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RECOMENDACIONES PARA EL RECIBO DE LA AUDITORÍA

CONTENIDO
• Qué busca el auditor • Cómo prepararme para la auditoría • Certificación del sistema de gestión • Proceso de análisis de documentos para preparación de documentos de trabajo y realización de auditorías insitu • Secuencia de la entrevista de auditoría • Auditoría al sistema de gestión • Qué se audita en cada proceso • Evaluación de conformidad • Calificación de los hallazgos

¿QUÉ ES UNA AUDITORIA?
Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoría.

Verificar a través de su documentación (Manual de Calidad, Procedimientos, Instrucciones y Registros) si el SGC, atiende las disposiciones establecidas por el Sistema de Calidad.
Verificar a través del análisis crítico de los métodos operativos que están siendo utilizados, si el Sistema de Calidad, cumple con lo que está escrito en los propios documentos.

Definir los procesos que hacen parte del SGC

¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR EN EL SISTEMA DE GESTION? Documentar La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia.
(procedimientos, guías, protocolos, registros, etc., que expresa el que hacer del SGC

Realizar el hacer de acuerdo con los documentos definidos para el SGC

Revisar, verificar que lo documentado se haga conforme a lo definido

Perfeccionar algo, haciéndolo pasar de un estado bueno a otro mejor

¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR?
CUMPLIMIENTO
1. 2. 3. 4. Documentación Implementación Cumplimiento Eficacia, eficiencia y efectividad 5. Mantenimiento 6. Mejora

Evidencia de conformidad en:

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Identifica y organiza el lugar donde archiva tus registros y documentos.

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Comprender bien la misión, visión y en especial la política y objetivos de calidad (Promesa de valor). Estudia tu caracterización de procesos, procedimientos, e instrucciones de trabajo para que no tengas que decir: “no sé”, “no conozco el proceso”, “nunca se me ha dicho”, etc.

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Debes estar listo para explicar tu proceso de trabajo según tus procedimientos. No trates de contestar de memoria, consulta tus documentos. Muestra un buen manejo de la documentación, esto resalta el involucramiento y compromiso con el SGC. Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación y en dónde está documentado.

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
• • Antes de responder, asegúrate de comprender bien las preguntas. Sé sincero y honesto, y contesta a las preguntas lo más concreto posible. No discutas no conformidades, sólo básate en los hechos y demuestra con evidencias. Procura que no haya interrupciones de gente o teléfono. No te presiones, si no puedes encontrar algún documento o registro solicitado, pide un poco de tiempo, pida ayuda…. No dejes que te invada el nerviosismo, tú sabes más del proceso que el auditor.

• Sólo responde a lo que te pregunten.
• • •

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
• Las personas siguen y se apegan a los procedimientos e instrucciones de trabajo. • El personal tiene la capacitación y el equipo apropiados. • Las personas saben lo que deberían hacer. • Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas se autorizan y documentan. • Las descripciones y explicaciones de los entrevistados concuerdan con las definiciones escritas. • Las condiciones observadas concuerdan con los procedimientos e instrucciones corresponden a los estándares definidos a nivel nacional e institucional.

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORÍA?
ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORÍA SÓLO ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR A TODO EL PERSONAL. NO OBSTANTE, LE PUEDE PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE CORRESPONDA.

Pero nuestro SGC, si está bien implementado, debe poder ser demostrado por cualquier persona que participe en el.

CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
PROCESO DE CERTIFICACIÓN INICIAL EN 2 ETAPAS
Determinar la conformidad del sistema documentado con los criterios de auditoría Facilitar la preparación del Plan Definir el alcance, planificar la auditoría de certificación (etapa 2) y para permitir el entendimiento del auditor sobre la entidad.

ETAPA 1

ETAPA 2
Conclusiones Información para otorgamiento
Evaluar la eficacia del Sistema de Gestión del cliente. Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría. Reunir información para apoyar las actividades de auditoría

PROCESO DE ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PARA PREPARACIÓN DEL TRABAJO Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS IN-SITU
Identificar requisitos de partes interesadas

Usuarios

Identificar el proceso

Ubicación dentro del mapa de procesos y su función principal Objetivos Interacciones Actividades (PHVA) Servicios

Entender el proceso

Entender la gestión del proceso

Planes estructurados para la gestión Controles establecidos Documentos Registros Resultados de la gestión (indicadores) Acciones tomadas frente a resultados

SECUENCIA DE LA ENTREVISTA EN LA AUDITORÍA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Criterios Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. Evidencia

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Hallazgo

Objetivo

Verificar la conformidad de los requisitos del SGC. Resultado de una auditoría , tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Conclusión

AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN
Clientes y partes interesadas Entorno a la entidad Normas y leyes aplicables a la entidad Funcionarios Proveedores Otros
PLANES, PROGRAMAS, POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD
SEGUIMIENTOS, MEDICIONES, INDICADORES, EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS, AUDITORÍAS PREVENCIÓN DE NO CONFORMIDADES

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y DE OTRAS PARTES INTERESADAS

PLANEAR

HACER VERIFICAR

ACTUAR

Enfoque al Cliente

Determinar Requisitos

Planificar Servicio

Medición del servicio

Control de la prestación del servicio

MISION
CD Procedimientos Guías Instructivos Manuales Protocolos Otros

VISION Objetivos Estratégicos

CR AI CSNC AC

Medición Satisfacción del cliente

Auditoría Interna

Seguimiento y medición procesos

Seguimiento y medición servicio

Control servicio no conforme

Análisis de Datos
Corrección Acción correctiva Acción preventiva

Política de la Calidad Objetivos de la Calidad
DOCUMENTACION

AP
Documentación Obligatoria D/ Necesaria

Medición
Mano de obra
VARIABLES PARA CONTROLAR EL PROCESO

Materiales Maquinaria
Visión

Procesos
DE

Métodos

Medio Ambiente

M
S

PQR

Objetivo

Recursos

Adquisición B y S

Talento Humano
Misión

Infraestructura

Revisión por la Dirección

Ambiente de trabajo

Indicadores

¿QUÉ SE AUDITA EN CADA PROCESO?
Proveedores
Requisitos CLIO Recursos e Infraestructura

Talento Humano

Entradas o Insumos Requisitos

PROCESOS
Seguimientos Mediciones Controles Riesgos

Salidas Servicios / Productos

Políticas de operación

Clientes o partes interesadas

CORRESPONDE A LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS

EVALUACION DE LA CONFORMIDAD

Cumplimiento de un requisito

Requisito

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Cumple requisitos del cliente

C
NOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.

Cumple requisitos legales
Cumple requisitos ISO Cumple requisitos definidos por la organización

L

I

O

CALIFICACION DE LOS HALLAZGOS

Criterios de la auditoría.
Conjunto de políticas Procedimientos Requisitos

Vs.

Evidencia de la auditoría.

HALLAZGO DE LA AUDITORÍA

+

Aspectos relevantes Fortalezas

-

Requisito incumplido * Evidencia - Impacto

¡La Excelencia un Compromiso de Todos!

INFORMACION PARA LA AUDITORÍA
Para el ciclo de la auditoría se debe tener lista la siguiente información:
Conocimiento y aplicación de la política y objetivos de calidad a través de los procesos Documentos del proceso: caracterización y procedimientos (ubicación y manejo, de acuerdo a lo establecido en su documentación y por la entidad Registros que evidencien los resultados de los procesos y procedimientos Resultados de los indicadores actualizados con sus respectivos análisis de datos Resultados sobre los controles a los riesgos identificados y analizados

Manejo del procedimiento de control y registro de los servicios no conformes
Resultados de las acciones de mejora, correctivas y preventivas trabajadas en cada proceso Conocimiento sobre los resultados de la evaluación de la percepción de la satisfacción de estudiantes Conocimiento sobre los resultados de la revisión del sistema de gestión Resultados de las peticiones, quejas y reclamos que presentan los estudiantes Adecuaciones y mantenimientos sobre la infraestructura locativa donde se presta el servicio