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  • INTRODUCCIÓN
  • 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN
  • 1.1 Enunciado del Tema
  • 1.2 Planteamiento del problema
  • 1.3 Formulación del problema
  • 1.4 Sistematización del problema
  • 1.5 Objetivos de la investigación
  • 1.6 Justificación del tema
  • 1.7 Marco Referencial
  • 2.1 Generalidades
  • 2.3  Estructura Orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris”
  • 2.3.1 Del domicilio y su funcionamiento
  • 2.3.2 Autoridades y Organismos
  • 2.3.2.1 Análisis de la estructura del organigrama
  • 2.3.2.2 Objetivo del Organigrama
  • 2.3.2.3 Ventajas del Organigrama
  • 2.4 Organización y Funciones del personal
  • 2.4.1 Organización funcional de la Directora o Rectora de la Unidad
  • 2.4.3 De la Sección Administrativa
  • 2.4.4 De la Secretaría
  • 2.4.5 De la Colecturía
  • 2.4.6 Servicios generales
  • 2.5 De los objetivos específicos del Reglamento Interno
  • Los objetivos específicos del Reglamento Interno son:
  • 2.5.1 Los objetivos institucionales
  • 2.6 Misión institucional
  • 2.7 Propósito fundamental
  • 3 ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO
  • 3.1 Generalidades del Control Interno
  • 3.1.1 Definición del Control interno
  • 3.1.2 Fundamentos del Control Interno
  • 3.1.3 Objetivos del Control Interno
  • 3.2 Modalidades de la función de control
  • 3.2.1 Control Previo
  • 3.2.2 Control Concurrente
  • 3.2.3 Control Posterior
  • 3.3 Principios rectores del Control Interno
  • 3.3.1 Segregación de funciones
  • 3.3.2 Autocontrol
  • 3.3.3 De arriba hacia abajo
  • 3.3.4 Costo menor que beneficio
  • 3.3.6 Confiabilidad
  • 3.3.7 Documentación
  • 3.4 Elementos de un buen Sistema de Control Interno
  • 3.5 Componentes de la estructura de Control Interno
  • 3.5.1 El Ambiente de control
  • 3.5.2. Evaluación de riesgos
  • 3.5.3 Control de actividades de gestión
  • 3.5.4 Información y comunicación
  • 3.5.5 Supervisión
  • 3.5.6 Actividades de control
  • 3.6 Roles y procesos
  • 3.8 Normas de Contabilidad
  • 4.2 Características del departamento contable
  • 4.3 Funciones y procedimientos
  • 4.4 . Propósitos y fines
  • 4.5.1 Fortalezas
  • 4.5.2 Oportunidades
  • 4.5.3 Debilidades
  • 4.8 Políticas y Estrategias
  • 4.9 Resultados de la investigación
  • 5.2.2 Normatividad contable
  • 5.2.5 Estructura de las áreas de la Unidad Educativa Stella Maris
  • 5.2.5.1 De la Colectora
  • 5.2.5.2 De la Contadora
  • 5.2.5.3 De la Auxiliar Contable
  • 5.2.5.4 De la Guarda de bienes
  • 6.1 Conclusiones

UTE UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Tesis de grado para la obtención del título de: Licenciatura en Contabilidad y Auditoria

TÍTULO DEL TEMA DE TESIS DE GRADO

“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES”

Autora: Rosario Narcisa Meza Cedeño

Director: Econ. Freddy Soledispa

Manta, Ecuador Marzo del 2009

ii

DECLARACIÓN

“Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora” ROSARIO MEZA CEDEÑO .

_____________________________ Hna Rosario Meza Cedeño

iii

iv

AGRADECIMIENTO

Elevo mi gratitud sincera a Dios, fuente de Luz y Sabiduría, a la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, en especial a nuestras Madres Francisca Bernardita Superiora General, Bernardita Esperanza Superiora Regional, María Clotilde mi querida Maestra y María Elisabeth Superiora de las Hermanas Oblatas de la Comunidad de Manta, que me han brindado esta oportunidad de perfeccionarme para servir mejor en el apostolado educativo.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial que me abrió sus puertas para ofrecerme la Ciencias Contables, a nuestros estimados Catedráticos tutores que a lo largo de mi carrera universitaria me hicieron partícipe de su saber y

experiencia. El Economista Freddy Soledispa, tutor del trabajo de Tesis, que me dedicó su valioso tiempo, apoyo y fortaleza para orientarme en la tarea investigativa; a las personas que de una u otra forma me ayudaron a cumplir con la meta propuesta.

Hna. Rosario Meza Cedeño

Hna Rosario Meza Cedeño . quienes me ofrecieron todo su apoyo y estímulo para alcanzar esta meta. A mi querida mamá por su compañía silenciosa en la oración y el sacrifico amoroso ofrecidos a Dios para que alcance el fin propuesto.v DEDICATORIA El presente trabajo de investigación dedico a mis Superioras de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.

........................................ Metodología de la Investigación.... 5 1.......... Diseño de la investigación..................................... Tratamiento y análisis de los datos.............................................................................9 1........ Formulación del Problema.................................................................... Planteamiento del Problema......................................3 1... 5 5 7 7 8 9 11 23 24 24 25 28 ...................4 1.........................10 1................................................11 1........... Sistematización del Problema.......................7 1................... Objetivos de la Investigación....................... Variables..............................................2 1.................................. Hipótesis......................................................................12 Enunciado del Tema....................................1 1......................5 1.........................8 1.................................. Justificación del Tema...............6 1.................................................... 1 CAPÍTULO I 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN.............................. Marco Referencial.............................................vi TABLA DE CONTENIDO INTRODUCIÓN........................................................

....... De la Secretaría........................................2 2.2 2............................. 31 33 33 33 34 37 37 38 38 38 39 40 41 42 45 46 49 50 50 ..... Estructura Orgánica de la Unidad Educativa Stella Maris..3.4. Análisis de la estructura del Organigrama.......................................................4.........3 2...... Organización y Funciones del personal...........2............................5 2....2.................. Autoridades y organismos..................6 2............................3..................................................6 2............................................................................................. Ventajas del Organigrama................................................... Marco Legal......................4....2 2.............1 2..1 2....................................2............. Los objetivos institucionales......................................... De la Subdirectora o Vicerrectora.....................................................................................1 2..... De la Colecturía.. Del domicilio y su funcionamiento.......... Misión institucional.........1 2......5 2...................................................... Propósito fundamental....................4............3..... De la sección administrativa.4.... Servicios generales..........................3 2.....3................................................3......4...... De los objetivos específicos del Reglamento Interno.............vii CAPÍTULO II 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 31 2.............3 2.. Objetivo del Organigrama..........................7 Generalidades..........4 2.........2 2..............................................5....................... Organización funcional de la Directora o Rectora.......................1 2....4 2.........................

...................2 3..........................2....3........... ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO.................................1 3.3 3....................................2...3.................. Control Posterior..............................................................................3 3.........................2 Objetivos Generales del Control Interno aplicables al ciclo de transacción.....................................1 3......................................................... Alcance......................1 Generalidades del Control Interno................................5 3........................................ Objetivos Básicos del Control interno............................1.............................................................viii 2...................2 3...............1.......................................................... Objetivos del Control Interno.............1..........5................................ 53 54 58 59 60 60 61 3.............................. Definición del Control Interno.................4 3................... 61 63 63 64 64 66 66 67 67 3..........1 3................... Autocontrol................................ Fundamentos del Control interno.. Objetivos Generales del Control Interno aplicables a los sistemas................. Control Concurrente... Objetivos Generales del Control Interno.............................8 2..............2................................ 50 51 CAPÍTULO III 3..........9 Visión.................................................................2 3..... Control Previo.......... Principios rectores del Control Interno.....1........................1 3.................................2 3........ Segregación de funciones...................1...........3 3.........1..................3........................... De arriba hacia abajo....1........ 53 3.........................................................5..........3 Modalidades de la función de Control... ...........................

.............. Evaluación de riesgos..............................................................4 3..... Actividades de control..........5............................5. 68 68 69 69 69 71 72 72 73 75 75 76 77 78 81 82 83 83 84 84 3...................................................................................................................................... Implementación............7 3.....................................6................................7 Análisis de la importancia de la aplicación del Control ............2 3......................................... Documentación..........5 3...................6........ Diseño....1 3.............5 3..........................................................................3.......................... Elementos del procedimiento de control que ayudan a la Prevención del fraude....5................5 3. El Ambiente de control.......................... Supervisión............4 3......................6...............4 3...... 85 3...........6 3............................... Confiabilidad............ Roles y procesos... Control de actividades de gestión.....................................1 Costo menor que beneficio.......................................................... Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control .......................................................................................3..6.............. Mejoramiento..................................1 3................................6............ Información y comunicación.............................................5........................... Elementos de un buen Sistema de Control Interno......6.......................3..........................................2 3........................3 3.....................5.........................4... Evaluación/ Valoración...........3 3.................ix 3....................................6 3.......................5........................ Eficacia.........6...............3.6 3..5 3........................6 3............................................. Supervisión......................... Auditoría............................................4 3........................................................7 Componentes de la estructura de Control Interno...

............................................................................. Visión................................... NIC y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC..............................................7 Característica del Departamento Contable........................................................................... Funciones y procedimientos......... Amenazas.......1 Normas de Contabilidad..................1 Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa Stella Maris........2 4.................................8.. ...... 86 3....................5......................... 93 CAPÍTULO IV 4 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD STELLA MARIS 98 4....................... 88 88 3....................................3 4...........................................................5.........8 3.......8....... 98 100 101 104 105 105 106 106 107 107 108 4....................................1 Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera................................x Interno...............................................................................................................5 4..................... Propósitos y fines......................................5................................................3 4...1 4.........4 4............................. Debilidades............... Misión...... Análisis FODA.....................................................2 4......... Oportunidades.................................5....... Normas Internacionales de Contabilidad...........1...........................................................................4 4....................6 4.. Fortalezas..................................................... NIIF en el Proceso Contable..........................

................. Resultados de la Investigación.................................... PRESENTACIÓN DE PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS................ Fines............................................. Normatividad contable.1 5...................................1 5........................................5.................... Objetivos........................... Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II)......... 108 110 110 4. .. 140 141 141 141 142 142 145 145 147 148 149 5..........2...1 Políticas y Estrategias.....................5.................................................9.......3 5..........................2........ De la Colectora................. De la Contadora................4 5.......... De la Auxiliar Contable... Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta........ De la Guarda de bienes.9 4.......2......2 Presentación.............................................................................................................2.................................................2..............................................................xi 4.....2..........................................2 5........2 5....2. 140 5...2..................5.......... CAPÍTULO V 5....................................... Estructura de la áreas de la Unidad Educativa Stella Maris..........9.................................................................3 5.....................................................2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento Contable: Referente a la colecturía/ tesorería (Anexos II)..................2..4 Base Legal....................... 124 136 4.10 Comprobación de objetivos..5.......................8 4.................................................5 5.............1 5.......

.................................................................................................1 6................ ANEXOS 174 ANEXO I Acuerdo de la Dirección Provincial de Educación y Cultura de Manabí........... 181 ANEXO III Entrevista dirigida al personal que labora en el Departamento de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris......................................xii 5..............2 Conclusiones............. 179 ANEXO II Encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris...................................... Recomendaciones............................................................................................................3................................................... Principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable........................................... 167 170 BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................... 186 189 ANEXO IV Plan de Cuentas......................................... 152 CAPÍTULO VI 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..................... 167 6.................. ..............................

xiii ÍNDICE DE CUADROS Cuadro # 1 Cuadro # 2 Cuadro # 3 Cuadro # 4 Cuadro # 5 Cuadro # 6 Cuadro # 7 Cuadro # 8 Cuadro # 9 Técnicas Categorías Operacionalización de las variables Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimiento Departamento Contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados 25 26 27 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 Cuadro # 10 Cuadro # 11 Cuadro # 12 Cuadro # 13 Cuadro # Cuadro # 14 15 Cuadro # 16 .

xiv ÌNDICE DE GRAFICOS Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 1 2 3 4 Organigrama de la Unidad Educativa Stella Maris Esquema de Oakland Flujograma del Reportes Contables El proceso y los roles de control interno en un contextos de cadena de valor 36 44 48 80 Gráfico # 5 Procedimiento de control interno Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimientos Departamento contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados Organigrama estructural Flujograma Funciones de guarda de bienes 103 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 144 151 Gráfico # 6 Gráfico # 7 Gráfico # 8 Gráfico # 9 Gráfico # 10 Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 .

xv Gráfico # Gráfico # 21 22 Responsabilidad Delimitada Separación de Funciones de carácter Incompatible 153 154 Gráfico # Gráfico # 23 24 Separación de Transacciones completas Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados 155 156 Gráfico # 25 Gráfico # 26 Gráfico # 27 Gráfico # Gráfico # 28 29 Pruebas continuas de exactitud Rotación de Deberes Instrucciones por escrito Control y uso de Formularios Prenumerados Evitar el uso de Dinero en Efectivo Contabilidad por Partida Doble Depósitos intactos e inmediatos Uso Mínimo de Cuentas Bancarias Uso de Equipo Mecánico con Dispositivos de Control 157 158 159 160 161 162 163 164 165 Gráfico # 30 Gráfico # 31 Gráfico # 32 Gráfico # 33 .

La investigación. las estrategias y principios que se han puesto en práctica en la administración financiera. que podría generar inseguridad en las operaciones financieras y obstáculos en el desarrollo institucional. las actividades que cumplen el personal de la Colecturía. para asegurar una administración financiera eficiente y eficaz para la Institución y el entorno. partió del problema: carencia de un Sistema de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”. . La investigación indagó el tipo de control interno que se ha estado implementando en el movimiento económico. El propósito principal fue: elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable. campo.xvi RESUMEN DE LA TESIS ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES. Los datos recopilados fueron procesados en sendos cuadros y gráficos de barra. como técnica: la encuesta. como instrumento: el cuestionario. La metodología fue explicativa.

el tipo de control interno es el Concurrente. la conciliación bancaria mensual. carencia del Manual de Funciones. se hace constar la Normativa Contable.xvii Como resultados destacan: las actividades contables que rigen las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. determina los saldos de caja. que facilita las transacciones y operaciones diarias. seminarios y cursos. estado de situación financiera. con talleres. En la propuesta. Como conclusiones relevantes. se citan: el Departamento de Colecturía que realiza. Hna Rosario Meza Cedeño . Fines y Objetivos a fin de que la institución educativa los ponga en vigencia y asegure una excelente administración financiera. Se maneja el sistema contable Diskcover System. pero no se dispone de un equipo informático moderno. La coordinación entre Directivos y Colectora solo se concreta en acatar las disposiciones emanadas por los Organismos Superiores. efectúa balances de comprobación. el Departamento carece de personal profesional para cumplir funciones que se concentran en la Colectora. acciones que permiten proteger los recursos y advertir errores de manera oportuna. se los ejercita en la institución. se capacita al personal del Área Contable. Los principios de transparencia y eficacia. el arqueo de caja.

Principios. Manta. Organigrama Misión. Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana. Manual de control Interno en el área contable. Ecuador Marzo de 2009 . Normas Internacionales de Contabilidad.xviii Control Interno. Visión.

all the work is done but one single person: the collector. The research began from the fact: lack of an internal control system in the Accounting department at “Stella Maris High School”. which generates insecurity in the financial transactions and obstacles for institutional development. The main intention was: to create a procedure manual for internal control in order to assure an efficient and effective financial administration in this institution. collected was processed in charts and column charts. the duties that the accounting personnel fulfills and the strategies applied for the financial administration. The information As a result we can highlight: the accounting activities required by the Ecuadorian Accounting Rules. The research methodology we used was: explanatory. field work. DIRECTED BY THE “OBLATAS SISTERS OF SAN FRANCISCO DE SALES”. the Accounting Department lacks of professional personnel. and technical.xix THESIS SUMMARY CREATION OF AN INTERNAL CONTROL MANUAL FOR THE ACCOUNTING DEPARTMENT AT “STELLA MARIS” HIGH SCHOOL. . Absence of a manual of functions. We did surveys with the questionnaire as the instrument. the type of internal control is “Concurrence”. Through the research we first studied the current internal control method Stella Maris has been using.

Present norms of Ecuadorian Accounting. Stella Maris personnel apply the principles of: effectiveness and transparency. monthly checking account balance and present the financial statements. Aims an Objectives for the school to look toward in order to have an excellent financial administration. Manta. Organizational chart. Ecuador March 10th. Accounting personnel attends training and workshops. They use Diskcover Computer Program to facilitate the job but they do not have modern computers. International norms of Accounting . Principles.xx In the proposal we include: The Accounting Normative. Hna Rosario Meza Cedeño Key words: Internal Control. Important conclusions: The accounting department is in charge of making: daily register balance. InternalControl Manual in the accountant area.Vision. Mission. in order to control the financial resources and correct any mistakes promptly. 2009 .

con la finalidad que el Departamento de Colecturía acreciente la eficacia y eficiencia en los procesos contables y se eleve el servicio que se presta a la comunidad educativa. de manera que se contribuya a elevar los cánones educativos. la Unidad Educativa Stella Maris como institución que busca la excelencia académica.1 INTRODUCCIÓN Dentro del marco general del desarrollo social. Mejorar la calidad de la enseñanza-aprendizaje. de la cultura y sociedad. con la evolución teórica y práctica. Enmarcada en estos parámetros. desafíos y oportunidades para las instituciones educativas y los profesionales de la docencia. es decir. por eso no solamente son importantes los procedimientos administrativos. requiere atender los diversos Departamentos que se involucran en su organigrama. con los avances de la ciencia y la tecnología y con el cambio de los procesos sociales. . haciéndose necesario que el análisis. reflexión e investigación se constituyan en los pilares de la tarea educativa. sino también los contables. requiere que las instituciones desplieguen sus mejores estrategias y políticas en el servicio a la colectividad. el maestro/a sea una persona pensante y comprometida con la educación misma. razón por lo que. se propuso elaborar un Manual de procedimientos de Control Interno en el Área Contable. la educación como actividad humana implica cada día más. con el presente estudio investigativo. o de gestión. pedagógicos.

Modalidades. Procedimientos. En el IV Capítulo. la Hipótesis y la Metodología de la investigación. detallándose aspectos valiosos de la institución: su historia. Principios. el Marco Espacial-Temporal. partiendo del Análisis FODA y los datos que se recopilaron de la población investigada. Se establecieron las etapas más importantes del proyecto. Se incluyen aspectos básicos de la Contabilidad. . como es el Planteamiento del Problema. el Marco Conceptual. los Propósitos y Justificación. el Reglamento Interno.2 En el Capítulo I se presenta el marco de trabajo para realizar la propuesta. El Capítulo III. Marco Legal. con ellos se elaboraron sendos cuadros y gráficos con su correspondiente análisis e interpretación. se estableció el Diagnóstico del Sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. Componentes y los elementos de un buen Sistema de Control Interno. el Marco Teórico. las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). la Estructura Orgánica donde se especifican las funciones de todo el personal que labora en la entidad. la Visión que orienta el desarrollo de las actividades y la Misión o razón de la existencia del establecimiento educativo. pormenoriza lo referido al Control Interno: sus Objetivos. En el II Capítulo se abordan los Antecedentes Generales de la Unidad Educativa Stella Maris.

las Conclusiones y Recomendaciones. las responsabilidades del departamento que se concentran en la Colectora. se presentan en el Capítulo VI. . en la que consta el organigrama que detalla el personal que se requiere en el Departamento de Colecturía para facilitar el trabajo contable y las funciones que debe desempeñar cada empleado que asuma el cargo. Siendo pertinente que las autoridades revisen y aprueben el Manual de Control Interno en el Área Contable.3 Entre los resultados destacan: las actividades contables en el Departamento de Colecturía que se realizan bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. haciéndoles conocer sus responsabilidades. En el V Capítulo. acorde con los requisitos estipulados. aplicándoselo a la realización de las operaciones contables que se están verificando. Se adiciona la bibliografía y los anexos pertinentes. se fortalezca la coordinación entre directivos y personal de colecturía. se presenta la propuesta de un Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. se capaciten a todos los profesionales que laboran en el Departamento de Contabilidad. nominen al nuevo personal de incremento para la Colecturía. se efectúa el Control Concurrente. se carece del Manual de funciones. Como producto de la investigación de campo. al igual que.

CAPÍTULO I 1. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN .

. La competitividad educativa. tales como los cambios adversos en leyes que afectan impuestos y operaciones de distinto género.1 Enunciado del Tema ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES. sino también de tipo organizacional. creativo e innovador. Se vive en un mundo donde cada día se experimentan cambios profundos y acelerados.2 Planteamiento del problema Las actividades económicas exponen a las entidades a varios tipos de riesgos. Las variaciones constantes que se dan en el Ecuador no solo a nivel económico y de control de las entidades. actualmente en boga. involucran a las instituciones educativas a enfocar el control interno de un modo actualizado. hace que los directivos de los colegios en el Ecuador se muestren abiertos a las innovaciones frecuentes de tipo tecnológico que ocurren día a día. algunos difíciles de controlar.5 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN 1. 1.

económicas y contables que rigen en el Ecuador. porque no se ha dispuesto de un plan de organización en todos los procedimientos. verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables para satisfacer los requerimientos del plantel educativo y las exigencias derivadas de la capacidad Directiva. la Unidad Educativa “Stella Maris”.6 Las instituciones educativas deben estar a la par de todas las empresas y por lo tanto manejarse de acuerdo a las normas legales. Al no poseer un sistema de Control Interno efectivo y eficiente en el Área Contable. hace posible realizar un seguimiento de las estrategias internas para comprobar que está funcionando. que perjudicarían los resultados de sus actividades. El Control Interno es una parte esencial en la administración financiera. coordinados de manera coherente a las necesidades de la Institución para que se puedan proteger y resguardar los activos. corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones financieras y por supuesto las decisiones que se tomen no serán las más adecuadas para la gestión e incluso podrían llevar a una crisis operativa. Por lo expuesto. si la organización es viable económicamente y si los recursos se están invirtiendo correctamente para lograr los objetivos. se considera que la Unidad Educativa Stella Maris necesita urgentemente un manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes . ha estado atravesando por un sinnúmero de problemas ocasionados por la falta de un sistema de control interno en el área contable. La Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta.

aspectos que corroboran la conveniencia de elaborar un manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable para la Institución Educativa .3 Formulación del problema ¿Cuál es el beneficio que representa contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” en los actuales momentos? 1. ya que en la Institución a lo largo de su trayectoria se han llevado los estados financieros basados en la confianza de las personas que han sido responsables de este control.¿Qué requisitos debe considerar la elaboración de un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable. 1. para asegurar en la Unidad Educativa “Stella Maris” de la ciudad de Manta.7 económicos de una manera ágil y oportuna. una administración financiera eficiente y eficaz que responda a las demandas de la Institución y del entorno? • ¿Qué tipo de Control Interno se ha estado implementando en la Institución Educativa.4 Sistematización del problema • . en el control de los ingresos y egresos económicos? • ¿Cuáles son las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable? .

• Analizar Contable. apoyar el crecimiento del plantel y la gestión directiva? • ¿Cuáles son las características que debe poseer un Manual de Procedimientos de Control Interno Financiero para otorgar transparencia.8 • ¿Cuáles son las estrategias y principios de administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. de la ciudad de Manta.2 Objetivos específicos: • Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la Institución. 1. asegurar una administración financiera eficiente para responder eficazmente a las demandas institucionales y del entorno. agilidad y eficacia en los procesos contables en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta? 1. las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área .1 Objetivo General • Establecer un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable que permita a la Unidad Educativa “Stella Maris”.5.5 Objetivos de la investigación 1.5.

A nivel de países de Europa y Norteamérica. 28). El presente trabajo de investigación se considera también importante. • Proponer un manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” que otorgue transparencia. agilidad y eficacia a los procesos contables. de tal manera que el control . aportando de esta manera al desarrollo institucional. p. R 2005. el uso de sistemas contables actualizados va acrecentándose. 1.6 Justificación del tema Un buen Control Interno hace posible que una organización sea responsable económicamente ante todos los interesados directos. “En Latinoamérica. ya que visualiza a la Institución desde un enfoque sistémico. criterio que resalta la importancia de la actualización en materia de control interno contable. apoyar los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva. y en países como Chile cubren el 95 % de las empresas públicas y privadas” (Pedrosa. la informática e Internet ha constituido el medio más eficaz para el desarrollo de la ciencia contable.9 • Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. lo que ha favorecido la implantación de nuevas políticas y estrategias en el campo de los sistemas de contabilidad.

lo que ha restado el desenvolvimiento exitoso de muchas de ellas. p. .11). esto es lo que puede suceder en la Unidad Educativa “Stella Maris”. estos desequilibrios frecuentemente se han suscitado en el aspecto contable. basado en principios y directrices emanadas por el Ministerio de Educación. encargado de proteger no sólo el buen funcionamiento del sistema de Control Interno. que aseguran eficacia y efectividad a quienes los adoptan. “La corrupción se ha implantado generalmente. datos que rubrican la importancia de la temática. cuyos procesos se encuentran diagramados en programas contables computarizados. en la coima a empleados o contratistas”. al realizar por ejemplo. en las instituciones públicas. por lo que se vuelve importante que se lleve un Control Interno en el Área Contable. en el desvío o malversación de fondos. de salvaguarda del movimiento de la Institución a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas. De esa manera se desvirtúa la labor responsable de los jefes y personal del Área Contable produciendo descontento en la gran mayoría de las instituciones y en la población. Un alto porcentaje de organizaciones e instituciones del Estado. A nivel del Ecuador. P. (2003.10 interno se ubica como un componente de dicho sistema. no han llevado un manejo contable basado en los principios y normas actualizadas. sino además. sostiene Arciniega. en el manejo del departamento de contabilidad: contrataciones públicas sin el debido respaldo.

controlar las operaciones y suministrar información financiera de la entidad.7 Marco Referencial 1. lo que favorecerá la imagen de la Unidad Educativa “Stella Maris” Además. el presente estudio tendrá repercusión práctica sobre la actividad económica que se realiza en la Unidad Educativa “Stella Maris”.7. siendo importante que este sistema haga uso de un manual de procedimientos de control interno en el área contable que viabilice los procesos administrativos y asegure el desarrollo y gestión de la Institución. se encuentran insertas y supervisadas por el Ministerio de Educación. pero en varios planteles educativos particulares este proceso se ha retrasado.11 Con el Manual de Control Interno en el Área Contable. de la ciudad de Manta.1 Marco teórico En la actualidad toda institución educativa debe contar con un sistema de control interno que asegure transparencia. La mayoría de las instituciones educativas en el Ecuador. con lo que se ganará en transparencia y credibilidad de la comunidad educativa. siendo uno de ellos la . se podrá conocer en la Unidad Educativa “Stella Maris” de manera oportuna y con certeza. aportará información valiosa para las demás instituciones que la Congregación posee en el País. 1. lo que les asegura credibilidad y el manejo adecuado de los ingresos y egresos económicos. el estado financiero real de la Institución Educativa. efectividad y eficacia en todos los procesos contables.

y decretos sistematizados que se adoptan en una actividad para tutelar los activos. En los últimos tiempos el ejercicio en las actividades económicas a nivel educacional. da pie a pensar que muy pronto las operaciones realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas. las decisiones financieras. información razonada. cuando sea requerida o en fechas determinadas. la cual ha tenido que vivir un sinnúmero de dificultades ocasionadas por este desfase en el manejo de los procesos contables. las técnicas. puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones directivas y por tanto. pero su principal objetivo es suministrar. verificar . están presentes en todas las áreas de las organizaciones.. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores. Hoy en día. como también de registros manuales e informes impresos El Control Interno abarca el plan de la organización. la compactibilidad entre sistemas y la organización del personal y de la Institución. 1998).12 Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. Root. Esto. de las operaciones realizadas por un ente público o privado” (Steven J. El papel del control interno de la organización es desarrollar y comunicar esta información. en base a controles técnicos. “El control interno tiene diversas funciones. las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). ha auspiciado un desenvolvimiento más que acelerado de todas las actividades inmersas en estas instituciones. Se hace necesario mejorar la planificación para futuras implementaciones.

tal es el caso del Banco Barings. lo más provechoso es actuar preventivamente. Cuando se carece de un buen control interno. la confiabilidad de los datos contables y estados financieros. con la que se desarrolla la actividad. los auditores examinan la eficiencia y efectividad. Otro aspecto importante a cuestionar en el control interno. evitando fraudes y errores para un rendimiento y salvaguardia de los activos. es que sea percibido como una entidad dedicada solo a la difusión y no al mejoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. la falta de planificación y prevención es la política de muchas sociedades e instituciones. Lo mismo que el control interno de calidad. Al respecto muchas Barings Bank Banco Británico creado en 1762. no sólo en las pequeñas y medianas sino también en las grandes organizaciones como en los Bancos y Empresas estatales. fue víctima de fraude se colapsó en 1995.13 la exactitud. establecer la eficiencia operacional y vigorizar la adhesión a las estrategias prescritas y diseñadas para proveer seguridad razonable. ocurren grandes falencias en las instituciones. pero. y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos.1 En primer lugar se debe señalar la negligencia en acatar las normas básicas primordiales en materia de control interno. así como la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al custodio del patrimonio. 1 . cayó por falta de control interno.

empleados o clientes) e incluso a graves deslices en materia de producción o de información. la calidad de los bienes y servicios producidos por la entidad. Dentro del control interno. es decir apoyan a la organización a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de su objeto social establecido. actividades o tareas emprendidas por la entidad a fin de cumplir con su propósito institucional. puesto que constituyen preceptos fundamentales definidos para encaminar procedimientos y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones. La carencia de buenos controles internos han dado lugar a estafas o fraudes (sea ésta por parte de ejecutivos. En lo que atañe al cuidado de activos o patrimonio.14 empresas han dejado de existir como consecuencia de sus falencias en el control interno y en la falla de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. el personal. Estos principios están presentes en todos los procesos. El Control Interno tradicional pone su acento en los activos físicos. se hace necesario tener presente los elementos y principios que deben cumplirse en el desarrollo de actividades dentro de las organizaciones. sus niveles de satisfacción. derechos y obligaciones de las instituciones. dejando desprotegidos activos tan valiosos como son los clientes. su capital intelectual y. .

temporal o permanente”. según el cual “todas las personas son iguales y gozarán de los mismos derechos. idioma religión ideología filiación política. pasado judicial. edad. colectiva . • La transparencia. lugar de nacimiento.15 Dentro de los principios de control interno. • La moralidad. ni por cualquier otra distinción personal. entendida como las actuaciones bajo el cumplimiento de las normas constitucionales. Además se señala también en la misma Constitución de la República del Ecuador (2008). se destacan: • La responsabilidad. orientación sexual. estado de salud. reconoce. condición social económica. como en las decisiones que se adopten. . • El principio de igualdad. estado civil. deberes y oportunidades”. identidad cultural. entendida como la capacidad de la institución y personas. condición migratoria. portar VIH. legales vigentes y los principios éticos y morales en la sociedad ecuatoriana. identidad de género. Se materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de los ciudadanos dentro de las organizaciones de la Sociedad Civil. consiste en demostrar un manejo útil y acertado de los fondos. discapacidad diferencia física. la capacidad para ejercer los mismos derechos y garantiza el cumplimiento del Precepto Constitucional de la República del Ecuador (2008). principio que se pretende instaurarlo en la actualidad en el Ecuador. para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés. en relación con los fines esenciales de la Congregación. establece que todos los hombres y mujeres son iguales ante la ley. “Nadie podrá ser discriminado por razones de etnia.

que le permitan la autoprotección para garantizar una función administrativa transparente. procedimientos y mecanismos de prevención. la entidad deberá obtener máxima productividad de los recursos que se le han asignado y confiado para el logro de los propósitos. En general. las políticas. entre los que se destacan: Un plan de organización que proporcione . enmarcada en la Constitución. específicamente al concluir un proceso. la adecuada operación del sistema de Control Interno. considerándoselos como punto de partida para el desempeño de sus funciones. un proyecto o un programa. coordinando sus actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona para contribuir en el cumplimiento de la finalidad social de la Institución y el Estado. un buen Sistema de Control Interno requiere varios elementos. En síntesis. es que el Control Interno tenga como objetivo fundamental establecer las acciones. evaluación y mejoramiento continuo de la Institución. los métodos. Se mide en todas las actividades. lo que se aspira en la Unidad Educativa “Stella Maris”.16 • Eficiencia significa velar porque. Leyes y Normas que la regulan. • Eficacia es el grado de impacto de los resultados de una entidad en relación con las metas y los objetivos previstos. en calidad de condiciones y oportunidad. Para alcanzar estos logros. eficiente. debe garantizar el acatamiento a estos principios por parte de los servidores públicos y privados. control.

17 una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. de manera prioritaria un personal debidamente competente en lo que concierne a deberes y derechos de los principios de la ética profesional. para lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. que tiene como uno de los objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión. organizando las cuentas por afinidades contables en grupos que permitan una fácil verificación de la situación económica de la Institución en un momento dado. En lo concerniente al Plan de Cuentas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. distribución y agrupación de cuentas. un plan de autorizaciones. SRI y Ministerio de Finanzas. La concreción de óptimos procesos contables. Se requiere técnicas eficaces para llevar a cabo el plan proyectado. Otro aspecto importante dentro de este sistema es el referido al Plan de Cuentas que sirve para establecer la clasificación. . requiere una Auditoría Interna o formal del Control Interno. hasta marzo de 1999 las comunidades religiosas eran exentas de declarar la contabilidad al gobierno y presentar informe al Servicio de Rentas Internas. de acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial. los ingresos y los gastos. según la naturaleza de los elementos que lo integran y de las operaciones que realiza. registros contables y procedimientos adecuados para otorgar un buen control contable sobre el activo y el pasivo.

2 Marco conceptual En el presente acápite. rige una nueva ley del gobierno para presentar informes contables anuales. terminología que otorgará mayor grado de comprensión y claridad al trabajo de investigación: .7. 1. servirá para desarrollar la propia contabilidad con criterios consistentes. A partir del año 2003 el Sistema Educativo Nacional avanza hacia la implementación de un catálogo contable único que moderniza y brinda la fortaleza de contar con un instrumento de uso general en todos y cada uno de los Centros Educativo Oficiales. la Unidad Educativa “Stella Maris” acata. se expone una terminología propia del tema y aceptada con alcance internacional por los organismos mundiales relacionados con el medio. diferente al que la comunidad acostumbraba llevar. se hace necesario implementar y adaptar un nuevo sistema contable financiero. no sólo la obligación de la transparencia y la rendición de cuentas sino. La elaboración de un Manual de procedimientos de Control Interno en el área contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”.18 Desde Abril de ese año. que también provee de un mecanismo que brinde información oportuna que ayude en el proceso formador de la educación para generaciones futuras. Para ejecutar estos requerimientos.

Proceso de observación y medición. indican el área y sub-área y el cuarto y quinto dígitos. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. que constituye el segundo campo. Control Interno. lo que permite disponer de las diferencias. que en colaboración con otros factores... .Es un factor de producción constituido por inmuebles maquinarias o instalaciones de cualquier género.El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa.Se compone de cinco dígitos: los tres primeros dígitos.. Es una cantidad de dinero que se presta. señalan el título. implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. principalmente el trabajo y bienes intermedios se destina a la producción de bienes de consumo.19 Administración financiera.Es el área de la administración que cuida de los recursos financieros de la empresa.. Capital.. Control. consistente en la comparación regular de las magnitudes previstas con los resultados. que conforman el campo. Código. además. ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados. Recursos materiales que pueden generar un beneficio o renta.

Cuentas de Egresos o Gastos.. Cuentas de Orden y contingentes.Representan aquello que la institución debe a terceros..Representa la propiedad neta de cada establecimiento...20 Cuenta. Cuentas de Capital o Patrimonio. y mostrando el saldo actual.Es una relación que comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una institución para poder así reflejar sus operaciones.No representan ni activos.. Cuentas de activos.. El Plan de cuentas.Representan todo lo que cada institución posee o tiene. el significado de su saldo y la coordinación establecida entre ellas. indicando para cada una de las cuentas los motivos de cargo y abono.Registro de todas las transacciones. ni pasivos propios de la institución: como garantías otorgadas o recibidas en términos monetarios. Cuentas de Ingreso. . evaluados. Cuentas de pasivos.Representan los valores de entradas de la institución.. que afecta a una fase particular de una institución.Representan las salidas que ocasionaron gastos al plantel. Se expresan en forma de cargos y abonos. y de la fecha de cada una de ellas.. si existe.

dinero empleado en equipo. Inventario.. recibe y concentra en forma de depósito los capitales. Inversiones. Banco..Son los ingresos por concepto de sueldos o salarios. la colocación de capital. Estos materiales pueden estar ya terminados y listos para la venta.. El salario es uno de los problemas más complejo de la organización económica y social de los pueblos..Entidad crediticia que realiza operaciones de banca.. motivada por el compromiso de liquidación de algún servicio recibido.Erogación o salida de recursos financieros. aun cuando no constituyan gastos que afecten las pérdidas o ganancias.21 Egresos.Precio del trabajo efectuado por cuenta y orden de un patrón. encontrarse en proceso de fabricación o ser simples materias . Ganancias del trabajo provenientes del trabajo independiente. o por algún otro concepto.. Ingresos. Salario.En economía la inversión es un término con varias acepciones relacionadas con el ahorro. desembolsos o salidas de dinero. Representa el ingreso que tiene la persona como resultado de su trabajo.Documento en el que se enlistan los nombres de los materiales disponibles en la compañía. existencias o mejoras. es decir es prestatario y prestamista de créditos. que tiene una duración de más de un año y que aumentan la capacidad productiva de una empresa.

para proporcionar asistencia financiera al prestatario a cambio de un interés y a veces... Subsidio.Se encuentran agrupadas por áreas. sub-áreas y títulos. empresas o individuos.Asistencia financiera que llega de orden del gobierno a empresas. otras ventajas para el prestamista. para atender a poblaciones de niños y jóvenes de estrato pobre. que se entregan a campesinos. Las áreas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios afines: naciones o gobiernos. Las actividades se registran mediante asientos contables. ciudadanos o instituciones para apoyar una actividad.22 primas. el subsidio a determinados colegios fisco-misionales. . como el de la úrea. El inventario permite conocer el nombre de los productos que se encuentran disponibles.. Presupuesto. bien para el uso en producción o para su envío a los clientes. Normas de Control Interno. Control Interno.Métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la salvaguardia del patrimonio. En la actualidad en el Ecuador.. involucra también un plan o catálogo de cuentas que tiene por finalidad codificar. Existen algunos tipos de presupuestos.Resumen sistemático de las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos. entre los subsidios: el bono de desarrollo humano y los subsidios agrícolas.

sección Primaria y Avenida 6 calle 14 – 15 sección secundaria. 80 docentes y 15 personas que se desempeñan como auxiliares de servicio. 700/80 = 8.1.7.66 estudiantes y padres de familia atendidos por personal de servicio. 1.3 Marco espacial – temporal Este trabajo se circunscribió a la Unidad Educativa Particular Religiosa “Stella Maris”.8 Hipótesis 1. en la Avenida 3.75 horas clases que cada estudiante recibe del personal docente. 700/10 = 70 estudiantes o padres de familia atendidos por cada persona que trabaja en el área administrativa. 700/15= 46. Hipótesis general La implementación de un Manual de Control Interno contribuirá a mejorar la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. 700 /12 = 58. ubicada en la ciudad de Manta. durante el año 2008. calle 14 -15 . 12 religiosas.8. .33 estudiantes y padres de familia atendidos por las religiosas. En la institución trabaja el siguiente personal: 10 administrativos.23 1. donde se educan alrededor de 700 alumnas (os).

Entre los métodos teóricos. se hará uso de los procesos de análisis y síntesis.1 Métodos La investigación que se realizó se ubicó dentro de la Investigación Aplicada. . 1. el análisis de la situación y el planteamiento de una propuesta como alternativa de solución al problema. 1.10. La técnica utilizada fue la encuesta. con la finalidad de conocer datos referentes al manejo del control interno en la Institución Educativa motivo del estudio.24 1.9.2 Variable Dependiente: Eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. 1. incluyéndose por lo tanto. la aplicación de la encuesta proporcionó los datos importantes sobre el objeto de estudio.9.9 Variables 1.1 Variable Independiente: Implementación de un manual de Control Interno. aplicando como instrumento el cuestionario.10 Metodología de la investigación. utilizándose el método científico para investigar lo que está pasando con los procedimientos de control interno financiero en la institución educativa “Stella Maris” de Manta.

Involucró también la utilización de la modalidad de campo. Personal: Cuantitativa Encuesta . es decir en la Unidad Educativa “Stella Maris”. Rosario Meza.25 CUADRO # 1 TÉCNICAS TÉCNICAS Cuantitativa Encuesta HERRAMIENTAS/INSTRUMENTOS ./Financiero Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. puesto que el proyecto se fundamentó en la presentación de un diseño: El Manual de Control Interno para el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. 1. lo que beneficiará el funcionamiento de la Institución Educativa. .11 Diseño de la investigación La investigación fue de tipo explicativa. Se trabajó con muestras representativas de la población.Serie de preguntas cerradas Administrativo Contable. lo que permitió obtener conclusiones del fenómeno en estudio y posteriormente socializar los resultados al personal directivo de la Unidad Educativa “Stella Maris”. porque se estudiaron los hechos en el lugar donde ocurrieron.Batería de preguntas cerradas A QUIÉNES Personal: Directivo.

con la finalidad de obtener la información de primera mano y de acuerdo a los objetivos del proyecto. .1 Universo El presente estudio se centró en investigar lo que ocurre con los procedimientos de control interno financiero en la Institución Educativa “Stella Maris” de Manta. El universo de la población ascendió a: CUADRO # 2 CATEGORÍAS Categorías Personal administrativo Personal Religioso Personal Docentes Personal de servicio Estudiantes Total Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna.26 La investigación fue documental bibliográfica. se empleó como fuente de análisis libros relacionados con la Contabilidad y el manejo de las finanzas. 1. y 3 personas que laboran en el personal de la Colecturía.11. Rosario Meza Cantidad 10 12 80 15 700 817 De esta población se utilizó como muestra 7 personas que forman parte del área administrativa.

. % de exactitud vertidas en los reportes. Elaboración de un manual de procedimientos de control interno en el área contable Objetivos.Objetivo Administrativo Objetivo financiero Contabilidad de libros: Libro Diario Inventario Libro Mayor Libros auxiliares Principios contables. . Administración financiera eficiente y eficaz. Con el manual de control Interno se evitará el desembolso de fondos y se ofrecerá la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización.Cantidad y calidad en la Producción y servicios.27 CUADRO # 3 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES Variables Parámetro Conceptual Control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la institución. Es el área Administrativa que cuida de los recursos financieros de la institución. Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. Principios. -Resultados de la Planificación y organización. Grado de satisfacción del requerimiento institucional. -Cantidad y calidad en la Adquisición e implementación. Cantidad de bienes e inmuebles registrados en el Inventario. Grado de aplicación de los principios en las transacciones comerciales. Estructura . Número de operaciones registradas en el Libro Diario. Rosario Meza. (Técnicas de Auditoría asistidas por computadoras). como lo son la rentabilidad y la liquidez Parámetro operacional Indicadores susceptibles de medición Objetivos de control. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros. . Procedimientos contables.

y la segunda encuesta aplicada al personal que labora en el Departamento Contable. se evaluaron los datos obtenidos en el procesamiento de la información. También se hizo uso de las fuentes secundarias. Para el análisis de los resultados. 1. lo que permitió conocer las dificultades por las que está atravesando el control interno financiero en la Unidad Educativa “Stella Maris”. a la bibliografía que se consultó en libros de contabilidad.28 1. entregando en la Institución Educativa a cada participante el cuestionario. fue realizada por la investigadora. utilizando el análisis de pares con el fin de estudiar la fuente del problema y las prioridades relativas a sus causas. Tratamiento y análisis de los datos La aplicación de los instrumentos de investigación: encuesta.11. conformado por las autoridades del plantel y el Consejo Directivo. . inventarios. informes. en la red de Internet con la finalidad de obtener teorías. acción que facilitó la tabulación de datos. recurriendo a los archivos contables que ha manejado la institución: reportes. hechos y datos válidos que aportaran a la solución de la hipótesis y a la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable. Fuente Entre las fuentes que se utilizaron consta: el cuestionario de encuesta que se aplicó al personal administrativo.3.12.

para llegar a una clara explicación de las mismas. .29 Se diagramaron cuadros y gráficos. La discusión se hizo contrastando los resultados del estudio con la información presentada en el marco teórico. que sirvieron para analizar e interpretar los datos obtenidos en el trabajo de campo.

CAPÍTULO II 2. ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .

mediante Acuerdo No 036-AJDECM expedido por la Dirección Provincial de Educación de Manabí. se inicia la fundación de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. apoyando la formación. se ha visto la necesidad que los alumnos que se educan en la Unidad Educativa “Stella Maris”. Hoy en el siglo XXI esta tarea se proyecta a través de la Unidad Educativa “Stella Maris”. surge con esta denominación en el año 2006. El proyecto planteado por la Institución “Stella Maris” de esta ciudad se ubica en la Unidad Educativa (aspectos curriculares) y vocacional (utilización de rincones. en virtud del reconocimiento a su . La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” de Manta. niños y jóvenes. ambientes. que les capacite para que a tempranas edades se conviertan en entes activos en la economía de los hogares y para sí mismas. capacitación y profesionalización de niñas. encargada de ayudar y desarrollar la formación de la juventud trabajadora. reciban una educación alternativa. integral y científica. talleres y laboratorios) desde la sub-etapa inicial hasta la especialización. Su labor sirvió para identificarla dentro de una nueva corriente en la tarea social de la Iglesia.1 Generalidades A mediados del siglo XIX. De acuerdo a la ubicación del plantel.31 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” 2.

que le ha llevado a hacerse merecedora de la aprobación del certificado ISO 9000. dedicadas a la formación integral de la niñez y juventud mantense. Químico Biológicas y Sociales. para fines de 1956 incrementar la sección de Pre-Primaria. niños y jóvenes que tienen una labor destacada en el medio cultural de la ciudad de Manta. está administrada por religiosas de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. manabita y ecuatoriana. Atiende además la sección superior técnica y tecnológica en jornadas vespertina y nocturna. a la que se denominó Colegio a partir de 1948 cuando se incorpora la sección secundaria. a través del Bachillerato en Administración con mención en Contabilidad. y en la especialización de Polivalente. en la actualidad el personal directivo de la Unidad Educativa “Stella . Esta institución forma bachilleres en la especialización de Ciencias con las optativas de: Físico matemáticas. con el propósito de alcanzar el desarrollo de destrezas musicales. niñas. y se atiende en jornadas vespertinas a estudiantes involucrados en los grupos de expresión artística. La Unidad Educativa “Stella Maris”.32 trayectoria de 75 años de labores y al cumplimiento de una labor pedagógica innovadora y formativa. Gerencia y Secretariado. Su creación como Escuela “Stella Maris” se dio desde 1930. Se complementa la labor ejecutando trabajos de proyección social dirigidos hacia la comunidad más necesitada.

a más de la parte curricular.3  Estructura Orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris” 2. Ley y Reglamento de Educación y su Reglamento Interno. se encuentra comprometido en la optimización de la Institución con el fin de obtener la acreditación de calidad de parte del Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación (CONEA). regentado por las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. Es un establecimiento particular sin fines de lucro.1 Del domicilio y su funcionamiento La Unidad Educativa “Stella Maris”. el mismo que posee fecha de aprobación del 09 de marzo de 1987. . provincia de Manabí. siendo prioritario. la consideración de un control interno eficiente como parte esencial de la administración financiera. mediante acuerdo Ministerial No 003-DPECM y el Reglamento del Instituto. sujeto a las normas legales de la Constitución del Estado.3. 2. 2.2 Marco Legal La Unidad Educativa “Stella Maris” para su normal funcionamiento ha estructurado el Reglamento Interno. aprobado por el Ministerio de Educación con fecha del 08 de abril de 1997. tiene su domicilio en la ciudad de Manta.33 Maris”.

sector urbano. es de régimen Costa. g. Inspector General. Junta de Profesores de cursos y años. jornada de trabajo matutina. e.3. Conceptual y Categorial. Formal. Ambientes y Talleres. e. b. c. h. • Organismos: a. d. Junta de Profesores de Área. Consejo de Coordinadores Académicos de cada ciclo.34 En cuanto a su funcionamiento. . Profesores. Director de la Unidad o Rector del ciclo Categorial y Profesional. con los ciclos Nocional. Director del Ciclo Conceptual. c. Subdirector o Vicerrector del Ciclo Profesional. 2. Junta General de Directivos y Profesores. Consejo Directivo. por el alumnado mixto. de financiamiento particular religioso. Junta de Directores de Área. d. Directora del Ciclo Nocional.2 Autoridades y Organismos La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” para su funcionamiento cuenta con las siguientes autoridades y organismos: • Autoridades: a. Junta de Profesores Guías. b. f.

Servicios Generales: Conserjería. Inspectores Profesores. Servicio Médico. m. Otros profesionales necesarios. Dependencias Administrativas: • • • • Secretaría.35 i. j. . Asociación estudiantil. Colecturía. Auxiliares Parvularias. Bienestar Estudiantil: • • • Orientador Vocacional. l. k. Comité de Padres de Familia • • Padres de Familia De las Comisiones. Dental y Social. Estudiantes y Asociación Estudiantil • • Estudiantes.

36 GRÁFICO # 1 Organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” RECTORA COORDINADORA GENERAL DE LA PRIMARIA CONSEJO DIRECTIVO ASESOR PEDAGÓGICO DE LA PRIMARIA VICERRECTOR COMISIÓN DE INNOVACIÓN CURRICULAR FORMACIÓN JEFES DE ÁREAS DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOBE ADMINISTRACIÓN PSICOLOGÍA MÉDICO INSPECCIÓN SECRETARÍA COLECTURÍA SERVICIOS MATEMÁTICAS CIENCIAS LENGUAJE TÉCNICA SOCIALES IDIOMAS .

así mismo. el puesto de más alto nivel aparece en la cúspide: Rectora.3. Por estar representada la estructura orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris”. en un organigrama de tipo vertical.1 Análisis de la estructura del organigrama El organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” presenta una visión general de la manera cómo está organizada la institución. identificando con claridad las relaciones de jerarquía existentes entre el personal.2.2. significa el vínculo que permite apropiarse del conocimiento de su posición dentro de la organización y las responsabilidades que esto conlleva. el organigrama. proporcionando a cada empleado el conocimiento de su ubicación. Para el personal directivo. es permitir que todo el personal que labora en la institución.2 Objetivo del Organigrama El Objetivo principal del organigrama. las líneas de autoridad y subordinación dentro de la estructura orgánica y su grado de responsabilidad. constituye el medio .37 2. para el personal de la Unidad Educativa “Stella Maris”. conozca cuál es la estructura orgánica de la entidad. es un medio que provee el conocimiento de su campo de acción y de las relaciones que debe establecer con las restantes unidades que integran la respectiva organización.3. lo que a su vez facilita el cumplimiento de los fines propuestos. 2. y los demás puestos se ubican en orden descendente de jerarquía. para el padre de familia.

38 más adecuado para tener una visión de conjunto de la estructura del organismo o entidad. entre las que se involucra la revisión de los puestos de trabajo cuando el caso lo amerite. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. atribuciones y deberes de la Directora. los siguientes: a. 2.3 Ventajas del Organigrama Dentro de las ventajas que ofrece el organigrama se resalta el conocimiento de la estructura de la Unidad Educativa “Stella Maris”. . Son funciones.4 Organización y Funciones del personal 2.2. con una visión de conjunto de la entidad educativa. a más de lo establecido en el Reglamento de la Ley de Educación.3.4. Ley de Carrera Docente y Escalafón y su Reglamento. Solicitar anualmente o cuando creyere conveniente la auditoría académica y administrativa de la Institución e informar a la autoridad inmediata superior sobre la marcha y necesidades de la Unidad. un plan de reformas de esas singularidades. lo que posibilita a las autoridades el estudio de los aciertos y de las anomalías detectadas en el funcionamiento de la Institución. Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. viabilizando trazar.1 Organización funcional de la Directora o Rectora de la Unidad Educativa Es la primera autoridad de la Unidad Educativa. 2.

f. Analizar en reuniones periódicas con el subdirector y más autoridades de la misma. d. Coordinar las actividades técnico – pedagógicas. tanto en lo que corresponde a los departamentos. Vigilar y coordinar el cumplimiento de las actividades de los organismos académicos internos. c. de los profesores y de los padres de familia para asegurar la buena marcha de la Unidad Educativa. organismos. Conocer y resolver asuntos y problemas que se presentaren en el campo administrativo. Orientar y requerir la planificación didáctica a ponerse en vigencia en el nuevo año escolar. previo estudio detenido de las comisiones y aprobación del Consejo directivo. Presentar a consideración del Ministerio de Educación por órgano regular. c. 2.39 b. con las organizaciones de los estudiantes. Conocer y autorizar las gestiones y comisiones que fueren necesarias en los diferentes niveles. ante las instituciones privadas. los problemas reales que se presentan y darles solución oportuna o hacerle conocer a tiempo al Consejo Directivo. docente y dicente en el ámbito de sus atribuciones. e. cuyos deberes y atribuciones son los siguientes: a. sus planes y programas.2 De la Subdirectora o Vicerrectora de la Unidad Educativa Es la segunda autoridad de la Unidad Educativa. b. las reformas que convenga introducir en la Organización de la Institución. .4. Establecer y mantener permanente vinculación con las autoridades. personal docente y de los correspondientes niveles.

4. así como actas y documentos de las Juntas de Paralelos y Cursos dentro de la Educación Básica y Categorial. Promover y dirigir la organización de clubes estudiantiles orientados a fomentar la afición y práctica de las actividades científico – recreativas. Planificar las actividades docentes durante el año escolar y someterlas a la probación del Consejo Directivo. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo. i. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo. especiales y directores de área. organizar. ejecutar y evaluar las resoluciones de los diferentes organismos y actividades a través de las siguientes dependencias: . f. coordinar.3 De la Sección Administrativa La Sección Administrativa es la encargada de: planificar.40 d. g. Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias y las emanadas por la autoridad inmediata superior. Recibir los informes periódicos de las comisiones permanentes. Coordinar y controlar los actos sociales que se realicen en la Institución y responsabilizarse de ellos. h. Asesorar al Director de la Unidad Educativa en asuntos técnicos y administrativos. e. Realizar la supervisión pedagógica en los diferentes ciclos. 2. k. j.

c) Cumplir con las leyes. control.4 De la Secretaría Es la dependencia administrativa que depende de la Dirección y Subdirección y es responsable de la elaboración. reglamentos.4. 128 del Reglamento de la Ley de Educación y Cultura los siguientes: a) Cumplir y hacer cumplir con las leyes y reglamentos pertinentes. circulares. Ley de Carrera Docente y Escalafón del Magisterio Nacional. despacho de las comunicaciones y documentos. . b) Controlar que el personal de la dependencia a su cargo cumpla con el horario de trabajo encomendado. d) Servicios Generales 2. Son deberes y atribuciones de la Secretaria a más de los estipulados en el art. planes de estudios y documentos y demás disposiciones relacionadas con la Educación. de acuerdo con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación y el específico interno de la Unidad Educativa. Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. capaz de poder informar oportunamente sobre cualquier aspecto legal. acuerdos. cronogramas.41 a) Secretaría b) Colecturía c)Auxiliares Parvularias y.

custodiar e invertir los fondos. en consecuencia.4. en el que se expliciten con claridad y pertinencia las actuaciones fundamentales que corresponde desempeñar a cada empleado. Son deberes y atribuciones de la Colectora (or) a más de los artículos 130 y 131 los siguientes: a) Organizar y conservar en el archivo todos los documentos relacionados con la dependencia. rentas de la Institución. es la encargada de recaudar. de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes. . en lo que el movimiento económico o contable requiere. La colecturía. conjuntamente con la rectora. el empleado principal de esta área de trabajo es responsable. tal como lo establecen las leyes ecuatorianas.42 2. es la oficina encargada de llevar las finanzas de la Institución. En todo departamento de Colecturía se requiere de un Manual de Procedimiento. b) Facilitar la información de los documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control. además del cuidado y conservación de sus bienes.5 De la Colecturía La Colecturía es la dependencia administrativa de la Unidad que depende de la Dirección y Consejo Directivo. del movimiento económico contable. así como de los inventarios.

(2006. . por lo que el personal que labora en el Área Contable ejerce su labor sin conocer a ciencia cierta lo que.43 La Unidad Educativa Stella Maris de Manta. 40) “el despliegue de la función de calidad requiere de un equipo interfuncional. señala Oakland. del conocimiento específico para resolver algún problema o desconociendo con exactitud las actividades que les competen. se realiza con el mejor de los propósitos. p. Su propósito es tomar las necesidades del mercado y traducirlas de manera que puedan ser satisfechas dentro de la unidad operacional y entregadas a los usuarios o clientes”. J. De tal manera que el desempeño de las funciones de los empleados de la colecturía. en la administración de calidad. pero careciendo. no dispone de este Manual de Procedimiento. en muchos casos.

44 GRÁFICO # 2 ESQUEMA DE OAKLAND Interacciones Técnicas los CÓMO contra Los CÓMO Clasificación del Cliente los “PORQUE” Peor Mejor 1 5 Requisito del cliente Los “QUE” Clasificación por importancia Requisitos de diseño técnico los “CÓMO” Matriz de relación central Principal Detalles Los QUÉ en contraste con los POR QUÉ Los QUÉ en contraste con los CÓMO Clasificaciones técnicas/costo del CUÁNTO Los CÓMO en contraste con CUÁNTO Clasificaciones técnicas (Puntos de referencia) Valores establecidos como metas de las características técnicas (incluyendo costos) Fuente: Oakland. (2006. J. . Rosario Meza. p.40) Elaboración: Hna.

El organigrama. Comedor Escolar. Son servicios generales: a) b) c) d) e) f) g) h) Biblioteca. Teatro. al estudiar los cambios que se proponen en la reorganización. y al formular el plan ideal. .45 2. Internado. en base a las disponibilidades existentes en la Unidad Educativa. Canchas Deportivas. Laboratorios. la institución lo utiliza como guía para planear una expansión. al hacer planes de corto y largo plazo. Bar. dicente y más solicitantes.6 Servicios generales Constituyen las secciones encargadas de dar atención oportuna y adecuada al personal docente. Talleres.4.

por lo que la existencia del organigrama requiere complementarse con un manual de procedimiento que define y especifique la actividad de cada uno de los miembros del personal. Establecer normas concretas y adecuadas para el funcionamiento de la Unidad Educativa de acuerdo con las características particulares del entorno o las disposiciones legales y reglamentos vigentes. puesto que en él. se caracteriza por poseer una organización propia. . administrativo y de servicio el conocimiento pleno de las Leyes y Reglamentos vigentes. que satisfagan las necesidades internas de la Unidad Educativa. Incentivar y promover en el personal docente. funcional y moderno. De lo expuesto se deduce. c. Dinamizar un proceso administrativo ágil. acorde con las nuevas exigencias socio – educativas del medio. no están constando algunos puestos de trabajo. que en la Unidad Educativa “Stella Maris” debe revisarse y actualizarse el diseño del organigrama. para optimizar su servicio y coadyuvar al crecimiento de la Institución.46 2. b. empresa u organización.5 De los objetivos específicos del Reglamento Interno Los objetivos específicos del Reglamento Interno son: a. d. Disponer que cada uno de los organismos y dependencias de la Unidad cumplan específicamente las funciones encomendadas. Cada institución.

las competencias administrativas que les conciernen desarrollar. aprobar o reprobar. el organismo directriz a su vez. .47 De manera urgente. como de enviar las observaciones pertinentes. Actualmente el Departamento de Colecturía. organismo que es el encargado de analizar. lo remite al Consejo Gubernativo Docente de las Oblatas San Francisco de Sales. envía mensualmente a los directivos de la Institución. este organigrama debe complementarse con un manual de procedimiento en el cual se explicará a cada uno de los departamentos. considerando que la revisión de las cuentas y la evaluación es un proceso que permite mejorar el desempeño de las funciones. como también las sujeciones a las cuales se someten. los enlaces y las relaciones entre los distintos departamentos. el informe del movimiento contable.

.48 GRÁFICO # 3 FLUJOGRAMA DE REPORTES CONTABLES 1 Flujograma de Reportes Contables Departamento Colecturía Directivos Institución Consejo Gubernativo 1 Reporte Contable 4 3 2 1 A f A SIMBOLOGÍA Punto de inicio f Unión de varios documentos A Archivo Documentos Documento principal Fin de proceso Fuente: Reglamento Interno. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

tolerancia. 2. responsabilidad. lo que permitirá el suministro de información acerca de la situación económica . creación y producción. b) Formar personas que conozcan la sociedad en la cual viven. . facilitará al Departamento de Colecturía desplegar con eficiencia y efectividad. la problemática del mundo. lo que redundará en el mejoramiento de los procesos contables y servirá para que se eleve la calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”. solidaridad. ética. respeto. c) Ofrecer una especialización académica integrada y acciones prácticas en las más amplias manifestaciones de la cultura para el desarrollo armónico del país. que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar decisiones económicas. pluralismo y participación dentro del sistema democrático y la práctica de los derechos humanos y valores cristianos según el espíritu de San Francisco de Sales.49 El conocimiento y aplicación de las funciones asignadas en el Manual de Procedimientos. investigación. las corrientes del pensamiento contemporáneo y las interrelaciones entre pueblos. del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad. d) Capacitar en forma integral al estudiante para que acceda al conocimiento.5. todas las atribuciones que le competen.1 Los objetivos institucionales a) Cultivar una conciencia de libertad.

a HACER y a CONVIVIR. por ende: La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como propósito: Dar a la niñez y juventud una formación humana y cristiana para que aprenda a SER.50 2. de conciencia y sensibilidad bajo el principio de “hacer todo por amor nada a la fuerza”. a ejemplo de San Francisco de Sales y de sus fundadores el Padre Luís Brisson y Madre Francisca de Sales Aviat. inspiran la acción educativa que busca enseñar a las niñas.7 Propósito fundamental La Educación. innovando continuamente los recursos tecnológicos. 2.8 Visión Para enfrentar con éxito las nuevas tecnologías y técnicas del siglo XXI. niños y jóvenes a ser alguien y hacer algo formando hombres y mujeres de convicción y temple. como un .6 Misión institucional El carisma de las Hermanas Oblatas. según los requerimientos de las familias y las exigencias de la sociedad cambiante. 2. científicos y pedagógicos. la Unidad Educativa “Stella Maris” se incorpora con decisión y entusiasmo al programa del Diploma Bachillerato Internacional y al ISO 9001-2000. fundamentados en el evangelio y en la doctrina social. debe procurar generar agentes de transformación social.

como disciplina.51 proceso de formación integral. la responsabilidad. que respaldado por un documento proceso de Planificación curricular y Formación Humana. no solo en beneficio propio. . un trabajo permanente y personalizado. solidaridad. cuyos procesos de realización garanticen la efectividad del proceso Enseñanza-Aprendizaje. sino como un compromiso frente a la sociedad. 2.9 Alcance Los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”. proyecta sus objetivos a la consecución de una educación. Se busca consolidar el compromiso en el proceso pedagógico de toda la Unidad Educativa con el fin de incrementar y desarrollar las obras en acción y mantener una visión de futuro que permita una proyección cristiana a las exigencias del mundo en todos los ambientes y en todos los tiempos. en el que el alumno es el centro. garantice la Promoción de las Estudiantes al Nivel Inmediato Superior. Se quiere promover una educación que ayude a rescatar valores morales y cristianos.

CAPÍTULO III 3. ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO .

La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación y actividades. aplicado por la máxima autoridad. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control. la organización. de su eficacia depende que la administración adquiera la información requerida para seleccionar de las alternativas. que provee seguridad formal en el uso de los recursos y se logren los objetivos institucionales. que permiten tener una visión de la situación que se desea controlar. la idoneidad del personal. la dirección y el personal de cada institución. las que mejor convengan a los intereses de las instituciones. Según las normas de Control Interno las entidades y organismos tienen una misión que cumplir. . En la administración educativa son importantes los procesos de planificación. seguimiento y evaluación (control). para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. el cumplimiento de los objetivos.1 Generalidades del Control Interno El control interno establece un proceso previo a las circunstancias de cada organización.53 3 ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO 3. gestión. constituyendo uno de los grandes aportes administrativos. entendidos como medidores o indicadores para la dirección escolar.

N.54 Para Cons R. J. p. entendida así como una “estrategia de gestión cuyo objetivo es que la organización satisfaga de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de los clientes. (2003. 5). no basados en la moda de los conceptos. 11). que constituye una de las áreas más importantes dentro de la vida de la institución educativa. lo que implica a la administración financiera. de los accionistas y de la sociedad en general”.. exija la inclusión de una adecuada tarea de control interno. sino desarrollando unas opciones para apoyar y mejorar el alcance del trabajo cultural en la comunidad”.1. p. es decir un conjunto de políticas para llevar adelante las actividades requeridas por la entidad. “Los directores de las Instituciones Educativas (IE) manifiestan las necesidades de consolidar y asegurar la supervivencia de las mismas y trabajar los temas administrativos. de los empleados. Para ello el autor propone un modelo que incluye acciones que buscan asegurar el reconocimiento y permanencia de la Institución Educativa (IE). Oakland. pero principalmente los directores . (2004. Esto amerita que la actual administración financiera de la organización. 3. respondiendo a la pregunta ¿qué hacer? para cumplir con la misión de la organización.1 Definición del Control interno La obtención de la calidad total o excelencia en la administración de una institución. aspecto que debe tener presente todo el personal que labora en la organización.

que el control interno: “Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos.55 financieros. p. S. diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos propuestos. en su obra Control Interno de los nuevos instrumentos financieros. promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”. señala. p. advertir errores e irregularidades de manera oportuna. el control interno se centra en el cumplimiento de las leyes gubernamentales y normas propias de la institución. El control interno es un proceso que lo efectúa la Junta Directiva de la Entidad. (2002. En el artículo 12 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Acorde con esta definición. 11). puesto que se vincula con el éxito y crecimiento económico de la organización. enfatiza: . que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones. 3). la gerencia y demás personal. con la finalidad de proteger los recursos de la entidad. verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información financiera. para que exista fiabilidad de la información financiera y operativa. (2006. Mantilla.

los procedimientos y los procesos administrativos. financieros. Si bien la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta es una institución particular. el sistema de información y comunicación y las actividades de monitoreo y supervisión del control interno”.56 “La respectiva entidad y organismo del sector público que controla la Contraloría serán responsables de instalar. Por lo tanto. El artículo 16 de la misma ley. el depósito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos”. mantener y perfeccionar el sistema de control interno. efectividad y éxito en el manejo contable. además estipula que se deben tener presente las normas técnicas y los componentes de control interno que especifica la Contraloría General del Estado. señala: “El manual de procesos y procedimientos que emitirán las entidades establecerá las funciones incompatibles. las actividades de control. aspecto que influirá en la vida institucional de la entidad. la evaluación de los riesgos de control. la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa “Stella Maris” permitirá el desempeño correcto de los funcionarios del departamento de contabilidad. Se aplicarán los componentes del control interno que incluirán el ambiente de control. . para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos. el artículo en mención resalta la importancia de que la propia institución sea la que formule y aplique un sistema de control interno que sirva para alcanzar claridad. la distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago. operativos y ambientales. exactitud. el pago con cheques o por la red bancaria. respecto al control interno.

en Aspiazu. en lo correspondiente a las funciones que debe desempeñar el Consejo Directivo. La junta de directores y la administración principal son responsables por el establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso de control interno y por monitorear su efectividad. es la siguiente: “Control Interno es un proceso efectuado por la junta de directores. el Consejo Directivo como organismo asesor-veedor de las distintas instancias de la vida institucional. N. acorde a las leyes vigentes. .57 La definición que elaboró el Basle Committee de Control Interno. En las instituciones educativas de nivel medio del Ecuador. o en el caso de las instituciones particulares. la administración principal y todos los niveles del personal. involucrándose además en el control interno. 34). nominan una comisión que tiene como función específica el control interno del manejo del presupuesto asignado por el Estado y de los ingresos económicos obtenidos por autogestión. la mayoría de establecimientos educativos de tipo fiscal o particular. p. de los ingresos generados por su labor. (2005. Siguiendo lo prescrito en la Ley de Educación. se prescribe que este organismo puede nominar “Comisiones Eventuales” las mismas que tendrán vigencia por el lapso de dos años. los responsables directos de las finanzas del plantel son: el rector o rectora conjuntamente con el colector. Amparándose en la prescripción referida.

directos o jefes encargados del control: previo. p. • Autorregulación.1.Mediante la autorregulación la entidad adopta los principios. concurrente o posterior”.. el control interno es: “El acto evaluado por los jefes inmediatos. 4). (2005. el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno. Favorece el autocontrol al normalizar los comportamientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos.58 El control interno servirá para asegurar el correcto manejo de los ingresos y egresos financieros y evitar errores que promuevan la disminución o pérdida del patrimonio de la institución. O.2 Fundamentos del Control Interno Lo determinan las condiciones primordiales y básicas que autentifican la efectividad del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competitividades signadas por la Constitución y la Ley a cada entidad y las características que le son propias. 3. y hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional en los diferentes grupos de interés. . Para Herrera. normas y procedimientos precisos para la operación del Sistema de Control Interno. La Autorregulación.

cumplimiento de la Constitución. leyes y normas que la regulan. • Autogestión..Se fundamenta en la capacidad de cada empleado. eficiente. procedimientos y mecanismos de prevención. actividades y tareas bajo su responsabilidad certifiquen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. 3. control. las políticas. . los métodos. evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente.59 • Autocontrol. detectar desviaciones. independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo. eficiente y eficaz la funciones requeridas y recomendadas por los órganos de control.Facilita promover a la entidad pública a la autonomía organizacional ineludible para interpretar..1. mejorar y solicitar ayuda cuando lo crea oportuno de tal manera que la realización de los procesos. coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que él se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.3 Objetivos del Control Interno El control interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones. coordinar y aplicar de manera efectiva. ejecutar enmiendas.

involucran los propósitos de la protección de los activos de la institución y la operación de información financiera veraz. 3. los segundos. ofrece la seguridad.1.60 El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de las instituciones. los primeros. 3. el control interno contable está diseñado en función de los objetivos de la organización. pretenden la promoción de la eficacia en la operación de la actividad. confiable y oportuna. .1.4 Objetivos Básicos del Control Interno Los objetivos básicos del control interno abarcan aspectos de controles internos contables y controles internos administrativos. y el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la entidad en la ejecución de las operaciones. Por lo tanto. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización.5 Objetivos Generales del Control Interno El Control Interno Contable comprende el Plan de Organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. que las operaciones se realizan acorde con las normas y políticas señaladas por la administración.

1. 3.61 En los objetivos de los controles contables internos se pueden identificar dos niveles: 3. para que se apliquen a las diferentes clases de transmisiones agrupadas en un ciclo.1.5. Los objetivos generales de control interno de sistemas abarcan: a) Los Objetivos de Autorización.2. Las autorizaciones deben estar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de la administración. Objetivos Generales del Control Interno aplicables a todos los sistemas Los objetivos generales de control aplicables en todos los sistemas se desarrollan a partir de los elementos básicos de control interno enumerados anteriormente siendo más específicos para facilitar su aplicación.5. . Objetivos de Control Interno aplicables a ciclos de transacciones Los Objetivos de Control de Ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales de control de sistemas.1. Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración.

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Estos objetivos consideran, que todas las operaciones deben registrarse para emitir la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los estados financieros y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los activos sujetos a custodia.

Las transacciones deben clasificarse en forma tal, que permita la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administración.

Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable cuidándose específicamente que se registren aquellas que afectan más de un ciclo.

En general los objetivos de Control Interno pretenden:

Proteger los objetivos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencia

Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la administración.

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Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, haciendo que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos externos. y

3.2 Modalidades de la función de control.

Durante el desarrollo y culminación de los actos administrativos en la organización, existe el control previo, control concurrente y control posterior.

3.2.1 Control Previo

Para Julio y Adrián Flores Konja, profesores de la UNMSM, de la Facultad de Ciencias Contables de Lima, Perú. (2003, p. 26), el control previo, es “el examen de las operaciones propuestas antes de la autorización para que el acto administrativo surta efectos, con el propósito de establecer su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad”.

El Control Interno constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de las fases de un proceso, para determinar su legalidad, autenticidad y conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentación que respalde cada una de las actividades y la actuación de los empleados que participen en ellas. En este caso el control, por ejemplo, se realiza antes de proceder a adquirir un bien o servicio, el cual deberá ser considerado dentro del cuadro de necesidades.

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De acuerdo con el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Capítulo II: Objeto, Ámbito y Régimen de Control para las Instituciones del Sector Público, Decreto Ejecutivo 548, Presidente: Gutiérrez Borbúa, L. (2002. p. 2), “para cumplir con el control previo no se crearán unidades específicas, esta actividad está implícita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso”, el Control Previo, lo realizan las mismas áreas de la entidad, vinculadas a la gestión.

3.2.2 Control Concurrente

El Control Concurrente, “es el que se aplica conjuntamente a la realización de las operaciones cuya corrección se está verificando” Herrera, Ó. (2005, p. 5). Por ejemplo, si la compra es por adjudicación directa, deberá contar con tres cotizaciones, dependiendo del precio; y para el giro del cheque, con la factura, orden de compra, guía de remisión, la conformidad de ingreso al almacén en buenas condiciones del bien adquirido.

El Control Concurrente se realiza conforme se desarrolla la gestión, puede participar el Organismo de Control Interno como veedor.

3.2.3 Control Posterior

El Control posterior, es el referido a todos aquellos procedimientos administrativos diseñados con el propósito de cautelar el correcto cumplimiento de las condiciones

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señaladas en las normas internas y de acuerdo a la ley, con posterioridad a los actos propios de la ejecución. Por ejemplo, este control se puede realizar después de varios meses o al finalizar el año, en la cual verificaremos si la compra ha cumplido con las exigencias necesarias.

El artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, (2002, p.3), señala expresamente: “El Auditor Interno no dictaminará estados financieros, pero podrá realizar evaluaciones al sistema financiero, procesos y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados financieros es función exclusiva de la Contraloría General del Estado”.

El control posterior, como elemento efectivo del sistema de control, la Unidad de Auditoría Interna, realizará la evaluación de la gestión institucional en forma posterior a las actividades señaladas.

El Control Posterior lo realiza el Organismo de Control Interno, la Auditoría Externa tiene como finalidad supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, proponiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.

En conclusión, el control interno ayuda a una entidad a alcanzar sus logros de desempeño y economía, prevenir la pérdida de recursos y asegurar informes

24). 3. 2. Eficacia. Segregación de funciones. 5. evitando daños a su reputación y otras consecuencias.3 Principios rectores del Control Interno De acuerdo a Wanda Wallace.66 financieros confiables. la no simple separación de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables. 1. Asimismo. preserva o resguarda que las entidades y privadas cumplan con las leyes y regulaciones. 6. Confiabilidad y 7. De arriba hacia abajo. Costo menor que beneficio. J. 4. De . determina los siguientes principios: citado en Menéndez.3. p. (2006. Documentación. 3. quien goza de gran prestigio y reconocimiento entre los profesionales de la auditoria de estados financieros y autora del más importante manual sobre control interno. Autocontrol. 3.1 Segregación de funciones La segregación de funciones implica.

apoyada en tecnología. se controla así mismo. . •El tono desde lo alto es fundamental. el sistema de control interno. actividades).67 manera ideal en las corporaciones grandes. que se convierten en cumplimiento forzoso.3 De arriba hacia abajo Significa que el control interno es una forma de presión o influencia ejercida por los máximos niveles administrativos. gestión. complejas ninguna persona debe ser capaz de registrar. 3.2 Autocontrol La dirección. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempeñados por gente capaz. •Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de menor nivel (sub-procesos. por mecanismos de carácter legal.3. no puede controlar a los directivos principales. No hay controles internos que sean externos. tareas. o sea que un empleado de nivel bajo u operativo. supervisión y evaluación/valoración del control interno son resortes de la administración. •El direccionamiento proviene de la alta gerencia y se traslada a la acción por mecanismos operativos. 3. autorizar y conciliar una transacción.3.

5 Eficacia Aquí se tiene una gran connotación. el control interno depende de los resultados que es capaz de ofrecer.3. de ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación (valoración) de eficacia. es sustancialmente diferente del control de gestión y resultados.3. Y ésta. que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla. y es que si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales. es mejor eliminarlo. sencillamente no sirve.68 3. En resumen. O dicho de otra manera. . ni los beneficios que proveen.4 Costo menor que beneficio Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la organización. el beneficio que genera tiene que ser sustancialmente mayor que el costo que conlleva. 3. lo que implica de salida. Si el control interno genera sobre – costos.

(1994. permitirá a las empresas. equipos mercaderías y otros bienes. 27). muebles. Estos son recursos conocidos como activos.6 Confiabilidad Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación. valores y derechos adquiridos. M.69 3. por tanto susceptibles de ser valorados y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. y Goxens. 3.3. “La administración eficiente de los activos es la clave para el éxito de la empresa.4 Elementos de un buen Sistema de Control Interno Para Goxens. y a sus propietarios.7 Documentación Significa que toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada. 3. El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles. muchos de ellos tangibles como el efectivo. p. . A.3. alcanzar los resultados económicos deseados”. y conciencia monitoreo del control interno. vehículos. que es responsabilidad absoluta de la gerencia. de manera tal que pueda ser analizada por cualquier interesado.

los ingresos y los gastos. el posicionamiento. con personal preparado y comprometido. pero que a la hora de explotarlos en conjunto. • • Unos procedimientos eficaces con los que llevará a cabo el plan proyectado. pero a la vez flexible. la confianza entre otros. que han de estar en proporción con sus responsabilidades. la contabilidad no puede reflejar en los balances por cuanto no es posible medirlos en unidades monetarias. la experiencia. con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros y que opere en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro. registro contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo. .70 Los activos intangibles como el talento humano competente y comprometido. destacan: • Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones. generan rentas importantes que se evidencian en el estado de los resultados. Gran parte del manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las instituciones a partir de una organización sólida. Entre los elementos de un buen sistema de control interno. • Un plan de autorizaciones. el prestigio.

6. Medidas de seguridad. Intrínsecamente esta prevención engloba. Personal competente y rotación de puestos. (1994.71 La Auditoría Interna forma parte del Control Interno. Procedimientos de control.1 Elementos del procedimiento de control que ayudan a la prevención del fraude Dentro de la institución es muy importante tener presente algunos elementos de procedimiento de control que evitarán el mal manejo de los fondos. tener presente el siguiente procedimiento: 1. y Goxens. M.4. de acuerdo a Goxens. A. Separación de funciones. Firmas autorizadas. 3. Custodios de activos. 36). 4. . su correcta ubicación y razonable valuación”. “reconocer las cuentas del activo. tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. 2. 5. 3. Siendo pertinente. p.

la filosofía de gestión y estilo de operación. con la finalidad de salvaguardar el efectivo y lograr una contabilidad más precisa”. se hace necesario. así: • Separar las funciones financieras. M. 37) resaltan además la importancia del “desarrollo de técnicas para controlar el efectivo. la responsabilidad. . la honradez.1 El Ambiente de control Componente que establece la tónica de una organización al influenciar el conocimiento de control de su gente. y desembolsos del efectivo. competencia y valores éticos del personal. es decir. que desde la gerencia se dicten políticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudo. la gestión y el modo que se asigna la autoridad. p. Para concretar todas estas pautas. en consecuencia el control asegura el cumplimiento de metas y objetivos.5. custodia. (1994. especialmente las que se refieren al recaudo del efectivo y al registro contable. A.72 Goxens. 3. organización y desarrollo de su gente.5 Componentes de la estructura de Control Interno Entre los componentes de la estructura del Control Interno se cuentan: 3. y Goxens. atención y la dirección proporcionada por la alta dirección.

la filosofía. porque es propio de la operación del ente. • Riesgos de control Existe el peligro de que los controles internos no detecten o eviten errores e irregularidades significativas en forma oportuna. Estos riesgos están totalmente fuera de control del Auditor. los conozcan y se identifiquen con ellos.2. Cuando se identifican los riesgos. cada institución o empresa. estos deben gestionarse. 3. Desde las fuentes externas e internas. Evaluación de riesgos Consiste en la identificación de los factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. los clientes y las terceras personas relacionadas con la entidad.5.73 El ambiente de control está dado por los valores. afronta una variedad de riesgos que deben analizarse para lograr los objetivos planteados. analizarse y controlarse. Estos riesgos pueden ser: • Riesgos inherentes Se refieren a la posibilidad de que ocurran errores o irregularidades significativas antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. por lo que se hace necesario que el personal de la institución. .

información. mantenimiento de las competencias centrales. pensamiento estratégico. capacidad de generar respuestas. p. De acuerdo a Mantilla. Wanda Wallace. (2001. según Menéndez. “El foco de atención del control interno se debe centrar en resolver las diversas situaciones entendidas como oportunidades. p. S. toma de riesgos. metodología. generación de incentivos. análisis. orientación a resultados. 35). mejoramiento continuo.74 • Riesgos de detección Se refieren al riesgo de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades significativas. “los riesgos de mercado que se pueden administrar se deben valorar al menos mensualmente y en respuesta a los movimientos significativos del mercado y a los cambios en las actividades que exponen a la entidad al riesgo”. 28). . procesos. Para evitar los diferentes tipos de riesgos. De manera que se involucra el funcionamiento de toda la organización. soluciones innovadoras. (2001. valor de accionistas. J. establecimientos de metas. 45) “la responsabilidad de administración del riesgo debe monitorear los resultados de las actividades de derivados y el cumplimiento con los procedimientos y controles”. p. J. Además de las actividades diarias de monitoreo. y planeación de la sucesión”. citado en Menéndez. amenazas. planeación interna. (2006. fortalezas y debilidades derivadas de: estructura.

siendo importante tener presente las decisiones de financiamiento que elija la empresa durante un período. revisiones. procesar y comunicar la información al personal.3 Control de actividades de gestión Son políticas y procedimientos emitidos por la dirección que aseguran que las acciones de gestión sean llevadas a cabo.4 Información y comunicación Se utilizan para identificar.5. en todos los niveles y funciones. 3. ocurren a lo largo de la organización. por lo que aseguran el cumplimento de los objetivos de la entidad.5. que pueden ser recursos propios o recursos de endeudamiento. Las políticas del control de las actividades de gestión. Además brindan las medidas necesarias para afrontar los riesgos: como aprobaciones.75 3. es decir el estudio y análisis de la forma en que conviene examinar las situaciones en cuanto a la oportunidad. autorizaciones. conciliaciones. eficiencia y eficacia. aspectos que deben ser sujetos de control. la inversión está orientada al incremento del activo fijo. debe tener presente la decisión de inversión. Generalmente. Las actividades de control incluyen una gama de actividades muy diversas. comprobaciones. . de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades.

segregación de deberes entre otros. Igualmente. La supervisión comprende supervisión interna (auditoría interna) por parte de las personas de la institución y evaluación externa (auditoría externa) que la realizan entes externos de la entidad. fluyendo por toda la organización de desempeño. 3. evaluaciones separadas o una combinación de ambos.5. Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios.5 Supervisión Es necesario un proceso que evalúa la calidad de desempeño del sistema de control interno a través del tiempo. por lo tanto la alta administración debe de transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestión y control que realizan cada una de ellas. se puede obtener información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomalía a la administración. Las mediciones se realizan mediante actividades en proceso de verificación. .76 La comunicación efectiva tiene que ocurrir en un sentido más amplio.

verificaciones. evitando costos innecesarios y posibilitando respuestas rápidas en condiciones cambiantes.77 El sistema de control interno se entreteje con las actividades operativas del ente y por razones fundamentales de la empresa. revisión del desempeño de operaciones. Las actividades de control. incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones. de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos. S. acorde con Mantilla. objetiva y sistemática. (2001. por lo tanto. por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes. p.5. son estructurados para apoyar la calidad y las iniciativas de fortalecimiento. conciliaciones. autorizaciones. Las actividades de control se dan a través de toda la organización. en todos los niveles y funciones”. 3. es decir. procedimientos y principios que regulan el control interno. bienes y operaciones institucionales. mediante la aplicación de las normas. .6 Actividades de control La acción de control es la herramienta esencial del Sistema. seguridad de activos y segregación de funciones. El control interno es muy efectivo cuando los controles se basan en la infraestructura de la entidad y son una parte de la esencia de la institución. efectúa la verificación y evaluación. 90). “incluyen políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las directivas administrativas. Estas acciones.

salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal. es el proceso que está continuamente funcionando en todos los niveles. incluyendo el señalamiento de responsabilidades que. al siguiente día. esto implica que no se trata de un simple procedimiento o política a ser desempeñada. se hubieran identificado. en forma exacta a las cuentas bancarias de la institución. 3. .78 Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes correspondientes.6 Roles y procesos Si el control interno es un proceso. y para el libramiento conste con las firmas de dos directivos autorizados. Para la realización de las acciones que concreten las metas y los objetivos previamente definidos. a más tardar. los mismos que se formularán para el mejoramiento de la gestión de la entidad. • Conseguir que el efectivo recaudado durante el día sea depositado. involucrando especialmente a los niveles directivos más altos. Sus resultados se exponen al titular de la entidad. en su caso. es básica la gestión. técnicas e instrumentos administrativos en el proceso de obtención. concebida como la aplicación de métodos. el cual es efectuado por todas las personas de la organización. • Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre del beneficiario.

El cumplimiento a cabalidad de los roles y procesos dentro una institución. requiere necesariamente de los siguientes aspectos: .79 utilización y mantenimiento de los medios necesarios en una organización.

S.80 GRÁFICO # 4 EL PROCESO Y LOS ROLES DE CONTROL INTERNO EN UN CONTEXTO DE CADENA DE VALOR. Diseño Implementación Mejoramiento Evaluación/ Valoración Auditoría Supervisión Emisores de criterios/ estándares Alta gerencia/ consultores Alta gerencia/ staff Auditores Internos/ Externos Auditores Externos/ (Independiente) Autoridades de supervisión Fuente: Mantilla. S y Cante. Rosario Meza. .(2006.44) Elaboración: Hna.p.

para una organización el diseño del sistema de control interno consiste en ajustar el criterio de control seleccionado a las necesidades características particulares de dicha organización. en una perspectiva estratégica. Por lo tanto.1 Diseño Esta actividad del sistema de control interno es. Para Fernández Maestre. (2005. El rol principal relacionado con el diseño corresponde a los emisores de los criterios estándares. por lo tanto. y la alta dirección. 38). la clave en el diseño del sistema de control interno “está conduciendo a subrayar la importancia de los criterios de control. En particular.6. D. como referentes comunes y con altas dosis de objetividad. p.81 3. siendo importante que participen todos los involucrados en la organización. . la actividad más importante y clave. si el diseño es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos. Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que les parecen a cada quien sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones. particularmente a partir de estándares internacionales”.

p. 38) “El asunto clave. en la actividad de implementación. es usualmente el primer paso. Ello puede hacerse sin mayores problemas en las entidades pequeñas y en algunas medianas. con la finalidad de responder con mayor acierto a las obligatoriedades legales o a las modas. La capacitación a los máximos niveles directivos como al personal clave en la organización. lo que constituye un gran error. respecto del criterio de control seleccionado.4 Implementación Esta actividad consiste en poner a funcionar. en plazos prudentes el diseño de control interno aprobado. En ocasiones las organizaciones compran diseños de sistemas de control interno. las razones para ello y la metodología asociada con el mismo. J. (2005. La responsabilidad de esta actividad recae en la alta dirección. normalmente a través de consultores externos. sobre todo.6. Para Escamilla.82 La importancia de este es tal. en la de interés público (particularmente mercados de capital: financieros y de valores). . 3. es la coherencia y la alineación entre el criterio seleccionado y la metodología asociada con el mismo. pues el diseño es propio de cada institución. es que la alta dirección delegue el asunto en un comité. cada etapa tiene su funcionalidad específica. que para mucho las actividades restantes se recogen en una sola: análisis del sistema de control interno. Sin embargo en las grandes y. Otra práctica común.

83 3. por lo que. la consolidación del sistema de control interno es un asunto que se da paulatinamente. (2004.5 Mejoramiento Esta actividad se basa en que el mejoramiento consiste en un accionar continuo. Para Díaz-Fáes. De acuerdo a Rodríguez. (2004. por consiguiente conviene su mejoramiento continuo”. p. R.6. 98). 3. .6 Evaluación/valoración Esta actividad es la que mayor éxito ha tenido. 35). La evaluación del sistema de control interno seguirá siendo la causa de su incorporación en los estándares/normas de auditoría generalmente aceptadas.6. quienes valoran el control interno para ayudar a la administración en sus actividades. esta actividad involucra dos roles importantes y diferentes: “Los auditores internos. “no existe ningún sistema de control interno que sea carente de error. p. con el paso del tiempo. C. y los auditores externos usan la evaluación para determinar el alcance de las pruebas de auditoría”. ha sido práctica tradicional que los sistemas de control estén sometido a evaluaciones. En la auditoría de los estados financieros se han introducido modificaciones importantes. pero no se han eliminado la evaluación del control interno.

pues implica someter a examen independiente a cargo del auditor de la institución. Lo nuevo. la valoración que a partir de un criterio de control realiza la administración principal. involucra que esta actividad tenga carácter obligatorio en entidades. . monitorear su funcionamiento y sancionar cuando no se cumplen.84 como un medio para determinar el alcance de las pruebas de auditoría y como objeto de informes destinados a la institución.6. según Escamilla.6. J. • El responsable del control interno es la administración principal. p. que deben realizar las autoridades de supervisión. que se denomina criterio de control. • La administración tiene que hacer una evaluación del sistema de control. 3. • La auditoría del control interno se convierte en un asunto de interés público”.8 Supervisión Se refiere principalmente a cuál es el rol de las actividades de control en concordancia con el control interno. 3.7 Auditoría Esta actividad es extremadamente nueva. es que: • “Se precisa que tiene que existir un referente externo. (2005. 43).

Antes de cerrar el informe de parte de las autoridades que auditan las finanzas de una institución. debiendo rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante el público por los fondos o bienes encomendados a su cargo y/o por la ejecución de una misión o cumplimiento de un objetivo. .9 Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control El personal encargado de las funciones financieras debe regirse por lo prescrito en el manual de control interno de su entidad. salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias. deberán otorgar al personal responsable comprendido en ellas. la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos. será realizada con la finalidad de medir el desempeño de los mismos en sus cargos. sea sujeto de acciones de control por los estamentos superiores. le incumbe a la más alta autoridad de la entidad a la que pertenece y al directorio. deberán ser notificados previamente. tal como lo prescribe el artículo 21 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.85 3. la comisión que audita emitirá los informes respectivos con el debido sustento técnico y legal. La evaluación del adecuado desempeño de los funcionarios. Cuando este personal. Como resultado de las acciones de control efectuadas.6. constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas por dichos informes.

3. c) Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses. b) Suspensión sin goce de remuneración de treinta a noventa días. sean éstas de naturaleza administrativa funcional. rubrican la . seguridad y orden en la gestión financiera contable de la institución. directrices y planes de organización que tienen por objeto asegurar eficiencia. políticas. Las acciones se imponen por el Titular de la entidad y. p. 6). En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el artículo 47 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (2002. aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada. y. d) Destitución.7 Análisis de la importancia de la aplicación del control interno El control interno entendido como el conjunto de procedimientos. e iniciarán. las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a Ley (artículo 15). ante el fuero respectivo. se aplicarán las siguientes sanciones: a) Amonestación escrita. respecto a éste en su caso por el organismo o sector jerárquico superior o por ley. civil o penal.86 Cuando en el informe respectivo se identifiquen las responsabilidades. adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción. de acuerdo a la gravedad del caso.

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importancia de su aplicación, ya que garantizan la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. De esta manera, se asegura que las operaciones se realizan de acuerdo con las normas y políticas señaladas por la administración, teniendo presente las regulaciones del Estado.

Se debe resaltar también que este control interno contable no sólo se refiere a normas de control con fundamento puramente contable, sino también a todos aquellos procedimientos que se relacionan con la situación financiera o con el proceso informativo, como autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios, entre otros.

Si el control interno es efectuado por los directores y la administración principal, y participa todo el personal involucrado en esta área, se va a conseguir no sólo el conocimiento del estado de las finanzas sino que los beneficios sean colaterales, acrecentándose principalmente el desempeño de las funciones encomendadas a cada empleado, ya que se manejarán procedimientos y procesos administrativosfinancieros acordes con los estipulados en el Manual de Control Interno, reduciéndose el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos.

Si se procede de esta manera se alcanzará eficiencia en la organización, elevándose la eficacia en el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la empresa y en la ejecución de las operaciones.

El control interno asegura el cumplimiento de los objetivos, el logro del objeto social y la concreción de la visión. El cumplimiento cabal de las obligaciones,

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asegurará transparencia en el manejo de las finanzas de la organización, lo que conlleva a la elevación del prestigio institución y del grado de servicio que presta a la comunidad.

3.8 3.8.1

Normas de Contabilidad Normas Internacionales de Contabilidad, NIC y las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad, NEC

Todas estas normas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de todo el mundo. Hasta 2001 se han emitido 41 NIC. Los países latinoamericanos, entre ellos los del Pacto Andino, han efectuado adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos aplicables a cada país.

En Ecuador se han emitido 27 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) que, conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos, regularán el registro y control contable, la elaboración y presentación de estados financieros, A continuación se presentan varias NEC con referencia a las NIC

NEC 1 Presentación de estados financieros

Ref. NIC 1 Presentación de estados financieros.

El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general, para asegurar la compatibilidad con los estados financieros de periodos anteriores de la misma empresa y con los estados

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financieros de otras empresas, porque esta Norma se aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y compañías.

“Las entidades sin fines de lucro, del gobierno y otras del sector público que procuren aplicar esta Norma pueden necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los estados financieros y para los estados financieros en sí mismos. Tales entidades también pudieran presentar componentes adicionales de los estados financieros”. Federación Nacional de Contadores del Ecuador. (1999, p)

NEC 4 Contingencia y sucesos que ocurren después de la fecha del Balance

Ref. NIC 10 Contingencias y Hechos Ocurridos después de la Fecha del Balance

Esta Norma debe aplicarse en la contabilización y revelación de contingencias, y sucesos que ocurren después de la fecha del balance. “Se requieren ajustes del activo y pasivo por hechos que ocurren después de la fecha del balance y que suministran información adicional para determinar las cifras relacionadas con las condiciones existentes a la fecha del balance. Por ejemplo, puede hacerse el ajuste por la pérdida del saldo de un cliente cuya quiebra es declarada después de la fecha del balance” (Corporación Edi-Ábaco Cía. Ltda. p.5)

NEC 8 Reportando información financiera por segmentos

Ref. NIC 14 Información financiera por áreas.

El objetivo de esta norma es establecer los principios para el reporte de la información financiera por segmentos: Información acerca de los diferentes tipos

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de productos y servicios que una empresa produce, y de las diferentes áreas geográficas en las que opera para ayudar a los usuarios de los estados financieros.

NEC 9 Ingresos

Ref. NIC 18 Ingresos

El ingreso es reconocido cuando es probable que haya un flujo de beneficios económicos futuros hacia la empresa, y que estos beneficios económicos puedan ser cuantificados confiablemente; es de decir a la entrada bruta de beneficios económicos durante el período que se originan en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, incluye sólo las entradas brutas de beneficios económicos recibidos y por recibir por la empresa en su propio beneficio.

NEC 11 Inventarios

Ref. NIC 2 Inventarios.

El objetivo de esta norma es prescribir o señalar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histórico. Esta norma proporciona guías prácticas sobre la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida cualquier disminución de su valor neto de realización.

. planta y equipo Ref. Por consiguiente. Por la utilidad que dan los bienes de plantas y equipos. NIC 16 Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas empresas.91 NEC 12 Propiedades. la determinación de sus valores en libros. mediante cargos a resultados por depreciación. NIC16 Propiedad. planta y equipo. Los temas principales son: el momento indicado de reconocimiento de los activos. van disminuyendo los beneficios económicos incorporados a un activo. El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable para la propiedad. planta y equipo. con el fin de reflejar dicho consumo. los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación con ellos y la determinación y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en libros. la depreciación puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de las operaciones de esas empresas. se reducirá el importe en libros del mismo. NEC 13 Contabilización de la Depreciación Ref.

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NEC 15 Contratos de construcción

Ref. NIC 11 Contratos de construcción.

El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable de los ingresos y costos asociados con los contratos de construcción.

NEC N-18 Tratamiento contable de las inversiones

Ref. NIC 40

Se refiere al tratamiento contable de las inversiones de los estados financieros de las empresas y a los requerimientos de valor relativo.

NEC N-25 Tratamiento de los activos intangibles

Ref. NIC 38

Describe el tratamiento de los activos intangibles y su registro obligatorio solamente en casos en los que se cumplan tres criterios elementales:

1) que el activo sea perfectamente identificable; 2) que la empresa posea control sobre el recurso en cuestión y, 3) existencia de beneficios económicos futuros.

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NEC N-26 Provisiones del activo y pasivo

Ref. NIC 37

Su objetivo es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el reconocimiento y la medición de las provisiones, activos y pasivos de carácter contingente.

3.8.1.1

Aplicación de las Normas Internacionales Financiera, NIIF en el Proceso Contable

de Información

Los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados son reglas y procedimientos necesarios para definir la práctica de contabilidad aceptada en un período determinado. Con el proceso de globalización de la economía e inversiones directas e indirectas tras fronteras, se ha visto la necesidad de optimizar y ajustar los informes financieros en todo el mundo y formular y publicar normas de contabilidad para ser observadas en la preparación de estados financieros.

El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, IASC es la entidad privada independiente que tiene por objetivo lograr uniformidad en los principios y normas de contabilidad que son utilizados por los negocios y otras organizaciones en la información financiera alrededor del mundo.

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Las Normas Internacionales de Contabilidad que se conocen con las siglas NIC y NIIF elaboradas por el International Accounting Standord Board Board, IASB2.

Los Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, también conocidas por sus siglas en inglés como IFRS, International Financial Reporting Standard, son unas normas contables adoptadas por el IASB, institución privada con sede en Londres. Constituyen los Estándares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual del Contable, ya que en él se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es aceptable en el mundo.

Al 28 de marzo de 2008, alrededor de 75 países han optado el uso de las NIIF, o parte de ellas. Otros muchos países han decidido adoptar las normas en el futuro, mediante su aplicación directa o mediante su adaptación a las legislaciones nacionales de los distintos países.

Los cambios que manifiesta el mundo actual en razón de la internacionalización de la economía, unidos a los requerimientos de información de las empresas en un mercado altamente competitivo, en el cual, la eficiencia es factor fundamental del éxito, señalan la importancia de las normas internacionales de contabilidad y la necesidad de su adecuación al interior de cada país.

Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre de "Normas Internacionales de Contabilidad" NIC y fueron dictadas por el IASC International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB. Desde abril 2001, año de constitución del IASB, este organismo adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a las nuevas normas "Normas Internaciones de Información Financiera" NIIF

2

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Tales normas se consideran fundamentales para comercializar

en un mercado

abierto dentro de una base homogénea y con parámetros sólidos, que le brinden seguridad a quienes interactúan con los entes económicos, a efecto de que los usuarios de la información, posean elementos de juicio estructurados desde un sistema de información contable nacional configurado a partir de las normas internacionales de contabilidad.

Es por ello que para participar en esta área, los trabajos deberán concentrarse en elaborar un planteamiento que permita recoger las normas internacionales y su utilización en el nivel nacional, reconociendo mediante un modelo estructural las diferencias que deben ser asimiladas en el orden nacional de cada país.

Los miembros del IASC consideran que la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad, por los diferentes países, más la pertinente revelación respecto al cumplimiento de las mismas, tendrá un efecto importante a través de los años. Mejorará la calidad de los estados financieros y se obtendrá un grado cada vez mayor de comparatividad. La credibilidad y, por consiguiente, la utilidad de los estados financieros se verá acrecentada en todo el mundo.

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad se encuentran generalmente armonizadas, con las Internacionales, no tienen mayores diferencias, quizás en algunos casos en las NIC, se engloban un poco más los términos, Pero en ciertos conceptos hay semejanzas que son muy importantes para el fin que persigue la contabilidad, como es dar una exacta y servible información a los usuarios, con la mayor claridad y eficacia posible.

2008 A partir del 1 de enero del 2011 aplicarán las NIIF las compañías que tengan activos totales iguales o superiores a US $ 4’000. las compañías y las empresas creen que habrá beneficios a largo plazo. 31 XII .96 La conversión a las NIIF provee la oportunidad de evaluar lo sistemas y optimizar los controles internos. Los estados financieros preparados bajo las NIFF. Registro Oficial 498. así como todas las compañías que ejercen actividades de auditoría externa. 31 XII . Registro Oficial 498.00 al 31 de diciembre del 2007. las compañías y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores.000. 31 XII-2008 Aplicarán a partir del 1 de enero del 2012: Las demás compañías no consideradas en los dos grupos anteriores.” Registro Oficial 498. necesariamente reflejarán más razonablemente la realidad económica de los negocios de cualquier entidad.2008 . “La aplicación obligatoria de las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” por parte de las compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías se aplicarán a partir del 1 de enero del 2010.

CAPÍTULO IV 4. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS .

ya que el Departamento de Colecturía. las Leyes Tributaria. puesto que ha tenido como objetivo el ordenamiento de la Institución. las Normativas Contables. se rige por las leyes emitidas en la Ley Educación del Ecuador. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 4. Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” Con el propósito de diagnosticar el sistema de Control Interno que se maneja en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. ha respondido exclusivamente a funciones constructivas o estructurales. respecto de la estructura financiera y contable se obtuvo lo siguiente: la Unidad Educativa “Stella Maris”. Ley del Régimen tributario y la Ley de Educación y su Reglamento para alcanzar eficiencia y efectividad en el funcionamiento del Departamento Contable y por ende el desarrollo y servicio que presta la Institución. se enmarca dentro de la estructura funcional de organización. . Acorde con los resultados. administrativo y del Departamento de Colecturía de la Institución. Leyes Laborales las que determinan el manejo financiero de la Institución Educativa.98 4 . datos que han permitido conocer la realidad actual en la que se desenvuelve este departamento y planear la proyección ideal enmarcada en las. Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC).1 . se procedió a la aplicación de encuestas y entrevistas al personal directivo.

M. debe responder a una estructura funcional dinámica. fiscalización. con la finalidad de poder estudiar con detalle preciso las operaciones. Las funciones coordinativas. desglosando y clasificando acorde a criterios adecuados. labor que involucra el manejo de los libros auxiliares y las estadísticas. constituido por las sucesivas labores que requiere la contabilidad. p. de igual manera se requiere la labor de síntesis que recae en las cuentas y el balance. funciones que se complementan con las de gestión. prioriza realizar el mando efectivo de la institución. presupuestarias y de investigación. Las funciones de previsión. A. siendo necesario una labor de análisis.. las partidas de las cuentas. . de manera que se posibilite la puesta en práctica de las disposiciones establecidas por las funciones constructivas. con el propósito de facilitar el desarrollo eficiente de las funciones anteriores. teniendo como características ser registrativas. Las funciones de dirección. pues ésta facilita datos para guiar la correcta gestión administrativa y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. La estructura contable se debe fundamentar en el proceso de registro contable. 18) “el objeto de esta estructura funcional es el desarrollo ordenado de toda la actividad propia de la empresa” misma que debe involucrar las funciones de dirección.99 El Manual de Control Interno del Área Contable. ya que como lo señala Goxens. supervisión. (2002. y Goxens. de control. emitidas con la finalidad de proteger los bienes y personas que laboran en el establecimiento educativo. funciones de previsión y funciones coordinativas.

que operen en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro.100 El manejo eficiente de los procesos contables. es importante relievar que el manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las empresas. se responsabiliza de los bienes y recursos presupuestarios del establecimiento educativo. La Colecturía realiza los egresos que sean debidamente justificados.2 Características del departamento contable Según el criterio del personal que labora en la colecturía de la Institución la principal característica de este departamento. 4. puesto que este Departamento al ser el encargado de llevar las finanzas. pero. es que en la actualidad se cumple con las disposiciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. con personal preparado y comprometido. recauda con diligencia los fondos y asignaciones del establecimiento. pero a la vez flexible. con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros. no participa en la elaboración de la proforma del presupuesto del plantel. permitirá a la institución alcanzar los resultados deseados y el cumplimiento de las metas y objetivos trazados con antelación. debido al sistema de organización interna que posee la Congregación religiosa. presenta al Consejo Regional y a la Économa Regional de manera semestral. instituciones u organizaciones a partir de una organización sólida. y con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación. pero si envía las sugerencias respectivas. el informe del estado financiero y las necesidades .

se preocupa también del cumplimiento de los principios y valores que orientan a la Congregación. . introducir cambios. el control interno es ejercido por la superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. Cuando se considera que el informe requiere un estudio más amplio. respecto de las medidas que se hace necesario implementar para afrontar riesgos. son emitidos por la dirección y consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimento de los objetivos de la institución. y que son acatados por todos los establecimientos de la Congregación. pero siempre guiado por la misión que toca cumplir u orientado por la visión que se aspira alcanzar. suprimir o incrementar las asignaciones económicas. 4. organismo que será el encargado de dictaminar aciertos y errores.3 Funciones y procedimientos En la Unidad Educativa “Stella Maris”. la titular de la superioridad que regenta la congregación o su delegada. para el efecto el departamento de Colecturía. los procedimientos de control que se aplican en la Unidad Educativa. presenta mensualmente el informe contable para su correspondiente revisión.101 presupuestarias. visitan el plantel educativo para conocer en la fuente los datos requeridos y proporcionar un asesoramiento directo al personal encargado del manejo de las finanzas. Por lo tanto.

. S. (2006. “los procedimientos de control interno involucran a toda la cadena de valor: mediante una metodología que involucra 4 fases”: Fase 1: Cadena de valor. la valoración y los requerimientos de información financiera. p. Fase 2: Documentación. que atañe a riesgos y controles críticos. Fase 4: Implementación de solución a las brechas de control. controles a nivel de actividad. el diseño de los controles y la efectividad de la operación de los controles. Estas dos últimas fases dan como resultado ventajas de control permitidas. Fase 3: El diseño de solución a las brechas de control. 18). Aplicado al departamento financiero significaría que involucra los procesos contables relevantes.102 Siguiendo a Cante.

Rosario Meza. S. IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN Fuente: Cantes. (2006. Rosario Meza . 18) Riesgos Diseño de Controles Efectividad de Controles FASE 3 DISEÑO DE SOLUCIÓN A las Brechas de Control Elaboración: Hna. (2006. S. FASE 4 p.18) Elaboración: Hna.(2006.103 GRÁFICO # 5 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO FASE 1 CADENA DE VALOR Procesos Contables Información Financiera Controles a Nivel de calidad FASE 2 DOCUMENTACIÓN Fuente: Cante.p. Rosario Meza. VENTAJAS DE CONTROL PERMITIDAS Fuente: Cante. p. 18) Elaboración: Hna.

y Cante. tal como lo señalan Mantilla. el manejo del presupuesto. El propósito. Teniendo presente a la Sarbanes-Oxley (2006. se vuelve imprescindible el cumplimiento legal más allá de lo legal. fundamentos claves para entender y aplicar lo relacionado con el control interno. p. (2006. 42). Propósitos y fines El propósito fundamental del sistema de Control Interno de la Unidad Educativa “Stella Maris”. 18). el procesamiento automático de datos. los que deben ser incluidos en el manual de control interno. que se apliquen todos los componentes del control interno. 15): “Las organizaciones se ven limitadas para producir reportes financieros exactos y confiables cuando se perjudica la integridad de las operaciones. procesos. S. De manera inversa. la tesorería. debe ser. incluye también la aplicación de las normas técnicas de control interno específicas para la contabilidad. Los fuertes controles operacionales ayudan a crear sólidos controles financieros. “pasar de un sistema basado exclusivamente en reglas a un sistema basado en principios y orientado a objetivos”.4 . como lo puntualiza Cante. p. . las operaciones inefectivas de las cadenas de suministro no sólo direccionan ineficiencias sino que también generan la probabilidad de declaraciones financieras equivocadas. (2006.” Por lo tanto. la gestión de bienes. las inversiones en proyectos y programas de la organización institucional.104 4. siendo necesario. roles. el recurso humano. S. Los fundamentos básicos que regirá el área contable serán: Principios. p. S.

que demuestran honradez y responsabilidad del personal del departamento de colecturía. • Presentación mensual de informes al Consejo Regional y cuando el caso lo requiera.5.105 4. como: • Buenas relaciones interpersonales entre el personal del departamento.5 ANALISIS FODA El diagnóstico del sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris.1 Fortalezas • Acatamiento de los artículos pertinentes del Reglamento de la Ley Orgánica y Régimen Tributaria. • Manejo cuidadoso de los libros de contabilidad y de los procesos contables conocidos. las autoridades del plantel y los usuarios. • Aplicación de varios principios del control interno. Normas de Ecuatoriana de Contabilidad y de la Ley de Educación y su Reglamento. . • Asesoramiento directo de la Ecónoma Regional y de su Consejo para el cumplimiento de las normas de contabilidad y las leyes tributarias. • Cumplimiento cabal de lo prescrito por la Dirección del establecimiento educativo y de la Superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. dio como resultado la detección de los siguientes aspectos: 4.

que regulan todos los procesos contables. del Estado Distrito Manabí. Dirección Provincial de Educación de Manabí. como el Ecuatoriana de Servicio de Rentas Internas. . ANSEDES.3 Debilidades • El departamento de Colecturía no dispone de un Manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes económicos de una manera ágil. (Asociación Nacional de Supervisores Escolares). facilitando el funcionamiento del departamento financiero. • No se dispone de un plan de organización de los procesos contables. • No se conocen ni manejan los Nuevos Instrumentos Financieros del control interno.2 Oportunidades • Asistencia a seminarios de actualización dictados por organismos Federación gubernamentales.106 • Se posee un sistema informático acorde a las concepciones. 4.5. Establecimientos de Educación Católica FEDEC . entre otros.5. Leyes Laborales. • Acceso a consulta de libros actualizados de control interno y a la revisión de documentos en la red de Internet. 4. oportuna y transparentar sus acciones.

tiene como misión transparentar el proceso contable. • Eventual participación de las autoridades del plantel para un control interno contable efectivo. 4.4 Amenazas • La desvinculación de sistemas actuales de control interno retrasan y ponen en peligro las actividades contables. corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones de su sistema financiero. 4. afectándose las decisiones de gestión. que perjudicarían los resultados de sus actividades. con el fin de garantizar que la información financiera. un sistema de control interno efectivo y eficiente. económica y social cumpla con las normas conceptuales.5.107 • Escaso personal en el Departamento Contable. • Los incesantes cambios del mundo globalizado afectan a las regulaciones que a nivel nacional se determinan. lo que no permite la rotación de puestos. técnicas y . • Al no poseer la Unidad Educativa Stella Maris.6 Misión En el aspecto financiero la Unidad Educativa “Stella Maris”. operaciones y actuaciones contables. lo que involucra todas las actividades. por lo que la misma persona debe asumir diferentes responsabilidades. que incluso podrían llevar a una crisis operativa.

• Definir un estilo de gestión responsable en el área contable. 4. y prescritos en el manual de control interno.108 procedimentales establecidas en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las NIIF. eficacia y eficiencia. . aplicar un control interno integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Congregación de Oblatas San Francisco de Sales. • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. 4.8 Políticas y Estrategias • Fortalecer el compromiso de los demás colaboradores frente al proceso contable. • Prescribir políticas que determinen por escrito los procedimientos de recaudo.. operaciones y funciones. hacia el logro de sus objetivos.7. para alcanzar eficacia y eficiencia. custodia y desembolsos del efectivo. dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a los objetivos previstos. con el fin de procurar que todas las actividades. Visión La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como visión en el aspecto financiero. así como la administración de la información y los recursos. orientado a las necesidades y el cumplimiento del Objeto Social. como base de la transparencia. se realicen de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes.

estos deben gestionarse. Cuando se identifican los riesgos. . • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos. misionales y de evaluación.109 • Actuar preventivamente para identificar los factores que podrían hacer que la entidad no cumpla sus objetivos propuestos. analizarse y controlarse. • Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado.

9. Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna.1 Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II) CUADRO # 4 ESTRUCTURA FINANCIERA ESTRUCTURA FINANCIERA Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad.6 42.6 GRÁFICO # 6 ESTRUCTURA FINANCIERA               28. . NEC Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.110 4. Rosario Meza.6 Normas Ecuatorianas de Contabilidad Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de sales Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna.6 42. f 2 3 2 % 28.8 Ley de Régimen Tributario Interno 28.8 28.9 Resultados de la investigación 4. Rosario Meza.

Se debe también recalcar que un porcentaje significativo ha opinado que el movimiento contable está sujeto al reglamento de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.6% expresa que la Ley de Régimen Tributario Interno rige el movimiento contable. el 28. que a su vez tiene como sustento las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. las que especifican de manera acertada como debe llevarse la contabilidad para conocer los estados financieros de la Institución educativa. advertir errores e irregularidades de manera oportuna. por el reglamento y modelo contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales e igual porcentaje 28.111 Acorde a la opinión del personal administrativo que labora en la Unidad Educativa “Stella Maris”. Como se aprecia en los datos el mayor porcentaje del personal administrativo se ha cerciorado que el Departamento de Colecturía se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.8% opinan que el departamento financiero se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. con la finalidad de proteger los recursos de la entidad. NEC. el 42. que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones . de manera que se obtiene fiabilidad de la información financiera y operativa.6% consideran que el establecimiento educativo en el aspecto financiero y contable se maneja.

3% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 7 ÁREA FINANCIERA 85.112 CUADRO # 5 ÁREA FINANCIERA ÁREA FINANCIERA Si No f 6 1 % 85.7% 14.7 14.

así mismo almacena.7% del personal administrativo que se le hizo la encuesta. distribuye.113 Para el 85. el Área Contable y financiera de la Institución sí utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones. ya que las nuevas técnicas contribuyen a que la información contable se mueva de una manera más rápida y fácil. procesa. analiza la información y agiliza el proceso para una toma de decisiones y pone a disposición la información para el momento que sea requerida. Mientras que para el 14. .3% del personal que se le hizo la encuesta no utiliza tecnología informática.

114 CUADRO # 6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL Si No f 0 7 % 0 100 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL 100% Si 0% No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .

los cargos en el área de contabilidad. así lo confirman las respuestas a las preguntas realizadas. . incurriendo en la misma persona.115 El 100% del personal administrativo señala que no existe un organigrama funcional en el Departamento Contable-financiero. carece de un sistema de organización y por cierto las asignaciones de trabajo del personal contable.

116 CUADRO # 7 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS MANUALES DE f PROCEDIMIENTOS Si No 0 7 0 100 % Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. GRÁFICO # 9 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Si No 100% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza. Rosario Meza. .

Así lo indican las respuestas en un 100% en la encuesta que se hizo al personal administrativo.117 La Institución no posee un manual de procedimiento que satisfaga las necesidades y expectativas del Departamento Contable-Financiero. carece del proceso que logra los objetivos propuestos. .

118 CUADRO # 8 DEPARTAMENTO CONTABLE DEPARTAMENTO CONTABLE Presidiendo la comisión de control interno.8% Presidiendo la comisión de control interno 14. GRÁFICO # 10 DEPARTAMENTO CONTABLE 85. Rosario Meza.2% Integrando la comisión de Control Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Integrando la comisión de control interno.2 85.8 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. f 1 6 % 14. Rosario Meza. .

8% del personal administrativo opinó que participa en el control interno siendo parte de la comisión. responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento general de la Ley de Educación del Ecuador. redundando en la marcha acertada de la Unidad Educativa Stella Maris. realizando la actividad que ha sido asignado por el Consejo Directivo. siendo positivo para el desenvolvimiento eficiente del Departamento Contable. expresó que a ella le atañe presidir la Comisión de Control interno.2%.119 El 85. 14. . la Hermana rectora. lo que beneficia la ejecución en el Departamento Financiero.

Elaboración: Hna. GRÁFICO # 11 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO 57.3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.120 CUADRO # 9 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO Previo Concurrente Posterior f 2 4 1 % 28.6 57. Elaboración: Hna.1% 28.3 Previo Concurrente Posterior Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza. Rosario Meza.6% 14.1 14. .

La compra está sujeta a las normas especificadas en las Leyes de la Contraloría del Estado y las Normas de Contabilidad. al Consejo Regional para su correspondiente aprobación.3 % del personal administrativo manifiesta que se aplica el control posterior.121 El criterio de 4 personas del nivel administrativo.1%. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando. están sujetas a la decisión del Consejo Local. han cumplido con las exigencias necesarias. El 14. puesto que al finalizar el año lectivo.6 % considera que la modalidad de control interno que se efectúa es el control previo. aspectos que avalan la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas. debiéndose enviar la misma. En realidad las adquisiciones. realiza una auditoría en la que verifica si las compras realizadas. el Consejo Regional. . expone que la modalidad de control interno que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa Stella Maris es el control concurrente. que equivale a 57. hasta determinado monto. De igual manera el 28.

122 CUADRO # 10 PRESUPUESTOS ANUALES PRESUPUESTOS ANUALES Si No f 7 0 % 100 0 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza. Rosario Meza. Elaboración: Hna. . GRÁFICO # 12 PRESUPUESTOS ANUALES 100% 0% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.

123 Con seguridad el personal administrativo confirma en un 100% que si se preparan los presupuestos anuales. El presupuesto que constituye una buena base para la contabilidad y transparencia. La asignación presupuestaria será conforme al presupuesto de ingresos y egresos para cada ejercicio fiscal. . resulta clave para la administración financiera.

GRÁFICO # 13 TRABAJOS CONTABLES 66. Elaboración: Hna Rosario Meza .9.3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento contable: Referente a la colecturía/ tesorería.3% Si No A veces 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.7 33. Rosario Meza.124 4. Elaboración: Hna.(Anexo II) CUADRO # 11 TRABAJOS CONTABLES TRABAJOS CONTABLES Si No A veces f 2 1 % 66.7% 33.

7% del personal que labora en el Departamento Contable. .125 El 66. puesto que las normas favorecen el trabajo contable y facilitan el control interno del movimiento económico de la Entidad. Por el contrario el 33.3% considera que estas normas solo se las aplica a veces. estima que las actividades contables que se efectúan en la Unidad Educativa Stella Maris se rigen por las Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana. lo que se considera altamente significativo.

GRÁFICO # 14 RESPONSABILIDADES CONTABLES 66.126 CUADRO # 12 RESPONSABILIDADES CONTABLES Responsabilidades contables Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances Todos ellos f 1 2 % 33.7 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.7% Llevar registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances 33. Elaboración: Hna. Rosario Meza.3 66. . Rosario Meza. Elaboración: Hna.3% Todos ellos 0% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.

127

La Colecturía o Departamento Financiero, según la opinión del 66.7 % del personal que labora en esta dependencia, expresa que las responsabilidades son múltiples, incluyendo llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos, en los que se incluyen: los roles de pago al personal que labora en la Institución, los gastos por inversiones, los ingresos por venta de uniformes de cultura física y el pago de pensiones; efectuar las declaraciones tributarias del Servicio de Rentas Internas; elaborar mensualmente los balances presentando los respectivos informes a la Ecónoma Regional; para el 33.3 %, elaborar balances constituye la principal responsabilidad del

personal del Departamento Contable.

128

CUADRO # 13 CONCILIACIÓN BANCARIA

CONCILIACIÓN BANCARIA

f

%

Mensual
Con otra periodicidad Anual

2 1

66.7 33.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 15

CONCILIACIÓN BANCARIA

66.7% 33.3%

0%

Anual Mensual

Mensual

Con otra periodicidad

Anual

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educ. Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza.

129

Como resultado de la encuesta el bancaria

66.7% establece que

la conciliación

se verifica mensualmente, porque la conciliación bancaria es un

proceso de análisis y de investigación y aclara por las cuales el saldo que muestra el estado de cuenta mensual no coincide con el saldo que revela los libros del banco. A final de cada mes el banco suele enviar a sus cuentas correntistas un estado de cuentas en el que especifica todo el movimiento registrado; como hay operaciones en los libros de la Institución sin registrar en los bancos no concuerdan en sus saldo y viceversa, por esta razón se hace la conciliación bancaria.

Para el 33,3%, solo se hace la conciliación bancaria anualmente, periodo demasiado largo para verificar lo saldos en los libros del banco con el estado de cuenta.

130

CUADRO # 14 ARQUEOS DE CAJA

ARQUEOS DE CAJA

f

%

Diariamente Semanal Mensual Anual

1 2 -

33.3 66.7 -

Fuente: Encuesta a personal de la Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 16 ARQUEOS DE CAJA

66.7%%

Diariamente 33.3% Semanal Mensual Anual 0%

0%

Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza

. Sin embargo el 33.7% garantiza que el arqueo de caja debe realizárselo mensualmente para confrontar el saldo de caja. la conformidad y efectividad material de dicho saldo en sus componentes que los amparan al saldo que se indica en el libro.131 El 66.3% afirma que el arqueo de caja se debe efectuar cada semana para argumentar al saldo que señala el libro de caja.

132 CUADRO # 15 INFORMES FINANCIEROS INFORMES FINANCIEROS Siempre A veces Nunca f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza. Stella Maris Elaboración: Hna. . Elaboración: Hna. Rosario Meza. GRÁFICO # 17 INFORMES FINANCIEROS 100% Siempre A veces Nunca 0% 0% 1 Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ.

133 Todo el personal del departamento contable-financiero afirma en el 100% que sí realizan los informes del movimiento contable de manera mensual. . esto asegura la confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectúan en las operaciones contables. los que son presentados a la Ecónoma Regional para su respectiva revisión y aprobación.

. Elaboración: Hna. Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza. GRÁFICO # 18 PAGOS AUTORIZADOS 100% Siempre 0% En ocasiones Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ.134 CUADRO # 16 PAGOS AUTORIZADOS PAGOS AUTORIZADOS Siempre En ocasiones f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza.

si es más elevada la cantidad se espera la autorización del Consejo Regional. .135 La respuesta del personal contable-financiero es afirmativa en un 100%. siempre que se hace un pago es previamente autorizado por el Consejo Directivo.

136 4. actividades contables que garantizan el buen manejo del movimiento económico de la Institución.10. las declaraciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas. Para el cumplimiento del segundo objetivo: Analizar las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable.7 % del personal administrativo. El objetivo No 3: “Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. quienes que la modalidad que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa “Stella Maris” es el Control Concurrente. Comprobación de objetivos. respondiendo el 66. Para el cumplimiento del primer objetivo específico: Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la institución. 14% expresaron que se aplica el Control Posterior. se preguntó: ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del Departamento Financiero?. apoyar . De esta manera el objetivo No 2 fue cumplido. que las responsabilidades son múltiples. como los roles de pago al personal. se preguntó al confirmaron personal administrativo. puesto que se deben llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos. puesto que al término del año lectivo el Consejo Regional realiza una auditoría para verificar las inversiones efectuadas. efectuar conciliación bancaria de manera mensual . arqueo de caja y para el 100% de empleados la presentación de informes a la Ecónoma Regional. en menor porcentaje.

los que posibilitan advertir errores e irregularidades de manera oportuna. Otra estrategia . fue que la Institución Educativa no dispone del Manual de Control interno para el área contable.8% del personal administrativo sostuvo que. Destaca también el principio de eficiencia por el cuidadoso manejo de los recursos que han sido confiados a la Colectora: De igual manera se aplica el principio de eficacia. Al respecto se tiene que: el 42. el Departamento Contable se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. obstaculizándose la asignación de funciones al personal que labora en el Departamento Financiero. que existe la provisión oportuna de los recursos económicos para atender las diferentes necesidades que requieren inversión. se ha podido detectar. en el manejo de los fondos de la Institución. trabajando siempre el Área Contable con la orientación del cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”. para el manejo acertado de las operaciones del Departamento de Colecturía. Uno de los principios que se aplica en el Área Contable es la responsabilidad en las funciones que competen a la Colectora. a lo que se suma el Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales al igual que las Leyes del Régimen Tributario Interno. Una dificultad que se encontró. puesto que siempre se acatan las disposiciones reguladas por los principios contables.137 los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva”. asegurando transparencia. El objetivo también se ha logrado porque dentro de las estrategias.

Provincia de Manabí o en la Capital de la República. es la capacitación al personal del Área Contable. a través de seminarios o talleres desarrollado en la ciudad de Manta. que se hace constar en la presente Tesis. de esta manera se da cumplimiento al objetivo general.138 implementada por la institución. . Los datos recabados en la investigación resaltan la necesidad urgente de elaborar la propuesta de Elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable.

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .CAPÍTULO V 5.

Bajo estas consideraciones. organizaciones y empresas incorporen en su accionar nuevos enfoques y procedimientos financieros. que ha sido elaborado con el propósito de orientar en el cumplimiento de las funciones. la rendición de Cuentas y que sirva como un mecanismo formador de la ciudadanía y de las futuras generaciones. eficacia y calidad de los servicios que brinda la institución. MANUAL DE CONTROL CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA 5. . la tecnología.1 Presentación. un Manual de Control Interno en el Área Contable. El desarrollo vertiginoso de la ciencia. son guías para el cumplimiento de las tareas que debe realizar cada empleado. conlleva que en los momentos actuales las instituciones. presenta a las autoridades educativas. que posibiliten transparentar las acciones contables. Las funciones señaladas en el Manual. la comunicación y la evolución constante en la manera de direccionar los procesos administrativos. descripciones y perfiles del puesto. la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. actividades y recursos que se reflejarán ineludiblemente en la eficiencia. en el desempeño de los puestos de trabajo. y con la finalidad de economizar tiempo. tendientes al logro de los objetivos.140 5 PRESENTACION DE PROPUESTA DE UN INTERNO EN EL ÁREA STELLA MARIS DE MANTA. como parte de la modernización administrativa.

Base Legal.141 proyectándose de esta manera una imagen positiva del área contable y de la Institución.2 Normatividad contable. Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. registro y ajustes de la Información contable. 5. se rige por las Normas de Contabilidad del Ecuador y por la Ley de Educación y su Reglamento.2. clasificación. 5. 5. El área de contabilidad. amortizaciones de la información contable. presentación de Estados Financieros a la Superiora de la Congregación. El área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. y comunicación de los estados financieros. se rige por los procedimientos siguientes: • Identificación. • • Ajuste. medición. • Efectuar estimaciones de provisiones depreciaciones. • Análisis e interpretación de indicadores. .2. Elaboración. rendición.1. Rectora o entes de Control y terceros. reclasificaciones y cierre contable.2.

5.3 Fines.4  Objetivos. como a la normatividad vigente. • Dar cumplimiento al manual de funciones. • Registrar las operaciones y/o transacciones financieras. procesos y procedimientos. objeto del desarrollo institucional. • Cumplir con las actividades y tareas propuestas.2. que faciliten al cumplimiento de objetivos. • • Asistir. recomendar y apoyar el proceso para la toma de decisiones.2.142 5. manteniendo el Área Contable actualizada. las metas institucionales y el desarrollo social comunitario. • Implementar el Manual de Control Interno en el Área Contable para optimizar procedimientos financieros y transparentar acciones contables. procesos y procedimientos y control interno del área contable de la institución. • Cumplir con la presentación de los informes contables a los diferentes entes de control (fechas y plazos). • Generar y comunicar información útil para la toma de decisiones en la institución educativa. . • Proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones contables de la Institución. Hacer seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes al manual de funciones.

• Facilitar y agilizar las relaciones interpersonales en el trabajo mejorando la comunicación y el clima organizacional.143 • Detectar los riesgos que afecten el buen funcionamiento del Área como de la Institución. .

144 GRÁFICO # 19 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.RELIGIOSAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES SUPERIORA COLECTORA RECTORA DIRECTORA JARDIN DIRECTORA ESCUELA VICE-RECTOR/A CONSEJO TÉCNICO CONSEJO DIRECTIVO COMISIONES DEPARTAMENTO CONTADORA JUNTAS INSPECCIÓN AUXILIAR COLECTURÍA ORIENTACIÓN PASTORAL ÁREA GUADA DE BIENES CURSO IMNOVACIÓN CURRICULAR DISCIPLINA CULTURA ESTETICA ASUNTOS SOCIALES JEFES DE ÁREA . CONSEJO GUBERNATIVO DE LA CONGREGACIÓN DOCENTE .

5. una auxiliar de contabilidad y dos Hermanas Guarda de bienes. requiere del siguiente personal: Una Colectora.5 Estructura de las áreas de la Unidad Educativa Stella Maris El Departamento Contable.1 De la Colectora.145 5. mínimo dos años. de cumplir con la declaración de los impuestos en base a los resultados que arroje la misma y de salvaguardar los bienes de la institución. para su eficaz desempeño.2.2. 5. una destinada a la sección Primaria y otra a la sección Secundaria. Responder ante auditorías internas y externas. Este Departamento. Tener experiencia en puestos similares. encargada de llevar la contabilidad de los estados financieros. . es el área de la Unidad Educativa “Stella Maris”. a) Requisitos para desempeñarse como Colectora: • Ser designada por la Superiora Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. • • • Ser profesional en la rama contable. una Contadora.

• Ubicar y mantener custodiado la documentación que ya ha sido analizada por parte de los organismos de control correspondiente. enviarlas al Consejo Regional para la ratificación Esto se hará de acuerdo al monto. definitiva.146 b) Funciones. en lo que el movimiento económico y contable requiere. • Participar en el Consejo Local para aprobar las inversiones que benefician a la Institución. • Facilitar la información y documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control. La Colectora es la persona responsable del movimiento económico de la Institución conjuntamente con la Hermana Rectora y la Superiora local correspondiéndole realizar lo siguiente: • Elaborar el presupuesto anual en base a los ingresos y gastos previstos para el año lectivo y presentarlo a la Hermana rectora y a la Superioridad de la Congregación. así como de los inventarios de la Unidad Educativa. informes. . inventarios. los comprobantes de egresos e ingresos. en un lugar donde no interfiera con el archivo de la nueva información hasta cumplir los tiempos establecidos en el manejo de la misma. • Analizar documentación y autorizar al departamento contabilidad o al personal responsable la elaboración de los diferentes roles de pago. • Firmar los documentos contables: cheques.

organizar y controlar diariamente las actividades contables de la Institución Educativa.147 5.2. b) Funciones: • Practicar y propiciar el trabajo en equipo.5. Requisitos para desempeñarse como Contador: Ser contador público con título otorgado por una Universidad o Instituto Superior ecuatoriano o extranjero y lo hayan refrendado o revalidado según las leyes ecuatorianas o convenios internacionales vigentes. buscando siempre el servicio de la Institución.bachilleres en Ciencias de Comercio y Administración. .2 De la Contadora a. • Planificar. acorde a las prescripciones anteriormente anotadas. buscando siempre el servicio de la Institución. • Estar inscrito en el Registro Nacional de Contadores y obtener la licencia profesional que los autoriza para tal ejercicio operativo. • Mantener actualizado un sistema de información que integre las operaciones financieras y patrimoniales. • Poseer conocimientos básicos vinculados con su carrera y con aspecto técnico de cultura general. • Ser contadores . • Practicar y propiciar el trabajo en equipo.

Realizar labores administrativas a fines a su cargo. malversación o dolo. • Realizar diariamente los comprobantes de pago con sus retenciones y cheques pertinentes. • Capacidad para interactuar con otras personas. informes mensuales.148 • Mantener y custodiar los archivos de cada una de las transacciones realizadas durante el ejercicio económico. 5. • Elaborar los balances financieros. previa autorización de la Hna.5. • • • Certificar balances con su firma previa verificación de la contabilidad. para su correspondiente aprobación. caja banco. Así se evitará fraudes. caja chica. como en su correspondientes auxiliares: caja general. . que garanticen la transparencia en el manejo contable. estado de situación inicial y final y presentarlos a la Ecónoma Regional. Coordinar periódicamente la elaboración de pagos. • Registrar las operaciones diarias en los respectivos libros. archivos. analíticos.2. Rectora.3 De la Auxiliar Contable a) Requisitos para desempeñarse como auxiliar contable: • Ser bachiller contable o estudiante en alguna especialidad referente a la contabilidad.

.5. • Verificar la documentación soporte en cada uno de los comprobantes de pagos. de acuerdo a las disposiciones legales. • Elaborar los roles de pago. Certificados de honorabilidad y honradez. • • Organizar diariamente de manera secuencial los comprobantes de pagos. • Ubicar inmediatamente los comprobantes y documentos según la fecha y la numeración correspondiente. Emitir al final de cada mes un resumen donde se refleje la numeración de comprobantes generados. reglamento de la institución. 5.2. • Llevar con diligencia el libro de caja chica. registrando el monto con sus respectivos comprobantes. en alguna especialidad referente a la • • Capacidad para interactuar con otras personas. su numeración y documentar el procedimiento con la contadora.149 b) Funciones • Atender oportunamente las consultas requeridas por los diferentes usuarios de la institución. • Ser bachiller contable o estudiante contabilidad. a) Requisitos para desempeñarse como Guarda de bienes. utilizando el formato definido por la entidad.4 De la Guarda de bienes.

• Realiza informes periódicos como transferencias de información hacia el departamento de contabilidad. legaliza y entrega materiales requeridos por las dependencias de la Unidad Educativa. . emitiendo el correspondiente comprobante. • Colabora al final del ejercicio económico en la elaboración del plan de adquisiciones de acuerdo a la existencia de los diferentes bienes. • Elabora mensualmente inventarios con la codificación respectiva de los bienes. • Diariamente verifica. • Realiza constataciones periódicas de los bienes entregados a las distintas dependencias de la Institución.150 b) Funciones. ingresa. tanto general como por secciones.

legaliza y entrega materiales Mensualmente Elabora inventarios Periódicamente Constata bienes entregados. Transfiere información al departamento de Colecturía Final del año Participa en la elaboración del Plan de adquisiciones Fuente: Entrevista a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna.151 GRÁFICO # 20 FLUJOGRAMA FUNCIONES GUARDA DE BIENES FUNCIONES GUARDA DE BIENES Diariamente Verifica. ingresa. Rosario Meza. .

3 Principios del Control Interno en el Departamento del Área Contable Se recomienda guardar los siguientes principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable. • • • • • • • • • • • • • Responsabilidad Delimitada (Gráfico # 21) Separación de Funciones de Carácter Incompatible Gráfico # 22) Separación de Transacciones Completas (Gráfico # 23) Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados (Gráfico # 24) Pruebas Continuas de Exactitud (Gráfico # 25) Rotación de Deberes (Gráfico # 26) Instrucciones por Escrito (Gráfico # 27) Control y Uso de Formularios Prenumerados (Gráfico # 28) Evitar el Uso de Dinero en Efectivo (Gráfico # 29) Contabilidad por Partida Doble (Gráfico # 30) Depósitos Intactos e Inmediatos (Gráfico # 31) Uso Mínimo de Cuentas Bancarias (Gráfico # 32) Uso de Equipos Mecánicos (Gráfico # 33) .152 5.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Los cargos. . todos los departamentos tiene funciones establecidas de manera específica para ser cumplida por cada uno de las personas que trabajan en el Departamento Contable. deberes y atributos que se asignan a cada empleado deben constar por escrito.153 GRÁFICO # 21 RESPONSABILIDAD DELIMITADA La responsabilidad en: € € € Funciones Deberes Atribuciones Personal que laboran en el área contable CLARAMENTE DEFINIDA Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei.

ocasionando FRAUDES ERRORES Uso de equipo mecánico con dispositivos de control Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza La separación se funciones se refiere claramente que un empleado debe evitar hacer dos funciones al mismo tiempo. . Estrella Alexei. por ejemplo: quien recauda fondos no deben hacer depósitos y llevar el libros de bancos.154 GRÁFICO # 22 SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE Evitar que un: Personal del Área Contable) Realice una función de trabajo a la vez que otro Separación de Funciones de Carácter incompatible • Evitar que un empleado realice una función de trabajo a la vez que otro. porque pueden conducir a fraudes o errores porque son incompatibles. ocasionando fraudes y errores.

155 GRÁFICO # 23 SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS Evitar que un: Empleado Gráfico 22 Realice un ciclo completo de operaciones COTIZAR COMPRAR CONTABILIZAR PAGO DE ADQUISICIONES Tomado: Seminario – taller. comprar. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza No conviene que una persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones. . por ejemplo: cotizar. contabilizar y pagar las adquisiciones. Estrella Alexei.

el código de trabajo y otras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de control interno. por ejemplo: la institución por privilegio contrata como contador general a una persona que estudia arquitectura. . (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza En una empresa.156 GRÁFICO # 24 SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS HÁBILES Y CAPACITADOS Cada puesto de trabajo disponga: • Alarmas Personal idóneo Claves € Que se relacione con la especialidad • Llaves registradoras requerida Control cinta auditora €• Ético en de sus funciones € • Evitando fraudes y robos. La ley de servicio civil y carreras administrativas. institución. o entidad hay que seleccionar el personal. EFICIENCIA PARA REALIZAR LAS OPERACIONES Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei.

Estrella Alexei. por ejemplo la persona encargada que lleva el inventario en una bodega debe coincidir con los Kardex que paralelamente debe llevar el Departamento de Contabilidad. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Las funciones financiera que realiza una persona deben ser revisadas.157 GRÁFICO # 25 PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD Las funciones financieras que debe realizar un empleado en el Área contable: € € € Aritmética Contable Administrativamente El objetivo es que los procesos dentro de una El objetivo es que los empresa sean procesos dentro de una eficientes empresa sean eficientes Tomado: Seminario – taller. contable y administrativamente por otra. .

€ Es conveniente que el personal rote cuando la empresa lo requiera.     Tomado: Seminario – taller. En estos casos hay que cuidarse con las disposiciones del código de trabajo.158 GRÁFICO # 26   ROTACIÓN DE DEBERES       € Es conveniente que cada servidor conozca las funciones de la empresa. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Es conveniente que cada empleado tome normalmente sus vacaciones y sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente. . ya que pueden considerar como despido intempestivo a una rotación inadecuada de funciones. Estrella Alexei.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal y que se equivoquen en sus labores. para evitar estos problemas que se den instrucciones por escrito y detalladas en memos u oficios con la finalidad que entiendan las disposiciones . Estrella Alexei.159 GRÁFICO # 27 INSTRUCCIONES POR ESCRITO € Es conveniente dar disposiciones por escrito pues las verbales se corre el riesgo de confundir al Gráfico 22 personal Lo mas recomendables es utilizar: MEMORANDUM OFICIOS Tomado: Seminario – taller.

160 GRÁFICO # 28   CONTROL Y USO DE FORMULARIOS   PRENUMERADOS   € Son los formularios que respaldan las transacciones financieras (numeradas) como: „ Facturas „ Retenciones „ Comprobantes de ingreso „ Comprobantes de egreso € Los documentos pre numerados facilitan el control de los documentos y el archivo lógico de papeles.              . Estrella Alexei.   Tomado: Seminario – taller. Cuando se anula un comprobante debe archivarse el juego completo de los formularios. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza     Los formularios que respaldan transacciones financieras deben ser al momento de su impresión en la imprenta. Esta medida numerados facilita el control de los documentos por la secuencia numérica y permite un archivo lógico de los papeles.

Estrella Alexei. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Excepto el pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atienden por caja chica todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad.161 GRÁFICO # 29 EVITAR EL USO DE DINERO EN EFECTIVO Todo desembolso debe hacerse con cheque € Los cheques en lo posible deben girarse utilizando máquinas de seguridad y cruzarse. . Ejemplo: Útiles de oficina Gráfico 22 Tomado: Seminario – taller. € Se exceptúa: El pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atiende por caja chica. se exceptúa de esta modalidad el pago de remuneraciones que debe hacerse en efectivo al personal amparado por el código de trabajo. Los cheques deben en lo posible girarse utilizando máquina de seguridad y cruzarse para que se cobren por cuenta corriente o cuenta de ahorro.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Este principio es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada. .162 GRÁFICO # 30      PARTIDA DOBLE CONTABILIDAD POR     Esta práctica es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada.00   Caja Servicio de Mantenimiento Tomado: Seminario – taller. DEBE $500. Estrella Alexei.00 HABER $500.

medida que facilita el control de las operaciones y el cruce de información. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco tal como fueron recibidas al siguiente día de su recaudación. . Estrella Alexei.163 GRÁFICO # 31 DEPÓSITOS INTACTOS E INMEDIATOS Toda recaudación debe: DEPOSITARSE EN EL BANCO Gráfico 22 TAL COMO FUE RECIBIDA AYUDE CONTROL DE OPERACIONES CRUCE DE INFORMACIÓN Tomado: Seminario – taller.

. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Se ve conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos empleados puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones.164 GRÁFICO # 32   USO MINIMO DE CUENTAS BANCARIAS     Es conveniente tener una sola cuenta corriente ENTORPECER EL CONTROL FINANCIERO EVITANDO ASI CONFUSIÓN EN LOS EMPLEADOS Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei. Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque dificulta el control financiero y crea confusión en el personal que labora en el Área Contable.

. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Con el avance tecnológico se ha automatizado la gestión financiera de las entidades. para evitar fraudes y robos. etc.165 GRÁFICO # 33   USO DE EQUIPO MECÁNICO CON DISPOSITIVOS   DE CONTROL   Es importante el uso de dispositivos de control : € Alarmas € Claves € Llaves registradoras EVITANDO € Control de cinta auditora FRAUDES O ROBOS Tomado: Seminario – taller. siendo importante el uso de dispositivos de control como alarmas. . Estrella Alexei. claves. llaves de registradoras.

CAPÍTULO VI 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .

ha implementado la modalidad de Control Interno Concurrente. asegurando honestidad e integridad. los saldos de caja. • La estructura financiera y contable actual está regida por las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.167 6. • La Dirección de la Unidad Educativa “Stella Maris” con la finalidad de asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables. la conciliación bancaria mensual. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando. . con las que se obtienen fiabilidad de la información financiera y operativa. observándose que si se preparan los presupuestos anuales. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6. los balances de comprobación. permitiendo proteger los recursos de la Institución. permitiendo a la institución alcanzar buen grado de eficacia y eficiencia en sus operaciones. • Las adquisiciones de compras están sujetas a la decisión del Consejo Local y del Consejo Regional según el monto.1 Conclusiones. y el cumplimiento de los objetivos institucionales. advertir errores de manera oportuna. estado de situación financiera.

• La Institución ha logrado en buena medida eficiencia. ya que solo se concreta en lo relacionado al acatamiento de las disposiciones emanadas por el organismo directivo del Plantel y en el inicio del año lectivo. eficacia. • Los Directivos de la Institución con el Sistema presentado estarán atentos para proveer los recursos económicos que servirán para el desarrollo del proceso educativo integral. porque todas las actividades realizadas han sido dirigidas al cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”. porque se ha obtenido productividad de los recursos que han sido confiados al Departamento. Cuando se trata de actividades misionales en algunos casos los recursos provienen de padres y madres de familia. • Entre las estrategias que se aplican en la Institución. pensando siempre en el servicio a la comunidad educativa. ya que siempre ha existido un manejo acertado de los fondos de la Institución. • Otra estrategia a cumplirse es la capacitación al personal que actualmente labora en el Departamento de Colecturía.168 • Uno de los principios que rige la administración financiera es la transparencia. las decisiones han sido reguladas por los principios contables generalmente aceptados. la coordinación no es una fortaleza. enviándoles a talleres. . asegurando un alto grado de responsabilidad.

por lo cual. • En el Departamento de Colecturía se maneja el sistema contable Diskcover System lo que facilita las transacciones y operaciones diarias. manejo de caja chica. • Al realizar el análisis del estado financiero de la Institución se observó. aunque no se dispone de un equipo informático moderno. • Existe recargo de trabajo en la colectora ya que asume responsabilidades de contadora.169 seminarios y cursos relacionados con el aspecto contable lo que les confiere actualización y seguridad en el trabajo diario. requiriéndose urgentemente el incremento del personal que permita descongestionar el trabajo de la Colectora. con su aplicación se pretende fortalecer el movimiento económico del Departamento de Contabilidad. que en todos los procesos contables existe transparencia. la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. a pesar de no disponer del Manual de procedimiento de Control Interno para esta área. se alcanzará cuando entre en vigencia la implementación del Manual de Control Interno. • Por tratarse de una investigación Aplicada. la variable dependiente de la hipótesis planteada. auxiliar de contabilidad. . que consta en la propuesta.

• Incrementar el servicio a la comunidad educativa.2 Recomendaciones. • Continuar aplicando las leyes de la administración financiera y los principios contables. que aseguren siempre que el personal que labora en la Colecturía realiza sus acciones financieras con transparencia y responsabilidad. y a la implantación de otras nuevas para actualizar oportunamente los procesos contables y el manual de funciones. • Estar atentos a las modificaciones que puedan existir en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes. y el logro de las metas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. maximizando la productividad de los diversos recursos que custodia el Área Contable. para su correspondiente aprobación y vigencia.170 6. revisen el Manual de Procedimientos del Control Interno en el Área Contable que se plantea en la presente Tesis. lo que beneficiará el fortalecimiento de los objetivos institucionales. • Agilizar las decisiones para la aprobación oportuna de las compras por montos mayores de parte del Consejo Regional. . • Que el Consejo Directivo de la Institución y el Consejo Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.

al personal que se designe para que facilite el conocimiento de las responsabilidades que les compete a cada uno de ellos y se alcance transparencia.171 • Fortalecer la estrategia de coordinación entre los Directivos y el Departamento de Colecturía. para asegurar durante todo el año lectivo. • Proveer al Departamento de Colecturía de un equipo informático moderno. • Se requiere continuar la provisión oportuna de los recursos para atender de una manera ágil y oportuna a los usuarios y acrecentar el servicio a la Comunidad Educativa. que facilite el trabajo en el Área Contable • Socializar las funciones estipuladas en el manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable. requisitos legales y formalidades que son necesarios e indispensables para la oportuna atención en el Departamento Contable. . • Extender los procesos de capacitación permanente a todo el personal de colecturía sobre el cumplimiento de determinados procesos. de manera que los procesos estén respaldados en la tecnología. una participación activa del personal de esta dependencia en las decisiones relacionadas con los procesos contables que se instauren en la Institución Educativa. dotado de todos los programas actuales.

para desempeñarse como colectora.172 • Incrementar el personal profesional en el Departamento de colecturía. contadora. auxiliar de contabilidad y guarda almacén. . lo que permitirá agilizar los procesos contables.

BIBLIOGRAFÍA .

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ANEXOS .

ANEXO I .

179 .

ANEXO II .

1. Referente a la colecturía/ tesorería Instrucción: marque una x en sus respuestas. NEC Reglamento y modelo contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. Hna.181 ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE REGENTA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS. La estructura financiera y contable actual de la Unidad Educativa Stella Maris. se rige por: • • • Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad. ¿El área financiera y contable utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones? • • Si No 3 ¿Existe un organigrama funcional en el área contable –financiero? • Si • No . En lo concerniente a la planificación y control interno. 1. Su criterio es importante. 2. que tiene por objeto conocer su opinión respecto al funcionamiento y procedimientos que se aplican en el departamento del área contable de la institución. Rectora: sírvase contestar la siguiente encuesta. 2. 3. Aspectos Generales del departamento del área contable. y servirá para la tesis de licenciatura que se está realizando.

en el control de los ingresos y egresos económicos? • • • Previo Concurrente Posterior 7. ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para realizar las actividades contables? • • Si No 5 ¿De qué manera participa Ud. en el control interno del departamento contable? • • Presidiendo la comisión de control interno Revisando el informe elaborado por la comisión del control Interno 6 ¿Qué modalidad de control interno se ha estado implementando en la institución educativa. ¿Se preparan presupuestos anuales? • • Si No 8. ¿El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas actuales de contabilidad ecuatoriana? • • • Si No A veces .182 4.

183 9. ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del departamento financiero? • • • • Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones e impuestos Hacer balances Todos ellos 10. La conciliación bancaria se verifica: • • • Mensual Con otra periodicidad Anual 11. ¿Se elaboran informes financieros mensualmente? • • • Siempre A veces Nunca . Los arqueos de caja se realizan: • • • • Diariamente Semanal Mensual Anual 12.

184 13. Los pagos efectuados son previamente autorizados: • • Siempre En ocasiones Encuestadora .

ANEXO III .

¿Qué estrategias se aplican en la Unidad Educativa Stella Maris para un eficiente manejo contable? • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. • Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado. 1. . misionales y de evaluación. hacia el logro de sus objetivos 2. hacia el logro de sus objetivos. ¿Qué normas de contabilidad que rigen el departamento contable? • Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC. desde el 2012 serán las NIIF. • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos.186 ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL QUE LABORA EN EL DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS.

Impuesto a la Renta. Debilidades. • Debilidades No se dispone de un plan de organización Escaso personal en el Departamento Contable En Colecturía no existe un manual de Control interno • Amenazas Desvinculación de sistemas actuales de Control Interno Riesgo de tener desviaciones en las operaciones de un sistema financiero. Buenas relaciones entre el personal del Departamento contables y las autoridades. . Amenazas y Oportunidades que se presentan en el funcionamiento de la Colecturía? • Fortalezas: Manejo cuidados de los libros de contabilidad Cumplimiento a cabalidad de de lo prescrito por el Establecimiento Educativo. • Oportunidades Participación en Seminarios de actualización contables. Consultas en libros de control interno. Permanentes cambios del mundo globalizado. Leyes Laborales.187 3¿Cuáles son las principales Fortalezas.

ANEXO IV .

04 1.01 1.03 1.02 1. 1.01.01.02. 1.05.02 Banco Internacional Cta.02.02.05.01.1.02.03 1.1.01 CUENTAS ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo Caja General Caja Chica Caja Cheque Caja Facturación Banco Banco del Pichincha Cta.02 1.01.05.001 Banco internacional Cta.1 1.01 1.03 INVERSIONES CUENTAS A RECIBIR Deudas anteriores de alumnas internas Cheques protestados PRÉSTAMOS PERSONAL DEL PLANTEL Préstamos personal docente Préstamos personal administrativo Préstamos personal de servicio .1.01.02.02 1.05 1.04.001 Banco del Pichincha Cta.01 1.01 1.01.1.04. 1.189 PLAN DE CUENTAS CÓDIGO 1 1.02 1. 1.1.01.04 1.

04 1.2.01 1.05.02.2.190 1.2.2.05.01 1.02 1.01.05 1.03.2.05.2.02 1.01.2.2.03.2.06.03 1.01 1.2.06 1.06.06.01 1.01 1.02 1.02 1.01 CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar a internas Cuentas por cobrar clientes Anticipos a tercero Préstamos a terceros INVENTARIO Inventario de mercadería Uniforme ACTIVO NO CORRIENTE MUEBLES Utensillios Enseres Depreciación muebles y enseres EQUIPAMIENTO DE OFICINA Equipos de oficina Depreciación Equipos de Oficina EQUIPAMIENTO DE INFORMÁTICA Equipos de Computación Depreciaciones Equipo de Computación LABORATORIO DE TALLER Laboratorio y talleres Depreciación laboratorio y talleres EQUIPAMIENTO MEDICO Equipo Médico y Enseres .06.01.2.04.05.04.06 1.01 1.02 1.03 1.01 1.2.05.03 1.02 1.04 1.2.06.2.05.02 1.06.2 1.2.02.

04 2.1.2.2.06 1.2.10 2.1. Teléfono Retención.09 2.02 2.2 2.2.01.01.2.11 2.05 2.07 2.2.2.14 Depreciación Equipo Médico ADECUACIONES-REMODELACIONES Adecuaciones Amortización Adecuaciones PASIVO PASIVO CORRIENTE SUELDOS POR PAGAR Sueldos personal docentes por pagar Sueldos personal administrativo por pagar Sueldos personal de servicio por pagar CUENTAS POR PAGAR IVA por pagar Retenciones fuente IVA Retención.2.1.02 1.01 1.2.01 2.03 2.1.01 2.2.191 1. Fuente deporte entrenadores Retención.06. Fuente Agua.12 2. Fuente Repuestos y Herramientas Retención.08 2.2.2.2. Fuente notarios registradores Retención Fuentes promoción y publicidad Retención Fuente otros servicios Retención.02 2 2.2.2.06 2. Luz.2.1.1.1 2.1.05. Fuente Suministros Retención. Fuente relación dependencia Retención.06.02 2.2.1 2. Fuente Honorarios Retención Fuente Suministros y Materiales Retención. Fuente IVA 30% compras .01 2.

18 2.1.4.1.17 2.1. Fuente IVA 100% profesionales Retención.02 3 3.3. PROVISIONES SOCIALES A PAGAR Aporte por pagar Prestamos por pagar al IESS Fondos de reserva por pagar PROVISIONES Provisiones décimo tercero Provisiones décimo cuarto Provisiones vacaciones Provisión sueldos vacacional Provisión IESS vacaciones Provisión jubilación PROVISION MANTENIMIENTO ADECUACION Provisión mantenimiento extraordinario Provisión adecuaciones y reparaciones CONTRIBUCIÓN Cuotas por pagar a la región PATRIMONIO CAPITAL Capital Social RESULTADOS .1 3.2.03 2.3 2.02 2.03 2. servicio Retención.01 2.04 2.05 2.02 2.1.5.01 3.3.2. Fuente IVA 30% construcción.2.01 2.06 2.1.3.4 2. Fuente IVA 70% servicios Retención.4. Fuente IVA 100% liq.1.4.5 2.02 2.15 2.2 Retención.4.6 2.4.5.4.01 2.6.1.16 2.192 2.2.

03 4.4 4.02 3.5.7 Superávit acumulados Déficit acumulados Resultado del ejercicio CUENTAS DE INGRESOS PENSIONES Pensión (internados ) PENSIONES EDUCATIVAS Matrícula PENSIÓN Pensiones primarias Pensiones segundarias Pensiones Instituto Pensiones ejercicios anteriores Pensiones incobrables ejercicio anterior DERECHOS Derechos de grado Derechos de exámenes Curso de inglés DONACIONES RECIBIDAS Contribuciones padres de familia VENTAS PEQUEÑAS Ingresos por ventas de material didáctico Costos ventas pequeñas BAR .01 4.2.03 4.03 4 4.01 4.4.5 4.2.05 4.193 3.6.1 4.6 4.01 4.3.01 4.3.2.2 4.02 4.3 4.02 4.3.4.3.6.2 4.3.2.01 4.04 4.1.01 4.4.01 3.

1.02 5 5.03 5.1.1.1.194 4.7.04 5.2.1.03 5.01 4.1.02 4.2.01 5.2.3. VENTAS AL CONTADO Ventas al contado Costo ventas al contado EGRESOS EGRESOS ORDINARIO CARGA PERSONAL Salario nominal Subsidio de antigüedad Subsidio de responsabilidad Adicionales Otros gastos de personal CARGAS SOCIALES Décimo tercer sueldo Décimo cuarto sueldo Aporte patronal Fondos de reserva Jubilación patronal Liquidación Vacaciones 5.2.2.02 5.01 4.9.07 Ingresos bar.1.1 5.02 5.3 5.1 5.04 5.3.9 4.05 5.06 5.1.7.05 5.02 SERVICIOS BASICOS Agua Energía eléctrica .2.01 5.9.1.1.06 5.2.1.2 5. Costos bar.

8.4.01 5.195 5.02 5.03 Gas Teléfono – celular Enlace de Internet UTENSILLIOS Y MATERIALES PEQUEÑOS Material didáctico Material deportivo Utensilios y herramientas Insumos y mantenimiento de laboratorio PAPELERÍA Y LIBROS Útiles y suministro de oficina Suministro de computación Publicaciones e impresiones Libros y material audiovisual GASTOS DE ALIMENTACIÓN Y CULTO Gasto de alimentación Gasto de culto OTRAS CARGAS EXTERNAS MANTENIMIENTO GENERAL Mantenimiento y desarrollo de sistema Mantenimiento de copiadora MANTENIMIENTO MOBILIARIO Mantenimiento otros activos fijos Reparaciones varias Amueblamiento .03 5.5.02 5.02 5.03 5.05 5.4.7.7.3.03 5.6.01 5.04 5.8.8 5.1.3.6.5.4.3.4.4 5.01 5.8.5.5.6 5.5 5.01 5.04 5.1.7 5.1 5.02 5.02 5.01 5.04 5.7.

10 5.9 5.02 5.03 5.9.196 5.12.01 5.revistas-libros .15.12.10.16.01 5.01 MATERIAL DE ASEO Y LIMPIEZA Aseo y limpieza REPARACIONES Mantenimiento y reparaciones edifico ARRIENDO Arrendamiento JARDÍN Mantenimiento áreas verdes Alimentación y cuidado animales SEGUROS Seguros personales Seguros de bienes VIGILANCIA Guardián y vigilancia Mantenimiento de extintores Mantenimiento de ascensores Mantenimiento de equipo de computación OTROS SERVICIOS EXTERNO Y HONORARIOS Cursos y estudio Gastos legales Asesoría Honorarios capacitación SUSCRIPCIONES Suscripciones.13 5.02 5.16.14.01 5.01 5.01 5.02 5.11.13.03 5.01 5.13.11 5.17 5.04 5.17.01 5.16 5.01 5.15.16.12 5.14 5.15.16.02 5.

26.1.04 5.01 5.26.01 5.1 5.01 5.03 5.18.24 5.18.23.21 5.23.197 5.22 5.1.24.22.23 5.25 5.25.26 5. 5.03 REHABILITACIÓN Y REPOSO Medicinas y departamento médico CORREO Y GASTOS BANCARIOS Correo Gastos Bancarios CUOTAS Y CONTRIBUCIONES Cuotas y contribuciones OTROS GASTOS Copias Internas Paseos y Funciones Sociales Internas Medicinas Internas Otros Gastos Internas MOVILIZACIÓN Mantenimiento vehículos Mantenimiento de vehículos TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN Movilización VIAJES Gastos de viajes y viáticos OTROS IMPUESTOS Impuestos Impuestos fiscales Impuesto Municipales Multas e Intereses .1.02 5.26.01 5.1.26.02 5.22.01 5.22.21.22.20.20.1 5.20 5.01 5.01 5.01 5.02 5.

02 5.1.02 5.01 5.1 5.27.28.32.32 5.33.03 5.01 5.1.30.31.1.33 5.198 5.02 5.27.1.30.01 5.03 TASAS Tasas y patentes Especie valoradas SOLIDARIDAD Donaciones Participación en Acciones Solidarias Agasajos y Refrigerios Atenciones dependientes Uniformes Profesores GASTOS EXCEPCIONALES Adecuaciones y mantenimiento extraordinario Gastos de Graduación y celebraciones MISIONES Y PASTORAL Gasto de pastoral y misioneros PARTICIPACIÓN Contribuciones regional Uso de instalaciones Uso de equipos .02 5.31 5.28.33.31.33.01 5.27 5.01 5.01 5.28 5.30.

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