Ordenar, Filtrar, Subtotales

on frecuencia utilizamos listas para almacenar y presentar informacin. Por ejemplo, listas de alumnos, fechas de examen, notas, profesores, asignaturas. Las empresas manejan listas de clientes, proveedores, productos, pedidos, facturas. El aspecto de la mayora de estas listas es muy similar al de las tablas del Captulo 8, listas verticales que utilizan la primera fila para indicar, sirvindose de rtulos o etiquetas, la clase de datos que contiene cada columna. Con este diseo, cada fila de la lista contiene la informacin de un objeto (alumno, asignatura, cliente, empleado, proveedor ) y cada columna una clase de dato (apellido, nombre, telfono ). Dependiendo del uso que vayamos a dar a la lista nos interesar ordenarla de un modo u otro. Las listas de las notas suelen estar ordenadas por apellidos. Sin embargo, la lista con las puntuaciones obtenidas en una oposicin suele estar ordenada por puntuacin decreciente, slo logran plaza las mayores (primeras) puntuaciones. Para ordenar una lista por una columna utilizamos los botones Orden ascendente -- y Orden descendente -- situados en la Barra de herramientas Estndar. Cuando necesitamos ordenar una lista por ms de una columna, hasta tres, utilizamos el comando Datos > Ordenar . A veces, interesa seleccionar (filtrar) los elementos de una lista que cumplen determinado requisito. Por ejemplo, la lista de notas que ponemos en el tabln de anuncios slo hace referencia a los alumnos que se han presentado o a los que han aprobado. La lista con los resultados del primer ejercicio de una oposicin slo menciona los opositores que pasan al siguiente ejercicio. El contable de una empresa slo est interesado en las facturas pendientes, o en las que se emitieron hace ms de un mes y todava estn sin pagar. El encargado de almacn nicamente desea saber los pedidos pendientes de servir o los productos que estn bajos de stock. Para seleccionar informacin utilizamos el comando Datos > Filtro. Otras veces lo que interesa es presentar seguidas las filas de la lista que corresponden a un mismo objeto y aadir subtotales y totales a cada subgrupo y a cada grupo. Por ejemplo, podemos gestionar un almacn mediante una lista, cada lnea de la lista contiene: fecha, cdigo de cliente, cdigo de producto, unidades servidas e importe. Cada vez que servimos un producto aadimos una fila a la lista. La lista est ordenada por fecha. Para hacer las facturas a fin de mes, ordenamos la lista por cdigo de cliente y por cdigo de producto y le decimos a Excel que incluya a continuacin de cada grupo de filas con el mismo cdigo de producto el subtotal

de unidades servidas y de importe y, al final de cada cliente el total del cliente. Una vez ordenada la tabla creamos los subtotales con el comando Datos > Subtotales.
Ejercicio 13-1

Crea la lista de datos personales de los pacientes del Dr. Llorenset.

Cuando un paciente visita al Dr. Llorenset por primera vez, ste aade los datos personales del nuevo paciente a la lista. Buscar el telfono de un paciente en esta lista no es sencillo y nos llevara un tiempo. Si lo que recordamos del paciente es su nombre, sera bueno que la lista estuviera ordenada alfabticamente por la columna NOMBRE. Pero, si lo que recordamos es su primer apellido, sera conveniente que la lista estuviera ordenada por la columna APELLIDO-1. Debemos tener presente que una lista difcilmente estar ordenada por dos columnas a la vez y que todos los datos que estn en una fila van unidos. Cuando ordenamos cambiamos toda la fila. Es importante que las listas sean compactas, esto es, que no tengan filas ni columnas en blanco. Ordenar por una columna Ordenar una lista utilizando los datos de una sola columna es muy sencillo. Para ello, seleccionamos cualquier celda de la columna por la que queremos ordenar y pulsamos el botn Orden ascendente - para ordenar en orden creciente o el botn Orden descendente -- para ordenar en orden decreciente.

Ejercicio 13-2

Ordena alfabticamente la lista de pacientes por la columna APELLIDO-1.

Excel ha tenido en cuenta que la primera fila es de encabezamientos y la ha dejado como estaba. Ahora resulta ms cmodo buscar el telfono de un paciente del que conocemos su primer apellido. Ahora bien, la lista no est ordenada del todo. Cuando los pacientes tienen igual el primer apellido deberamos ordenar la lista teniendo en cuenta el segundo apellido y caso de que coincidan los dos apellidos utilizar el nombre. Pensar en la lista telefnica y en apellidos muy frecuentes como Garca, Martnez o Prez. Ordenar por varias columnas Podemos ordenar una lista utilizando hasta tres columnas con el comando Datos > Ordenar . Primero, seleccionamos cualquier celda de la lista. A continuacin, ejecutamos el comando Datos > Ordenar . Se abre la ventana Ordenar en la que seleccionamos las columnas por las que queremos ordenar y el orden Ascendente o Descendente que queremos utilizar en cada columna. Por ltimo, pulsamos el botn Aceptar.
Ejercicio 13-3

Ordena la lista de pacientes por la columna C-POSTAL descendentemente y por la columna DIRECCIN ascendentemente.

Observar que si ordenamos por la columna NMERO los datos volvern a estar como al principio. Cuando despus de ordenar los datos no es posible devolverlos a su estado original se aconseja copiarlos en otra hoja y ordenar la copia. Es conveniente conservar los datos originales intactos por si al manipularlos cometemos algn error. De este modo, siempre podremos repetir el proceso y subsanar el error.
Ejercicio 13-4

El Dr. Llorenset, entusiasta de las hojas de clculo, utiliza la segunda hoja del libro Excel para anotar las facturas y controlar los pagos. En la lista de pacientes slo hay datos. Por el contrario, la lista de facturas contiene datos y frmulas. Cuando emite una, slo entra el nmero del paciente, y localiza su nombre y apellidos mediante la funcin BUSCARV. Suponemos que el IVA que se aplica es el 16% y que las facturas que no tienen fecha de pago estn por cobrar.

Autofiltro El Autofiltro de Excel permite seleccionar de modo sencillo las filas de la lista que interesan. Para activar el Autofiltro seleccionamos cualquier celda de lista y ejecutamos el comando Datos > Filtro > Autofiltro. Entonces aparece junto a cada encabezado de columna un botn de lista desplegable. Para seleccionar filas hacemos clic sobre el botn de lista desplegable situado en la columna que vamos a utilizar para filtrar la informacin y elegimos la opcin que interesa. La lista desplegable muestra los valores que hay en dicha columna y otras opciones como (Todos), (Diez mejores), (Personalizar) (Vacas) (No vacas), etc. Cuando aplicamos un filtro slo vemos las filas que cumplen la condicin. El resto de filas sigue estando ah, solo que no las vemos.
Ejercicio 13-5

Selecciona las facturas de un paciente, por ejemplo, de Pedro Bellido.

Al hacer clic sobre el nombre del paciente en la lista desplegable vemos slo las facturas de dicho paciente.

Sobre este primer filtro podemos aplicar otro filtro para ver las filas que cumplen dos condiciones.
Ejercicio 13-6

Qu facturas tiene pendientes de pago el paciente Pedro Bellido? Facturas pendientes de pago son las que no tienen dato en la columna FECHA PAGO. Primero filtramos por nombre del paciente y, manteniendo ese filtro, filtramos por fecha de pago vaca.

Al hacer clic sobre la opcin (Vacas) la lista se vuelve a reducir.

Para eliminar todos los filtros y mostrar la lista completa ejecutamos el comando Datos > Filtro > Mostrar todo. Autofiltro personalizado La opcin (Personalizar) de la lista desplegable permite utilizar condiciones como: es igual a, no es igual a, es mayor que, es mayor o igual que, etc.
Ejercicio 13-7

Qu facturas tienen un IMPORTE mayor que 80 y menor o igual que 120? Seleccionamos la opcin (Personalizar) de la lista desplegable de la columna IMPORTE y completamos la ventana Autofiltro personalizado.

Hacemos clic en el botn Aceptar.

Ejercicio 13-8

Facturas pendientes de pago emitidas antes del 07/07/2005?

Subtotales El comando Datos > Subtotales permite calcular subtotales de grupos de filas de una lista. Antes de calcular los subtotales debemos ordenar la lista por la columna que va a determinar los grupos ya que Excel calcula un subtotal cada vez que se produce un cambio en dicha columna. Tambin debemos indicar la funcin a utilizar para calcular el subtotal, Suma, Cuenta, Promedio, etc. y las columnas a las que vamos a agregar el subtotal.
Ejercicio 13-9

Calcula el total facturado a cada paciente y el total facturado. En primer lugar, y por motivos de seguridad, copiamos la hoja Lista de facturas en otra hoja a la que asignamos el nombre Total facturado a cada paciente. A continuacin, como queremos agrupar por paciente, ordenamos la lista por la columna NOMBRE-APELLIDO-1. Ahora ejecutamos el comando Datos > Subtotales, completamos la ventana Subtotales y pulsamos el botn Aceptar.

Observamos que en el margen izquierdo aparecen tres botones -------- que indican los tres niveles de agrupamiento que se han hecho. Haciendo clic sobre cada uno de estos botones se muestra informacin ms o menos detallada. Si hacemos clic sobre el botn 1, mximo nivel de agrupamiento, slo vemos el Total General. Si hacemos clic sobre el botn 2, vemos el Total de cada paciente y el Total general.

Si hacemos clic sobre el botn 3, vemos toda la informacin. Subtotales de subtotales Al igual que podemos ordenar por ms de una columna, hasta tres, podemos calcular subtotales de subtotales. Por ejemplo, en contabilidad hay varios niveles de cuentas por lo que es til calcular los subtotales para cada nivel. Antes de calcular subtotales de subtotales debemos ordenar por las columnas que definen los niveles de agrupacin. A la hora de ordenar las columnas debemos ordenar primero por el nivel inferior de agrupacin y luego por el superior. Para que el lector repase todo lo visto hasta hora en este captulo y podamos llegar al clculo de subtotales de subtotales vamos a desarrollar la administracin de la comunidad de propietarios Spering. La comunidad de propietarios Spering es un edificio que tiene nueve componentes: cinco plazas de garaje, un bajo comercial, dos pisos y un tico. Hay tres tipos de gastos: del edificio, de escalera y de garaje. Cada componente participa en cada tipo de gasto segn un coeficiente establecido en la escritura de divisin horizontal. Para gestionar la comunidad el administrador utiliza en total 13 cuentas: una cuenta general, nueve cuentas de componente y tres cuentas de gastos.
Ejercicio 13-10 Crear las listas que utiliza el administrador de la comunidad.

Lista de propietarios: nmero, nombre y telfono.

 Lista de componentes: nmero, descripcin, propietario (nmero, nombre), coeficiente de participacin (gastos edificio, gastos de escalera, gastos de garaje).

Lista de cuentas: nmero, descripcin.

Entrar en la cuenta 1 los movimientos del primer trimestre.

La cuenta 1, cuenta general, tiene la informacin de todos los movimientos, ingresos y pagos, que se producen en la comunidad. Cada fila, apunte, contiene la siguiente informacin: nmero de cuenta a la que corresponde ese apunte, fecha, concepto, ingreso y gasto.

El administrador quiere saber qu gastos de edificio se han producido.

Para ello, utiliza el Autofiltro para filtrar las filas de la cuenta 91.

El administrador quiere ver todos los gastos.

Para ello, utiliza un Autofiltro personalizado. Filtra las filas cuyo nmero de cuenta es mayor o igual a 91 y menor o igual a 93.

El administrador copia las filas de todos los gastos en la hoja Gastos 1 trimestre.

Si teniendo aplicado un filtro seleccionamos un rango y lo copiamos, slo se copia la informacin filtrada, es decir, la que se ve.

El administrador calcula el subtotal de las cuentas 91, 92 y 93.

Para ello, ordena por la columna CUENTA y calcula subtotales.

El administrador calcula el subtotal de cada concepto y el subtotal de cada cuenta 91, 92 y 93.

Para ello, elimina los subtotales y ordena, por la columna CUENTA, luego por la columna CONCEPTO y luego por la columna FECHA.

Ahora calcula los subtotales para la columna CUENTA.

A continuacin, calcula los subtotales para la columna CONCEPTO. Es muy importante desactivar la opcin Reemplazar subtotales actuales para que aada los subtotales de CONCEPTO conservando los subtotales de CUENTA.

Observar que ahora hay cuatro niveles de agrupamiento.

El administrador calcula qu parte de gastos corresponde a cada componente.

Para ello copia la hoja Lista de componentes en una hoja nueva y la nombra Reparto gastos 1 trimestre. A continuacin calcula la parte de cada gasto que corresponde a cada componente multiplicando el coeficiente por el total del gasto.

El administrador calcula el total que corresponde a cada propietario.

Para ello, elimina la fila 12 donde se calcula la suma de coeficientes y gastos, ordena por NOMBRE de propietario y calcula subtotales.