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NDICE

1 INTRODUCCION....................................................................................................................................3 2 DEFINICION ...........................................................................................................................................4 3 OBJETIVOS..............................................................................................................................................5 4 COMPONENTES DEL MM...................................................................................................................6 5 PRINCIPALES TRANSACCIONES DEL MDULO SAP MM........................................................7 6 DATOS MAESTROS UTILIZADOS POR SAP MM...........................................................................9 7 VENTAJAS.............................................................................................................................................10 8 IMPORTANCIA.....................................................................................................................................11 9 POR QU EL MODULO MM?..........................................................................................................11 10 DIAGRAMA DE PROCESOS DEL MODULO DE MATERIALES (MM)..................................12 11 USO DEL SISTEMA SAP EN COMPRAS........................................................................................13 11.1 ORGANIZACIN...............................................................................................................................13 11.1.1 Mandante...................................................................................................................................14 11.1.2 Sociedad....................................................................................................................................14 11.1.3 Centro........................................................................................................................................14 11.1.4 Almacn....................................................................................................................................14 11.1.5 Organizacin de compras..........................................................................................................14 11.1.6 Grupo de compras.....................................................................................................................14 11.2 FUNCIONES ESTNDAR.................................................................................................................15 11.3 DOCUMENTOS DE COMPRAS.......................................................................................................15 11.4 DETALLES DE LOS DOCUMENTOS DE COMPRAS...................................................................16 11.5 PROVISIN EXTERNA.....................................................................................................................17 11.6 EL CICLO DE COMPRAS.................................................................................................................20 12 EL REGISTRO MAESTRO DE COMPRAS....................................................................................23 12.1 DATOS DEL REGISTRO DE MATERIALES..................................................................................23 12.1.1 Tipos de datos...........................................................................................................................23 12.1.2 Vistas.........................................................................................................................................25 12.1.3 Acceso a los datos.....................................................................................................................29 12.2 DATOS DEL REGISTRO DE PROVEEDORES...............................................................................29 12.2.1 Grupo de cuentas.......................................................................................................................29 12.2.2 Vistas.........................................................................................................................................29 13 FUENTES DE APROVISIONAMIENTO.........................................................................................30 13.1 ELEMENTOS DE DETERMINACIN DE FUENTE DE APROVISIONAMIENTO....................30 13.2 FACTORES DE DETERMINACIN DE FUENTE DE APROVISIONAMIENTO........................31 13.3 REGULACIN POR CUOTA............................................................................................................32 13.3.1 ACCESO...................................................................................................................................32 13.3.2 CABECERA.............................................................................................................................32 13.3.3 POSICIN................................................................................................................................32 13.4 LIBRO DE PEDIDOS.........................................................................................................................33 13.4.1 ACCESO...................................................................................................................................33 13.4.2 RESUMEN...............................................................................................................................33 13.5 CREACIN MANUAL DE REGISTRO INFO.................................................................................34 13.5.1 ACCESO...................................................................................................................................34 13.5.2 DATOS GENERALES.............................................................................................................35 SISTEMAS DISTRIBUIDOS Pgina 1

13.5.3 DATOS ORGANIZACIN DE COMPRAS...........................................................................37 13.5.4 CONDICIONES.......................................................................................................................38 14 PLANIFICACIN DE NECESIDADES DE MATERIAL..............................................................39 14.1 INTRODUCCIN...............................................................................................................................39 14.2 EJECUCIN DE LA PLANIFICACIN...........................................................................................40 15 SOLICITUD DE PEDIDO...................................................................................................................43 16 REQUERIMIENTOS DE OFERTA ................................................................................................45 17 OFERTAS..............................................................................................................................................47 18 ACUERDOS MARCO..........................................................................................................................48 18.1 INTRODUCCIN...............................................................................................................................48 18.2 PEDIDO ABIERTO.............................................................................................................................49 18.3 PLAN DE ENTREGA.........................................................................................................................49 19 PEDIDO DE COMPRA.......................................................................................................................51 20 GESTIN DE STOCKS.......................................................................................................................52 20.1 INTRODUCCIN...............................................................................................................................52 20.1.1 Funcionalidades........................................................................................................................52 20.1.2 Documentos..............................................................................................................................53 20.1.3 Inventario fsico........................................................................................................................53 20.1.4 Stocks Especiales......................................................................................................................54 20.1.1 Status de Stock..........................................................................................................................55 20.2 MOVIMIENTOS DE MERCANCAS................................................................................................57 20.2.1 Clases de Movimiento...............................................................................................................57 20.2.2 Concepto de tipo de movimiento..............................................................................................58 20.3 VERIFICACIN DE FACTURAS.....................................................................................................59

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INTRODUCCION Vamos a ver las tareas del departamento de compras y demostrar la interaccin de los componentes de compras con otros componentes y mdulos del sistema Sap. El sistema Sap esta compuesto por varios mdulos totalmente integrados entre si. Esto permite que varios departamentos de la compaa almacenen y mantengan la misma informacin. El modulo de MM esta totalmente integrado con otros mdulos del sistema R/3 y soporta todas las fases de gestin de materiales: Planificacin y control => compras => entrega de mercancas => Gestin de inventario => verificacin de facturas. Las relaciones con otros mdulos son las siguientes: CO -> Los materiales y servicios consumidos pueden ser asignados a un centro de coste automticamente. FI-> tanto MM como FI contienen informacin sobre los proveedores. El maestro de proveedores representa la cuenta del proveedor en FI. A travs de la cuenta de asignacin de la orden de compra, el sistema automticamente va a especificar la cuenta de mayor a la que se va a cargar. SD-> A travs del MRP los requerimientos de clientes pueden ser pasados a compras de materias primas o productos necesarios para abastecer al cliente. As cuando creamos un requerimiento la podemos asignar a una orden de ventas.

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DEFINICION Este mdulo comprende todas las actividades y funciones logsticas relacionadas con la adquisicin y el aprovisionamiento (compras) y el control (inventario, almacenes) de la cadena de suministro. El mdulo de SAP Materials Management, comnmente llamado MM, administra y controla los materiales y servicios de la organizacin. Es decir, participa dentro del proceso de una organizacin desde que surge la necesidad de compra de un material / servicio hasta que el mismo es recibido / consumido, y finalmente facturado. Integra completamente a las otras reas funcionales de SAP y da soporte a todas las fases de gestin de materiales: Planificacin de necesidades y control, compras, entrada de mercaderas, gestin de stocks y verificacin de facturas. El mdulo SAP MM (Gestin de Materiales) nos permite manejar todo referido a la adquisicin de bienes y contratacin de servicios que se realizan en una empresa. Utilizando el mdulo SAP MM, se puede planificar e implementar eficientemente las actividades relacionadas con la gestin de los bienes utilizados por diversos departamentos. En el caso de Produccin y Mantenimiento ser para el uso orientado a procesos productivos, relacionado a Ventas, responder a las demandas originadas por las operaciones efectuadas por esta rea. Como as tambin, para satisfacer todas las demandas internas orientadas al consumo de bienes necesarios para el normal funcionamiento de cada sector. Por ejemplo: Procesar una solicitud de pedidos. Recepcionarla. Convertirla en pedidos a proveedores. Registrar la factura del mismo.

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SAP MM se integra con el mdulo SAP SD (Gestin de Ventas) y con el mdulo SAP PP (Planificacin de Produccin) para brindar a las empresas una solucin completa a sus necesidades de Logstica. El esquema siguiente refleja los diversos mdulos que componen SAP y la relacin entre ellos de acuerdo a su mbito de sus actividades : El mdulo MM tambin trabaja en estrecha combinacin con el mdulo SAP FI, recibiendo informacin de este ltimo continuamente. El siguiente grfico le permite analizar la estructura del sistema R/3 de SAP y los principales mdulos que interactan

OBJETIVOS El objetivo es la Administracin de materiales para as proporcionar un soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresa que consuman materiales en sus procesos de produccin, incluidos la energa y los servicios. Como tambin cubrir las transacciones y funciones necesarias en el rea de: Planificacin de Requerimientos de Materiales Aprovisionamiento Gestin del Inventario Verificacin de facturas Valoracin de materiales

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COMPONENTES DEL MM MM-IM. Gestin de inventario. Se convierte en una gran herramienta para la planificacin, y permite comparar los materiales pedidos con los recibidos. Contiene enlaces directos con los mdulos de compras y control de calidad. Siempre se tiene registrado el control de stocks actualizado, dado que todo movimiento de material es inmediatamente reflejado en el sistema. MM-IV. Verificacin de facturas. Herramienta adecuada para evitar pagar ms de lo necesario. Maneja informacin directamente de los mdulos contables y de control de costes. MM-PUR. Compras. Incluye un gran nmero de operaciones para mejorar la gestin y optimizar el proceso de compras: gestin solicitudes de compras, establecimiento de lmites de pedidos, comparacin de precios de proveedores, acuerdos marco, estado de los pedidos, etc. MM-EDI. Intercambio electrnico de datos o Electronic Data Interchange. Se utiliza como un estndar para el intercambio de mensajes comerciales entre empresas. MM-WM. Gestin de almacenes. Este mdulo permite gestionar estructuras complejas de almacenes, controlar reas remotas de almacenamiento, optimizar rutas de transportes, etc. Se enlaza perfectamente con las aplicaciones de ventas y distribucin, as como la gestin de inversiones. MM-CBP. Planificacin de las necesidades sobre consumo. La funcin principal es la de supervisar stocks y crear automticamente propuestas de pedidos para el departamento de compras y fabricacin. MM-SRV. Gestin de Servicios. Ofrece el suporte necesario al ciclo completo de licitacin: la fase de concesin de pedidos y la aceptacin de servicios, as como el proceso de verificacin de facturas.

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PRINCIPALES TRANSACCIONES DEL MDULO SAP MM.


SAP lleva a cabo su gestin mediante lo que se denomina "Transacciones", las Transaccin son programas que se encargan de cumplir una tarea en particular dentro del sistema SAP. Cada transaccin posee un nombre nico dentro de SAP, a ese nombre en se lo denomina como "Cdigo de la transaccin", SAP MM proporciona un conjunto de transacciones que ayudan a realizar las tareas del da a da relacionadas con la gestin de los materiales y servicios.

Ejemplos de estas tareas son la solicitud de cotizacin a un proveedor o la recepcin de un producto entregado por l. Manejo de Solicitudes de Pedidos: Se utiliza para registrar los requerimientos solicitados por diversos sectores de la empresa, que deben ser procesados por el rea de compras y gestionar todas las actividades tendientes a su adquisicin. El Manejo de Solicitudes de Pedidos se gestiona desde las transacciones:
Transaccin ME51N (Altas). Transaccin ME52N (Modificacin) Transaccin ME53N (Visualizacin)

Gestin de Cotizaciones: Son utilizadas para enviar solicitud de oferta a los posibles proveedores para la adquisicin de bienes y servicios. La cotizacin que ser recibida del proveedor ser una oferta legal vlida por un perodo especfico de tiempo. La Gestin de Cotizaciones se maneja desde las transacciones:
Transaccin ME41 (Altas) Transaccin ME42 (Modificacin) Transaccin ME43 (Visualizacin) SISTEMAS DISTRIBUIDOS Pgina 7

Comparacin de Cotizaciones: Este proceso se complementa con la Comparacin de cotizaciones para escoger la ms conveniente.

La Comparacin de Cotizaciones se maneja desde la transaccin:


Transaccin ME49 (Comparacin)

Manejo de Pedidos de Compra: Un Pedido de Compra es un acuerdo contractual entre la empresa y sus proveedores en donde se indica que la misma se compromete a la compra y a recibir los bienes y/o servicios especificados, a un precio dado y tiempo determinado.
Transaccin ME21N (Alta) Transaccin ME22N (Modificacin) Transaccin ME23N (Visualizacin)

Manejo de Facturas: Bueno ac es donde interactuamos con el modulo Finanzas (MM<-&->FI). El Manejo de Facturas Se utiliza para cargar y verificar la factura entregada por el proveedor y compararla con el Pedido y la Recepcin de la mercadera. La informacin incluida en una factura incluye no slo la informacin logstica referida a los documentos MM sino se asocia a un documento contable generado automticamente.
Transaccin MIRO (Alta) Transaccin MIR4 (Modificacin)

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DATOS MAESTROS UTILIZADOS POR SAP MM Para utilizar las transacciones de SAP MM, tambin ser necesario definir ciertos datos maestros. Estos datos estn constituidos por Informacin almacenada en bases de datos del sistema SAP los cuales contienen informacin que no cambia con frecuencia, como por ejemplo el porcentaje del IVA. A continuacin vemos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de SAP MM:

Maestro de Proveedores: Es una base de datos de informacin de proveedores a los cuales la empresa compra productos y requiere servicios. El maestro de datos incluye:
Datos generales de los proveedores, como direccin y nmero

telefnico.
Informacin de bancos y pagos. Datos de Compras tales como moneda de compra y condiciones

predeterminadas para las operaciones de adquisicin.

Maestro de Materiales: Es la base de datos de informacin sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena, vende y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material, un registro maestro de materiales incluye:
Sector de la industria. Unidades de medida para comprar, almacenar o vender.

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Precios y datos contables.

Registro de informacin del Proveedor-Material: Se crea cuando se adquiere un material a un proveedor y se refiere o utiliza de una manera distinta a la utilizada para las operaciones generales del negocio. Ayuda a trazar un mapa de referencias de los materiales entre la denominacin del proveedor y la del negocio.

Maestro de Condiciones de Precios: Es la base de datos de condiciones utilizada para los procedimientos de determinacin de precios de compras tomados del historial del material y el proveedor. Algunos ejemplos de condiciones de precios son recargos, descuentos, gastos de flete e impuestos.

VENTAJAS El modulo MM est integrado a otras reas funcionales de SAP Brinda soporte a todas las fases de gestin de materiales Ofrece el suporte necesario al ciclo completo de licitacin: la fase de concesin de pedidos y la aceptacin de servicios. Se enlaza completamente con las aplicaciones de SD, as como la gestin de inversiones Optimiza el proceso de compras Evita pagar ms de lo necesario, a travs de la verificacin de facturas Permite controlar reas remotas de almacenamiento

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IMPORTANCIA Importancia de MM reside en que este mdulo comprende todas las actividades y funciones logsticas relacionadas con la adquisicin de materia prima (compras) y el control de inventarios, almacenes de todo el ciclo de negocio

POR QU EL MODULO MM? Porque, el mdulo MM proporciona un soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresas que consuman materiales en su proceso de produccin, incluyendo la energa y los servicios bsicos

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10 DIAGRAMA DE PROCESOS DEL MODULO DE MATERIALES (MM)

1. Crear proveedores

9. Evaluar las cotizaciones

2. Crear materiales

10. Crear orden de compra

3. Ampliar, Editar las caractersticas de los materiales

11. Mostrar las rdenes de compra

4. Chequeo de Stock 1

12. Recepcin de bienes

5. Crear requisicin de compras

13. Crear la factura de recepcin del proveedor

6. Chequeo de Stock 2 14. Verificar la recepcin fsica 7. Cotizacin, crear ms proveedores para solicitar cotizaciones a las dems empresas 15. Pago al proveedor

8. Actualizar las cotizaciones de los proveedores y agregarlo en el sistema

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11 USO DEL SISTEMA SAP EN COMPRAS 11.1 ORGANIZACIN En el sistema Sap R/3 los niveles de organizacin son estructuras que

reproducen los aspectos jurdicos y/u organizativos de una empresa. La estructura se debe definir basndose en los procesos empresariales de la empresa en cuestin.

Sociedad 1000

Organizacin de compras 1000

Organizacin de compras 1100

Grupo de compras 100

Centro 1000

Centro 1100

Centro 1200

Grupo de compras 200

Almacn 0001

Almacn 0002

Almacn 0003

Almacn 0004

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11.1.1 Mandante Es el nivel de jerarqua ms alto en SAP. Todas las especificaciones realizadas a este nivel son vlidas en el resto de las estructuras organizativas 11.1.2 Sociedad Una sociedad representa una entidad jurdica, por ejemplo una empresa dentro de un grupo de empresas o corporacin. El balance y la cuenta de Prdidas y Ganancias exigidos por la Ley se elaboran al nivel de Sociedad. 11.1.3 Centro Un centro es una unidad organizativa dentro de una empresa. Un centro fabrica mercancas, presta servicios o pone mercancas a disposicin de expedicin. 11.1.4 Almacn Los almacenes son unidades organizativas que permiten diferenciar los stocks dentro de un centro. 11.1.5 Organizacin de compras Es una unidad organizativa que establece condiciones generales de compra para uno o varios centros de la empresa. 11.1.6 Grupo de compras Es la clave que designa al encargado de compras o al grupo de encargados de compras responsables de determinadas actividades de compra. Internamente el grupo de compras es responsable de procurar material y externamente es el medio a travs del cual se contacta con los proveedores que nos proveen de material.
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11.2 FUNCIONES ESTNDAR Las funciones estndar son las siguientes: Crear: Una vez introducidos los datos y salvados, crea los documentos de compras. El documento es almacenado bajo un nico nmero. Modificar: Permite cambiar el documento de compras, se necesita el nmero del documento para cambiarlo. Ver: Muestra el documento de compras. Mensajes: Permite imprimir o transmitir documentos en forma de mensajes.

11.3 DOCUMENTOS DE COMPRAS Los posibles documentos de compras en el sistema SAP son: Solicitud de Compra: Define las necesidades de material. Peticin de oferta: Transmite una necesidad definida en una solicitud de compra a uno o varios proveedores. Oferta: Contiene los precios y forma de entrega de un proveedor como respuesta a una peticin de oferta. Esto es bsico para seleccionar al proveedor que nos va a suministrar el material. Pedido de compra: Es la formalizacin del pedido de suministro de uno o mas materiales. Contiene datos especficos de fechas y precios. Acuerdos marco: Son acuerdos preestablecidos con el proveedor sobre condiciones. Estos contratos son validos para un periodo de tiempo determinado y para unas cantidades y un valor determinado. Un acuerdo marco puede ser un pedido abierto o un plan de entrega. Un pedido abierto es un compromiso valedero para procurar un cierto material en un periodo determinado y por un proveedor determinado. Un plan de entrega es un acuerdo para la provisin de una serie de entregas especificando las cantidades, las fechas de entrega y el tiempo de entrega de cada una de ellas. Los documentos de compras son clasificados por el tipo de documento, este determina cual es el nmero de documento (y si es asignado interna o externamente) y los campos que salen en las pantallas. El tipo de documento

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aparece por defecto cuando lo creas. Aunque cada empresa puede crear los suyos propios. La numeracin de los documentos puede ser: Interna: El sistema automticamente asigna un nmero al documento, el sistema te permite iniciar la numeracin en un determinado nmero, as como establecer el rango de numeracin de los documentos. Externa: El usuario debe introducir los caracteres alfanumricos que definirn el documento. La estructura de los documentos se divide en: Cabecera del documento: Contiene informacin relevante en lo referente al documento, como datos organizativos, fechas Posiciones del documento: Contiene informacin relativa a cada posicin del documento. Como puede ser el material, el tipo de imputacin, los niveles organizativos (centro, almacn).

11.4 DETALLES DE LOS DOCUMENTOS DE COMPRAS Los valores por defecto introducidos en un documento de compras son copiados al documento de compra que se crea con referencia a este. Por ejemplo, si en una solicitud de pedido ponemos unos determinados valores por defecto, en la peticin de oferta con referencia a esta solicitud de pedido saldrn estos valores por defecto.

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11.5 PROVISIN EXTERNA Podemos ver dos reas diferenciadas, estas son la provisin de materiales de almacn o de consumo. La distincin entre provisin de material de almacn o de consumo. La provisin de un material de almacn hace que cuando entra o sale esta mercanca del almacn, el stock existente es incrementado o reducido automticamente. Cuando se pide un material de almacn el sistema no requiere una cuenta de asignacin, esto es porque es automticamente validado en las cuentas de existencias. La provisin de un material de consumo es distinta ya que cuando se produce la provisin de este material se debe especificar el destino de este consumo (proyecto, centros de costes, inmovilizado) introduciendo la cuenta de asignacin. Si el material es para consumo directo, al producirse la entrada de mercancas, la cuenta de consumo en FI es validada y la cuenta de material contabiliza como que ha sido consumido. Las cuentas de asignacin para el material de almacn y de consumo. Pueden ser introducidas o no en un documento de compras (dependiendo de que tipo de imputacin tenga el material necesitado). A cada posicin le puedes asignar una cuenta de asignacin diferente. Estas cuentas son posibles en los siguientes documentos: Solicitudes de compras Pedidos Acuerdos marco.

La provisin externa para stock: Solicitudes de pedido automticas. Va planificacin de Materiales (MRP):

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Los materiales

son pedidos en base a consumos pasados y a la

niveles de stock existentes. El sistema determina tambin cantidad del pedido y la fecha de entrega. Va grafo: Desde el mdulo PS de SAP Va pedido de Mantenimiento: Desde el mdulo PM de SAP Va pedido de ventas a terceros. Desde el mdulo SD de SAP

Pedido Standard. Representa la transaccin de compra aprobada con el proveedor.

Pedido para consignacin.

Usted

pide a los proveedores, materiales que siguen siendo

propiedad del proveedor tras la entrega. Slo con el consumo de las mercancas, stas pasan a ser propiedad de su empresa. La liquidacin con el proveedor de la cantidad consumida tomada se produce transcurrido un periodo estipulado. Pedido de subcontratacin.

Su proveedor recibe componentes a partir de los cuales fabrica un producto. El producto acabado es pedido por su empresa mediante un pedido Pedido de traslado.

Los traslados entre centros en la misma sociedad son solicitados por el centro receptor, mediante el pedido de traslado. La salida de mercancas, es contabilizada en el stock en trnsito del centro receptor (valorada a nivel de centro, pero no utilizable).

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Pedido a terceros.

Recibimos un pedido del cliente. Hacemos un pedido al proveedor. El proveedor suministra la mercanca al cliente. El proveedor nos pasa factura a nosotros. Nosotros presentamos una factura por la cantidad suministrada al cliente. La provisin externa para consumo: Solicitud de pedido manual. La persona de cada departamento encargada de determinar

en la solicitud, qu, cunto pedir y la fecha de entrega. Pedido imputado. Cuando usted crea un pedido de un material por consumo

debe especificar a donde se imputa. Pedido imputado a centro de coste: es necesario el centro de coste y el n de cuenta. Pedido imputado a inmovilizados: es necesario el nmero del inmovilizado principal.

El siguiente esquema muestra la diferente imputacin de los materiales de almacn y de consumo:

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Material de almacn

Material de consumo

Con registro maestro de materiales

Sin registro maestro de materiales

Con registro maestro de materiales

Imputacin

Introducir el tipo de imputacin

Imputacin automtica Datos del registro maestro de materiales

Imputacin manual Es necesario que el usuario introduzca los datos

Cuenta de existencias

Cuenta de consumo Centro de coste, inmovilizado

11.6 EL CICLO DE COMPRAS A. Determinacin del requerimiento Los requerimientos o necesidades de material son identificados va planificacin o control. La planificacin puede basarse en: El propio MRP La demanda basada en los datos de inventario Las necesidades de compras se pueden entrar manualmente o generarse automticamente por el MRP y el sistema de control (nivel de stock y previsiones).

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B. Determinacin del origen de provisin Es el componente de compras que te ayuda a identificar los posibles orgenes de provisin basado en ordenes pasadas. La lista de provisin te permite mantener una lista de proveedores preferidos. Esto facilita el proceso de creacin de solicitudes de oferta. C. Seleccin del proveedor Se puede desarrollar un escenario de precios y comparar unas ofertas con otras. D. Procesar pedidos de compras El sistema copia la informacin desde el requerimiento y la oferta, para ayudarte a crear una orden de compra, de esta manera introduce los datos tanto del material como del proveedor. E. Continuacin del pedido de compras Se pueden ver las entradas que se han creado para un material o para un proveedor. La historia de las rdenes de compra te muestra las cantidades y las fechas para todos los requerimientos, ofertas y ordenes de compras. F. Entrega de mercancas y gestin de inventario El personal del departamento de recepcin de materiales debe confirmar la llegada de material, entrando el nmero del material. Las cantidades entradas pueden sobrepasar o no llegar al lmite especificado. G. Verificacin de facturas El sistema soporta el manejo y chequeo de facturas. Las cuentas de proveedores tienen acceso a las cantidades y precios y a sus variaciones, porque el sistema tiene acceso a las ordenes de compras y a las recepciones de mercancas. Esto acelera el proceso de auditoria y compensacin de facturas a pagar.

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MRP automtico Necesidades de materiales Solicitud de compras

Necesidad puntual (manual)

Peticin de oferta Oferta

Determinacin de fuentes Seleccin de proveedor

Pedido de compras

Gestin de almacn Recepcin de mercancas

Verificacin de facturas

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12 EL REGISTRO MAESTRO DE COMPRAS 12.1 DATOS DEL REGISTRO DE MATERIALES 12.1.1 Tipos de datos Toda informacin necesaria para manejar un material est contenida en el registro maestro de materiales. Es posible entrar y modificar la mayor parte de los datos registrados, adems el sistema actualiza automticamente la informacin cuando se realiza alguna operacin con el material. La informacin del registro maestro de materiales puede tener dos categoras, datos de naturaleza descriptiva y datos que el sistema usa para realizar funciones de control. A nivel de mandante: Codificacin de Materiales Clave alfanumrica que identifica el material de forma unvoca. cdigo. Tipo de material El registro de materiales contiene toda la informacin que la empresa necesita sobre los materiales, todo material debe estar asignado aun tipo de material, este determinar la secuencia de pantallas y los datos departamentales que hay que introducir. Hay tipos de materiales estndar en SAP pero se pueden crear nuevos tipos de materiales adaptados a las necesidades de la empresa. Los tipos de materiales agrupan a materiales que tienen las mismas propiedades. El tipo de material determina,
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Puede

ser de asignacin externa e interna. A cada material le corresponde un nico

que departamento puede actualizar el registro maestro de materiales si tendr lugar o no actualizaciones de cantidades si esta previsto el aprovisionamiento interno o externo que cuentas de mayor (por ejemplo, cuenta de existencias) se actualizan.

Ramo Ramo industrial en l que se encuadra el material, segn la compaa y su actividad. Grupo de Artculos Agrupacin de las materiales de acuerdo a sus caractersticas tcnicas. Clave con la que se pueden agrupar varios materiales con las mismas propiedades para su asignacin a una determinada familia. Con los grupos de artculos, puede: realizar selecciones para evaluacin e informes buscar registros de maestros de materiales de forma sistemtica a travs de matchcode Sector Posibilidad de agrupar materiales, productos o servicios, de tal forma que el sistema pueda determinar el rea de ventas y la divisin a las que se ha asignado un material, producto o servicio. Un sector puede representar, por ejemplo, un grupo de productos. Unidad de Medida Base Unidad de medida en la que se gestiona el stock de material. En la unidad de medida base, el sistema convierte todas las cantidades que el usuario registra en otras unidades de medida.

Texto breve del Material. Descripcin

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Texto de hasta 40 posiciones que designa ms detalladamente al material. El texto breve del material equivale a la denominacin del material.

A nivel de centro: Grupo de Compras Clave de un comprador o grupo de compradores responsable(s) para determinadas actividades de compras del material en cuestin. Parmetros de Planificacin Establecen la forma en la que un material se va a planificar en un centro determinado. Categora de Valoracin La clase de valoracin determina, junto con otros factores, las cuentas de mayor que se actualizan tras una operacin relevante para valoracin (p.ej. movimiento de mercancas). 12.1.2 Vistas Al registrar un nuevo material, nos encontraremos con varias vistas que debemos rellenar, las vistas que nos salen a elegir dependen del tipo de material que estemos introduciendo, esto es, no saldrn las mismas vistas al crear una materia prima que un producto acabado. En todos los casos tendremos una pantalla de Datos generales donde describiremos la mercanca a nivel tcnico. Los campos ms importantes son: Unidad de medida bsica Sector: Relacionado con el rea de ventas. Campo obligatorio para materiales que se vayan a vender

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Nmero de material antiguo Grupo de artculos: Campo importante para la estrategia de liberacin y ejecucin posterior de informes. Cdigo EAN/UPC: Nmero que identifica internacionalmente un material.

Tambin puede aparecer una vista de: Compras donde introducimos el grupo de compras, el grupo de material, los intervalos de das a partir de los cuales vamos a recordar al proveedor que nos debe hacer la entrega del pedido, la cantidad mnima a entregar para contabilizar la entrega de mercancas, los das que deben pasar desde que el material es entregado hasta que es utilizable Los campos ms importantes son: Grupo de Compras: Clave que identifica a los responsables del acopio y establece posible nivel de seleccin de informes Indicador de Sujecin a Lote: Indica que este material se gestionar por lotes Clave de Valores de Compras: Clave que define los plazos de reclamacin y lmites de tolerancia Almacenamiento aparecern datos relativos al manejo de la mercanca tales como su localizacin fsica exacta en el almacn, su posible peligrosidad, las condiciones de temperatura, su periodo de vida en el almacn, sus medidas y pesosLos campos ms importantes son: Ubicacin: En caso de ubicacin fija sin gestin fsica Unidad de Medida de Salida Nmero de Substancia Peligrosa Datos de Etiquetado
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Gestin de almacn aparecern datos sobre la forma de almacenamiento, esto es, la unidad de medida usada para almacenar el material, la posibilidad de apilar unos sobre otros Los campos ms importantes son: Instrucciones de Paletizacin Estrategias de Almacenamiento

Gestin de calidad establecemos las caractersticas de una posible inspeccin de calidad de los materiales introducidos en el almacn. Contabilidad aparecen todos los datos necesarios para una correcta contabilizacin, esto es todos los detalles de valoracin del material. Los campos ms importantes son: Categora de Valoracin: Clave para la determinacin de cuentas en las operaciones relevantes para la contabilidad Control de Precios: Precio medio variable, Precio Standard. Planificacin de necesidades, podemos meter la totalidad de datos manualmente o tambin crear un perfil de planificacin, que lo que har ser rellenarnos la pantalla con los datos relativos al perfil. En esta vista debemos establecer tambin cual va a ser el tipo de planificacin de necesidades y los datos necesarios para este tipo de planificacin, los das que tarda el material en estar disponible en el almacn desde su entrega, el nivel de stock de seguridad que puede ser introducido manualmente o calculado automticamente por el sistema, el nivel de servicio, esto es, el porcentaje que especifica que proporcin de los requerimientos debe ser cubierto con el stock de almacn, tiempo que tarda el material en recorrer el proceso de produccin, el planificador del MRP que es la persona encargada de la planificacin de materiales en un centro determinadaLos campos ms importantes son: Grupo Planificador: Engloba parmetros de planificacin comunes Caracterstica de Planificacin: Modo de planificacin de un material concreto.
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Ej.: Punto de Pedido Planificador: Identificacin del responsable de seguimiento de las necesidades de acopio Tamao de Lote de Pedido Parmetros de Planificacin por Almacn Previsin; se establecen los datos necesarios para llevar a cabo una previsin de la demanda futura, entre los datos a introducir esta el modelo de previsin que se debe basar en los consumos pasados, si se realiza la previsin de forma semanal, quincenal, mensual, el nmero de periodo para los cuales se realiza la previsin, los periodos de consumo pasados necesarios para realizar la previsin, as como tambin los valores de consumo pasados. En el caso de la previsin tambin podemos establecer un perfil de previsin que facilite la introduccin de datos. Adems de los datos introducidos en las vistas podremos introducir datos adicionales en las pantallas de detalles, datos de gestin, de documentos, consumo, unidades de medida

El siguiente grfico muestra los diferentes niveles de introduccin de datos en el sistema:

NIVEL DE ACCESO
material

NIVEL DE TAREA PRINCIPAL

compras diseo Plan de nec. Pronostico comercial

-- --- -contabilidad

--NIVEL DE DATOS ADICIONALES SISTEMAS DISTRIBUIDOS --Pgina 28


Datos de documentos Unidades de medida Datos de gestin Textos

12.1.3 Acceso a los datos La poltica de la empresa podra restringir el acceso a los datos del registro maestro. La restriccin de acceso pretende evitar que usuarios no autorizados cambien el registro maestro de un material. Generalmente el personal del departamento de compras puede ver todos los datos del material pero normalmente solo puede cambiar los datos de compras. De la misma manera que a los planificadores y los planificadores de inventario solo les est permitido cambiar los datos relativos a la planificacin de materiales y el control de inventarios. Ciertos usuarios podran tener autorizacin para cambiar los datos centralmente. Esto significa que ellos tienen autorizacin para introducir o cambiar todo tipo de datos en el registro maestro de materiales, incluyendo los datos de compras. El Administrador del sistema ser el encargado de dar las autorizaciones.

12.2 DATOS DEL REGISTRO DE PROVEEDORES En el registro de proveedores metemos los datos mas relevantes del proveedor, desde el men de compras tendremos unas vistas y desde contabilidad otras. 12.2.1 Grupo de cuentas El grupo de cuentas del proveedor determina el intervalo de nmeros al cual es asignada la cuenta del proveedor, si el nmero de cuenta es asignado por el usuario o por el sistema y que campos son obligatorios, opcionales o suprimidos en el registro maestro del proveedor. 12.2.2 Vistas Los tipos de datos que introducimos en el registro maestro de proveedores se dividen en tres: Datos generales: Se refieren a datos como la direccin, la forma de contacto (telfono, fax, mail) los datos de control, tales como la

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informacin sobre impuestos, y los datos relativos al pago, como los datos bancarios. Datos de contabilidad: En esta vista aparecern campos tales como la cuenta de mayor correspondiente al proveedor (cuenta de reconciliacin), la forma de pago y el mtodo de pago y todo lo relativo a las reclamaciones. Datos de compras: Los datos que aparecen aqu, se refieren a la moneda, la forma de pago, los incoterms, los datos personales del vendedor

13 FUENTES DE APROVISIONAMIENTO 13.1 ELEMENTOS DE DETERMINACIN DE FUENTE DE APROVISIONAMIENTO El sistema asigna solicitudes y pedidos en base a la siguiente informacin: Regulacin por cuota: En la regulacin por cuota se especifica la porcin de un requerimiento total que va a ser asignado a una fuente de aprovisionamiento en un periodo determinado. Libro de pedidos: En el libro de pedido se especifica que fuente de aprovisionamiento es valida para un determinado periodo. Una fuente de aprovisionamiento puede ser un proveedor, un contrato marco o un registro info. Contrato marco: Si un requerimiento es asignado aun contrato marco, el sistema puede generar ordenes de entrega en base a las formas de pago y a las condiciones de precio del contrato marco. Registro info: este maestro tambin representa una posible fuente de aprovisionamiento, los precios y condiciones del registro info son sugeridas cuando creas un pedido con referencia a una solicitud de pedido.

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13.2 FACTORES DE DETERMINACIN DE FUENTE DE APROVISIONAMIENTO Los factores para determinar la fuente de aprovisionamiento son los siguientes: 1 Regulacin de cuota: Si existe una regulacin por cuota, el sistema determina cual es el proveedor que va a aprovisionar el material teniendo en cuenta el periodo de validez y las cuotas asignadas al proveedor. En el maestro de materiales se debe determinar que el material se aprovisiona por regulacin por cuotas. 2 Libro de pedidos: Si no existe regulacin por cuota, el sistema determina el proveedor que le corresponda basandose en el libro de pedidos para el material donde la fecha de entrega del requerimiento caiga dentro del periodo de validez. Si existiendo regulacin por cuota se desea que se proponga el proveedor del libro de pedido se debe marcar el campo Suj. Libro pedido del maestro de materiales. 3 Contrato marco y registro info: En caso de no existir o no estar activa la regulacin por cuota y que no exista un libro de pedido y si existen un contrato marco o un registro info, a la hora de asignar fuente de aprovisionamiento a una solicitud de pedido, el sistema propone como fuentes los proveedores con los que el material tiene contrato marco o/y registros info.

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13.3 REGULACIN POR CUOTA El acuerdo de una cuota especifica que porcin de las necesidades totales de material para un cierto periodo van a ser asignadas a determinados proveedores en base a unas cuotas. 13.3.1 ACCESO Material: Nmero que identifica unvocamente el material. Centro: Clave que identifica unvocamente a un centro. 13.3.2 CABECERA Periodo de validez: Fecha que especifica desde y hasta cuando es vlida la regulacin por cuotas. Se pueden definir diferentes periodos de validez. Cantidad mnima: La cantidad mnima especifica la cantidad mnima que tiene que tener un lote en la cuota de particin para que se pueda llevar a cabo la particin para varias fuentes de adquisicin en la planificacin de necesidades. 13.3.3 POSICIN Clave de aprovisionamiento: Indicador que especifica la clase de acopio, (es decir, fabricacin propia o acopio externo) para la posicin de regulacin por cuotas. Proveedor: N que identifica unvocamente a un proveedor. Cuota: Cifra que fija que parte de una necesidad aparecida, debe acopiarse de una fuente de acopio. Cantidad mxima: Una determinada posicin objeto de la regulacin por cuotas ya no ser propuesta como fuente de adquisicin al ser la cantidad regulada por cuotas mayor o igual a la cantidad mxima.

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13.4 LIBRO DE PEDIDOS Genera una lista de posibles proveedores de un material, debe establecer su periodo de validez y nos ayudar a seleccionar el mejor proveedor para un material. Los registros en el libro de pedidos permiten por un lado la determinacin de las fuentes de aprovisionamiento y, por otro, la verificacin de las fuentes de aprovisionamiento. Si debe realizarse una gestin obligatoria de libro de pedidos, solo es posible abastecerse de un material con la fuente de aprovisionamiento especificada en el libro de pedidos. 13.4.1 ACCESO Material: Nmero que identifica unvocamente el material. Centro: Clave que identifica unvocamente a un centro. 13.4.2 RESUMEN

Periodo de validez: Fecha que especifica desde y hasta cuando es vlido el libro de pedido. Se pueden definir diferentes periodos de validez. Proveedor: N que identifica unvocamente a un proveedor. Org. Compras: Organizacin de compras. La lista de pedidos adems ofrece las siguientes opciones: Definicin de una fuente de aprovisionamiento como Fijo. Definicin de una fuente de aprovisionamiento como Bloqueado.

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13.5 CREACIN MANUAL DE REGISTRO INFO Se puede crear un registro info de las siguientes maneras: Manualmente: Se crea un registro info para una organizacin de compras o un centro. Automticamente: Se actualiza el registro info si en los documentos de compras (ofertas, pedidos o contratos marco) se activa el indicador de actualizacin del registro info. Nos relaciona a los proveedores con los materiales, las vistas a rellenar en el registro info son los datos generales y datos de compras, la mayora de los campos saldrn por defecto ya que son cogidos de los registros maestros del material y del proveedor. Mediante los registros info de compras es posible confeccionar valoraciones, por ejemplo: Qu proveedores ofrecen un material determinado? Qu materiales ofrece un determinado proveedor? Los registros info se pueden actualizar manualmente o automticamente partiendo de ofertas, pedidos o contratos marco. 13.5.1 ACCESO Proveedor: Se introduce el cdigo del proveedor. Nmero de material: Para un material registrado en el maestro, nicamente se necesita el cdigo del material. Para un material sin registrar en el maestro de materiales, se requiere la siguiente informacin: Texto breve para info de compras Grupo de artculos Concepto de clasificacin

Organizacin de compras: En el caso de que Ud. introduzca una organizacin de compras, el registro info se basar en esta organizacin. Determinados datos podrn ser entrados solamente si se ha introducido la organizacin de compras.

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Centro: El registro info puede definirse por centro, si se introduce una clave de centro. Una vez introducida la clave de centro, ser necesario indicar la correspondiente organizacin de compras. Esta a su vez debe estar a cargo del centro especificado. Registro info: Se introduce el nmero del registro info si se utiliza la asignacin de nmeros de registros info externa. Si se deja el campo en blanco, el sistema asigna un nmero automticamente. 13.5.2 DATOS GENERALES Datos proveedor En esta vista aparecen datos por defecto, propuestos del maestro del proveedor. Datos de reclamacin: Nmero de das que indica el intervalo de tiempo en el que debe reclamarse o recordarse al proveedor. Los intervalos de reclamacin o recordatorio estn referidos a la fecha de entrega o a la fecha final del plazo para la presentacin de oferta. Nmero del material en el proveedor Subd. Prov.: Subdivisin de la gama total de productos de un proveedor segn diferentes criterios. Por cada subdivisin de la gama de productos de un proveedor: se llevan datos maestros en comn tienen validez determinadas condiciones.

Se utiliza cuando el proveedor es un grupo de empresas. VSR sort n: Nmero por el cual son ordenados los materiales en el proveedor. Se utiliza para que en los pedidos a este proveedor las posiciones salgan ordenadas segn el criterio del proveedor.

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Vend.mat.group: Grupo de materiales del proveedor al cual pertenece el material. Puntuacin: Si al realizar la liquidacin posterior de condiciones no trabaja con cifras o porcentajes de ventas, sino con un sistema de puntos. Vendedor: Vendedor responsable para informacin aclaratoria. Telfono Datos originarios Se pueden almacenar informacin concerniente al origen del material, como puede ser el n de tarifa arancelaria, el pas de origen, tipos de certificados y su validez. Posibilidad de entrega Suministrado desde: Fecha a partir de la cual el proveedor puede suministrar el material. Suministrado hasta: Fecha hasta la cual el proveedor puede suministrar el material. Prov. Reg.: Si se fija el indicador, slo se propondr el proveedor estndar como fuente nica de aprovisionamiento. Unidad de medida del pedido La Unidad de medida del pedido , el sistema propone por defecto la unidad de medida del material. Si la unidad de medida del material y del pedido es diferente se tendr que introducir la conversin entre una y otra.

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13.5.3 DATOS ORGANIZACIN DE COMPRAS Solo se deben introducir los datos de organizacin de compras en el caso en que se haya introducido organizacin de compras en la pantalla de acceso. Control Plazo de entrega previsto en das: Nmero de das que se requieren para adquirir el material o servicio mediante aprovisionamiento externo. Grupo de compras: Al crear el registro info, se propone un valor proveniente del maestro de materiales, en el caso de que el registro info haga referencia a un registro maestro de materiales. Este valor se propone al entrar una posicin de pedido o contrato marco. Cant. Estnd.ped.: Cantidad de material pedida normalmente a este proveedor. Se utiliza para la determinacin de precios cuando existen escalas. Cant. Mnima: Cantidad ms pequea del material que se permite pedir. Normas de envo: Clase que designa las condiciones de embalaje y envo a cumplir por el proveedor. Tolerancias: Valor en porcentaje (referido a la cantidad de pedido), hasta el cual se aceptarn faltas o excesos en la entrega para esta posicin. Ind. IVA: Si se introduce el indicador de IAV el sistema los propondr en las posiciones del pedido. Condiciones Precio neto: El precio neto se puede introducir de dos maneras: En el campo de Precio Neto, se introduce el precio neto del proveedor incluyendo los descuentos y recargos.

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En el campo de Precio Neto, se introduce el precio bruto y despus se mantienen las condiciones de precio en la vista Condiciones, el sistema luego reemplaza el precio bruto por el calculo del precio neto. TipoFechaPrecio: Campo que controla qu fecha debe aplicarse para la determinacin del precio. En el caso de existir varios periodos de validez del precio, se puede establecer que fecha determinar el calculo del precio. Incoterms: Las frmulas usuales de contrato corresponden a las reglas establecidas por la cmara de comercio internacional (ICC). Solo es necesario si se va a utilizar el fichero del intrastat de SAP. Referencia En esta pantalla se puede introducir el nmero de oferta que ha ocasionado el registro info. 13.5.4 CONDICIONES En esta pantalla definimos las condiciones aplicadas para la determinacin de precio, as como la fecha de validez de estas condiciones y tambin se puede definir un escalado de precios.

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14 PLANIFICACIN DE NECESIDADES DE MATERIAL 14.1 INTRODUCCIN


La funcin principal de la planificacin de necesidades de material es garantizar la disponibilidad de material. Se utiliza para el aprovisionamiento o para fabricar las cantidades necesarias a tiempo tanto a efectos internos como para Comercial. Este proceso implica la supervisin de stocks y, en particular, la creacin automtica de propuestas de pedido para compras y fabricacin. Al hacerlo, la planificacin de necesidades intenta optimizar el procedimiento para alcanzar los siguientes objetivos que compiten entre s Optimizacin del nivel de servicio Minimizacin de costes y bloqueo de capital

Hay dos maneras de planificar las futuras necesidades de material: Determinstica: Determina las necesidades de material en base a la demanda externa y los componentes necesarios para la fabricacin del producto acabado. Esta forma de planificar necesidades de materiales se realiza desde el modulo PP. Basada en consumo: La aplicacin basada en consumo forma parte de la aplicacin de MM de SAP. Determina los requerimientos en funcin de los consumos pasados. En el sistema SAP las dos formas son referidas como MRP. La planificacin basada en consumo ayuda al responsable de planificacin a determinar: Qu materiales hay que adquirir La cantidad requerida Cuando se deben recibir los materiales para hacer frente a las necesidades presentes y futuras. Como se ha mencionado anteriormente, basa las decisiones en consumos pasados. El sistema detecta las escaseces de materiales de dos maneras distintas:

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Por punto pedido: La empresa se limita a determinar el nivel de stocks mnimo, cuando el stock disponible sea inferior a este nivel se lanza una orden de pedido automticamente mediante un MRP.

Por modelo de previsiones: El objetivo de los modelos de previsiones es identificar la cantidad de material que se necesita en un futuro dado. El modelo utiliza tres modelos de previsin: constante, de tendencia y estacional.

Hay tres factores que influyen en la determinacin de la fecha de entrega: Tiempo de entrega planeado: Esto es, el tiempo que tarda el proveedor en entregarnos una mercanca despus de haber recibido el pedido. Tiempo en procesar la recepcin de mercancas: el tiempo en das de trabajo necesario para la recepcin de materiales. Tiempo en procesar la compra: Tiempo que necesita el departamento para gestionar la compra de materiales. 14.2 EJECUCIN DE LA PLANIFICACIN

Modo de Ejecucin
Como la planificacin se realiza casi siempre al nivel de centro, todo el stock disponible en el centro se tiene en cuenta durante la planificacin. Sin embargo, los stocks de almacenes individuales pueden ser excluidos y ser planeados independientemente, estos stocks no es entonces incluido en el MRP al nivel de centro. Por otra parte, los stocks en consigna son siempre incluidos en el MRP.

Indicador de Creacin
El tipo de pedido generado automticamente durante la planificacin depende del tipo de aprovisionamiento del material. Para materiales producidos internamente, siempre se crea un pedido provisional. Para materiales provistos externamente, el planificador del MRP tiene que elegir entre crear un pedido provisional o una solicitud de pedido. Si decide crear un pedido provisional, despus debe convertir este en una solicitud de pedido para hacerlo disponible para el departamento de compras. La ventaja de crear un pedido provisional es que el planificador tiene mas control sobre las propuestas de pedido, ya que debe comprobar los pedidos planeados y
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convertirlos en solicitudes de pedido, pero si se crea en una primera instancia la solicitud de pedido es el departamento de compras quien tiene la responsabilidad sobre la disponibilidad de material y los stocks almacenados.

Clases de ejecucin de planificacin En la planificacin regenerativa Todos los materiales se planifican para un centro. Resulta conveniente cuando se realiza el proceso de planificacin por primera vez y tambin ms adelante, durante la fabricacin, si no se puede garantizar la fiabilidad de los datos debido a un error tcnico. El inconveniente de la planificacin regenerativa es que el sistema tiene que trabajar con grandes cargas de capacidad porque se planifican todos los materiales, incluyendo aquellos materiales que no se vern afectados por el proceso de planificacin. Planificacin por cambio neto. En la planificacin por cambio neto, los nicos materiales que se incluyen en el proceso de planificacin son aqullos que han pasado por un cambio relevante para MRP desde el ltimo proceso de planificacin; por ejemplo, a causa de salidas de almacn o pedidos. El procedimiento de planificacin por cambio neto permite llevar a cabo el proceso de planificacin en intervalos cortos, por ejemplo, intervalos diarios. Esto significa que siempre se trabaja con el resultado de planificacin ms actualizado. La planificacin por cambio neto en el horizonte de planificacin Es otra versin de la planificacin por cambio neto que reduce todava ms el proceso de planificacin. En esta versin, MRP se realiza dentro de un horizonte de planificacin definido. Los cambios fuera del horizonte de planificacin no se tienen en cuenta. Esto significa que slo se planifican los materiales que han pasado un cambio relevante
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para la planificacin dentro del horizonte de planificacin. Para planificar los cambios fuera del horizonte de planificacin, se debe realizar un proceso de planificacin por cambio neto en todo el perodo plan en intervalos temporales ms largos.

Clave de Tratamiento NETCH: Cambio neto en el horizonte completo NETPL: Cambio neto en el horizonte de planificacin Repartos del Plan de Entregas Repartir Planes de Entrega existentes Comparacin Stock Real - Stock terico Contino seguimiento de la situacin de los stocks Fichero de Peticiones de Planificacin Planificacin en base a los indicadores de Peticin de Planificacin, Para cada uno de los Materiales Indicadores NETCH NETPL Determinacin de Tiempos de Acopio Tiempo de Tratamiento de Compras Plazos de Entrega Tiempo de Tratamiento de Entrada de Mercancas Plazo Total de Reaprovisionamiento Determinacin de Cantidad de Pedido Estrategias de Tamao de Lote de Pedido Nivel de Redondeo Cantidad Mxima y Mnima de Pedido Reprogramacin Modificaciones en las Propuestas no fijadas, cuando por una determinada Necesidad, es conveniente variar la fecha prevista de entrega. Determinacin de la Fuente de Acopio
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En base a los datos maestros de compras Generacin de Propuestas de Aprovisionamiento Solicitudes de Pedido rdenes Previsionales Lista de Planificacin de Necesidades Lista esttica que refleja la situacin de los stocks tras la ejecucin de una Planificacin. Lista de Necesidades de Stock Lista dinmica que muestra las necesidades de stock, actualizada con cada una de las operaciones relevantes para la situacin de estos stocks. Elementos de Planificacin Propuestas de aprovisionamiento generadas por el sistema, que deben ser objeto de anlisis por parte del responsable de compras.

15 SOLICITUD DE PEDIDO Una solicitud de pedido es una peticin u orden para Compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. Tiene las siguientes caractersticas: Identifica los productos que deben ser provistos externamente Autoriza al departamento de compras a comprar una determinada cantidad en un tiempo especfico. Es un documento interno

Los requerimientos se pueden crear de dos maneras: Indirectamente Va planificacin y control de materiales Va network (PS) Va mantenimiento de centro (PM) Directamente

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Ya en la posicin de pedido puede establecerse si debe procederse al aprovisionamiento para el almacn o para un destino de consumo (imputado) esto se hace por medio del tipo de imputacin. Tambin se pueden crear solicitudes de pedido para materiales que no tienen registro maestro de materiales. Esto es utilizado para materiales que se van a consumir inmediatamente, en este caso se debe determinar una cuenta de asignacin para cada posicin. La determinacin de la fuente de aprovisionamiento es una funcin propia, en ella al encargado de compras se le hacen propuestas, en caso, por ejemplo de que se conozcan proveedores fijos o exista un contrato marco para el material. Tambin puede realizar una simulacin de precios entre todos los proveedores de un mismo material, siempre y cuando tenga ofertas de todos ellos para las mismas posiciones. Existe un procedimiento propio de liberacin para solicitudes de pedido, los procedimientos de liberacin sirven para corregir y aprobar la solicitud de pedido, comprueba los datos de materiales, cantidad y fechas para que sean exactas al ser especificadas a la cuenta de asignacin y al origen de provisin.
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Se debe identificar que personas deben aprobarlo y en que orden, existe la posibilidad de reemplazar la firma manuscrita por la firma electrnica. Tambin puede declarase que una solicitud sea presentada de nuevo a Compras, en caso de que no haya sido tratada en un tiempo establecido.

Planificacin de necesidades

Solicitud de pedido Manual

Solicitud de pedido Automtica

Pedido provisional Automtica

Solicitud de pedido Solicitud de pedido Manual Automtica

16 REQUERIMIENTOS DE OFERTA Un requerimiento de oferta es una invitacin a los proveedores para que nos indiquen sus condiciones en especial, su precio) y formas de pago que nos dan para un determinado pedido. Como en el caso de la solicitud de pedido, la peticin de oferta identifica el material, la cantidad y la fecha de entrega. Adems la peticin de oferta contiene informacin acerca del proveedor a quien se le solicita la oferta y una serie de importantes fechas para la peticin de oferta, tales como la

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fecha limite de entrega de la oferta. La peticin de oferta tambin puede estar sujeta a un procedimiento de liberacin. La estructura de un requerimiento de ofertas es igual que la de un documento de compras. La cabecera contiene informacin general acerca de la solicitud, como por ejemplo la direccin del proveedor y cada posicin identifica los materiales individualmente. La nica diferencia con otros documentos de compras es el hecho de que no puedes asignarle una cuenta de asignacin. Antes de la creacin de una solicitud de pedido se tiene que tener en cuenta lo siguiente: Proveedor: Se debe tener una lista de proveedores con sus cuentas. Fecha limite: Se debe saber si son importantes las fechas limites y cuales son importantes y cuales no. Nmero de asignacin: Si la compaa usa un nmero de asignacin externa o el sistema asigna un nmero automticamente Nmero colectivo: Sap recomienda asignar a la peticin de oferta un nmero colectivo. Determinar a que proveedores se va a mandar la peticin de oferta es el primer y mas importante paso en el proceso de ofertas, en algunos casos determinar que proveedores deberan recibir una peticin de oferta es obvio. Sin embargo, para ciertos materiales o servicios encontrar el proveedor correcto es una tarea complicada. El sistema Sap te puede ayudar a elegir los proveedores que van a recibir tu solicitud si una o ambas de los siguientes registros existen: Registro info: Puedes listar los registros info que existen para un material o un grupo de materiales. Lista de pedidos: Identifica una fuente de aprovisionamiento aprobada para un material en particular. Si la lista de pedidos ha sido mantenida, identificar la fuente del material (proveedor, acuerdo marco, o centro interno) y el periodo de tiempo en el cual puedes pedir el material a esa fuente de aprovisionamiento.

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Solicitud de pedido

FUENTE DE APROVISIONAMIENTO?

Peticin de oferta Peticin de oferta 1

Proveedor A Proveedor B Proveedor C

OFERTA OFERTA OFERTA

! !
17 OFERTAS Una oferta contiene los precios y condiciones de un proveedor para los materiales o servicios especificados en la peticin de oferta. En MM, la peticin de oferta y la oferta se realizan en un mismo documento. Los precios y condiciones indicadas por el proveedor se registran en el documento de peticin de oferta. Las posibilidades que te ofrece el sistema son: Usar la lista de comparacin de precios para ayudarte a determinar la mejor oferta. La comparacin de precios de oferta puede tener una columna adicional en la que aparezcan los valores promedio, estos valores pueden grabarse como precio de mercado Mandar automticamente cartas de rechazo de ofertas a los proveedores cuyas ofertas no nos resulten interesantes. Almacenar los precios y las formas de entrega de ciertas ofertas en el registro info para futuras referencias.

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REGISTRO DE PRECIOS Y CONDICIONES

Proveedor A Oferta para la peticin de oferta 1. Posicin 10 Precio bruto: 400 /t Descuento: 50 pts

Proveedor B Oferta para la peticin de oferta 2. Posicin 10 Precio bruto: 400/t Recargo: 20%

Proveedor C Oferta para la peticin de oferta 3. Posicin 10 Precio bruto: 500/t Costes fijos: 40 pts

350/t COMPARACIN DE PRECIOS OFERTA 1

480/t

540/t

457/t

OFERTA 2

OFERTA 3

Oferta media

Proveedor A

RESULTADOS

Pedido

Registro info Condiciones Precio

Proveedor B y C

Rechazo
Les agradecemos la oferta que nos han remitido. Lamentamos comunicarles que por ahora no formularemos ningn pedido

Precio de mercado

450/t

18 ACUERDOS MARCO 18.1 INTRODUCCIN Un acuerdo marco es un acuerdo a largo plazo con un proveedor para que nos suministre un material o nos preste un determinado servicio, de acuerdo a unas condiciones predeterminadas, los acuerdos marco en MM estn divididos en pedidos abiertos y planes de entrega. La estructura en el sistema R/3 de un acuerdo marco es la misma que otros documentos de compras:
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Cabecera: Contiene informacin especifica del acuerdo, por ejemplo, informacin sobre el proveedor Posiciones: Contienen informacin especifica del material o del servicio, por ejemplo, las cantidades y precios de cada posicin.

Las condiciones son mantenidas y negociadas de forma individual para cada organizacin de compras, aunque puedes usar las condiciones negociadas para varias organizaciones de compras. Las condiciones especificadas en los acuerdos marco se llaman condiciones maestras. Basndose en ellas se establece el precio efectivo de los pedidos abiertos y planes de entrega. Para simplificar la entrada de condiciones, existe la opcin de que el sistema sugiera por defecto todas las condiciones ya determinadas para la posicin. De esta manera solo necesitas introducir datos como el precio o los importes a descontar. Es obligatorio introducir un periodo de validez para las condiciones de precio. Existe la opcin de introducir una escala de precios que dependan de la cantidad comprada, si as lo establece el proveedor. 18.2 PEDIDO ABIERTO Un contrato es un acuerdo a largo plazo con un proveedor para suministrar un material o proveer de un servicio. Los contratos pueden ser de valor y de cantidad. El contrato de valor es considerado completo cuando en la totalidad de los pedidos abiertos un valor dado ha sido sacado. El contrato de cantidad se considera terminado cuando en la totalidad de los pedidos abiertos una cantidad dada ha sido sacada. Los contratos se pueden crear manualmente o por referencia a una solicitud de pedido, a una solicitud de oferta o una oferta o a otro contrato. 18.3 PLAN DE ENTREGA El plan de entrega tiene caractersticas similares al contrato de cantidad, establece la cantidad objetivo que de un material vamos a pedir a un proveedor en un periodo de tiempo, y el precio. Para cada material se debe crear un plan
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de entregas, para cada posicin del plan de entregas se crea un reparto de entregas con un cierto nmero de lneas de reparto. El reparto de entregas especifica las cantidades a ser entregadas, las fechas de entrega e incluso podra contener datos de recepciones de mercancas anteriores. Un plan de entrega podra contener la firma o las fechas de entrega planeadas mediante la previsin. Las cantidades repartidas pueden supervisarse en el reparto del plan de entregas con ayuda de las cantidades acumuladas. De esta forma la suma acumulada de cantidades repartidas se visualiza e imprime en cada reparto. El reparto del plan de entregas se puede crear manualmente a travs de un plan de entregas o automticamente va MRP.

automtico

Planificacin de necesidades de material Reparto Posicin 10 100 20 50

manual

Plan de entregas ------------------------------------------

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19 PEDIDO DE COMPRA Un pedido de compras es un documento externo, es el documento que se transmite al proveedor con los datos exactos de lo que queremos que nos provea, en que cantidad y cuando. Pero el pedido de compras no solo es un documento con el que el departamento de compras pide mercancas sino tambin es una importante herramienta de planificacin para otros departamentos: Compras, MRP, Gestin de inventario, y verificacin de facturas. Un pedido de compra puede hacerse con referencia a una solicitud de pedido o crearse directamente. La estructura de un documento de pedido de compra es similar a los dems documentos de compra. En la cabecera vienen los datos que se aplican a todo el pedido, tales como proveedor, condiciones de pago y moneda. En cada posicin vienen datos detallados que se aplican especficamente al material o servicio en cuestin tales como el tipo de posicin, la cantidad, el precio, los datos organizativos, la fecha de entrega A travs del tipo de posicin se determina si una posicin de pedido exige o no lo siguiente: Nmero de material Imputacin Entrada de mercancas y/o de facturas.

Una vez creado el pedido el sistema Sap te permite transmitirlo automticamente al proveedor va EDI, por impresin, por Fax

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Planificacin de necesidades

Solicitud de pedido Solicitud de pedido Solicitud de pedido


Material Material Cantidad Material Cantidad Fecha Cantidad Fecha (Fuente de Fecha (Fuente de aprovisionamiento (Fuente de aprovisionamiento aprovisionamiento

Pedido Pedido Pedido

Proveedor Proveedorde mensajes Parmetros Proveedorde mensajes Parmetros Material Parmetros de mensajes Material Cantidad Material Cantidad Fecha Cantidad Fecha Precio Fecha Precio Precio

Registros de mensajes

Libro de pedidos

Reg. Info de compras Contrato marco Oferta

20 GESTIN DE STOCKS 20.1 INTRODUCCIN 20.1.1 Funcionalidades Gestin de stock por cantidad En el sistema de gestin de stocks, los stocks fsicos reflejan los resultados de las transacciones que provoquen cambios en el stock y de esta manera actualizarlo en los niveles de inventario. El usuario puede obtener una vista de los stocks reales de cualquier material. Para cada material, no solo se pueden ver los stocks en el almacn sino tambin, los stocks pedidos pero no entregados, los reservados para produccin, o para un cliente, o para inspeccin de calidad.

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Si adems el material requiere una subdivisin por lotes, es posible verlo tambin. Los stocks especiales de un proveedor o de un cliente (por ejemplo, stocks en consignas) son gestionados separadamente del stock propio de la compaa. Gestin de stock por valor Los stocks son gestionados no solo por cantidad sino tambin por valor (este es un requisito para la contabilidad de costes). Los siguientes valores son actualizados con los movimientos de mercancas: El valor del stock para gestin de stocks La cuenta de asignacin para la contabilidad de costes. La cuenta de mayor correspondiente para la contabilidad financiera.

Tanto la cantidad como el valor son actualizados automticamente al introducir movimientos de mercancas. 20.1.2 Documentos Los movimientos de mercancas incluyen, movimientos externos (recepcin de mercancas de aprovisionamiento externo, salida de mercancas de pedidos de ventas) y movimientos internos (recepcin de mercancas de produccin, retiradas de material para propsitos internos, traspaso de stocks). Para cada movimiento de mercancas se crea un documento que es usado en el sistema para actualizar las cantidades y valores y sirve como prueba del movimiento. Los formularios de entrada y salida de mercancas son imprimidos para facilitar los movimientos fsicos y ver los stocks individualmente en el almacn. 20.1.3 Inventario fsico La concordancia entre el inventario fsico y el libro de inventario puede ser realizado independientemente del mtodo de inventario fsico seleccionado. El sistema SAP soporta los siguientes mtodos de inventario fsico: Inventario peridico. Inventario por muestreo Por ciclos

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20.1.4 Stocks Especiales Los stocks localizados en el centro de tu compaa pero que son externos (por ejemplo, stocks en consigna del proveedor), los stocks localizados externamente (por ejemplo, stock de material subcontratado/ facilitado al proveedor, embalajes retornables en el cliente) y tambin los stocks tratados en transacciones (stocks de pedidos de ventas, stocks de proyectos) son gestionados de forma separada al stock normal. Para estos stocks especiales, hay un registro maestro separado en el sistema. Como resultado de su no pertenencia a la compaa o su almacenamiento en un lugar determinado, tiene que ser manejado de forma separada. En el sistema SAP hay dos tipos de stock especial: Stocks especiales propios Los stocks especiales propios son stocks pertenecientes a tu compaa que estn almacenados en el proveedor o cliente. En el sistema SAP los siguientes tipos de stock especial estn disponibles: Material facilitado al proveedor Stock en consigna de cliente Embalajes retornables del cliente. Estos stocks son gestionados a nivel de centro y no de almacn. Estos stocks especiales pueden ser asignados a dos tipos de stocks diferentes: Stock de uso no restringido Stock en inspeccin de calidad Todos los tipos de stocks pueden ser inventariados. Stocks especiales externos Los stocks especiales externos son stocks pertenecientes al proveedor o al cliente que se almacenan en tu compaa.
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En el sistema SAP los siguientes tipos disponibles: En consigna del proveedor Embalajes de transporte retornables Stock de pedido de ventas Stock de proyecto

de stock especial externo estn

Estos stocks que se sitan en tu compaa son gestionados a nivel de almacn. Este stock especial puede ser asignado a tres tipos de stock diferentes: Stock de uso no restringido Stock en inspeccin de calidad Stock bloqueado Todos los tipos de stock pueden ser inventariados.

20.1.1 Status de Stock Para la gestin de stocks es importante conocer no solo la cantidad de material que esta en cierto almacn sino tambin que cantidad de este material esta en cada tipo de stock. inspeccin de calidad, por ejemplo. Hay varios tipos de stocks. Los tipos de stocks son gestionados a nivel de centro y de almacn en el registro maestro de materiales. Valoracin total del stock Suma del valor del stock de un material. Cubriendo todos los tipos de stock de la compaa. Stock de uso no restringido El stock propio de la compaa localizado fsicamente en el almacn, valorado, y no sujeto a restriccin. Stock inspeccin de calidad Parte del stock podra estar en

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Es el stock propio de la compaa que esta en inspeccin de calidad, este stock es valorado pero no cuenta como stock de uso no restringido. Para MRP puede estar o no disponible depende de cmo se mantenga el sistema. Stock bloqueado Es el stock propio de la compaa que no debera ser usado. Este no cuenta como stock de uso no restringido para la gestin de stocks y normalmente no esta disponible para el MRP.

Stock de uso restringido Es el stock valorado de un material gestionado en lotes guardado por la compaa (y perteneciente a la compaa), cuyo uso esta sujeto a ciertas restricciones. Esta categora de stock solo es usado cuando la gestin de lotes esta activa. Stock bloqueado por devolucin Es el stock devuelto por el cliente y aceptado condicionalmente. No ser valorado ni cuenta como stock de uso no restringido. Stock en traspaso Es la cantidad de stock que fue retirada a una zona de salida durante un traspaso de stock en dos pasos pero que no ha llegado a la zona de recepcin. Los stock en traspaso son gestionados como stock valorado en la zona de llegada pero no cuentan an como stock de uso no restringido. Stock en transito Es el stock en traspaso que es creado en el caso de un traspaso de stock va pedido de traspaso de stock.

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20.2 MOVIMIENTOS DE MERCANCAS 20.2.1 Clases de Movimiento Los movimientos de mercaderas se dividen en entradas de mercancas, salida de mercancas y traspasos. Un movimiento de mercancas es un evento que provoca un cambio de stock. El sistema SAP permite realizar los siguientes tipos de movimientos: Entrada de mercancas Una entrada de mercancas es el movimiento de mercancas que contabiliza la recepcin de mercancas de un proveedor o de produccin. Una entrada de mercancas provoca un incremento en el stock de almacn. Salida de mercancas Una salida de mercancas es el movimiento de mercancas que contabiliza una salida o retirada de material, un material de consumo, el embarque de mercancas para un cliente. Una salida de mercancas provoca un descenso en el stock de almacn. Traspaso de stock Un traspaso de stock es el cambio de material de un almacn a otro. El traspaso puede ser dentro de la misma centro o entre dos centros.

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Traspaso contable Un traspaso contable es una forma general para traspasar stocks, cambiar el tipo de stock, o la categora del stock de un material. Es irrelevante si el cambio ocurrido provoca tambin un movimiento fsico de stock o no. Ejemplos de traspasos contables son: Traspaso contable de material a material Sacar de inspeccin de calidad Traspaso de material en consigna a material propio de la compaa

20.2.2 Concepto de tipo de movimiento Qu es un tipo de movimiento? Cuando introduces un movimiento de mercancas en el sistema, debes introducir un tipo de movimiento que diferencia entre varios movimientos de mercancas. Un tipo de movimiento tiene tres dgitos identificativos. Por ejemplo, Entrega de mercancas por pedido de compras => 101. Las funciones de control del tipo de movimiento El tipo de movimiento tiene importantes funciones de control en la gestin de stocks. Por ejemplo, juega un importante papel en: La actualizacin de los campos de cantidad Actualizacin del stock y las cuentas de consumo. Determina que campos son mostrado al introducir el documento en el sistema Resultados en el sistema de un movimiento de mercancas Cuando introduces un movimiento de mercancas, se producen los siguientes eventos en el sistema: Un documento de material es generado, el cual se usa como prueba del movimiento y como origen de informacin para otras aplicaciones.
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Si el movimiento es relevante para contabilidad se generan uno o ms documentos contables. Las cantidades de stocks se actualizan La valoracin del stock en el registro maestro de materiales se actualiza, tanto en las cuentas de stock como de consumo.

POSIBLES ORIGENES DE LAS ENTRADAS

Sistema existente

Proveedor

Fabricac. propia

Entrada de mercancas

Traspaso

Almacn 1

Almacn 2

ooo ooo oo

ooo ooo oo

Salida de mercanc as
Desguace Consumo

20.3 VERIFICACIN DE FACTURAS

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La verificacin de facturas, es una operacin empresarial que relaciona tanto temas logsticos, como temas financieros. Por esa razn , en SAP, la verificacin de facturas aparece en el modulo de Gestin de materiales. La verificacin de facturas consiste en comprobar lo siguiente: Importe : El importe facturado debe corresponder con el precio del pedido por las unidades entradas Cantidad: La cantidad facturada debe haber entrado en la empresa.

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