UTE UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Tesis de grado para la obtención del título de: Licenciatura en Contabilidad y Auditoria

TÍTULO DEL TEMA DE TESIS DE GRADO

“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES”

Autora: Rosario Narcisa Meza Cedeño

Director: Econ. Freddy Soledispa

Manta, Ecuador Marzo del 2009

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DECLARACIÓN

“Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora” ROSARIO MEZA CEDEÑO .

_____________________________ Hna Rosario Meza Cedeño

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AGRADECIMIENTO

Elevo mi gratitud sincera a Dios, fuente de Luz y Sabiduría, a la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, en especial a nuestras Madres Francisca Bernardita Superiora General, Bernardita Esperanza Superiora Regional, María Clotilde mi querida Maestra y María Elisabeth Superiora de las Hermanas Oblatas de la Comunidad de Manta, que me han brindado esta oportunidad de perfeccionarme para servir mejor en el apostolado educativo.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial que me abrió sus puertas para ofrecerme la Ciencias Contables, a nuestros estimados Catedráticos tutores que a lo largo de mi carrera universitaria me hicieron partícipe de su saber y

experiencia. El Economista Freddy Soledispa, tutor del trabajo de Tesis, que me dedicó su valioso tiempo, apoyo y fortaleza para orientarme en la tarea investigativa; a las personas que de una u otra forma me ayudaron a cumplir con la meta propuesta.

Hna. Rosario Meza Cedeño

v DEDICATORIA El presente trabajo de investigación dedico a mis Superioras de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. quienes me ofrecieron todo su apoyo y estímulo para alcanzar esta meta. A mi querida mamá por su compañía silenciosa en la oración y el sacrifico amoroso ofrecidos a Dios para que alcance el fin propuesto. Hna Rosario Meza Cedeño .

..................................... Variables...... Justificación del Tema................................. Formulación del Problema...........................................................5 1......... Tratamiento y análisis de los datos................................ Metodología de la Investigación...........10 1.. Diseño de la investigación................................................................11 1..........2 1..... Sistematización del Problema...................3 1..................................................9 1............................4 1...................... 5 5 7 7 8 9 11 23 24 24 25 28 ........................................................................................................................................................................................................................7 1. Objetivos de la Investigación..................................................................................1 1................................... 1 CAPÍTULO I 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN....... Hipótesis......6 1............. Marco Referencial.....................................12 Enunciado del Tema.............................................. Planteamiento del Problema................................... 5 1..........vi TABLA DE CONTENIDO INTRODUCIÓN.................................8 1..........

..........................................................4............6 2........ Marco Legal.......................................................4 2.......5....4.3 2....................... Organización funcional de la Directora o Rectora....................... Estructura Orgánica de la Unidad Educativa Stella Maris...... Misión institucional........................3............................................1 2.........4......3....................... Servicios generales..............4..............................3 2. De la sección administrativa............ Del domicilio y su funcionamiento...................... Organización y Funciones del personal..........2 2...................1 2................1 2..........................................................4.............2 2.............. De la Colecturía........................2... De la Subdirectora o Vicerrectora...... Análisis de la estructura del Organigrama............... De la Secretaría.2 2...........1 2........................................................ Autoridades y organismos.........................5 2...............3..................................... 31 33 33 33 34 37 37 38 38 38 39 40 41 42 45 46 49 50 50 .....................2 2......1 2............3 2...............................................................7 Generalidades...........................................6 2...............4...2...........5 2.....................3....vii CAPÍTULO II 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 31 2....3.....................2................................................... Ventajas del Organigrama. Objetivo del Organigrama.............................................4 2........................................ Los objetivos institucionales. De los objetivos específicos del Reglamento Interno........ Propósito fundamental...........

..2 3....................1 3.................................... 53 3......3................ Objetivos del Control Interno..................................................................................1 Generalidades del Control Interno................ 50 51 CAPÍTULO III 3....... ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO............................................................... Objetivos Generales del Control Interno..........8 2...................2 3........................................2....3 3. Objetivos Básicos del Control interno.......1................................................................... Alcance......................1.............................................................................................3 3.....5 3....5...............1..2.....2..................................................... De arriba hacia abajo............................2 3................... Fundamentos del Control interno...................3.................................. Control Concurrente................... 61 63 63 64 64 66 66 67 67 3..............1.............. 53 54 58 59 60 60 61 3....................................2 Objetivos Generales del Control Interno aplicables al ciclo de transacción.................1 3......... . Definición del Control Interno............... Autocontrol... Control Posterior....................................viii 2................................................ Control Previo.................4 3.............1 3..............3.............3 3...................................................... Principios rectores del Control Interno..............................1.3 Modalidades de la función de Control...................9 Visión........................1..................... Segregación de funciones.........1 3...2 3...............................................1.......5........................... Objetivos Generales del Control Interno aplicables a los sistemas.................................................

................................................. Supervisión.......4 3.............................................5......................................................................... Evaluación/ Valoración............. Elementos de un buen Sistema de Control Interno...................... El Ambiente de control......6.............................3.................................................................. Evaluación de riesgos..........6...2 3................6 3.3....4 3......1 Costo menor que beneficio................................................... Diseño....................................2 3......1 3...5 3.5 3.....................6........................... Auditoría......5.. Documentación.................................... Mejoramiento..........................................................ix 3.....5........3 3.............. Supervisión...............................................................................6 3....4 3......5...................................6 3.......................3............................................................. Roles y procesos...... Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control .... Actividades de control..........6 3.....5 3......... Implementación........5 3............................ Información y comunicación.1 3...3.... Control de actividades de gestión.............................................................7 Componentes de la estructura de Control Interno............3 3................ Elementos del procedimiento de control que ayudan a la Prevención del fraude........................................5...................................................................6......................................6....................................................................7 3..........................4....................5......................................4 3............................................................................. 85 3...................6.......7 Análisis de la importancia de la aplicación del Control .................................................................................................................6. 68 68 69 69 69 71 72 72 73 75 75 76 77 78 81 82 83 83 84 84 3... Eficacia.......... Confiabilidad..

................................8............ 93 CAPÍTULO IV 4 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD STELLA MARIS 98 4...... 98 100 101 104 105 105 106 106 107 107 108 4......3 4..............................................................................8................................... Normas Internacionales de Contabilidad.................................. Misión.........................5.................1 Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa Stella Maris..... Debilidades........... 88 88 3............... .. Oportunidades................................1 Normas de Contabilidad................................................................2 4.... 86 3....................x Interno............. Propósitos y fines...............1 4.................................................................4 4.......................................................................... Análisis FODA............5 4.................................................................5................................7 Característica del Departamento Contable......................................5........... NIIF en el Proceso Contable........................................... Fortalezas.................... Funciones y procedimientos.......................................... Amenazas.....1..................................................................... NIC y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC......................6 4.............................5.................................4 4....................................................................................2 4........3 4.........1 Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera....8 3.............................. Visión..................

............. Objetivos.................................. De la Colectora..........................2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento Contable: Referente a la colecturía/ tesorería (Anexos II).5............... 140 141 141 141 142 142 145 145 147 148 149 5...... Estructura de la áreas de la Unidad Educativa Stella Maris.... ...............................3 5............4 5............... Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta..........2.... 124 136 4...............................................................................2 5.................2................5.......2.......1 Políticas y Estrategias.......................... Normatividad contable..1 5.........................................................................2......2............. De la Contadora.....9.......................2..........8 4....2...... 140 5..... PRESENTACIÓN DE PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS..2....5 5...1 5..................3 5.............5...... Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II)......................2 5................................2..........10 Comprobación de objetivos................................. 108 110 110 4..... De la Guarda de bienes.................... CAPÍTULO V 5.............................................xi 4.......................5.......................................................4 Base Legal. Resultados de la Investigación............................................................................9 4.........................2 Presentación................................................................................. De la Auxiliar Contable............................................................1 5............9... Fines......................................

...............3................................................................................................................................ ........ 181 ANEXO III Entrevista dirigida al personal que labora en el Departamento de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris..................................................... 186 189 ANEXO IV Plan de Cuentas................ ANEXOS 174 ANEXO I Acuerdo de la Dirección Provincial de Educación y Cultura de Manabí....................................... 179 ANEXO II Encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris................................. 167 170 BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................... 167 6........................................................... 152 CAPÍTULO VI 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES....................... Recomendaciones..... Principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable....................2 Conclusiones......................................................................1 6..............................................................xii 5.........

xiii ÍNDICE DE CUADROS Cuadro # 1 Cuadro # 2 Cuadro # 3 Cuadro # 4 Cuadro # 5 Cuadro # 6 Cuadro # 7 Cuadro # 8 Cuadro # 9 Técnicas Categorías Operacionalización de las variables Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimiento Departamento Contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados 25 26 27 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 Cuadro # 10 Cuadro # 11 Cuadro # 12 Cuadro # 13 Cuadro # Cuadro # 14 15 Cuadro # 16 .

xiv ÌNDICE DE GRAFICOS Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 1 2 3 4 Organigrama de la Unidad Educativa Stella Maris Esquema de Oakland Flujograma del Reportes Contables El proceso y los roles de control interno en un contextos de cadena de valor 36 44 48 80 Gráfico # 5 Procedimiento de control interno Estructura financiera Área financiera Organigrama funcional Manuales de procedimientos Departamento contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliación bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados Organigrama estructural Flujograma Funciones de guarda de bienes 103 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 144 151 Gráfico # 6 Gráfico # 7 Gráfico # 8 Gráfico # 9 Gráfico # 10 Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # Gráfico # 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 .

xv Gráfico # Gráfico # 21 22 Responsabilidad Delimitada Separación de Funciones de carácter Incompatible 153 154 Gráfico # Gráfico # 23 24 Separación de Transacciones completas Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados 155 156 Gráfico # 25 Gráfico # 26 Gráfico # 27 Gráfico # Gráfico # 28 29 Pruebas continuas de exactitud Rotación de Deberes Instrucciones por escrito Control y uso de Formularios Prenumerados Evitar el uso de Dinero en Efectivo Contabilidad por Partida Doble Depósitos intactos e inmediatos Uso Mínimo de Cuentas Bancarias Uso de Equipo Mecánico con Dispositivos de Control 157 158 159 160 161 162 163 164 165 Gráfico # 30 Gráfico # 31 Gráfico # 32 Gráfico # 33 .

La metodología fue explicativa. . las estrategias y principios que se han puesto en práctica en la administración financiera. como técnica: la encuesta. como instrumento: el cuestionario. las actividades que cumplen el personal de la Colecturía. El propósito principal fue: elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable. La investigación. La investigación indagó el tipo de control interno que se ha estado implementando en el movimiento económico. para asegurar una administración financiera eficiente y eficaz para la Institución y el entorno. campo. partió del problema: carencia de un Sistema de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”. Los datos recopilados fueron procesados en sendos cuadros y gráficos de barra.xvi RESUMEN DE LA TESIS ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES. que podría generar inseguridad en las operaciones financieras y obstáculos en el desarrollo institucional.

el arqueo de caja. el Departamento carece de personal profesional para cumplir funciones que se concentran en la Colectora. el tipo de control interno es el Concurrente. acciones que permiten proteger los recursos y advertir errores de manera oportuna. En la propuesta. seminarios y cursos. Fines y Objetivos a fin de que la institución educativa los ponga en vigencia y asegure una excelente administración financiera. se capacita al personal del Área Contable. se citan: el Departamento de Colecturía que realiza. determina los saldos de caja. pero no se dispone de un equipo informático moderno. Como conclusiones relevantes. carencia del Manual de Funciones. con talleres. La coordinación entre Directivos y Colectora solo se concreta en acatar las disposiciones emanadas por los Organismos Superiores. estado de situación financiera. Se maneja el sistema contable Diskcover System. que facilita las transacciones y operaciones diarias. se los ejercita en la institución. se hace constar la Normativa Contable. Los principios de transparencia y eficacia.xvii Como resultados destacan: las actividades contables que rigen las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. la conciliación bancaria mensual. efectúa balances de comprobación. Hna Rosario Meza Cedeño .

Manta. Normas Internacionales de Contabilidad. Visión. Principios. Organigrama Misión.xviii Control Interno. Manual de control Interno en el área contable. Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana. Ecuador Marzo de 2009 .

and technical. The information As a result we can highlight: the accounting activities required by the Ecuadorian Accounting Rules. The research methodology we used was: explanatory. the Accounting Department lacks of professional personnel. DIRECTED BY THE “OBLATAS SISTERS OF SAN FRANCISCO DE SALES”. the duties that the accounting personnel fulfills and the strategies applied for the financial administration.xix THESIS SUMMARY CREATION OF AN INTERNAL CONTROL MANUAL FOR THE ACCOUNTING DEPARTMENT AT “STELLA MARIS” HIGH SCHOOL. all the work is done but one single person: the collector. the type of internal control is “Concurrence”. Through the research we first studied the current internal control method Stella Maris has been using. We did surveys with the questionnaire as the instrument. collected was processed in charts and column charts. The main intention was: to create a procedure manual for internal control in order to assure an efficient and effective financial administration in this institution. field work. The research began from the fact: lack of an internal control system in the Accounting department at “Stella Maris High School”. Absence of a manual of functions. which generates insecurity in the financial transactions and obstacles for institutional development. .

Important conclusions: The accounting department is in charge of making: daily register balance. monthly checking account balance and present the financial statements.xx In the proposal we include: The Accounting Normative. They use Diskcover Computer Program to facilitate the job but they do not have modern computers. Stella Maris personnel apply the principles of: effectiveness and transparency. Accounting personnel attends training and workshops.Vision. Principles. 2009 . Manta. Ecuador March 10th. InternalControl Manual in the accountant area. Present norms of Ecuadorian Accounting. Mission. International norms of Accounting . Hna Rosario Meza Cedeño Key words: Internal Control. Aims an Objectives for the school to look toward in order to have an excellent financial administration. Organizational chart. in order to control the financial resources and correct any mistakes promptly.

desafíos y oportunidades para las instituciones educativas y los profesionales de la docencia. por eso no solamente son importantes los procedimientos administrativos. se propuso elaborar un Manual de procedimientos de Control Interno en el Área Contable. requiere atender los diversos Departamentos que se involucran en su organigrama. el maestro/a sea una persona pensante y comprometida con la educación misma. con el presente estudio investigativo. de manera que se contribuya a elevar los cánones educativos. reflexión e investigación se constituyan en los pilares de la tarea educativa. Mejorar la calidad de la enseñanza-aprendizaje.1 INTRODUCCIÓN Dentro del marco general del desarrollo social. Enmarcada en estos parámetros. la educación como actividad humana implica cada día más. haciéndose necesario que el análisis. con la finalidad que el Departamento de Colecturía acreciente la eficacia y eficiencia en los procesos contables y se eleve el servicio que se presta a la comunidad educativa. . o de gestión. es decir. la Unidad Educativa Stella Maris como institución que busca la excelencia académica. requiere que las instituciones desplieguen sus mejores estrategias y políticas en el servicio a la colectividad. pedagógicos. de la cultura y sociedad. con la evolución teórica y práctica. sino también los contables. con los avances de la ciencia y la tecnología y con el cambio de los procesos sociales. razón por lo que.

2 En el Capítulo I se presenta el marco de trabajo para realizar la propuesta. Marco Legal. Procedimientos. pormenoriza lo referido al Control Interno: sus Objetivos. . En el IV Capítulo. la Estructura Orgánica donde se especifican las funciones de todo el personal que labora en la entidad. las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). el Marco Conceptual. la Visión que orienta el desarrollo de las actividades y la Misión o razón de la existencia del establecimiento educativo. Modalidades. la Hipótesis y la Metodología de la investigación. Se incluyen aspectos básicos de la Contabilidad. En el II Capítulo se abordan los Antecedentes Generales de la Unidad Educativa Stella Maris. con ellos se elaboraron sendos cuadros y gráficos con su correspondiente análisis e interpretación. Componentes y los elementos de un buen Sistema de Control Interno. los Propósitos y Justificación. el Marco Espacial-Temporal. el Reglamento Interno. Principios. el Marco Teórico. Se establecieron las etapas más importantes del proyecto. como es el Planteamiento del Problema. detallándose aspectos valiosos de la institución: su historia. partiendo del Análisis FODA y los datos que se recopilaron de la población investigada. se estableció el Diagnóstico del Sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. El Capítulo III.

. Siendo pertinente que las autoridades revisen y aprueben el Manual de Control Interno en el Área Contable. Se adiciona la bibliografía y los anexos pertinentes. nominen al nuevo personal de incremento para la Colecturía. las Conclusiones y Recomendaciones. en la que consta el organigrama que detalla el personal que se requiere en el Departamento de Colecturía para facilitar el trabajo contable y las funciones que debe desempeñar cada empleado que asuma el cargo. se fortalezca la coordinación entre directivos y personal de colecturía. al igual que. las responsabilidades del departamento que se concentran en la Colectora. Como producto de la investigación de campo. aplicándoselo a la realización de las operaciones contables que se están verificando. se presentan en el Capítulo VI. se carece del Manual de funciones. se efectúa el Control Concurrente. se capaciten a todos los profesionales que laboran en el Departamento de Contabilidad. se presenta la propuesta de un Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. En el V Capítulo.3 Entre los resultados destacan: las actividades contables en el Departamento de Colecturía que se realizan bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. acorde con los requisitos estipulados. haciéndoles conocer sus responsabilidades.

CAPÍTULO I 1. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN .

5 1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN 1. creativo e innovador. Se vive en un mundo donde cada día se experimentan cambios profundos y acelerados. algunos difíciles de controlar.1 Enunciado del Tema ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES.2 Planteamiento del problema Las actividades económicas exponen a las entidades a varios tipos de riesgos. tales como los cambios adversos en leyes que afectan impuestos y operaciones de distinto género. hace que los directivos de los colegios en el Ecuador se muestren abiertos a las innovaciones frecuentes de tipo tecnológico que ocurren día a día. sino también de tipo organizacional. involucran a las instituciones educativas a enfocar el control interno de un modo actualizado. La competitividad educativa. . actualmente en boga. Las variaciones constantes que se dan en el Ecuador no solo a nivel económico y de control de las entidades. 1.

Por lo expuesto. La Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. que perjudicarían los resultados de sus actividades. porque no se ha dispuesto de un plan de organización en todos los procedimientos. coordinados de manera coherente a las necesidades de la Institución para que se puedan proteger y resguardar los activos. corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones financieras y por supuesto las decisiones que se tomen no serán las más adecuadas para la gestión e incluso podrían llevar a una crisis operativa. verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables para satisfacer los requerimientos del plantel educativo y las exigencias derivadas de la capacidad Directiva. ha estado atravesando por un sinnúmero de problemas ocasionados por la falta de un sistema de control interno en el área contable. la Unidad Educativa “Stella Maris”. El Control Interno es una parte esencial en la administración financiera. Al no poseer un sistema de Control Interno efectivo y eficiente en el Área Contable. se considera que la Unidad Educativa Stella Maris necesita urgentemente un manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes . económicas y contables que rigen en el Ecuador. si la organización es viable económicamente y si los recursos se están invirtiendo correctamente para lograr los objetivos.6 Las instituciones educativas deben estar a la par de todas las empresas y por lo tanto manejarse de acuerdo a las normas legales. hace posible realizar un seguimiento de las estrategias internas para comprobar que está funcionando.

¿Qué requisitos debe considerar la elaboración de un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable.3 Formulación del problema ¿Cuál es el beneficio que representa contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” en los actuales momentos? 1. ya que en la Institución a lo largo de su trayectoria se han llevado los estados financieros basados en la confianza de las personas que han sido responsables de este control. en el control de los ingresos y egresos económicos? • ¿Cuáles son las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable? . para asegurar en la Unidad Educativa “Stella Maris” de la ciudad de Manta. 1. aspectos que corroboran la conveniencia de elaborar un manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable para la Institución Educativa .4 Sistematización del problema • . una administración financiera eficiente y eficaz que responda a las demandas de la Institución y del entorno? • ¿Qué tipo de Control Interno se ha estado implementando en la Institución Educativa.7 económicos de una manera ágil y oportuna.

apoyar el crecimiento del plantel y la gestión directiva? • ¿Cuáles son las características que debe poseer un Manual de Procedimientos de Control Interno Financiero para otorgar transparencia. las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área . agilidad y eficacia en los procesos contables en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta? 1. 1.5. de la ciudad de Manta.1 Objetivo General • Establecer un Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable que permita a la Unidad Educativa “Stella Maris”.8 • ¿Cuáles son las estrategias y principios de administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. asegurar una administración financiera eficiente para responder eficazmente a las demandas institucionales y del entorno.2 Objetivos específicos: • Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la Institución.5 Objetivos de la investigación 1. • Analizar Contable.5.

R 2005. lo que ha favorecido la implantación de nuevas políticas y estrategias en el campo de los sistemas de contabilidad. agilidad y eficacia a los procesos contables. aportando de esta manera al desarrollo institucional. “En Latinoamérica.9 • Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. la informática e Internet ha constituido el medio más eficaz para el desarrollo de la ciencia contable. apoyar los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva. y en países como Chile cubren el 95 % de las empresas públicas y privadas” (Pedrosa. A nivel de países de Europa y Norteamérica. • Proponer un manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable en la Unidad Educativa “Stella Maris” que otorgue transparencia. 28). ya que visualiza a la Institución desde un enfoque sistémico. criterio que resalta la importancia de la actualización en materia de control interno contable. El presente trabajo de investigación se considera también importante. 1.6 Justificación del tema Un buen Control Interno hace posible que una organización sea responsable económicamente ante todos los interesados directos. p. de tal manera que el control . el uso de sistemas contables actualizados va acrecentándose.

basado en principios y directrices emanadas por el Ministerio de Educación. de salvaguarda del movimiento de la Institución a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas. A nivel del Ecuador. datos que rubrican la importancia de la temática. esto es lo que puede suceder en la Unidad Educativa “Stella Maris”. sostiene Arciniega. encargado de proteger no sólo el buen funcionamiento del sistema de Control Interno. lo que ha restado el desenvolvimiento exitoso de muchas de ellas. P. cuyos procesos se encuentran diagramados en programas contables computarizados. p. no han llevado un manejo contable basado en los principios y normas actualizadas. al realizar por ejemplo. De esa manera se desvirtúa la labor responsable de los jefes y personal del Área Contable produciendo descontento en la gran mayoría de las instituciones y en la población. en la coima a empleados o contratistas”. en el desvío o malversación de fondos. por lo que se vuelve importante que se lleve un Control Interno en el Área Contable. en el manejo del departamento de contabilidad: contrataciones públicas sin el debido respaldo.11). . que aseguran eficacia y efectividad a quienes los adoptan. estos desequilibrios frecuentemente se han suscitado en el aspecto contable. en las instituciones públicas. (2003.10 interno se ubica como un componente de dicho sistema. “La corrupción se ha implantado generalmente. Un alto porcentaje de organizaciones e instituciones del Estado. sino además.

siendo uno de ellos la . aportará información valiosa para las demás instituciones que la Congregación posee en el País. lo que favorecerá la imagen de la Unidad Educativa “Stella Maris” Además. La mayoría de las instituciones educativas en el Ecuador. lo que les asegura credibilidad y el manejo adecuado de los ingresos y egresos económicos. 1. controlar las operaciones y suministrar información financiera de la entidad. pero en varios planteles educativos particulares este proceso se ha retrasado.1 Marco teórico En la actualidad toda institución educativa debe contar con un sistema de control interno que asegure transparencia.7. el presente estudio tendrá repercusión práctica sobre la actividad económica que se realiza en la Unidad Educativa “Stella Maris”. se podrá conocer en la Unidad Educativa “Stella Maris” de manera oportuna y con certeza. de la ciudad de Manta.7 Marco Referencial 1.11 Con el Manual de Control Interno en el Área Contable. el estado financiero real de la Institución Educativa. se encuentran insertas y supervisadas por el Ministerio de Educación. efectividad y eficacia en todos los procesos contables. siendo importante que este sistema haga uso de un manual de procedimientos de control interno en el área contable que viabilice los procesos administrativos y asegure el desarrollo y gestión de la Institución. con lo que se ganará en transparencia y credibilidad de la comunidad educativa.

puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones directivas y por tanto.. Root. El papel del control interno de la organización es desarrollar y comunicar esta información.12 Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. ha auspiciado un desenvolvimiento más que acelerado de todas las actividades inmersas en estas instituciones. la compactibilidad entre sistemas y la organización del personal y de la Institución. las decisiones financieras. da pie a pensar que muy pronto las operaciones realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas. como también de registros manuales e informes impresos El Control Interno abarca el plan de la organización. cuando sea requerida o en fechas determinadas. Esto. En los últimos tiempos el ejercicio en las actividades económicas a nivel educacional. las técnicas. “El control interno tiene diversas funciones. verificar . están presentes en todas las áreas de las organizaciones. y decretos sistematizados que se adoptan en una actividad para tutelar los activos. pero su principal objetivo es suministrar. información razonada. 1998). Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores. las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). Se hace necesario mejorar la planificación para futuras implementaciones. Hoy en día. la cual ha tenido que vivir un sinnúmero de dificultades ocasionadas por este desfase en el manejo de los procesos contables. de las operaciones realizadas por un ente público o privado” (Steven J. en base a controles técnicos.

cayó por falta de control interno. Cuando se carece de un buen control interno. 1 . con la que se desarrolla la actividad. lo más provechoso es actuar preventivamente. pero.1 En primer lugar se debe señalar la negligencia en acatar las normas básicas primordiales en materia de control interno. así como la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al custodio del patrimonio. los auditores examinan la eficiencia y efectividad. es que sea percibido como una entidad dedicada solo a la difusión y no al mejoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. la confiabilidad de los datos contables y estados financieros. establecer la eficiencia operacional y vigorizar la adhesión a las estrategias prescritas y diseñadas para proveer seguridad razonable. ocurren grandes falencias en las instituciones. evitando fraudes y errores para un rendimiento y salvaguardia de los activos.13 la exactitud. fue víctima de fraude se colapsó en 1995. la falta de planificación y prevención es la política de muchas sociedades e instituciones. no sólo en las pequeñas y medianas sino también en las grandes organizaciones como en los Bancos y Empresas estatales. y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos. Lo mismo que el control interno de calidad. tal es el caso del Banco Barings. Al respecto muchas Barings Bank Banco Británico creado en 1762. Otro aspecto importante a cuestionar en el control interno.

El Control Interno tradicional pone su acento en los activos físicos. empleados o clientes) e incluso a graves deslices en materia de producción o de información. La carencia de buenos controles internos han dado lugar a estafas o fraudes (sea ésta por parte de ejecutivos. su capital intelectual y. Dentro del control interno. es decir apoyan a la organización a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de su objeto social establecido. la calidad de los bienes y servicios producidos por la entidad. sus niveles de satisfacción. derechos y obligaciones de las instituciones. puesto que constituyen preceptos fundamentales definidos para encaminar procedimientos y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones. En lo que atañe al cuidado de activos o patrimonio. Estos principios están presentes en todos los procesos.14 empresas han dejado de existir como consecuencia de sus falencias en el control interno y en la falla de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. actividades o tareas emprendidas por la entidad a fin de cumplir con su propósito institucional. se hace necesario tener presente los elementos y principios que deben cumplirse en el desarrollo de actividades dentro de las organizaciones. dejando desprotegidos activos tan valiosos como son los clientes. el personal. .

• La moralidad. la capacidad para ejercer los mismos derechos y garantiza el cumplimiento del Precepto Constitucional de la República del Ecuador (2008). entendida como la capacidad de la institución y personas. principio que se pretende instaurarlo en la actualidad en el Ecuador. como en las decisiones que se adopten. colectiva . • La transparencia. idioma religión ideología filiación política. . discapacidad diferencia física. en relación con los fines esenciales de la Congregación. condición social económica. • El principio de igualdad. entendida como las actuaciones bajo el cumplimiento de las normas constitucionales. para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés. estado de salud. legales vigentes y los principios éticos y morales en la sociedad ecuatoriana. edad. orientación sexual. Además se señala también en la misma Constitución de la República del Ecuador (2008). reconoce. portar VIH.15 Dentro de los principios de control interno. estado civil. condición migratoria. consiste en demostrar un manejo útil y acertado de los fondos. deberes y oportunidades”. “Nadie podrá ser discriminado por razones de etnia. establece que todos los hombres y mujeres son iguales ante la ley. según el cual “todas las personas son iguales y gozarán de los mismos derechos. lugar de nacimiento. se destacan: • La responsabilidad. Se materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de los ciudadanos dentro de las organizaciones de la Sociedad Civil.temporal o permanente”. identidad cultural. pasado judicial. ni por cualquier otra distinción personal. identidad de género.

lo que se aspira en la Unidad Educativa “Stella Maris”. considerándoselos como punto de partida para el desempeño de sus funciones. es que el Control Interno tenga como objetivo fundamental establecer las acciones. En síntesis. Se mide en todas las actividades. la entidad deberá obtener máxima productividad de los recursos que se le han asignado y confiado para el logro de los propósitos. específicamente al concluir un proceso. En general. entre los que se destacan: Un plan de organización que proporcione .16 • Eficiencia significa velar porque. debe garantizar el acatamiento a estos principios por parte de los servidores públicos y privados. control. coordinando sus actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona para contribuir en el cumplimiento de la finalidad social de la Institución y el Estado. un buen Sistema de Control Interno requiere varios elementos. • Eficacia es el grado de impacto de los resultados de una entidad en relación con las metas y los objetivos previstos. los métodos. un proyecto o un programa. eficiente. la adecuada operación del sistema de Control Interno. Leyes y Normas que la regulan. enmarcada en la Constitución. las políticas. en calidad de condiciones y oportunidad. evaluación y mejoramiento continuo de la Institución. que le permitan la autoprotección para garantizar una función administrativa transparente. procedimientos y mecanismos de prevención. Para alcanzar estos logros.

los ingresos y los gastos. de manera prioritaria un personal debidamente competente en lo que concierne a deberes y derechos de los principios de la ética profesional. hasta marzo de 1999 las comunidades religiosas eran exentas de declarar la contabilidad al gobierno y presentar informe al Servicio de Rentas Internas. que tiene como uno de los objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión. SRI y Ministerio de Finanzas.17 una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. La concreción de óptimos procesos contables. distribución y agrupación de cuentas. un plan de autorizaciones. registros contables y procedimientos adecuados para otorgar un buen control contable sobre el activo y el pasivo. para lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. . organizando las cuentas por afinidades contables en grupos que permitan una fácil verificación de la situación económica de la Institución en un momento dado. de acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial. Otro aspecto importante dentro de este sistema es el referido al Plan de Cuentas que sirve para establecer la clasificación. según la naturaleza de los elementos que lo integran y de las operaciones que realiza. requiere una Auditoría Interna o formal del Control Interno. En lo concerniente al Plan de Cuentas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. Se requiere técnicas eficaces para llevar a cabo el plan proyectado.

A partir del año 2003 el Sistema Educativo Nacional avanza hacia la implementación de un catálogo contable único que moderniza y brinda la fortaleza de contar con un instrumento de uso general en todos y cada uno de los Centros Educativo Oficiales. se hace necesario implementar y adaptar un nuevo sistema contable financiero. no sólo la obligación de la transparencia y la rendición de cuentas sino.2 Marco conceptual En el presente acápite. la Unidad Educativa “Stella Maris” acata. que también provee de un mecanismo que brinde información oportuna que ayude en el proceso formador de la educación para generaciones futuras. diferente al que la comunidad acostumbraba llevar. 1. se expone una terminología propia del tema y aceptada con alcance internacional por los organismos mundiales relacionados con el medio. Para ejecutar estos requerimientos.18 Desde Abril de ese año. servirá para desarrollar la propia contabilidad con criterios consistentes.7. terminología que otorgará mayor grado de comprensión y claridad al trabajo de investigación: . La elaboración de un Manual de procedimientos de Control Interno en el área contable en la Unidad Educativa “Stella Maris”. rige una nueva ley del gobierno para presentar informes contables anuales.

La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez.El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. que en colaboración con otros factores. que conforman el campo. Es una cantidad de dinero que se presta. que constituye el segundo campo. Recursos materiales que pueden generar un beneficio o renta.. Control Interno. principalmente el trabajo y bienes intermedios se destina a la producción de bienes de consumo.Se compone de cinco dígitos: los tres primeros dígitos.Es un factor de producción constituido por inmuebles maquinarias o instalaciones de cualquier género. . consistente en la comparación regular de las magnitudes previstas con los resultados. Control. Capital.. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. Código... indican el área y sub-área y el cuarto y quinto dígitos.19 Administración financiera.. además.Proceso de observación y medición.Es el área de la administración que cuida de los recursos financieros de la empresa. lo que permite disponer de las diferencias. ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados. señalan el título. implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso.

Representan los valores de entradas de la institución. Se expresan en forma de cargos y abonos. ni pasivos propios de la institución: como garantías otorgadas o recibidas en términos monetarios..Representan todo lo que cada institución posee o tiene.Representa la propiedad neta de cada establecimiento.20 Cuenta.. y mostrando el saldo actual. indicando para cada una de las cuentas los motivos de cargo y abono. Cuentas de Ingreso. Cuentas de pasivos. Cuentas de Orden y contingentes.. El Plan de cuentas.Representan aquello que la institución debe a terceros. . Cuentas de Capital o Patrimonio. evaluados.... Cuentas de Egresos o Gastos.Representan las salidas que ocasionaron gastos al plantel.Registro de todas las transacciones. si existe. Cuentas de activos.Es una relación que comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una institución para poder así reflejar sus operaciones.. el significado de su saldo y la coordinación establecida entre ellas. que afecta a una fase particular de una institución.No representan ni activos.. y de la fecha de cada una de ellas.

es decir es prestatario y prestamista de créditos. que tiene una duración de más de un año y que aumentan la capacidad productiva de una empresa. existencias o mejoras. Estos materiales pueden estar ya terminados y listos para la venta. Representa el ingreso que tiene la persona como resultado de su trabajo..21 Egresos.. Ingresos.Documento en el que se enlistan los nombres de los materiales disponibles en la compañía. dinero empleado en equipo. aun cuando no constituyan gastos que afecten las pérdidas o ganancias. Salario..Precio del trabajo efectuado por cuenta y orden de un patrón.En economía la inversión es un término con varias acepciones relacionadas con el ahorro. o por algún otro concepto..Entidad crediticia que realiza operaciones de banca.Erogación o salida de recursos financieros. El salario es uno de los problemas más complejo de la organización económica y social de los pueblos. encontrarse en proceso de fabricación o ser simples materias .. Inventario. desembolsos o salidas de dinero.. Ganancias del trabajo provenientes del trabajo independiente. recibe y concentra en forma de depósito los capitales. la colocación de capital. Inversiones. motivada por el compromiso de liquidación de algún servicio recibido.Son los ingresos por concepto de sueldos o salarios. Banco.

que se entregan a campesinos. El inventario permite conocer el nombre de los productos que se encuentran disponibles.Resumen sistemático de las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos. Las actividades se registran mediante asientos contables. Normas de Control Interno.. bien para el uso en producción o para su envío a los clientes. Control Interno. para atender a poblaciones de niños y jóvenes de estrato pobre.Asistencia financiera que llega de orden del gobierno a empresas. empresas o individuos. Las áreas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios afines: naciones o gobiernos.. involucra también un plan o catálogo de cuentas que tiene por finalidad codificar. En la actualidad en el Ecuador. . para proporcionar asistencia financiera al prestatario a cambio de un interés y a veces.. ciudadanos o instituciones para apoyar una actividad.Se encuentran agrupadas por áreas. otras ventajas para el prestamista. Subsidio..Métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la salvaguardia del patrimonio. como el de la úrea. entre los subsidios: el bono de desarrollo humano y los subsidios agrícolas.22 primas. sub-áreas y títulos. Presupuesto. el subsidio a determinados colegios fisco-misionales. Existen algunos tipos de presupuestos.

. 700/15= 46. en la Avenida 3.8 Hipótesis 1.8. 80 docentes y 15 personas que se desempeñan como auxiliares de servicio. 700/80 = 8. 12 religiosas. 1.23 1. Hipótesis general La implementación de un Manual de Control Interno contribuirá a mejorar la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. calle 14 -15 . durante el año 2008. donde se educan alrededor de 700 alumnas (os). sección Primaria y Avenida 6 calle 14 – 15 sección secundaria. En la institución trabaja el siguiente personal: 10 administrativos.7.66 estudiantes y padres de familia atendidos por personal de servicio.1. 700 /12 = 58. ubicada en la ciudad de Manta.33 estudiantes y padres de familia atendidos por las religiosas. 700/10 = 70 estudiantes o padres de familia atendidos por cada persona que trabaja en el área administrativa.75 horas clases que cada estudiante recibe del personal docente.3 Marco espacial – temporal Este trabajo se circunscribió a la Unidad Educativa Particular Religiosa “Stella Maris”.

aplicando como instrumento el cuestionario.2 Variable Dependiente: Eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”.10 Metodología de la investigación.1 Variable Independiente: Implementación de un manual de Control Interno. se hará uso de los procesos de análisis y síntesis.9 Variables 1. 1.10. utilizándose el método científico para investigar lo que está pasando con los procedimientos de control interno financiero en la institución educativa “Stella Maris” de Manta. 1. La técnica utilizada fue la encuesta.9. la aplicación de la encuesta proporcionó los datos importantes sobre el objeto de estudio. Entre los métodos teóricos. . con la finalidad de conocer datos referentes al manejo del control interno en la Institución Educativa motivo del estudio.1 Métodos La investigación que se realizó se ubicó dentro de la Investigación Aplicada.9. 1. incluyéndose por lo tanto.24 1. el análisis de la situación y el planteamiento de una propuesta como alternativa de solución al problema.

es decir en la Unidad Educativa “Stella Maris”. Personal: Cuantitativa Encuesta . lo que permitió obtener conclusiones del fenómeno en estudio y posteriormente socializar los resultados al personal directivo de la Unidad Educativa “Stella Maris”. porque se estudiaron los hechos en el lugar donde ocurrieron.Serie de preguntas cerradas Administrativo Contable.11 Diseño de la investigación La investigación fue de tipo explicativa. lo que beneficiará el funcionamiento de la Institución Educativa. 1. puesto que el proyecto se fundamentó en la presentación de un diseño: El Manual de Control Interno para el Área Contable de la Unidad Educativa “Stella Maris”. . Se trabajó con muestras representativas de la población.Batería de preguntas cerradas A QUIÉNES Personal: Directivo.25 CUADRO # 1 TÉCNICAS TÉCNICAS Cuantitativa Encuesta HERRAMIENTAS/INSTRUMENTOS ./Financiero Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. Rosario Meza. Involucró también la utilización de la modalidad de campo.

se empleó como fuente de análisis libros relacionados con la Contabilidad y el manejo de las finanzas.11. El universo de la población ascendió a: CUADRO # 2 CATEGORÍAS Categorías Personal administrativo Personal Religioso Personal Docentes Personal de servicio Estudiantes Total Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. y 3 personas que laboran en el personal de la Colecturía. con la finalidad de obtener la información de primera mano y de acuerdo a los objetivos del proyecto.26 La investigación fue documental bibliográfica. 1. .1 Universo El presente estudio se centró en investigar lo que ocurre con los procedimientos de control interno financiero en la Institución Educativa “Stella Maris” de Manta. Rosario Meza Cantidad 10 12 80 15 700 817 De esta población se utilizó como muestra 7 personas que forman parte del área administrativa.

Grado de aplicación de los principios en las transacciones comerciales. Grado de satisfacción del requerimiento institucional. Con el manual de control Interno se evitará el desembolso de fondos y se ofrecerá la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. Rosario Meza. % de exactitud vertidas en los reportes. Administración financiera eficiente y eficaz.27 CUADRO # 3 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES Variables Parámetro Conceptual Control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la institución. Procedimientos contables. . Fuente: Unidad Educativa “Stella Maris” Elaboración: Hna. Elaboración de un manual de procedimientos de control interno en el área contable Objetivos. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros. Cantidad de bienes e inmuebles registrados en el Inventario. Es el área Administrativa que cuida de los recursos financieros de la institución. Estructura . como lo son la rentabilidad y la liquidez Parámetro operacional Indicadores susceptibles de medición Objetivos de control. .Cantidad y calidad en la Producción y servicios.Objetivo Administrativo Objetivo financiero Contabilidad de libros: Libro Diario Inventario Libro Mayor Libros auxiliares Principios contables. (Técnicas de Auditoría asistidas por computadoras). Principios. . Número de operaciones registradas en el Libro Diario. -Cantidad y calidad en la Adquisición e implementación. -Resultados de la Planificación y organización.

hechos y datos válidos que aportaran a la solución de la hipótesis y a la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable.12.28 1. se evaluaron los datos obtenidos en el procesamiento de la información. y la segunda encuesta aplicada al personal que labora en el Departamento Contable. conformado por las autoridades del plantel y el Consejo Directivo. Tratamiento y análisis de los datos La aplicación de los instrumentos de investigación: encuesta. inventarios. fue realizada por la investigadora. Fuente Entre las fuentes que se utilizaron consta: el cuestionario de encuesta que se aplicó al personal administrativo. También se hizo uso de las fuentes secundarias. acción que facilitó la tabulación de datos. recurriendo a los archivos contables que ha manejado la institución: reportes. . en la red de Internet con la finalidad de obtener teorías.3. a la bibliografía que se consultó en libros de contabilidad. Para el análisis de los resultados. informes. entregando en la Institución Educativa a cada participante el cuestionario. utilizando el análisis de pares con el fin de estudiar la fuente del problema y las prioridades relativas a sus causas. 1.11. lo que permitió conocer las dificultades por las que está atravesando el control interno financiero en la Unidad Educativa “Stella Maris”.

para llegar a una clara explicación de las mismas. La discusión se hizo contrastando los resultados del estudio con la información presentada en el marco teórico. . que sirvieron para analizar e interpretar los datos obtenidos en el trabajo de campo.29 Se diagramaron cuadros y gráficos.

ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .CAPÍTULO II 2.

surge con esta denominación en el año 2006.1 Generalidades A mediados del siglo XIX. se inicia la fundación de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. talleres y laboratorios) desde la sub-etapa inicial hasta la especialización. integral y científica. Su labor sirvió para identificarla dentro de una nueva corriente en la tarea social de la Iglesia. La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” de Manta. se ha visto la necesidad que los alumnos que se educan en la Unidad Educativa “Stella Maris”. apoyando la formación. que les capacite para que a tempranas edades se conviertan en entes activos en la economía de los hogares y para sí mismas. reciban una educación alternativa. mediante Acuerdo No 036-AJDECM expedido por la Dirección Provincial de Educación de Manabí. en virtud del reconocimiento a su . niños y jóvenes. capacitación y profesionalización de niñas. ambientes. De acuerdo a la ubicación del plantel. encargada de ayudar y desarrollar la formación de la juventud trabajadora. Hoy en el siglo XXI esta tarea se proyecta a través de la Unidad Educativa “Stella Maris”.31 2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA “STELLA MARIS” 2. El proyecto planteado por la Institución “Stella Maris” de esta ciudad se ubica en la Unidad Educativa (aspectos curriculares) y vocacional (utilización de rincones.

La Unidad Educativa “Stella Maris”. y en la especialización de Polivalente. a través del Bachillerato en Administración con mención en Contabilidad. y se atiende en jornadas vespertinas a estudiantes involucrados en los grupos de expresión artística. Químico Biológicas y Sociales. está administrada por religiosas de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. niños y jóvenes que tienen una labor destacada en el medio cultural de la ciudad de Manta. niñas. dedicadas a la formación integral de la niñez y juventud mantense. con el propósito de alcanzar el desarrollo de destrezas musicales. que le ha llevado a hacerse merecedora de la aprobación del certificado ISO 9000.32 trayectoria de 75 años de labores y al cumplimiento de una labor pedagógica innovadora y formativa. para fines de 1956 incrementar la sección de Pre-Primaria. en la actualidad el personal directivo de la Unidad Educativa “Stella . a la que se denominó Colegio a partir de 1948 cuando se incorpora la sección secundaria. Esta institución forma bachilleres en la especialización de Ciencias con las optativas de: Físico matemáticas. Se complementa la labor ejecutando trabajos de proyección social dirigidos hacia la comunidad más necesitada. Atiende además la sección superior técnica y tecnológica en jornadas vespertina y nocturna. Gerencia y Secretariado. manabita y ecuatoriana. Su creación como Escuela “Stella Maris” se dio desde 1930.

aprobado por el Ministerio de Educación con fecha del 08 de abril de 1997. el mismo que posee fecha de aprobación del 09 de marzo de 1987. . 2. regentado por las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.33 Maris”. Ley y Reglamento de Educación y su Reglamento Interno. la consideración de un control interno eficiente como parte esencial de la administración financiera. Es un establecimiento particular sin fines de lucro.1 Del domicilio y su funcionamiento La Unidad Educativa “Stella Maris”.3. sujeto a las normas legales de la Constitución del Estado.3  Estructura Orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris” 2. 2. siendo prioritario. tiene su domicilio en la ciudad de Manta. provincia de Manabí. mediante acuerdo Ministerial No 003-DPECM y el Reglamento del Instituto. a más de la parte curricular.2 Marco Legal La Unidad Educativa “Stella Maris” para su normal funcionamiento ha estructurado el Reglamento Interno. se encuentra comprometido en la optimización de la Institución con el fin de obtener la acreditación de calidad de parte del Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación (CONEA).

Directora del Ciclo Nocional. con los ciclos Nocional. Junta General de Directivos y Profesores. Consejo de Coordinadores Académicos de cada ciclo.34 En cuanto a su funcionamiento. jornada de trabajo matutina. b. Director del Ciclo Conceptual. h. por el alumnado mixto. Ambientes y Talleres. c.2 Autoridades y Organismos La Unidad Educativa Particular “Stella Maris” para su funcionamiento cuenta con las siguientes autoridades y organismos: • Autoridades: a. • Organismos: a. Junta de Profesores de Área. Inspector General. 2. . Consejo Directivo. de financiamiento particular religioso. f. Junta de Profesores Guías. c. sector urbano. e. es de régimen Costa. g. Director de la Unidad o Rector del ciclo Categorial y Profesional. Subdirector o Vicerrector del Ciclo Profesional. Conceptual y Categorial. Formal. Junta de Profesores de cursos y años. e. Junta de Directores de Área. Profesores. b. d. d.3.

Estudiantes y Asociación Estudiantil • • Estudiantes. Servicios Generales: Conserjería. m. Colecturía. Auxiliares Parvularias. j. Asociación estudiantil. Dependencias Administrativas: • • • • Secretaría.35 i. Dental y Social. Bienestar Estudiantil: • • • Orientador Vocacional. Comité de Padres de Familia • • Padres de Familia De las Comisiones. Otros profesionales necesarios. Inspectores Profesores. k. l. . Servicio Médico.

36 GRÁFICO # 1 Organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” RECTORA COORDINADORA GENERAL DE LA PRIMARIA CONSEJO DIRECTIVO ASESOR PEDAGÓGICO DE LA PRIMARIA VICERRECTOR COMISIÓN DE INNOVACIÓN CURRICULAR FORMACIÓN JEFES DE ÁREAS DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOBE ADMINISTRACIÓN PSICOLOGÍA MÉDICO INSPECCIÓN SECRETARÍA COLECTURÍA SERVICIOS MATEMÁTICAS CIENCIAS LENGUAJE TÉCNICA SOCIALES IDIOMAS .

es un medio que provee el conocimiento de su campo de acción y de las relaciones que debe establecer con las restantes unidades que integran la respectiva organización.2. el organigrama.2.2 Objetivo del Organigrama El Objetivo principal del organigrama. el puesto de más alto nivel aparece en la cúspide: Rectora. para el personal de la Unidad Educativa “Stella Maris”. Por estar representada la estructura orgánica de la Unidad Educativa “Stella Maris”. conozca cuál es la estructura orgánica de la entidad.1 Análisis de la estructura del organigrama El organigrama de la Unidad Educativa “Stella Maris” presenta una visión general de la manera cómo está organizada la institución. las líneas de autoridad y subordinación dentro de la estructura orgánica y su grado de responsabilidad. en un organigrama de tipo vertical. identificando con claridad las relaciones de jerarquía existentes entre el personal. proporcionando a cada empleado el conocimiento de su ubicación. es permitir que todo el personal que labora en la institución. así mismo. para el padre de familia. y los demás puestos se ubican en orden descendente de jerarquía. Para el personal directivo. constituye el medio .3. significa el vínculo que permite apropiarse del conocimiento de su posición dentro de la organización y las responsabilidades que esto conlleva. lo que a su vez facilita el cumplimiento de los fines propuestos. 2.37 2.3.

a más de lo establecido en el Reglamento de la Ley de Educación. viabilizando trazar.3 Ventajas del Organigrama Dentro de las ventajas que ofrece el organigrama se resalta el conocimiento de la estructura de la Unidad Educativa “Stella Maris”.38 más adecuado para tener una visión de conjunto de la estructura del organismo o entidad. 2. 2. Solicitar anualmente o cuando creyere conveniente la auditoría académica y administrativa de la Institución e informar a la autoridad inmediata superior sobre la marcha y necesidades de la Unidad.4 Organización y Funciones del personal 2.1 Organización funcional de la Directora o Rectora de la Unidad Educativa Es la primera autoridad de la Unidad Educativa. Son funciones. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. .4. los siguientes: a. lo que posibilita a las autoridades el estudio de los aciertos y de las anomalías detectadas en el funcionamiento de la Institución. un plan de reformas de esas singularidades.3.2. Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. entre las que se involucra la revisión de los puestos de trabajo cuando el caso lo amerite. con una visión de conjunto de la entidad educativa. Ley de Carrera Docente y Escalafón y su Reglamento. atribuciones y deberes de la Directora.

previo estudio detenido de las comisiones y aprobación del Consejo directivo. tanto en lo que corresponde a los departamentos. docente y dicente en el ámbito de sus atribuciones. organismos. las reformas que convenga introducir en la Organización de la Institución. ante las instituciones privadas.2 De la Subdirectora o Vicerrectora de la Unidad Educativa Es la segunda autoridad de la Unidad Educativa. con las organizaciones de los estudiantes. Analizar en reuniones periódicas con el subdirector y más autoridades de la misma. Orientar y requerir la planificación didáctica a ponerse en vigencia en el nuevo año escolar. d.39 b. Establecer y mantener permanente vinculación con las autoridades. los problemas reales que se presentan y darles solución oportuna o hacerle conocer a tiempo al Consejo Directivo. c. . personal docente y de los correspondientes niveles. Vigilar y coordinar el cumplimiento de las actividades de los organismos académicos internos. c. b. sus planes y programas. Conocer y resolver asuntos y problemas que se presentaren en el campo administrativo. de los profesores y de los padres de familia para asegurar la buena marcha de la Unidad Educativa. Coordinar las actividades técnico – pedagógicas. Conocer y autorizar las gestiones y comisiones que fueren necesarias en los diferentes niveles. f. Presentar a consideración del Ministerio de Educación por órgano regular.4. cuyos deberes y atribuciones son los siguientes: a. e. 2.

organizar. f. Coordinar y controlar los actos sociales que se realicen en la Institución y responsabilizarse de ellos. Recibir los informes periódicos de las comisiones permanentes. especiales y directores de área.4. Realizar la supervisión pedagógica en los diferentes ciclos. j. así como actas y documentos de las Juntas de Paralelos y Cursos dentro de la Educación Básica y Categorial. Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias y las emanadas por la autoridad inmediata superior. Promover y dirigir la organización de clubes estudiantiles orientados a fomentar la afición y práctica de las actividades científico – recreativas. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo.3 De la Sección Administrativa La Sección Administrativa es la encargada de: planificar. Asesorar al Director de la Unidad Educativa en asuntos técnicos y administrativos. g. i. coordinar. k. 2. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo. h. ejecutar y evaluar las resoluciones de los diferentes organismos y actividades a través de las siguientes dependencias: .40 d. e. Planificar las actividades docentes durante el año escolar y someterlas a la probación del Consejo Directivo.

128 del Reglamento de la Ley de Educación y Cultura los siguientes: a) Cumplir y hacer cumplir con las leyes y reglamentos pertinentes. acuerdos. planes de estudios y documentos y demás disposiciones relacionadas con la Educación. capaz de poder informar oportunamente sobre cualquier aspecto legal. Ley de Carrera Docente y Escalafón del Magisterio Nacional. Son deberes y atribuciones de la Secretaria a más de los estipulados en el art.41 a) Secretaría b) Colecturía c)Auxiliares Parvularias y. despacho de las comunicaciones y documentos. control. . reglamentos. de acuerdo con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación y el específico interno de la Unidad Educativa. c) Cumplir con las leyes. Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. cronogramas. d) Servicios Generales 2.4. b) Controlar que el personal de la dependencia a su cargo cumpla con el horario de trabajo encomendado. circulares.4 De la Secretaría Es la dependencia administrativa que depende de la Dirección y Subdirección y es responsable de la elaboración.

de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes.4. es la encargada de recaudar. así como de los inventarios. Son deberes y atribuciones de la Colectora (or) a más de los artículos 130 y 131 los siguientes: a) Organizar y conservar en el archivo todos los documentos relacionados con la dependencia. en el que se expliciten con claridad y pertinencia las actuaciones fundamentales que corresponde desempeñar a cada empleado. es la oficina encargada de llevar las finanzas de la Institución.5 De la Colecturía La Colecturía es la dependencia administrativa de la Unidad que depende de la Dirección y Consejo Directivo. conjuntamente con la rectora. . en consecuencia. En todo departamento de Colecturía se requiere de un Manual de Procedimiento. tal como lo establecen las leyes ecuatorianas. La colecturía. del movimiento económico contable. custodiar e invertir los fondos. el empleado principal de esta área de trabajo es responsable. b) Facilitar la información de los documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control.42 2. además del cuidado y conservación de sus bienes. en lo que el movimiento económico o contable requiere. rentas de la Institución.

(2006. en muchos casos. 40) “el despliegue de la función de calidad requiere de un equipo interfuncional. Su propósito es tomar las necesidades del mercado y traducirlas de manera que puedan ser satisfechas dentro de la unidad operacional y entregadas a los usuarios o clientes”. pero careciendo. señala Oakland. del conocimiento específico para resolver algún problema o desconociendo con exactitud las actividades que les competen. por lo que el personal que labora en el Área Contable ejerce su labor sin conocer a ciencia cierta lo que. no dispone de este Manual de Procedimiento.43 La Unidad Educativa Stella Maris de Manta. en la administración de calidad. De tal manera que el desempeño de las funciones de los empleados de la colecturía. . se realiza con el mejor de los propósitos. p. J.

p. (2006. .40) Elaboración: Hna. J. Rosario Meza.44 GRÁFICO # 2 ESQUEMA DE OAKLAND Interacciones Técnicas los CÓMO contra Los CÓMO Clasificación del Cliente los “PORQUE” Peor Mejor 1 5 Requisito del cliente Los “QUE” Clasificación por importancia Requisitos de diseño técnico los “CÓMO” Matriz de relación central Principal Detalles Los QUÉ en contraste con los POR QUÉ Los QUÉ en contraste con los CÓMO Clasificaciones técnicas/costo del CUÁNTO Los CÓMO en contraste con CUÁNTO Clasificaciones técnicas (Puntos de referencia) Valores establecidos como metas de las características técnicas (incluyendo costos) Fuente: Oakland.

dicente y más solicitantes. la institución lo utiliza como guía para planear una expansión. en base a las disponibilidades existentes en la Unidad Educativa. Son servicios generales: a) b) c) d) e) f) g) h) Biblioteca. . al hacer planes de corto y largo plazo. Laboratorios. y al formular el plan ideal. Talleres.45 2. Teatro.4. Bar. Comedor Escolar.6 Servicios generales Constituyen las secciones encargadas de dar atención oportuna y adecuada al personal docente. Internado. Canchas Deportivas. El organigrama. al estudiar los cambios que se proponen en la reorganización.

Disponer que cada uno de los organismos y dependencias de la Unidad cumplan específicamente las funciones encomendadas. . Cada institución. b. Incentivar y promover en el personal docente. se caracteriza por poseer una organización propia.5 De los objetivos específicos del Reglamento Interno Los objetivos específicos del Reglamento Interno son: a. administrativo y de servicio el conocimiento pleno de las Leyes y Reglamentos vigentes. empresa u organización. De lo expuesto se deduce. acorde con las nuevas exigencias socio – educativas del medio. para optimizar su servicio y coadyuvar al crecimiento de la Institución. por lo que la existencia del organigrama requiere complementarse con un manual de procedimiento que define y especifique la actividad de cada uno de los miembros del personal. funcional y moderno. puesto que en él. Dinamizar un proceso administrativo ágil. no están constando algunos puestos de trabajo. que satisfagan las necesidades internas de la Unidad Educativa. c. Establecer normas concretas y adecuadas para el funcionamiento de la Unidad Educativa de acuerdo con las características particulares del entorno o las disposiciones legales y reglamentos vigentes.46 2. d. que en la Unidad Educativa “Stella Maris” debe revisarse y actualizarse el diseño del organigrama.

organismo que es el encargado de analizar. las competencias administrativas que les conciernen desarrollar.47 De manera urgente. este organigrama debe complementarse con un manual de procedimiento en el cual se explicará a cada uno de los departamentos. envía mensualmente a los directivos de la Institución. como de enviar las observaciones pertinentes. como también las sujeciones a las cuales se someten. Actualmente el Departamento de Colecturía. considerando que la revisión de las cuentas y la evaluación es un proceso que permite mejorar el desempeño de las funciones. aprobar o reprobar. . el organismo directriz a su vez. los enlaces y las relaciones entre los distintos departamentos. lo remite al Consejo Gubernativo Docente de las Oblatas San Francisco de Sales. el informe del movimiento contable.

Elaboración: Hna. .48 GRÁFICO # 3 FLUJOGRAMA DE REPORTES CONTABLES 1 Flujograma de Reportes Contables Departamento Colecturía Directivos Institución Consejo Gubernativo 1 Reporte Contable 4 3 2 1 A f A SIMBOLOGÍA Punto de inicio f Unión de varios documentos A Archivo Documentos Documento principal Fin de proceso Fuente: Reglamento Interno. Rosario Meza.

c) Ofrecer una especialización académica integrada y acciones prácticas en las más amplias manifestaciones de la cultura para el desarrollo armónico del país. 2. creación y producción. solidaridad. facilitará al Departamento de Colecturía desplegar con eficiencia y efectividad. responsabilidad. b) Formar personas que conozcan la sociedad en la cual viven. del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad. pluralismo y participación dentro del sistema democrático y la práctica de los derechos humanos y valores cristianos según el espíritu de San Francisco de Sales. investigación.5. que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar decisiones económicas. tolerancia. lo que permitirá el suministro de información acerca de la situación económica . las corrientes del pensamiento contemporáneo y las interrelaciones entre pueblos. todas las atribuciones que le competen. la problemática del mundo. d) Capacitar en forma integral al estudiante para que acceda al conocimiento. . ética.1 Los objetivos institucionales a) Cultivar una conciencia de libertad.49 El conocimiento y aplicación de las funciones asignadas en el Manual de Procedimientos. respeto. lo que redundará en el mejoramiento de los procesos contables y servirá para que se eleve la calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”.

innovando continuamente los recursos tecnológicos. 2. a HACER y a CONVIVIR. fundamentados en el evangelio y en la doctrina social. la Unidad Educativa “Stella Maris” se incorpora con decisión y entusiasmo al programa del Diploma Bachillerato Internacional y al ISO 9001-2000.6 Misión institucional El carisma de las Hermanas Oblatas. debe procurar generar agentes de transformación social. niños y jóvenes a ser alguien y hacer algo formando hombres y mujeres de convicción y temple. por ende: La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como propósito: Dar a la niñez y juventud una formación humana y cristiana para que aprenda a SER. 2.50 2.8 Visión Para enfrentar con éxito las nuevas tecnologías y técnicas del siglo XXI. inspiran la acción educativa que busca enseñar a las niñas.7 Propósito fundamental La Educación. según los requerimientos de las familias y las exigencias de la sociedad cambiante. científicos y pedagógicos. a ejemplo de San Francisco de Sales y de sus fundadores el Padre Luís Brisson y Madre Francisca de Sales Aviat. de conciencia y sensibilidad bajo el principio de “hacer todo por amor nada a la fuerza”. como un .

51 proceso de formación integral. la responsabilidad. como disciplina. proyecta sus objetivos a la consecución de una educación. no solo en beneficio propio. que respaldado por un documento proceso de Planificación curricular y Formación Humana. un trabajo permanente y personalizado. . 2. en el que el alumno es el centro. cuyos procesos de realización garanticen la efectividad del proceso Enseñanza-Aprendizaje. garantice la Promoción de las Estudiantes al Nivel Inmediato Superior.9 Alcance Los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Educativa “Stella Maris”. sino como un compromiso frente a la sociedad. Se quiere promover una educación que ayude a rescatar valores morales y cristianos. Se busca consolidar el compromiso en el proceso pedagógico de toda la Unidad Educativa con el fin de incrementar y desarrollar las obras en acción y mantener una visión de futuro que permita una proyección cristiana a las exigencias del mundo en todos los ambientes y en todos los tiempos. solidaridad.

CAPÍTULO III 3. ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO .

seguimiento y evaluación (control). de su eficacia depende que la administración adquiera la información requerida para seleccionar de las alternativas. la idoneidad del personal. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control. las que mejor convengan a los intereses de las instituciones. gestión. constituyendo uno de los grandes aportes administrativos. aplicado por la máxima autoridad. En la administración educativa son importantes los procesos de planificación. la dirección y el personal de cada institución.1 Generalidades del Control Interno El control interno establece un proceso previo a las circunstancias de cada organización. para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. . la organización. que provee seguridad formal en el uso de los recursos y se logren los objetivos institucionales.53 3 ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO 3. el cumplimiento de los objetivos. que permiten tener una visión de la situación que se desea controlar. Según las normas de Control Interno las entidades y organismos tienen una misión que cumplir. entendidos como medidores o indicadores para la dirección escolar. La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación y actividades.

5). respondiendo a la pregunta ¿qué hacer? para cumplir con la misión de la organización. que constituye una de las áreas más importantes dentro de la vida de la institución educativa. es decir un conjunto de políticas para llevar adelante las actividades requeridas por la entidad. de los accionistas y de la sociedad en general”. Esto amerita que la actual administración financiera de la organización. aspecto que debe tener presente todo el personal que labora en la organización. exija la inclusión de una adecuada tarea de control interno. p.54 Para Cons R. p. pero principalmente los directores . (2003. no basados en la moda de los conceptos. “Los directores de las Instituciones Educativas (IE) manifiestan las necesidades de consolidar y asegurar la supervivencia de las mismas y trabajar los temas administrativos. 3. sino desarrollando unas opciones para apoyar y mejorar el alcance del trabajo cultural en la comunidad”. (2004. Oakland.. entendida así como una “estrategia de gestión cuyo objetivo es que la organización satisfaga de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de los clientes.1 Definición del Control interno La obtención de la calidad total o excelencia en la administración de una institución. lo que implica a la administración financiera. J.1. de los empleados. Para ello el autor propone un modelo que incluye acciones que buscan asegurar el reconocimiento y permanencia de la Institución Educativa (IE). 11). N.

11). señala. la gerencia y demás personal. (2006.55 financieros. En el artículo 12 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. que el control interno: “Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos. (2002. en su obra Control Interno de los nuevos instrumentos financieros. puesto que se vincula con el éxito y crecimiento económico de la organización. S. el control interno se centra en el cumplimiento de las leyes gubernamentales y normas propias de la institución. 3). El control interno es un proceso que lo efectúa la Junta Directiva de la Entidad. Acorde con esta definición. que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones. verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información financiera. p. promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”. advertir errores e irregularidades de manera oportuna. con la finalidad de proteger los recursos de la entidad. diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos propuestos. p. para que exista fiabilidad de la información financiera y operativa. Mantilla. enfatiza: .

Se aplicarán los componentes del control interno que incluirán el ambiente de control. el artículo en mención resalta la importancia de que la propia institución sea la que formule y aplique un sistema de control interno que sirva para alcanzar claridad. Si bien la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta es una institución particular. efectividad y éxito en el manejo contable. el depósito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos”. operativos y ambientales. las actividades de control. el pago con cheques o por la red bancaria. exactitud. mantener y perfeccionar el sistema de control interno. Por lo tanto. el sistema de información y comunicación y las actividades de monitoreo y supervisión del control interno”. respecto al control interno.56 “La respectiva entidad y organismo del sector público que controla la Contraloría serán responsables de instalar. . la evaluación de los riesgos de control. además estipula que se deben tener presente las normas técnicas y los componentes de control interno que especifica la Contraloría General del Estado. señala: “El manual de procesos y procedimientos que emitirán las entidades establecerá las funciones incompatibles. para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos. El artículo 16 de la misma ley. aspecto que influirá en la vida institucional de la entidad. la distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago. financieros. la elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable para la Unidad Educativa “Stella Maris” permitirá el desempeño correcto de los funcionarios del departamento de contabilidad. los procedimientos y los procesos administrativos.

acorde a las leyes vigentes. el Consejo Directivo como organismo asesor-veedor de las distintas instancias de la vida institucional. en Aspiazu. p. (2005. Siguiendo lo prescrito en la Ley de Educación. Amparándose en la prescripción referida. la mayoría de establecimientos educativos de tipo fiscal o particular. en lo correspondiente a las funciones que debe desempeñar el Consejo Directivo. En las instituciones educativas de nivel medio del Ecuador. involucrándose además en el control interno. nominan una comisión que tiene como función específica el control interno del manejo del presupuesto asignado por el Estado y de los ingresos económicos obtenidos por autogestión. . 34). es la siguiente: “Control Interno es un proceso efectuado por la junta de directores. la administración principal y todos los niveles del personal. o en el caso de las instituciones particulares. La junta de directores y la administración principal son responsables por el establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso de control interno y por monitorear su efectividad. se prescribe que este organismo puede nominar “Comisiones Eventuales” las mismas que tendrán vigencia por el lapso de dos años. N.57 La definición que elaboró el Basle Committee de Control Interno. los responsables directos de las finanzas del plantel son: el rector o rectora conjuntamente con el colector. de los ingresos generados por su labor.

. La Autorregulación. Para Herrera. directos o jefes encargados del control: previo.Mediante la autorregulación la entidad adopta los principios.. normas y procedimientos precisos para la operación del Sistema de Control Interno.58 El control interno servirá para asegurar el correcto manejo de los ingresos y egresos financieros y evitar errores que promuevan la disminución o pérdida del patrimonio de la institución. Favorece el autocontrol al normalizar los comportamientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos. 4). 3. el control interno es: “El acto evaluado por los jefes inmediatos. p. concurrente o posterior”.2 Fundamentos del Control Interno Lo determinan las condiciones primordiales y básicas que autentifican la efectividad del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competitividades signadas por la Constitución y la Ley a cada entidad y las características que le son propias. (2005.1. • Autorregulación. el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno. y hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional en los diferentes grupos de interés. O.

las políticas.Facilita promover a la entidad pública a la autonomía organizacional ineludible para interpretar..Se fundamenta en la capacidad de cada empleado. los métodos. cumplimiento de la Constitución. coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que él se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.. control.3 Objetivos del Control Interno El control interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones. evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente. eficiente y eficaz la funciones requeridas y recomendadas por los órganos de control. procedimientos y mecanismos de prevención. mejorar y solicitar ayuda cuando lo crea oportuno de tal manera que la realización de los procesos. 3. ejecutar enmiendas.1. eficiente. independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo. actividades y tareas bajo su responsabilidad certifiquen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. • Autogestión. leyes y normas que la regulan. coordinar y aplicar de manera efectiva. detectar desviaciones.59 • Autocontrol. .

1.5 Objetivos Generales del Control Interno El Control Interno Contable comprende el Plan de Organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. ofrece la seguridad. el control interno contable está diseñado en función de los objetivos de la organización.60 El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de las instituciones.1. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización. 3. . Por lo tanto. y el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la entidad en la ejecución de las operaciones. involucran los propósitos de la protección de los activos de la institución y la operación de información financiera veraz. 3. pretenden la promoción de la eficacia en la operación de la actividad. los segundos. confiable y oportuna. los primeros. que las operaciones se realizan acorde con las normas y políticas señaladas por la administración.4 Objetivos Básicos del Control Interno Los objetivos básicos del control interno abarcan aspectos de controles internos contables y controles internos administrativos.

2.61 En los objetivos de los controles contables internos se pueden identificar dos niveles: 3. Los objetivos generales de control interno de sistemas abarcan: a) Los Objetivos de Autorización.1. Objetivos de Control Interno aplicables a ciclos de transacciones Los Objetivos de Control de Ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales de control de sistemas.5. Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración. 3.1. .5. Objetivos Generales del Control Interno aplicables a todos los sistemas Los objetivos generales de control aplicables en todos los sistemas se desarrollan a partir de los elementos básicos de control interno enumerados anteriormente siendo más específicos para facilitar su aplicación. Las autorizaciones deben estar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de la administración. para que se apliquen a las diferentes clases de transmisiones agrupadas en un ciclo.1.

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Estos objetivos consideran, que todas las operaciones deben registrarse para emitir la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los estados financieros y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los activos sujetos a custodia.

Las transacciones deben clasificarse en forma tal, que permita la preparación de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administración.

Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable cuidándose específicamente que se registren aquellas que afectan más de un ciclo.

En general los objetivos de Control Interno pretenden:

Proteger los objetivos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencia

Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la administración.

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Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, haciendo que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos externos. y

3.2 Modalidades de la función de control.

Durante el desarrollo y culminación de los actos administrativos en la organización, existe el control previo, control concurrente y control posterior.

3.2.1 Control Previo

Para Julio y Adrián Flores Konja, profesores de la UNMSM, de la Facultad de Ciencias Contables de Lima, Perú. (2003, p. 26), el control previo, es “el examen de las operaciones propuestas antes de la autorización para que el acto administrativo surta efectos, con el propósito de establecer su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad”.

El Control Interno constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de las fases de un proceso, para determinar su legalidad, autenticidad y conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentación que respalde cada una de las actividades y la actuación de los empleados que participen en ellas. En este caso el control, por ejemplo, se realiza antes de proceder a adquirir un bien o servicio, el cual deberá ser considerado dentro del cuadro de necesidades.

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De acuerdo con el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Capítulo II: Objeto, Ámbito y Régimen de Control para las Instituciones del Sector Público, Decreto Ejecutivo 548, Presidente: Gutiérrez Borbúa, L. (2002. p. 2), “para cumplir con el control previo no se crearán unidades específicas, esta actividad está implícita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso”, el Control Previo, lo realizan las mismas áreas de la entidad, vinculadas a la gestión.

3.2.2 Control Concurrente

El Control Concurrente, “es el que se aplica conjuntamente a la realización de las operaciones cuya corrección se está verificando” Herrera, Ó. (2005, p. 5). Por ejemplo, si la compra es por adjudicación directa, deberá contar con tres cotizaciones, dependiendo del precio; y para el giro del cheque, con la factura, orden de compra, guía de remisión, la conformidad de ingreso al almacén en buenas condiciones del bien adquirido.

El Control Concurrente se realiza conforme se desarrolla la gestión, puede participar el Organismo de Control Interno como veedor.

3.2.3 Control Posterior

El Control posterior, es el referido a todos aquellos procedimientos administrativos diseñados con el propósito de cautelar el correcto cumplimiento de las condiciones

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señaladas en las normas internas y de acuerdo a la ley, con posterioridad a los actos propios de la ejecución. Por ejemplo, este control se puede realizar después de varios meses o al finalizar el año, en la cual verificaremos si la compra ha cumplido con las exigencias necesarias.

El artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, (2002, p.3), señala expresamente: “El Auditor Interno no dictaminará estados financieros, pero podrá realizar evaluaciones al sistema financiero, procesos y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados financieros es función exclusiva de la Contraloría General del Estado”.

El control posterior, como elemento efectivo del sistema de control, la Unidad de Auditoría Interna, realizará la evaluación de la gestión institucional en forma posterior a las actividades señaladas.

El Control Posterior lo realiza el Organismo de Control Interno, la Auditoría Externa tiene como finalidad supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, proponiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.

En conclusión, el control interno ayuda a una entidad a alcanzar sus logros de desempeño y economía, prevenir la pérdida de recursos y asegurar informes

Documentación. p. la no simple separación de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables. De arriba hacia abajo.3 Principios rectores del Control Interno De acuerdo a Wanda Wallace. (2006.66 financieros confiables. Confiabilidad y 7. Costo menor que beneficio. 24). Segregación de funciones.3. 1. 6. 2. De . evitando daños a su reputación y otras consecuencias. preserva o resguarda que las entidades y privadas cumplan con las leyes y regulaciones. J. 4. quien goza de gran prestigio y reconocimiento entre los profesionales de la auditoria de estados financieros y autora del más importante manual sobre control interno. 3. Autocontrol. Eficacia.1 Segregación de funciones La segregación de funciones implica. 3. 3. determina los siguientes principios: citado en Menéndez. 5. Asimismo.

3. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempeñados por gente capaz.3. apoyada en tecnología.3. No hay controles internos que sean externos. complejas ninguna persona debe ser capaz de registrar. actividades). 3. •Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de menor nivel (sub-procesos. gestión. que se convierten en cumplimiento forzoso. el sistema de control interno. autorizar y conciliar una transacción. •El direccionamiento proviene de la alta gerencia y se traslada a la acción por mecanismos operativos. o sea que un empleado de nivel bajo u operativo.2 Autocontrol La dirección.67 manera ideal en las corporaciones grandes. por mecanismos de carácter legal. tareas.3 De arriba hacia abajo Significa que el control interno es una forma de presión o influencia ejercida por los máximos niveles administrativos. no puede controlar a los directivos principales. •El tono desde lo alto es fundamental. se controla así mismo. supervisión y evaluación/valoración del control interno son resortes de la administración. .

4 Costo menor que beneficio Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la organización. Si el control interno genera sobre – costos. O dicho de otra manera. el beneficio que genera tiene que ser sustancialmente mayor que el costo que conlleva. Y ésta. es mejor eliminarlo. es sustancialmente diferente del control de gestión y resultados.3. de ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación (valoración) de eficacia.68 3.3. el control interno depende de los resultados que es capaz de ofrecer. sencillamente no sirve. En resumen. 3.5 Eficacia Aquí se tiene una gran connotación. y es que si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales. lo que implica de salida. . que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla. ni los beneficios que proveen.

que es responsabilidad absoluta de la gerencia. de manera tal que pueda ser analizada por cualquier interesado. p. permitirá a las empresas. por tanto susceptibles de ser valorados y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. y a sus propietarios. muchos de ellos tangibles como el efectivo. equipos mercaderías y otros bienes. (1994. “La administración eficiente de los activos es la clave para el éxito de la empresa. y Goxens. M. y conciencia monitoreo del control interno. muebles. .4 Elementos de un buen Sistema de Control Interno Para Goxens.69 3. A. 27).6 Confiabilidad Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación. valores y derechos adquiridos. alcanzar los resultados económicos deseados”. vehículos. Estos son recursos conocidos como activos. El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles.3. 3. 3.3.7 Documentación Significa que toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada.

Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones. la experiencia.70 Los activos intangibles como el talento humano competente y comprometido. • Un plan de autorizaciones. los ingresos y los gastos. Gran parte del manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las instituciones a partir de una organización sólida. que han de estar en proporción con sus responsabilidades. el posicionamiento. pero a la vez flexible. la contabilidad no puede reflejar en los balances por cuanto no es posible medirlos en unidades monetarias. . la confianza entre otros. • • Unos procedimientos eficaces con los que llevará a cabo el plan proyectado. el prestigio. registro contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo. con personal preparado y comprometido. destacan: • Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. pero que a la hora de explotarlos en conjunto. con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros y que opere en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro. generan rentas importantes que se evidencian en el estado de los resultados. Entre los elementos de un buen sistema de control interno.

su correcta ubicación y razonable valuación”. Separación de funciones. y Goxens. Procedimientos de control. M. 3. (1994. 3. 4. 36). tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. 6. “reconocer las cuentas del activo. de acuerdo a Goxens. Personal competente y rotación de puestos.4. A. . Medidas de seguridad. 5. tener presente el siguiente procedimiento: 1. 2. Intrínsecamente esta prevención engloba. p. Firmas autorizadas. Custodios de activos.1 Elementos del procedimiento de control que ayudan a la prevención del fraude Dentro de la institución es muy importante tener presente algunos elementos de procedimiento de control que evitarán el mal manejo de los fondos.71 La Auditoría Interna forma parte del Control Interno. Siendo pertinente.

37) resaltan además la importancia del “desarrollo de técnicas para controlar el efectivo.1 El Ambiente de control Componente que establece la tónica de una organización al influenciar el conocimiento de control de su gente. y Goxens. que desde la gerencia se dicten políticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudo.5 Componentes de la estructura de Control Interno Entre los componentes de la estructura del Control Interno se cuentan: 3. así: • Separar las funciones financieras. la honradez. (1994. y desembolsos del efectivo. especialmente las que se refieren al recaudo del efectivo y al registro contable.5. custodia. atención y la dirección proporcionada por la alta dirección. M. la gestión y el modo que se asigna la autoridad. organización y desarrollo de su gente. la responsabilidad. con la finalidad de salvaguardar el efectivo y lograr una contabilidad más precisa”. p. es decir. se hace necesario. en consecuencia el control asegura el cumplimiento de metas y objetivos. A. la filosofía de gestión y estilo de operación. competencia y valores éticos del personal. Para concretar todas estas pautas. 3.72 Goxens. .

la filosofía. estos deben gestionarse. analizarse y controlarse. 3. la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. Evaluación de riesgos Consiste en la identificación de los factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. afronta una variedad de riesgos que deben analizarse para lograr los objetivos planteados. Estos riesgos están totalmente fuera de control del Auditor. cada institución o empresa. los clientes y las terceras personas relacionadas con la entidad. por lo que se hace necesario que el personal de la institución.73 El ambiente de control está dado por los valores. . Estos riesgos pueden ser: • Riesgos inherentes Se refieren a la posibilidad de que ocurran errores o irregularidades significativas antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. Cuando se identifican los riesgos. porque es propio de la operación del ente.2.5. los conozcan y se identifiquen con ellos. Desde las fuentes externas e internas. • Riesgos de control Existe el peligro de que los controles internos no detecten o eviten errores e irregularidades significativas en forma oportuna.

35). información. p. 45) “la responsabilidad de administración del riesgo debe monitorear los resultados de las actividades de derivados y el cumplimiento con los procedimientos y controles”. p. De acuerdo a Mantilla. De manera que se involucra el funcionamiento de toda la organización. p. mantenimiento de las competencias centrales. establecimientos de metas. análisis. citado en Menéndez. mejoramiento continuo. (2001. J. metodología. capacidad de generar respuestas. J. “los riesgos de mercado que se pueden administrar se deben valorar al menos mensualmente y en respuesta a los movimientos significativos del mercado y a los cambios en las actividades que exponen a la entidad al riesgo”. valor de accionistas. orientación a resultados. Además de las actividades diarias de monitoreo. 28). soluciones innovadoras. planeación interna. S. Wanda Wallace. procesos.74 • Riesgos de detección Se refieren al riesgo de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades significativas. (2001. pensamiento estratégico. toma de riesgos. fortalezas y debilidades derivadas de: estructura. . (2006. según Menéndez. y planeación de la sucesión”. Para evitar los diferentes tipos de riesgos. generación de incentivos. amenazas. “El foco de atención del control interno se debe centrar en resolver las diversas situaciones entendidas como oportunidades.

3. conciliaciones. comprobaciones. es decir el estudio y análisis de la forma en que conviene examinar las situaciones en cuanto a la oportunidad.3 Control de actividades de gestión Son políticas y procedimientos emitidos por la dirección que aseguran que las acciones de gestión sean llevadas a cabo. que pueden ser recursos propios o recursos de endeudamiento. eficiencia y eficacia.75 3.5.5. . Además brindan las medidas necesarias para afrontar los riesgos: como aprobaciones. de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades. Generalmente. ocurren a lo largo de la organización. siendo importante tener presente las decisiones de financiamiento que elija la empresa durante un período. Las políticas del control de las actividades de gestión. en todos los niveles y funciones. Las actividades de control incluyen una gama de actividades muy diversas. debe tener presente la decisión de inversión. aspectos que deben ser sujetos de control. procesar y comunicar la información al personal. revisiones.4 Información y comunicación Se utilizan para identificar. por lo que aseguran el cumplimento de los objetivos de la entidad. autorizaciones. la inversión está orientada al incremento del activo fijo.

segregación de deberes entre otros. por lo tanto la alta administración debe de transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestión y control que realizan cada una de ellas. Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios.5 Supervisión Es necesario un proceso que evalúa la calidad de desempeño del sistema de control interno a través del tiempo.5. evaluaciones separadas o una combinación de ambos. 3.76 La comunicación efectiva tiene que ocurrir en un sentido más amplio. se puede obtener información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomalía a la administración. . Las mediciones se realizan mediante actividades en proceso de verificación. fluyendo por toda la organización de desempeño. Igualmente. La supervisión comprende supervisión interna (auditoría interna) por parte de las personas de la institución y evaluación externa (auditoría externa) que la realizan entes externos de la entidad.

90). Las actividades de control. conciliaciones. 3. es decir. son estructurados para apoyar la calidad y las iniciativas de fortalecimiento. Estas acciones. objetiva y sistemática. El control interno es muy efectivo cuando los controles se basan en la infraestructura de la entidad y son una parte de la esencia de la institución. procedimientos y principios que regulan el control interno. verificaciones.5. por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes. efectúa la verificación y evaluación. revisión del desempeño de operaciones. bienes y operaciones institucionales. autorizaciones. (2001. acorde con Mantilla. evitando costos innecesarios y posibilitando respuestas rápidas en condiciones cambiantes. seguridad de activos y segregación de funciones. S. incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones. . Las actividades de control se dan a través de toda la organización. “incluyen políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las directivas administrativas. en todos los niveles y funciones”. de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos. por lo tanto. p.77 El sistema de control interno se entreteje con las actividades operativas del ente y por razones fundamentales de la empresa. mediante la aplicación de las normas.6 Actividades de control La acción de control es la herramienta esencial del Sistema.

técnicas e instrumentos administrativos en el proceso de obtención. . • Conseguir que el efectivo recaudado durante el día sea depositado. esto implica que no se trata de un simple procedimiento o política a ser desempeñada. incluyendo el señalamiento de responsabilidades que.78 Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes correspondientes. Sus resultados se exponen al titular de la entidad. el cual es efectuado por todas las personas de la organización. en forma exacta a las cuentas bancarias de la institución. salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal. concebida como la aplicación de métodos. 3. se hubieran identificado. los mismos que se formularán para el mejoramiento de la gestión de la entidad. al siguiente día. Para la realización de las acciones que concreten las metas y los objetivos previamente definidos. en su caso. a más tardar. y para el libramiento conste con las firmas de dos directivos autorizados. es básica la gestión.6 Roles y procesos Si el control interno es un proceso. es el proceso que está continuamente funcionando en todos los niveles. involucrando especialmente a los niveles directivos más altos. • Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre del beneficiario.

requiere necesariamente de los siguientes aspectos: .79 utilización y mantenimiento de los medios necesarios en una organización. El cumplimiento a cabalidad de los roles y procesos dentro una institución.

.(2006.44) Elaboración: Hna. Diseño Implementación Mejoramiento Evaluación/ Valoración Auditoría Supervisión Emisores de criterios/ estándares Alta gerencia/ consultores Alta gerencia/ staff Auditores Internos/ Externos Auditores Externos/ (Independiente) Autoridades de supervisión Fuente: Mantilla. S y Cante.80 GRÁFICO # 4 EL PROCESO Y LOS ROLES DE CONTROL INTERNO EN UN CONTEXTO DE CADENA DE VALOR. S.p. Rosario Meza.

Para Fernández Maestre. en una perspectiva estratégica.6.1 Diseño Esta actividad del sistema de control interno es. particularmente a partir de estándares internacionales”. si el diseño es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos. para una organización el diseño del sistema de control interno consiste en ajustar el criterio de control seleccionado a las necesidades características particulares de dicha organización. . (2005. D. El rol principal relacionado con el diseño corresponde a los emisores de los criterios estándares. siendo importante que participen todos los involucrados en la organización. como referentes comunes y con altas dosis de objetividad. por lo tanto. En particular. y la alta dirección.81 3. 38). la actividad más importante y clave. p. la clave en el diseño del sistema de control interno “está conduciendo a subrayar la importancia de los criterios de control. Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que les parecen a cada quien sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones. Por lo tanto.

las razones para ello y la metodología asociada con el mismo. Ello puede hacerse sin mayores problemas en las entidades pequeñas y en algunas medianas. J. La capacitación a los máximos niveles directivos como al personal clave en la organización. cada etapa tiene su funcionalidad específica. en la de interés público (particularmente mercados de capital: financieros y de valores). . 3. La responsabilidad de esta actividad recae en la alta dirección. en la actividad de implementación. (2005.6. en plazos prudentes el diseño de control interno aprobado. 38) “El asunto clave. En ocasiones las organizaciones compran diseños de sistemas de control interno. es la coherencia y la alineación entre el criterio seleccionado y la metodología asociada con el mismo. es usualmente el primer paso. lo que constituye un gran error.82 La importancia de este es tal. Otra práctica común. Sin embargo en las grandes y. Para Escamilla. respecto del criterio de control seleccionado. con la finalidad de responder con mayor acierto a las obligatoriedades legales o a las modas.4 Implementación Esta actividad consiste en poner a funcionar. normalmente a través de consultores externos. sobre todo. es que la alta dirección delegue el asunto en un comité. que para mucho las actividades restantes se recogen en una sola: análisis del sistema de control interno. p. pues el diseño es propio de cada institución.

En la auditoría de los estados financieros se han introducido modificaciones importantes. por lo que. “no existe ningún sistema de control interno que sea carente de error. La evaluación del sistema de control interno seguirá siendo la causa de su incorporación en los estándares/normas de auditoría generalmente aceptadas. De acuerdo a Rodríguez.5 Mejoramiento Esta actividad se basa en que el mejoramiento consiste en un accionar continuo. ha sido práctica tradicional que los sistemas de control estén sometido a evaluaciones. p. .83 3. 3. la consolidación del sistema de control interno es un asunto que se da paulatinamente. con el paso del tiempo. esta actividad involucra dos roles importantes y diferentes: “Los auditores internos. 98). Para Díaz-Fáes.6 Evaluación/valoración Esta actividad es la que mayor éxito ha tenido.6. 35). (2004. p.6. por consiguiente conviene su mejoramiento continuo”. quienes valoran el control interno para ayudar a la administración en sus actividades. R. (2004. pero no se han eliminado la evaluación del control interno. C. y los auditores externos usan la evaluación para determinar el alcance de las pruebas de auditoría”.

84 como un medio para determinar el alcance de las pruebas de auditoría y como objeto de informes destinados a la institución. que deben realizar las autoridades de supervisión. que se denomina criterio de control. monitorear su funcionamiento y sancionar cuando no se cumplen.7 Auditoría Esta actividad es extremadamente nueva.6. 3. 3. . Lo nuevo. • La administración tiene que hacer una evaluación del sistema de control. involucra que esta actividad tenga carácter obligatorio en entidades. 43).8 Supervisión Se refiere principalmente a cuál es el rol de las actividades de control en concordancia con el control interno. p. la valoración que a partir de un criterio de control realiza la administración principal. es que: • “Se precisa que tiene que existir un referente externo. • La auditoría del control interno se convierte en un asunto de interés público”. según Escamilla. pues implica someter a examen independiente a cargo del auditor de la institución. • El responsable del control interno es la administración principal. J. (2005.6.

tal como lo prescribe el artículo 21 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. sea sujeto de acciones de control por los estamentos superiores. Como resultado de las acciones de control efectuadas.6.85 3. debiendo rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante el público por los fondos o bienes encomendados a su cargo y/o por la ejecución de una misión o cumplimiento de un objetivo. Antes de cerrar el informe de parte de las autoridades que auditan las finanzas de una institución. Cuando este personal. la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos. la comisión que audita emitirá los informes respectivos con el debido sustento técnico y legal. constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas por dichos informes.9 Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control El personal encargado de las funciones financieras debe regirse por lo prescrito en el manual de control interno de su entidad. salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias. será realizada con la finalidad de medir el desempeño de los mismos en sus cargos. . le incumbe a la más alta autoridad de la entidad a la que pertenece y al directorio. deberán ser notificados previamente. deberán otorgar al personal responsable comprendido en ellas. La evaluación del adecuado desempeño de los funcionarios.

de acuerdo a la gravedad del caso. y. las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a Ley (artículo 15). rubrican la . 3. En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el artículo 47 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (2002. se aplicarán las siguientes sanciones: a) Amonestación escrita. sean éstas de naturaleza administrativa funcional. respecto a éste en su caso por el organismo o sector jerárquico superior o por ley.7 Análisis de la importancia de la aplicación del control interno El control interno entendido como el conjunto de procedimientos. aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada. adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción. e iniciarán. ante el fuero respectivo. b) Suspensión sin goce de remuneración de treinta a noventa días. seguridad y orden en la gestión financiera contable de la institución. civil o penal. d) Destitución. p. Las acciones se imponen por el Titular de la entidad y. 6). directrices y planes de organización que tienen por objeto asegurar eficiencia. c) Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses. políticas.86 Cuando en el informe respectivo se identifiquen las responsabilidades.

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importancia de su aplicación, ya que garantizan la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. De esta manera, se asegura que las operaciones se realizan de acuerdo con las normas y políticas señaladas por la administración, teniendo presente las regulaciones del Estado.

Se debe resaltar también que este control interno contable no sólo se refiere a normas de control con fundamento puramente contable, sino también a todos aquellos procedimientos que se relacionan con la situación financiera o con el proceso informativo, como autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios, entre otros.

Si el control interno es efectuado por los directores y la administración principal, y participa todo el personal involucrado en esta área, se va a conseguir no sólo el conocimiento del estado de las finanzas sino que los beneficios sean colaterales, acrecentándose principalmente el desempeño de las funciones encomendadas a cada empleado, ya que se manejarán procedimientos y procesos administrativosfinancieros acordes con los estipulados en el Manual de Control Interno, reduciéndose el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos.

Si se procede de esta manera se alcanzará eficiencia en la organización, elevándose la eficacia en el cumplimiento de las políticas establecidas por los administradores de la empresa y en la ejecución de las operaciones.

El control interno asegura el cumplimiento de los objetivos, el logro del objeto social y la concreción de la visión. El cumplimiento cabal de las obligaciones,

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asegurará transparencia en el manejo de las finanzas de la organización, lo que conlleva a la elevación del prestigio institución y del grado de servicio que presta a la comunidad.

3.8 3.8.1

Normas de Contabilidad Normas Internacionales de Contabilidad, NIC y las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad, NEC

Todas estas normas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de todo el mundo. Hasta 2001 se han emitido 41 NIC. Los países latinoamericanos, entre ellos los del Pacto Andino, han efectuado adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos aplicables a cada país.

En Ecuador se han emitido 27 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) que, conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos, regularán el registro y control contable, la elaboración y presentación de estados financieros, A continuación se presentan varias NEC con referencia a las NIC

NEC 1 Presentación de estados financieros

Ref. NIC 1 Presentación de estados financieros.

El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito general, para asegurar la compatibilidad con los estados financieros de periodos anteriores de la misma empresa y con los estados

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financieros de otras empresas, porque esta Norma se aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y compañías.

“Las entidades sin fines de lucro, del gobierno y otras del sector público que procuren aplicar esta Norma pueden necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los estados financieros y para los estados financieros en sí mismos. Tales entidades también pudieran presentar componentes adicionales de los estados financieros”. Federación Nacional de Contadores del Ecuador. (1999, p)

NEC 4 Contingencia y sucesos que ocurren después de la fecha del Balance

Ref. NIC 10 Contingencias y Hechos Ocurridos después de la Fecha del Balance

Esta Norma debe aplicarse en la contabilización y revelación de contingencias, y sucesos que ocurren después de la fecha del balance. “Se requieren ajustes del activo y pasivo por hechos que ocurren después de la fecha del balance y que suministran información adicional para determinar las cifras relacionadas con las condiciones existentes a la fecha del balance. Por ejemplo, puede hacerse el ajuste por la pérdida del saldo de un cliente cuya quiebra es declarada después de la fecha del balance” (Corporación Edi-Ábaco Cía. Ltda. p.5)

NEC 8 Reportando información financiera por segmentos

Ref. NIC 14 Información financiera por áreas.

El objetivo de esta norma es establecer los principios para el reporte de la información financiera por segmentos: Información acerca de los diferentes tipos

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de productos y servicios que una empresa produce, y de las diferentes áreas geográficas en las que opera para ayudar a los usuarios de los estados financieros.

NEC 9 Ingresos

Ref. NIC 18 Ingresos

El ingreso es reconocido cuando es probable que haya un flujo de beneficios económicos futuros hacia la empresa, y que estos beneficios económicos puedan ser cuantificados confiablemente; es de decir a la entrada bruta de beneficios económicos durante el período que se originan en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, incluye sólo las entradas brutas de beneficios económicos recibidos y por recibir por la empresa en su propio beneficio.

NEC 11 Inventarios

Ref. NIC 2 Inventarios.

El objetivo de esta norma es prescribir o señalar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histórico. Esta norma proporciona guías prácticas sobre la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida cualquier disminución de su valor neto de realización.

la depreciación puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de las operaciones de esas empresas. Los temas principales son: el momento indicado de reconocimiento de los activos. NEC 13 Contabilización de la Depreciación Ref. se reducirá el importe en libros del mismo. El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable para la propiedad. mediante cargos a resultados por depreciación. Por la utilidad que dan los bienes de plantas y equipos. NIC16 Propiedad. . planta y equipo. van disminuyendo los beneficios económicos incorporados a un activo.91 NEC 12 Propiedades. la determinación de sus valores en libros. Por consiguiente. planta y equipo. planta y equipo Ref. los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación con ellos y la determinación y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en libros. NIC 16 Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas empresas. con el fin de reflejar dicho consumo.

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NEC 15 Contratos de construcción

Ref. NIC 11 Contratos de construcción.

El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable de los ingresos y costos asociados con los contratos de construcción.

NEC N-18 Tratamiento contable de las inversiones

Ref. NIC 40

Se refiere al tratamiento contable de las inversiones de los estados financieros de las empresas y a los requerimientos de valor relativo.

NEC N-25 Tratamiento de los activos intangibles

Ref. NIC 38

Describe el tratamiento de los activos intangibles y su registro obligatorio solamente en casos en los que se cumplan tres criterios elementales:

1) que el activo sea perfectamente identificable; 2) que la empresa posea control sobre el recurso en cuestión y, 3) existencia de beneficios económicos futuros.

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NEC N-26 Provisiones del activo y pasivo

Ref. NIC 37

Su objetivo es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el reconocimiento y la medición de las provisiones, activos y pasivos de carácter contingente.

3.8.1.1

Aplicación de las Normas Internacionales Financiera, NIIF en el Proceso Contable

de Información

Los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados son reglas y procedimientos necesarios para definir la práctica de contabilidad aceptada en un período determinado. Con el proceso de globalización de la economía e inversiones directas e indirectas tras fronteras, se ha visto la necesidad de optimizar y ajustar los informes financieros en todo el mundo y formular y publicar normas de contabilidad para ser observadas en la preparación de estados financieros.

El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, IASC es la entidad privada independiente que tiene por objetivo lograr uniformidad en los principios y normas de contabilidad que son utilizados por los negocios y otras organizaciones en la información financiera alrededor del mundo.

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Las Normas Internacionales de Contabilidad que se conocen con las siglas NIC y NIIF elaboradas por el International Accounting Standord Board Board, IASB2.

Los Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, también conocidas por sus siglas en inglés como IFRS, International Financial Reporting Standard, son unas normas contables adoptadas por el IASB, institución privada con sede en Londres. Constituyen los Estándares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual del Contable, ya que en él se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es aceptable en el mundo.

Al 28 de marzo de 2008, alrededor de 75 países han optado el uso de las NIIF, o parte de ellas. Otros muchos países han decidido adoptar las normas en el futuro, mediante su aplicación directa o mediante su adaptación a las legislaciones nacionales de los distintos países.

Los cambios que manifiesta el mundo actual en razón de la internacionalización de la economía, unidos a los requerimientos de información de las empresas en un mercado altamente competitivo, en el cual, la eficiencia es factor fundamental del éxito, señalan la importancia de las normas internacionales de contabilidad y la necesidad de su adecuación al interior de cada país.

Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre de "Normas Internacionales de Contabilidad" NIC y fueron dictadas por el IASC International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB. Desde abril 2001, año de constitución del IASB, este organismo adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a las nuevas normas "Normas Internaciones de Información Financiera" NIIF

2

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Tales normas se consideran fundamentales para comercializar

en un mercado

abierto dentro de una base homogénea y con parámetros sólidos, que le brinden seguridad a quienes interactúan con los entes económicos, a efecto de que los usuarios de la información, posean elementos de juicio estructurados desde un sistema de información contable nacional configurado a partir de las normas internacionales de contabilidad.

Es por ello que para participar en esta área, los trabajos deberán concentrarse en elaborar un planteamiento que permita recoger las normas internacionales y su utilización en el nivel nacional, reconociendo mediante un modelo estructural las diferencias que deben ser asimiladas en el orden nacional de cada país.

Los miembros del IASC consideran que la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad, por los diferentes países, más la pertinente revelación respecto al cumplimiento de las mismas, tendrá un efecto importante a través de los años. Mejorará la calidad de los estados financieros y se obtendrá un grado cada vez mayor de comparatividad. La credibilidad y, por consiguiente, la utilidad de los estados financieros se verá acrecentada en todo el mundo.

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad se encuentran generalmente armonizadas, con las Internacionales, no tienen mayores diferencias, quizás en algunos casos en las NIC, se engloban un poco más los términos, Pero en ciertos conceptos hay semejanzas que son muy importantes para el fin que persigue la contabilidad, como es dar una exacta y servible información a los usuarios, con la mayor claridad y eficacia posible.

Registro Oficial 498. 31 XII . necesariamente reflejarán más razonablemente la realidad económica de los negocios de cualquier entidad. Registro Oficial 498.2008 A partir del 1 de enero del 2011 aplicarán las NIIF las compañías que tengan activos totales iguales o superiores a US $ 4’000. las compañías y las empresas creen que habrá beneficios a largo plazo. las compañías y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores.” Registro Oficial 498.00 al 31 de diciembre del 2007. “La aplicación obligatoria de las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” por parte de las compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías se aplicarán a partir del 1 de enero del 2010.000. así como todas las compañías que ejercen actividades de auditoría externa. 31 XII .2008 . 31 XII-2008 Aplicarán a partir del 1 de enero del 2012: Las demás compañías no consideradas en los dos grupos anteriores. Los estados financieros preparados bajo las NIFF.96 La conversión a las NIIF provee la oportunidad de evaluar lo sistemas y optimizar los controles internos.

DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS .CAPÍTULO IV 4.

Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” Con el propósito de diagnosticar el sistema de Control Interno que se maneja en la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta.1 . ya que el Departamento de Colecturía. se procedió a la aplicación de encuestas y entrevistas al personal directivo. datos que han permitido conocer la realidad actual en la que se desenvuelve este departamento y planear la proyección ideal enmarcada en las. puesto que ha tenido como objetivo el ordenamiento de la Institución. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS 4. . administrativo y del Departamento de Colecturía de la Institución. ha respondido exclusivamente a funciones constructivas o estructurales. respecto de la estructura financiera y contable se obtuvo lo siguiente: la Unidad Educativa “Stella Maris”.98 4 . las Normativas Contables. Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC). las Leyes Tributaria. Ley del Régimen tributario y la Ley de Educación y su Reglamento para alcanzar eficiencia y efectividad en el funcionamiento del Departamento Contable y por ende el desarrollo y servicio que presta la Institución. se rige por las leyes emitidas en la Ley Educación del Ecuador. se enmarca dentro de la estructura funcional de organización. Leyes Laborales las que determinan el manejo financiero de la Institución Educativa. Acorde con los resultados.

pues ésta facilita datos para guiar la correcta gestión administrativa y que la contabilidad los registra bajo normas técnicas. p.99 El Manual de Control Interno del Área Contable. emitidas con la finalidad de proteger los bienes y personas que laboran en el establecimiento educativo. Las funciones coordinativas. funciones que se complementan con las de gestión. funciones de previsión y funciones coordinativas. supervisión. Las funciones de previsión. labor que involucra el manejo de los libros auxiliares y las estadísticas. A. y Goxens. de igual manera se requiere la labor de síntesis que recae en las cuentas y el balance. con la finalidad de poder estudiar con detalle preciso las operaciones.. teniendo como características ser registrativas. Las funciones de dirección. con el propósito de facilitar el desarrollo eficiente de las funciones anteriores. debe responder a una estructura funcional dinámica. desglosando y clasificando acorde a criterios adecuados. presupuestarias y de investigación. las partidas de las cuentas. 18) “el objeto de esta estructura funcional es el desarrollo ordenado de toda la actividad propia de la empresa” misma que debe involucrar las funciones de dirección. . M. La estructura contable se debe fundamentar en el proceso de registro contable. prioriza realizar el mando efectivo de la institución. ya que como lo señala Goxens. fiscalización. de manera que se posibilite la puesta en práctica de las disposiciones establecidas por las funciones constructivas. siendo necesario una labor de análisis. constituido por las sucesivas labores que requiere la contabilidad. de control. (2002.

pero a la vez flexible. que operen en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia el éxito presente y futuro.2 Características del departamento contable Según el criterio del personal que labora en la colecturía de la Institución la principal característica de este departamento. es que en la actualidad se cumple con las disposiciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. pero.100 El manejo eficiente de los procesos contables. con procesos y procedimientos ágiles dentro del marco de políticas y objetivos claros. 4. recauda con diligencia los fondos y asignaciones del establecimiento. puesto que este Departamento al ser el encargado de llevar las finanzas. instituciones u organizaciones a partir de una organización sólida. con personal preparado y comprometido. permitirá a la institución alcanzar los resultados deseados y el cumplimiento de las metas y objetivos trazados con antelación. pero si envía las sugerencias respectivas. se responsabiliza de los bienes y recursos presupuestarios del establecimiento educativo. presenta al Consejo Regional y a la Économa Regional de manera semestral. La Colecturía realiza los egresos que sean debidamente justificados. el informe del estado financiero y las necesidades . no participa en la elaboración de la proforma del presupuesto del plantel. debido al sistema de organización interna que posee la Congregación religiosa. es importante relievar que el manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las empresas. y con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educación.

son emitidos por la dirección y consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimento de los objetivos de la institución. Por lo tanto.101 presupuestarias. visitan el plantel educativo para conocer en la fuente los datos requeridos y proporcionar un asesoramiento directo al personal encargado del manejo de las finanzas. pero siempre guiado por la misión que toca cumplir u orientado por la visión que se aspira alcanzar. para el efecto el departamento de Colecturía. suprimir o incrementar las asignaciones económicas.3 Funciones y procedimientos En la Unidad Educativa “Stella Maris”. el control interno es ejercido por la superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. respecto de las medidas que se hace necesario implementar para afrontar riesgos. organismo que será el encargado de dictaminar aciertos y errores. y que son acatados por todos los establecimientos de la Congregación. . Cuando se considera que el informe requiere un estudio más amplio. se preocupa también del cumplimiento de los principios y valores que orientan a la Congregación. los procedimientos de control que se aplican en la Unidad Educativa. introducir cambios. la titular de la superioridad que regenta la congregación o su delegada. 4. presenta mensualmente el informe contable para su correspondiente revisión.

Aplicado al departamento financiero significaría que involucra los procesos contables relevantes. Fase 3: El diseño de solución a las brechas de control. “los procedimientos de control interno involucran a toda la cadena de valor: mediante una metodología que involucra 4 fases”: Fase 1: Cadena de valor. S. . p. Fase 4: Implementación de solución a las brechas de control. la valoración y los requerimientos de información financiera. que atañe a riesgos y controles críticos. 18). Estas dos últimas fases dan como resultado ventajas de control permitidas. el diseño de los controles y la efectividad de la operación de los controles. controles a nivel de actividad.102 Siguiendo a Cante. Fase 2: Documentación. (2006.

FASE 4 p. VENTAJAS DE CONTROL PERMITIDAS Fuente: Cante. (2006. 18) Riesgos Diseño de Controles Efectividad de Controles FASE 3 DISEÑO DE SOLUCIÓN A las Brechas de Control Elaboración: Hna.103 GRÁFICO # 5 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO FASE 1 CADENA DE VALOR Procesos Contables Información Financiera Controles a Nivel de calidad FASE 2 DOCUMENTACIÓN Fuente: Cante. Rosario Meza .(2006. S. Rosario Meza. Rosario Meza. (2006. p. IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN Fuente: Cantes. 18) Elaboración: Hna. S.p.18) Elaboración: Hna.

18). Los fuertes controles operacionales ayudan a crear sólidos controles financieros. (2006.” Por lo tanto. la tesorería. procesos. siendo necesario. El propósito. p. debe ser. y Cante. la gestión de bienes. fundamentos claves para entender y aplicar lo relacionado con el control interno. incluye también la aplicación de las normas técnicas de control interno específicas para la contabilidad. p. que se apliquen todos los componentes del control interno. Los fundamentos básicos que regirá el área contable serán: Principios. el manejo del presupuesto. el recurso humano. Propósitos y fines El propósito fundamental del sistema de Control Interno de la Unidad Educativa “Stella Maris”. S. S. como lo puntualiza Cante. (2006.4 . “pasar de un sistema basado exclusivamente en reglas a un sistema basado en principios y orientado a objetivos”. el procesamiento automático de datos. las inversiones en proyectos y programas de la organización institucional. los que deben ser incluidos en el manual de control interno. S. se vuelve imprescindible el cumplimiento legal más allá de lo legal. Teniendo presente a la Sarbanes-Oxley (2006. 42). tal como lo señalan Mantilla. De manera inversa.104 4. roles. . las operaciones inefectivas de las cadenas de suministro no sólo direccionan ineficiencias sino que también generan la probabilidad de declaraciones financieras equivocadas. p. 15): “Las organizaciones se ven limitadas para producir reportes financieros exactos y confiables cuando se perjudica la integridad de las operaciones.

que demuestran honradez y responsabilidad del personal del departamento de colecturía. • Cumplimiento cabal de lo prescrito por la Dirección del establecimiento educativo y de la Superioridad de la Congregación de Oblatas de San Francisco de Sales. Normas de Ecuatoriana de Contabilidad y de la Ley de Educación y su Reglamento. .1 Fortalezas • Acatamiento de los artículos pertinentes del Reglamento de la Ley Orgánica y Régimen Tributaria. • Aplicación de varios principios del control interno. como: • Buenas relaciones interpersonales entre el personal del departamento. las autoridades del plantel y los usuarios. • Presentación mensual de informes al Consejo Regional y cuando el caso lo requiera. dio como resultado la detección de los siguientes aspectos: 4.5 ANALISIS FODA El diagnóstico del sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. • Asesoramiento directo de la Ecónoma Regional y de su Consejo para el cumplimiento de las normas de contabilidad y las leyes tributarias. • Manejo cuidadoso de los libros de contabilidad y de los procesos contables conocidos.105 4.5.

5. ANSEDES. • Acceso a consulta de libros actualizados de control interno y a la revisión de documentos en la red de Internet. facilitando el funcionamiento del departamento financiero.2 Oportunidades • Asistencia a seminarios de actualización dictados por organismos Federación gubernamentales. • No se dispone de un plan de organización de los procesos contables. Leyes Laborales.106 • Se posee un sistema informático acorde a las concepciones. oportuna y transparentar sus acciones. del Estado Distrito Manabí. entre otros. • No se conocen ni manejan los Nuevos Instrumentos Financieros del control interno. que regulan todos los procesos contables. 4. Establecimientos de Educación Católica FEDEC . 4. .5. (Asociación Nacional de Supervisores Escolares). Dirección Provincial de Educación de Manabí. como el Ecuatoriana de Servicio de Rentas Internas.3 Debilidades • El departamento de Colecturía no dispone de un Manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes económicos de una manera ágil.

corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones de su sistema financiero. • Eventual participación de las autoridades del plantel para un control interno contable efectivo. tiene como misión transparentar el proceso contable. un sistema de control interno efectivo y eficiente. lo que no permite la rotación de puestos. con el fin de garantizar que la información financiera.6 Misión En el aspecto financiero la Unidad Educativa “Stella Maris”.5. • Los incesantes cambios del mundo globalizado afectan a las regulaciones que a nivel nacional se determinan. económica y social cumpla con las normas conceptuales. técnicas y . 4. lo que involucra todas las actividades. operaciones y actuaciones contables. por lo que la misma persona debe asumir diferentes responsabilidades.107 • Escaso personal en el Departamento Contable. que incluso podrían llevar a una crisis operativa. afectándose las decisiones de gestión.4 Amenazas • La desvinculación de sistemas actuales de control interno retrasan y ponen en peligro las actividades contables. 4. • Al no poseer la Unidad Educativa Stella Maris. que perjudicarían los resultados de sus actividades.

eficacia y eficiencia.8 Políticas y Estrategias • Fortalecer el compromiso de los demás colaboradores frente al proceso contable. como base de la transparencia. así como la administración de la información y los recursos. dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a los objetivos previstos. aplicar un control interno integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Congregación de Oblatas San Francisco de Sales.. se realicen de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes.7. orientado a las necesidades y el cumplimiento del Objeto Social. operaciones y funciones. • Prescribir políticas que determinen por escrito los procedimientos de recaudo. • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. 4. • Definir un estilo de gestión responsable en el área contable. 4. y prescritos en el manual de control interno. para alcanzar eficacia y eficiencia. Visión La Unidad Educativa “Stella Maris” tiene como visión en el aspecto financiero. . con el fin de procurar que todas las actividades. hacia el logro de sus objetivos. custodia y desembolsos del efectivo.108 procedimentales establecidas en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las NIIF.

analizarse y controlarse.109 • Actuar preventivamente para identificar los factores que podrían hacer que la entidad no cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifican los riesgos. • Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado. estos deben gestionarse. . misionales y de evaluación. • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos.

Rosario Meza. Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza. f 2 3 2 % 28.8 Ley de Régimen Tributario Interno 28.6 42.9.8 28.1 Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II) CUADRO # 4 ESTRUCTURA FINANCIERA ESTRUCTURA FINANCIERA Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad. .6 GRÁFICO # 6 ESTRUCTURA FINANCIERA               28.6 Normas Ecuatorianas de Contabilidad Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de sales Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. NEC Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.110 4.6 42.9 Resultados de la investigación 4.

8% opinan que el departamento financiero se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. el 42.6% expresa que la Ley de Régimen Tributario Interno rige el movimiento contable. Como se aprecia en los datos el mayor porcentaje del personal administrativo se ha cerciorado que el Departamento de Colecturía se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. que lleven a la organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones . el 28. de manera que se obtiene fiabilidad de la información financiera y operativa. advertir errores e irregularidades de manera oportuna. las que especifican de manera acertada como debe llevarse la contabilidad para conocer los estados financieros de la Institución educativa. NEC. que a su vez tiene como sustento las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Se debe también recalcar que un porcentaje significativo ha opinado que el movimiento contable está sujeto al reglamento de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.6% consideran que el establecimiento educativo en el aspecto financiero y contable se maneja. por el reglamento y modelo contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales e igual porcentaje 28.111 Acorde a la opinión del personal administrativo que labora en la Unidad Educativa “Stella Maris”. con la finalidad de proteger los recursos de la entidad.

3% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .7 14.112 CUADRO # 5 ÁREA FINANCIERA ÁREA FINANCIERA Si No f 6 1 % 85.3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 7 ÁREA FINANCIERA 85.7% 14.

así mismo almacena.7% del personal administrativo que se le hizo la encuesta. procesa. distribuye. ya que las nuevas técnicas contribuyen a que la información contable se mueva de una manera más rápida y fácil. Mientras que para el 14.3% del personal que se le hizo la encuesta no utiliza tecnología informática.113 Para el 85. el Área Contable y financiera de la Institución sí utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones. . analiza la información y agiliza el proceso para una toma de decisiones y pone a disposición la información para el momento que sea requerida.

114 CUADRO # 6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL Si No f 0 7 % 0 100 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza GRÁFICO # 8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL 100% Si 0% No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza .

115 El 100% del personal administrativo señala que no existe un organigrama funcional en el Departamento Contable-financiero. carece de un sistema de organización y por cierto las asignaciones de trabajo del personal contable. . los cargos en el área de contabilidad. incurriendo en la misma persona. así lo confirman las respuestas a las preguntas realizadas.

Rosario Meza. . GRÁFICO # 9 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Si No 100% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza.116 CUADRO # 7 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS MANUALES DE f PROCEDIMIENTOS Si No 0 7 0 100 % Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna.

carece del proceso que logra los objetivos propuestos. . Así lo indican las respuestas en un 100% en la encuesta que se hizo al personal administrativo.117 La Institución no posee un manual de procedimiento que satisfaga las necesidades y expectativas del Departamento Contable-Financiero.

8% Presidiendo la comisión de control interno 14.2% Integrando la comisión de Control Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. GRÁFICO # 10 DEPARTAMENTO CONTABLE 85. .8 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza. Integrando la comisión de control interno. f 1 6 % 14.2 85. Rosario Meza.118 CUADRO # 8 DEPARTAMENTO CONTABLE DEPARTAMENTO CONTABLE Presidiendo la comisión de control interno.

redundando en la marcha acertada de la Unidad Educativa Stella Maris. lo que beneficia la ejecución en el Departamento Financiero. expresó que a ella le atañe presidir la Comisión de Control interno.8% del personal administrativo opinó que participa en el control interno siendo parte de la comisión. siendo positivo para el desenvolvimiento eficiente del Departamento Contable. realizando la actividad que ha sido asignado por el Consejo Directivo. la Hermana rectora. . 14. responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento general de la Ley de Educación del Ecuador.119 El 85.2%.

1% 28.120 CUADRO # 9 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO Previo Concurrente Posterior f 2 4 1 % 28. Elaboración: Hna.3 Previo Concurrente Posterior Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza. Elaboración: Hna.3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. GRÁFICO # 11 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO 57.6 57.6% 14. Rosario Meza.1 14. .

El 14. que equivale a 57. debiéndose enviar la misma.1%. .121 El criterio de 4 personas del nivel administrativo. La compra está sujeta a las normas especificadas en las Leyes de la Contraloría del Estado y las Normas de Contabilidad. expone que la modalidad de control interno que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa Stella Maris es el control concurrente. están sujetas a la decisión del Consejo Local.6 % considera que la modalidad de control interno que se efectúa es el control previo. al Consejo Regional para su correspondiente aprobación. hasta determinado monto. el Consejo Regional. han cumplido con las exigencias necesarias.3 % del personal administrativo manifiesta que se aplica el control posterior. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando. realiza una auditoría en la que verifica si las compras realizadas. En realidad las adquisiciones. aspectos que avalan la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas. puesto que al finalizar el año lectivo. De igual manera el 28.

. Elaboración: Hna.122 CUADRO # 10 PRESUPUESTOS ANUALES PRESUPUESTOS ANUALES Si No f 7 0 % 100 0 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. GRÁFICO # 12 PRESUPUESTOS ANUALES 100% 0% Si No Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

resulta clave para la administración financiera. La asignación presupuestaria será conforme al presupuesto de ingresos y egresos para cada ejercicio fiscal. . El presupuesto que constituye una buena base para la contabilidad y transparencia.123 Con seguridad el personal administrativo confirma en un 100% que si se preparan los presupuestos anuales.

3 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.9.(Anexo II) CUADRO # 11 TRABAJOS CONTABLES TRABAJOS CONTABLES Si No A veces f 2 1 % 66.7% 33.7 33. Rosario Meza. Elaboración: Hna. GRÁFICO # 13 TRABAJOS CONTABLES 66.3% Si No A veces 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.124 4. Elaboración: Hna Rosario Meza .2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento contable: Referente a la colecturía/ tesorería.

puesto que las normas favorecen el trabajo contable y facilitan el control interno del movimiento económico de la Entidad. Por el contrario el 33. estima que las actividades contables que se efectúan en la Unidad Educativa Stella Maris se rigen por las Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana.7% del personal que labora en el Departamento Contable. lo que se considera altamente significativo.125 El 66.3% considera que estas normas solo se las aplica a veces. .

3 66. GRÁFICO # 14 RESPONSABILIDADES CONTABLES 66. Elaboración: Hna.3% Todos ellos 0% 0% Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. . Rosario Meza.126 CUADRO # 12 RESPONSABILIDADES CONTABLES Responsabilidades contables Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances Todos ellos f 1 2 % 33.7% Llevar registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances 33. Rosario Meza.7 Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.

127

La Colecturía o Departamento Financiero, según la opinión del 66.7 % del personal que labora en esta dependencia, expresa que las responsabilidades son múltiples, incluyendo llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos, en los que se incluyen: los roles de pago al personal que labora en la Institución, los gastos por inversiones, los ingresos por venta de uniformes de cultura física y el pago de pensiones; efectuar las declaraciones tributarias del Servicio de Rentas Internas; elaborar mensualmente los balances presentando los respectivos informes a la Ecónoma Regional; para el 33.3 %, elaborar balances constituye la principal responsabilidad del

personal del Departamento Contable.

128

CUADRO # 13 CONCILIACIÓN BANCARIA

CONCILIACIÓN BANCARIA

f

%

Mensual
Con otra periodicidad Anual

2 1

66.7 33.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 15

CONCILIACIÓN BANCARIA

66.7% 33.3%

0%

Anual Mensual

Mensual

Con otra periodicidad

Anual

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educ. Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza.

129

Como resultado de la encuesta el bancaria

66.7% establece que

la conciliación

se verifica mensualmente, porque la conciliación bancaria es un

proceso de análisis y de investigación y aclara por las cuales el saldo que muestra el estado de cuenta mensual no coincide con el saldo que revela los libros del banco. A final de cada mes el banco suele enviar a sus cuentas correntistas un estado de cuentas en el que especifica todo el movimiento registrado; como hay operaciones en los libros de la Institución sin registrar en los bancos no concuerdan en sus saldo y viceversa, por esta razón se hace la conciliación bancaria.

Para el 33,3%, solo se hace la conciliación bancaria anualmente, periodo demasiado largo para verificar lo saldos en los libros del banco con el estado de cuenta.

130

CUADRO # 14 ARQUEOS DE CAJA

ARQUEOS DE CAJA

f

%

Diariamente Semanal Mensual Anual

1 2 -

33.3 66.7 -

Fuente: Encuesta a personal de la Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboración: Hna. Rosario Meza.

GRÁFICO # 16 ARQUEOS DE CAJA

66.7%%

Diariamente 33.3% Semanal Mensual Anual 0%

0%

Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza

7% garantiza que el arqueo de caja debe realizárselo mensualmente para confrontar el saldo de caja. la conformidad y efectividad material de dicho saldo en sus componentes que los amparan al saldo que se indica en el libro. . Sin embargo el 33.131 El 66.3% afirma que el arqueo de caja se debe efectuar cada semana para argumentar al saldo que señala el libro de caja.

Stella Maris Elaboración: Hna. Rosario Meza. . GRÁFICO # 17 INFORMES FINANCIEROS 100% Siempre A veces Nunca 0% 0% 1 Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ. Elaboración: Hna.132 CUADRO # 15 INFORMES FINANCIEROS INFORMES FINANCIEROS Siempre A veces Nunca f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. Rosario Meza.

133 Todo el personal del departamento contable-financiero afirma en el 100% que sí realizan los informes del movimiento contable de manera mensual. los que son presentados a la Ecónoma Regional para su respectiva revisión y aprobación. . esto asegura la confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectúan en las operaciones contables.

Elaboración: Hna.134 CUADRO # 16 PAGOS AUTORIZADOS PAGOS AUTORIZADOS Siempre En ocasiones f 3 - % 100 - Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educativa Stella Maris. GRÁFICO # 18 PAGOS AUTORIZADOS 100% Siempre 0% En ocasiones Fuente: Encuesta a personal de Colecturía de la Unidad Educ. Rosario Meza. . Stella Maris Elaboración: Hna Rosario Meza.

.135 La respuesta del personal contable-financiero es afirmativa en un 100%. siempre que se hace un pago es previamente autorizado por el Consejo Directivo. si es más elevada la cantidad se espera la autorización del Consejo Regional.

puesto que al término del año lectivo el Consejo Regional realiza una auditoría para verificar las inversiones efectuadas. Comprobación de objetivos. que las responsabilidades son múltiples.10. se preguntó: ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del Departamento Financiero?. respondiendo el 66.136 4. se preguntó al confirmaron personal administrativo.7 % del personal administrativo. efectuar conciliación bancaria de manera mensual . apoyar . arqueo de caja y para el 100% de empleados la presentación de informes a la Ecónoma Regional. las declaraciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas. en menor porcentaje. puesto que se deben llevar al día los registros de ingresos y egresos económicos. 14% expresaron que se aplica el Control Posterior. Para el cumplimiento del segundo objetivo: Analizar las operaciones financieras que se llevan a cabo en el Área Contable. El objetivo No 3: “Identificar las estrategias y principios de la administración financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos. quienes que la modalidad que generalmente se efectúa en la Unidad Educativa “Stella Maris” es el Control Concurrente. Para el cumplimiento del primer objetivo específico: Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos económicos en la institución. De esta manera el objetivo No 2 fue cumplido. como los roles de pago al personal. actividades contables que garantizan el buen manejo del movimiento económico de la Institución.

Otra estrategia . trabajando siempre el Área Contable con la orientación del cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”. el Departamento Contable se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. puesto que siempre se acatan las disposiciones reguladas por los principios contables.8% del personal administrativo sostuvo que. fue que la Institución Educativa no dispone del Manual de Control interno para el área contable. para el manejo acertado de las operaciones del Departamento de Colecturía. a lo que se suma el Reglamento y Modelo Contable de la Congregación de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales al igual que las Leyes del Régimen Tributario Interno. Destaca también el principio de eficiencia por el cuidadoso manejo de los recursos que han sido confiados a la Colectora: De igual manera se aplica el principio de eficacia. los que posibilitan advertir errores e irregularidades de manera oportuna.137 los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestión directiva”. Uno de los principios que se aplica en el Área Contable es la responsabilidad en las funciones que competen a la Colectora. en el manejo de los fondos de la Institución. se ha podido detectar. obstaculizándose la asignación de funciones al personal que labora en el Departamento Financiero. Al respecto se tiene que: el 42. El objetivo también se ha logrado porque dentro de las estrategias. asegurando transparencia. que existe la provisión oportuna de los recursos económicos para atender las diferentes necesidades que requieren inversión. Una dificultad que se encontró.

Provincia de Manabí o en la Capital de la República. que se hace constar en la presente Tesis.138 implementada por la institución. Los datos recabados en la investigación resaltan la necesidad urgente de elaborar la propuesta de Elaboración del Manual de Control Interno en el Área Contable. de esta manera se da cumplimiento al objetivo general. . a través de seminarios o talleres desarrollado en la ciudad de Manta. es la capacitación al personal del Área Contable.

CAPÍTULO V 5. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA .

la tecnología.1 Presentación. y con la finalidad de economizar tiempo. la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. en el desempeño de los puestos de trabajo. la rendición de Cuentas y que sirva como un mecanismo formador de la ciudadanía y de las futuras generaciones. Las funciones señaladas en el Manual. MANUAL DE CONTROL CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA 5. conlleva que en los momentos actuales las instituciones. eficacia y calidad de los servicios que brinda la institución. que ha sido elaborado con el propósito de orientar en el cumplimiento de las funciones. son guías para el cumplimiento de las tareas que debe realizar cada empleado. un Manual de Control Interno en el Área Contable. actividades y recursos que se reflejarán ineludiblemente en la eficiencia. la comunicación y la evolución constante en la manera de direccionar los procesos administrativos. que posibiliten transparentar las acciones contables.140 5 PRESENTACION DE PROPUESTA DE UN INTERNO EN EL ÁREA STELLA MARIS DE MANTA. El desarrollo vertiginoso de la ciencia. descripciones y perfiles del puesto. organizaciones y empresas incorporen en su accionar nuevos enfoques y procedimientos financieros. presenta a las autoridades educativas. . Bajo estas consideraciones. tendientes al logro de los objetivos. como parte de la modernización administrativa.

5.2 Normatividad contable. Base legal y normativa que rige el área contable de la Unidad Educativa “Stella Maris” de Manta. se rige por las Normas de Contabilidad del Ecuador y por la Ley de Educación y su Reglamento.141 proyectándose de esta manera una imagen positiva del área contable y de la Institución. Elaboración. reclasificaciones y cierre contable.1. registro y ajustes de la Información contable. Rectora o entes de Control y terceros. • Análisis e interpretación de indicadores.2.2. • • Ajuste. y comunicación de los estados financieros. se rige por los procedimientos siguientes: • Identificación. • Efectuar estimaciones de provisiones depreciaciones. presentación de Estados Financieros a la Superiora de la Congregación. clasificación. El área de contabilidad.2. amortizaciones de la información contable. Base Legal. . 5. El área contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. medición. rendición. 5.

recomendar y apoyar el proceso para la toma de decisiones. • • Asistir. que faciliten al cumplimiento de objetivos. • Cumplir con las actividades y tareas propuestas. 5. las metas institucionales y el desarrollo social comunitario.4  Objetivos. • Dar cumplimiento al manual de funciones. procesos y procedimientos. como a la normatividad vigente.3 Fines. • Proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones contables de la Institución.2. • Implementar el Manual de Control Interno en el Área Contable para optimizar procedimientos financieros y transparentar acciones contables.2. Hacer seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes al manual de funciones. manteniendo el Área Contable actualizada. • Cumplir con la presentación de los informes contables a los diferentes entes de control (fechas y plazos). • Generar y comunicar información útil para la toma de decisiones en la institución educativa. procesos y procedimientos y control interno del área contable de la institución. . objeto del desarrollo institucional.142 5. • Registrar las operaciones y/o transacciones financieras.

.143 • Detectar los riesgos que afecten el buen funcionamiento del Área como de la Institución. • Facilitar y agilizar las relaciones interpersonales en el trabajo mejorando la comunicación y el clima organizacional.

144 GRÁFICO # 19 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL. CONSEJO GUBERNATIVO DE LA CONGREGACIÓN DOCENTE .RELIGIOSAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES SUPERIORA COLECTORA RECTORA DIRECTORA JARDIN DIRECTORA ESCUELA VICE-RECTOR/A CONSEJO TÉCNICO CONSEJO DIRECTIVO COMISIONES DEPARTAMENTO CONTADORA JUNTAS INSPECCIÓN AUXILIAR COLECTURÍA ORIENTACIÓN PASTORAL ÁREA GUADA DE BIENES CURSO IMNOVACIÓN CURRICULAR DISCIPLINA CULTURA ESTETICA ASUNTOS SOCIALES JEFES DE ÁREA .

una auxiliar de contabilidad y dos Hermanas Guarda de bienes. mínimo dos años.5 Estructura de las áreas de la Unidad Educativa Stella Maris El Departamento Contable. de cumplir con la declaración de los impuestos en base a los resultados que arroje la misma y de salvaguardar los bienes de la institución.2. Este Departamento. encargada de llevar la contabilidad de los estados financieros.145 5. Responder ante auditorías internas y externas.5. una destinada a la sección Primaria y otra a la sección Secundaria.2. una Contadora. a) Requisitos para desempeñarse como Colectora: • Ser designada por la Superiora Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. • • • Ser profesional en la rama contable. requiere del siguiente personal: Una Colectora.1 De la Colectora. Tener experiencia en puestos similares. para su eficaz desempeño. . es el área de la Unidad Educativa “Stella Maris”. 5.

• Facilitar la información y documentos necesarios para el trabajo e informes que periódicamente deben presentar las comisiones de control. inventarios. en un lugar donde no interfiera con el archivo de la nueva información hasta cumplir los tiempos establecidos en el manejo de la misma. los comprobantes de egresos e ingresos. • Participar en el Consejo Local para aprobar las inversiones que benefician a la Institución.146 b) Funciones. • Analizar documentación y autorizar al departamento contabilidad o al personal responsable la elaboración de los diferentes roles de pago. • Firmar los documentos contables: cheques. . definitiva. enviarlas al Consejo Regional para la ratificación Esto se hará de acuerdo al monto. en lo que el movimiento económico y contable requiere. La Colectora es la persona responsable del movimiento económico de la Institución conjuntamente con la Hermana Rectora y la Superiora local correspondiéndole realizar lo siguiente: • Elaborar el presupuesto anual en base a los ingresos y gastos previstos para el año lectivo y presentarlo a la Hermana rectora y a la Superioridad de la Congregación. así como de los inventarios de la Unidad Educativa. informes. • Ubicar y mantener custodiado la documentación que ya ha sido analizada por parte de los organismos de control correspondiente.

buscando siempre el servicio de la Institución.147 5. Requisitos para desempeñarse como Contador: Ser contador público con título otorgado por una Universidad o Instituto Superior ecuatoriano o extranjero y lo hayan refrendado o revalidado según las leyes ecuatorianas o convenios internacionales vigentes. • Practicar y propiciar el trabajo en equipo. • Estar inscrito en el Registro Nacional de Contadores y obtener la licencia profesional que los autoriza para tal ejercicio operativo. • Planificar. • Poseer conocimientos básicos vinculados con su carrera y con aspecto técnico de cultura general. • Mantener actualizado un sistema de información que integre las operaciones financieras y patrimoniales. b) Funciones: • Practicar y propiciar el trabajo en equipo. acorde a las prescripciones anteriormente anotadas. buscando siempre el servicio de la Institución. organizar y controlar diariamente las actividades contables de la Institución Educativa.5.2. .bachilleres en Ciencias de Comercio y Administración.2 De la Contadora a. • Ser contadores .

Realizar labores administrativas a fines a su cargo. caja chica. . como en su correspondientes auxiliares: caja general. estado de situación inicial y final y presentarlos a la Ecónoma Regional. 5. para su correspondiente aprobación.148 • Mantener y custodiar los archivos de cada una de las transacciones realizadas durante el ejercicio económico. • Registrar las operaciones diarias en los respectivos libros. Rectora. • • • Certificar balances con su firma previa verificación de la contabilidad. caja banco. • Elaborar los balances financieros. • Realizar diariamente los comprobantes de pago con sus retenciones y cheques pertinentes.3 De la Auxiliar Contable a) Requisitos para desempeñarse como auxiliar contable: • Ser bachiller contable o estudiante en alguna especialidad referente a la contabilidad. Coordinar periódicamente la elaboración de pagos.2. analíticos. informes mensuales. • Capacidad para interactuar con otras personas. Así se evitará fraudes. archivos. previa autorización de la Hna. que garanticen la transparencia en el manejo contable. malversación o dolo.5.

149 b) Funciones • Atender oportunamente las consultas requeridas por los diferentes usuarios de la institución.5. • Ubicar inmediatamente los comprobantes y documentos según la fecha y la numeración correspondiente. en alguna especialidad referente a la • • Capacidad para interactuar con otras personas. 5. Certificados de honorabilidad y honradez.2. • Ser bachiller contable o estudiante contabilidad. a) Requisitos para desempeñarse como Guarda de bienes. reglamento de la institución. de acuerdo a las disposiciones legales. • Verificar la documentación soporte en cada uno de los comprobantes de pagos. • Elaborar los roles de pago.4 De la Guarda de bienes. utilizando el formato definido por la entidad. . su numeración y documentar el procedimiento con la contadora. • Llevar con diligencia el libro de caja chica. Emitir al final de cada mes un resumen donde se refleje la numeración de comprobantes generados. • • Organizar diariamente de manera secuencial los comprobantes de pagos. registrando el monto con sus respectivos comprobantes.

• Realiza constataciones periódicas de los bienes entregados a las distintas dependencias de la Institución. • Elabora mensualmente inventarios con la codificación respectiva de los bienes. tanto general como por secciones. emitiendo el correspondiente comprobante. legaliza y entrega materiales requeridos por las dependencias de la Unidad Educativa. • Diariamente verifica. ingresa. • Colabora al final del ejercicio económico en la elaboración del plan de adquisiciones de acuerdo a la existencia de los diferentes bienes. . • Realiza informes periódicos como transferencias de información hacia el departamento de contabilidad.150 b) Funciones.

Transfiere información al departamento de Colecturía Final del año Participa en la elaboración del Plan de adquisiciones Fuente: Entrevista a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. ingresa.151 GRÁFICO # 20 FLUJOGRAMA FUNCIONES GUARDA DE BIENES FUNCIONES GUARDA DE BIENES Diariamente Verifica. legaliza y entrega materiales Mensualmente Elabora inventarios Periódicamente Constata bienes entregados. Elaboración: Hna. . Rosario Meza.

3 Principios del Control Interno en el Departamento del Área Contable Se recomienda guardar los siguientes principios de Control Interno en el Departamento del Área Contable. • • • • • • • • • • • • • Responsabilidad Delimitada (Gráfico # 21) Separación de Funciones de Carácter Incompatible Gráfico # 22) Separación de Transacciones Completas (Gráfico # 23) Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados (Gráfico # 24) Pruebas Continuas de Exactitud (Gráfico # 25) Rotación de Deberes (Gráfico # 26) Instrucciones por Escrito (Gráfico # 27) Control y Uso de Formularios Prenumerados (Gráfico # 28) Evitar el Uso de Dinero en Efectivo (Gráfico # 29) Contabilidad por Partida Doble (Gráfico # 30) Depósitos Intactos e Inmediatos (Gráfico # 31) Uso Mínimo de Cuentas Bancarias (Gráfico # 32) Uso de Equipos Mecánicos (Gráfico # 33) .152 5.

153 GRÁFICO # 21 RESPONSABILIDAD DELIMITADA La responsabilidad en: € € € Funciones Deberes Atribuciones Personal que laboran en el área contable CLARAMENTE DEFINIDA Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Los cargos. Estrella Alexei. todos los departamentos tiene funciones establecidas de manera específica para ser cumplida por cada uno de las personas que trabajan en el Departamento Contable. . deberes y atributos que se asignan a cada empleado deben constar por escrito.

. ocasionando FRAUDES ERRORES Uso de equipo mecánico con dispositivos de control Tomado: Seminario – taller. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza La separación se funciones se refiere claramente que un empleado debe evitar hacer dos funciones al mismo tiempo. ocasionando fraudes y errores. por ejemplo: quien recauda fondos no deben hacer depósitos y llevar el libros de bancos.154 GRÁFICO # 22 SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE Evitar que un: Personal del Área Contable) Realice una función de trabajo a la vez que otro Separación de Funciones de Carácter incompatible • Evitar que un empleado realice una función de trabajo a la vez que otro. porque pueden conducir a fraudes o errores porque son incompatibles. Estrella Alexei.

contabilizar y pagar las adquisiciones. comprar. por ejemplo: cotizar. . (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza No conviene que una persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones.155 GRÁFICO # 23 SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS SEPARACIÓN DE TRANSACCIONES COMPLETAS Evitar que un: Empleado Gráfico 22 Realice un ciclo completo de operaciones COTIZAR COMPRAR CONTABILIZAR PAGO DE ADQUISICIONES Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei.

por ejemplo: la institución por privilegio contrata como contador general a una persona que estudia arquitectura. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza En una empresa. el código de trabajo y otras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de control interno. . La ley de servicio civil y carreras administrativas. institución. o entidad hay que seleccionar el personal. EFICIENCIA PARA REALIZAR LAS OPERACIONES Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei.156 GRÁFICO # 24 SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS HÁBILES Y CAPACITADOS Cada puesto de trabajo disponga: • Alarmas Personal idóneo Claves € Que se relacione con la especialidad • Llaves registradoras requerida Control cinta auditora €• Ético en de sus funciones € • Evitando fraudes y robos.

Estrella Alexei. por ejemplo la persona encargada que lleva el inventario en una bodega debe coincidir con los Kardex que paralelamente debe llevar el Departamento de Contabilidad.157 GRÁFICO # 25 PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD Las funciones financieras que debe realizar un empleado en el Área contable: € € € Aritmética Contable Administrativamente El objetivo es que los procesos dentro de una El objetivo es que los empresa sean procesos dentro de una eficientes empresa sean eficientes Tomado: Seminario – taller. . contable y administrativamente por otra. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Las funciones financiera que realiza una persona deben ser revisadas.

    Tomado: Seminario – taller. ya que pueden considerar como despido intempestivo a una rotación inadecuada de funciones. .158 GRÁFICO # 26   ROTACIÓN DE DEBERES       € Es conveniente que cada servidor conozca las funciones de la empresa. En estos casos hay que cuidarse con las disposiciones del código de trabajo. € Es conveniente que el personal rote cuando la empresa lo requiera. Estrella Alexei. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Es conveniente que cada empleado tome normalmente sus vacaciones y sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal y que se equivoquen en sus labores.159 GRÁFICO # 27 INSTRUCCIONES POR ESCRITO € Es conveniente dar disposiciones por escrito pues las verbales se corre el riesgo de confundir al Gráfico 22 personal Lo mas recomendables es utilizar: MEMORANDUM OFICIOS Tomado: Seminario – taller. para evitar estos problemas que se den instrucciones por escrito y detalladas en memos u oficios con la finalidad que entiendan las disposiciones . Estrella Alexei.

(2009) Elaboración: Hna Rosario Meza     Los formularios que respaldan transacciones financieras deben ser al momento de su impresión en la imprenta.   Tomado: Seminario – taller. Esta medida numerados facilita el control de los documentos por la secuencia numérica y permite un archivo lógico de los papeles.160 GRÁFICO # 28   CONTROL Y USO DE FORMULARIOS   PRENUMERADOS   € Son los formularios que respaldan las transacciones financieras (numeradas) como: „ Facturas „ Retenciones „ Comprobantes de ingreso „ Comprobantes de egreso € Los documentos pre numerados facilitan el control de los documentos y el archivo lógico de papeles.              . Cuando se anula un comprobante debe archivarse el juego completo de los formularios. Estrella Alexei.

Ejemplo: Útiles de oficina Gráfico 22 Tomado: Seminario – taller.161 GRÁFICO # 29 EVITAR EL USO DE DINERO EN EFECTIVO Todo desembolso debe hacerse con cheque € Los cheques en lo posible deben girarse utilizando máquinas de seguridad y cruzarse. . se exceptúa de esta modalidad el pago de remuneraciones que debe hacerse en efectivo al personal amparado por el código de trabajo. Estrella Alexei. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Excepto el pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atienden por caja chica todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad. Los cheques deben en lo posible girarse utilizando máquina de seguridad y cruzarse para que se cobren por cuenta corriente o cuenta de ahorro. € Se exceptúa: El pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atiende por caja chica.

DEBE $500.162 GRÁFICO # 30      PARTIDA DOBLE CONTABILIDAD POR     Esta práctica es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada.00 HABER $500. Estrella Alexei. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Este principio es concordante con la práctica de la profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada. .00   Caja Servicio de Mantenimiento Tomado: Seminario – taller.

.163 GRÁFICO # 31 DEPÓSITOS INTACTOS E INMEDIATOS Toda recaudación debe: DEPOSITARSE EN EL BANCO Gráfico 22 TAL COMO FUE RECIBIDA AYUDE CONTROL DE OPERACIONES CRUCE DE INFORMACIÓN Tomado: Seminario – taller. Estrella Alexei. medida que facilita el control de las operaciones y el cruce de información. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco tal como fueron recibidas al siguiente día de su recaudación.

164 GRÁFICO # 32   USO MINIMO DE CUENTAS BANCARIAS     Es conveniente tener una sola cuenta corriente ENTORPECER EL CONTROL FINANCIERO EVITANDO ASI CONFUSIÓN EN LOS EMPLEADOS Tomado: Seminario – taller. . Estrella Alexei. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Se ve conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos empleados puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones. Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque dificulta el control financiero y crea confusión en el personal que labora en el Área Contable.

llaves de registradoras. . para evitar fraudes y robos. (2009) Elaboración: Hna Rosario Meza Con el avance tecnológico se ha automatizado la gestión financiera de las entidades. etc..165 GRÁFICO # 33   USO DE EQUIPO MECÁNICO CON DISPOSITIVOS   DE CONTROL   Es importante el uso de dispositivos de control : € Alarmas € Claves € Llaves registradoras EVITANDO € Control de cinta auditora FRAUDES O ROBOS Tomado: Seminario – taller. claves. Estrella Alexei. siendo importante el uso de dispositivos de control como alarmas.

CAPÍTULO VI 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .

la conciliación bancaria mensual. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6. • La estructura financiera y contable actual está regida por las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.1 Conclusiones. advertir errores de manera oportuna. y el cumplimiento de los objetivos institucionales. los balances de comprobación.167 6. . permitiendo a la institución alcanzar buen grado de eficacia y eficiencia en sus operaciones. observándose que si se preparan los presupuestos anuales. con las que se obtienen fiabilidad de la información financiera y operativa. los saldos de caja. permitiendo proteger los recursos de la Institución. asegurando honestidad e integridad. ha implementado la modalidad de Control Interno Concurrente. • Las adquisiciones de compras están sujetas a la decisión del Consejo Local y del Consejo Regional según el monto. • La Dirección de la Unidad Educativa “Stella Maris” con la finalidad de asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables. que se aplica a la realización de las operaciones contables que se están verificando. estado de situación financiera.

168 • Uno de los principios que rige la administración financiera es la transparencia. • La Institución ha logrado en buena medida eficiencia. porque se ha obtenido productividad de los recursos que han sido confiados al Departamento. enviándoles a talleres. asegurando un alto grado de responsabilidad. Cuando se trata de actividades misionales en algunos casos los recursos provienen de padres y madres de familia. ya que solo se concreta en lo relacionado al acatamiento de las disposiciones emanadas por el organismo directivo del Plantel y en el inicio del año lectivo. pensando siempre en el servicio a la comunidad educativa. • Los Directivos de la Institución con el Sistema presentado estarán atentos para proveer los recursos económicos que servirán para el desarrollo del proceso educativo integral. las decisiones han sido reguladas por los principios contables generalmente aceptados. eficacia. . • Otra estrategia a cumplirse es la capacitación al personal que actualmente labora en el Departamento de Colecturía. porque todas las actividades realizadas han sido dirigidas al cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa “Stella Maris”. la coordinación no es una fortaleza. • Entre las estrategias que se aplican en la Institución. ya que siempre ha existido un manejo acertado de los fondos de la Institución.

manejo de caja chica. la variable dependiente de la hipótesis planteada. a pesar de no disponer del Manual de procedimiento de Control Interno para esta área. la eficacia y eficiencia en el Área Contable de la Unidad Educativa Stella Maris. auxiliar de contabilidad.169 seminarios y cursos relacionados con el aspecto contable lo que les confiere actualización y seguridad en el trabajo diario. • En el Departamento de Colecturía se maneja el sistema contable Diskcover System lo que facilita las transacciones y operaciones diarias. por lo cual. • Al realizar el análisis del estado financiero de la Institución se observó. aunque no se dispone de un equipo informático moderno. requiriéndose urgentemente el incremento del personal que permita descongestionar el trabajo de la Colectora. . se alcanzará cuando entre en vigencia la implementación del Manual de Control Interno. que consta en la propuesta. con su aplicación se pretende fortalecer el movimiento económico del Departamento de Contabilidad. • Existe recargo de trabajo en la colectora ya que asume responsabilidades de contadora. • Por tratarse de una investigación Aplicada. que en todos los procesos contables existe transparencia.

lo que beneficiará el fortalecimiento de los objetivos institucionales.2 Recomendaciones. • Continuar aplicando las leyes de la administración financiera y los principios contables. maximizando la productividad de los diversos recursos que custodia el Área Contable. • Agilizar las decisiones para la aprobación oportuna de las compras por montos mayores de parte del Consejo Regional. para su correspondiente aprobación y vigencia. • Incrementar el servicio a la comunidad educativa. que aseguren siempre que el personal que labora en la Colecturía realiza sus acciones financieras con transparencia y responsabilidad. . • Que el Consejo Directivo de la Institución y el Consejo Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.170 6. • Estar atentos a las modificaciones que puedan existir en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes. y el logro de las metas de la Unidad Educativa “Stella Maris”. revisen el Manual de Procedimientos del Control Interno en el Área Contable que se plantea en la presente Tesis. y a la implantación de otras nuevas para actualizar oportunamente los procesos contables y el manual de funciones.

• Proveer al Departamento de Colecturía de un equipo informático moderno. • Extender los procesos de capacitación permanente a todo el personal de colecturía sobre el cumplimiento de determinados procesos. que facilite el trabajo en el Área Contable • Socializar las funciones estipuladas en el manual de procedimiento de Control Interno en el Área Contable. dotado de todos los programas actuales. • Se requiere continuar la provisión oportuna de los recursos para atender de una manera ágil y oportuna a los usuarios y acrecentar el servicio a la Comunidad Educativa.171 • Fortalecer la estrategia de coordinación entre los Directivos y el Departamento de Colecturía. una participación activa del personal de esta dependencia en las decisiones relacionadas con los procesos contables que se instauren en la Institución Educativa. de manera que los procesos estén respaldados en la tecnología. al personal que se designe para que facilite el conocimiento de las responsabilidades que les compete a cada uno de ellos y se alcance transparencia. requisitos legales y formalidades que son necesarios e indispensables para la oportuna atención en el Departamento Contable. para asegurar durante todo el año lectivo. .

lo que permitirá agilizar los procesos contables. . contadora. auxiliar de contabilidad y guarda almacén.172 • Incrementar el personal profesional en el Departamento de colecturía. para desempeñarse como colectora.

BIBLIOGRAFÍA .

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Ecuador. Reglamento Interno. Colombia. Décima Edición. (2005). J. Voluntad. Impreso en Colombia. (2004). (2008). Unidad Educativa Stella Maris. Quito. Santa Fe de Bogotá. (2009). . Impreso en Colombia. Santa FE de Bogotá. Vaca Armas. Décima cuarta edición. Sexta Edición Contabilidad General. Vásconez Arroyo. Whittington. Principios de Auditoría. México. (2002). y Zapata Sánchez M.176 • • • • • • • Sarmiento. Ed. Editora Lily Solano. (2008). Desarrollo del Profesional Contable actualizado. Ecuador. Manta. P. R. Quito. Contabilidad General para el Siglo XXI. Editora Lily Solano. V. Introducción a la Contabilidad. Zapata Sánchez P. Contabilidad General. Colombia. Quito. Ecuador. P. Tercera Edición. K. Zapata Sánchez. (2008). Ecuador.

ANEXOS .

ANEXO I .

179 .

ANEXO II .

Hna. 3. Su criterio es importante. NEC Reglamento y modelo contable de la Congregación de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales. Aspectos Generales del departamento del área contable.181 ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE REGENTA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS. y servirá para la tesis de licenciatura que se está realizando. se rige por: • • • Ley de Régimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad. En lo concerniente a la planificación y control interno. que tiene por objeto conocer su opinión respecto al funcionamiento y procedimientos que se aplican en el departamento del área contable de la institución. 1. 2. 1. 2. Referente a la colecturía/ tesorería Instrucción: marque una x en sus respuestas. ¿El área financiera y contable utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones? • • Si No 3 ¿Existe un organigrama funcional en el área contable –financiero? • Si • No . Rectora: sírvase contestar la siguiente encuesta. La estructura financiera y contable actual de la Unidad Educativa Stella Maris.

¿El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas actuales de contabilidad ecuatoriana? • • • Si No A veces . ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para realizar las actividades contables? • • Si No 5 ¿De qué manera participa Ud.182 4. ¿Se preparan presupuestos anuales? • • Si No 8. en el control interno del departamento contable? • • Presidiendo la comisión de control interno Revisando el informe elaborado por la comisión del control Interno 6 ¿Qué modalidad de control interno se ha estado implementando en la institución educativa. en el control de los ingresos y egresos económicos? • • • Previo Concurrente Posterior 7.

¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del departamento financiero? • • • • Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones e impuestos Hacer balances Todos ellos 10. La conciliación bancaria se verifica: • • • Mensual Con otra periodicidad Anual 11.183 9. Los arqueos de caja se realizan: • • • • Diariamente Semanal Mensual Anual 12. ¿Se elaboran informes financieros mensualmente? • • • Siempre A veces Nunca .

Los pagos efectuados son previamente autorizados: • • Siempre En ocasiones Encuestadora .184 13.

ANEXO III .

• Capacitar al personal del departamento de colecturía en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informático actualizado. hacia el logro de sus objetivos 2. misionales y de evaluación. hacia el logro de sus objetivos. desde el 2012 serán las NIIF. • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área. ¿Qué estrategias se aplican en la Unidad Educativa Stella Maris para un eficiente manejo contable? • Coordinar directamente con el departamento de colecturía el cumplimiento de los parámetros de la acción de su área.186 ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL QUE LABORA EN EL DEPARTAMENTO DE COLECTURÍA DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS. ¿Qué normas de contabilidad que rigen el departamento contable? • Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC. • Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos. . 1.

• Oportunidades Participación en Seminarios de actualización contables. Leyes Laborales. Impuesto a la Renta. Consultas en libros de control interno. Debilidades. Amenazas y Oportunidades que se presentan en el funcionamiento de la Colecturía? • Fortalezas: Manejo cuidados de los libros de contabilidad Cumplimiento a cabalidad de de lo prescrito por el Establecimiento Educativo. . • Debilidades No se dispone de un plan de organización Escaso personal en el Departamento Contable En Colecturía no existe un manual de Control interno • Amenazas Desvinculación de sistemas actuales de Control Interno Riesgo de tener desviaciones en las operaciones de un sistema financiero. Buenas relaciones entre el personal del Departamento contables y las autoridades.187 3¿Cuáles son las principales Fortalezas. Permanentes cambios del mundo globalizado.

ANEXO IV .

02 Banco Internacional Cta.1.03 1.02.01.1.04. 1.01 1.01 1.05 1.02.05.01 1.1.01 CUENTAS ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo Caja General Caja Chica Caja Cheque Caja Facturación Banco Banco del Pichincha Cta.01.01.01.02 1.02 1.02 1.04.01 1.01.02 1.05.03 INVERSIONES CUENTAS A RECIBIR Deudas anteriores de alumnas internas Cheques protestados PRÉSTAMOS PERSONAL DEL PLANTEL Préstamos personal docente Préstamos personal administrativo Préstamos personal de servicio .04 1.02. 1.05.1 1.03 1. 1.1.02.02.04 1.01.01.1.001 Banco internacional Cta.001 Banco del Pichincha Cta. 1.189 PLAN DE CUENTAS CÓDIGO 1 1.

01 1.02.2.06.05.2.04.06 1.04 1.01.2.05.01 CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar a internas Cuentas por cobrar clientes Anticipos a tercero Préstamos a terceros INVENTARIO Inventario de mercadería Uniforme ACTIVO NO CORRIENTE MUEBLES Utensillios Enseres Depreciación muebles y enseres EQUIPAMIENTO DE OFICINA Equipos de oficina Depreciación Equipos de Oficina EQUIPAMIENTO DE INFORMÁTICA Equipos de Computación Depreciaciones Equipo de Computación LABORATORIO DE TALLER Laboratorio y talleres Depreciación laboratorio y talleres EQUIPAMIENTO MEDICO Equipo Médico y Enseres .03 1.04.2.04 1.05.190 1.02 1.05 1.06.2.01 1.05.02 1.2.01.02 1.02 1.2.06.01 1.03.2.06.06.2.2 1.01 1.01.03.01 1.2.02 1.06.06 1.02 1.02 1.2.2.01 1.2.02.03 1.2.05.05.2.01 1.03 1.

02 2 2.01 2.06.05.2.01 2. Fuente relación dependencia Retención.02 2.2.2.12 2.2.09 2. Teléfono Retención.10 2.1.01.191 1.06 2.1.02 2.1 2. Fuente Repuestos y Herramientas Retención.2.2 2.1. Fuente IVA 30% compras .2.05 2.01.1.2.01 2. Fuente Honorarios Retención Fuente Suministros y Materiales Retención.06.06 1.2. Luz.2.2. Fuente deporte entrenadores Retención. Fuente Agua.04 2. Fuente Suministros Retención.1.03 2.2.11 2.2.2.1.2.07 2.1. Fuente notarios registradores Retención Fuentes promoción y publicidad Retención Fuente otros servicios Retención.1 2.2.2.02 1.01 1.14 Depreciación Equipo Médico ADECUACIONES-REMODELACIONES Adecuaciones Amortización Adecuaciones PASIVO PASIVO CORRIENTE SUELDOS POR PAGAR Sueldos personal docentes por pagar Sueldos personal administrativo por pagar Sueldos personal de servicio por pagar CUENTAS POR PAGAR IVA por pagar Retenciones fuente IVA Retención.2.08 2.

04 2. Fuente IVA 100% profesionales Retención.4 2.17 2.1.02 2.2.5.2 Retención.03 2.15 2.1.6.02 2.1.4.4.02 2.6 2.1.18 2.01 2.02 3 3.192 2.5.4.3.4.03 2.1.5 2.3 2. Fuente IVA 100% liq.01 3.1. PROVISIONES SOCIALES A PAGAR Aporte por pagar Prestamos por pagar al IESS Fondos de reserva por pagar PROVISIONES Provisiones décimo tercero Provisiones décimo cuarto Provisiones vacaciones Provisión sueldos vacacional Provisión IESS vacaciones Provisión jubilación PROVISION MANTENIMIENTO ADECUACION Provisión mantenimiento extraordinario Provisión adecuaciones y reparaciones CONTRIBUCIÓN Cuotas por pagar a la región PATRIMONIO CAPITAL Capital Social RESULTADOS .05 2.16 2.1 3.2.3.01 2.01 2. Fuente IVA 30% construcción.3.1. servicio Retención.2.4.06 2.4. Fuente IVA 70% servicios Retención.2.

6.3.2 4.3.4.01 3.193 3.01 4.2.7 Superávit acumulados Déficit acumulados Resultado del ejercicio CUENTAS DE INGRESOS PENSIONES Pensión (internados ) PENSIONES EDUCATIVAS Matrícula PENSIÓN Pensiones primarias Pensiones segundarias Pensiones Instituto Pensiones ejercicios anteriores Pensiones incobrables ejercicio anterior DERECHOS Derechos de grado Derechos de exámenes Curso de inglés DONACIONES RECIBIDAS Contribuciones padres de familia VENTAS PEQUEÑAS Ingresos por ventas de material didáctico Costos ventas pequeñas BAR .1 4.2.03 4.01 4.05 4.2 4.3.01 4.3 4.6.03 4.1.4.3.02 3.04 4.2.4.02 4.3.6 4.01 4.5 4.02 4.01 4.01 4.03 4 4.2.4 4.5.

2 5.9 4.3 5.9.01 5.02 5 5.1.02 5.03 5.1.2.02 SERVICIOS BASICOS Agua Energía eléctrica .03 5.7.1.1.2.7.06 5. Costos bar.1. VENTAS AL CONTADO Ventas al contado Costo ventas al contado EGRESOS EGRESOS ORDINARIO CARGA PERSONAL Salario nominal Subsidio de antigüedad Subsidio de responsabilidad Adicionales Otros gastos de personal CARGAS SOCIALES Décimo tercer sueldo Décimo cuarto sueldo Aporte patronal Fondos de reserva Jubilación patronal Liquidación Vacaciones 5.02 5.2.1.3.01 5.01 4.04 5.1 5.1.9.2.194 4.04 5.02 4.05 5.1.1.05 5.3.1.2.01 4.2.07 Ingresos bar.1 5.1.2.06 5.

02 5.03 Gas Teléfono – celular Enlace de Internet UTENSILLIOS Y MATERIALES PEQUEÑOS Material didáctico Material deportivo Utensilios y herramientas Insumos y mantenimiento de laboratorio PAPELERÍA Y LIBROS Útiles y suministro de oficina Suministro de computación Publicaciones e impresiones Libros y material audiovisual GASTOS DE ALIMENTACIÓN Y CULTO Gasto de alimentación Gasto de culto OTRAS CARGAS EXTERNAS MANTENIMIENTO GENERAL Mantenimiento y desarrollo de sistema Mantenimiento de copiadora MANTENIMIENTO MOBILIARIO Mantenimiento otros activos fijos Reparaciones varias Amueblamiento .04 5.03 5.01 5.195 5.5 5.05 5.8.5.4.3.7 5.02 5.4.4.8 5.4 5.1.3.02 5.01 5.7.02 5.01 5.1 5.7.03 5.4.8.5.01 5.5.1.03 5.04 5.04 5.6.6 5.5.01 5.6.8.3.7.02 5.

02 5.02 5.9 5.196 5.11.13 5.03 5.11 5.01 MATERIAL DE ASEO Y LIMPIEZA Aseo y limpieza REPARACIONES Mantenimiento y reparaciones edifico ARRIENDO Arrendamiento JARDÍN Mantenimiento áreas verdes Alimentación y cuidado animales SEGUROS Seguros personales Seguros de bienes VIGILANCIA Guardián y vigilancia Mantenimiento de extintores Mantenimiento de ascensores Mantenimiento de equipo de computación OTROS SERVICIOS EXTERNO Y HONORARIOS Cursos y estudio Gastos legales Asesoría Honorarios capacitación SUSCRIPCIONES Suscripciones.13.16.17 5.16.01 5.01 5.04 5.03 5.01 5.12 5.12.15.14.02 5.16.01 5.01 5.02 5.13.10.12.01 5.15.01 5.16.14 5.17.revistas-libros .15.01 5.16 5.9.10 5.

20 5.21 5.22.1 5.1 5.18.25.22.1.23.02 5.18.1.21.02 5.04 5.01 5.01 5. 5.01 5.03 REHABILITACIÓN Y REPOSO Medicinas y departamento médico CORREO Y GASTOS BANCARIOS Correo Gastos Bancarios CUOTAS Y CONTRIBUCIONES Cuotas y contribuciones OTROS GASTOS Copias Internas Paseos y Funciones Sociales Internas Medicinas Internas Otros Gastos Internas MOVILIZACIÓN Mantenimiento vehículos Mantenimiento de vehículos TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN Movilización VIAJES Gastos de viajes y viáticos OTROS IMPUESTOS Impuestos Impuestos fiscales Impuesto Municipales Multas e Intereses .25 5.01 5.24 5.02 5.01 5.03 5.20.24.26.01 5.1.22 5.26.23.22.26.20.01 5.1.22.26.01 5.26 5.197 5.23 5.

1.31.28 5.01 5.02 5.198 5.31 5.30.33.01 5.02 5.01 5.33.27 5.02 5.30.02 5.27.1.30.1.33 5.32 5.1 5.28.31.03 5.27.1.03 TASAS Tasas y patentes Especie valoradas SOLIDARIDAD Donaciones Participación en Acciones Solidarias Agasajos y Refrigerios Atenciones dependientes Uniformes Profesores GASTOS EXCEPCIONALES Adecuaciones y mantenimiento extraordinario Gastos de Graduación y celebraciones MISIONES Y PASTORAL Gasto de pastoral y misioneros PARTICIPACIÓN Contribuciones regional Uso de instalaciones Uso de equipos .01 5.28.32.01 5.01 5.33.

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