionar el color azul con un click sobre el cuadro correspondiente. Si el color que buscas no est a la vista, haz click en Ms colores y seleccinalo de la rueda de colores que se abre. Luego pulsa sobre la previsualizacin que muestra el degradado horizontal y este se aplicar inmediatamente a la pgina. Con la creacin del fondo has terminado, por el momento, con la preparacin de la pgina.

Resumiendo...
1 2 3 4
Inicio 3 Publisher 2007 Prospectos 3 Doble click en plantilla Rebote Combinaciones de fuentes 3 Tipografa Georgia Combinaciones de colores 3 Elegir los colores del texto principal, elemento de diseo, banda principal y texto secundario 5 Click en flecha de Formato de publicacin 3 Fondo 6 Seleccionar color azul 3 Pulsar en previsualizacin con degradado horizontal

Disear la publicacin
Una vez que has elegido el tipo de publicacin y seleccionado una plantilla desde la que partir, llega el momento de adaptar el diseo base a tus necesidades. En funcin de lo que requieras, los cambios pueden ser mnimos o bastante extensos, todo depende del uso que le des a la publicacin. Si ves que debes hacer demasiados cambios, quiz deberas plantearte utilizar otra plantilla ms adecuada. el fichero grfico en el disco duro y realiza un doble click sobre el mismo. La imagen se insertar en la pgina con el tamao y las proporciones que tenga de origen. Despus podrs adaptar ambos detalles a tus necesidades. Haz click en la imagen y arrstrala con el ratn hasta su posicin correcta. Luego coloca el cursor en uno de los crculos blancos que aparecen en los laterales, haz click y estira el borde hasta que llegues al margen de la pgina, no importa si te sales un poco. De hecho es preferible,

En primer lugar vas a cambiar la imagen. Tienes dos posibilidades para ello: sustituir la actual o insertar una nueva. Debido a que la imagen de esa plantilla en particular es-

barra de herramientas o con el men Ver. Haz click en Zoom y luego elige el nivel de ampliacin que desees. Ahora ya puedes escribir lo que necesites con toda comodidad. el men Organizar y luego en Ordenar y en Enviar al fondo . Ahora la imagen est detrs de todo. El prximo paso consiste en adaptar el ttulo principal del folleto. Para ello haz click en el mismo y se seleccionar al completo. Luego escribe lo que necesites. Dentro de las cajas de texto puedes escribir igual que en un procesador de textos. Eso significa que tienes la posibilidad de seleccionar partes del mismo y aplicar diferentes formatos desde la barra de herramientas superior. Hazlo a tu gusto.

Si no necesitas alguna de las cajas de texto que incluye la plantilla, puedes borrarlas directamente. Para ello haz click sobre la caja y cuando est seleccionada pulsa sobre la tecla

Supr. Comprueba que no se vea el cursor de edicin, ya que en ese caso borrars el texto de la caja y no la propia caja.

t agrupada con un marco, la solucin ms efectiva es su sustitucin completa. De modo que haz click en la misma y luego pulsa sobre Supr para eliminarla. Ahora, haz click en el men Insertar y luego en las entradas Imagen y Desde archivo. En el cuadro de dilogo que se abre, localiza

ya que as no quedarn bordes blancos cuando imprimas la hoja. Repite esta operacin con el otro lado hasta que la imagen quede de forma similar a la figura. Si quieres posicionar un objeto con precisin, haz click en l y emplea las teclas del cursor para moverlo pixel a pixel. Ahora vers que la imagen tiene el tamao correcto, pero se encuentra encima de todos los dems elementos. Como en la mayora de programas de diseo, tambin en Publisher puedes alterar el orden de los elementos. Haz click en

A continuacin vas a modificar el logotipo del documento. Ampla la esquina superior derecha lo suficiente como para que puedas trabajar cmodamente. Haz click en la imagen para seleccionarla y luego despliega la lista del panel de tareas de la izquierda. Selecciona la entrada Imgenes prediseadas para buscar un logotipo de entre los grficos disponibles de Microsoft Publisher.

Ahora debes editar el texto de introduccin. Sin embargo, como puedes ver, es demasiado pequeo como para ver lo que pone. De modo que ampla el nivel de zoom con ayuda de los botones correspondientes de la

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 5

Escribe la palabra "espacio" en la casilla Buscar y haz click en el botn del mismo nombre. En la parte inferior de la ventana aparecern todas las imgenes relacionadas con el espacio de las que dispones. Haz un doble click sobre la que ms te guste para sustituir el logotipo actual por el que acabas de seleccionar. Despus edita el texto del nombre de la empresa igual que has hecho ya anteriormente con otros textos.

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Como ltimo detalle corregirs el tamao de las dos formas que hay a la izquierda (blanca y rojas). Haz click en la blanca y estira el rombo amarillo

de la esquina superior derecha hacia arriba hasta alcanzar el borde de la hoja. Repite esta operacin con el borde inferior derecho y con la forma roja (que se encuentra debajo). Ya tienes

listo tu folleto. Aunque, naturalmente, no se trata de un diseo cerrado y en cualquier momento puedes realizar tanto retoques y cambios como consideres necesarios.

Resumiendo...
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Click en imagen 3 Supr Insertar 3 Imagen 3 Desde archivo Click en imagen 3 Arrastrarla 3 Estirar bordes Organizar 3 Ordenar 3 Enviar al fondo Click en ttulo 3 Escribir ttulo nuevo 3 Aplicar formatos Ver 3 Zoom 3 Seleccionar ampliacin (Opcional) Click en caja de texto 3 Supr Aumentar zoom 3 Click en logotipo 3 Imgenes prediseadas Buscar 3 Escribir "espacio" 3 Buscar 3 Doble click en imagen Click en forma blanca 3 Estirar borde 3 Click en forma roja 3 Estirar borde

Exportarla en otros formatos


Una vez que has terminado tu publicacin, puedes imprimirla (que seria la opcin ms "tradicional") o bien exportarla a algn formato electrnico para enviarla por email, grabarla en un CD, etc. y as compartirla con ms facilidad. Publisher dispone de los formatos ms comunes para ello. Antes de nada, guarda tu creacin en el disco duro para evitar posibles prdidas de informacin. Haz click en Archivo y en Guardar (notars que Publisher no tiene por completo

otro PC. Haz click en Siguiente, Finalizar y Aceptar. En la carpeta que has definido podrs recoger la publicacin ya "empaquetada".

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Haz click en Siguiente . En la prxima ventana, Publisher te propone grabar la publicacin directamente en CD. Si no quieres hacer esto ahora, haz click en Examinar y selecciona una carpeta de destino para la publicacin empaquetada. Haz click en Aceptar y luego en Siguiente para continuar.

Otra posibilidad es exportar la publicacin en formato PDF. Dejar de ser editable, pero los

Escribe un nombre para el fichero que vas a crear con formato PDF y despus, en la misma ventana y sirvindote del explorador de archivos que se encuentra en esta, selecciona la carpeta de destino donde vas a almacenar el fichero. Cuando hagas click en el botn Publicar se crear el documento PDF. Para comprobar que el proceso se ha producido satisfactoriamente, podrs abrir el fichero resultante, con el Visor de Adobe, desde la carpeta que hayas especificado como destino. Comprueba que tanto el aspecto como el tamao de este nuevo documento que acabas de crear son idnticos a los que tena la publicacin original que diseaste con Publisher.

el nuevo diseo de Office 2007). Luego escribe un nombre de fichero y haz click en Guardar. Ahora ya ests listo para las diferentes posibilidades de exportacin. Comienza con un click sobre Archivo y luego en Empaquetar publicaciones y Llevar a otro equipo. Esta posibilidad te permite llevar tus publicaciones a otro PC "en una sola pieza". Es decir, adjuntando todo el material que has utilizado para hacerla, reunindolo desde todas las partes del disco duro en donde lo almacenes. Se abrir el Asistente para empaquetar publicaciones.

Activa las casillas Incrustar fuentes TrueType e I ncluir grficos vinculados. As te aseguras que con la publicacin ir todo lo necesario para trabajar con ella en

usuarios podrn imprimirla y obtener copias en papel a su antojo, lo que resulta muy conveniente, por ejemplo, para formularios. Haz click en Archivo y en Publicar como PDF o XPS . En la lista Guardar como tipo selecciona la entrada llamada PDF.

Resumiendo...
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Archivo 3 Guardar 3 Escribir nombre de fichero 3 Guardar Archivo 3 Empaquetar publicaciones 3 Llevar a otro equipo Siguiente 3 Examinar 3 Seleccionar carpeta 3 Aceptar 3 Siguiente Incrustar fuentes TrueType 3 Incluir grficos vinculados 3 Siguiente 3 Finalizar 3 Aceptar 5 Archivo 3 Publicar como PDF o XPS 3 Guardar como tipo 3 PDF 6 Escribir nombre 3 Seleccionar carpeta 3 Publicar

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Curso

Los extras de Office


Como ltima entrega de este curso vers todo el conjunto de aplicaciones adicionales y herramientas auxiliares que incluye la suite de Microsoft Office 2007 y que estn diseadas para facilitarte el trabajo con este paquete de software. Ofrecen funcionalidades de lo ms variado y de lo ms til en algunos casos.

Gua del curso


1. Office y Word 2007
Instalacin de Office 2007. Word 2007, escribe ms cmodamente. Los nuevos formatos PC Today n 155

2. Excel 2007, controla tus nmeros


Formatos condicionales. Frmulas y funciones. Los nuevos grficos. Impresin mejorada. PC Today n 156

3. PowerPoint, comunica tus ideas


Crea una presentacin efectiva. Diagramas y modelos. Otras novedades. Formatos porttiles. PC Today n 157

4. Access, datos en orden


Insertar datos. Filtros y ordenacin. Vistas mejoradas. El panel de exploracin. PC Today n 158

5. Outlook y Publisher
Configurar cuentas de correo. Funciones antispam. Publicaciones a tu medida. Crear una publicacin. PC Today n 159

6. Las herramientas de Office


Infopath 2007. Office Picture Manager. Office Document Imaging. Office Document Scanning. PC Today n 160

unque las aplicaciones principales de Office son, sin duda, Word, Excel, Access y Outlook, esta suite de ofimtica incluye toda una serie de herramientas y programas auxiliares que resultan necesarias o, cuando menos, muy tiles y convenientes. Desde aplicaciones tan interesantes y complejas como InfoPath hasta pequeas "mini-utilidades" como los diagnsticos de Office, tienes de todo. En las prximas pginas conocers todos los "ayudantes" que hacen de Office una de las suites de ofimtica ms completas del mercado. Vers cmo aprovechar los formularios inteligentes de InfoPath para reunir la informacin en un solo lugar y

aprovecharla en todas sus facetas. Tambin conocers la Galera multimedia, que te permite gestionar, organizar y localizar miles de elementos multimedia, como vdeos, clips de audio, imgenes, clip arts Adems de las aplicaciones ms conocidas, y fotos. En esta mis- Office te ofrece muchas ms herramientas ma lnea se encuentra tambin mo es un OCR que te permite Office Picture Manager, con convertir tus textos impresos sus funciones de retoque rpi- de nuevo en documentos de do y sencillo de tus imgenes. Microsoft Word, aunque ya no Si lo que necesitas es con- tengas el fichero original. Y vertir documentos de papel en para terminar, Diagnsticos electrnicos y, no slo eso, en de Office te ayudar a localieditables, puedes recurrir a la zar cualquier causa de error o pareja de inseparables Office problema que te pueda surgir Document Scanning y Do- durante el trabajo con Office cument Imaging. Este lti- 2007 beta.

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 6

InfoPath 2007
Si recuerdas la entrega sobre Microsoft Access 2007, hace dos nmeros, hablamos sobre los formularios y cmo estos resultan una sencilla forma de introducir referencias en una base de datos. En cierto modo, InfoPath es una especializacin extrema de esta funcionalidad de Access, convertida en aplicacin independiente y con muchas ms funciones. El propsito de InfoPath es el de permitir la creacin de formularios flexibles para su uso en una organizacin o empresa. Estos formularios, de cualquier tipo (desde informes de gastos hasta listas de tareas) son rellenados por los usuarios de forma muy sencilla y rpida, y los datos se pueden enviar a un servidor central. De esta forma, todo el mundo puede disponer de la informacin que necesita en el momento en que la necesita. De modo que InfoPath no slo es un excelente editor de formularios, que te ahorrar mucho trabajo de diseo de papelera para tu compaa, sino que tambin los datos obtenidos se convierten en un activo de la empresa y pueden ser reutilizados por los dems usuarios. Como ves, repetimos muy a menudo el trmino "empresa". Y es que InfoPath no es demasiado apropiado para usuarios nicos, ya que desperdicias muchas de sus funciones que estn orientadas especialmente a la colaboracin en grupos. A continuacin vers las bases de manejo de InfoPath para que puedas descubrir el potencial que tiene este programa.

Haz un doble click sobre Ejemplo: Solicitud de viaje , de la categora Personalizar un ejemplo. Se abrir el ejemplo correspondiente en modo de diseo. Aunque no vamos a entrar en las operaciones de diseo en este punto, ya que ocuparan un curso por si mismas, s vers las posibilidades que existen.

un nombre a la plantilla, selecciona una carpeta de destino para ella y haz click en Guardar.

de controles de los que dispones (calendarios, listas desplegables, secciones ampliables, etc.).

Despus vers una nueva ventana. Selecciona la entrada En una ubicacin de red como destino de la publicacin de la plantilla y haz click en Siguiente. En la prxima ventana haz click en Examinar y selecciona la carpeta en la que quieres publicar la plantilla. Escribe tambin el nombre de la misma y haz click en Aceptar. Repite el nombre en la casilla inferior.

Por ejemplo, haz un doble click sobre el campo de texto que hay debajo de Motivo profesional. Se abrir el cuadro de dilogo de Propiedades. Si activas las diferentes pestaas, puedes hacerte una idea de la flexibilidad, pero tambin de la complejidad que representa crear un formulario para InfoPath. Cierra el cuadro con un click sobre Cancelar.

Luego haz click en Siguiente en dos ocasiones para avanzar. Llegars al ltimo paso, en donde debes pulsar sobre Publicar para terminar. Un ltimo click sobre

el botn Cerrar acaba con el proceso de exportacin del formulario. Tras esto, cierra InfoPath. Abre ahora la carpeta en la que has exportado la plantilla y brela con un doble click. InfoPath se iniciar de nuevo, pero esta vez entrars en el modo para completar formularios, en lugar de disearlos. Ve rellenando las casillas y observa los diferentes tipos

Una vez que hayas rellenado todos los datos, haz click en Archivo y en Guardar . Escribe un nombre para el formulario y pulsa sobre Guardar . Si visitas la carpeta de destino, ahora podrs apreciar la diferencia entre la plantilla (a la derecha) que no contiene datos y el formulario (izquierda), que s los almacena. Ahora, con las funciones avanzadas de InfoPath puedes consolidar la informacin de mltiples formularios.

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Inicia el programa con clicks sobre Inicio , Todos los programas , Microsoft Office y Microsoft Office InfoPath 2007 . Lo primero que vers ser el Asistente de creacin de un nuevo formulario, con una seleccin de plantillas que puedes aprovechar directamente.

Ahora, para utilizar este formulario y que puedas introducir datos en el mismo, necesitas publicarlo primero. De modo que haz click en el vnculo Publicar plantilla de formulario . Se abrir un aviso que te indica que debers guardar primero la plantilla. Haz click en Aceptar, asgnale

Resumiendo...
Inicio 3 Todos los programas 3 Microsoft Office 3 InfoPath 2007 Doble click en Ejemplo: Solicitud de viaje Doble click en campo de texto 3 Ver Propiedades 3 Cerrar cuadro Publicar plantilla de formulario 3 Aceptar 3 Escribir nombre 3 Guardar En una ubicacin de red 3 Siguiente 3 Examinar 3 Elegir carpeta 3 Escribir nombre 3 Aceptar 6 Siguiente 3 Siguiente 3 Publicar 3 Cerrar 7 Abrir carpeta 3 Doble click en plantilla 3 Rellenar formulario 8 Archivo 3 Guardar 3 Escribir nombre 3 Guardar 3 Abrir carpeta

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Curso

Diagnsticos de Office
Una suite de programas tan compleja como lo es Microsoft Office y que se integra tanto en el sistema puede tener sus defectos, naturalmente. En ocasiones se trata de ligeras incompatibilidades con alguna pieza de hardware, controlador o programa que tienes instalado, de modo que la solucin suele ser bastante sencilla. Sin embargoqu est entrando en conflicto con Office? Diagnsticos de Office intenta averiguarlo para que puedas resolver el problema en el menor tiempo posible. Adems, en esta versin beta de la suite, el programa realiza una doble funcin: la de control de calidad. Como es natural, las versiones beta an tienen numerosos fallos. Este es el motivo principal por el que se distribuyen, para que puedas encontrar alguno y comunicarlo a Microsoft para que lo corrijan antes de que la versin final salga a la venta. Por ello Diagnsticos de Office resulta especialmente interesante en esta fase del producto, ya que te permite averiguar qu est ocurriendo y si se trata del propio Office o de tu PC. El manejo del programa es muy sencillo, como vers a continuacin. Inicia la aplicacin desde el men Inicio, con clicks sobre Todos los programas, Microsoft Office, Herramientas de Microsoft Office y, finalmente, sobre Diagnsticos de Microsoft Office. La pantalla principal de esta sencilla herramienta aparecer en tu monitor. Si nunca antes has utilizado este programa, no ve-

Si tienes dudas o quieres una explicacin ms exhaustiva, haz click en el vnculo En qu consiste el diagnstico? Se abrir una ventana de navegador con un texto explicativo ms amplio. Cuando termines de leerlo, cierra el navegador con un click sobre el aspa.

En cualquiera de los dos casos, haz click en el vnculo Resultados detallados para ver una explicacin ms amplia de las pruebas realizadas as como detalles de los resultados que Diagnsticos de Microsoft

el caso de que existan) para ver si encuentras la solucin apropiada para tu problema, en el caso en que la versin actual de Diagnsticos con la que ests trabajando no consiga dar con con la causa que est provocando este problema, fallo o error de funcionamieno en la versin de Microsoft Office 2007 Beta que tienes instalada en tu PC.

Luego pulsa sobre el botn Iniciar diagnstico . Tal y como te avisa el propio programa, las pruebas pueden llevar un buen rato, en funcin de la potencia de tu PC, especialmente la que comprueba el

Office ha encontrado al respecto. Cuando termines de revisar estos datos, haz click en el botn Continuar.

rs el botn Ejecutar los diagnsticos otra vez. Slo aparece a partir de la segunda vez, al igual que el vnculo Mostrar resultados anteriores. Haz click sobre el botn Continuar (o bien sobre Ejecutar los diagnsticos otra vez, segn el que tengas disponible). Vers una lista con todas las pruebas que se van a realizar. Si quieres, chale un vistazo a todas para ver lo que se comprueba.

disco duro. De modo que no utilices tu ordenador durante la comprobacin para facilitar y acelerar el trabajo, y cierra todos los programas que no sean imprescindibles. Podrs ver el progreso en pantalla. Una vez finalizadas las pruebas, vers el "veredicto". En el caso de que no se encuentre problema o incompatibilidad alguna, obtendrs una ventana similar a la que puedes ver en la figura. De lo contrario, aparecer en pantalla el nmero de problemas.

Ahora el programa se conectar a Internet, directamente al sitio de Microsoft, e intentar obtener nuevas pruebas que an no se encuentren en tu equipo debido a la ltima actualizacin de Office que ests utilizando. Esta caracterstica es muy interesante, ya que siempre tendrs la aplicacin al da y podrs ejecutar los diagnsticos ms recientes (en

Como resultado de esta conexin automtica a Internet, se abrir una pgina web con toda la informacin al respecto. Si tu versin de Office presenta algn fallo, deberas tomarte el tiempo necesario para leer esta pgina, as como seguir los vnculos que, desde ella, conducen a otros sitios de resolucin de problemas. De esta manera podrs mantener a tu Microsoft Office en forma y descubrir el causante del problema que padeces. Cuando termines de leer la solucin, cierra el navegador de Internet y aplica lo que has aprendido.

Resumiendo...
1 Inicio 3 Todos los programas 3 Office 3 Herramientas de Office 3 2 3 4 5 6 7 8
Diagnsticos de Office Continuar 3 (Opcional) Ejecutar los diagnsticos otra vez (Opcional) En qu consiste el diagnstico? 3 Cerrar ventana Iniciar diagnstico 3 Esperar finalizacin de las pruebas Observar resultado Resultados detallados 3 Ver resultados 3 Continuar Ver si hay nuevas pruebas Leer informacin 3 Cerrar navegador de Internet

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 6

La Galera multimedia
La Galera multimedia es una utilidad incluida en Office que te ayuda a centralizar todo tu material multimedia para utilizarlo en cualquiera de las aplicaciones de la suite (o en otros programas). Permite la gestin y ordenacin de imgenes, cliparts, msica, ficheros de audio y vdeo, animaciones, etc. Adems del material que puedas tener en tus discos duros, este programa te permite acceder a las colecciones multimedia de Office que se encuentran online. De esta forma siempre tendrs a mano el material que necesitas para tus documentos de texto, presentaciones, hojas de clculo, bases de datos... A continuacin aprenders el funcionamiento bsico de esta utilidad de forma independiente, ya que tambin puedes acceder a ella desde las diferentes aplicaciones de Office, de diversas maneras. Abre el programa con clicks sobre Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Herramientas de Microsoft Office y Galera Coloca el cursor encima del segundo clipart que se ve y aparecer una flecha en la parte derecha. Haz click en la misma. Se desplegar un men contextual con diversas entradas. Pulsa sobre Vista previa o propiedades para obtener una previsualizacin de mayor tamao de la imagen, as como acceso a sus propiedades.

Ahora haz un doble click en la carpeta Colecciones de Office, para cerrar de nuevo y realiza otro sobre Colecciones Web . Debes

estar conectado a Internet para poder ver los clips de Microsoft Office Online. Despliega tambin la carpeta con ese mismo nombre y vers las categoras existentes. Pulsa en Conceptos y espera a que se carguen las previsualizaciones en la parte derecha del programa. Observars que hay muchas ms imgenes disponibles. Como habrs visto, proceden de una fuente online, lo que representa un problema si quieres utilizar alguna de ellas pero no tienes disponible una conexin

Se abrir una nueva ventana en la que debes especificar en qu coleccin deseas copiar la imagen. Inicialmente slo hay disponibles dos: Favoritos y Clips sin clasificar . De modo que haz click en el botn Nueva de la parte inferior, para crear tu propia coleccin. Escribe Smbolos alegricos y haz click en dos ocasiones. La imagen se descargar en unos segundos.

multimedia de Microsoft. Veras una ventana como la de la figura, inicialmente vaca. Despliega la carpeta Colecciones de Office que hay a tu izquierda con un click sobre el signo "+" que se encuentra delante del nombre. Despus, selecciona la categora Conceptos con otro click. En la ventana de la derecha vers las previsualizaciones de los cliparts y dems elementos multimedia disponibles.

En la nueva ventana que aparece dispones de diversas opciones. Por una parte vers que, sorprendentemente, se trata de una imagen animada (algo que solamente podrs aprovechar totalmente en algunos programas). Por otra podrs ver la lista de palabras clave asociadas a la

Si ahora activas la nueva categora que has creado, en la carpeta correspondiente de la parte izquierda del programa, vers el smbolo recin descargado (y todos los que vayas teniendo en esa categora). Esto te permite crear tus propias colecciones temticas de elementos multimedia (imgenes, sonidos, etc.) en funcin de las tareas que tengas que realizar.

a la Red (en un porttil, por ejemplo). Sin embargo, esto tiene fcil solucin. Simplemente descarga la o las imgenes que te gusten a tu PC y podrs utilizarlas siempre que lo necesites. Haz click en la flecha del elemento multimedia que quieras descargar y selecciona la entrada Disponible sin conexin.

Resumiendo...
imagen. Estas palabras clave son muy importantes para facilitar la localizacin de este elemento mediante el buscador integrado en la Galera multimedia (y que vers algo ms adelante). Haz click en Cerrar por el momento. 1 Inicio 3 Todos los programas 3 Office 3 Herramientas de Office 3
Galera Multimedia Desplegar Colecciones de Office 3 Desplegar Conceptos Colocar cursor en clipart 3 Click en flecha 3 Vista previa o propiedades Cerrar Cerrar Colecciones de Office 3 Colecciones Web 3 Microsoft Office Online 3 Conceptos 6 Elegir elemento 3 Click en flecha 3 Disponible sin conexin 7 Nueva 3 Escribir: Smbolos alegricos 3 Aceptar 3 Aceptar 8 Click en nueva categora 3 Ver contenido

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Curso

Aadir elementos nuevos a la Galera multimedia


Aunque Office online y la propia suite de Office ya incluyen un buen nmero de elementos multimedia, puedes aadir los tuyos propios, para categorizarlos adecuadamente y que as los tengas siempre a mano cuando los necesites en tus documentos. Para aadir nuevos elementos a la Galera multimedia, haz click en el men Archivo y luego en la entrada Agregar clips a la galera y en Por mi cuenta. Aparecer el tpico cuadro de dilogo de Windows para A diferencia de las imgenes de las colecciones que ya se incluyen con Office, las que aadas t mismo an no tienen descripciones que faciliten su localizacin posterior. Aunque Galera multimedia aade algunas por su cuenta en base a la carpeta en Luego coloca el cursor en la casilla Palabra clave y escribe un trmino que te facilite el encontrar esta imagen despus. Pulsa sobre Enter o haz click en Agregar cuando termines. Escribe todos los trminos que creas que resultan tiles para una posterior bsqueda satisfactoria de este tipo de imagen.

Para editar ms de una imagen en secuencia no es necesario que cierres este cuadro de dilogo y vuelvas a abrirlo con otra imagen. Basta con que hagas click en los botones <Anterior y Siguiente> que se encuentran justo debajo de la previsualizacin del elemento. As puedes editar mucho ms deprisa un nmero elevado de imgenes.

abrir archivos. Localiza los ficheros en el disco duro, seleccinalos y luego pulsa sobre Agregar a De nuevo aparecer el cuadro de dilogo de seleccin de coleccin de destino, a la que copiar las imgenes. De nuevo haz click en Nueva, escribe Insignias y pulsa sobre Aceptar en los dos cuadros que permanecen abiertos. Despus haz click en Agregar y las imgenes (sonidos, vdeos, etc.) se importarn a la recin creada coleccin.

la que se encontraba la imagen que has agregado, esto no es suficiente. As que haz click en la flecha de una de las imgenes y selecciona la entrada Editar palabras clave, como ya hiciste antes.

Resumiendo...
1 Archivo 3 Agregar clips a la galera 3 Por mi cuenta 3 Buscar fiche2 3 4 5 6
ros 3 Agregar a Nueva 3 Escribir: Insignias 3 Aceptar 3 Aceptar 3 Agregar Click en flecha de imagen 3 Editar palabras clave Click en palabra clave innecesaria 3 Eliminar Palabra clave 3 Escribir nueva palabra 3 Agregar Anterior 3 Siguiente 3 Editar ms claves

Vers las palabras clave que Galera multimedia ha aadido. Elimina todas las que no te aporten nada para una bsqueda posterior (como las procedentes de la ruta en la que se encontraba la imagen). Para ello haz click en la palabra clave de la lista central y luego en Eliminar.

Buscar un elemento en la Galera


Toda esta edicin de palabras clave, naturalmente, tiene su compensacin. La Galera multimedia dispone de un buscador de elementos que te ayudar a encontrar exactamente lo que necesitas en cuestin de segundos. Y todo es mrito de las palabras clave, de modo que puedes ver la importancia de las mismas a la hora de editarlas correcta y acertadamente. Haz click en el botn Buscar de la barra de herramientas superior del programa y el panel de tareas de la izquierda cambiar de aspecto. Luego escribe el trmino que necesites en la casilla Buscar. Haz click

Pero si an no es suficiente, puedes restringir la bsqueda an ms. Despliega la lista Busca en y reduce el nmero de colecciones en las que quieres localizar el elemento que buscas.

en el botn con el mismo nombre para iniciar la localizacin del elemento deseado en la Galera multimedia. Vers que aparecen tanto elementos que tienes en tu PC, como aquellos que pertenecen a Office Online. Sin embargo, si el nmero de resultados es demasiado

elevado, puedes afinar la bsqueda. Despliega la lista Los resultados deben ser y selecciona las entradas que te interesen. Eso reducir el nmero de elementos que aparecen.

Resumiendo...
1 Buscar 3 Escribir trmino de bsqueda 3 Buscar 2 Ver resultados 3 Desplegar lista Los resultados deben ser 3
Seleccionar entradas adecuadas

3 Desplegar lista Busca en 3 Seleccionar entradas adecuadas

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Curso de Microsoft Office 2007. Parte 6

Office Document Scanning y Document Imaging


Estas dos aplicaciones van siempre de la mano, ya que Imaging necesita de Scanning para funcionar. Como seguramente ya has adivinado, Document Scanning te permite digitalizar tus documentos importantes y convertirlos en imgenes digitales en el disco duro para que siempre los tengas a mano y puedas imprimir copias cuando lo necesites. Para ello Scanning utiliza los controladores de tu escner y, posiblemente, tambin el programa de escaneo, aunque eso depende de cada modelo de escner en concreto. En cuanto a Document Imaging, el programa no slo digitaliza tus documentos, sino que tambin aplica un OCR sobre ellos, lo que significa que la aplicacin "lee" realmente la pgina del escner y produce un fichero de texto que contiene las palabras impresas en el papel que has escaneado. Esto te evita interminables sesiones de copiado de textos y, adems, te permite introducir modificaciones sobre un texto que slo tienes en papel, de forma rpida y eficiente. Como ambos programas van siempre juntos, vers el funcionamiento de los dos en un solo proceso: la conversin de una pgina de tu revista a un documento de texto de Microsoft Word.

Una vez hecho esto, podrs ver la pgina en pantalla y se realizar el anlisis OCR. Este tardar unos segundos, en funcin de la potencia de tu equipo y la complejidad de la pgina (nmero de diferentes tipografas, tamaos diversos de letra, etc.). Luego vers algo parecido a la figura.

truir un texto largo, agregndole todas las pginas importantes. Cuando termines, y para guardar el documento escaneado como texto, haz click en el botn Enviar texto a Word.

Carga la pgina correspondiente en el escner y haz click en el botn Digitalizar. Ahora, en funcin del software que utilice tu escner, vers una previsualizacin de la pgina directamente en la ventana del

Vers una ventana que te pregunta algunos detalles sobre la exportacin a realizar. Selecciona el destino del fichero con el botn Examinar. En principio acepta los valores predeterminados con un click sobre Aceptar, para obtener un documento lo ms parecido al original que acabas de escanear.

En primer lugar abre Microsoft Document Imaging con clicks sobre Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Herramientas de Microsoft Office y, finalmente, Microsoft Document Imaging. La aplicacin aparecer vaca, de modo que

programa o bien aparecer (como en este caso) la utilidad de escaneo correspondiente a tu mquina. Haz click en el botn Scan (Escanear) o similar para iniciar el proceso. Esto inicia la fase de escaneo. En el caso de que no haya aparecido ninguna ventana con algn tipo de informacin adicional, podrs ver el progreso de este proceso en la miniatura de la pgina que aparece en pantalla. De lo contrario, lo que vers es cmo el software de escaneo correspondiente digitaliza la pgina y luego la pasa directamente a la base de ficheros de Microsoft Document Imaging. Despus de lo cual el software utilizado se cerrar solo de forma automtica. Ya tienes tu documento en el PC.

Una de las particularidades de Document Imaging es que puedes marcar el texto con un "rotulador" fluorescente para destacar pasajes importantes. Haz click en el botn correspondiente de la barra de herramientas y arrastra el cursor por encima del documento escaneado para marcar aquellos prrafos que te interesen.

Al cabo de unos segundos se abrir Microsoft Word con el documento convertido y podrs realizar las modificaciones que necesites. Presta atencin a las faltas de ortografa, bastante comunes en los programas OCR si no escaneas a una resolucin suficientemente elevada (300 ppp es lo recomendable).

Ahora tienes la posibilidad de aadir ms hojas al documento, que tambin sern analizadas y "ledas" apropiadamente por Document Imaging. De esta forma puedes recons-

Resumiendo...
1 Inicio 3 Todos los programas 3 Office 3 Herramientas de Office 3
Document Imaging

haz click en el pequeo icono del escner que hay en la barra de herramientas superior. Se abrir el cuadro de dilogo de la figura. Selecciona la entrada Color (tambin puedes elegir Escala de grises si vas a reconocer el texto del documento). Pulsa sobre el botn Escner y selecciona el escner apropiado. Despus haz click en Aceptar.

2 Color 3 Escner 3 Seleccionar escner 3 Aceptar 3 Colocar pgina en escner 3 Digitalizar 3 Esperar digitalizacin 3 4 5 6 7 8 9
Scan Esperar digitalizacin Esperar anlisis OCR Marcador 3 Arrastrar cursor por las zonas a destacar Aadir ms hojas 3 Enviar texto a Word Examinar 3 Elegir destino del fichero 3 Aceptar Ver resultado de la conversin

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