UTE UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Tesis de grado para la obtención del título de: Licenciatura en Contabilidad y Auditoria

TÍTULO DEL TEMA DE TESIS DE GRADO

“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES”

Autora: Rosario Narcisa Meza Cedeño

Director: Econ. Freddy Soledispa

Manta, Ecuador Marzo del 2009

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DECLARACIÓN

“Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora” ROSARIO MEZA CEDEÑO .

_____________________________ Hna Rosario Meza Cedeño

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AGRADECIMIENTO

Elevo mi gratitud sincera a Dios, fuente de Luz y Sabiduría, a la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, en especial a nuestras Madres Francisca Bernardita Superiora General, Bernardita Esperanza Superiora Regional, María Clotilde mi querida Maestra y María Elisabeth Superiora de las Hermanas Oblatas de la Comunidad de Manta, que me han brindado esta oportunidad de perfeccionarme para servir mejor en el apostolado educativo.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial que me abrió sus puertas para ofrecerme la Ciencias Contables, a nuestros estimados Catedráticos tutores que a lo largo de mi carrera universitaria me hicieron partícipe de su saber y

experiencia. El Economista Freddy Soledispa, tutor del trabajo de Tesis, que me dedicó su valioso tiempo, apoyo y fortaleza para orientarme en la tarea investigativa; a las personas que de una u otra forma me ayudaron a cumplir con la meta propuesta.

Hna. Rosario Meza Cedeño

Hna Rosario Meza Cedeño . quienes me ofrecieron todo su apoyo y estímulo para alcanzar esta meta. A mi querida mamá por su compañía silenciosa en la oración y el sacrifico amoroso ofrecidos a Dios para que alcance el fin propuesto.v DEDICATORIA El presente trabajo de investigación dedico a mis Superioras de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.

............. 5 1.................................................................. Planteamiento del Problema...................... Diseño de la investigación............................................................................... Variables......... Objetivos de la Investigación........................................................................................................... Marco Referencial...........................10 1...................vi TABLA DE CONTENIDO INTRODUCIÓN.................................3 1................................. Formulación del Problema........... 5 5 7 7 8 9 11 23 24 24 25 28 ........................................................................8 1............................................ Sistematización del Problema.......................................... Tratamiento y análisis de los datos......12 Enunciado del Tema.......................5 1..... Justificación del Tema......................................................11 1.....................4 1.................................... Metodología de la Investigación......................................................6 1...................................1 1................................................ 1 CAPÍTULO I 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN........................... Hipótesis..............2 1.........9 1.......7 1..

..4................................. De la Secretaría......4............4 2...................................2 2.....7 Generalidades......... De la Subdirectora o Vicerrectora....................4.............. Análisis de la estructura del Organigrama........................1 2............1 2..3..................................4.........................................5.............3................2 2...... Organización funcional de la Directora o Rectora..............6 2............................................... 31 33 33 33 34 37 37 38 38 38 39 40 41 42 45 46 49 50 50 ............5 2.....................6 2.............3.......................................................3....................................4................... De los objetivos específicos del Reglamento Interno.3....................5 2............................ Organización y Funciones del personal.............. De la Colecturía....................2 2.......2..........2......................2...........1 2................................................................ Objetivo del Organigrama.......... Servicios generales............. De la sección administrativa.................1 2.....3 2.... Autoridades y organismos..............................................3 2.................... Misión institucional................... Estructura Orgánica de la Unidad Educativa Stella Maris.......3 2......................4 2..............................1 2..................................... Propósito fundamental.... Del domicilio y su funcionamiento..................... Los objetivos institucionales.........................................................2 2..vii CAPÍTULO II 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 31 2.................................... Ventajas del Organigrama..4.. Marco Legal..................................

.. Autocontrol................9 Visión....................... Control Posterior............................. Objetivos Generales del Control Interno................. 53 54 58 59 60 60 61 3..............................................................................3 Modalidades de la función de Control.....4 3....................................................... De arriba hacia abajo.........3 3............... Principios rectores del Control Interno....................................... Objetivos Básicos del Control interno...............3 3..............3...........2 3........................3 3....... Control Previo................2.......................3.......5 3.......................................viii 2......... Control Concurrente...........................1....................... Objetivos Generales del Control Interno aplicables a los sistemas................................ Fundamentos del Control interno....... 53 3.....................3................................... Alcance..........................1............................................................1............................................1 Generalidades del Control Interno.....1 3...1........................1 3............... ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO............... Definición del Control Interno........ Objetivos del Control Interno...2 3........................5...............................2.....................2.........................................................................................2 3..2 Objetivos Generales del Control Interno aplicables al ciclo de transacción....................................................................................... 50 51 CAPÍTULO III 3..........1..1..........8 2................... 61 63 63 64 64 66 66 67 67 3....................1 3...........................5......1 3....1................................... Segregación de funciones.2 3.................................................... ..............

.....................4 3.... Diseño.....................................................................................5 3........... Evaluación/ Valoración............................................................ Evaluación de riesgos...........6................................. Supervisión.....................2 3..............................5 3........................ Elementos de un buen Sistema de Control Interno..........3....................................6 3.......6.............. Información y comunicación............................ Elementos del procedimiento de control que ayudan a la Prevención del fraude...... 68 68 69 69 69 71 72 72 73 75 75 76 77 78 81 82 83 83 84 84 3......... Actividades de control..........................................6 3.. El Ambiente de control...7 Análisis de la importancia de la aplicación del Control ..7 3.....5..................5................................4 3................1 3...................5.................................................5........................................................ix 3......................................................6 3..........................................................3 3...............................4.....................................................4 3...........5.......3 3...4 3..............................................................6....... Documentación................................1 3....7 Componentes de la estructura de Control Interno................................. Control de actividades de gestión.......................................................3................................................5 3....... Eficacia.......................................................................5..............3............................................ Confiabilidad..................2 3.................................................5 3................... Mejoramiento............ Implementación.........3........................... Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control ....................6................... Roles y procesos........1 Costo menor que beneficio......6..6 3................................ 85 3........6............... Auditoría...................6........ Supervisión.........

..................................................................2 4....................................... Funciones y procedimientos.....................1. Visión.................................................1 Normas de Contabilidad.............................. NIC y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC....................................4 4...............1 4...............1 Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa Stella Maris............5...................8.............................................................. ......4 4........................................... Propósitos y fines........................ NIIF en el Proceso Contable... 88 88 3..........8....2 4................x Interno.... 86 3................................................... Misión............................................ 98 100 101 104 105 105 106 106 107 107 108 4.......................................... Normas Internacionales de Contabilidad....5 4....................................................6 4...................................5.............................................................1 Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera........................ Amenazas............................. Fortalezas..7 Característica del Departamento Contable............ Análisis FODA............ Debilidades.............................................................................................5......................................................................5....................................... 93 CAPÍTULO IV 4 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD STELLA MARIS 98 4........8 3.........................3 4............3 4............ Oportunidades.....................................

. De la Contadora............ 140 5......5......9...9 4.. 140 141 141 141 142 142 145 145 147 148 149 5....................2....................................................5.........................xi 4......... Objetivos............................................................. Estructura de la áreas de la Unidad Educativa Stella Maris...................2...................................2...2...................3 5......2......................................3 5...5..2 5..........5..........2.......................................................................2 Presentación............ Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II)...................................................................2 5.......1 5..............1 5.................................. Normatividad contable................ Resultados de la Investigación..... 108 110 110 4.............9.................... Fines......................1 5..................................................................2..4 Base Legal.............. ...... De la Colectora.... CAPÍTULO V 5.....................................................2.............................................10 Comprobación de objetivos.. PRESENTACIÓN DE PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS......2................ De la Auxiliar Contable................................................................8 4.......... 124 136 4............................................................1 Políticas y Estrategias...........2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento Contable: Referente a la colecturía/ tesorería (Anexos II)....................... Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta...5 5..........4 5.................. De la Guarda de bienes.....................

...........................................................................2 Conclusiones.......................................................................................... 186 189 ANEXO IV Plan de Cuentas...............xii 5.............................. 167 6..................................... 167 170 BIBLIOGRAFÍA.......................1 6........................................................................................................................................................... Recomendaciones............................................. 179 ANEXO II Encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris................... 181 ANEXO III Entrevista dirigida al personal que labora en el Departamento de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris.........3............................... 152 CAPÍTULO VI 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES........ Principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable............................................................ ...................................... ANEXOS 174 ANEXO I Acuerdo de la Dirección Provincial de Educación y Cultura de Manabí.......

xiii ÍNDICE DE CUADROS Cuadro # 1 Cuadro # 2 Cuadro # 3 Cuadro # 4 Cuadro # 5 Cuadro # 6 Cuadro # 7 Cuadro # 8 Cuadro # 9 Técnicas Categorías Operacionalización de las variables Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimiento Departamento Contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados 25 26 27 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 Cuadro # 10 Cuadro # 11 Cuadro # 12 Cuadro # 13 Cuadro # Cuadro # 14 15 Cuadro # 16 .

xiv ÌNDICE DE GRAFICOS Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 1 2 3 4 Organigrama de la Unidad Educativa Stella Maris Esquema de Oakland Flujograma del Reportes Contables El proceso y los roles de control interno en un contextos de cadena de valor 36 44 48 80 Gráfico # 5 Procedimiento de control interno Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimientos Departamento contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados Organigrama estructural Flujograma Funciones de guarda de bienes 103 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 144 151 Gráfico # 6 Gráfico # 7 Gráfico # 8 Gráfico # 9 Gráfico # 10 Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 .

xv Gráfico # Gráfico # 21 22 Responsabilidad Delimitada Separación de Funciones de carácter Incompatible 153 154 Gráfico # Gráfico # 23 24 Separación de Transacciones completas Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados 155 156 Gráfico # 25 Gráfico # 26 Gráfico # 27 Gráfico # Gráfico # 28 29 Pruebas continuas de exactitud Rotación de Deberes Instrucciones por escrito Control y uso de Formularios Prenumerados Evitar el uso de Dinero en Efectivo Contabilidad por Partida Doble Depósitos intactos e inmediatos Uso Mínimo de Cuentas Bancarias Uso de Equipo Mecánico con Dispositivos de Control 157 158 159 160 161 162 163 164 165 Gráfico # 30 Gráfico # 31 Gráfico # 32 Gráfico # 33 .

La investigación indagó el tipo de control interno que se ha estado implementando en el movimiento económico. las estrategias y principios que se han puesto en práctica en la administración financiera. La investigación. partió del problema: carencia de un Sistema de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”. Los datos recopilados fueron procesados en sendos cuadros y gráficos de barra. campo. las actividades que cumplen el personal de la Colecturía. como instrumento: el cuestionario. El propósito principal fue: elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable. La metodología fue explicativa.xvi RESUMEN DE LA TESIS ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES. como técnica: la encuesta. que podría generar inseguridad en las operaciones financieras y obstáculos en el desarrollo institucional. . para asegurar una administración financiera eficiente y eficaz para la Institución y el entorno.

el tipo de control interno es el Concurrente. Como conclusiones relevantes. seminarios y cursos. Fines y Objetivos a fin de que la institución educativa los ponga en vigencia y asegure una excelente administración financiera.xvii Como resultados destacan: las actividades contables que rigen las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. acciones que permiten proteger los recursos y advertir errores de manera oportuna. que facilita las transacciones y operaciones diarias. pero no se dispone de un equipo informático moderno. Los principios de transparencia y eficacia. se hace constar la Normativa Contable. estado de situación financiera. la conciliación bancaria mensual. el Departamento carece de personal profesional para cumplir funciones que se concentran en la Colectora. Hna Rosario Meza Cedeño . efectúa balances de comprobación. En la propuesta. se capacita al personal del Área Contable. el arqueo de caja. determina los saldos de caja. La coordinación entre Directivos y Colectora solo se concreta en acatar las disposiciones emanadas por los Organismos Superiores. carencia del Manual de Funciones. se los ejercita en la institución. Se maneja el sistema contable Diskcover System. se citan: el Departamento de Colecturía que realiza. con talleres.

Manta. Organigrama Misión. Principios. Normas Internacionales de Contabilidad. Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana. Ecuador Marzo de 2009 . Manual de control Interno en el área contable.xviii Control Interno. Visión.

field work. Absence of a manual of functions. Through the research we first studied the current internal control method Stella Maris has been using. all the work is done but one single person: the collector. The main intention was: to create a procedure manual for internal control in order to assure an efficient and effective financial administration in this institution. the duties that the accounting personnel fulfills and the strategies applied for the financial administration. We did surveys with the questionnaire as the instrument. and technical. the Accounting Department lacks of professional personnel. collected was processed in charts and column charts.xix THESIS SUMMARY CREATION OF AN INTERNAL CONTROL MANUAL FOR THE ACCOUNTING DEPARTMENT AT “STELLA MARIS” HIGH SCHOOL. The research methodology we used was: explanatory. the type of internal control is “Concurrence”. DIRECTED BY THE “OBLATAS SISTERS OF SAN FRANCISCO DE SALES”. which generates insecurity in the financial transactions and obstacles for institutional development. The research began from the fact: lack of an internal control system in the Accounting department at “Stella Maris High School”. . The information As a result we can highlight: the accounting activities required by the Ecuadorian Accounting Rules.

They use Diskcover Computer Program to facilitate the job but they do not have modern computers. Organizational chart. in order to control the financial resources and correct any mistakes promptly. Important conclusions: The accounting department is in charge of making: daily register balance. Present norms of Ecuadorian Accounting. Stella Maris personnel apply the principles of: effectiveness and transparency. Aims an Objectives for the school to look toward in order to have an excellent financial administration. Accounting personnel attends training and workshops. monthly checking account balance and present the financial statements.xx In the proposal we include: The Accounting Normative. Mission. Ecuador March 10th. InternalControl Manual in the accountant area.Vision. International norms of Accounting . 2009 . Hna Rosario Meza Cedeño Key words: Internal Control. Principles. Manta.

se propuso elaborar un Manual de procedimientos de Control Interno en el Área Contable. es decir.1 INTRODUCCIÓN Dentro del marco general del desarrollo social. la Unidad Educativa Stella Maris como institución que busca la excelencia académica. o de gestión. haciéndose necesario que el análisis. requiere atender los diversos Departamentos que se involucran en su organigrama. pedagógicos. por eso no solamente son importantes los procedimientos administrativos. con la evolución teórica y práctica. razón por lo que. Mejorar la calidad de la enseñanza-aprendizaje. con el presente estudio investigativo. con la finalidad que el Departamento de Colecturía acreciente la eficacia y eficiencia en los procesos contables y se eleve el servicio que se presta a la comunidad educativa. la educación como actividad humana implica cada día más. Enmarcada en estos parámetros. de la cultura y sociedad. de manera que se contribuya a elevar los cánones educativos. con los avances de la ciencia y la tecnología y con el cambio de los procesos sociales. . reflexión e investigación se constituyan en los pilares de la tarea educativa. desafíos y oportunidades para las instituciones educativas y los profesionales de la docencia. requiere que las instituciones desplieguen sus mejores estrategias y políticas en el servicio a la colectividad. el maestro/a sea una persona pensante y comprometida con la educación misma. sino también los contables.

la Visión que orienta el desarrollo de las actividades y la Misión o razón de la existencia del establecimiento educativo. detallándose aspectos valiosos de la institución: su historia. la Estructura Orgánica donde se especifican las funciones de todo el personal que labora en la entidad. pormenoriza lo referido al Control Interno: sus Objetivos. el Reglamento Interno. los Propósitos y Justificación. el Marco Teórico. Principios. Componentes y los elementos de un buen Sistema de Control Interno. se estableció el Diagnóstico del Sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. partiendo del Análisis FODA y los datos que se recopilaron de la población investigada. Marco Legal. En el II Capítulo se abordan los Antecedentes Generales de la Unidad Educativa Stella Maris. El Capítulo III. . Procedimientos. el Marco Conceptual.2 En el Capítulo I se presenta el marco de trabajo para realizar la propuesta. como es el Planteamiento del Problema. En el IV Capítulo. la Hipótesis y la Metodología de la investigación. Modalidades. Se establecieron las etapas más importantes del proyecto. las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). Se incluyen aspectos básicos de la Contabilidad. el Marco Espacial-Temporal. con ellos se elaboraron sendos cuadros y gráficos con su correspondiente análisis e interpretación.

Se adiciona la bibliografía y los anexos pertinentes. se carece del Manual de funciones. en la que consta el organigrama que detalla el personal que se requiere en el Departamento de Colecturía para facilitar el trabajo contable y las funciones que debe desempeñar cada empleado que asuma el cargo. se fortalezca la coordinación entre directivos y personal de colecturía. haciéndoles conocer sus responsabilidades. se presentan en el Capítulo VI. Como producto de la investigación de campo. las responsabilidades del departamento que se concentran en la Colectora. se efectúa el Control Concurrente. nominen al nuevo personal de incremento para la Colecturía. las Conclusiones y Recomendaciones. se capaciten a todos los profesionales que laboran en el Departamento de Contabilidad. Siendo pertinente que las autoridades revisen y aprueben el Manual de Control Interno en el Área Contable. En el V Capítulo. aplicándoselo a la realización de las operaciones contables que se están verificando. al igual que. acorde con los requisitos estipulados.3 Entre los resultados destacan: las actividades contables en el Departamento de Colecturía que se realizan bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. se presenta la propuesta de un Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. .

PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN .CAPÍTULO I 1.

2 Planteamiento del problema Las actividades económicas exponen a las entidades a varios tipos de riesgos.1 Enunciado del Tema ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES. Se vive en un mundo donde cada día se experimentan cambios profundos y acelerados. actualmente en boga. La competitividad educativa. involucran a las instituciones educativas a enfocar el control interno de un modo actualizado. tales como los cambios adversos en leyes que afectan impuestos y operaciones de distinto género.5 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN 1. algunos difíciles de controlar. . creativo e innovador. hace que los directivos de los colegios en el Ecuador se muestren abiertos a las innovaciones frecuentes de tipo tecnológico que ocurren día a día. sino también de tipo organizacional. Las variaciones constantes que se dan en el Ecuador no solo a nivel económico y de control de las entidades. 1.

económicas y contables que rigen en el Ecuador.6 Las instituciones educativas deben estar a la par de todas las empresas y por lo tanto manejarse de acuerdo a las normas legales. la Unidad Educativa “Stella Maris”. verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables para satisfacer los requerimientos del plantel educativo y las exigencias derivadas de la capacidad Directiva. si la organización es viable económicamente y si los recursos se están invirtiendo correctamente para lograr los objetivos. que perjudicarían los resultados de sus actividades. Por lo expuesto. ha estado atravesando por un sinnúmero de problemas ocasionados por la falta de un sistema de control interno en el área contable. El Control Interno es una parte esencial en la administración financiera. hace posible realizar un seguimiento de las estrategias internas para comprobar que está funcionando. Al no poseer un sistema de Control Interno efectivo y eficiente en el Área Contable. corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones financieras y por supuesto las decisiones que se tomen no serán las más adecuadas para la gestión e incluso podrían llevar a una crisis operativa. porque no se ha dispuesto de un plan de organización en todos los procedimientos. La Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. se considera que la Unidad Educativa Stella Maris necesita urgentemente un manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes . coordinados de manera coherente a las necesidades de la Institución para que se puedan proteger y resguardar los activos.

una administración financiera eficiente y eficaz que responda a las demandas de la Institución y del entorno? • ¿Qué tipo de Control Interno se ha estado implementando en la Institución Educativa. para asegurar en la Unidad Educativa “Stella Maris” de la ciudad de Manta. ya que en la Institución a lo largo de su trayectoria se han llevado los estados financieros basados en la confianza de las personas que han sido responsables de este control.¿Qué requisitos debe considerar la elaboración de un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable.7 económicos de una manera ágil y oportuna.4 Sistematización del problema • .3 Formulación del problema ¿Cuál es el beneficio que representa contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” en los actuales momentos? 1. aspectos que corroboran la conveniencia de elaborar un manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable para la Institución Educativa . en el control de los ingresos y egresos económicos? • ¿Cuáles son las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable? . 1.

8 • ¿Cuáles son las estrategias y principios de administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. asegurar una administración financiera eficiente para responder eficazmente a las demandas institucionales y del entorno. agilidad y eficacia en los procesos contables en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta? 1.5. las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área .5.5 Objetivos de la investigación 1. de la ciudad de Manta. apoyar el crecimiento del plantel y la gestión directiva? • ¿Cuáles son las características que debe poseer un Manual de Procedimientos de Control Interno Financiero para otorgar transparencia.2 Objetivos específicos: • Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la Institución. • Analizar Contable.1 Objetivo General • Establecer un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable que permita a la Unidad Educativa “Stella Maris”. 1.

apoyar los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva. criterio que resalta la importancia de la actualización en materia de control interno contable. y en países como Chile cubren el 95 % de las empresas públicas y privadas” (Pedrosa. A nivel de países de Europa y Norteamérica. aportando de esta manera al desarrollo institucional. lo que ha favorecido la implantación de nuevas políticas y estrategias en el campo de los sistemas de contabilidad. • Proponer un manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” que otorgue transparencia. El presente trabajo de investigación se considera también importante. la informática e Internet ha constituido el medio más eficaz para el desarrollo de la ciencia contable.6 Justificación del tema Un buen Control Interno hace posible que una organización sea responsable económicamente ante todos los interesados directos. 28). “En Latinoamérica.9 • Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. 1. agilidad y eficacia a los procesos contables. p. el uso de sistemas contables actualizados va acrecentándose. de tal manera que el control . R 2005. ya que visualiza a la Institución desde un enfoque sistémico.

estos desequilibrios frecuentemente se han suscitado en el aspecto contable. A nivel del Ecuador. sino además. que aseguran eficacia y efectividad a quienes los adoptan. en el manejo del departamento de contabilidad: contrataciones públicas sin el debido respaldo. lo que ha restado el desenvolvimiento exitoso de muchas de ellas. P. no han llevado un manejo contable basado en los principios y normas actualizadas. cuyos procesos se encuentran diagramados en programas contables computarizados.11). al realizar por ejemplo. en la coima a empleados o contratistas”. por lo que se vuelve importante que se lleve un Control Interno en el Área Contable. sostiene Arciniega. en el desvío o malversación de fondos. “La corrupción se ha implantado generalmente. esto es lo que puede suceder en la Unidad Educativa “Stella Maris”. datos que rubrican la importancia de la temática. en las instituciones públicas. . encargado de proteger no sólo el buen funcionamiento del sistema de Control Interno. p. (2003. De esa manera se desvirtúa la labor responsable de los jefes y personal del Área Contable produciendo descontento en la gran mayoría de las instituciones y en la población. Un alto porcentaje de organizaciones e instituciones del Estado.10 interno se ubica como un componente de dicho sistema. de salvaguarda del movimiento de la Institución a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas. basado en principios y directrices emanadas por el Ministerio de Educación.

7.11 Con el Manual de Control Interno en el Área Contable.1 Marco teórico En la actualidad toda institución educativa debe contar con un sistema de control interno que asegure transparencia. pero en varios planteles educativos particulares este proceso se ha retrasado. aportará información valiosa para las demás instituciones que la Congregación posee en el País. lo que les asegura credibilidad y el manejo adecuado de los ingresos y egresos económicos. efectividad y eficacia en todos los procesos contables. La mayoría de las instituciones educativas en el Ecuador. controlar las operaciones y suministrar información financiera de la entidad. el estado financiero real de la Institución Educativa. lo que favorecerá la imagen de la Unidad Educativa “Stella Maris” Además. siendo uno de ellos la . 1. el presente estudio tendrá repercusión práctica sobre la actividad económica que se realiza en la Unidad Educativa “Stella Maris”. con lo que se ganará en transparencia y credibilidad de la comunidad educativa. de la ciudad de Manta. se encuentran insertas y supervisadas por el Ministerio de Educación. siendo importante que este sistema haga uso de un manual de procedimientos de control interno en el área contable que viabilice los procesos administrativos y asegure el desarrollo y gestión de la Institución.7 Marco Referencial 1. se podrá conocer en la Unidad Educativa “Stella Maris” de manera oportuna y con certeza.

Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores. como también de registros manuales e informes impresos El Control Interno abarca el plan de la organización. Esto. pero su principal objetivo es suministrar. cuando sea requerida o en fechas determinadas. las técnicas. las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). Se hace necesario mejorar la planificación para futuras implementaciones. Hoy en día. En los últimos tiempos el ejercicio en las actividades económicas a nivel educacional. de las operaciones realizadas por un ente público o privado” (Steven J. “El control interno tiene diversas funciones. puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones directivas y por tanto. 1998). en base a controles técnicos. las decisiones financieras. Root. la compactibilidad entre sistemas y la organización del personal y de la Institución. están presentes en todas las áreas de las organizaciones. verificar .. y decretos sistematizados que se adoptan en una actividad para tutelar los activos. El papel del control interno de la organización es desarrollar y comunicar esta información. información razonada. ha auspiciado un desenvolvimiento más que acelerado de todas las actividades inmersas en estas instituciones. da pie a pensar que muy pronto las operaciones realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas.12 Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. la cual ha tenido que vivir un sinnúmero de dificultades ocasionadas por este desfase en el manejo de los procesos contables.

los auditores examinan la eficiencia y efectividad. así como la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al custodio del patrimonio. la confiabilidad de los datos contables y estados financieros.13 la exactitud. lo más provechoso es actuar preventivamente. la falta de planificación y prevención es la política de muchas sociedades e instituciones. ocurren grandes falencias en las instituciones. fue víctima de fraude se colapsó en 1995.1 En primer lugar se debe señalar la negligencia en acatar las normas básicas primordiales en materia de control interno. Lo mismo que el control interno de calidad. es que sea percibido como una entidad dedicada solo a la difusión y no al mejoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. evitando fraudes y errores para un rendimiento y salvaguardia de los activos. y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos. con la que se desarrolla la actividad. tal es el caso del Banco Barings. no sólo en las pequeñas y medianas sino también en las grandes organizaciones como en los Bancos y Empresas estatales. cayó por falta de control interno. establecer la eficiencia operacional y vigorizar la adhesión a las estrategias prescritas y diseñadas para proveer seguridad razonable. 1 . Otro aspecto importante a cuestionar en el control interno. Cuando se carece de un buen control interno. Al respecto muchas Barings Bank Banco Británico creado en 1762. pero.

14 empresas han dejado de existir como consecuencia de sus falencias en el control interno y en la falla de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. derechos y obligaciones de las instituciones. . El Control Interno tradicional pone su acento en los activos físicos. La carencia de buenos controles internos han dado lugar a estafas o fraudes (sea ésta por parte de ejecutivos. se hace necesario tener presente los elementos y principios que deben cumplirse en el desarrollo de actividades dentro de las organizaciones. el personal. la calidad de los bienes y servicios producidos por la entidad. Estos principios están presentes en todos los procesos. En lo que atañe al cuidado de activos o patrimonio. actividades o tareas emprendidas por la entidad a fin de cumplir con su propósito institucional. dejando desprotegidos activos tan valiosos como son los clientes. empleados o clientes) e incluso a graves deslices en materia de producción o de información. es decir apoyan a la organización a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de su objeto social establecido. sus niveles de satisfacción. su capital intelectual y. Dentro del control interno. puesto que constituyen preceptos fundamentales definidos para encaminar procedimientos y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones.

“Nadie podrá ser discriminado por razones de etnia. discapacidad diferencia física. legales vigentes y los principios éticos y morales en la sociedad ecuatoriana. condición migratoria. . estado civil.temporal o permanente”. consiste en demostrar un manejo útil y acertado de los fondos. en relación con los fines esenciales de la Congregación. deberes y oportunidades”. reconoce. principio que se pretende instaurarlo en la actualidad en el Ecuador. como en las decisiones que se adopten.15 Dentro de los principios de control interno. Además se señala también en la misma Constitución de la República del Ecuador (2008). la capacidad para ejercer los mismos derechos y garantiza el cumplimiento del Precepto Constitucional de la República del Ecuador (2008). se destacan: • La responsabilidad. lugar de nacimiento. • El principio de igualdad. colectiva . ni por cualquier otra distinción personal. pasado judicial. idioma religión ideología filiación política. entendida como la capacidad de la institución y personas. establece que todos los hombres y mujeres son iguales ante la ley. edad. estado de salud. identidad de género. según el cual “todas las personas son iguales y gozarán de los mismos derechos. orientación sexual. • La moralidad. portar VIH. • La transparencia. Se materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de los ciudadanos dentro de las organizaciones de la Sociedad Civil. identidad cultural. para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés. condición social económica. entendida como las actuaciones bajo el cumplimiento de las normas constitucionales.

es que el Control Interno tenga como objetivo fundamental establecer las acciones. un buen Sistema de Control Interno requiere varios elementos. control. en calidad de condiciones y oportunidad. considerándoselos como punto de partida para el desempeño de sus funciones. En síntesis. las políticas. entre los que se destacan: Un plan de organización que proporcione . Leyes y Normas que la regulan. debe garantizar el acatamiento a estos principios por parte de los servidores públicos y privados. los métodos. que le permitan la autoprotección para garantizar una función administrativa transparente. procedimientos y mecanismos de prevención. coordinando sus actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona para contribuir en el cumplimiento de la finalidad social de la Institución y el Estado. eficiente. En general.16 • Eficiencia significa velar porque. enmarcada en la Constitución. Para alcanzar estos logros. un proyecto o un programa. evaluación y mejoramiento continuo de la Institución. Se mide en todas las actividades. específicamente al concluir un proceso. la adecuada operación del sistema de Control Interno. • Eficacia es el grado de impacto de los resultados de una entidad en relación con las metas y los objetivos previstos. la entidad deberá obtener máxima productividad de los recursos que se le han asignado y confiado para el logro de los propósitos. lo que se aspira en la Unidad Educativa “Stella Maris”.

los ingresos y los gastos. organizando las cuentas por afinidades contables en grupos que permitan una fácil verificación de la situación económica de la Institución en un momento dado. para lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. Se requiere técnicas eficaces para llevar a cabo el plan proyectado. SRI y Ministerio de Finanzas. .17 una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. según la naturaleza de los elementos que lo integran y de las operaciones que realiza. La concreción de óptimos procesos contables. de manera prioritaria un personal debidamente competente en lo que concierne a deberes y derechos de los principios de la ética profesional. En lo concerniente al Plan de Cuentas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. que tiene como uno de los objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión. hasta marzo de 1999 las comunidades religiosas eran exentas de declarar la contabilidad al gobierno y presentar informe al Servicio de Rentas Internas. distribución y agrupación de cuentas. un plan de autorizaciones. de acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial. registros contables y procedimientos adecuados para otorgar un buen control contable sobre el activo y el pasivo. requiere una Auditoría Interna o formal del Control Interno. Otro aspecto importante dentro de este sistema es el referido al Plan de Cuentas que sirve para establecer la clasificación.

se hace necesario implementar y adaptar un nuevo sistema contable financiero. terminología que otorgará mayor grado de comprensión y claridad al trabajo de investigación: . diferente al que la comunidad acostumbraba llevar. se expone una terminología propia del tema y aceptada con alcance internacional por los organismos mundiales relacionados con el medio. Para ejecutar estos requerimientos.2 Marco conceptual En el presente acápite. que también provee de un mecanismo que brinde información oportuna que ayude en el proceso formador de la educación para generaciones futuras. A partir del año 2003 el Sistema Educativo Nacional avanza hacia la implementación de un catálogo contable único que moderniza y brinda la fortaleza de contar con un instrumento de uso general en todos y cada uno de los Centros Educativo Oficiales. no sólo la obligación de la transparencia y la rendición de cuentas sino.18 Desde Abril de ese año. 1. La elaboración de un Manual de procedimientos de Control Interno en el área contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”.7. rige una nueva ley del gobierno para presentar informes contables anuales. la Unidad Educativa “Stella Maris” acata. servirá para desarrollar la propia contabilidad con criterios consistentes.

.Es el área de la administración que cuida de los recursos financieros de la empresa. que conforman el campo. implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso. principalmente el trabajo y bienes intermedios se destina a la producción de bienes de consumo. ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados.19 Administración financiera. indican el área y sub-área y el cuarto y quinto dígitos.Proceso de observación y medición. además. Control Interno.. .Es un factor de producción constituido por inmuebles maquinarias o instalaciones de cualquier género. que en colaboración con otros factores. Código. Control.Se compone de cinco dígitos: los tres primeros dígitos. lo que permite disponer de las diferencias. Es una cantidad de dinero que se presta. Capital.. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Recursos materiales que pueden generar un beneficio o renta.El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. señalan el título.. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización.. consistente en la comparación regular de las magnitudes previstas con los resultados. que constituye el segundo campo.

Cuentas de activos. si existe.... Cuentas de pasivos. Se expresan en forma de cargos y abonos. que afecta a una fase particular de una institución. Cuentas de Ingreso.Representa la propiedad neta de cada establecimiento. El Plan de cuentas.Representan aquello que la institución debe a terceros.. el significado de su saldo y la coordinación establecida entre ellas. indicando para cada una de las cuentas los motivos de cargo y abono. Cuentas de Capital o Patrimonio. Cuentas de Egresos o Gastos.Representan las salidas que ocasionaron gastos al plantel.No representan ni activos. y mostrando el saldo actual. .. ni pasivos propios de la institución: como garantías otorgadas o recibidas en términos monetarios. Cuentas de Orden y contingentes.20 Cuenta. evaluados.. y de la fecha de cada una de ellas..Es una relación que comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una institución para poder así reflejar sus operaciones.Representan los valores de entradas de la institución.Registro de todas las transacciones..Representan todo lo que cada institución posee o tiene.

Banco. es decir es prestatario y prestamista de créditos. desembolsos o salidas de dinero.En economía la inversión es un término con varias acepciones relacionadas con el ahorro.Son los ingresos por concepto de sueldos o salarios..Entidad crediticia que realiza operaciones de banca. la colocación de capital. existencias o mejoras. El salario es uno de los problemas más complejo de la organización económica y social de los pueblos. o por algún otro concepto. motivada por el compromiso de liquidación de algún servicio recibido. dinero empleado en equipo.Erogación o salida de recursos financieros. Inventario.21 Egresos.Documento en el que se enlistan los nombres de los materiales disponibles en la compañía... Inversiones.Precio del trabajo efectuado por cuenta y orden de un patrón. Ingresos. recibe y concentra en forma de depósito los capitales. Representa el ingreso que tiene la persona como resultado de su trabajo. Estos materiales pueden estar ya terminados y listos para la venta... que tiene una duración de más de un año y que aumentan la capacidad productiva de una empresa. Ganancias del trabajo provenientes del trabajo independiente.. encontrarse en proceso de fabricación o ser simples materias . aun cuando no constituyan gastos que afecten las pérdidas o ganancias. Salario.

Presupuesto. Las actividades se registran mediante asientos contables. bien para el uso en producción o para su envío a los clientes. ciudadanos o instituciones para apoyar una actividad. El inventario permite conocer el nombre de los productos que se encuentran disponibles..Métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la salvaguardia del patrimonio. Existen algunos tipos de presupuestos.. que se entregan a campesinos. entre los subsidios: el bono de desarrollo humano y los subsidios agrícolas. para atender a poblaciones de niños y jóvenes de estrato pobre. En la actualidad en el Ecuador. como el de la úrea. involucra también un plan o catálogo de cuentas que tiene por finalidad codificar. .. Subsidio. otras ventajas para el prestamista.Resumen sistemático de las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos. empresas o individuos.22 primas. Normas de Control Interno. para proporcionar asistencia financiera al prestatario a cambio de un interés y a veces.Asistencia financiera que llega de orden del gobierno a empresas.. Control Interno. Las áreas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios afines: naciones o gobiernos. el subsidio a determinados colegios fisco-misionales.Se encuentran agrupadas por áreas. sub-áreas y títulos.

33 estudiantes y padres de familia atendidos por las religiosas. 700/15= 46. 1. 700/80 = 8. . calle 14 -15 . 700 /12 = 58. Hipótesis general La implementación de un Manual de Control Interno contribuirá a mejorar la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. 80 docentes y 15 personas que se desempeñan como auxiliares de servicio.75 horas clases que cada estudiante recibe del personal docente. en la Avenida 3. En la institución trabaja el siguiente personal: 10 administrativos. sección Primaria y Avenida 6 calle 14 – 15 sección secundaria.8 Hipótesis 1.66 estudiantes y padres de familia atendidos por personal de servicio.1.7. 12 religiosas. 700/10 = 70 estudiantes o padres de familia atendidos por cada persona que trabaja en el área administrativa.3 Marco espacial – temporal Este trabajo se circunscribió a la Unidad Educativa Particular Religiosa “Stella Maris”. ubicada en la ciudad de Manta.23 1. donde se educan alrededor de 700 alumnas (os).8. durante el año 2008.

9 Variables 1.10.1 Variable Independiente: Implementación de un manual de Control Interno. con la finalidad de conocer datos referentes al manejo del control interno en la Institución Educativa motivo del estudio. Entre los métodos teóricos.2 Variable Dependiente: Eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. .9. aplicando como instrumento el cuestionario. se hará uso de los procesos de análisis y síntesis. 1.1 Métodos La investigación que se realizó se ubicó dentro de la Investigación Aplicada. 1.24 1.10 Metodología de la investigación. La técnica utilizada fue la encuesta. utilizándose el método científico para investigar lo que está pasando con los procedimientos de control interno financiero en la institución educativa “Stella Maris” de Manta. incluyéndose por lo tanto. el análisis de la situación y el planteamiento de una propuesta como alternativa de solución al problema.9. la aplicación de la encuesta proporcionó los datos importantes sobre el objeto de estudio. 1.

Batería de preguntas cerradas A QUIÉNES Personal: Directivo. Rosario Meza.25 CUADRO # 1 TÉCNICAS TÉCNICAS Cuantitativa Encuesta HERRAMIENTAS/INSTRUMENTOS . Involucró también la utilización de la modalidad de campo. es decir en la Unidad Educativa “Stella Maris”. lo que beneficiará el funcionamiento de la Institución Educativa. Se trabajó con muestras representativas de la población.Serie de preguntas cerradas Administrativo Contable. Personal: Cuantitativa Encuesta . lo que permitió obtener conclusiones del fenómeno en estudio y posteriormente socializar los resultados al personal directivo de la Unidad Educativa “Stella Maris”.11 Diseño de la investigación La investigación fue de tipo explicativa. porque se estudiaron los hechos en el lugar donde ocurrieron./Financiero Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. . puesto que el proyecto se fundamentó en la presentación de un diseño: El Manual de Control Interno para el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. 1.

Rosario Meza Cantidad 10 12 80 15 700 817 De esta población se utilizó como muestra 7 personas que forman parte del área administrativa. y 3 personas que laboran en el personal de la Colecturía.11.1 Universo El presente estudio se centró en investigar lo que ocurre con los procedimientos de control interno financiero en la Institución Educativa “Stella Maris” de Manta. . 1.26 La investigación fue documental bibliográfica. El universo de la población ascendió a: CUADRO # 2 CATEGORÍAS Categorías Personal administrativo Personal Religioso Personal Docentes Personal de servicio Estudiantes Total Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. con la finalidad de obtener la información de primera mano y de acuerdo a los objetivos del proyecto. se empleó como fuente de análisis libros relacionados con la Contabilidad y el manejo de las finanzas.

27 CUADRO # 3 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES Variables Parámetro Conceptual Control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la institución. Cantidad de bienes e inmuebles registrados en el Inventario. -Cantidad y calidad en la Adquisición e implementación. Elaboración de un manual de procedimientos de control interno en el área contable Objetivos. Grado de satisfacción del requerimiento institucional. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros. . Número de operaciones registradas en el Libro Diario. Administración financiera eficiente y eficaz. Rosario Meza. Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. como lo son la rentabilidad y la liquidez Parámetro operacional Indicadores susceptibles de medición Objetivos de control. Con el manual de control Interno se evitará el desembolso de fondos y se ofrecerá la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización.Cantidad y calidad en la Producción y servicios.Objetivo Administrativo Objetivo financiero Contabilidad de libros: Libro Diario Inventario Libro Mayor Libros auxiliares Principios contables. -Resultados de la Planificación y organización. Principios. Grado de aplicación de los principios en las transacciones comerciales. Es el área Administrativa que cuida de los recursos financieros de la institución. % de exactitud vertidas en los reportes. . Procedimientos contables. Estructura . . (Técnicas de Auditoría asistidas por computadoras).

inventarios. en la red de Internet con la finalidad de obtener teorías. se evaluaron los datos obtenidos en el procesamiento de la información. 1. hechos y datos válidos que aportaran a la solución de la hipótesis y a la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable.28 1.11. Fuente Entre las fuentes que se utilizaron consta: el cuestionario de encuesta que se aplicó al personal administrativo. Para el análisis de los resultados. fue realizada por la investigadora. Tratamiento y análisis de los datos La aplicación de los instrumentos de investigación: encuesta. También se hizo uso de las fuentes secundarias. entregando en la Institución Educativa a cada participante el cuestionario. lo que permitió conocer las dificultades por las que está atravesando el control interno financiero en la Unidad Educativa “Stella Maris”. utilizando el análisis de pares con el fin de estudiar la fuente del problema y las prioridades relativas a sus causas. . acción que facilitó la tabulación de datos. recurriendo a los archivos contables que ha manejado la institución: reportes. informes.12.3. a la bibliografía que se consultó en libros de contabilidad. y la segunda encuesta aplicada al personal que labora en el Departamento Contable. conformado por las autoridades del plantel y el Consejo Directivo.

. La discusión se hizo contrastando los resultados del estudio con la información presentada en el marco teórico.29 Se diagramaron cuadros y gráficos. que sirvieron para analizar e interpretar los datos obtenidos en el trabajo de campo. para llegar a una clara explicación de las mismas.

ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .CAPÍTULO II 2.

surge con esta denominación en el año 2006. que les capacite para que a tempranas edades se conviertan en entes activos en la economía de los hogares y para sí mismas. De acuerdo a la ubicación del plantel. encargada de ayudar y desarrollar la formación de la juventud trabajadora. se inicia la fundación de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. niños y jóvenes. reciban una educación alternativa. Hoy en el siglo XXI esta tarea se proyecta a través de la Unidad Educativa “Stella Maris”. en virtud del reconocimiento a su . capacitación y profesionalización de niñas. apoyando la formación. se ha visto la necesidad que los alumnos que se educan en la Unidad Educativa “Stella Maris”.31 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” 2.1 Generalidades A mediados del siglo XIX. integral y científica. talleres y laboratorios) desde la sub-etapa inicial hasta la especialización. ambientes. El proyecto planteado por la Institución “Stella Maris” de esta ciudad se ubica en la Unidad Educativa (aspectos curriculares) y vocacional (utilización de rincones. La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” de Manta. Su labor sirvió para identificarla dentro de una nueva corriente en la tarea social de la Iglesia. mediante Acuerdo No 036-AJDECM expedido por la Dirección Provincial de Educación de Manabí.

dedicadas a la formación integral de la niñez y juventud mantense. para fines de 1956 incrementar la sección de Pre-Primaria. Gerencia y Secretariado. Esta institución forma bachilleres en la especialización de Ciencias con las optativas de: Físico matemáticas. a la que se denominó Colegio a partir de 1948 cuando se incorpora la sección secundaria. está administrada por religiosas de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. Se complementa la labor ejecutando trabajos de proyección social dirigidos hacia la comunidad más necesitada. con el propósito de alcanzar el desarrollo de destrezas musicales.32 trayectoria de 75 años de labores y al cumplimiento de una labor pedagógica innovadora y formativa. y en la especialización de Polivalente. que le ha llevado a hacerse merecedora de la aprobación del certificado ISO 9000. en la actualidad el personal directivo de la Unidad Educativa “Stella . niños y jóvenes que tienen una labor destacada en el medio cultural de la ciudad de Manta. manabita y ecuatoriana. Atiende además la sección superior técnica y tecnológica en jornadas vespertina y nocturna. a través del Bachillerato en Administración con mención en Contabilidad. Su creación como Escuela “Stella Maris” se dio desde 1930. La Unidad Educativa “Stella Maris”. y se atiende en jornadas vespertinas a estudiantes involucrados en los grupos de expresión artística. Químico Biológicas y Sociales. niñas.

regentado por las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. siendo prioritario. 2. aprobado por el Ministerio de Educación con fecha del 08 de abril de 1997. sujeto a las normas legales de la Constitución del Estado. la consideración de un control interno eficiente como parte esencial de la administración financiera.33 Maris”.3  Estructura Orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris” 2. .1 Del domicilio y su funcionamiento La Unidad Educativa “Stella Maris”. se encuentra comprometido en la optimización de la Institución con el fin de obtener la acreditación de calidad de parte del Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación (CONEA). a más de la parte curricular. Ley y Reglamento de Educación y su Reglamento Interno. tiene su domicilio en la ciudad de Manta. 2. mediante acuerdo Ministerial No 003-DPECM y el Reglamento del Instituto.2 Marco Legal La Unidad Educativa “Stella Maris” para su normal funcionamiento ha estructurado el Reglamento Interno. Es un establecimiento particular sin fines de lucro. el mismo que posee fecha de aprobación del 09 de marzo de 1987. provincia de Manabí.3.

Director del Ciclo Conceptual. sector urbano. b. • Organismos: a. b. e. Directora del Ciclo Nocional. con los ciclos Nocional. Profesores.34 En cuanto a su funcionamiento. Conceptual y Categorial. h. por el alumnado mixto. d. Inspector General. es de régimen Costa. . c. Junta de Directores de Área. g. Junta de Profesores de cursos y años. f. de financiamiento particular religioso. Consejo de Coordinadores Académicos de cada ciclo. d. c. e. Junta General de Directivos y Profesores. Junta de Profesores Guías. Junta de Profesores de Área. Ambientes y Talleres. Formal. jornada de trabajo matutina.2 Autoridades y Organismos La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” para su funcionamiento cuenta con las siguientes autoridades y organismos: • Autoridades: a. Subdirector o Vicerrector del Ciclo Profesional. 2. Director de la Unidad o Rector del ciclo Categorial y Profesional.3. Consejo Directivo.

Inspectores Profesores. Asociación estudiantil. Auxiliares Parvularias. Estudiantes y Asociación Estudiantil • • Estudiantes. Otros profesionales necesarios. l. Comité de Padres de Familia • • Padres de Familia De las Comisiones. Dependencias Administrativas: • • • • Secretaría. Servicio Médico. j. m.35 i. Bienestar Estudiantil: • • • Orientador Vocacional. Servicios Generales: Conserjería. k. Colecturía. . Dental y Social.

36 GRÁFICO # 1 Organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” RECTORA COORDINADORA GENERAL DE LA PRIMARIA CONSEJO DIRECTIVO ASESOR PEDAGÓGICO DE LA PRIMARIA VICERRECTOR COMISIÓN DE INNOVACIÓN CURRICULAR FORMACIÓN JEFES DE ÁREAS DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOBE ADMINISTRACIÓN PSICOLOGÍA MÉDICO INSPECCIÓN SECRETARÍA COLECTURÍA SERVICIOS MATEMÁTICAS CIENCIAS LENGUAJE TÉCNICA SOCIALES IDIOMAS .

Para el personal directivo. en un organigrama de tipo vertical. proporcionando a cada empleado el conocimiento de su ubicación.3.1 Análisis de la estructura del organigrama El organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” presenta una visión general de la manera cómo está organizada la institución. 2. es permitir que todo el personal que labora en la institución. el organigrama. constituye el medio .2. significa el vínculo que permite apropiarse del conocimiento de su posición dentro de la organización y las responsabilidades que esto conlleva. las líneas de autoridad y subordinación dentro de la estructura orgánica y su grado de responsabilidad. Por estar representada la estructura orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris”. y los demás puestos se ubican en orden descendente de jerarquía. para el personal de la Unidad Educativa “Stella Maris”. es un medio que provee el conocimiento de su campo de acción y de las relaciones que debe establecer con las restantes unidades que integran la respectiva organización.2.37 2.3. conozca cuál es la estructura orgánica de la entidad. lo que a su vez facilita el cumplimiento de los fines propuestos. para el padre de familia. identificando con claridad las relaciones de jerarquía existentes entre el personal.2 Objetivo del Organigrama El Objetivo principal del organigrama. así mismo. el puesto de más alto nivel aparece en la cúspide: Rectora.

atribuciones y deberes de la Directora.4.1 Organización funcional de la Directora o Rectora de la Unidad Educativa Es la primera autoridad de la Unidad Educativa. a más de lo establecido en el Reglamento de la Ley de Educación. Ley de Carrera Docente y Escalafón y su Reglamento.2. Son funciones. 2. entre las que se involucra la revisión de los puestos de trabajo cuando el caso lo amerite. los siguientes: a. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. con una visión de conjunto de la entidad educativa. .3 Ventajas del Organigrama Dentro de las ventajas que ofrece el organigrama se resalta el conocimiento de la estructura de la Unidad Educativa “Stella Maris”. Solicitar anualmente o cuando creyere conveniente la auditoría académica y administrativa de la Institución e informar a la autoridad inmediata superior sobre la marcha y necesidades de la Unidad. viabilizando trazar. 2. Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.3.4 Organización y Funciones del personal 2.38 más adecuado para tener una visión de conjunto de la estructura del organismo o entidad. un plan de reformas de esas singularidades. lo que posibilita a las autoridades el estudio de los aciertos y de las anomalías detectadas en el funcionamiento de la Institución.

cuyos deberes y atribuciones son los siguientes: a. Conocer y resolver asuntos y problemas que se presentaren en el campo administrativo. organismos.2 De la Subdirectora o Vicerrectora de la Unidad Educativa Es la segunda autoridad de la Unidad Educativa. los problemas reales que se presentan y darles solución oportuna o hacerle conocer a tiempo al Consejo Directivo. sus planes y programas. d. de los profesores y de los padres de familia para asegurar la buena marcha de la Unidad Educativa. Coordinar las actividades técnico – pedagógicas. Conocer y autorizar las gestiones y comisiones que fueren necesarias en los diferentes niveles. previo estudio detenido de las comisiones y aprobación del Consejo directivo. personal docente y de los correspondientes niveles.4. ante las instituciones privadas. Establecer y mantener permanente vinculación con las autoridades. con las organizaciones de los estudiantes. c. Vigilar y coordinar el cumplimiento de las actividades de los organismos académicos internos. e. b.39 b. . c. 2. Analizar en reuniones periódicas con el subdirector y más autoridades de la misma. docente y dicente en el ámbito de sus atribuciones. las reformas que convenga introducir en la Organización de la Institución. Presentar a consideración del Ministerio de Educación por órgano regular. tanto en lo que corresponde a los departamentos. Orientar y requerir la planificación didáctica a ponerse en vigencia en el nuevo año escolar. f.

organizar. 2. así como actas y documentos de las Juntas de Paralelos y Cursos dentro de la Educación Básica y Categorial.3 De la Sección Administrativa La Sección Administrativa es la encargada de: planificar. Planificar las actividades docentes durante el año escolar y someterlas a la probación del Consejo Directivo. j. Promover y dirigir la organización de clubes estudiantiles orientados a fomentar la afición y práctica de las actividades científico – recreativas. Recibir los informes periódicos de las comisiones permanentes. Coordinar y controlar los actos sociales que se realicen en la Institución y responsabilizarse de ellos. Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias y las emanadas por la autoridad inmediata superior.40 d. i. k. Realizar la supervisión pedagógica en los diferentes ciclos. g. especiales y directores de área. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo.4. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo. coordinar. Asesorar al Director de la Unidad Educativa en asuntos técnicos y administrativos. e. h. f. ejecutar y evaluar las resoluciones de los diferentes organismos y actividades a través de las siguientes dependencias: .

b) Controlar que el personal de la dependencia a su cargo cumpla con el horario de trabajo encomendado.4. acuerdos. Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.41 a) Secretaría b) Colecturía c)Auxiliares Parvularias y. Son deberes y atribuciones de la Secretaria a más de los estipulados en el art. de acuerdo con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación y el específico interno de la Unidad Educativa. .4 De la Secretaría Es la dependencia administrativa que depende de la Dirección y Subdirección y es responsable de la elaboración. Ley de Carrera Docente y Escalafón del Magisterio Nacional. cronogramas. d) Servicios Generales 2. despacho de las comunicaciones y documentos. control. capaz de poder informar oportunamente sobre cualquier aspecto legal. planes de estudios y documentos y demás disposiciones relacionadas con la Educación. 128 del Reglamento de la Ley de Educación y Cultura los siguientes: a) Cumplir y hacer cumplir con las leyes y reglamentos pertinentes. circulares. reglamentos. c) Cumplir con las leyes.

tal como lo establecen las leyes ecuatorianas. además del cuidado y conservación de sus bienes. La colecturía.5 De la Colecturía La Colecturía es la dependencia administrativa de la Unidad que depende de la Dirección y Consejo Directivo. conjuntamente con la rectora. Son deberes y atribuciones de la Colectora (or) a más de los artículos 130 y 131 los siguientes: a) Organizar y conservar en el archivo todos los documentos relacionados con la dependencia. . de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes. custodiar e invertir los fondos. es la oficina encargada de llevar las finanzas de la Institución.42 2. es la encargada de recaudar. rentas de la Institución. En todo departamento de Colecturía se requiere de un Manual de Procedimiento. así como de los inventarios. en el que se expliciten con claridad y pertinencia las actuaciones fundamentales que corresponde desempeñar a cada empleado. el empleado principal de esta área de trabajo es responsable. b) Facilitar la información de los documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control.4. del movimiento económico contable. en consecuencia. en lo que el movimiento económico o contable requiere.

Su propósito es tomar las necesidades del mercado y traducirlas de manera que puedan ser satisfechas dentro de la unidad operacional y entregadas a los usuarios o clientes”. en la administración de calidad. .43 La Unidad Educativa Stella Maris de Manta. por lo que el personal que labora en el Área Contable ejerce su labor sin conocer a ciencia cierta lo que. p. señala Oakland. De tal manera que el desempeño de las funciones de los empleados de la colecturía. se realiza con el mejor de los propósitos. 40) “el despliegue de la función de calidad requiere de un equipo interfuncional. del conocimiento específico para resolver algún problema o desconociendo con exactitud las actividades que les competen. (2006. no dispone de este Manual de Procedimiento. J. pero careciendo. en muchos casos.

p.44 GRÁFICO # 2 ESQUEMA DE OAKLAND Interacciones Técnicas los CÓMO contra Los CÓMO Clasificación del Cliente los “PORQUE” Peor Mejor 1 5 Requisito del cliente Los “QUE” Clasificación por importancia Requisitos de diseño técnico los “CÓMO” Matriz de relación central Principal Detalles Los QUÉ en contraste con los POR QUÉ Los QUÉ en contraste con los CÓMO Clasificaciones técnicas/costo del CUÁNTO Los CÓMO en contraste con CUÁNTO Clasificaciones técnicas (Puntos de referencia) Valores establecidos como metas de las características técnicas (incluyendo costos) Fuente: Oakland. (2006.40) Elaboración: Hna. J. . Rosario Meza.

la institución lo utiliza como guía para planear una expansión. Comedor Escolar. dicente y más solicitantes.45 2. al hacer planes de corto y largo plazo. Bar.6 Servicios generales Constituyen las secciones encargadas de dar atención oportuna y adecuada al personal docente. El organigrama. .4. Teatro. Son servicios generales: a) b) c) d) e) f) g) h) Biblioteca. en base a las disponibilidades existentes en la Unidad Educativa. al estudiar los cambios que se proponen en la reorganización. y al formular el plan ideal. Internado. Canchas Deportivas. Talleres. Laboratorios.

administrativo y de servicio el conocimiento pleno de las Leyes y Reglamentos vigentes.5 De los objetivos específicos del Reglamento Interno Los objetivos específicos del Reglamento Interno son: a. puesto que en él. b.46 2. De lo expuesto se deduce. . no están constando algunos puestos de trabajo. empresa u organización. para optimizar su servicio y coadyuvar al crecimiento de la Institución. funcional y moderno. se caracteriza por poseer una organización propia. que en la Unidad Educativa “Stella Maris” debe revisarse y actualizarse el diseño del organigrama. Establecer normas concretas y adecuadas para el funcionamiento de la Unidad Educativa de acuerdo con las características particulares del entorno o las disposiciones legales y reglamentos vigentes. d. que satisfagan las necesidades internas de la Unidad Educativa. Incentivar y promover en el personal docente. Dinamizar un proceso administrativo ágil. acorde con las nuevas exigencias socio – educativas del medio. Disponer que cada uno de los organismos y dependencias de la Unidad cumplan específicamente las funciones encomendadas. Cada institución. c. por lo que la existencia del organigrama requiere complementarse con un manual de procedimiento que define y especifique la actividad de cada uno de los miembros del personal.

organismo que es el encargado de analizar. el organismo directriz a su vez. envía mensualmente a los directivos de la Institución. este organigrama debe complementarse con un manual de procedimiento en el cual se explicará a cada uno de los departamentos. las competencias administrativas que les conciernen desarrollar. considerando que la revisión de las cuentas y la evaluación es un proceso que permite mejorar el desempeño de las funciones. el informe del movimiento contable. como también las sujeciones a las cuales se someten. . los enlaces y las relaciones entre los distintos departamentos. aprobar o reprobar.47 De manera urgente. como de enviar las observaciones pertinentes. lo remite al Consejo Gubernativo Docente de las Oblatas San Francisco de Sales. Actualmente el Departamento de Colecturía.

Elaboración: Hna.48 GRÁFICO # 3 FLUJOGRAMA DE REPORTES CONTABLES 1 Flujograma de Reportes Contables Departamento Colecturía Directivos Institución Consejo Gubernativo 1 Reporte Contable 4 3 2 1 A f A SIMBOLOGÍA Punto de inicio f Unión de varios documentos A Archivo Documentos Documento principal Fin de proceso Fuente: Reglamento Interno. Rosario Meza. .

2. d) Capacitar en forma integral al estudiante para que acceda al conocimiento.1 Los objetivos institucionales a) Cultivar una conciencia de libertad. facilitará al Departamento de Colecturía desplegar con eficiencia y efectividad. que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar decisiones económicas. creación y producción. solidaridad. pluralismo y participación dentro del sistema democrático y la práctica de los derechos humanos y valores cristianos según el espíritu de San Francisco de Sales. la problemática del mundo.5. responsabilidad. lo que redundará en el mejoramiento de los procesos contables y servirá para que se eleve la calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”. tolerancia. todas las atribuciones que le competen.49 El conocimiento y aplicación de las funciones asignadas en el Manual de Procedimientos. b) Formar personas que conozcan la sociedad en la cual viven. ética. c) Ofrecer una especialización académica integrada y acciones prácticas en las más amplias manifestaciones de la cultura para el desarrollo armónico del país. . respeto. las corrientes del pensamiento contemporáneo y las interrelaciones entre pueblos. investigación. lo que permitirá el suministro de información acerca de la situación económica . del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad.

50 2. 2. debe procurar generar agentes de transformación social. inspiran la acción educativa que busca enseñar a las niñas. de conciencia y sensibilidad bajo el principio de “hacer todo por amor nada a la fuerza”. científicos y pedagógicos.6 Misión institucional El carisma de las Hermanas Oblatas. fundamentados en el evangelio y en la doctrina social. niños y jóvenes a ser alguien y hacer algo formando hombres y mujeres de convicción y temple.8 Visión Para enfrentar con éxito las nuevas tecnologías y técnicas del siglo XXI. según los requerimientos de las familias y las exigencias de la sociedad cambiante. a HACER y a CONVIVIR. como un . por ende: La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como propósito: Dar a la niñez y juventud una formación humana y cristiana para que aprenda a SER.7 Propósito fundamental La Educación. 2. innovando continuamente los recursos tecnológicos. a ejemplo de San Francisco de Sales y de sus fundadores el Padre Luís Brisson y Madre Francisca de Sales Aviat. la Unidad Educativa “Stella Maris” se incorpora con decisión y entusiasmo al programa del Diploma Bachillerato Internacional y al ISO 9001-2000.

un trabajo permanente y personalizado. no solo en beneficio propio. que respaldado por un documento proceso de Planificación curricular y Formación Humana. en el que el alumno es el centro. proyecta sus objetivos a la consecución de una educación. . solidaridad. cuyos procesos de realización garanticen la efectividad del proceso Enseñanza-Aprendizaje. la responsabilidad. garantice la Promoción de las Estudiantes al Nivel Inmediato Superior. Se quiere promover una educación que ayude a rescatar valores morales y cristianos. 2. como disciplina.9 Alcance Los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”. sino como un compromiso frente a la sociedad.51 proceso de formación integral. Se busca consolidar el compromiso en el proceso pedagógico de toda la Unidad Educativa con el fin de incrementar y desarrollar las obras en acción y mantener una visión de futuro que permita una proyección cristiana a las exigencias del mundo en todos los ambientes y en todos los tiempos.

CAPÍTULO III 3. ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO .

la dirección y el personal de cada institución. entendidos como medidores o indicadores para la dirección escolar. gestión. las que mejor convengan a los intereses de las instituciones. aplicado por la máxima autoridad. La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación y actividades. de su eficacia depende que la administración adquiera la información requerida para seleccionar de las alternativas. que permiten tener una visión de la situación que se desea controlar. constituyendo uno de los grandes aportes administrativos. Según las normas de Control Interno las entidades y organismos tienen una misión que cumplir. seguimiento y evaluación (control). En la administración educativa son importantes los procesos de planificación. . el cumplimiento de los objetivos. la organización.53 3 ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO 3. que provee seguridad formal en el uso de los recursos y se logren los objetivos institucionales.1 Generalidades del Control Interno El control interno establece un proceso previo a las circunstancias de cada organización. para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control. la idoneidad del personal.

Oakland. de los accionistas y de la sociedad en general”. sino desarrollando unas opciones para apoyar y mejorar el alcance del trabajo cultural en la comunidad”. no basados en la moda de los conceptos.1. pero principalmente los directores .1 Definición del Control interno La obtención de la calidad total o excelencia en la administración de una institución. N. J. respondiendo a la pregunta ¿qué hacer? para cumplir con la misión de la organización. “Los directores de las Instituciones Educativas (IE) manifiestan las necesidades de consolidar y asegurar la supervivencia de las mismas y trabajar los temas administrativos. 3. que constituye una de las áreas más importantes dentro de la vida de la institución educativa. es decir un conjunto de políticas para llevar adelante las actividades requeridas por la entidad. p. entendida así como una “estrategia de gestión cuyo objetivo es que la organización satisfaga de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de los clientes. (2003.. Esto amerita que la actual administración financiera de la organización. p. aspecto que debe tener presente todo el personal que labora en la organización. lo que implica a la administración financiera. de los empleados. (2004. 11). Para ello el autor propone un modelo que incluye acciones que buscan asegurar el reconocimiento y permanencia de la Institución Educativa (IE). 5).54 Para Cons R. exija la inclusión de una adecuada tarea de control interno.

55 financieros. que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones. para que exista fiabilidad de la información financiera y operativa. En el artículo 12 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. El control interno es un proceso que lo efectúa la Junta Directiva de la Entidad. (2002. la gerencia y demás personal. diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos propuestos. 3). que el control interno: “Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos. el control interno se centra en el cumplimiento de las leyes gubernamentales y normas propias de la institución. verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información financiera. 11). puesto que se vincula con el éxito y crecimiento económico de la organización. S. promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”. p. enfatiza: . (2006. señala. p. en su obra Control Interno de los nuevos instrumentos financieros. advertir errores e irregularidades de manera oportuna. Acorde con esta definición. Mantilla. con la finalidad de proteger los recursos de la entidad.

mantener y perfeccionar el sistema de control interno. operativos y ambientales. Si bien la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta es una institución particular. la evaluación de los riesgos de control. el artículo en mención resalta la importancia de que la propia institución sea la que formule y aplique un sistema de control interno que sirva para alcanzar claridad. Por lo tanto. la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa “Stella Maris” permitirá el desempeño correcto de los funcionarios del departamento de contabilidad. El artículo 16 de la misma ley. Se aplicarán los componentes del control interno que incluirán el ambiente de control. exactitud. el depósito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos”. señala: “El manual de procesos y procedimientos que emitirán las entidades establecerá las funciones incompatibles. la distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago. respecto al control interno. financieros. para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos.56 “La respectiva entidad y organismo del sector público que controla la Contraloría serán responsables de instalar. el pago con cheques o por la red bancaria. efectividad y éxito en el manejo contable. . además estipula que se deben tener presente las normas técnicas y los componentes de control interno que especifica la Contraloría General del Estado. el sistema de información y comunicación y las actividades de monitoreo y supervisión del control interno”. los procedimientos y los procesos administrativos. aspecto que influirá en la vida institucional de la entidad. las actividades de control.

p. Siguiendo lo prescrito en la Ley de Educación.57 La definición que elaboró el Basle Committee de Control Interno. la administración principal y todos los niveles del personal. (2005. nominan una comisión que tiene como función específica el control interno del manejo del presupuesto asignado por el Estado y de los ingresos económicos obtenidos por autogestión. o en el caso de las instituciones particulares. Amparándose en la prescripción referida. En las instituciones educativas de nivel medio del Ecuador. en Aspiazu. acorde a las leyes vigentes. 34). de los ingresos generados por su labor. la mayoría de establecimientos educativos de tipo fiscal o particular. . se prescribe que este organismo puede nominar “Comisiones Eventuales” las mismas que tendrán vigencia por el lapso de dos años. involucrándose además en el control interno. los responsables directos de las finanzas del plantel son: el rector o rectora conjuntamente con el colector. es la siguiente: “Control Interno es un proceso efectuado por la junta de directores. N. el Consejo Directivo como organismo asesor-veedor de las distintas instancias de la vida institucional. en lo correspondiente a las funciones que debe desempeñar el Consejo Directivo. La junta de directores y la administración principal son responsables por el establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso de control interno y por monitorear su efectividad.

Mediante la autorregulación la entidad adopta los principios. p. • Autorregulación. directos o jefes encargados del control: previo. La Autorregulación.1. 4). y hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional en los diferentes grupos de interés. Para Herrera. normas y procedimientos precisos para la operación del Sistema de Control Interno. Favorece el autocontrol al normalizar los comportamientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos. (2005. el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno.2 Fundamentos del Control Interno Lo determinan las condiciones primordiales y básicas que autentifican la efectividad del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competitividades signadas por la Constitución y la Ley a cada entidad y las características que le son propias.. 3. O. .58 El control interno servirá para asegurar el correcto manejo de los ingresos y egresos financieros y evitar errores que promuevan la disminución o pérdida del patrimonio de la institución. concurrente o posterior”. el control interno es: “El acto evaluado por los jefes inmediatos.

59 • Autocontrol.1.Se fundamenta en la capacidad de cada empleado. detectar desviaciones.3 Objetivos del Control Interno El control interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones. 3. los métodos. control. eficiente y eficaz la funciones requeridas y recomendadas por los órganos de control. independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo. evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente... • Autogestión. mejorar y solicitar ayuda cuando lo crea oportuno de tal manera que la realización de los procesos. las políticas.Facilita promover a la entidad pública a la autonomía organizacional ineludible para interpretar. procedimientos y mecanismos de prevención. coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que él se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado. . actividades y tareas bajo su responsabilidad certifiquen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. cumplimiento de la Constitución. coordinar y aplicar de manera efectiva. eficiente. leyes y normas que la regulan. ejecutar enmiendas.

y el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la entidad en la ejecución de las operaciones.60 El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de las instituciones.5 Objetivos Generales del Control Interno El Control Interno Contable comprende el Plan de Organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. 3.1. pretenden la promoción de la eficacia en la operación de la actividad. el control interno contable está diseñado en función de los objetivos de la organización.1. . confiable y oportuna. 3. que las operaciones se realizan acorde con las normas y políticas señaladas por la administración. ofrece la seguridad. involucran los propósitos de la protección de los activos de la institución y la operación de información financiera veraz. los segundos. los primeros.4 Objetivos Básicos del Control Interno Los objetivos básicos del control interno abarcan aspectos de controles internos contables y controles internos administrativos. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. Por lo tanto.

Las autorizaciones deben estar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de la administración. Objetivos de Control Interno aplicables a ciclos de transacciones Los Objetivos de Control de Ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales de control de sistemas.61 En los objetivos de los controles contables internos se pueden identificar dos niveles: 3.1.5. para que se apliquen a las diferentes clases de transmisiones agrupadas en un ciclo.5. Objetivos Generales del Control Interno aplicables a todos los sistemas Los objetivos generales de control aplicables en todos los sistemas se desarrollan a partir de los elementos básicos de control interno enumerados anteriormente siendo más específicos para facilitar su aplicación. Los objetivos generales de control interno de sistemas abarcan: a) Los Objetivos de Autorización. Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración.1.2. 3.1. .

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Estos objetivos consideran, que todas las operaciones deben registrarse para emitir la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los estados financieros y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los activos sujetos a custodia.

Las transacciones deben clasificarse en forma tal, que permita la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administración.

Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable cuidándose específicamente que se registren aquellas que afectan más de un ciclo.

En general los objetivos de Control Interno pretenden:

Proteger los objetivos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencia

Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la administración.

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Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, haciendo que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos externos. y

3.2 Modalidades de la función de control.

Durante el desarrollo y culminación de los actos administrativos en la organización, existe el control previo, control concurrente y control posterior.

3.2.1 Control Previo

Para Julio y Adrián Flores Konja, profesores de la UNMSM, de la Facultad de Ciencias Contables de Lima, Perú. (2003, p. 26), el control previo, es “el examen de las operaciones propuestas antes de la autorización para que el acto administrativo surta efectos, con el propósito de establecer su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad”.

El Control Interno constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de las fases de un proceso, para determinar su legalidad, autenticidad y conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentación que respalde cada una de las actividades y la actuación de los empleados que participen en ellas. En este caso el control, por ejemplo, se realiza antes de proceder a adquirir un bien o servicio, el cual deberá ser considerado dentro del cuadro de necesidades.

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De acuerdo con el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Capítulo II: Objeto, Ámbito y Régimen de Control para las Instituciones del Sector Público, Decreto Ejecutivo 548, Presidente: Gutiérrez Borbúa, L. (2002. p. 2), “para cumplir con el control previo no se crearán unidades específicas, esta actividad está implícita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso”, el Control Previo, lo realizan las mismas áreas de la entidad, vinculadas a la gestión.

3.2.2 Control Concurrente

El Control Concurrente, “es el que se aplica conjuntamente a la realización de las operaciones cuya corrección se está verificando” Herrera, Ó. (2005, p. 5). Por ejemplo, si la compra es por adjudicación directa, deberá contar con tres cotizaciones, dependiendo del precio; y para el giro del cheque, con la factura, orden de compra, guía de remisión, la conformidad de ingreso al almacén en buenas condiciones del bien adquirido.

El Control Concurrente se realiza conforme se desarrolla la gestión, puede participar el Organismo de Control Interno como veedor.

3.2.3 Control Posterior

El Control posterior, es el referido a todos aquellos procedimientos administrativos diseñados con el propósito de cautelar el correcto cumplimiento de las condiciones

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señaladas en las normas internas y de acuerdo a la ley, con posterioridad a los actos propios de la ejecución. Por ejemplo, este control se puede realizar después de varios meses o al finalizar el año, en la cual verificaremos si la compra ha cumplido con las exigencias necesarias.

El artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, (2002, p.3), señala expresamente: “El Auditor Interno no dictaminará estados financieros, pero podrá realizar evaluaciones al sistema financiero, procesos y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados financieros es función exclusiva de la Contraloría General del Estado”.

El control posterior, como elemento efectivo del sistema de control, la Unidad de Auditoría Interna, realizará la evaluación de la gestión institucional en forma posterior a las actividades señaladas.

El Control Posterior lo realiza el Organismo de Control Interno, la Auditoría Externa tiene como finalidad supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, proponiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.

En conclusión, el control interno ayuda a una entidad a alcanzar sus logros de desempeño y economía, prevenir la pérdida de recursos y asegurar informes

2. Asimismo. determina los siguientes principios: citado en Menéndez. J. 6. evitando daños a su reputación y otras consecuencias.1 Segregación de funciones La segregación de funciones implica. 3. preserva o resguarda que las entidades y privadas cumplan con las leyes y regulaciones.66 financieros confiables. quien goza de gran prestigio y reconocimiento entre los profesionales de la auditoria de estados financieros y autora del más importante manual sobre control interno. 4. Confiabilidad y 7. 1. p. Documentación. De arriba hacia abajo.3. Segregación de funciones. Costo menor que beneficio. 5. Autocontrol. 3. 3. la no simple separación de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables. De . (2006.3 Principios rectores del Control Interno De acuerdo a Wanda Wallace. Eficacia. 24).

o sea que un empleado de nivel bajo u operativo. •El tono desde lo alto es fundamental. no puede controlar a los directivos principales. No hay controles internos que sean externos. 3. complejas ninguna persona debe ser capaz de registrar. tareas.3. .2 Autocontrol La dirección. 3. •Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de menor nivel (sub-procesos. el sistema de control interno. autorizar y conciliar una transacción. por mecanismos de carácter legal. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempeñados por gente capaz. apoyada en tecnología.67 manera ideal en las corporaciones grandes.3 De arriba hacia abajo Significa que el control interno es una forma de presión o influencia ejercida por los máximos niveles administrativos. actividades). se controla así mismo. supervisión y evaluación/valoración del control interno son resortes de la administración. que se convierten en cumplimiento forzoso.3. •El direccionamiento proviene de la alta gerencia y se traslada a la acción por mecanismos operativos. gestión.

que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla.4 Costo menor que beneficio Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la organización. de ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación (valoración) de eficacia. el beneficio que genera tiene que ser sustancialmente mayor que el costo que conlleva. lo que implica de salida. sencillamente no sirve. En resumen. . O dicho de otra manera. el control interno depende de los resultados que es capaz de ofrecer.3. Y ésta.3.68 3.5 Eficacia Aquí se tiene una gran connotación. Si el control interno genera sobre – costos. es mejor eliminarlo. 3. ni los beneficios que proveen. es sustancialmente diferente del control de gestión y resultados. y es que si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales.

y conciencia monitoreo del control interno. y Goxens. y a sus propietarios. muebles. que es responsabilidad absoluta de la gerencia. Estos son recursos conocidos como activos. equipos mercaderías y otros bienes. M.69 3. 27). muchos de ellos tangibles como el efectivo. permitirá a las empresas. A. (1994. vehículos.6 Confiabilidad Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación.3. alcanzar los resultados económicos deseados”. . valores y derechos adquiridos.7 Documentación Significa que toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada. de manera tal que pueda ser analizada por cualquier interesado. “La administración eficiente de los activos es la clave para el éxito de la empresa. 3. El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles. 3.4 Elementos de un buen Sistema de Control Interno Para Goxens. por tanto susceptibles de ser valorados y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas.3. p.

que han de estar en proporción con sus responsabilidades. Gran parte del manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las instituciones a partir de una organización sólida. pero que a la hora de explotarlos en conjunto. con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros y que opere en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro. el posicionamiento. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones. la experiencia. generan rentas importantes que se evidencian en el estado de los resultados. • • Unos procedimientos eficaces con los que llevará a cabo el plan proyectado. con personal preparado y comprometido. el prestigio. . la contabilidad no puede reflejar en los balances por cuanto no es posible medirlos en unidades monetarias. Entre los elementos de un buen sistema de control interno. pero a la vez flexible. destacan: • Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. registro contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo. los ingresos y los gastos. la confianza entre otros.70 Los activos intangibles como el talento humano competente y comprometido. • Un plan de autorizaciones.

Separación de funciones. “reconocer las cuentas del activo. 3. 36). Intrínsecamente esta prevención engloba. A. p.4. M. 4. Medidas de seguridad. Procedimientos de control. y Goxens. Custodios de activos. Siendo pertinente.71 La Auditoría Interna forma parte del Control Interno. 5. Firmas autorizadas. de acuerdo a Goxens. tener presente el siguiente procedimiento: 1. tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. . (1994. 3.1 Elementos del procedimiento de control que ayudan a la prevención del fraude Dentro de la institución es muy importante tener presente algunos elementos de procedimiento de control que evitarán el mal manejo de los fondos. Personal competente y rotación de puestos. 6. 2. su correcta ubicación y razonable valuación”.

la filosofía de gestión y estilo de operación. atención y la dirección proporcionada por la alta dirección. la honradez. custodia. en consecuencia el control asegura el cumplimiento de metas y objetivos. M. competencia y valores éticos del personal. 3.5.5 Componentes de la estructura de Control Interno Entre los componentes de la estructura del Control Interno se cuentan: 3. se hace necesario. con la finalidad de salvaguardar el efectivo y lograr una contabilidad más precisa”.72 Goxens. y desembolsos del efectivo. la gestión y el modo que se asigna la autoridad. . la responsabilidad. que desde la gerencia se dicten políticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudo. A. p. especialmente las que se refieren al recaudo del efectivo y al registro contable. Para concretar todas estas pautas. así: • Separar las funciones financieras. organización y desarrollo de su gente. 37) resaltan además la importancia del “desarrollo de técnicas para controlar el efectivo. es decir. y Goxens. (1994.1 El Ambiente de control Componente que establece la tónica de una organización al influenciar el conocimiento de control de su gente.

los conozcan y se identifiquen con ellos.5.73 El ambiente de control está dado por los valores. por lo que se hace necesario que el personal de la institución. Cuando se identifican los riesgos. • Riesgos de control Existe el peligro de que los controles internos no detecten o eviten errores e irregularidades significativas en forma oportuna. 3. cada institución o empresa. Desde las fuentes externas e internas. Evaluación de riesgos Consiste en la identificación de los factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. . porque es propio de la operación del ente.2. los clientes y las terceras personas relacionadas con la entidad. la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. la filosofía. afronta una variedad de riesgos que deben analizarse para lograr los objetivos planteados. Estos riesgos están totalmente fuera de control del Auditor. estos deben gestionarse. Estos riesgos pueden ser: • Riesgos inherentes Se refieren a la posibilidad de que ocurran errores o irregularidades significativas antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. analizarse y controlarse.

soluciones innovadoras. p. J. capacidad de generar respuestas. Wanda Wallace. establecimientos de metas. 45) “la responsabilidad de administración del riesgo debe monitorear los resultados de las actividades de derivados y el cumplimiento con los procedimientos y controles”. (2006. toma de riesgos. orientación a resultados. análisis. procesos. . “El foco de atención del control interno se debe centrar en resolver las diversas situaciones entendidas como oportunidades. 28). mantenimiento de las competencias centrales. metodología. información. según Menéndez. “los riesgos de mercado que se pueden administrar se deben valorar al menos mensualmente y en respuesta a los movimientos significativos del mercado y a los cambios en las actividades que exponen a la entidad al riesgo”. valor de accionistas. (2001. fortalezas y debilidades derivadas de: estructura. Además de las actividades diarias de monitoreo. (2001. amenazas. 35).74 • Riesgos de detección Se refieren al riesgo de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades significativas. generación de incentivos. S. y planeación de la sucesión”. planeación interna. citado en Menéndez. p. Para evitar los diferentes tipos de riesgos. mejoramiento continuo. pensamiento estratégico. De manera que se involucra el funcionamiento de toda la organización. J. p. De acuerdo a Mantilla.

5. revisiones. Las políticas del control de las actividades de gestión. que pueden ser recursos propios o recursos de endeudamiento.3 Control de actividades de gestión Son políticas y procedimientos emitidos por la dirección que aseguran que las acciones de gestión sean llevadas a cabo. aspectos que deben ser sujetos de control. comprobaciones. siendo importante tener presente las decisiones de financiamiento que elija la empresa durante un período. Las actividades de control incluyen una gama de actividades muy diversas. por lo que aseguran el cumplimento de los objetivos de la entidad. . autorizaciones. en todos los niveles y funciones. de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades. ocurren a lo largo de la organización. Además brindan las medidas necesarias para afrontar los riesgos: como aprobaciones.5. eficiencia y eficacia.75 3. debe tener presente la decisión de inversión. conciliaciones.4 Información y comunicación Se utilizan para identificar. procesar y comunicar la información al personal. Generalmente. es decir el estudio y análisis de la forma en que conviene examinar las situaciones en cuanto a la oportunidad. la inversión está orientada al incremento del activo fijo. 3.

5. evaluaciones separadas o una combinación de ambos. 3. Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. Igualmente. Las mediciones se realizan mediante actividades en proceso de verificación. . se puede obtener información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomalía a la administración. segregación de deberes entre otros. La supervisión comprende supervisión interna (auditoría interna) por parte de las personas de la institución y evaluación externa (auditoría externa) que la realizan entes externos de la entidad. por lo tanto la alta administración debe de transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestión y control que realizan cada una de ellas.76 La comunicación efectiva tiene que ocurrir en un sentido más amplio. fluyendo por toda la organización de desempeño.5 Supervisión Es necesario un proceso que evalúa la calidad de desempeño del sistema de control interno a través del tiempo.

Estas acciones. bienes y operaciones institucionales. por lo tanto. objetiva y sistemática. Las actividades de control se dan a través de toda la organización. 3. de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos. en todos los niveles y funciones”. evitando costos innecesarios y posibilitando respuestas rápidas en condiciones cambiantes. revisión del desempeño de operaciones. es decir. (2001. procedimientos y principios que regulan el control interno. conciliaciones. acorde con Mantilla. 90). Las actividades de control. por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes. S. mediante la aplicación de las normas. El control interno es muy efectivo cuando los controles se basan en la infraestructura de la entidad y son una parte de la esencia de la institución.6 Actividades de control La acción de control es la herramienta esencial del Sistema. . seguridad de activos y segregación de funciones. “incluyen políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las directivas administrativas. autorizaciones. p. son estructurados para apoyar la calidad y las iniciativas de fortalecimiento. efectúa la verificación y evaluación. verificaciones.5. incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones.77 El sistema de control interno se entreteje con las actividades operativas del ente y por razones fundamentales de la empresa.

es el proceso que está continuamente funcionando en todos los niveles. es básica la gestión. Para la realización de las acciones que concreten las metas y los objetivos previamente definidos.78 Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes correspondientes. • Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre del beneficiario. concebida como la aplicación de métodos. 3. en su caso. salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal. involucrando especialmente a los niveles directivos más altos. técnicas e instrumentos administrativos en el proceso de obtención. esto implica que no se trata de un simple procedimiento o política a ser desempeñada. .6 Roles y procesos Si el control interno es un proceso. en forma exacta a las cuentas bancarias de la institución. se hubieran identificado. al siguiente día. los mismos que se formularán para el mejoramiento de la gestión de la entidad. Sus resultados se exponen al titular de la entidad. y para el libramiento conste con las firmas de dos directivos autorizados. a más tardar. • Conseguir que el efectivo recaudado durante el día sea depositado. el cual es efectuado por todas las personas de la organización. incluyendo el señalamiento de responsabilidades que.

79 utilización y mantenimiento de los medios necesarios en una organización. El cumplimiento a cabalidad de los roles y procesos dentro una institución. requiere necesariamente de los siguientes aspectos: .

80 GRÁFICO # 4 EL PROCESO Y LOS ROLES DE CONTROL INTERNO EN UN CONTEXTO DE CADENA DE VALOR.(2006. S y Cante. Rosario Meza. S.44) Elaboración: Hna. Diseño Implementación Mejoramiento Evaluación/ Valoración Auditoría Supervisión Emisores de criterios/ estándares Alta gerencia/ consultores Alta gerencia/ staff Auditores Internos/ Externos Auditores Externos/ (Independiente) Autoridades de supervisión Fuente: Mantilla.p. .

D. El rol principal relacionado con el diseño corresponde a los emisores de los criterios estándares. . En particular. (2005. para una organización el diseño del sistema de control interno consiste en ajustar el criterio de control seleccionado a las necesidades características particulares de dicha organización. siendo importante que participen todos los involucrados en la organización. como referentes comunes y con altas dosis de objetividad. la actividad más importante y clave.1 Diseño Esta actividad del sistema de control interno es. particularmente a partir de estándares internacionales”. y la alta dirección. Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que les parecen a cada quien sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones.6. Para Fernández Maestre. en una perspectiva estratégica. p. 38). la clave en el diseño del sistema de control interno “está conduciendo a subrayar la importancia de los criterios de control.81 3. Por lo tanto. por lo tanto. si el diseño es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos.

es usualmente el primer paso. en plazos prudentes el diseño de control interno aprobado. en la actividad de implementación. Ello puede hacerse sin mayores problemas en las entidades pequeñas y en algunas medianas. con la finalidad de responder con mayor acierto a las obligatoriedades legales o a las modas. La capacitación a los máximos niveles directivos como al personal clave en la organización. Otra práctica común. cada etapa tiene su funcionalidad específica. es la coherencia y la alineación entre el criterio seleccionado y la metodología asociada con el mismo. que para mucho las actividades restantes se recogen en una sola: análisis del sistema de control interno. 38) “El asunto clave. las razones para ello y la metodología asociada con el mismo. En ocasiones las organizaciones compran diseños de sistemas de control interno. normalmente a través de consultores externos. (2005. lo que constituye un gran error. respecto del criterio de control seleccionado. J. Sin embargo en las grandes y. es que la alta dirección delegue el asunto en un comité. en la de interés público (particularmente mercados de capital: financieros y de valores).4 Implementación Esta actividad consiste en poner a funcionar. La responsabilidad de esta actividad recae en la alta dirección. sobre todo. . 3.82 La importancia de este es tal. Para Escamilla. pues el diseño es propio de cada institución. p.6.

5 Mejoramiento Esta actividad se basa en que el mejoramiento consiste en un accionar continuo. ha sido práctica tradicional que los sistemas de control estén sometido a evaluaciones.6. por consiguiente conviene su mejoramiento continuo”. (2004. 98). “no existe ningún sistema de control interno que sea carente de error. 35). esta actividad involucra dos roles importantes y diferentes: “Los auditores internos. La evaluación del sistema de control interno seguirá siendo la causa de su incorporación en los estándares/normas de auditoría generalmente aceptadas. En la auditoría de los estados financieros se han introducido modificaciones importantes. C. p. p. quienes valoran el control interno para ayudar a la administración en sus actividades. pero no se han eliminado la evaluación del control interno. R. con el paso del tiempo. la consolidación del sistema de control interno es un asunto que se da paulatinamente. Para Díaz-Fáes. De acuerdo a Rodríguez. por lo que. . (2004. 3. y los auditores externos usan la evaluación para determinar el alcance de las pruebas de auditoría”.83 3.6.6 Evaluación/valoración Esta actividad es la que mayor éxito ha tenido.

3. p.8 Supervisión Se refiere principalmente a cuál es el rol de las actividades de control en concordancia con el control interno. (2005.84 como un medio para determinar el alcance de las pruebas de auditoría y como objeto de informes destinados a la institución. que deben realizar las autoridades de supervisión. es que: • “Se precisa que tiene que existir un referente externo. según Escamilla. la valoración que a partir de un criterio de control realiza la administración principal. J. Lo nuevo.6. que se denomina criterio de control. .7 Auditoría Esta actividad es extremadamente nueva. pues implica someter a examen independiente a cargo del auditor de la institución. 43). 3. • El responsable del control interno es la administración principal. monitorear su funcionamiento y sancionar cuando no se cumplen. • La auditoría del control interno se convierte en un asunto de interés público”. • La administración tiene que hacer una evaluación del sistema de control.6. involucra que esta actividad tenga carácter obligatorio en entidades.

debiendo rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante el público por los fondos o bienes encomendados a su cargo y/o por la ejecución de una misión o cumplimiento de un objetivo. tal como lo prescribe el artículo 21 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. La evaluación del adecuado desempeño de los funcionarios. le incumbe a la más alta autoridad de la entidad a la que pertenece y al directorio. sea sujeto de acciones de control por los estamentos superiores.6. la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos. Como resultado de las acciones de control efectuadas. constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas por dichos informes. salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias. la comisión que audita emitirá los informes respectivos con el debido sustento técnico y legal.9 Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control El personal encargado de las funciones financieras debe regirse por lo prescrito en el manual de control interno de su entidad. Cuando este personal.85 3. deberán ser notificados previamente. deberán otorgar al personal responsable comprendido en ellas. será realizada con la finalidad de medir el desempeño de los mismos en sus cargos. . Antes de cerrar el informe de parte de las autoridades que auditan las finanzas de una institución.

6). sean éstas de naturaleza administrativa funcional. Las acciones se imponen por el Titular de la entidad y. políticas. y. 3. ante el fuero respectivo. d) Destitución. respecto a éste en su caso por el organismo o sector jerárquico superior o por ley.86 Cuando en el informe respectivo se identifiquen las responsabilidades. rubrican la . b) Suspensión sin goce de remuneración de treinta a noventa días. aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada. e iniciarán. adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción. p. civil o penal. seguridad y orden en la gestión financiera contable de la institución. se aplicarán las siguientes sanciones: a) Amonestación escrita.7 Análisis de la importancia de la aplicación del control interno El control interno entendido como el conjunto de procedimientos. c) Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses. directrices y planes de organización que tienen por objeto asegurar eficiencia. En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el artículo 47 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (2002. de acuerdo a la gravedad del caso. las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a Ley (artículo 15).

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importancia de su aplicación, ya que garantizan la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. De esta manera, se asegura que las operaciones se realizan de acuerdo con las normas y políticas señaladas por la administración, teniendo presente las regulaciones del Estado.

Se debe resaltar también que este control interno contable no sólo se refiere a normas de control con fundamento puramente contable, sino también a todos aquellos procedimientos que se relacionan con la situación financiera o con el proceso informativo, como autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios, entre otros.

Si el control interno es efectuado por los directores y la administración principal, y participa todo el personal involucrado en esta área, se va a conseguir no sólo el conocimiento del estado de las finanzas sino que los beneficios sean colaterales, acrecentándose principalmente el desempeño de las funciones encomendadas a cada empleado, ya que se manejarán procedimientos y procesos administrativosfinancieros acordes con los estipulados en el Manual de Control Interno, reduciéndose el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos.

Si se procede de esta manera se alcanzará eficiencia en la organización, elevándose la eficacia en el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la empresa y en la ejecución de las operaciones.

El control interno asegura el cumplimiento de los objetivos, el logro del objeto social y la concreción de la visión. El cumplimiento cabal de las obligaciones,

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asegurará transparencia en el manejo de las finanzas de la organización, lo que conlleva a la elevación del prestigio institución y del grado de servicio que presta a la comunidad.

3.8 3.8.1

Normas de Contabilidad Normas Internacionales de Contabilidad, NIC y las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad, NEC

Todas estas normas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de todo el mundo. Hasta 2001 se han emitido 41 NIC. Los países latinoamericanos, entre ellos los del Pacto Andino, han efectuado adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos aplicables a cada país.

En Ecuador se han emitido 27 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) que, conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos, regularán el registro y control contable, la elaboración y presentación de estados financieros, A continuación se presentan varias NEC con referencia a las NIC

NEC 1 Presentación de estados financieros

Ref. NIC 1 Presentación de estados financieros.

El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general, para asegurar la compatibilidad con los estados financieros de periodos anteriores de la misma empresa y con los estados

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financieros de otras empresas, porque esta Norma se aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y compañías.

“Las entidades sin fines de lucro, del gobierno y otras del sector público que procuren aplicar esta Norma pueden necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los estados financieros y para los estados financieros en sí mismos. Tales entidades también pudieran presentar componentes adicionales de los estados financieros”. Federación Nacional de Contadores del Ecuador. (1999, p)

NEC 4 Contingencia y sucesos que ocurren después de la fecha del Balance

Ref. NIC 10 Contingencias y Hechos Ocurridos después de la Fecha del Balance

Esta Norma debe aplicarse en la contabilización y revelación de contingencias, y sucesos que ocurren después de la fecha del balance. “Se requieren ajustes del activo y pasivo por hechos que ocurren después de la fecha del balance y que suministran información adicional para determinar las cifras relacionadas con las condiciones existentes a la fecha del balance. Por ejemplo, puede hacerse el ajuste por la pérdida del saldo de un cliente cuya quiebra es declarada después de la fecha del balance” (Corporación Edi-Ábaco Cía. Ltda. p.5)

NEC 8 Reportando información financiera por segmentos

Ref. NIC 14 Información financiera por áreas.

El objetivo de esta norma es establecer los principios para el reporte de la información financiera por segmentos: Información acerca de los diferentes tipos

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de productos y servicios que una empresa produce, y de las diferentes áreas geográficas en las que opera para ayudar a los usuarios de los estados financieros.

NEC 9 Ingresos

Ref. NIC 18 Ingresos

El ingreso es reconocido cuando es probable que haya un flujo de beneficios económicos futuros hacia la empresa, y que estos beneficios económicos puedan ser cuantificados confiablemente; es de decir a la entrada bruta de beneficios económicos durante el período que se originan en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, incluye sólo las entradas brutas de beneficios económicos recibidos y por recibir por la empresa en su propio beneficio.

NEC 11 Inventarios

Ref. NIC 2 Inventarios.

El objetivo de esta norma es prescribir o señalar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histórico. Esta norma proporciona guías prácticas sobre la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida cualquier disminución de su valor neto de realización.

van disminuyendo los beneficios económicos incorporados a un activo.91 NEC 12 Propiedades. NEC 13 Contabilización de la Depreciación Ref. planta y equipo Ref. El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable para la propiedad. mediante cargos a resultados por depreciación. la determinación de sus valores en libros. Por la utilidad que dan los bienes de plantas y equipos. planta y equipo. con el fin de reflejar dicho consumo. NIC 16 Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas empresas. Por consiguiente. NIC16 Propiedad. . los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación con ellos y la determinación y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en libros. la depreciación puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de las operaciones de esas empresas. se reducirá el importe en libros del mismo. planta y equipo. Los temas principales son: el momento indicado de reconocimiento de los activos.

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NEC 15 Contratos de construcción

Ref. NIC 11 Contratos de construcción.

El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable de los ingresos y costos asociados con los contratos de construcción.

NEC N-18 Tratamiento contable de las inversiones

Ref. NIC 40

Se refiere al tratamiento contable de las inversiones de los estados financieros de las empresas y a los requerimientos de valor relativo.

NEC N-25 Tratamiento de los activos intangibles

Ref. NIC 38

Describe el tratamiento de los activos intangibles y su registro obligatorio solamente en casos en los que se cumplan tres criterios elementales:

1) que el activo sea perfectamente identificable; 2) que la empresa posea control sobre el recurso en cuestión y, 3) existencia de beneficios económicos futuros.

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NEC N-26 Provisiones del activo y pasivo

Ref. NIC 37

Su objetivo es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el reconocimiento y la medición de las provisiones, activos y pasivos de carácter contingente.

3.8.1.1

Aplicación de las Normas Internacionales Financiera, NIIF en el Proceso Contable

de Información

Los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados son reglas y procedimientos necesarios para definir la práctica de contabilidad aceptada en un período determinado. Con el proceso de globalización de la economía e inversiones directas e indirectas tras fronteras, se ha visto la necesidad de optimizar y ajustar los informes financieros en todo el mundo y formular y publicar normas de contabilidad para ser observadas en la preparación de estados financieros.

El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, IASC es la entidad privada independiente que tiene por objetivo lograr uniformidad en los principios y normas de contabilidad que son utilizados por los negocios y otras organizaciones en la información financiera alrededor del mundo.

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Las Normas Internacionales de Contabilidad que se conocen con las siglas NIC y NIIF elaboradas por el International Accounting Standord Board Board, IASB2.

Los Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, también conocidas por sus siglas en inglés como IFRS, International Financial Reporting Standard, son unas normas contables adoptadas por el IASB, institución privada con sede en Londres. Constituyen los Estándares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual del Contable, ya que en él se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es aceptable en el mundo.

Al 28 de marzo de 2008, alrededor de 75 países han optado el uso de las NIIF, o parte de ellas. Otros muchos países han decidido adoptar las normas en el futuro, mediante su aplicación directa o mediante su adaptación a las legislaciones nacionales de los distintos países.

Los cambios que manifiesta el mundo actual en razón de la internacionalización de la economía, unidos a los requerimientos de información de las empresas en un mercado altamente competitivo, en el cual, la eficiencia es factor fundamental del éxito, señalan la importancia de las normas internacionales de contabilidad y la necesidad de su adecuación al interior de cada país.

Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre de "Normas Internacionales de Contabilidad" NIC y fueron dictadas por el IASC International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB. Desde abril 2001, año de constitución del IASB, este organismo adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a las nuevas normas "Normas Internaciones de Información Financiera" NIIF

2

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Tales normas se consideran fundamentales para comercializar

en un mercado

abierto dentro de una base homogénea y con parámetros sólidos, que le brinden seguridad a quienes interactúan con los entes económicos, a efecto de que los usuarios de la información, posean elementos de juicio estructurados desde un sistema de información contable nacional configurado a partir de las normas internacionales de contabilidad.

Es por ello que para participar en esta área, los trabajos deberán concentrarse en elaborar un planteamiento que permita recoger las normas internacionales y su utilización en el nivel nacional, reconociendo mediante un modelo estructural las diferencias que deben ser asimiladas en el orden nacional de cada país.

Los miembros del IASC consideran que la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad, por los diferentes países, más la pertinente revelación respecto al cumplimiento de las mismas, tendrá un efecto importante a través de los años. Mejorará la calidad de los estados financieros y se obtendrá un grado cada vez mayor de comparatividad. La credibilidad y, por consiguiente, la utilidad de los estados financieros se verá acrecentada en todo el mundo.

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad se encuentran generalmente armonizadas, con las Internacionales, no tienen mayores diferencias, quizás en algunos casos en las NIC, se engloban un poco más los términos, Pero en ciertos conceptos hay semejanzas que son muy importantes para el fin que persigue la contabilidad, como es dar una exacta y servible información a los usuarios, con la mayor claridad y eficacia posible.

Registro Oficial 498.96 La conversión a las NIIF provee la oportunidad de evaluar lo sistemas y optimizar los controles internos.000.00 al 31 de diciembre del 2007. necesariamente reflejarán más razonablemente la realidad económica de los negocios de cualquier entidad. “La aplicación obligatoria de las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” por parte de las compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías se aplicarán a partir del 1 de enero del 2010. Registro Oficial 498. las compañías y las empresas creen que habrá beneficios a largo plazo. 31 XII-2008 Aplicarán a partir del 1 de enero del 2012: Las demás compañías no consideradas en los dos grupos anteriores. 31 XII .2008 A partir del 1 de enero del 2011 aplicarán las NIIF las compañías que tengan activos totales iguales o superiores a US $ 4’000. Los estados financieros preparados bajo las NIFF. así como todas las compañías que ejercen actividades de auditoría externa. 31 XII .” Registro Oficial 498.2008 . las compañías y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores.

DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS .CAPÍTULO IV 4.

DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 4. las Normativas Contables. puesto que ha tenido como objetivo el ordenamiento de la Institución.1 . Leyes Laborales las que determinan el manejo financiero de la Institución Educativa. ha respondido exclusivamente a funciones constructivas o estructurales. Acorde con los resultados. Ley del Régimen tributario y la Ley de Educación y su Reglamento para alcanzar eficiencia y efectividad en el funcionamiento del Departamento Contable y por ende el desarrollo y servicio que presta la Institución. respecto de la estructura financiera y contable se obtuvo lo siguiente: la Unidad Educativa “Stella Maris”. datos que han permitido conocer la realidad actual en la que se desenvuelve este departamento y planear la proyección ideal enmarcada en las. las Leyes Tributaria. .98 4 . se enmarca dentro de la estructura funcional de organización. administrativo y del Departamento de Colecturía de la Institución. Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). se rige por las leyes emitidas en la Ley Educación del Ecuador. se procedió a la aplicación de encuestas y entrevistas al personal directivo. ya que el Departamento de Colecturía. Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” Con el propósito de diagnosticar el sistema de Control Interno que se maneja en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta.

M. debe responder a una estructura funcional dinámica. Las funciones de previsión. de control. Las funciones coordinativas. La estructura contable se debe fundamentar en el proceso de registro contable.99 El Manual de Control Interno del Área Contable. emitidas con la finalidad de proteger los bienes y personas que laboran en el establecimiento educativo. Las funciones de dirección. y Goxens. p. desglosando y clasificando acorde a criterios adecuados.. siendo necesario una labor de análisis. . 18) “el objeto de esta estructura funcional es el desarrollo ordenado de toda la actividad propia de la empresa” misma que debe involucrar las funciones de dirección. con el propósito de facilitar el desarrollo eficiente de las funciones anteriores. (2002. con la finalidad de poder estudiar con detalle preciso las operaciones. pues ésta facilita datos para guiar la correcta gestión administrativa y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. prioriza realizar el mando efectivo de la institución. fiscalización. las partidas de las cuentas. de igual manera se requiere la labor de síntesis que recae en las cuentas y el balance. presupuestarias y de investigación. de manera que se posibilite la puesta en práctica de las disposiciones establecidas por las funciones constructivas. funciones que se complementan con las de gestión. funciones de previsión y funciones coordinativas. A. teniendo como características ser registrativas. ya que como lo señala Goxens. constituido por las sucesivas labores que requiere la contabilidad. labor que involucra el manejo de los libros auxiliares y las estadísticas. supervisión.

100 El manejo eficiente de los procesos contables. pero.2 Características del departamento contable Según el criterio del personal que labora en la colecturía de la Institución la principal característica de este departamento. puesto que este Departamento al ser el encargado de llevar las finanzas. recauda con diligencia los fondos y asignaciones del establecimiento. que operen en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro. permitirá a la institución alcanzar los resultados deseados y el cumplimiento de las metas y objetivos trazados con antelación. el informe del estado financiero y las necesidades . presenta al Consejo Regional y a la Économa Regional de manera semestral. debido al sistema de organización interna que posee la Congregación religiosa. 4. se responsabiliza de los bienes y recursos presupuestarios del establecimiento educativo. pero a la vez flexible. La Colecturía realiza los egresos que sean debidamente justificados. es que en la actualidad se cumple con las disposiciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. pero si envía las sugerencias respectivas. no participa en la elaboración de la proforma del presupuesto del plantel. y con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación. es importante relievar que el manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las empresas. con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros. instituciones u organizaciones a partir de una organización sólida. con personal preparado y comprometido.

respecto de las medidas que se hace necesario implementar para afrontar riesgos. y que son acatados por todos los establecimientos de la Congregación. .3 Funciones y procedimientos En la Unidad Educativa “Stella Maris”. para el efecto el departamento de Colecturía. visitan el plantel educativo para conocer en la fuente los datos requeridos y proporcionar un asesoramiento directo al personal encargado del manejo de las finanzas. son emitidos por la dirección y consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimento de los objetivos de la institución. introducir cambios. la titular de la superioridad que regenta la congregación o su delegada. se preocupa también del cumplimiento de los principios y valores que orientan a la Congregación. Cuando se considera que el informe requiere un estudio más amplio. suprimir o incrementar las asignaciones económicas. 4. los procedimientos de control que se aplican en la Unidad Educativa. presenta mensualmente el informe contable para su correspondiente revisión. pero siempre guiado por la misión que toca cumplir u orientado por la visión que se aspira alcanzar.101 presupuestarias. organismo que será el encargado de dictaminar aciertos y errores. el control interno es ejercido por la superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. Por lo tanto.

que atañe a riesgos y controles críticos. Fase 4: Implementación de solución a las brechas de control. 18).102 Siguiendo a Cante. Aplicado al departamento financiero significaría que involucra los procesos contables relevantes. la valoración y los requerimientos de información financiera. Fase 2: Documentación. el diseño de los controles y la efectividad de la operación de los controles. (2006. “los procedimientos de control interno involucran a toda la cadena de valor: mediante una metodología que involucra 4 fases”: Fase 1: Cadena de valor. S. . p. Fase 3: El diseño de solución a las brechas de control. Estas dos últimas fases dan como resultado ventajas de control permitidas. controles a nivel de actividad.

p. FASE 4 p. 18) Riesgos Diseño de Controles Efectividad de Controles FASE 3 DISEÑO DE SOLUCIÓN A las Brechas de Control Elaboración: Hna.18) Elaboración: Hna. p. 18) Elaboración: Hna. S.103 GRÁFICO # 5 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO FASE 1 CADENA DE VALOR Procesos Contables Información Financiera Controles a Nivel de calidad FASE 2 DOCUMENTACIÓN Fuente: Cante. S. (2006. (2006.(2006. VENTAJAS DE CONTROL PERMITIDAS Fuente: Cante. Rosario Meza . Rosario Meza. IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN Fuente: Cantes. Rosario Meza.

(2006. como lo puntualiza Cante. que se apliquen todos los componentes del control interno. fundamentos claves para entender y aplicar lo relacionado con el control interno. el manejo del presupuesto. las inversiones en proyectos y programas de la organización institucional. las operaciones inefectivas de las cadenas de suministro no sólo direccionan ineficiencias sino que también generan la probabilidad de declaraciones financieras equivocadas. 42). roles. el recurso humano. Los fuertes controles operacionales ayudan a crear sólidos controles financieros. S. S.104 4. se vuelve imprescindible el cumplimiento legal más allá de lo legal. El propósito. “pasar de un sistema basado exclusivamente en reglas a un sistema basado en principios y orientado a objetivos”. y Cante. (2006. los que deben ser incluidos en el manual de control interno. Teniendo presente a la Sarbanes-Oxley (2006.” Por lo tanto. p. De manera inversa. Los fundamentos básicos que regirá el área contable serán: Principios. S.4 . p. siendo necesario. incluye también la aplicación de las normas técnicas de control interno específicas para la contabilidad. 15): “Las organizaciones se ven limitadas para producir reportes financieros exactos y confiables cuando se perjudica la integridad de las operaciones. debe ser. la gestión de bienes. Propósitos y fines El propósito fundamental del sistema de Control Interno de la Unidad Educativa “Stella Maris”. . p. 18). la tesorería. procesos. el procesamiento automático de datos. tal como lo señalan Mantilla.

Normas de Ecuatoriana de Contabilidad y de la Ley de Educación y su Reglamento. que demuestran honradez y responsabilidad del personal del departamento de colecturía.5 ANALISIS FODA El diagnóstico del sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. • Presentación mensual de informes al Consejo Regional y cuando el caso lo requiera. • Asesoramiento directo de la Ecónoma Regional y de su Consejo para el cumplimiento de las normas de contabilidad y las leyes tributarias. • Manejo cuidadoso de los libros de contabilidad y de los procesos contables conocidos. dio como resultado la detección de los siguientes aspectos: 4. como: • Buenas relaciones interpersonales entre el personal del departamento.5.1 Fortalezas • Acatamiento de los artículos pertinentes del Reglamento de la Ley Orgánica y Régimen Tributaria. . • Aplicación de varios principios del control interno. las autoridades del plantel y los usuarios. • Cumplimiento cabal de lo prescrito por la Dirección del establecimiento educativo y de la Superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales.105 4.

oportuna y transparentar sus acciones.3 Debilidades • El departamento de Colecturía no dispone de un Manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes económicos de una manera ágil. (Asociación Nacional de Supervisores Escolares). . 4. entre otros. • No se conocen ni manejan los Nuevos Instrumentos Financieros del control interno. 4. como el Ecuatoriana de Servicio de Rentas Internas.5. que regulan todos los procesos contables. facilitando el funcionamiento del departamento financiero.5. Establecimientos de Educación Católica FEDEC .2 Oportunidades • Asistencia a seminarios de actualización dictados por organismos Federación gubernamentales. • No se dispone de un plan de organización de los procesos contables. Leyes Laborales.106 • Se posee un sistema informático acorde a las concepciones. Dirección Provincial de Educación de Manabí. del Estado Distrito Manabí. ANSEDES. • Acceso a consulta de libros actualizados de control interno y a la revisión de documentos en la red de Internet.

• Al no poseer la Unidad Educativa Stella Maris. 4. • Los incesantes cambios del mundo globalizado afectan a las regulaciones que a nivel nacional se determinan. económica y social cumpla con las normas conceptuales. lo que no permite la rotación de puestos.107 • Escaso personal en el Departamento Contable. • Eventual participación de las autoridades del plantel para un control interno contable efectivo. técnicas y .6 Misión En el aspecto financiero la Unidad Educativa “Stella Maris”.5. un sistema de control interno efectivo y eficiente. 4. por lo que la misma persona debe asumir diferentes responsabilidades. corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones de su sistema financiero. operaciones y actuaciones contables. que perjudicarían los resultados de sus actividades. tiene como misión transparentar el proceso contable. lo que involucra todas las actividades. con el fin de garantizar que la información financiera. afectándose las decisiones de gestión. que incluso podrían llevar a una crisis operativa.4 Amenazas • La desvinculación de sistemas actuales de control interno retrasan y ponen en peligro las actividades contables.

con el fin de procurar que todas las actividades. eficacia y eficiencia.. custodia y desembolsos del efectivo.8 Políticas y Estrategias • Fortalecer el compromiso de los demás colaboradores frente al proceso contable. hacia el logro de sus objetivos.7. • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. así como la administración de la información y los recursos. Visión La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como visión en el aspecto financiero. • Definir un estilo de gestión responsable en el área contable. • Prescribir políticas que determinen por escrito los procedimientos de recaudo. aplicar un control interno integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Congregación de Oblatas San Francisco de Sales.108 procedimentales establecidas en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las NIIF. 4. se realicen de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes. como base de la transparencia. orientado a las necesidades y el cumplimiento del Objeto Social. . 4. operaciones y funciones. dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a los objetivos previstos. y prescritos en el manual de control interno. para alcanzar eficacia y eficiencia.

109 • Actuar preventivamente para identificar los factores que podrían hacer que la entidad no cumpla sus objetivos propuestos. estos deben gestionarse. • Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado. misionales y de evaluación. analizarse y controlarse. . Cuando se identifican los riesgos. • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos.

. Rosario Meza. Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza. NEC Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.8 Ley de Régimen Tributario Interno 28.6 42.6 42.110 4. f 2 3 2 % 28.6 GRÁFICO # 6 ESTRUCTURA FINANCIERA               28.9 Resultados de la investigación 4.6 Normas Ecuatorianas de Contabilidad Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de sales Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna.1 Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II) CUADRO # 4 ESTRUCTURA FINANCIERA ESTRUCTURA FINANCIERA Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad.9.8 28.

6% consideran que el establecimiento educativo en el aspecto financiero y contable se maneja. de manera que se obtiene fiabilidad de la información financiera y operativa. que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones . con la finalidad de proteger los recursos de la entidad.111 Acorde a la opinión del personal administrativo que labora en la Unidad Educativa “Stella Maris”. por el reglamento y modelo contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales e igual porcentaje 28. el 42.8% opinan que el departamento financiero se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.6% expresa que la Ley de Régimen Tributario Interno rige el movimiento contable. Se debe también recalcar que un porcentaje significativo ha opinado que el movimiento contable está sujeto al reglamento de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. NEC. Como se aprecia en los datos el mayor porcentaje del personal administrativo se ha cerciorado que el Departamento de Colecturía se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. las que especifican de manera acertada como debe llevarse la contabilidad para conocer los estados financieros de la Institución educativa. advertir errores e irregularidades de manera oportuna. que a su vez tiene como sustento las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. el 28.

112 CUADRO # 5 ÁREA FINANCIERA ÁREA FINANCIERA Si No f 6 1 % 85.3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 7 ÁREA FINANCIERA 85.3% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .7 14.7% 14.

113 Para el 85. distribuye. ya que las nuevas técnicas contribuyen a que la información contable se mueva de una manera más rápida y fácil. analiza la información y agiliza el proceso para una toma de decisiones y pone a disposición la información para el momento que sea requerida.3% del personal que se le hizo la encuesta no utiliza tecnología informática. . así mismo almacena.7% del personal administrativo que se le hizo la encuesta. el Área Contable y financiera de la Institución sí utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones. Mientras que para el 14. procesa.

114 CUADRO # 6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL Si No f 0 7 % 0 100 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL 100% Si 0% No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .

incurriendo en la misma persona. . así lo confirman las respuestas a las preguntas realizadas. carece de un sistema de organización y por cierto las asignaciones de trabajo del personal contable.115 El 100% del personal administrativo señala que no existe un organigrama funcional en el Departamento Contable-financiero. los cargos en el área de contabilidad.

Rosario Meza.116 CUADRO # 7 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS MANUALES DE f PROCEDIMIENTOS Si No 0 7 0 100 % Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. . Rosario Meza. GRÁFICO # 9 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Si No 100% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna.

117 La Institución no posee un manual de procedimiento que satisfaga las necesidades y expectativas del Departamento Contable-Financiero. Así lo indican las respuestas en un 100% en la encuesta que se hizo al personal administrativo. . carece del proceso que logra los objetivos propuestos.

2% Integrando la comisión de Control Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. GRÁFICO # 10 DEPARTAMENTO CONTABLE 85.8% Presidiendo la comisión de control interno 14. Rosario Meza. f 1 6 % 14.118 CUADRO # 8 DEPARTAMENTO CONTABLE DEPARTAMENTO CONTABLE Presidiendo la comisión de control interno. Rosario Meza.8 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. .2 85. Integrando la comisión de control interno.

14. . la Hermana rectora. expresó que a ella le atañe presidir la Comisión de Control interno. realizando la actividad que ha sido asignado por el Consejo Directivo.2%. siendo positivo para el desenvolvimiento eficiente del Departamento Contable.119 El 85. responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento general de la Ley de Educación del Ecuador. lo que beneficia la ejecución en el Departamento Financiero.8% del personal administrativo opinó que participa en el control interno siendo parte de la comisión. redundando en la marcha acertada de la Unidad Educativa Stella Maris.

3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza. Elaboración: Hna. .6% 14. Rosario Meza.1 14. Elaboración: Hna.120 CUADRO # 9 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO Previo Concurrente Posterior f 2 4 1 % 28.3 Previo Concurrente Posterior Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.6 57. GRÁFICO # 11 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO 57.1% 28.

expone que la modalidad de control interno que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa Stella Maris es el control concurrente. están sujetas a la decisión del Consejo Local. De igual manera el 28. El 14.121 El criterio de 4 personas del nivel administrativo.1%. aspectos que avalan la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas. hasta determinado monto. realiza una auditoría en la que verifica si las compras realizadas. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando. La compra está sujeta a las normas especificadas en las Leyes de la Contraloría del Estado y las Normas de Contabilidad. En realidad las adquisiciones. debiéndose enviar la misma.6 % considera que la modalidad de control interno que se efectúa es el control previo. puesto que al finalizar el año lectivo. .3 % del personal administrativo manifiesta que se aplica el control posterior. el Consejo Regional. al Consejo Regional para su correspondiente aprobación. han cumplido con las exigencias necesarias. que equivale a 57.

GRÁFICO # 12 PRESUPUESTOS ANUALES 100% 0% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Elaboración: Hna.122 CUADRO # 10 PRESUPUESTOS ANUALES PRESUPUESTOS ANUALES Si No f 7 0 % 100 0 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza. . Rosario Meza.

resulta clave para la administración financiera. La asignación presupuestaria será conforme al presupuesto de ingresos y egresos para cada ejercicio fiscal. El presupuesto que constituye una buena base para la contabilidad y transparencia.123 Con seguridad el personal administrativo confirma en un 100% que si se preparan los presupuestos anuales. .

124 4.2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento contable: Referente a la colecturía/ tesorería. Elaboración: Hna Rosario Meza . GRÁFICO # 13 TRABAJOS CONTABLES 66. Rosario Meza.3% Si No A veces 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.9.7 33.7% 33.(Anexo II) CUADRO # 11 TRABAJOS CONTABLES TRABAJOS CONTABLES Si No A veces f 2 1 % 66. Elaboración: Hna.

3% considera que estas normas solo se las aplica a veces. lo que se considera altamente significativo. . estima que las actividades contables que se efectúan en la Unidad Educativa Stella Maris se rigen por las Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana.7% del personal que labora en el Departamento Contable. Por el contrario el 33.125 El 66. puesto que las normas favorecen el trabajo contable y facilitan el control interno del movimiento económico de la Entidad.

3% Todos ellos 0% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.7% Llevar registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances 33.126 CUADRO # 12 RESPONSABILIDADES CONTABLES Responsabilidades contables Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances Todos ellos f 1 2 % 33. . Elaboración: Hna. Elaboración: Hna. GRÁFICO # 14 RESPONSABILIDADES CONTABLES 66. Rosario Meza.3 66.7 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza.

127

La Colecturía o Departamento Financiero, según la opinión del 66.7 % del personal que labora en esta dependencia, expresa que las responsabilidades son múltiples, incluyendo llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos, en los que se incluyen: los roles de pago al personal que labora en la Institución, los gastos por inversiones, los ingresos por venta de uniformes de cultura física y el pago de pensiones; efectuar las declaraciones tributarias del Servicio de Rentas Internas; elaborar mensualmente los balances presentando los respectivos informes a la Ecónoma Regional; para el 33.3 %, elaborar balances constituye la principal responsabilidad del

personal del Departamento Contable.

128

CUADRO # 13 CONCILIACIÓN BANCARIA

CONCILIACIÓN BANCARIA

f

%

Mensual
Con otra periodicidad Anual

2 1

66.7 33.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 15

CONCILIACIÓN BANCARIA

66.7% 33.3%

0%

Anual Mensual

Mensual

Con otra periodicidad

Anual

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educ. Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza.

129

Como resultado de la encuesta el bancaria

66.7% establece que

la conciliación

se verifica mensualmente, porque la conciliación bancaria es un

proceso de análisis y de investigación y aclara por las cuales el saldo que muestra el estado de cuenta mensual no coincide con el saldo que revela los libros del banco. A final de cada mes el banco suele enviar a sus cuentas correntistas un estado de cuentas en el que especifica todo el movimiento registrado; como hay operaciones en los libros de la Institución sin registrar en los bancos no concuerdan en sus saldo y viceversa, por esta razón se hace la conciliación bancaria.

Para el 33,3%, solo se hace la conciliación bancaria anualmente, periodo demasiado largo para verificar lo saldos en los libros del banco con el estado de cuenta.

130

CUADRO # 14 ARQUEOS DE CAJA

ARQUEOS DE CAJA

f

%

Diariamente Semanal Mensual Anual

1 2 -

33.3 66.7 -

Fuente: Encuesta a personal de la Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 16 ARQUEOS DE CAJA

66.7%%

Diariamente 33.3% Semanal Mensual Anual 0%

0%

Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza

Sin embargo el 33.3% afirma que el arqueo de caja se debe efectuar cada semana para argumentar al saldo que señala el libro de caja.131 El 66. la conformidad y efectividad material de dicho saldo en sus componentes que los amparan al saldo que se indica en el libro.7% garantiza que el arqueo de caja debe realizárselo mensualmente para confrontar el saldo de caja. .

Rosario Meza. Elaboración: Hna.132 CUADRO # 15 INFORMES FINANCIEROS INFORMES FINANCIEROS Siempre A veces Nunca f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. . GRÁFICO # 17 INFORMES FINANCIEROS 100% Siempre A veces Nunca 0% 0% 1 Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ. Rosario Meza. Stella Maris Elaboración: Hna.

esto asegura la confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectúan en las operaciones contables. .133 Todo el personal del departamento contable-financiero afirma en el 100% que sí realizan los informes del movimiento contable de manera mensual. los que son presentados a la Ecónoma Regional para su respectiva revisión y aprobación.

Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza. GRÁFICO # 18 PAGOS AUTORIZADOS 100% Siempre 0% En ocasiones Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ. . Rosario Meza.134 CUADRO # 16 PAGOS AUTORIZADOS PAGOS AUTORIZADOS Siempre En ocasiones f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna.

siempre que se hace un pago es previamente autorizado por el Consejo Directivo.135 La respuesta del personal contable-financiero es afirmativa en un 100%. . si es más elevada la cantidad se espera la autorización del Consejo Regional.

puesto que al término del año lectivo el Consejo Regional realiza una auditoría para verificar las inversiones efectuadas. puesto que se deben llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos. El objetivo No 3: “Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. Para el cumplimiento del primer objetivo específico: Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la institución. De esta manera el objetivo No 2 fue cumplido. se preguntó: ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del Departamento Financiero?. como los roles de pago al personal. actividades contables que garantizan el buen manejo del movimiento económico de la Institución. en menor porcentaje. efectuar conciliación bancaria de manera mensual . Para el cumplimiento del segundo objetivo: Analizar las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable.136 4. Comprobación de objetivos. respondiendo el 66. arqueo de caja y para el 100% de empleados la presentación de informes a la Ecónoma Regional. apoyar . 14% expresaron que se aplica el Control Posterior.7 % del personal administrativo. quienes que la modalidad que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa “Stella Maris” es el Control Concurrente. las declaraciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas.10. que las responsabilidades son múltiples. se preguntó al confirmaron personal administrativo.

El objetivo también se ha logrado porque dentro de las estrategias. puesto que siempre se acatan las disposiciones reguladas por los principios contables. Destaca también el principio de eficiencia por el cuidadoso manejo de los recursos que han sido confiados a la Colectora: De igual manera se aplica el principio de eficacia. para el manejo acertado de las operaciones del Departamento de Colecturía. Al respecto se tiene que: el 42. asegurando transparencia. se ha podido detectar. Otra estrategia . que existe la provisión oportuna de los recursos económicos para atender las diferentes necesidades que requieren inversión.8% del personal administrativo sostuvo que. en el manejo de los fondos de la Institución. fue que la Institución Educativa no dispone del Manual de Control interno para el área contable. Uno de los principios que se aplica en el Área Contable es la responsabilidad en las funciones que competen a la Colectora.137 los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva”. trabajando siempre el Área Contable con la orientación del cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”. a lo que se suma el Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales al igual que las Leyes del Régimen Tributario Interno. Una dificultad que se encontró. obstaculizándose la asignación de funciones al personal que labora en el Departamento Financiero. los que posibilitan advertir errores e irregularidades de manera oportuna. el Departamento Contable se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

Provincia de Manabí o en la Capital de la República. Los datos recabados en la investigación resaltan la necesidad urgente de elaborar la propuesta de Elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable. que se hace constar en la presente Tesis. a través de seminarios o talleres desarrollado en la ciudad de Manta.138 implementada por la institución. es la capacitación al personal del Área Contable. de esta manera se da cumplimiento al objetivo general. .

CAPÍTULO V 5. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .

. que posibiliten transparentar las acciones contables.140 5 PRESENTACION DE PROPUESTA DE UN INTERNO EN EL ÁREA STELLA MARIS DE MANTA. la tecnología. MANUAL DE CONTROL CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA 5. organizaciones y empresas incorporen en su accionar nuevos enfoques y procedimientos financieros. la rendición de Cuentas y que sirva como un mecanismo formador de la ciudadanía y de las futuras generaciones. presenta a las autoridades educativas. son guías para el cumplimiento de las tareas que debe realizar cada empleado. como parte de la modernización administrativa. la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. descripciones y perfiles del puesto. y con la finalidad de economizar tiempo.1 Presentación. conlleva que en los momentos actuales las instituciones. El desarrollo vertiginoso de la ciencia. la comunicación y la evolución constante en la manera de direccionar los procesos administrativos. eficacia y calidad de los servicios que brinda la institución. en el desempeño de los puestos de trabajo. Las funciones señaladas en el Manual. que ha sido elaborado con el propósito de orientar en el cumplimiento de las funciones. Bajo estas consideraciones. un Manual de Control Interno en el Área Contable. tendientes al logro de los objetivos. actividades y recursos que se reflejarán ineludiblemente en la eficiencia.

1. medición. • Efectuar estimaciones de provisiones depreciaciones. se rige por las Normas de Contabilidad del Ecuador y por la Ley de Educación y su Reglamento.2. El área de contabilidad. rendición. 5. Elaboración. Rectora o entes de Control y terceros. se rige por los procedimientos siguientes: • Identificación.2. registro y ajustes de la Información contable. y comunicación de los estados financieros. clasificación. 5.2 Normatividad contable. 5. El área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. amortizaciones de la información contable.141 proyectándose de esta manera una imagen positiva del área contable y de la Institución. reclasificaciones y cierre contable.2. Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. presentación de Estados Financieros a la Superiora de la Congregación. • • Ajuste. • Análisis e interpretación de indicadores. . Base Legal.

.3 Fines. • Cumplir con las actividades y tareas propuestas. procesos y procedimientos.2. objeto del desarrollo institucional. 5.142 5. que faciliten al cumplimiento de objetivos. • Proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones contables de la Institución. • Dar cumplimiento al manual de funciones. • Registrar las operaciones y/o transacciones financieras. • Cumplir con la presentación de los informes contables a los diferentes entes de control (fechas y plazos).2. recomendar y apoyar el proceso para la toma de decisiones. como a la normatividad vigente. las metas institucionales y el desarrollo social comunitario. • Implementar el Manual de Control Interno en el Área Contable para optimizar procedimientos financieros y transparentar acciones contables.4  Objetivos. • Generar y comunicar información útil para la toma de decisiones en la institución educativa. procesos y procedimientos y control interno del área contable de la institución. manteniendo el Área Contable actualizada. • • Asistir. Hacer seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes al manual de funciones.

143 • Detectar los riesgos que afecten el buen funcionamiento del Área como de la Institución. . • Facilitar y agilizar las relaciones interpersonales en el trabajo mejorando la comunicación y el clima organizacional.

144 GRÁFICO # 19 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL. CONSEJO GUBERNATIVO DE LA CONGREGACIÓN DOCENTE .RELIGIOSAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES SUPERIORA COLECTORA RECTORA DIRECTORA JARDIN DIRECTORA ESCUELA VICE-RECTOR/A CONSEJO TÉCNICO CONSEJO DIRECTIVO COMISIONES DEPARTAMENTO CONTADORA JUNTAS INSPECCIÓN AUXILIAR COLECTURÍA ORIENTACIÓN PASTORAL ÁREA GUADA DE BIENES CURSO IMNOVACIÓN CURRICULAR DISCIPLINA CULTURA ESTETICA ASUNTOS SOCIALES JEFES DE ÁREA .

a) Requisitos para desempeñarse como Colectora: • Ser designada por la Superiora Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. requiere del siguiente personal: Una Colectora. es el área de la Unidad Educativa “Stella Maris”. • • • Ser profesional en la rama contable. 5. Tener experiencia en puestos similares. encargada de llevar la contabilidad de los estados financieros.2. . una Contadora. mínimo dos años. una auxiliar de contabilidad y dos Hermanas Guarda de bienes. Este Departamento.1 De la Colectora. Responder ante auditorías internas y externas. una destinada a la sección Primaria y otra a la sección Secundaria.145 5.5. para su eficaz desempeño.2.5 Estructura de las áreas de la Unidad Educativa Stella Maris El Departamento Contable. de cumplir con la declaración de los impuestos en base a los resultados que arroje la misma y de salvaguardar los bienes de la institución.

enviarlas al Consejo Regional para la ratificación Esto se hará de acuerdo al monto. los comprobantes de egresos e ingresos. La Colectora es la persona responsable del movimiento económico de la Institución conjuntamente con la Hermana Rectora y la Superiora local correspondiéndole realizar lo siguiente: • Elaborar el presupuesto anual en base a los ingresos y gastos previstos para el año lectivo y presentarlo a la Hermana rectora y a la Superioridad de la Congregación. . • Analizar documentación y autorizar al departamento contabilidad o al personal responsable la elaboración de los diferentes roles de pago. • Facilitar la información y documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control. • Ubicar y mantener custodiado la documentación que ya ha sido analizada por parte de los organismos de control correspondiente. en un lugar donde no interfiera con el archivo de la nueva información hasta cumplir los tiempos establecidos en el manejo de la misma. así como de los inventarios de la Unidad Educativa.146 b) Funciones. • Firmar los documentos contables: cheques. informes. • Participar en el Consejo Local para aprobar las inversiones que benefician a la Institución. en lo que el movimiento económico y contable requiere. inventarios. definitiva.

• Mantener actualizado un sistema de información que integre las operaciones financieras y patrimoniales. acorde a las prescripciones anteriormente anotadas. • Ser contadores . buscando siempre el servicio de la Institución. • Estar inscrito en el Registro Nacional de Contadores y obtener la licencia profesional que los autoriza para tal ejercicio operativo. . buscando siempre el servicio de la Institución. b) Funciones: • Practicar y propiciar el trabajo en equipo.2 De la Contadora a. organizar y controlar diariamente las actividades contables de la Institución Educativa.2.5.bachilleres en Ciencias de Comercio y Administración. • Practicar y propiciar el trabajo en equipo.147 5. • Poseer conocimientos básicos vinculados con su carrera y con aspecto técnico de cultura general. • Planificar. Requisitos para desempeñarse como Contador: Ser contador público con título otorgado por una Universidad o Instituto Superior ecuatoriano o extranjero y lo hayan refrendado o revalidado según las leyes ecuatorianas o convenios internacionales vigentes.

informes mensuales. • Elaborar los balances financieros.3 De la Auxiliar Contable a) Requisitos para desempeñarse como auxiliar contable: • Ser bachiller contable o estudiante en alguna especialidad referente a la contabilidad. estado de situación inicial y final y presentarlos a la Ecónoma Regional. Realizar labores administrativas a fines a su cargo. archivos. Coordinar periódicamente la elaboración de pagos. Rectora.5. malversación o dolo.148 • Mantener y custodiar los archivos de cada una de las transacciones realizadas durante el ejercicio económico. 5. para su correspondiente aprobación. previa autorización de la Hna.2. caja chica. • Realizar diariamente los comprobantes de pago con sus retenciones y cheques pertinentes. Así se evitará fraudes. como en su correspondientes auxiliares: caja general. que garanticen la transparencia en el manejo contable. caja banco. • • • Certificar balances con su firma previa verificación de la contabilidad. analíticos. • Capacidad para interactuar con otras personas. . • Registrar las operaciones diarias en los respectivos libros.

registrando el monto con sus respectivos comprobantes. • Elaborar los roles de pago. • Llevar con diligencia el libro de caja chica.2. su numeración y documentar el procedimiento con la contadora. a) Requisitos para desempeñarse como Guarda de bienes. Emitir al final de cada mes un resumen donde se refleje la numeración de comprobantes generados. • Verificar la documentación soporte en cada uno de los comprobantes de pagos. Certificados de honorabilidad y honradez. utilizando el formato definido por la entidad. .4 De la Guarda de bienes.149 b) Funciones • Atender oportunamente las consultas requeridas por los diferentes usuarios de la institución. • • Organizar diariamente de manera secuencial los comprobantes de pagos. reglamento de la institución. • Ubicar inmediatamente los comprobantes y documentos según la fecha y la numeración correspondiente.5. 5. de acuerdo a las disposiciones legales. en alguna especialidad referente a la • • Capacidad para interactuar con otras personas. • Ser bachiller contable o estudiante contabilidad.

ingresa. tanto general como por secciones. .150 b) Funciones. • Colabora al final del ejercicio económico en la elaboración del plan de adquisiciones de acuerdo a la existencia de los diferentes bienes. • Diariamente verifica. • Realiza constataciones periódicas de los bienes entregados a las distintas dependencias de la Institución. • Realiza informes periódicos como transferencias de información hacia el departamento de contabilidad. • Elabora mensualmente inventarios con la codificación respectiva de los bienes. emitiendo el correspondiente comprobante. legaliza y entrega materiales requeridos por las dependencias de la Unidad Educativa.

. ingresa. Elaboración: Hna.151 GRÁFICO # 20 FLUJOGRAMA FUNCIONES GUARDA DE BIENES FUNCIONES GUARDA DE BIENES Diariamente Verifica. Transfiere información al departamento de Colecturía Final del año Participa en la elaboración del Plan de adquisiciones Fuente: Entrevista a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. legaliza y entrega materiales Mensualmente Elabora inventarios Periódicamente Constata bienes entregados. Rosario Meza.

3 Principios del Control Interno en el Departamento del Área Contable Se recomienda guardar los siguientes principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable. • • • • • • • • • • • • • Responsabilidad Delimitada (Gráfico # 21) Separación de Funciones de Carácter Incompatible Gráfico # 22) Separación de Transacciones Completas (Gráfico # 23) Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados (Gráfico # 24) Pruebas Continuas de Exactitud (Gráfico # 25) Rotación de Deberes (Gráfico # 26) Instrucciones por Escrito (Gráfico # 27) Control y Uso de Formularios Prenumerados (Gráfico # 28) Evitar el Uso de Dinero en Efectivo (Gráfico # 29) Contabilidad por Partida Doble (Gráfico # 30) Depósitos Intactos e Inmediatos (Gráfico # 31) Uso Mínimo de Cuentas Bancarias (Gráfico # 32) Uso de Equipos Mecánicos (Gráfico # 33) .152 5.

153 GRÁFICO # 21 RESPONSABILIDAD DELIMITADA La responsabilidad en: € € € Funciones Deberes Atribuciones Personal que laboran en el área contable CLARAMENTE DEFINIDA Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Los cargos. . Estrella Alexei. deberes y atributos que se asignan a cada empleado deben constar por escrito. todos los departamentos tiene funciones establecidas de manera específica para ser cumplida por cada uno de las personas que trabajan en el Departamento Contable.

. porque pueden conducir a fraudes o errores porque son incompatibles. ocasionando FRAUDES ERRORES Uso de equipo mecánico con dispositivos de control Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza La separación se funciones se refiere claramente que un empleado debe evitar hacer dos funciones al mismo tiempo. ocasionando fraudes y errores.154 GRÁFICO # 22 SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE Evitar que un: Personal del Área Contable) Realice una función de trabajo a la vez que otro Separación de Funciones de Carácter incompatible • Evitar que un empleado realice una función de trabajo a la vez que otro. Estrella Alexei. por ejemplo: quien recauda fondos no deben hacer depósitos y llevar el libros de bancos.

contabilizar y pagar las adquisiciones. . Estrella Alexei. comprar. por ejemplo: cotizar.155 GRÁFICO # 23 SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS Evitar que un: Empleado Gráfico 22 Realice un ciclo completo de operaciones COTIZAR COMPRAR CONTABILIZAR PAGO DE ADQUISICIONES Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza No conviene que una persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones.

Estrella Alexei. EFICIENCIA PARA REALIZAR LAS OPERACIONES Tomado: Seminario – taller. .156 GRÁFICO # 24 SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS HÁBILES Y CAPACITADOS Cada puesto de trabajo disponga: • Alarmas Personal idóneo Claves € Que se relacione con la especialidad • Llaves registradoras requerida Control cinta auditora €• Ético en de sus funciones € • Evitando fraudes y robos. La ley de servicio civil y carreras administrativas. o entidad hay que seleccionar el personal. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza En una empresa. institución. por ejemplo: la institución por privilegio contrata como contador general a una persona que estudia arquitectura. el código de trabajo y otras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de control interno.

.157 GRÁFICO # 25 PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD Las funciones financieras que debe realizar un empleado en el Área contable: € € € Aritmética Contable Administrativamente El objetivo es que los procesos dentro de una El objetivo es que los empresa sean procesos dentro de una eficientes empresa sean eficientes Tomado: Seminario – taller. por ejemplo la persona encargada que lleva el inventario en una bodega debe coincidir con los Kardex que paralelamente debe llevar el Departamento de Contabilidad. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Las funciones financiera que realiza una persona deben ser revisadas. Estrella Alexei. contable y administrativamente por otra.

€ Es conveniente que el personal rote cuando la empresa lo requiera. . ya que pueden considerar como despido intempestivo a una rotación inadecuada de funciones. En estos casos hay que cuidarse con las disposiciones del código de trabajo. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Es conveniente que cada empleado tome normalmente sus vacaciones y sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente.     Tomado: Seminario – taller.158 GRÁFICO # 26   ROTACIÓN DE DEBERES       € Es conveniente que cada servidor conozca las funciones de la empresa. Estrella Alexei.

159 GRÁFICO # 27 INSTRUCCIONES POR ESCRITO € Es conveniente dar disposiciones por escrito pues las verbales se corre el riesgo de confundir al Gráfico 22 personal Lo mas recomendables es utilizar: MEMORANDUM OFICIOS Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei. para evitar estos problemas que se den instrucciones por escrito y detalladas en memos u oficios con la finalidad que entiendan las disposiciones . (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal y que se equivoquen en sus labores.

Esta medida numerados facilita el control de los documentos por la secuencia numérica y permite un archivo lógico de los papeles.160 GRÁFICO # 28   CONTROL Y USO DE FORMULARIOS   PRENUMERADOS   € Son los formularios que respaldan las transacciones financieras (numeradas) como: „ Facturas „ Retenciones „ Comprobantes de ingreso „ Comprobantes de egreso € Los documentos pre numerados facilitan el control de los documentos y el archivo lógico de papeles.              .   Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza     Los formularios que respaldan transacciones financieras deben ser al momento de su impresión en la imprenta. Estrella Alexei. Cuando se anula un comprobante debe archivarse el juego completo de los formularios.

Los cheques deben en lo posible girarse utilizando máquina de seguridad y cruzarse para que se cobren por cuenta corriente o cuenta de ahorro. Estrella Alexei. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Excepto el pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atienden por caja chica todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad. se exceptúa de esta modalidad el pago de remuneraciones que debe hacerse en efectivo al personal amparado por el código de trabajo. . Ejemplo: Útiles de oficina Gráfico 22 Tomado: Seminario – taller.161 GRÁFICO # 29 EVITAR EL USO DE DINERO EN EFECTIVO Todo desembolso debe hacerse con cheque € Los cheques en lo posible deben girarse utilizando máquinas de seguridad y cruzarse. € Se exceptúa: El pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atiende por caja chica.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Este principio es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada.162 GRÁFICO # 30      PARTIDA DOBLE CONTABILIDAD POR     Esta práctica es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada. .00 HABER $500. Estrella Alexei. DEBE $500.00   Caja Servicio de Mantenimiento Tomado: Seminario – taller.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco tal como fueron recibidas al siguiente día de su recaudación. . medida que facilita el control de las operaciones y el cruce de información.163 GRÁFICO # 31 DEPÓSITOS INTACTOS E INMEDIATOS Toda recaudación debe: DEPOSITARSE EN EL BANCO Gráfico 22 TAL COMO FUE RECIBIDA AYUDE CONTROL DE OPERACIONES CRUCE DE INFORMACIÓN Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei.

Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque dificulta el control financiero y crea confusión en el personal que labora en el Área Contable. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Se ve conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos empleados puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones. . Estrella Alexei.164 GRÁFICO # 32   USO MINIMO DE CUENTAS BANCARIAS     Es conveniente tener una sola cuenta corriente ENTORPECER EL CONTROL FINANCIERO EVITANDO ASI CONFUSIÓN EN LOS EMPLEADOS Tomado: Seminario – taller.

llaves de registradoras.165 GRÁFICO # 33   USO DE EQUIPO MECÁNICO CON DISPOSITIVOS   DE CONTROL   Es importante el uso de dispositivos de control : € Alarmas € Claves € Llaves registradoras EVITANDO € Control de cinta auditora FRAUDES O ROBOS Tomado: Seminario – taller. siendo importante el uso de dispositivos de control como alarmas. para evitar fraudes y robos.. claves. . Estrella Alexei. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Con el avance tecnológico se ha automatizado la gestión financiera de las entidades. etc.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .CAPÍTULO VI 6.

• Las adquisiciones de compras están sujetas a la decisión del Consejo Local y del Consejo Regional según el monto. advertir errores de manera oportuna. estado de situación financiera. • La estructura financiera y contable actual está regida por las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. ha implementado la modalidad de Control Interno Concurrente. observándose que si se preparan los presupuestos anuales. la conciliación bancaria mensual. • La Dirección de la Unidad Educativa “Stella Maris” con la finalidad de asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables.1 Conclusiones. los saldos de caja.167 6. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando. asegurando honestidad e integridad. con las que se obtienen fiabilidad de la información financiera y operativa. . permitiendo a la institución alcanzar buen grado de eficacia y eficiencia en sus operaciones. los balances de comprobación. y el cumplimiento de los objetivos institucionales. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6. permitiendo proteger los recursos de la Institución.

Cuando se trata de actividades misionales en algunos casos los recursos provienen de padres y madres de familia.168 • Uno de los principios que rige la administración financiera es la transparencia. ya que siempre ha existido un manejo acertado de los fondos de la Institución. ya que solo se concreta en lo relacionado al acatamiento de las disposiciones emanadas por el organismo directivo del Plantel y en el inicio del año lectivo. asegurando un alto grado de responsabilidad. . la coordinación no es una fortaleza. • Los Directivos de la Institución con el Sistema presentado estarán atentos para proveer los recursos económicos que servirán para el desarrollo del proceso educativo integral. • La Institución ha logrado en buena medida eficiencia. • Otra estrategia a cumplirse es la capacitación al personal que actualmente labora en el Departamento de Colecturía. las decisiones han sido reguladas por los principios contables generalmente aceptados. enviándoles a talleres. pensando siempre en el servicio a la comunidad educativa. porque todas las actividades realizadas han sido dirigidas al cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”. eficacia. • Entre las estrategias que se aplican en la Institución. porque se ha obtenido productividad de los recursos que han sido confiados al Departamento.

con su aplicación se pretende fortalecer el movimiento económico del Departamento de Contabilidad. que consta en la propuesta. la variable dependiente de la hipótesis planteada.169 seminarios y cursos relacionados con el aspecto contable lo que les confiere actualización y seguridad en el trabajo diario. • En el Departamento de Colecturía se maneja el sistema contable Diskcover System lo que facilita las transacciones y operaciones diarias. manejo de caja chica. • Al realizar el análisis del estado financiero de la Institución se observó. aunque no se dispone de un equipo informático moderno. auxiliar de contabilidad. la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. . • Existe recargo de trabajo en la colectora ya que asume responsabilidades de contadora. requiriéndose urgentemente el incremento del personal que permita descongestionar el trabajo de la Colectora. • Por tratarse de una investigación Aplicada. por lo cual. se alcanzará cuando entre en vigencia la implementación del Manual de Control Interno. que en todos los procesos contables existe transparencia. a pesar de no disponer del Manual de procedimiento de Control Interno para esta área.

. • Agilizar las decisiones para la aprobación oportuna de las compras por montos mayores de parte del Consejo Regional. para su correspondiente aprobación y vigencia. lo que beneficiará el fortalecimiento de los objetivos institucionales.2 Recomendaciones. • Incrementar el servicio a la comunidad educativa. • Continuar aplicando las leyes de la administración financiera y los principios contables. revisen el Manual de Procedimientos del Control Interno en el Área Contable que se plantea en la presente Tesis. y el logro de las metas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. • Que el Consejo Directivo de la Institución y el Consejo Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. y a la implantación de otras nuevas para actualizar oportunamente los procesos contables y el manual de funciones. maximizando la productividad de los diversos recursos que custodia el Área Contable. • Estar atentos a las modificaciones que puedan existir en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes. que aseguren siempre que el personal que labora en la Colecturía realiza sus acciones financieras con transparencia y responsabilidad.170 6.

171 • Fortalecer la estrategia de coordinación entre los Directivos y el Departamento de Colecturía. . para asegurar durante todo el año lectivo. al personal que se designe para que facilite el conocimiento de las responsabilidades que les compete a cada uno de ellos y se alcance transparencia. dotado de todos los programas actuales. que facilite el trabajo en el Área Contable • Socializar las funciones estipuladas en el manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable. • Extender los procesos de capacitación permanente a todo el personal de colecturía sobre el cumplimiento de determinados procesos. • Proveer al Departamento de Colecturía de un equipo informático moderno. una participación activa del personal de esta dependencia en las decisiones relacionadas con los procesos contables que se instauren en la Institución Educativa. de manera que los procesos estén respaldados en la tecnología. • Se requiere continuar la provisión oportuna de los recursos para atender de una manera ágil y oportuna a los usuarios y acrecentar el servicio a la Comunidad Educativa. requisitos legales y formalidades que son necesarios e indispensables para la oportuna atención en el Departamento Contable.

. lo que permitirá agilizar los procesos contables. contadora. para desempeñarse como colectora. auxiliar de contabilidad y guarda almacén.172 • Incrementar el personal profesional en el Departamento de colecturía.

BIBLIOGRAFÍA .

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. P. Décima cuarta edición. Décima Edición. (2009). Santa Fe de Bogotá. Zapata Sánchez P. Vásconez Arroyo. Vaca Armas. V. Impreso en Colombia. Ecuador. Editora Lily Solano. Quito. Colombia. Unidad Educativa Stella Maris. (2005).176 • • • • • • • Sarmiento. Ecuador. Principios de Auditoría. K. Reglamento Interno. (2002). Sexta Edición Contabilidad General. Ed. México. (2008). Impreso en Colombia. Santa FE de Bogotá. R. J. Contabilidad General para el Siglo XXI. Contabilidad General. Desarrollo del Profesional Contable actualizado. Whittington. Introducción a la Contabilidad. Tercera Edición. Colombia. Ecuador. Manta. P. Editora Lily Solano. Voluntad. (2008). (2008). Quito. Zapata Sánchez. Ecuador. y Zapata Sánchez M. (2004). Quito.

ANEXOS .

ANEXO I .

179 .

ANEXO II .

Aspectos Generales del departamento del área contable.181 ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE REGENTA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS. se rige por: • • • Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad. y servirá para la tesis de licenciatura que se está realizando. que tiene por objeto conocer su opinión respecto al funcionamiento y procedimientos que se aplican en el departamento del área contable de la institución. 3. 2. Rectora: sírvase contestar la siguiente encuesta. Su criterio es importante. Hna. NEC Reglamento y modelo contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. En lo concerniente a la planificación y control interno. Referente a la colecturía/ tesorería Instrucción: marque una x en sus respuestas. ¿El área financiera y contable utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones? • • Si No 3 ¿Existe un organigrama funcional en el área contable –financiero? • Si • No . 1. La estructura financiera y contable actual de la Unidad Educativa Stella Maris. 2. 1.

182 4. ¿El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas actuales de contabilidad ecuatoriana? • • • Si No A veces . ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para realizar las actividades contables? • • Si No 5 ¿De qué manera participa Ud. en el control de los ingresos y egresos económicos? • • • Previo Concurrente Posterior 7. ¿Se preparan presupuestos anuales? • • Si No 8. en el control interno del departamento contable? • • Presidiendo la comisión de control interno Revisando el informe elaborado por la comisión del control Interno 6 ¿Qué modalidad de control interno se ha estado implementando en la institución educativa.

183 9. ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del departamento financiero? • • • • Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones e impuestos Hacer balances Todos ellos 10. ¿Se elaboran informes financieros mensualmente? • • • Siempre A veces Nunca . La conciliación bancaria se verifica: • • • Mensual Con otra periodicidad Anual 11. Los arqueos de caja se realizan: • • • • Diariamente Semanal Mensual Anual 12.

184 13. Los pagos efectuados son previamente autorizados: • • Siempre En ocasiones Encuestadora .

ANEXO III .

• Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. hacia el logro de sus objetivos 2. hacia el logro de sus objetivos. ¿Qué normas de contabilidad que rigen el departamento contable? • Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC. ¿Qué estrategias se aplican en la Unidad Educativa Stella Maris para un eficiente manejo contable? • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. desde el 2012 serán las NIIF. . 1. • Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado.186 ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL QUE LABORA EN EL DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS. • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos. misionales y de evaluación.

Amenazas y Oportunidades que se presentan en el funcionamiento de la Colecturía? • Fortalezas: Manejo cuidados de los libros de contabilidad Cumplimiento a cabalidad de de lo prescrito por el Establecimiento Educativo. • Oportunidades Participación en Seminarios de actualización contables. • Debilidades No se dispone de un plan de organización Escaso personal en el Departamento Contable En Colecturía no existe un manual de Control interno • Amenazas Desvinculación de sistemas actuales de Control Interno Riesgo de tener desviaciones en las operaciones de un sistema financiero. Leyes Laborales.187 3¿Cuáles son las principales Fortalezas. Consultas en libros de control interno. Debilidades. . Buenas relaciones entre el personal del Departamento contables y las autoridades. Permanentes cambios del mundo globalizado. Impuesto a la Renta.

ANEXO IV .

01.02.04 1. 1.02 1.02 Banco Internacional Cta.1.01 1.02 1.03 1.1.189 PLAN DE CUENTAS CÓDIGO 1 1.001 Banco del Pichincha Cta.01.02.01.01.01 1.02. 1.02.01 1.05.03 1.02 1.01 CUENTAS ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo Caja General Caja Chica Caja Cheque Caja Facturación Banco Banco del Pichincha Cta.02 1.05 1.1.04.1 1. 1.05.01.01.03 INVERSIONES CUENTAS A RECIBIR Deudas anteriores de alumnas internas Cheques protestados PRÉSTAMOS PERSONAL DEL PLANTEL Préstamos personal docente Préstamos personal administrativo Préstamos personal de servicio .01 1.001 Banco internacional Cta.01.05.02.1. 1.04 1.04.1.

05.06.02 1.2.01.03 1.02 1.190 1.05.2.2.2.02.06 1.05.06.03 1.01 1.06 1.03 1.2.01.04 1.2 1.06.2.2.2.06.2.01.2.01 1.02 1.01 1.02.02 1.03.04.2.01 1.2.01 1.2.06.02 1.04.01 CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar a internas Cuentas por cobrar clientes Anticipos a tercero Préstamos a terceros INVENTARIO Inventario de mercadería Uniforme ACTIVO NO CORRIENTE MUEBLES Utensillios Enseres Depreciación muebles y enseres EQUIPAMIENTO DE OFICINA Equipos de oficina Depreciación Equipos de Oficina EQUIPAMIENTO DE INFORMÁTICA Equipos de Computación Depreciaciones Equipo de Computación LABORATORIO DE TALLER Laboratorio y talleres Depreciación laboratorio y talleres EQUIPAMIENTO MEDICO Equipo Médico y Enseres .01 1.05 1.04 1.05.02 1.01 1.06.2.05.2.05.02 1.03.

Teléfono Retención. Fuente Repuestos y Herramientas Retención.02 2.1.01.12 2.05.2.2.2.06 2.06.09 2.06 1.2.1.2.11 2.1.1.03 2.01 2.1. Fuente Honorarios Retención Fuente Suministros y Materiales Retención. Fuente Suministros Retención.08 2.2.02 2 2.02 1.2.06.2.04 2.2. Fuente relación dependencia Retención.01 2.1 2.191 1. Fuente Agua.01 2.01.2.2.01 1.05 2.1.2.10 2.14 Depreciación Equipo Médico ADECUACIONES-REMODELACIONES Adecuaciones Amortización Adecuaciones PASIVO PASIVO CORRIENTE SUELDOS POR PAGAR Sueldos personal docentes por pagar Sueldos personal administrativo por pagar Sueldos personal de servicio por pagar CUENTAS POR PAGAR IVA por pagar Retenciones fuente IVA Retención.1.1 2. Fuente deporte entrenadores Retención. Luz. Fuente IVA 30% compras .2.2.07 2.02 2.2 2.2.2.2. Fuente notarios registradores Retención Fuentes promoción y publicidad Retención Fuente otros servicios Retención.

3.3.1.04 2.17 2.03 2.4 2.1 3. Fuente IVA 30% construcción.02 2.01 3.18 2. PROVISIONES SOCIALES A PAGAR Aporte por pagar Prestamos por pagar al IESS Fondos de reserva por pagar PROVISIONES Provisiones décimo tercero Provisiones décimo cuarto Provisiones vacaciones Provisión sueldos vacacional Provisión IESS vacaciones Provisión jubilación PROVISION MANTENIMIENTO ADECUACION Provisión mantenimiento extraordinario Provisión adecuaciones y reparaciones CONTRIBUCIÓN Cuotas por pagar a la región PATRIMONIO CAPITAL Capital Social RESULTADOS .4.192 2.2.05 2.1.1.4.5.1.4.4.4.2.01 2. Fuente IVA 100% profesionales Retención.3.5.2.01 2.1.1.5 2.2 Retención. Fuente IVA 100% liq.1.3 2.4. Fuente IVA 70% servicios Retención.2.6.6 2. servicio Retención.06 2.02 2.02 3 3.16 2.01 2.15 2.02 2.03 2.

04 4.7 Superávit acumulados Déficit acumulados Resultado del ejercicio CUENTAS DE INGRESOS PENSIONES Pensión (internados ) PENSIONES EDUCATIVAS Matrícula PENSIÓN Pensiones primarias Pensiones segundarias Pensiones Instituto Pensiones ejercicios anteriores Pensiones incobrables ejercicio anterior DERECHOS Derechos de grado Derechos de exámenes Curso de inglés DONACIONES RECIBIDAS Contribuciones padres de familia VENTAS PEQUEÑAS Ingresos por ventas de material didáctico Costos ventas pequeñas BAR .5 4.3.6.01 4.01 4.3.2.3 4.2.193 3.1.4.01 4.6 4.01 4.01 4.3.4.03 4 4.5.02 4.4.4 4.03 4.2.02 3.2 4.6.01 3.01 4.2 4.2.3.02 4.1 4.3.03 4.05 4.

1.02 5.07 Ingresos bar.9 4.2 5.3 5.3.2.03 5.1 5.7.05 5.1.02 5 5.04 5.02 4. Costos bar.2.1.1.1.01 5.02 5.1.7.01 4.2.04 5.05 5.1.3.9. VENTAS AL CONTADO Ventas al contado Costo ventas al contado EGRESOS EGRESOS ORDINARIO CARGA PERSONAL Salario nominal Subsidio de antigüedad Subsidio de responsabilidad Adicionales Otros gastos de personal CARGAS SOCIALES Décimo tercer sueldo Décimo cuarto sueldo Aporte patronal Fondos de reserva Jubilación patronal Liquidación Vacaciones 5.03 5.1.9.194 4.2.1.2.2.01 5.2.06 5.02 SERVICIOS BASICOS Agua Energía eléctrica .1.06 5.01 4.1 5.1.

02 5.6.4.5.8 5.7.7.01 5.3.03 5.5.3.01 5.1.4.1 5.01 5.1.7.01 5.05 5.6.4.4.5.02 5.7 5.195 5.03 Gas Teléfono – celular Enlace de Internet UTENSILLIOS Y MATERIALES PEQUEÑOS Material didáctico Material deportivo Utensilios y herramientas Insumos y mantenimiento de laboratorio PAPELERÍA Y LIBROS Útiles y suministro de oficina Suministro de computación Publicaciones e impresiones Libros y material audiovisual GASTOS DE ALIMENTACIÓN Y CULTO Gasto de alimentación Gasto de culto OTRAS CARGAS EXTERNAS MANTENIMIENTO GENERAL Mantenimiento y desarrollo de sistema Mantenimiento de copiadora MANTENIMIENTO MOBILIARIO Mantenimiento otros activos fijos Reparaciones varias Amueblamiento .8.02 5.04 5.5.5 5.6 5.04 5.8.04 5.03 5.02 5.02 5.01 5.8.03 5.3.4 5.

11.01 5.11 5.12 5.01 MATERIAL DE ASEO Y LIMPIEZA Aseo y limpieza REPARACIONES Mantenimiento y reparaciones edifico ARRIENDO Arrendamiento JARDÍN Mantenimiento áreas verdes Alimentación y cuidado animales SEGUROS Seguros personales Seguros de bienes VIGILANCIA Guardián y vigilancia Mantenimiento de extintores Mantenimiento de ascensores Mantenimiento de equipo de computación OTROS SERVICIOS EXTERNO Y HONORARIOS Cursos y estudio Gastos legales Asesoría Honorarios capacitación SUSCRIPCIONES Suscripciones.13.16.02 5.revistas-libros .196 5.01 5.04 5.15.9 5.12.17.9.17 5.01 5.03 5.12.15.10.03 5.14 5.02 5.14.01 5.15.01 5.13 5.13.02 5.16.16.02 5.01 5.16 5.01 5.16.01 5.10 5.

22 5.18.1.01 5.1 5.01 5. 5.22.02 5.22.197 5.20.26.26.20.01 5.1.1 5.25.01 5.03 REHABILITACIÓN Y REPOSO Medicinas y departamento médico CORREO Y GASTOS BANCARIOS Correo Gastos Bancarios CUOTAS Y CONTRIBUCIONES Cuotas y contribuciones OTROS GASTOS Copias Internas Paseos y Funciones Sociales Internas Medicinas Internas Otros Gastos Internas MOVILIZACIÓN Mantenimiento vehículos Mantenimiento de vehículos TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN Movilización VIAJES Gastos de viajes y viáticos OTROS IMPUESTOS Impuestos Impuestos fiscales Impuesto Municipales Multas e Intereses .01 5.21 5.01 5.04 5.23 5.03 5.25 5.23.24.20 5.01 5.26 5.22.02 5.01 5.24 5.26.1.23.02 5.26.1.22.18.21.

01 5.02 5.1.1.30.27 5.01 5.03 TASAS Tasas y patentes Especie valoradas SOLIDARIDAD Donaciones Participación en Acciones Solidarias Agasajos y Refrigerios Atenciones dependientes Uniformes Profesores GASTOS EXCEPCIONALES Adecuaciones y mantenimiento extraordinario Gastos de Graduación y celebraciones MISIONES Y PASTORAL Gasto de pastoral y misioneros PARTICIPACIÓN Contribuciones regional Uso de instalaciones Uso de equipos .02 5.31.27.27.33 5.31 5.33.32.32 5.01 5.33.28.02 5.28.03 5.1.1 5.02 5.31.01 5.28 5.33.1.30.01 5.01 5.198 5.30.

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