DEDUCCIONES DE LA NOMINA DEDUCCIONES FIJAS: Seguro Social - El Seguro Social es la institución encargada de otorgar al trabajador y sus familiares calificados

prestaciones de: asistencia médica integral y en dinero para los casos de incapacidad temporal, invalidez, vejez, sobrevivientes y nupcias - El límite de salario para cotizar es de cinco (5) salarios mínimos mensuales (Art.132 LOSS) - El régimen parcial del Seguro Social comprende solo el beneficio de pensiones; se sigue en las localidades donde no hay infraestructura del SSO, para prestar asistencia médica y la cotización del trabajador está fijada en un 2% mensual - El régimen general del SSO, comprende todos los beneficios que el mismo ofrece, y la cotización del trabajador es de un 4% del salario (art. 83, 84, y 85 RLSS) - Todo trabajador debe ser inscrito en el SSO, dentro de los primeros tres (3) días de labor en la empresa (art. 63 y 72 RLSS) - Toda persona que de conformidad con la ley esté sujeta al SSO, se considerará como asegurado, aun cuando el patrono no hubiere efectuado la correspondiente participación al instituto (art. 62 RLSS) - Todo trabajador que se inscriba en el SSO, recibirá del instituto un documento de identificación (planilla 14-02) - Durante los periodos de reposo por causa médica, incluidos los reposos por maternidad, hay suspensión del contrato de trabajo (art. 94 y 95 LOT); en consecuencia, el patrono no debe cancelar absolutamente nada por concepto de salario, y, en el caso de que otorgue alguna indemnización no debe realizar los descuentos del SSO. Pues estos descuentos sólo deben hacerse sobre el salario. - Los retiros de trabajadores deben comunicarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de término del contrato de trabajo, mediante la planilla 14-03 (art.73 RLSS) - Todo patrono está obligado a llevar un registro de personal a su servicio y conservarlo durante 5 años (art. 87,88 y 89 RLSS) Prestación Dineraria por Perdida Involuntaria del Empleo - Este beneficio ampara a todos los trabajadores, que habiendo cumplido los requisitos establecidos en el reglamento, terminen su relación de trabajo, estén aptos para trabajar y disponibles para el trabajo; excepto: -Beneficiarios de pensiones de vejez, invalidez o jubilación. -Trabajadores temporeros, domésticos y trabajadores de cualquier tipo que renuncien a sus puestos de trabajo. - El límite máximo del salario para cotizar es de cinco (5) salarios mínimo - La cotización para financiar la prestación dineraria por perdida involuntaria del empleo será el 2,20% del salario utilizado para el cálculo de cotización del SSO. De la cotización señalada el patrono aportará el 1,75% y un 0.50% el trabajador. - el patrono notificará al IVSS, la terminación de la relación laboral dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en que aquella se produzca. - El patrono está obligado a entregar al trabajador cesante dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de notificación del IVSS, la copia valida de la forma 14-03 (planilla de retiro) y la carta de despido con la liquidación de sus prestaciones Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (art. 100 al 105 LOSS) Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda, “FAOV” El “FAOV” es un fondo que está constituido por el ahorro equivalente al 3% del Salario Integral ( art. 113 LOSS y art. 30 LRPVH) mensual de los empleados ( 2% pagado por el patrono y 1% por el trabajador), así como por la recuperación de los créditos ya otorgados. Este fondo permite a los trabajadores el acceso progresivo a créditos para la compra de vivienda principal . “El pago de este aporte debe realizarlo el patrono, antes del quinto (5to) día hábil de cada mes”(capítulo III Disposiciones Generales LRPVH), a través de una institución financiera calificada por el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat, Banavih; quien también se encarga de su fiscalización y seguimiento El porcentaje aportado por el Empleador no formará parte de la remuneración que sirva de base para el cálculo de las prestaciones e indemnizaciones sociales contempladas en las leyes que rigen la materia (art. 30 LRPVH) El Empleador que incumpla el deber de enterar en la respectiva cuenta los aportes destinados al “FAOV”, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, será sancionado con una multa de 200 UT por cada aporte no enterado (art. 91 LRPVH) OTRAS DEDUCCIONES DE NOMINA Aporte Caja de Ahorro: aporte individual del trabajador a un fondo de ahorro familiar, normalmente se expresa en un porcentaje (%) del salario básico del trabajador

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sujetos al monto que este declare por concepto de gastos y desgrávameles en el ejercicio fiscal correspondiente. con un descanso de una hora Constatar que la empresa cancela los días feriados trabajados con un recargo del 150% Constatar que la empresa tiene el permiso del Inspector del Trabajo para trabajar en días feriados Constatar que la empresa concede un día de descanso compensatorio al trabajador. con motivo de haber recibido de parte de ella un préstamo Aporte Inces: Contribución del 0. servicios funerarios. 195 y 196 LOT Art. 213 LOT Art. 209 LOT Art. 212 LOT Art. con ocasión del fallecimiento de un trabajador o familiar directo de éste Proveedurías: Descuento acordado por el trabajador con un prestador de servicios o de bienes. Cirugía y Maternidad que lo ampara a él y a sus familiares directos OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA Objetivo Constatar el cumplimiento de la Jornada de trabajo Base Legal Art. quincenal o mensual acordada por el trabajador con su patrono. laboren 11 horas diarias. Cuota Sindical: Cotización Voluntaria (ordinaria y extraordinaria) de los Trabajadores a través de un porcentaje (%) o monto fijo el cual es descontado de su salario semanal o sueldo mensual Seguro de HCM: Descuento realizado al trabajador para el sostenimiento de un Seguro Privado de Hospitalización. Con motivo de un beneficio recibido por el trabajador (muebles. 155 LOT Art. etc) Préstamos: Cuota semanal. Confianza. 113 RLOT Art. quincenal o mensual acordada por el trabajador con la institución. 205 LOT Constatar la interrupción de la jornada de trabajo para disfrutar del descanso Constatar trabajo en horas extras. con motivo de haber recibido de parte del patrono un préstamo personal Préstamo Caja de Ahorro: Cuota semanal.207.50 % sobre las utilidades anuales percibidas por el trabajador Aporte ISR: deducción realizada al trabajador con ocasión de la renta anual percibida por concepto de sueldos y salarios. línea blanca. Inspección y Vigilancia. para trabajar horas extras Constatar el pago de las horas extras diurnas a los Trabajadores con el 50% de recargo Constatar el pago de las horas extras nocturnas a los Trabajadores con el recargo del 80% Constatar que la empresa lleva el registro de horas extras autorizado y sellado por la Inspectoría del Trabajo Constatar que los trabajadores de Dirección. 198 LOT Art. las cuales no deben exceder de 10 semanales ni más de 100 al año Constatar el permiso otorgado por la Inspectoría del Trabajo. 207 LOT Art. ropa. en la semana inmediatamente al Domingo Art. 208 y 210 LOT Art. 90 CRBV Art.Montepío: Contribución voluntaria realizada por el trabajador (Bs. 156 LOT Art. Neto). 114 y 119 RLOT 2 .

según voluntad manifiesta por escrito de los trabajadores Constatar que la empresa tiene como base de cálculo para el depósito mensual por concepto de prestaciones el Salario integral Constatar que la empresa cumple con la acreditación y el depósito mensual de los intereses generados por la Antigüedad los intereses serán pagados al cumplir el año de servicio salvo que hubiere manifestación escrita de capitalizarlos Constatar que la empresa cumple con informar anualmente en forma detallada a los trabajadores. 108 LOT Art. 83 RLOT Art. Mínimo Constatar que la empresa entrega recibos de pago a los trabajadores discriminando las asignaciones y deducciones Constatar que la empresa cumple con el depósito mensual por concepto de prestaciones de antigüedad Art. 219. distinguiendo el capital y los intereses Constatar que la empresa cumple con el pago de dos días de salario adicional acumulados hasta treinta (30) días. en la Contabilidad de la empresa o en un fondo de prestaciones. 219 LOT Art. 223 LOT Art-235 LOT OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA Objetivo Base Legal 3 .108 Art. disfrutan regularmente de sus vacaciones Constatar que los trabajadores a partir del segundo año de servicio ininterrumpido. disfrutan del día adicional de vacaciones remunerado por cada año de servicio hasta un máximo de 15 días hábiles Constatar que la empresa paga el Bono Vacacional de siete días de salario mas un día adicional por cada año hasta un máximo de 21 días Constatar que la empresa lleva un registro de las vacaciones con el sello de la Inspectoría del trabajo.108 Art. 108 LOT Art. por concepto de antigüedad Constatar que la empresa cancela en la fecha correspondiente las Utilidades de los trabajadores Constatar que los trabajadores con más de un año de servicio ininterrumpido. 108 LOT OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA Objetivo Constatar que la empresa efectúa el depósito mensual de las prestaciones de antigüedad en un Fideicomiso. el monto acreditado por Antigüedad. Art. 133 LOT Art. el cual refleja toda la información referente a las vacaciones Base Legal Art.en que hubiere trabajado Constatar que la empresa cumple con el pago del Sal.220 y 226 LOT Art. 108 Art. 174 y 175 LOT Art.

Constatar que los trabajadores estén inscritos en el IVSS Constatar que la empresa integra los montos descontados a los trabajadores y el aporte patronal al IVSS Constatar que la empresa retiene los aportes de trabajadores y patronos al FAOV y son depositados mensualmente en una entidad bancaria Constatar que los tickets de alimentación no podrán ser inferior a 0.. Constatar que en la nómina de la empresa el 90% son trabajadores venezolanos Constatar que en la nómina de la empresa debe estar incorporado el 5% de su plantilla total de personal.Ley Orgánica de Prevención Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo “LOPCYMAT” c.387 y 388 LOT Art. 3225 del 20 de enero de 1999 y publicado en la gaceta oficial Nº. 27 LOT Art. La “LOT”. 14 Ley INCES Art. promulgada por el congreso de la republica de Venezuela el 10 de junio de 1997 y publicada en la Gaceta Oficial Nº. 5152 Extraordinario del 19 de junio del mismo año. es la Ley Orgánica del Trabajo “LOT”.Ley del Seguro Social 4 .Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela b... dictado mediante el Decreto Nº.Minimo). 126 al 136 RLOT Art. el primero de ellos. 5192 Extraordinario del 25 de enero del mismo año.. disfrutan del descanso Pre y Postnatal. jornales y remuneración de cualquier especie pagadas al personal que trabaja en la empresa. Fluvial y Lacustre). Constatar que se cumple con el pago del porcentaje correspondiente (38% sal.385. 63 RLSS Art.50 UT.386. 28 Ley para personas con Permanente discapacidad Art.Reglamento Parcial de la Ley Orgánica de Prevención Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo d. personas con discapacidad Constatar que la empresa esta inscrita en el IVSS. cuenta con dos reglamentos a saber. son los a. administra y controla todas las situaciones y relaciones jurídicas derivadas del hecho trabajo. por concepto de matrícula y mensualidades de los hijos hasta 5 años o con la instalación de una guardería en el ámbito de la empresa Constatar que la empresa con más de 5 trabajadores está inscrita en el INCES y el patrono aporta el 2% trimestral de los sueldos. cumplen con las guarderías infantiles.Constatar que la empresa cumple con los reportes estadísticos trimestrales ante el MINTRA Constatar que las trabajadoras en estado de gravidez. de naturaleza especial denominado Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo (trabajo en la navegación marítima. 55 al 59 RLSS Art. Otros instrumentos de obligatoria observancia y que siguientes: también impactan en los procesos de Administración de la nómina.Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo e. para los trabajadores que devenguen hasta tres salarios mínimos ADMINISTRACION DE NÓMINA Resolución 2921 Art.. 14 RLAT INSTRUMENTOS JURIDICOS QUE REGULAN LAS RELACIONES DE TRABAJO E IMPACTAN EN LOS PROCESOS DE ADMINISTRACION DE LA NOMINA El texto legal que regula.61 al 64 RLSS Art. Constatar que las empresas con más de 20 trabajadores.25 UT ni superior a 0.172 -173 LRPVH Art. salarios.391 y 392 LOT Art. el segundo de carácter general constituido por el Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo.

. Procesamiento de los Aportes de Empleados y Patrono a la Caja de Ahorros: En el caso de que exista en la Empresa una Caja de Ahorros... Tecnología e Innovación t.Decreto de Salario Mínimo u. soportes..Ley orgánica para la Protección del Niño.Ley para la Protección de las Familias..Ley del Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista “INCES” m.f.Se debe llenar la Planilla de pago IVSS..Resolución sobre el Registro Nacional de Empleo r. éste debe ser de Gerencia o personal del mismo banco donde cancelará. nuevos ingresos..Ley del Instituto de Capacitación y Recreación de los Trabajadores “INCRET” p. PH. PF Proceso de enteramiento oportuno de las Retenciones y Los Aportes Patronales : Se debe cumplir estrictamente con los plazos y procedimientos previstos en la ley de acuerdo a la obligación que se corresponda: por Ejemplo con el Seguro Social el procedimiento de pago es el siguiente: a. Cálculo y Control sobre las Vacaciones y bono Vacacional del Personal Se deben establecer los lineamientos necesarios para garantizar el control histórico del pago y disfrute de las vacaciones tal y como lo establece la legislación vigente..Recibe la copia de la planilla de pago IVSS validada y sellada por el banco e..Presentar la Planilla de pago IVSS y el monto de la factura al cajero del Banco Recaudador antes de la fecha límite de cancelación indicada en la factura c..Decreto de inamovilidad Laboral LOS PROCESOS DE LA NOMINA Procesamiento y pago de las nóminas: Esta actividad debe garantizar el oportuno y eficaz desarrollo de las diferentes acciones que se ejecutan en el procesamiento y el pago de las nóminas en las fechas acordadas o previstas por la administración de la Empresa (recepción de variaciones.Ley Orgánica de Ciencia. disponible en los Bancos y en las Oficinas Administrativas. deben ser registradas mes a mes y asegurarse de su contabilización en los registros de pasivos laborales. marcando en tipo de pago “Facturación” b. 108 de la LOT.Si el pago se realiza con cheque.Reglamento sobre la Ley del “INCES” o.. La maternidad y La Paternidad h. Cálculo de las Prestaciones Sociales y mantenimiento del registro auxiliar del pasivo teórico: Las prestaciones sociales previstas en el Art..Ley Orgánica Contra el Tráfico ilícito y el Consumo de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas q....Ley del Régimen Prestacional de Empleo j. egresos.Reglamento de la Ley del Seguros Social g. ISR. transferencias. etc) Cumplimiento de los Deberes Formales: En este proceso se debe tomar en consideración aquellos deberes formales relacionados con la nómina incluyendo una adecuada retención de los mismos ( SSO. Procesamiento de los Datos para los Registros Contables : Todos los cálculos de la nómina y acumulaciones de pasivos laborales deben ser procesados y registrados oportunamente a fin de garantizar su ejecución.Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat k.. Niña y del Adolescente s.Reglamento de la Ley de Alimentación para los Trabajadores n.Presente la factura y la planilla de pago IVSS validada en la oficina administrativa. indicando al dorso el número patronal d. INCE. se debe garantizar el oportuno y eficiente registro y control de los aportes a fin de enterarlos a la institución Cálculo de Las Prestaciones Sociales del personal que se retire de la Empresa: 5 . RPVH.. PF) Calculo de los diferentes aportes patronales: Simultáneamente con el proceso de retención de los deberes formales se deben procesar los diferentes aportes patronales previstos en la legislación vigente ( SSO.Ley de Alimentación para los Trabajadores i.Ley para las Personas con Discapacidad l.. INCE....

Entre las características más resaltantes podemos señalar las siguientes: Posibilidad de utilizar de 1 a 5 niveles funcionales (sucursales. gerencias.. Procesamiento y Control de los Seguros de Hospitalización y Gastos médicos: Las retenciones relacionadas con las cuotas del seguro de Hospitalización y Gastos médicos deben registrarse en la cuenta individual de cada trabajador y darle aviso oportuno de los ajustes trimestrales que impacten dicha cuota. Sistema de contratistas y otros Consolidación con el sistema de contabilidad de la Empresa Simulación de escenarios de variación de nóminas por variación de asignaciones 6 . retenciones como Prestamos.calzado. ETC) REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE NOMINA COMPUTARIZADO . eventuales. deducciones y conceptos patronales totalmente configurables para el cálculo de nóminas. cuidando de que sean colocados las cuotas acordadas y enterar a los trabajadores sobre su saldo mediante la entrega de un estado de cuenta.etc) Control y gestión de préstamos y de deducciones de terceros Manejo de calendarios general del sistema. contratos y conceptos de nómina Hoja de vida del empleado en la empresa. vacaciones y utilidades Cálculo de liquidaciones en forma automática Cálculo de nóminas de eventuales Posibilidad de incluir de forma ilimitada campos en el archivo de integrantes. domingos y días feriados para el cálculo de la nómina Manejo de múltiples contratos Manejo de hoja de tiempo incluye importador de datos de la mayoría de los programas de control de acceso. Manejar fotos de trabajadores Registro de acumulados ilimitados Reverso de nómina (reabrir nóminas y cálculos efectuados) Manejo de Históricos Reportes para pagos en bancos Maneja reportes de retenciones ISLR Reportes adecuados a las exigencias del Ministerio del Trabajo (Planilla de declaración de empleo. Cálculo de las Utilidades del Personal: El sistema de nómina debe garantizar un registro confiable y legal de las remuneraciones y percepciones que reciben los trabajadores y que afectan el cálculo de sus utilidades. permisos y reposos. vacaciones. Bono nocturno. cambio de puestos. anticipos. préstamos así como conceptos no monetarios (ropa.Este proceso debe garantizar que todos aquellos trabajadores que se retiren de la compañía reciban de manera oportuna su correspondiente pago de las prestaciones sociales y también se debe garantizar su desincorporación de los institutos legales. divisiones. liquidaciones. fideicomiso. semanales. Mantenimiento y Control de los Expedientes del Personal: Todos los expedientes de los trabajadores deben mantenerse actualizados y el acceso a los mismos debe restringirse exclusivamente al personal autorizado para su manipulación Control sobre los préstamos otorgados al personal: Los préstamos al personal deben registrarse de manera oportuna. Informes Estadísticos Mensuales y Anuales sobre asignaciones y deducciones: Se deben emitir todos los reportes requeridos tanto interna como externamente y que estén sujetos a la periodicidad prevista en los instrumentos legales o en las normas internas de la empresa. variación de sueldos y ubicación funcional incluyendo ausencias. Caja de ahorro. prestaciones sociales.juguetes. unidades funcionales. comisiones. guardias adicionales. quincenales y mensuales) Calculo de prestaciones sociales. Revisión y Control de los respaldos de los informes de Relación de Gastos : Los reembolsos por concepto de gastos incurridos en representación de gestiones de la empresa deben estar suficientemente documentados y registrados en la cuenta individual de gastos de representación de los empleados que la afecten. suspensiones. departamentos) en administración de sueldos y salarios Asignaciones. por tipo de nómina y personalizado por integrante Manejo de sábados. asistencia y archivo para impresión del resumen de la hoja de tiempo Frecuencia de pagos configurables (diario. y horas trabajadas) declaración de utilidades obtenidas y distribuidas Posibilidad de envío de recibos vía e-mail a todos los trabajadores o por grupo de nómina Generar archivos para sistemas de pago de nómina por bancos. (Total de Horas extras.

7 .- Manejo de Login y claves para usuarios por tareas Disponibilidad de reportes de movimientos de nómina en los que se conserva la ubicación del integrante al momento de haberse ejecutado la nómina Que permita la modificación de préstamos Que permita la eliminación de los datos del integrante en los casos de liquidación Que permita el manejo de preguntas y respuestas de seguridad por medio de validación en los casos de olvido de la clave de acceso Que permita la visualización de préstamos desde el editor de fórmulas Inclusión de un Baremo para el cálculo de los días adicionales de Bono en Vacaciones Posibilidad de trabajar medias jornadas por trabajador Manejo de nóminas tipo Cesta Ticket Que permita la elaboración de reporte de distribución monetaria por integrante con resumen de totales.

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