PLAN DE TRABAJO

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AUTORIDAD PORTUARIA NACIONAL APN

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Octubre del 2009

COMITE DE CONTROL INTERNO

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INTRODUCCIN

1. MARCO CONCEPTUAL DE LA GUIA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SCI La Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado rene lineamientos, herramientas y mtodos que permitir realizar una adecuada implementacin del SCI en la gestin de las operaciones de la entidad, con la finalidad de fortalecer la organizacin y contribuir al logro de sus objetivos, siempre de acuerdo con la naturaleza de sus actividades. Para el proceso de implementacin del SCI la gua considera tres fases: La primera fase es la Planificacin, la cual tiene como objetivo la formulacin de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el SCI, en base a un diagnstico previamente elaborado. Son aspectos inherentes a esta fase asegurar el compromiso de la Alta Direccin y la conformacin de un comit de Control Interno; La segunda fase es la Ejecucin, en la que se implantar el SCI en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, para lo cual la entidad procede al desarrollo del Plan de Trabajo para la implantacin del SCI; La tercera fase es la Evaluacin, en la que se evalan los avances logrados y las limitaciones encontradas en el proceso de implementacin como parte de la autoevaluacin mencionada en el componente de Supervisin. 2. PLAN DE TRABAJO El Plan de Trabajo es el documento por el cual se definir el curso de accin a seguir para la implementacin del SCI. Como insumo principal para la elaboracin del Plan de Trabajo, se considerarn los resultados proporcionados del Informe de Diagnstico conducentes a la implementacin de las NCI. Las acciones consideradas en el Plan de Trabajo deben guardar correlacin con los planes operativos de la entidad, con el fin de asegurar los recursos necesarios y la sostenibilidad del mismo. Se debe considerar dos (2) fases en la elaboracin del Plan de Trabajo:

1. Descripcin de actividades y cronograma 2. Desarrollo del Plan de Trabajo.

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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Y CRONOGRAMA IMPLEMENTACIN

a)

El Comit de Control Interno designados por Resolucin de Acuerdo de Directorio N 018-2009-APN/DIR de fecha 19 de Mayo son responsables del Diseo del Plan de Trabajo para la Implementacin del SCI en la APN. Dicho Plan de Trabajo debe tener en cuenta Las Fases de Planeamiento, Ejecucin y Evaluacin

b)

Los Tiempos y Plazo a considerar deben ser: 1. 2. 3. Inicio de Implementacin: 25 de Agosto 2009 Informe sobre Resultados de la Implementacin, sealando los Avances logrados: antes del 30 de Octubre 2009 Informe Final sobre la culminacin de la Implementacin del SCI: Antes del 30 de Octubre 2010

c)

El Cronograma de Implementacin del Sistema de Control Interno se muestra en la figura siguiente: MES
may jun jul ago sep oct nov dic ene feb 09 09 09 09 09 09 09 09 10 10 mar 10 abr may jun jul ago sep oct 10 10 10 10 10 10 10

FASES PLANIFICACIN EJECUCIN EVALUACIN

DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO

a)

Estructura Organizativa

Para el Desarrollo y Ejecucin del Plan de Trabajo se establece los Niveles de Autoridad y Responsabilidad que se indica a continuacin: Grupo Directivo Conformado por el Comit de SCI, el cual en coordinacin con el Presidente del Directorio, establece los Lineamientos y Directrices generales orientadas a la Implementacin del Sistema de Control Interno en la APN. La Alta Direccin tendr como responsabilidad:

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1. 2. 3. 4. 5. 6.

Definir y Aprobar Lineamientos, Polticas y Directivas Asegurar el establecimiento de Objetivos, Metas y Programas en los Diferentes Niveles de la Organizacin Asignar los Recursos necesarios Revisar el avance de la Implementacin Aprobar Documentacin Entidad Presidir las Reuniones Informes de Avances de Implementacin del Grupo Evaluador

El Comit de Control Interno tendr como Responsabilidad: 1. 2. Asegurar se establezca, Desarrolle e Implemente el Sistema de Control Interno Informar a la Alta Direccin sobre el avance y desempeo de la Implementacin y cualquier necesidad de Recursos. Al respecto considerar que el costo de los Insumos y Actividades en general deba ser lo mnimo posible y no mayor a los resultados o beneficios esperados. Asegurar que se promueva la toma de conciencia en todos los Niveles de la Organizacin sobre control interno (Sensibilizacin y Socializacin). Designar a un representante para cada rea, el cual se encargar de coordinar las actividades a realizar para la implementacin del control interno a Nivel Procesos con los Facilitadores. Programar y presidir las reuniones de coordinacin y avance de la implementacin estableciendo Acuerdos para la Mejora. Coordinar y seleccionar con la Alta Direccin, los Facilitadores a Nivel Entidad que conformarn el Grupo Tcnico. Coordinar y seleccionar con los Directores y Jefes de Unidad, los facilitadores de las reas que conformaran el Grupo Operativo. Coordinar con todas las reas de la entidad aspectos pertinentes a la implementacin del control interno Revisar y validar la documentacin que se genere

3. 4.

5. 6. 7. 8. 9.

10. Definir conjuntamente con el Grupo Tcnico y el Operativo las necesidades de capacitacin

Grupo Tcnico Conformado por personal de las diferentes reas, agrupados en temas especficos de inters institucional que desarrollar y ejecutar la implementacin a Nivel Entidad. El Grupo Tcnico tendr como Responsabilidad: 1. 2. 3. 4. Desarrollar e Implementar el SCI a nivel entidad, cumplimiento el Cronograma establecido para tal fin. Definir conjuntamente con el Comit de Control Interno las necesidades de capacitacin. Elaborar la Documentacin de su mbito de competencia Presentar la Documentacin elaborada al Comit para su Revisin y Validacin

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5. 6.

Informar al Comit de Control Interno sobre el Avance y Desempeo de la Implementacin y cualquier necesidad de Recursos. Difundir y Verificar el Grado de Entendimiento y Toma de Conciencia del Personal del Personal de la Entidad en los temas de su responsabilidad.

Grupo Operativo (Facilitadores) Conformado por personal de las reas, desarrollar y ejecutar la implementacin a Nivel Procesos. El Grupo Operativo tendr como Responsabilidad: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Desarrollar e Implementar el SCI en su rea a nivel Proceso, cumplimiento el Cronograma establecido para tal fin. Definir conjuntamente con el representante del Comit de Control Interno las Necesidades de Capacitacin de su rea y presentarlas para aprobacin. Elaborar la Documentacin de su rea. Presentar la Documentacin elaborada al Comit para su Revisin y Validacin Difundir y Verificar el Grado de Entendimiento y Toma de Conciencia del Personal del rea. Coordinar con el Jefe del rea los temas de responsabilidad.

Grupo Evaluador Conformado por cuatro Directores o Jefes de la APN. El Grupo Evaluador tendr como Responsabilidad: 1. 2. 3. 4. Desarrollar las Evaluaciones conforme lo prescribe la Parte 3 de la Gua de Implementacin del Sistema de Control Interno Evaluar de forma independiente y Objetiva, el desarrollo de las acciones ejecutadas, validando el cumplimiento el Cronograma establecido para tal fin. Definir conjuntamente con el Comit de Control Interno las Necesidades de Capacitacin Elaborar los Informes de Avance y Final de la Implementacin.

As mismo, se determina las responsabilidades de los Directores y Jefes de Unidad como responsables de las reas de la APN y del Representante del Comit de Control Interno Director y Jefe de Unidad 1. 2. 3. 4. 5. 6. Establecer los Objetivos y Metas as como los Indicadores de sus reas Elaborar los Programas y Planes segn corresponda Revisar y Validar la Documentacin y Manual de Procedimientos de sus reas Determinar los Procesos de sus reas y Controles Asegurar que se promueva la Toma de Conciencia en todos los Niveles de sus reas Difundir el Entendimiento de las Polticas y los Objetivos y Metas en sus respectivas reas

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7. 8.

Establecer, Disponer la Elaboracin y Aprobar la Documentacin correspondiente a sus reas Participar de las Reuniones de Coordinacin y Avance cuando sea convocado

Representante del Comit de Control Interno 1. 2. 3. 4. Ser Nexo entre el Comit y el rea para efectos de la Implementacin del SCI Evaluar conjuntamente con el Facilitador del rea las necesidades de Capacitacin. Cumplir con el Cronograma de Actividades del rea asignada Informar al Comit de Control Interno sobre el Avance y Desempeo de la Implementacin y cualquier necesidad de Recursos.

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ALTADIRECCIN

GRUPO EVALUADOR

REPRESENTANTE CCI

GRUPO OPERATIVO

GRUPOTCNICO

ORGANIZACIN

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b) Elaboracin del Cronograma General Este documento por el cual se organiza de manera resumida el Plan de Trabajo en sus diversas etapas y en los tiempos programados para su Ejecucin. Esta informacin, adicional al conocimiento del Cronograma de Implementacin, brindar un mecanismo de control con respecto a los tiempos y grados de avance generales.
MES
may09 jun09 jul09 ago09 sep09 oct09 nov09 dic09 ene10 feb10 mar10 abr10 may10 jun10 jul10 ago10 sep10 oct10

FASES

ETAPA
COMPROMISODELAALTA DIRECCIN

ACTIVIDAD
ACTADE COMPROMISO COMIT

PLANIFICACIN
DIAGNSTICO PLANDETRABAJO DESIGNACINGRUPOSDE TRABAJO

EJECUCIN

SENSIBILIZACIN CAPACITACIN NIVELENTIDAD NIVELPROCESOS

EVALUACIN

AVANCE FINAL

c) Elaboracin detallada del Plan de Trabajo Este documento describe detalladamente las diversas Etapas y Actividades que componen las fases del Plan de Trabajo.( se adjunta anexo) d) Presupuesto PRESUPUESTO PARA IMPLEMENTACION DEL PLAN DE TRABAJO DEL COMIT DE CONTROL INTERNO

CLASIF. DE GASTO

CONCEPTO

MONTO 2009 2010 4,000 20,000 5,400 19,000 85,000 28,400 105,000

232731 Servicios de capacitacin por persona jurdica 232732 Servicios de capacitacin por personas natural 232721 Servicios de accesoria por persona natural TOTAL

Nota: No se considera el presupuesto para posibles medidas de mitigacin o prevencin de riesgos, as como otros conceptos que los grupos tcnicos puedan considerar para el desarrollo de sus actividades, dado que stas aun no se determinan; de ser necesario se solicitar el presupuesto correspondiente.

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