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Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Proyecto de
migración de
aplicaciones a un
entorno de
software libre en
una Pyme
Jorge Hernández Mínguez
Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

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Julio de 2009.

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Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Índice de contenido
1 Introducción........................................................................................................................5
2 Justificación........................................................................................................................6
2.1 Elección del entorno empresarial...............................................................................6
2.2 Elección del tema del proyecto...................................................................................7
3 Objetivos............................................................................................................................8
4 Público objetivo..................................................................................................................9
5 Oportunidad.....................................................................................................................10
6 Descripción de la empresa objeto de la migración..........................................................11
6.1.1 Definición de la empresa...................................................................................11
6.1.2 Equipamiento informático.................................................................................12
7 Plan de proyecto..............................................................................................................15
7.1 Definición del proyecto.............................................................................................15
7.1.1 Objetivos............................................................................................................15
7.2 Análisis de riesgos....................................................................................................15
7.2.1 Falta de capacidad técnica para abordar la migración.....................................15
7.2.2 Interrupción de la actividad del servidor por fallo en la migración....................16
7.2.3 Interrupción de la actividad de un equipo individual por fallo en la migración. 17
7.2.4 Interrupción de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la
migración.....................................................................................................................18
7.2.5 Resistencia al cambio.......................................................................................19
7.2.6 Baja calidad del soporte técnico.......................................................................20
7.3 Alcance.....................................................................................................................21
7.3.1 Productos resultantes del proyecto...................................................................21
7.3.2 Criterios de terminación del proyecto................................................................27
7.3.3 Procedimiento de gestión de cambios al alcance.............................................27
7.3.4 Supuestos y limitaciones al alcance.................................................................27
7.3.5 Identificación de hitos del proyecto...................................................................27
7.3.6 Plan de recursos................................................................................................27
7.4 Calendario y organización del proyecto...................................................................29
7.4.1 Diagrama de Gantt............................................................................................29
7.4.2 Descripción de las actividades..........................................................................32
7.5 Valoración económica...............................................................................................35
7.5.1 Recursos humanos...........................................................................................35
7.5.2 Otros gastos......................................................................................................36
7.5.3 Presupuesto de ejecución.................................................................................36
8 Tecnología........................................................................................................................37
8.1 Software libre, aspectos tecnológicos......................................................................37
8.2 Aplicaciones de servicios y administración..............................................................38
8.3 Aplicaciones de usuario y escritorio.........................................................................39
8.3.1 OpenOffice........................................................................................................40
8.3.2 Open Proj..........................................................................................................41
8.3.3 PDF Creator......................................................................................................41

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Anexo I. Planificación del proyecto......................................................................................43


Anexo II. Glosario de términos.............................................................................................44
Anexo III. Bibliografía...........................................................................................................45

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Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

1 Introducción
El presente documento describe un plan de proyecto de migración de aplicaciones y sistemas en
una Pyme. Se trata de sustituir las aplicaciones de software privativo a aplicaciones abiertas y
libres. El proyecto abarca en su fase inicial la sustitución del software privativo, tanto el de los
servidores como el de los ordenadores personales de los trabajadores, como medida de rápida
implantación y alto impacto por el ahorro de licencias; se persigue también una mejora operativa
mediante el control de versiones de las aplicaciones instaladas y del inventario de aplicaciones.
La primera parte de este documento contiene aquellos aspectos justificativos de la elección del
tema de proyecto, oportunidad, etc.
El plan de proyecto como tal se puede consultar en el apartado 7 del presente documento.
Contiene una descripción de riesgos, entregables, hitos y valoración económica del proyecto.
Por último se ha incluido un apartado sobre los aspectos tecnológicos que abarca el proyecto.
En los anexos se puede consultar la bibliografía utilizada, un glosario de términos y la planificación
del presente proyecto.

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2 Justificación
A lo largo del presente documento se desarrollará un proyecto de migración de las aplicaciones de
software privativo de una Pyme a software libre. A fin de justificar la motivación y más adelante la
oportunidad en la elección del tema, se realiza a continuación una breve exposición de los motivos
en los que se basa dicha elección.

2.1 Elección del entorno empresarial.


El hecho de desarrollar el proyecto tomando como objeto del mismo una pequeña empresa se
basa en la estructura del tejido empresarial español, en el que más del 80% de las empresas
cuenta con un máximo de 9 empleados1.
Aunque cada vez es mayor la presencia de las TIC en las empresas, es cierto que el grado de
penetración de la tecnología es menor en las pequeñas empresas. Según el informe Las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la empresa española 2008 de AETIC, la
tasa de penetración de los ordenadores en empresas de menos de 10 empleados ronda el 90%.
Los porcentajes respecto a la conexión a Internet son similares, aunque ligeramente inferiores. Sin
embargo para otro tipo de servicios más avanzados o tecnológicamente innovadores, el grado de
penetración es sensiblemente inferior al de las grandes corporaciones. Por ejemplo en torno a un
60% de las empresas de menos de 10 empleados tienen página Web, sin embargo menos del
15% de las empresas de menos de 10 empleados acceden a Internet mediante terminales
móviles, frente a un 42% de empresas de más de 250 empleados que sí lo utilizan. Aunque
seguramente este dato se debería actualizar dado el auge de los servicios de Internet móvil, nos
da una idea sobre el diferencial en el grado de penetración de las TIC en pequeñas empresas
frente a las grandes corporaciones.
Dentro del ámbito de las Pymes la penetración no es homogénea por sectores de actividad: según
el informe ePyme 2008 de Fundetec, los dos sectores que presentan un menor grado de
implantación de las TIC en las pequeñas y medianas empresas son los que más peso tienen en la
economía española: comercio minorista (20,5% del PIB) y transporte (9,4% del PIB). Otros
sectores, como el hotelero o el logístico presentan por contra elevadas tasas de penetración no
sólo de ordenadores, sino de aplicaciones sofisticadas como ERP, CRM, etc.
Es decir, parece existir una tendencia por parte de las Pymes a incorporar las TIC conforme
aumenta el grado de madurez y el conocimiento de las mismas, sin embargo existe un retraso en
la incorporación de las TIC respecto a las empresas de 50 empleados o más. Además hay
sectores de gran importancia por su contribución al PIB en los que la penetración de las TIC es
todavía poco significativa, lo que incide negativamente en la competitividad de estos sectores.
Esta situación es el resultado de varios factores, según el informe ePyme 2008 de Fundetec. Por
un lado encontramos la falta de información y de capacitación tecnológica: para las pequeñas
empresas es complejo conocer el mercado tecnológico, las soluciones existentes, cómo
adaptarlas, cómo utilizarlas.
Según este mismo informe, por otro lado estarían factores económicos, las soluciones poco
adaptadas a las necesidades de las empresas y la falta de interoperabilidad entre sistemas (por
ejemplo los proveedores deberán integrar sus aplicaciones con las de las empresas clientes, lo
que no siempre es fácil).
Es en estos tres últimos factores donde el Software Libre (en adelante, SL) puede suponer una
oportunidad para cubrir un nicho de negocio actualmente poco atendido.
Por un lado los costes disminuyen ya que en que en general no es necesario el pago de una

1 Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la empresa española 2008 - AETIC

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licencia por uso. No deben despreciarse sin embargo otros costes asociados a una implantación
de software: consultoría, migración de datos, parametrización y adaptación, formación y
capacitación asociada a la curva de aprendizaje...
Por otro el modelo de negocio de muchas empresas de SL está precisamente en la adaptación de
una solución genérica a un cliente determinado.
Finalmente el SL está basado en estándares y es abierto, es decir, es posible acceder al código, lo
que facilita la integración de sistemas.

2.2 Elección del tema del proyecto


Es evidente que las TIC han influido notablemente en el modelo económico actual, y han
contribuido a la creación de la denominada nueva economía. Sin embargo han surgido voces
críticas que han cuestionado el papel de las TIC como elementos diferenciadores y que aporten
una ventaja competitiva a las empresas2. Ciertamente para las Pymes, las TIC en ocasiones
suponen una barrera de entrada en algunos sectores, por los altos costes de implantación,
licencias y mantenimiento, con elevadas barreras de salida también, por las dificultades de
migración sobre todo, y con escaso poder de negociación con los proveedores. Además para las
pequeñas empresas la creación de aplicaciones a medida supone un elevado coste, por lo que
ciertamente es complicado para las pequeñas empresas desarrollar sistemas innovadores que les
diferencien de la competencia.
Debemos considerar que el panorama económico actual obliga a las empresas a reducir costes y
a incrementar su productividad, lo cual es imposible sin el uso de las TIC.
En este contexto el software libre se ha constituido como un entorno tecnológico capaz de
proporcionar aplicaciones de calidad reduciendo costes. Esta reducción de costes no está basada
tanto en el ahorro en licencias como en la capacidad de producir software ya existente para la
producción de nuevas aplicaciones. Además su alta capacidad para adaptar las aplicaciones
existentes a cualquier entorno empresarial constituyen al software libre como una interesante
alternativa para cubrir nichos de mercado actualmente poco atendidos. Como se ha comentado en
el apartado anterior el SL ha permitido la aparición de un nuevo modelo de negocio para
empresas de desarrollo de SW, ya que permite reutilizar partes del código, con lo cual el negocio
precisamente reside en la personalización y adaptación.
Una de las reticencias por parte de las empresas para aceptar el SL es la percepción de este tipo
de software como carente de soporte y realizado sin criterios de calidad. Sin embargo la calidad
de las aplicaciones de software libre viene avalada por el uso de estándares y por la propia
filosofía del movimiento de Software de Fuentes Abiertas (SFA). Es cierto que el proceso de
desarrollo y el soporte no se prestan usando el mismo modelo que el SW privativo, ya que es
necesario conocer las forjas de software y sus mecanismos, pero a medida que el SL es más
conocido esta visión seguramente se irá superando.
Con la aparición de sistemas operativos y aplicaciones sencillas de instalar por usuarios
inexpertos en programación el software libre ha comenzado a salir de sus ambientes tradicionales
de aplicación y darse a conocer. Actualmente el software libre se utiliza tanto para uso académico
como empresarial, en Administraciones Públicas y en el ámbito doméstico. Es una tecnología
madura y con soluciones profesionales con una calidad comparable al software privativo, si no
superior en algunos casos.

2 It doesn't matter – Nicolas G. Carr

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3 Objetivos
El trabajo propuesto se relaciona con el módulo de Gestión de Proyectos TIC. Se ha pretendido
desarrollar los conocimientos y técnicas adquiridos mediante un ejercicio práctico. Para la
elaboración del plan se ha partido de una situación hipotética pero plausible.

Los objetivos a cubrir son la descripción de riesgos existentes, la definición de los entregables que
deberán obtenerse a la finalización de cada una de las fases del proyecto, la planificación de los
hitos principales del proyecto y las fechas de entrega y su reflejo en un diagrama de Gantt y la
evaluación económica del coste final del proyecto.

El presente trabajo trata de cubrir también la definición de los documentos que suponen el cierre
de proyecto que deberán perfilar las futuras líneas de actuación a emprender dentro del plan
estratégico de la empresa.

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4 Público objetivo
Este trabajo se dirige a profesionales que tengan puestos de responsabilidad de los SI en
pequeñas y medianas empresas. En general se podría definir el público objetivo como un CIO de
una Pyme o un director de proyectos.

Dada la temática que aborda el proyecto, puede ser de interés para aquellos responsables
informáticos que están planeando un proyecto similar, para estudiantes o profesionales, a fin
proporcionarles una serie de documentos de referencia, un caso práctico para su estudio y una
guía básica sobre la que poder trabajar para poder establecer su propio plan de proyecto.

A fin de facilitar el acceso al trabajo a aquellas personas interesadas se ha realizado la publicación


del trabajo en Scridb. Se puede obtener una copia de la memoria accediendo al blog del proyecto:
http://jorgehminguez.blogspot.com.

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5 Oportunidad
El uso e las TIC ha favorecido el aumento de la competitividad y la mejora de la productividad
empresarial, de lo cual además hay evidencia empírica3. La tasa de penetración de las TIC en las
Pymes, como se ha comentado en el apartado 2, sigue por debajo de las tasas encontradas en
empresas de más de 500 empleados. El desarrollo e implantación de las TIC en las Pymes, dada
la morfología del tejido empresarial español supone un importante nicho de negocio aún por
explotar. Sin embargo acometer este alineamiento tecnológico por parte de las Pymes se complica
en el contexto económico de crisis.

En el actual panorama se hace necesario adoptar decisiones estratégicas encaminadas a la


reducción de costes y aumentar la independencia ante los proveedores. En el entorno de las
Pymes, estas acciones son quizá más necesarias. El uso de software de fuentes abiertas (SFA)
trata de abordar ambas vías, la del ahorro económico y la estratégica. Por un lado se consigue la
reducción de costes ya que, en la mayoría de los casos se evita el pago de las licencias que se
debe abonar para poder utilizar las aplicaciones de software privativo. Es interesante, sin
embargo, considerar el Coste total de inversión (TCO, por sus siglas en inglés), ya que la
migración a software de fuentes abiertas sí supone un coste en mantenimiento, aprendizaje de los
trabajadores, periodos de inactividad hasta adaptarse a las nuevas aplicaciones, etc. Es por ello
que una migración de este tipo no puede basarse únicamente en el ahorro de licencias, sino que
existen otros factores que deben motivar el cambio. Por ejemplo, en el caso de necesitar un
desarrollo a medida, el uso de software de fuentes abiertas supone un ahorro en el tiempo de
ejecución, al permitir la reutilización de código. Además la filosofía del movimiento SFA pone el
acento en la excelencia técnica y el acceso al conocimiento, por lo que el uso de aplicaciones
abiertas debería suponer un abaratamiento en costes mantenimiento una buena calidad del
software.

En el apartado 7.5 del presente documento se muestra la valoración económica del proyecto de
migración que se aborda en este trabajo. Además habría que considerar, como ya hemos
indicado, los costes indirectos, pero el coste directo puede ser una buena referencia para calcular
el retorno de inversión de un proyecto de este tipo.

Es evidente que la adopción de aplicaciones SFA, por sí sola, no resuelve la dependencia del
proveedor, ya que muchas veces las Pymes no tienen la capacidad de negociación suficiente o el
conocimiento tecnológico necesario para poder negociar en igualdad de condiciones con los
proveedores, ya sean de software privativo o libre. En este sentido existen agrupaciones o clusters
empresariales que promueven e impulsan el paso al software libre. Es interesante citar el proyecto
Sourcepyme de la Comunidad Valenciana, por ejemplo.

Respecto a la situación tecnológica, el Software libre se encuentra en una situación de madurez


en el entorno empresarial y está aumentando su grado de penetración tanto en el ámbito
educativo, como en las empresas e instituciones.

Además el impulso que está experimentando en España por parte de las Administraciones
Públicas supone también una oportunidad para la empresas. Se están realizando importantes
esfuerzos en este sentido para crear un tejido productivo e industrial y fomentar su utilización por
parte de las empresas, ya que una de las características más interesantes del SL es que

3 TIC, productivitat i creixement econòmic: la contribució empírica de Jorgenson, Ho i Stiroh – Joan Torrent i Sellens

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favorecen a la industria local4. Recientemente se ha puesto en marcha en la Comunidad


Valenciana el programa Lliurex5, aunque existen iniciativas anteriores, como la distribución
LinexPyme, promocionada por la Junta de Extremadura6. Además se debe citar el esfuerzo de la
Administración estatal por impulsar el SFA mediante la creación del Centro Nacional de Referencia
de Aplicación de las TIC basado en Fuentes Abiertas (CENATIC), muchas de cuyas actividades de
formación y capacitación se llevan a cabo dentro del marco del Plan Avanza.

Recientemente se ha creado la plataforma de formación del Proyecto Morfeo, cofinanciado por el


Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, entre cuyos cursos precisamente se incluye
precisamente “Migración al Software Libre”. El objetivo de la plataforma es ofrecer documentación
no sólo a profesionales del sector, sino también a empresas usuarias.

4 CENATIC - Guía básica del Software de Fuentes Abiertas


5 Diario ADN.es, edición Valenciana (http://www.adn.es/local/valencia/20090603/NWS-1450-Lliurex-Pymes-
utilizaran-permitira-programa.html)
6 http://www.gnulinex.net/web-nueva/

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6 Descripción de la empresa objeto de la migración


Dado el carácter práctico del presente trabajo, se ha optado por definir un entorno empresarial
concreto en el que desarrollar el proyecto. Si bien la empresa descrita a continuación es ficticia, se
ha tratado de que la situación descrita sea perfectamente realista y refleje el panorama en cuanto
a la situación TIC de una Pyme.

6.1.1 Definición de la empresa


Xtel es una empresa de telecomunicaciones de ámbito regional que opera en tres provincias
españolas. Sus principales áreas de actividad son la realización de proyectos para empresas
constructoras (estudios de Infraestructuras Comunes de Telecomunicaciones – ICT, proyectos de
domótica y sonometría, provisión de servicios, etc.) y de redes y sistemas (redes locales, centrales
telefónicas, cámaras IP).
Cuenta con tres sedes, una principal con 25 trabajadores, una delegación con 7 trabajadores, otra
con 5 y 4 teletrabajadores.
La empresa dispone de un servidor y 30 equipos individuales, además de cuatro impresoras, un
escáner, un proyector, dispositivos de comunicaciones y una central telefónica IP.
A pesar de ser una empresa del sector TIC, hasta el momento no ha establecido una planificación
estratégica de sus sistemas de la información. La empresa cuenta con un servidor para las
aplicaciones básicas (correo electrónico, alojamiento de la página Web, almacenamiento) y de
ordenadores de sobremesa y portátiles. Todas las máquinas cuentan con software propietario.
Para los equipos individuales no ha existido un control de las aplicaciones instaladas ni de las
versiones, lo que ocasiona problemas de compatibilidad en ocasiones. Además no se han
establecido restricciones para que los usuarios instalen y ejecuten aplicaciones en sus equipos, lo
que ha provocado casos de instalación de software sin licencia, problemas de incompatibilidad
con el sistema operativo, etc.
Dado el panorama de crisis económica general, que a partir de 2009 ha sido particularmente en la
construcción, la empresa ha visto disminuir de forma alarmante sus pedidos, por lo que se ha visto
forzada a tomar acciones para disminuir los costes y aumentar el volumen de ventas. En lugar de
realizar despidos, la empresa ha optado por una reorganización interna para tomar acciones
estratégicas que mejoren su posición en el mercado. Se ha creado la figura del Director Técnico
que, además de las funciones de control de los diferentes Jefes de Área, ha asumido las
funciones de CIO. Entre sus primeras decisiones se ha responsabilizado de realizar un plan
estratégico de los SI/TI a cuatro años. Como medida de alto impacto y rápida implantación se ha
optado por migrar las aplicaciones de la empresa a software libre. Con ello se pretende:
•Abaratar costes de licencia.
•Acometer acciones de control de los SI/TI de la empresa que se estaban posponiendo y que
indicen en una menor calidad de servicio y eficiencia.
•Abordar la implantación de aplicaciones sofisticadas que refuercen el negocio y cuyo coste es
inabordable con software privativo.
•Dado que el proyecto se va a realizar básicamente con personal interno, abrir una posible nueva
línea de negocio.
Respecto al último de los objetivos fijados, actualmente Xtel ya ofrece soluciones avanzadas de
aplicaciones, como CRM en combinación con centrales telefónicas avanzadas. Sin embargo estas
aplicaciones no se utilizan internamente, por lo que se considera necesario aprovechar la
oportunidad que ofrece la migración para implantar esta y otras aplicaciones, mejorar la

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comprensión sobre cómo afectan al negocio y poder ofrecer mejores argumentos de venta,
demostraciones a clientes y adquirir una experiencia más sólida. Si bien este aspecto no se ha
abordado dentro del presente proyecto, deberá incluirse en la memoria final una vez terminada la
migración, junto con aquellas otras aplicaciones y sistemas que se considere que estén alineadas
con el plan estratégico.

6.1.2 Equipamiento informático


Aunque la descripción exhaustiva del equipamiento informático, tanto del HW presente en la
empresa como de los sistemas y aplicaciones informáticas es el resultado de una de las tareas
establecidas en el plan de proyecto y tiene su reflejo en uno de los entregables, se realiza aquí
una breve descripción de los equipos y sistemas básicos presentes en Xtel, a fin de justificar las
fechas y plazos que posteriormente se han considerado para la elaboración del plan de proyecto.
En el apartado anterior ya se ha establecido que la empresa cuenta con un servidor y 30 equipos
individuales. En la figura 1 se puede ver un esquema de la distribución del equipamiento en la
sede central.

Figura 1. Esquema del equipamiento HW de la sede central.


En la figura se aprecia que la sede central dispone de 10 equipos de sobremesa, 6 ordenadores
portátiles, dos impresoras (una de ellas en red y otra conectada a un PC, un escáner, un
proyector, una central telefónica a la que se conecta un FAX y los terminales telefónicos (no se
han representado en este esquema), un punto de acceso WiFi y un router con salida a Internet.
Como ya se ha descrito anteriormente, la empresa cuenta con dos delegaciones y varios
teletrabajadores. En la siguiente figura se muestra un esquema de la interconexión entre sedes y
del equipamiento de las delegaciones.
Los trabajadores remotos básicamente disponen de un ordenador con conexión a Internet a través
de un router que proporciona el ISP. Se conectan a la sede central mediante conexiones VPN, lo

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que proporciona un canal seguro a través de Internet.


Las delegaciones también se conectan a la sede central mediante VPN y cuentan con
ordenadores de sobremesa, portátiles e impresora como equipamiento básico, además del router
proporcionado por el ISP para el acceso a Internet.

Figura 2. Esquema del equipamiento HW de las delegaciones y teletrabajadores y de los canales


de comunicación.
Respecto a los sistemas y aplicaciones a migrar, el servidor central utiliza Windows 2003 Server
como sistema operativo y proporciona diferentes servicios: Web, FTP, correo electrónico, antivirus
corporativo, firewall, software de copia de seguridad y base de datos.
Por su parte los equipos individuales operan usando diversas versiones de sistemas operativos de
Microsoft; así, hay equipos con Windows XP en sus diversas versiones, y equipos utilizando
Windows Vista. No sólo se carece de control sobre la versión de los equipos, sino que además en
algunos casos no es posible garantizar un uso de acuerdo a la licencia del fabricante.
Las aplicaciones de usuario son diversas, entre otras se utilizan aplicaciones ofimáticas

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(procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones), de diseño asistido por ordenador, de


gestión de proyectos, de diagramación, clientes de correo electrónico, navegadores de Internet
(en algún caso se utilizan ya aplicaciones de fuentes abiertas), generadores de documentos PDF,
compresores, aplicaciones de reproducción multimedia.
El departamento financiero utiliza una aplicación de contabilidad que se encuentra instalada en el
servidor y para la que tienen además licencia los comerciales, la gerencia y el responsable de
compras.

Mención especial debe hacerse sobre el servicio técnico, ya que en ocasiones utilizan software
específico para realizar la configuración de equipos, aunque es cada vez más frecuente que los
fabricantes incorporen la posibilidad de configuración mediante aplicaciones Web.

Para la realización del proyecto se han contratado los servicios de soporte de un proveedor
externo, OpenSystems, que prestará asistencia en las fases críticas del proyecto, sobre todo
durante la prueba piloto y la migración del servidor.

Aunque en el apartado 7.4 se detalla el calendario de forma más precisa, una vez aprobada la
ejecución del proyecto se han establecido unas fechas para que OpenSystems imparta la
formación técnica. Se ha establecido un margen temporal a fin de que se pueda personalizar
algún aspecto concreto una vez aprobada la implantación de aplicaciones y servicios concretos.

Para minimizar el impacto al usuario se abordará la migración en dos fases. En primer lugar se
realizará el cambio del servidor, que debería ser transparente para el usuario final. Esta migración
se realizará además fuera del horario laboral, por lo que el impacto debería ser mínimo.

Dado que la migración coincide con el período vacacional, no se realizará el cambio en los
equipos de usuario hasta finales de agosto, pero se aprovechará para instalar en los usuarios que
se encuentren trabajando durante ese periodo de las aplicaciones de SL disponibles en el antiguo
sistema operativo. Se ha tratado de que dichos usuarios tengan peso (bien jerárquico o bien de
prestigio personal) en la empresa, de este modo se propone no sólo habituar al personal en el uso
de las nuevas aplicaciones, sino conseguir que ciertos trabajadores se conviertan en embajadores
del cambio y contribuyan al éxito del proyecto.

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7 Plan de proyecto
A continuación se desarrolla el cuerpo principal de este trabajo de fin de curso, esto es, el propio
plan de proyecto.

7.1 Definición del proyecto

7.1.1 Objetivos

Este proyecto tiene como objetivo la sustitución en Xtel, una Pyme con 41 trabajadores, de las
aplicaciones y sistemas operativos a software libre. El proyecto abarca la definición del plan de
migración, incluyendo la estrategia de migración, la de los entregables que será necesario
elaborar en el ámbito del mismo, los hitos principales y sus fechas y el método de seguimiento.

7.2 Análisis de riesgos


En cualquier migración de aplicaciones y sistemas existen una serie de riesgos inherentes que se
detallan a continuación de forma individual y incluyendo sus fichas de descripción.
Se han considerado además los posibles riesgos adicionales dada la naturaleza del proyecto que
se presenta abordar. El listado completo de los riesgos detectados es el siguiente:
•Falta de capacidad técnica para abordar la migración.
•Interrupción de la actividad del servidor por fallo en la migración.
•Interrupción de la actividad de un equipo individual por fallo en la migración.
•Interrupción de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la migración.
•Resistencia al cambio.
•Baja calidad del soporte técnico.

7.2.1 Falta de capacidad técnica para abordar la migración


Este es un riesgo producido por el cambio de los servicios y aplicaciones, ya que el personal
técnico no está habituado al nuevo SW. Será necesario realizar un proceso de formación y
complementarlo con la puesta en marcha de un piloto que sirva como campo de pruebas para la
migración, previa a la puesta en producción de las aplicaciones.
Descripción del riesgo
ID R01
Denominación Falta de capacidad técnica para abordar la migración.
Grado de impacto Alto, afectando al proyecto y al negocio.
Probabilidad Media.
Acciones preventivas
Se contará con el asesoramiento de una empresa externa que realizará la formación técnica del
personal responsable de los servicios y sistemas.
Se realizará una prueba piloto, creando una maqueta consistente en el nuevo servidor
completamente operativo y un equipo en el que se realizarán pruebas de migración.
Responsable Dirección de proyecto.

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Método de seguimiento Resultados de la prueba piloto.


Indicadores de seguimiento Cumplimiento del plan de pruebas.
Plan de contingencia
En caso de que fracase la prueba piloto se deberá optar por alguna de las siguientes opciones:
a) Abandonar el proyecto.
b) Prolongar el periodo de pruebas (solamente si se conoce el motivo que impide el éxito de las
mismas) y reelaborar el calendario del plan de proyecto.
Responsable Comité director.
Método de seguimiento No aplica.
Indicadores de seguimiento No aplica.

7.2.2 Interrupción de la actividad del servidor por fallo en la migración


Se considera que un riesgo en el proceso de migración del servidor supondría un grave perjuicio
no tanto para la ejecución del proyecto, ya que en este caso sería un mero retraso, sino por el
impacto en el propio negocio.
Por tanto este riesgo debe ser controlado y se deben definir unos planes de contingencia
adecuados para evitar su aparición y para disminuir al máximo su duración en caso de que
finalmente se produzca.
Descripción del riesgo
ID R02
Denominación Interrupción de la actividad del servidor por fallo en la
migración.
Grado de impacto Alto, afectando a procesos de negocio y actividad de la
empresa.
Impacto económico y de imagen ante clientes y proveedores.
Probabilidad Baja.
Acciones preventivas
La migración se realizará con un nuevo servidor, que se usará para la realización del piloto; el
antiguo servidor quedará operativo hasta la finalización de la migración, momento en el que se
reutilizará el equipo para otras funciones. Será necesario:
•Poner en funcionamiento el nuevo servidor con todas las aplicaciones y servicios necesarios.
•Realizar pruebas de conexión y operatividad.
•Preparar un proceso de marcha atrás de la migración.

Responsable Dirección de proyecto.


Método de seguimiento Cumplimiento de hitos.
Indicadores de seguimiento Fechas de hitos.
Plan de contingencia
Ejecutar el proceso de marcha atrás.
Responsable Dirección de proyecto.
Método de seguimiento No aplica.

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Indicadores de seguimiento No aplica.

7.2.3 Interrupción de la actividad de un equipo individual por fallo en


la migración
Se aborda aquí la posibilidad de fallo en la migración en un equipo individual, bien un ordenador
de sobremesa o un portátil. Se considera que es un riesgo con baja probabilidad y también bajo
impacto, a no ser que sea un fallo recurrente producido por una mala realización de las pruebas
previas a la migración, que se abordará en el siguiente apartado.

Descripción del riesgo


ID R03
Denominación Interrupción de la actividad de un equipo individual por fallo en
la migración.
Grado de impacto Bajo, afectando al trabajo del empleado en cuyo equipo se
produzca el problema.
El problema podría ser grave si los fallos son recurrentes, por
lo que se abordará el problema en otra ficha de riesgos.
Probabilidad Baja.
Acciones preventivas
Realizar pruebas piloto previas a acometer la migración en un equipo individual, realizando
pruebas de operatividad y conexión manteniendo el equipo de usuario sin migrar y
posteriormente con los sistemas y aplicaciones nuevos.
Definir plan de marcha atrás para los equipos individuales.
Responsable Dirección de proyecto.
Método de seguimiento Cumplimiento de hitos.
Indicadores de seguimiento Fechas de hitos.
Plan de contingencia
Existen varias alternativas posibles:
1) Ejecutar el plan de marcha atrás para restaurar el equipo a su estado anterior
2) Habilitar temporalmente otro equipo para su uso por el trabajador afectado y realizar las
acciones necesarias para identificar el problema del equipo problemático
3) Si no se logra identificar el problema pero se sospecha de un fallo en el HW que se ha
revelado durante la migración, sustituir el equipo por otro, bien temporalmente hasta reparar el
fallo o bien mediante la adquisición de un nuevo equipo

En cualquier caso las desviaciones se deberán reflejar en la planificación si procede,


imputándose su coste y detallando el retraso en el plan de proyecto
Responsable Equipo de proyecto.
Método de seguimiento Nueva planificación.
Indicadores de seguimiento Nuevas fechas de entrega.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 18


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.2.4 Interrupción de la actividad de todos los equipos individuales


por fallo en la migración
Si bien se considera un hecho improbable, si se realizan correctamente las pruebas piloto previas
a la migración correctamente, se debe considerar la posibilidad de que los fallos de los equipos
individuales sean recurrentes, afectando a todos los ordenadores de la empresa (por algún error
que no haya aparecido durante el desarrollo de la prueba piloto, por ejemplo, y que se manifieste
durante la migración de los equipos). En este caso el plan de contingencia debe ser ejecutado de
inmediato y se debe detener la migración en cuanto se sospeche que pueda estar produciéndose
un problema que afecte a todos los equipos, para no extenderlo.

Descripción del riesgo


ID R04
Denominación Interrupción de la actividad de todos los equipos individuales
por fallo en la migración.
Grado de impacto Medio, afectando a procesos de negocio y actividad de la
empresa, si bien al realizarse la migración de equipos.
individuales de forma ordenada se puede minimizar el impacto
deteniendo el proceso y ejecutando los planes de
contingencia en cuanto sea detectado.
El impacto es más importante en el camino crítico, retrasando
la implantación del proyecto.
Probabilidad Baja.
Acciones preventivas
Realizar pruebas piloto previas a acometer la migración.
Definir plan de marcha atrás para los equipos individuales.
Responsable Dirección de proyecto.
Método de seguimiento Cumplimiento de hitos.
Indicadores de seguimiento Fechas de hitos.
Plan de contingencia
En cuanto se detecte una posible incidencia de este tipo se deberá detener el proceso de
migración, ejecutar el procedimiento de marcha atrás en los ordenadores afectados.

Será necesario establecer nuevas fechas para el plan de proyecto, con una nueva serie de
verificaciones previas más exigentes.
Responsable Dirección de proyecto.
Método de seguimiento Nueva planificación.
Indicadores de seguimiento Nuevas fechas de entrega.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 19


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.2.5 Resistencia al cambio


Si bien la implantación de cualquier proyecto lleva aparejada una resistencia al cambio, en el caso
concreto de un proyecto de migración a software libre la resistencia al cambio puede ser superior
por desconocimiento del grado de desarrollo de la tecnología. Puede haber por contra
trabajadores motivados al cambio por aspectos ideológicos asociados al SL, sin embargo debe
considerarse el posible riesgo y elaborar un plan de contingencia para mitigar sus posibles
efectos.
Descripción del riesgo
ID R05
Denominación Resistencia al cambio.
Grado de impacto Medio.
Probabilidad Alta.
Acciones preventivas
Planificar un plan de formación de las aplicaciones ofimáticas y el Sistema Operativo. Realizar
comunicaciones periódicas del avance del proyecto.
Seleccionar a empleados relevantes en la empresa y que sean receptivos al proyecto e
instalarles las aplicaciones con carácter previo a la migración de usuario, para que se habitúen a
ellas y actúen como embajadores del cambio.
Responsable Dirección de proyecto.
Método de seguimiento Cumplimiento de hitos.
Indicadores de seguimiento Fechas de hitos.
Plan de contingencia
En caso necesario se podrá evaluar la realización de nuevas sesiones formativas
Si fuera necesario se evaluará la elevación a la dirección para que impulse las medidas
necesarias para eliminar las barreras de resistencia al cambio en los trabajadores
Responsable Comité de coordinación
Método de seguimiento No aplica
Indicadores de seguimiento No aplica

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Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.2.6 Baja calidad del soporte técnico


La migración a una tecnología a la cual no están habituados los técnicos de la propia empresa
supone un riesgo a considerar. El grado de conocimiento de las empresas proveedoras de soporte
técnico también debe ser tenido en cuenta. Si bien podría considerarse el contrato de soporte
como un tema ajeno a la propia realización del proyecto, debe tenerse en cuenta que la fase de
implantación de un nuevo sistema puede suponer un aumento de las incidencias, por lo que se
recomienda planificar adecuadamente el riesgo de que la asistencia pueda no producirse con la
calidad habitual, al menos durante el periodo inicial.

Descripción del riesgo


ID R06
Denominación Baja calidad del soporte técnico.
Grado de impacto Medio.
Probabilidad Media.
Acciones preventivas
Se realizarán acciones formativas del equipo responsable de la migración para prestar soporte
durante todo el proceso.
Se dispondrá de asistencia técnica durante el proceso de migración proporcionado por una
empresa externa.
Además se realizará un contrato de soporte con un proveedor externo durante el primer año
posterior a la migración.
Responsable Dirección de proyecto.
Método de seguimiento Seguimiento de SLA's.
Indicadores de seguimiento SLA definidos con el proveedor del soporte técnico.
Plan de contingencia
En caso de que se detecte una mala gestión de las incidencias, se analizarán las posibles
soluciones:
1) Mejorar la formación interna (técnicos propios).
2) Responsabilidades económicas en caso de incumplimiento de los términos de los acuerdos de
servicio.
Responsable Comité de coordinación.
Método de seguimiento Revisión de los SLA y calidad de servicio.
Indicadores de seguimiento Tiempos de indisponibilidad de los sistemas, grado de
satisfacción de los usuarios, incidencias recogidas.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 21


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.3 Alcance
El proyecto abarca la migración completa de los sistemas presentes en la empresa a software
libre. Afecta por tanto a la totalidad de la empresa. El resultado esperado es el cambio de
aplicaciones, garantizando que a la finalización del mismo todas estén operativas, asegurando la
calidad en la ejecución, en la consistencia de los datos y que el personal las utiliza correctamente.

7.3.1 Productos resultantes del proyecto


Se listan a continuación los productos que se deberán entregar en cada una de las diferentes
partes del proyecto.

1.Análisis del estado actual de la organización


•Inventario de software
•Inventario de hardware
•Diagrama de planta
•Esquema de la red
•Formato de datos
1.Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos
•Funcionalidad necesaria
•Estudio de las alternativas existentes
•Aplicaciones sustitutivas
•Aplicaciones a incorporar
1.Plan de proyecto
2.Manuales de formación
•Recopilación de manuales
•Presentaciones de formación
1.Informe del resultado de las pruebas piloto
2.Memoria final
•Configuración del servidor
•Configuración de los equipos individuales
•Definición de perfiles de usuario y privilegios
•Definición de los grupos de usuarios
•Configuración de las comunicaciones
•Evaluación final del proceso de migración

Se describirán a continuación los entregables.

Entregable 1, Análisis del estado de la organización

Descripción del entregable


ID E01
Denominación Análisis del estado de la organización
Descripción
Antes de acometer la migración será necesario identificar perfectamente las aplicaciones
presentes en la empresa, los sistemas operativos, las comunicaciones, etc. El objetivo de la fase
inicial de análisis se reflejará en el documento aquí descrito. Se describirán los siguientes
aspectos:
•Inventario de software: incluirá un listado completo de los programas informáticos utilizados en

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 22


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la empresa. Esta lista se referirá tanto al servidor como a los equipos individuales y comprenderá
una relación de aplicaciones de sistema (sistema operativo, servicios, antivirus, comunicaciones,
etc.), ofimáticas (paquetes ofimáticos, compresores, multimedia, aplicaciones de telefonía, etc.),
profesionales (CAD, gestión de proyectos) y financieras (contabilidad y gestión comercial).
•Inventario de hardware: establecerá una relación de los equipos, identificándolos unívocamente
mediante un nombre y una identificación, e incluirá una descripción del mismo (procesadores,
memoria RAM, almacenamiento, discos externos, tarjeta de sonido, monitor, puertos,
configuración IP). Además se identificarán otros equipos (impresoras, scaners, plotters, central
telefónicas).
•Diagrama de planta: incluirá una descripción esquemática de la ubicación de los diferentes
equipos, identificados en el inventario de hardware.
•Esquema de la red: contendrá un esquema de la red de comunicaciones, en la que figurarán las
direcciones IP de los dispositivos y los medios de conexión de los equipos remotos (VPN u
otros).
•Formato de datos: se realizará un estudio pormenorizado de los datos que deberán
salvaguardarse y migrarse a las nuevas aplicaciones.

Deberán recogerse además criterios cualitativos, es decir, deberán señalarse las aplicaciones,
sistemas y equipos críticos, de tal forma que no podrá darse por finalizado el proyecto si no se
encuentran perfectamente operativos.
Documentos que componen el entregable
•Inventario de software
•Inventario de hardware
•Diagrama de planta
•Esquema de la red
•Formato de datos

Responsable
Director de proyecto (Director Técnico)
Recursos necesarios
Director Técnico
Responsable de Departamento
Técnico
Hitos Fecha de entrega
Inicio del proyecto 06/26/09
Criterios de aceptación Responsable de la aceptación
Visto bueno del Director Director del Proyecto
Obligaciones y restricciones
Será necesaria su aprobación para continuar el proyecto
Consideraciones adicionales

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Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Entregable 2, Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos


Descripción del entregable
ID E02
Denominación Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos
Descripción
Finalizado el análisis de la situación actual será necesario realizar la elección de las aplicaciones
y sistemas sustitutivos de los actuales.
Se describe a continuación el contenido que deberá desarrollarse en cada documento del
entregable:
•Funcionalidad necesaria: se realizará una descripción de las funciones que deberán cubrir las
aplicaciones.
•Estudio de las alternativas existentes: se realizará una comparativa (en la medida de lo posible)
entre las diversas opciones disponibles dentro del mercado del software libre que incluyan las
funcionalidades necesarias.
•Aplicaciones sustitutivas: listado de las aplicaciones propuestas para su implantación en Xtel.
•Aplicaciones a incorporar: se elaborará una lista de aplicaciones que actualmente no se utilizan
pero que podrían suponer un valor añadido (ERP, CRM, gestión documental, etc.)
Documentos que componen el entregable
•Funcionalidad necesaria
•Estudio de las alternativas existentes
•Aplicaciones sustitutivas
•Aplicaciones a incorporar

Responsable
Director de proyecto (Director Técnico)
Recursos necesarios
Director Técnico
Responsable de Departamento
Técnico
Hitos Fecha de entrega
Aprobación del análisis inicial 07/02/09
Criterios de aceptación Responsable de la aceptación
Aprobación del Director General Director de General
Obligaciones y restricciones
Este documento tendrá carácter vinculante una vez aprobado. La adopción de las aplicaciones
informáticas deberá ser acorde a la estrategia de la empresa, por lo que se requiere la firma del
Director General para garantizar el alineamiento estratégico y para impulsar y promover el
proyecto internamente.
Consideraciones adicionales

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Entregable 3, Plan de Proyecto


Descripción del entregable
ID E03
Denominación Plan de Proyecto
Descripción
El plan de proyecto incluirá los siguientes apartados:
•Definición del proyecto
•Análisis de riesgos
•Alcance
•Calendario y organización del proyecto

Documentos que componen el entregable


El plan de proyecto se compone de un único documento dividido en los apartados descritos
anteriormente.

Responsable
Director de proyecto (Director Técnico)
Recursos necesarios
Director Técnico
Responsable de Departamento
Técnico
Hitos Fecha de entrega
Inicio del proyecto 06/30/09
Criterios de aceptación Responsable de la aceptación
Visto bueno del Director Director del Proyecto
Obligaciones y restricciones
Será necesaria su aprobación para continuar el proyecto
Consideraciones adicionales
El plan de proyecto es un documento vivo sometido a posibles modificaciones y cambios

Entregable 4, Manuales de formación


Descripción del entregable
ID E04
Denominación Manuales de formación
Descripción
Aunque es evidente que la creación de un manual de formación completo de todas las
aplicaciones abordadas en un proyecto como este es inviable, es responsabilidad del equipo de
proyecto la recopilación de los diferentes manuales o tutoriales disponibles y su compilación, a fin
de que el personal disponga de un apoyo documental para poder consultar dudas, etc.
Además se deberán realizar presentaciones en diferentes sesiones de formación a fin de

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 25


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

proporcionar al personal información relevante para minimizar el impacto del cambio de


aplicaciones, sobre todo en aquellos casos donde la curva de aprendizaje sea mayor o en
aplicaciones críticas (contabilidad, por ejemplo).
Documentos que componen el entregable
•Recopilación de manuales
•Presentaciones de formación

Responsable
Responsable de Departamento
Recursos necesarios
Responsable de Departamento
Hitos Fecha de entrega
Aprobación de la propuesta de aplicaciones 07/10/09
Criterios de aceptación Responsable de la aceptación
Visto bueno del Director de proyecto Director del Proyecto
Obligaciones y restricciones

Consideraciones adicionales

Entregable 5, Informe del resultado de las pruebas piloto


Descripción del entregable
ID E05
Denominación Informe del resultado de las pruebas piloto
Descripción
Previamente a la migración se realizará una prueba piloto de migración e integración tanto en el
nuevo servidor como en un equipo individual.
La prueba consistirá en levantar el nuevo servidor, configurarlo, activar los servicios necesarios y
realizar pruebas de integración con un equipo individual con las aplicaciones actuales, con las
aplicaciones ofimáticas a utilizar pero sin modificar el sistema operativo y, finalmente, una prueba
de migración total.
Documentos que componen el entregable
Informe de la prueba piloto

Responsable
Director de proyecto (Director Técnico)
Recursos necesarios
Director Técnico
Responsable de Departamento
Técnico

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Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Hitos Fecha de entrega


Aprobación de la propuesta de aplicaciones 07/29/09
Criterios de aceptación Responsable de la aceptación
Resultados satisfactorios de las pruebas en la Director del Proyecto
maqueta
Obligaciones y restricciones
La futura migración no contendrá cambios de configuración ni modificaciones no contempladas
en la prueba piloto. En caso de que se considerase necesario incluir alguna aplicación adicional
sería necesario garantizar la operatividad previamente en la maqueta.
Consideraciones adicionales
A la finalización de la migración se instalará el nuevo sistema operativo en el antiguo servidor y
se mantendrá en uso la maqueta para realizar pruebas de nuevas aplicaciones.

Entregable 6, Memoria final


Descripción del entregable
ID E06
Denominación Memoria final
Descripción
La memoria final describirá la configuración del servidor y de los equipos individual, así como
todos aquellos aspectos que deberán conocer los administradores del sistema (tipos de perfil,
grupos de trabajos, etc.). También se detallarán las modificaciones realizadas en la configuración
de las comunicaciones, reelaborando el diagrama de red incluido en el E01 en caso necesario.
Finalmente se realizará una evaluación del proceso de migración, en la que se realizarán
encuestas a los usuarios para que definan el grado de satisfacción con las nuevas aplicaciones,
las incidencias registradas, estadísticas de rendimiento de los nuevos sistemas y en general
todos aquellos indicadores relevantes que puedan ofrecer información acerca del proceso
emprendido, a fin de mejorar el servicio y la calidad ofrecida por el departamento.
Documentos que componen el entregable
•Configuración del servidor
•Configuración de los equipos individuales
•Definición de perfiles de usuario y privilegios
•Definición de los grupos de usuarios
•Configuración de las comunicaciones
•Evaluación final del proceso de migración
•Propuestas de nuevas aplicaciones a implantar

Responsable
Director de proyecto (Director Técnico)
Recursos necesarios
Director Técnico
Responsable de Departamento
Técnico
Hitos Fecha de entrega

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 27


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Aprobación del calendario de migración 09/18/09


Criterios de aceptación Responsable de la aceptación
Finalización del proceso de migración Director del Proyecto
Obligaciones y restricciones
Este documento supone la finalización y aceptación del proyecto
Consideraciones adicionales
El informe de evaluación podrá ser elevado a la Dirección General para comprobar el éxito del
proyecto.

7.3.2 Criterios de terminación del proyecto


Se considerará finalizado el proyecto una vez se encuentre operativo el servidor, con todos los
servicios considerados críticos funcionando sin incidencias. Asimismo deberán estar operativos los
equipos personales y aquellas aplicaciones definidas como críticas.
Será necesario que un 90% de los equipos personales se encuentren operativos para poder dar el
proyecto por finalizado.

7.3.3 Procedimiento de gestión de cambios al alcance


Dado que el impacto del proyecto en el negocio es muy alto, cualquier cambio en el alcance del
proyecto deberá ser evaluado y aprobado por el Comité de Dirección del proyecto.

7.3.4 Supuestos y limitaciones al alcance


El alcance el proyecto podría verse modificado en función del resultado de las pruebas piloto.

7.3.5 Metodología
Se seguirá el Método del Camino Crítico para la realización del presente proyecto.

7.3.6 Identificación de hitos del proyecto


Se han identificado los siguientes hitos en el proyecto:
Denominación Fecha
Inicio de la ejecución 06/15/09
Elección de las aplicaciones sustitutivas 07/03/09
Revisión y aprobación del calendario de implantación 07/30/09
Aprobación del informe de migración de servicios 08/17/09
Finalización del proyecto 09/21/09

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 28


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.3.7 Plan de recursos

Se realiza a continuación una descripción de los recursos participantes en la migración, sus roles
y responsabilidades.

El comité de coordinación está formado por:

Nombre Cargo
Alberto Gutiérrez Director General
Carlos Polo Director Técnico
Ana Vela Responsable del Departamento de Redes

El equipo del proyecto está constituido por:


Nombre Rol Empresa
Carlos Polo Director de proyecto Xtel
Ana Vela Equipo de proyecto Xtel
Pablo Rial Equipo de proyecto Xtel
Soporte Open Systems

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 29


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7.4 Calendario y organización del proyecto


Se presenta a continuación un diagrama de Gantt con el calendario del proyecto.

7.4.1 Diagrama de Gantt

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7.4.2 Descripción de las actividades


En las siguientes fichas se resumen las actividades desarrolladas en el diagrama del plan de
proyecto.
Título Análisis de la situación inicial.
ID A01.
Objeto Definir la situación de partida de la empresa y realizar un recuento
de las aplicaciones y sistemas que es necesario migrar.
Recursos Director General.
Director Técnico.
Responsable de Departamento.
Técnico.
Duración 10 días.
Dependencias Ninguna.
Entregables E01. Análisis del estado de la organización.
Observaciones Esta tarea es de vital importancia para el proyecto, ya que supone
la descripción general de la empresa y el inventario de HW y SW,
que deberá ser muy minucioso y exhaustivo a fin de evitar
posteriores problemas.

Título Elaboración de la propuesta de sistemas sustitutivos.


ID A02
Objeto Estudiar las funcionalidades necesarias, las alternativas que
ofrece el mercado y definir las aplicaciones que finalmente serán
implantadas en la empresa.
Recursos Director General.
Director Técnico.
Responsable de Departamento.
Técnico.
Duración 4,5 días.
Dependencias A01.
Entregables E02. Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos.
Observaciones Se requiere la validación del Director General. La elección de las
aplicaciones supone un hito del proyecto.

Título Formación.
ID A03.
Objeto Esta fase se subdivide a su vez en dos tareas, por un lado la
preparación de la formación interna que deberá impartirse a los
usuarios de las aplicaciones y por otra la formación del personal

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 33


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

técnico sobre los sistemas a migrar.


Recursos Responsable de Departamento.
Técnico.
Duración 15 días.
Dependencias A02.
Entregables E03. Manuales de formación.
Observaciones Una vez realizada la elección de las aplicaciones sustitutivas se
comenzará a preparar la documentación interna.
Para la formación externa del técnico se ha dejado una semana de
margen. El motivo es el siguiente: aunque de antemano y tras las
reuniones con el proveedor externo del soporte (que presta
además la formación).

Título Prueba piloto.


ID A04.
Objeto Realizar las pruebas necesarias previas a la migración para
garantizar la mayor probabilidad de éxito posible
Recursos Director de proyecto.
Responsable de Departamento.
Técnico.
Duración 9 días.
Dependencias A03 (formación técnica).
Entregables E05. Informe del resultado de las pruebas piloto
Observaciones

Título Migración del Servidor de aplicaciones.


ID A05.
Objeto Realizar las acciones previas preparatorias para la migración de
los servicios y llevar a cabo la migración del servidor (puesta en
marcha del nuevo servidor e integración con los ordenadores
actuales).
Recursos Director de proyecto.
Responsable de Departamento.
Técnico.
Duración 11,2 días.
Dependencias A04.
Entregables E05. Informe del resultado de las pruebas piloto.
Observaciones La migración se llevará a cabo durante un fin de semana a fin de
minimizar el impacto en la actividad de la empresa.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 34


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Título Migración de los ordenadores


ID A06.
Objeto Migrar los equipos personales, tanto el SO como las aplicaciones
Recursos Técnico.
Duración 28 días.
Dependencias A05.
Entregables
Observaciones Durante las pruebas de integración del servidor se aprovechará la
disponibilidad del técnico para realizar la instalación de
aplicaciones sustitutivas compatibles con el SO actual en varios
ordenadores a fin de que el personal se habitúe a su uso.
La fase de migración como tal se llevará a cabo una vez migrados
los servicios. Se realizará simultáneamente con la verificación del
rendimiento y de pruebas de funcionamiento y comenzará la
última semana de agosto. Se pretende con esto comenzar a la
vuelta de las vacaciones de los usuarios.

Título Evaluación de la migración.


ID A07.
Objeto Realizar la evaluación final del proceso de migración.
Recursos Técnico.
Duración 25 días.
Dependencias A05.
Entregables E06.
Observaciones Esta fase corresponde con el cierre del proyecto. La aprobación
de la memoria final supone la finalización del mismo.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 35


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.5 Valoración económica

A continuación se describen las principales magnitudes económicas del proyecto.

7.5.1 Recursos humanos

En la siguiente figura se muestra el desglose de los costes de recursos humanos para cada una
de las fases:

Figura 3. Costes de recursos humanos por fase.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 36


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

El coste por cada uno de los recursos humanos lo podemos ver en la siguiente figura:

Figura 4. Costes totales de cada recurso.

Las tarifas por recurso se muestran en la siguiente tabla:


Nombre €/día
Director técnico 408
Responsable de Departamento 336
Técnico 290
Director General 600

7.5.2 Otros gastos


En la siguiente tabla se recogen otros gastos del proyecto:
Concepto Coste (€)
Adquisición nuevo servidor 1942
Formación técnica 2014
Soporte durante la migración 3451

7.5.3 Presupuesto de ejecución


El presupuesto total de ejecución se resume en la siguiente tabla:

Concepto Coste (€)


Recursos humanos 28013.4
Otros gastos 7407

TOTAL 35420.4

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 37


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

8 Tecnología
Se describen a continuación las diferentes aplicaciones empleadas para la migración. No se
pretende un nivel de detalle exhaustivo, pero sí aportar una justificación de por qué se han
adoptado dichas aplicaciones frente a otras posibles.

8.1 Software libre, aspectos tecnológicos

Aunque una descripción del movimiento del software libre o software de fuentes abiertas está
claramente fuera del alcance de este proyecto, se realiza a continuación una breve descripción de
los aspectos tecnológicos que rodean a este movimiento. Para información adicional se
recomienda consultar la bibliografía.

El término Free Software (software libre) se concibió inicialmente como un concepto ético, más
que como una definición tecnológica. La evolución del movimiento y la ambigüedad de la palabra
free (en inglés significa tanto gratuito como libre) llevó a la aparición en los años 90 del concepto
Open Source (software de fuentes abiertas). En este caso los aspectos éticos del movimiento
quedan supeditados a los aspectos técnicos: este movimiento se basa en el acceso al
conocimiento sin restricciones como forma de mejorar la calidad del software, permitir desarrollos
más rápidos y facilitar el aprendizaje. El movimiento Open Source busca pues la excelencia
técnica.

Se han definido cuatro libertades que definen cuándo el software es software libre. Analicemos
estas libertades desde un punto de vista técnico:

Libertad 0: uso del código con cualquier propósito. Es decir, es posible utilizar el software libre con
propósitos comerciales o para fines profesionales.

Libertad 1: acceso al código fuente. Esto permite estudiar el código, lo cual es útil para fomentar el
conocimiento, pero también permite la detección de errores en el software. Uno de los problemas
del SW privativo es que, ante la aparición de errores, el distribuidor puede solventarlos o decidir
no hacerlo. Esta decisión se basará en los recursos que deberá destinar para realizar la
reparación y en el número de usuarios afectados, con lo cual está en manos del proveedor el
proporcionar una solución a un problema, sin que el usuario tenga ni siquiera oportunidad de
resolver el error por su cuenta, por lo cual el SW libre proporciona una clara ventaja técnica en
este caso.

Libertad 2: distribución del software. Esta libertad permite que se hagan copias del software y se
difundan sin restricciones. La difusión del software ha propiciado el nacimiento de comunidades
creadas en torno a un proyecto de software libre, cuyo modelo se está exportando también al
software privativo. La comunidad es la que realiza las pruebas del software, propone mejoras,
aporta soluciones a los problemas detectados, etc. A la hora de decidir migrar al SW libre es
conveniente comprender que para obtener soporte o incorporar una nueva funcionalidad a una
aplicación, no se puede utilizar el esquema de distribuidor-cliente, sino que existe una comunidad
con sus reglas jerárquicas y protocolos de comportamiento.

Libertad 3: mejora y distribución del software. Obviamente esto permite que las aplicaciones

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 38


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

puedan ser mejoradas por personas y empresas y garantiza que las mejoras podrán ser
accesibles, lo que redunda en la calidad técnica del software.

Aunque es complicado establecer generalidades, ya que cada aplicación o sistema tiene sus
propias características, en general se puede afirmar que, tecnológicamente, los sistemas
operativos de fuentes abiertas son estables, seguros y basados en estándares abiertos.

Sí es posible afirmar que, actualmente el software de fuentes abiertas es una alternativa


tecnológicamente a la altura del software privativo. En algunos casos existen aplicaciones abiertas
que son superiores técnicamente a sus equivalentes en SW privativo, como puede ser el
navegador Firefox o el servidor Apache.

8.2 Aplicaciones de servicios y administración

No se pretende mostrar en este apartado un recuento exhaustivo de los sistemas operativos y


aplicaciones que se pretende instalar en Xtel. Se enumeran a continuación las aplicaciones de
sistema y servidores que pueden encontrarse actualmente en software de fuentes abiertas.
Existen para cada elemento de la lista distintos programas distribuidos bajo diferentes licencias,
para más información se recomienda consultar la bibliografía.

•Servidor Web

•Servidor DNS

•Servidor FTP

•Servidor DHCP

•Servidor de impresión

•Servidor de correo electrónico

•Servidor de autenticación y acceso

•Servidor de mensajería instantánea

•Proxy

•Cortafuegos

•Antivirus

•Copia de seguridad

•Gestión de red

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 39


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

•Virtualización

•Administrador de bases de datos

•Administración y control remoto

•Aplicaciones de back office y front office

•Intranets y portales corporativos

•Gestión de proyectos

•Sistemas de control de incidencias

8.3 Aplicaciones de usuario y escritorio

Existen en la actualidad una amplia variedad de aplicaciones de software libre que cubren la
mayor parte de las necesidades de los usuarios. Se ofrece a continuación una lista de algunas de
las clases de aplicaciones más usuales que se pueden encontrar bajo algún tipo de licencia
abierta. Si se desea un listado exhaustivo de aplicaciones, se recomienda consultar la bibliografía
y los enlaces que se proporcionan al final del presente documento:

•Procesador de texto

•Hoja de cálculo

•Base de datos

•Presentaciones

•Organizadores de información personal (PIM)

•Visores y generadores de documentos electrónicos (PDF, PS, etc.)

•Sincronización de dispositivos

•Maquetación

•Creación de diagramas

•Gestión de proyectos

•Compresores y descompresores

Dirección y gestión de las tecnologías de la información Página 40


Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

•Grabación de CD y DVD

•Navegador Web

•Correo electrónico

•Telefonía IP

•Lectores de noticias

•Mensajería instantánea

•Reproducción y edición de video

•Reproducción y edición de audio

•Contabilidad y facturación

•Fotografía

•CAD/CAM

•Edición de gráficos vectoriales

•Edición de gráficos 3D

A modo de ejemplo y, dado que son las aplicaciones de código abierto que se han utilizado para
elaborar este proyecto, se describen a continuación tres aplicaciones de fuentes abiertas que
gozan de gran popularidad. Por supuesto estos programas son solamente un ejemplo dentro de
todos los proyectos y aplicaciones de código abierto actualmente disponibles, pero se ha
considerado interesante realizar esta pequeña reseña como ejemplo de que actualmente es
posible disponer de las herramientas necesarias para llevar a cabo una tarea profesional
utilizando programas de código abierto.

Las aplicaciones reseñadas a continuación se pueden ejecutar en sistemas operativos basados


en software privativo o en sistemas operativos libres (salvo la PDF Creator). Esto las hace muy
adecuadas para que el usuario se habitúe a ellas sin necesidad de migrar también el entorno de
su ordenador, migrándolo posteriormente. Esta es la opción que se ha elegido en este proyecto, al
considerar que, de esta forma, el impacto para el usuario es menor.

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Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

8.3.1 OpenOffice

Dada su relevancia, y por haberse realizado el presente proyecto utilizando esta aplicación, se
describe brevemente OpenOffice como ilustración del estado de la tecnología basada en fuentes
abiertas.

OpenOffice.org es un proyecto basado en fuentes abiertas cuya primera versión se lanzó en abril
de 2002. Utiliza una licencia LGPL (GNU Lesser General Public License) y está patrocinado por la
empresa Sun Microsystems.

OpenOffice es una suite ofimática o grupo de programas que compite directamente con Microsoft
Office. En la siguiente tabla se describe la equivalencia de aplicaciones entre ambas
distribuciones:
MS Office Open Office Tipo de aplicación
Word Writer Procesador de textos

Excel Calc Hoja de cálculo

Power Point Impress Diseño de diapositivas y


presentaciones

Access Base Base de datos

Adicionalmente existen dos programas en el paquete de OpenOffice, Math, un editor de fórmulas


matemáticas similar a Microsoft Equation Edition y Draw, una aplicación de edición gráfica que
combina funcionalidades presentes en MS Visio, Corel Draw o MS Publisher.

Las funcionalidades que ofrece OpenOffice son similares a las del paquete ofimático de Microsoft.
La ventaja que presenta una migración a este entorno es que su curva de aprendizaje es muy
corta, ya que básicamente el sistema de menús es muy similar al de MS Office. Es decir, la
adaptación a esta suite es similar a la de la actualización a una versión superior de SW privativo,
desde el punto de vista del periodo de aprendizaje.

Se debe mencionar que el formato nativo de OpenOffice, OpenDocument (con extensión ODT),
es la norma ISO, con el número 26300.

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8.3.2 Open Proj

Open Proj es una aplicación de gestión de proyectos. Se realiza una breve descripción de la
aplicación ya que al igual que OpenOffice se ha utilizado para la realización de este proyecto.

En el entorno profesional el dominio de la aplicación MS Project es muy amplio, siendo casi un


estándar de facto. Existen varias aplicaciones de SL que tratan de competir con este dominio
hegemónico: Open Workbench o Gantt Project.

La elección de Open Proj como apoyo para la planificación del proyecto de migración se ha
basado en que ofrece funcionalidades muy similares a MS Project, con una curva de aprendizaje
muy corta y que además es una aplicación multiplataforma, ya que está programada en Java, lo
que permite su ejecución en cualquier plataforma con soporte de Java.

La aplicación trabaja con diagramas de Gantt y permite manejar calendarios, asignar recursos,
calcular costes, etc.

8.3.3 PDF Creator

PDF Creator es un generador de documentos en formato PDF para entornos Microsoft Windows.

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Anexo I. Planificación del proyecto


Se ha recogido en un blog el proceso de realización del proyecto. Se puede consultar en la
siguiente dirección:

http://jorgehminguez.blogspot.com

En el blog se han ido incluyendo los bloques y apartados que conforman este trabajo según se
han ido creando, así como artículos complementarios y reflexiones sobre el tema tratado que
quedaban fuera del alcance de este documento.

Básicamente y por establecer el orden cronológico, se presenta a continuación una


representación gráfica de los aspectos básicos tratados para la redacción de este proyecto:

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Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Anexo II. Glosario de términos


CRM. Customer Relationship Management. Sistema de información de apoyo a la gestión de las
relaciones con los clientes.
ERP. Enterprise resource planning. Sistemas de información asociados a la planificación de
negocio.
FOSS. Free and Open Source Software, Software Libre y de Fuentes Abiertas.
GLP. Licencia Pública General de GNU, modalidad de licencia que garantiza la distribución del
software protegiendo los derechos del autor.
GNU. GNU is Not Unix, se trata de un acrónimo recursivo que utilizó Richard Stallman para su
proyecto de crear un sistema operativo libre. Asociado al proyecto GNU se creó la Software
Free Foundation que entre otras actividades aloja proyectos, ha contribuido a la definición
de licencias, alberga directorios de software, etc.
HW. Abreviatura de hardware.
ISP. Proveedor de servicios de Internet, por sus siglas en inglés (Internet Service Provider).
SFA. Software de fuentes abiertas.
SL. Software libre. Aunque ideológica y cronológicamente los términos SL y SFA son distintos,
en la mayor parte de este trabajo se han utilizado indistintamente ambos.
SW. Abreviatura de software.
TIC. Tecnologías de la Información y la Comunicación.
VPN. Red privada virtual, por sus siglas en inglés (Virtual Private Network).

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Anexo III. Bibliografía

Documentación

VVAA: Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la empresa española 2008.


AETIC, 2008.

VVAA: Informe e-pyme 2008. Análisis sectorial de la implantación de las TIC en la pyme española.
FUNDETEC, 2008.

SÁEZ, DANIEL; PERIS, MARTÍN; ROCA, RICARD; ANES, ANES: Migración a Software Libre.
Guía de Buenas Prácticas. AIMEE, 2007.

CARR, NICOLAS G.: It doesn't matter. Harvard Business Review, Mayo 2003.

TORRENT, JOAN: TIC, Productivitat i creixement econòmic: la contribució empírica de Jorgenson,


Ho i Stiroh. UOC Papers, número 2, 2006.

HNIZDUR, S.;BRISCOE-SMITH, C.P.: Directrices IDA de migración a software de fuentes abiertas.


Netproject Ltd, 2003.

Páginas Web
http://www.sourcepyme.org/
www.cenatic.es
http://www.gnulinex.net/web-nueva/
http://www.planavanza.es/LineasEstrategicas/AreasDeActuacion/EjeDesarrolloDelSectorTIC/Softw
areLibre/
http://www.adn.es/local/valencia/20090603/NWS-1450-Lliurex-Pymes-utilizaran-permitira-
programa.html

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