UTE UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Tesis de grado para la obtención del título de: Licenciatura en Contabilidad y Auditoria

TÍTULO DEL TEMA DE TESIS DE GRADO

“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES”

Autora: Rosario Narcisa Meza Cedeño

Director: Econ. Freddy Soledispa

Manta, Ecuador Marzo del 2009

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DECLARACIÓN

“Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora” ROSARIO MEZA CEDEÑO .

_____________________________ Hna Rosario Meza Cedeño

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AGRADECIMIENTO

Elevo mi gratitud sincera a Dios, fuente de Luz y Sabiduría, a la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, en especial a nuestras Madres Francisca Bernardita Superiora General, Bernardita Esperanza Superiora Regional, María Clotilde mi querida Maestra y María Elisabeth Superiora de las Hermanas Oblatas de la Comunidad de Manta, que me han brindado esta oportunidad de perfeccionarme para servir mejor en el apostolado educativo.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial que me abrió sus puertas para ofrecerme la Ciencias Contables, a nuestros estimados Catedráticos tutores que a lo largo de mi carrera universitaria me hicieron partícipe de su saber y

experiencia. El Economista Freddy Soledispa, tutor del trabajo de Tesis, que me dedicó su valioso tiempo, apoyo y fortaleza para orientarme en la tarea investigativa; a las personas que de una u otra forma me ayudaron a cumplir con la meta propuesta.

Hna. Rosario Meza Cedeño

quienes me ofrecieron todo su apoyo y estímulo para alcanzar esta meta. Hna Rosario Meza Cedeño .v DEDICATORIA El presente trabajo de investigación dedico a mis Superioras de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. A mi querida mamá por su compañía silenciosa en la oración y el sacrifico amoroso ofrecidos a Dios para que alcance el fin propuesto.

.............................2 1................................................. Sistematización del Problema... Variables.......................6 1.......................................... Planteamiento del Problema........................................9 1.............................. Diseño de la investigación........ Metodología de la Investigación.......................................... Justificación del Tema.................................................................................3 1...............................................1 1...................................................8 1... Tratamiento y análisis de los datos......5 1...7 1........ Marco Referencial................................................................. 5 1............................................11 1. Hipótesis................................................. 5 5 7 7 8 9 11 23 24 24 25 28 ...........................................................................................12 Enunciado del Tema............................................. Objetivos de la Investigación...................10 1........................... 1 CAPÍTULO I 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN.................................vi TABLA DE CONTENIDO INTRODUCIÓN................... Formulación del Problema....................................................4 1........

..............2 2...............................4...... De la Subdirectora o Vicerrectora..............4....................3 2..................2...1 2................7 Generalidades........3 2................................................3.................2.......2 2................. Servicios generales....3..6 2..........................................2 2....................................... Propósito fundamental. Los objetivos institucionales...............4 2.... De la Secretaría...........1 2................vii CAPÍTULO II 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 31 2.................................................................4...... Misión institucional............................4..................3.................... Ventajas del Organigrama...1 2..................... Del domicilio y su funcionamiento......... Objetivo del Organigrama...... Autoridades y organismos... Marco Legal..................................... 31 33 33 33 34 37 37 38 38 38 39 40 41 42 45 46 49 50 50 ...............................1 2..5 2..... Análisis de la estructura del Organigrama....................3..............5..... De la Colecturía.............3..........4 2................................ De los objetivos específicos del Reglamento Interno.........................................................................1 2.......................................................3 2...................................................4................................ Organización y Funciones del personal...6 2............................................................................................. De la sección administrativa........5 2..........................4. Estructura Orgánica de la Unidad Educativa Stella Maris................ Organización funcional de la Directora o Rectora.....2................2 2......

1....8 2.................. Definición del Control Interno........................................... ...................2 3.......3 3... Control Previo....................................2 Objetivos Generales del Control Interno aplicables al ciclo de transacción......3 Modalidades de la función de Control...........5.....................5............... Autocontrol..............................................................2 3....................................... Objetivos Generales del Control Interno...................... 53 3.......................1.........3 3.3...................... Objetivos del Control Interno..........................1.... Fundamentos del Control interno.. Principios rectores del Control Interno...............2 3........ 50 51 CAPÍTULO III 3.... Control Concurrente..... Alcance.......1..................... 53 54 58 59 60 60 61 3...1 3.................1 3............2..........................................................3...................................................................... 61 63 63 64 64 66 66 67 67 3....................................................................................................................................... ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO................................................................................. De arriba hacia abajo...........5 3.........1... Objetivos Generales del Control Interno aplicables a los sistemas.................................. Control Posterior...................................................................1 3....................9 Visión....................................viii 2...1 3........2............1.................4 3......2 3..2..................3 3............................1................... Segregación de funciones.....3...................................................... Objetivos Básicos del Control interno........................................1 Generalidades del Control Interno..................................

. Elementos de un buen Sistema de Control Interno.................. Eficacia................5..................................5.5 3...6.......1 Costo menor que beneficio......... 68 68 69 69 69 71 72 72 73 75 75 76 77 78 81 82 83 83 84 84 3.....................................................5 3........... Diseño............................................................6........................................................................................................ Mejoramiento..... El Ambiente de control......... Control de actividades de gestión...................................... Actividades de control......6 3........5........6................. Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control ....................6........4 3..........................................................7 Análisis de la importancia de la aplicación del Control ...... Documentación...............ix 3......1 3...............................................4 3.........................6....................................... 85 3.........................................................................................7 3............................3........4........................ Implementación.................3 3.............................................................6.........................2 3.............4 3...................................................................6 3........................6 3..... Roles y procesos........ Elementos del procedimiento de control que ayudan a la Prevención del fraude......6..........................................4 3..............3... Información y comunicación..........5......5.....2 3........................5 3.7 Componentes de la estructura de Control Interno..........3 3............3..........1 3............. Evaluación/ Valoración.6 3.................... Auditoría. Supervisión......................... Confiabilidad.......................................................................................................3................................5 3...................................................................................5.................................. Supervisión.......................................... Evaluación de riesgos..............................

................8 3.. Fortalezas..........................5....4 4........5 4....................................7 Característica del Departamento Contable.....................1 Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera.......... Misión................ Normas Internacionales de Contabilidad.....................8............ ......................1 4...............1 Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa Stella Maris.........................8.................................................. 93 CAPÍTULO IV 4 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD STELLA MARIS 98 4.................... 88 88 3............................................................................................ Visión...... Debilidades.................3 4......1 Normas de Contabilidad.............................................................. NIC y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC................ 86 3...................... Propósitos y fines....................................................... Análisis FODA..........................................................................................................................................6 4.....................................................................4 4.......................................................................x Interno......5............................................ Amenazas..1.................................................... Funciones y procedimientos.........................2 4............ NIIF en el Proceso Contable.......5................... 98 100 101 104 105 105 106 106 107 107 108 4.........5.......................... Oportunidades........................3 4..............................2 4.........................

... Resultados de la Investigación..................................2...............................4 5...............2........... CAPÍTULO V 5.......... Objetivos.......................5................1 5................ ......................................2........ De la Colectora......................................................2..........1 Políticas y Estrategias.... Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II).............................................2 5........... 108 110 110 4.............................................2.2.....................................................3 5.........4 Base Legal............................... De la Auxiliar Contable................................................. De la Contadora............. Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta..........2..................9 4....................................1 5.................... 124 136 4.................. Estructura de la áreas de la Unidad Educativa Stella Maris....................................9..................... Normatividad contable.........................5........................ 140 5.............1 5..2 Presentación.............10 Comprobación de objetivos...2................... Fines..........................................................9........5.8 4.......2..... PRESENTACIÓN DE PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS...............................5 5......... De la Guarda de bienes.............2 5...5........................................................ 140 141 141 141 142 142 145 145 147 148 149 5............xi 4.2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento Contable: Referente a la colecturía/ tesorería (Anexos II)..................3 5...............................................

.................... 181 ANEXO III Entrevista dirigida al personal que labora en el Departamento de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris...............................................................................................................................xii 5.................... Principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable...............................................................2 Conclusiones................................................ 152 CAPÍTULO VI 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... ANEXOS 174 ANEXO I Acuerdo de la Dirección Provincial de Educación y Cultura de Manabí................ ......................................................................... 186 189 ANEXO IV Plan de Cuentas..................................1 6....................3.................................. 167 170 BIBLIOGRAFÍA............... 179 ANEXO II Encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris............................................................................. Recomendaciones....................................................................................... 167 6.....

xiii ÍNDICE DE CUADROS Cuadro # 1 Cuadro # 2 Cuadro # 3 Cuadro # 4 Cuadro # 5 Cuadro # 6 Cuadro # 7 Cuadro # 8 Cuadro # 9 Técnicas Categorías Operacionalización de las variables Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimiento Departamento Contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados 25 26 27 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 Cuadro # 10 Cuadro # 11 Cuadro # 12 Cuadro # 13 Cuadro # Cuadro # 14 15 Cuadro # 16 .

xiv ÌNDICE DE GRAFICOS Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 1 2 3 4 Organigrama de la Unidad Educativa Stella Maris Esquema de Oakland Flujograma del Reportes Contables El proceso y los roles de control interno en un contextos de cadena de valor 36 44 48 80 Gráfico # 5 Procedimiento de control interno Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimientos Departamento contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados Organigrama estructural Flujograma Funciones de guarda de bienes 103 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 144 151 Gráfico # 6 Gráfico # 7 Gráfico # 8 Gráfico # 9 Gráfico # 10 Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 .

xv Gráfico # Gráfico # 21 22 Responsabilidad Delimitada Separación de Funciones de carácter Incompatible 153 154 Gráfico # Gráfico # 23 24 Separación de Transacciones completas Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados 155 156 Gráfico # 25 Gráfico # 26 Gráfico # 27 Gráfico # Gráfico # 28 29 Pruebas continuas de exactitud Rotación de Deberes Instrucciones por escrito Control y uso de Formularios Prenumerados Evitar el uso de Dinero en Efectivo Contabilidad por Partida Doble Depósitos intactos e inmediatos Uso Mínimo de Cuentas Bancarias Uso de Equipo Mecánico con Dispositivos de Control 157 158 159 160 161 162 163 164 165 Gráfico # 30 Gráfico # 31 Gráfico # 32 Gráfico # 33 .

campo. para asegurar una administración financiera eficiente y eficaz para la Institución y el entorno. . El propósito principal fue: elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable.xvi RESUMEN DE LA TESIS ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES. como técnica: la encuesta. las actividades que cumplen el personal de la Colecturía. que podría generar inseguridad en las operaciones financieras y obstáculos en el desarrollo institucional. como instrumento: el cuestionario. La metodología fue explicativa. Los datos recopilados fueron procesados en sendos cuadros y gráficos de barra. partió del problema: carencia de un Sistema de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”. las estrategias y principios que se han puesto en práctica en la administración financiera. La investigación. La investigación indagó el tipo de control interno que se ha estado implementando en el movimiento económico.

determina los saldos de caja. el tipo de control interno es el Concurrente. se citan: el Departamento de Colecturía que realiza. estado de situación financiera. acciones que permiten proteger los recursos y advertir errores de manera oportuna. efectúa balances de comprobación. el Departamento carece de personal profesional para cumplir funciones que se concentran en la Colectora. pero no se dispone de un equipo informático moderno. carencia del Manual de Funciones. se capacita al personal del Área Contable. Como conclusiones relevantes. Se maneja el sistema contable Diskcover System. Hna Rosario Meza Cedeño . la conciliación bancaria mensual. Los principios de transparencia y eficacia. con talleres.xvii Como resultados destacan: las actividades contables que rigen las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. se los ejercita en la institución. que facilita las transacciones y operaciones diarias. seminarios y cursos. se hace constar la Normativa Contable. La coordinación entre Directivos y Colectora solo se concreta en acatar las disposiciones emanadas por los Organismos Superiores. el arqueo de caja. Fines y Objetivos a fin de que la institución educativa los ponga en vigencia y asegure una excelente administración financiera. En la propuesta.

xviii Control Interno. Ecuador Marzo de 2009 . Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana. Manual de control Interno en el área contable. Visión. Manta. Principios. Organigrama Misión. Normas Internacionales de Contabilidad.

the duties that the accounting personnel fulfills and the strategies applied for the financial administration. collected was processed in charts and column charts. Through the research we first studied the current internal control method Stella Maris has been using. the type of internal control is “Concurrence”. and technical. DIRECTED BY THE “OBLATAS SISTERS OF SAN FRANCISCO DE SALES”. The information As a result we can highlight: the accounting activities required by the Ecuadorian Accounting Rules. The main intention was: to create a procedure manual for internal control in order to assure an efficient and effective financial administration in this institution. all the work is done but one single person: the collector. Absence of a manual of functions. We did surveys with the questionnaire as the instrument. which generates insecurity in the financial transactions and obstacles for institutional development. the Accounting Department lacks of professional personnel. field work. The research methodology we used was: explanatory. The research began from the fact: lack of an internal control system in the Accounting department at “Stella Maris High School”.xix THESIS SUMMARY CREATION OF AN INTERNAL CONTROL MANUAL FOR THE ACCOUNTING DEPARTMENT AT “STELLA MARIS” HIGH SCHOOL. .

Principles. monthly checking account balance and present the financial statements. Ecuador March 10th. Aims an Objectives for the school to look toward in order to have an excellent financial administration. Accounting personnel attends training and workshops. Stella Maris personnel apply the principles of: effectiveness and transparency. Present norms of Ecuadorian Accounting. Hna Rosario Meza Cedeño Key words: Internal Control.xx In the proposal we include: The Accounting Normative. in order to control the financial resources and correct any mistakes promptly. They use Diskcover Computer Program to facilitate the job but they do not have modern computers.Vision. Manta. Mission. InternalControl Manual in the accountant area. International norms of Accounting . Organizational chart. 2009 . Important conclusions: The accounting department is in charge of making: daily register balance.

requiere atender los diversos Departamentos que se involucran en su organigrama. con la evolución teórica y práctica. o de gestión. de manera que se contribuya a elevar los cánones educativos.1 INTRODUCCIÓN Dentro del marco general del desarrollo social. la educación como actividad humana implica cada día más. haciéndose necesario que el análisis. por eso no solamente son importantes los procedimientos administrativos. desafíos y oportunidades para las instituciones educativas y los profesionales de la docencia. razón por lo que. es decir. . con la finalidad que el Departamento de Colecturía acreciente la eficacia y eficiencia en los procesos contables y se eleve el servicio que se presta a la comunidad educativa. se propuso elaborar un Manual de procedimientos de Control Interno en el Área Contable. requiere que las instituciones desplieguen sus mejores estrategias y políticas en el servicio a la colectividad. pedagógicos. Enmarcada en estos parámetros. Mejorar la calidad de la enseñanza-aprendizaje. sino también los contables. con el presente estudio investigativo. reflexión e investigación se constituyan en los pilares de la tarea educativa. el maestro/a sea una persona pensante y comprometida con la educación misma. la Unidad Educativa Stella Maris como institución que busca la excelencia académica. con los avances de la ciencia y la tecnología y con el cambio de los procesos sociales. de la cultura y sociedad.

con ellos se elaboraron sendos cuadros y gráficos con su correspondiente análisis e interpretación. el Marco Teórico. la Estructura Orgánica donde se especifican las funciones de todo el personal que labora en la entidad. En el IV Capítulo. el Reglamento Interno. las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). Modalidades. detallándose aspectos valiosos de la institución: su historia. Principios. En el II Capítulo se abordan los Antecedentes Generales de la Unidad Educativa Stella Maris. como es el Planteamiento del Problema. Componentes y los elementos de un buen Sistema de Control Interno. Se establecieron las etapas más importantes del proyecto. . la Visión que orienta el desarrollo de las actividades y la Misión o razón de la existencia del establecimiento educativo. partiendo del Análisis FODA y los datos que se recopilaron de la población investigada. El Capítulo III. el Marco Conceptual. Se incluyen aspectos básicos de la Contabilidad. el Marco Espacial-Temporal. los Propósitos y Justificación. Marco Legal. la Hipótesis y la Metodología de la investigación. pormenoriza lo referido al Control Interno: sus Objetivos. se estableció el Diagnóstico del Sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. Procedimientos.2 En el Capítulo I se presenta el marco de trabajo para realizar la propuesta.

las responsabilidades del departamento que se concentran en la Colectora. las Conclusiones y Recomendaciones. acorde con los requisitos estipulados. haciéndoles conocer sus responsabilidades. aplicándoselo a la realización de las operaciones contables que se están verificando. se carece del Manual de funciones. se capaciten a todos los profesionales que laboran en el Departamento de Contabilidad. En el V Capítulo. Se adiciona la bibliografía y los anexos pertinentes. . nominen al nuevo personal de incremento para la Colecturía. Siendo pertinente que las autoridades revisen y aprueben el Manual de Control Interno en el Área Contable. se fortalezca la coordinación entre directivos y personal de colecturía. se efectúa el Control Concurrente. en la que consta el organigrama que detalla el personal que se requiere en el Departamento de Colecturía para facilitar el trabajo contable y las funciones que debe desempeñar cada empleado que asuma el cargo. al igual que.3 Entre los resultados destacan: las actividades contables en el Departamento de Colecturía que se realizan bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Como producto de la investigación de campo. se presentan en el Capítulo VI. se presenta la propuesta de un Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa Stella Maris de Manta.

CAPÍTULO I 1. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN .

. Se vive en un mundo donde cada día se experimentan cambios profundos y acelerados. algunos difíciles de controlar. La competitividad educativa. actualmente en boga.2 Planteamiento del problema Las actividades económicas exponen a las entidades a varios tipos de riesgos. hace que los directivos de los colegios en el Ecuador se muestren abiertos a las innovaciones frecuentes de tipo tecnológico que ocurren día a día. tales como los cambios adversos en leyes que afectan impuestos y operaciones de distinto género. involucran a las instituciones educativas a enfocar el control interno de un modo actualizado. creativo e innovador. sino también de tipo organizacional. Las variaciones constantes que se dan en el Ecuador no solo a nivel económico y de control de las entidades.1 Enunciado del Tema ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES.5 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN 1. 1.

porque no se ha dispuesto de un plan de organización en todos los procedimientos. El Control Interno es una parte esencial en la administración financiera. ha estado atravesando por un sinnúmero de problemas ocasionados por la falta de un sistema de control interno en el área contable. coordinados de manera coherente a las necesidades de la Institución para que se puedan proteger y resguardar los activos. la Unidad Educativa “Stella Maris”. Por lo expuesto. que perjudicarían los resultados de sus actividades. se considera que la Unidad Educativa Stella Maris necesita urgentemente un manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes . hace posible realizar un seguimiento de las estrategias internas para comprobar que está funcionando. si la organización es viable económicamente y si los recursos se están invirtiendo correctamente para lograr los objetivos. Al no poseer un sistema de Control Interno efectivo y eficiente en el Área Contable. verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables para satisfacer los requerimientos del plantel educativo y las exigencias derivadas de la capacidad Directiva.6 Las instituciones educativas deben estar a la par de todas las empresas y por lo tanto manejarse de acuerdo a las normas legales. corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones financieras y por supuesto las decisiones que se tomen no serán las más adecuadas para la gestión e incluso podrían llevar a una crisis operativa. La Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. económicas y contables que rigen en el Ecuador.

7 económicos de una manera ágil y oportuna.¿Qué requisitos debe considerar la elaboración de un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable. 1. una administración financiera eficiente y eficaz que responda a las demandas de la Institución y del entorno? • ¿Qué tipo de Control Interno se ha estado implementando en la Institución Educativa. ya que en la Institución a lo largo de su trayectoria se han llevado los estados financieros basados en la confianza de las personas que han sido responsables de este control.4 Sistematización del problema • .3 Formulación del problema ¿Cuál es el beneficio que representa contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” en los actuales momentos? 1. para asegurar en la Unidad Educativa “Stella Maris” de la ciudad de Manta. aspectos que corroboran la conveniencia de elaborar un manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable para la Institución Educativa . en el control de los ingresos y egresos económicos? • ¿Cuáles son las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable? .

5 Objetivos de la investigación 1.1 Objetivo General • Establecer un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable que permita a la Unidad Educativa “Stella Maris”. las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área .2 Objetivos específicos: • Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la Institución. asegurar una administración financiera eficiente para responder eficazmente a las demandas institucionales y del entorno.5. 1. agilidad y eficacia en los procesos contables en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta? 1.8 • ¿Cuáles son las estrategias y principios de administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. de la ciudad de Manta. • Analizar Contable. apoyar el crecimiento del plantel y la gestión directiva? • ¿Cuáles son las características que debe poseer un Manual de Procedimientos de Control Interno Financiero para otorgar transparencia.5.

28). A nivel de países de Europa y Norteamérica. el uso de sistemas contables actualizados va acrecentándose. y en países como Chile cubren el 95 % de las empresas públicas y privadas” (Pedrosa. lo que ha favorecido la implantación de nuevas políticas y estrategias en el campo de los sistemas de contabilidad. aportando de esta manera al desarrollo institucional.6 Justificación del tema Un buen Control Interno hace posible que una organización sea responsable económicamente ante todos los interesados directos. R 2005. “En Latinoamérica. la informática e Internet ha constituido el medio más eficaz para el desarrollo de la ciencia contable. ya que visualiza a la Institución desde un enfoque sistémico. • Proponer un manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” que otorgue transparencia. criterio que resalta la importancia de la actualización en materia de control interno contable. apoyar los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva. El presente trabajo de investigación se considera también importante. p. 1.9 • Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. agilidad y eficacia a los procesos contables. de tal manera que el control .

A nivel del Ecuador. “La corrupción se ha implantado generalmente. p. en el manejo del departamento de contabilidad: contrataciones públicas sin el debido respaldo. . (2003. De esa manera se desvirtúa la labor responsable de los jefes y personal del Área Contable produciendo descontento en la gran mayoría de las instituciones y en la población. en las instituciones públicas. estos desequilibrios frecuentemente se han suscitado en el aspecto contable. de salvaguarda del movimiento de la Institución a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas. P. en el desvío o malversación de fondos.11). en la coima a empleados o contratistas”. Un alto porcentaje de organizaciones e instituciones del Estado. al realizar por ejemplo. que aseguran eficacia y efectividad a quienes los adoptan. cuyos procesos se encuentran diagramados en programas contables computarizados. sostiene Arciniega. datos que rubrican la importancia de la temática. lo que ha restado el desenvolvimiento exitoso de muchas de ellas. basado en principios y directrices emanadas por el Ministerio de Educación. no han llevado un manejo contable basado en los principios y normas actualizadas.10 interno se ubica como un componente de dicho sistema. por lo que se vuelve importante que se lleve un Control Interno en el Área Contable. esto es lo que puede suceder en la Unidad Educativa “Stella Maris”. sino además. encargado de proteger no sólo el buen funcionamiento del sistema de Control Interno.

el presente estudio tendrá repercusión práctica sobre la actividad económica que se realiza en la Unidad Educativa “Stella Maris”. lo que les asegura credibilidad y el manejo adecuado de los ingresos y egresos económicos. el estado financiero real de la Institución Educativa. de la ciudad de Manta. controlar las operaciones y suministrar información financiera de la entidad.1 Marco teórico En la actualidad toda institución educativa debe contar con un sistema de control interno que asegure transparencia. pero en varios planteles educativos particulares este proceso se ha retrasado.7 Marco Referencial 1. se podrá conocer en la Unidad Educativa “Stella Maris” de manera oportuna y con certeza. aportará información valiosa para las demás instituciones que la Congregación posee en el País. siendo importante que este sistema haga uso de un manual de procedimientos de control interno en el área contable que viabilice los procesos administrativos y asegure el desarrollo y gestión de la Institución. con lo que se ganará en transparencia y credibilidad de la comunidad educativa. La mayoría de las instituciones educativas en el Ecuador. 1. efectividad y eficacia en todos los procesos contables. se encuentran insertas y supervisadas por el Ministerio de Educación.11 Con el Manual de Control Interno en el Área Contable. lo que favorecerá la imagen de la Unidad Educativa “Stella Maris” Además.7. siendo uno de ellos la .

Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores. cuando sea requerida o en fechas determinadas. de las operaciones realizadas por un ente público o privado” (Steven J. información razonada. Esto. verificar . ha auspiciado un desenvolvimiento más que acelerado de todas las actividades inmersas en estas instituciones. El papel del control interno de la organización es desarrollar y comunicar esta información. En los últimos tiempos el ejercicio en las actividades económicas a nivel educacional. Hoy en día. las técnicas. Root. da pie a pensar que muy pronto las operaciones realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas. “El control interno tiene diversas funciones. Se hace necesario mejorar la planificación para futuras implementaciones. la compactibilidad entre sistemas y la organización del personal y de la Institución. pero su principal objetivo es suministrar. puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones directivas y por tanto. la cual ha tenido que vivir un sinnúmero de dificultades ocasionadas por este desfase en el manejo de los procesos contables. como también de registros manuales e informes impresos El Control Interno abarca el plan de la organización. están presentes en todas las áreas de las organizaciones.12 Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta.. y decretos sistematizados que se adoptan en una actividad para tutelar los activos. las decisiones financieras. en base a controles técnicos. las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). 1998).

cayó por falta de control interno. así como la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al custodio del patrimonio. lo más provechoso es actuar preventivamente. Lo mismo que el control interno de calidad. no sólo en las pequeñas y medianas sino también en las grandes organizaciones como en los Bancos y Empresas estatales. Otro aspecto importante a cuestionar en el control interno.1 En primer lugar se debe señalar la negligencia en acatar las normas básicas primordiales en materia de control interno. la falta de planificación y prevención es la política de muchas sociedades e instituciones. la confiabilidad de los datos contables y estados financieros. Al respecto muchas Barings Bank Banco Británico creado en 1762. tal es el caso del Banco Barings. los auditores examinan la eficiencia y efectividad. con la que se desarrolla la actividad. Cuando se carece de un buen control interno. 1 . pero. fue víctima de fraude se colapsó en 1995.13 la exactitud. ocurren grandes falencias en las instituciones. es que sea percibido como una entidad dedicada solo a la difusión y no al mejoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos. establecer la eficiencia operacional y vigorizar la adhesión a las estrategias prescritas y diseñadas para proveer seguridad razonable. evitando fraudes y errores para un rendimiento y salvaguardia de los activos.

empleados o clientes) e incluso a graves deslices en materia de producción o de información. sus niveles de satisfacción. En lo que atañe al cuidado de activos o patrimonio.14 empresas han dejado de existir como consecuencia de sus falencias en el control interno y en la falla de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. Estos principios están presentes en todos los procesos. el personal. El Control Interno tradicional pone su acento en los activos físicos. actividades o tareas emprendidas por la entidad a fin de cumplir con su propósito institucional. Dentro del control interno. dejando desprotegidos activos tan valiosos como son los clientes. la calidad de los bienes y servicios producidos por la entidad. La carencia de buenos controles internos han dado lugar a estafas o fraudes (sea ésta por parte de ejecutivos. su capital intelectual y. es decir apoyan a la organización a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de su objeto social establecido. se hace necesario tener presente los elementos y principios que deben cumplirse en el desarrollo de actividades dentro de las organizaciones. derechos y obligaciones de las instituciones. puesto que constituyen preceptos fundamentales definidos para encaminar procedimientos y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones. .

reconoce.15 Dentro de los principios de control interno. orientación sexual. portar VIH. principio que se pretende instaurarlo en la actualidad en el Ecuador. Se materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de los ciudadanos dentro de las organizaciones de la Sociedad Civil. deberes y oportunidades”. discapacidad diferencia física. en relación con los fines esenciales de la Congregación. la capacidad para ejercer los mismos derechos y garantiza el cumplimiento del Precepto Constitucional de la República del Ecuador (2008). • La transparencia. • La moralidad. legales vigentes y los principios éticos y morales en la sociedad ecuatoriana. colectiva . entendida como las actuaciones bajo el cumplimiento de las normas constitucionales. ni por cualquier otra distinción personal. entendida como la capacidad de la institución y personas. identidad cultural. • El principio de igualdad. identidad de género. establece que todos los hombres y mujeres son iguales ante la ley. condición social económica. . para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés.temporal o permanente”. lugar de nacimiento. estado civil. estado de salud. Además se señala también en la misma Constitución de la República del Ecuador (2008). se destacan: • La responsabilidad. como en las decisiones que se adopten. idioma religión ideología filiación política. condición migratoria. según el cual “todas las personas son iguales y gozarán de los mismos derechos. “Nadie podrá ser discriminado por razones de etnia. pasado judicial. consiste en demostrar un manejo útil y acertado de los fondos. edad.

las políticas. que le permitan la autoprotección para garantizar una función administrativa transparente. Leyes y Normas que la regulan. En síntesis. la adecuada operación del sistema de Control Interno. Para alcanzar estos logros. la entidad deberá obtener máxima productividad de los recursos que se le han asignado y confiado para el logro de los propósitos. los métodos. enmarcada en la Constitución. en calidad de condiciones y oportunidad. un buen Sistema de Control Interno requiere varios elementos. entre los que se destacan: Un plan de organización que proporcione . lo que se aspira en la Unidad Educativa “Stella Maris”. eficiente. control. debe garantizar el acatamiento a estos principios por parte de los servidores públicos y privados. considerándoselos como punto de partida para el desempeño de sus funciones. es que el Control Interno tenga como objetivo fundamental establecer las acciones. un proyecto o un programa. En general. Se mide en todas las actividades. evaluación y mejoramiento continuo de la Institución. específicamente al concluir un proceso. procedimientos y mecanismos de prevención. coordinando sus actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona para contribuir en el cumplimiento de la finalidad social de la Institución y el Estado. • Eficacia es el grado de impacto de los resultados de una entidad en relación con las metas y los objetivos previstos.16 • Eficiencia significa velar porque.

organizando las cuentas por afinidades contables en grupos que permitan una fácil verificación de la situación económica de la Institución en un momento dado. . un plan de autorizaciones. requiere una Auditoría Interna o formal del Control Interno. Se requiere técnicas eficaces para llevar a cabo el plan proyectado. hasta marzo de 1999 las comunidades religiosas eran exentas de declarar la contabilidad al gobierno y presentar informe al Servicio de Rentas Internas. distribución y agrupación de cuentas. En lo concerniente al Plan de Cuentas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. según la naturaleza de los elementos que lo integran y de las operaciones que realiza. Otro aspecto importante dentro de este sistema es el referido al Plan de Cuentas que sirve para establecer la clasificación. de acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial. de manera prioritaria un personal debidamente competente en lo que concierne a deberes y derechos de los principios de la ética profesional. que tiene como uno de los objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión. La concreción de óptimos procesos contables.17 una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. los ingresos y los gastos. para lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. registros contables y procedimientos adecuados para otorgar un buen control contable sobre el activo y el pasivo. SRI y Ministerio de Finanzas.

La elaboración de un Manual de procedimientos de Control Interno en el área contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”. Para ejecutar estos requerimientos. A partir del año 2003 el Sistema Educativo Nacional avanza hacia la implementación de un catálogo contable único que moderniza y brinda la fortaleza de contar con un instrumento de uso general en todos y cada uno de los Centros Educativo Oficiales. terminología que otorgará mayor grado de comprensión y claridad al trabajo de investigación: . se expone una terminología propia del tema y aceptada con alcance internacional por los organismos mundiales relacionados con el medio.2 Marco conceptual En el presente acápite.18 Desde Abril de ese año. diferente al que la comunidad acostumbraba llevar. no sólo la obligación de la transparencia y la rendición de cuentas sino. servirá para desarrollar la propia contabilidad con criterios consistentes. 1. que también provee de un mecanismo que brinde información oportuna que ayude en el proceso formador de la educación para generaciones futuras. rige una nueva ley del gobierno para presentar informes contables anuales. se hace necesario implementar y adaptar un nuevo sistema contable financiero. la Unidad Educativa “Stella Maris” acata.7.

Es el área de la administración que cuida de los recursos financieros de la empresa.19 Administración financiera. Control Interno. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. que conforman el campo. lo que permite disponer de las diferencias.. implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso.. que constituye el segundo campo. ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados.. Capital.. que en colaboración con otros factores. señalan el título.Proceso de observación y medición.Se compone de cinco dígitos: los tres primeros dígitos. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. principalmente el trabajo y bienes intermedios se destina a la producción de bienes de consumo.Es un factor de producción constituido por inmuebles maquinarias o instalaciones de cualquier género.El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. Recursos materiales que pueden generar un beneficio o renta. Es una cantidad de dinero que se presta. Código. consistente en la comparación regular de las magnitudes previstas con los resultados. Control. además. indican el área y sub-área y el cuarto y quinto dígitos. ..

evaluados.. Cuentas de pasivos. Se expresan en forma de cargos y abonos. el significado de su saldo y la coordinación establecida entre ellas. Cuentas de Capital o Patrimonio.Representan aquello que la institución debe a terceros... Cuentas de Ingreso. Cuentas de Egresos o Gastos.. y mostrando el saldo actual.Es una relación que comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una institución para poder así reflejar sus operaciones. . ni pasivos propios de la institución: como garantías otorgadas o recibidas en términos monetarios. y de la fecha de cada una de ellas. Cuentas de activos.. El Plan de cuentas. Cuentas de Orden y contingentes. si existe.Representan los valores de entradas de la institución. indicando para cada una de las cuentas los motivos de cargo y abono....Representan todo lo que cada institución posee o tiene.Registro de todas las transacciones.Representa la propiedad neta de cada establecimiento.Representan las salidas que ocasionaron gastos al plantel.20 Cuenta. que afecta a una fase particular de una institución.No representan ni activos.

Ganancias del trabajo provenientes del trabajo independiente. El salario es uno de los problemas más complejo de la organización económica y social de los pueblos. existencias o mejoras. aun cuando no constituyan gastos que afecten las pérdidas o ganancias.. Estos materiales pueden estar ya terminados y listos para la venta. la colocación de capital.21 Egresos.Erogación o salida de recursos financieros. Inventario.Documento en el que se enlistan los nombres de los materiales disponibles en la compañía. desembolsos o salidas de dinero.Precio del trabajo efectuado por cuenta y orden de un patrón. es decir es prestatario y prestamista de créditos. Inversiones. dinero empleado en equipo..En economía la inversión es un término con varias acepciones relacionadas con el ahorro. que tiene una duración de más de un año y que aumentan la capacidad productiva de una empresa.. o por algún otro concepto.Entidad crediticia que realiza operaciones de banca. encontrarse en proceso de fabricación o ser simples materias .. Ingresos. Banco.Son los ingresos por concepto de sueldos o salarios. motivada por el compromiso de liquidación de algún servicio recibido. recibe y concentra en forma de depósito los capitales.. Salario. Representa el ingreso que tiene la persona como resultado de su trabajo..

Se encuentran agrupadas por áreas. El inventario permite conocer el nombre de los productos que se encuentran disponibles. otras ventajas para el prestamista. empresas o individuos..Métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la salvaguardia del patrimonio. Existen algunos tipos de presupuestos. Presupuesto. el subsidio a determinados colegios fisco-misionales. Las áreas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios afines: naciones o gobiernos. Las actividades se registran mediante asientos contables.. ciudadanos o instituciones para apoyar una actividad.. sub-áreas y títulos. para atender a poblaciones de niños y jóvenes de estrato pobre.22 primas.Asistencia financiera que llega de orden del gobierno a empresas. bien para el uso en producción o para su envío a los clientes. Control Interno. entre los subsidios: el bono de desarrollo humano y los subsidios agrícolas. . Subsidio.. que se entregan a campesinos. para proporcionar asistencia financiera al prestatario a cambio de un interés y a veces. Normas de Control Interno.Resumen sistemático de las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos. En la actualidad en el Ecuador. involucra también un plan o catálogo de cuentas que tiene por finalidad codificar. como el de la úrea.

700/10 = 70 estudiantes o padres de familia atendidos por cada persona que trabaja en el área administrativa.23 1.3 Marco espacial – temporal Este trabajo se circunscribió a la Unidad Educativa Particular Religiosa “Stella Maris”.33 estudiantes y padres de familia atendidos por las religiosas.1.8 Hipótesis 1. 80 docentes y 15 personas que se desempeñan como auxiliares de servicio. 700 /12 = 58. ubicada en la ciudad de Manta.8. 700/15= 46. . 700/80 = 8. 12 religiosas. durante el año 2008. sección Primaria y Avenida 6 calle 14 – 15 sección secundaria. donde se educan alrededor de 700 alumnas (os). 1.7.75 horas clases que cada estudiante recibe del personal docente.66 estudiantes y padres de familia atendidos por personal de servicio. En la institución trabaja el siguiente personal: 10 administrativos. Hipótesis general La implementación de un Manual de Control Interno contribuirá a mejorar la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. en la Avenida 3. calle 14 -15 .

Entre los métodos teóricos.9. 1. . 1.10 Metodología de la investigación. La técnica utilizada fue la encuesta.24 1. la aplicación de la encuesta proporcionó los datos importantes sobre el objeto de estudio. con la finalidad de conocer datos referentes al manejo del control interno en la Institución Educativa motivo del estudio.2 Variable Dependiente: Eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. el análisis de la situación y el planteamiento de una propuesta como alternativa de solución al problema. aplicando como instrumento el cuestionario.1 Variable Independiente: Implementación de un manual de Control Interno. 1. utilizándose el método científico para investigar lo que está pasando con los procedimientos de control interno financiero en la institución educativa “Stella Maris” de Manta.1 Métodos La investigación que se realizó se ubicó dentro de la Investigación Aplicada. incluyéndose por lo tanto.9.10.9 Variables 1. se hará uso de los procesos de análisis y síntesis.

11 Diseño de la investigación La investigación fue de tipo explicativa. Se trabajó con muestras representativas de la población. porque se estudiaron los hechos en el lugar donde ocurrieron. Personal: Cuantitativa Encuesta . Rosario Meza. puesto que el proyecto se fundamentó en la presentación de un diseño: El Manual de Control Interno para el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”.25 CUADRO # 1 TÉCNICAS TÉCNICAS Cuantitativa Encuesta HERRAMIENTAS/INSTRUMENTOS . .Batería de preguntas cerradas A QUIÉNES Personal: Directivo. es decir en la Unidad Educativa “Stella Maris”. Involucró también la utilización de la modalidad de campo. lo que beneficiará el funcionamiento de la Institución Educativa./Financiero Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna.Serie de preguntas cerradas Administrativo Contable. 1. lo que permitió obtener conclusiones del fenómeno en estudio y posteriormente socializar los resultados al personal directivo de la Unidad Educativa “Stella Maris”.

1 Universo El presente estudio se centró en investigar lo que ocurre con los procedimientos de control interno financiero en la Institución Educativa “Stella Maris” de Manta. . Rosario Meza Cantidad 10 12 80 15 700 817 De esta población se utilizó como muestra 7 personas que forman parte del área administrativa. El universo de la población ascendió a: CUADRO # 2 CATEGORÍAS Categorías Personal administrativo Personal Religioso Personal Docentes Personal de servicio Estudiantes Total Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. y 3 personas que laboran en el personal de la Colecturía. 1. se empleó como fuente de análisis libros relacionados con la Contabilidad y el manejo de las finanzas. con la finalidad de obtener la información de primera mano y de acuerdo a los objetivos del proyecto.11.26 La investigación fue documental bibliográfica.

como lo son la rentabilidad y la liquidez Parámetro operacional Indicadores susceptibles de medición Objetivos de control. . Con el manual de control Interno se evitará el desembolso de fondos y se ofrecerá la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. Rosario Meza. -Cantidad y calidad en la Adquisición e implementación. Grado de aplicación de los principios en las transacciones comerciales. . Es el área Administrativa que cuida de los recursos financieros de la institución.27 CUADRO # 3 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES Variables Parámetro Conceptual Control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la institución. Procedimientos contables.Objetivo Administrativo Objetivo financiero Contabilidad de libros: Libro Diario Inventario Libro Mayor Libros auxiliares Principios contables. (Técnicas de Auditoría asistidas por computadoras).Cantidad y calidad en la Producción y servicios. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros. Administración financiera eficiente y eficaz. Elaboración de un manual de procedimientos de control interno en el área contable Objetivos. -Resultados de la Planificación y organización. Cantidad de bienes e inmuebles registrados en el Inventario. Principios. Grado de satisfacción del requerimiento institucional. Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. Número de operaciones registradas en el Libro Diario. % de exactitud vertidas en los reportes. . Estructura .

28 1. acción que facilitó la tabulación de datos. .3. utilizando el análisis de pares con el fin de estudiar la fuente del problema y las prioridades relativas a sus causas. en la red de Internet con la finalidad de obtener teorías. informes. fue realizada por la investigadora. a la bibliografía que se consultó en libros de contabilidad. conformado por las autoridades del plantel y el Consejo Directivo. y la segunda encuesta aplicada al personal que labora en el Departamento Contable. Tratamiento y análisis de los datos La aplicación de los instrumentos de investigación: encuesta.12. se evaluaron los datos obtenidos en el procesamiento de la información.11. 1. Fuente Entre las fuentes que se utilizaron consta: el cuestionario de encuesta que se aplicó al personal administrativo. inventarios. hechos y datos válidos que aportaran a la solución de la hipótesis y a la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable. lo que permitió conocer las dificultades por las que está atravesando el control interno financiero en la Unidad Educativa “Stella Maris”. Para el análisis de los resultados. También se hizo uso de las fuentes secundarias. recurriendo a los archivos contables que ha manejado la institución: reportes. entregando en la Institución Educativa a cada participante el cuestionario.

. La discusión se hizo contrastando los resultados del estudio con la información presentada en el marco teórico. para llegar a una clara explicación de las mismas.29 Se diagramaron cuadros y gráficos. que sirvieron para analizar e interpretar los datos obtenidos en el trabajo de campo.

CAPÍTULO II 2. ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .

integral y científica. surge con esta denominación en el año 2006. talleres y laboratorios) desde la sub-etapa inicial hasta la especialización. se ha visto la necesidad que los alumnos que se educan en la Unidad Educativa “Stella Maris”. se inicia la fundación de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” de Manta. mediante Acuerdo No 036-AJDECM expedido por la Dirección Provincial de Educación de Manabí. De acuerdo a la ubicación del plantel. capacitación y profesionalización de niñas. encargada de ayudar y desarrollar la formación de la juventud trabajadora. El proyecto planteado por la Institución “Stella Maris” de esta ciudad se ubica en la Unidad Educativa (aspectos curriculares) y vocacional (utilización de rincones. reciban una educación alternativa. que les capacite para que a tempranas edades se conviertan en entes activos en la economía de los hogares y para sí mismas. Hoy en el siglo XXI esta tarea se proyecta a través de la Unidad Educativa “Stella Maris”.31 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” 2. apoyando la formación.1 Generalidades A mediados del siglo XIX. niños y jóvenes. Su labor sirvió para identificarla dentro de una nueva corriente en la tarea social de la Iglesia. ambientes. en virtud del reconocimiento a su .

dedicadas a la formación integral de la niñez y juventud mantense. y en la especialización de Polivalente. y se atiende en jornadas vespertinas a estudiantes involucrados en los grupos de expresión artística. niñas. Su creación como Escuela “Stella Maris” se dio desde 1930.32 trayectoria de 75 años de labores y al cumplimiento de una labor pedagógica innovadora y formativa. niños y jóvenes que tienen una labor destacada en el medio cultural de la ciudad de Manta. La Unidad Educativa “Stella Maris”. Esta institución forma bachilleres en la especialización de Ciencias con las optativas de: Físico matemáticas. Químico Biológicas y Sociales. Se complementa la labor ejecutando trabajos de proyección social dirigidos hacia la comunidad más necesitada. a la que se denominó Colegio a partir de 1948 cuando se incorpora la sección secundaria. Gerencia y Secretariado. para fines de 1956 incrementar la sección de Pre-Primaria. manabita y ecuatoriana. que le ha llevado a hacerse merecedora de la aprobación del certificado ISO 9000. con el propósito de alcanzar el desarrollo de destrezas musicales. Atiende además la sección superior técnica y tecnológica en jornadas vespertina y nocturna. en la actualidad el personal directivo de la Unidad Educativa “Stella . está administrada por religiosas de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. a través del Bachillerato en Administración con mención en Contabilidad.

1 Del domicilio y su funcionamiento La Unidad Educativa “Stella Maris”. a más de la parte curricular. sujeto a las normas legales de la Constitución del Estado. aprobado por el Ministerio de Educación con fecha del 08 de abril de 1997. Es un establecimiento particular sin fines de lucro.3  Estructura Orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris” 2. regentado por las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. 2.33 Maris”. Ley y Reglamento de Educación y su Reglamento Interno. tiene su domicilio en la ciudad de Manta. mediante acuerdo Ministerial No 003-DPECM y el Reglamento del Instituto. se encuentra comprometido en la optimización de la Institución con el fin de obtener la acreditación de calidad de parte del Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación (CONEA). la consideración de un control interno eficiente como parte esencial de la administración financiera. el mismo que posee fecha de aprobación del 09 de marzo de 1987. . provincia de Manabí.2 Marco Legal La Unidad Educativa “Stella Maris” para su normal funcionamiento ha estructurado el Reglamento Interno. 2. siendo prioritario.3.

34 En cuanto a su funcionamiento. es de régimen Costa.2 Autoridades y Organismos La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” para su funcionamiento cuenta con las siguientes autoridades y organismos: • Autoridades: a. Director de la Unidad o Rector del ciclo Categorial y Profesional. con los ciclos Nocional. • Organismos: a. Junta de Profesores Guías. b. jornada de trabajo matutina. Junta de Profesores de cursos y años. Profesores. Directora del Ciclo Nocional. Junta General de Directivos y Profesores. c. b. f. 2. Inspector General. por el alumnado mixto. Ambientes y Talleres. h. de financiamiento particular religioso. Consejo Directivo. e. Junta de Directores de Área. Formal. d. . e.3. Consejo de Coordinadores Académicos de cada ciclo. c. sector urbano. Subdirector o Vicerrector del Ciclo Profesional. Director del Ciclo Conceptual. g. d. Conceptual y Categorial. Junta de Profesores de Área.

. m. Otros profesionales necesarios. Bienestar Estudiantil: • • • Orientador Vocacional. Asociación estudiantil. l. j. Servicio Médico. Dental y Social. k. Estudiantes y Asociación Estudiantil • • Estudiantes. Servicios Generales: Conserjería.35 i. Dependencias Administrativas: • • • • Secretaría. Comité de Padres de Familia • • Padres de Familia De las Comisiones. Colecturía. Inspectores Profesores. Auxiliares Parvularias.

36 GRÁFICO # 1 Organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” RECTORA COORDINADORA GENERAL DE LA PRIMARIA CONSEJO DIRECTIVO ASESOR PEDAGÓGICO DE LA PRIMARIA VICERRECTOR COMISIÓN DE INNOVACIÓN CURRICULAR FORMACIÓN JEFES DE ÁREAS DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOBE ADMINISTRACIÓN PSICOLOGÍA MÉDICO INSPECCIÓN SECRETARÍA COLECTURÍA SERVICIOS MATEMÁTICAS CIENCIAS LENGUAJE TÉCNICA SOCIALES IDIOMAS .

el organigrama. y los demás puestos se ubican en orden descendente de jerarquía. para el padre de familia. el puesto de más alto nivel aparece en la cúspide: Rectora. Por estar representada la estructura orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris”.1 Análisis de la estructura del organigrama El organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” presenta una visión general de la manera cómo está organizada la institución. conozca cuál es la estructura orgánica de la entidad. es permitir que todo el personal que labora en la institución. así mismo. significa el vínculo que permite apropiarse del conocimiento de su posición dentro de la organización y las responsabilidades que esto conlleva. proporcionando a cada empleado el conocimiento de su ubicación.2. para el personal de la Unidad Educativa “Stella Maris”.37 2. las líneas de autoridad y subordinación dentro de la estructura orgánica y su grado de responsabilidad. en un organigrama de tipo vertical.3. es un medio que provee el conocimiento de su campo de acción y de las relaciones que debe establecer con las restantes unidades que integran la respectiva organización. identificando con claridad las relaciones de jerarquía existentes entre el personal.3. constituye el medio .2 Objetivo del Organigrama El Objetivo principal del organigrama. Para el personal directivo. lo que a su vez facilita el cumplimiento de los fines propuestos. 2.2.

3. Ley de Carrera Docente y Escalafón y su Reglamento.2. con una visión de conjunto de la entidad educativa. Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.38 más adecuado para tener una visión de conjunto de la estructura del organismo o entidad. un plan de reformas de esas singularidades. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. Solicitar anualmente o cuando creyere conveniente la auditoría académica y administrativa de la Institución e informar a la autoridad inmediata superior sobre la marcha y necesidades de la Unidad. entre las que se involucra la revisión de los puestos de trabajo cuando el caso lo amerite. atribuciones y deberes de la Directora. viabilizando trazar. 2. Son funciones. a más de lo establecido en el Reglamento de la Ley de Educación. .3 Ventajas del Organigrama Dentro de las ventajas que ofrece el organigrama se resalta el conocimiento de la estructura de la Unidad Educativa “Stella Maris”. 2. los siguientes: a.4.1 Organización funcional de la Directora o Rectora de la Unidad Educativa Es la primera autoridad de la Unidad Educativa.4 Organización y Funciones del personal 2. lo que posibilita a las autoridades el estudio de los aciertos y de las anomalías detectadas en el funcionamiento de la Institución.

Analizar en reuniones periódicas con el subdirector y más autoridades de la misma. personal docente y de los correspondientes niveles. docente y dicente en el ámbito de sus atribuciones.39 b. Conocer y resolver asuntos y problemas que se presentaren en el campo administrativo. Conocer y autorizar las gestiones y comisiones que fueren necesarias en los diferentes niveles. sus planes y programas. e. b. Orientar y requerir la planificación didáctica a ponerse en vigencia en el nuevo año escolar. tanto en lo que corresponde a los departamentos. organismos.4. . Presentar a consideración del Ministerio de Educación por órgano regular. d. f. c. 2. los problemas reales que se presentan y darles solución oportuna o hacerle conocer a tiempo al Consejo Directivo. con las organizaciones de los estudiantes. Establecer y mantener permanente vinculación con las autoridades. las reformas que convenga introducir en la Organización de la Institución.2 De la Subdirectora o Vicerrectora de la Unidad Educativa Es la segunda autoridad de la Unidad Educativa. previo estudio detenido de las comisiones y aprobación del Consejo directivo. ante las instituciones privadas. de los profesores y de los padres de familia para asegurar la buena marcha de la Unidad Educativa. c. Coordinar las actividades técnico – pedagógicas. Vigilar y coordinar el cumplimiento de las actividades de los organismos académicos internos. cuyos deberes y atribuciones son los siguientes: a.

Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo.40 d. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo. Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias y las emanadas por la autoridad inmediata superior. h. Planificar las actividades docentes durante el año escolar y someterlas a la probación del Consejo Directivo. Asesorar al Director de la Unidad Educativa en asuntos técnicos y administrativos. especiales y directores de área.4. Coordinar y controlar los actos sociales que se realicen en la Institución y responsabilizarse de ellos. g. e. f. así como actas y documentos de las Juntas de Paralelos y Cursos dentro de la Educación Básica y Categorial. organizar. Realizar la supervisión pedagógica en los diferentes ciclos. coordinar. Recibir los informes periódicos de las comisiones permanentes. k. ejecutar y evaluar las resoluciones de los diferentes organismos y actividades a través de las siguientes dependencias: . 2. Promover y dirigir la organización de clubes estudiantiles orientados a fomentar la afición y práctica de las actividades científico – recreativas. j.3 De la Sección Administrativa La Sección Administrativa es la encargada de: planificar. i.

Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. capaz de poder informar oportunamente sobre cualquier aspecto legal.41 a) Secretaría b) Colecturía c)Auxiliares Parvularias y. planes de estudios y documentos y demás disposiciones relacionadas con la Educación.4 De la Secretaría Es la dependencia administrativa que depende de la Dirección y Subdirección y es responsable de la elaboración. despacho de las comunicaciones y documentos. Ley de Carrera Docente y Escalafón del Magisterio Nacional. 128 del Reglamento de la Ley de Educación y Cultura los siguientes: a) Cumplir y hacer cumplir con las leyes y reglamentos pertinentes. de acuerdo con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación y el específico interno de la Unidad Educativa. d) Servicios Generales 2. acuerdos. b) Controlar que el personal de la dependencia a su cargo cumpla con el horario de trabajo encomendado. . Son deberes y atribuciones de la Secretaria a más de los estipulados en el art. control. c) Cumplir con las leyes. circulares. reglamentos. cronogramas.4.

5 De la Colecturía La Colecturía es la dependencia administrativa de la Unidad que depende de la Dirección y Consejo Directivo.4. conjuntamente con la rectora. del movimiento económico contable. en el que se expliciten con claridad y pertinencia las actuaciones fundamentales que corresponde desempeñar a cada empleado. de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes. en lo que el movimiento económico o contable requiere. custodiar e invertir los fondos. La colecturía. En todo departamento de Colecturía se requiere de un Manual de Procedimiento. además del cuidado y conservación de sus bienes. rentas de la Institución. en consecuencia. así como de los inventarios. . b) Facilitar la información de los documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control. es la oficina encargada de llevar las finanzas de la Institución. Son deberes y atribuciones de la Colectora (or) a más de los artículos 130 y 131 los siguientes: a) Organizar y conservar en el archivo todos los documentos relacionados con la dependencia. tal como lo establecen las leyes ecuatorianas. el empleado principal de esta área de trabajo es responsable. es la encargada de recaudar.42 2.

J. se realiza con el mejor de los propósitos. en la administración de calidad. pero careciendo. del conocimiento específico para resolver algún problema o desconociendo con exactitud las actividades que les competen. De tal manera que el desempeño de las funciones de los empleados de la colecturía. Su propósito es tomar las necesidades del mercado y traducirlas de manera que puedan ser satisfechas dentro de la unidad operacional y entregadas a los usuarios o clientes”. por lo que el personal que labora en el Área Contable ejerce su labor sin conocer a ciencia cierta lo que. p. no dispone de este Manual de Procedimiento. señala Oakland. en muchos casos. 40) “el despliegue de la función de calidad requiere de un equipo interfuncional. .43 La Unidad Educativa Stella Maris de Manta. (2006.

44 GRÁFICO # 2 ESQUEMA DE OAKLAND Interacciones Técnicas los CÓMO contra Los CÓMO Clasificación del Cliente los “PORQUE” Peor Mejor 1 5 Requisito del cliente Los “QUE” Clasificación por importancia Requisitos de diseño técnico los “CÓMO” Matriz de relación central Principal Detalles Los QUÉ en contraste con los POR QUÉ Los QUÉ en contraste con los CÓMO Clasificaciones técnicas/costo del CUÁNTO Los CÓMO en contraste con CUÁNTO Clasificaciones técnicas (Puntos de referencia) Valores establecidos como metas de las características técnicas (incluyendo costos) Fuente: Oakland.40) Elaboración: Hna. . J. Rosario Meza. p. (2006.

45 2. en base a las disponibilidades existentes en la Unidad Educativa. al hacer planes de corto y largo plazo. al estudiar los cambios que se proponen en la reorganización. Teatro. Son servicios generales: a) b) c) d) e) f) g) h) Biblioteca. dicente y más solicitantes. Bar. Comedor Escolar.4. Talleres. la institución lo utiliza como guía para planear una expansión.6 Servicios generales Constituyen las secciones encargadas de dar atención oportuna y adecuada al personal docente. Canchas Deportivas. El organigrama. Laboratorios. Internado. . y al formular el plan ideal.

empresa u organización. Cada institución. administrativo y de servicio el conocimiento pleno de las Leyes y Reglamentos vigentes.46 2. para optimizar su servicio y coadyuvar al crecimiento de la Institución. c. b.5 De los objetivos específicos del Reglamento Interno Los objetivos específicos del Reglamento Interno son: a. que satisfagan las necesidades internas de la Unidad Educativa. puesto que en él. funcional y moderno. Incentivar y promover en el personal docente. De lo expuesto se deduce. se caracteriza por poseer una organización propia. . Establecer normas concretas y adecuadas para el funcionamiento de la Unidad Educativa de acuerdo con las características particulares del entorno o las disposiciones legales y reglamentos vigentes. Dinamizar un proceso administrativo ágil. d. no están constando algunos puestos de trabajo. Disponer que cada uno de los organismos y dependencias de la Unidad cumplan específicamente las funciones encomendadas. que en la Unidad Educativa “Stella Maris” debe revisarse y actualizarse el diseño del organigrama. acorde con las nuevas exigencias socio – educativas del medio. por lo que la existencia del organigrama requiere complementarse con un manual de procedimiento que define y especifique la actividad de cada uno de los miembros del personal.

considerando que la revisión de las cuentas y la evaluación es un proceso que permite mejorar el desempeño de las funciones. Actualmente el Departamento de Colecturía. como de enviar las observaciones pertinentes. los enlaces y las relaciones entre los distintos departamentos. envía mensualmente a los directivos de la Institución. el informe del movimiento contable. . las competencias administrativas que les conciernen desarrollar.47 De manera urgente. aprobar o reprobar. lo remite al Consejo Gubernativo Docente de las Oblatas San Francisco de Sales. este organigrama debe complementarse con un manual de procedimiento en el cual se explicará a cada uno de los departamentos. como también las sujeciones a las cuales se someten. el organismo directriz a su vez. organismo que es el encargado de analizar.

. Elaboración: Hna.48 GRÁFICO # 3 FLUJOGRAMA DE REPORTES CONTABLES 1 Flujograma de Reportes Contables Departamento Colecturía Directivos Institución Consejo Gubernativo 1 Reporte Contable 4 3 2 1 A f A SIMBOLOGÍA Punto de inicio f Unión de varios documentos A Archivo Documentos Documento principal Fin de proceso Fuente: Reglamento Interno. Rosario Meza.

c) Ofrecer una especialización académica integrada y acciones prácticas en las más amplias manifestaciones de la cultura para el desarrollo armónico del país. tolerancia. creación y producción.5. solidaridad. del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad. la problemática del mundo. respeto. .1 Los objetivos institucionales a) Cultivar una conciencia de libertad. que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar decisiones económicas. lo que permitirá el suministro de información acerca de la situación económica . 2. lo que redundará en el mejoramiento de los procesos contables y servirá para que se eleve la calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”.49 El conocimiento y aplicación de las funciones asignadas en el Manual de Procedimientos. facilitará al Departamento de Colecturía desplegar con eficiencia y efectividad. todas las atribuciones que le competen. las corrientes del pensamiento contemporáneo y las interrelaciones entre pueblos. b) Formar personas que conozcan la sociedad en la cual viven. pluralismo y participación dentro del sistema democrático y la práctica de los derechos humanos y valores cristianos según el espíritu de San Francisco de Sales. responsabilidad. investigación. d) Capacitar en forma integral al estudiante para que acceda al conocimiento. ética.

50 2. de conciencia y sensibilidad bajo el principio de “hacer todo por amor nada a la fuerza”. debe procurar generar agentes de transformación social. como un . inspiran la acción educativa que busca enseñar a las niñas. 2. niños y jóvenes a ser alguien y hacer algo formando hombres y mujeres de convicción y temple. fundamentados en el evangelio y en la doctrina social. 2. innovando continuamente los recursos tecnológicos. científicos y pedagógicos. según los requerimientos de las familias y las exigencias de la sociedad cambiante. la Unidad Educativa “Stella Maris” se incorpora con decisión y entusiasmo al programa del Diploma Bachillerato Internacional y al ISO 9001-2000. a HACER y a CONVIVIR.6 Misión institucional El carisma de las Hermanas Oblatas. por ende: La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como propósito: Dar a la niñez y juventud una formación humana y cristiana para que aprenda a SER.8 Visión Para enfrentar con éxito las nuevas tecnologías y técnicas del siglo XXI. a ejemplo de San Francisco de Sales y de sus fundadores el Padre Luís Brisson y Madre Francisca de Sales Aviat.7 Propósito fundamental La Educación.

51 proceso de formación integral.9 Alcance Los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”. como disciplina. proyecta sus objetivos a la consecución de una educación. la responsabilidad. un trabajo permanente y personalizado. no solo en beneficio propio. sino como un compromiso frente a la sociedad. solidaridad. cuyos procesos de realización garanticen la efectividad del proceso Enseñanza-Aprendizaje. Se quiere promover una educación que ayude a rescatar valores morales y cristianos. en el que el alumno es el centro. Se busca consolidar el compromiso en el proceso pedagógico de toda la Unidad Educativa con el fin de incrementar y desarrollar las obras en acción y mantener una visión de futuro que permita una proyección cristiana a las exigencias del mundo en todos los ambientes y en todos los tiempos. 2. que respaldado por un documento proceso de Planificación curricular y Formación Humana. . garantice la Promoción de las Estudiantes al Nivel Inmediato Superior.

ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO .CAPÍTULO III 3.

aplicado por la máxima autoridad. . de su eficacia depende que la administración adquiera la información requerida para seleccionar de las alternativas. el cumplimiento de los objetivos. que permiten tener una visión de la situación que se desea controlar. la idoneidad del personal. las que mejor convengan a los intereses de las instituciones. En la administración educativa son importantes los procesos de planificación. que provee seguridad formal en el uso de los recursos y se logren los objetivos institucionales. seguimiento y evaluación (control).53 3 ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO 3. constituyendo uno de los grandes aportes administrativos. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control. La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación y actividades. gestión. la dirección y el personal de cada institución. Según las normas de Control Interno las entidades y organismos tienen una misión que cumplir. la organización. entendidos como medidores o indicadores para la dirección escolar. para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos.1 Generalidades del Control Interno El control interno establece un proceso previo a las circunstancias de cada organización.

Esto amerita que la actual administración financiera de la organización. 11). Oakland. no basados en la moda de los conceptos. respondiendo a la pregunta ¿qué hacer? para cumplir con la misión de la organización. de los empleados. sino desarrollando unas opciones para apoyar y mejorar el alcance del trabajo cultural en la comunidad”. aspecto que debe tener presente todo el personal que labora en la organización. entendida así como una “estrategia de gestión cuyo objetivo es que la organización satisfaga de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de los clientes. pero principalmente los directores . N. 3. J. Para ello el autor propone un modelo que incluye acciones que buscan asegurar el reconocimiento y permanencia de la Institución Educativa (IE). p. p.1 Definición del Control interno La obtención de la calidad total o excelencia en la administración de una institución. lo que implica a la administración financiera.. es decir un conjunto de políticas para llevar adelante las actividades requeridas por la entidad.54 Para Cons R. exija la inclusión de una adecuada tarea de control interno. (2003.1. “Los directores de las Instituciones Educativas (IE) manifiestan las necesidades de consolidar y asegurar la supervivencia de las mismas y trabajar los temas administrativos. que constituye una de las áreas más importantes dentro de la vida de la institución educativa. 5). (2004. de los accionistas y de la sociedad en general”.

para que exista fiabilidad de la información financiera y operativa. (2002. 11). que el control interno: “Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos. verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información financiera. puesto que se vincula con el éxito y crecimiento económico de la organización. con la finalidad de proteger los recursos de la entidad. El control interno es un proceso que lo efectúa la Junta Directiva de la Entidad.55 financieros. señala. Acorde con esta definición. promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”. p. Mantilla. que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones. el control interno se centra en el cumplimiento de las leyes gubernamentales y normas propias de la institución. en su obra Control Interno de los nuevos instrumentos financieros. enfatiza: . p. la gerencia y demás personal. advertir errores e irregularidades de manera oportuna. 3). (2006. diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos propuestos. En el artículo 12 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. S.

Por lo tanto. Se aplicarán los componentes del control interno que incluirán el ambiente de control. operativos y ambientales. exactitud.56 “La respectiva entidad y organismo del sector público que controla la Contraloría serán responsables de instalar. el depósito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos”. los procedimientos y los procesos administrativos. además estipula que se deben tener presente las normas técnicas y los componentes de control interno que especifica la Contraloría General del Estado. el pago con cheques o por la red bancaria. la distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago. El artículo 16 de la misma ley. aspecto que influirá en la vida institucional de la entidad. las actividades de control. respecto al control interno. señala: “El manual de procesos y procedimientos que emitirán las entidades establecerá las funciones incompatibles. la evaluación de los riesgos de control. para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos. Si bien la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta es una institución particular. el sistema de información y comunicación y las actividades de monitoreo y supervisión del control interno”. el artículo en mención resalta la importancia de que la propia institución sea la que formule y aplique un sistema de control interno que sirva para alcanzar claridad. . mantener y perfeccionar el sistema de control interno. financieros. efectividad y éxito en el manejo contable. la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa “Stella Maris” permitirá el desempeño correcto de los funcionarios del departamento de contabilidad.

Siguiendo lo prescrito en la Ley de Educación. en lo correspondiente a las funciones que debe desempeñar el Consejo Directivo. se prescribe que este organismo puede nominar “Comisiones Eventuales” las mismas que tendrán vigencia por el lapso de dos años. los responsables directos de las finanzas del plantel son: el rector o rectora conjuntamente con el colector. N. la mayoría de establecimientos educativos de tipo fiscal o particular. es la siguiente: “Control Interno es un proceso efectuado por la junta de directores. En las instituciones educativas de nivel medio del Ecuador. La junta de directores y la administración principal son responsables por el establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso de control interno y por monitorear su efectividad. (2005. nominan una comisión que tiene como función específica el control interno del manejo del presupuesto asignado por el Estado y de los ingresos económicos obtenidos por autogestión. acorde a las leyes vigentes. el Consejo Directivo como organismo asesor-veedor de las distintas instancias de la vida institucional. p. en Aspiazu. involucrándose además en el control interno. o en el caso de las instituciones particulares.57 La definición que elaboró el Basle Committee de Control Interno. 34). de los ingresos generados por su labor. la administración principal y todos los niveles del personal. Amparándose en la prescripción referida. .

. O. (2005. 3.58 El control interno servirá para asegurar el correcto manejo de los ingresos y egresos financieros y evitar errores que promuevan la disminución o pérdida del patrimonio de la institución.2 Fundamentos del Control Interno Lo determinan las condiciones primordiales y básicas que autentifican la efectividad del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competitividades signadas por la Constitución y la Ley a cada entidad y las características que le son propias. Favorece el autocontrol al normalizar los comportamientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos. • Autorregulación. . el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno. La Autorregulación. p. concurrente o posterior”. Para Herrera. 4). directos o jefes encargados del control: previo.Mediante la autorregulación la entidad adopta los principios. normas y procedimientos precisos para la operación del Sistema de Control Interno.1. el control interno es: “El acto evaluado por los jefes inmediatos. y hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional en los diferentes grupos de interés.

coordinar y aplicar de manera efectiva. las políticas. detectar desviaciones. actividades y tareas bajo su responsabilidad certifiquen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente. cumplimiento de la Constitución. ejecutar enmiendas. 3. procedimientos y mecanismos de prevención. coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que él se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado. leyes y normas que la regulan. mejorar y solicitar ayuda cuando lo crea oportuno de tal manera que la realización de los procesos.3 Objetivos del Control Interno El control interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones.Se fundamenta en la capacidad de cada empleado. independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo. eficiente y eficaz la funciones requeridas y recomendadas por los órganos de control.. • Autogestión.59 • Autocontrol..1.Facilita promover a la entidad pública a la autonomía organizacional ineludible para interpretar. . eficiente. los métodos. control.

1.5 Objetivos Generales del Control Interno El Control Interno Contable comprende el Plan de Organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Por lo tanto. 3. confiable y oportuna. los primeros. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización.60 El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de las instituciones. el control interno contable está diseñado en función de los objetivos de la organización. y el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la entidad en la ejecución de las operaciones. ofrece la seguridad. que las operaciones se realizan acorde con las normas y políticas señaladas por la administración. los segundos.4 Objetivos Básicos del Control Interno Los objetivos básicos del control interno abarcan aspectos de controles internos contables y controles internos administrativos. . involucran los propósitos de la protección de los activos de la institución y la operación de información financiera veraz.1. pretenden la promoción de la eficacia en la operación de la actividad. 3.

.5. 3.1.1. Objetivos Generales del Control Interno aplicables a todos los sistemas Los objetivos generales de control aplicables en todos los sistemas se desarrollan a partir de los elementos básicos de control interno enumerados anteriormente siendo más específicos para facilitar su aplicación. Objetivos de Control Interno aplicables a ciclos de transacciones Los Objetivos de Control de Ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales de control de sistemas. para que se apliquen a las diferentes clases de transmisiones agrupadas en un ciclo.5. Los objetivos generales de control interno de sistemas abarcan: a) Los Objetivos de Autorización.2.61 En los objetivos de los controles contables internos se pueden identificar dos niveles: 3.1. Las autorizaciones deben estar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de la administración. Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración.

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Estos objetivos consideran, que todas las operaciones deben registrarse para emitir la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los estados financieros y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los activos sujetos a custodia.

Las transacciones deben clasificarse en forma tal, que permita la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administración.

Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable cuidándose específicamente que se registren aquellas que afectan más de un ciclo.

En general los objetivos de Control Interno pretenden:

Proteger los objetivos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencia

Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la administración.

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Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, haciendo que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos externos. y

3.2 Modalidades de la función de control.

Durante el desarrollo y culminación de los actos administrativos en la organización, existe el control previo, control concurrente y control posterior.

3.2.1 Control Previo

Para Julio y Adrián Flores Konja, profesores de la UNMSM, de la Facultad de Ciencias Contables de Lima, Perú. (2003, p. 26), el control previo, es “el examen de las operaciones propuestas antes de la autorización para que el acto administrativo surta efectos, con el propósito de establecer su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad”.

El Control Interno constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de las fases de un proceso, para determinar su legalidad, autenticidad y conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentación que respalde cada una de las actividades y la actuación de los empleados que participen en ellas. En este caso el control, por ejemplo, se realiza antes de proceder a adquirir un bien o servicio, el cual deberá ser considerado dentro del cuadro de necesidades.

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De acuerdo con el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Capítulo II: Objeto, Ámbito y Régimen de Control para las Instituciones del Sector Público, Decreto Ejecutivo 548, Presidente: Gutiérrez Borbúa, L. (2002. p. 2), “para cumplir con el control previo no se crearán unidades específicas, esta actividad está implícita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso”, el Control Previo, lo realizan las mismas áreas de la entidad, vinculadas a la gestión.

3.2.2 Control Concurrente

El Control Concurrente, “es el que se aplica conjuntamente a la realización de las operaciones cuya corrección se está verificando” Herrera, Ó. (2005, p. 5). Por ejemplo, si la compra es por adjudicación directa, deberá contar con tres cotizaciones, dependiendo del precio; y para el giro del cheque, con la factura, orden de compra, guía de remisión, la conformidad de ingreso al almacén en buenas condiciones del bien adquirido.

El Control Concurrente se realiza conforme se desarrolla la gestión, puede participar el Organismo de Control Interno como veedor.

3.2.3 Control Posterior

El Control posterior, es el referido a todos aquellos procedimientos administrativos diseñados con el propósito de cautelar el correcto cumplimiento de las condiciones

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señaladas en las normas internas y de acuerdo a la ley, con posterioridad a los actos propios de la ejecución. Por ejemplo, este control se puede realizar después de varios meses o al finalizar el año, en la cual verificaremos si la compra ha cumplido con las exigencias necesarias.

El artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, (2002, p.3), señala expresamente: “El Auditor Interno no dictaminará estados financieros, pero podrá realizar evaluaciones al sistema financiero, procesos y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados financieros es función exclusiva de la Contraloría General del Estado”.

El control posterior, como elemento efectivo del sistema de control, la Unidad de Auditoría Interna, realizará la evaluación de la gestión institucional en forma posterior a las actividades señaladas.

El Control Posterior lo realiza el Organismo de Control Interno, la Auditoría Externa tiene como finalidad supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, proponiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.

En conclusión, el control interno ayuda a una entidad a alcanzar sus logros de desempeño y economía, prevenir la pérdida de recursos y asegurar informes

24). 3. determina los siguientes principios: citado en Menéndez. Segregación de funciones. Eficacia. De . 3.3. (2006. p.1 Segregación de funciones La segregación de funciones implica. Asimismo.66 financieros confiables. preserva o resguarda que las entidades y privadas cumplan con las leyes y regulaciones. 4. evitando daños a su reputación y otras consecuencias. Documentación. 1. 2. Confiabilidad y 7. la no simple separación de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables. 5. quien goza de gran prestigio y reconocimiento entre los profesionales de la auditoria de estados financieros y autora del más importante manual sobre control interno. J. Autocontrol. Costo menor que beneficio. 3. De arriba hacia abajo. 6.3 Principios rectores del Control Interno De acuerdo a Wanda Wallace.

2 Autocontrol La dirección. supervisión y evaluación/valoración del control interno son resortes de la administración. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempeñados por gente capaz. se controla así mismo. tareas. •El direccionamiento proviene de la alta gerencia y se traslada a la acción por mecanismos operativos. .3 De arriba hacia abajo Significa que el control interno es una forma de presión o influencia ejercida por los máximos niveles administrativos. 3. No hay controles internos que sean externos. el sistema de control interno. apoyada en tecnología.3.3. que se convierten en cumplimiento forzoso. por mecanismos de carácter legal. •El tono desde lo alto es fundamental.67 manera ideal en las corporaciones grandes. no puede controlar a los directivos principales. 3. gestión. complejas ninguna persona debe ser capaz de registrar. autorizar y conciliar una transacción. o sea que un empleado de nivel bajo u operativo. actividades). •Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de menor nivel (sub-procesos.

4 Costo menor que beneficio Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la organización. que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla.3. 3. Y ésta. es mejor eliminarlo.3. el control interno depende de los resultados que es capaz de ofrecer. ni los beneficios que proveen. es sustancialmente diferente del control de gestión y resultados.68 3. el beneficio que genera tiene que ser sustancialmente mayor que el costo que conlleva.5 Eficacia Aquí se tiene una gran connotación. En resumen. O dicho de otra manera. sencillamente no sirve. de ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación (valoración) de eficacia. . lo que implica de salida. Si el control interno genera sobre – costos. y es que si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales.

3. (1994. M. permitirá a las empresas. por tanto susceptibles de ser valorados y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. muchos de ellos tangibles como el efectivo. vehículos. y conciencia monitoreo del control interno.4 Elementos de un buen Sistema de Control Interno Para Goxens. “La administración eficiente de los activos es la clave para el éxito de la empresa.6 Confiabilidad Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación. p. muebles. de manera tal que pueda ser analizada por cualquier interesado. alcanzar los resultados económicos deseados”. Estos son recursos conocidos como activos.3. equipos mercaderías y otros bienes. A.69 3. que es responsabilidad absoluta de la gerencia.7 Documentación Significa que toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada. valores y derechos adquiridos. y a sus propietarios. . 3.3. El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles. y Goxens. 27).

. generan rentas importantes que se evidencian en el estado de los resultados. destacan: • Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. con personal preparado y comprometido. • Un plan de autorizaciones. Entre los elementos de un buen sistema de control interno. pero a la vez flexible. con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros y que opere en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro. la experiencia. la confianza entre otros. Gran parte del manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las instituciones a partir de una organización sólida. que han de estar en proporción con sus responsabilidades. registro contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo. la contabilidad no puede reflejar en los balances por cuanto no es posible medirlos en unidades monetarias. el posicionamiento. • • Unos procedimientos eficaces con los que llevará a cabo el plan proyectado. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones. los ingresos y los gastos. pero que a la hora de explotarlos en conjunto.70 Los activos intangibles como el talento humano competente y comprometido. el prestigio.

tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios.4. y Goxens. Separación de funciones. su correcta ubicación y razonable valuación”. “reconocer las cuentas del activo. 36). M. 5. Siendo pertinente.1 Elementos del procedimiento de control que ayudan a la prevención del fraude Dentro de la institución es muy importante tener presente algunos elementos de procedimiento de control que evitarán el mal manejo de los fondos. Procedimientos de control.71 La Auditoría Interna forma parte del Control Interno. A. de acuerdo a Goxens. Medidas de seguridad. Firmas autorizadas. . 4. Personal competente y rotación de puestos. 6. Custodios de activos. 3. Intrínsecamente esta prevención engloba. 3. 2. p. (1994. tener presente el siguiente procedimiento: 1.

3. la filosofía de gestión y estilo de operación. .5. es decir. Para concretar todas estas pautas. p.72 Goxens. que desde la gerencia se dicten políticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudo. A. en consecuencia el control asegura el cumplimiento de metas y objetivos. M. custodia. 37) resaltan además la importancia del “desarrollo de técnicas para controlar el efectivo.1 El Ambiente de control Componente que establece la tónica de una organización al influenciar el conocimiento de control de su gente. y desembolsos del efectivo. con la finalidad de salvaguardar el efectivo y lograr una contabilidad más precisa”. la gestión y el modo que se asigna la autoridad.5 Componentes de la estructura de Control Interno Entre los componentes de la estructura del Control Interno se cuentan: 3. así: • Separar las funciones financieras. competencia y valores éticos del personal. atención y la dirección proporcionada por la alta dirección. se hace necesario. especialmente las que se refieren al recaudo del efectivo y al registro contable. organización y desarrollo de su gente. la honradez. y Goxens. (1994. la responsabilidad.

5. Cuando se identifican los riesgos. porque es propio de la operación del ente. cada institución o empresa. analizarse y controlarse. afronta una variedad de riesgos que deben analizarse para lograr los objetivos planteados.73 El ambiente de control está dado por los valores. la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. Estos riesgos están totalmente fuera de control del Auditor. estos deben gestionarse.2. Desde las fuentes externas e internas. 3. los conozcan y se identifiquen con ellos. la filosofía. Estos riesgos pueden ser: • Riesgos inherentes Se refieren a la posibilidad de que ocurran errores o irregularidades significativas antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. Evaluación de riesgos Consiste en la identificación de los factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. • Riesgos de control Existe el peligro de que los controles internos no detecten o eviten errores e irregularidades significativas en forma oportuna. los clientes y las terceras personas relacionadas con la entidad. por lo que se hace necesario que el personal de la institución. .

información. . “El foco de atención del control interno se debe centrar en resolver las diversas situaciones entendidas como oportunidades. metodología. fortalezas y debilidades derivadas de: estructura. De acuerdo a Mantilla. Para evitar los diferentes tipos de riesgos. soluciones innovadoras. 45) “la responsabilidad de administración del riesgo debe monitorear los resultados de las actividades de derivados y el cumplimiento con los procedimientos y controles”. J. procesos. Además de las actividades diarias de monitoreo. mantenimiento de las competencias centrales. orientación a resultados. planeación interna. p. De manera que se involucra el funcionamiento de toda la organización. “los riesgos de mercado que se pueden administrar se deben valorar al menos mensualmente y en respuesta a los movimientos significativos del mercado y a los cambios en las actividades que exponen a la entidad al riesgo”. (2006. (2001. generación de incentivos. capacidad de generar respuestas. mejoramiento continuo. S. p.74 • Riesgos de detección Se refieren al riesgo de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades significativas. (2001. Wanda Wallace. pensamiento estratégico. toma de riesgos. J. análisis. amenazas. citado en Menéndez. 28). según Menéndez. valor de accionistas. 35). p. y planeación de la sucesión”. establecimientos de metas.

eficiencia y eficacia. por lo que aseguran el cumplimento de los objetivos de la entidad. Las actividades de control incluyen una gama de actividades muy diversas.5. procesar y comunicar la información al personal. Las políticas del control de las actividades de gestión. en todos los niveles y funciones.75 3.5. 3. comprobaciones. Además brindan las medidas necesarias para afrontar los riesgos: como aprobaciones. de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades. aspectos que deben ser sujetos de control. revisiones. que pueden ser recursos propios o recursos de endeudamiento. ocurren a lo largo de la organización. siendo importante tener presente las decisiones de financiamiento que elija la empresa durante un período. conciliaciones. Generalmente. debe tener presente la decisión de inversión. autorizaciones. la inversión está orientada al incremento del activo fijo. es decir el estudio y análisis de la forma en que conviene examinar las situaciones en cuanto a la oportunidad.3 Control de actividades de gestión Son políticas y procedimientos emitidos por la dirección que aseguran que las acciones de gestión sean llevadas a cabo.4 Información y comunicación Se utilizan para identificar. .

Las mediciones se realizan mediante actividades en proceso de verificación. 3. por lo tanto la alta administración debe de transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestión y control que realizan cada una de ellas. Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. se puede obtener información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomalía a la administración. . evaluaciones separadas o una combinación de ambos. segregación de deberes entre otros. La supervisión comprende supervisión interna (auditoría interna) por parte de las personas de la institución y evaluación externa (auditoría externa) que la realizan entes externos de la entidad.5. Igualmente.5 Supervisión Es necesario un proceso que evalúa la calidad de desempeño del sistema de control interno a través del tiempo. fluyendo por toda la organización de desempeño.76 La comunicación efectiva tiene que ocurrir en un sentido más amplio.

por lo tanto. 3. Las actividades de control. Las actividades de control se dan a través de toda la organización. por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes. “incluyen políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las directivas administrativas. (2001. en todos los niveles y funciones”. acorde con Mantilla. El control interno es muy efectivo cuando los controles se basan en la infraestructura de la entidad y son una parte de la esencia de la institución. es decir.77 El sistema de control interno se entreteje con las actividades operativas del ente y por razones fundamentales de la empresa. efectúa la verificación y evaluación. procedimientos y principios que regulan el control interno. incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones. son estructurados para apoyar la calidad y las iniciativas de fortalecimiento. 90). revisión del desempeño de operaciones.6 Actividades de control La acción de control es la herramienta esencial del Sistema. S. objetiva y sistemática. autorizaciones. verificaciones. bienes y operaciones institucionales. evitando costos innecesarios y posibilitando respuestas rápidas en condiciones cambiantes. de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos. .5. Estas acciones. mediante la aplicación de las normas. conciliaciones. seguridad de activos y segregación de funciones. p.

en su caso. . a más tardar. en forma exacta a las cuentas bancarias de la institución. Para la realización de las acciones que concreten las metas y los objetivos previamente definidos.78 Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes correspondientes. al siguiente día. salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal. es el proceso que está continuamente funcionando en todos los niveles.6 Roles y procesos Si el control interno es un proceso. los mismos que se formularán para el mejoramiento de la gestión de la entidad. concebida como la aplicación de métodos. involucrando especialmente a los niveles directivos más altos. técnicas e instrumentos administrativos en el proceso de obtención. • Conseguir que el efectivo recaudado durante el día sea depositado. es básica la gestión. el cual es efectuado por todas las personas de la organización. y para el libramiento conste con las firmas de dos directivos autorizados. Sus resultados se exponen al titular de la entidad. incluyendo el señalamiento de responsabilidades que. se hubieran identificado. esto implica que no se trata de un simple procedimiento o política a ser desempeñada. 3. • Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre del beneficiario.

requiere necesariamente de los siguientes aspectos: .79 utilización y mantenimiento de los medios necesarios en una organización. El cumplimiento a cabalidad de los roles y procesos dentro una institución.

(2006.p.80 GRÁFICO # 4 EL PROCESO Y LOS ROLES DE CONTROL INTERNO EN UN CONTEXTO DE CADENA DE VALOR. . Diseño Implementación Mejoramiento Evaluación/ Valoración Auditoría Supervisión Emisores de criterios/ estándares Alta gerencia/ consultores Alta gerencia/ staff Auditores Internos/ Externos Auditores Externos/ (Independiente) Autoridades de supervisión Fuente: Mantilla. Rosario Meza. S y Cante.44) Elaboración: Hna. S.

por lo tanto. (2005.81 3. p. Por lo tanto. El rol principal relacionado con el diseño corresponde a los emisores de los criterios estándares. si el diseño es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos. la actividad más importante y clave. 38). D.6. particularmente a partir de estándares internacionales”. En particular. para una organización el diseño del sistema de control interno consiste en ajustar el criterio de control seleccionado a las necesidades características particulares de dicha organización. y la alta dirección. Para Fernández Maestre. como referentes comunes y con altas dosis de objetividad. siendo importante que participen todos los involucrados en la organización.1 Diseño Esta actividad del sistema de control interno es. Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que les parecen a cada quien sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones. en una perspectiva estratégica. . la clave en el diseño del sistema de control interno “está conduciendo a subrayar la importancia de los criterios de control.

en plazos prudentes el diseño de control interno aprobado. pues el diseño es propio de cada institución. Ello puede hacerse sin mayores problemas en las entidades pequeñas y en algunas medianas. 38) “El asunto clave. que para mucho las actividades restantes se recogen en una sola: análisis del sistema de control interno. en la de interés público (particularmente mercados de capital: financieros y de valores). La responsabilidad de esta actividad recae en la alta dirección. en la actividad de implementación. J. las razones para ello y la metodología asociada con el mismo. cada etapa tiene su funcionalidad específica. Otra práctica común. respecto del criterio de control seleccionado. . Sin embargo en las grandes y. lo que constituye un gran error. p. normalmente a través de consultores externos. es que la alta dirección delegue el asunto en un comité.82 La importancia de este es tal. es la coherencia y la alineación entre el criterio seleccionado y la metodología asociada con el mismo. es usualmente el primer paso. sobre todo.4 Implementación Esta actividad consiste en poner a funcionar. En ocasiones las organizaciones compran diseños de sistemas de control interno. 3. La capacitación a los máximos niveles directivos como al personal clave en la organización. Para Escamilla. con la finalidad de responder con mayor acierto a las obligatoriedades legales o a las modas. (2005.6.

Para Díaz-Fáes. La evaluación del sistema de control interno seguirá siendo la causa de su incorporación en los estándares/normas de auditoría generalmente aceptadas. (2004. la consolidación del sistema de control interno es un asunto que se da paulatinamente. C. En la auditoría de los estados financieros se han introducido modificaciones importantes.5 Mejoramiento Esta actividad se basa en que el mejoramiento consiste en un accionar continuo. pero no se han eliminado la evaluación del control interno. . ha sido práctica tradicional que los sistemas de control estén sometido a evaluaciones. p.6. 3.6 Evaluación/valoración Esta actividad es la que mayor éxito ha tenido. quienes valoran el control interno para ayudar a la administración en sus actividades. (2004. esta actividad involucra dos roles importantes y diferentes: “Los auditores internos. por consiguiente conviene su mejoramiento continuo”. por lo que. con el paso del tiempo. 35). De acuerdo a Rodríguez. p. y los auditores externos usan la evaluación para determinar el alcance de las pruebas de auditoría”. R. “no existe ningún sistema de control interno que sea carente de error.83 3. 98).6.

7 Auditoría Esta actividad es extremadamente nueva. 43). p. (2005. J.6. 3. • El responsable del control interno es la administración principal. que deben realizar las autoridades de supervisión. 3. monitorear su funcionamiento y sancionar cuando no se cumplen. • La auditoría del control interno se convierte en un asunto de interés público”. la valoración que a partir de un criterio de control realiza la administración principal.8 Supervisión Se refiere principalmente a cuál es el rol de las actividades de control en concordancia con el control interno. pues implica someter a examen independiente a cargo del auditor de la institución. . que se denomina criterio de control.6. • La administración tiene que hacer una evaluación del sistema de control. es que: • “Se precisa que tiene que existir un referente externo. Lo nuevo.84 como un medio para determinar el alcance de las pruebas de auditoría y como objeto de informes destinados a la institución. según Escamilla. involucra que esta actividad tenga carácter obligatorio en entidades.

sea sujeto de acciones de control por los estamentos superiores. . la comisión que audita emitirá los informes respectivos con el debido sustento técnico y legal. constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas por dichos informes. salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias. deberán otorgar al personal responsable comprendido en ellas. La evaluación del adecuado desempeño de los funcionarios.6. Cuando este personal. debiendo rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante el público por los fondos o bienes encomendados a su cargo y/o por la ejecución de una misión o cumplimiento de un objetivo. tal como lo prescribe el artículo 21 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.9 Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control El personal encargado de las funciones financieras debe regirse por lo prescrito en el manual de control interno de su entidad. Antes de cerrar el informe de parte de las autoridades que auditan las finanzas de una institución. será realizada con la finalidad de medir el desempeño de los mismos en sus cargos. le incumbe a la más alta autoridad de la entidad a la que pertenece y al directorio.85 3. deberán ser notificados previamente. Como resultado de las acciones de control efectuadas. la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos.

se aplicarán las siguientes sanciones: a) Amonestación escrita. En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el artículo 47 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (2002. ante el fuero respectivo.7 Análisis de la importancia de la aplicación del control interno El control interno entendido como el conjunto de procedimientos. directrices y planes de organización que tienen por objeto asegurar eficiencia. e iniciarán. 6). d) Destitución. 3. respecto a éste en su caso por el organismo o sector jerárquico superior o por ley. b) Suspensión sin goce de remuneración de treinta a noventa días. políticas.86 Cuando en el informe respectivo se identifiquen las responsabilidades. sean éstas de naturaleza administrativa funcional. aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada. Las acciones se imponen por el Titular de la entidad y. adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción. las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a Ley (artículo 15). de acuerdo a la gravedad del caso. rubrican la . seguridad y orden en la gestión financiera contable de la institución. p. y. c) Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses. civil o penal.

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importancia de su aplicación, ya que garantizan la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. De esta manera, se asegura que las operaciones se realizan de acuerdo con las normas y políticas señaladas por la administración, teniendo presente las regulaciones del Estado.

Se debe resaltar también que este control interno contable no sólo se refiere a normas de control con fundamento puramente contable, sino también a todos aquellos procedimientos que se relacionan con la situación financiera o con el proceso informativo, como autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios, entre otros.

Si el control interno es efectuado por los directores y la administración principal, y participa todo el personal involucrado en esta área, se va a conseguir no sólo el conocimiento del estado de las finanzas sino que los beneficios sean colaterales, acrecentándose principalmente el desempeño de las funciones encomendadas a cada empleado, ya que se manejarán procedimientos y procesos administrativosfinancieros acordes con los estipulados en el Manual de Control Interno, reduciéndose el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos.

Si se procede de esta manera se alcanzará eficiencia en la organización, elevándose la eficacia en el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la empresa y en la ejecución de las operaciones.

El control interno asegura el cumplimiento de los objetivos, el logro del objeto social y la concreción de la visión. El cumplimiento cabal de las obligaciones,

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asegurará transparencia en el manejo de las finanzas de la organización, lo que conlleva a la elevación del prestigio institución y del grado de servicio que presta a la comunidad.

3.8 3.8.1

Normas de Contabilidad Normas Internacionales de Contabilidad, NIC y las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad, NEC

Todas estas normas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de todo el mundo. Hasta 2001 se han emitido 41 NIC. Los países latinoamericanos, entre ellos los del Pacto Andino, han efectuado adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos aplicables a cada país.

En Ecuador se han emitido 27 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) que, conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos, regularán el registro y control contable, la elaboración y presentación de estados financieros, A continuación se presentan varias NEC con referencia a las NIC

NEC 1 Presentación de estados financieros

Ref. NIC 1 Presentación de estados financieros.

El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general, para asegurar la compatibilidad con los estados financieros de periodos anteriores de la misma empresa y con los estados

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financieros de otras empresas, porque esta Norma se aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y compañías.

“Las entidades sin fines de lucro, del gobierno y otras del sector público que procuren aplicar esta Norma pueden necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los estados financieros y para los estados financieros en sí mismos. Tales entidades también pudieran presentar componentes adicionales de los estados financieros”. Federación Nacional de Contadores del Ecuador. (1999, p)

NEC 4 Contingencia y sucesos que ocurren después de la fecha del Balance

Ref. NIC 10 Contingencias y Hechos Ocurridos después de la Fecha del Balance

Esta Norma debe aplicarse en la contabilización y revelación de contingencias, y sucesos que ocurren después de la fecha del balance. “Se requieren ajustes del activo y pasivo por hechos que ocurren después de la fecha del balance y que suministran información adicional para determinar las cifras relacionadas con las condiciones existentes a la fecha del balance. Por ejemplo, puede hacerse el ajuste por la pérdida del saldo de un cliente cuya quiebra es declarada después de la fecha del balance” (Corporación Edi-Ábaco Cía. Ltda. p.5)

NEC 8 Reportando información financiera por segmentos

Ref. NIC 14 Información financiera por áreas.

El objetivo de esta norma es establecer los principios para el reporte de la información financiera por segmentos: Información acerca de los diferentes tipos

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de productos y servicios que una empresa produce, y de las diferentes áreas geográficas en las que opera para ayudar a los usuarios de los estados financieros.

NEC 9 Ingresos

Ref. NIC 18 Ingresos

El ingreso es reconocido cuando es probable que haya un flujo de beneficios económicos futuros hacia la empresa, y que estos beneficios económicos puedan ser cuantificados confiablemente; es de decir a la entrada bruta de beneficios económicos durante el período que se originan en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, incluye sólo las entradas brutas de beneficios económicos recibidos y por recibir por la empresa en su propio beneficio.

NEC 11 Inventarios

Ref. NIC 2 Inventarios.

El objetivo de esta norma es prescribir o señalar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histórico. Esta norma proporciona guías prácticas sobre la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida cualquier disminución de su valor neto de realización.

planta y equipo.91 NEC 12 Propiedades. NIC16 Propiedad. la determinación de sus valores en libros. los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación con ellos y la determinación y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en libros. con el fin de reflejar dicho consumo. El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable para la propiedad. se reducirá el importe en libros del mismo. Por consiguiente. la depreciación puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de las operaciones de esas empresas. van disminuyendo los beneficios económicos incorporados a un activo. NEC 13 Contabilización de la Depreciación Ref. Los temas principales son: el momento indicado de reconocimiento de los activos. planta y equipo. Por la utilidad que dan los bienes de plantas y equipos. mediante cargos a resultados por depreciación. . planta y equipo Ref. NIC 16 Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas empresas.

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NEC 15 Contratos de construcción

Ref. NIC 11 Contratos de construcción.

El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable de los ingresos y costos asociados con los contratos de construcción.

NEC N-18 Tratamiento contable de las inversiones

Ref. NIC 40

Se refiere al tratamiento contable de las inversiones de los estados financieros de las empresas y a los requerimientos de valor relativo.

NEC N-25 Tratamiento de los activos intangibles

Ref. NIC 38

Describe el tratamiento de los activos intangibles y su registro obligatorio solamente en casos en los que se cumplan tres criterios elementales:

1) que el activo sea perfectamente identificable; 2) que la empresa posea control sobre el recurso en cuestión y, 3) existencia de beneficios económicos futuros.

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NEC N-26 Provisiones del activo y pasivo

Ref. NIC 37

Su objetivo es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el reconocimiento y la medición de las provisiones, activos y pasivos de carácter contingente.

3.8.1.1

Aplicación de las Normas Internacionales Financiera, NIIF en el Proceso Contable

de Información

Los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados son reglas y procedimientos necesarios para definir la práctica de contabilidad aceptada en un período determinado. Con el proceso de globalización de la economía e inversiones directas e indirectas tras fronteras, se ha visto la necesidad de optimizar y ajustar los informes financieros en todo el mundo y formular y publicar normas de contabilidad para ser observadas en la preparación de estados financieros.

El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, IASC es la entidad privada independiente que tiene por objetivo lograr uniformidad en los principios y normas de contabilidad que son utilizados por los negocios y otras organizaciones en la información financiera alrededor del mundo.

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Las Normas Internacionales de Contabilidad que se conocen con las siglas NIC y NIIF elaboradas por el International Accounting Standord Board Board, IASB2.

Los Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, también conocidas por sus siglas en inglés como IFRS, International Financial Reporting Standard, son unas normas contables adoptadas por el IASB, institución privada con sede en Londres. Constituyen los Estándares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual del Contable, ya que en él se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es aceptable en el mundo.

Al 28 de marzo de 2008, alrededor de 75 países han optado el uso de las NIIF, o parte de ellas. Otros muchos países han decidido adoptar las normas en el futuro, mediante su aplicación directa o mediante su adaptación a las legislaciones nacionales de los distintos países.

Los cambios que manifiesta el mundo actual en razón de la internacionalización de la economía, unidos a los requerimientos de información de las empresas en un mercado altamente competitivo, en el cual, la eficiencia es factor fundamental del éxito, señalan la importancia de las normas internacionales de contabilidad y la necesidad de su adecuación al interior de cada país.

Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre de "Normas Internacionales de Contabilidad" NIC y fueron dictadas por el IASC International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB. Desde abril 2001, año de constitución del IASB, este organismo adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a las nuevas normas "Normas Internaciones de Información Financiera" NIIF

2

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Tales normas se consideran fundamentales para comercializar

en un mercado

abierto dentro de una base homogénea y con parámetros sólidos, que le brinden seguridad a quienes interactúan con los entes económicos, a efecto de que los usuarios de la información, posean elementos de juicio estructurados desde un sistema de información contable nacional configurado a partir de las normas internacionales de contabilidad.

Es por ello que para participar en esta área, los trabajos deberán concentrarse en elaborar un planteamiento que permita recoger las normas internacionales y su utilización en el nivel nacional, reconociendo mediante un modelo estructural las diferencias que deben ser asimiladas en el orden nacional de cada país.

Los miembros del IASC consideran que la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad, por los diferentes países, más la pertinente revelación respecto al cumplimiento de las mismas, tendrá un efecto importante a través de los años. Mejorará la calidad de los estados financieros y se obtendrá un grado cada vez mayor de comparatividad. La credibilidad y, por consiguiente, la utilidad de los estados financieros se verá acrecentada en todo el mundo.

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad se encuentran generalmente armonizadas, con las Internacionales, no tienen mayores diferencias, quizás en algunos casos en las NIC, se engloban un poco más los términos, Pero en ciertos conceptos hay semejanzas que son muy importantes para el fin que persigue la contabilidad, como es dar una exacta y servible información a los usuarios, con la mayor claridad y eficacia posible.

” Registro Oficial 498. 31 XII . las compañías y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores. 31 XII . necesariamente reflejarán más razonablemente la realidad económica de los negocios de cualquier entidad. Registro Oficial 498.00 al 31 de diciembre del 2007. Registro Oficial 498.96 La conversión a las NIIF provee la oportunidad de evaluar lo sistemas y optimizar los controles internos.2008 A partir del 1 de enero del 2011 aplicarán las NIIF las compañías que tengan activos totales iguales o superiores a US $ 4’000.2008 . Los estados financieros preparados bajo las NIFF. “La aplicación obligatoria de las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” por parte de las compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías se aplicarán a partir del 1 de enero del 2010.000. así como todas las compañías que ejercen actividades de auditoría externa. 31 XII-2008 Aplicarán a partir del 1 de enero del 2012: Las demás compañías no consideradas en los dos grupos anteriores. las compañías y las empresas creen que habrá beneficios a largo plazo.

CAPÍTULO IV 4. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS .

datos que han permitido conocer la realidad actual en la que se desenvuelve este departamento y planear la proyección ideal enmarcada en las.98 4 . Acorde con los resultados.1 . puesto que ha tenido como objetivo el ordenamiento de la Institución. Ley del Régimen tributario y la Ley de Educación y su Reglamento para alcanzar eficiencia y efectividad en el funcionamiento del Departamento Contable y por ende el desarrollo y servicio que presta la Institución. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 4. ya que el Departamento de Colecturía. administrativo y del Departamento de Colecturía de la Institución. ha respondido exclusivamente a funciones constructivas o estructurales. Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” Con el propósito de diagnosticar el sistema de Control Interno que se maneja en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. se procedió a la aplicación de encuestas y entrevistas al personal directivo. se enmarca dentro de la estructura funcional de organización. respecto de la estructura financiera y contable se obtuvo lo siguiente: la Unidad Educativa “Stella Maris”. las Normativas Contables. se rige por las leyes emitidas en la Ley Educación del Ecuador. las Leyes Tributaria. . Leyes Laborales las que determinan el manejo financiero de la Institución Educativa.

18) “el objeto de esta estructura funcional es el desarrollo ordenado de toda la actividad propia de la empresa” misma que debe involucrar las funciones de dirección.99 El Manual de Control Interno del Área Contable. supervisión. de manera que se posibilite la puesta en práctica de las disposiciones establecidas por las funciones constructivas. siendo necesario una labor de análisis. y Goxens. labor que involucra el manejo de los libros auxiliares y las estadísticas. funciones que se complementan con las de gestión. de igual manera se requiere la labor de síntesis que recae en las cuentas y el balance. teniendo como características ser registrativas. prioriza realizar el mando efectivo de la institución. fiscalización. M. La estructura contable se debe fundamentar en el proceso de registro contable. las partidas de las cuentas. constituido por las sucesivas labores que requiere la contabilidad. . funciones de previsión y funciones coordinativas. con la finalidad de poder estudiar con detalle preciso las operaciones. con el propósito de facilitar el desarrollo eficiente de las funciones anteriores. presupuestarias y de investigación. debe responder a una estructura funcional dinámica. Las funciones de dirección. de control. p. (2002. emitidas con la finalidad de proteger los bienes y personas que laboran en el establecimiento educativo.. pues ésta facilita datos para guiar la correcta gestión administrativa y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. Las funciones de previsión. desglosando y clasificando acorde a criterios adecuados. Las funciones coordinativas. A. ya que como lo señala Goxens.

debido al sistema de organización interna que posee la Congregación religiosa. es que en la actualidad se cumple con las disposiciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. se responsabiliza de los bienes y recursos presupuestarios del establecimiento educativo. y con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación. es importante relievar que el manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las empresas. recauda con diligencia los fondos y asignaciones del establecimiento. el informe del estado financiero y las necesidades . con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros. presenta al Consejo Regional y a la Économa Regional de manera semestral. pero a la vez flexible.100 El manejo eficiente de los procesos contables. pero si envía las sugerencias respectivas. puesto que este Departamento al ser el encargado de llevar las finanzas. permitirá a la institución alcanzar los resultados deseados y el cumplimiento de las metas y objetivos trazados con antelación. La Colecturía realiza los egresos que sean debidamente justificados. no participa en la elaboración de la proforma del presupuesto del plantel.2 Características del departamento contable Según el criterio del personal que labora en la colecturía de la Institución la principal característica de este departamento. instituciones u organizaciones a partir de una organización sólida. que operen en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro. pero. 4. con personal preparado y comprometido.

suprimir o incrementar las asignaciones económicas. introducir cambios. para el efecto el departamento de Colecturía. se preocupa también del cumplimiento de los principios y valores que orientan a la Congregación.3 Funciones y procedimientos En la Unidad Educativa “Stella Maris”. son emitidos por la dirección y consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimento de los objetivos de la institución. visitan el plantel educativo para conocer en la fuente los datos requeridos y proporcionar un asesoramiento directo al personal encargado del manejo de las finanzas.101 presupuestarias. la titular de la superioridad que regenta la congregación o su delegada. 4. respecto de las medidas que se hace necesario implementar para afrontar riesgos. y que son acatados por todos los establecimientos de la Congregación. pero siempre guiado por la misión que toca cumplir u orientado por la visión que se aspira alcanzar. organismo que será el encargado de dictaminar aciertos y errores. Cuando se considera que el informe requiere un estudio más amplio. los procedimientos de control que se aplican en la Unidad Educativa. presenta mensualmente el informe contable para su correspondiente revisión. el control interno es ejercido por la superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. Por lo tanto. .

. que atañe a riesgos y controles críticos. el diseño de los controles y la efectividad de la operación de los controles. Fase 3: El diseño de solución a las brechas de control.102 Siguiendo a Cante. “los procedimientos de control interno involucran a toda la cadena de valor: mediante una metodología que involucra 4 fases”: Fase 1: Cadena de valor. 18). Fase 2: Documentación. la valoración y los requerimientos de información financiera. S. p. (2006. Estas dos últimas fases dan como resultado ventajas de control permitidas. Fase 4: Implementación de solución a las brechas de control. Aplicado al departamento financiero significaría que involucra los procesos contables relevantes. controles a nivel de actividad.

(2006. VENTAJAS DE CONTROL PERMITIDAS Fuente: Cante. (2006. p.p. Rosario Meza. S. S. 18) Riesgos Diseño de Controles Efectividad de Controles FASE 3 DISEÑO DE SOLUCIÓN A las Brechas de Control Elaboración: Hna. (2006. FASE 4 p.18) Elaboración: Hna.103 GRÁFICO # 5 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO FASE 1 CADENA DE VALOR Procesos Contables Información Financiera Controles a Nivel de calidad FASE 2 DOCUMENTACIÓN Fuente: Cante. Rosario Meza. IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN Fuente: Cantes. Rosario Meza . 18) Elaboración: Hna.

que se apliquen todos los componentes del control interno. el manejo del presupuesto. como lo puntualiza Cante. procesos. (2006. fundamentos claves para entender y aplicar lo relacionado con el control interno. se vuelve imprescindible el cumplimiento legal más allá de lo legal.” Por lo tanto. S. roles. “pasar de un sistema basado exclusivamente en reglas a un sistema basado en principios y orientado a objetivos”. debe ser. El propósito. el procesamiento automático de datos. De manera inversa. p. las inversiones en proyectos y programas de la organización institucional. Los fuertes controles operacionales ayudan a crear sólidos controles financieros. incluye también la aplicación de las normas técnicas de control interno específicas para la contabilidad. . Teniendo presente a la Sarbanes-Oxley (2006. 18). las operaciones inefectivas de las cadenas de suministro no sólo direccionan ineficiencias sino que también generan la probabilidad de declaraciones financieras equivocadas. Propósitos y fines El propósito fundamental del sistema de Control Interno de la Unidad Educativa “Stella Maris”. y Cante. la tesorería.4 . la gestión de bienes. (2006. 42). S. S. tal como lo señalan Mantilla.104 4. p. 15): “Las organizaciones se ven limitadas para producir reportes financieros exactos y confiables cuando se perjudica la integridad de las operaciones. el recurso humano. Los fundamentos básicos que regirá el área contable serán: Principios. p. los que deben ser incluidos en el manual de control interno. siendo necesario.

Normas de Ecuatoriana de Contabilidad y de la Ley de Educación y su Reglamento. • Asesoramiento directo de la Ecónoma Regional y de su Consejo para el cumplimiento de las normas de contabilidad y las leyes tributarias. • Manejo cuidadoso de los libros de contabilidad y de los procesos contables conocidos.105 4. • Aplicación de varios principios del control interno. • Cumplimiento cabal de lo prescrito por la Dirección del establecimiento educativo y de la Superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. como: • Buenas relaciones interpersonales entre el personal del departamento.5.1 Fortalezas • Acatamiento de los artículos pertinentes del Reglamento de la Ley Orgánica y Régimen Tributaria. dio como resultado la detección de los siguientes aspectos: 4.5 ANALISIS FODA El diagnóstico del sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. . las autoridades del plantel y los usuarios. que demuestran honradez y responsabilidad del personal del departamento de colecturía. • Presentación mensual de informes al Consejo Regional y cuando el caso lo requiera.

ANSEDES.2 Oportunidades • Asistencia a seminarios de actualización dictados por organismos Federación gubernamentales. • No se conocen ni manejan los Nuevos Instrumentos Financieros del control interno.106 • Se posee un sistema informático acorde a las concepciones. • No se dispone de un plan de organización de los procesos contables. facilitando el funcionamiento del departamento financiero. . 4. entre otros. del Estado Distrito Manabí. oportuna y transparentar sus acciones. • Acceso a consulta de libros actualizados de control interno y a la revisión de documentos en la red de Internet. Establecimientos de Educación Católica FEDEC . (Asociación Nacional de Supervisores Escolares). Dirección Provincial de Educación de Manabí.5. 4. Leyes Laborales. que regulan todos los procesos contables.5.3 Debilidades • El departamento de Colecturía no dispone de un Manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes económicos de una manera ágil. como el Ecuatoriana de Servicio de Rentas Internas.

4 Amenazas • La desvinculación de sistemas actuales de control interno retrasan y ponen en peligro las actividades contables.6 Misión En el aspecto financiero la Unidad Educativa “Stella Maris”. • Al no poseer la Unidad Educativa Stella Maris. por lo que la misma persona debe asumir diferentes responsabilidades. corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones de su sistema financiero. lo que no permite la rotación de puestos. con el fin de garantizar que la información financiera. técnicas y . que incluso podrían llevar a una crisis operativa. • Los incesantes cambios del mundo globalizado afectan a las regulaciones que a nivel nacional se determinan.5. un sistema de control interno efectivo y eficiente. que perjudicarían los resultados de sus actividades. 4. 4. operaciones y actuaciones contables.107 • Escaso personal en el Departamento Contable. • Eventual participación de las autoridades del plantel para un control interno contable efectivo. económica y social cumpla con las normas conceptuales. tiene como misión transparentar el proceso contable. lo que involucra todas las actividades. afectándose las decisiones de gestión.

7. custodia y desembolsos del efectivo.108 procedimentales establecidas en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las NIIF. . 4. aplicar un control interno integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Congregación de Oblatas San Francisco de Sales. y prescritos en el manual de control interno. operaciones y funciones. como base de la transparencia. hacia el logro de sus objetivos. 4. dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a los objetivos previstos. • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. • Prescribir políticas que determinen por escrito los procedimientos de recaudo. Visión La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como visión en el aspecto financiero.8 Políticas y Estrategias • Fortalecer el compromiso de los demás colaboradores frente al proceso contable. para alcanzar eficacia y eficiencia. se realicen de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes. • Definir un estilo de gestión responsable en el área contable. así como la administración de la información y los recursos. orientado a las necesidades y el cumplimiento del Objeto Social. con el fin de procurar que todas las actividades. eficacia y eficiencia..

Cuando se identifican los riesgos.109 • Actuar preventivamente para identificar los factores que podrían hacer que la entidad no cumpla sus objetivos propuestos. analizarse y controlarse. estos deben gestionarse. • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos. . • Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado. misionales y de evaluación.

f 2 3 2 % 28.6 42.9 Resultados de la investigación 4.8 28. NEC Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.6 Normas Ecuatorianas de Contabilidad Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de sales Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. .8 Ley de Régimen Tributario Interno 28.1 Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II) CUADRO # 4 ESTRUCTURA FINANCIERA ESTRUCTURA FINANCIERA Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad.9. Rosario Meza.6 42.6 GRÁFICO # 6 ESTRUCTURA FINANCIERA               28. Rosario Meza.110 4. Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna.

las que especifican de manera acertada como debe llevarse la contabilidad para conocer los estados financieros de la Institución educativa.6% consideran que el establecimiento educativo en el aspecto financiero y contable se maneja. por el reglamento y modelo contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales e igual porcentaje 28. Como se aprecia en los datos el mayor porcentaje del personal administrativo se ha cerciorado que el Departamento de Colecturía se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.6% expresa que la Ley de Régimen Tributario Interno rige el movimiento contable. con la finalidad de proteger los recursos de la entidad.111 Acorde a la opinión del personal administrativo que labora en la Unidad Educativa “Stella Maris”. que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones . que a su vez tiene como sustento las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Se debe también recalcar que un porcentaje significativo ha opinado que el movimiento contable está sujeto al reglamento de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. de manera que se obtiene fiabilidad de la información financiera y operativa.8% opinan que el departamento financiero se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. advertir errores e irregularidades de manera oportuna. el 28. NEC. el 42.

3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 7 ÁREA FINANCIERA 85.3% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .112 CUADRO # 5 ÁREA FINANCIERA ÁREA FINANCIERA Si No f 6 1 % 85.7 14.7% 14.

Mientras que para el 14.3% del personal que se le hizo la encuesta no utiliza tecnología informática. ya que las nuevas técnicas contribuyen a que la información contable se mueva de una manera más rápida y fácil. . procesa. distribuye. el Área Contable y financiera de la Institución sí utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones. así mismo almacena.113 Para el 85.7% del personal administrativo que se le hizo la encuesta. analiza la información y agiliza el proceso para una toma de decisiones y pone a disposición la información para el momento que sea requerida.

114 CUADRO # 6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL Si No f 0 7 % 0 100 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL 100% Si 0% No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .

115 El 100% del personal administrativo señala que no existe un organigrama funcional en el Departamento Contable-financiero. carece de un sistema de organización y por cierto las asignaciones de trabajo del personal contable. incurriendo en la misma persona. . los cargos en el área de contabilidad. así lo confirman las respuestas a las preguntas realizadas.

.116 CUADRO # 7 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS MANUALES DE f PROCEDIMIENTOS Si No 0 7 0 100 % Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. GRÁFICO # 9 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Si No 100% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza. Rosario Meza.

Así lo indican las respuestas en un 100% en la encuesta que se hizo al personal administrativo. carece del proceso que logra los objetivos propuestos.117 La Institución no posee un manual de procedimiento que satisfaga las necesidades y expectativas del Departamento Contable-Financiero. .

2 85. Rosario Meza. Rosario Meza. .2% Integrando la comisión de Control Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. f 1 6 % 14. GRÁFICO # 10 DEPARTAMENTO CONTABLE 85. Integrando la comisión de control interno.118 CUADRO # 8 DEPARTAMENTO CONTABLE DEPARTAMENTO CONTABLE Presidiendo la comisión de control interno.8 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna.8% Presidiendo la comisión de control interno 14.

lo que beneficia la ejecución en el Departamento Financiero. siendo positivo para el desenvolvimiento eficiente del Departamento Contable. expresó que a ella le atañe presidir la Comisión de Control interno. redundando en la marcha acertada de la Unidad Educativa Stella Maris. 14. responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento general de la Ley de Educación del Ecuador. la Hermana rectora. .8% del personal administrativo opinó que participa en el control interno siendo parte de la comisión. realizando la actividad que ha sido asignado por el Consejo Directivo.119 El 85.2%.

3 Previo Concurrente Posterior Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. GRÁFICO # 11 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO 57. Rosario Meza.1% 28.6 57.1 14.3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. . Elaboración: Hna.6% 14.120 CUADRO # 9 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO Previo Concurrente Posterior f 2 4 1 % 28. Rosario Meza.

121 El criterio de 4 personas del nivel administrativo. . puesto que al finalizar el año lectivo. han cumplido con las exigencias necesarias. el Consejo Regional. De igual manera el 28. hasta determinado monto. La compra está sujeta a las normas especificadas en las Leyes de la Contraloría del Estado y las Normas de Contabilidad. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando.1%.6 % considera que la modalidad de control interno que se efectúa es el control previo. que equivale a 57. aspectos que avalan la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas. En realidad las adquisiciones. están sujetas a la decisión del Consejo Local. El 14.3 % del personal administrativo manifiesta que se aplica el control posterior. realiza una auditoría en la que verifica si las compras realizadas. expone que la modalidad de control interno que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa Stella Maris es el control concurrente. debiéndose enviar la misma. al Consejo Regional para su correspondiente aprobación.

GRÁFICO # 12 PRESUPUESTOS ANUALES 100% 0% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza. Elaboración: Hna. Elaboración: Hna. Rosario Meza.122 CUADRO # 10 PRESUPUESTOS ANUALES PRESUPUESTOS ANUALES Si No f 7 0 % 100 0 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. .

La asignación presupuestaria será conforme al presupuesto de ingresos y egresos para cada ejercicio fiscal. resulta clave para la administración financiera. . El presupuesto que constituye una buena base para la contabilidad y transparencia.123 Con seguridad el personal administrativo confirma en un 100% que si se preparan los presupuestos anuales.

9. GRÁFICO # 13 TRABAJOS CONTABLES 66.2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento contable: Referente a la colecturía/ tesorería.7% 33. Elaboración: Hna Rosario Meza .3% Si No A veces 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.124 4.7 33.(Anexo II) CUADRO # 11 TRABAJOS CONTABLES TRABAJOS CONTABLES Si No A veces f 2 1 % 66. Rosario Meza.3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna.

Por el contrario el 33. lo que se considera altamente significativo.7% del personal que labora en el Departamento Contable.125 El 66. puesto que las normas favorecen el trabajo contable y facilitan el control interno del movimiento económico de la Entidad. .3% considera que estas normas solo se las aplica a veces. estima que las actividades contables que se efectúan en la Unidad Educativa Stella Maris se rigen por las Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana.

Rosario Meza.7 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.3% Todos ellos 0% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.7% Llevar registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances 33. Elaboración: Hna. Rosario Meza. GRÁFICO # 14 RESPONSABILIDADES CONTABLES 66. .3 66.126 CUADRO # 12 RESPONSABILIDADES CONTABLES Responsabilidades contables Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances Todos ellos f 1 2 % 33. Elaboración: Hna.

127

La Colecturía o Departamento Financiero, según la opinión del 66.7 % del personal que labora en esta dependencia, expresa que las responsabilidades son múltiples, incluyendo llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos, en los que se incluyen: los roles de pago al personal que labora en la Institución, los gastos por inversiones, los ingresos por venta de uniformes de cultura física y el pago de pensiones; efectuar las declaraciones tributarias del Servicio de Rentas Internas; elaborar mensualmente los balances presentando los respectivos informes a la Ecónoma Regional; para el 33.3 %, elaborar balances constituye la principal responsabilidad del

personal del Departamento Contable.

128

CUADRO # 13 CONCILIACIÓN BANCARIA

CONCILIACIÓN BANCARIA

f

%

Mensual
Con otra periodicidad Anual

2 1

66.7 33.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 15

CONCILIACIÓN BANCARIA

66.7% 33.3%

0%

Anual Mensual

Mensual

Con otra periodicidad

Anual

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educ. Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza.

129

Como resultado de la encuesta el bancaria

66.7% establece que

la conciliación

se verifica mensualmente, porque la conciliación bancaria es un

proceso de análisis y de investigación y aclara por las cuales el saldo que muestra el estado de cuenta mensual no coincide con el saldo que revela los libros del banco. A final de cada mes el banco suele enviar a sus cuentas correntistas un estado de cuentas en el que especifica todo el movimiento registrado; como hay operaciones en los libros de la Institución sin registrar en los bancos no concuerdan en sus saldo y viceversa, por esta razón se hace la conciliación bancaria.

Para el 33,3%, solo se hace la conciliación bancaria anualmente, periodo demasiado largo para verificar lo saldos en los libros del banco con el estado de cuenta.

130

CUADRO # 14 ARQUEOS DE CAJA

ARQUEOS DE CAJA

f

%

Diariamente Semanal Mensual Anual

1 2 -

33.3 66.7 -

Fuente: Encuesta a personal de la Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 16 ARQUEOS DE CAJA

66.7%%

Diariamente 33.3% Semanal Mensual Anual 0%

0%

Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza

. la conformidad y efectividad material de dicho saldo en sus componentes que los amparan al saldo que se indica en el libro.131 El 66. Sin embargo el 33.3% afirma que el arqueo de caja se debe efectuar cada semana para argumentar al saldo que señala el libro de caja.7% garantiza que el arqueo de caja debe realizárselo mensualmente para confrontar el saldo de caja.

132 CUADRO # 15 INFORMES FINANCIEROS INFORMES FINANCIEROS Siempre A veces Nunca f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. . GRÁFICO # 17 INFORMES FINANCIEROS 100% Siempre A veces Nunca 0% 0% 1 Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ. Rosario Meza. Elaboración: Hna. Rosario Meza. Stella Maris Elaboración: Hna.

133 Todo el personal del departamento contable-financiero afirma en el 100% que sí realizan los informes del movimiento contable de manera mensual. . esto asegura la confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectúan en las operaciones contables. los que son presentados a la Ecónoma Regional para su respectiva revisión y aprobación.

GRÁFICO # 18 PAGOS AUTORIZADOS 100% Siempre 0% En ocasiones Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ. Rosario Meza. . Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza. Elaboración: Hna.134 CUADRO # 16 PAGOS AUTORIZADOS PAGOS AUTORIZADOS Siempre En ocasiones f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris.

siempre que se hace un pago es previamente autorizado por el Consejo Directivo.135 La respuesta del personal contable-financiero es afirmativa en un 100%. . si es más elevada la cantidad se espera la autorización del Consejo Regional.

efectuar conciliación bancaria de manera mensual . respondiendo el 66. puesto que al término del año lectivo el Consejo Regional realiza una auditoría para verificar las inversiones efectuadas. como los roles de pago al personal. Para el cumplimiento del primer objetivo específico: Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la institución. arqueo de caja y para el 100% de empleados la presentación de informes a la Ecónoma Regional. en menor porcentaje. 14% expresaron que se aplica el Control Posterior. se preguntó: ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del Departamento Financiero?. Para el cumplimiento del segundo objetivo: Analizar las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable. quienes que la modalidad que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa “Stella Maris” es el Control Concurrente. actividades contables que garantizan el buen manejo del movimiento económico de la Institución.136 4. se preguntó al confirmaron personal administrativo. apoyar . De esta manera el objetivo No 2 fue cumplido. puesto que se deben llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos.10. Comprobación de objetivos. El objetivo No 3: “Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos.7 % del personal administrativo. las declaraciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas. que las responsabilidades son múltiples.

obstaculizándose la asignación de funciones al personal que labora en el Departamento Financiero. para el manejo acertado de las operaciones del Departamento de Colecturía. trabajando siempre el Área Contable con la orientación del cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”. Una dificultad que se encontró. Uno de los principios que se aplica en el Área Contable es la responsabilidad en las funciones que competen a la Colectora.8% del personal administrativo sostuvo que. los que posibilitan advertir errores e irregularidades de manera oportuna. en el manejo de los fondos de la Institución. puesto que siempre se acatan las disposiciones reguladas por los principios contables. fue que la Institución Educativa no dispone del Manual de Control interno para el área contable. Destaca también el principio de eficiencia por el cuidadoso manejo de los recursos que han sido confiados a la Colectora: De igual manera se aplica el principio de eficacia. se ha podido detectar. El objetivo también se ha logrado porque dentro de las estrategias.137 los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva”. que existe la provisión oportuna de los recursos económicos para atender las diferentes necesidades que requieren inversión. a lo que se suma el Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales al igual que las Leyes del Régimen Tributario Interno. Otra estrategia . Al respecto se tiene que: el 42. el Departamento Contable se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. asegurando transparencia.

. que se hace constar en la presente Tesis. Provincia de Manabí o en la Capital de la República. de esta manera se da cumplimiento al objetivo general. a través de seminarios o talleres desarrollado en la ciudad de Manta. es la capacitación al personal del Área Contable. Los datos recabados en la investigación resaltan la necesidad urgente de elaborar la propuesta de Elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable.138 implementada por la institución.

CAPÍTULO V 5. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .

Las funciones señaladas en el Manual. y con la finalidad de economizar tiempo. . son guías para el cumplimiento de las tareas que debe realizar cada empleado. la tecnología. eficacia y calidad de los servicios que brinda la institución. como parte de la modernización administrativa. actividades y recursos que se reflejarán ineludiblemente en la eficiencia. El desarrollo vertiginoso de la ciencia. la comunicación y la evolución constante en la manera de direccionar los procesos administrativos. presenta a las autoridades educativas.1 Presentación. organizaciones y empresas incorporen en su accionar nuevos enfoques y procedimientos financieros. Bajo estas consideraciones. conlleva que en los momentos actuales las instituciones. un Manual de Control Interno en el Área Contable. la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. la rendición de Cuentas y que sirva como un mecanismo formador de la ciudadanía y de las futuras generaciones. tendientes al logro de los objetivos. descripciones y perfiles del puesto. que ha sido elaborado con el propósito de orientar en el cumplimiento de las funciones. que posibiliten transparentar las acciones contables. MANUAL DE CONTROL CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA 5. en el desempeño de los puestos de trabajo.140 5 PRESENTACION DE PROPUESTA DE UN INTERNO EN EL ÁREA STELLA MARIS DE MANTA.

2. se rige por las Normas de Contabilidad del Ecuador y por la Ley de Educación y su Reglamento. presentación de Estados Financieros a la Superiora de la Congregación. Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. 5. 5. • Análisis e interpretación de indicadores.141 proyectándose de esta manera una imagen positiva del área contable y de la Institución.2. registro y ajustes de la Información contable. rendición.1. se rige por los procedimientos siguientes: • Identificación. Rectora o entes de Control y terceros. . El área de contabilidad. y comunicación de los estados financieros. Elaboración. • Efectuar estimaciones de provisiones depreciaciones. clasificación. 5. El área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. • • Ajuste.2. medición. amortizaciones de la información contable.2 Normatividad contable. reclasificaciones y cierre contable. Base Legal.

• • Asistir.4  Objetivos. • Generar y comunicar información útil para la toma de decisiones en la institución educativa.3 Fines. • Implementar el Manual de Control Interno en el Área Contable para optimizar procedimientos financieros y transparentar acciones contables. . procesos y procedimientos y control interno del área contable de la institución. • Cumplir con las actividades y tareas propuestas. como a la normatividad vigente. • Cumplir con la presentación de los informes contables a los diferentes entes de control (fechas y plazos).142 5. 5. las metas institucionales y el desarrollo social comunitario. recomendar y apoyar el proceso para la toma de decisiones. • Registrar las operaciones y/o transacciones financieras.2. procesos y procedimientos. Hacer seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes al manual de funciones. objeto del desarrollo institucional. • Proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones contables de la Institución. que faciliten al cumplimiento de objetivos. manteniendo el Área Contable actualizada.2. • Dar cumplimiento al manual de funciones.

• Facilitar y agilizar las relaciones interpersonales en el trabajo mejorando la comunicación y el clima organizacional.143 • Detectar los riesgos que afecten el buen funcionamiento del Área como de la Institución. .

CONSEJO GUBERNATIVO DE LA CONGREGACIÓN DOCENTE .RELIGIOSAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES SUPERIORA COLECTORA RECTORA DIRECTORA JARDIN DIRECTORA ESCUELA VICE-RECTOR/A CONSEJO TÉCNICO CONSEJO DIRECTIVO COMISIONES DEPARTAMENTO CONTADORA JUNTAS INSPECCIÓN AUXILIAR COLECTURÍA ORIENTACIÓN PASTORAL ÁREA GUADA DE BIENES CURSO IMNOVACIÓN CURRICULAR DISCIPLINA CULTURA ESTETICA ASUNTOS SOCIALES JEFES DE ÁREA .144 GRÁFICO # 19 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.

5. una auxiliar de contabilidad y dos Hermanas Guarda de bienes. de cumplir con la declaración de los impuestos en base a los resultados que arroje la misma y de salvaguardar los bienes de la institución. Este Departamento. 5.5 Estructura de las áreas de la Unidad Educativa Stella Maris El Departamento Contable. mínimo dos años.1 De la Colectora. . encargada de llevar la contabilidad de los estados financieros.145 5. Tener experiencia en puestos similares. una Contadora. • • • Ser profesional en la rama contable. requiere del siguiente personal: Una Colectora. para su eficaz desempeño.2. a) Requisitos para desempeñarse como Colectora: • Ser designada por la Superiora Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. es el área de la Unidad Educativa “Stella Maris”. Responder ante auditorías internas y externas. una destinada a la sección Primaria y otra a la sección Secundaria.2.

• Facilitar la información y documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control. los comprobantes de egresos e ingresos.146 b) Funciones. • Participar en el Consejo Local para aprobar las inversiones que benefician a la Institución. inventarios. • Firmar los documentos contables: cheques. • Ubicar y mantener custodiado la documentación que ya ha sido analizada por parte de los organismos de control correspondiente. La Colectora es la persona responsable del movimiento económico de la Institución conjuntamente con la Hermana Rectora y la Superiora local correspondiéndole realizar lo siguiente: • Elaborar el presupuesto anual en base a los ingresos y gastos previstos para el año lectivo y presentarlo a la Hermana rectora y a la Superioridad de la Congregación. enviarlas al Consejo Regional para la ratificación Esto se hará de acuerdo al monto. . en lo que el movimiento económico y contable requiere. en un lugar donde no interfiera con el archivo de la nueva información hasta cumplir los tiempos establecidos en el manejo de la misma. así como de los inventarios de la Unidad Educativa. • Analizar documentación y autorizar al departamento contabilidad o al personal responsable la elaboración de los diferentes roles de pago. definitiva. informes.

• Practicar y propiciar el trabajo en equipo. • Mantener actualizado un sistema de información que integre las operaciones financieras y patrimoniales.2 De la Contadora a. organizar y controlar diariamente las actividades contables de la Institución Educativa.5. • Planificar. • Poseer conocimientos básicos vinculados con su carrera y con aspecto técnico de cultura general. buscando siempre el servicio de la Institución. acorde a las prescripciones anteriormente anotadas.2. . • Estar inscrito en el Registro Nacional de Contadores y obtener la licencia profesional que los autoriza para tal ejercicio operativo.bachilleres en Ciencias de Comercio y Administración.147 5. b) Funciones: • Practicar y propiciar el trabajo en equipo. Requisitos para desempeñarse como Contador: Ser contador público con título otorgado por una Universidad o Instituto Superior ecuatoriano o extranjero y lo hayan refrendado o revalidado según las leyes ecuatorianas o convenios internacionales vigentes. • Ser contadores . buscando siempre el servicio de la Institución.

Así se evitará fraudes. 5. Rectora. estado de situación inicial y final y presentarlos a la Ecónoma Regional. informes mensuales. caja banco. • Realizar diariamente los comprobantes de pago con sus retenciones y cheques pertinentes. .3 De la Auxiliar Contable a) Requisitos para desempeñarse como auxiliar contable: • Ser bachiller contable o estudiante en alguna especialidad referente a la contabilidad.148 • Mantener y custodiar los archivos de cada una de las transacciones realizadas durante el ejercicio económico. previa autorización de la Hna. como en su correspondientes auxiliares: caja general. • Registrar las operaciones diarias en los respectivos libros. Realizar labores administrativas a fines a su cargo.2. • Capacidad para interactuar con otras personas. • • • Certificar balances con su firma previa verificación de la contabilidad. archivos. para su correspondiente aprobación. analíticos. malversación o dolo.5. que garanticen la transparencia en el manejo contable. Coordinar periódicamente la elaboración de pagos. • Elaborar los balances financieros. caja chica.

Certificados de honorabilidad y honradez. 5.2. • Elaborar los roles de pago.4 De la Guarda de bienes. reglamento de la institución. Emitir al final de cada mes un resumen donde se refleje la numeración de comprobantes generados.5. . • Ser bachiller contable o estudiante contabilidad. • • Organizar diariamente de manera secuencial los comprobantes de pagos. • Ubicar inmediatamente los comprobantes y documentos según la fecha y la numeración correspondiente. • Llevar con diligencia el libro de caja chica. su numeración y documentar el procedimiento con la contadora. utilizando el formato definido por la entidad. a) Requisitos para desempeñarse como Guarda de bienes. • Verificar la documentación soporte en cada uno de los comprobantes de pagos. de acuerdo a las disposiciones legales. registrando el monto con sus respectivos comprobantes. en alguna especialidad referente a la • • Capacidad para interactuar con otras personas.149 b) Funciones • Atender oportunamente las consultas requeridas por los diferentes usuarios de la institución.

legaliza y entrega materiales requeridos por las dependencias de la Unidad Educativa. • Realiza constataciones periódicas de los bienes entregados a las distintas dependencias de la Institución. • Realiza informes periódicos como transferencias de información hacia el departamento de contabilidad.150 b) Funciones. tanto general como por secciones. . emitiendo el correspondiente comprobante. • Colabora al final del ejercicio económico en la elaboración del plan de adquisiciones de acuerdo a la existencia de los diferentes bienes. ingresa. • Elabora mensualmente inventarios con la codificación respectiva de los bienes. • Diariamente verifica.

Rosario Meza. Transfiere información al departamento de Colecturía Final del año Participa en la elaboración del Plan de adquisiciones Fuente: Entrevista a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.151 GRÁFICO # 20 FLUJOGRAMA FUNCIONES GUARDA DE BIENES FUNCIONES GUARDA DE BIENES Diariamente Verifica. Elaboración: Hna. legaliza y entrega materiales Mensualmente Elabora inventarios Periódicamente Constata bienes entregados. ingresa. .

• • • • • • • • • • • • • Responsabilidad Delimitada (Gráfico # 21) Separación de Funciones de Carácter Incompatible Gráfico # 22) Separación de Transacciones Completas (Gráfico # 23) Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados (Gráfico # 24) Pruebas Continuas de Exactitud (Gráfico # 25) Rotación de Deberes (Gráfico # 26) Instrucciones por Escrito (Gráfico # 27) Control y Uso de Formularios Prenumerados (Gráfico # 28) Evitar el Uso de Dinero en Efectivo (Gráfico # 29) Contabilidad por Partida Doble (Gráfico # 30) Depósitos Intactos e Inmediatos (Gráfico # 31) Uso Mínimo de Cuentas Bancarias (Gráfico # 32) Uso de Equipos Mecánicos (Gráfico # 33) .3 Principios del Control Interno en el Departamento del Área Contable Se recomienda guardar los siguientes principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable.152 5.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Los cargos. todos los departamentos tiene funciones establecidas de manera específica para ser cumplida por cada uno de las personas que trabajan en el Departamento Contable.153 GRÁFICO # 21 RESPONSABILIDAD DELIMITADA La responsabilidad en: € € € Funciones Deberes Atribuciones Personal que laboran en el área contable CLARAMENTE DEFINIDA Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei. . deberes y atributos que se asignan a cada empleado deben constar por escrito.

Estrella Alexei. . porque pueden conducir a fraudes o errores porque son incompatibles. por ejemplo: quien recauda fondos no deben hacer depósitos y llevar el libros de bancos. ocasionando FRAUDES ERRORES Uso de equipo mecánico con dispositivos de control Tomado: Seminario – taller.154 GRÁFICO # 22 SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE Evitar que un: Personal del Área Contable) Realice una función de trabajo a la vez que otro Separación de Funciones de Carácter incompatible • Evitar que un empleado realice una función de trabajo a la vez que otro. ocasionando fraudes y errores. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza La separación se funciones se refiere claramente que un empleado debe evitar hacer dos funciones al mismo tiempo.

. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza No conviene que una persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones. Estrella Alexei.155 GRÁFICO # 23 SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS Evitar que un: Empleado Gráfico 22 Realice un ciclo completo de operaciones COTIZAR COMPRAR CONTABILIZAR PAGO DE ADQUISICIONES Tomado: Seminario – taller. contabilizar y pagar las adquisiciones. comprar. por ejemplo: cotizar.

por ejemplo: la institución por privilegio contrata como contador general a una persona que estudia arquitectura.156 GRÁFICO # 24 SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS HÁBILES Y CAPACITADOS Cada puesto de trabajo disponga: • Alarmas Personal idóneo Claves € Que se relacione con la especialidad • Llaves registradoras requerida Control cinta auditora €• Ético en de sus funciones € • Evitando fraudes y robos. . La ley de servicio civil y carreras administrativas. institución. Estrella Alexei. o entidad hay que seleccionar el personal. el código de trabajo y otras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de control interno. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza En una empresa. EFICIENCIA PARA REALIZAR LAS OPERACIONES Tomado: Seminario – taller.

por ejemplo la persona encargada que lleva el inventario en una bodega debe coincidir con los Kardex que paralelamente debe llevar el Departamento de Contabilidad.157 GRÁFICO # 25 PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD Las funciones financieras que debe realizar un empleado en el Área contable: € € € Aritmética Contable Administrativamente El objetivo es que los procesos dentro de una El objetivo es que los empresa sean procesos dentro de una eficientes empresa sean eficientes Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Las funciones financiera que realiza una persona deben ser revisadas. . contable y administrativamente por otra. Estrella Alexei.

Estrella Alexei. ya que pueden considerar como despido intempestivo a una rotación inadecuada de funciones. € Es conveniente que el personal rote cuando la empresa lo requiera.     Tomado: Seminario – taller. En estos casos hay que cuidarse con las disposiciones del código de trabajo. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Es conveniente que cada empleado tome normalmente sus vacaciones y sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente.158 GRÁFICO # 26   ROTACIÓN DE DEBERES       € Es conveniente que cada servidor conozca las funciones de la empresa. .

159 GRÁFICO # 27 INSTRUCCIONES POR ESCRITO € Es conveniente dar disposiciones por escrito pues las verbales se corre el riesgo de confundir al Gráfico 22 personal Lo mas recomendables es utilizar: MEMORANDUM OFICIOS Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal y que se equivoquen en sus labores. para evitar estos problemas que se den instrucciones por escrito y detalladas en memos u oficios con la finalidad que entiendan las disposiciones .

Estrella Alexei.160 GRÁFICO # 28   CONTROL Y USO DE FORMULARIOS   PRENUMERADOS   € Son los formularios que respaldan las transacciones financieras (numeradas) como: „ Facturas „ Retenciones „ Comprobantes de ingreso „ Comprobantes de egreso € Los documentos pre numerados facilitan el control de los documentos y el archivo lógico de papeles. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza     Los formularios que respaldan transacciones financieras deben ser al momento de su impresión en la imprenta.   Tomado: Seminario – taller.              . Esta medida numerados facilita el control de los documentos por la secuencia numérica y permite un archivo lógico de los papeles. Cuando se anula un comprobante debe archivarse el juego completo de los formularios.

Estrella Alexei. € Se exceptúa: El pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atiende por caja chica. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Excepto el pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atienden por caja chica todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad. se exceptúa de esta modalidad el pago de remuneraciones que debe hacerse en efectivo al personal amparado por el código de trabajo.161 GRÁFICO # 29 EVITAR EL USO DE DINERO EN EFECTIVO Todo desembolso debe hacerse con cheque € Los cheques en lo posible deben girarse utilizando máquinas de seguridad y cruzarse. Los cheques deben en lo posible girarse utilizando máquina de seguridad y cruzarse para que se cobren por cuenta corriente o cuenta de ahorro. Ejemplo: Útiles de oficina Gráfico 22 Tomado: Seminario – taller. .

DEBE $500.00 HABER $500. Estrella Alexei. .00   Caja Servicio de Mantenimiento Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Este principio es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada.162 GRÁFICO # 30      PARTIDA DOBLE CONTABILIDAD POR     Esta práctica es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco tal como fueron recibidas al siguiente día de su recaudación. .163 GRÁFICO # 31 DEPÓSITOS INTACTOS E INMEDIATOS Toda recaudación debe: DEPOSITARSE EN EL BANCO Gráfico 22 TAL COMO FUE RECIBIDA AYUDE CONTROL DE OPERACIONES CRUCE DE INFORMACIÓN Tomado: Seminario – taller. medida que facilita el control de las operaciones y el cruce de información. Estrella Alexei.

164 GRÁFICO # 32   USO MINIMO DE CUENTAS BANCARIAS     Es conveniente tener una sola cuenta corriente ENTORPECER EL CONTROL FINANCIERO EVITANDO ASI CONFUSIÓN EN LOS EMPLEADOS Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei. . (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Se ve conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos empleados puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones. Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque dificulta el control financiero y crea confusión en el personal que labora en el Área Contable.

. llaves de registradoras. Estrella Alexei. siendo importante el uso de dispositivos de control como alarmas. para evitar fraudes y robos. claves. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Con el avance tecnológico se ha automatizado la gestión financiera de las entidades.165 GRÁFICO # 33   USO DE EQUIPO MECÁNICO CON DISPOSITIVOS   DE CONTROL   Es importante el uso de dispositivos de control : € Alarmas € Claves € Llaves registradoras EVITANDO € Control de cinta auditora FRAUDES O ROBOS Tomado: Seminario – taller. . etc.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .CAPÍTULO VI 6.

asegurando honestidad e integridad. y el cumplimiento de los objetivos institucionales.167 6. ha implementado la modalidad de Control Interno Concurrente. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando. los saldos de caja. los balances de comprobación. permitiendo a la institución alcanzar buen grado de eficacia y eficiencia en sus operaciones. • La Dirección de la Unidad Educativa “Stella Maris” con la finalidad de asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables. . estado de situación financiera. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6. advertir errores de manera oportuna. con las que se obtienen fiabilidad de la información financiera y operativa. observándose que si se preparan los presupuestos anuales. • La estructura financiera y contable actual está regida por las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. • Las adquisiciones de compras están sujetas a la decisión del Consejo Local y del Consejo Regional según el monto. permitiendo proteger los recursos de la Institución. la conciliación bancaria mensual.1 Conclusiones.

• La Institución ha logrado en buena medida eficiencia. porque todas las actividades realizadas han sido dirigidas al cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”.168 • Uno de los principios que rige la administración financiera es la transparencia. Cuando se trata de actividades misionales en algunos casos los recursos provienen de padres y madres de familia. la coordinación no es una fortaleza. . • Entre las estrategias que se aplican en la Institución. porque se ha obtenido productividad de los recursos que han sido confiados al Departamento. • Los Directivos de la Institución con el Sistema presentado estarán atentos para proveer los recursos económicos que servirán para el desarrollo del proceso educativo integral. • Otra estrategia a cumplirse es la capacitación al personal que actualmente labora en el Departamento de Colecturía. ya que solo se concreta en lo relacionado al acatamiento de las disposiciones emanadas por el organismo directivo del Plantel y en el inicio del año lectivo. pensando siempre en el servicio a la comunidad educativa. enviándoles a talleres. ya que siempre ha existido un manejo acertado de los fondos de la Institución. asegurando un alto grado de responsabilidad. las decisiones han sido reguladas por los principios contables generalmente aceptados. eficacia.

por lo cual. . requiriéndose urgentemente el incremento del personal que permita descongestionar el trabajo de la Colectora. a pesar de no disponer del Manual de procedimiento de Control Interno para esta área. la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. la variable dependiente de la hipótesis planteada.169 seminarios y cursos relacionados con el aspecto contable lo que les confiere actualización y seguridad en el trabajo diario. • Por tratarse de una investigación Aplicada. que consta en la propuesta. manejo de caja chica. auxiliar de contabilidad. • Existe recargo de trabajo en la colectora ya que asume responsabilidades de contadora. se alcanzará cuando entre en vigencia la implementación del Manual de Control Interno. con su aplicación se pretende fortalecer el movimiento económico del Departamento de Contabilidad. que en todos los procesos contables existe transparencia. • Al realizar el análisis del estado financiero de la Institución se observó. aunque no se dispone de un equipo informático moderno. • En el Departamento de Colecturía se maneja el sistema contable Diskcover System lo que facilita las transacciones y operaciones diarias.

y a la implantación de otras nuevas para actualizar oportunamente los procesos contables y el manual de funciones. para su correspondiente aprobación y vigencia.170 6. • Agilizar las decisiones para la aprobación oportuna de las compras por montos mayores de parte del Consejo Regional. que aseguren siempre que el personal que labora en la Colecturía realiza sus acciones financieras con transparencia y responsabilidad.2 Recomendaciones. • Incrementar el servicio a la comunidad educativa. lo que beneficiará el fortalecimiento de los objetivos institucionales. • Que el Consejo Directivo de la Institución y el Consejo Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. . y el logro de las metas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. maximizando la productividad de los diversos recursos que custodia el Área Contable. revisen el Manual de Procedimientos del Control Interno en el Área Contable que se plantea en la presente Tesis. • Continuar aplicando las leyes de la administración financiera y los principios contables. • Estar atentos a las modificaciones que puedan existir en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes.

para asegurar durante todo el año lectivo. • Extender los procesos de capacitación permanente a todo el personal de colecturía sobre el cumplimiento de determinados procesos. requisitos legales y formalidades que son necesarios e indispensables para la oportuna atención en el Departamento Contable. una participación activa del personal de esta dependencia en las decisiones relacionadas con los procesos contables que se instauren en la Institución Educativa. que facilite el trabajo en el Área Contable • Socializar las funciones estipuladas en el manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable. • Se requiere continuar la provisión oportuna de los recursos para atender de una manera ágil y oportuna a los usuarios y acrecentar el servicio a la Comunidad Educativa. al personal que se designe para que facilite el conocimiento de las responsabilidades que les compete a cada uno de ellos y se alcance transparencia.171 • Fortalecer la estrategia de coordinación entre los Directivos y el Departamento de Colecturía. de manera que los procesos estén respaldados en la tecnología. dotado de todos los programas actuales. . • Proveer al Departamento de Colecturía de un equipo informático moderno.

contadora.172 • Incrementar el personal profesional en el Departamento de colecturía. auxiliar de contabilidad y guarda almacén. . para desempeñarse como colectora. lo que permitirá agilizar los procesos contables.

BIBLIOGRAFÍA .

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ANEXOS .

ANEXO I .

179 .

ANEXO II .

3. ¿El área financiera y contable utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones? • • Si No 3 ¿Existe un organigrama funcional en el área contable –financiero? • Si • No . La estructura financiera y contable actual de la Unidad Educativa Stella Maris. 1. y servirá para la tesis de licenciatura que se está realizando. Hna. NEC Reglamento y modelo contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. que tiene por objeto conocer su opinión respecto al funcionamiento y procedimientos que se aplican en el departamento del área contable de la institución. En lo concerniente a la planificación y control interno. Referente a la colecturía/ tesorería Instrucción: marque una x en sus respuestas. Aspectos Generales del departamento del área contable. Su criterio es importante. 2. 2. Rectora: sírvase contestar la siguiente encuesta. 1. se rige por: • • • Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad.181 ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE REGENTA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS.

en el control interno del departamento contable? • • Presidiendo la comisión de control interno Revisando el informe elaborado por la comisión del control Interno 6 ¿Qué modalidad de control interno se ha estado implementando en la institución educativa. ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para realizar las actividades contables? • • Si No 5 ¿De qué manera participa Ud. ¿El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas actuales de contabilidad ecuatoriana? • • • Si No A veces .182 4. ¿Se preparan presupuestos anuales? • • Si No 8. en el control de los ingresos y egresos económicos? • • • Previo Concurrente Posterior 7.

Los arqueos de caja se realizan: • • • • Diariamente Semanal Mensual Anual 12. La conciliación bancaria se verifica: • • • Mensual Con otra periodicidad Anual 11. ¿Se elaboran informes financieros mensualmente? • • • Siempre A veces Nunca .183 9. ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del departamento financiero? • • • • Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones e impuestos Hacer balances Todos ellos 10.

Los pagos efectuados son previamente autorizados: • • Siempre En ocasiones Encuestadora .184 13.

ANEXO III .

• Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. misionales y de evaluación. • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos. • Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado.186 ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL QUE LABORA EN EL DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS. . hacia el logro de sus objetivos. ¿Qué estrategias se aplican en la Unidad Educativa Stella Maris para un eficiente manejo contable? • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. ¿Qué normas de contabilidad que rigen el departamento contable? • Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC. desde el 2012 serán las NIIF. hacia el logro de sus objetivos 2. 1.

• Oportunidades Participación en Seminarios de actualización contables. Debilidades. Amenazas y Oportunidades que se presentan en el funcionamiento de la Colecturía? • Fortalezas: Manejo cuidados de los libros de contabilidad Cumplimiento a cabalidad de de lo prescrito por el Establecimiento Educativo. • Debilidades No se dispone de un plan de organización Escaso personal en el Departamento Contable En Colecturía no existe un manual de Control interno • Amenazas Desvinculación de sistemas actuales de Control Interno Riesgo de tener desviaciones en las operaciones de un sistema financiero.187 3¿Cuáles son las principales Fortalezas. . Consultas en libros de control interno. Leyes Laborales. Permanentes cambios del mundo globalizado. Impuesto a la Renta. Buenas relaciones entre el personal del Departamento contables y las autoridades.

ANEXO IV .

05.01.02 1.1.02 1.1.01 1.05 1. 1.01 1.02.04 1.001 Banco internacional Cta.04.01 CUENTAS ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo Caja General Caja Chica Caja Cheque Caja Facturación Banco Banco del Pichincha Cta.01.03 INVERSIONES CUENTAS A RECIBIR Deudas anteriores de alumnas internas Cheques protestados PRÉSTAMOS PERSONAL DEL PLANTEL Préstamos personal docente Préstamos personal administrativo Préstamos personal de servicio .05.02.04 1.01.01.02.02 1. 1.02.189 PLAN DE CUENTAS CÓDIGO 1 1.01 1.04.01. 1. 1.03 1.1 1.001 Banco del Pichincha Cta.1.1.01.02 Banco Internacional Cta.01 1.05.02.02 1.01.03 1.1.

03 1.2.02.2.2.01.06.2.06 1.2.02.2.02 1.06.190 1.04.2.01.05.2 1.05.06 1.01 1.02 1.06.01 1.06.2.03.03 1.02 1.2.02 1.01 1.02 1.05.05.06.05.04 1.05.2.2.01.03 1.04.06.03.01 CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar a internas Cuentas por cobrar clientes Anticipos a tercero Préstamos a terceros INVENTARIO Inventario de mercadería Uniforme ACTIVO NO CORRIENTE MUEBLES Utensillios Enseres Depreciación muebles y enseres EQUIPAMIENTO DE OFICINA Equipos de oficina Depreciación Equipos de Oficina EQUIPAMIENTO DE INFORMÁTICA Equipos de Computación Depreciaciones Equipo de Computación LABORATORIO DE TALLER Laboratorio y talleres Depreciación laboratorio y talleres EQUIPAMIENTO MEDICO Equipo Médico y Enseres .02 1.2.01 1.01 1.05 1.02 1.2.01 1.2.04 1.2.01 1.

1.01 2.2.05 2. Fuente Repuestos y Herramientas Retención. Teléfono Retención.2.2.1 2.2. Luz.2.01 1.09 2.02 2.01.2.04 2.2. Fuente IVA 30% compras .03 2.2.2.2.2.02 2. Fuente relación dependencia Retención. Fuente notarios registradores Retención Fuentes promoción y publicidad Retención Fuente otros servicios Retención.1.2.2 2. Fuente Suministros Retención.10 2.1.11 2.05.06.12 2.07 2.1.1. Fuente Honorarios Retención Fuente Suministros y Materiales Retención.2.06 2.08 2.06 1.06.191 1. Fuente Agua.14 Depreciación Equipo Médico ADECUACIONES-REMODELACIONES Adecuaciones Amortización Adecuaciones PASIVO PASIVO CORRIENTE SUELDOS POR PAGAR Sueldos personal docentes por pagar Sueldos personal administrativo por pagar Sueldos personal de servicio por pagar CUENTAS POR PAGAR IVA por pagar Retenciones fuente IVA Retención.02 1.01.1.2.1. Fuente deporte entrenadores Retención.01 2.01 2.2.02 2 2.1 2.2.2.

4.4.1.02 2.02 2.17 2.2.01 3.3.4.03 2. Fuente IVA 100% liq.3.01 2. PROVISIONES SOCIALES A PAGAR Aporte por pagar Prestamos por pagar al IESS Fondos de reserva por pagar PROVISIONES Provisiones décimo tercero Provisiones décimo cuarto Provisiones vacaciones Provisión sueldos vacacional Provisión IESS vacaciones Provisión jubilación PROVISION MANTENIMIENTO ADECUACION Provisión mantenimiento extraordinario Provisión adecuaciones y reparaciones CONTRIBUCIÓN Cuotas por pagar a la región PATRIMONIO CAPITAL Capital Social RESULTADOS .02 2.5 2.4.02 3 3.18 2. Fuente IVA 30% construcción.4.1.01 2.01 2.6 2. servicio Retención.06 2.6.04 2.1.1.4.5.2.3.03 2.2.192 2.05 2. Fuente IVA 70% servicios Retención.1.3 2.2 Retención.15 2.2.5.1.1.1 3. Fuente IVA 100% profesionales Retención.16 2.4 2.

2.4.2 4.2.6 4.01 4.02 4.6.7 Superávit acumulados Déficit acumulados Resultado del ejercicio CUENTAS DE INGRESOS PENSIONES Pensión (internados ) PENSIONES EDUCATIVAS Matrícula PENSIÓN Pensiones primarias Pensiones segundarias Pensiones Instituto Pensiones ejercicios anteriores Pensiones incobrables ejercicio anterior DERECHOS Derechos de grado Derechos de exámenes Curso de inglés DONACIONES RECIBIDAS Contribuciones padres de familia VENTAS PEQUEÑAS Ingresos por ventas de material didáctico Costos ventas pequeñas BAR .5.01 4.1 4.2.3 4.3.05 4.193 3.04 4.2 4.03 4.4 4.4.3.5 4.2.4.3.3.6.01 4.01 4.02 3.01 4.1.03 4 4.3.02 4.01 4.03 4.01 3.

3.2 5.7.1.9 4.1.07 Ingresos bar.1 5.2.01 4.06 5.01 5.7.02 SERVICIOS BASICOS Agua Energía eléctrica .1.2.1.02 5.03 5.1.9.02 5.03 5.3.06 5.04 5.1.194 4.2.01 5.2.05 5.02 5 5.2.9.1.2.1.01 4.2. VENTAS AL CONTADO Ventas al contado Costo ventas al contado EGRESOS EGRESOS ORDINARIO CARGA PERSONAL Salario nominal Subsidio de antigüedad Subsidio de responsabilidad Adicionales Otros gastos de personal CARGAS SOCIALES Décimo tercer sueldo Décimo cuarto sueldo Aporte patronal Fondos de reserva Jubilación patronal Liquidación Vacaciones 5.04 5.05 5.1 5.02 4.1.1.1. Costos bar.3 5.

03 5.01 5.01 5.8 5.8.5.4.6 5.8.1 5.4.3.4.01 5.3.03 5.04 5.5.1.5 5.01 5.02 5.195 5.1.4 5.4.6.01 5.7.03 5.04 5.5.5.02 5.6.02 5.02 5.3.7.7 5.8.02 5.7.03 Gas Teléfono – celular Enlace de Internet UTENSILLIOS Y MATERIALES PEQUEÑOS Material didáctico Material deportivo Utensilios y herramientas Insumos y mantenimiento de laboratorio PAPELERÍA Y LIBROS Útiles y suministro de oficina Suministro de computación Publicaciones e impresiones Libros y material audiovisual GASTOS DE ALIMENTACIÓN Y CULTO Gasto de alimentación Gasto de culto OTRAS CARGAS EXTERNAS MANTENIMIENTO GENERAL Mantenimiento y desarrollo de sistema Mantenimiento de copiadora MANTENIMIENTO MOBILIARIO Mantenimiento otros activos fijos Reparaciones varias Amueblamiento .05 5.04 5.

02 5.15.12.03 5.01 5.revistas-libros .01 5.03 5.196 5.02 5.17 5.01 5.13.9.10 5.04 5.15.16.14.16.10.16.01 5.16.17.02 5.11 5.15.01 MATERIAL DE ASEO Y LIMPIEZA Aseo y limpieza REPARACIONES Mantenimiento y reparaciones edifico ARRIENDO Arrendamiento JARDÍN Mantenimiento áreas verdes Alimentación y cuidado animales SEGUROS Seguros personales Seguros de bienes VIGILANCIA Guardián y vigilancia Mantenimiento de extintores Mantenimiento de ascensores Mantenimiento de equipo de computación OTROS SERVICIOS EXTERNO Y HONORARIOS Cursos y estudio Gastos legales Asesoría Honorarios capacitación SUSCRIPCIONES Suscripciones.11.01 5.12 5.16 5.01 5.14 5.9 5.01 5.02 5.01 5.12.13.13 5.

03 5.21 5.18.01 5.1 5.01 5.1.23.01 5.20 5.26.21.23 5.04 5.26 5.03 REHABILITACIÓN Y REPOSO Medicinas y departamento médico CORREO Y GASTOS BANCARIOS Correo Gastos Bancarios CUOTAS Y CONTRIBUCIONES Cuotas y contribuciones OTROS GASTOS Copias Internas Paseos y Funciones Sociales Internas Medicinas Internas Otros Gastos Internas MOVILIZACIÓN Mantenimiento vehículos Mantenimiento de vehículos TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN Movilización VIAJES Gastos de viajes y viáticos OTROS IMPUESTOS Impuestos Impuestos fiscales Impuesto Municipales Multas e Intereses .1.22.1.26.01 5.02 5.26.25 5.1.25.20.01 5.22.02 5.22.23. 5.22 5.02 5.1 5.20.01 5.24 5.26.01 5.197 5.18.24.22.01 5.

01 5.33.31.02 5.03 5.33.30.30.32 5.31 5.198 5.01 5.1 5.33 5.01 5.1.32.02 5.1.28.30.27.27.27 5.28 5.01 5.28.01 5.03 TASAS Tasas y patentes Especie valoradas SOLIDARIDAD Donaciones Participación en Acciones Solidarias Agasajos y Refrigerios Atenciones dependientes Uniformes Profesores GASTOS EXCEPCIONALES Adecuaciones y mantenimiento extraordinario Gastos de Graduación y celebraciones MISIONES Y PASTORAL Gasto de pastoral y misioneros PARTICIPACIÓN Contribuciones regional Uso de instalaciones Uso de equipos .02 5.1.02 5.33.01 5.31.1.

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