UTE UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Tesis de grado para la obtención del título de: Licenciatura en Contabilidad y Auditoria

TÍTULO DEL TEMA DE TESIS DE GRADO

“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES”

Autora: Rosario Narcisa Meza Cedeño

Director: Econ. Freddy Soledispa

Manta, Ecuador Marzo del 2009

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DECLARACIÓN

“Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora” ROSARIO MEZA CEDEÑO .

_____________________________ Hna Rosario Meza Cedeño

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AGRADECIMIENTO

Elevo mi gratitud sincera a Dios, fuente de Luz y Sabiduría, a la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, en especial a nuestras Madres Francisca Bernardita Superiora General, Bernardita Esperanza Superiora Regional, María Clotilde mi querida Maestra y María Elisabeth Superiora de las Hermanas Oblatas de la Comunidad de Manta, que me han brindado esta oportunidad de perfeccionarme para servir mejor en el apostolado educativo.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial que me abrió sus puertas para ofrecerme la Ciencias Contables, a nuestros estimados Catedráticos tutores que a lo largo de mi carrera universitaria me hicieron partícipe de su saber y

experiencia. El Economista Freddy Soledispa, tutor del trabajo de Tesis, que me dedicó su valioso tiempo, apoyo y fortaleza para orientarme en la tarea investigativa; a las personas que de una u otra forma me ayudaron a cumplir con la meta propuesta.

Hna. Rosario Meza Cedeño

quienes me ofrecieron todo su apoyo y estímulo para alcanzar esta meta. A mi querida mamá por su compañía silenciosa en la oración y el sacrifico amoroso ofrecidos a Dios para que alcance el fin propuesto.v DEDICATORIA El presente trabajo de investigación dedico a mis Superioras de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. Hna Rosario Meza Cedeño .

Variables....vi TABLA DE CONTENIDO INTRODUCIÓN............5 1..........................3 1..................................................................4 1........................... Hipótesis......................... 5 1...................1 1.........................................................................2 1............................................................................... 1 CAPÍTULO I 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN.... 5 5 7 7 8 9 11 23 24 24 25 28 .................................................................... Sistematización del Problema............ Objetivos de la Investigación...... Metodología de la Investigación................... Formulación del Problema.............................8 1...............................................................................................7 1............ Marco Referencial.................................... Planteamiento del Problema..........................................10 1......................................6 1.... Tratamiento y análisis de los datos.....12 Enunciado del Tema. Diseño de la investigación............................. Justificación del Tema...........................................................................................................11 1....9 1............................................................................

.................... De la sección administrativa.........4...3.4...................2 2............2. Propósito fundamental................................ Servicios generales... De los objetivos específicos del Reglamento Interno......... Misión institucional..... Del domicilio y su funcionamiento........................................... 31 33 33 33 34 37 37 38 38 38 39 40 41 42 45 46 49 50 50 ............ Organización funcional de la Directora o Rectora............................... Marco Legal.................5 2...........................3 2......................................................... De la Subdirectora o Vicerrectora......3 2.........2 2.................................................3....... Autoridades y organismos.......................... Análisis de la estructura del Organigrama...................4 2............1 2........1 2........4....................................................6 2..............vii CAPÍTULO II 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 31 2...............2 2.........3.................5 2..2...................1 2............. Los objetivos institucionales.........5............4....4................................. Estructura Orgánica de la Unidad Educativa Stella Maris................4 2................................1 2...2....................................4....................6 2................................3..............................2 2.................................3 2........................................... Ventajas del Organigrama...........7 Generalidades......................................................3. Organización y Funciones del personal................. De la Colecturía. Objetivo del Organigrama............................................. De la Secretaría............................1 2........................................

............1................... Control Concurrente.......2................1...........................5.................... Principios rectores del Control Interno.................... De arriba hacia abajo...............................1.......................4 3.. Autocontrol................. 53 54 58 59 60 60 61 3...............8 2.......................2 3. Fundamentos del Control interno............ Definición del Control Interno.......1 3...... Alcance..............................1 3..........................................1................................................................................................................................................................3 Modalidades de la función de Control............9 Visión.1..........3...................................1 3.............1............................1.1 3.................................viii 2..........................................2 3.........................................3.....................3 3......2 3......... Segregación de funciones..............................................5.......2 3..........................3 3.............2.....1 Generalidades del Control Interno..3 3................ 61 63 63 64 64 66 66 67 67 3................................................................. Control Posterior............................................. Control Previo..................... Objetivos Generales del Control Interno...................................... ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO............. 50 51 CAPÍTULO III 3....2. Objetivos del Control Interno.........3......................................................................................................2 Objetivos Generales del Control Interno aplicables al ciclo de transacción.................................... .... Objetivos Generales del Control Interno aplicables a los sistemas................ 53 3.. Objetivos Básicos del Control interno..............................5 3............

......................2 3...............................6............3. 85 3...................... Implementación.......4 3..................................................................5............. Control de actividades de gestión....3.7 Componentes de la estructura de Control Interno............................ Diseño...........................................ix 3............................. El Ambiente de control...5 3.......... Supervisión.. Evaluación de riesgos................6 3.............................................3..............5.....7 Análisis de la importancia de la aplicación del Control .................. Actividades de control...........6..... Evaluación/ Valoración.............6..........................6 3....................................... Mejoramiento......3 3...........................5...........................................5.......................................................................... Confiabilidad. 68 68 69 69 69 71 72 72 73 75 75 76 77 78 81 82 83 83 84 84 3................1 3..................................................................4 3.............. Auditoría................ Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control ........................6.........................5...............................5 3...............5 3....................6 3..........................................................6...............................3 3......4 3................................................. Elementos de un buen Sistema de Control Interno........2 3.......................... Eficacia..................... Supervisión........................................................1 3...................................................................... Roles y procesos................4 3................................. Documentación. Elementos del procedimiento de control que ayudan a la Prevención del fraude............6......................6 3.......5 3..............4.................5...........................................................................1 Costo menor que beneficio....................6................................................................................................3.............7 3............ Información y comunicación.

.................1........................... NIC y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC..................................5 4..........................2 4......... Funciones y procedimientos...................... ..................................................................5.............. 93 CAPÍTULO IV 4 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD STELLA MARIS 98 4....... Debilidades........................................8...........2 4........................... Normas Internacionales de Contabilidad....x Interno.............................................1 4...................................................................1 Normas de Contabilidad.6 4...................................................... Propósitos y fines.............. Oportunidades......................................................... 88 88 3................................................................ NIIF en el Proceso Contable..5....................1 Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa Stella Maris............................................................8 3................................................................. 86 3....................4 4...........3 4....1 Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera........................................ Amenazas...... Fortalezas........................................................8.............................................. Visión......................................................... Misión.7 Característica del Departamento Contable..........4 4... Análisis FODA............................ 98 100 101 104 105 105 106 106 107 107 108 4..............................5..............................................5...3 4.........................

.....................2........ ........................................5...................... 140 141 141 141 142 142 145 145 147 148 149 5...2 Presentación.....................................5....................................3 5.... Normatividad contable.............. Fines.........................xi 4...............1 Políticas y Estrategias...1 5........................................................9............................................ 124 136 4..............2............. CAPÍTULO V 5.........................................2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento Contable: Referente a la colecturía/ tesorería (Anexos II)...2...................2 5.2................... PRESENTACIÓN DE PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS.... De la Contadora............ Estructura de la áreas de la Unidad Educativa Stella Maris.................................................. Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta................... De la Auxiliar Contable........................ Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II).................... De la Guarda de bienes.4 5....9 4.............................................................2................................. Resultados de la Investigación..2 5....................1 5......................................................................... 140 5........................2................................. De la Colectora............................................1 5.................2....2........3 5......................5..10 Comprobación de objetivos.................................5 5......................2........5.........4 Base Legal............................................. 108 110 110 4....... Objetivos.........8 4..9.......

............................................................................ Recomendaciones..........................................................................................3............................................... ANEXOS 174 ANEXO I Acuerdo de la Dirección Provincial de Educación y Cultura de Manabí............................... 167 6.................. 167 170 BIBLIOGRAFÍA..........................................xii 5.............................. 186 189 ANEXO IV Plan de Cuentas........... 181 ANEXO III Entrevista dirigida al personal que labora en el Departamento de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. .................................1 6....................................................................................................... 179 ANEXO II Encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris................................................................... Principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable.................2 Conclusiones................................................................. 152 CAPÍTULO VI 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...........

xiii ÍNDICE DE CUADROS Cuadro # 1 Cuadro # 2 Cuadro # 3 Cuadro # 4 Cuadro # 5 Cuadro # 6 Cuadro # 7 Cuadro # 8 Cuadro # 9 Técnicas Categorías Operacionalización de las variables Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimiento Departamento Contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados 25 26 27 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 Cuadro # 10 Cuadro # 11 Cuadro # 12 Cuadro # 13 Cuadro # Cuadro # 14 15 Cuadro # 16 .

xiv ÌNDICE DE GRAFICOS Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 1 2 3 4 Organigrama de la Unidad Educativa Stella Maris Esquema de Oakland Flujograma del Reportes Contables El proceso y los roles de control interno en un contextos de cadena de valor 36 44 48 80 Gráfico # 5 Procedimiento de control interno Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimientos Departamento contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados Organigrama estructural Flujograma Funciones de guarda de bienes 103 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 144 151 Gráfico # 6 Gráfico # 7 Gráfico # 8 Gráfico # 9 Gráfico # 10 Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 .

xv Gráfico # Gráfico # 21 22 Responsabilidad Delimitada Separación de Funciones de carácter Incompatible 153 154 Gráfico # Gráfico # 23 24 Separación de Transacciones completas Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados 155 156 Gráfico # 25 Gráfico # 26 Gráfico # 27 Gráfico # Gráfico # 28 29 Pruebas continuas de exactitud Rotación de Deberes Instrucciones por escrito Control y uso de Formularios Prenumerados Evitar el uso de Dinero en Efectivo Contabilidad por Partida Doble Depósitos intactos e inmediatos Uso Mínimo de Cuentas Bancarias Uso de Equipo Mecánico con Dispositivos de Control 157 158 159 160 161 162 163 164 165 Gráfico # 30 Gráfico # 31 Gráfico # 32 Gráfico # 33 .

El propósito principal fue: elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable. . campo. La metodología fue explicativa. que podría generar inseguridad en las operaciones financieras y obstáculos en el desarrollo institucional. como técnica: la encuesta. partió del problema: carencia de un Sistema de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”. La investigación indagó el tipo de control interno que se ha estado implementando en el movimiento económico. las actividades que cumplen el personal de la Colecturía. La investigación. las estrategias y principios que se han puesto en práctica en la administración financiera. como instrumento: el cuestionario.xvi RESUMEN DE LA TESIS ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES. para asegurar una administración financiera eficiente y eficaz para la Institución y el entorno. Los datos recopilados fueron procesados en sendos cuadros y gráficos de barra.

se los ejercita en la institución. se hace constar la Normativa Contable. determina los saldos de caja. pero no se dispone de un equipo informático moderno. con talleres. La coordinación entre Directivos y Colectora solo se concreta en acatar las disposiciones emanadas por los Organismos Superiores. Los principios de transparencia y eficacia. carencia del Manual de Funciones. En la propuesta. el arqueo de caja. la conciliación bancaria mensual. el tipo de control interno es el Concurrente. Se maneja el sistema contable Diskcover System. se citan: el Departamento de Colecturía que realiza. que facilita las transacciones y operaciones diarias. se capacita al personal del Área Contable. efectúa balances de comprobación. Como conclusiones relevantes. Fines y Objetivos a fin de que la institución educativa los ponga en vigencia y asegure una excelente administración financiera.xvii Como resultados destacan: las actividades contables que rigen las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. acciones que permiten proteger los recursos y advertir errores de manera oportuna. el Departamento carece de personal profesional para cumplir funciones que se concentran en la Colectora. Hna Rosario Meza Cedeño . seminarios y cursos. estado de situación financiera.

xviii Control Interno. Ecuador Marzo de 2009 . Manta. Organigrama Misión. Manual de control Interno en el área contable. Visión. Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana. Normas Internacionales de Contabilidad. Principios.

The main intention was: to create a procedure manual for internal control in order to assure an efficient and effective financial administration in this institution. collected was processed in charts and column charts. The research methodology we used was: explanatory. the type of internal control is “Concurrence”. Through the research we first studied the current internal control method Stella Maris has been using. The research began from the fact: lack of an internal control system in the Accounting department at “Stella Maris High School”. DIRECTED BY THE “OBLATAS SISTERS OF SAN FRANCISCO DE SALES”. The information As a result we can highlight: the accounting activities required by the Ecuadorian Accounting Rules. field work. Absence of a manual of functions. . the Accounting Department lacks of professional personnel. which generates insecurity in the financial transactions and obstacles for institutional development.xix THESIS SUMMARY CREATION OF AN INTERNAL CONTROL MANUAL FOR THE ACCOUNTING DEPARTMENT AT “STELLA MARIS” HIGH SCHOOL. the duties that the accounting personnel fulfills and the strategies applied for the financial administration. all the work is done but one single person: the collector. and technical. We did surveys with the questionnaire as the instrument.

They use Diskcover Computer Program to facilitate the job but they do not have modern computers. monthly checking account balance and present the financial statements. Aims an Objectives for the school to look toward in order to have an excellent financial administration.Vision. Mission. Principles. InternalControl Manual in the accountant area. Manta. Accounting personnel attends training and workshops. 2009 . Present norms of Ecuadorian Accounting. International norms of Accounting . Important conclusions: The accounting department is in charge of making: daily register balance.xx In the proposal we include: The Accounting Normative. Ecuador March 10th. Organizational chart. Stella Maris personnel apply the principles of: effectiveness and transparency. Hna Rosario Meza Cedeño Key words: Internal Control. in order to control the financial resources and correct any mistakes promptly.

requiere atender los diversos Departamentos que se involucran en su organigrama. sino también los contables. se propuso elaborar un Manual de procedimientos de Control Interno en el Área Contable. reflexión e investigación se constituyan en los pilares de la tarea educativa. haciéndose necesario que el análisis. con los avances de la ciencia y la tecnología y con el cambio de los procesos sociales. con el presente estudio investigativo. Mejorar la calidad de la enseñanza-aprendizaje. la educación como actividad humana implica cada día más. . por eso no solamente son importantes los procedimientos administrativos. o de gestión. de la cultura y sociedad.1 INTRODUCCIÓN Dentro del marco general del desarrollo social. con la evolución teórica y práctica. el maestro/a sea una persona pensante y comprometida con la educación misma. razón por lo que. desafíos y oportunidades para las instituciones educativas y los profesionales de la docencia. requiere que las instituciones desplieguen sus mejores estrategias y políticas en el servicio a la colectividad. es decir. de manera que se contribuya a elevar los cánones educativos. Enmarcada en estos parámetros. pedagógicos. la Unidad Educativa Stella Maris como institución que busca la excelencia académica. con la finalidad que el Departamento de Colecturía acreciente la eficacia y eficiencia en los procesos contables y se eleve el servicio que se presta a la comunidad educativa.

En el II Capítulo se abordan los Antecedentes Generales de la Unidad Educativa Stella Maris. el Marco Teórico. se estableció el Diagnóstico del Sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. el Marco Conceptual. la Estructura Orgánica donde se especifican las funciones de todo el personal que labora en la entidad. Procedimientos. detallándose aspectos valiosos de la institución: su historia. con ellos se elaboraron sendos cuadros y gráficos con su correspondiente análisis e interpretación. Principios. Marco Legal. Modalidades. En el IV Capítulo. el Marco Espacial-Temporal. como es el Planteamiento del Problema. partiendo del Análisis FODA y los datos que se recopilaron de la población investigada. Se incluyen aspectos básicos de la Contabilidad.2 En el Capítulo I se presenta el marco de trabajo para realizar la propuesta. Se establecieron las etapas más importantes del proyecto. El Capítulo III. las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). Componentes y los elementos de un buen Sistema de Control Interno. la Hipótesis y la Metodología de la investigación. el Reglamento Interno. pormenoriza lo referido al Control Interno: sus Objetivos. . la Visión que orienta el desarrollo de las actividades y la Misión o razón de la existencia del establecimiento educativo. los Propósitos y Justificación.

Como producto de la investigación de campo. Siendo pertinente que las autoridades revisen y aprueben el Manual de Control Interno en el Área Contable. se fortalezca la coordinación entre directivos y personal de colecturía. en la que consta el organigrama que detalla el personal que se requiere en el Departamento de Colecturía para facilitar el trabajo contable y las funciones que debe desempeñar cada empleado que asuma el cargo. las responsabilidades del departamento que se concentran en la Colectora. se presentan en el Capítulo VI. . aplicándoselo a la realización de las operaciones contables que se están verificando. acorde con los requisitos estipulados. se presenta la propuesta de un Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. se efectúa el Control Concurrente. las Conclusiones y Recomendaciones. En el V Capítulo. Se adiciona la bibliografía y los anexos pertinentes. al igual que. se carece del Manual de funciones. haciéndoles conocer sus responsabilidades. nominen al nuevo personal de incremento para la Colecturía.3 Entre los resultados destacan: las actividades contables en el Departamento de Colecturía que se realizan bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. se capaciten a todos los profesionales que laboran en el Departamento de Contabilidad.

PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN .CAPÍTULO I 1.

1. involucran a las instituciones educativas a enfocar el control interno de un modo actualizado. actualmente en boga.2 Planteamiento del problema Las actividades económicas exponen a las entidades a varios tipos de riesgos. . sino también de tipo organizacional. algunos difíciles de controlar. La competitividad educativa. hace que los directivos de los colegios en el Ecuador se muestren abiertos a las innovaciones frecuentes de tipo tecnológico que ocurren día a día. tales como los cambios adversos en leyes que afectan impuestos y operaciones de distinto género.5 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN 1. Se vive en un mundo donde cada día se experimentan cambios profundos y acelerados. Las variaciones constantes que se dan en el Ecuador no solo a nivel económico y de control de las entidades.1 Enunciado del Tema ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES. creativo e innovador.

6 Las instituciones educativas deben estar a la par de todas las empresas y por lo tanto manejarse de acuerdo a las normas legales. Por lo expuesto. hace posible realizar un seguimiento de las estrategias internas para comprobar que está funcionando. Al no poseer un sistema de Control Interno efectivo y eficiente en el Área Contable. El Control Interno es una parte esencial en la administración financiera. coordinados de manera coherente a las necesidades de la Institución para que se puedan proteger y resguardar los activos. económicas y contables que rigen en el Ecuador. si la organización es viable económicamente y si los recursos se están invirtiendo correctamente para lograr los objetivos. porque no se ha dispuesto de un plan de organización en todos los procedimientos. corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones financieras y por supuesto las decisiones que se tomen no serán las más adecuadas para la gestión e incluso podrían llevar a una crisis operativa. La Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. la Unidad Educativa “Stella Maris”. se considera que la Unidad Educativa Stella Maris necesita urgentemente un manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes . ha estado atravesando por un sinnúmero de problemas ocasionados por la falta de un sistema de control interno en el área contable. verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables para satisfacer los requerimientos del plantel educativo y las exigencias derivadas de la capacidad Directiva. que perjudicarían los resultados de sus actividades.

4 Sistematización del problema • . aspectos que corroboran la conveniencia de elaborar un manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable para la Institución Educativa . una administración financiera eficiente y eficaz que responda a las demandas de la Institución y del entorno? • ¿Qué tipo de Control Interno se ha estado implementando en la Institución Educativa. ya que en la Institución a lo largo de su trayectoria se han llevado los estados financieros basados en la confianza de las personas que han sido responsables de este control.¿Qué requisitos debe considerar la elaboración de un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable. en el control de los ingresos y egresos económicos? • ¿Cuáles son las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable? .3 Formulación del problema ¿Cuál es el beneficio que representa contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” en los actuales momentos? 1. 1. para asegurar en la Unidad Educativa “Stella Maris” de la ciudad de Manta.7 económicos de una manera ágil y oportuna.

agilidad y eficacia en los procesos contables en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta? 1. apoyar el crecimiento del plantel y la gestión directiva? • ¿Cuáles son las características que debe poseer un Manual de Procedimientos de Control Interno Financiero para otorgar transparencia.2 Objetivos específicos: • Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la Institución.5 Objetivos de la investigación 1.5.1 Objetivo General • Establecer un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable que permita a la Unidad Educativa “Stella Maris”. 1. de la ciudad de Manta. • Analizar Contable. asegurar una administración financiera eficiente para responder eficazmente a las demandas institucionales y del entorno.8 • ¿Cuáles son las estrategias y principios de administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área .5.

A nivel de países de Europa y Norteamérica.9 • Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. criterio que resalta la importancia de la actualización en materia de control interno contable. apoyar los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva. y en países como Chile cubren el 95 % de las empresas públicas y privadas” (Pedrosa. p. el uso de sistemas contables actualizados va acrecentándose. “En Latinoamérica. 28). lo que ha favorecido la implantación de nuevas políticas y estrategias en el campo de los sistemas de contabilidad. de tal manera que el control . agilidad y eficacia a los procesos contables.6 Justificación del tema Un buen Control Interno hace posible que una organización sea responsable económicamente ante todos los interesados directos. la informática e Internet ha constituido el medio más eficaz para el desarrollo de la ciencia contable. aportando de esta manera al desarrollo institucional. ya que visualiza a la Institución desde un enfoque sistémico. El presente trabajo de investigación se considera también importante. 1. R 2005. • Proponer un manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” que otorgue transparencia.

estos desequilibrios frecuentemente se han suscitado en el aspecto contable. p.10 interno se ubica como un componente de dicho sistema. de salvaguarda del movimiento de la Institución a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas. lo que ha restado el desenvolvimiento exitoso de muchas de ellas. (2003. De esa manera se desvirtúa la labor responsable de los jefes y personal del Área Contable produciendo descontento en la gran mayoría de las instituciones y en la población. esto es lo que puede suceder en la Unidad Educativa “Stella Maris”. en el manejo del departamento de contabilidad: contrataciones públicas sin el debido respaldo. no han llevado un manejo contable basado en los principios y normas actualizadas. basado en principios y directrices emanadas por el Ministerio de Educación. datos que rubrican la importancia de la temática. encargado de proteger no sólo el buen funcionamiento del sistema de Control Interno. cuyos procesos se encuentran diagramados en programas contables computarizados. en el desvío o malversación de fondos. “La corrupción se ha implantado generalmente. en las instituciones públicas. por lo que se vuelve importante que se lleve un Control Interno en el Área Contable. sino además. al realizar por ejemplo. Un alto porcentaje de organizaciones e instituciones del Estado. .11). que aseguran eficacia y efectividad a quienes los adoptan. en la coima a empleados o contratistas”. P. A nivel del Ecuador. sostiene Arciniega.

1 Marco teórico En la actualidad toda institución educativa debe contar con un sistema de control interno que asegure transparencia. de la ciudad de Manta. se encuentran insertas y supervisadas por el Ministerio de Educación. el presente estudio tendrá repercusión práctica sobre la actividad económica que se realiza en la Unidad Educativa “Stella Maris”. se podrá conocer en la Unidad Educativa “Stella Maris” de manera oportuna y con certeza. siendo importante que este sistema haga uso de un manual de procedimientos de control interno en el área contable que viabilice los procesos administrativos y asegure el desarrollo y gestión de la Institución. 1. efectividad y eficacia en todos los procesos contables.7. siendo uno de ellos la . pero en varios planteles educativos particulares este proceso se ha retrasado. el estado financiero real de la Institución Educativa.7 Marco Referencial 1. controlar las operaciones y suministrar información financiera de la entidad. La mayoría de las instituciones educativas en el Ecuador. con lo que se ganará en transparencia y credibilidad de la comunidad educativa. aportará información valiosa para las demás instituciones que la Congregación posee en el País. lo que les asegura credibilidad y el manejo adecuado de los ingresos y egresos económicos.11 Con el Manual de Control Interno en el Área Contable. lo que favorecerá la imagen de la Unidad Educativa “Stella Maris” Además.

Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores. de las operaciones realizadas por un ente público o privado” (Steven J. “El control interno tiene diversas funciones. cuando sea requerida o en fechas determinadas. 1998). El papel del control interno de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Hoy en día. verificar . la cual ha tenido que vivir un sinnúmero de dificultades ocasionadas por este desfase en el manejo de los procesos contables. en base a controles técnicos.. información razonada. la compactibilidad entre sistemas y la organización del personal y de la Institución. Esto. las técnicas. ha auspiciado un desenvolvimiento más que acelerado de todas las actividades inmersas en estas instituciones. están presentes en todas las áreas de las organizaciones. como también de registros manuales e informes impresos El Control Interno abarca el plan de la organización. puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones directivas y por tanto. Root. En los últimos tiempos el ejercicio en las actividades económicas a nivel educacional. las decisiones financieras. da pie a pensar que muy pronto las operaciones realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas. las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). pero su principal objetivo es suministrar.12 Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. y decretos sistematizados que se adoptan en una actividad para tutelar los activos. Se hace necesario mejorar la planificación para futuras implementaciones.

ocurren grandes falencias en las instituciones.13 la exactitud. la confiabilidad de los datos contables y estados financieros. la falta de planificación y prevención es la política de muchas sociedades e instituciones. fue víctima de fraude se colapsó en 1995. Al respecto muchas Barings Bank Banco Británico creado en 1762. Cuando se carece de un buen control interno. no sólo en las pequeñas y medianas sino también en las grandes organizaciones como en los Bancos y Empresas estatales. evitando fraudes y errores para un rendimiento y salvaguardia de los activos. 1 . lo más provechoso es actuar preventivamente. Otro aspecto importante a cuestionar en el control interno. con la que se desarrolla la actividad.1 En primer lugar se debe señalar la negligencia en acatar las normas básicas primordiales en materia de control interno. los auditores examinan la eficiencia y efectividad. es que sea percibido como una entidad dedicada solo a la difusión y no al mejoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. así como la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al custodio del patrimonio. establecer la eficiencia operacional y vigorizar la adhesión a las estrategias prescritas y diseñadas para proveer seguridad razonable. Lo mismo que el control interno de calidad. tal es el caso del Banco Barings. pero. y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos. cayó por falta de control interno.

la calidad de los bienes y servicios producidos por la entidad.14 empresas han dejado de existir como consecuencia de sus falencias en el control interno y en la falla de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. La carencia de buenos controles internos han dado lugar a estafas o fraudes (sea ésta por parte de ejecutivos. se hace necesario tener presente los elementos y principios que deben cumplirse en el desarrollo de actividades dentro de las organizaciones. puesto que constituyen preceptos fundamentales definidos para encaminar procedimientos y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones. En lo que atañe al cuidado de activos o patrimonio. dejando desprotegidos activos tan valiosos como son los clientes. Dentro del control interno. Estos principios están presentes en todos los procesos. es decir apoyan a la organización a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de su objeto social establecido. su capital intelectual y. sus niveles de satisfacción. actividades o tareas emprendidas por la entidad a fin de cumplir con su propósito institucional. . El Control Interno tradicional pone su acento en los activos físicos. derechos y obligaciones de las instituciones. empleados o clientes) e incluso a graves deslices en materia de producción o de información. el personal.

ni por cualquier otra distinción personal. • La moralidad. lugar de nacimiento. identidad cultural. colectiva . consiste en demostrar un manejo útil y acertado de los fondos. se destacan: • La responsabilidad. reconoce. deberes y oportunidades”. • El principio de igualdad. principio que se pretende instaurarlo en la actualidad en el Ecuador. orientación sexual.temporal o permanente”. estado de salud. • La transparencia. condición migratoria. Se materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de los ciudadanos dentro de las organizaciones de la Sociedad Civil. identidad de género. la capacidad para ejercer los mismos derechos y garantiza el cumplimiento del Precepto Constitucional de la República del Ecuador (2008). “Nadie podrá ser discriminado por razones de etnia. establece que todos los hombres y mujeres son iguales ante la ley. Además se señala también en la misma Constitución de la República del Ecuador (2008). pasado judicial. según el cual “todas las personas son iguales y gozarán de los mismos derechos. condición social económica. para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés. legales vigentes y los principios éticos y morales en la sociedad ecuatoriana. entendida como las actuaciones bajo el cumplimiento de las normas constitucionales.15 Dentro de los principios de control interno. portar VIH. idioma religión ideología filiación política. entendida como la capacidad de la institución y personas. . discapacidad diferencia física. en relación con los fines esenciales de la Congregación. como en las decisiones que se adopten. estado civil. edad.

control. las políticas. eficiente. que le permitan la autoprotección para garantizar una función administrativa transparente. Para alcanzar estos logros. la entidad deberá obtener máxima productividad de los recursos que se le han asignado y confiado para el logro de los propósitos. coordinando sus actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona para contribuir en el cumplimiento de la finalidad social de la Institución y el Estado. es que el Control Interno tenga como objetivo fundamental establecer las acciones. un buen Sistema de Control Interno requiere varios elementos. Se mide en todas las actividades. procedimientos y mecanismos de prevención. debe garantizar el acatamiento a estos principios por parte de los servidores públicos y privados. un proyecto o un programa. Leyes y Normas que la regulan. enmarcada en la Constitución. En general. entre los que se destacan: Un plan de organización que proporcione . la adecuada operación del sistema de Control Interno. en calidad de condiciones y oportunidad. considerándoselos como punto de partida para el desempeño de sus funciones.16 • Eficiencia significa velar porque. específicamente al concluir un proceso. • Eficacia es el grado de impacto de los resultados de una entidad en relación con las metas y los objetivos previstos. En síntesis. evaluación y mejoramiento continuo de la Institución. los métodos. lo que se aspira en la Unidad Educativa “Stella Maris”.

que tiene como uno de los objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión. En lo concerniente al Plan de Cuentas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. organizando las cuentas por afinidades contables en grupos que permitan una fácil verificación de la situación económica de la Institución en un momento dado. distribución y agrupación de cuentas. un plan de autorizaciones. Se requiere técnicas eficaces para llevar a cabo el plan proyectado. Otro aspecto importante dentro de este sistema es el referido al Plan de Cuentas que sirve para establecer la clasificación. de acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial. La concreción de óptimos procesos contables. los ingresos y los gastos.17 una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. SRI y Ministerio de Finanzas. hasta marzo de 1999 las comunidades religiosas eran exentas de declarar la contabilidad al gobierno y presentar informe al Servicio de Rentas Internas. de manera prioritaria un personal debidamente competente en lo que concierne a deberes y derechos de los principios de la ética profesional. según la naturaleza de los elementos que lo integran y de las operaciones que realiza. registros contables y procedimientos adecuados para otorgar un buen control contable sobre el activo y el pasivo. para lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. requiere una Auditoría Interna o formal del Control Interno. .

la Unidad Educativa “Stella Maris” acata.7. A partir del año 2003 el Sistema Educativo Nacional avanza hacia la implementación de un catálogo contable único que moderniza y brinda la fortaleza de contar con un instrumento de uso general en todos y cada uno de los Centros Educativo Oficiales. no sólo la obligación de la transparencia y la rendición de cuentas sino.2 Marco conceptual En el presente acápite. La elaboración de un Manual de procedimientos de Control Interno en el área contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”. se hace necesario implementar y adaptar un nuevo sistema contable financiero.18 Desde Abril de ese año. que también provee de un mecanismo que brinde información oportuna que ayude en el proceso formador de la educación para generaciones futuras. diferente al que la comunidad acostumbraba llevar. terminología que otorgará mayor grado de comprensión y claridad al trabajo de investigación: . rige una nueva ley del gobierno para presentar informes contables anuales. Para ejecutar estos requerimientos. servirá para desarrollar la propia contabilidad con criterios consistentes. 1. se expone una terminología propia del tema y aceptada con alcance internacional por los organismos mundiales relacionados con el medio.

además. que en colaboración con otros factores. Código. consistente en la comparación regular de las magnitudes previstas con los resultados. lo que permite disponer de las diferencias.Es un factor de producción constituido por inmuebles maquinarias o instalaciones de cualquier género.Es el área de la administración que cuida de los recursos financieros de la empresa. Control. que constituye el segundo campo. señalan el título. Es una cantidad de dinero que se presta. Capital.El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. que conforman el campo. . implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso. indican el área y sub-área y el cuarto y quinto dígitos.. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Control Interno..19 Administración financiera. principalmente el trabajo y bienes intermedios se destina a la producción de bienes de consumo. Recursos materiales que pueden generar un beneficio o renta...Proceso de observación y medición. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización.Se compone de cinco dígitos: los tres primeros dígitos. ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados..

que afecta a una fase particular de una institución.. Cuentas de pasivos..Representan todo lo que cada institución posee o tiene.Registro de todas las transacciones. Se expresan en forma de cargos y abonos.Representa la propiedad neta de cada establecimiento..Representan las salidas que ocasionaron gastos al plantel. indicando para cada una de las cuentas los motivos de cargo y abono.Representan los valores de entradas de la institución.Es una relación que comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una institución para poder así reflejar sus operaciones.Representan aquello que la institución debe a terceros.. Cuentas de Capital o Patrimonio. . el significado de su saldo y la coordinación establecida entre ellas. Cuentas de Egresos o Gastos. ni pasivos propios de la institución: como garantías otorgadas o recibidas en términos monetarios. si existe.. y mostrando el saldo actual..20 Cuenta. evaluados. Cuentas de Ingreso. Cuentas de Orden y contingentes.. y de la fecha de cada una de ellas.. Cuentas de activos. El Plan de cuentas.No representan ni activos.

Entidad crediticia que realiza operaciones de banca.Son los ingresos por concepto de sueldos o salarios. dinero empleado en equipo... recibe y concentra en forma de depósito los capitales. motivada por el compromiso de liquidación de algún servicio recibido. desembolsos o salidas de dinero. Salario.. Representa el ingreso que tiene la persona como resultado de su trabajo. Ingresos.Precio del trabajo efectuado por cuenta y orden de un patrón. existencias o mejoras. Inventario.Documento en el que se enlistan los nombres de los materiales disponibles en la compañía. encontrarse en proceso de fabricación o ser simples materias .En economía la inversión es un término con varias acepciones relacionadas con el ahorro. la colocación de capital. o por algún otro concepto. Inversiones. que tiene una duración de más de un año y que aumentan la capacidad productiva de una empresa... aun cuando no constituyan gastos que afecten las pérdidas o ganancias. Estos materiales pueden estar ya terminados y listos para la venta. es decir es prestatario y prestamista de créditos. Ganancias del trabajo provenientes del trabajo independiente.21 Egresos.Erogación o salida de recursos financieros. El salario es uno de los problemas más complejo de la organización económica y social de los pueblos.. Banco.

involucra también un plan o catálogo de cuentas que tiene por finalidad codificar. Las áreas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios afines: naciones o gobiernos. Las actividades se registran mediante asientos contables.. empresas o individuos. Presupuesto. En la actualidad en el Ecuador. Control Interno.Asistencia financiera que llega de orden del gobierno a empresas.Se encuentran agrupadas por áreas.. como el de la úrea.Métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la salvaguardia del patrimonio.. Existen algunos tipos de presupuestos. El inventario permite conocer el nombre de los productos que se encuentran disponibles. . sub-áreas y títulos.Resumen sistemático de las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos. que se entregan a campesinos. entre los subsidios: el bono de desarrollo humano y los subsidios agrícolas. bien para el uso en producción o para su envío a los clientes. otras ventajas para el prestamista. ciudadanos o instituciones para apoyar una actividad.22 primas. para proporcionar asistencia financiera al prestatario a cambio de un interés y a veces. para atender a poblaciones de niños y jóvenes de estrato pobre. Normas de Control Interno. el subsidio a determinados colegios fisco-misionales. Subsidio..

8 Hipótesis 1.23 1. .33 estudiantes y padres de familia atendidos por las religiosas. donde se educan alrededor de 700 alumnas (os). Hipótesis general La implementación de un Manual de Control Interno contribuirá a mejorar la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. 700/15= 46. calle 14 -15 . 700 /12 = 58.7. 12 religiosas.75 horas clases que cada estudiante recibe del personal docente. 700/10 = 70 estudiantes o padres de familia atendidos por cada persona que trabaja en el área administrativa. en la Avenida 3. sección Primaria y Avenida 6 calle 14 – 15 sección secundaria. 80 docentes y 15 personas que se desempeñan como auxiliares de servicio.66 estudiantes y padres de familia atendidos por personal de servicio. ubicada en la ciudad de Manta. 700/80 = 8. En la institución trabaja el siguiente personal: 10 administrativos. 1.8.1. durante el año 2008.3 Marco espacial – temporal Este trabajo se circunscribió a la Unidad Educativa Particular Religiosa “Stella Maris”.

utilizándose el método científico para investigar lo que está pasando con los procedimientos de control interno financiero en la institución educativa “Stella Maris” de Manta.24 1.1 Variable Independiente: Implementación de un manual de Control Interno. Entre los métodos teóricos. 1. se hará uso de los procesos de análisis y síntesis. La técnica utilizada fue la encuesta.9. la aplicación de la encuesta proporcionó los datos importantes sobre el objeto de estudio. aplicando como instrumento el cuestionario. con la finalidad de conocer datos referentes al manejo del control interno en la Institución Educativa motivo del estudio. 1.2 Variable Dependiente: Eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. el análisis de la situación y el planteamiento de una propuesta como alternativa de solución al problema. . 1.10 Metodología de la investigación. incluyéndose por lo tanto.1 Métodos La investigación que se realizó se ubicó dentro de la Investigación Aplicada.9.9 Variables 1.10.

Personal: Cuantitativa Encuesta . lo que beneficiará el funcionamiento de la Institución Educativa.Batería de preguntas cerradas A QUIÉNES Personal: Directivo./Financiero Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. lo que permitió obtener conclusiones del fenómeno en estudio y posteriormente socializar los resultados al personal directivo de la Unidad Educativa “Stella Maris”. Involucró también la utilización de la modalidad de campo. 1. Rosario Meza. es decir en la Unidad Educativa “Stella Maris”. .11 Diseño de la investigación La investigación fue de tipo explicativa. porque se estudiaron los hechos en el lugar donde ocurrieron.Serie de preguntas cerradas Administrativo Contable. Se trabajó con muestras representativas de la población.25 CUADRO # 1 TÉCNICAS TÉCNICAS Cuantitativa Encuesta HERRAMIENTAS/INSTRUMENTOS . puesto que el proyecto se fundamentó en la presentación de un diseño: El Manual de Control Interno para el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”.

1.11. Rosario Meza Cantidad 10 12 80 15 700 817 De esta población se utilizó como muestra 7 personas que forman parte del área administrativa. con la finalidad de obtener la información de primera mano y de acuerdo a los objetivos del proyecto. . se empleó como fuente de análisis libros relacionados con la Contabilidad y el manejo de las finanzas. El universo de la población ascendió a: CUADRO # 2 CATEGORÍAS Categorías Personal administrativo Personal Religioso Personal Docentes Personal de servicio Estudiantes Total Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna.1 Universo El presente estudio se centró en investigar lo que ocurre con los procedimientos de control interno financiero en la Institución Educativa “Stella Maris” de Manta.26 La investigación fue documental bibliográfica. y 3 personas que laboran en el personal de la Colecturía.

Administración financiera eficiente y eficaz. (Técnicas de Auditoría asistidas por computadoras). . Principios. Rosario Meza. Número de operaciones registradas en el Libro Diario. . . Es el área Administrativa que cuida de los recursos financieros de la institución. Elaboración de un manual de procedimientos de control interno en el área contable Objetivos. Procedimientos contables. Con el manual de control Interno se evitará el desembolso de fondos y se ofrecerá la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros. como lo son la rentabilidad y la liquidez Parámetro operacional Indicadores susceptibles de medición Objetivos de control.27 CUADRO # 3 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES Variables Parámetro Conceptual Control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la institución. Cantidad de bienes e inmuebles registrados en el Inventario. Grado de aplicación de los principios en las transacciones comerciales.Cantidad y calidad en la Producción y servicios. Estructura . Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. -Cantidad y calidad en la Adquisición e implementación. -Resultados de la Planificación y organización. % de exactitud vertidas en los reportes.Objetivo Administrativo Objetivo financiero Contabilidad de libros: Libro Diario Inventario Libro Mayor Libros auxiliares Principios contables. Grado de satisfacción del requerimiento institucional.

acción que facilitó la tabulación de datos. utilizando el análisis de pares con el fin de estudiar la fuente del problema y las prioridades relativas a sus causas. recurriendo a los archivos contables que ha manejado la institución: reportes. se evaluaron los datos obtenidos en el procesamiento de la información. y la segunda encuesta aplicada al personal que labora en el Departamento Contable. informes.28 1. en la red de Internet con la finalidad de obtener teorías. 1. conformado por las autoridades del plantel y el Consejo Directivo.3. .11.12. a la bibliografía que se consultó en libros de contabilidad. Para el análisis de los resultados. inventarios. fue realizada por la investigadora. hechos y datos válidos que aportaran a la solución de la hipótesis y a la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable. Fuente Entre las fuentes que se utilizaron consta: el cuestionario de encuesta que se aplicó al personal administrativo. También se hizo uso de las fuentes secundarias. lo que permitió conocer las dificultades por las que está atravesando el control interno financiero en la Unidad Educativa “Stella Maris”. entregando en la Institución Educativa a cada participante el cuestionario. Tratamiento y análisis de los datos La aplicación de los instrumentos de investigación: encuesta.

29 Se diagramaron cuadros y gráficos. que sirvieron para analizar e interpretar los datos obtenidos en el trabajo de campo. . La discusión se hizo contrastando los resultados del estudio con la información presentada en el marco teórico. para llegar a una clara explicación de las mismas.

CAPÍTULO II 2. ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .

Su labor sirvió para identificarla dentro de una nueva corriente en la tarea social de la Iglesia. El proyecto planteado por la Institución “Stella Maris” de esta ciudad se ubica en la Unidad Educativa (aspectos curriculares) y vocacional (utilización de rincones. encargada de ayudar y desarrollar la formación de la juventud trabajadora. integral y científica. apoyando la formación. mediante Acuerdo No 036-AJDECM expedido por la Dirección Provincial de Educación de Manabí. surge con esta denominación en el año 2006. capacitación y profesionalización de niñas. se inicia la fundación de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. niños y jóvenes.1 Generalidades A mediados del siglo XIX. Hoy en el siglo XXI esta tarea se proyecta a través de la Unidad Educativa “Stella Maris”. que les capacite para que a tempranas edades se conviertan en entes activos en la economía de los hogares y para sí mismas.31 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” 2. talleres y laboratorios) desde la sub-etapa inicial hasta la especialización. reciban una educación alternativa. De acuerdo a la ubicación del plantel. se ha visto la necesidad que los alumnos que se educan en la Unidad Educativa “Stella Maris”. ambientes. La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” de Manta. en virtud del reconocimiento a su .

manabita y ecuatoriana. que le ha llevado a hacerse merecedora de la aprobación del certificado ISO 9000. Gerencia y Secretariado. Químico Biológicas y Sociales. para fines de 1956 incrementar la sección de Pre-Primaria. y se atiende en jornadas vespertinas a estudiantes involucrados en los grupos de expresión artística. dedicadas a la formación integral de la niñez y juventud mantense. niñas. y en la especialización de Polivalente. Esta institución forma bachilleres en la especialización de Ciencias con las optativas de: Físico matemáticas. Se complementa la labor ejecutando trabajos de proyección social dirigidos hacia la comunidad más necesitada. a la que se denominó Colegio a partir de 1948 cuando se incorpora la sección secundaria. en la actualidad el personal directivo de la Unidad Educativa “Stella . niños y jóvenes que tienen una labor destacada en el medio cultural de la ciudad de Manta. está administrada por religiosas de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. con el propósito de alcanzar el desarrollo de destrezas musicales. Atiende además la sección superior técnica y tecnológica en jornadas vespertina y nocturna. a través del Bachillerato en Administración con mención en Contabilidad. La Unidad Educativa “Stella Maris”. Su creación como Escuela “Stella Maris” se dio desde 1930.32 trayectoria de 75 años de labores y al cumplimiento de una labor pedagógica innovadora y formativa.

tiene su domicilio en la ciudad de Manta. Es un establecimiento particular sin fines de lucro. 2. sujeto a las normas legales de la Constitución del Estado. aprobado por el Ministerio de Educación con fecha del 08 de abril de 1997. 2.1 Del domicilio y su funcionamiento La Unidad Educativa “Stella Maris”. .33 Maris”. siendo prioritario. provincia de Manabí.2 Marco Legal La Unidad Educativa “Stella Maris” para su normal funcionamiento ha estructurado el Reglamento Interno. la consideración de un control interno eficiente como parte esencial de la administración financiera. mediante acuerdo Ministerial No 003-DPECM y el Reglamento del Instituto. se encuentra comprometido en la optimización de la Institución con el fin de obtener la acreditación de calidad de parte del Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación (CONEA). Ley y Reglamento de Educación y su Reglamento Interno.3  Estructura Orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris” 2.3. regentado por las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. a más de la parte curricular. el mismo que posee fecha de aprobación del 09 de marzo de 1987.

2 Autoridades y Organismos La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” para su funcionamiento cuenta con las siguientes autoridades y organismos: • Autoridades: a. Junta de Profesores de Área. Inspector General. es de régimen Costa. Director del Ciclo Conceptual. Director de la Unidad o Rector del ciclo Categorial y Profesional. f. Junta de Directores de Área. Ambientes y Talleres. Consejo de Coordinadores Académicos de cada ciclo. b. Profesores. con los ciclos Nocional. b. Formal. c. jornada de trabajo matutina. . Subdirector o Vicerrector del Ciclo Profesional. c. Junta General de Directivos y Profesores. Directora del Ciclo Nocional. h.34 En cuanto a su funcionamiento. de financiamiento particular religioso. Conceptual y Categorial. por el alumnado mixto. d.3. g. sector urbano. e. 2. Consejo Directivo. e. Junta de Profesores de cursos y años. d. • Organismos: a. Junta de Profesores Guías.

j. Dependencias Administrativas: • • • • Secretaría. Inspectores Profesores. Colecturía. Bienestar Estudiantil: • • • Orientador Vocacional. . Auxiliares Parvularias. Servicio Médico. k. Asociación estudiantil.35 i. m. Estudiantes y Asociación Estudiantil • • Estudiantes. Comité de Padres de Familia • • Padres de Familia De las Comisiones. l. Otros profesionales necesarios. Dental y Social. Servicios Generales: Conserjería.

36 GRÁFICO # 1 Organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” RECTORA COORDINADORA GENERAL DE LA PRIMARIA CONSEJO DIRECTIVO ASESOR PEDAGÓGICO DE LA PRIMARIA VICERRECTOR COMISIÓN DE INNOVACIÓN CURRICULAR FORMACIÓN JEFES DE ÁREAS DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOBE ADMINISTRACIÓN PSICOLOGÍA MÉDICO INSPECCIÓN SECRETARÍA COLECTURÍA SERVICIOS MATEMÁTICAS CIENCIAS LENGUAJE TÉCNICA SOCIALES IDIOMAS .

para el padre de familia.1 Análisis de la estructura del organigrama El organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” presenta una visión general de la manera cómo está organizada la institución. y los demás puestos se ubican en orden descendente de jerarquía. proporcionando a cada empleado el conocimiento de su ubicación. conozca cuál es la estructura orgánica de la entidad.37 2. constituye el medio .3.2. es un medio que provee el conocimiento de su campo de acción y de las relaciones que debe establecer con las restantes unidades que integran la respectiva organización. para el personal de la Unidad Educativa “Stella Maris”. lo que a su vez facilita el cumplimiento de los fines propuestos. el organigrama. es permitir que todo el personal que labora en la institución. en un organigrama de tipo vertical. el puesto de más alto nivel aparece en la cúspide: Rectora. identificando con claridad las relaciones de jerarquía existentes entre el personal. así mismo. las líneas de autoridad y subordinación dentro de la estructura orgánica y su grado de responsabilidad. significa el vínculo que permite apropiarse del conocimiento de su posición dentro de la organización y las responsabilidades que esto conlleva.2.3. 2.2 Objetivo del Organigrama El Objetivo principal del organigrama. Para el personal directivo. Por estar representada la estructura orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris”.

38 más adecuado para tener una visión de conjunto de la estructura del organismo o entidad. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. 2. a más de lo establecido en el Reglamento de la Ley de Educación.3. .4 Organización y Funciones del personal 2. lo que posibilita a las autoridades el estudio de los aciertos y de las anomalías detectadas en el funcionamiento de la Institución. un plan de reformas de esas singularidades. 2. atribuciones y deberes de la Directora.1 Organización funcional de la Directora o Rectora de la Unidad Educativa Es la primera autoridad de la Unidad Educativa. Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. entre las que se involucra la revisión de los puestos de trabajo cuando el caso lo amerite. Solicitar anualmente o cuando creyere conveniente la auditoría académica y administrativa de la Institución e informar a la autoridad inmediata superior sobre la marcha y necesidades de la Unidad. los siguientes: a.3 Ventajas del Organigrama Dentro de las ventajas que ofrece el organigrama se resalta el conocimiento de la estructura de la Unidad Educativa “Stella Maris”. viabilizando trazar. con una visión de conjunto de la entidad educativa. Ley de Carrera Docente y Escalafón y su Reglamento.4.2. Son funciones.

de los profesores y de los padres de familia para asegurar la buena marcha de la Unidad Educativa. tanto en lo que corresponde a los departamentos. d. Conocer y autorizar las gestiones y comisiones que fueren necesarias en los diferentes niveles.4. b. 2.2 De la Subdirectora o Vicerrectora de la Unidad Educativa Es la segunda autoridad de la Unidad Educativa. Vigilar y coordinar el cumplimiento de las actividades de los organismos académicos internos. personal docente y de los correspondientes niveles. sus planes y programas. . Conocer y resolver asuntos y problemas que se presentaren en el campo administrativo. docente y dicente en el ámbito de sus atribuciones. previo estudio detenido de las comisiones y aprobación del Consejo directivo. f. Establecer y mantener permanente vinculación con las autoridades. cuyos deberes y atribuciones son los siguientes: a. organismos. e. Orientar y requerir la planificación didáctica a ponerse en vigencia en el nuevo año escolar. los problemas reales que se presentan y darles solución oportuna o hacerle conocer a tiempo al Consejo Directivo.39 b. Analizar en reuniones periódicas con el subdirector y más autoridades de la misma. Coordinar las actividades técnico – pedagógicas. ante las instituciones privadas. c. Presentar a consideración del Ministerio de Educación por órgano regular. con las organizaciones de los estudiantes. c. las reformas que convenga introducir en la Organización de la Institución.

coordinar. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo. g. f. Coordinar y controlar los actos sociales que se realicen en la Institución y responsabilizarse de ellos. Asesorar al Director de la Unidad Educativa en asuntos técnicos y administrativos. organizar. e. j. k. especiales y directores de área.3 De la Sección Administrativa La Sección Administrativa es la encargada de: planificar. Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias y las emanadas por la autoridad inmediata superior. ejecutar y evaluar las resoluciones de los diferentes organismos y actividades a través de las siguientes dependencias: . Realizar la supervisión pedagógica en los diferentes ciclos. h.4. 2. Promover y dirigir la organización de clubes estudiantiles orientados a fomentar la afición y práctica de las actividades científico – recreativas. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo. Planificar las actividades docentes durante el año escolar y someterlas a la probación del Consejo Directivo. así como actas y documentos de las Juntas de Paralelos y Cursos dentro de la Educación Básica y Categorial. Recibir los informes periódicos de las comisiones permanentes.40 d. i.

4 De la Secretaría Es la dependencia administrativa que depende de la Dirección y Subdirección y es responsable de la elaboración. reglamentos.4. Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. .41 a) Secretaría b) Colecturía c)Auxiliares Parvularias y. b) Controlar que el personal de la dependencia a su cargo cumpla con el horario de trabajo encomendado. despacho de las comunicaciones y documentos. cronogramas. circulares. Son deberes y atribuciones de la Secretaria a más de los estipulados en el art. c) Cumplir con las leyes. acuerdos. Ley de Carrera Docente y Escalafón del Magisterio Nacional. d) Servicios Generales 2. de acuerdo con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación y el específico interno de la Unidad Educativa. control. capaz de poder informar oportunamente sobre cualquier aspecto legal. planes de estudios y documentos y demás disposiciones relacionadas con la Educación. 128 del Reglamento de la Ley de Educación y Cultura los siguientes: a) Cumplir y hacer cumplir con las leyes y reglamentos pertinentes.

custodiar e invertir los fondos. además del cuidado y conservación de sus bienes.42 2. de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes. conjuntamente con la rectora. b) Facilitar la información de los documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control. Son deberes y atribuciones de la Colectora (or) a más de los artículos 130 y 131 los siguientes: a) Organizar y conservar en el archivo todos los documentos relacionados con la dependencia. es la oficina encargada de llevar las finanzas de la Institución. en el que se expliciten con claridad y pertinencia las actuaciones fundamentales que corresponde desempeñar a cada empleado. en consecuencia. el empleado principal de esta área de trabajo es responsable. . en lo que el movimiento económico o contable requiere. es la encargada de recaudar. rentas de la Institución.5 De la Colecturía La Colecturía es la dependencia administrativa de la Unidad que depende de la Dirección y Consejo Directivo. En todo departamento de Colecturía se requiere de un Manual de Procedimiento. tal como lo establecen las leyes ecuatorianas. así como de los inventarios.4. del movimiento económico contable. La colecturía.

se realiza con el mejor de los propósitos. . p. en muchos casos. no dispone de este Manual de Procedimiento. De tal manera que el desempeño de las funciones de los empleados de la colecturía. por lo que el personal que labora en el Área Contable ejerce su labor sin conocer a ciencia cierta lo que. en la administración de calidad. señala Oakland.43 La Unidad Educativa Stella Maris de Manta. Su propósito es tomar las necesidades del mercado y traducirlas de manera que puedan ser satisfechas dentro de la unidad operacional y entregadas a los usuarios o clientes”. J. (2006. 40) “el despliegue de la función de calidad requiere de un equipo interfuncional. pero careciendo. del conocimiento específico para resolver algún problema o desconociendo con exactitud las actividades que les competen.

40) Elaboración: Hna. .44 GRÁFICO # 2 ESQUEMA DE OAKLAND Interacciones Técnicas los CÓMO contra Los CÓMO Clasificación del Cliente los “PORQUE” Peor Mejor 1 5 Requisito del cliente Los “QUE” Clasificación por importancia Requisitos de diseño técnico los “CÓMO” Matriz de relación central Principal Detalles Los QUÉ en contraste con los POR QUÉ Los QUÉ en contraste con los CÓMO Clasificaciones técnicas/costo del CUÁNTO Los CÓMO en contraste con CUÁNTO Clasificaciones técnicas (Puntos de referencia) Valores establecidos como metas de las características técnicas (incluyendo costos) Fuente: Oakland. J. p. (2006. Rosario Meza.

. Laboratorios. al estudiar los cambios que se proponen en la reorganización. al hacer planes de corto y largo plazo. Teatro.4. Comedor Escolar. en base a las disponibilidades existentes en la Unidad Educativa. Son servicios generales: a) b) c) d) e) f) g) h) Biblioteca. la institución lo utiliza como guía para planear una expansión. Canchas Deportivas. Bar. Internado.45 2. Talleres.6 Servicios generales Constituyen las secciones encargadas de dar atención oportuna y adecuada al personal docente. y al formular el plan ideal. El organigrama. dicente y más solicitantes.

Dinamizar un proceso administrativo ágil. c. puesto que en él.5 De los objetivos específicos del Reglamento Interno Los objetivos específicos del Reglamento Interno son: a. b. administrativo y de servicio el conocimiento pleno de las Leyes y Reglamentos vigentes. no están constando algunos puestos de trabajo. Cada institución. Incentivar y promover en el personal docente. acorde con las nuevas exigencias socio – educativas del medio. Disponer que cada uno de los organismos y dependencias de la Unidad cumplan específicamente las funciones encomendadas. que satisfagan las necesidades internas de la Unidad Educativa. d. se caracteriza por poseer una organización propia. empresa u organización. . Establecer normas concretas y adecuadas para el funcionamiento de la Unidad Educativa de acuerdo con las características particulares del entorno o las disposiciones legales y reglamentos vigentes. funcional y moderno. que en la Unidad Educativa “Stella Maris” debe revisarse y actualizarse el diseño del organigrama. De lo expuesto se deduce. para optimizar su servicio y coadyuvar al crecimiento de la Institución. por lo que la existencia del organigrama requiere complementarse con un manual de procedimiento que define y especifique la actividad de cada uno de los miembros del personal.46 2.

lo remite al Consejo Gubernativo Docente de las Oblatas San Francisco de Sales. . como de enviar las observaciones pertinentes. el organismo directriz a su vez. envía mensualmente a los directivos de la Institución. como también las sujeciones a las cuales se someten. considerando que la revisión de las cuentas y la evaluación es un proceso que permite mejorar el desempeño de las funciones.47 De manera urgente. Actualmente el Departamento de Colecturía. el informe del movimiento contable. organismo que es el encargado de analizar. este organigrama debe complementarse con un manual de procedimiento en el cual se explicará a cada uno de los departamentos. los enlaces y las relaciones entre los distintos departamentos. aprobar o reprobar. las competencias administrativas que les conciernen desarrollar.

. Elaboración: Hna. Rosario Meza.48 GRÁFICO # 3 FLUJOGRAMA DE REPORTES CONTABLES 1 Flujograma de Reportes Contables Departamento Colecturía Directivos Institución Consejo Gubernativo 1 Reporte Contable 4 3 2 1 A f A SIMBOLOGÍA Punto de inicio f Unión de varios documentos A Archivo Documentos Documento principal Fin de proceso Fuente: Reglamento Interno.

. investigación. las corrientes del pensamiento contemporáneo y las interrelaciones entre pueblos. responsabilidad. creación y producción. lo que permitirá el suministro de información acerca de la situación económica . tolerancia. d) Capacitar en forma integral al estudiante para que acceda al conocimiento. 2. del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad. ética. b) Formar personas que conozcan la sociedad en la cual viven. la problemática del mundo.5. facilitará al Departamento de Colecturía desplegar con eficiencia y efectividad. todas las atribuciones que le competen. respeto. lo que redundará en el mejoramiento de los procesos contables y servirá para que se eleve la calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”. c) Ofrecer una especialización académica integrada y acciones prácticas en las más amplias manifestaciones de la cultura para el desarrollo armónico del país.49 El conocimiento y aplicación de las funciones asignadas en el Manual de Procedimientos. pluralismo y participación dentro del sistema democrático y la práctica de los derechos humanos y valores cristianos según el espíritu de San Francisco de Sales.1 Los objetivos institucionales a) Cultivar una conciencia de libertad. que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar decisiones económicas. solidaridad.

a HACER y a CONVIVIR. por ende: La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como propósito: Dar a la niñez y juventud una formación humana y cristiana para que aprenda a SER. fundamentados en el evangelio y en la doctrina social. según los requerimientos de las familias y las exigencias de la sociedad cambiante. 2. 2. como un . la Unidad Educativa “Stella Maris” se incorpora con decisión y entusiasmo al programa del Diploma Bachillerato Internacional y al ISO 9001-2000.7 Propósito fundamental La Educación. inspiran la acción educativa que busca enseñar a las niñas. a ejemplo de San Francisco de Sales y de sus fundadores el Padre Luís Brisson y Madre Francisca de Sales Aviat. innovando continuamente los recursos tecnológicos. científicos y pedagógicos.8 Visión Para enfrentar con éxito las nuevas tecnologías y técnicas del siglo XXI.6 Misión institucional El carisma de las Hermanas Oblatas. de conciencia y sensibilidad bajo el principio de “hacer todo por amor nada a la fuerza”. niños y jóvenes a ser alguien y hacer algo formando hombres y mujeres de convicción y temple. debe procurar generar agentes de transformación social.50 2.

proyecta sus objetivos a la consecución de una educación. como disciplina. cuyos procesos de realización garanticen la efectividad del proceso Enseñanza-Aprendizaje. garantice la Promoción de las Estudiantes al Nivel Inmediato Superior. un trabajo permanente y personalizado.9 Alcance Los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”. no solo en beneficio propio. Se busca consolidar el compromiso en el proceso pedagógico de toda la Unidad Educativa con el fin de incrementar y desarrollar las obras en acción y mantener una visión de futuro que permita una proyección cristiana a las exigencias del mundo en todos los ambientes y en todos los tiempos. solidaridad. que respaldado por un documento proceso de Planificación curricular y Formación Humana. 2. sino como un compromiso frente a la sociedad. Se quiere promover una educación que ayude a rescatar valores morales y cristianos. .51 proceso de formación integral. la responsabilidad. en el que el alumno es el centro.

CAPÍTULO III 3. ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO .

gestión.53 3 ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO 3. la dirección y el personal de cada institución. Según las normas de Control Interno las entidades y organismos tienen una misión que cumplir. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control. el cumplimiento de los objetivos. La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación y actividades. para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. constituyendo uno de los grandes aportes administrativos.1 Generalidades del Control Interno El control interno establece un proceso previo a las circunstancias de cada organización. aplicado por la máxima autoridad. entendidos como medidores o indicadores para la dirección escolar. que permiten tener una visión de la situación que se desea controlar. seguimiento y evaluación (control). . la idoneidad del personal. de su eficacia depende que la administración adquiera la información requerida para seleccionar de las alternativas. las que mejor convengan a los intereses de las instituciones. que provee seguridad formal en el uso de los recursos y se logren los objetivos institucionales. la organización. En la administración educativa son importantes los procesos de planificación.

Oakland. p. Esto amerita que la actual administración financiera de la organización.1. 3. que constituye una de las áreas más importantes dentro de la vida de la institución educativa. de los accionistas y de la sociedad en general”. lo que implica a la administración financiera. sino desarrollando unas opciones para apoyar y mejorar el alcance del trabajo cultural en la comunidad”. p. (2004. “Los directores de las Instituciones Educativas (IE) manifiestan las necesidades de consolidar y asegurar la supervivencia de las mismas y trabajar los temas administrativos. aspecto que debe tener presente todo el personal que labora en la organización. J. N. exija la inclusión de una adecuada tarea de control interno. es decir un conjunto de políticas para llevar adelante las actividades requeridas por la entidad.1 Definición del Control interno La obtención de la calidad total o excelencia en la administración de una institución. entendida así como una “estrategia de gestión cuyo objetivo es que la organización satisfaga de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de los clientes. pero principalmente los directores . (2003. 5). no basados en la moda de los conceptos. respondiendo a la pregunta ¿qué hacer? para cumplir con la misión de la organización..54 Para Cons R. de los empleados. 11). Para ello el autor propone un modelo que incluye acciones que buscan asegurar el reconocimiento y permanencia de la Institución Educativa (IE).

el control interno se centra en el cumplimiento de las leyes gubernamentales y normas propias de la institución. (2006. Mantilla. advertir errores e irregularidades de manera oportuna. enfatiza: . para que exista fiabilidad de la información financiera y operativa. 3). que el control interno: “Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos. Acorde con esta definición. en su obra Control Interno de los nuevos instrumentos financieros. p. con la finalidad de proteger los recursos de la entidad. S. promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”. En el artículo 12 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. señala. puesto que se vincula con el éxito y crecimiento económico de la organización. (2002. p. diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos propuestos.55 financieros. que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones. 11). El control interno es un proceso que lo efectúa la Junta Directiva de la Entidad. verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información financiera. la gerencia y demás personal.

exactitud. mantener y perfeccionar el sistema de control interno. la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa “Stella Maris” permitirá el desempeño correcto de los funcionarios del departamento de contabilidad. el pago con cheques o por la red bancaria. aspecto que influirá en la vida institucional de la entidad. señala: “El manual de procesos y procedimientos que emitirán las entidades establecerá las funciones incompatibles. la distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago. efectividad y éxito en el manejo contable. Se aplicarán los componentes del control interno que incluirán el ambiente de control. Por lo tanto. financieros. el sistema de información y comunicación y las actividades de monitoreo y supervisión del control interno”. Si bien la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta es una institución particular. el depósito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos”. respecto al control interno. la evaluación de los riesgos de control. las actividades de control. . el artículo en mención resalta la importancia de que la propia institución sea la que formule y aplique un sistema de control interno que sirva para alcanzar claridad. para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos. los procedimientos y los procesos administrativos. además estipula que se deben tener presente las normas técnicas y los componentes de control interno que especifica la Contraloría General del Estado.56 “La respectiva entidad y organismo del sector público que controla la Contraloría serán responsables de instalar. operativos y ambientales. El artículo 16 de la misma ley.

se prescribe que este organismo puede nominar “Comisiones Eventuales” las mismas que tendrán vigencia por el lapso de dos años. Siguiendo lo prescrito en la Ley de Educación. En las instituciones educativas de nivel medio del Ecuador. 34). (2005. nominan una comisión que tiene como función específica el control interno del manejo del presupuesto asignado por el Estado y de los ingresos económicos obtenidos por autogestión. acorde a las leyes vigentes. la mayoría de establecimientos educativos de tipo fiscal o particular. en Aspiazu. el Consejo Directivo como organismo asesor-veedor de las distintas instancias de la vida institucional. es la siguiente: “Control Interno es un proceso efectuado por la junta de directores. La junta de directores y la administración principal son responsables por el establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso de control interno y por monitorear su efectividad. en lo correspondiente a las funciones que debe desempeñar el Consejo Directivo. .57 La definición que elaboró el Basle Committee de Control Interno. la administración principal y todos los niveles del personal. p. de los ingresos generados por su labor. Amparándose en la prescripción referida. N. involucrándose además en el control interno. o en el caso de las instituciones particulares. los responsables directos de las finanzas del plantel son: el rector o rectora conjuntamente con el colector.

y hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional en los diferentes grupos de interés. directos o jefes encargados del control: previo.58 El control interno servirá para asegurar el correcto manejo de los ingresos y egresos financieros y evitar errores que promuevan la disminución o pérdida del patrimonio de la institución. O.1. 4). • Autorregulación. Para Herrera. el control interno es: “El acto evaluado por los jefes inmediatos. La Autorregulación. concurrente o posterior”. Favorece el autocontrol al normalizar los comportamientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos. (2005.Mediante la autorregulación la entidad adopta los principios. 3. ..2 Fundamentos del Control Interno Lo determinan las condiciones primordiales y básicas que autentifican la efectividad del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competitividades signadas por la Constitución y la Ley a cada entidad y las características que le son propias. el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno. p. normas y procedimientos precisos para la operación del Sistema de Control Interno.

actividades y tareas bajo su responsabilidad certifiquen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. coordinar y aplicar de manera efectiva.3 Objetivos del Control Interno El control interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones. .Se fundamenta en la capacidad de cada empleado. ejecutar enmiendas. detectar desviaciones. mejorar y solicitar ayuda cuando lo crea oportuno de tal manera que la realización de los procesos. evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente. cumplimiento de la Constitución.. las políticas. control. coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que él se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado. procedimientos y mecanismos de prevención. eficiente. independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo. 3.59 • Autocontrol. eficiente y eficaz la funciones requeridas y recomendadas por los órganos de control.Facilita promover a la entidad pública a la autonomía organizacional ineludible para interpretar.1. leyes y normas que la regulan. • Autogestión.. los métodos.

4 Objetivos Básicos del Control Interno Los objetivos básicos del control interno abarcan aspectos de controles internos contables y controles internos administrativos. pretenden la promoción de la eficacia en la operación de la actividad. los primeros.1. que las operaciones se realizan acorde con las normas y políticas señaladas por la administración. . y el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la entidad en la ejecución de las operaciones.1.60 El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de las instituciones. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. 3. el control interno contable está diseñado en función de los objetivos de la organización. los segundos. confiable y oportuna. ofrece la seguridad.5 Objetivos Generales del Control Interno El Control Interno Contable comprende el Plan de Organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. 3. involucran los propósitos de la protección de los activos de la institución y la operación de información financiera veraz. Por lo tanto.

Objetivos de Control Interno aplicables a ciclos de transacciones Los Objetivos de Control de Ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales de control de sistemas. para que se apliquen a las diferentes clases de transmisiones agrupadas en un ciclo. Las autorizaciones deben estar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de la administración.5.1.1.61 En los objetivos de los controles contables internos se pueden identificar dos niveles: 3.1.5. . Los objetivos generales de control interno de sistemas abarcan: a) Los Objetivos de Autorización. Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración.2. 3. Objetivos Generales del Control Interno aplicables a todos los sistemas Los objetivos generales de control aplicables en todos los sistemas se desarrollan a partir de los elementos básicos de control interno enumerados anteriormente siendo más específicos para facilitar su aplicación.

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Estos objetivos consideran, que todas las operaciones deben registrarse para emitir la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los estados financieros y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los activos sujetos a custodia.

Las transacciones deben clasificarse en forma tal, que permita la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administración.

Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable cuidándose específicamente que se registren aquellas que afectan más de un ciclo.

En general los objetivos de Control Interno pretenden:

Proteger los objetivos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencia

Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la administración.

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Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, haciendo que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos externos. y

3.2 Modalidades de la función de control.

Durante el desarrollo y culminación de los actos administrativos en la organización, existe el control previo, control concurrente y control posterior.

3.2.1 Control Previo

Para Julio y Adrián Flores Konja, profesores de la UNMSM, de la Facultad de Ciencias Contables de Lima, Perú. (2003, p. 26), el control previo, es “el examen de las operaciones propuestas antes de la autorización para que el acto administrativo surta efectos, con el propósito de establecer su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad”.

El Control Interno constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de las fases de un proceso, para determinar su legalidad, autenticidad y conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentación que respalde cada una de las actividades y la actuación de los empleados que participen en ellas. En este caso el control, por ejemplo, se realiza antes de proceder a adquirir un bien o servicio, el cual deberá ser considerado dentro del cuadro de necesidades.

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De acuerdo con el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Capítulo II: Objeto, Ámbito y Régimen de Control para las Instituciones del Sector Público, Decreto Ejecutivo 548, Presidente: Gutiérrez Borbúa, L. (2002. p. 2), “para cumplir con el control previo no se crearán unidades específicas, esta actividad está implícita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso”, el Control Previo, lo realizan las mismas áreas de la entidad, vinculadas a la gestión.

3.2.2 Control Concurrente

El Control Concurrente, “es el que se aplica conjuntamente a la realización de las operaciones cuya corrección se está verificando” Herrera, Ó. (2005, p. 5). Por ejemplo, si la compra es por adjudicación directa, deberá contar con tres cotizaciones, dependiendo del precio; y para el giro del cheque, con la factura, orden de compra, guía de remisión, la conformidad de ingreso al almacén en buenas condiciones del bien adquirido.

El Control Concurrente se realiza conforme se desarrolla la gestión, puede participar el Organismo de Control Interno como veedor.

3.2.3 Control Posterior

El Control posterior, es el referido a todos aquellos procedimientos administrativos diseñados con el propósito de cautelar el correcto cumplimiento de las condiciones

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señaladas en las normas internas y de acuerdo a la ley, con posterioridad a los actos propios de la ejecución. Por ejemplo, este control se puede realizar después de varios meses o al finalizar el año, en la cual verificaremos si la compra ha cumplido con las exigencias necesarias.

El artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, (2002, p.3), señala expresamente: “El Auditor Interno no dictaminará estados financieros, pero podrá realizar evaluaciones al sistema financiero, procesos y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados financieros es función exclusiva de la Contraloría General del Estado”.

El control posterior, como elemento efectivo del sistema de control, la Unidad de Auditoría Interna, realizará la evaluación de la gestión institucional en forma posterior a las actividades señaladas.

El Control Posterior lo realiza el Organismo de Control Interno, la Auditoría Externa tiene como finalidad supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, proponiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.

En conclusión, el control interno ayuda a una entidad a alcanzar sus logros de desempeño y economía, prevenir la pérdida de recursos y asegurar informes

6. Segregación de funciones. determina los siguientes principios: citado en Menéndez. evitando daños a su reputación y otras consecuencias. 3. 1. De . 2. Documentación. Asimismo. quien goza de gran prestigio y reconocimiento entre los profesionales de la auditoria de estados financieros y autora del más importante manual sobre control interno.66 financieros confiables. Costo menor que beneficio.1 Segregación de funciones La segregación de funciones implica. la no simple separación de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables.3 Principios rectores del Control Interno De acuerdo a Wanda Wallace. De arriba hacia abajo. (2006. p. 5. preserva o resguarda que las entidades y privadas cumplan con las leyes y regulaciones.3. Autocontrol. 3. 4. 24). Eficacia. Confiabilidad y 7. J. 3.

3.3. •El tono desde lo alto es fundamental. apoyada en tecnología. supervisión y evaluación/valoración del control interno son resortes de la administración. No hay controles internos que sean externos. 3. tareas.2 Autocontrol La dirección. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempeñados por gente capaz. gestión. por mecanismos de carácter legal. complejas ninguna persona debe ser capaz de registrar. autorizar y conciliar una transacción. •Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de menor nivel (sub-procesos. no puede controlar a los directivos principales. 3.67 manera ideal en las corporaciones grandes. actividades). . el sistema de control interno. se controla así mismo.3 De arriba hacia abajo Significa que el control interno es una forma de presión o influencia ejercida por los máximos niveles administrativos. •El direccionamiento proviene de la alta gerencia y se traslada a la acción por mecanismos operativos. que se convierten en cumplimiento forzoso. o sea que un empleado de nivel bajo u operativo.

Y ésta. que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla.3. el control interno depende de los resultados que es capaz de ofrecer. de ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación (valoración) de eficacia. Si el control interno genera sobre – costos. sencillamente no sirve. En resumen.68 3.3. lo que implica de salida.4 Costo menor que beneficio Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la organización.5 Eficacia Aquí se tiene una gran connotación. . es sustancialmente diferente del control de gestión y resultados. y es que si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales. ni los beneficios que proveen. el beneficio que genera tiene que ser sustancialmente mayor que el costo que conlleva. O dicho de otra manera. 3. es mejor eliminarlo.

(1994.7 Documentación Significa que toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada. . y conciencia monitoreo del control interno. vehículos. A. M. El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles. 3. equipos mercaderías y otros bienes. “La administración eficiente de los activos es la clave para el éxito de la empresa. p.69 3. y Goxens.3. 3. por tanto susceptibles de ser valorados y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. que es responsabilidad absoluta de la gerencia.6 Confiabilidad Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación. permitirá a las empresas. muebles. y a sus propietarios. de manera tal que pueda ser analizada por cualquier interesado. alcanzar los resultados económicos deseados”. 27).4 Elementos de un buen Sistema de Control Interno Para Goxens. valores y derechos adquiridos. Estos son recursos conocidos como activos. muchos de ellos tangibles como el efectivo.3.

el posicionamiento. • • Unos procedimientos eficaces con los que llevará a cabo el plan proyectado. • Un plan de autorizaciones. con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros y que opere en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro. destacan: • Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. generan rentas importantes que se evidencian en el estado de los resultados. la confianza entre otros. registro contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo. el prestigio. la experiencia. pero a la vez flexible. . Entre los elementos de un buen sistema de control interno. con personal preparado y comprometido. los ingresos y los gastos.70 Los activos intangibles como el talento humano competente y comprometido. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones. que han de estar en proporción con sus responsabilidades. pero que a la hora de explotarlos en conjunto. la contabilidad no puede reflejar en los balances por cuanto no es posible medirlos en unidades monetarias. Gran parte del manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las instituciones a partir de una organización sólida.

y Goxens. Medidas de seguridad.1 Elementos del procedimiento de control que ayudan a la prevención del fraude Dentro de la institución es muy importante tener presente algunos elementos de procedimiento de control que evitarán el mal manejo de los fondos. p. 6. Intrínsecamente esta prevención engloba. su correcta ubicación y razonable valuación”. Firmas autorizadas. M. Custodios de activos. 3. 36). 3. 2. . A. tener presente el siguiente procedimiento: 1. 5.4. (1994. Siendo pertinente. tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. “reconocer las cuentas del activo. de acuerdo a Goxens. Procedimientos de control. Separación de funciones.71 La Auditoría Interna forma parte del Control Interno. 4. Personal competente y rotación de puestos.

M. atención y la dirección proporcionada por la alta dirección. y desembolsos del efectivo. y Goxens.1 El Ambiente de control Componente que establece la tónica de una organización al influenciar el conocimiento de control de su gente. es decir.5. custodia. en consecuencia el control asegura el cumplimiento de metas y objetivos. p. A. se hace necesario. (1994. . la gestión y el modo que se asigna la autoridad. Para concretar todas estas pautas. la honradez. organización y desarrollo de su gente.5 Componentes de la estructura de Control Interno Entre los componentes de la estructura del Control Interno se cuentan: 3. 3. así: • Separar las funciones financieras. la filosofía de gestión y estilo de operación.72 Goxens. especialmente las que se refieren al recaudo del efectivo y al registro contable. con la finalidad de salvaguardar el efectivo y lograr una contabilidad más precisa”. competencia y valores éticos del personal. 37) resaltan además la importancia del “desarrollo de técnicas para controlar el efectivo. que desde la gerencia se dicten políticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudo. la responsabilidad.

• Riesgos de control Existe el peligro de que los controles internos no detecten o eviten errores e irregularidades significativas en forma oportuna. analizarse y controlarse. porque es propio de la operación del ente.5.73 El ambiente de control está dado por los valores. Desde las fuentes externas e internas. los clientes y las terceras personas relacionadas con la entidad. . Evaluación de riesgos Consiste en la identificación de los factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. afronta una variedad de riesgos que deben analizarse para lograr los objetivos planteados. Estos riesgos están totalmente fuera de control del Auditor. la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. cada institución o empresa. la filosofía. por lo que se hace necesario que el personal de la institución. estos deben gestionarse. los conozcan y se identifiquen con ellos. Cuando se identifican los riesgos. 3. Estos riesgos pueden ser: • Riesgos inherentes Se refieren a la posibilidad de que ocurran errores o irregularidades significativas antes de considerar la efectividad de los sistemas de control.2.

mantenimiento de las competencias centrales. 35). amenazas. soluciones innovadoras. p. orientación a resultados. (2001. generación de incentivos. Además de las actividades diarias de monitoreo. y planeación de la sucesión”. pensamiento estratégico. procesos. toma de riesgos. capacidad de generar respuestas. información. De manera que se involucra el funcionamiento de toda la organización. “los riesgos de mercado que se pueden administrar se deben valorar al menos mensualmente y en respuesta a los movimientos significativos del mercado y a los cambios en las actividades que exponen a la entidad al riesgo”. fortalezas y debilidades derivadas de: estructura. análisis. p. De acuerdo a Mantilla. metodología. Para evitar los diferentes tipos de riesgos. 28). valor de accionistas. mejoramiento continuo. según Menéndez.74 • Riesgos de detección Se refieren al riesgo de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades significativas. (2001. (2006. J. citado en Menéndez. . 45) “la responsabilidad de administración del riesgo debe monitorear los resultados de las actividades de derivados y el cumplimiento con los procedimientos y controles”. p. establecimientos de metas. S. “El foco de atención del control interno se debe centrar en resolver las diversas situaciones entendidas como oportunidades. Wanda Wallace. J. planeación interna.

aspectos que deben ser sujetos de control. es decir el estudio y análisis de la forma en que conviene examinar las situaciones en cuanto a la oportunidad. conciliaciones. 3. Generalmente. ocurren a lo largo de la organización. . siendo importante tener presente las decisiones de financiamiento que elija la empresa durante un período.5. en todos los niveles y funciones. procesar y comunicar la información al personal. por lo que aseguran el cumplimento de los objetivos de la entidad. debe tener presente la decisión de inversión. de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades. Además brindan las medidas necesarias para afrontar los riesgos: como aprobaciones.5.3 Control de actividades de gestión Son políticas y procedimientos emitidos por la dirección que aseguran que las acciones de gestión sean llevadas a cabo. que pueden ser recursos propios o recursos de endeudamiento. Las políticas del control de las actividades de gestión.4 Información y comunicación Se utilizan para identificar. comprobaciones.75 3. eficiencia y eficacia. la inversión está orientada al incremento del activo fijo. autorizaciones. revisiones. Las actividades de control incluyen una gama de actividades muy diversas.

5. Las mediciones se realizan mediante actividades en proceso de verificación. Igualmente.76 La comunicación efectiva tiene que ocurrir en un sentido más amplio. por lo tanto la alta administración debe de transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestión y control que realizan cada una de ellas. evaluaciones separadas o una combinación de ambos. La supervisión comprende supervisión interna (auditoría interna) por parte de las personas de la institución y evaluación externa (auditoría externa) que la realizan entes externos de la entidad. se puede obtener información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomalía a la administración. fluyendo por toda la organización de desempeño.5 Supervisión Es necesario un proceso que evalúa la calidad de desempeño del sistema de control interno a través del tiempo. 3. Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. segregación de deberes entre otros. .

verificaciones. El control interno es muy efectivo cuando los controles se basan en la infraestructura de la entidad y son una parte de la esencia de la institución. por lo tanto. bienes y operaciones institucionales.5.6 Actividades de control La acción de control es la herramienta esencial del Sistema. revisión del desempeño de operaciones. es decir. 90). (2001. en todos los niveles y funciones”. objetiva y sistemática. conciliaciones. Las actividades de control. por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes.77 El sistema de control interno se entreteje con las actividades operativas del ente y por razones fundamentales de la empresa. “incluyen políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las directivas administrativas. Las actividades de control se dan a través de toda la organización. . acorde con Mantilla. autorizaciones. 3. S. efectúa la verificación y evaluación. mediante la aplicación de las normas. de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos. procedimientos y principios que regulan el control interno. evitando costos innecesarios y posibilitando respuestas rápidas en condiciones cambiantes. incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones. Estas acciones. p. son estructurados para apoyar la calidad y las iniciativas de fortalecimiento. seguridad de activos y segregación de funciones.

el cual es efectuado por todas las personas de la organización. 3. • Conseguir que el efectivo recaudado durante el día sea depositado. involucrando especialmente a los niveles directivos más altos. y para el libramiento conste con las firmas de dos directivos autorizados. en forma exacta a las cuentas bancarias de la institución. concebida como la aplicación de métodos. a más tardar. esto implica que no se trata de un simple procedimiento o política a ser desempeñada. es básica la gestión. en su caso.78 Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes correspondientes. Para la realización de las acciones que concreten las metas y los objetivos previamente definidos. es el proceso que está continuamente funcionando en todos los niveles. • Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre del beneficiario.6 Roles y procesos Si el control interno es un proceso. técnicas e instrumentos administrativos en el proceso de obtención. salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal. los mismos que se formularán para el mejoramiento de la gestión de la entidad. se hubieran identificado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad. incluyendo el señalamiento de responsabilidades que. al siguiente día. .

requiere necesariamente de los siguientes aspectos: .79 utilización y mantenimiento de los medios necesarios en una organización. El cumplimiento a cabalidad de los roles y procesos dentro una institución.

Diseño Implementación Mejoramiento Evaluación/ Valoración Auditoría Supervisión Emisores de criterios/ estándares Alta gerencia/ consultores Alta gerencia/ staff Auditores Internos/ Externos Auditores Externos/ (Independiente) Autoridades de supervisión Fuente: Mantilla.p. S. S y Cante. .44) Elaboración: Hna. Rosario Meza.(2006.80 GRÁFICO # 4 EL PROCESO Y LOS ROLES DE CONTROL INTERNO EN UN CONTEXTO DE CADENA DE VALOR.

como referentes comunes y con altas dosis de objetividad. y la alta dirección. si el diseño es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos. Por lo tanto. la clave en el diseño del sistema de control interno “está conduciendo a subrayar la importancia de los criterios de control. p. (2005. El rol principal relacionado con el diseño corresponde a los emisores de los criterios estándares. para una organización el diseño del sistema de control interno consiste en ajustar el criterio de control seleccionado a las necesidades características particulares de dicha organización. Para Fernández Maestre. en una perspectiva estratégica. En particular. particularmente a partir de estándares internacionales”. D.6. . por lo tanto. 38). Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que les parecen a cada quien sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones. siendo importante que participen todos los involucrados en la organización.1 Diseño Esta actividad del sistema de control interno es. la actividad más importante y clave.81 3.

82 La importancia de este es tal. respecto del criterio de control seleccionado. La capacitación a los máximos niveles directivos como al personal clave en la organización. en la actividad de implementación.6. Ello puede hacerse sin mayores problemas en las entidades pequeñas y en algunas medianas. lo que constituye un gran error. 3. cada etapa tiene su funcionalidad específica. Para Escamilla. . J.4 Implementación Esta actividad consiste en poner a funcionar. p. es usualmente el primer paso. sobre todo. En ocasiones las organizaciones compran diseños de sistemas de control interno. en plazos prudentes el diseño de control interno aprobado. las razones para ello y la metodología asociada con el mismo. normalmente a través de consultores externos. que para mucho las actividades restantes se recogen en una sola: análisis del sistema de control interno. en la de interés público (particularmente mercados de capital: financieros y de valores). pues el diseño es propio de cada institución. Sin embargo en las grandes y. es que la alta dirección delegue el asunto en un comité. es la coherencia y la alineación entre el criterio seleccionado y la metodología asociada con el mismo. con la finalidad de responder con mayor acierto a las obligatoriedades legales o a las modas. 38) “El asunto clave. La responsabilidad de esta actividad recae en la alta dirección. Otra práctica común. (2005.

quienes valoran el control interno para ayudar a la administración en sus actividades. y los auditores externos usan la evaluación para determinar el alcance de las pruebas de auditoría”. R. esta actividad involucra dos roles importantes y diferentes: “Los auditores internos.6. con el paso del tiempo. En la auditoría de los estados financieros se han introducido modificaciones importantes. por lo que. 3.6. La evaluación del sistema de control interno seguirá siendo la causa de su incorporación en los estándares/normas de auditoría generalmente aceptadas. ha sido práctica tradicional que los sistemas de control estén sometido a evaluaciones. “no existe ningún sistema de control interno que sea carente de error. De acuerdo a Rodríguez. (2004. por consiguiente conviene su mejoramiento continuo”. . C. 35). (2004.6 Evaluación/valoración Esta actividad es la que mayor éxito ha tenido. 98). Para Díaz-Fáes. la consolidación del sistema de control interno es un asunto que se da paulatinamente. p. p.83 3.5 Mejoramiento Esta actividad se basa en que el mejoramiento consiste en un accionar continuo. pero no se han eliminado la evaluación del control interno.

• La administración tiene que hacer una evaluación del sistema de control. 3.6. J.84 como un medio para determinar el alcance de las pruebas de auditoría y como objeto de informes destinados a la institución. 3. (2005.8 Supervisión Se refiere principalmente a cuál es el rol de las actividades de control en concordancia con el control interno. que se denomina criterio de control. . según Escamilla. la valoración que a partir de un criterio de control realiza la administración principal. 43). monitorear su funcionamiento y sancionar cuando no se cumplen. • El responsable del control interno es la administración principal. que deben realizar las autoridades de supervisión. p.7 Auditoría Esta actividad es extremadamente nueva. pues implica someter a examen independiente a cargo del auditor de la institución. es que: • “Se precisa que tiene que existir un referente externo. involucra que esta actividad tenga carácter obligatorio en entidades. Lo nuevo. • La auditoría del control interno se convierte en un asunto de interés público”.6.

le incumbe a la más alta autoridad de la entidad a la que pertenece y al directorio. debiendo rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante el público por los fondos o bienes encomendados a su cargo y/o por la ejecución de una misión o cumplimiento de un objetivo.85 3. salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias.6. Antes de cerrar el informe de parte de las autoridades que auditan las finanzas de una institución. Como resultado de las acciones de control efectuadas. tal como lo prescribe el artículo 21 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. sea sujeto de acciones de control por los estamentos superiores. deberán otorgar al personal responsable comprendido en ellas.9 Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control El personal encargado de las funciones financieras debe regirse por lo prescrito en el manual de control interno de su entidad. deberán ser notificados previamente. la comisión que audita emitirá los informes respectivos con el debido sustento técnico y legal. constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas por dichos informes. . Cuando este personal. la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos. será realizada con la finalidad de medir el desempeño de los mismos en sus cargos. La evaluación del adecuado desempeño de los funcionarios.

las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a Ley (artículo 15). Las acciones se imponen por el Titular de la entidad y. 6). d) Destitución. seguridad y orden en la gestión financiera contable de la institución. b) Suspensión sin goce de remuneración de treinta a noventa días. directrices y planes de organización que tienen por objeto asegurar eficiencia.7 Análisis de la importancia de la aplicación del control interno El control interno entendido como el conjunto de procedimientos. rubrican la . sean éstas de naturaleza administrativa funcional. e iniciarán. En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el artículo 47 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (2002. políticas. y.86 Cuando en el informe respectivo se identifiquen las responsabilidades. adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción. c) Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses. respecto a éste en su caso por el organismo o sector jerárquico superior o por ley. p. aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada. 3. de acuerdo a la gravedad del caso. ante el fuero respectivo. civil o penal. se aplicarán las siguientes sanciones: a) Amonestación escrita.

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importancia de su aplicación, ya que garantizan la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. De esta manera, se asegura que las operaciones se realizan de acuerdo con las normas y políticas señaladas por la administración, teniendo presente las regulaciones del Estado.

Se debe resaltar también que este control interno contable no sólo se refiere a normas de control con fundamento puramente contable, sino también a todos aquellos procedimientos que se relacionan con la situación financiera o con el proceso informativo, como autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios, entre otros.

Si el control interno es efectuado por los directores y la administración principal, y participa todo el personal involucrado en esta área, se va a conseguir no sólo el conocimiento del estado de las finanzas sino que los beneficios sean colaterales, acrecentándose principalmente el desempeño de las funciones encomendadas a cada empleado, ya que se manejarán procedimientos y procesos administrativosfinancieros acordes con los estipulados en el Manual de Control Interno, reduciéndose el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos.

Si se procede de esta manera se alcanzará eficiencia en la organización, elevándose la eficacia en el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la empresa y en la ejecución de las operaciones.

El control interno asegura el cumplimiento de los objetivos, el logro del objeto social y la concreción de la visión. El cumplimiento cabal de las obligaciones,

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asegurará transparencia en el manejo de las finanzas de la organización, lo que conlleva a la elevación del prestigio institución y del grado de servicio que presta a la comunidad.

3.8 3.8.1

Normas de Contabilidad Normas Internacionales de Contabilidad, NIC y las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad, NEC

Todas estas normas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de todo el mundo. Hasta 2001 se han emitido 41 NIC. Los países latinoamericanos, entre ellos los del Pacto Andino, han efectuado adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos aplicables a cada país.

En Ecuador se han emitido 27 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) que, conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos, regularán el registro y control contable, la elaboración y presentación de estados financieros, A continuación se presentan varias NEC con referencia a las NIC

NEC 1 Presentación de estados financieros

Ref. NIC 1 Presentación de estados financieros.

El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general, para asegurar la compatibilidad con los estados financieros de periodos anteriores de la misma empresa y con los estados

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financieros de otras empresas, porque esta Norma se aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y compañías.

“Las entidades sin fines de lucro, del gobierno y otras del sector público que procuren aplicar esta Norma pueden necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los estados financieros y para los estados financieros en sí mismos. Tales entidades también pudieran presentar componentes adicionales de los estados financieros”. Federación Nacional de Contadores del Ecuador. (1999, p)

NEC 4 Contingencia y sucesos que ocurren después de la fecha del Balance

Ref. NIC 10 Contingencias y Hechos Ocurridos después de la Fecha del Balance

Esta Norma debe aplicarse en la contabilización y revelación de contingencias, y sucesos que ocurren después de la fecha del balance. “Se requieren ajustes del activo y pasivo por hechos que ocurren después de la fecha del balance y que suministran información adicional para determinar las cifras relacionadas con las condiciones existentes a la fecha del balance. Por ejemplo, puede hacerse el ajuste por la pérdida del saldo de un cliente cuya quiebra es declarada después de la fecha del balance” (Corporación Edi-Ábaco Cía. Ltda. p.5)

NEC 8 Reportando información financiera por segmentos

Ref. NIC 14 Información financiera por áreas.

El objetivo de esta norma es establecer los principios para el reporte de la información financiera por segmentos: Información acerca de los diferentes tipos

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de productos y servicios que una empresa produce, y de las diferentes áreas geográficas en las que opera para ayudar a los usuarios de los estados financieros.

NEC 9 Ingresos

Ref. NIC 18 Ingresos

El ingreso es reconocido cuando es probable que haya un flujo de beneficios económicos futuros hacia la empresa, y que estos beneficios económicos puedan ser cuantificados confiablemente; es de decir a la entrada bruta de beneficios económicos durante el período que se originan en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, incluye sólo las entradas brutas de beneficios económicos recibidos y por recibir por la empresa en su propio beneficio.

NEC 11 Inventarios

Ref. NIC 2 Inventarios.

El objetivo de esta norma es prescribir o señalar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histórico. Esta norma proporciona guías prácticas sobre la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida cualquier disminución de su valor neto de realización.

se reducirá el importe en libros del mismo. planta y equipo. NIC16 Propiedad. la depreciación puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de las operaciones de esas empresas. planta y equipo. Los temas principales son: el momento indicado de reconocimiento de los activos. van disminuyendo los beneficios económicos incorporados a un activo. los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación con ellos y la determinación y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en libros. El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable para la propiedad. la determinación de sus valores en libros. mediante cargos a resultados por depreciación. Por consiguiente. . con el fin de reflejar dicho consumo. Por la utilidad que dan los bienes de plantas y equipos.91 NEC 12 Propiedades. NEC 13 Contabilización de la Depreciación Ref. NIC 16 Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas empresas. planta y equipo Ref.

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NEC 15 Contratos de construcción

Ref. NIC 11 Contratos de construcción.

El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable de los ingresos y costos asociados con los contratos de construcción.

NEC N-18 Tratamiento contable de las inversiones

Ref. NIC 40

Se refiere al tratamiento contable de las inversiones de los estados financieros de las empresas y a los requerimientos de valor relativo.

NEC N-25 Tratamiento de los activos intangibles

Ref. NIC 38

Describe el tratamiento de los activos intangibles y su registro obligatorio solamente en casos en los que se cumplan tres criterios elementales:

1) que el activo sea perfectamente identificable; 2) que la empresa posea control sobre el recurso en cuestión y, 3) existencia de beneficios económicos futuros.

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NEC N-26 Provisiones del activo y pasivo

Ref. NIC 37

Su objetivo es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el reconocimiento y la medición de las provisiones, activos y pasivos de carácter contingente.

3.8.1.1

Aplicación de las Normas Internacionales Financiera, NIIF en el Proceso Contable

de Información

Los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados son reglas y procedimientos necesarios para definir la práctica de contabilidad aceptada en un período determinado. Con el proceso de globalización de la economía e inversiones directas e indirectas tras fronteras, se ha visto la necesidad de optimizar y ajustar los informes financieros en todo el mundo y formular y publicar normas de contabilidad para ser observadas en la preparación de estados financieros.

El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, IASC es la entidad privada independiente que tiene por objetivo lograr uniformidad en los principios y normas de contabilidad que son utilizados por los negocios y otras organizaciones en la información financiera alrededor del mundo.

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Las Normas Internacionales de Contabilidad que se conocen con las siglas NIC y NIIF elaboradas por el International Accounting Standord Board Board, IASB2.

Los Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, también conocidas por sus siglas en inglés como IFRS, International Financial Reporting Standard, son unas normas contables adoptadas por el IASB, institución privada con sede en Londres. Constituyen los Estándares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual del Contable, ya que en él se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es aceptable en el mundo.

Al 28 de marzo de 2008, alrededor de 75 países han optado el uso de las NIIF, o parte de ellas. Otros muchos países han decidido adoptar las normas en el futuro, mediante su aplicación directa o mediante su adaptación a las legislaciones nacionales de los distintos países.

Los cambios que manifiesta el mundo actual en razón de la internacionalización de la economía, unidos a los requerimientos de información de las empresas en un mercado altamente competitivo, en el cual, la eficiencia es factor fundamental del éxito, señalan la importancia de las normas internacionales de contabilidad y la necesidad de su adecuación al interior de cada país.

Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre de "Normas Internacionales de Contabilidad" NIC y fueron dictadas por el IASC International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB. Desde abril 2001, año de constitución del IASB, este organismo adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a las nuevas normas "Normas Internaciones de Información Financiera" NIIF

2

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Tales normas se consideran fundamentales para comercializar

en un mercado

abierto dentro de una base homogénea y con parámetros sólidos, que le brinden seguridad a quienes interactúan con los entes económicos, a efecto de que los usuarios de la información, posean elementos de juicio estructurados desde un sistema de información contable nacional configurado a partir de las normas internacionales de contabilidad.

Es por ello que para participar en esta área, los trabajos deberán concentrarse en elaborar un planteamiento que permita recoger las normas internacionales y su utilización en el nivel nacional, reconociendo mediante un modelo estructural las diferencias que deben ser asimiladas en el orden nacional de cada país.

Los miembros del IASC consideran que la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad, por los diferentes países, más la pertinente revelación respecto al cumplimiento de las mismas, tendrá un efecto importante a través de los años. Mejorará la calidad de los estados financieros y se obtendrá un grado cada vez mayor de comparatividad. La credibilidad y, por consiguiente, la utilidad de los estados financieros se verá acrecentada en todo el mundo.

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad se encuentran generalmente armonizadas, con las Internacionales, no tienen mayores diferencias, quizás en algunos casos en las NIC, se engloban un poco más los términos, Pero en ciertos conceptos hay semejanzas que son muy importantes para el fin que persigue la contabilidad, como es dar una exacta y servible información a los usuarios, con la mayor claridad y eficacia posible.

2008 .00 al 31 de diciembre del 2007. necesariamente reflejarán más razonablemente la realidad económica de los negocios de cualquier entidad. “La aplicación obligatoria de las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” por parte de las compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías se aplicarán a partir del 1 de enero del 2010.96 La conversión a las NIIF provee la oportunidad de evaluar lo sistemas y optimizar los controles internos.000. Los estados financieros preparados bajo las NIFF. Registro Oficial 498. las compañías y las empresas creen que habrá beneficios a largo plazo.2008 A partir del 1 de enero del 2011 aplicarán las NIIF las compañías que tengan activos totales iguales o superiores a US $ 4’000. así como todas las compañías que ejercen actividades de auditoría externa. las compañías y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores. 31 XII-2008 Aplicarán a partir del 1 de enero del 2012: Las demás compañías no consideradas en los dos grupos anteriores. Registro Oficial 498.” Registro Oficial 498. 31 XII . 31 XII .

CAPÍTULO IV 4. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS .

Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). datos que han permitido conocer la realidad actual en la que se desenvuelve este departamento y planear la proyección ideal enmarcada en las. se enmarca dentro de la estructura funcional de organización.98 4 .1 . Acorde con los resultados. . Ley del Régimen tributario y la Ley de Educación y su Reglamento para alcanzar eficiencia y efectividad en el funcionamiento del Departamento Contable y por ende el desarrollo y servicio que presta la Institución. las Leyes Tributaria. las Normativas Contables. se procedió a la aplicación de encuestas y entrevistas al personal directivo. puesto que ha tenido como objetivo el ordenamiento de la Institución. administrativo y del Departamento de Colecturía de la Institución. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 4. Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” Con el propósito de diagnosticar el sistema de Control Interno que se maneja en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. ya que el Departamento de Colecturía. ha respondido exclusivamente a funciones constructivas o estructurales. respecto de la estructura financiera y contable se obtuvo lo siguiente: la Unidad Educativa “Stella Maris”. Leyes Laborales las que determinan el manejo financiero de la Institución Educativa. se rige por las leyes emitidas en la Ley Educación del Ecuador.

constituido por las sucesivas labores que requiere la contabilidad. teniendo como características ser registrativas. (2002. con la finalidad de poder estudiar con detalle preciso las operaciones. fiscalización. funciones de previsión y funciones coordinativas. La estructura contable se debe fundamentar en el proceso de registro contable.. siendo necesario una labor de análisis. las partidas de las cuentas. ya que como lo señala Goxens. presupuestarias y de investigación. Las funciones de dirección. de igual manera se requiere la labor de síntesis que recae en las cuentas y el balance. A. y Goxens. Las funciones coordinativas. prioriza realizar el mando efectivo de la institución. supervisión. . con el propósito de facilitar el desarrollo eficiente de las funciones anteriores. Las funciones de previsión. de manera que se posibilite la puesta en práctica de las disposiciones establecidas por las funciones constructivas. emitidas con la finalidad de proteger los bienes y personas que laboran en el establecimiento educativo. M. de control. debe responder a una estructura funcional dinámica. labor que involucra el manejo de los libros auxiliares y las estadísticas. pues ésta facilita datos para guiar la correcta gestión administrativa y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. 18) “el objeto de esta estructura funcional es el desarrollo ordenado de toda la actividad propia de la empresa” misma que debe involucrar las funciones de dirección. funciones que se complementan con las de gestión.99 El Manual de Control Interno del Área Contable. desglosando y clasificando acorde a criterios adecuados. p.

La Colecturía realiza los egresos que sean debidamente justificados. con personal preparado y comprometido. debido al sistema de organización interna que posee la Congregación religiosa.100 El manejo eficiente de los procesos contables. que operen en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro. puesto que este Departamento al ser el encargado de llevar las finanzas. permitirá a la institución alcanzar los resultados deseados y el cumplimiento de las metas y objetivos trazados con antelación. instituciones u organizaciones a partir de una organización sólida. es importante relievar que el manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las empresas. pero si envía las sugerencias respectivas. se responsabiliza de los bienes y recursos presupuestarios del establecimiento educativo. no participa en la elaboración de la proforma del presupuesto del plantel. es que en la actualidad se cumple con las disposiciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. recauda con diligencia los fondos y asignaciones del establecimiento. presenta al Consejo Regional y a la Économa Regional de manera semestral. con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros. 4. pero. y con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación. pero a la vez flexible. el informe del estado financiero y las necesidades .2 Características del departamento contable Según el criterio del personal que labora en la colecturía de la Institución la principal característica de este departamento.

4. introducir cambios. pero siempre guiado por la misión que toca cumplir u orientado por la visión que se aspira alcanzar. y que son acatados por todos los establecimientos de la Congregación. Cuando se considera que el informe requiere un estudio más amplio. respecto de las medidas que se hace necesario implementar para afrontar riesgos. presenta mensualmente el informe contable para su correspondiente revisión. Por lo tanto. el control interno es ejercido por la superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. los procedimientos de control que se aplican en la Unidad Educativa. suprimir o incrementar las asignaciones económicas.3 Funciones y procedimientos En la Unidad Educativa “Stella Maris”. la titular de la superioridad que regenta la congregación o su delegada. son emitidos por la dirección y consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimento de los objetivos de la institución. . se preocupa también del cumplimiento de los principios y valores que orientan a la Congregación.101 presupuestarias. visitan el plantel educativo para conocer en la fuente los datos requeridos y proporcionar un asesoramiento directo al personal encargado del manejo de las finanzas. organismo que será el encargado de dictaminar aciertos y errores. para el efecto el departamento de Colecturía.

. que atañe a riesgos y controles críticos. (2006. Fase 3: El diseño de solución a las brechas de control. Fase 2: Documentación. controles a nivel de actividad. “los procedimientos de control interno involucran a toda la cadena de valor: mediante una metodología que involucra 4 fases”: Fase 1: Cadena de valor. S. Fase 4: Implementación de solución a las brechas de control. Estas dos últimas fases dan como resultado ventajas de control permitidas. Aplicado al departamento financiero significaría que involucra los procesos contables relevantes. p.102 Siguiendo a Cante. el diseño de los controles y la efectividad de la operación de los controles. 18). la valoración y los requerimientos de información financiera.

p. (2006.18) Elaboración: Hna. Rosario Meza. Rosario Meza. FASE 4 p. S.(2006. p. 18) Riesgos Diseño de Controles Efectividad de Controles FASE 3 DISEÑO DE SOLUCIÓN A las Brechas de Control Elaboración: Hna. (2006.103 GRÁFICO # 5 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO FASE 1 CADENA DE VALOR Procesos Contables Información Financiera Controles a Nivel de calidad FASE 2 DOCUMENTACIÓN Fuente: Cante. IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN Fuente: Cantes. 18) Elaboración: Hna. Rosario Meza . S. VENTAJAS DE CONTROL PERMITIDAS Fuente: Cante.

S. Propósitos y fines El propósito fundamental del sistema de Control Interno de la Unidad Educativa “Stella Maris”. incluye también la aplicación de las normas técnicas de control interno específicas para la contabilidad. . y Cante. Los fundamentos básicos que regirá el área contable serán: Principios. 42). la gestión de bienes.” Por lo tanto. roles. 18).4 . debe ser. fundamentos claves para entender y aplicar lo relacionado con el control interno. (2006. “pasar de un sistema basado exclusivamente en reglas a un sistema basado en principios y orientado a objetivos”. la tesorería. S. p. como lo puntualiza Cante. El propósito. tal como lo señalan Mantilla. p. p. los que deben ser incluidos en el manual de control interno. S. se vuelve imprescindible el cumplimiento legal más allá de lo legal. (2006. el manejo del presupuesto. el recurso humano.104 4. las inversiones en proyectos y programas de la organización institucional. procesos. 15): “Las organizaciones se ven limitadas para producir reportes financieros exactos y confiables cuando se perjudica la integridad de las operaciones. De manera inversa. siendo necesario. el procesamiento automático de datos. que se apliquen todos los componentes del control interno. Teniendo presente a la Sarbanes-Oxley (2006. las operaciones inefectivas de las cadenas de suministro no sólo direccionan ineficiencias sino que también generan la probabilidad de declaraciones financieras equivocadas. Los fuertes controles operacionales ayudan a crear sólidos controles financieros.

• Aplicación de varios principios del control interno.5 ANALISIS FODA El diagnóstico del sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. • Presentación mensual de informes al Consejo Regional y cuando el caso lo requiera. • Asesoramiento directo de la Ecónoma Regional y de su Consejo para el cumplimiento de las normas de contabilidad y las leyes tributarias. que demuestran honradez y responsabilidad del personal del departamento de colecturía.5. • Cumplimiento cabal de lo prescrito por la Dirección del establecimiento educativo y de la Superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. las autoridades del plantel y los usuarios. dio como resultado la detección de los siguientes aspectos: 4. . Normas de Ecuatoriana de Contabilidad y de la Ley de Educación y su Reglamento.1 Fortalezas • Acatamiento de los artículos pertinentes del Reglamento de la Ley Orgánica y Régimen Tributaria. • Manejo cuidadoso de los libros de contabilidad y de los procesos contables conocidos.105 4. como: • Buenas relaciones interpersonales entre el personal del departamento.

• No se dispone de un plan de organización de los procesos contables.5.5. 4. • No se conocen ni manejan los Nuevos Instrumentos Financieros del control interno. Establecimientos de Educación Católica FEDEC . • Acceso a consulta de libros actualizados de control interno y a la revisión de documentos en la red de Internet.2 Oportunidades • Asistencia a seminarios de actualización dictados por organismos Federación gubernamentales. que regulan todos los procesos contables. como el Ecuatoriana de Servicio de Rentas Internas. 4. entre otros. ANSEDES. Leyes Laborales.3 Debilidades • El departamento de Colecturía no dispone de un Manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes económicos de una manera ágil. facilitando el funcionamiento del departamento financiero. (Asociación Nacional de Supervisores Escolares). . oportuna y transparentar sus acciones. Dirección Provincial de Educación de Manabí.106 • Se posee un sistema informático acorde a las concepciones. del Estado Distrito Manabí.

• Los incesantes cambios del mundo globalizado afectan a las regulaciones que a nivel nacional se determinan. por lo que la misma persona debe asumir diferentes responsabilidades. afectándose las decisiones de gestión.4 Amenazas • La desvinculación de sistemas actuales de control interno retrasan y ponen en peligro las actividades contables. lo que involucra todas las actividades. corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones de su sistema financiero.5. un sistema de control interno efectivo y eficiente. 4. técnicas y . que perjudicarían los resultados de sus actividades. 4.107 • Escaso personal en el Departamento Contable. con el fin de garantizar que la información financiera. tiene como misión transparentar el proceso contable. • Eventual participación de las autoridades del plantel para un control interno contable efectivo.6 Misión En el aspecto financiero la Unidad Educativa “Stella Maris”. económica y social cumpla con las normas conceptuales. que incluso podrían llevar a una crisis operativa. • Al no poseer la Unidad Educativa Stella Maris. operaciones y actuaciones contables. lo que no permite la rotación de puestos.

eficacia y eficiencia. • Prescribir políticas que determinen por escrito los procedimientos de recaudo. • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área.7. hacia el logro de sus objetivos. así como la administración de la información y los recursos. aplicar un control interno integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Congregación de Oblatas San Francisco de Sales.. y prescritos en el manual de control interno. Visión La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como visión en el aspecto financiero. dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a los objetivos previstos.8 Políticas y Estrategias • Fortalecer el compromiso de los demás colaboradores frente al proceso contable. operaciones y funciones. custodia y desembolsos del efectivo.108 procedimentales establecidas en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las NIIF. . 4. se realicen de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes. como base de la transparencia. para alcanzar eficacia y eficiencia. • Definir un estilo de gestión responsable en el área contable. 4. con el fin de procurar que todas las actividades. orientado a las necesidades y el cumplimiento del Objeto Social.

Cuando se identifican los riesgos.109 • Actuar preventivamente para identificar los factores que podrían hacer que la entidad no cumpla sus objetivos propuestos. • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos. . analizarse y controlarse. misionales y de evaluación. estos deben gestionarse. • Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado.

8 28. .1 Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II) CUADRO # 4 ESTRUCTURA FINANCIERA ESTRUCTURA FINANCIERA Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad.6 GRÁFICO # 6 ESTRUCTURA FINANCIERA               28.8 Ley de Régimen Tributario Interno 28.6 42. f 2 3 2 % 28. Rosario Meza. Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. NEC Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.9 Resultados de la investigación 4. Rosario Meza.6 42.110 4.6 Normas Ecuatorianas de Contabilidad Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de sales Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna.9.

el 42. advertir errores e irregularidades de manera oportuna.8% opinan que el departamento financiero se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. que a su vez tiene como sustento las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. el 28. Como se aprecia en los datos el mayor porcentaje del personal administrativo se ha cerciorado que el Departamento de Colecturía se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. por el reglamento y modelo contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales e igual porcentaje 28. las que especifican de manera acertada como debe llevarse la contabilidad para conocer los estados financieros de la Institución educativa.6% expresa que la Ley de Régimen Tributario Interno rige el movimiento contable.111 Acorde a la opinión del personal administrativo que labora en la Unidad Educativa “Stella Maris”.6% consideran que el establecimiento educativo en el aspecto financiero y contable se maneja. NEC. de manera que se obtiene fiabilidad de la información financiera y operativa. que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones . Se debe también recalcar que un porcentaje significativo ha opinado que el movimiento contable está sujeto al reglamento de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. con la finalidad de proteger los recursos de la entidad.

112 CUADRO # 5 ÁREA FINANCIERA ÁREA FINANCIERA Si No f 6 1 % 85.3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 7 ÁREA FINANCIERA 85.7% 14.3% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .7 14.

3% del personal que se le hizo la encuesta no utiliza tecnología informática. ya que las nuevas técnicas contribuyen a que la información contable se mueva de una manera más rápida y fácil. procesa. analiza la información y agiliza el proceso para una toma de decisiones y pone a disposición la información para el momento que sea requerida. . distribuye.113 Para el 85. así mismo almacena.7% del personal administrativo que se le hizo la encuesta. Mientras que para el 14. el Área Contable y financiera de la Institución sí utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones.

114 CUADRO # 6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL Si No f 0 7 % 0 100 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL 100% Si 0% No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .

115 El 100% del personal administrativo señala que no existe un organigrama funcional en el Departamento Contable-financiero. incurriendo en la misma persona. así lo confirman las respuestas a las preguntas realizadas. . carece de un sistema de organización y por cierto las asignaciones de trabajo del personal contable. los cargos en el área de contabilidad.

116 CUADRO # 7 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS MANUALES DE f PROCEDIMIENTOS Si No 0 7 0 100 % Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza. . GRÁFICO # 9 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Si No 100% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza.

Así lo indican las respuestas en un 100% en la encuesta que se hizo al personal administrativo. carece del proceso que logra los objetivos propuestos. .117 La Institución no posee un manual de procedimiento que satisfaga las necesidades y expectativas del Departamento Contable-Financiero.

.118 CUADRO # 8 DEPARTAMENTO CONTABLE DEPARTAMENTO CONTABLE Presidiendo la comisión de control interno. GRÁFICO # 10 DEPARTAMENTO CONTABLE 85. Integrando la comisión de control interno. f 1 6 % 14.8% Presidiendo la comisión de control interno 14. Rosario Meza.2% Integrando la comisión de Control Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza.2 85.8 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna.

14. realizando la actividad que ha sido asignado por el Consejo Directivo. . redundando en la marcha acertada de la Unidad Educativa Stella Maris. la Hermana rectora. expresó que a ella le atañe presidir la Comisión de Control interno. responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento general de la Ley de Educación del Ecuador.119 El 85.2%. siendo positivo para el desenvolvimiento eficiente del Departamento Contable. lo que beneficia la ejecución en el Departamento Financiero.8% del personal administrativo opinó que participa en el control interno siendo parte de la comisión.

3 Previo Concurrente Posterior Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna.6 57.1 14. .3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.6% 14.1% 28. Rosario Meza. Rosario Meza. GRÁFICO # 11 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO 57. Elaboración: Hna.120 CUADRO # 9 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO Previo Concurrente Posterior f 2 4 1 % 28.

expone que la modalidad de control interno que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa Stella Maris es el control concurrente. aspectos que avalan la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas. hasta determinado monto. han cumplido con las exigencias necesarias. El 14.121 El criterio de 4 personas del nivel administrativo. que equivale a 57.3 % del personal administrativo manifiesta que se aplica el control posterior. el Consejo Regional. puesto que al finalizar el año lectivo. realiza una auditoría en la que verifica si las compras realizadas. . están sujetas a la decisión del Consejo Local. La compra está sujeta a las normas especificadas en las Leyes de la Contraloría del Estado y las Normas de Contabilidad.6 % considera que la modalidad de control interno que se efectúa es el control previo. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando. al Consejo Regional para su correspondiente aprobación.1%. De igual manera el 28. debiéndose enviar la misma. En realidad las adquisiciones.

122 CUADRO # 10 PRESUPUESTOS ANUALES PRESUPUESTOS ANUALES Si No f 7 0 % 100 0 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. . Rosario Meza. Rosario Meza. Elaboración: Hna. Elaboración: Hna. GRÁFICO # 12 PRESUPUESTOS ANUALES 100% 0% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.

El presupuesto que constituye una buena base para la contabilidad y transparencia.123 Con seguridad el personal administrativo confirma en un 100% que si se preparan los presupuestos anuales. . La asignación presupuestaria será conforme al presupuesto de ingresos y egresos para cada ejercicio fiscal. resulta clave para la administración financiera.

7 33.9. Elaboración: Hna Rosario Meza .3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.3% Si No A veces 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento contable: Referente a la colecturía/ tesorería. Rosario Meza. GRÁFICO # 13 TRABAJOS CONTABLES 66.7% 33.(Anexo II) CUADRO # 11 TRABAJOS CONTABLES TRABAJOS CONTABLES Si No A veces f 2 1 % 66. Elaboración: Hna.124 4.

7% del personal que labora en el Departamento Contable. . puesto que las normas favorecen el trabajo contable y facilitan el control interno del movimiento económico de la Entidad. lo que se considera altamente significativo.3% considera que estas normas solo se las aplica a veces. Por el contrario el 33. estima que las actividades contables que se efectúan en la Unidad Educativa Stella Maris se rigen por las Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana.125 El 66.

Elaboración: Hna. GRÁFICO # 14 RESPONSABILIDADES CONTABLES 66. Rosario Meza. Elaboración: Hna.3 66.3% Todos ellos 0% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza.7 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.7% Llevar registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances 33. .126 CUADRO # 12 RESPONSABILIDADES CONTABLES Responsabilidades contables Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances Todos ellos f 1 2 % 33.

127

La Colecturía o Departamento Financiero, según la opinión del 66.7 % del personal que labora en esta dependencia, expresa que las responsabilidades son múltiples, incluyendo llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos, en los que se incluyen: los roles de pago al personal que labora en la Institución, los gastos por inversiones, los ingresos por venta de uniformes de cultura física y el pago de pensiones; efectuar las declaraciones tributarias del Servicio de Rentas Internas; elaborar mensualmente los balances presentando los respectivos informes a la Ecónoma Regional; para el 33.3 %, elaborar balances constituye la principal responsabilidad del

personal del Departamento Contable.

128

CUADRO # 13 CONCILIACIÓN BANCARIA

CONCILIACIÓN BANCARIA

f

%

Mensual
Con otra periodicidad Anual

2 1

66.7 33.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 15

CONCILIACIÓN BANCARIA

66.7% 33.3%

0%

Anual Mensual

Mensual

Con otra periodicidad

Anual

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educ. Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza.

129

Como resultado de la encuesta el bancaria

66.7% establece que

la conciliación

se verifica mensualmente, porque la conciliación bancaria es un

proceso de análisis y de investigación y aclara por las cuales el saldo que muestra el estado de cuenta mensual no coincide con el saldo que revela los libros del banco. A final de cada mes el banco suele enviar a sus cuentas correntistas un estado de cuentas en el que especifica todo el movimiento registrado; como hay operaciones en los libros de la Institución sin registrar en los bancos no concuerdan en sus saldo y viceversa, por esta razón se hace la conciliación bancaria.

Para el 33,3%, solo se hace la conciliación bancaria anualmente, periodo demasiado largo para verificar lo saldos en los libros del banco con el estado de cuenta.

130

CUADRO # 14 ARQUEOS DE CAJA

ARQUEOS DE CAJA

f

%

Diariamente Semanal Mensual Anual

1 2 -

33.3 66.7 -

Fuente: Encuesta a personal de la Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 16 ARQUEOS DE CAJA

66.7%%

Diariamente 33.3% Semanal Mensual Anual 0%

0%

Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza

131 El 66.3% afirma que el arqueo de caja se debe efectuar cada semana para argumentar al saldo que señala el libro de caja. Sin embargo el 33. . la conformidad y efectividad material de dicho saldo en sus componentes que los amparan al saldo que se indica en el libro.7% garantiza que el arqueo de caja debe realizárselo mensualmente para confrontar el saldo de caja.

Rosario Meza. . Elaboración: Hna. Rosario Meza.132 CUADRO # 15 INFORMES FINANCIEROS INFORMES FINANCIEROS Siempre A veces Nunca f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. GRÁFICO # 17 INFORMES FINANCIEROS 100% Siempre A veces Nunca 0% 0% 1 Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ. Stella Maris Elaboración: Hna.

esto asegura la confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectúan en las operaciones contables.133 Todo el personal del departamento contable-financiero afirma en el 100% que sí realizan los informes del movimiento contable de manera mensual. . los que son presentados a la Ecónoma Regional para su respectiva revisión y aprobación.

GRÁFICO # 18 PAGOS AUTORIZADOS 100% Siempre 0% En ocasiones Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ. Elaboración: Hna. Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza. Rosario Meza.134 CUADRO # 16 PAGOS AUTORIZADOS PAGOS AUTORIZADOS Siempre En ocasiones f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. .

siempre que se hace un pago es previamente autorizado por el Consejo Directivo. si es más elevada la cantidad se espera la autorización del Consejo Regional. .135 La respuesta del personal contable-financiero es afirmativa en un 100%.

De esta manera el objetivo No 2 fue cumplido. apoyar . se preguntó: ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del Departamento Financiero?. 14% expresaron que se aplica el Control Posterior. puesto que se deben llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos.7 % del personal administrativo. arqueo de caja y para el 100% de empleados la presentación de informes a la Ecónoma Regional. respondiendo el 66. en menor porcentaje. Comprobación de objetivos. efectuar conciliación bancaria de manera mensual . El objetivo No 3: “Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos.10. Para el cumplimiento del segundo objetivo: Analizar las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable. como los roles de pago al personal. las declaraciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas. actividades contables que garantizan el buen manejo del movimiento económico de la Institución.136 4. se preguntó al confirmaron personal administrativo. quienes que la modalidad que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa “Stella Maris” es el Control Concurrente. puesto que al término del año lectivo el Consejo Regional realiza una auditoría para verificar las inversiones efectuadas. Para el cumplimiento del primer objetivo específico: Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la institución. que las responsabilidades son múltiples.

fue que la Institución Educativa no dispone del Manual de Control interno para el área contable. puesto que siempre se acatan las disposiciones reguladas por los principios contables. que existe la provisión oportuna de los recursos económicos para atender las diferentes necesidades que requieren inversión. obstaculizándose la asignación de funciones al personal que labora en el Departamento Financiero. en el manejo de los fondos de la Institución. Destaca también el principio de eficiencia por el cuidadoso manejo de los recursos que han sido confiados a la Colectora: De igual manera se aplica el principio de eficacia. Otra estrategia .8% del personal administrativo sostuvo que. trabajando siempre el Área Contable con la orientación del cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”. asegurando transparencia. los que posibilitan advertir errores e irregularidades de manera oportuna. se ha podido detectar. Al respecto se tiene que: el 42. el Departamento Contable se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Uno de los principios que se aplica en el Área Contable es la responsabilidad en las funciones que competen a la Colectora. Una dificultad que se encontró.137 los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva”. El objetivo también se ha logrado porque dentro de las estrategias. a lo que se suma el Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales al igual que las Leyes del Régimen Tributario Interno. para el manejo acertado de las operaciones del Departamento de Colecturía.

a través de seminarios o talleres desarrollado en la ciudad de Manta. que se hace constar en la presente Tesis. de esta manera se da cumplimiento al objetivo general. es la capacitación al personal del Área Contable. . Los datos recabados en la investigación resaltan la necesidad urgente de elaborar la propuesta de Elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable. Provincia de Manabí o en la Capital de la República.138 implementada por la institución.

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .CAPÍTULO V 5.

que ha sido elaborado con el propósito de orientar en el cumplimiento de las funciones. presenta a las autoridades educativas. un Manual de Control Interno en el Área Contable.1 Presentación. El desarrollo vertiginoso de la ciencia. y con la finalidad de economizar tiempo. en el desempeño de los puestos de trabajo. Las funciones señaladas en el Manual. la comunicación y la evolución constante en la manera de direccionar los procesos administrativos. tendientes al logro de los objetivos. eficacia y calidad de los servicios que brinda la institución.140 5 PRESENTACION DE PROPUESTA DE UN INTERNO EN EL ÁREA STELLA MARIS DE MANTA. la rendición de Cuentas y que sirva como un mecanismo formador de la ciudadanía y de las futuras generaciones. son guías para el cumplimiento de las tareas que debe realizar cada empleado. MANUAL DE CONTROL CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA 5. conlleva que en los momentos actuales las instituciones. descripciones y perfiles del puesto. la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. actividades y recursos que se reflejarán ineludiblemente en la eficiencia. que posibiliten transparentar las acciones contables. . como parte de la modernización administrativa. Bajo estas consideraciones. la tecnología. organizaciones y empresas incorporen en su accionar nuevos enfoques y procedimientos financieros.

Elaboración.2. 5.2. • Análisis e interpretación de indicadores. El área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. rendición.2. clasificación. se rige por los procedimientos siguientes: • Identificación.1. Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. y comunicación de los estados financieros. se rige por las Normas de Contabilidad del Ecuador y por la Ley de Educación y su Reglamento. reclasificaciones y cierre contable. .141 proyectándose de esta manera una imagen positiva del área contable y de la Institución. Rectora o entes de Control y terceros. presentación de Estados Financieros a la Superiora de la Congregación. registro y ajustes de la Información contable. Base Legal. • • Ajuste.2 Normatividad contable. • Efectuar estimaciones de provisiones depreciaciones. 5. medición. El área de contabilidad. 5. amortizaciones de la información contable.

• Cumplir con la presentación de los informes contables a los diferentes entes de control (fechas y plazos). procesos y procedimientos. objeto del desarrollo institucional. 5. que faciliten al cumplimiento de objetivos. • Registrar las operaciones y/o transacciones financieras. • Cumplir con las actividades y tareas propuestas.2. manteniendo el Área Contable actualizada. • Proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones contables de la Institución.3 Fines. Hacer seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes al manual de funciones.2. procesos y procedimientos y control interno del área contable de la institución. • • Asistir.142 5. . las metas institucionales y el desarrollo social comunitario.4  Objetivos. • Generar y comunicar información útil para la toma de decisiones en la institución educativa. • Dar cumplimiento al manual de funciones. • Implementar el Manual de Control Interno en el Área Contable para optimizar procedimientos financieros y transparentar acciones contables. recomendar y apoyar el proceso para la toma de decisiones. como a la normatividad vigente.

• Facilitar y agilizar las relaciones interpersonales en el trabajo mejorando la comunicación y el clima organizacional.143 • Detectar los riesgos que afecten el buen funcionamiento del Área como de la Institución. .

CONSEJO GUBERNATIVO DE LA CONGREGACIÓN DOCENTE .144 GRÁFICO # 19 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.RELIGIOSAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES SUPERIORA COLECTORA RECTORA DIRECTORA JARDIN DIRECTORA ESCUELA VICE-RECTOR/A CONSEJO TÉCNICO CONSEJO DIRECTIVO COMISIONES DEPARTAMENTO CONTADORA JUNTAS INSPECCIÓN AUXILIAR COLECTURÍA ORIENTACIÓN PASTORAL ÁREA GUADA DE BIENES CURSO IMNOVACIÓN CURRICULAR DISCIPLINA CULTURA ESTETICA ASUNTOS SOCIALES JEFES DE ÁREA .

requiere del siguiente personal: Una Colectora.5 Estructura de las áreas de la Unidad Educativa Stella Maris El Departamento Contable. una auxiliar de contabilidad y dos Hermanas Guarda de bienes.2. Tener experiencia en puestos similares. es el área de la Unidad Educativa “Stella Maris”. Responder ante auditorías internas y externas.5.1 De la Colectora. . • • • Ser profesional en la rama contable.145 5. 5. una Contadora. de cumplir con la declaración de los impuestos en base a los resultados que arroje la misma y de salvaguardar los bienes de la institución. mínimo dos años. una destinada a la sección Primaria y otra a la sección Secundaria. para su eficaz desempeño. Este Departamento. a) Requisitos para desempeñarse como Colectora: • Ser designada por la Superiora Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.2. encargada de llevar la contabilidad de los estados financieros.

• Firmar los documentos contables: cheques. • Analizar documentación y autorizar al departamento contabilidad o al personal responsable la elaboración de los diferentes roles de pago. • Ubicar y mantener custodiado la documentación que ya ha sido analizada por parte de los organismos de control correspondiente. • Facilitar la información y documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control. enviarlas al Consejo Regional para la ratificación Esto se hará de acuerdo al monto. así como de los inventarios de la Unidad Educativa. La Colectora es la persona responsable del movimiento económico de la Institución conjuntamente con la Hermana Rectora y la Superiora local correspondiéndole realizar lo siguiente: • Elaborar el presupuesto anual en base a los ingresos y gastos previstos para el año lectivo y presentarlo a la Hermana rectora y a la Superioridad de la Congregación. inventarios. en lo que el movimiento económico y contable requiere. los comprobantes de egresos e ingresos. en un lugar donde no interfiera con el archivo de la nueva información hasta cumplir los tiempos establecidos en el manejo de la misma. • Participar en el Consejo Local para aprobar las inversiones que benefician a la Institución.146 b) Funciones. definitiva. informes. .

2 De la Contadora a. • Ser contadores . • Estar inscrito en el Registro Nacional de Contadores y obtener la licencia profesional que los autoriza para tal ejercicio operativo. acorde a las prescripciones anteriormente anotadas. organizar y controlar diariamente las actividades contables de la Institución Educativa. • Planificar. .2. • Mantener actualizado un sistema de información que integre las operaciones financieras y patrimoniales. Requisitos para desempeñarse como Contador: Ser contador público con título otorgado por una Universidad o Instituto Superior ecuatoriano o extranjero y lo hayan refrendado o revalidado según las leyes ecuatorianas o convenios internacionales vigentes. b) Funciones: • Practicar y propiciar el trabajo en equipo. • Practicar y propiciar el trabajo en equipo.147 5.5.bachilleres en Ciencias de Comercio y Administración. buscando siempre el servicio de la Institución. buscando siempre el servicio de la Institución. • Poseer conocimientos básicos vinculados con su carrera y con aspecto técnico de cultura general.

5. Rectora. que garanticen la transparencia en el manejo contable.148 • Mantener y custodiar los archivos de cada una de las transacciones realizadas durante el ejercicio económico. Realizar labores administrativas a fines a su cargo. para su correspondiente aprobación. informes mensuales. previa autorización de la Hna. archivos. • Registrar las operaciones diarias en los respectivos libros. • Realizar diariamente los comprobantes de pago con sus retenciones y cheques pertinentes. • Capacidad para interactuar con otras personas. 5. caja banco. • Elaborar los balances financieros. . malversación o dolo. estado de situación inicial y final y presentarlos a la Ecónoma Regional. caja chica. Coordinar periódicamente la elaboración de pagos.3 De la Auxiliar Contable a) Requisitos para desempeñarse como auxiliar contable: • Ser bachiller contable o estudiante en alguna especialidad referente a la contabilidad. • • • Certificar balances con su firma previa verificación de la contabilidad. Así se evitará fraudes. como en su correspondientes auxiliares: caja general.2. analíticos.

2. • Ubicar inmediatamente los comprobantes y documentos según la fecha y la numeración correspondiente. 5. • Elaborar los roles de pago. reglamento de la institución. utilizando el formato definido por la entidad.4 De la Guarda de bienes. de acuerdo a las disposiciones legales. su numeración y documentar el procedimiento con la contadora.149 b) Funciones • Atender oportunamente las consultas requeridas por los diferentes usuarios de la institución. . en alguna especialidad referente a la • • Capacidad para interactuar con otras personas. registrando el monto con sus respectivos comprobantes. Certificados de honorabilidad y honradez. • Verificar la documentación soporte en cada uno de los comprobantes de pagos. • Ser bachiller contable o estudiante contabilidad.5. Emitir al final de cada mes un resumen donde se refleje la numeración de comprobantes generados. • • Organizar diariamente de manera secuencial los comprobantes de pagos. a) Requisitos para desempeñarse como Guarda de bienes. • Llevar con diligencia el libro de caja chica.

. tanto general como por secciones. • Realiza informes periódicos como transferencias de información hacia el departamento de contabilidad. legaliza y entrega materiales requeridos por las dependencias de la Unidad Educativa.150 b) Funciones. • Realiza constataciones periódicas de los bienes entregados a las distintas dependencias de la Institución. emitiendo el correspondiente comprobante. • Diariamente verifica. ingresa. • Colabora al final del ejercicio económico en la elaboración del plan de adquisiciones de acuerdo a la existencia de los diferentes bienes. • Elabora mensualmente inventarios con la codificación respectiva de los bienes.

ingresa. Transfiere información al departamento de Colecturía Final del año Participa en la elaboración del Plan de adquisiciones Fuente: Entrevista a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza. legaliza y entrega materiales Mensualmente Elabora inventarios Periódicamente Constata bienes entregados. Elaboración: Hna. .151 GRÁFICO # 20 FLUJOGRAMA FUNCIONES GUARDA DE BIENES FUNCIONES GUARDA DE BIENES Diariamente Verifica.

• • • • • • • • • • • • • Responsabilidad Delimitada (Gráfico # 21) Separación de Funciones de Carácter Incompatible Gráfico # 22) Separación de Transacciones Completas (Gráfico # 23) Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados (Gráfico # 24) Pruebas Continuas de Exactitud (Gráfico # 25) Rotación de Deberes (Gráfico # 26) Instrucciones por Escrito (Gráfico # 27) Control y Uso de Formularios Prenumerados (Gráfico # 28) Evitar el Uso de Dinero en Efectivo (Gráfico # 29) Contabilidad por Partida Doble (Gráfico # 30) Depósitos Intactos e Inmediatos (Gráfico # 31) Uso Mínimo de Cuentas Bancarias (Gráfico # 32) Uso de Equipos Mecánicos (Gráfico # 33) .152 5.3 Principios del Control Interno en el Departamento del Área Contable Se recomienda guardar los siguientes principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable.

deberes y atributos que se asignan a cada empleado deben constar por escrito. Estrella Alexei.153 GRÁFICO # 21 RESPONSABILIDAD DELIMITADA La responsabilidad en: € € € Funciones Deberes Atribuciones Personal que laboran en el área contable CLARAMENTE DEFINIDA Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Los cargos. todos los departamentos tiene funciones establecidas de manera específica para ser cumplida por cada uno de las personas que trabajan en el Departamento Contable. .

porque pueden conducir a fraudes o errores porque son incompatibles. . Estrella Alexei.154 GRÁFICO # 22 SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE Evitar que un: Personal del Área Contable) Realice una función de trabajo a la vez que otro Separación de Funciones de Carácter incompatible • Evitar que un empleado realice una función de trabajo a la vez que otro. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza La separación se funciones se refiere claramente que un empleado debe evitar hacer dos funciones al mismo tiempo. por ejemplo: quien recauda fondos no deben hacer depósitos y llevar el libros de bancos. ocasionando fraudes y errores. ocasionando FRAUDES ERRORES Uso de equipo mecánico con dispositivos de control Tomado: Seminario – taller.

por ejemplo: cotizar. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza No conviene que una persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones. Estrella Alexei.155 GRÁFICO # 23 SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS Evitar que un: Empleado Gráfico 22 Realice un ciclo completo de operaciones COTIZAR COMPRAR CONTABILIZAR PAGO DE ADQUISICIONES Tomado: Seminario – taller. comprar. contabilizar y pagar las adquisiciones. .

La ley de servicio civil y carreras administrativas. el código de trabajo y otras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de control interno. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza En una empresa. Estrella Alexei. por ejemplo: la institución por privilegio contrata como contador general a una persona que estudia arquitectura. EFICIENCIA PARA REALIZAR LAS OPERACIONES Tomado: Seminario – taller.156 GRÁFICO # 24 SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS HÁBILES Y CAPACITADOS Cada puesto de trabajo disponga: • Alarmas Personal idóneo Claves € Que se relacione con la especialidad • Llaves registradoras requerida Control cinta auditora €• Ético en de sus funciones € • Evitando fraudes y robos. . o entidad hay que seleccionar el personal. institución.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Las funciones financiera que realiza una persona deben ser revisadas. Estrella Alexei. contable y administrativamente por otra.157 GRÁFICO # 25 PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD Las funciones financieras que debe realizar un empleado en el Área contable: € € € Aritmética Contable Administrativamente El objetivo es que los procesos dentro de una El objetivo es que los empresa sean procesos dentro de una eficientes empresa sean eficientes Tomado: Seminario – taller. por ejemplo la persona encargada que lleva el inventario en una bodega debe coincidir con los Kardex que paralelamente debe llevar el Departamento de Contabilidad. .

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Es conveniente que cada empleado tome normalmente sus vacaciones y sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente.158 GRÁFICO # 26   ROTACIÓN DE DEBERES       € Es conveniente que cada servidor conozca las funciones de la empresa. . ya que pueden considerar como despido intempestivo a una rotación inadecuada de funciones. € Es conveniente que el personal rote cuando la empresa lo requiera. En estos casos hay que cuidarse con las disposiciones del código de trabajo. Estrella Alexei.     Tomado: Seminario – taller.

159 GRÁFICO # 27 INSTRUCCIONES POR ESCRITO € Es conveniente dar disposiciones por escrito pues las verbales se corre el riesgo de confundir al Gráfico 22 personal Lo mas recomendables es utilizar: MEMORANDUM OFICIOS Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal y que se equivoquen en sus labores. Estrella Alexei. para evitar estos problemas que se den instrucciones por escrito y detalladas en memos u oficios con la finalidad que entiendan las disposiciones .

             .   Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza     Los formularios que respaldan transacciones financieras deben ser al momento de su impresión en la imprenta.160 GRÁFICO # 28   CONTROL Y USO DE FORMULARIOS   PRENUMERADOS   € Son los formularios que respaldan las transacciones financieras (numeradas) como: „ Facturas „ Retenciones „ Comprobantes de ingreso „ Comprobantes de egreso € Los documentos pre numerados facilitan el control de los documentos y el archivo lógico de papeles. Esta medida numerados facilita el control de los documentos por la secuencia numérica y permite un archivo lógico de los papeles. Cuando se anula un comprobante debe archivarse el juego completo de los formularios.

. Estrella Alexei. Ejemplo: Útiles de oficina Gráfico 22 Tomado: Seminario – taller. € Se exceptúa: El pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atiende por caja chica.161 GRÁFICO # 29 EVITAR EL USO DE DINERO EN EFECTIVO Todo desembolso debe hacerse con cheque € Los cheques en lo posible deben girarse utilizando máquinas de seguridad y cruzarse. se exceptúa de esta modalidad el pago de remuneraciones que debe hacerse en efectivo al personal amparado por el código de trabajo. Los cheques deben en lo posible girarse utilizando máquina de seguridad y cruzarse para que se cobren por cuenta corriente o cuenta de ahorro. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Excepto el pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atienden por caja chica todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad.

00 HABER $500. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Este principio es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada. Estrella Alexei. DEBE $500. .00   Caja Servicio de Mantenimiento Tomado: Seminario – taller.162 GRÁFICO # 30      PARTIDA DOBLE CONTABILIDAD POR     Esta práctica es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada.

163 GRÁFICO # 31 DEPÓSITOS INTACTOS E INMEDIATOS Toda recaudación debe: DEPOSITARSE EN EL BANCO Gráfico 22 TAL COMO FUE RECIBIDA AYUDE CONTROL DE OPERACIONES CRUCE DE INFORMACIÓN Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco tal como fueron recibidas al siguiente día de su recaudación. Estrella Alexei. . medida que facilita el control de las operaciones y el cruce de información.

. Estrella Alexei.164 GRÁFICO # 32   USO MINIMO DE CUENTAS BANCARIAS     Es conveniente tener una sola cuenta corriente ENTORPECER EL CONTROL FINANCIERO EVITANDO ASI CONFUSIÓN EN LOS EMPLEADOS Tomado: Seminario – taller. Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque dificulta el control financiero y crea confusión en el personal que labora en el Área Contable. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Se ve conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos empleados puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones.

Estrella Alexei. siendo importante el uso de dispositivos de control como alarmas.165 GRÁFICO # 33   USO DE EQUIPO MECÁNICO CON DISPOSITIVOS   DE CONTROL   Es importante el uso de dispositivos de control : € Alarmas € Claves € Llaves registradoras EVITANDO € Control de cinta auditora FRAUDES O ROBOS Tomado: Seminario – taller. claves.. para evitar fraudes y robos. llaves de registradoras. . (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Con el avance tecnológico se ha automatizado la gestión financiera de las entidades. etc.

CAPÍTULO VI 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .

• La Dirección de la Unidad Educativa “Stella Maris” con la finalidad de asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables. • Las adquisiciones de compras están sujetas a la decisión del Consejo Local y del Consejo Regional según el monto. . la conciliación bancaria mensual. estado de situación financiera. y el cumplimiento de los objetivos institucionales. observándose que si se preparan los presupuestos anuales. asegurando honestidad e integridad. advertir errores de manera oportuna. permitiendo proteger los recursos de la Institución. los saldos de caja. permitiendo a la institución alcanzar buen grado de eficacia y eficiencia en sus operaciones. ha implementado la modalidad de Control Interno Concurrente. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6. los balances de comprobación.167 6. • La estructura financiera y contable actual está regida por las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.1 Conclusiones. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando. con las que se obtienen fiabilidad de la información financiera y operativa.

Cuando se trata de actividades misionales en algunos casos los recursos provienen de padres y madres de familia. • Otra estrategia a cumplirse es la capacitación al personal que actualmente labora en el Departamento de Colecturía.168 • Uno de los principios que rige la administración financiera es la transparencia. la coordinación no es una fortaleza. las decisiones han sido reguladas por los principios contables generalmente aceptados. porque se ha obtenido productividad de los recursos que han sido confiados al Departamento. . ya que siempre ha existido un manejo acertado de los fondos de la Institución. • Entre las estrategias que se aplican en la Institución. pensando siempre en el servicio a la comunidad educativa. porque todas las actividades realizadas han sido dirigidas al cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”. • Los Directivos de la Institución con el Sistema presentado estarán atentos para proveer los recursos económicos que servirán para el desarrollo del proceso educativo integral. asegurando un alto grado de responsabilidad. enviándoles a talleres. eficacia. ya que solo se concreta en lo relacionado al acatamiento de las disposiciones emanadas por el organismo directivo del Plantel y en el inicio del año lectivo. • La Institución ha logrado en buena medida eficiencia.

169 seminarios y cursos relacionados con el aspecto contable lo que les confiere actualización y seguridad en el trabajo diario. la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. se alcanzará cuando entre en vigencia la implementación del Manual de Control Interno. • Por tratarse de una investigación Aplicada. que consta en la propuesta. requiriéndose urgentemente el incremento del personal que permita descongestionar el trabajo de la Colectora. la variable dependiente de la hipótesis planteada. con su aplicación se pretende fortalecer el movimiento económico del Departamento de Contabilidad. manejo de caja chica. • En el Departamento de Colecturía se maneja el sistema contable Diskcover System lo que facilita las transacciones y operaciones diarias. • Al realizar el análisis del estado financiero de la Institución se observó. aunque no se dispone de un equipo informático moderno. . que en todos los procesos contables existe transparencia. • Existe recargo de trabajo en la colectora ya que asume responsabilidades de contadora. auxiliar de contabilidad. a pesar de no disponer del Manual de procedimiento de Control Interno para esta área. por lo cual.

170 6. . para su correspondiente aprobación y vigencia. • Estar atentos a las modificaciones que puedan existir en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes. • Continuar aplicando las leyes de la administración financiera y los principios contables. maximizando la productividad de los diversos recursos que custodia el Área Contable. • Que el Consejo Directivo de la Institución y el Consejo Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. y el logro de las metas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. y a la implantación de otras nuevas para actualizar oportunamente los procesos contables y el manual de funciones. revisen el Manual de Procedimientos del Control Interno en el Área Contable que se plantea en la presente Tesis. lo que beneficiará el fortalecimiento de los objetivos institucionales. • Incrementar el servicio a la comunidad educativa.2 Recomendaciones. que aseguren siempre que el personal que labora en la Colecturía realiza sus acciones financieras con transparencia y responsabilidad. • Agilizar las decisiones para la aprobación oportuna de las compras por montos mayores de parte del Consejo Regional.

• Proveer al Departamento de Colecturía de un equipo informático moderno. una participación activa del personal de esta dependencia en las decisiones relacionadas con los procesos contables que se instauren en la Institución Educativa. . • Se requiere continuar la provisión oportuna de los recursos para atender de una manera ágil y oportuna a los usuarios y acrecentar el servicio a la Comunidad Educativa. requisitos legales y formalidades que son necesarios e indispensables para la oportuna atención en el Departamento Contable. dotado de todos los programas actuales. para asegurar durante todo el año lectivo.171 • Fortalecer la estrategia de coordinación entre los Directivos y el Departamento de Colecturía. que facilite el trabajo en el Área Contable • Socializar las funciones estipuladas en el manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable. de manera que los procesos estén respaldados en la tecnología. • Extender los procesos de capacitación permanente a todo el personal de colecturía sobre el cumplimiento de determinados procesos. al personal que se designe para que facilite el conocimiento de las responsabilidades que les compete a cada uno de ellos y se alcance transparencia.

auxiliar de contabilidad y guarda almacén. lo que permitirá agilizar los procesos contables. para desempeñarse como colectora. .172 • Incrementar el personal profesional en el Departamento de colecturía. contadora.

BIBLIOGRAFÍA .

Op. COSO. Auditoría y Control Interno. Auditoría y Control Interno. Bogotá. Ecuador. Ecuador. España. Océano Centrum. Colombia. (2003. Océano Centrum. 38). pp. . Código Tributario del Ecuador. L. Ecuador. 257-258.Nivel I. Quito. (2008). Quito. Guayaquil. Barcelona. N. Goxens / M. N.26) profesores de la UNMSM. Octava Edición. Quito. D. Goxens. Borja Herrera. E. (2006). Samuel C. (2002).. S. Perú. (2008). J. (2004). Iparraguirre. (2005). (2005. Asesor contable. (2008). p. Quito. (2003). Contabilidad Financiera para • • • • • Fernández Maestre. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Quito. Aguirre Ormaechea. Y. J. Madrid. Gutiérrez Borbúa. y A. Capítulo II: Objeto.. Chorofas. J. L. Enciclopedia del Management. publicaciones.174 BIBLIOGRAFÍA • • • • • • • • • • • • • • A. Ecuador. Ecuador. Certo. Ámbito y Régimen de Control para las Instituciones del Sector Público. España. Enfoque de Gestión Planeación y Control de Recursos. J. A. (2005). Decreto Ejecutivo 548. (2000). Tercera Edición. de la Facultad de Ciencias Contables de Lima. Flores Konja. Corporación de Estudios Constitución de la República del Ecuador. J. Escamilla. (2005). P. Quito. (2005). M. (2008). Ediciones y Publicaciones ecuatorianas. Fernández Directivos. Madrid. Calero A. A. Administración Moderna. España. (2005). Burbano Ruiz. Cit. Aspiazu. p. (2008). y Flores Konja. Enciclopedia Práctica de la Contabilidad. Auditoría y Control Interno. Ecuador. C. Ed. España. (2003). Barcelona. (1964). D. Arciniega. D. Cante. Contabilidad para el Nuevo Milenio . Ecuador. Código del Trabajo Actualizado.

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V. (2008). Ecuador. Unidad Educativa Stella Maris. Editora Lily Solano. Contabilidad General. (2004). Vaca Armas.176 • • • • • • • Sarmiento. Santa Fe de Bogotá. Quito. Principios de Auditoría. Reglamento Interno. Quito. Ecuador. (2005). Santa FE de Bogotá. Colombia. Vásconez Arroyo. K. P. (2008). Colombia. Ed. Ecuador. Manta. Tercera Edición. Voluntad. J. Décima Edición. R. Whittington. Décima cuarta edición. Editora Lily Solano. Zapata Sánchez. P. (2009). Introducción a la Contabilidad. (2002). Impreso en Colombia. Desarrollo del Profesional Contable actualizado. Contabilidad General para el Siglo XXI. Impreso en Colombia. Ecuador. y Zapata Sánchez M. Quito. (2008). Zapata Sánchez P. México. Sexta Edición Contabilidad General. .

ANEXOS .

ANEXO I .

179 .

ANEXO II .

y servirá para la tesis de licenciatura que se está realizando. Su criterio es importante.181 ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE REGENTA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS. 3. Aspectos Generales del departamento del área contable. ¿El área financiera y contable utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones? • • Si No 3 ¿Existe un organigrama funcional en el área contable –financiero? • Si • No . NEC Reglamento y modelo contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. 1. En lo concerniente a la planificación y control interno. Rectora: sírvase contestar la siguiente encuesta. Referente a la colecturía/ tesorería Instrucción: marque una x en sus respuestas. 2. 1. que tiene por objeto conocer su opinión respecto al funcionamiento y procedimientos que se aplican en el departamento del área contable de la institución. Hna. 2. se rige por: • • • Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad. La estructura financiera y contable actual de la Unidad Educativa Stella Maris.

¿El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas actuales de contabilidad ecuatoriana? • • • Si No A veces . ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para realizar las actividades contables? • • Si No 5 ¿De qué manera participa Ud. en el control interno del departamento contable? • • Presidiendo la comisión de control interno Revisando el informe elaborado por la comisión del control Interno 6 ¿Qué modalidad de control interno se ha estado implementando en la institución educativa. en el control de los ingresos y egresos económicos? • • • Previo Concurrente Posterior 7.182 4. ¿Se preparan presupuestos anuales? • • Si No 8.

¿Se elaboran informes financieros mensualmente? • • • Siempre A veces Nunca . La conciliación bancaria se verifica: • • • Mensual Con otra periodicidad Anual 11. ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del departamento financiero? • • • • Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones e impuestos Hacer balances Todos ellos 10.183 9. Los arqueos de caja se realizan: • • • • Diariamente Semanal Mensual Anual 12.

184 13. Los pagos efectuados son previamente autorizados: • • Siempre En ocasiones Encuestadora .

ANEXO III .

• Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado.186 ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL QUE LABORA EN EL DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS. hacia el logro de sus objetivos 2. ¿Qué estrategias se aplican en la Unidad Educativa Stella Maris para un eficiente manejo contable? • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. misionales y de evaluación. • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos. ¿Qué normas de contabilidad que rigen el departamento contable? • Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC. desde el 2012 serán las NIIF. hacia el logro de sus objetivos. . 1.

. Debilidades. Consultas en libros de control interno. Amenazas y Oportunidades que se presentan en el funcionamiento de la Colecturía? • Fortalezas: Manejo cuidados de los libros de contabilidad Cumplimiento a cabalidad de de lo prescrito por el Establecimiento Educativo.187 3¿Cuáles son las principales Fortalezas. Impuesto a la Renta. Leyes Laborales. Permanentes cambios del mundo globalizado. • Debilidades No se dispone de un plan de organización Escaso personal en el Departamento Contable En Colecturía no existe un manual de Control interno • Amenazas Desvinculación de sistemas actuales de Control Interno Riesgo de tener desviaciones en las operaciones de un sistema financiero. Buenas relaciones entre el personal del Departamento contables y las autoridades. • Oportunidades Participación en Seminarios de actualización contables.

ANEXO IV .

05.001 Banco del Pichincha Cta. 1.01 1.01 CUENTAS ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo Caja General Caja Chica Caja Cheque Caja Facturación Banco Banco del Pichincha Cta.03 1.01.1 1. 1.01. 1.01. 1.02 Banco Internacional Cta.05 1.04.02 1.01.01.01.02 1.03 INVERSIONES CUENTAS A RECIBIR Deudas anteriores de alumnas internas Cheques protestados PRÉSTAMOS PERSONAL DEL PLANTEL Préstamos personal docente Préstamos personal administrativo Préstamos personal de servicio .02.1.01.02.02 1.1.1.02.05.01 1.1.01 1.04 1.02.01 1.03 1.04 1.05.189 PLAN DE CUENTAS CÓDIGO 1 1.1.02.02 1.001 Banco internacional Cta.04.

01 1.04 1.01 CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar a internas Cuentas por cobrar clientes Anticipos a tercero Préstamos a terceros INVENTARIO Inventario de mercadería Uniforme ACTIVO NO CORRIENTE MUEBLES Utensillios Enseres Depreciación muebles y enseres EQUIPAMIENTO DE OFICINA Equipos de oficina Depreciación Equipos de Oficina EQUIPAMIENTO DE INFORMÁTICA Equipos de Computación Depreciaciones Equipo de Computación LABORATORIO DE TALLER Laboratorio y talleres Depreciación laboratorio y talleres EQUIPAMIENTO MEDICO Equipo Médico y Enseres .2.03 1.02 1.03.06.2.2.06 1.03 1.02 1.2.2.2.05.2.02.190 1.01 1.06.05.01 1.2.06.02.03.01.05.2.02 1.05.2.2 1.01.06.2.02 1.01 1.05 1.2.06.06.03 1.2.01 1.02 1.04.01.2.06 1.04 1.01 1.05.04.2.02 1.05.01 1.02 1.

2.10 2.2.1.1 2.11 2.2.01.02 2 2.1.01 2.2.06.2.01.06 1. Luz.2.02 2.1.2.07 2.1.02 1.2.191 1.04 2.1.06.2.2.01 2. Fuente Agua.2.09 2.2. Fuente notarios registradores Retención Fuentes promoción y publicidad Retención Fuente otros servicios Retención.2.2.05 2. Fuente IVA 30% compras . Fuente Honorarios Retención Fuente Suministros y Materiales Retención.05.2 2.14 Depreciación Equipo Médico ADECUACIONES-REMODELACIONES Adecuaciones Amortización Adecuaciones PASIVO PASIVO CORRIENTE SUELDOS POR PAGAR Sueldos personal docentes por pagar Sueldos personal administrativo por pagar Sueldos personal de servicio por pagar CUENTAS POR PAGAR IVA por pagar Retenciones fuente IVA Retención.02 2.1.2. Fuente Repuestos y Herramientas Retención.01 1.12 2. Fuente Suministros Retención.01 2. Fuente relación dependencia Retención.2.1.03 2. Teléfono Retención. Fuente deporte entrenadores Retención.2.06 2.08 2.1 2.

4.2.1 3.2.1. PROVISIONES SOCIALES A PAGAR Aporte por pagar Prestamos por pagar al IESS Fondos de reserva por pagar PROVISIONES Provisiones décimo tercero Provisiones décimo cuarto Provisiones vacaciones Provisión sueldos vacacional Provisión IESS vacaciones Provisión jubilación PROVISION MANTENIMIENTO ADECUACION Provisión mantenimiento extraordinario Provisión adecuaciones y reparaciones CONTRIBUCIÓN Cuotas por pagar a la región PATRIMONIO CAPITAL Capital Social RESULTADOS .1.6 2.01 2.1.4. Fuente IVA 100% profesionales Retención.1. servicio Retención.1.4. Fuente IVA 70% servicios Retención.01 3.1.5.05 2.02 3 3.02 2.17 2.5.01 2. Fuente IVA 100% liq.18 2.02 2.5 2. Fuente IVA 30% construcción.4.01 2.2 Retención.3 2.2.192 2.4.6.06 2.02 2.2.4 2.3.03 2.3.03 2.04 2.1.15 2.4.3.16 2.

6.3.3.3.3.01 3.6.01 4.1.01 4.3 4.4.02 4.2.5 4.193 3.03 4.01 4.05 4.02 3.4 4.04 4.02 4.7 Superávit acumulados Déficit acumulados Resultado del ejercicio CUENTAS DE INGRESOS PENSIONES Pensión (internados ) PENSIONES EDUCATIVAS Matrícula PENSIÓN Pensiones primarias Pensiones segundarias Pensiones Instituto Pensiones ejercicios anteriores Pensiones incobrables ejercicio anterior DERECHOS Derechos de grado Derechos de exámenes Curso de inglés DONACIONES RECIBIDAS Contribuciones padres de familia VENTAS PEQUEÑAS Ingresos por ventas de material didáctico Costos ventas pequeñas BAR .6 4.03 4.2.2 4.01 4.2.4.01 4.1 4.2 4.01 4.2.5.3.03 4 4.4.

1 5.1.02 SERVICIOS BASICOS Agua Energía eléctrica . VENTAS AL CONTADO Ventas al contado Costo ventas al contado EGRESOS EGRESOS ORDINARIO CARGA PERSONAL Salario nominal Subsidio de antigüedad Subsidio de responsabilidad Adicionales Otros gastos de personal CARGAS SOCIALES Décimo tercer sueldo Décimo cuarto sueldo Aporte patronal Fondos de reserva Jubilación patronal Liquidación Vacaciones 5.03 5.06 5.1.2.7.1.02 5.02 5 5.01 4.1.3 5.9 4.2.1.1.06 5.02 5.194 4.04 5.01 5.01 4.2.2.1.05 5.1.2 5. Costos bar.2.1.03 5.9.3.2.1.7.02 4.9.07 Ingresos bar.05 5.3.1.1 5.01 5.04 5.2.

1 5.02 5.03 5.7.01 5.5.3.4.01 5.8 5.6.04 5.03 Gas Teléfono – celular Enlace de Internet UTENSILLIOS Y MATERIALES PEQUEÑOS Material didáctico Material deportivo Utensilios y herramientas Insumos y mantenimiento de laboratorio PAPELERÍA Y LIBROS Útiles y suministro de oficina Suministro de computación Publicaciones e impresiones Libros y material audiovisual GASTOS DE ALIMENTACIÓN Y CULTO Gasto de alimentación Gasto de culto OTRAS CARGAS EXTERNAS MANTENIMIENTO GENERAL Mantenimiento y desarrollo de sistema Mantenimiento de copiadora MANTENIMIENTO MOBILIARIO Mantenimiento otros activos fijos Reparaciones varias Amueblamiento .4.5.04 5.3.02 5.02 5.6 5.02 5.7.1.5 5.03 5.01 5.4.03 5.5.4 5.3.02 5.8.5.05 5.7.01 5.195 5.4.8.7 5.04 5.01 5.8.1.6.

01 5.15.15.revistas-libros .10 5.01 MATERIAL DE ASEO Y LIMPIEZA Aseo y limpieza REPARACIONES Mantenimiento y reparaciones edifico ARRIENDO Arrendamiento JARDÍN Mantenimiento áreas verdes Alimentación y cuidado animales SEGUROS Seguros personales Seguros de bienes VIGILANCIA Guardián y vigilancia Mantenimiento de extintores Mantenimiento de ascensores Mantenimiento de equipo de computación OTROS SERVICIOS EXTERNO Y HONORARIOS Cursos y estudio Gastos legales Asesoría Honorarios capacitación SUSCRIPCIONES Suscripciones.01 5.16 5.02 5.01 5.03 5.01 5.17 5.10.16.03 5.01 5.01 5.13.15.11.16.12.01 5.02 5.02 5.12.17.9.11 5.14.9 5.12 5.01 5.16.16.13.196 5.14 5.13 5.04 5.02 5.

23.23 5.01 5.20.26.03 REHABILITACIÓN Y REPOSO Medicinas y departamento médico CORREO Y GASTOS BANCARIOS Correo Gastos Bancarios CUOTAS Y CONTRIBUCIONES Cuotas y contribuciones OTROS GASTOS Copias Internas Paseos y Funciones Sociales Internas Medicinas Internas Otros Gastos Internas MOVILIZACIÓN Mantenimiento vehículos Mantenimiento de vehículos TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN Movilización VIAJES Gastos de viajes y viáticos OTROS IMPUESTOS Impuestos Impuestos fiscales Impuesto Municipales Multas e Intereses .21.24 5.22.01 5.1 5.01 5.04 5.21 5.20.01 5.22.03 5.23.197 5.01 5.26.01 5.20 5.1.01 5.25 5.02 5.18.26.02 5.25.1.26.24.26 5.22. 5.1.1.18.1 5.02 5.01 5.22 5.22.

33.27 5.30.28.02 5.30.27.1 5.03 5.01 5.1.01 5.02 5.1.31.31 5.28 5.33.03 TASAS Tasas y patentes Especie valoradas SOLIDARIDAD Donaciones Participación en Acciones Solidarias Agasajos y Refrigerios Atenciones dependientes Uniformes Profesores GASTOS EXCEPCIONALES Adecuaciones y mantenimiento extraordinario Gastos de Graduación y celebraciones MISIONES Y PASTORAL Gasto de pastoral y misioneros PARTICIPACIÓN Contribuciones regional Uso de instalaciones Uso de equipos .02 5.28.1.32.198 5.01 5.33.31.02 5.1.27.01 5.30.33 5.32 5.01 5.01 5.

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